PROPOSTA DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS

USANDO A BPMN: ESTUDO DE CASO EM

UMA INDÚSTRIA DA CONSTRUÇÃO NAVAL

Leonardo da Silva Silveira – QUIP Construções Navais

André Andrade Longaray – LabSADi/FURG

Aléssio Sarquis – UNISUL

Paulo Munhoz – LabSADi/FURG

Rosana Portella Tondolo – UFPEL

Vilmar Gonçalves Tondolo – LabSADi/FURG

Objetivo

Descrever as etapas do

mapeamento de processos em

notação BPMN de uma empresa do

setor da construção naval com

atuação no Polo Naval de Rio

Grande – RS.

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Business Process Modeling

Notation - BPMN

• Ferramenta gráfica utilizada para representar processos organizacionais;

• Criada nos EUA em 2002 pelo grupo de desenvolvimento Business Process Management Iniciative;

• Em 2006, o software foi adquirido pela Object Management Group (OMG®), responsável pela evolução e manutenção deste.

• No Brasil, em 2012, o Governo Federal revisou seus Padrões de Interoperabilidade de e-Governament (e-PING), e instituiu a utilização da notação BPMN para padronização de seus processos em toda esfera pública.

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Business Process Modeling

Notation - BPMN Principais vantagens

• Utiliza como essência o modelo de gestão de processos denominado “Ciclo PDCA”;

• Seus diagramas são de fácil interpretação;

• Para analistas de processos permite criar os rascunhos iniciais dos processos;

• Para desenvolvedores de softwares permite realizar a implantação tecnológica;

• Para cargos de Gestão permite de forma simplificada, o controle e o monitoramento da cadeia de processos organizacionais.

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Elementos da Notação BPMN Para facilitar a interpretação e a representatividade dos processos organizacionais, a modelagem de processos em notação BPMN se utiliza de 7 elementos chaves:

– Pool

– Lane

– Ativicty

– Data Object

– Event

– Flow

– Gateway

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Pool e Lane Base de construção de

todos os gráficos

compostos pela notação

BPMN.

São utilizados como a

transcrição integral para

português - piscina e raia

- e tem seu papel

representativo informando

qual processo está sendo

diagramado e quais atores

estão pautados.

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Data object e Fluxo Data objects

• Tipos de arquivos,

sistemas ou

diretórios que são

utilizados para a

conclusão de uma

dada atividade,

podendo ser de

entrada, de

processo ou de

saída.

Fluxo

• Direção que a

atividade segue,

desde seu início

até sua conclusão.

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Atividade É processo toda atividade que depende de outras

subatividades para sua conclusão.Caso não necessite,

é então uma atividade exclusiva. Este detalhamento,

é importante, pois transforma processos complexos,

em um fluxo de subprocessos (símbolo “+”).

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Notações de Atividade

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Evento Permite a identificação do momento que um

processo inicia ou é finalizado, podendo ser

de três tipos:

• evento de início;

• Intermediário;

• ou de término.

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Notações de Evento

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Notações de Evento

Eventos Descrição

Mensagem Informa quando uma atividade é iniciada através do recebimento de

mensagens.

Tempo

Determina qual será o tempo limite para realização da atividade, pode ser mesclada com a Tarefa de Loop, para informar qual o prazo para

reiniciar esta etapa do processo.

Cancelamento Permite terminar um processo antes do fim previsto, devido a uma

impossibilidade imediata de continuidade.

Condicional Suspende uma tarefa temporariamente para atualização de alguma

informação pendente.

Sinal Reiniciado logo após a solução da pendência citada no evento

condicional. Múltiplo Origina o início de outras atividades concomitantes.

Compensação

Permite acionar um segundo processo, substitutivo ao primeiro, que é cancelado devido à ocorrência de algum problema de continuidade,

causado pelo solicitante.

Paralelo Permite a execução de diversas atividades, oriundas da finalização

dela.

Escalação

Similar ao evento de compensação; ocorre, porém quando o problema de continuidade é causado pelo próprio organizador que

transfere a atividade para outro processo substitutivo.

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Gateway

Os Gateways são utilizados para controlar a

interação das atividades no processo, sua principal

função é demonstrar os momentos de decisão na

sequência de atividades.

13

Notações de Gateway

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Notações de Gateway

Gateways Descrição

Padrão Possibilita dois caminhos: avançar a próxima atividade ou

retornar a anterior.

Complexo

Iniciado somente quando uma série de parâmetros anteriores é atendida. Usado em casos que diversas variáveis são

necessárias para autorizar um novo processo.

Baseado em Evento

Ocorre somente quando certa atividade é executada e que dará origem a mais de um processo, de acordo com a necessidade

do solicitante.

Inclusivo

Permite a entrada de várias setas de fluxo: agrupa as atividades e permite a passagem delas para uma ou mais atividades

sequenciais.

Exclusivo

Ocorre a entrada de apenas uma de várias setas de fluxo: permite a passagem de somente uma atividade por vez e

direciona a outra atividade exclusiva.

Paralelo

Permite a entrada ou saída de várias setas de fluxo, e que possibilita a realização de mais de um processo como resultado

de sua passagem.

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Metodologia

Fonte: Roesch, 2010.

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Justificativa

• Análise bibliométrica aferiu publicações em

Anais de Congressos e Periódicos sobre a

temática do mapeamento de processos em

indústrias brasileiras no período de 2006 a

2015 (Silveira et al,2015).

• Nesta análise, percebeu-se a inexistência de

estudos em organizações que atuam na área

Naval e Offshore Brasileira.

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Estudo de caso • Consórcio entre duas grandes empresas

nacionais de construção civil;

• Realização do projeto de construção de

duas plataformas flutuantes de

produção, armazenamento e

transferência de petróleo (Floating

Production Storage and Offloading-

FPSO;

• Representante do Polo Naval de Rio

Grande;

• Previsão de aumento do efetivo

operacional de 2500 funcionários até o

mês de dezembro de 2016.

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Proposta

Abril de 2016

• Projeto de aplicação do mapeamento de processos com foco na utilização da notação BPMN na explicitação dos diagramas da unidade de Rio Grande

Maio de 2016

• Aprovação prévia do projeto;

• Seleção do setor de recursos Humanos como núcleo de testes;

RH e TI uniram esforços para transformar o mapeamento de processos na notação BPMN em um resultado tácito.

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Metas do Projeto • Análise e criação dos diagramas das atividades do setor

de RH;

• Aprovação dos diagramas pela gestão do setor de RH;

• Análise e seleção de processos específicos em que o

desenvolvimento de uma aplicação em sistema de workflow

seja possível;

• Aprovação dos processos pela gestão do setor de TI;

• Desenvolvimento, pelo setor de TI, de uma aplicação em

sistema de workflow dos processos selecionados;

• Testes e validação da aplicação pelo setor de RH e

demais setores da empresa;

• Medição dos benefícios da utilização da ferramenta;

• Elaboração e entrega de um portfólio do desenvolvimento

e benefícios da utilização da aplicação à diretoria da

empresa.

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Criação de Diagramas

Primeira etapa

• Entrevistas estruturadas => Metodologia 5W/2H

Após a conclusão das entrevistas e a obtenção do mapa de atividades do setor de RH, foi iniciada a construção dos diagramas utilizando o sistema BizAgi® de modelagem em notação BPMN, espelhando as atividades descritas no mapa 5W2H através das funcionalidades existentes no sistema.

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Funcionário

Empresa Alfa

5W 2H

What Why Where When Who How How Much

X

Folha

de

Pagamento

CLT

Sistema

Protheus

TOTVS

Até

dia 23 do

mês

corrente

X

Até dia 22,

inserir as

informações

necessárias

Custos anuais da licença

do sistema Protheus

TOTVS, Custo salarial do

operador e dos

programadores e custo

de energia elétrica.

Y Folha

Ponto

Frequência

Férias, Horas

Extras, Faltas.

Sistema

ForPonto

Até

dia 22 do

mês

corrente

Y

Diariamente as

informações do

dia anterior são

carregadas, e

após esta

atividade podem

ser realizados os

ajustes

previamente

autorizados de

cada

funcionário.

Custos anuais da licença

do sistema ForPonto,

Custo salarial do

operador, Custo de

impressão gráfica dos

espelhos pontos, acertos

e ASE's e custo de

energia elétrica.

Z Integração NR13 Sala 02

Segunda

Quarta

Sexta.

Z,

Equipe de

Segurança, Meio

ambiente e

Saúde e Setor de

Gestão da

Informação.

Através da

demonstração

de slides, com as

regras, deveres

e direitos dos

funcionários,

inserido ao

canteiro de

obras, conforme

regulamentação

da NR13.

Custos anuais da licença

do sistema Office e

Windows, Custo salarial

da equipe de RH, SMS e

SGI, Custo de impressão

dos certificados de

conclusão e custo de

energia elétrica.

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Seleção de Processos Foi definido pelo setor de TI que

os processos passíveis de

desenvolvimento em sistema de workflow

seriam aqueles mais operacionais e que

dependem menos de sistemas preexistentes

para sua conclusão.

Autorização de Serviço Extraordinário (ASE)

Comunicação de

Ausência e Acerto de Ponto

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Seleção de Processos

As premissas para a seleção destes dois processos iniciais, no que tange ao desenvolvimento em sistema de Workflow, resumem-se a três necessidades: redução do trabalho manual necessário para realizar cada atividade, principalmente a necessidade de deslocar-se entre um local e outro; a possibilidade de que o Gestor da equipe não esteja presente no canteiro de obras para autorização da ASE ou Comunicação de Ausência de Acerto de Ponto; e, uso de papel e recursos de impressão na confecção dos documentos é eliminado.

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Autorização de Serviço

Extraordinário(ASE)

Na empresa Alfa, o serviço realizado que extrapole o horário regular semanal deve ser previamente autorizado no documento interno “Autorização de Serviço Extraordinário – ASE”. Neste documento, irão constar os dados dos profissionais que deverão trabalhar em regime de Serviço Extra, a atividade que será executada e qual o horário previsto para finalização. Além disso, será definida a necessidade de transporte, alojamento e alimentação para cada funcionário.

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Autorização de Serviço

Extraordinário(ASE)

Após o preenchimento da ASE, sempre realizada pelo funcionário administrativo de cada setor, o documento deverá receber a assinatura do responsável pela equipe e do coordenador da área, que dará o aval final para a realização de tal atividade. O documento de ASE autorizado é entregue em duas vias: uma no setor de Recursos Humanos, que realizará a liberação de acesso aos colaboradores e após autorizará as devidas Horas Extras no sistema ForPonto; e a segunda, no setor de Administração, que realizará a programação de transporte e alimentação das equipes.

26

Autorização de Serviço

Extraordinário(ASE)

27

Comunicação de Ausência e

Acerto de Ponto Este processo é realizado através de um documento interno cujo objetivo é

regularizar as ocorrências que desabonem o ponto dos funcionários, para que ao término do fechamento da folha, possíveis inconsistências não sejam erroneamente descontadas.

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Comunicação de Ausência e

Acerto de Ponto

Neste documento, serão informados os dados do funcionário e definidos data, motivo e ocorrência que ocasionou o desabono no ponto. A entrega é feita somente ao setor de Recursos Humanos, quando a chefia do funcionário assinar o documento e comunicar qual abono deverá ser considerado para adequação.

29

Comunicação de Ausência e

Acerto de Ponto

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Considerações Finais Metas alcançadas

• Análise, através dos diagramas obtidos, de toda a

sequência de atividades do setor de RH;

• Seleção dos processos que serão transformados em sistema

de Workflow, processos estes, que já foram selecionados

e estão em fase de testes para sua funcionalidade plena.

Limitações

• Autorização do projeto piloto de mapeamento de

processos, que permitiram somente o acesso ao setor de

RH da empresa.

Sugestões para novos estudos

• Realização do mapeamento de processos em notação BPMN de

uma organização em sua totalidade.

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Referências • Barnes, R. M. (1977). Estudo de movimentos e de tempos: projeto e medida do

trabalho. Editora Edgard Blucher.

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• Campos, A. L. N. (2014). Modelagem de Processos com BPMN. Editora Brasport.

• Campos, C. J. G. (2004). Método de análise de conteúdo: ferramenta para a análise

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Enfermagem, 57(5), 611-4.

• Correia, K. S. A., Leal, F., & Almeida, D. D. (2002). Mapeamento de processo: uma

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• Instituto de estudos para o desenvolvimento industrial – IEDI. (2016). Análise IEDI

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• Instituto brasileiro de geografia e estatística – IBGE. (2016). Contas Nacionais

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• Harrington, J. (1993). Aperfeiçoando processos empresariais. Editora Makron Books.

• Mchugh, P., Pendleblury, A., & Wheeler III, W. A. (1995). Reengenharia de processos

de negócios. Editora Limusa.

32

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• Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico – ePING (2016). Disponível em:

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• Roesch, S. M. A. (2013). Projetos de estágio e de pesquisa em administração: guia

para estágios, trabalhos de conclusão, dissertações e estudos de caso. São Paulo:

Atlas, 3

• Rumbaugh, J., Booch, G., & Jacobson, I. (2000). UML: guia do usuário. Editora

Campus.

• Sindicato nacional da indústria da construção e reparação naval e offshore -

SINAVAL. (2015). Cenário da construção naval - 1º semestre de 2015 - Cenário da

construção naval - 1º semestre de 2015. Rio de Janeiro, 16 p. Disponível em:

<http://sinaval.org.br/wp-content/uploads/Sinaval-Cen%C3%A1rio-daConstru%C3%A7%

C3%A3o-naval-1-Sem-2015.pdf/>. Acesso em: 08 abril de 2016.

• Slack, N., Chambers, S., & Johnston, R. (2009). Administração da produção. Editora

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• Yin, R. K. (2015). Estudo de Caso-: Planejamento e Métodos. Editora Bookman.

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