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Redação de Documentos Oficiais

Ten. Mesquita

Elementos Essenciais da Comunicação

A Língua Portuguesa é o meio oficial para nos

comunicarmos em nosso país. Diante da necessidade de

padronizar, uniformizar e simplificar os atos administrativos no

exercício de nossas atividades da Administração Pública do

Poder Executivo Estadual, o Decreto Estadual RJ nº 44.970, de

25 de setembro de 2014, aprova o Manual de Redação Oficial

do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro, todo redigido

com base na norma culta da Língua Portuguesa.


Considerando a importância desse Manual para

a rotina administrativa das Unidades da PMERJ, o

Decreto supracitado foi transcrito no Aditamento ao

Boletim da Polícia Militar nº 218, de 28 de novembro de

2017, o qual determina sua observância por todas as

Unidades da Corporação.


O processo de comunicação consiste na

transmissão de informação entre um indivíduo (o

emissor), e um público-alvo (o receptor), para passar

uma mensagem, ou seja, um conteúdo. Para isso, é

necessário optar por um código (a linguagem

utilizada), e ainda um canal (o meio pelo qual tal

mensagem será transmitida).


Emissor – é aquele que emite, ou seja, que pronuncia ou envia

uma mensagem. O emissor também é considerado remetente.

Receptor – é aquele que recebe a mensagem enviada pelo

emissor. Como a mensagem é destinada a ele, também é chamado

de destinatário, ou seja, é o público-alvo da mensagem enviada

pelo emissor/remetente.

Mensagem – é o conteúdo que é expedido, enviado, ou seja,

o que se quer transmitir, dizer, explicar, documentar.


Código – o modo como a mensagem é transmitida

(forma escrita, forma oral, através de gestos, etc).

Canal – é a fonte, o meio utilizado para transmitir a

mensagem (revista, livro, jornal, rádio, TV, etc).

Contexto – situação que envolve emissor e receptor,

cenário crucial para o entendimento pleno da mensagem.


3C REM

• CANAL – o meio utilizado para transmitir a msg, o objeto, a fonte;

• CÓDIGO – o modo como a msg é transmitida;

• CONTEXTO – situação em que ocorre a msg entre os sujeitos;

• RECEPTOR – aquele que recebe a msg;

• EMISSOR – aquele que emite a msg;

• MENSAGEM – a informação, o conteúdo que é transmitido;

Características dos Textos Oficiais

Para que a redação dos textos oficiais atinja

sua finalidade (estabelecer a comunicação

necessária com impessoalidade e clareza), devemos

zelar para que a linguagem utilizada atenda alguns

requisitos básicos, tais como: correção,

impessoalidade, objetividade, clareza, concisão,

coerência, coesão textual e padronização.


Tais requisitos são importantes tanto na elaboração

textual, quanto na visual, pois facilitam a consulta, a leitura e o

acesso à informação por qualquer indivíduo, além de

chancelarem unidade e integração entre órgãos e entidades

que compõem a Administração Pública. Logo, a boa

expressão escrita deve ser entendida como condição para a

publicidade e eficiência da comunicação administrativa.


Além disso, vale a pena mencionar que os textos oficiais

podem ser caracterizados como documentos, portanto fazem

parte da história de comunidades, instituições, setores e até

mesmo de seus respectivos funcionários.

Vamos entender cada um dos requisitos apresentados

de forma mais detalhada.


IMPESSOALIDADE

A impessoalidade caracteriza-se pelo emprego

de verbos e pronomes na terceira pessoa do singular,

com o intuito de conferir ao texto isenção e

imparcialidade. Portanto, o tratamento impessoal

deve ser utilizado nas comunicações oficiais.


IMPESSOALIDADE

De acordo com o Manual de Redação de Documentos Oficiais (Adit.

Ao Bol da PM 218, de 28 Nov 17), a impessoalidade nos documentos

caracteriza-se:

Da ausência de impressões individuais de quem comunica;

Da impessoalidade de quem recebe a comunicação; e

Do caráter impessoal do próprio assunto tratado.

Características dos Textos OficiaisCORREÇÃO E OBJETIVIDADE

Você aprendeu ao longo da educação escolar que a correção gramatical

baseia-se no respeito às normas, nos princípios do idioma e às regras gramaticais e

ortográficas. No nosso caso, o idioma estudado desde nossa alfabetização é a Língua

Portuguesa. De acordo com o Manual de Redação de Documentos Oficiais, os textos

construídos nos documentos oficiais devem evitar os solecismos (erros de sintaxe), as

deformações (erros na forma das palavras), os cruzamentos (troca de palavras

parecidas), os estrangeirismos(emprego abusivo de palavras ou expressões estrangeiras),

os arcaísmos (emprego de palavras e expressões antiquadas) e os neologismos (palavras

novas, cujo sentido é ainda instável).


CORREÇÃO E OBJETIVIDADE

A objetividade consiste no uso de termos

adequados para que a ideia seja transmitida

rapidamente pelo receptor, portanto um texto

objetivo deve ter clareza nas ideias transmitidas.


CORREÇÃO E OBJETIVIDADE

Palavras desnecessárias ou supérfluas, adjetivação excessiva, repetição

de termos devem ser evitados, pois comprometem a eficácia do documento.

Nos documentos oficiais, ou seja, nas comunicações técnicas e

burocráticas, a linguagem deve ser utilizada com objetivos pragmáticos, portanto

é necessário observar que as informações expostas devem ser descritivas,

narrativas e explicativas, logo não devem partir de premissas de convencimento.


CLAREZA E CONCISÃO

Nos atos administrativos, clareza significa inteligibilidade, ou seja, a

capacidade de perceber e compreender de forma eficiente determinada

informação. Portanto, a organização mental e a riqueza de vocabulário são

qualidades essenciais para a busca de uma perfeita adequação dos termos em

um texto dissertativo bem escrito.

Deste modo, o texto considerado claro é aquele que evita ao máximo o

uso de ideias e frases de duplo sentido, facilitando assim o entendimento do leitor.

A clareza deve ser o elemento básico de todo texto oficial.

Características dos Textos OficiaisCLAREZA E CONCISÃO

Veja os pontos que o Manual de Redação de Documentos Oficiais destaca:

o A impessoalidade, evitando duplicidade de interpretações;

o O uso de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição, avesso a vocábulos de

circulação restrita, como a gíria e o jargão;

o A formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;

o A concisão, que permite ao texto transmitir sua ideia com o mínimo de palavras. A utilização

desse elemento atende ao princípio da economia linguística, ou seja, ausência de palavras

supérfluas que podem vir a confundir a ideia principal do texto.


COERÊNCIA E COESÃO

A coerência textual é a relação lógica entre as ideias, o

que faz um texto possível de se entender, ou seja, o resultado da

não contradição entre as partes do texto. Para produzir um texto

coerente, fatores como o conhecimento linguístico e o

conhecimento geral que o emissor e o receptor possuem faz todo

o diferencial. Ainda assim, cabe ao emissor, como já vimos até o

presente momento: impessoalidade, objetividade, concisão e a

clareza.



Dessa forma, com base no Manual de Redação Oficial,

devemos produzir um documento oficial respeitando a seguinte

sequência:

• Cronológica, respeitando a temporalidade;

• Espacial, apresentando os elementos mais próximos e depois os

mais distantes; e

• Lógica, isto é, com coerência de raciocínio e de ideias.



Já quanto à coesão, podemos dizer que é a conexão, ou seja, a

ligação entre os elementos de um texto. A coesão pode ser vista na

organização das frases, orações e parágrafos, já que são essenciais para

tecerem o texto como um todo. Desta forma, podemos dizer que os

elementos de coesão em um texto são os conectivos, pois estes

determinam a transição de ideias entre as frases e os parágrafos. Os

conectivos podem pertencer a diferentes classes gramaticais, mas no texto

assumem a mesma função: ligar os elementos.



1) Conectivos

Agora veja alguns exemplos de palavras que, num texto, podem

assumir a função de conectivo ou de elemento de coesão:

Preposições: sob, a, de, para

Conjunções: contudo, para que, quando, embora

Pronomes: ela, seu, este, esse, aquela

Advérbios: já, aqui, agora, assim


PADRONIZAÇÃO

Podemos dizer que a padronização é a utilização de

métricas e parâmetros previamente definidos para a elaboração

de documentos produzidos no âmbito do Poder Executivo do

Estado do Rio de Janeiro. Para tanto, temos o Manual de Redação

Oficial. A padronização tem como objetivo facilitar a comunicação

e interação entre os órgãos, portanto o Manual de Redação Oficial

padroniza as espécies documentais que originam os tipos de

documentos definidos pela ação implicada no ato administrativo.

Características dos Textos OficiaisPADRONIZAÇÃO

Os padrões de produção dos documentos devem seguir as regras

determinadas no Decreto Estadual RJ n° 44.414, de 27 de setembro de 2013,

conforme itens abaixo:

O cabeçalho deve apresentar:

• Brasão do Estado do Rio de Janeiro; e

• Nome do órgão e hierarquia (subordinação).

• O brasão deve seguir o padrão e deve constar somente na primeira folha do

documento, podendo ser colorido ou preto e cinza.


• O nome do órgão e a subordinação devem ser escritos sem abreviações e

devem estar centralizados abaixo do brasão, com as inicias em letra

maiúscula e as demais em letras minúsculas.

• A subordinação não deve exceder três níveis de hierarquia. A fonte e o

tamanho da letra do nome do órgão e do setor devem seguir o padrão Times

New Roman, tamanho 9.

• As margens das páginas devem apresentar configuração: superior/inferior

2,5cm e esquerda/direita 3,0 cm.

• Logotipos de publicidade do Governo podem ser usados em atos

administrativos oficiais, desde que inseridos no rodapé da primeira página.


• Na forma de tipos documentais, os documentos devem apresentar os

seguintes elementos, quando aplicável: Código de Classificação;

Classificação de sigilo; Classificação de precedência; Identificador do

documento; Local e data; Origem; Destinatário; Assunto; Anexos; Rodapé; e

Numeração de folha.

• O código de classificação deve ser inserido no canto superior esquerdo,

conforme tipologia documental correspondente no Plano de Classificação

de Documentos de Atividades-Meio do Estado do Rio de Janeiro, em vigor, e

no Plano de Classificação de Documentos referente às atividades-fim do

órgão, se houver.


• Se o documento produzido for de caráter sigiloso, deve ser inserida

marcação ou indicação de grau de sigilo ou indicação das demais

hipóteses de sigilo que possuam legislação própria, no canto superior

esquerdo, acima do código de classificação, com o respectivo grau

de sigilo, em todas as páginas.

• Se o documento exigir, pela sua natureza, celeridade e prioridade de

encaminhamento na sua tramitação, deve-se inserir carimbo de

classificação de precedência “urgente” ou “urgentíssimo” abaixo da

classificação de sigilo.


• Se o documento possuir anexos, indicar o nome da(s) tipologia(s)

documental(is) anexada(s) e a quantidade de folhas entre

parênteses.

• O endereço do órgão remetente deve ser inserido no rodapé,

que aparecerá somente na primeira página. Deve conter o

nome do órgão por extenso, o endereço completo, e ao menos

um telefone de contato. O rodapé deve ser inserido somente em

documentos de comunicação entre órgãos da Administração

Pública ou entidades privadas.


• A numeração de folhas deve constar em todos os documentos no

canto inferior direito, indicando o número da folha e o número total de

folhas.

Exemplo: Se um documento possuir 3 folhas, cada uma deverá receber a paginação da

seguinte forma: folha 01 de 03, folha 02 de 03 e folha 03 de 03.

• O tamanho e a fonte da letra dos documentos devem seguir o padrão

Times New Roman, tamanho 12, espaçamento entre linhas de 1,5cm e

espaçamento de parágrafo de 1,25 cm.

• Todos os documentos devem ser assinados pela autoridade que o exarou.


5C IPO

• CORREÇÃO – texto correto gramaticalmente e sem vícios;

• CLAREZA – texto de fácil entendimento, inteligível, compreensível;

• CONCISÃO – texto sem palavras supérfluas, que usa o mínimo de palavras possível

• COERÊNCIA – texto sem contradições, que tem lógica entre as ideias;

• COESÃO – texto bem organizado, que utiliza corretamente os conectivos

• IMPESSOALIDADE – texto Isento e Imparcial, uso da 3ª pessoa.

• PADRONIZAÇÃO – texto que segue corretamente o manual de redação

• OBJETIVIDADE – texto rápido e direto, sem rodeios e prolixidade;

Ato Administrativo

Como funcionários públicos, é importante que saibamos definir

o que são os Atos Administrativos. Portanto, na Administração Pública

brasileira, um ato administrativo é um documento juridicamente válido

que concretiza o exercício da função administrativa do Estado.

Assim, vale ressaltar a definição que consta presente no Manual de

Redação Oficial, através de Hely Lopes Meyrelles (2014):

“Ato administrativo é toda manifestação unilateral de vontade

da Administração Pública que, agindo nessa qualidade, tenha por fim

imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar

direitos, ou impor obrigações aos seus administrados ou a si própria.”

Ato Administrativo

Classificação dos Atos Administrativos

É válido comentarmos que os atos administrativos

podem ser classificados quanto ao seu regramento, ao

destinatário, ao alcance, ao objeto, à formação, à estrutura,

à manifestação de vontade, aos efeitos, ao conteúdo, à

situação jurídica que criam, à eficácia, à exequibilidade, à

retratabilidade, ao modo de execução, à natureza da

atividade e à função de vontade administrativa.

Ato Administrativo

Espécies do Ato Administrativo

Agora vamos conhecer os tipos de atos administrativos descritos no

Manual de Redação Oficial:

Atos normativos - são aqueles que contêm um comando

geral do Executivo visando ao cumprimento de uma lei. Podem

apresentar-se com a característica de generalidade e abstração

(decreto geral que regulamenta uma lei), ou individualidade e

concreção (decreto de nomeação de um servidor).

Exemplos: regulamento, decreto, regimento e resolução.

Ato AdministrativoEspécies do Ato Administrativo

Atos ordinatórios - são manifestações internas da Administração Pública

decorrentes do poder hierárquico, disciplinando o funcionamento de órgãos e a

conduta de agentes públicos. Podem ser expedidos por chefes de serviços aos

seus subordinados; logo, não obrigam aos particulares.

Exemplos: instruções, portarias e ordens de serviço.

Atos negociais - são todos aqueles que contêm uma declaração de

vontade da Administração Pública, aptos a concretizar determinado negócio

jurídico ou a deferir certa faculdade ao particular, nas condições impostas ou

consentidas pelo Poder Público.

Exemplos: licença, autorização e permissão.


Atos enunciativos - são todos aqueles em que a Administração Pública

se limita a certificar ou atestar um fato, ou a emitir uma opinião sobre

determinado assunto, constante de registros, processos e arquivos públicos, sendo

sempre, por isso, vinculados quanto ao motivo e ao conteúdo.

Exemplos: certidões, atestados e pareceres.

Atos punitivos - são aqueles que contêm uma sanção imposta pela lei e

aplicada pela Administração Pública, visando a punir as infrações administrativas

e as condutas irregulares de servidores ou de particulares perante a

Administração Pública.

Exemplos: multa administrativa e interdição administrativa.


NORMATIVOS

ORDINATÓRIOS

NEGOCIAIS

ENUNCIATIVOS

PUNITIVOS

ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS

Dentre os documentos que possuem uma padronização

para manifestar os Atos Administrativos, o Manual de Redação

Oficial apresenta os seguintes, a saber: Apostila; Ata; Atestado;

Ato; Carta; Certidão; Correspondência Interna; Decreto;

Deliberação; Despacho; Exposição de Motivos; Instrução

Normativa; Lei; Lei Complementar; Mensagem; Ofício; Ofício

Circular; Ordem de Serviço; Parecer; Pauta de Reunião; Portaria;

Relato de Reunião; Relatório; Requerimento; e Resolução.

ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASAta

Você sabia que classificamos como “ata” um

documento de valor jurídico que consiste no resumo fiel

dos atos, fatos, ocorrências e decisões de sessões,

reuniões ou assembleias, realizadas por comissões,

conselhos, congregações ou outras entidades

semelhantes, de acordo com uma pauta ou ordem do dia

previamente divulgada?


Vamos atentar as partes que compõem uma ata:

Cabeçalho: é composto da palavra “ata”, que deve ser escrita em

letras maiúsculas, seguida do número ordinal da sessão, reunião ou

assembleia e, ainda, o nome do órgão que a subscreve, que deve

constar em negrito e à esquerda;

Texto: o texto deve ser elaborado de forma contínua, sem delimitação

de parágrafos. O texto deve iniciar com data, horário e local de

realização da reunião, tudo por extenso. Em seguida, o objeto da

lavratura da ata, nome e sobrenome das pessoas presentes, com

respectivas qualificações e a quem representa. Posteriormente, deve

constar as declarações do presidente e do secretário, bem como os

assuntos tratados (ordem do dia);


Vamos atentar as partes que compõem uma ata:

Fecho: para encerrar a ata, utilizamos o padrão “nada mais havendo a

tratar... Eu... Secretário Geral, lavrei a presente ata”. Em seguida, deve

constar a assinatura do presidente e do secretário, e na sequência a

assinatura dos presentes, se for o caso. As assinaturas devem estar

centralizadas na ata.

• FIQUE ATENTO: na elaboração final do tipo documental, devem ser

incluídos o código de classificação, a classificação de sigilo e a

classificação de precedência, quando aplicáveis na estrutura do

documento, seguindo as orientações dispostas na seção 2.5 (VII, VIII e

IX) do Manual de Redação Oficial.

ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASAtestado

Atestado é um documento firmado por um servidor

público, em razão do cargo que ocupa ou função que

exerce, a favor de uma pessoa física ou jurídica,

declarando um fato existente do qual tem conhecimento,

e sobre o qual dá fé.

O atestado deve apresentar a seguinte

padronização:

ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASAtestado

Título: deve constar a palavra “atestado” em letras maiúsculas,

negrito e centralizada.

Texto: somente um parágrafo, indicando a quem se refere, o

número de matrícula e a lotação, caso seja servidor, e a matéria do

atestado.

Local e data: devem ser redigidos por extenso e à esquerda.

Identificação: assinatura, nome, cargo e ID funcional da

autoridade com competência legal ou delegada que expede o

atestado. Devem estar centralizados.

ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASC.I – Correspondência Interna

A Correspondência Interna (CI) é o instrumento de

comunicação utilizado para assuntos internos entre chefias de

unidades administrativas de um mesmo órgão. Desta forma, a CI é o

veículo utilizado para as mensagens rotineiras, objetivas e simples, que

não venham a criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem

tratar de assuntos de ordem pessoal.

• Fique atento: a Correspondência Interna substitui o memorando,

cuja nomenclatura não deve ser mais utilizada.


Vamos conhecer as partes obrigatórias em uma CI Com certeza

você já deve ter observado alguma CI durante o exercício da atividade

policial militar, não é

Título: deve conter a sigla CI, seguida da sigla da unidade

administrativa emitente e o número do documento. Todos devem ser

expressos em letras maiúsculas e à esquerda.

Data: deve ser escrita por extenso, na mesma linha do título e

posicionada à direita.


Destinatário: devemos escrever "Para:" antes de mencionar o destinatário. A

posição é à esquerda.

Remetente: devemos colocar "De:" antes do remetente e posicionar à

esquerda.

Assunto: abaixo do remetente, devemos escrever “Assunto” e descrever o seu

teor resumidamente, posicionando, também, à esquerda;

Texto: o texto deve ser paragrafado, de forma a explicar o assunto da CI.

Fecho: finalizar com cortesia. Convém o uso do advérbio "Atenciosamente", à

esquerda.

Identificação: deve conter a assinatura, o nome, o cargo e a ID funcional da

autoridade com competência legal ou delegada, que subscreveu a CI. Todas

as informações de identificação devem estar centralizadas.

ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASDespacho

Um despacho é um ato administrativo ordinatório ou

interlocutório que se constitui em um encaminhamento, com decisão

proferida por uma autoridade administrativa, em matéria que lhe foi

submetida para apreciação. Desta forma, o despacho pode ser

informativo (ordinatório ou de mero expediente) ou decisório.

Fique atento: o Despacho não deve ser exarado na mesma

folha do original submetido à autoridade, e sim em folha separada,

para permitir o correto arquivamento dos autos.

ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASDespacho

Vamos atentar as partes que compõem um despacho

Setor ou nome do destinatário, seguido do órgão, precedido da

preposição adequada, posicionados à esquerda;

Texto que expressa o teor da decisão;

Local e data, por extenso, à esquerda;

Assinatura, nome, cargo e ID funcional da autoridade com

competência legal ou delegada que exara o despacho,

posicionados ao centro;

Rodapé, na posição centralizada.

ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASOfício

Você com certeza já se deparou com muitos Ofíciosna Corporação, não é Vamos defini-lo

Ofício é uma correspondência, por meio da qual se

mantém intercâmbio de informações a respeito de assunto

técnico ou administrativo entre órgãos e entidades da

Administração Pública direta e indireta.

Desta forma, são objetos de ofícios as comunicações

realizadas entre dirigentes de unidades administrativas do

mesmo nível hierárquico, podendo ser também dirigidos aos

particulares.


Vamos atentar as partes que compõem um ofício:

O título apresenta a abreviação "Of.", acompanhado da sigla

do órgão expedidor, sua unidade administrativa, numeração e ano.

Estas informações devem vir à esquerda. O local e data, devem vir por

extenso, à direita, na mesma linha do título.

O endereçamento deve estar alinhado à esquerda, contendo

o nome do destinatário, precedido da forma de tratamento

adequada, cargo (se aplicável) e o endereço.


Em seguida, usar o vocativo apropriado, a palavra

Senhor(a), seguida do cargo (se aplicável) do destinatário e de

vírgula;

O texto deve ser paragrafado, com a exposição do(s)

assunto(s) e o objetivo do ofício.

O Fecho deve ter advérbios de cortesia, tais como:

"Atenciosamente", "Cordialmente" ou "Respeitosamente".

A identificação deve constar da assinatura, nome, cargo e

ID funcional da autoridade com competência legal ou delegada

do emitente do Ofício. Tudo centralizado.

Deve apresentar rodapé centralizado

Boa Prova à todos

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