PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S...
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Márcia Cristina Lima Costa RA 002200500431 PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S NO “INSTITUTO PASSO A PASSO” Itatiba 2008
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Márcia Cristina Lima Costa RA 002200500431
PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S NO “INSTITUTO PASSO A PASSO”
Itatiba 2008
Márcia Cristina Lima Costa RA 002200500431
PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S NO “INSTITUTO PASSO A PASSO”
Trabalho de conclusão de curso apresentado à disciplina Estágio Supervisionado II, do curso de Administração da Universidade São Francisco, sob orientação da Profª Ms. Cristina das Graças Fassina Guedes, como requisito parcial para aprovação na disciplina e obtenção do título de bacharel em administração.
Itatiba 2008
Dedico este trabalho à minha mãe,
Regina Alves de Lima,
que é o meu alicerce.
Lutou com todas as armas para que
meu irmão Ulisses
e eu, pudéssemos ter uma vida
honesta e digna.
AGRADECIMENTOS
Primeiramente a Deus por me dar coragem, confiança, sabedoria, persistência e
colocar em minha vida pessoas excepcionalmente especiais.
A minha orientadora, Profª Ms. Cristina das Graças Fassina Guedes, por
compartilhar seu conhecimento comigo, me incentivar, ter paciência, habilidade e
competência para me orientar na elaboração deste projeto.
A equipe de colaboradores e a gerente Cláudia da Mota Costa do “Instituto Passo a
Passo”, pela oportunidade oferecida para a elaboração e desenvolvimento do projeto
em questão.
Meu namorado Luís Antônio que teve paciência para contornar os momentos
difíceis.
Aos meus colegas de classe, Andréia, Cristina, Luis e Renata, meu sincero apreço:
pessoas inesquecíveis que farão parte da minha história de vida universitária.
E por fim agradeço à Universidade que nos acolheu durante todo esse tempo, nos
proporcionando a oportunidade de nos tornarmos grandes profissionais e pessoas
melhores.
“Ao contrário do prazer, a realização pessoal tem natureza perene, pois está
vinculada a metas cujos valores transcendem o aspecto meramente material por
atender aos anseios de uma alma que é única, viajando através do tempo em busca
de evolução e liberdade”
(Mauricio A. Costa)
COSTA, Márcia Cristina Lima. Proposta de implantação do programa 5S no
“Instituto Passo a Passo” . 2008. 53f. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação
em Administração) – Curso de Administração da Universidade São Francisco,
Itatiba.
Resumo
Em busca de melhorar a qualidade no ambiente de trabalho, as empresas têm
investido nos mais diversos programas de qualidade total. No Brasil, uma
metodologia que vem sendo aplicada com o objetivo de alavancar a mudança
comportamental das pessoas é o 5S. Trata-se de uma metodologia japonesa,
baseada em cinco sensos, SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE. O
“Instituto Passo a Passo” é uma Organização Civil de Interesse Público (OSCIP),
que promove saúde e educação utilizando o cavalo como principal agente
terapêutico, por meio da técnica da equoterapia. Foi observado dentro do ambiente
de trabalho do “Instituto Passo a Passo” que haviam objetos obsoletos, não haviam
identificação e localização correta de materiais e documentos, dificultando a
localização dos mesmos. A execução de limpeza no local de trabalho não era
realizada constantemente pelos colaboradores e havia pouco desenvolvimento
individual para manter a organização em ordem. O presente trabalho teve como
objetivo geral a proposta de implantação do programa 5S no “Instituto Passo a
Passo” como ferramenta para implantação de um programa de qualidade. Para isso,
foram levantadas informações por meio de um questionário e observação no
ambiente administrativo. A análise dos resultados desta pesquisa demonstrou a
necessidade de implantação do programa 5S. Assim, foram sugeridas formas de se
colocar os 5S em prática, buscando proporcionar uma reorganização no ambiente
de trabalho, provocando uma mudança no ambiente físico e nas questões
organizacionais, melhorando o relacionamento entre os setores envolvidos com a
administração.
Palavras-chave: Programa 5S. Gestão da Qualidade Total. Processo de Melhoria
contínua.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Fluxograma de integração entre os sensos seiri e seiton.............................21
Figura 2 – Senso de organização em gavetas, armários e objetos nas áreas
administrativa e terapêutica – “Instituto Passo a Passo” - Julho/2008...........................29
Figura 3 – Ilustração de objetos e materiais dispostos desorganizadamente................30
Figura 4 – Senso de ordenação nas áreas administrativa e terapêutica – “Instituto
Passo a Passo” - Julho/2008..........................................................................................31
Figura 5 – Ilustração de objetos e materiais dispostos sem classificação.....................32
Figura 6 – Senso de limpeza nas áreas administrativa e terapêutica – “Instituto Passo a
Passo” - Julho/2008........................................................................................................33
Figura 7 – Ilustração de locais limpos diariamente e esporadicamente no “Instituto
Passo a Passo”..............................................................................................................34
Figura 8 – Senso de asseio-saúde nas áreas administrativa e terapêutica – “Instituto
Passo a Passo” - Julho/2008..........................................................................................35
Figura 9 – Senso de disciplina nas áreas administrativa e terapêutica - “Instituto Passo
a Passo” - Julho/2008.....................................................................................................36
Figura 10 – Interesse pela implantação e participação do programa 5S no ambiente de
trabalho do “Instituto Passo a Passo” – Julho/2008.......................................................37
Figura 11 – Modelos de cartões vermelhos utilizados no programa 5S.........................45
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 – OS 5S E SEUS SIGNIFICADOS.........................................................18
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
SEBRAE – Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas
RH – Recursos Humanos
UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina
PEAD – Cera de Polietileno de Alta Densidade
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO...................................................................................................... 12 2. CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE.................................................................. 15 2.1- Gestão da qualidade total.................................................................................. 15 2.2- O programa 5S................................................................................................... 16 2.2.1- Seiri – organização...................................................................................... 18
2.2.1.1- Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso................................................................................................................. 19
2.2.2- Seiton – ordenação..................................................................................... 19
2.2.2.1- Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso................................................................................................................ 21
2.2.3- Seiso – limpeza........................................................................................... 21
2.2.3.1- Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso................................................................................................................ 22
2.2.4- Seiketsu – asseio........................................................................................ 22
2.2.4.1- Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso................................................................................................................ 23
2.2.5- Shitsuke – disciplina.................................................................................... 23
2.2.5.1- Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso................................................................................................................ 24
2.2.6- Empresas que aplicam o programa 5S ...................................................... 24 3. METODOLOGIA.................................................................................................... 27 4. ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS.......................................................29 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS...................................................................................38
5.1- Proposta de implantação do programa 5S no “Instituto Passo a Passo”............39
5.1.1- Recepção......................................................................................................40
5.1.2- Sala administrativa........................................................................................41
5.1.3- Sala do departamento financeiro e Rh..........................................................41
5.1.4- Sala de Avaliação e Terapia.........................................................................42
5.1.5- Sala de Reuniões..........................................................................................43
5.1.6- Auditório........................................................................................................43
5.2- Aplicação do programa 5S no “Instituto Passo a Passo”....................................44
5.2.1- Lançamento do programa 5S........................................................................44
6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...................................................................... 48 APÊNDICE A. Questionário...................................................................................... 50 APÊNCIDE B. Cronograma....................................................................................... 53
12
1 INTRODUÇÃO
Qualidade é algo que hoje é parte integrante de nossas vidas, abrangendo desde
os aspectos puramente particulares e individuais aos de serviço e da sociedade.
Segundo Reis & Vico (1999), qualidade não é só um produto ou serviço que adquire-se
e usa-se em casa; mas também, a forma como estamos perante a vida, como nos
comportamos individual, social e profissionalmente. Qualquer empresa, seja ela estatal,
privada ou social, multinacional ou nacional, tecnologicamente avançada ou não, é
constituída por pessoas e são elas quem diferenciam uma empresa das outras.
Com o intuito de oferecer bens, produtos e/ou serviços que satisfarão o
consumidor nas organizações, a principal preocupação da alta gerência é com a total
satisfação das necessidades das pessoas afetadas pela sua existência. (REIS & VICO,
1999).
Contribuindo para a conquista da qualidade total, o programa 5S (seiri; seiton;
seiso; seiketsu; shitsuke) tem sido utilizado cada vez mais em todo mundo. O 5S é uma
ferramenta simples, de baixo custo que apresenta resultados a curto prazo, sendo
aplicável em qualquer setor industrial e até mesmo fora das fronteiras produtivas, como:
escolas, repartições públicas, instituições, etc.
O “Instituto Passo a Passo” é uma Organização Civil de Interesse Público
(OSCIP), sem fins econômicos, fundada em 27 de julho de 2005 pela empresa Centro
Qualivida e um grupo de pessoas empenhadas na responsabilidade social do município
de Itatiba. O “Instituto Passo a Passo” promove saúde e educação utilizando o cavalo
como principal agente terapêutico, por meio da técnica da equoterapia. Sua missão é
atender pessoas, principalmente de baixa renda, que necessitam de atendimentos
específicos para o seu desenvolvimento, re-habilitação e re-inserção social. Com a
colaboração espontânea de associados, é possível manter a sustentabilidade do projeto
social.
O faturamento mensal da organização é de R$20.000,00 (vinte mil reais),
destinados para pagamento das despesas do tratamento dos pacientes e serviços de
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manutenção do local. Alguns de seus fornecedores são: Espaço Livre (uniformes); Limp
Lar (material de limpeza); Purina Fattori e Fattori (ração para animais).
No município de Itatiba não há concorrência com o “Instituto Passo a Passo”.
Existem outras organizações do mesmo segmento nas cidades de Bragança Paulista e
Jundiaí. Atualmente, 10 colaboradores desenvolvem as atividades diárias e
aproximadamente 20 pessoas exercem trabalhos voluntários, colaborando com o bom
funcionamento da organização.
Foi observado dentro do ambiente de trabalho do “Instituto Passo a Passo” que
haviam objetos obsoletos, não haviam identificação e localização correta de materiais e
documentos, dificultando a localização dos mesmos, a execução de limpeza no local de
trabalho não era realizada constantemente pelos colaboradores e havia pouco
desenvolvimento individual para manter a organização em ordem.
Desta forma, este trabalho tem como objetivo geral propor a implantação do
programa 5S dentro do “Instituto Passo a Passo”, buscando a melhoria da qualidade no
ambiente de trabalho.
A proposta de implantação do programa 5S na organização é importante porque
auxilia na promoção da qualidade, organização e otimização na empresa,
conscientizando a todos da importância da qualidade no ambiente de trabalho.
O 5S pode trazer muitos benefícios para os colaboradores, como por exemplo:
menos conflito interno e maior integração entre as áreas; maior desenvolvimento
individual, possibilitando melhoria de desempenho; maiores oportunidades de
treinamento; menor possibilidade de acidente de trabalho; melhoria da qualidade de
atendimento e da produtividade. Para os clientes a implantação do programa pode
trazer: maior confiança nos serviços prestados pela organização; sentimento de bem
estar em um ambiente organizado.
Os custos desse programa são baixos, tornando-o viável para a instituição. Com
um pequeno investimento é possível trazer grandes benefícios. A proposta de
implantação do programa torna-se oportuna, pois os colaboradores e a gerência
administrativa do instituto, acreditam que o trabalho possa trazer grandes contribuições
para a melhoria da qualidade do trabalho e aumento da produtividade.
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Como objetivo intermediário, pretende-se realizar o levantamento bibliográfico
em livros, artigos e cartilhas especializadas em melhoria da qualidade e administração
do programa 5S; identificar os problemas apresentados dentro do instituto no que diz
respeito à organização do ambiente de trabalho; apresentar os erros cometidos pelos
colaboradores e gerentes ao organizar a instituição; demonstrar quais os benefícios que
a implantação do programa 5S pode trazer para o ambiente de trabalho; apresentar
soluções para os problemas levantados; promover reunião para os colaboradores para
que todos tenham conhecimento e consciência da importância deste programa e da
melhoria no ambiente de trabalho; transmitir os conhecimentos desta pesquisa para um
dos colaboradores, para que futuramente ele possa administrar o programa de forma
contínua dentro da organização.
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2 CONTROLE DE QUALIDADE TOTAL
Para que se tenha, efetivamente, controle sobre a qualidade é necessária a
participação de todos os membros de uma empresa, incluindo gerentes, supervisores,
trabalhadores e seus executivos, em aspectos globais da empresa. As atividades
conduzidas dessa forma são chamadas de “controle total da qualidade” ou “controle
total por toda a empresa” (CERQUEIRA NETO, 1993).
Campos (2004, p.14) diz que neste aspecto, “dever-se-á considerar não só os
consumidores/clientes, mas também os trabalhadores e toda a sociedade em geral, isto
é, é necessário que a alta gerência de qualquer empresa, além da visão estratégica da
qualidade, tenha uma abordagem humanística da mesma.”
2.1- Gestão da qualidade total
A aplicação da Gestão da Qualidade Total em organizações envolve uma
mudança de cultura organizacional e o desenvolvimento de uma consciência voltada
para as perspectivas do cliente. A cultura organizacional “equivale ao modo de vida da
organização em todos os seus aspectos, como idéias, crenças, costumes, regras,
técnicas, etc.” (CHIAVENATO, 2004, p. 164). Nesse sentido, esse conjunto de hábitos é
compartilhado por todos os membros da empresa. “A cultura representa o universo
simbólico da organização e proporciona um referencial de padrões de desempenho
entre os funcionários, influenciando a pontualidade, produtividade e a preocupação com
a qualidade e serviço ao cliente” (CHIAVENATO, 2004, p. 165).
Então percebe-se que em todo processo de mudança organizacional, assim
como na Gestão da Qualidade Total, há a necessidade de mudar valores. A verdade é
que, neste ambiente globalizado e competitivo, um grande número de organizações de
vários setores industriais começou a se transformar de acordo com os ideais da Gestão
da Qualidade Total.
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2.2- O programa 5S
No Japão, o programa 5S foi formalizado a partir das palavras SEIRI, SEITON,
SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE no ambiente empresarial no início da década de 50,
apesar de sua longa existência informal, e surgiu da necessidade de ajudar na
reconstrução de um país arrasado pela Segunda Guerra Mundial. Na década de 80 em
Taiwan e Cingapura, o sistema foi redescoberto como maneira de “plantar” a idéia de
qualidade como hábito e não como mero ato. Esses países, após pesquisas,
concluíram que o 5S está na base da pirâmide da qualidade.
No Brasil dos anos 90, além do novo cenário mundial, com o Código de Defesa
do Consumidor e a crescente conscientização do povo brasileiro com a qualidade, a
cultura do 5S vem crescendo nas empresas. O programa 5S não é somente um evento
episódico de limpeza, mas uma nova maneira de conduzir a empresa com ganhos
efetivos de produtividade (CAMPOS, 2007). De acordo com Alencar (2008), para o
Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE-SP), o 5S se
baseia na crença de que todos os seres humanos envolvidos em uma empresa podem
contribuir para sua evolução, esforçando-se para melhorar o local de trabalho.
O maior ganho que o 5S proporciona é a mudança de comportamento das
pessoas e do ambiente da empresa. Economia, organização, limpeza, higiene e
disciplina tornam-se palavras comuns e praticadas por todos. O programa pode ser
implantado como um plano estratégico que, ao longo do tempo, passa a ser
incorporado na rotina da empresa.
Segundo Ribeiro (1994), no Japão, algumas empresas utilizam o 5S como uma
ferramenta indispensável para a implementação e a consolidação da Gestão da
Qualidade Total. Os efeitos dos 5S são tão abrangentes que os tornam uma prática
fundamental para a formação de um ambiente adequado às atividades da Qualidade
Total. Muitas vezes o 5S é visto como uma grande faxina (Housekeeping) pelo fato das
pessoas não conseguirem perceber sua abrangência. Limitando o programa a esta
esfera física, perde-se grande parte do que de bom ele tem para oferecer: a mudança
de valores. Na verdade, em sua essência, esse método explora três dimensões
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básicas: a dimensão física (layout), a dimensão intelectual (realização das tarefas) e a
dimensão social (relacionamentos e ações do dia-a-dia). Estas três dimensões se inter-
relacionam e dependem uma das outras. No momento em que uma das dimensões é
alterada ou melhorada, é possível sentir reflexos nas outras duas (LAPA, 1998).
De acordo com Oliveira (1997), o programa 5S traz resultados positivos em
diversos aspectos dentro das organizações e também na vida das pessoas, dentre eles,
na prevenção de acidentes. Quando os ambientes estão arrumados, ordenados e
limpos, a quantidade de horas perdidas com possíveis acidentes reduz-se cada vez
mais, diminuindo também o sofrimento das pessoas envolvidas. Há melhora na
produtividade no momento em que as pessoas realizam suas atividades querendo fazer
bem feito e são educadas e treinadas em novas tecnologias, desenvolvimento humano,
técnico e prática das ações inerentes aos sensos. Com os indícios de produtividade
melhorando, conseqüentemente haverá aumento de lucro e melhor competitividade no
mercado.
O programa 5S é também denominado por Oliveira (1997) como programa de
combate ao desperdício, à medida que os recursos disponíveis e matérias-primas são
utilizados com racionalidade. A energia elétrica pode ser conservada com a prática do
programa, pois há uma consciência coletiva em usar melhor os equipamentos e
materiais elétricos e elétrico-eletrônicos.
A prática dos 5 sensos de forma constante desenvolve a criatividade do grupo e
de pessoas individualmente, de forma evolutiva, melhorando cada vez mais o ambiente.
Em âmbito contextual, o 5S é: um processo educacional; um termômetro de
gerenciamento; a base para a qualidade total; a prática visual de se mostrar qualidade.
A melhor forma encontrada para expressar a profundidade do significado desses
termos foi acrescentar o termo ”Senso de” antes de cada palavra em português que
mais se aproximasse do termo original, descrito no Quadro 1:
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QUADRO 1- OS 5S E SEUS SIGNIFICADOS
S JAPONÊS INGLÊS PORTUGUÊS
1º Seiri Sorting Senso de:
• Utilização; Arrumação • Organização • Seleção
2º Seiton Systematyzing Senso de:
• Ordenação • Sistematização • Classificação
3º Seiso Sweeping Senso de:
• Limpeza • Zelo
4º Seiketsu Sanitizing
Senso de: • Asseio • Higiene • Saúde • Integridade
5º Shitsuke Self-disciplining Senso de:
• Autodisciplina • Educação • Compromisso
Fonte: adaptado de LAPA, 2008.
2.2.1- Seiri – organização
Organizar é separar as coisas necessárias das que são desnecessárias, dando
um destino para aquelas que deixaram de ser úteis para aquele ambiente. No sentido
mais amplo, o Senso de Utilização abrange ainda outras dimensões. Por exemplo, ter
senso de utilização é preservar consigo apenas os sentimentos valiosos como amor,
amizade, sinceridade, companheirismo, compreensão, descartando aqueles
sentimentos negativos e criando atitudes positivas para fortalecer e ampliar a
convivência apenas com sentimentos valiosos (LAPA, 1998).
De acordo com o vídeo D-OLHO na Qualidade do SEBRAE-SP esta fase tem
como lema: “A gente faz o ambiente”.
Os procedimentos para iniciar o senso de organização são: escolher um local
para uma primeira experiência de descarte; verificar tudo que estiver dentro do
ambiente: máquinas, ferramentas, estoques, móveis etc.; definir com o pessoal
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envolvido: o que deve ser jogado fora; o que deve ser consertado; o que deve ser
guardado em outro local (depósito, etc.); o que pode ser útil, para outro setor e o que
pode ser vendido.
Os resultados do senso de organização são: manter a área de trabalho
arrumada; reduzir as necessidades de espaço, de transportes, de estoques; facilitar o
layout, o transporte interno, os controles de produção; aumentar a produtividade das
máquinas e das pessoas; garantir maior eficiência no retorno de informações e menor
tempo de procura; possibilitar menor cansaço físico e maior facilidade de operação.
2.2.1.1- Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso
Discutir amplamente, com todas as pessoas que freqüentam os ambientes, o que
deve se guardado e o que deve ser descartado. Para ajudar na decisão, é indicada a
utilização do método de detalhamento por meio da formulação de seis perguntas
básicas: o quê, por quê, quando, quem, onde e como, conhecido como 5W1H (what,
why, when, who, where e how); identificar as causas que levaram a desarrumação do
ambiente e à guarda desnecessária de materiais e objetos sem utilidade. Estas causas
devem ser devidamente identificadas para realizar o efetivo bloqueio; planejar com as
pessoas do ambiente quem vai fazer o quê, com a ajuda de pessoas da limpeza,
serviços gerais, almoxarifado, materiais e transporte; registrar e quantificar o que estiver
sendo guardado, disponibilizado ou descartado. Isto servirá para o acompanhamento
do programa (OLIVEIRA, 1997).
2.2.2- Seiton – ordenação
Ordenar é agrupar as coisas necessárias, de acordo com a finalidade de acessá-
las, levando em conta a preferência lógica da prática, ou de fácil assimilação. Quando
se tenta ordenar as coisas, necessariamente o ambiente fica mais arrumado, mais
agradável para o trabalho e, conseqüentemente, mais produtivo. Ter senso de
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ordenação, no sentido mais amplo, é distribuir adequadamente o seu tempo dedicado
ao trabalho, ao lazer, à família, aos amigos. É ainda não misturar suas preferências
profissionais com as pessoais, ter postura coerente, serenidade nas suas decisões,
valorizar e elogiar os atos bons, incentivar as pessoas e não somente criticá-las (LAPA,
1998). De acordo com o vídeo D-OLHO na Qualidade do SEBRAE-SP esta fase tem
como lema: “Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar”.
Os procedimentos para iniciar o senso de ordenação são: analisar a situação
atual, como as coisas estão colocadas, onde e por quê; responder as seguintes
perguntas: o que já está a mão precisa mesmo estar ali? Os nomes estão
padronizados? Qual o melhor local para cada item? É possível reduzir os estoques?
Reorganizar o local de trabalho, definindo um lugar para cada item; decidir como
guardar as coisas, levando em conta que todas as coisas devem ter um nome e os
nomes devem ser conhecidos de todos; guardar objetos semelhantes no mesmo lugar;
identificar o lugar de cada coisa.
Os resultados do senso de ordenação são: ganha-se espaço e facilita-se a
limpeza, menor tempo gasto na busca e no transporte; menor necessidade de
controles; facilita a execução do trabalho no prazo; aumento da produtividade das
máquinas e das pessoas; maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e
mental, melhor ambiente.
Este senso decorre do senso de organização, ou seja, ao mesmo tempo em que
os colaboradores identificam as necessidades dos itens, descartam o desnecessário e
ordenam o necessário. No fluxograma apresentado a seguir é possível visualizar a
identificação dos itens, conforme o que foi dito:
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Figura 1 – Fluxograma de integração entre os sensos seiri e seiton.
Fonte: Oliveira, 1997, p.31.
2.2.2.1- Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso
Utilizar o 5W1H para decidir corretamente a guarda dos itens necessários;
guardar próximo do colaborador um item de cada material, objeto, documento, para uso
quando necessário; usar etiquetas e código de cores para identificar os locais de
guarda de materiais e objetos; treinar todas as pessoas do ambiente no sistema
estabelecido para ordenação, de modo a entendê-lo e, assim, utilizá-lo corretamente
(OLIVEIRA, 1997).
2.2.3 - Seiso – limpeza
Limpar é eliminar a sujeira, inspecionando para descobrir e atacar as fontes de
problemas. A limpeza deve ser encarada como uma oportunidade de inspeção e de
reconhecimento do ambiente. Para tanto, é de fundamental importância que a limpeza
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seja feita pelo próprio usuário do ambiente. No sentido japonês do termo, o conceito se
estende à limpeza das falhas humanas que são laváveis, isto é, aquelas não muito
graves. De acordo com o vídeo D-OLHO na Qualidade do SEBRAE-SP essa fase tem
como lema: “O ambiente faz a gente”.
Os procedimentos para iniciar o senso de limpeza são: descobrir e eliminar as
fontes de sujeira: postos de trabalho, atendimento, processos relativos ao produto ou
serviço, estoques, depósitos e áreas externas; conscientizar os funcionários sobre a
importância e os benefícios da máxima limpeza no ambiente de trabalho: cada um deve
ser responsável pela limpeza em seu setor e todos devem limpar as ferramentas e
utensílios verificando o estado de uso antes de guardá-los.
Os resultados do senso de limpeza são: qualidade germina em ambiente limpo;
melhora a conservação dos patrimônios; aumenta a produtividade das máquinas, dos
materiais e das pessoas, evitando o retrabalho; aumenta a auto-estima no trabalho;
facilita a localização imediata de irregularidades no ambiente; evita perdas e danos de
materiais e produtos; causa boa impressão aos clientes.
2.2.3.1- Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso
Limpar todos os locais, incluindo paredes, tetos, janelas, móveis, objetos, de
forma a deixar tudo muito bem limpo; utilizar as máquinas, equipamentos, móveis e
instalações inspecionando a conservação e o funcionamento dos mesmos, detectando
possíveis defeitos ou falhas durante o uso (OLIVEIRA, 1997).
2.2.4 - Seiketsu – asseio
Fazer o asseio é conservar a higiene, tendo o cuidado para que os estágios de
organização, ordem e limpeza já alcançados, não retrocedam. Isto é executado através
da padronização de hábitos, normas e procedimentos. De acordo com o vídeo D-OLHO
23
na Qualidade do SEBRAE-SP essa fase tem como lema: “O compromisso de cada um
é de todos”.
Os procedimentos para iniciar o senso de asseio são: manter limpos e
higienizados locais de uso comum; observar as práticas de segurança no trabalho;
pensar e agir positivamente; valorizar a aparência pessoal e da empresa; evitar todas
as formas de poluição (visual, sonora); utilizar recursos visuais, como avisos nos locais
de trabalho que ajudem as pessoas a evitar erros nas operações, instruções
necessárias ao trabalho, lembretes operacionais, avisos e advertências de perigo,
indicações dos locais onde as coisas devem ser colocadas.
Os resultados do senso de asseio são: local de trabalho agradável; diminuição
do absenteísmo; melhoria na produtividade; melhoria na qualidade de vida; promoção
de um novo e salutar hábito de comportamento.
2.2.4.1- Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso
Manter e melhorar permanentemente as condições físicas e de uso dos
materiais, equipamentos e ambientes; cuidar sempre da saúde física e mental de todas
as pessoas envolvidas com a organização; manter e melhorar os padrões de operação
e segurança das atividades desenvolvidas no dia-a-dia (OLIVEIRA, 1997).
2.2.5 - Shitsuke – disciplina
Ser disciplinado é cumprir rigorosamente as normas e tudo o que for
estabelecido pelo grupo. A disciplina é um sinal de respeito ao próximo. Não se trata
pura e simplesmente de uma obediência cega, submissa, como pode parecer. É
importante que seu desenvolvimento seja resultante do exercício da disciplina
inteligente demonstrando respeito a si próprio e aos outros. De acordo com o vídeo D-
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OLHO na Qualidade do SEBRAE-SP essa fase tem como lema: “Água que corre não
cria lodo”.
Os procedimentos para iniciar o senso de disciplina são: compartilhar visão e
valores; educar para a criatividade; melhorar a comunicação em geral; treinar com
empenho e persistência.
Os resultados do senso de disciplina são: melhorias contínuas e permanentes;
aprimoramento pessoal e empresarial; busca efetiva do defeito zero, melhor qualidade;
menor desperdício; ganhos expressivos na administração do tempo.
2.2.5.1 - Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso
Escrever padrões e orientações de forma clara e simples, informando o porquê
das ações; reunir, uma vez por semana, todas as pessoas da organização para falar do
programa, esclarecendo dúvidas, apresentando sugestões durante, pelo menos, quinze
minutos; conscientizar todos na dedicação e compromisso com aquilo que estão
fazendo (OLIVEIRA, 1997).
2.2.6 - Empresas que aplicam o programa 5S
O SEBRAE-SP fornece maneiras de se roteirizar os trabalhos que envolvem
qualidade, inclusive as empreitadas de 5S, uma vez que, para que se possa
implementar um programa com sucesso, é indispensável o envolvimento de todo o
pessoal. De acordo com Piletti (1998, p.7), “[...] os administradores japoneses
observaram que certas empresas tinham uma imagem mais ‘simpática’ que outras e
isso significava uma grande diferença no mundo dos negócios.” Assim foi desenvolvido
no Japão um sistema de aplicação muito simples, mas com grandes resultados, o
sistema de administração dos 5S.
25
No Brasil, muitas empresas vêm desenvolvendo a prática dos 5S (algumas
usando outras denominações para o programa) com bons resultados, como por
exemplo: Ceman, Rhodia, Ford, Petrobrás, Brahma, Marcopolo, Azaléia, Fiat, Sesi,
Belgo-Mineira, Olsen, Mavalério, Natura, etc., a responsabilidade pela gestão varia de
acordo com cada empresa. Em algumas, a gestão está por conta da área de recursos
humanos ou secretaria de qualidade. Em outras, a responsabilidade é da área de
segurança industrial ou, até mesmo, da área de produção (UFSC, 2008).
A Ipiranga Petroquímica também é exemplo de empresa que adota o programa
5S. Desde 1995 a implantação do programa não só melhorou a apresentação dos
setores e áreas, como também otimizou muitas atividades e processos. Dentre os
benefícios adquiridos por meio do programa 5S, estão a coleta seletiva de lixo
(resíduos) nos locais de trabalho; economia no consumo de água e energia; normas
padronizadas estabelecendo o gerenciamento de resíduos e efluentes; não
derramamentos e vazamentos de produtos químicos diversos, combustíveis e
lubrificantes; reciclagem de óleo usado; solução para o passivo ambiental gerado pelo
estoque de cera de polietileno de alta densidade (PEAD), resíduo do processo
produtivo, que era depositado em Rio Grande; reaproveitamento da borra de
catalisador, resíduo do processo produtivo, que agora se transforma em matéria-prima
para fabricação de tintas; coleta de cartuchos de impressoras; otimização dos
processos. A melhoria no ambiente de trabalho também visa preservar a saúde física e
mental e desenvolver a autodisciplina de todos os funcionários (IPIRANGA, 2008).
A Santher - Fábrica de Papel Santa Therezinha S.A. é outra empresa que aplica
o programa 5S. A Empresa atua no mercado de papéis em dois segmentos diferentes:
papéis monolúcidos de baixa gramatura, e também no segmento de papéis de higiene e
limpeza conhecidos como papéis tissue. Por meio do 5S o consumo de água em metros
cúbicos por tonelada de papel diminuiu de 75,8 metros cúbicos para 48,5. No ano de
2000, foi criado o compromisso com a preservação ambiental fundamentada em ações
como o uso de fibras recicladas, a recuperação de áreas internas degradadas, o
tratamento adequado de seus resíduos, e coleta seletiva. O programa 5S serviu de
base de sustentação para todo o programa da qualidade da unidade (SANTHER, 2008).
26
Enfim, o 5S vem sendo cada vez mais utilizado como uma ferramenta para
educar as pessoas de uma forma prática, dentro de suas próprias atividades, por meio
do envolvimento de todos tendo, portanto, caráter eminentemente participativo. É bom
salientar que é desaconselhável a sua implantação no afã de solucionar problemas em
ambientes de conflitos, pois o 5S nada mais é que um processo simples, com
resultados imediatos duradouros para o homem, dentro e fora do local de trabalho, para
a organização, para os clientes e para o meio-ambiente.
27
3 METODOLOGIA
A fim de atingir o objetivo geral deste trabalho, que foi o de propor a implantação
do programa 5S no “Instituto Passo a Passo”, foi necessário conhecer os principais
motivos dos problemas observados no ambiente de trabalho da organização, por meio
de um projeto de pesquisa.
Os especialistas em pesquisa de marketing utilizam nomes diferenciados para as
metodologias empregadas na realização dos projetos de pesquisa. O conteúdo
basicamente é o mesmo, diferenciando as fontes de dados, a amplitude do estudo,
seus objetivos e o tipo de análise que pretendem fazer, quantitativa ou qualitativa
(SAMARA & BARROS, 1997).
Tendo em vista que esta pesquisa foi delineada como um estudo de caso do tipo
descritivo quantitativo, que procura descrever situações a partir de dados primários,
tornou-se necessária a execução da utilização de técnicas para a coleta e análise dos
dados. Neste caso, as informações foram obtidas por meio de um questionário
contendo uma questão aberta, sete fechadas e seis de múltipla escolha, relacionadas
ao programa 5S, conforme Apêndice A.
Segundo Lakatos & Marconi (2001), questionário é um instrumento de coleta de
dados, constituído por uma série ordenada de perguntas, que atinge maior número de
pessoas simultaneamente, obtém respostas mais rápidas e precisas e há menos risco
de distorção, pela não influência do pesquisador.
As questões foram formuladas de maneira clara, objetiva e em linguagem
acessível para serem entendidas com facilidade, tornando possível realizar a coleta de
informações necessárias à identificação dos principais problemas organizacionais que
afetam o ambiente de trabalho do “Instituto Passo a Passo”.
No início estava previsto a aplicação do questionário para todos os onze
colaboradores que desenvolviam as atividades diárias no departamento administrativo e
terapêutico do “Instituto Passo a Passo”, mas um dos colaboradores foi demitido e o
questionário foi aplicado para dez funcionários e mais duas pessoas que exerciam
28
trabalhos voluntários diretamente na área administrativa da organização, local proposto
para a implantação do programa 5S totalizando, portanto, doze questionários aplicados.
Esses questionários foram entregues pessoalmente para os colaboradores da
organização no mês de julho de 2008, durante uma das reuniões que são realizadas
semanalmente pelo “Instituto Passo a Passo” no início de cada mês, e foram
respondidos individualmente. Para os dois voluntários que atuam na área
administrativa, os questionários foram entregues pela gerente no início do mês de
agosto, já que no mês de julho eles estavam de férias.
Para cada uma das etapas do programa 5S (senso de organização, senso de
ordenação, senso de limpeza, senso de asseio e senso de disciplina), foram elaboradas
questões em que o respondente pudesse identificar as dificuldades organizacionais.
Esses dados estão apresentados por meio de gráficos, possibilitando aos leitores, uma
visão clara dos dados coletados.
Para melhor identificar as dificuldades organizacionais dentro do ambiente de
trabalho do “Instituto Passo a Passo”, também foi realizado no mês de setembro um
registro fotográfico dentro dos principais departamentos que compõem as áreas
administrativa e terapêutica da organização, proporcionando uma melhor visualização
do ambiente.
29
4 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS
Para organizar e interpretar os conteúdos obtidos por meio do questionário,
foram utilizados gráficos para melhorar a visualização dos dados coletados. O registro
fotográfico realizado dentro dos principais departamentos que compõem as áreas
administrativa e terapêutica da organização, facilita a identificação dos problemas
encontrados dentro do ambiente de trabalho do “Instituto Passo a Passo”.
A Figura 2 ilustra o senso de organização (Seiri) nas áreas administrativa e
terapêutica do “Instituto Passo a Passo” e refere-se à organização das gavetas,
armários e objetos sem utilização nesses locais.
Figura 2 – Senso de organização em gavetas, armários e objetos nas áreas
administrativa e terapêutica – “Instituto Passo a Passo” - Julho/2008.
Observa-se, pela Figura 2, que pouco mais do que a metade dos colaboradores
(58%), respondeu que as gavetas e armários existentes no ambiente de trabalho estão
desorganizados e que há objetos sem utilização em cima e dentro dos armários.
30
A Figura 3 demonstra a falta de organização nos armários e nas gavetas das
áreas administrativa e terapêutica do “Instituto Passo a Passo”.
(a) (b)
(c) (d)
Figura 3 – Ilustração de objetos e materiais dispostos desorganizadamente.
(a) prateleiras do armário com documentos recentes e antigos de avaliação terapêutica
de pacientes, brinquedos quebrados e sem utilização; (b) compartimento do armário
com brinquedos utilizados para avaliação terapêutica dispostos desorganizadamente;
(c) gaveta com fotos, pranchetas e materiais de marketing dispostos
desorganizadamente; (d) gaveta com materiais de papelaria, velas usadas e máquina
fotográfica quebrada dispostos de maneira desorganizada.
31
Observa-se, pelos registros fotográficos, que os armários e as gavetas estão
sendo utilizados para guardar produtos de papelaria, materiais de marketing,
documentos, brinquedos para avaliação terapêutica quebrados e sem utilização, entre
outros materiais. Esses produtos estão dispostos sem organização e classificação e,
por conseqüência, os produtos são encontrados com dificuldades.
Rios (2008), ressalta que estar em um ambiente de trabalho desorganizado pode
sugar o tempo e energia dos colaboradores, prejudicando a concentração, criatividade,
produtividade e principalmente aumentando os níveis de stress. Uma organização
apropriada das coisas, o uso adequado de equipamentos, a escolha correta de um
lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar, torna mais eficazes as atividades e
tem papel fundamental na busca pela melhoria da qualidade de vida.
A Figura 4 ilustra o senso de ordenação (Seiton) nas áreas administrativa e
terapêutica do “Instituto Passo a Passo” a respeito da facilidade de encontrar os objetos
e materiais no ambiente de trabalho.
Figura 4 – Senso de ordenação nas áreas administrativa e terapêutica – “Instituto
Passo a Passo” - Julho/2008.
32
Observa-se, pela Figura 4, que não há uma ordenação entre os objetos e
materiais utilizados pelos colaboradores, pois grande parte dos funcionários encontra
esses produtos com dificuldade (75%) e o restante encontra com facilidade (25%).
A Figura 5 demonstra produtos e materiais guardados em locais distintos do
“Instituto Passo a Passo”.
(e) (f)
(g) (h)
Figura 5 – Ilustração de objetos e materiais dispostos sem classificação.
(e) filtros solares dispostos na sala de reuniões; (f) filtro solar disposto na sala de
encilhamento; (g) materiais de marketing guardados em armários sem nenhuma
classificação; (h) materiais de marketing guardados em gavetas sem nenhuma
classificação.
33
Observa-se, pelos registros fotográficos, que não há um local definido para
guardar os filtros solares, que são utilizados diariamente, e os materiais de marketing
do “Instituto Passo a Passo” estão dispostos em locais distintos e sem nenhuma
classificação.
Lapa (1998), ressalta que a falta de critérios e locais apropriados para
estocagem, depósitos de ferramentas e materiais, produtos diversos, armazenamento e
fluxo de informações, possa diminuir a produtividade, aumentar custos, causar
acidentes de trabalho, desperdício de tempo, entre outros malefícios.
A Figura 6 ilustra o senso de limpeza (Seiso) nas áreas administrativa e
terapêutica do “Instituto Passo a Passo” e refere-se à freqüência de limpeza nas mesas,
armários, equipamentos e no chão da organização.
Figura 6 – Senso de limpeza nas áreas administrativa e terapêutica – “Instituto Passo a
Passo” - Julho/2008.
Observa-se, pela Figura 6, que o ambiente de trabalho do “Instituto Passo a
Passo” é limpo com boa freqüência, já que 84% dos respondentes declararam que as
mesas, armários, equipamentos e o chão são limpos diariamente. Uma observação feita
34
no próprio questionário por 8% dos respondentes, confirmou que as mesas e armários
são limpos esporadicamente.
A Figura 7 demonstra a recepção do “Instituto Passo a Passo” e um armário com
artigos de festas.
(i) (j)
Figura 7 – Ilustração de locais limpos diariamente e esporadicamente no “Instituto
Passo a Passo”. (i) chão da recepção do instituto limpo diariamente; (j) armário com
produtos e artigos de festas limpo esporadicamente.
Um ambiente sujo pode influenciar negativamente na saúde e integridade dos
colaboradores, como também causar danos, defeitos e falhas em equipamentos. O
resultado disto são quebras inesperadas de equipamentos, ferramentas não
disponíveis, deterioração de peças e materiais (LAPA, 1998).
A Figura 8 ilustra o senso de asseio-saúde (Seiketsu) nas áreas administrativa e
terapêutica do “Instituto Passo a Passo” a respeito de como os colaboradores e
voluntários vêem o ambiente de trabalho.
35
Figura 8 – Senso de asseio-saúde nas áreas administrativa e terapêutica – “Instituto
Passo a Passo” - Julho/2008.
Observa-se, pela Figura 8, que todos os colaboradores e voluntários do “Instituto
Passo a Passo” vêem o ambiente de trabalho como um local agradável para se
trabalhar.
Garantir um ambiente de trabalho não agressivo e livre de agentes poluentes,
manter boas condições sanitárias nas áreas comuns (banheiros, cozinha, etc.), zelar
pela higiene pessoal, gerar e disponibilizar informações e comunicados de forma clara
e, no sentido mais amplo do senso, ter ética no trabalho e manter relações
interpessoais saudáveis, tanto dentro quanto fora da empresa é de vital importância
para assegurar a manutenção dos 3S iniciais, pois a melhoria da qualidade de vida no
trabalho estimula a adesão e comprometimento de todos (LAPA, 1998).
A Figura 9 ilustra o senso de disciplina (Shitsuke) nas áreas administrativa e
terapêutica do “Instituto Passo a Passo” a respeito do cumprimento de regras de
trabalho.
36
Figura 9 – Senso de disciplina nas áreas administrativa e terapêutica - “Instituto Passo a
Passo” - Julho/2008.
Observa-se, pela Figura 9, que as normas de trabalho na organização nem
sempre são cumpridas pelos colaboradores. 67% dos respondentes disseram que às
vezes as normas são bem seguidas e 33% concluíram que as normas são bem
cumpridas sempre.
O senso de autodisciplina, educação e compromisso, como definido por LAPA
(1998) procura corrigir o comportamento inadequado das pessoas e consiste em uma
nova fase, onde todos deverão moldar seus hábitos. A falta de comprometimento das
normas, padrões e dos procedimentos formais e informais da organização pode
prejudicar toda a implantação do programa 5S. E como é intrínseco ao ser humano a
resistência às mudanças, quer seja por medo, comodismo ou interesse, torna-se difícil
mudar a cultura da organização, que é composta por relações técnicas (hábitos
relativos à realização das tarefas) e relações sociais (hábitos relativos aos
relacionamentos interpessoais). Então, o limiar da eficiência organizacional está em,
conseguir ou não, moldar a cultura organizacional de acordo com os objetivos da
empresa.
37
A Figura 10 demonstra o interesse de participação dos colaboradores e
voluntários do “Instituto Passo a Passo”, caso haja a implantação do programa 5S na
organização.
Figura 10 – Interesse pela implantação e participação do programa 5S no ambiente de
trabalho do “Instituto Passo a Passo” – Julho/2008.
Observa-se, pela Figura 10, que há interesse por parte dos colaboradores e
voluntários do “Instituto Passo a Passo” em praticar o programa 5S, buscando melhorar
as condições no ambiente de trabalho. Com seus passos simples, o programa 5S
deverá envolver todos da organização e trazer resultados facilmente mensuráveis,
proporcionando benefícios para todos, tanto na vida pessoal e profissional, quanto para
a empresa. O 5S é uma ferramenta importante para conseguir o comprometimento de
todos, o que é crucial para efetivação de qualquer processo de mudança.
38
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Buscando atender o objetivo geral deste trabalho, que foi de propor a
implantação do programa 5S no “Instituto Passo a Passo”, constatou-se por meio da
análise e interpretação dos dados a necessidade dessa implantação para que haja a
melhoria da qualidade organizacional, produtividade, limpeza, asseio, redução de
custos e mudanças de hábitos de todos os colaboradores.
A pesquisa revelou que gavetas e armários existentes no ambiente de trabalho
estavam desorganizados e que haviam objetos sem utilização em cima e dentro dos
mesmos, além da falta de ordenação entre os objetos, materiais e documentos
utilizados pelos colaboradores. Esta situação acabava gerando desperdícios de
produtos, perda de tempo, dificuldade de localização de documentos e materiais,
poluição visual e conflitos internos, entre outros prejuízos.
O ambiente de trabalho, de acordo com boa parte dos colaboradores, era limpo
com boa freqüência, mas ainda era preciso ter um pouco mais de atenção com relação
à limpeza das mesas e armários, que eram limpos esporadicamente. Vale ressaltar que
o ambiente de trabalho era visto pelos colaboradores como um local agradável para se
trabalhar e que havia interesse por todos os colaboradores em praticar o programa 5S,
para buscar melhores condições no ambiente de trabalho.
De acordo com Ribeiro (1997), o 5S é um programa participativo e não
voluntário; uma vez que a equipe concorde em implementá-lo no seu ambiente de
trabalho, todas as pessoas devem participar e o sucesso da fase de manutenção
depende, principalmente, do comprometimento por parte da gerência, pois é
fundamental que o líder da equipe acredite na força do programa 5S e dê exemplos
diários de organização e comprometimento.
As atividades básicas do planejamento para a implantação do programa 5S,
segundo Ribeiro (1994), devem ser: convidar um profissional que tenha conhecimento
dos conceitos do programa para apresentá-los à organização, por meio de uma
palestra, depoimento ou em uma reunião; sugerir a participação da gerência ou de
39
colaboradores em eventos que abordem o tema, como palestras e cursos; circular ou
demonstrar artigos com resultados (tangíveis e intangíveis) de algumas organizações
na implantação do 5S; desenvolver artigos próprios com base nos conhecimentos
adquiridos e propagá-los por pessoas da organização. Como regra geral, não se deve
implementar o 5S em um nível da organização se o nível imediatamente superior não
tiver conhecimento sobre o assunto.
Após decidir-se pela implantação, a direção deve definir quem coordenará o 5S
por toda a organização. No caso de micro e pequenas empresas o próprio sócio-diretor,
gerente ou uma pessoa ligada diretamente a ele é quem pode liderar o
desenvolvimento do programa.
O lançamento do 5S em uma organização ou um local de trabalho pode ocorrer
em um só dia por toda a organização, mobilizando toda a equipe. Os nomes mais
utilizados para este dia são: dia D; dia da grande limpeza; dia da limpeza inicial; dia da
lavagem (RIBEIRO, 1994).
O Programa 5S é um programa integrado, em que seus cinco sensos agem
como um sistema, tornando-se difícil a sua distinção na prática. Para o programa ter
continuidade, o grupo deve reunir-se com uma freqüência determinada, pois são nestas
ocasiões que surgem a motivação e a continuidade do trabalho. As reuniões realizadas
semanalmente no “Instituto Passo a Passo”, podem ser utilizadas também para lembrar
a importância das pessoas para o programa, a importância desse trabalho para a
melhoria da empresa e a satisfação dos clientes com a qualidade dos serviços
prestados.
5.1- Proposta de implantação do programa 5S no “Ins tituto Passo a Passo”
Por meio de uma observação feita no “Instituto Passo a Passo”, com a
supervisão da gerente administrativa, foi possível realizar um levantamento das
necessidades organizacionais nos departamentos administrativo e terapêutico da
40
instituição, para a proposta de implantação do programa 5S. Seguem abaixo os
problemas organizacionais de cada departamento e as mudanças sugeridas.
5.1.1- Recepção
A recepção é o espaço de maior circulação dos colaboradores e pacientes. No
local existe um armário com peças e produtos de equitação à venda. Neste armário não
há identificação dos produtos e falta um suporte para pendurar roupas e cintos. Com a
instalação de pequenas plaquetas, com os nomes dos materiais e a instalação de um
suporte para pendurar as roupas, a um custo aproximado de R$20,00 (vinte reais),
estes produtos poderiam ser melhor visualizados e identificados pelos clientes.
Há na recepção um grande guarda-roupa utilizado como armário para guardar
produtos de papelaria, materiais de marketing, documentos fiscais, artigos para festas,
além de medicamentos emergenciais. Neste armário não há uma definição adequada
para organizar todos esses produtos, tanto nas estantes quanto nas gavetas e, por
conseqüência, os produtos são encontrados com dificuldade e guardados sem
nenhuma ordenação e segurança. Cada espaço deste armário poderia ter identificação
com etiquetas, para melhorar a visualização. As pastas que contém documentos fiscais
poderiam ser revistadas para saber o que realmente é necessário guardar ou
encaminhar para a reciclagem. Já os materiais de marketing poderiam ser guardados
em um armário, que não está sendo utilizado, na sala de reuniões.
Por ser de fácil acesso, um rack existente no local, utilizado para guardar o livro
ponto dos colaboradores, também poderia dispor os filtros solares, que estão alocados
em departamentos distintos.
Os voluntários que atuam na instituição concentram-se na recepção e na sala de
terapia e avaliação para realizarem seus trabalhos, pois eles não têm um espaço de
trabalho definido. Como há uma mesa sem utilização na própria recepção, esta poderia
transformar-se em uma mesa exclusiva de voluntários, com a instalação de um
41
computador para ser utilizado por eles. Dessa forma, os voluntários teriam um espaço
próprio e não causariam conflitos com os colaboradores da organização.
O cadastro dos pacientes, clientes, parceiros e fornecedores do “Instituto Passo
a Passo”, contendo nomes, endereços e contatos telefônicos, está anotado em fichas
de papel, dificultando a localização dos mesmos e correndo o risco de perde-los. Todos
estes contatos poderiam ser organizados em um banco de dados computadorizado,
para que futuramente sejam encontrados com facilidade e segurança.
5.1.2- Sala Administrativa
A sala administrativa possui um armário com documentos e contratos de cursos
e colaboradores. Esses materiais estão bem alocados. Neste espaço está exposto um
painel que contém informações sobre um trabalho de pesquisa realizado na
organização. Este painel poderia ser transferido para a sala de reuniões, para que se
tenha melhor visualização e valorização da pesquisa. Além disso, é necessária a
aquisição de cofre apropriado para guardar as moedas financeiras, como cédulas de
dinheiro, cheques, além dos holerites dos colaboradores.
5.1.3- Sala do Departamento Financeiro e Rh
Na sala do departamento financeiro e de recursos humanos existe um arquivo de
metal com quatro grandes gavetas. Nelas estão guardados documentos de contas a
pagar e receber e os recibos mais recentes da área financeira, assim como documentos
com registros dos colaboradores. Neste arquivo também podem ser encontrados muitos
documentos financeiros antigos que não são mais utilizados pela organização. Esses
documentos poderiam ser revistos para saber o que realmente é necessário guardar ou
encaminhar para a reciclagem, deixando o espaço mais amplo.
42
Outro móvel existente nesta sala é uma cômoda, onde são guardados talões de
recibos e de notas fiscais novos e documentos financeiros e tributários do arquivo
mensal da organização. Neste armário também podem ser encontrados materiais de
marketing, um telefone e uma impressora quebrados. Os materiais de marketing
poderiam ser guardados em um armário que não está sendo utilizado, na sala de
reuniões, assim como o telefone e a impressora poderiam ser encaminhados para
conserto, caso seja viável, ou então para reciclagem, deixando o espaço mais amplo.
5.1.4- Sala de Avaliação e Terapia
A sala das terapeutas é utilizada para a avaliação e análise dos pacientes de
equoterapia e organização do relatório de cada paciente. Neste local há um armário
que tem a finalidade de guardar brinquedos e jogos utilizados para a avaliação dos
pacientes e guardar documentos com as informações das análises de cada um. Porém,
no local existem brinquedos e jogos quebrados e sem utilização que poderiam ser
doados ou encaminhados para a reciclagem, deixando o espaço mais livre e melhor
organizado. Há também pastas de arquivos com muitos documentos antigos de
pacientes que não freqüentam mais o instituto. Este arquivo poderia ser revisto pelas
terapeutas para saber o que realmente é necessário guardar ou encaminhar para a
reciclagem.
Também há neste local uma bancada de alvenaria utilizada como mesa de
computadores. Os fios dos equipamentos estão desorganizados e as portas da
bancada estão quebradas, sendo necessária a colocação de novas portas e a compra
de 6 (seis) organizadores de cabos, a um custo aproximado de R$60,00 (sessenta
reais), para deixar os fios em ordem.
Além disso, existem no local uma maca de madeira e bolas de plástico que não
são mais utilizadas para a avaliação de pacientes, ocupando um grande espaço e
dificultando a circulação de pessoas na sala. Estes materiais poderiam ser vendidos e o
valor arrecadado seria investido nos trabalhos da instituição.
43
5.1.5- Sala de Reuniões
A sala de reuniões é um local utilizado para a conversa entre os pais ou
responsáveis dos pacientes com as terapeutas, sobre os tratamentos realizados no
instituto, divulgação do trabalho para futuros parceiros ou fornecedores. Neste local há
um armário sem utilização que poderia ser útil para guardar todos os produtos de
marketing e folders de divulgação do instituto, que estão no armário da recepção e na
sala do departamento financeiro e de Rh.
Além disso, é necessária a aquisição de cerca de 4 cadeiras para esta sala, que
poderiam ser doadas pela comunidade.
5.1.6- Auditório
O auditório é um local onde são realizados cursos, treinamentos e reuniões
semanais. O espaço está bem organizado, no que diz respeito às mesas e cadeiras.
Existe apenas uma lousa pequena adaptada em um cavalete de clip art para ser
utilizada durante os eventos. Um novo quadro branco poderia ser instalado na parede,
a um custo aproximado de R$80,00 (oitenta reais) para melhorar a visualização das
anotações feitas durante os cursos, treinamentos ou reuniões.
Em cima de uma mesa que futuramente servirá para a instalação de
computadores, existem porta-retratos com textos e fotos que contam a história do
instituto; este arquivo histórico poderia ser projetado em um grande painel e fixado em
uma parede no próprio auditório, a um custo aproximado de R$100,00 (cem reais),
dessa forma haveria maior visualização dos textos históricos e dos registros
fotográficos, valorizando o trabalho da organização.
44
5.2- Aplicação do programa 5S no “Instituto Passo a Passo”
Para que o programa 5S não seja visto pelos colaboradores e gerentes apenas
como uma grande faxina (Housekeeping), e não corra o risco das pessoas não
conseguirem perceber sua abrangência, é preciso o desenvolvimento de um plano
diretor que contemple as etapas do 5S. De acordo com Ribeiro (1994), o plano diretor
do 5S tem como objetivo orientar o seu desenvolvimento por toda a organização, de
forma coordenada, definindo a política, as metas e a estratégia. O plano diretor deve
ser flexível, principalmente nos prazos, sendo reavaliado num período curto, com o
objetivo de torná-lo real, e ser utilizado como uma linha de condução do 5S.
5.2.1- Lançamento do programa 5S
Após a apresentação para os colaboradores dos conceitos do programa 5S, feita
por um profissional que tenha conhecimento no assunto, a gerência deverá definir a
data do lançamento do 5S, que é o dia da grande limpeza. Por ser uma organização de
pequeno porte, o lançamento do 5S no “Instituto Passo a Passo”, deverá acontecer em
um só dia em toda a organização, para provocar uma sinergia entre os colaboradores.
A gerência definirá um dia que não provoque transtornos para a organização,
colaboradores, fornecedores e clientes, bem como assegure que as atividades
programadas sejam cumpridas. O dia da grande limpeza poderá acontecer em um
sábado, já que neste dia, não há atividades sendo realizadas no instituto.
No dia da grande limpeza serão aplicados os três primeiros sensos (seiri-senso
de utilização; seiton-senso de ordenação; seiso-senso de limpeza) nas áreas
administrativa e terapêutica do “Instituto Passo a Passo”.
Com o levantamento dos problemas organizacionais encontrados nos
departamentos administrativo e terapêutico do instituto e a demonstração das
mudanças sugeridas, cada responsável pelos departamentos, com a supervisão da
gerência, deverá colocar um cartão vermelho em todos os locais (armários, prateleiras e
45
gavetas) que dispõem de produtos e materiais quebrados, desorganizados e sem
utilização.
A Figura 10 demonstra modelos de cartões vermelhos que podem ser utilizados
pelo “Instituto Passo a Passo” durante a implantação do programa 5S.
Figura 11 – Modelos de cartões vermelhos utilizados no programa 5S.
.
Os locais indicados devem ser documentados com fotos, para que futuramente
possa ser realizada uma comparação das mudanças. No final desta fase, deverão ser
retirados todos os objetos sem utilização, com exceção dos documentos fiscais e de
avaliação terapêutica, armazenando em local previamente estabelecido.
Os produtos e materiais que estão dispostos em locais inadequados deverão ser
guardados nos locais sugeridos para a mudança. Os cartões indicando os problemas
organizacionais, só deverão ser retirados quando o problema for realmente
solucionado.
Neste mesmo dia deverá ser realizada uma faxina completa nos armários,
gavetas e no chão das áreas administrativa e terapêutica da organização.
As pastas e arquivos existentes nos departamentos administrativo e terapêutico
da organização, que contém documentos fiscais, financeiros e dados das avaliações de
pacientes, deverão ser revistos pelos colaboradores responsáveis, com a supervisão da
46
gerencia, uma semana após o lançamento do programa 5S. Esse trabalho deverá ser
realizado durante um mês, definindo uma semana para cada departamento que contém
esses materiais (recepção, sala administrativa, sala do departamento financeiro e Rh e
sala de avaliação e terapia).
O cadastro dos pacientes, clientes, parceiros e fornecedores do “Instituto Passo
a Passo”, contendo nomes, endereços e contatos telefônicos, que está anotado em
fichas de papel, deverá ser organizado em um banco de dados computadorizado, pelos
voluntários da organização, na mesma semana do lançamento do 5S.
O plano diretor deverá conter prazos para auditorias e auto-avaliações após o
lançamento dos três primeiros “S”. De acordo com Ikeda (2008), a auto-avaliação
deverá ser realizada após 7 dias do lançamento 5S e a auditoria deverá ser realizada,
no máximo, 15 dias após o lançamento do programa. Após essas datas, as avaliações
podem ser feitas quinzenalmente. Caso as metas não sejam alcançadas, devem ser
revistas, prevendo um novo prazo para atingí-las.
Segundo Ribeiro (1994), não é aconselhável a adoção de metas para os dois “S”
seiketsu e shitsuke, antes de consolidados os três primeiros. Como os dois últimos são
decorrentes dos três primeiros, seria redundância avaliá-los sem a consolidação do
seiri, seiton e seiso.
Após a consolidação dos 3S iniciais, podem ser estabelecidas metas para o 5S
como um todo. Neste caso não importa mais separar os três primeiros “S” para efeito de
avaliação. A execução dos dois últimos “S” visa manter e aperfeiçoar a prática dos 5S.
As atividades de seiketsu são basicamente de estabelecimento de rotinas do 5S, como
por exemplo, a limpeza no chão da organização deverá ser realizada diariamente e a
limpeza nos armários e prateleiras deverá ser realizada de duas a três vezes por
semana. Já as atividades de shitsuke são de cumprimento do estabelecido. Nesta fase
os treinamentos em 5S fazem parte de uma das rotinas estabelecidas (RIBEIRO, 1994).
Como forma de reconhecimento perante o comportamento dos colaboradores
referente ao programa 5S, a gerencia poderá conceder ao departamento que seguir
melhor as regras, um prêmio ou certificado pelo bom trabalho executado. Dessa forma,
47
os colaboradores ficarão mais motivados para dar continuidade nas ações de melhoria
no ambiente de trabalho.
Há quem diga que praticar o 5S é praticar "bons hábitos". Apesar da simplicidade
dos conceitos e da facilidade de aplicação na prática dos 3 primeiros “S”, a sua
manutenção efetiva não constitui uma tarefa simples. Isto porque a essência dos
conceitos é a promoção de mudança de atitudes e hábitos das pessoas. Hábitos e
atitudes essas, construídos e incorporados pela convivência e experiência dessas
pessoas ao longo de suas vidas. O programa 5S auxilia na parte psicológica das
pessoas, tornando-as mais comprometidas com o processo e com a empresa, deixando
de lado velhos paradigmas.
Esta pesquisa foi importante para o “Instituto Passo a Passo”, pois todos que
fazem parte da organização puderam perceber deficiências organizacionais que
passam despercebidas no dia a dia e causam conflitos entre os colaboradores.
Perceberam também, que simples mudanças de hábitos podem transformar o ambiente
em um local de trabalho com uma convivência harmônica, colaboração entre as
pessoas, fluidez nas relações interpessoais, além de qualidade de vida no trabalho. A
implantação do programa é viável para a organização, pois não haverá grandes
investimentos financeiros para promover as mudanças. Com um valor aproximado de
R$260,00 (duzentos e sessenta reais), será possível adquirir os itens sugeridos para
complementar a organização e ordenação dos materiais e produtos da empresa.
Para mim, esta pesquisa foi importante, pois tive a oportunidade de aprofundar
meus conhecimentos sobre o programa 5S, que é base fundamental para a Qualidade
Total. Com esta pesquisa pude perceber que torna-se difícil a qualidade do ambiente de
trabalho se não temos consciência da importância do que fazemos. A pesquisa, do
ponto de vista acadêmico, não foi simplesmente um trabalho de conclusão de curso, e
sim uma lição de vida onde se agrega valores e conhecimentos que jamais serão
esquecidos, tendo como objetivo transferir este conhecimento a todas as pessoas
possíveis, dando seqüência a mais este aprendizado adquirido durante o trabalho
realizado com muito empenho, dedicação e esforço.
48
6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Ações da Ipiranga. A Ipiranga Petroquímica e o meio ambiente . Disponível em: <http://www.ipq.com.br>. Acesso em: 31/04/2008. ALENCAR, Júlio Tadeu. Sensibilizando para organização e limpeza . Disponível em: <http://www.sebraesp.org.br>. Acesso em: 05/04/2008. Cases. Santher – fábrica de papel Santa Therezinha S/A (un idade Guaíba) Disponível em: <http://www.mbc.org.br>. Acesso em: 05/04/2008. CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia . Nova Lima, MG: INDG Tecnologia e Serviços LTDA, 2004. 266p. ______. TQC – controle da qualidade total (no estilo japonês). Nova Lima, MG: INDG Tecnologia e Serviços LTDA, 2007. 256p. CERQUEIRA NETO, Edgard Pedreira de. Gestão da qualidade: princípios e métodos. São Paulo: Pioneira, 1993. 153p. CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de pessoas: e o novo papel dos recursos humanos nas organizações. Rio de Janeiro, RJ: Elsevier, 2004. 523p. Disciplina tempos e métodos UFSC. 5s. Disponível em: <http://www.lgti.ufsc.br>. Acesso em: 10/05/2008. IKEDA, Charles. Implantando os 5S. Itatiba, SP: Consulmark, treinamentos e consultoria em gestão empresarial. 2008. LAPA, R.P. Programa 5S. Rio de Janeiro, RJ. Editora Qualymark, 1998. 155p. ______. (compilado por Edson A. Franzen). Programa de qualidade 5s . Disponível em: <http://www.qualidade.ifsc.usp.br/arquivos/5s.pdf>. Acesso em: 21/03/2008. LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos de metodologia científica . São Paulo: Atlas, 2001. 282p. OLIVEIRA, José Roberto Cerqueira; Aspectos humanos dos 5 sensos : uma experiência prática. Rio de Janeiro. RJ: Qualitymark, 1997. 100p. PILETTI, Claudino. Administração dos 5 “S” . São Paulo: SEBRAE-SP, 1998. 46p. REIS, Luiz Filipe Souza Dias; VICO, Antônio Mañas. ISO 9000 um caminho para a qualidade total. Taubaté, SP. Editora Érica Ltda, 1999. 282p. RIBEIRO, Haroldo. 5S: a base para qualidade total. Salvador: BA: Casa da Qualidade, 1994. 116p.
49
______. 5S: barreiras e soluções: por que algumas organizações fracassam enquanto outras conseguem resultados extraordinários com o 5S?. Salvador: BA: Casa da Qualidade, 1997. 111P.
RIOS, Reijano Cláudio. Organização de escritório. Disponível em: <http://www.brasil.acambiode.com>. Acesso em: 07/09/2008.
SAMARA, Beatriz Santos; BARROS, José Carlos de. Pesquisa de marketing: conceitos e metodologia. São Paulo, SP: Makron Books, 1997. 220p. SEBRAE-SP. D-OLHO na qualidade . São Paulo, 2000 DVD (60min.)
50
Apêndice A – Questionário
Prezado (a) Senhor (a),
Este questionário tem a finalidade de colaborar com o trabalho de conclusão de curso da aluna do curso de administração da Universidade São Francisco, Márcia Costa, que tem como proposta a implantação do programa 5S no ambiente de trabalho do “Instituto Passo a Passo”.
Não é necessário identificar-se!
1- Os materiais de escritório tais como canetas, lápis, borrachas e clipes
existem individualmente em:
1. ( ) pouca quantidade
2. ( ) quantidade suficiente
3. ( ) muita quantidade
2- Em seu local de trabalho há formulários e papéis sem utilização freqüente?
( ) SIM ( ) NÃO
3- As gavetas e armários estão desorganizados?
( ) SIM ( ) NÃO
4- Há objetos sem utilização em cima ou dentro dos armários?
( ) SIM ( ) NÃO
5- Os objetos e materiais são encontrados com facilidade dentro do ambiente
de trabalho?
( ) SIM ( ) NÃO
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6- As mesas, armários, equipamentos e o chão são limpos com que freqüência:
1. ( ) diariamente
2. ( ) de 2 a 3 vezes por semana
3. ( ) uma vez por semana
4. ( ) outros ______________________________________________
7- Você acha o seu ambiente de trabalho:
1. ( ) agradável
2. ( ) pouco agradável
3. ( ) desagradável
8- Existe harmonia e companheirismo entre as pessoas?
1. ( ) sempre
2. ( ) poderia ser melhor
3. ( ) nunca
9- Todos os colaboradores cumprem bem as normas de trabalho?
1. ( ) sempre
2. ( ) às vezes
3. ( ) raramente
4. ( ) nunca
52
10- Como você vê o seu ambiente de trabalho:
1. ( ) organizado
2. ( ) pouco organizado
3. ( ) desorganizado
4. ( ) muito desorganizado
11- Você conhece o programa 5S?
( ) SIM ( ) NÃO
12- Você acha que pode melhorar a organização de seu ambiente de trabalho?
( ) SIM ( ) NÃO
13- Se houvesse a implantação de um programa de qualidade para melhorar o
seu ambiente de trabalho, você iria colaborar com a idéia?
( ) SIM ( ) NÃO
14- O que você gostaria de mudar em seu ambiente de trabalho?
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
Muito obrigada!
53 Apêndice B - Cronograma
Meses fev/08 mar/08 abr/08 mai/08 jun/08 jul/08 ago/08 set/08 ou t/08 nov/08 dez/08
Atividades 3 4 5 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4
1. Elaboração do anteprojeto de pesquisa
2. Levantamento Bibliográfico sobre o tema
3. Elaboração do Cap. Introd. e Rev. Bibliográfica
4. Elaboração do Cap. Metodologia e Cronograma
5. Elaboração da Versão Preliminar do Projeto
6. Elaboração da Versão Final do Projeto
7. Trabalho de Campo e Coleta de Dados
8. Elaboração do Cap. Met., Análise e Interp. de Dados
9. Elaboração do Cap. Consid. Finais
10. Elaboração da Versão Preliminar do TCC
11. Elaboração da Versão Final do TCC
12. Bancas TCC Apresentação
