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PROPOSTA PARA IMPLANTAÇÃO DE UMA POLÍTICA DE

COMPRAS NUMA EMPRESA DE MATERIAL DE CONSTRUÇÃO

Área temática: Gestão da Produção

Ingrid Karen Morais Silva do Nascimento

[email protected]

Ana Paula da Silva Farias

[email protected]

Resumo: Uma política de compra adequada a organização pode maximizar os ganhos de uma organização e garantir

o suprimento eficiente de materiais para o atendimento da demanda existente no mercado. Com base nisso, esse

trabalho tem como objetivo analisar como funciona a gestão de compras de uma empresa que comercializa material de

construção, com sede na cidade de Afogados da Ingazeira, interior do Estado de Pernambuco. Para atingir tal

objetivo, utilizou-se uma pesquisa caracterizada como explicativa e exploratória, com abordagem qualitativa e o

estudo de caso como método. O principal resultado da pesquisa foi a verificação de que a empresa realiza a compra de

materiais para comercialização de forma intuitiva, tendo como parâmetro, essencialmente, a disponibilidade

financeira.

Palavras-chaves: Gestão, compras, serviços.

ISSN 1984-9354

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

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1. INTRODUÇÃO

A tomada de certas decisões de forma precisa é um dos fatores importantes para sobrevivência

das organizações em seus mercados. No tocante a gestão de compras, saber o melhor momento para

realizar o processamento de uma aquisição é uma variável-chave para a empresa. O executivo que

desenvolve as atividades nessa área deve estar atento ao mercado supridor, de forma a examinar suas

flutuações sazonais de preço e disponibilidade de oferta dos produtos e serviços, eventuais crises de

abastecimento e problemas relacionados com o comércio exterior (GONÇALVES, 2007).

O processo de compra acaba sendo uma responsabilidade funcional. Um ato de promover a

procura dos materiais e serviços e, consequentemente, suprir a empresa desses, de acordo com as

necessidades identificadas. Faz parte do planejamento de compras, disponibilizar materiais com as

especificações desejadas, com a qualidade adequada às exigências e que atendam ao propósito ao qual

se destinam (GONÇALVES, 2007; DIAS, 2010; POZO, 2008).

Caso isso não aconteça, pode haver a inadequação de especificações, prazos, desempenho e

preços, causando transtornos ao processo operacional como, por exemplo, atraso na produção, não

atendimento da qualidade, clientes insatisfeitos e custos maiores (POZO, 2008).

Comprar de forma correta é um dos meios pelos quais a organização pode utilizar para reduzir

custos. Percebe-se que comprar bem inclui a verificação de preços, qualidade e volume. É importante

que o setor de compras mantenha um bom relacionamento com os fornecedores e tente, sempre que

possível, antever problemas que possam prejudicar a organização no cumprimento de metas de

produção, em épocas de escassez e alta de preços (DIAS, 2010).

Entende-se, portanto, que a função de compras pode ser vital para uma organização, tanto

quanto a função financeira. E a estrutura da empresa será responsável por gerar um respaldo para que

se projete um órgão de compras de forma bastante operacional e de maior flexibilidade de atuação da

gerência, não apenas no aspecto interno, mas também em relação ao mercado fornecedor

(GONÇALVES, 2007).

Com base nisso, esse trabalho tem como objetivo analisar como funciona a gestão de compras

de uma empresa que comercializa material de construção, com sede na cidade de Afogados da

Ingazeira, interior do Estado de Pernambuco.


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2. A FUNÇÃO COMPRAS

A função compras envolve atividades de planejamento e acompanhamento, pesquisa e seleção

das fontes supridoras dos diversos materiais, processos de decisão e diligenciamento, com o objetivo

de assegurar o recebimento dos produtos e serviços, no momento adequado e com inspeção das

quantidades e qualidade desejadas (GONÇALVES, 2007).

Para Pozo (2008) o processo de compras pode englobar as seguintes atividades:

- Assegurar descrição completa das necessidades;

- Selecionar fontes de suprimentos;

- Conseguir informações de preço;

- Colocar os pedidos (ordem de compra);

- Acompanhar (follow up) os pedidos;

- Verificar notas fiscais;

- Manter registros e arquivos; e,

- Manter relacionamento com vendedores.

Ao desenvolver suas atividades de compras, cada organização precisa entender que parte do

processo desse processo, segundo Gonçalves (2007), o envolvimento dos outros departamentos da

organização como, por exemplo: o setor de finanças, responsável pela autorização e controle de

pagamento das faturas dos materiais recebidos; os almoxarifados, que lidam com o armazenamento

dos materiais; e, o setor responsável pelo planejamento de estoques que determina as quantidades a

serem compradas e os seus prazos de entrega.

Essa interação deve ocorrer da forma mais eficiente possível, a fim de que tais esforços se

somem. A área de compras interage intensamente com todas as outras, recebendo e processando

informações, como também alimentando outros departamentos de informações úteis as suas tomadas

de decisão (MARTINS & ALT, 2006).

Portanto, é possível entender a função compras como uma função administrativa, responsável

por envolver em uso corrente a administração de materiais, que determina as fontes de fornecimento, o

controle do almoxarifado até a entrega nos pontos finais de produção. Além disso, é uma função que

trabalha com cronogramas, origem, quantidade, custo e qualidade (HEINRITZ E FARRELL, 1983).

Para a operacionalização dessas tarefas, o setor de compras de uma organização deve possuir

em seu quadro executivo talentos compatíveis com a função. São profissionais que devem estar

preparados para lidar com tecnologia moderna, os avanços da informática e com o desenvolvimento,

implantação e controle de novas técnicas gerenciais (GONÇALVES, 2007).


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2.1 OBJETIVOS DA FUNÇÃO COMPRAS

O objetivo básico da atividade de compras é garantir à organização a satisfação geral das suas

exigências de produtos e materiais, bem como dos equipamentos e insumos necessários a sua

operacionalidade, devendo, portanto, ser negociado e adquirido com baixo custo, de acordo com os

padrões de qualidade determinados, tendo os fornecedores como parceiros (POZO, 2008).

Para Baily (2000) os objetivos da função compras são: suprir a organização com um fluxo

seguro de materiais e serviços para atender a suas necessidades; assegurar continuidade de

fornecimento de suprimento para manter relacionamentos efetivos com fontes existentes; comprar

eficientemente; administrar estoques para proporcionar o melhor serviço possível aos usuários, ao

menor custo; e, desenvolver funcionários, políticas, procedimentos e organização para assegurar o

alcance dos objetivos previstos.

De acordo com Martins e Alt (2006), esses objetivos devem estar alinhados aos objetivos

estratégicos da empresa, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Isso implica no

desenvolvimento de uma função de compras cada vez mais dinâmica e que utiliza tecnologias para o

desenvolvimento de suas atividades, como o EDI (troca eletrônica de dados), a Internet, cartões de

crédito e leilões.

2.2 ETAPAS DO PROCESSO DE COMPRAS

De acordo com Arnold (1999) o processo de compras de materiais tradicionais deve ser

composto por oito etapas, como descritas a seguir.

Etapa 1: Receber as requisições de compra

O usuário emite uma requisição de compra, conforme a sua necessidade de material. A área de

compras só é envolvida no momento do recebimento dessa requisição. É nela que se compreende o

recebimento dos documentos e a montagem do processo de compra.


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Etapa 2: Analisar as requisições de compra

A área de compras verifica se o que foi solicitado na requisição de compras pode ser atendido.

Caso haja alguma não conformidade, a área negocia com o usuário novas condições para compra e

entrega do material que está sendo solicitado.

Etapa 3: Selecionar fornecedores

Tendo em mãos a requisição de compras, o comprador verifica quais são os fornecedores

disponíveis e emite estas requisições para cada um, com a finalidade de realizar cotações de preço. Os

fornecedores preenchem os valores dos materiais e devolvem para o comprador, o qual realiza a

análise das cotações e seleciona o fornecedor mais apropriado.

É nessa etapa que são identificados e selecionados os fornecedores para a respectiva

concorrência da aquisição do material e/ou serviço solicitado.

Etapa 4: Negociar o preço

Depois de selecionar o fornecedor, o comprador negocia melhores condições de compra com

este, a fim de reduzir o valor da compra e também conseguir melhores condições de pagamento e

entrega do material.

Onde se identifica o preço certo, etapa que analisa, avalia e negocia as propostas dos

fornecedores.

Etapa 5: Emitir pedidos de compra

Tendo as condições da compra acertadas, o comprador emite um pedido de compra e o envia

para o gerente aprovar. Após isso, o fornecedor é informado sobre o fechamento do negócio, o pedido

é arquivado e é informado ao usuário quando a compra foi efetuada.

A ordem de compra é emitida e enviada para o fornecedor escolhido para fornecer o material

e/ou serviço cotado. Quando o fornecedor aceita a ordem de compra, esta se torna um contrato legal

para a entrega das mercadorias.

Etapa 6: Fazer um acompanhamento

Para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos a área de compras realiza um

acompanhamento do pedido junto ao fornecedor. É onde diligencia a entrega do material comprado

(follow-up).


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Etapa 7: Receber e aceitar as mercadorias

O usuário é o responsável por receber e aceitar os materiais comprados. Nesse momento é

comparado o pedido de compras com a nota fiscal dos materiais que estão sendo entregues. Se tudo

estiver correto, o usuário recebe o material, caso contrário o comprador é acionado para resolver as

discordâncias entre o pedido e o material recebido.

Os materiais recebidos pela área de recebimento são verificados para se certificar se os itens

correspondem às quantidades certas e a qualidade.

Etapa 8: Aprovar a fatura para pagamento do fornecedor

Junto com a entrega do material é enviada a nota fiscal referente ao material entregue para que

seja efetuado o pagamento ao fornecedor. É de responsabilidade da área de compras conferir esta nota

e também enviá-la à área financeira.

3. CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO

A empresa em estudo é a Casa Cor Construções LTDA, localizada no município de Afogados

da Ingazeira. É uma empresa varejista de pequeno porte que comercializa materiais de construção e

está presente no mercado desde 1° de Junho de 2008. Conta com três empregados e é administrada por

dois sócios.

Para operacionalização das atividades, um empregado trabalha no caixa e realiza o lançamento

de notas fiscais no sistema, os outros dois colaboradores são responsáveis pela movimentação dos

produtos (descarregar e despachar material). Todos realizam atendimento ao cliente e efetuam a

limpeza da loja. Os dois sócios atuam na parte administrativa da empresa.

Os proprietários não possuem formação na área administrativa, apenas um dos sócios realizou

um curso técnico oferecido pelo SEBRAE. São formados em fisioterapia e arquitetura.

A loja de construção oferece produtos elétricos (cabos, fios, chuveiros elétricos, lâmpadas,

luminárias, resistências, disjuntor, caixa de medição, conector para haste, haste de aterramento),

produtos hidráulicos (canos, joelhos, curva) e materiais para banheiro (espelheiro, cantoneira, louças

sanitárias, armários). Também trabalha com diversas marcas dos produtos de tintas, massas corridas,

vendas de forro PVC, porcelanato e pincéis.


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Os principais clientes são pedreiros, eletricistas, construtores e imobiliária. A empresa efetua

entregas na área urbana e rural do município e nas cidades circunvizinhas (Tabira, Ingazeira, Iguaraci e

Carnaíba).

Dentre as marcas ofertadas aos clientes, estão: Lorenzetti, Krona, Amanco, Celite, Viqua,

Nambei, Mezzaroba, Condumig, Irwin, Iquine, Coral, Verbras, Brasilit, Taschibra, Perfilplast, Attena,

Pointer, Deca, Astra e Tigre. As compras dos materiais podem ser realizadas de duas maneiras: direto

da fábrica ou através de distribuidores, como por exemplo, Tupan Construções e Esperança Nordeste.

O forte da empresa é a comercialização de cerâmicas. Para os gestores, a forma de pagamento

(seis meses), a rapidez da entrega (dois dias após a solicitação do pedido) e o valor considerado baixo

para comprar, ajudam a empresa manter-se bem financeiramente, em épocas de baixas de venda no

mercado. Em contrapartida, o espaço pequeno para armazenamento interfere negativamente na

quantidade de produtos que podem ser ofertados aos clientes.

Com relação às cerâmicas, existem dois fornecedores que são a Escurial e Incenor. O leque de

opções de marcas irá ser ampliado assim que for construído um galpão dentro da própria cidade. A

organização pretende tornar-se distribuidora de cerâmicas para várias empresas dentro do município de

Afogados da Ingazeira.

Com um faturamento mensal de aproximadamente R$ 75.000,00 (setenta e cinco mil reais)

mensais, apresenta como meta para 2015, o faturamento de R$ 100.000,00 (cem mil reais) mensais.

4. MATERIAL E MÉTODOS

Inicialmente, para a elaboração desse trabalho, foi realizada uma pesquisa bibliográfica para

maior conhecimento teórico sobre o tema. Foram utilizadas como fontes de pesquisa os livros,

periódicos e artigos científicos.

A presente pesquisa caracteriza-se como descritiva e exploratória. É descritiva porque visa a

observação, o registro, análise, classificação e interpretação dos fatos, sem que o pesquisador faça

qualquer interferência. E é exploratória porque tem como objetivo a formulação de questões ou de um

problema, que possui três finalidades: desenvolver hipóteses; aumentar a familiaridade do pesquisador

com um ambiente, fato ou fenômeno, para a realização de uma pesquisa futura mais precisa; ou,

modificar e clarificar conceitos (PRESTES, 2008; MARCONI & LAKATOS, 2003).

Foi utilizada a abordagem qualitativa na pesquisa, pois essa tem o ambiente natural como fonte

direta de dados e o pesquisador como instrumento fundamental. Os estudos denominados qualitativos

têm como preocupação a matéria e a análise do mundo empírico em seu ambiente natural. Nessa


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abordagem valoriza-se o contato direto e prolongado do pesquisador com o ambiente e a situação que

está sendo estudada, pois para esse um fenômeno pode ser mais bem observado e compreendido no

contexto em que ocorre. (GODOY, 1995).

E o contexto foi a organização em estudo, caracterizando o método dessa pesquisa como um

estudo de caso. Esse diz respeito a observação de determinado fenômeno, em seu contexto atual e por

meio de múltiplas perspectivas, no qual o observador não manipula os sujeitos envolvidos e não

influencia a configuração do fenômeno (HOPPEN, LAPOINTE & MOREAU, 1996).

O processo de observação das atividades da organização e coleta de dados ocorreu do período

de 07 de maio a 18 de julho de 2014. Os dados foram coletados através de documentos da organização

e entrevista semiestruturada com os gestores/sócios da empresa.

5. SITUAÇÃO PROBLEMA

A partir dos dados coletados na organização em estudo foi possível identificar que não existe

um parâmetro para se determinar o momento certo de realizar uma compra. O que existe é o

fornecimento de uma lista de materiais, com itens que estão faltando na loja e em quantidades

baseadas nas demandas do dia a dia e na experiência do empregado responsável em alertar a falta dos

materiais.

De posse dessa lista, um dos sócios faz a cotação dos materiais, tendo como parâmetros o

preço, a forma de pagamento e o prazo de entrega. A cotação é realizada de duas formas: através do

representante de vendas que visita à empresa ou por e-mail, com consulta a algumas fábricas e

distribuidoras.

Não há questionamento, por parte do gestor, da real necessidade da compra e das quantidades

que constam na lista. E a efetivação da compra depende da disponibilidade financeira daquele

momento. Caso haja possibilidade de compra de todos os itens, a compra é efetuada integralmente,

caso não, faz-se alteração nos itens e nas quantidades, mas sem observar nenhum parâmetro

relacionado ao atendimento ao cliente ou a gestão de estoque.

A empresa possui um software que separa os produtos em 37 grupos e apresenta uma lista de

clientes, de compras efetuadas e de débitos existentes. Descreve todos os itens que são ativos e

inativos, mostrando os valores de custo, venda e quantidade existente no estoque.

Em várias oportunidades, houve falha nesse software, no que diz respeito à quantidade dos

produtos existentes. Os dados obtidos no sistema não são considerados confiáveis, sendo muitas vezes

necessário o empregado ir até o estoque para conferir a existência ou não de um produto. Isto se deve


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ao fato dos empregados não darem baixa do estoque de forma correta. Muitas vezes, ao se devolver um

item à loja, não é dada a entrada do mesmo no controle de estoque, apenas coloca-se o produto na

prateleira para venda.

6. PROPOSTA DE INTERVENÇÃO

Essa proposta de intervenção tem como objetivo sugerir o estabelecimento de uma política de

compra para a organização em estudo. Serão apresentadas, a seguir, sugestões para guiar o processo de

compras da empresa.

Passo 1 – Processo de Conscientização

Para que ocorra êxito na política de compras deve-se deixar evidente os problemas constatados

a todos os envolvidos (gerentes/sócios e empregados). Busca-se o apoio dos gestores, visto que o

processo de compras é centralizado e aleatório.

É nesta etapa que se deve demonstrar a real importância de uma política de compras bem

estruturada para a empresa e as consequências, tanto financeiras como operacionais. Após a aprovação

dos sócios e a conscientização e comprometimento empregados as demais etapas são iniciadas.

Passo 2 – Estabelecimento de uma Política de Compras

Definir todas as etapas que contém o processo de compras da empresa, assim como os

responsáveis pela execução de cada uma das etapas.

Uma parte importante na definição dessa política é a escolha do grupo de fornecedores. Serão

catalogados todos os possíveis fornecedores da empresa, com registro de seus contatos telefônicos,

representantes, linhas de produtos vendidos e prazo de entrega. Além disso, a sugestão é a de que o

processo adotado de suprimentos seja baseado no sistema de revisão contínua. Nesse tipo de sistema, a

solicitação de compra acontece quando um item estocado chega ao seu limite de segurança, que é

definido pela empresa. Ou seja, quando a posição do estoque assume um nível mínimo, previamente

estabelecido, chamado de ponto de pedido, uma quantidade fixa de unidades é solicitada através de um

novo pedido. Sendo que o tempo entre os pedidos pode variar, pois se adequa a demanda.

Assim, é nessa etapa que devem ser definidos e alinhados os parâmetros, que irão auxiliar na

determinação de quanto e quando comprar. Os parâmetros que devem ser definidos pela empresa são,

basicamente:

- O custo unitário, que é o valor unitário da aquisição referente a cada produto no mercado;


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- O custo de transporte, relacionado ao valor pertinente à entrega do produto pelo fornecedor;

- Custo de armazenagem do produto que, na maioria das vezes, gira em toro de 20% a 40% por

ano, sobre os valores mantidos em estoque;

- Custo do pedido, tendo por base as despesas administrativas a ele vinculadas e o valor do

homem-hora do tempo para se fazer o pedido;

- Demanda média, que pode ser definida com base nas quantidades compradas pelos clientes,

nos últimos 12 meses; e,

- Tempo médio de entrega do pedido. Caso seja realizada por distribuidor, o tempo de entrega é

de, aproximadamente, 15 dias. Caso seja realizada direto da fábrica, o tempo de entrega tem que ser

previsto, já que esse é bem variável.

Passo 3 – Ajuste do Sistema de Informação

Promover o ajuste do sistema de informação existente com a nova política de compra, é

fundamental. Esse ajuste é simples e sem custos adicionais. O objetivo é que o sistema registre a

entrada e saída de todos os itens, fazendo com que não existam disparidades das quantidades

registradas no sistema com as quantidades existentes no estoque.

Passo 4 – Realizar treinamentos

Nessa fase será realizado o treinamento dos responsáveis e da equipe envolvida, com a

finalidade de conscientizar sobre a real importância da entrada correta de dados no sistema e de como

deve ocorrer à inserção de dados no programa da empresa.

Passo 5 – Verificação e Ajustes

A etapa de verificação consistirá em observar se o sistema implantado está respondendo

adequadamente a real necessidade da empresa. As ações serão observadas e monitoradas, no período

de três meses, levando em consideração os seguintes resultados:

- Atendimento as reais necessidades da organização;

- Não ocorrência de falta mercadoria necessária;

- Eficácia do sistema operacional reestruturado;

- A minimização dos custos relativos ao transporte e a mercadoria, devido a uma melhor

programação de compras;


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- Melhor atendimento com base na real necessidade das quantidades dos produtos,

minimizando o valor do estoque, ou seja, de mercadoria parada;

- Efetuação de compras no tempo correto com base em um sistema preciso; e

- Efetivação no atendimento as requisições dos consumidores, ora em relação a preços

menores, ora que os produtos desejados estejam disponíveis nas quantidades almejadas.

7. CONCLUSÃO

Ao considerar o lucro como fator primordial, a empresa abandona sua zona de conforto e visa

melhores resultados, com o intuito de se manter em uma posição privilegiada em relação aos seus

concorrentes.

Para consecução dos seus objetivos, a organização deve levar em consideração diversos fatores,

como a gestão de compras, que se configura como sendo de suma na importância na medida em que

afeta a organização como um todo, levando em consideração elementos que vão desde a minimização

dos custos até a eficiência no atendimento dos anseios dos clientes.

Desta forma, não seria diferente na empresa Casa Cor Construções, para tanto é preciso revisar

o seu modo de efetuar compras, que se baseia apenas na intuição do funcionário e na confiança do

gestor para com o colaborador.

É necessário adotar uma política de compras que tenha como base um sistema de informação

que aponte quais os produtos que se devem comprar, quais as quantidades e quando comprar. Verificar

a real necessidade da loja, levando em consideração os produtos que faltam, as quantidades existentes

no estoque e as reclamações feitas pelos clientes, com a intenção de aumentar sua eficiência.

Todavia para tudo isso ocorra é de fundamental importância que os gestores e os colaboradores

vejam a etapa de compra como um diferencial para manter - se no mercado e atender as expectativas

dos clientes, que é o verdadeiro fator da empresa continuar a existir.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ARNOLD, J. R. T. Administração de materiais. São Paulo: Atlas, 1999.

BAILY, P. et al. Compras princípios e administração. São Paulo: Atlas, 2000.

DIAS, M. A. P. Administração de materiais: uma abordagem logística. 5. ed. São Paulo: Atlas,

2010.

GONÇALVES, P. S. Administração de materiais. 2. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2007.


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GODOY, A. S. Introdução à pesquisa qualitativa e suas possibilidades. Revista de Administração de

Empresas, n. 35, v. 2, p. 57-63. 1995.

HEINRITZ, S. F.; FARRELL, P. V. Compras: princípios e aplicações. São Paulo: Atlas, 1983.

HOPPEN, N.; LAPOINTE, L.; MOREAU, E. Um guia para a avaliação de artigos de pesquisa em

sistemas de informação. Revista Eletrônica de Administração, v.2, n.2, p. 1-34, 1996.

MARCONI, M. D.; LAKATOS, E. M. Fundamentos da metodologia científica. 5. ed. São Paulo:

Atlas, 2003.

MARTINS, P.G., ALT, P.R.C. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 2. ed. São

Paulo: Saraiva. 2006.

POZO, H. Administração de recursos materiais e patrimoniais. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2008.

PRESTES, M. L. M. A pesquisa e a construção do conhecimento científico. 3. ed. São Paulo:

Rêspel, 2008.

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