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SAPHETYGOV | Matriz de Erros e Omissões

MAIO, 2014

Offer Management

www.saphety.com

AGENDA

1. INTRODUÇÃO

2. INTERVENIENTES E REGRAS

3. PROCESSO DE REPORTE DE

ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS

DA MATRIZ DE QUANTIDADES


O Código dos Contratos Públicos (CCP) não possui uma definição exata para o termo erros e omissões.

Assim, remete-se a definição para outras publicações. Com base em vários cadernos de encargos ou

modelos tipo de contratos de obras internacionais de dimensão significativa, apontam-se as seguintes

definições para os termos:

• Erro: incorreções ou inexatidões nos desenhos e nas especificações, incluindo nomeadamente a

aplicação de padrões errados, cálculos errados ou erros de medições;

• Omissões: falha na inclusão de itens necessários, como por exemplo omissão de elementos de um

padrão ou modelo, ou enganos sobre condições do terreno.

Erros e Omissões: principais artigos do CCP

Artigo 61.º

Erros e omissões do caderno de encargos

Artigo 376.º

Obrigação de execução de trabalhos de suprimento de erros e omissões

Artigo 377.º

Preço e prazo de execução dos trabalhos de suprimento de erros e omissões

Artigo 378.º

Responsabilidade pelos erros e omissões

INTRODUÇÃO

MATRIZ DE ERROS E OMISSÕES

AGENDA

1. INTRODUÇÃO






• JÚRI / ENTIDADE COMPETENTE PARA DECISÃO DE CONTRATAR

• Parametriza o processo com/sem utilização da matriz de erros e omissões;

• Notifica o projetista dos erros e omissões reportados;

• Analisa os erros e omissões reportados e gera a matriz final de erros e omissões;

• Atualiza a matriz inicial com base na resposta aos erros e omissões;

• Visualiza o histórico de matrizes

• PROJETISTA (FACULTATIVO)

• Analisa e responde à matriz enviada pela entidade adjudicante;

• Visualiza o histórico de matrizes

• FORNECEDORES

• Reporta erros e omissões através da matriz de erros e omissões ou por reporte genérico;

• Visualiza os erros e omissões reportados pelos interessados em formato de matriz;

• Visualiza versão final da matriz de erros e omissões.

INTERVENIENTES E REGRAS (1/3)

MATRIZ DE ERROS E OMISSÕES


OptimusO número 1 do artigo 61.º o Decreto-Lei n.º 18/2008 refere que os interessados

devem apresentar uma lista onde se identifique, expressa e inequivocamente, os

Erros e Omissões do caderno de encargos.

A lista de Erros e Omissões deve ser reportada até ao quinto sexto do prazo

fixado para a apresentação das propostas, ficando o prazo automaticamente

suspenso se houver uma lista entregue por algum interessado até à respetiva

decisão, ou na sua ausência, até ao termo do prazo fixado para apresentação de

propostas.

Todos os interessados são notificados das listas entregues e das respostas às

mesmas.

O prazo deverá ser prorrogado pelo mesmo período que demorou a resposta do

órgão competente a partir do quinto sexto do prazo fixado.

MATRIZ DE ERROS E OMISSÕESINTERVENIENTES E REGRAS (2/3)


Optimus

Período compreendido entre o 5/6 e o 6/6 do prazo para apresentação de propostas:

• O procedimento ficará no estado de “Em Suspensão de Propostas”, se existirem erros & omissões não

respondidos durante este período.

Casos os mesmos sejam respondidos durante este período, a plataforma irá adicionar ao prazo de

apresentação de propostas o período de tempo equivalente aquele em que o procedimento se encontrou

no estado de “Em Suspensão de Propostas”.

Caso a Entidade Adjudicante entenda que o prazo a adicionar deva ser superior ao prazo em que o

procedimento se encontrou em “suspensão de proposta”, deverá então recorrer à ação de retificação do

procedimento ou prorrogação de prazo.

Erros & Omissões não respondidos até ao 6/6 do prazo de apresentação de propostas:

• De acordo com artigo 61.º nº3 do CCP, se até ao 6/6 do prazo a entidade adjudicante não tiver procedido

à resposta de um erro e omissão, a plataforma adiciona ao prazo mais 1/6 para o prazo de apresentação

de proposta e o erro omissão será classificado como recusado.

Sendo enviada automaticamente uma notificação para todos interessados, informando-os da recusa dos

respetivos erros e omissão e do novo prazo para apresentação de propostas.

O procedimento ficará novamente no estado de “Apresentação de Propostas”.

MATRIZ DE ERROS E OMISSÕESINTERVENIENTES E REGRAS (3/3)

AGENDA

1. INTRODUÇÃO






MATRIZ DE ERROS E OMISSÕESPROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES



COMPRADOR

Com o Perfil de Comprador, durante a criação de um procedimento, no passo número 3 “Estrutura e

Condições” e após a submissão da matriz de quantidades, passa a estar disponível uma nova funcionalidade

que permite a utilização de uma matriz de erros e omissões.

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http://doc.saphety.com/site/conteudos/saphetygov/docs/UTL_Manual_003_P_-_Elaboracao_Matriz_de_Quantidades.pdf



COMPRADOR

Para consultar a data limite durante a qual os fornecedores poderão apresentar erros e omissões, o utilizador

deverá aceder ao menu “A Aguardar Respostas”, selecionar o procedimento e verificar a data existente no

campo Apresentação de Erros e Omissões: Data Limite, conforme exemplo abaixo:

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COMPRADOR

Até à data limite para a apresentação de erros e omissões



COMPRADOR

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Até à data limite para a apresentação de erros e omissões, o comprador poderá consultar quais os

fornecedores que detetaram erros e omissões, o dia/hora da sua colocação, as correções apresentadas e

proceder à análise dos erros e omissões da matriz de quantidades.

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COMPRADOR

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Ao exportar e abrir o ficheiro Excel, estarão disponíveis 3 folhas: Análise de Erros e Omissões, Erros e

Omissões:

• Análise de Erros e Omissões: folha onde se encontra listada a matriz Original, todos os erros e omissões

apresentadas pelos fornecedores, a análise do projetista (se existir) e a análise da Entidade Adjudicante.

Esta folha deve permitir à entidade guardar as alterações que pretende fazer à matriz, através do

preenchimento da sua área de análise;

• Erros: folha de consulta onde são listados todas os erros apresentados pelos fornecedores;

• Omissões: folha de consulta onde são listadas todas as omissões apresentadas pelos fornecedores



COMPRADOR

• Erros

Na folha Lista de Erros Apresentados terá disponível para consulta todos os erros reportados pelos

Fornecedores ao Mapa de Quantidades submetido pela Entidade.

No exemplo abaixo o Fornecedor SaphetyGov 1 não concorda com a Descrição, Unidade de Medida e

Quantidade apresentadas pela Entidade.



COMPRADOR

• Omissões

Na folha Lista de Omissões Apresentadas terá disponível para consulta todas as Omissões reportadas pelos

Fornecedores ao Mapa de Quantidades submetido.

No exemplo abaixo, o Fornecedor SaphetyGov 1 quer introduzir um artigo ao Capítulo 2 com o código 2.06,

com a Descrição “Demolição de varandas e pilares”, em que a Unidade de Medida é “m3”, Quantidade “50” e

Preço Referência “50,3”.



COMPRADOR

• Análise de Erros e Omissões (1/5)

Na folha de Análise de Erros e Omissões terá disponível uma área para reportar todos os Erros e Omissões que

considerar serem aceites.

No exemplo abaixo, o Fornecedor SaphetyGov 1 não concorda com a Descrição, Unidade de Medida e

Quantidade apresentadas pela Entidade.



COMPRADOR


Na folha de Análise de Erros e Omissões terá disponível uma área para reportar todos os Erros e Omissões que

considerar serem aceites.

No exemplo abaixo, a Entidade terá que decidir se concorda ou não com os erros/omissões apresentados pelo

Fornecedor (Passo 6) e introduzir os respetivos valores finais (Passo 7).

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COMPRADOR


Após efetuar a gravação do ficheiro com a análise de erros e omissões, o utilizador terá que importar a

matriz para a plataforma.

Será visível a mensagem de importação com sucesso, ou caso ocorram erros, a plataforma irá listar os

mesmos.

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COMPRADOR


Após a aprovação e importação da Matriz de Erros e Omissões, o utilizador terá de atualizar a Matriz de

Quantidades, através da opção “Mapa Final Erros e Omissões da Matriz”.

Esta ação permite atualizar a Matriz de Quantidades associada ao procedimento com o conteúdo da Matriz

final constante do Mapa Final de Erros e Omissões, resultado do último Mapa de Análise de Erros e Omissões

importado na plataforma. Na sequência desta atualização, todos os interessados com acesso ao procedimento

passarão a partir desse momento a visualizar e utilizar essa Matriz de Quantidades para efeitos de

apresentação de propostas. Esta ação não dispensa a resposta aos erros omissões apresentados.

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COMPRADOR


Após submeter e atualizar a Matriz de Erros e Omissões o utilizador terá que verificar se todos os erros e

omissões estão respondidos. Se houver algum erro ou omissão por responder terá que ser respondido como no

exemplo abaixo.

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COMPRADOR

Após a data limite para a apresentação de erros e omissões



COMPRADOR

• Suspensão (1/4):

Após a data limite para a apresentação de erros e omissões, e em caso de ter sido apresentado algum erro

e/ou omissão por parte de um fornecedor, que não tenha sido respondido pela entidade, o procedimento irá

ficar em suspensão de apresentação de proposta.

Neste caso, para consultar o procedimento terá de aceder ao menu “Em suspensão”, conforme exemplo

abaixo:



COMPRADOR


A Entidade pode enviar a informação reportada pelos fornecedores para o Projetista, através do botão

"Notificar Projetista". Desta forma está a disponibilizar aos utilizadores definidos com este perfil no

procedimento em causa, o acesso parcial ao procedimento (apenas à área de Erros e Omissões do separador

“Peças”). O Projetista deve exportar o mapa e importá-lo com a sua análise.

PROJETISTA

(OPCIONAL)



COMPRADOR


Após a importação da matriz de erros e omissões analisada pelo Projetista, a Entidade irá receber uma

notificação a informar que se encontra disponível a versão da matriz submetida e analisada pelo mesmo.

A Entidade poderá visualizar a matriz enviada pelo Projetista no histórico ou exportar o ficheiro na opção

“Análise Erros e Omissões da Matriz”.

PROJETISTA

(OPCIONAL)



COMPRADOR


Feita a atualização da matriz de quantidades (Passos 3 a 12), terá de se proceder ao levantamento da

suspensão do prazo de apresentação das propostas.

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COMPRADOR

Para terminar, poderá verificar a matriz de quantidades atualizada no separador “Visão Geral”, navegando até

ao ponto “Matriz de Quantidades”.

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