UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS – UFAL

FACULDADE DE MEDICINA

PROJETO DE PADRONIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS DA FAMED

Dayseanne Costa Teixeira

Jadenilse Silva de Lemos

MACEIÓ – ALAGOAS

2010

A INSTITUIÇÃO

A Faculdade de Medicina foi fundada em 1950 e caracteriza-se pela sua

relevância social, qualidade técnica e pioneirismo nas inovações dentro da UFAL.

O quadro de colaboradores da FAMED atualmente é composto 145

servidores efetivos, sendo 127 docentes e 18 técnico-administrativos, além dos

alunos com bolsa-trabalho e dois funcionários contratados temporários. É dividida

em Direção, Coordenação, Secretaria, Núcleo de Saúde Pública (NUSP), Núcleo de

Educação Médica (NEMED), Núcleo de Ensino, Pesquisa e Extensão em Cirurgia

(NEPEC) e Núcleo Estruturante Docente (NED), Coordenação de Pesquisa e Pós-

graduação e Coordenação de Extensão e Cultura.

JUSTIFICATIVA

Por falta de regularização dos procedimentos administrativos realizados na

unidade acadêmica, surgem diversas dúvidas quando da execução dos mesmos, o

que gera erros e atrasos. O detalhamento dos processos atualmente disponibilizado

pela PROGEP em sua página na internet auxilia ao mesmo tempo em que gera

confusão, pois as etapas descritas nem sempre correspondem à realidade. Torna-

se, portanto necessária à melhoria da eficiência da unidade acadêmica que os

procedimentos sejam revistos, confrontados com a prática diária, padronizados e

difundidos entre todos os setores e funcionários da unidade.

A elaboração de um manual traz uma série de benefícios à administração

como, por exemplo: serve como instrumento para treinamento de novos servidores,

é um ponto de referência para futuras melhorias dos processos, facilita a

determinação de indicadores de desempenho e qualidade para avaliação e desta

forma contribui para aperfeiçoar a prestação de serviços aos que buscam

atendimento em algum setor da FAMED.

OBJETIVOS

GERAL – Padronizar e simplificar os procedimentos administrativos

realizados nos diversos setores da Faculdade de Medicina da Universidade

Federal de Alagoas.

ESPECÍFICOS:

1. Ampliar a comunicação intersetorial através de debate, exposição de

dúvidas, abertura para sugestões;

2. Identificar os processos onde mais ocorrem dúvidas, erros e atrasos;

3. Identificar etapas que são negligenciadas dentro dos processos, assim

como aquelas que são desnecessárias;

4. Identificar responsáveis pelas atividades de cada setor;

5. Determinar indicadores para avaliação da eficiência;

6. Elaborar um manual para os processos administrativos realizados na

unidade acadêmica.

EQUIPE TÉCNICA

Coordenadoras do projeto: Dayseanne Costa Teixeira - administradora -

Secretaria

Jadenilse Silva de Lemos - assistente em administração - Secretaria

Colaboradores: servidores técnico-administrativos da FAMED

Adenize Ribeiro da Silva - auxiliar administrativo - NEMED

Creusa Maria dos Santos - assistente em administração - NEPEC

Gerson Augusto Guimarães - administrador - Coordenação

Hélcio de Barros Correia Júnior - assistente em administração -

Coordenação

Ivanilson Virgínio Gomes Júnior - assistente em administração -

NUSP/EAPMC

Maria Gicarlia Braz - enfermeira - NUSP

Quitéria Silva do Nascimento Torres - assistente em administração -

NUSP

Raimundo Pereira - assistente em administração - Secretaria

Rejane Rocha da Silva - enfermeira - NUSP

Suely do Nascimento Silva - assistente social - NUSP

Walter Luiz da Silva- técnico em agropecuária - Extensão

Weidila Siqueira de Miranda - técnico de laboratório - ETPI

PÚBLICO-ALVO

Funcionários técnico-administrativos lotados na FAMED e demais servidores

e usuários dos serviços prestados pela unidade.

PLANO DE AÇÃO

A elaboração do manual de procedimentos administrativos se dará em cinco

etapas, sendo elas:

- Coleta de informações: coletar as informações existentes sobre os

procedimentos na unidade e na UFAL; reuniões com todos os setores para explicar

a importância do projeto, para saber como são realizados na prática os processos

em cada setor, para identificar as maiores dúvidas em cada processo e elaborar

esboço dos detalhamentos dos processos; coletar informações e modelos de

manuais operacionais para facilitar a formatação do manual; localizar e organizar

todos os formulários utilizados em processos.

- Análise: reunir os servidores técnicos para analisar os esboços dos

processos etapa a etapa, confrontando o que foi elaborado com os manuais

existentes; contatar setores da UFAL pelos quais os procedimentos seguem após

passarem pela FAMED para eliminar possíveis dúvidas; identificar os procedimentos

críticos;

- Elaboração do manual: agrupar todas as informações coletadas até o

momento; definir a estrutura, a aparência do manual, as seções; apresentar modelo

para aprovação e finalizar.

- Divulgação: confeccionar versão impressa e distribuir a todos os servidores

técnicos; disponibilizar versão digital no site da FAMED; reunir todos os servidores

técnicos para apresentação.

- Acompanhamento: acompanhar a execução das etapas do projeto e

cronograma; definir periodicidade para verificar a implantação do manual.

PLANO DE COMUNICAÇÃO

O projeto terá os seguintes eventos de comunicação:

1. Reuniões

a. Objetivo – Apresentar o projeto; acompanhar o detalhamento dos

processos de todos os setores

b. Responsável – Dayseanne Costa Teixeira

c. Envolvidos – Diretor da unidade; coordenadoras do projeto; equipe de

técnico-administrativos.

d. Periodicidade – De acordo com o cronograma abaixo:

CRONOGRAMA DE REUNIÕES COM OS COLABORADORES

Data 02/ago 10/ago 20/ago 25/ago 27/ago 14/set

LocalSala do

ConselhoSala do

ConselhoSala do

ConselhoSala do

ConselhoSala do

ConselhoSala do

ConselhoHora 10h 10h 10h 9h 10h 10hDuração 2h 2h 2h 3h 2h 2h

Assunto

Apresentação do projeto

Apresentar esboço dos procedimentos por setor

Apresentar esboço dos procedimentos por setor

Análise dos processos

Análise dos processos

Apresentar conclusão do projeto

2. Comunicação interna através de email

a. Objetivo – Convocar reuniões; informar sobre definições das reuniões;

informar sobre o status do projeto;

b. Responsável – Jadenilse Silva de Lemos

c. Destinatários – Diretor da unidade; funcionários técnico-administrativos

d. Periodicidade: antes e após cada reunião marcada no cronograma

acima; sempre que necessário.

3. Comunicação informal

a. Objetivo – esclarecer sobre as etapas de processos que ocorrem fora

dos setores da FAMED

b. Responsáveis – Dayseanne Costa Teixeira e Jadenilse Silva de Lemos

c. Periodicidade – sempre que houver ambigüidade ou imprecisão dos

dados disponíveis sobre os procedimentos

PLANO DE RESPOSTA AOS RISCOS

FASES RISCO PROBABILIDADE GRAVIDADE RESPOSTA

Coleta de informação

Informações duplicadas, incompletas, diferentes da prática

Alta Alta

Investigar os procedimentos junto aos órgãos competentes

Falta de informação

Média Alta

Buscar informação junto aos órgãos competentes e/ou elaborar detalhamento de acordo com a prática

Análise

Ausência dos colaboradores nas reuniões

Baixa Alta

Buscar apoio junto à direção e superiores

Pouca participação dos colaboradores

Baixa Alta

Apresentação do plano do projeto; Compartilhar exemplos de detalhamento de processos

Manual

Excesso ou falta de informações; Falta de clareza

Baixa Alta

Apresentar modelo do manual para aprovação dos usuários

PLANO DE MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO

Sumário Narrativo Indicadores de

Desempenho

Meios de

Verificação

Hipóteses

Condicionantes

Padronizar e simplificar os

processos realizados na U.A.

Tempo

Índice de retrabalho

(erros)

Satisfação dos

colaboradores

Grupos

focais

Motivação do

pessoal envolvido

Ampliar a comunicação

intersetorial através de debate,

exposição de dúvidas, abertura

para sugestões

Participação e

envolvimento dos

colaboradores

Quantidade de

sugestões propostas

Grupos

focais

Motivação e

disposição dos

servidores

Disponibilização dos

pelas chefias

imediatas

Identificar os processos onde mais

ocorrem dúvidas, erros e atrasos

Presença e

participação dos

envolvidos

Nº de processos

detalhados

Determinação de

atribuições por função

Grupos

focais

Motivação e

disposição dos

servidores

Disponibilização dos

mesmos pelas

chefias imediatas

Identificar etapas que são

negligenciadas ou desnecessárias

dentro dos processos.

Identificar responsáveis pelas

atividades de cada setor

Determinar indicadores para

avaliação da eficiência

Presença e

participação dos

envolvidos

Indicadores claros e

objetivos

Grupos

focais

Motivação e

disposição dos

servidores

Disponibilização dos

mesmos pelas

chefias imediatas

Saída do projeto: Manual de

procedimentos

Clareza

Facilidade de

encontrar informações

Objetividade

Grupos

focais

Checagem

dos

indicadores

Disposição dos

funcionários a seguir

as etapas dos

procedimentos

definidos

PLANO DE CUSTOS

Itens Qtde. Valor unid. Valor total

Folhas de papel A4 1 (resma) R$ 14,90 R$ 14,90Quadro branco 120x90cm 1 R$ 57,90 R$ 57,90Pilotos para quadro branco (4 unid.)

1 (pacote x 4 unid.) R$ 9,99 R$ 9,99

Apagador para quadro branco 1 R$ 2,90 R$ 2,90Serviços de gráfica - -Serviços de desing gráfico - - R$ 1640,00

Computador 1 R$ 872,03 R$ 872,03Data show 1 R$ 1126,00 R$ 1126,00

CUSTOS TOTAIS PREVISTOS R$ 3723,72

PLANO DE AQUISIÇÕES

Itens Qtde. Aquisição Meio de aquisição Recurso

Folhas de papel A4 1 (resma) Não Próprio da unidade -

Quadro branco 120x90cm 1Não

Próprio da unidade-

Pilotos para quadro branco (4 unid.)

1 (pacote x 4 unid.)

NãoPróprio da unidade

-

Apagador para quadro branco 1

NãoPróprio da unidade

-

Serviços de gráfica - Sim Gráfica da UFAL U.A.

Serviços de desing gráfico - Não Próprio da unidade -

Computador 1 Não Próprio da unidade -

Data show 1 Não Próprio da unidade -

O serviço de gráfica para impressão dos manuais será contratado através dos

recursos da Unidade pela conta de serviços de pessoa jurídica. Os demais itens já

estão disponíveis na própria unidade, não sendo necessária aquisição para este

projeto específico.