Redação de Correspondências Oficiais

IFCE

Gervina Brady

Manual de Redação da Presidência da República

1ª edição

1991

2ª edição

2002

3ªedição

2018

Panorama da Comunicação Oficial

Para que haja comunicação

a) alguém que comunique

b) algo a ser comunicado

c) alguém que receba essa comunicação.

A finalidade da língua é comunicar

Fala, Escrita

Redação Oficial no Serviço Público

Alguém que comunique

Serviço público

• Ministério, Secretaria,

Departamento, Divisão, Serviço,

Seção

Algo a ser comunicado

Assunto relativo às atribuições do órgão que

comunica

Alguém que receba essa

comunicação.

O público, uma instituição privada ou outro órgão ou entidade pública

Poder Executivo ou dos outros

Poderes

Redação Oficial

É a maneira pela qual o Poder Público redigecomunicações oficiais e atos normativos

Redação Oficial - Atributos

Clareza e Precisão

Objetividade e Concisão

Coesão e Coerência

Impessoalidade, Formalidade e

Precisão

Atributos da Redação Oficial: CLAREZA e PRECISÃO

Imediata compreensão pelo

leitor

Palavras e expressões simples

Frases curtas, bem estruturadas

Orações na ordem direta

Evitar intercalações excessivas

Uniformidade do tempo verbal em

todo o texto

NÃO utilizar regionalismos e

neologismos

Pontuar adequadamente o

texto

Explicitar o significado da sigla

na primeira referência a ela

Evitar palavras e expressões

estrangeiras

Atributos da Redação Oficial: OBJETIVIDADE e CONCISÃO

Ir diretamente ao assunto que se deseja abordar

• Sem voltas e sem redundâncias

Transmitir o máximo de informações com

o mínimo de palavras

Excluir palavras inúteis,

redundâncias, comentários

supérfluos, adjetivos e advérbios inúteis

Apurado o resultado da consulta à população acreana, verificou-se que a maioria da população manifestou-se pela rejeição da alteração realizada pela Lei nº 11.662/2008. Não satisfeita com a nova hora legal vinculada ao terceiro fuso, a maioria da população do Acre demonstrou que a

ela seria melhor regressar ao quarto fuso, estando cinco horas a menos que em Greenwich.

Apurado, com impressionante agilidade e precisão, naquela tarde de 2009, o resultado da consulta à população acreana, verificou-se que a esmagadora e ampla maioria da população

daquele distante estado manifestou-se pela efusiva e indubitável rejeição da alteração realizada pela Lei nº 11.662/2008. Não satisfeita, inconformada e indignada, com a nova hora legal vinculada ao terceiro fuso, a maioria da população do Acre demonstrou que a ela seria

melhor regressar ao quarto fuso, estando cinco horas a menos que em Greenwich.

Atributos da Redação Oficial: COESÃO e COERÊNCIA

Referência

• O Deputado evitou a instalação da CPI da corrupção. Ele aguardou a decisão do Plenário.

• O TCU apontou estas irregularidades: falta de assinatura e de identificação no documento.

Substituição

• O Presidente assinou o acordo. O Chefe do Poder Executivo federal propôs reduzir as alíquotas.

• O ofício está pronto. O documento trata da exoneração do servidor.

• Os governadores decidiram acatar a decisão. Em seguida, os prefeitos fizeram o mesmo.

Elipse

• O decreto regulamenta os casos gerais; a portaria, os particulares.

Conjunção

• O Embaixador compareceu à reunião, pois identificou o interesse de seu Governo pelo assunto.

Atributos da Redação Oficial: IMPESSOALIDADE, FORMALIDADE E PADRONIZAÇÃO

Isenção da interferência da individualidade de quem elabora; Uniformidade das comunicações

Uso do padrão culto do idioma

• A lingua culta e contra a pobreza de expressão e não contra a sua simplicidade

• O uso do padrão culto não significa empregar a lingua de modo rebuscado ou utilizar figuras de linguagem proprias do estilo literário;

• A consulta ao dicionário e à gramática e imperativa na redação de um bom texto

Decreto nº 9.758, de 11 de abril de 2019

Dispõe sobre a forma de tratamento e de endereçamento nas comunicações com agentes públicos da administração pública federal.

Pronome de tratamento adequado

• Art. 2º O único pronome de tratamento utilizado na comunicação com agentes públicos federais é “senhor”, independentemente do nível hierárquico, da natureza do cargo ou da função ou da ocasião.

• Parágrafo único. O pronome de tratamento é flexionado para o feminino e para o plural.

Decreto nº 9.758, de 11 de abril de 2019

No Manual já havia a vedação do tratamento “ilustre”, “ilustríssimo”,“digno” ou “digníssimo”, “respeitável” ou “doutor”.

• Secretária-Executiva interina; Técnica Administrativa; Coordenadora Administrativa

Signatárias do sexo feminino

• Opcional o uso de iniciais maiúsculas em palavras usadas reverencialmente

• Presidente francês ou o presidente francês

• Vice-Presidente” ou “vice-presidente”

Grafia de cargos compostos

Aviso, Ofício e Memorando

Formas semelhantes

Diferentes finalidades

• a) aviso: expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia;

• b) ofício: expedido para e pelas demais autoridades

• c) memorando: expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão.

3ª edição do Manual

Deve-se adotar nomenclatura e diagramação

únicas Padrão Ofício.

OFÍCIO

Memorando

Aviso

Ofício

Partes do documento no padrão ofício

Cabeçalho

Identificação do expediente

Local e data do documento

Endereçamento

• O endereçamento é a parte do documento que informa quem receberá o expediente.

Assunto

• O assunto deve dar uma ideia geral do que trata o documento, de forma sucinta.

Partes do documento no padrão ofício

Texto do Documento

Fechos para comunicações

•O fecho das comunicações oficiais objetiva, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, saudar o destinatário.

Identificação do signatário

Numeração das páginas

Cabeçalho

Utilizado apenas na primeira página do documento

Centralizado

• Brasão de Armas da República

• Nome do órgão principal

• Nomes dos órgãos secundários, da maior para a menor hierarquia

• Espaçamento: entrelinhas simples

• Dados do órgão podem ser informados no rodapé do documento, centralizados

Identificação do expediente• Tipo de expediente por extenso, com

todas as letras maiúsculas;

Nome do documento:

• Abreviatura da palavra “número”, padronizada como Nº

Indicação de numeração

• Número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do setor que expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por barra (/)

Informações do documento

• À margem esquerda da página.

d) Alinhamento:

Local e data do documento

• local e data do documento

Composição:

•nome da cidade, seguido de vírgula.

Informação de local:

•em numeração ordinal**

Dia do mês:

•com inicial minúscula

Nome do mês:

•coloca-se ponto-final depois da data

Pontuação:

•alinhado à margem direita da página

Alinhamento:

Fortaleza, 22 de julho de 2021.

Fortaleza, 1º de agosto de 2001.

Fortaleza, 3 de setembro de 2020.

Endereçamento Vocativo

• nome do destinatário

Nome:

• cargo do destinatário

Cargo:

• primeira linha: informação de localidade/logradouro do destinatário

• segunda linha: CEP e cidade/unidade da federação

Endereço:

• à margem esquerda da página.

Alinhamento:

Assunto• Assunto:

Título:

• com inicial maiúscula**

Descrição do assunto:

• negrito

Destaque:

• coloca-se ponto-final depois do assunto

Pontuação

• à margem esquerda da página

Alinhamento:

Texto do Documento• justificado;

Alinhamento:

• Simples;

Espaçamento entre linhas:

• numeração dos parágrafos:

• apenas quando o documento tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo

• não se numeram o vocativo e o fecho;

Parágrafos:

• Calibri ou Carlito

Fonte:

• Symbol e Wingdings

Símbolos:

Fechos para comunicações

Para autoridades de hierarquia superior a do remetente, inclusive o Presidente da República:

• Respeitosamente,

Para autoridades de mesma hierarquia, de hierarquia inferior ou demais casos:

• Atenciosamente,

Identificação do Signatário

• em letras maiúsculas

Nome:

• iniciais maiúsculas*

Cargo:

• centralizado na página

Alinhamento:

Signatário

Interino

• Nomeado para ocupar transitoriamente cargo público durante a vacância

• Diretor-Geral interino

Substituto

• Designado para exercer as atribuições de cargo público vago ou no caso de afastamento e impedimentos legais do titular

• Secretário-Executivo substituto

Em exercício

• Assina o documento fora de sua função usual, em exercício de outro.

• Coordenador em Exercício

Utilizados depois do nome do cargo, sem hífen, sem vírgula e em minúsculo

Variações dos Documentos Oficiais

[NOME DO EXPEDIENTE] +

CIRCULAR

• Quando um órgão envia o mesmo expediente para mais de um órgão receptor.

[NOME DO EXPEDIENTE] +

CONJUNTO

• Quando mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para um único órgão receptor

[NOME DO EXPEDIENTE] +

CONJUNTO CIRCULAR

• Quando mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para mais de um órgão receptor.

Correio Eletrônico (E-mail)

Assunto

• O mais claro e específico possível

Local e data

• Desnecessários no corpo da mensagem, uma vez que o próprio sistema apresenta essa informação

Saudaçãoinicial/vocativo

• Conforme os demais documentos oficiais

Fecho

Bloco de Assinatura

• nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente

Ata

Relato circunstanciado das ocorrências, resoluções e

decisões de reuniões, assembleias, eleições ou sessões de colegiados.

Documento Probatório

Ata

• Cabeçalho – centralizado, caixa alta, em negrito

• Texto sem delimitação de parágrafos• indicação da data, do horário e local

da reunião (todos os dados por extenso)

• referência ao número da reunião (1ª, 2ª, etc), ao tipo (ordinária ou extraordinária), ao grupo reunido e a quem coordenou ou presidiu a reunião

Ata

Devem constar o registro da decisão e os encaminhamentos de cada tema discutido.

Narração sucinta e clara de cada um dos pontos tratados na reunião, conforme a sequência em que

foram debatidos.

Referência ao expediente, com o registro da apreciação da(s) ata(s) da(s) sessão(ões) anterior(es) e dos

comunicados.

Registro de presenças com todas as informações por extenso (nomes, cargos ou outra referência, como

categoria, entidade ou Estado que representa).

Ata

Fecho

Podem constar expressões como: “Não havendo mais nada a tratar” ou

“Esgotada a pauta”

A indicação do encerramento da reunião;

Nome por extenso do secretário que redigiu o documento

Menção que será aprovada e, posteriormente, assinada.

ApostilaO apostilamento é de competência do setor de recurso humanos do órgão, autarquia ou fundação, e dispensa nova assinatura da autoridade que subscreveu o ato originário.

•A correção de erro material que não afete a substância do ato singular de caráter pessoal e as retificações ou alterações da denominação de cargos, funções ou órgãos que tenham tido a denominação modificada em decorrência de lei ou de decreto superveniente à expedição do ato pessoal a ser apostilado são realizadas por meio de apostila.

•é a averbação, feita abaixo dos textos ou no verso de decretos e portarias pessoais , para que seja corrigida flagrante inexatidão material do texto original (erro na grafia de nomes próprios, lapso na especificação de datas, etc.), desde que essa correção não venha a alterar a substância do ato já publicado.

•Aditamento de informações a um ato administrativo anterior (retificação ou atualização), correção de dados.

Atestado e DeclaraçãoDeclaração por autoridade governamental, civil, militar, eclesiástica ou notarial, a partir de uma realidade ou de um fato constatado. É, em geral, a favor de uma pessoa e confeccionado a seu pedido.

• O “Atestado” e utilizado nos casos em que não há registros do fato em poder da administração.

• A “Declaração” e utilizada quando existem documentos em poder da administração que comprovam o fato.

DespachoRegistro de decisão proferida por autoridade sobre assunto de sua competência, em caso de matéria submetida à sua apreciação.

• Traduzem resoluções, quando decisórios e representam opiniões, quando interlocutórios.

• O “Despacho” é utilizado apenas para instrução de processos e não leva numeração. É necessário constar referência ao processo do qual faz parte.

Edital

Utilizado pela administração pública para fins de abertura de concorrência e de concurso público, provimento de cargo público, convocação de servidor, licitações e divulgação de atos deliberativos.

• O “Edital” deve ser numerado

MoçãoAto pelo qual o órgão colegiado expressa apoio, congratulações, repúdio, preocupação ou outras manifestações equivalentes.

• A “Moção” deve ser identificada seguida da sua função

• Escrita em letras maiúsculas, estar alinhada de forma centralizada e sem numeração

• O local e data devem vir no final do texto, alinhado à direita.

Parecer

Opinião técnica ou jurídica sobre um ato, servindo de base para tomada de decisão

• O “Parecer” deve ser numerado e fazer referência ao processo do qual faz parte.

Relatório

Exposição de ocorrências, fatos, despesas, transações ou de atividades realizadas por autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos à autoridade superior.

• É importante constar no documento: o cabeçalho com a identificação do órgão, o assunto (resumo) de que se trata e o texto estruturado contendo minimamente: introdução, desenvolvimento e conclusão.

RequisiçãoDocumento que contém pedido de material ou de prestação de serviços, devidamente justificado.

• Como elementos essenciais do documento, são imprescindíveis: o cabeçalho com a identificação do órgão, a nomenclatura do documento seguida de sua numeração, data e a identificação do requisitante com a sua assinatura

Outros documentos

Decreto

• Atos administrativos de competência exclusiva do Chefe do Executivo, destinados a prover as situações gerais ou individuais, abstratamente previstas, de modo expresso ou implícito, na lei

Lei Ordinária

• Ato normativo primário e contém, em regra, normas gerais e abstratas.

Lei Complementar

• Tipo de lei que não têm a rigidez dos preceitos constitucionais, e tampouco comportam a revogação por força de qualquer lei ordinária superveniente

Lei Delegada

• o ato normativo elaborado e editado pelo Presidente da República em decorrência de autorização do Poder Legislativo, expedida por meio de resolução do Congresso Nacional e dentro dos limites nela traçados

Gervina Brady