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Relatório Anual de Actividades 2008 DIVISÃO DE AVALIAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DE PROJECTOS - BRAGA 07-03-2009 DIRECÇÃO REGIONAL DE AGRICULTURA E PESCAS DO NORTE LUISA HIPÓLITO

2 Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos - Braga

Índice Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos .................................................. 3

Resumo ......................................................................................................................... 3

Alinhamento Estratégico dos Objectivos ..................................................................... 7

Apreciação quantitativa ............................................................................................... 8


Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos

Resumo

A execução do plano de actividades da Divisão de Avaliação e Acompanhamento de

Projectos de Braga, em 2008, pautou-se na estratégia planeada pela DRAP para a

região Norte e implementou-a na sua área geográfica de actuação, ou seja, as

correspondentes às Delegações do Cávado, do Alto Minho, do Alto Trás-os-montes e

do Nordeste Transmontano.

As tarefas foram particularmente dirigidas para a recuperação do histórico, herdado

do anterior organismo IFADAP, no que disse respeito à decisão e acompanhamento de

projectos referentes aos QCAs em aplicação:

- AGRO – Medidas 1, 3 e 5;

- AGRIS – gestão da acção 7.1 relativa à área geográfica Entre Douro e Minho;

- AGRIS – processamento de Pedidos de Pagamento de projectos da área geográfica

das 4 Delegações;

- AGRIS – procedimentos de contratação de projectos da área geográfica das 4

Delegações;

- Reg. 2080 – Florestação de Terras Agrícolas;

- RURIS - Florestação de Terras Agrícolas;

- Reg. 2079 – Cessação de Actividade;

- RURIS - Reforma Antecipada

- Regime de Pagamento Único (RPU) - Transferência de Direitos

- Medidas de Intervenção do Sector do Vinho: Comunicações de Destilaria, Retiradas

de Subprodutos de Vinificação e Declarações de Intenção de Enriquecimento

- VITIS

- Procedimentos transversais a vários programas que para além dos referidos

anteriormente abrangeram ainda o PAMAF quanto a libertação de Garantias

Bancárias, Fianças, Avales, …

E para a divulgação, implementação e decisão de projectos no âmbito do PRODER.

- acção 1.1.1. – Componentes 1 e 2

- acção 1.1.3. – Instalação de Jovens Agricultores


- acção 1.3.3. - Modernização e Capacitação das Empresas Florestais

Neste sentido os objectivos operacionais da DAAP foram orientados para a divulgação

dos instrumentos de politica de apoio ao investimento aos potenciais promotores de

projectos, para a promoção do acompanhamento dos projectos e para a adequação da

análise dos projectos ao PDR Regional.

No ano de 2008, e particularmente durante o 1º semestre, foi dada particular atenção

aos processos AGRO e AGRIS para os quais se implementaram procedimentos

conducentes ao acréscimo da execução orçamental e de encerramento do quadro

comunitário e durante o 2º semestre os esforços foram canalizados principalmente

para a divulgação e para a análise de Pedidos de Apoio no âmbito do PRODER.

Uma breve descrição, por programa, das tarefas desenvolvidas permitirão, muito

resumidamente, elucidar o trabalho da DAAP:

AGRO – Medidas 1, 3 e 5

a) Análise dos Pedidos de Pagamento, com emissão de Relatório de evidências quanto

à elegibilidade dos investimentos e à conformidade documental, registo das diferenças

ocorridas entre o investimento aprovado e o efectivamente validado, e os respectivos

carregamentos informáticos;

b) Análise dos pedidos de pagamento, reanálise dos projectos e os respectivos

carregamentos informáticos;

c) Reanálises de projectos na sequência de pedidos de alteração ou resultantes de

verificações físicas na exploração, elaboração de Planos de Recuperação de Verbas e

respectivos carregamentos informáticos, e elaboração de pareceres para o IFAP;

d) Acções de Acompanhamento no âmbito da Normas 25 e 27 emitidas pelo Gestor do

programa AGRO a projectos das medidas 1, 3 e 5 - análise física e contabilística dos

projectos, com visita dos projectos constantes da amostra de controlo para o ano de

2008;

e) Visitas de acompanhamento aos projectos com o último Pedido de Pagamento,

sendo que, no caso específico da Medida 3, a realização de controlo de campo ocorre

necessariamente em todos os projectos com Auto de Fecho.

AGRIS

a) Análise dos Pedidos de Pagamento, no âmbito de todas as acções e sub-acções, com

emissão das respectivas Autorizações de Pagamento e os respectivos carregamentos

informáticos;

b) Emissão de contratos, com os respectivos envios aos promotores e ao IFAP;


c) Análise dos Pedidos de Pagamento Acção 7.1, com emissão de Relatório de

evidências quanto à elegibilidade dos investimentos e à conformidade documental,

registo das diferenças ocorridas entre o investimento aprovado e o efectivamente

validado, e os respectivos carregamentos informáticos;

d) Análise e acompanhamento de projectos da Acção 7.1 da Medida AGRIS com

emissão de Pareceres Técnicos / Relatórios de acompanhamento ou de visita, com

apresentação de propostas, devidamente apoiadas em suporte legal e procedimentos

vigentes, no sentido de conduzir a uma correcta implementação dos projectos por

parte dos promotores.

Regulamento 2079 - Cessação de Actividade e RURIS – Reforma Antecipada

a) Actualização mensal das bases de dados referentes aos beneficiários da Cessação de

Actividade e dos da Reforma Antecipada, por cruzamento com as bases de dados

provenientes mensalmente do Serviço Nacional de Pensões;

b) Emissão mensal das listagens com as autorizações de pagamentos, para envio ao

IFAP, assegurando o processamento mensal das reformas aos produtores agrícolas.

Regulamento 2080 – Florestação de Terras Agrícolas e RURIS – Florestação de Terras

Agrícolas

a) Emissão de Fichas de Verificação de cumprimento das obrigações dos beneficiários

do RURIS-FTA, no Âmbito do Quadro Sancionatório, alteração introduzida na sequência

das recomendações emanadas pela Inspecção-Geral de Finanças no exercício de

Certificação de Contas FEOGA – Garantia 2006 e os respectivos carregamentos

informáticos;

b) Análise dos Pedidos de Pagamento, com emissão de Relatório que evidencie a

elegibilidade do investimento e a conformidade documental, registe as diferenças

ocorridas entre o investimento aprovado e o efectivamente validado, e os respectivos

carregamentos informáticos.

c) Visitas de acompanhamento aos projectos RURIS-FTA com Auto de Fecho, emissão

de relatório de controlo e processamento dos respectivos Pedidos de Pagamento de

subsídios e de prémios de manutenção, e os respectivos carregamentos informáticos.

VITIS

a) Verificação em todos os projectos, a partir da campanha de 2000, com verificação

processual e dos carregamentos informáticos efectuados no modelo de análise no

programa ORACLE;

b) Acompanhamento dos projectos no âmbito do programa VITIS, efectuando todos os

procedimentos necessários à decisão dos projectos e processamento das ajudas;


c) Visitas de controlo aos projectos com pedidos de libertação de Garantia Bancária e

os respectivos carregamentos informáticos;

d) Visitas de controlo aos projectos da campanha VITIS 2007-2008 para confirmação da

realização do investimento e os respectivos carregamentos informáticos.

Regime de Pagamento Único – Gestão dos Direitos

Análise documental dos processos de candidatura, na campanha 2007-2008, no

âmbito das Transferência e Acesso à Reserva Nacional de Direitos e respectivos

carregamentos informáticos.

PRODER

a) Divulgação das medidas de apoio através do balcão de atendimento da DAAP em

Braga, serviço pessoal ou telefónico, a potenciais promotores de projectos,

associações de agricultores, projectistas, Delegações Regionais e sessões públicas;

b) Análise dos Pedidos de Apoio (PA) – Acção 1.1.1., Componentes 1 e 2, de Grupo e de

Fileira, e Acção 1.1.3., com emissão de Pareceres Técnicos, Económicos e Financeiros;

c) Emissão de ofícios de Audiência Prévia (AP) a todos os detentores de PAs com

Parecer Desfavorável;

d) Atendimento de todos os promotores de PAs que, e na sequência do ofício de AP,

solicitaram entrevista na DAAP para esclarecimentos adicionais relativos aos motivos

que determinaram um parecer desfavorável.

Organização Comum de Mercados do sector dos Vinhos

a) Recepção, verificação e carregamento no sistema de informação respectivo as

candidaturas às Medidas de Intervenção do Sector do Vinho:

- Comunicações de Destilaria;

- Retiradas de Subprodutos de Vinificação;

- Declarações de Intenção de Enriquecimento;

b) Emissão de listagens mensais, para o IFAP, e diárias, para a Divisão de Controlo da

DRAPN, das visitas de controlo a efectuar.

Regularização de processos quanto a libertação de Garantias Bancárias, Fianças, etc.

Verificação de todos os projectos com garantias financeiras, com a necessária

verificação processual, no sistema informático e das responsabilidades dos promotores

de projectos no âmbito de diversos programas (VITIS, AGRO, PAMAF, …), para junto do

IFAP proceder à sua desvinculação.


Alinhamento Estratégico dos Objectivos

O alinhamento estratégico dos objectivos da DAAP de Braga foi desenvolvido tendo

em consideração o QUAR definido para a DRAPN e o mapa estratégico da DSIC

conforme tabela:

OBJECTIVOS OPERACIONAIS DAAP DSIC QUAR

Divulgação dos instrumentos de investimento ao dispor dos proponentes

OB1 IND1 OB2 OB2

Promover o acompanhamento dos projectos OB2 IND2

Adequar a análise ao PDR Regional OB3 IND3 OB2

Garantir uma cobertura de 80% das despesas gerais, com a assistência técnica

OB4 IND4 OB3 OB4

Reduzir o número de reclamações OB5 IND5

OB4 OB8 IND6

Aplicar, nos termos da lei, o sistema de avaliação de desempenho a 100% dos trabalhadores da U.O., assegurando a qualidade do processo de aplicação

OB6 IND7

OB5 OB9

IND8

Executar as acções de formação previstas no plano OB7 IND9

OB6 OB10

IND10

Conforme se pode verificar, decorrem directamente do QUAR os objectivos a

operacionalizar integralmente pela DAAP, à excepção do seu OB2 que concorre

indirectamente para os objectivos OB2 e OB8 da DRAPN.


Apreciação quantitativa


OB1 - Divulgação dos instrumentos de investimento ao dispor dos proponentes

Ao longo de 2008 as actividades desenvolvidas para atingir este objectivo foram sendo

diferenciadas consoante a tipologia da procura. A preparação de um balcão de

atendimento permitiu, numa fase inicial, dar respostas aos promotores de projectos,

essencialmente em termos de AGRO, AGRIS e VITIS, mas em termos de PRODER (e face

a uma procura de informação muito mais técnica e especializada) essa divulgação ficou

a cargo do sector técnico.

Por determinação do Sr. Director Regional as acções públicas de divulgação,

propriamente ditas, ficaram a cargo das Delegações Regionais e do Núcleo de

Assessoria. Assim as nossas acções de divulgação decorreram fruto de pedidos de

entrevistas de potenciais candidatos ao PRODER, de associações de agricultores, de

elaboradores de projectos e das próprias Delegações Regionais. Não tendo sido


possível registar os inúmeros esclarecimentos telefónicos transmitidos, foram

registadas em listagem 34 entrevistas de divulgação e de formação em PRODER e a co-

participação (com o Delegado do Cávado) no Colóquio de Horticultura Protegida, que

ocorreu a 02/11/2008 na Póvoa de Varzim, com uma palestra relativa a instrumentos

de apoio ao investimento.

Pelo atrás referido, considero ultrapassado o objectivo que me foi determinado de 10

acções de divulgação.

OB2 - Promover o acompanhamento dos projectos

Conforme referenciado no ponto 1 deste relatório as tarefas desenvolvidas na DAAP

abrangem um leque de programas, medidas e acções muito diversos, indo desde as de

aplicação de políticas de apoio ao investimento, na agricultura e no sector florestal, as

medidas referentes às candidaturas aos direitos RPU até aos processamento de

reformas aos cessionários da agricultura. Casos particulares também ocorrem e dentro

de um mesmo programa, caso do AGRIS-acção 7.1, as tarefas da DAAP vão desde a

análise de candidaturas até aos respectivos pagamentos, o que determina uma

necessária segregação de funções por técnicos distintos.

De acordo com a informação constante da tabela seguinte a DAAP conseguiu

acompanhar todos os processos que lhe estavam atribuídos dando-se a titulo de

exemplo o caso do programa AGRO:

– Medidas 1, 3 e 5 – Dando satisfação, sempre em calendário, aos diversos pedidos do

Gestor e do IFAP ao longo de 2008 procedemos ao acompanhamento de todos os

projectos, tarefas que foram desde o processamento de Pedidos de Pagamento, a

análises e reanálises de projectos, às elaborações de planos de recuperação de dívida,

visitas de verificação da realização do investimento até à realização do controlo de

todos os projectos constante da amostra de controlo, para 2008, no âmbito das Acções

de Acompanhamento - Normas 25 e 27.

Relativamente ao programa AGRO - Medida 3 o Gestor do programa contratualizou

com a Entidade Florestal Nacional a possibilidade de realização pela Circunscrição

Florestal do Norte das vistorias aos projectos com Autos de Fecho. Assim, e do decurso

deste protocolo, a CFN complementou a nossa tarefa de visitas aos projectos em 29

projectos florestais, tendo ficado excluídos deste acordo os Pedidos de Pagamento (59

projectos) que entraram na DRAPN em data posterior ao prazo de vigência daquele

Protocolo. Assim, e uma vez que a DAAP não dispôs de recursos humanos, da área

florestal, que permitisse constituir uma equipa para a realização do controlo (de

carácter obrigatório sempre que se trate de projecto com Auto de Fecho), o assunto

foi oportunamente colocado à consideração superior (mantendo-se ainda por

solucionar).


Pelo atrás referido, e conforme tabela seguinte, considero não só foi atingido o

objectivo que me foi determinado (de acompanhar 95% de projectos) mas sim

ultrapassado dado que foram acompanhados efectivamente 99% dos processos da

dependência da DAAP de Braga.

Programas/Medidas Análise de Processos

Vistorias de Acompanhamento

Vistorias libertação

GB

Acompanhamento

Nº %

VITIS 2000-2005 450 450 100

VITIS 2005-2006 86 75 86 100

VITIS 2006-2007 86 75 61 222 100

VITIS 2007-2008 480 49 480 100

RPU – Modelo T 1144 1144 100

AGRIS - contratação 523 523 100

AGRIS – Acção 7.1 183 36 183 100

AGRIS – Acção 7.1 177 177 100

AGRIS – PPs geral 492 492 100

AGRIS – Acção 8 6 6 100

AGRO - Acções de Acompanhamento

85 85 85 100

AGRO – Medida 1 489 18 489 100

AGRO – Medida 1 Pagamentos 255 255 100

AGRO – Medida 3 223 148 164 74


AGRO – Medida 5 34 8 34 100


Comunicações das destilarias 106 106 100

Retiradas sob controlo dos subprodutos

84 84 100

Tomada a cargo de álcool 588 588 100

Mosto - Intenção de Enriquecimento

67 67 100

Reg. 2080 FTA 285 285 100

RURIS FTA 250 69 250 100

RURIS FTA Pagamentos 178 178 178 100

Reg. 2079 - Cessação de Actividade

270 270 100

RURIS Reforma Antecipada 175 175 100

PRODER Acção 1.1.1. 147 147 100

PRODER Acção 1.1.3. 109 109 100

PRODER Acção 2.2.3.2. 17 17 100


Programas/Medidas Análise de Processos

Vistorias de Acompanhamento

Vistorias libertação

GB

Acompanhamento

Nº %

PRODER Acção 2.2.3.2. PPs 34 34 100

Garantias, Fianças, Avales 230 230 100

TOTAL 7424 99

OB3 - Adequar a análise ao PDR Regional

Relativamente à implementação deste objectivo na análise dos PAs ao PRODER toda a

equipa de trabalho teve por referência quer os valores técnicos inseridos nas tabelas

constantes dos Modelos de Análise quer, e sempre que tal foi solicitado, os pareceres

técnicos emitidos pela estrutura Help-desk da DRAPN (instituída através de Despacho

do Sr. Director Regional de Agricultura). Na ausência de conhecimentos técnicos

dentro da DRAPN sobre determinada matéria, tendo em atenção as especificidades

técnicas de alguns dos projectos, recorreu-se aos conhecimentos de outros organismos

(p. ex. da AFN) ou mesmo de empresas privadas, validados em tempo pela responsável

da divisão.

Não detendo nesta data qualquer listagem, emitida pela coordenação, que permita

verificar a aplicação do indicador estabelecido, verifica-se que até à presente data os

pareceres emitidos pela equipa da DAAP tiveram a concordância por parte da

coordenação. Assim este facto, permitindo-nos concluir que a análise e os pareceres

emitidos foram adequados em 100% dos PAs, leva-nos a concluir que o objectivo foi

ultrapassado.

OB4 - Garantir uma cobertura de 80% das despesas gerais, com a assistência técnica

As despesas de funcionamento da DAAP assentaram essencialmente, em 2008, em

despesas com comunicações (41%), consumos de secretaria (16%), encargos de

instalação, limpeza e higiene (17%), combustíveis e lubrificantes (13%) e em ajudas de

custo (8%).

Dado que, por um lado, em Braga grande parte do valor acumulado das despesas da

DAAP refere-se a despesas indirectas, isto é, atribuídas através de critérios de

imputação estabelecidos pela DSAR (comunicações, energia e limpeza) e, por outro,

em Chaves, o Núcleo da Divisão se situa em instalações do IFAP cujas despesas de

funcionamento foram pagas por aquele organismo, o valor de 36395,62€ não retrata

as verdadeiras despesas da divisão. Contudo, e uma vez que o indicador estabelecia

que 80% do valor da despesa de funcionamento fosse suportada pelas verbas da

assistência técnica (disponíveis nos programa AGRO, AGRIS e PRODER), a informação

daquela divisão demonstra que 100% das despesas foram justificadas através daqueles

programas, pelo que se considera que o objectivo foi ultrapassado.


OB5 – Reduzir o nº de reclamações

De acordo com o OB2 – Promover o acompanhamento dos projectos pretendemos não

só a recuperação efectiva de todo o histórico processual herdado do IFAP mas também

reduzir amplamente o número de reclamações existentes com os atrasos verificados

na tramitação dos processos. Ao termos conseguido acompanhar a totalidade dos

projectos, a cargo da DAAP, a satisfação dos nossos clientes melhorou sem dúvida.

Os casos registados em que os promotores dos projectos, dirigindo-se superiormente,

alegavam atrasos e/ou não resolução dos pagamentos foram os mesmos identificados

por se tratar de situações irregulares aguardando as regularizações dos processos;

situações que foram alvo de correcções de procedimentos (auditorias das finanças ao

IFAP, p.ex.); situações por falta de entrega por parte dos promotores de

documentação e/ou justificação; Contudo, e não tendo sido viável manter um registo

actualizado destas situações, nem o processo de registo de correspondência em

GESCOR permite fazer tal registo, não nos é possível evidenciar que se atingiu o

presente objectivo.

Relativamente aos inquéritos aplicados na DRAPN desconhece-se, por um lado, se os

mesmos contemplavam alguma questão relacionada com a avaliação de projectos e se

sim quais os resultados dos mesmos relativamente à satisfação destes clientes.

OB6 - Aplicar, nos termos da lei, o sistema de avaliação de desempenho a 100% dos

trabalhadores da U.O., assegurando a qualidade do processo de aplicação

Conforme estipulado na lei a Avaliação de Desempenho foi aplicada a todos os

funcionários da DAAP à excepção de 1 que se encontrava com baixa médica de longa

duração.

Durante o ano de 2008 foram registadas 2 reclamações à avaliação de Desempenho de

2007, tendo a CCA emitido Parecer que confirmou a avaliação efectuada pelo

avaliador. Deste modo, considero ultrapassado o objectivo.

OB7 - Executar as acções de formação previstas no plano

Tendo em atenção que o plano de formação da DRAPN não contemplou, em 2008, as

matérias técnicas que dizem respeito às tarefas desenvolvidas, no dia a dia, pelos

técnicos da DAAP na análise de projectos (necessidades essas constantes de listagem

que foi remetida superiormente), houve necessidade de internamente colmatar tal

falha. Assim, se em termos de matérias específicas (análise de projectos no âmbito do

AGRO, Regras da contratação pública, …) realizaram-se acções de formação em que os

formadores foram os próprios técnicos da DAAP de Braga já no que se referiu ao

PRODER a chefe de divisão promoveu a formação aos técnicos na sequência das

acções de formação recebidas no GPP em Lisboa.


Deste modo, através do Plano de Formação da DRAPN foi possível ministrar cerca de

798 horas de formação à equipa da DAAP e graças ao desenvolvimento de acções de

formação internas na DAAP e com recurso a acções de formação externa foram

ministradas um total de 1497 horas de formação.

Apesar de no 1º semestre se ter verificado um extravio da lista das inscrições na

formação, por parte dos serviços respectivos, e no 2º semestre não ter havido

autorização para a frequência de acções de formação (impedimento imposto pelo Sr.

Director Regional devido ao calendário de análise de Pedidos de Apoio ao PRODER)

consideramos que não só se atingiu o objectivo mas que se superou (uma média de

51,6 horas de formação por funcionário).

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