Por este motivo, é vulgar estes processos ocuparem muito tempo dos recursos da empresa e estarem sujeitos a erros materialmente relevantes. Dentro destes processos encon-

tram-se os processos de reconciliação contabilística, e mais concretamente o processo de reconciliação bancária.O processo de reconciliação bancária exige normalmente um esforço elevado. Podem ser necessárias várias pessoas e dias por mês para efetuar a integração do extrato e proceder às reconciliações. Este esforço, que muitas vezes nos parece exagerado tendo em consideração a aparente simplicidade do processo, pode influenciar o cumprimento de calendários de fecho de mês.

Num mundo em que todos dão uma grande importân-cia à eficiência dos recursos e à rapidez de execução de tarefas, há ainda processos empresariais cuja importância nem sempre é devidamente valorizada,

não sendo por isso alvo de otimização.

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A Reconciliação Bancária eos seus desafios

RECONCILIAÇÃO BANCÁRIA

Estrada de Alfragide, nº107, A22610-008 AlfragideT.: +351 21 471 06 46E.: milestone@milestone.pt

Nos sistemas SAP, a tesouraria (mais concretamente a reconciliação bancária), é a área com maior dificuldade de integração, muitas vezes preterida por soluções externas. No entanto, estas soluções necessitam de interfaces com o SAP e raramente disponibilizam informação em tempo real. Os principais entraves ao processo têm sobretudo três origens:

A integração dos extractos dos bancos: Os extratos de muitos bancos portugueses apresentam formatos nativos, raramente compatíveis com SAP, o que origina um esforço acrescido para a implementação desta integração.

A configuração de critérios de reconciliação automática é complexa: Exige desenvolvimentos adicionais, não permite uma análise prévia da reconciliação final e, geralmente, é feita de forma manual em ecrãs que não facilitam uma análise clara dos movimentos da contabilidade e extracto bancário.

A dificuldade de realizar a reconciliação bancária em SAP de forma eficiente: Os limites atuais dos sistemas SAP nesta área levam a que algumas empresas optem por ferramentas externas, que, apesar de serem de fácil utilização, implicam grandes esforços de desenvolvimento e manutenção.

Fruto da experiência dos nossos consultores, desenvolvemos um produto para facilitar este processo.

Concebido para ser genérico e flexível, adapta-se a diferentes situações. Apresenta as seguintes vantagens:

- Uniformiza descritivos;- Define critérios de reconciliação;- Possibilita reconciliar de forma manual

(através de drag & drop) ou automática;- Grava processos de reconciliação para

edição posterior, antes do efetivo registo na contabilidade;

- Permite dar baixa de valores do extrato que não tenham sido registados na contabilidade;

- Regista as reconciliações na contabilidade, após a sua análise e aprovação.

Através de um relatório, é possível ter uma visão integrada para todas as contas bancárias do seu saldoContabilístico, saldo reconciliado e saldo bancário bem como a justificação das diferenças entre estes saldos.

- Formatos para alguns bancos nacionais;

- Formato internacional MT940;- Resposta “out of the box” à importação

de extratos de vários bancos;- Ferramenta de mapeamento dinâmica

e flexível para permitir a interpretação de outros formatos.

O desafio

A solução Milestone

Projetos referência

Registo dos extratos na contabilidade de forma imediata (no momento de upload) ou de forma diferida;

Integração de vários extratos por dia: útil quando existe um volume muito grande de movimentos bancários por dia;

Conversão de motivos de operação: Permite a configuração de regras de conversão com base na informação do extrato para que possa depois o movimento possa ser tratado de forma distinta;

Upload de vários ficheiros dentro da mesma pasta, para permitir uma automatização do processo;

Registo de “logs” de integração de extratos em ferramentas standard de logging, consultáveis no sistema para que seja possível a análise e correção de erros;

Definição de até vinte critérios de reconciliação automática que geram uma proposta de reconciliação que pode ser analisada, alterada e até eliminada pelo utilizador antes de lançar;

Extração de relatórios que permitem a análise do saldo contabilístico, bancário e reconciliado bem como os movimentos que justificam as diferenças destes saldos.

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Integração Reconciliação Análise