relatorio atividades 2018 28 01 19...
97
Arquivo Nacional RELATÓRIO DE ATIVIDADES Janeiro/2019
Transcript of relatorio atividades 2018 28 01 19...
Arquivo Nacional
RELATÓRIO DE ATIVIDADES
Janeiro/2019
| 2
SUMÁRIO
I. VISÃO GERAL ................................................................................................................5
II. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................. 10
III. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA ................................... 12
1. Cadeia de valor .......................................................................................................... 12
2. Objetivos e indicadores estratégicos ........................................................................ 12
3. Projetos estratégicos ................................................................................................. 16
IV. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO ARQUIVO NACIONAL ........................................ 17
V. PRINCIPAIS RESULTADOS E ENTREGAS ...................................................................... 18
1. Coordenação e gestão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) ... 18
2. Preservação, acesso e difusão do acervo arquivístico nacional ................................ 22
3. Acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.................................... 32
VI. GESTÃO ADMINISTRATIVA ........................................................................................ 37
A. OBRAS E MANUTENÇÃO ............................................................................................ 37
1. Conformidade legal ................................................................................................... 37
2. Investimentos em infraestrutura e equipamentos ................................................... 37
3. Desfazimento de ativos ............................................................................................. 38
4. Infraestrutura ............................................................................................................ 39
B. LICITAÇÕES E CONTRATOS ........................................................................................ 40
1. Processos licitatórios ................................................................................................. 40
2. Contratos ................................................................................................................... 42
C. GESTÃO DE PESSOAS ................................................................................................. 48
1. Conformidade legal ................................................................................................... 48
a. Legislação aplicada .................................................................................................... 48
b. Apontamentos dos órgãos de controle ..................................................................... 52
c. Controle eletrônico de frequência ............................................................................ 52
2. Estratégia de recrutamento e alocação de pessoas .................................................. 52
a. Recursos humanos .................................................................................................... 52
b. Plano de remoção e alocação de servidores ............................................................. 55
c. Seleção e recrutamento de pessoas .......................................................................... 56
d. Processos seletivos .................................................................................................... 56
| 3
e. Força de trabalho e quadro de pessoal ..................................................................... 56
f. Estudo de GSISTE ....................................................................................................... 57
3. Avaliação de desempenho e remuneração ............................................................... 60
a. Avaliação de desempenho ........................................................................................ 61
b. Progressão funcional ................................................................................................. 61
c. Estágio probatório ..................................................................................................... 61
4. Valor agregado dos recursos humanos ..................................................................... 61
a. Ações voltadas à saúde e qualidade de vida ............................................................. 61
b. Campanha de promoção de saúde ............................................................................ 62
5. Capacitação ............................................................................................................... 62
a. Estratégia e números ................................................................................................. 62
b. Papel da Escola Nacional de Administração Pública (ENAP) ..................................... 63
c. Capacitação – outras instituições .............................................................................. 63
6. Problemas e desafios enfrentados na gestão de pessoas ......................................... 63
a. Estruturação do subsistema integrado de atenção à saúde do servidor .................. 63
b. Índice de evasão dos servidores ................................................................................ 63
7. Detalhamento da despesa de pessoal ....................................................................... 64
D. GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA .................................................................. 65
E. GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ............................................................. 72
1. Conformidade legal da gestão de TI .......................................................................... 72
2. Modelo de governança de TI ..................................................................................... 72
3. Montante de recursos aplicados em TI ..................................................................... 72
4. Contratações mais relevantes de recursos em TI...................................................... 74
5. Principais iniciativas e resultados na área de TI ........................................................ 75
6. Segurança da informação .......................................................................................... 75
F. PROTOCOLO E ARQUIVO ........................................................................................... 76
G. REGISTRO DE EMPRESAS DE MICROFILMAGEM ....................................................... 76
H. PROJETOS DO FUNDO DE DEFESA DO DIREITO DIFUSO ............................................ 76
I. AUDITORIA DA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO (CGU) ..................................... 78
1. Recomendações e orientações de 2016 (OS 201603158) ......................................... 79
2. Recomendações e orientações de 2017 (OS 2017201526) ....................................... 82
J. SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL ............................................................................... 83
| 4
1. Critérios de sustentabilidade nas contratações e aquisições ................................... 83
2. Redução de resíduos poluentes ................................................................................ 83
3. Ações para redução do consumo de recursos naturais ............................................ 83
K. RELACIONAMENTO COM A SOCIEDADE .................................................................... 84
1. Ouvidoria ................................................................................................................... 84
2. Serviço de Informação ao Cidadão ............................................................................ 86
a. Características dos pedidos ....................................................................................... 86
b. Perfil do solicitante .................................................................................................... 87
3. Aferição do grau de satisfação dos cidadãos-usuários.............................................. 88
VII. ACESSIBILIDADE E INCLUSÃO .................................................................................... 90
1. Apresentação ............................................................................................................. 90
2. Ações de acessibilidade ............................................................................................. 90
VIII. PERSPECTIVAS PARA 2019 ......................................................................................... 91
IX. PROJETOS DE LONGO PRAZO .................................................................................... 93
| 5
I. VISÃO GERAL
Os arquivos públicos são instituições híbridas, atuam na gestão, na preservação e difusão do patrimônio documental do Estado e, consequentemente, da sociedade. São fortes instrumentos para defesa e comprovação de direitos individuais e coletivos e na promoção da justiça, bem como gestores de um recurso estratégico para o Estado moderno: a informação. Aspectos como governança, compliance, racionalização, controle e otimização das rotinas da gestão pública devem estar assessoradas por serviços arquivísticos de qualidade, que garantam não só a proteção legal de dados e documentos, mas as tomadas de decisão baseadas em informações precisas e acessíveis para promoção da economia de recursos e dimanismo do serviço público.
O Arquivo Nacional, como principal instituição arquivística pública da América Latina, é responsável por promover a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo federal, por preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, por acompanhar e implementar a política nacional de arquivos, e por gerir o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), da administração pública federal.
Suas atribuições encontram-se definidas por uma série de diplomas legais, dentre eles a Constituição de 1988, a lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) e a lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação (LAI), em vigor desde 16 de maio de 2012, cujo objetivo é o de definir as linhas mestras da política nacional de arquivos no que se refere à gestão, à preservação e ao acesso às informações governamentais.
O decreto n. 4.073, de 2002, corresponsabiliza os órgãos e entidades da administração pública federal no processo de preservação dos documentos de valor permanente e evidencia a necessária organização dos arquivos correntes, nos órgãos e entidades da administração pública federal, considerando a necessidade de avaliação e seleção da massa documental produzida e acumulada, e determina que todos os órgãos e entidades da administração pública constituam suas comissões permanentes de avaliação de documentos (CPAD), com a “responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor”. A gestão de documentos, coordenada pelo Arquivo Nacional no âmbito do governo federal, como órgão central do SIGA, é de fundamental importância para dar efetividade à LAI.
Dessa forma, o acesso a informações produzidas, recebidas e acumuladas pelos órgãos e entidades que compõem o SIGA fica resguardado, visando à transparência do Estado e à função social que os documentos de arquivo e as informações neles contidas precisam ter para garantir os direitos do cidadão e a produção de conhecimento. A informação, portanto, é um recurso estratégico para a boa gestão pública e a garantia da cidadania. Conforme o art 5º, inciso XXXIII, da Constituição, acesso à informação é um direito do cidadão, e sua gestão e acesso, uma obrigação do poder público.
O decreto n. 4.915/2003 dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), que organiza as atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal com a finalidade de racionalizar a produção, reduzir os custos operacionais e de armazenagem, e garantir, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo, bem como preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal.
| 6
Entende-se por gestão de documentos de arquivo o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Desenvolver programas de gestão de documentos implica acompanhar todo o ciclo vital dos documentos produzidos pelos órgãos e entidades da administração pública, no exercício de suas funções.
A prática permanente das atividades de gestão de documentos permite a racionalização do fluxo documental desde a produção até a preservação daqueles de valor permanente, possibilitando então a redução da massa documental, tanto a recém-produzida quanto aquela já acumulada. Ao definir quais documentos devem ser eliminados a curto, médio e longo prazos, e quais os que devem ser preservados em caráter permanente para as futuras gerações, estabelece ações que resultam em eficiência, economia e racionalização de tempo, espaço e recursos humanos, materiais e financeiros.
O Arquivo Nacional contribui para a ampliação do acesso à informação atuando no acompanhamento e implantação de programas de gestão de documentos de arquivo nos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo, bem como no mapeamento da estrutura da administração pública federal. Além de prestar orientações técnicas a órgãos e entidades integrantes do SIGA, o Arquivo Nacional realiza a capacitação de servidores públicos federais na área de gestão de documentos e aprova a eliminação de documentos arquivísticos da administração pública federal.
Além disso, atua no tratamento técnico, preservação, acesso e difusão dos documentos permanentes sob sua guarda, um valioso patrimônio documental que imprime aspectos históricos, sociais e culturais da sociedade brasileira, bem como da admistração do Estado desde o Império aos dias atuais, além da documetação colonial cuja mais antiga data do séc. XV. Conserva hoje, no Rio de Janeiro e em Brasília, mais de 60 km de documentos textuais (45 km no Rio de Janeiro e 15 km em Brasília), cerca de 1,74 milhão de fotografias e negativos, 200 álbuns fotográficos, 15 mil diapositivos, 4 mil caricaturas e charges, 3 mil cartazes, mil cartões-postais, 300 desenhos, 300 gravuras e 20 mil ilustrações, além de cerca de 50 mil mapas e plantas de arquitetura e engenharia, 80 mil documentos audiovisuais, mais de 16 mil registros sonoros e uma coleção de livros raros que supera 8 mil títulos. O Arquivo Nacional também custodia acervos privados de pessoas físicas e jurídicas, cuja entrada é realizada com base nas diretrizes da Política de aquisição de acervos privados do Arquivo Nacional. O Arquivo Nacional também presta orientação técnica e realiza capacitação de instituições custodiadoras de acervos arquivísticos, em especial a órgãos e entidades federais.
Vinculado ao Arquivo Nacional, o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão colegiado, atua como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar) e tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivo. Por meio de suas câmaras técnicas e câmaras setoriais, o Conselho desenvolve pesquisas, estudos e contatos com organismos nacionais e internacionais, e elabora resoluções e recomendações sobre diferentes temas que são submetidas ao plenário. Após aprovadas, essas resoluções e recomendações tornam-se referências para os órgãos e entidades integrantes do Sistema.
O Arquivo Nacional vem intensificando sua ação no campo da gestão e aperfeiçoamento dos atos normativos relativos às atividades de protocolo e arquivo da administração pública federal, sobretudo com a parceria da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI), do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, no que se refere ao Número Único de Protocolo (NUP), ao sistema Protocolo Integrado, aos procedimentos de protocolo e arquivo, tanto para documentos digitais como para não digitais, e à implantação progressiva do Processo Eletrônico Nacional (PEN) e do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
| 7
No âmbito internacional, o Arquivo Nacional representa os interesses das instituições arquivísticas e da sociedade junto ao Conselho Internacional de Arquivos (CIA), à Associação Latino-Americana de Arquivos (ALA), à Federação Internacional de Arquivos de Filmes (FIAF) e ao Iberarchivos. Sua atuação junto às três primeiras entidades compreende a participação em eventos internacionais e o intercâmbio de informações, experiências e boas práticas. No caso do Iberarchivos, o Arquivo Nacional atua no fomento a projetos de instituições arquivísticas, museus, centros de documentação e pesquisa, e universidades de caráter público e privado do Brasil.
O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) é a organização profissional da comunidade de arquivos, dedicada a promover a conservação, o desenvolvimento e a utilização do patrimônio mundial dos arquivos. Reúne os dirigentes de arquivos nacionais, associações profissionais de arquivistas, arquivos locais e regionais e arquivos de outras organizações, assim como arquivistas individuais, contando com cerca de 1.400 associados em mais de 190 países. A Associação Latino-Americana de Arquivos (ALA) é uma entidade de caráter profissional e cultural que tem como objetivo a promoção do desenvolvimento arquivístico dos países de língua espanhola e portuguesa da América.
Além disso, o Arquivo Nacional é membro permanente do Comitê Nacional do Brasil do Programa MoW (MoW-Brasil). O MoW-Brasil foi criado pela Unesco, em 1991, com os objetivos de assegurar a preservação das coleções documentais de importância mundial, por meio de seu registro na lista do patrimônio documental da humanidade, democratizar o seu acesso e criar a consciência sobre a sua importância e a necessidade de preservá-lo. Em 2004, foi implantado o Comitê Nacional do Brasil, por meio do Ministério da Cultura, com representação de vários setores promotores da preservação do patrimônio documental e arquivístico brasileiro, sendo o Arquivo Nacional (AN) um dos seus membros fundadores, que vem atuando desde então como secretaria e mantendo o arquivo MoW-Brasil. Além de ser membro permanente do Comitê Nacional, o AN também o preside e realiza as suas reuniões em vários momentos, além de organizar as cerimônias anuais de entrega dos certificados de registro às entidades que assim os mereceram e realizar oficinas de disseminação dos objetivos do MoW todos os anos, auxiliando as entidades brasileiras a formularem suas propostas, bem como exposições de acervo e publicações.
O Arquivo Nacional participa também do programa internacional InterPARES Trust, que visa apoiar o desenvolvimento, em diversos países, de redes integradas e consistentes no estabelecimento de políticas, regras, leis, procedimentos e padrões destinados aos documentos arquivísticos digitais armazenados na Internet.
Por fim, ilusta-se abaixo que as ações de gestão, preservação e difusão documental desenvolvidas na execução das atividades finalísticas do órgão funcionam de forma integrada e indissociável, sendo fundamental a distribuição de recursos e funções de forma equânime entre áreas para garantir o pleno acesso à informação ao Estado e à sociedade, fortalecendo a cidadania, a eficiência e a transparência, contribuindo para o desenvolvimento cultural, científico e social do país. Esses aspectos relacionados visam consolidar as atividades do órgão como ponto estratégico na adminstração pública federal, destacando-se como referência na gestão, preservação e difusão da documentação arquivística digital e não digital.
preservação
AN
II. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Decreto n. 9.150, de 4 de setembro de 2017
Conforme disposto na portaria do Ministério da Justiça n. 2.433, de 24 de outubro de 2011, que aprova o regimento interno do Arquivo Nacional, as competências das unidades estão descritas a seguir.
À Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos (Coaco) compete: i) assessorar o presidente do Conarq; ii) planejar e organizar as reuniões plenárias do Conarq e dar cumprimento às deliberações aprovadas; iii) assessorar as presidências das câmaras técnicas e setoriais, as comissões especiais e grupos de trabalho instituídos pelo plenário do Conselho na consecução de suas atividades regimentais; iv) interagir com as diversas instituições custodiadoras de acervos públicos e privados, no intuito de consolidar as políticas públicas definidas pelo Conarq; v) planejar e implementar ações de divulgação das atividades do Conselho; vi) coordenar as reuniões e supervisionar os projetos técnicos aprovados no âmbito da seção brasileira da Comissão Luso-Brasileira para Salvaguarda e Divulgação do Patrimônio Documental (Coluso); vii) apoiar a realização das conferências nacionais de arquivo; viii) prestar assistência técnica aos órgãos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar); ix) promover a articulação estratégica com outros órgãos do poder público formuladores de políticas públicas nas áreas de educação, cultura, ciência e tecnologia, informação e informática; x) promover a elaboração de cadastros nacionais de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos; xi) elaborar e editar documentos técnicos e normativos para apreciação do plenário visando instrumentalizar a aplicação da política nacional de arquivos; xii) organizar eventos de capacitação de recursos humanos e formar agentes multiplicadores na área de arquivos; e xiii) apoiar o processo de identificação dos arquivos privados para fins de declaração de interesse público e social.
A Coordenação-Geral de Gestão de Documentos (Coged) é responsável pelo desenvolvimento de estudos e propostas de instrumentos normativos, visando à implementação e ao acompanhamento da política de gestão de documentos nos órgãos e entidades da administração pública federal, conforme as orientações emanadas da Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal (SIGA). Atua no mapeamento da evolução das estruturas organizacionais, das competências e das subordinações ou vinculações administrativas dos órgãos e entidades da administração pública federal, bem como na prestação de orientação técnica a estes órgãos e entidades para a implantação de programas de gestão de documentos e na capacitação de servidores públicos em gestão de documentos. Tem como atribuição, ainda, acompanhar a transferência, o recolhimento e a doação de documentos ao Arquivo Nacional, em articulação com a Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo.
À Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo (Copra) compete planejar e coordenar as atividades de tratamento técnico e preservação dos documentos sob sua guarda que foram transferidos, recolhidos ou doados, além de prestar orientação técnica em instituições custodiadoras de acervos arquivísticos, em especial a órgãos e entidades da administração pública federal.
A Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental (Coace) é responsável pelo planejamento e coordenação das atividades de acesso, difusão e divulgação do acervo arquivístico e bibliográfico da instituição.
A Coordenação-Geral de Administração (COAD) planeja e coordena as atividades relacionadas com a gestão de recursos humanos, administração do orçamento e finanças, procedimentos licitatórios, serviços de informática, suprimento e patrimônio, serviços de segurança das instalações e de recepção, assim como a gestão de documentos recebidos e expedidos pelo Arquivo Nacional. Atua também na concessão e prestação de contas de suprimento de fundos e na concessão de diárias e passagens aéreas.
Por último, a Coordenação Regional do Arquivo Nacional (Coreg) no Distrito Federal é responsável pelo planejamento, de forma integrada com as demais coordenações-gerais, das atividades de gestão de documentos, tratamento técnico, preservação, acesso, difusão e divulgação do acervo sob sua guarda.
| 12
III. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
O Planejamento Estratégico do Ministério da Justiça (MJ) relativo ao período 2015-2019 foi aprovado pela portaria n. 675, de 14 de agosto de 2017, e seu conteúdo, detalhado pela portaria SE n. 1.684, de 10 de novembro de 2017, e revisado pela portaria SE n. 1.775, de 8 de dezembro de 2017.
1. Cadeia de valor
A cadeia de valor do Ministério da Justiça declara suas atividades de relevância estratégica, o que possibilita compreender os principais processos primários que o ministério executa para entregar valor à sociedade, assim como permite conhecer os processos de suporte e gerenciamento que contribuem para o funcionamento da organização.
Os processos do Arquivo Nacional estão contemplados no macroprocesso Gestão da Memória Nacional, por meio dos processos “Coordenar e gerir o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo”, “Preservar, dar acesso e difundir o acervo nacional” e “Acompanhar e implementar a política nacional de arquivos”.
2. Objetivos e indicadores estratégicos
Em relação ao Mapa Estratégico do Ministério da Justiça relativo ao período 2015-2019, apresentado a seguir, os objetivos estratégicos relacionados ao Arquivo Nacional são os de “Promover o acesso à justiça e proteger os direitos do cidadão” e “Aprimorar mecanismos de gestão do conhecimento e de preservação e difusão da memória arquivística nacional”. Os indicadores estratégicos da instituição estão descritos no quadro da página seguinte.
| 13
Planejamento Estratégico do Ministério da Justiça Objetivos e indicadores estratégicos do Arquivo Nacional
Objetivo 4 – Promover o acesso à justiça e proteger os direitos do cidadão
INDICADOR ESTRATÉGICO FINALIDADE META
ESTRATÉGICA UNIDADE
RESPONSÁVEL
Documentos acessados
Subsidiar o planejamento das ações de tratamento técnico e reformatação dos documentos
3.625.000 documentos acessados
Arquivo Nacional
Usuários atendidos Mensurar o quantitativo de usuários com vistas a adequar os serviços prestados à demanda de atendimento
230.000 usuários atendidos
Arquivo Nacional
Acessos às bases de dados
Avaliar a eficiência dos instrumentos eletrônicos de pesquisa para aperfeiçoar a recuperação de informações do acervo sob a guarda da instituição
13.200.000 acessos Arquivo Nacional
Objetivo 10 – Aprimorar mecanismos de gestão do conhecimento e de preservação e difusão da memória arquivística nacional
INDICADOR ESTRATÉGICO FINALIDADE
META ESTRATÉGICA
UNIDADE RESPONSÁVEL
Quantidade de pessoas capacitadas externas ao MJ
Mensurar o quantitativo de pessoas externas que o MJ capacita nas temáticas de competência do órgão
2.253.360 vagas disponibilizadas até 2019 Senacon: 13.000 Senasp: 855.000 CA: 400 DPF: 13.500 AN: 3.305 DPRF: 1.200.000 CADE: 60 SNJ: 6.000
Depen: 164.800
Senacon/Senasp/ CA/DPF/AN/DPRF/ CADE/SNJ/Depen
Percentual de órgãos e entidades integrantes do SIGA com grau de desenvolvimento em gestão de documentos identificado
Aplicar metodologia de diagnóstico para identificar o grau de desenvolvimento em gestão documental. O diagnóstico permitirá identificar os pontos críticos para o desenvolvimento da gestão de documentos na administração pública federal, subsidiando a revisão e proposição de ações e diretrizes do Arquivo Nacional como órgão central do SIGA
100% dos órgãos e entidades da administração pública federal integrantes do SIGA com o grau de desenvolvimento em gestão documental identificado
Arquivo Nacional
| 14
Os indicadores do Objetivo 4 – “Promover o acesso à justiça e proteger os direitos do cidadão” alcançaram os seguintes resultados em 2018: i) documentos acessados: 1.939.189; ii) acessos às bases de dados: 9.031.550; e iii) usuários atendidos: 51.778. Os valores alcançados pelos indicadores “Documentos acessados” e “Acessos às bases de dados” representam um aumento de 61,6% e 125,8% em relação às metas definidas para o ano, que foram ampliadas em 2018 (a meta de “Documentos acessados” foi ampliada de 2.400.000 para 3.625.000 e a meta de “Acessos às bases de dados”, de 12.000.000 para 13.200.000). A reformulação dos sítios institucionais, o desenvolvimento de um sistema de consulta a distância, a maior exposição da instituição na mídia e a maior interação com os usuários por meio das mídias sociais permitiram uma elevação do acesso às bases de dados. Também contribuiu para o aumento da procura por documentos custodiados pelo Arquivo Nacional a disponibilização para acesso ao usuário dos documentos relativos aos registros civis digitalizados, acervo com grande demanda de consulta.
Já o valor executado do indicador “Usuários atendidos” representa 89,3% da meta definida para o ano de 2018. O aumento da disponibilização on-line de documentos gerou diminuição do número de usuários atendidos em comparação com o ano de 2017, mas é importante registrar que a demanda por pesquisa de documentação probatória, que corresponde a 85% dos usuários atendidos, nunca vai prescindir do serviço de referência, pelo qual o cidadão recebe as informações necessárias para efetuar o levantamento dos documentos para comprovação de direitos. O treinamento na operação da pesquisa no SIAN também é objeto de orientações prestadas pelos profissionais de referência, tanto presencialmente quanto por telefone e correio eletrônico.
| 15
Em relação ao indicador “Quantidade de pessoas capacitadas externas ao MJ” do Objetivo 10, o Arquivo Nacional disponibilizou 1.516 vagas para capacitação de profissionais de diversas instituições do país na área arquivística, em 22 cursos realizados pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), e também de servidores públicos de órgãos e entidades integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), em nove cursos realizados pelo próprio Arquivo Nacional sobre temas relativos à gestão de documentos de arquivo, atendendo à demanda do sistema estruturante. O valor executado em 2018 representa 96,6% da meta estabelecida para o ano.
É importante registrar que a meta do indicador foi alterada de 600 para 3.305 vagas disponibilizadas para capacitação, de forma a contemplar as capacitações realizadas pelo Conarq, além dos cursos na área de gestão de documentos que o Arquivo Nacional oferece anualmente no programa permanente de capacitação de multiplicadores para atuarem nos órgãos setoriais e seccionais. O Conarq, na condição de órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), realiza a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do Sinar, por meio de um programa de capacitação que inclui oficinas técnicas, treinamentos e cursos executáveis na modalidade presencial. Esse programa tem o objetivo de promover o aprendizado contínuo em temas específicos de gestão, tratamento técnico, preservação e acesso aos documentos e informações arquivísticas, bem como preparar os profissionais para serem agentes multiplicadores aptos a aplicar conceitos e ferramentas e que possam conduzir os processos de melhoria nas instituições em que atuam.
| 16
No caso do indicador "Percentual de órgãos e entidades integrantes do SIGA com grau de desenvolvimento em gestão de documentos identificado", é importante mencionar que o Arquivo Nacional iniciou, em 2018, o diagnóstico do grau de desenvolvimento em gestão de documentos de arquivo de órgãos e entidades integrantes do Sistema, que possibilita o aperfeiçoamento da atuação da instituição como órgão central do sistema estruturador a partir da construção de políticas e iniciativas que possam contribuir para o aprimoramento dos órgãos e entidades no que se refere às atividades de gestão de documentos de arquivo. Participaram do diagnóstico 89% dos órgãos e entidades integrantes do SIGA, o que representa um aumento de 27,1% em relação à meta prevista para o ano de 2018.
3. Projetos estratégicos
No que se refere à carteira de projetos estratégicos do Ministério da Justiça, o projeto “Desenvolvimento e aperfeiçoamento do SIGA” foi avaliado como estratégico, uma vez que tem por objetivo fortalecer o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) e sua atuação como sistema estruturante das atividades de gestão de documentos de arquivo da administração pública federal. O projeto atua em três eixos: governança do SIGA, estruturação da função de monitoramento e controle no Arquivo Nacional e implantação de sistema de informações do SIGA. O projeto será concluído até dezembro de 2019 e contempla as seguintes entregas:
O percentual de execução do projeto até dezembro de 2018 é de 47%. Dentre as ações realizadas, cabe destacar: i) reformulação e atualização do sítio eletrônico; ii) realização de duas reuniões da Comissão de Coordenação do SIGA (CCSIGA); ii) publicação de portaria com o levantamento das atividades críticas para o funcionamento do SIGA publicada em março de 2018; iii) elaboração do documento de visão do sistema informatizado (eSIGA) que dará suporte às atividades do SIGA; iv) reestruturação da Equipe de Apoio à Governança do SIGA e vinculação à Direção-Geral na sede no Rio de Janeiro; v) atualização de dados dos membros da Comissão de Coordenação do SIGA.
PROJETO "DESENVOLVIMENTO E APERFEIÇOAMENTO DO SIGA" Entrega 1: Instituição da Equipe de Apoio à Governança do SIGA (concluída em julho de 2017)
Entrega 2: Implantação do eSiga
Entrega 3: Manual de Governança do SIGA
Entrega 4: Escala de avaliação do nível de maturidade em gestão de documentos de arquivo dos órgãos integrantes
do SIGA (concluída em junho de 2017)
Entrega 5: Adequação na distribuição das GSISTE do SIGA Entrega 6: Diagnóstico arquivístico da administração pública federal
Entrega 7: Reformulação dos canais de comunicação do SIGA
| 17
IV. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO ARQUIVO NACIONAL De forma a alinhar a sua atuação ao planejamento estratégico do Ministério da Justiça e ao
PPA 2016-2019, o Arquivo Nacional realizou, em 2017, o processo de formulação do seu planejamento estratégico para o período de 2018-2019, no qual foram definidos a missão, a visão e os objetivos estratégicos da instituição, conforme mapa estratégico apresentado abaixo. A construção do planejamento estratégico para o período de 2018-2019 foi fundamental para realizar um diagnóstico da instituição, direcionar seus rumos e monitorar suas ações. Foram definidos indicadores e projetos estratégicos para monitoramento da execução e mensuração do alcance dos objetivos estratégicos, que vêm possibilitando a racionalidade da tomada de decisão e a eficiência da alocação dos recursos organizacionais. No início de 2019, os referenciais estratégicos serão avaliados e atualizados, de forma a permitir o alinhamento às prioridades do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
PRIORIDADES INOVAÇÕES E MELHORIAS
Realização do diagnóstico do grau de desenvolvimento em todos os órgãos e entidades integrantes do SIGA
Redução do prazo de atendimento às demandas dos usuários ao acervo de entrada de estrangeiros
Aperfeiçoamento do modelo de governança e implantação de sistema de monitoramento e controle do SIGA
Implantação de autenticação digital n processo de reprodução de documentos do acervo do Arquivo Nacional
Ampliação da implantação de programas de gestão de documentos nos órgãos e entidades integrantes do SIGA
Implantação do novo sistema do serviço de consulta a distância do Arquivo Nacional
Implantação de infraestrutura tecnológica para recolhimento, preservação e acesso dos documentos digitais
Atualização do Sistema de Informações do Arquivo Nacional e do banco de dados Memórias Reveladas
Ampliação da difusão e da disponibilização do acervo em meio digital e aperfeiçoamento do atendimento ao usuário
Projeto comemorativo dos 180 anos do Arquivo Nacional
Ampliação da orientação técnica e da capacitação do Conarq Implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no Arquivo Nacional
| 18
V. PRINCIPAIS RESULTADOS E ENTREGAS
1. Coordenação e gestão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA)
O decreto n. 4.915, de 12 de agosto de 2003, estabelece o Arquivo Nacional como órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), com a finalidade de acompanhar, orientar e capacitar os órgãos setoriais do SIGA quanto à aplicação das normas e à implementação das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos de arquivos, bem como promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema e o intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais.
Compete ao Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, orientar e acompanhar, junto aos órgãos e entidades integrantes do sistema, a aplicação das normas técnicas e a implementação das atividades de gestão de documentos de arquivo, além de promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o sistema, o intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins e a capacitação de servidores públicos federais que atuam na área de gestão de documentos de arquivo.
O Arquivo Nacional iniciou, em 2018, o diagnóstico do grau de desenvolvimento em gestão de documentos de arquivo de órgãos e entidades integrantes do SIGA como uma das entregas do projeto estratégico “Desenvolvimento e aperfeiçoamento do SIGA”, que vem sendo implementado desde 2017. O Arquivo Nacional desenvolveu uma escala de avaliação do nível de maturidade para mensurar e avaliar o nível de penetração da gestão de documentos na administração pública federal, monitorar a efetividade das ações realizadas e direcionar as ações do órgão central (orientações técnicas e capacitação) e dos órgãos setoriais e seccionais. Participaram do diagnóstico 212 órgãos e entidades integrantes do SIGA e o resultado do diagnóstico foi apresentado no VI Seminário Nacional do SIGA, que também teve como objetivo apresentar: i) orientações para a implantação de programas de gestão de documentos de arquivo; ii) reflexões sobre a atualização da Resolução n. 14 do Conarq; iii) discussão sobre o papel da gestão de documentos de arquivo no processo de desburocratização e transparência administrativa do Estado; iv) apresentação de boas experiências em gestão de documentos na administração pública federal.
Em 2018, o Arquivo Nacional contribuiu para a ampliação do acesso à informação atuando no acompanhamento e implantação de programas de gestão de documentos de arquivo nos órgãos e entidades integrantes do SIGA. Um programa de gestão de documentos é um todo articulado e indissociável de diretrizes, iniciativas, projetos e ações de longo prazo com o objetivo de implantação e permanência da gestão de documentos nas organizações, ou seja, direciona a instituição para “o que fazer”, “por que fazer” e “como fazer”. O programa de gestão de documentos deve refletir os desafios e as oportunidades de cada instituição, pois as soluções de gestão de documentos dependem do contexto administrativo, legal, social, econômico e político específico.
Dentre os benefícios do programa de gestão de documentos estão a alocação adequada de recursos necessários para o desenvolvimento das atividades de gestão de documentos; a produção, o uso e a destinação correta dos documentos arquivísticos; e a garantia de acesso à informação. A gestão de documentos promove a eficiência, eficácia e efetividade na administração pública. As ações trazem economia, otimizando o uso do espaço físico e racionalizando custos operacionais, além de assegurar a manutenção e a preservação de conjuntos documentais relevantes.
Em 2018, o Arquivo Nacional prestou 1.724 orientações técnicas a 187 órgãos e entidades integrantes do SIGA, o que representa um aumento, respectivamente, de 110,2% e 29% em
| 19
comparação com o ano de 2017. O Arquivo Nacional orienta os órgãos e entidades integrantes do SIGA na implantação de programas de gestão de documentos, elaboração de instrumentos de gestão, criação de comissões permanentes de avaliação de documentos (CPADs), desenvolvimento de políticas e sistemas de negócio, identificação de documentos digitais, desenvolvimento de repositórios digitais confiáveis, eliminação e recolhimento de documentos, dentre outras.
.
O Arquivo Nacional realizou também um programa permanente de capacitação de
multiplicadores para atuarem nos órgãos setoriais e seccionais, atingindo 229 servidores públicos federais de órgãos e entidades integrantes do SIGA em todo o território nacional.
| 20
EVENTOS DE CAPACITAÇÃO EM GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
Curso básico de capacitação em gestão de documentos (abril de 2018)
Oficina de avaliação de documentos de arquivo (maio de 2018)
Oficina de uso do formulário de levantamento da produção documental (junho de 2018)
Curso básico de capacitação em gestão e preservação de documentos digitais (junho de 2018)
Cursos básicos de capacitação em gestão de documentos (agosto de 2018)
Curso básico de capacitação em gestão de documentos (outubro de 2018)
Cursos básicos de capacitação em gestão de documentos (novembro de 2018) Além disso, aprovou a eliminação de, aproximadamente, 39.620 metros lineares de
documentos arquivísticos da administração pública federal após processo de avaliação pelos órgãos e entidades. Esta eliminação de cerca de 277 milhões de folhas de documentos em 2018 representa um aumento de 198,8% em relação a 2017.
Como resultado também do processo de avaliação de documentos em alguns órgãos e
entidades do SIGA, o Arquivo Nacional realizou o recolhimento de documentos de guarda
permanente, com destaque para os acervos da Comissão Nacional da Verdade e da Autoridade
Pública Olímpica, em consequência do encerramento de suas atividades, e que inauguraram os
recolhimentos de documentos nato digitais ao Arquivo Nacional. Na Coordenação Regional no
Distrito Federal, foram recolhidos documentos do Ministério da Saúde, Presidência da República e
Telebrás, dentre outros.
O Arquivo Nacional tem atuado junto aos sistemas estruturantes visando garantir a gestão e a preservação dos documentos nos sistemas informatizados que apoiam os sistemas estruturantes. Em 2018, o Arquivo Nacional atuou junto com a Secretaria de Gestão de Pessoas do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão visando à melhoria do sistema Sigepe, que apoia as atividades relativas à gestão de pessoas de todos os órgãos e entidades do Poder Executivo federal. Foi instituído um grupo de trabalho por meio da portaria n. 9.483, de 19 de setembro de 2018, com a finalidade de elaborar instrumento de avaliação do repositório central de documentos digitais do Sistema de Gestão de Pessoas (Sigepe). Esse sistema informatizado produz e mantém documentos digitais que apoiam e registram as atividades de gestão de pessoal, que, portanto, são documentos arquivísticos que servem como fonte de prova e informação. A participação do Arquivo Nacional, portanto, é muito importante para que o Sigepe seja um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e repositórios arquivísticos digitais confiáveis (SIGAD/RDC-Arq) e possa, assim, garantir a gestão e a preservação dos documentos produzidos.
| 21
No âmbito do Programa Permanente de Preservação e Acesso de Documentos Arquivísticos Digitais (AN Digital), deu-se continuidade à implantação do repositório digital confiável para preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais. O programa AN Digital, iniciado em 2010, tem por objetivo dotar o Arquivo Nacional das condições de infraestrutura organizacional e tecnológica capazes de preservar e dar acesso aos documentos digitais por ele recolhidos em cumprimento às suas atribuições. Esse programa é uma resposta do Arquivo Nacional aos desafios enfrentados na preservação dos documentos arquivísticos digitais, que visa preparar a instituição no presente para garantir os arquivos no futuro.
Ressalte-se também a realização das seguintes ações: 1) atualização do código de classificação e da tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio do Poder Executivo federal, visando atender às demandas dos órgãos e entidades integrantes do SIGA, conforme recomendação do II Encontro Técnico dos Integrantes do Siga, realizado em maio de 2018, bem como à necessidade urgente de se proceder aos ajustamentos nos normativos adotados para a classificação e avaliação dos documentos produzidos e recebidos, em qualquer suporte. Em consonância com as melhores práticas de gestão documental, a atualização dos respectivos instrumentos deve ocorrer regularmente, atendendo às transformações, significativas e efetivamente renovadoras, na máquina administrativa governamental, voltadas para as novas formas de gestão e às demandas por transparência e da governabilidade; 2) articulação com a Câmara dos Deputados e apresentação de nota técnica com avaliação do PL 7920/2017, que trata do processo de digitalização, visando garantir a preservação dos documentos públicos; 3) publicação de recomendações sobre o uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) nos órgãos e entidades federais, com o objetivo de orientar as boas práticas arquivísticas na produção, no uso e na manutenção dos documentos arquivísticos digitais no SEI para que não haja risco de perda da confiabilidade, da autenticidade e dos próprios documentos, diante do aumento da massa documental digital produzida pelos órgãos e entidades que aderiram ou estão aderindo ao SEI; 4) apresentação de nota técnica sobre o registro de microfilmagem, uma vez que o decreto n. 9.360, de 7 de maio de 2018, transferiu para o Arquivo Nacional a competência sobre processo de registro das empresas interessadas em atuar com serviços de microfilmagem.
O Arquivo Nacional atuou também no mapeamento da estrutura administrativa da administração pública federal por meio da implementação do Programa Permanente de Memória da Administração Pública Brasileira (MAPA), que tem como finalidade a reunião e a sistematização de informações relativas à história da administração pública desde o período colonial, organizadas por meio de metodologia própria, que retrata a dinâmica administrativa e suas constantes transformações, fornecendo o registro rigoroso e padronizado da legislação sobre o tema em diversos momentos históricos. A recuperação da trajetória das funções públicas e de sua relação com os órgãos e entidades que as exerceram também auxilia no tratamento técnico da documentação sob a guarda do Arquivo Nacional. O MAPA busca suprir ainda a crescente demanda de estudos sobre a história do Estado nacional e a evolução de suas políticas públicas. Para isso, vem disponibilizando as informações por diferentes meios de divulgação, como publicações impressas e virtuais e o Dicionário da administração pública on-line, bem como na nova versão do portal lançada em 2018.
No período de janeiro a dezembro de 2018, o portal alcançou o total de 140.130 acessos e foram realizadas 113 inserções e atualizações de verbetes. O MAPA disponibiliza ainda uma base de dados, integrada ao Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN), que armazena informações sobre diversos órgãos da estrutura administrativa brasileira em diferentes períodos. Em 2018, foram registrados 12.260 acessos à base de dados (96% do resultado de 2017) e realizadas 130 inserções e atualizações, o que representa um aumento de 103,1%.
| 22
2. Preservação, acesso e difusão do acervo arquivístico nacional
O Arquivo Nacional é responsável por coordenar e executar as atividades de tratamento técnico, preservação, acesso e difusão dos documentos sob sua guarda, além de prestar orientação técnica a instituições custodiadoras de acervos arquivísticos, em especial a órgãos e entidades da administração pública federal.
O Arquivo Nacional conserva hoje, no Rio de Janeiro e em sua sede em Brasília, mais de 60 km de documentos textuais (45 km no Rio de Janeiro e 15 km em Brasília), cerca de 1,74 milhão de fotografias e negativos, 200 álbuns fotográficos, 15 mil diapositivos, 4 mil caricaturas e charges, 3 mil cartazes, mil cartões-postais, 300 desenhos, 300 gravuras e 20 mil ilustrações, além de cerca de 50 mil mapas e plantas de arquitetura e engenharia, 80 mil documentos audiovisuais, mais de 16 mil registros sonoros e uma coleção de livros raros que supera 8 mil títulos. O acervo digital ocupa, atualmente, 494,2 terabytes do storage, com previsão de crescimento de 243 terabytes em 2019.
| 23
Nas ações relativas ao Processamento Técnico e à Preservação do Acervo, em 2018, foram desenvolvidas ações de ampliação do controle e disponibilização de informações ao cidadão de fundos documentais, que resultaram: i) no processamento técnico de 185.574 documentos arquivísticos; ii) na reformatação de 189.151 documentos arquivísticos; iii) na conservação de 372.825 documentos arquivísticos; iv) na restauração de 4.227 documentos arquivísticos.
| 24
Os gráficos acima mostram que os indicadores “Número de documentos arquivísticos
reformatados”, “Número de documentos arquivísticos conservados” e “Número de documentos arquivísticos restaurados” registraram, em 2018, um aumento de 17,4%, 153,4% e 91,3%, respectivamente, em comparação com o ano anterior. Os principais fundos documentais processados estão listados no quadro a seguir.
PRINCIPAIS FUNDOS DOCUMENTAIS TRATADOS
Afonso Pena (ON) Família Bicalho (PQ) Maria da Conceição da Costa Neves
Afonso Pena Júnior (OO) Família Doyle Silva (SD) Mário Augusto Teixeira de Freitas (RR)
Agência Nacional (EH) Família Ferrez (FF) Memória do Movimento Estudantil (sem código)
Antônio Ferreira Viana (OZ) Família Henrique Oswald (QJ) Ministério da Indústria, Viação e Obras Públicas (4Q)
Associação dos Arquivistas Brasileiros (JA)
Família Hungria Machado (JK) Ministério da Instrução Pública, Correios e Telégrafos (50)
Barão Homem de Melo (QA) Família Werneck (PY) Ministério da Justiça e Negócios Interiores (4T)
César Nunes Fazenda Nacional de Santa Cruz (EM) Ministério da Viação e Obras Públicas (4Y)
Coleção Cartográfica (JL) Federação Brasileira pelo Progresso Feminino (Q0)
Moyses Weltman (comodato)
Coleção Negócios de Portugal (59) Fotografias Avulsas (O2) Niomar Muniz Sodré Bittencourt (HT)
Conselho Coordenador do Abastecimento (1O)
Francisco Bhering (F4) Paulo de Assis Ribeiro (S7)
Conselho do Desenvolvimento (1Q) Francisco Lobo Leite Pereira (QD) Percival Farquhar (SC)
Correio da Manhã (PH) Fundação Centro Brasileiro de TV Educativa
Polidoro da Fonseca Quintanilha (SE)
Delegacia de Ordem Política e Social no Rio de Janeiro (J3)
Fundo Diversos - SDH (2H) Prudente de Moraes (SF)
Departamento Nacional de Obras de Saneamento (04)
Fundos diversos Rede Ferroviária Federal S.A. (AQ)
Discoteca Arquivo Nacional (J5) Humberto Moraes Franceschi Salgado Filho (R0)
Duque de Caxias (RT) Luis Gastão Déscragnolle Doria (RE) Serviço Nacional de Informações (V8)
Empresa Brasileira dos Transportes Urbanos (EX)
Marcus Vinícius Pereira Alves – J1 Virgílio Várzea (ST)
| 25
É importante destacar que, em 2017, a realização de três projetos financiados com recursos extraorçamentários possibilitou a contratação de 87 prestadores de serviço, entre técnicos, especialistas e estagiários e, assim, contribuiu para a ampliação do indicador “Número de documentos arquivísticos processados” no ano anterior. Foram concluídos dois grandes projetos financiados com recursos do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES) com o objetivo de realizar o tratamento técnico e digitalização de conjuntos documentais para disponibilização dos dados no Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN): o projeto “Informação sob controle: ações de preservação e acesso a acervos de memória política e social sob guarda do Arquivo Nacional” e o projeto “Entrada de passageiros no porto do Rio de Janeiro: controlar para disponibilizar”. Além disso, foi realizado um projeto apoiado pela organização Family Search para tratamento técnico e digitalização de conjuntos documentais relativos a registros civis.
Entre janeiro e dezembro de 2018, foram emitidas 1.007 certidões probatórias, o que corresponde a um aumento de 30,8% do resultado alcançado em 2017. Ao final de 2018, estavam disponíveis para acesso ao público 1.217.469 registros sobre o acervo no Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN), tendo sido publicados 505.347 registros em 2018, um aumento de 914,3% em comparação com o ano de 2017. Além disso, foram prestadas, em 2018, 45 orientações técnicas a diversas instituições, e capacitadas 462 pessoas em processamento arquivístico e preservação de documentos arquivísticos, o que representa um aumento, respectivamente, de 350% e 2.210% em relação a 2017.
| 26
Ainda no âmbito das ações relativas ao processamento técnico e à preservação do acervo, é
importante destacar também as seguintes parcerias realizadas pela Coordenação Regional do
Arquivo Nacional no Distrito Federal:
• Acordo de cooperação técnica entre o Arquivo Nacional e a Associação Ser Cidadão para realização do primeiro Curso Auxiliar de Arquivo, no qual foram oferecidas aulas de processamento técnico, noções de conservação preventiva, higienização de depósitos, dentre outras. O curso atende jovens estudantes da rede pública, a partir do 1° ano do ensino médio, com idade entre 14 e 24 anos, que desejam adquirir qualificação para inserção no mercado de trabalho. O objetivo é que o egresso do curso seja capaz de auxiliar nas tarefas de organização, conservação, digitalização e guarda de documentos de arquivos, promovendo, assim, a construção da identidade pessoal e a socialização desses jovens e preparando-os para a inserção no mercado de trabalho como aprendizes ou profissionais contratados com carteira assinada, na área de arquivos.
• Acordo de cooperação técnica entre o Arquivo Nacional e a Associação de Pais e Amigos dos Excepcionais (APAE) do Distrito Federal com o objetivo de criar e manter um núcleo de capacitação na área de conservação de bens culturais, viabilizando a inclusão social de pessoas com deficiência intelectual e múltipla que necessitam de apoio para a inserção e permanência no mercado de trabalho. A parceria, que existe desde 2008, oferece qualificação profissional na área de conservação preventiva de documentos arquivísticos para aprendizes com deficiência intelectual e múltipla e também qualifica professores para o acompanhamento continuado dos alunos. Desde seu início já foram certificados de 80 jovens. A última formatura ocorreu em abril de 2018. A expectativa é que a mais nova turma seja formada em 2020, com a certificação de cerca de 50 formandos. Para além da capacitação de seus participantes, funciona como uma ferramenta que amplia a qualidade de vida dos alunos, dos instrutores e dos servidores do setor.
| 27
• Acordo de cooperação técnica entre o Arquivo Nacional e o Departamento Penitenciário Nacional (Depen) do Ministério Extraordinário da Segurança Pública (MSP), com o objetivo de criar o Programa de Educação em Arquivos no âmbito do Projeto Papel da Liberdade. Busca a profissionalização em conservação preventiva de acervos documentais para indivíduos dos regimes aberto e semiaberto do sistema prisional. O programa compreende capacitação teórica e vivência prática dos colaboradores em várias frentes que atuam com conservação preventiva de documentos arquivísticos. Os colaboradores são treinados em várias atividades, como higienização, pequenos reparos, confecção de acondicionamentos, digitalização, entre outras. O programa teve início em novembro de 2017 e, desde então, já contou com a participação de 40 colaboradores em quatro turmas. A quinta turma, realizada em 2018, certificou 31 colaboradores.
No âmbito das ações de Acesso ao Acervo, cumprindo sua missão de dar acesso à informação ao Estado e ao cidadão e garantir direitos, o Arquivo Nacional realizou 51.778 atendimentos aos usuários (presenciais e a distância) em 2018, o que corresponde a 76,8% do resultado alcançado em 2017. O prazo de atendimento às demandas do acervo relativo a estrangeiros, grande demanda de consulta, foi reduzido de 90 para 60 dias em 2018.
No mesmo período, foram registrados 9.031.550 acessos às bases de dados de consulta ao acervo para recuperação de informações, e consultados 1.939.189 documentos, presencialmente ou pelo Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN). Estes dois últimos indicadores já apresentaram um aumento de 202,3% e 60,4%, respectivamente, em comparação com o ano de 2017.
| 28
Cabe ressaltar que diversas ações realizadas permitiram um aumento de 801,4% nos acessos aos documentos digitais disponíveis no Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN) entre 2016 e 2018. Contribuíram para a elevação do acesso à documentação arquivística por meios virtuais, não só via computador, mas também por meio do uso de smartphones e tablets, o desenvolvimento de um sistema de consulta a distância, a reformulação dos sítios institucionais, a maior exposição da instituição na mídia e a maior interação com os usuários por meio das redes sociais (Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Flickr, Youtube, Mixcloud e Soundcloud). Importante registrar, ainda, que houve um aumento no número de acessos às bases de dados, a partir de maio de 2018, em função da disponibilização para acesso ao usuário dos documentos relativos aos registros civis digitalizados no âmbito do projeto apoiado pela organização Family Search.
232,223
1,157,209
2,093,354
0
500,000
1,000,000
1,500,000
2,000,000
2,500,000
2016 2017 2018
Evolução dos Acessos aos Documentos Digitais no Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN) - 2016/2018
Quanto à Difusão do Acervo, os sítios eletrônicos de difusão do acervo e promoção da instituição registraram 6.160.156 acessos e foram realizados 36 eventos técnico-culturais, com destaque para os 130 anos da Abolição da Escravatura no Brasil. Isto mostra que os valores alcançados em 2018 já representam, respectivamente, 103,3% e 112,5% dos resultados de 2017. O Arquivo Nacional vem buscando, junto aos demais órgãos do poder público e da sociedade civil, captar e apoiar o estabelecimento de parcerias para difundir o acervo, de forma a permitir que o cidadão se aproprie das informações nele contidas, transformando-as em ferramenta de uso diário, na comprovação de direitos, mas também como fonte de fatos e atos de nossa história.
| 29
EXPOSIÇÕES E PRÊMIOS
Mostra “130 anos da Abolição da Escravatura”, que fez parte da semana de atividades que marca o aniversário da Lei Áurea
Exposição Sabores do Brasil: tradição e inovação alimentares (1940-1970) no Centro de Estudios Brasileños, da Universidade de Salamanca, Espanha
Exposição Itinerários Indígenas, em cartaz no Arquivo Nacional até 6 de abril de 2018 e itinerada para o Ministério da Justiça, por ocasião das comemorações do Dia do Índio. Edição (curadoria, pesquisa e textos) para montagem na Faculdade de Geografia e Historia da Universidade de Salamanca (Espanha), organizada pelo Centro de Estudios Brasileños de 01 a 14/2/18
Exposição Jango: a nossa breve história. A exposição marca os 50 anos do golpe que deu início a mais de duas décadas de regime militar
Exposição Entre a Saudade e a Guerra: reúne manuscritos originais, fotografias, objetos e comendas, além de relíquias como a bandeira brasileira usada pelo Marechal Mascarenhas de Moraes na campanha italiana
Exposição Estado Novo, o olhar de quem viveu: A exposição encontra-se em fase de finalização de pesquisa de imagens no Arquivo Nacional, FGV, MUSAL, IMS; além de elaboração de legendas e textos
Exposição Memórias da Democracia - Constituição de 1988. A exposição pretende oferecer ao publico um breve panorama das constituições brasileiras – 1824, 1989, 1934, 1937, 1946, 1967 – dando ênfase à de 1988
Exposição Olhares cruzados: imagens de duas culturas, em parceria com a Câmara de Comércio Brasil Canadá (CCBC)
Prêmio Nacional de Pesquisa: o prêmio tem o objetivo de difundir o acervo do Arquivo Nacional através da publicação de livros de pesquisadores - doutores que possuam trabalhos com base nas fontes arquivísticas depositadas na instituição
Prêmio Thomas Skidmore, que homenageia o importante brasilianista norte-americano e professor emérito da Brown University. A edição 2018 tem como tema a questão racial no Brasil e corresponde a outra obra clássica de Thomas E. Skidmore, cujo título é “Preto no Branco: raça e nacionalidade no pensamento brasileiro (1870-1930)”
No período de janeiro a dezembro de 2018, o Arquivo Nacional editou 8 publicações técnico-científicas com lançamento previsto desde 2014, bem como alcançou um total de 6.297 visitantes nas ações educacionais, o que já representa um aumento de 344,4% em comparação ao ano de 2017.
| 30
PUBLICAÇÕES TÉCNICO-CIENTÍFICAS
Lançamento de duas edições da Revista Acervo: Edição janeiro/abril de 2018: Tema Diversidades e(m) Arquivos Edição maio/agosto de 2018: Tema Moda e indumentária: entre imagens e artefatos
Publicação do Prêmio Arquivo Nacional de Pesquisa 2015
Publicação do Prêmio Memórias Reveladas 2014
Publicação do Prêmio Nacional de Arquivologia - Maria Odila Fonseca 2017
Publicação do Prêmio Arquivo Nacional de Pesquisa 2017
Impressão da Resolução nº 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
Reimpressão do Guia da Administração Pública: Império e Governo Provisório (1822-1891)
Publicação do livro Educação em Arquivos
As redes sociais tornaram-se ferramentas para dialogar com o público e as instituições de
memória as têm utilizado como plataformas de difusão de informações sobre seus acervos. No caso dos arquivos, a reprodução integral dos documentos tende a ser mais ágil, sem as amarras que o respeito ao direito autoral impõe às bibliotecas e aos museus. Ademais, a reprodução de documentos originais permite que o público conheça o que existe sob a guarda do Arquivo Nacional, despertando o interesse do tema e abrindo caminho para o aprofundamento das pesquisas.
Nesse viés, as redes sociais do Arquivo Nacional, Twitter, Facebook, Instagram, Flickr, Pinterest, Youtube e MixCloud, alcançaram 197.911 seguidores em 2018. E a Wikipedia registrou, no mesmo período, o total de 185.950.648 acessos, propiciando a visualização em verbetes de fatos e imagens do acervo.
SEGUIDORES NAS REDES SOCIAS DO ARQUIVO NACIONAL
Twitter 53.930
Facebook 83.600
Instagram 54.887
Flickr 165
Pinterest 1.591
Youtube 3.681
Mixcloud 57
TOTAL 197.911
| 31
REDE SOCIAL PRODUÇÃO
Facebook 830 publicações
Twitter 1.130 publicações
Instagram 300 publicações no perfil e 406 histórias
YouTube 536 vídeos editados e publicados
Pinterest 550 imagens publicadas
Flickr 626 imagens publicadas
Mixcloud 47 arquivos sonoros editados e publicados
Wikicommons 7.794 documentos enviados
Wikipédia 4.891 verbetes com imagens do acervo em 90 idiomas
Considerando que o Arquivo Nacional tem como uma de suas atribuições a promoção do acesso e a difusão do acervo e de informações aos cidadãos; que os produtos gráficos produzidos pela instituição e aqueles recebidos pelo órgão são, dentre outros, veículos dessa difusão; e visando ainda à expansão do público demandante, foi elaborada a ordem de serviço 01, de 15 de outubro de 2018, que trata dos mecanismos para a difusão de obras produzidas pela instituição e aquelas recebidas em duplicata. Sua destinação prioritária serão as bibliotecas de organizações da sociedade civil definidas pela lei n. 13.204, de 14 de dezembro de 2015, isto é, as sem fins lucrativos, com foco em pessoas em situação de risco ou vulnerabilidade pessoal ou social; aquelas alcançadas por programas e ações de combate à pobreza e de geração de trabalho e renda; aquelas voltadas para fomento da educação e capacitação; e aquelas habilitadas para execução de atividades ou de projetos de interesse público e de cunho social que não integrem o programa de permuta com as bibliotecas do Arquivo Nacional.
A biblioteca do Arquivo Nacional foi criada para reunir, além da coleção impressa de legislação brasileira, obras de direito público, administração, história e geografia do Brasil. Com o passar dos anos se tornou fonte de informação e pesquisa para os estudos de história do Brasil e de arquivologia, mantendo intercâmbio de publicações com arquivos estaduais e municipais brasileiros, além de nacionais e regionais de vários países. A seguir, o quantitativo de recebimento de acervo e de sua incorporação à base BN Web.
| 32
Aquisição Livros Periódicos Outros Total
Doação/permuta 805 635 0 1.440
Incorporados 486 384 0 870
Saída: doação/permuta 1.573 3 0 1.576
*Estes números compreendem o total de exemplares permutados/doados com instituições cadastradas na
lista de permuta/duplicatas.
No período de janeiro a dezembro de 2018, foram classificados e incluídos na base de dados da biblioteca (base BN Portal) 1.038 títulos de livros, partes de livros, folhetos, artigos de periódicos, teses, eventos, partes de eventos, livros raros, monografias, referências, CDs, DVDs e materiais especiais; e 1.100 fascículos e artigos de periódicos, totalizando 3.138 inserções na base. A seguir o quantitativo de acessos à base BN Web.
MÊS JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ TOTAL
ACESSOS 795 518 719 677 705 492 460 593 839 * 708 484 6.990
CONSULTAS 737 556 863 673 519 320 * * * * 737 484 4.889**
* Não foi possivel quantificar por problemas no sistema.
** Somatório desconsiderando os valores jul./ago./set./out.
3. Acompanhar e implementar a política nacional de arquivos
As diretrizes que visam à consolidação da política nacional de arquivos são emanadas pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Conforme a lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, compete ao Conarq:
• estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar),
visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;
• promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao
intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;
• propor ao ministro de Estado da Justiça normas legais necessárias ao
aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e
privados;
• zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o
funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;
• estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito
federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em
decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária;
• subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e
prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;
| 33
• estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e
Judiciário da União, dos estados e do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e
Legislativo dos municípios;
• estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;
• identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da
lei n. 8.159, de 1991;
• propor ao presidente da República, por intermédio do ministro de Estado da Justiça, a
declaração de interesse público e social de arquivos privados;
• estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades
de arquivo nas instituições integrantes do Sinar;
• recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política
nacional de arquivos públicos e privados.
Por meio de suas câmaras técnicas e câmaras setoriais, o Conarq desenvolve pesquisas, estudos e contatos com organismos nacionais e internacionais, e, por demanda do seu plenário, elabora resoluções e recomendações sobre diferentes temas relativos à gestão de documentos, documentos digitais e não digitais e proteção e salvaguarda do patrimônio arquivístico brasileiro. Após serem aprovadas pelo plenário do Conselho, essas resoluções e recomendações tornam-se válidas para todos os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. O Conarq também realiza a capacitação de profissionais de diversas instituições públicas na área de arquivos e estimula a criação de arquivos públicos municipais.
O Conarq também mantém um protocolo de colaboração firmado entre o Governo do Brasil e o Governo de Portugal, assinado na cidade do Rio de Janeiro, em 16 de agosto de 1995, com o objetivo de estimular a permuta de informações contidas nos acervos arquivísticos de interesse mútuo, sob a guarda de cada um dos países intervenientes. O cumprimento do protocolo se dá por meio da Comissão Luso-Brasileira para Salvaguarda e Divulgação do Patrimônio Documental (Coluso), configurada em duas seções: uma brasileira e uma portuguesa. A seção brasileira é presidida pelo presidente do Conarq.
As ações do Conarq, iniciadas desde 1994, com cerca de 43 resoluções e outros instrumentos técnicos e normativos emanados de suas câmaras técnicas e setoriais, têm impactado positivamente a gestão de documentos dos orgãos e intituições arquivísticas públicas, assim como as atividades de gestão documental nas diferentes esferas da administração pública, nos níveis federal, estadual e municipal. As suas diretrizes e recomendações auxiliam a racionalização da massa documental, propiciam o acesso aos documentos e às informações neles contidas, independente dos suportes, e estabelecem princípios de atuação no que se refere ao tratamento dos documentos da administração pública com responsabilidade, transparência e respeito e defesa aos direitos do cidadão.
Para acompanhar a implementação da política nacional de arquivos, o Arquivo Nacional atua no assessoramento e apoio ao Conarq na consecução de suas atividades regimentais, na prestação de assistência técnica aos órgãos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), na articulação com instituições custodiadoras de acervos e outros órgãos públicos nas áreas de educação, cultura, ciência e tecnologia, informação e informática, bem como na elaboração de cadastros nacionais de arquivos públicos e privados e no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos. Atua ainda no planejamento e na realização das reuniões da seção brasileira da COLUSO, bem como no monitoramento dos projetos aprovados, e em parceria com a seção portuguesa, na realização das reuniões conjuntas previstas no referido protocolo.
No plano da Política Nacional de Arquivos, em 2018, o Conarq, de forma convergente com o Arquivo Nacional, prestou orientação técnica a 248 órgãos e entidades públicas integrantes
| 34
do Sinar, atendendo solicitações do Poder Legislativo estadual e municipal, do Poder Judiciário federal e estadual, dos arquivos estaduais e municipais do Poder Executivo, bem como de arquivos privados de interesse público e social. Neste sentido, o resultado alcançado para as referidas orientações técnicas foi de 82,7% do resultado alcançado no ano de 2017. O sítio eletrônico do Conarq contabilizou 652.372 acessos em 2018, o que representa um aumento de 236,3% em relação ao ano de 2017.
Entre janeiro e dezembro de 2018, foram inseridas 50 instituições arquivísticas no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos (aumento de 19% em relação ao valor alcançado ao final de 2017). O Conarq realizou também, no mesmo período, a capacitação de 1.032 profissionais de diversas instituições do país na área arquivística, correspondendo a um aumento de 129,3% em relação ao ano de 2017. Os cursos foram ministrados em sua maioria por técnicos do Arquivo Nacional.
| 35
EVENTOS DE CAPACITAÇÃO DO CONARQ
Química aplicada à preservação de acervos (agosto de 2018) - Paraná
Descrição de documentos arquivísticos – NOBRADE (agosto de 2018) - Paraná
Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais (agosto de 2018) - Paraná
Gestão de Documentos: Aspectos Jurídicos e Práticos (agosto de 2018) - Maranhão
Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais (agosto de 2018) - Maranhão
Curso Gestão e Organização de Documentos de Engenharia e Arquitetura (setembro de 2018) - Rio de Janeiro
Curso Gestão de Documentos em Instituições de Saúde (setembro de 2018) - Rio de Janeiro
Curso Valoração de Bens Culturais (setembro de 2018) - Rio de Janeiro
Curso Descrição de Documentos Arquivísticos - NOBRADE (setembro de 2018) - Rio de Janeiro
Curso Produção de Guias de Patrimônio Documental (setembro de 2018) - Rio de Janeiro
Curso Organização de Arquivos Permanentes (setembro de 2018) - Rio de Janeiro
Curso Organização e Descrição de Documentos Fotográficos (setembro de 2018) - Rio de Janeiro
Curso Desafios para a Formação e Preservação de Acervos Fílmicos (setembro de 2018) - Rio de Janeiro
Curso Química Aplicada à Conservação de Bens Culturais (setembro de 2018) - Rio de Janeiro
Oficina Técnica de Paleografia (setembro de 2018) - Rio de Janeiro
Oficina sobre o Modelo de Requisitos para Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil (setembro de 2018) - Rio de Janeiro
Oficina Gestão de Documentos e introdução a preservação digital (setembro) - Ceará
Curso Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais (outubro de 2018) - Rio de Janeiro
Curso Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis - RDC-Arq (outubro de 2018) - Rio de Janeiro
Curso Preservação e Conservação Preventiva de Documentos (outubro de 2018) - Rio de Janeiro
Curso Políticas de Segurança de Acervos e Patrimônios Culturais (novembro de 2018) - Rio de Janeiro
Em 2018, foram realizadas as 91ª, 92ª e 93ª reuniões plenárias do Conarq, bem como 23
reuniões de câmaras técnicas, câmaras setoriais, Comissão Especial do Conarq e da Comissão Luso-Brasileira para Salvaguarda e Divulgação do Patrimônio Documental (Coluso). Além disso, o Conarq aprovou as Diretrizes para a Gestão de Documentos Musicográficos em conjuntos musicais do âmbito público (federal, estadual ou municipal). As diretrizes se apoiam em amplo marco jurídico vigente, no meio do qual se destaca a resolução n. 41, de 9 de dezembro de 2014, do Conarq, que “dispõe sobre a inserção dos documentos audiovisuais, iconográficos, sonoros e musicais em programas de gestão de documentos arquivísticos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando a sua preservação e acesso. A supracitada resolução recomenda aos órgãos e entidades do Sinar implementar política de gestão arquivística de documentos, integrando todos os gêneros documentais, incluindo os audiovisuais, iconográficos, sonoros e os musicográficos, “independentemente do formato e do suporte em que estão registrados, por meio da classificação e avaliação arquivística, bem como dos procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação e uso”.
No âmbito do Programa Memória do Mundo (MoW) – internacional, regional e nacional –, o Arquivo Nacional elaborou propostas de registro, próprias ou em conjunto com outras instituições, de documento de seu acervo, que resultaram em nominações como Patrimônio da Humanidade, a saber: Autos da Devassa/A Inconfidência em Minas, Levante de Tiradentes; Lei
| 36
Áurea; Relações de Vapores. SPMAF/SP-Santos; Agência Nacional: a informação a serviço do Estado; Fundo Francisco Bhering – A Carta do Brasil ao Milionésimo (1777-1937); Correspondência Original dos Governadores do Pará com a Corte. Cartas e Anexos (1764-1807); Fundo Assessoria de Segurança e Informações da Fundação Nacional do Índio – ASI/FUNAI (1968-2000); Feminismo, ciência e política – o legado Bertha Lutz (1881-1985). A Guerra da Tríplice Aliança: Representações Iconográficas e Cartográficas, propositura conjunta; Acervo da Comissão de Anistia do Ministério da Justiça do Brasil, custodiado pela Comissão de Anistia; Fundos da Rede de Informações e Contra-informação; Antônio Carlos Gomes: compositor de dois mundos.
| 37
VI. GESTÃO ADMINISTRATIVA
A. OBRAS E MANUTENÇÃO
1. Conformidade legal
Para assegurar a conformidade legal da gestão patrimonial, o Arquivo Nacional observa e aplica a lei n. 4.320/64, o decreto-lei n. 200/67, a instrução normativa n. 205/88, a lei complementar n. 101/200, a lei n. 8.429/92 e os demais instrumentos legais que regem a gestão patrimonial na administração pública federal.
2. Investimentos em infraestrutura e equipamentos
Em 2018, os recursos disponíveis foram utilizados para atender a demanda orçamentária dos serviços continuados, como, por exemplo, manutenção preventiva e corretiva do conjunto arquitetônico tombado da União, manutenção preventiva e corretiva dos elevadores e dos equipamentos do sistema de condicionamento de ar, limpeza, conservação e asseio, dentre outros.
O Arquivo Nacional realizou gastos no total de R$ 13,74 milhões em adaptações, reparo de sistemas de ar-condicionado, elevadores, geradores e equipamentos. Entre os resultados decorrentes das despesas realizadas, podem-se destacar: i) aprimoramento da infraestrutura da instituição; ii) melhoria da eficiência energética dos edifícios; iii) melhoria da qualidade dos ambientes de trabalho e das áreas de guarda do acervo. Além disso, o Arquivo contratou projeto executivo para implantação de sistema de monitoramento para segurança da instituição e do acervo em 2019.
Investimentos em infraestrutura e equipamentos
Reformas e obras -
Manutenção predial (adaptações e geradores)
R$ 1.100.077
Ar-condicionado R$ 875.928
Elevadores R$ 76.500
Equipamentos R$ 11.684.050
TOTAL R$ 13.736.555
Do total dos investimentos realizados em equipamentos, é importante destacar a aquisição
de moderno mobiliário composto por arquivos deslizantes com o objetivo de modernizar e otimizar os ambientes de guarda de acervo (reserva técnica) do arquivístico histórico e administrativo do órgão, adaptando-o às condições ideais de acondiciomamento, segurança e acesso, além da ampliação da capacidade de armazenamento para crescimento visando ao recebimento dos conjuntos documentais da administração pública federal. O investimento realizado permitirá alcançar os seguintes resultados:
• ampliação do espaço de guarda do acervo em 30% nos três depósitos contemplados,
o que corresponde a 10 mil caixas-arquivo, ou seja, aproximadamente 10 milhões de
unidades documentais;
| 38
• mais 30 mil caixas-arquivo acondicionadas adequadamente, perfazendo
aproximadamente 30 milhões de unidades documentais;
• disposição do acervo histórico e administrativo em ambientes com maior segurança e
proteção contra sinistros;
• preservação do acervo por meio de ações de melhorias no ambiente de guarda;
• otimização e racionalização, modernizando o ambiente de guarda de acervo
histórico;
• melhoria no tempo de localização do acervo para atendimento ao usuário e para
ações de processamento técnico.
Em 2018, foram realizadas pelo Arquivo Nacional duas locações de equipamentos (16
impressoras e 2 veículos motorizados para movimentação do acervo), totalizando um valor de R$ 114.227,19.
Gastos com locações de equipamentos
Locação de veículos motorizados para movimentação do acervo
R$ 22.000
Locação de impressoras R$ 92.227
TOTAL R$ 114.227
3. Desfazimento de ativos Não houve desfazimento de ativo no Arquivo Nacional no exercício de 2018. Os bens em
estoque são mensurados ou avaliados com base no valor de aquisição. O método de mensuração e avaliação das saídas do estoque é o custo médio ponderado.
O Arquivo Nacional realiza o registro de bens móveis, bens intangíveis e bens patrimoniais. No entanto, é necessária a aquisição de software específico para realizar a reavaliação e depreciação de bens móveis, a amortização dos bens intangíveis e a reavaliação dos bens patrimoniais.
| 39
4. Infraestrutura
O Arquivo Nacional não ocupa imóveis de terceiros. A sede está localizada no Centro da cidade do Rio de Janeiro e compreende um conjunto arquitetônico constituído por nove blocos edificados, num total de 50 mil m² de área construída, dos quais 25 mil m² são tombados pelo Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional (Iphan). Suas instalações possuem dez elevadores, sistema de ar-condicionado central, com rígido controle de temperatura e umidade, duas subestações de transformação de energia, grupos geradores, sistema de combate a incêndio, sistema de aterramento das edificações, rede estabilizada de computadores, depósito de obras raras e sala-cofre. Além da sede, o Arquivo Nacional conta com uma Coordenação Regional no Distrito Federal.
| 40
B. LICITAÇÕES E CONTRATOS
1. Processos licitatórios
CONTRATAÇÕES E AQUISIÇÕES
Contratações diretas 51 processos R$ 516.421
Pregões 31 processos R$ 5.166.824
Outras modalidades 8 processos R$ 10.170.170
TOTAL 90 processos R$ 15.853.414
DISPENSA DE LICITAÇÃO
CUSTEIO
ADMINISTRAÇÃO R$ 76.568,67
COMUNICAÇÃO SOCIAL EVENTOS
R$ 32.688,38
INVESTIMENTO TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO R$ 4.636,75
PRESERVAÇÃO R$ 3,723.00
INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO
CUSTEIO
DESENV. APERFEIÇOAMENTO PESSOAS
R$ 54.866,00
COMUNICAÇÃO SOCIAL EVENTOS
R$ 84.550,00
CONTRATAÇÕES POR FINALIDADE
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO R$ 10.470.888
FUNCIONAMENTO ADMINISTRATIVO R$ 14.905.340
DESPESAS FINALÍSTICAS R$ 5.209.988
TOTAL R$ 30.586.216
FUNCIONAMENTO ADMINISTRATIVO – CONTRATAÇÕES
ADMINISTRAÇÃO R$ 6.456.961,32
CEDAE/LIGHT/CEG R$ 3.797.410,34
TOTAL R$ 10.254.371,66
| 41
CONTRATAÇÕES MAIS RELEVANTES
Energia elétrica ADMINISTRAÇÃO R$ 2.835.338
Segurança e vigilância ADMINISTRAÇÃO R$ 2.296.562
Infraestrutura e administração de rede e suporte técnico
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
R$ 1.708.897
Manutenção predial preventiva e corretiva
ADMINISTRAÇÃO R$ 1.100.077
Limpeza e conservação ADMINISTRAÇÃO R$ 955.786
Manutenção preventiva e corretiva do sistema de ar-condicionado
ADMINISTRAÇÃO R$ 875.928
Movimentação do acervo DESPESAS
FINALÍSTICAS R$ 846.350
Prevenção e combate a incêndio ADMINISTRAÇÃO R$ 834.180
TOTAL R$ 11.453.118
| 42
2. Contratos
CONTRATOS VIGENTES COM VENCIMENTO ATÉ 30/04/2019
OBJETO CONTRATADA CNPJ/CPF CONTRATO Nº LICITAÇÃO PROCESSOMÃO DE
OBRA NºDATA INÍCIO DATA FIM
VALOR MENSAL
ATUAL
VALOR TOTAL
ATUALFASE CONTRATUAL
Manutenção preventiva e
corretiva de ar condicionado
CPD Eletricidade,
Refrigeração e Reforma
Civi l Ltda
03.498.870/0001-20 38/2013 PE 35 08060.000525/2013-75 0 1/2/2014 01/01/20 1,817.53 21,810.36Último período de vigência, completando
os 72 meses e não poderá ser renovado.
Aquis ição de gêneros
a l imentícios , para atender à
COREG/AN
Genera l Adminis tração
Motelei ra – EIRELI01.263.392/0001-44 03/2018 Pregão SISPP nº 1/2018 08060.000315/2017-19 - 4/2/2018 31/12/18 700.00 8,400.00
Extrato do Contrato publ icado no DOU
em 03/05/2018. Encaminhando
documentação para Contratada e
para o Gestor do Contrato.
Aquis ição de gêneros
a l imentícios , para atender à
COREG/AN
N3 Dis tribuição de
Suprimentos – EIRELI19.408.662/0001-23 04/2018 Pregão SISPP nº 1/2018 08060.000315/2017-19 - 4/6/2018 31/12/18 248.33 2,980.00
Extrato do Contrato publ icado no DOU
em 03/05/2018. Encaminhando
documentação para Contratada e
para o Gestor do Contrato.
Aquis ição de gêneros
a l imentícios , para atender à
COREG/AN
Puríss ima Água Minera l
Ltda .72.602.303/0001-95 05/2018 Pregão SISPP nº 1/2018 08060.000315/2017-19 - 6/13/2018 31/12/18 957.67 11,492.00
Extrato do Contrato publ icado no DOU
em 19/04/2018. Encaminhando
documentação para Contratada e
para o Gestor do Contrato.
Aquis ição de gêneros
a l imentícios , para atender ao
AN, no RJ
Comércio de Produtos
Alimentícios Di Primeira –
EIRELI
06.985.398/0001-49 01/2018 Pregão SISPP nº 1/2018 08060.000315/2017-19 - 3/29/2018 31/12/18 2,256.00 27,072.00
Extrato do Contrato publ icado no DOU
em 03/05/2018. Encaminhando
documentação para Contratada e
para o Gestor do Contrato.
Aquis ição de gêneros
a l imentícios , para atender ao
AN, no RJ
RIOMAR 2001 Dis tribuidora
de Al imentos e
Descartáveis Ltda–EPP
05.057.706/0001-03 02/2018 Pregão SISPP nº 1/2018 08060.000315/2017-19 - 3/27/2018 31/12/18 456.66 5,479.95
Extrato do Contrato publ icado no DOU
em 04/05/2018. Encaminhando
documentação para Contratada e
para o Gestor do Contrato.
Fornecimento de l inks de
comunicação de dados ANTIM S.A. 00.660.928/0001-00 01/2015 PE 35/14 354/2014-65 0 2/2/2015 01/02/19 19,438.64 233,263.68
Gestor e Contratada concordaram
com prorrogação. Encaminhando
Processo para Eq. Compras para
pesquisa mercadológica.
Locação de veículos
motorizados ( movimentação
do acervo)
V TECH COMERCIO LTDA 13.478.9000/0001-90 18/2015 DISPENSA 44 229/2015-36 0 11/19/2015 17/11/19 2,200.00 26,400.00
Extrato do Quarto Termo Adi tivo
publ icado no DOU em 08/11/2018.
Documentação encaminhada para
Contratada e para o Gestor do
Contrato.
| 43
CONTRATOS VIGENTES COM VENCIMENTO ATÉ 30/04/2019
OBJETO CONTRATADA CNPJ/CPF CONTRATO Nº LICITAÇÃO PROCESSOMÃO DE
OBRA NºDATA INÍCIO DATA FIM
VALOR MENSAL
ATUAL
VALOR TOTAL
ATUALFASE CONTRATUAL
Manutenção de processadora
de microfi lme
YANKEETWO Comercia l
Exportadora e Importadora
Ltda
03.488.677/0001-09 10/2018 Dispensa 21/2018 08060.000268/2018-86 0 9/3/2016 02/09/19 665.00 7,980.00
Manutenção predia l
preventiva e corretiva da sede
arquivo
SM 21 ENGENHARIA E
CONSTRUÇÕES S.A.02.566.106/0001-82 01/2016 PE 14/2015 254/2015-10 12 1/6/2016 05/01/20 130,913.25 1,570,959.00
Extrato do Quarto Termo Adi tivo
publ icado no DOU em 16/11/2018.
(Acréscimo de 25% e prorrogação até
nova l i ci tação).
Manutenção prev. e cor. em
s i s tema de ar condicionado e
exaustão mecânica , sede AN.
WALKAN CLIMATIZAÇÃO
LTDA03.117.803/0001-19 07/2013 PE 20/12 335/2012-77 7 1/2/2013 01/01/19 79,629.79 955,557.48
Último período de vigência, completando
os 72 meses e não poderá ser renovado.
Última renovação foi em caráter
excepcional.
Manutenção preventiva dos
servidores
UNITECH RIO COMERCIO E
SERVIÇO LTDA32.578.387/0001-54 04/2016 PE 19/2015 366/2015-71 0 1/4/2016 03/01/20 6,708.21 80,498.52
Extrato do Tercei ro Termo Adi tivo
publ icado no DOU em 25/10/2018.
Documentação encaminhada para
Contratada e para o Gestor do
Contrato.
Preparo e digita l i zação de
documentos da extinta DOPS
YANKEETWO Comercia l
Exportadora e Importadora
Ltda
03.488.677/0001-09 08/2015 PE 25/15 340/2015-22 0 4/1/2016 01/04/19 84,959.88
Preparo e digita l i zação de
documentos da extinta DOPS.
PROGRAF Tecnologia
Gráfica Ltda17.304.250/0001-18 06/2016 PE 25/2015 340/2015-22 0 3/1/2016 01/03/19 (variável ) 638,300.52
Serviço de agenciamento de
viagem para voos regulares
internaciona is e domésticos
VOETUR Turismo e
Representações Ltda.01.017.250/0001-05 06/2018 SRP 08060.000148/2018-89 0 4/30/2018 29/04/19 13,526.35 162,316.20
Aguardando mani fes tação do Gestor
e da Contratada para prorrogação.
Serviço de coleta de l i xo
extraordinário
RODOCON CONSTRUÇÕES
RODOVIÁRIAS LTDA30.090.575/0001-03 30/2016 PE 19/16 247/2016-07 0 1/3/2017 02/01/20 2,312.01 28,050.00
Extrato do Tercei ro Termo Adi tivo
publ icado no DOU em 23/10/2018.
Documentação encaminhada para
Contratada e para o Gestor do
Contrato.
| 44
CONTRATOS VIGENTES COM VENCIMENTO ATÉ 30/04/2019
OBJETO CONTRATADA CNPJ/CPF CONTRATO Nº LICITAÇÃO PROCESSOMÃO DE
OBRA NºDATA INÍCIO DATA FIM
VALOR MENSAL
ATUAL
VALOR TOTAL
ATUALFASE CONTRATUAL
Serviço de conexão ip
dedicado exclus ivo acesso
internet
TIM S.A. 02.421.421/0001-11 02/2015 PE 35/14 354/2014-65 0 2/2/2015 01/02/19 19,172.13 230,065.56
Gestor e Contratada concordaram
com prorrogação. Encaminhando
Processo para Eq. Compras para
pesquisa mercadológica.
Serviço de telefone fixo longa
dis tancia intra , inter e
internaciona l
TELEMAR NORTE LESTE 33.000.118/0001-79 19/2017 PE 07 08060.000238/2017-99 0 11/28/2017 27/11/19 Estimativo 18,828.12
Extrato do Primeiro Termo Adi tivo
publ icado no DOU em 09/10/2018.
Documentação encaminhada para
Contratada e para o Gestor do
Contrato.
Serviço de telefônico fixo
Coordenação Regiona lTELEFONICA BRASIL S.A. 02.558.157/0001-62 06/2015 DISPENSA 83/14 311/2014-80 0 1/15/2015 14/01/20 Estimativo 45,749.20
Extrato do Quarto Termo Adi tivo
publ icado no DOU em 18/10/2018.
Documentação encaminhada para
Contratada e para o Gestor do
Contrato.
Serviço telefônico fixo
comutado para sede an/rjTELEFÔNICA BRASIL S.A. 02.558.157/0001-62 22/2017 PE 08 168/2016-98 0 12/22/2017 21/12/19 Estimativo 121,084.92
Aguardando ass inatura da Di retora
Gera l no Primeiro Termo Adi tivo.
Serviços de manutenção,
ass inatura bnwebCTY INFORMÁTICA LTDA 03.368.287/0001-03 20/2016 PE 16 213/2015-23 0 1/2/2016 01/01/20 907.50 10,890.00
Extrato do Quarto Termo Adi tivo
publ icado no DOU em 25/10/2018.
Documentação encaminhada para
Contratada e para o Gestor do
Contrato.
Vigi lância armada e
desarmada patrimonial e
ininterrupta à COREG
AGIL – Empresa de
Vigi lância Ltda .72.619.976/0001-58 21/2017 PE 05/17 08060.000097/2017-12 8 1/2/2018 01/01/20 63,700.70 764,408.40
Extrato do Segundo Termo Adi tivo
publ icado no DOU em 12/11/2018.
Documentação encaminhada para
Contratada e para o Gestor do
Contrato.
Promoção do IV Festival
Arquivo em Cartaz
CRIOULA CARIOCA Projetos
Cul tura is e Fonográficos28.376.416/0001-28 17/2018 PE 06/18 08060.000477/2018-20 0 11/26/2018 31/12/18 360,000.00
Extrato do Contrato publ icado no DOU
em 07/12/2018.
5,416,545.79TOTAL
| 45
DEMAIS CONTRATOS VIGENTES
OBJETO CONTRATADA CNPJ/CPF CONTRATO Nº LICITAÇÃO PROCESSOMÃO DE
OBRA NºDATA INÍCIO DATA FIM
VALOR MENSAL
ATUAL
VALOR TOTAL
ATUALFASE CONTRATUAL
Limpeza , conservação e
higienização da sede do AN.
ANGEL’S Serviços Técnicos
Eirel i68.565.530/0001-10 21/2016 PE 01/2016 08060.000341/2015-77 33 5/2/2016 01/05/19 117,346.04 1,408,152.48
Extrato do Quarto Termo Adi tivo
(acréscimo de 25%) publ icado no
DOU em 16/11/2018 e reti fi cado em
19/11/2018. Aguardando
mani fes tação da Contratada quanto
à prorrogação contratua l.
Manutenção preventiva e
corretiva de 02 scanners, da
marca ZEUTSCHEL E NEXTCAN
SCANSYSTEM Ltda . 01.464.579/0001-06 04/2017 INEX 01 08060.000245/2016-18 0 3/13/2017 29/05/19 7,460.00 89,520.00
Extrato do 3º TA (prorrogação)
publ icado no DOU em 03/05/2018.
Encaminhada a documentação para
Contratada e para o Gestor do
Contrato.
Manutenção preventiva e
corretiva de 04
microfi lmadoras zeustschel
SCANSYSTEM Ltda . 01.464.579/0001-06 03/2017 INEX 02 08060.000248/2016-43 0 3/9/2017 01/06/19 11,182.00 134,184.00
Extrato do 3º TA (prorrogação)
publ icado no DOU em 03/05/2018.
Encaminhada documentação para
Contratada e para o Gestor do
Contrato.
Manutenção preventiva e
corretiva de elevadores
(blocos A, C, D e P, da sede
AN)
EGS Elevadores Ltda 05.379.701/0001-05 24/2016 Pregão SISPP nº 7/2016 305/2015-11 0 8/8/2016 07/08/19 7,500.00 90,000.00Extrato do 3° TA (acréscimo e prorrogação)
publicado no DOU em 15/05/2018.
Movimentação, armazenagem
e embalagem do acervo
LIDERANÇA LIMPEZA E
CONSERVAÇÃO LTDA00.482.840/0001-38 15/2017 PE 03/2017 08060.000343/2016-47 2 7/24/2017 23/07/19 7,902.96 94,835.52
Extrato do 2º Termo Aditivo
(prorrogação) publicado no DOU de
05/06/2018.
Prevenção e combate a
incêndio, abandono de área ,
primeiros socorros e
emergência .
ATAC FIRE Extintores
Comércio e Serviços Ltda -
EPP
01.229.958/0001-11 12/2017 PE 02/2017 08060.000233/2016-85 18 6/1/2017 31/05/19 82,102.43 985,229.16
Extrato do 3º Termo Aditivo (prorrogação)
publicado no DOU em 30/05/2018; Extrato
do Termo de Apostilamento (repactuação)
publicado no DOU em 01/06/2018. Ciência
e cópias fornecidas à COROF.
| 46
DEMAIS CONTRATOS VIGENTES
OBJETO CONTRATADA CNPJ/CPF CONTRATO Nº LICITAÇÃO PROCESSOMÃO DE
OBRA NºDATA INÍCIO DATA FIM
VALOR MENSAL
ATUAL
VALOR TOTAL
ATUALFASE CONTRATUAL
Serviço de impressão
corporativa (16 impressoras )
SIMPRESS Comércio,
Locação e Serviços S.A.07.432.517/0001-07 17/2017 SRP 227/2017-17 0 11/13/2017 13/11/20 8,965.00 107,580.00
Serviço de manutenção sa la
cofreGREEN4T SOLUÇÕES TI LTDA 03.698.620/0001-34 16/2017 PE 04 08060.000367/2016-04 0 9/1/2017 31/08/19 39,651.71 475,820.52
Extrato do 2º TA (prorrogação) publicado no
DOU em 16/08/2018. Encaminhada
documentação para Contratada e para o
Gestor do Contrato. Extrato do Termo de
Apostilamento (reajuste) publicado no DOU
em 04/10/2018.
Serviços de postagem, compra
e venda de produtos
exclus ivos da ECT
CORREIOS – ECT 34.028.316/00002-94 09/2018 Inexigibi l idade nº 15/2018 08060.000305/2018-56 0 7/16/2018 15/07/19 5,833.33 70,000.00Extrato de Contrato nº 9/2018 publicado
no DOU de 10/09/2018 (valor estimado)
Serviços de Solução de TI
(infraestrutura de rede,
adminis tração de rede e
suporte técnico)
CONNECTCOM
Teleinformática Comércio
e Serviços Ltda
00.308.141/001-76 12/2015 PE 05 08060.000058/2015-45 15 6/18/2015 17/06/19 157,497.99 1,889,975.884º Termo Aditivo (Prorrogação) assinado e
publicado no DOU em 18/06/2018.
Serviços de vigi lância armada
e desarmada patrimonia l
(sede AN/RJ).
TRANSEGUR Vigi lância e
Segurança Ltda .31.376.361/0001-60 08/2018 PE nº 2/2018 08060.000376/2017-78 - 7/1/2018 30/06/19 169,121.90 2,029,462.80
Extrato do Contrato publ icado no DOU
em 29/06/2018.
Serviços de postagem, compra
e venda de produtos NÃO
exclus ivos da ECT
CORREIOS – ECT 34.028.316/00002-94 9912449026 Dispensa nº 23/2018 08060.000307/2018-45 0 10/24/2018 19/10/19 2,166.66 26,000.00
Extrato de Contrato nº 9912449026/2018
publicado no DOU de 26/10/2018 (valor
estimado)
Disponibi l i zação do serviço
de agenciamento de
transporte terres tre pessoa l a
serviço dos Órgãos da APF
Di reta por meio de TÁXI, no
DF e entorno prestado por
fornecedor contratado pela
Unidade Centra l .
TÁXI.GOV TED Nº 1/2018 08061.000302/2017-21 0 4/23/2018 31/12/23 1,491.53 17,898.36
Extrato do TED nº 1/2018 e Extrato do
Termo de Adesão nº 5/2018 publicados
no DOU em 19/04/2018.
Serviços de Recepção para
Sede do AN/RJ
INOVA Serviços de Mão de
Obra Ei rel i -EPP06.979.037/0001-90 12/20108 Pregão SRP nº 4/2018 08060.000348/2017-51 7 11/1/2018 31/10/19 20,561.45 246,737.40
Extrato de Contrato publicado no DOU em
08/11/2018.
| 47
DEMAIS CONTRATOS VIGENTES
OBJETO CONTRATADA CNPJ/CPF CONTRATO Nº LICITAÇÃO PROCESSOMÃO DE
OBRA NºDATA INÍCIO DATA FIM
VALOR MENSAL
ATUAL
VALOR TOTAL
ATUALFASE CONTRATUAL
Serviços de Copeiragem para
Sede do AN/RJ
CENTROSERV Serv. Téc. de
Recursos Humanos Ltda03.575.979/0001-14 13/2018 Pregão SRP nº 4/2018 08060.000348/2017-51 6 11/1/2018 31/10/19 17,623.38 211,480.56
Extrato de Contrato publ icado no DOU
em 08/11/2018.
Serviços de Recepção e
Copeiragem para
Coordenação Regiona l do AN
no Dis tri to Federa l - COREG
SOUSA & SILVA SUPERA Serv.
Empresariai s Ltda-ME15.797.933/0001-29 14/2018 Pregão SRP nº 4/2018 08060.000348/2017-51 4 11/19/2018 18/11/19 15,497.72 185,972.64
Extrato de Contrato publicado no DOU de
03/12/2018.
Aquis ição de ass inatura paa
acesso ao s i te JusBras i l , com
5 (cinco) logins s imultâneos .
GHOSME SOLUÇÕES PARA A
INTERNET LTDA07.112.529/0001-46 15/2018 Inexigibi l idade nº 23/2018 08060.000049/2018-05 0 12/7/2018 07/12/19 1,020.00
Extrato de Contrato publ icado no DOU
de 19/12/2018.
Elaboração de projeto
executivo e anexos vi sando à
rea l ização de procedimento
l i ci tatório cujo objeto será a
prestação de serviços de
operação, manutenção
preventiva e corretiva com
fornecimento de mão de obra
e de peças , disponibi l ização
de Sis tema de
videomonitoramento a ser
ins talados nos prédios A a H
e P da Sede do AN/RJ.
ESFERA SECURITY
SOLUTIONS EIRELI26.723.747/0001-61 16/2018 Dispensa nº 27/2018 08060.000387/2017-58 0 11/30/2018 30/11/19 29,324.00
Extrato de Contrato publicado no DOU de
19/12/2018.
Serviços de l impeza e
conservação, com
fornecimento de materia i s ,
para as unidades do MJ em
Brasíl ia/DF
REAL JG SERVIÇOS GERAIS
EIRELI08.247.960/0001-62 19/2018
Compra Comparti lhada ATA
Nº 03/201808061.000154/2018-26 9 12/7/2018 06/12/19 30,281.95 363,383.40
Extrato de Contrato publ icado no DOU
de 19/12/2018.
8,456,576.72
24 VALOR TOTAL R$ 5,416,545.79
43 VALOR TOTAL R$ 13,873,122.51
TOTAL
TOTAL DE CONTRATOS VIGENTES COM VENCIMENTO ATÉ 30/04/2019
TOTAL DE CONTRATOS VIGENTES
| 48
C. GESTÃO DE PESSOAS
1. Conformidade legal
a. Legislação aplicada
Além da lei n. 8.112/90 e outras legislações de pessoal já consolidadas na administração pública federal, aplicamos os diplomas legais abaixo, criados no período solicitado:
DIPLOMA LEGAL ASSUNTO
Decreto n. 9.426, de 27/06/2018 – D.O.U. de 28/06/2018
Aprova as Estruturas Regimentais e os Quadros Demonstrativos dos Cargos em Comissão e das Funções de Confiança do Ministério da Justiça e do Ministério Extraordinário da Segurança Pública, remaneja cargos em comissão e funções de confiança e substitui cargos em comissão do Grupo Direção e Assessoramento Superiores – DAS por Funções Comissionadas do Poder Executivo – FCPE
Decreto n. 9.485, de 29/08/2018 – D.O.U. de 30/08/2018
Remaneja e transforma cargos em comissão do Grupo Direção e Assessoramento Superiores – DAS e Funções Comissionadas do Poder Executivo – FCPE
Decreto n. 9.498, de 10/09/2018 – D.O.U. de 11/09/2018
Dispõe sobre a competência para a concessão e a manutenção de aposentadorias e de pensões do regime próprio de previdência social
Decreto – 03 aplicações
Instrução normativa/MP n. 2, de 12/09/2018 – D.O.U. de 13/09/2018
Orientação, critérios e procedimentos quanto à jornada de trabalho e compatibilidade de horários para servidores púbicos federais
Instrução Normativa/MP n. 4, de 28/12/2018 – D.O.U. de 31/12/2018
Estabelece orientação e procedimentos gerais a serem observados pelos órgãos e entidades integrantes do SIPEC, relativos à implantação e uso do SIGEP Banco de Talentos.
Instrução normativa – 02 aplicações
Medida provisória/MP n. 853, de 25/09/2018 – D.O.U. de 26/09/2018
Reabre o prazo de opção para o regime de previdência complementar para servidores da administração pública federal
Medida provisória – 01 aplicação
Nota informativa/MP n. 8.930, de 30/07/2018 – SEI/MP n. 6640521
Impossibilidade de concessão de adicional noturno ou serviços extraordinários para servidores ocupantes de cargo em comissão e funções de confiança
| 49
Nota informativa/MP n. 11.040, de 09/04/2018 – SEI/MP n. 6898123
Consolidar entendimento quando à possibilidade de pagamento de sucessivas substituições, efeito cascata, em decorrência de vacância do cargo
Nota informativa – 02 aplicações
Nota técnica/MP n. 16.379/217, assinada eletronicamente em 30/04/2018-SEI
Concessão da licença gala somente aos servidores que se casarem observando o rito estabelecido no Código Civil, e mediante apresentação da certidão de registro do casamento, em observância ao que dispõem o art. 1.543 do Código Civil e o art. 97 da lei n° 8.112/90
Nota técnica/MP n. 2.717, publicada em 15/03/2018-Conlegis
Normatiza o auxílio-moradia
Nota técnica/MP n. 1.532, publicada em 24/04/2018-Conlegis
Impossibilidade de percepção de GSISTE para servidor afastado
Nota técnica/MP n. 13.920, publicada em 16/07/2018-Conlegis
Gratificação natalina por posse em cargo inacumulável
Nota técnica/MP n. 2.417/2018, assinada eletronicamente em 23/11/2018
Orientações a serem observadas acerca do “Dia do Evangélico”
Nota técnica/MP n. 26.812/2018, assinada eletronicamente em 14/11/2018
Requisição de servidores pela Defensoria Pública da União
Nota técnica/MP n. 25.175/2018, assinada eletronicamente em 12/11/2018
Aplicação da instrução normativa SGP-MP n. 2, de 12/09/2018, que estabelece a jornada de trabalho dos servidores que integram os órgãos e entidades vinculadas ao Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal (Sipec)
Nota técnica/MP n. 25.954/2018, assinada eletronicamente em 09/11/2018
Concessão de licença para capacitação de forma simultânea em ambos os cargos, ao servidor que acumula legalmente dois cargos efetivos, desde que a capacitação esteja relacionada às atribuições dos cargos ocupados
Nota técnica/MP n. 24.977, assinada eletronicamente em 26/10/2018
Orienta os órgãos e entidades integrantes da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, acerca do recesso para comemoração de fim de ano (Natal e Ano Novo), com vistas à melhor organização e funcionamento de setores e unidades de trabalho, sem prejuízo das atividades a serem exercidas pelos agentes públicos nos órgãos e entidades
Nota técnica/MP n. 28.915, assinada eletronicamente em 05/12/2018
- As férias de servidores que tenham filhos portadores de deficiência em idade escolar serão concedidas, quando solicitadas, no período das férias escolares, tendo prioridade sobre as férias dos demais servidores.
| 50
Nota técnica/MP n. 29.150, assinada eletronicamente em 13/12/2018
Trata do deslocamento de servidor para submissão à perícia oficial de saúde.
Nota técnica – 11 aplicações
Nota técnica conjunta/MP n. 113/2018, assinada eletronicamente em 31/08/2018-SEI
Dispõe sobre a concessão de horário especial ao servidor público federal com deficiência ou que possua cônjuge, filho ou dependente com deficiência
Nota técnica conjunta/MP n. 192/2018, assinada eletronicamente em 11/10/2018
Reajustes de pensões sem paridade. Informações aos órgãos e entidades integrantes do Sipec quanto à alteração da forma de cálculo do redutor das pensões, em face de entendimento firmado pelo Tribunal de Contas da União no acórdão 1.293/2018-TCU-Plenário, Rel. Vital do Rêgo, prolatado na Sessão de 06/06/2018
Nota técnica conjunta/MP n. 180/2018, assinada eletronicamente em 28/09/2018
Designação de função comissionada, nomeação para cargo em comissão e concessão de Gsiste a servidor movimentado para compor força de trabalho
Nota técnica conjunta – 03 aplicações
Parecer/Conjur-MP/CGU/AGU n. 00945/2018, assinado eletronicamente em 03/08/2018- Serpro
Concessão do benefício de licença gala por ocasião da formalização em cartório de união estável
Parecer/Conjur-MP/CGU/AGU n. 00982/2018, assinado eletronicamente em 16/08/2018- Serpro
Trata do cálculo da gratificação natalina nos casos de vacância de cargo público por posse em outro cargo inacumulável, passando o servidor a exercer, de forma sucessiva, dois cargos públicos distintos inacumuláveis no decorrer de um mesmo ano
Parecer/Conjur-MP n. 01465/2018, assinada eletronicamente em 12/11/2018
Possibilidade de requisição da Presidência da República ter caráter nominal, em vista da peculiaridade das atribuições
Parecer/Conjur – 03 aplicações
Ofício circular/MP n. 391/2018, assinado eletronicamente em 15/10/2018
Orientação aos órgãos e entidades do Sipec para que adotem as medidas necessárias para que os seus editais de concursos públicos e de processos seletivos simplificados, de que trata a lei n. 8.745/93, passem a conceder ao candidato a opção de tanto inscrever-se para o cargo e para a localidade de lotação a que deseje concorrer, quanto escolher, dentre as cidades em que ocorrerá o certame, aquela que lhe for conveniente para prestar as provas
Ofício circular/MP – 01 aplicação
Portaria normativa/MP n. 10, de 04/10/2018-D.O.U. de 08/10/2018
Estabelece orientações aos órgãos e entidades do Sipec quanto à exigência do CPF – Cadastro
| 51
de Pessoa Física para o cadastramento dos dependentes no Siape e Sigepe
Portaria/MP nº 442, de 27/12/2018- D.O.U. de 28/12/2018
Ficam divulgados os dias de feriados nacionais e estabelecidos os dias de ponto facultativo no ano de 2019, para cumprimento pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo.
Portaria normativa/MP – 02 aplicações
Portaria/MP n. 9, de 01/08/2018-D.O.U. de 03/08/2018
Cria o Assentamento Funcional Digital – AFD no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal (Sipec)
Portaria/MP n. 174, de 21/06/2018-D.O.U. de 22/06/2018
Estabelece, em caráter excepcional, ponto facultativo no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, nos dias de jogos da Seleção Brasileira de Futebol na Copa do Mundo FIFA 2018
Portaria/SRH/MP n. 4.181, de 16/04/2018- D.O.U. de 17/04/2018
Divulga o valor do menor e maior vencimento básico da administração pública federal, para efeito de pagamento de auxílio-natalidade e para efeito de pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso
Portaria/MP n. 350, de 31/10/2018-D.O.U. de 05/11/2018
Altera a portaria/MP n. 468, de 22/12/2017, que divulga os dias de feriados nacionais e estabelece os dias de ponto facultativo, no ano de 2018, para cumprimento pelos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo
Portaria/MP n. 10.960, de 26/10/2018-D.O.U. de 29/10/2018
Estabelece orientações aos órgãos e entidades integrantes da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, acerca do recesso para comemoração das festas de final de ano
Portaria/MP – 05 aplicações
Portaria/AN n. 44, de 01/03/2018-Boletim Interno Especial n. 2, publicado em 05/03/2018
Sistematização, orientação e controle das ações de lotação e movimentação interna de servidores no âmbito do Arquivo Nacional e a necessidade de se buscar a compatibilização entre o perfil profissional dos servidores e suas respectivas lotações
Portaria/AN n. 45, de 01/03/2018-Boletim Interno Especial n. 2, publicado em 05/03/2018
Regulamenta o ato de cessão no âmbito do Arquivo Nacional
| 52
Portaria/AN n. 171, de 26/06/2018-Boletim Interno Quinzenal n. 6, publicado em 02/07/2018
Aprova a norma de serviço que estabelece a exigência de “Nada Consta” por ocasião de desligamento, afastamento ou remoção com mudança de sede dos servidores do Arquivo Nacional
Portaria/AN – 03 aplicações
Fonte: Gestão de Informações Funcionais e Gestão de Pagamento
b. Apontamentos dos órgãos de controle
No período de 1/1/2018 a 31/12/2018, não foram registradas três diligências recebidas do Tribunal de Contas da União (TCU) e da Controladoria-Geral da União (CGU).
Apontamentos dos órgãos de controle
Tipo TCU
(acórdão) CGU
(Sistema Monitor)
Determinações/Recomendações recebidas 00 00
Determinações/Recomendações atendidas 00 00
c. Controle eletrônico de frequência
Em setembro de 2018, o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP) publicou a instrução normativa n. 02, que estabelece o controle eletrônico de frequência obrigatório nos órgãos e entidades integrantes da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. O controle eletrônico de frequência do Arquivo Nacional será implementado até abril de 2019 e será integrado ao Sistema Integrado de Administração de Pessoal, conforme orientação do Ministério da Justiça (MJ). Já foram realizadas as seguintes ações: i) elaboração da minuta de portaria de implantação; ii) articulação com o MJ e a empresa contratada para acesso e alimentação do sistema; iii) teste das máquinas impressoras.
2. Estratégia de recrutamento e alocação de pessoas
a. Recursos humanos O número ideal de servidores por atividade no Arquivo Nacional, preliminarmente, é
expresso no sistema Siape, através de transação exclusivamente operada pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, obedecendo ao seguinte quantitativo:
| 53
Cargos de nível superior
CARGO EFETIVO OCUPADO VAGO TOTAL LIMITE
Arquiteto 01 03 04
Economista 01 01 02
Engenheiro 03 02 05
Engenheiro florestal 02 00 02
Engenheiro químico 01 00 01
Estatístico 01 01 02
Administrador 10 02 12
Analista de acompanhamento de projetos 01 00 01
Analista econômico 01 00 01
Analista técnico administrativo 11 00 11
Antropólogo 01 00 01
Arquivista 47 05 52
Assistente de pesquisa 01 00 01
Assistente social 02 00 02
Bibliotecário 16 01 17
Contador 02 02 04
Especialista de nível superior 22 00 22
Especialista em educação 01 00 01
Médico 02 00 02
Promotor de eventos 02 00 02
Psicólogo 02 01 03
Nutricionista 01 00 01
Técnico de nível superior 02 00 02
Técnico em assuntos educacionais 08 03 11
Técnico em comunicação social 05 02 07
Técnico especializado 02 00 02
Técnico MKT propaganda 02 00 02
Odontólogo – 30 horas 01 00 01
Técnico em assuntos culturais 21 00 21
Técnico em comunicação social (Jornalista) 03 01 04
Fonte: Siape
| 54
Cargos de nível intermediário
CARGO EFETIVO OCUPADO VAGO TOTAL LIMITE
Agente administrativo 117 15 132
Agente analista documental 03 00 03
Agente de cinef. e microfilmagem 01 00 01
Agente de portaria 14 00 14
Agente de vigilância 01 00 01
Analista processo liberações 01 00 01
Artífice de artes gráficas 02 00 02
Artífice de carpintaria e marcenaria 01 00 01
Assistente administrativo 01 00 01
Auxiliar administrativo 02 00 02
Auxiliar de enfermagem 01 00 01
Auxiliar em assuntos culturais 01 00 01
Datilógrafo 18 00 18
Especialista de nível médio 53 00 53
Motorista oficial 03 00 03
Oficial de construção civil 01 00 01
Operador de áudio 02 00 02
Operador gerador caracteres 01 00 01
Secretário 01 00 01
Técnico de arquivo 20 00 20
Técnico de nível médio 15 00 15
Técnico especializado 02 00 02
Fonte: Siape
Cargos de nível auxiliar
CARGO EFETIVO OCUPADO VAGO TOTAL LIMITE
Artífice de estruturação de obras e metalurgia 01 00 01
Artífice de mecânica 01 00 01
Auxiliar operacional especializado 01 00 01
Auxiliar operacional de serviços diversos 02 00 02
Fonte: Siape
| 55
Das tabelas acima, depreende-se que se encontram no Arquivo Nacional 24 cargos vagos de nível superior e 15 cargos vagos de nível intermediário. Por esta amostragem, temos uma avaliação da necessidade de servidores públicos, uma vez que a evasão é sensível, principalmente pelo alto número de aposentadorias voluntárias, devido à idade, projetando-se, aí, uma estimativa futura de, além dos 39 cargos vagos, mais 184 cargos de servidores em atividade que percebem abono de permanência, ou seja, possuem amparo legal para aposentadoria.
Aposentadorias – Previsão (2019 a 2023)
ANO QUANTITATIVO
2019 14
2020 15
2021 15
2022 08
2023 15
Total 251
b. Plano de remoção e alocação de servidores
A remoção de servidores do Ministério da Justiça para o Arquivo Nacional se dá através de entrevista preliminar entre o servidor e a unidade do AN interessada. Se for satisfatória, é solicitada a anuência do diretor-geral do Arquivo Nacional e do secretário executivo do MJ, culminando na portaria de remoção do servidor, publicada pelo Ministério da Justiça no boletim de serviço do órgão.
Neste exercício, o Arquivo Nacional movimentou 31 servidores internamente e houve a remoção para o órgão de quatro servidores do Ministério da Justiça. Todas as movimentações ocorreram por necessidade de serviço, para compor equipes voltadas para os projetos da instituição.
| 56
O plano de alocação de servidores no âmbito do Arquivo Nacional está previsto e aplicado na portaria n. 44, de 1º de março de 2018, da diretora-geral, publicada no Boletim Interno Especial n. 2, em 5 de março de 2018.
c. Seleção e recrutamento de pessoas
Devido à redução da força de trabalho descrita anteriormente, preponderante é o uso do instituto de cessão de servidores para o Arquivo Nacional. Neste sentido, o órgão elaborou a portaria n. 45, de 1º de março de 2018, publicada no Boletim Interno Especial n. 2, em 5 de março de 2018.
d. Processos seletivos Não houve processo seletivo em 2018. O último concurso para o Arquivo Nacional foi
realizado em 2006.
e. Força de trabalho e quadro de pessoal
A seguir, apresentamos o quantitativo da força de trabalho do Arquivo Nacional – quadro evolutivo dos exercícios 2016, 2017 e de 1/1 a 30/11/2018, entendendo-se “força de trabalho” como quantitativo de servidores desenvolvendo suas atividades laborais na instituição.
SITUAÇÃO FUNCIONAL
31/12/2016 31/12/2017 30/11/2018
ÁREA- FIM
ÁREA- MEIO
TOTAL ÁREA- FIM
ÁREA -MEIO
TOTAL ÁREA- FIM
ÁREA- MEIO
TOTAL
Ativo permanente 331 116 447 315 124 439 304 131 435
Requisitado 32 10 42 50 12 62 62 08 70
Nomeado cargo comissionado
01 01 02 03 02 05 04 02 06
Estagiário 04 00 04 01 00 01 00 00 00
Total por exercício 368 127 495 369 138 507 371 142 511
Fonte: Siape e Gestão de Informações Funcionais
Quadro de servidores do Arquivo Nacional por situação funcional/sexo e pessoas com
deficiência
*O número total de servidores foi aumentado em decorrência da adição dos servidores cedidos e requisitados.
SITUAÇÃO FUNCIONAL HOMENS MULHERES HOMEM COM DEFICIÊNCIA
MULHER COM DEFICIÊNCIA
Ativos 225 210 9 4
Cedidos* 1 5 0 0
Requisitados* 19 51 0 0
Nomeado em cargo comissão 2 4 0 0
Estagiário 0 0 0 0
Total 247 270 - -
Total de servidores 517
| 57
CESSÃO/REQUISIÇÃO (Servidores do AN em outros órgãos)
Órgão Quantitativo
Universidade Federal da Paraíba – UFPB/PB 01
Defensoria Pública Geral da União – DPU/PR 01
Controladoria-Geral da União – CGU/PR 01
Presidência da República – PR/DF 02
Advocacia-Geral da União – AGU/São José dos Campos 01
Total geral 06
O Quadro de Pessoal informa o quantitativo geral de servidores que percebem
remuneração pelo Arquivo Nacional, apresentando, em 31/12/2018, a seguinte configuração:
SITUAÇÃO FUNCIONAL QUANTITATIVO
Ativo permanente 435
Requisitado 70
Nomeado cargo comissionado 06
Cedido 06
Aposentado 130
Beneficiário de pensão 55
Total 702
Fonte: Siape e Gestão de Informações Funcionais
f. Estudo de GSISTE
Quadro do quantitativo de GSISTE por situação funcional/nível do cargo
GSISTE NS GSISTE NI GSISTE NA
ATIVOS 171 257 06
REQUISITADOS 25 41 00
Subtotal GSISTES pagas regularmente 196 298 06
ATIVOS EM AFASTAMENTO 4 5 00
AGUARDANDO PUBLICAÇÃO DE CESSÃO/REMOÇÃO 6 18 00
Subtotal GSISTES comprometidas 10 23 00
TOTAL 206 321 06
| 58
Quadro do quantitativo de GSISTE por nível do cargo/vaga
GSISTE
QUANTIDADE PREVISTA – LEI N. 12.702/2012
QUANTIDADE
DISTRIBUÍDA
PARA O MJ
TOTAL OCUPADA
TOTAL
COMPROMETIDA
TOTAL VAGA
SUPERIOR 218 11 196 10 01
INTERMEDIÁRIO 345 02 298 23 22
AUXILIAR 09 00 06 00 03
TOTAL 572 13 500 33 26
Quadro do quantitativo de GSISTE do Arquivo Nacional distribuído
para o Ministério da Justiça (previsto na lei n. 12.702/2012 – GSISTE)
GSISTE NS OP. QUANTITATIVO
LEI N. 12.702/2012 (+) 218
PORTARIA N. 569, DE 13/11/2017- D.O.U. DE 16/11/2017 (-) 01
PORTARIA N. 643, DE 21/12/2017- D.O.U. DE 22/12/2017 (-) 01
PORTARIA N. 005, DE 04/01/2018- D.O.U. DE 05/01/2018 (-) 04
PORTARIA N. 110, DE 30/04/2018- D.O.U. DE 03/05/2018 (-) 02
PORTARIA N. 135, DE 06/06/2018- D.O.U. DE 08/06/2018 (-) 01
PORTARIA N. 326, DE 08/11/2018- D.O.U. DE 12/11/2018 (-) 02
TOTAL DESTINADO AO AN = 207
GSISTE NI OP. QUANTITATIVO
LEI N. 12.702/2012 (+) 345
PORTARIA N. 448, DE 02/10/2017- D.O.U. DE 03/10/2017 (-) 01
PORTARIA N. 569, DE 13/11/2017- D.O.U. DE 16/11/2017 (-) 01
TOTAL DESTINADO AO AN = 343
Quadro das vagas de GSISTE de NS comprometidas por coordenação
COORDENAÇÃO GSISTE NS
COMPROMETIDAS
Gabin 02
Colog/COAD 02
Copra 02
TOTAL = 06
| 59
SERVIDOR COORDENAÇÃO ATO DATA DE PEDIDO
MARIANA BARROS MEIRELES
GABIN CESSÃO 12/06/2018, através do Of. n. 211/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para a UFRJ
THAYS LACERDA DE AZEVEDO FERNANDES
GABIN CESSÃO 25/10/2018, através do Of. n. 559/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para a UFRJ
JOÃO CARLOS NARA JUNIOR
COLOG/COAD CESSÃO Aguardando assinatura de ofício
MARIANA DE ALMEIDA BARROS
COLOG/COAD CESSÃO Aguardando assinatura de ofício
LYVIA MARIA BITTENCOURT
COPRA CESSÃO 17/12/2018, através do Of. n. 674/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para o Ministério da Saúde
DANIELLE SAVIOLI MACHADO
COPRA CESSÃO Aguardando assinatura de ofício
Quadro das vagas de GSISTE de NI comprometidas por coordenação
SERVIDOR COORDENAÇÃO ATO DATA DE PEDIDO
CLARA SIQUEIRA GEBER OLIVEIRA
Gabin CESSÃO 12/06/2018, através do Of. n. 210/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para a UFRJ
MARIANA MACHADO LAPLACE
Gabin CESSÃO 28/09/2018, através do Of. n. 480/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para a Fundação Biblioteca Nacional (FBN)
RAQUEL DINIZ BANDEIRA
Coged CESSÃO 19/09/2018, através do Of. n. 462/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para o Instituto Federal do Amazonas
BARBARA DE MELLO GUIMARAES
Cogep CESSÃO 28/09/2018, através do Of. n. 497/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para a Unirio
COORDENAÇÃO GSISTEs NI –
COMPROMETIDAS
Gabin 02
Coged 01
Cogep/COAD 01
Colog/COAD 03
Corof/COAD 01
Cotin/COAD 01
Coreg/DF 01
Copra 02
Cocac/Coace 03
Coped/Coace 01
| 60
SERVIDOR COORDENAÇÃO ATO DATA DE PEDIDO
BÁRBARA SOARES AVANCI
Colog/COAD CESSÃO 18/07/2018, através do Of. n. 268/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para UFRJ
LUIZ CARLOS DA SILVA GUIMARÃES
Colog/COAD CESSÃO 30/05/2018, através do Of. n. 194/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para o Ministério do Trabalho
RIBAMAR DA COSTA MENDES
Colog/COAD CESSÃO 19/07/2018, através do Of. n. 273/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
LUÍS FELIPE ALVES JANUÁRIO
Corof/COAD CESSÃO 18/07/2018, através do Of. n. 267/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para o Ministério da Defesa
JORGE ANDRÉ DOS SANTOS SILVA
Cotin/COAD CESSÃO 11/04/2018, através do Of. n. 90/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para a IFRJ, reiterado no Of. n. 190/2018/AN-GABIN, de 06/06/2018
LETICIA ALVES BORGES
Coreg/DF CESSÃO 21/08/2017, através do Of. n. 294/2017/AN-GABIN, do diretor-geral substituto/AN para o Ministério da Saúde
GABRIELA RONDADO FERREIRA
Copra CESSÃO 28/09/2018, através do Of. n. 479/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para o Instituto Federal do Paraná
WALDIR SANTOS RIBEIRO
Copra CESSÃO 25/10/2018, através do Of. n. 564/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para a Funarte
ANDRÉ LUIZ DA CONCEIÇÃO FABRÍCIO
Cocac/Coace CESSÃO 08/05/2018, através do Of. n. 131/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para o Ministério do Trabalho e Emprego
ELIANE MARIANO DA SILVA
Cocac/Coace CESSÃO 08/05/2018, através do Of. n. 132/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para a Fundação Casa de Rui Barbosa
JOICE DE OLIVEIRA FARIAS
Cocac/Coace CESSÃO 08/05/2018, através do Of. n. 130/2018/AN-GABIN, da diretora-geral/AN para o IFRJ
TAIYO JEAN OMURA
Coped/Coace CESSÃO 15/05/2017, através do Of. n. 130/2017/AN-GABIN, do diretor-geral substituto/AN para a Fundação Biblioteca Nacional
3. Avaliação de desempenho e remuneração
O processo de avaliação de desempenho individual no Arquivo Nacional, que abrange as avaliações da Gratificação do Plano Geral de Cargos do Poder Executivo (GDPGPE), da Gratificação de Cargos Específicos (GDACE), da Gratificação de Desempenho de Atividades Médicas (GDM) e da Função Comissionada Técnica (FCT), compreende o período de 1º de julho a 30 de junho de cada ano.
Inicia-se com o estabelecimento das metas globais a partir dos macroprocessos do
Arquivo Nacional, publicadas anualmente, e das metas e compromissos individuais. No decorrer
do ciclo é solicitada aos coordenadores a realização de avaliação parcial do alcance das metas. Ao
final do ciclo são apurados e publicados os resultados institucionais e feita a avaliação individual,
cujos resultados são obtidos com base em fatores que reflitam as competências do servidor,
aferidas na execução das tarefas e atividades a ele atribuídas, de acordo com o compromisso
| 61
individual estabelecido, tendo como suporte o formulário de avaliação. A Coordenação de Gestão
de Pessoas consolida os resultados observando a legislação referente a cada avaliação. Também
se tem como produto dessas avaliações o Plano Anual de Capacitação.
Em 2018, foram avaliados 484 servidores, entre servidores e cedidos (requisitados).
a. Avaliação de desempenho A avaliação para percepção da gratificação de desempenho observa o previsto no art. 7º-A
e seguintes da lei n. 11.357, de 19 de outubro de 2006, e decreto n. 7.133, de 19 de março de 2010. Em 2018, foram avaliados 412 servidores com efeito financeiro para atribuição da
gratificação de desempenho, seja ela a Gratificação de Desempenho do Plano Geral de Cargos do
Poder Executivo (GDPGPE), da Gratificação de Desempenho de Cargos Específicos (GDACE) ou da
Gratificação de Desempenho de Atividades Médicas do Plano Geral de Cargos do Poder Executivo
(GDM-PGPE). Não houve pedidos de reconsideração ou recurso.
b. Progressão funcional A progressão funcional observa o determinado no art. 72 da lei n. 11.357, de 19 de outubro
de 2006, ou seja, é concedida conforme o disposto no decreto n. 84.669, de 29 de abril 1980: Art. 72 […] § 5º Enquanto não forem regulamentadas, as progressões e promoções dos integrantes das Carreiras e dos Planos de Cargos estruturados por esta Lei, as progressões funcionais e promoções dos titulares de cargos dos Planos de Cargos de que tratam o parágrafo único do art. 1º e os arts. 12, 42 e 55 desta Lei serão concedidas observando-se o disposto no Decreto nº 84.669, de 29 de abril de 1980. (Redação dada pela Lei n. 11.490, de 2007)
Em 2018, foram progredidos horizontalmente 80 servidores em março e 74 servidores em
setembro, conforme portarias n. 66, de 14 de março de 2018, e n. 282, de 12 de setembro de
2018, respectivamente; e verticalmente, 7 servidores em setembro, conforme portaria n. 281, de
12 de setembro de 2018, totalizando 161 servidores progredidos.
c. Estágio probatório Embora o último concurso para o Arquivo Nacional tenha sido realizado em 2006, um
servidor em estágio probatório foi removido recentemente para a instituição.
4. Valor agregado dos recursos humanos
a. Ações voltadas à saúde e qualidade de vida
As ações voltadas para a qualidade de vida dos servidores do Arquivo nacional são baseadas em três pilares, a saber: saúde, responsabilidade social e cultura. Elas se constituem de ações específicas visando à implementação de benefícios que melhorem progressivamente a qualidade do ambiente organizacional e ajudem no desenvolvimento dos servidores.
| 62
As ações têm como objetivo a melhoria contínua da proteção e promoção da segurança, saúde e bem-estar dos trabalhadores e para a sustentabilidade do ambiente de trabalho, abrangendo tanto as questões relacionadas à segurança e saúde no ambiente físico de trabalho, como no ambiente psicossocial, incluindo a organização do trabalho e a cultura da instituição.
b. Campanha de promoção de saúde
O Arquivo Nacional realizou, em 2018, campanha de prevenção de doenças, de promoção, proteção, recuperação da saúde dos servidores, em parceria com a GEAP, com aferição da pressão arterial e glicemia. Além disso, realizou evento de preparação para aposentadoria, a fim de apresentar aos servidores tópicos importantes que devem ser levados em conta no momento da preparação para a aposentadoria, tais como o planejamento financeiro, os cuidados com a saúde, o envelhecimento, o cuidado com os relacionamentos, as formas legais da aposentadoria e outros, de modo que o servidor possa se planejar para vivenciar plenamente, no futuro, esta nova fase de sua vida.
Foram realizados também os exames médicos periódicos para avaliação do estado de saúde dos servidores e orientação quanto aos níveis dos fatores de risco, sejam eles físicos, químicos, biológicos ou ergonômicos, a que estão expostos em seus ambientes laborais. Os exames periódicos são determinação governamental, por meio do decreto n. 6.856/2009, que regulamentou o art. 206-A da lei n. 8.112, de 11 de dezembro de 1990 – Regime Jurídico Único, dispondo sobre os exames médicos periódicos de servidores.
Os servidores do Arquivo Nacional desenvolveram também ações de responsabilidade social de forma a cooperar para melhoria da sociedade, em um aspecto geral: educação, inclusão social, meio ambiente, cultura, esporte, lazer. Com isso, melhoram e otimizam o clima organizacional, agregando valor à sua imagem, atingindo, assim, eficiência e tornando-se referência na administração pública federal. Foi realizada a Campanha do Agasalho e firmado convênio com a Cruz Vermelha para realização de campanhas de auxílio a moradores de rua.
5. Capacitação
a. Estratégia e números
A capacitação dos servidores é orientada pelo Programa de Capacitação e Desenvolvimento do Arquivo Nacional, que estabelece suas diretrizes e visa ao alinhamento da gestão de pessoas às estratégias institucionais. Ele está em consonância com a política e as diretrizes para o desenvolvimento de pessoal da administração, direta, autárquica e fundacional, instituída pelo decreto n. 5.707, de 23 de fevereiro de 2006.
Ao final de cada ano é elaborado o Plano Anual de Capacitação, o qual é executado
durante o ano com os recursos destinados à capacitação dos servidores e também por meio de
ações gratuitas. No exercício seguinte, é elaborado o Relatório de Execução do Plano Anual de
Capacitação, conforme orientações do Ministério do Planejamento.
Em 2018, foram capacitados 341 servidores, em um total de 8.561 horas de capacitação,
com um investimento de R$ 158.330,76, com prioridade para as áreas de gestão de documentos,
gestão de pessoas e logística.
| 63
b. Papel da Escola Nacional de Administração Pública (ENAP)
Os servidores do Arquivo Nacional no Rio de Janeiro participam, majoritariamente, das capacitações oferecidas a distância pela Escola Nacional de Administração Pública (ENAP), enquanto os servidores da Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal têm maior acesso às ações de capacitação presenciais.
Em 2018, 9 servidores participaram de cursos presenciais e 31 servidores, de cursos a distância oferecidos pela ENAP. Comparativamente, 7 servidores participaram de cursos presenciais e 6 servidores, de cursos a distância, em 2017.
Também são realizados cursos em parceria com a Escola de Administração Fazendária, principalmente com o Centro Regional do Rio de Janeiro, que possibilitaram a participação de 134 servidores, o que representou um aumento expressivo em comparação com o ano anterior, que contou com a participação de apenas 12 servidores.
c. Capacitação – outras instituições
Evolução da capacitação – outras instituições – 2017-2018
Descrição 2017 2018
Servidores capacitados 85 167
Horas de capacitação 2.771 6.007
Investimento 40.505 121.024,19
6. Problemas e desafios enfrentados na gestão de pessoas
a. Estruturação do subsistema integrado de atenção à saúde do servidor
A perícia oficial singular em saúde é o ato administrativo que consiste na avaliação técnica de questões relacionadas à saúde e à capacidade laboral, realizada na presença do periciado por médico ou cirurgião-dentista formalmente designado. A perícia oficial em saúde produz informações para fundamentar as decisões da administração no tocante ao disposto na lei n. 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e suas alterações posteriores. A perícia oficial singular em saúde compreende: perícia médica, perícia odontológica, psicologia, serviço social, enfermagem e apoio administrativo.
b. Índice de evasão dos servidores
Abaixo, quadro evolutivo dos exercícios 2016, 2017 e de 1/1/2018 a 30/11/2018, apresentando as diversas ocorrências que contribuem para a evasão dos servidores do Arquivo Nacional:
| 64
OCORRÊNCIA 2016 2017 2018
Aposentadoria 11 19 08
Falecimento 03 00 02
Exoneração – DAS 01 02 02
Cessão para outros órgãos 00 02 01
Retorno ao órgão de origem 05 01 02
Lic. para trato de interesses particulares 01 00 01
Lic. pós-graduação – estudo/exterior 00 04 01
7. Detalhamento da despesa de pessoal
EVOLUÇÃO DOS GASTOS COM PESSOAL
Descrição 2017 2018
Ativos 57.341.725,02 53.759.411,18
Inativos 9.172.184,03 9.622.820,38
Pensionistas 1.900.795,08 2.112.441,08
Fonte: Siafi
TODAS AS DESPESAS ASSOCIADAS À MANUTENÇÃO DO PESSOAL
Vencimentos e vantagens fixas
DESPESAS PAGAS
Aposentadorias
Pensões
Obrigações patronais
Despesas variáveis
Despesas exercícios anteriores
Decisões judiciais
Total
2018 53.759.411,18 9.622.820,38 2.112.441,08 7.641.870,47 40.905,90 5.126,52 65.009,52 73.247.585,05
2017 57.341.725,02 9.172.184,03 1.900.795,08 7.670.642,03 210.721,75 93.642,92 81.901,70 76.471.612,53
| 65
D. GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA
A lei n. 13.587, de 2 de janeiro de 2018, contemplou o Arquivo Nacional com uma dotação inicial de R$ 103.557.215,00, dos quais R$ 82.542.089,00 destinados a atender despesas com pessoal ativo, inativo, beneficiários de pensão, plano de custeio da previdência dos servidores públicos federais e benefícios legais. Já a dotação orçamentária para atender as despesas discricionárias foi de R$ 21.015.126,00.
Em 2018, o Arquivo Nacional recebeu suplementações no valor total de R$ 10.854.541,00, o que ampliou a dotação orçamentária inicial das despesas discricionárias para R$ 31.869.667,00. As suplementações foram realizadas em função da necessidade de reativação e suplementação de contratos, complementação de anuidades a organismos internacionais, realização do projeto de celebração dos 180 anos do Arquivo Nacional, bem como para realização de investimentos nas áreas de preservação de documentos e de tecnologia da informação. Portanto, é importante destacar que o orçamento de despesas discricionárias em 2018, após os créditos suplementares, sofreu um aumento de 51,7% em relação à dotação inicial aprovada na Lei Orçamentária Anual (LOA) de 2018.
| 66
GASTOS EXECUTADOS COM A SUPLEMENTAÇÃO DE ORÇAMENTO EM 2018
Reativação e/ou suplementação de contratos de infraestrutura e logística
1,615,366.11
Investimentos em tecnologia da informação 7,400,696.55
Investimentos em preservação de documentos 4,283,353.00
TOTAL 13,299,415.66
Comparando-se as dotações iniciais da LOA após os créditos suplementares, o aumento do orçamento de despesas discricionárias em 2018 foi de 110,9% em relação ao ano de 2017. Já a dotação orçamentária atualizada de 2018 foi de R$ 31.869.667,00, o que representa um aumento de 80,8% em relação à dotação atualizada de 2017.
O valor total empenhado das despesas discricionárias em 2018 foi de R$ 30.586.216,37,
correspondendo a uma execução de 96% da dotação atualizada. O valor total empenhado das despesas de pessoal foi de R$ 83.740.052,55, correspondendo a uma execução de 97% da dotação atualizada.
| 67
DESPESAS COM PESSOAL
LOA CRÉDITOS LOA + CRÉDITOS BLOQUEADO DOTAÇÃO
ATUALIZADA EMPENHADO
% EMPENHADO
(LOA+ CRÉDITOS)
% EMPENHADO (DOTAÇÃO
ATUALIZADA) PAGO
Pessoal Civil ativo 58,066,724.00 1,609,651.00 59,676,375.00 0.00 59,676,375.00 58,959,256.82 98.8% 98.8% 58,959,256.82
Aposentadorias e Pensões
10,969,634.00 2,155,044.00 13,124,678.00 0.00 13,124,678.00 12,694,158.33 96.7% 96.7% 12,694,158.33
Plano de Custeio Previdencia Social Servidores Públicos
8,873,469.00 0.00 8,873,469.00 0.00 8,873,469.00 7,528,824.30 84.8% 84.8% 7,528,824.30
TOTAL 77,909,827.00 3,764,695.00 81,674,522.00 0.00 81,674,522.00 79,182,239.45 96.9% 96.9% 79,182,239.45
DESPESAS COM BENEFÍCIOS
LOA CRÉDITOS LOA + CRÉDITOS BLOQUEADO DOTAÇÃO
ATUALIZADA EMPENHADO
% EMPENHADO
(LOA+CRÉDITOS)
% EMPENHADO (DOTAÇÃO
ATUALIZADA) PAGO
Assistência Médica e Odontologica
1,129,846.00 0.00 1,129,846.00 0.00 1,129,846.00 1,129,846.00 100.0% 100.0% 800,092.64
Auxílio pré-escolar 199,992.00 9,000.00 208,992.00 0.00 208,992.00 198,394.05 94.9% 94.9% 198,394.05
Auxílio Transporte 763,524.00 24,500.00 788,024.00 0.00 788,024.00 767,596.70 97.4% 97.4% 767,596.70
Auxílio Alimentação 2,464,956.00 -12,000.00 2,452,956.00 0.00 2,452,956.00 2,431,956.30 99.1% 99.1% 2,431,956.30
Auxílio Funeral/Natalidade
73,944.00 0.00 73,944.00 0.00 73,944.00 30,020.05 40.6% 40.6% 30,020.05
TOTAL 4,632,262.00 21,500.00 4,653,762.00 0.00 4,653,762.00 4,557,813.10 97.9% 97.9% 4,228,059.74
TOTAL GERAL 82,542,089.00 3,786,195.00 86,328,284.00 0.00 86,328,284.00 83,740,052.55 97.0% 97.0% 83,410,299.19
| 68
EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DE DESPESAS DISCRICIONÁRIAS
PROGRAMA 2081 - JUSTIÇA, CIDADANIA E SEGURANÇA PÚBLICA
AÇÃO 2810 - PRESERVAÇÃO E ACESSO AO PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO NACIONAL
PLANO ORÇAMENTÁRIO
EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA - 2018
LOA CRÉDITOS LOA +
CRÉDITOS REMANEJAMENTOS BLOQUEADO
DOTAÇÃO ATUALIZADA
EMPENHADO PAGO
% EMPENHADO
(DOTAÇÃO ATUALIZADA)
% PAGO
(DOTAÇÃO ATUALIZADA)
0001 - Gestão de Documentos Federais
22,275.00 0.00 22,275.00 -21,255.00 0.00 1,020.00 1,020.00 0.00 100.0% 0.0%
0002 - Preservação do Acervo Nacional
464,760.00 3,164,519.00 3,629,279.00 195,699.00 0.00 3,824,978.00 3,392,975.15 187,106.82 98.8% 5.4%
0003 - Comunicação Social e Eventos
178,180.00 647,949.00 826,129.00 0.00 0.00 826,129.00 668,678.58 469,553.20 80.9% 56.8%
0004 - Acesso e Difusão do Acervo Nacional
267,270.00 0.00 267,270.00 -229,828.00 0.00 37,442.00 37,441.54 31,075.00 100.0% 83.0%
0005 - Publicações Técnico-Científicas
222,725.00 0.00 222,725.00 -13,185.00 0.00 209,540.00 160,097.00 267.00 76.6% 0.1%
0007 - Aperfeiçoamento e Desenvolvimento de Pessoas
278,616.00 0.00 278,616.00 -135,636.00 0.00 142,980.00 93,467.36 56,326.55 65.4% 39.4%
0008 - Tecnologia da Informação
4,207,240.00 6,572,947.00 10,780,187.00 -191,176.00 0.00 10,589,011.00 10,470,887.57 7,821,358.35 98.9% 73.9%
2000 - Despesas Administrativas
13,056,536.00 5,706,516.00 18,763,052.00 -3,549,336.00 0.00 15,213,716.00 14,790,273.02 11,572,693.68 97.2% 76.1%
2001 - Rede Nacional de Cooperação e Informações Arquivísticas para a Integração dos Arquivos Brasileiros na Rede do Banco de Dados Memórias Reveladas
489,104.00 0.00 489,104.00 -489,104.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.0% 0.0%
2004 - Gestão de Depósitos 1,336,350.00 0.00 1,336,350.00 -490,000.00 0.00 846,350.00 846,350.00 738,883.76 100.0% 87.3%
2006 - Implementação do Programa Arquivo Nacional Digital -AN Digital
379,523.00 0.00 379,523.00 -379,523.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.0% 0.0%
TOTAL 20,902,579.00 16,091,931.00 36,994,510.00 -5,303,344.00 0.00 31,691,166.00 30,461,190.22 20,877,264.36 96.1% 65.9%
| 69
PROGRAMA 0910 - OPERAÇÕES ESPECIAIS: GESTÃO DA PARTICIPAÇÃO EM ORGANISMOS E ENTIDADES NACIONAIS E INTERNACIONAIS AÇÃO 00OQ - CONTRIBUIÇÕES A ORGANISMOS INTERNACIONAIS SEM EXIGÊNCIA DE PROGRAMAÇÃO ESPECÍFICA
PLANO ORÇAMENTÁRIO
EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA - 2018
LOA CRÉDITOS LOA +
CRÉDITOS REMANEJAMENTOS BLOQUEADO
DOTAÇÃO ATUALIZADA
EMPENHADO PAGO %
EMPENHADO %
PAGO
0001 - Contribuição à Associação Latino-Americana de Arquivos - ALA
1,747.00 1,212.00 2,959.00 0.00 0.00 2,959.00 2,181.58 2,181.58 73.7% 73.7%
0002 - Contribuição ao Conselho Internacional de Arquivos - CIA
78,477.00 19,612.00 98,089.00 0.00 0.00 98,089.00 87,382.00 87,382.00 89.1% 89.1%
0003 - Contribuição à Federação Internacional dos Arquivos de Filmes - FIAF
13,080.00 3,103.00 16,183.00 0.00 0.00 16,183.00 13,862.62 0.00 85.7% 0.0%
TOTAL 93,304.00 23,927.00 117,231.00 0.00 0.00 117,231.00 103,426.20 89,563.58 88.2% 76.4%
PROGRAMA 2112 - PROGRAMA DE GESTÃO E MANUTENÇAÃO DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA AÇÃO 216H - AJUDA DE CUSTO PARA MORADIA OU AUXÍLIO-MORADIA A AGENTES PÚBLICOS
PLANO ORÇAMENTÁRIO
EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA - 2018
LOA CRÉDITOS LOA +
CRÉDITOS REMANEJAMENTOS BLOQUEADO
DOTAÇÃO ATUALIZADA
EMPENHADO PAGO %
EMPENHADO %
PAGO
0000 - Ajuda de Custo para Moradia ou Auxílio-Moradia a Agentes Públicos
19,243.00 42,027.00 61,270.00 0.00 0.00 61,270.00 21,599.95 21,599.95 35.3% 35.3%
TOTAL 19,243.00 42,027.00 61,270.00 0.00 0.00 61,270.00 21,599.95 21,599.95 35.3% 35.3%
TOTAL GERAL 21,015,126.00 16,157,885.00 37,173,011.00 -5,303,344.00 0.00 31,869,667.00 30,586,216.37 20,988,427.89 97,2% 66,7%
| 70
O Projeto de Lei Orçamentária Anual de 2019 contemplou o Arquivo Nacional com uma dotação inicial de R$ 116.290.910,00, sendo R$ 86.790.910,00 destinados a atender despesas obrigatórias (pessoal ativo, inativo, beneficiários de pensão, plano de custeio da previdência dos servidores públicos federais e benefícios legais).
O orçamento de despesas discricionárias do Arquivo Nacional previstas na PLOA 2019 é de
R$ 29.500.000,00, o que representa um aumento de 26,0% e 40,4% em comparação ao PLOA 2018 e à dotação inicial de 2018, respectivamente. Portanto, o órgão conseguiu definir como limite no PLOA o valor correspondente à dotação atualizada de 2018, após suplementações.
DESPESAS COM PESSOAL PLOA 2019
Pessoal civil ativo 61.051.342,00
Aposentadorias e pensões 13.195.000,00
Plano de custeio previdência social servidores públicos 7.878.000,00
TOTAL 82.124.342,00
DESPESAS COM BENEFÍCIOS PLOA 2019
Assistência médica e odontológica 1.200.000,00
Auxílio pré-escolar 213.984,00
Auxílio-transporte 740.168,00
Auxílio-alimentação 2.438.472,00
Auxílio-funeral/natalidade 73.944,00
TOTAL 4.666.568,00
TOTAL GERAL 86.790.910,00
| 71
PLANO ORÇAMENTÁRIO PLOA
0001 - Gestão de Documentos Arquivísticos 40.000,00
0002 - Preservação de Documentos Arquivísticos 1.829.051,00 0003 - Promoção de Eventos 153.000,00
0004 - Acesso ao Acervo Arquivístico 78.121,00
0005 - Publicações Técnico-Científicas 150.000,00
0007 - Desenvolvimento de Pessoas 290.000,00
0008 - Tecnologia da Informação 6.783.422,00 0009 - Implantação do Sistema de Prevenção e Combate a Incêndio e Pânico 2.181.164,00 000A - Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos 20.000,00
2000 - Despesas Administrativas 17.655.034,00
2001 - Rede Nacional de Cooperação e Informações Arquivísticas para a Integração dos
Arquivos Brasileiros na Rede do Banco de Dados Memórias Reveladas150.000,00
TOTAL 29.329.792,00
PLANO ORÇAMENTÁRIO PLOA
0000 - Contribuições a Organismos Internacionais sem Exigência de Programação Específica -
Despesas Diversas
0001 - Contribuição à Associação Latino-Americana de Arquivos - ALA 1.922,00
0002 - Contribuição ao Conselho Internacional de Arquivos - CIA 86.324,00
0003 - Contribuição à Federação Internacional dos Arquivos de Filmes - FIAF 14.388,00
TOTAL 102.634,00
PLANO ORÇAMENTÁRIO PLOA
0000 - Ajuda de Custo para Moradia ou Auxílio-Moradia a Agentes Públicos 67.574,00
TOTAL 67.574,00
TOTAL GERAL 29.500.000,00
PROGRAMA 2081 – JUSTIÇA, CIDADANIA E SEGURANÇA PÚBLICA
AÇÃO 2810 – GESTÃO, PRESERVAÇÃO, ACESSO E DIFUSÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
PROGRAMA 0910 – OPERAÇÕES ESPECIAIS: GESTÃO DA PARTICIPAÇÃO EM ORGANISMOS E ENTIDADES NACIONAIS E INTERNACIONAIS
AÇÃO 00OQ - CONTRIBUIÇÕES A ORGANISMOS INTERNACIONAIS SEM EXIGÊNCIA DE PROGRAMAÇÃO ESPECÍFICA
PROGRAMA 2112 - PROGRAMA DE GESTÃO E MANUTENÇAÃO DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA AÇÃO 216H - AJUDA DE CUSTO PARA MORADIA OU AUXÍLIO-MORADIA A AGENTES PÚBLICOS
| 72
E. GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
1. Conformidade legal da gestão de TI
Para assegurar a conformidade legal da gestão de TI, o Arquivo Nacional observa e aplica as seguintes regras e diretrizes:
• para processos de contratação de soluções de TI: instrução normativa n. 4, de 4/11/2014, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão;
• para elaboração do PDTI: instrução normativa n. 4, de 4/11/2014, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, e Guia de Elaboração de PDTI do SISP;
• nos portais do Arquivo Nacional: utilização do eMAG (Modelo de Acessibilidade em Governo);
• política de dados abertos: decreto n. 8.777, de 11/5/2016.
2. Modelo de governança de TI
O Arquivo Nacional tem como principal instância de governança de TI o Comitê Gestor de Tecnologia da Informação (Cogesti), instituído pela portaria n. 8, de 12/1/2017, com a finalidade de formular a política de tecnologia da informação no âmbito do Arquivo Nacional. O Cogesti é composto pelas seguintes unidades do Arquivo Nacional:
I - Coordenação-Geral de Gestão de Documentos (Coged); II - Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo (Copra); III - Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental (Coace); IV - Coordenação-Geral de Administração (COAD); V - Coordenação Regional no Distrito Federal (Coreg); VI - Gerência do Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN); e VII - Assessoria de Planejamento e Modernização da Direção-Geral do Arquivo Nacional (Asplan).
O Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) do Arquivo Nacional relativo ao
período 2017-2019 foi elaborado pelo Cogesti e aprovado por meio da portaria n. 628, de 28/11/2017.
A Política de Governança de Tecnologia da Informação e Comunicação do Arquivo Nacional
ainda está em fase de elaboração. Na área de desenvolvimento de sistemas, vem sendo implantada metodologia ágil utilizando os modelos Kamban e Scrum.
3. Montante de recursos aplicados em TI
Em 2018, o Arquivo Nacional aplicou em tecnologia da informação (TI) o total de R$ 10,47 milhões, sendo R$ 7,40 milhões em investimentos e R$ 3,07 milhões em custeio. Isto representa um amento de 143,5% em comparação com o ano de 2017. Ressalte-se que os investimentos realizados em TI possibilitarão a entrada de documentos nato digitais produzidos pela administração pública, a disponibilização do acervo no suporte digital e a segurança dos documentos/informações armazenadas. Os documentos custodiados pelo AN precisam ser preservados de forma permanente e, com o crescimento dos serviços digitais oferecidos pelo
| 73
governo, haverá uma produção crescente e em larga escala de documentos digitais que serão recolhidos ao AN, o que demanda uma infraestrutura robusta de TI.
Montante de recursos aplicados em TI - 2018 (R$ milhões)
Grupo despesa
Despesas empenhadas
Despesas pagas
Valor pago de RP em 2018
Investimento 7.40 5.14 0.00
Custeio 3.07 2.68 0.00
TOTAL 10.47 7.82 0.00
Grupo despesa Despesas
empenhadas
Despesas
pagas
Valor pago de
RP em 2017
Investimento 1.22 0.37 0.00
Custeio 3.07 2.81 1.12
TOTAL 4.30 3.18 1.12
Montante de recursos aplicados em TI - 2017 (R$ milhões)
| 74
4. Contratações mais relevantes de recursos em TI
CONTRATAÇÕES RELEVANTES DE RECURSOS DE TI FORNECEDORVALOR INICIAL
DO CONTRATO
VALOR ATUAL
DO CONTRATO
DESPESAS
EMPENHADAS
DESPESAS
PAGAS
Solucão de tecnologia para segurança com
equipamentos (F5 BIG IPi10800 BUNDLE)
2R DATATEL
TELEINFORMÁTICA
LTDA 3,997,640.00 3,997,640.00 3,997,640.00 1.998.820,00
Solução de tecnologia para prevenção de ameaças
e controle de aplicativos (Next Generation
Firewall para Datacenter)
2R DATATEL
TELEINFORMÁTICA
LTDA 1,768,600.00 1,768,600.00 1,768,600.00 1.768.600.00
Solução de tecnologia da informação relativa a
serviços especializados de infraestrutura de rede,
administração de rede e suporte técnico a
usuários
CONNECTCOM
TELEINFORMÁTICA
COMÉRCIO E
SERVIÇOS LTDA
1,355,719.68 1,889,975.88 1,893,733.46 1,081,368.78
Prestação de serviços de manutenção preditiva,
preventiva programada e corretiva com
fornecimento integral de peças e suporte técnico
ao ambiente de segurança de alta disponibilidade
(sala-cofre)
GREEN4T SOLUÇÕES
TI LTDA 539,998.90 448.550,93 448,550.93 358.543.78
Prestação de serviços de conexão IP dedicado e
exclusivo para acesso a internet e fornecimento
de links de comunicação de dados
TIM S/A 671,551.70 531.137,20 531,137.20 439.747.78
Prestação de serviços de manutenção preventiva
e corretiva para servidores físicos Dell Power Edge
e Storage CX4-240 EMC2
UNITECH RIO
COMÉRCIO E
SERVIÇOS LTDA
121,084.92 76,076.47 76,076.47 60.373,89
| 75
5. Principais iniciativas e resultados na área de TI
Cadeia de valor MJ Principais iniciativas
(sistemas e projetos) na área de TI
Principais resultados (benefícios e impactos)
Gestão da memória nacional
Preservar, dar acesso e difundir o acervo nacional
Atualizações do Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN) Atualizações da Base de Dados do Memórias Reveladas (MR) Importação de dados descritivos do acervo para o Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN)
Novas funcionalidades foram adicionadas para facilitar a busca de documentos pelos usuários Ampliação da disponibilização de informações sobre o acervo para acesso dos usuários
6. Segurança da informação Implementação da primeira fase (desenvolvimento) e início da segunda fase (aprovação) da Política de Segurança da Informação e Comunicação (Posic)
Implementação das práticas de regras de segurança alinhadas com as normas internacionais ISO/27001 e ISO/27002
Adoção de regras de comportamento nos ativos de segurança para conformidade com as normas internacionais PCI DSS 3.0
Criação de indicadores de segurança para avaliação do “ambiente seguro” do AN em conformidade com a norma NIST 800-53
Implementação de auditoria e prevenção de segurança nas políticas do firewall do AN alinhadas à norma Firewall STIG
Gestão integrada e monitoramento dos ativos de segurança do AN
Criação de benchmark “Regras de segurança” para utilização e adequação conforme os resultados de PoC’s
Criação de monitoramento para alertas de ameaça de “cyberataque global”
Adoção de relatórios mensais de segurança e relatórios trimestrais para resultados de vulnerabilidades
Criação de estatística “Evolução da implantação de segurança” no ambiente do Arquivo Nacional
Gestão dos ativos (aquisição e devolução) para ajuste automático das políticas de segurança (migração)
Documentação POP dos procedimentos de segurança, PGP dos processos de segurança e PSQ dos índices de qualidade da segurança
Adoção de metodologia “Gestão estratégica” para implantação e acompanhamento da segurança da informação no AN
Início da implementação das práticas para tratamento a incidentes de segurança alinhadas com as normas internacionais ISO/27005
| 76
F. PROTOCOLO E ARQUIVO
O Arquivo Nacional iniciou, em fevereiro de 2018, o projeto de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), para possibilitar a tramitação eletrônica de documentos e facilitar o acesso de servidores e cidadãos às informações institucionais, com previsão de tramitação de cerca de mil processos digitais. Em outubro deste ano, assinou acordo de cooperação com o Tribunal Regional da 4ª Região (TRF4), quando recebeu o código-fonte do SEI necessário para instalação.
O SEI integra o Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa coordenada pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, que congrega diversos órgãos e entidades públicas visando construir uma infraestrutura para integração dos documentos e processos dos órgãos do governo federal. Além da integração, espera-se que as melhorias na tramitação de documentos e processos se traduzam em agilidade, produtividade, transparência, satisfação dos usuários e clientes e redução de custos. Não há previsão orçamentária dedicada à sua implantação, que se dará em todo o Arquivo Nacional, abrangendo a sede no Rio de Janeiro e sua regional no Distrito Federal.
É importante destacar que a implantação do SEI está inserida no processo de implantação de um programa de gestão de documentos que contempla também, entre outras ações, a elaboração de normativos, atualização do código de classificação e elaboração da tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim, tratamento do acervo, eliminação de documentos, identificação e tratamento de documentos digitais e mapeamento e melhoria de processos de negócio.
G. REGISTRO DE EMPRESAS DE MICROFILMAGEM
A partir do decreto n. 9.360, de 7 de maio de 2018, o Departamento de Políticas de Justiça
da Secretaria Nacional de Justiça/MJ transferiu para o Arquivo Nacional a competência sobre processo de registro das empresas interessadas em atuar com serviços de microfilmagem. Devem buscar registro junto ao Arquivo Nacional as empresas e os cartórios que exercem atividades de microfilmagem de documentos. Adicionalmente, também devem se registrar os órgãos públicos que executem serviços de microfilmagem para terceiros. O serviço foi estruturado em 2018, utilizando-se recursos materiais e humanos do Arquivo Nacional por meio do estabelecimento de comissão composta por servidores da instituição.
H. PROJETOS DO FUNDO DE DEFESA DO DIREITO DIFUSO
De forma a atender a chamada pública para Banco de Projetos, publicada no Diário Oficial da União em 11 de setembro de 2018, o Arquivo Nacional submeteu para apreciação do Conselho Federal Gestor do Fundo de Defesa dos Direitos Difusos (FDD) os projetos listados no quadro abaixo, que possibilitam à instituição realizar suas competências. O Conselho Federal Gestor do FDD aprovou o projeto “Instalação de sistema de prevenção e combate a incêndio e pânico do Arquivo Nacional”, a ser fomentado com recursos do fundo, dependendo da disponibilidade orçamentária e financeira no ano de 2019.
O projeto prevê a modernização e adequação do conjunto arquitetônico do Arquivo Nacional aos apontamentos do Corpo de Bombeiros do Estado do Rio de Janeiro, visando à
| 77
segurança dos servidores e à preservação do acervo e da edificação histórica. O projeto tem custo estimado de R$ 7.875.396,04 e prazo de execução de dois anos.
PROJETO OBJETIVO DURAÇÃO VALOR
SOLICITADO
1. Instalação de Sistema de Combate a Incêndio e Pânico na Sede do Arquivo Nacional
Contratação de empresa, especializada em SERVIÇOS DE ENGENHARIA, devidamente credenciada no Corpo de Bombeiros Militar do Estado do Rio de Janeiro (CBMERJ), para a execução dos serviços constantes no Laudo de Exigências P-01868/16-DGST, inerente aos Prédios A, B, C, D, E, F, G, H e P do conjunto Arquitetônico do Arquivo Nacional, localizado na Praça da República – 173, Centro, Rio de Janeiro – RJ.
04/2019 a 04/2021
7.875.396,04
2. Salas especiais protegidas para guarda de documentos-símbolos do patrimônio documental brasileiro custodiados pelo Arquivo Nacional: aquisição de ambiente de alta disponibilidade para sistemas críticos
Aquisição de 02 (duas) salas seguras contra sinistros para proteção especial aos documentos-símbolos do patrimônio documental, histórico e memorialístico brasileiro. As salas serão instaladas na sede do Rio de Janeiro e na regional de Brasília e abrigarão documentos textuais, filmes, fotografias, mapas, objetos tridimensionais etc. insubstituíveis selecionados pelo seu alto valor patrimonial.
04/2019 a 12/2019
11.000.000,00
3. Modernização e otimização da reserva técnica do Arquivo Nacional: aquisição de ambientes compostos por sistemas de arquivamento constituídos por módulos fixos e deslizantes
Modernizar e otimizar os ambientes de guarda de acervo (reserva técnica) arquivístico histórico e administrativo do Arquivo Nacional, adaptando-o as condições ideias de acondicionamento, segurança e acesso, além de ampliação da capacidade de armazenamento para crescimento com vistas ao recebimento dos conjuntos documentais da Administração Pública Federal, por meio de aquisição de sistemas de arquivamento deslizantes.
04/2019 a 04/2021
8.672.777,61
4. Acesso e preservação dos registros de entrada de estrangeiros no Brasil (1939 – 1986).
Realização do tratamento arquivístico do acervo documental relativo aos registros de entrada de cidadãos estrangeiros em território nacional, junto aos estados das regiões sudeste, norte, nordeste e centro-oeste do Brasil, realizados pelo Serviço de Polícia Marítima, Aérea e de Fronteiras (SPMAF), no âmbito de sua atuação como órgão responsável pelo controle do fluxo desses cidadãos no país, no período entre 1939 e 1986, por meio de contratação de empresa especializada. As etapas do tratamento arquivístico proposto consistem em: higienização, acondicionamento, descrição, notação física e digitalização de cerca de 9.500.000 páginas deste acervo.
04/2019 a 03/2022
9.032.500,00
5. Jornal Correio da Manhã: o cotidiano do Brasil em preto e branco de 1904 a 1971
Contratação de empresa especializada para serviços de conservação, processamento técnico, digitalização e disponibilização no Sistema de Informações do Arquivo Nacional – SIAN de 476.000 negativos fotográficos do Jornal O Correio da Manhã, que refletem suas coberturas diárias entre 1904 e 1971. É um fundo com alta demanda de uso e um dos acervos iconográficos mais consultados do Arquivo Nacional.
03/2019 a 03/2021
2.052.000,00
6. Solução de Proteção de Dados do Repositório Digital do Arquivo Nacional
Solução de Proteção de Dados Digitais, Cópias de Segurança e Gerenciamento de Dados do Repositorio Digital do Arquivo Nacional
04/2019 a 12/2019
2.260.280,00
7. Revendo histórias produzidas pela TV Educativa no período de 1967 a 1990
Contratação de empresa especializada para serviços de digitalização de 1000 (hum mil) películas de 16 mm, em cor, com aproximadamente 150 horas de material gravado para posterior processamento técnico e publicação em sistemas informatizados, inclusive o SIAN.
03/2019 a 03/2021
1.334.900,00
| 78
8. Acesso ao Patrimônio Documental do Brasil: Ampliação da Digitalização do Arquivo Nacional em Brasília
Ampliação do Parque de Reformatação da Coordenação do Arquivo Nacional em Brasília (COREG) com a aquisição de novos equipamentos que atendam as normatizações de Reformatação propostas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
04/2019 a 11/2019
660.000,00
9. Requalificação da área da Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal
Requalificação do ambiente de Coordenação Regional do Arquivo Nacional - COREG para adequar a distribuição de espaço da área administrativa e priorizar as áreas de tratamento e guarda adequada de acervo sob custódia do AN e dos novos acervos a serem recebidos. Ainda, visando garantir a segurança, conforto e integridade física dos servidores e usuários que transitam nas instalações do Órgão.
04/2019 a 03/2021
12.136.000,00
I. AUDITORIA DA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO (CGU)
As recomendações da Controladoria-Geral da União (CGU) exaradas em trabalhos de
auditoria e fiscalização diversos realizados no Arquivo Nacional são acompanhadas pela Assessoria Especial de Controle Interno do Ministério da Justiça por meio do Sistema Monitor. O Plano de Providências Permanente, sistematizado no Monitor, contém todas as recomendações feitas pelo órgão de controle interno, bem como o posicionamento e o compromisso assumido pelo gestor para resolução das demandas ou as justificativas para sua não adoção. Segue abaixo a situação das recomendações cadastradas para o Arquivo Nacional. Conforme Nota Técnica nº 7/2019/AECI/MJ, constam no Sistema Monitor onze recomendações em monitoramento, para análise técnica pela CGU. Portanto, não constam pendências para o Arquivo Nacional.
| 79
1. Recomendações e orientações de 2016 (OS 201603158)
Recomendação
ID Texto Achados Parecer da CGU Resposta Sistema
169230
Fazer constar dos proces sos de
dis pens a de l i ci tação e
i nexigi bi l i dade o parecer jurídico
prévio, quanto à l ega l idade e
l egitimidade dos proces s os , por
parte da Consultoria Jurídica do
Mi ni stério da Jus tiça e Ci dadani a,
conforme previs ão contida no art.
38, i ncis o VI e parágrafo único, da
l ei n. 8.666/93.
Contratações di retas por
dis pensa de l i ci tação em vi rtude
de fa lhas de pl anejamento nos
proces sos n. 08060.000221/2015-
70 e n. 08060.000218/2015-56.
Consi derando que até a presente data todos os
process os de compras por meio de di spens a e
inexi gi bi l idade relativos ao exercício de 2018 foram de
pequeno val or. Cons iderando o parecer da AGU n.
003/2013, de 22/5/2013, o qual dis põe s obre a
des neces s idade de envio de proces s os à Cons ul tori a
Jurídi ca quando se tratar de dis pensa pelos inci sos I e
II do art. 24 da lei n. 8.666/93 ou qua i squer
contratações ineri das nes ses va lores , i nclus ive
inexi gi bi l idade. O prazo será prorrogado até que seja
realizado novo trabalho de análise de processos de dispensa
de licitação, respaldados em outros fundamentos, para que
seja verificada a efetividade da medida adotada pelo gestor.
14/11/2018
1) Em atendi mento à s ol ici tação do memo/COAD/n. 209/2017, de 7/12/2017, no exercíci o de 2018, os
process os de dis pens a e i nexigibi l idade de l ici tação foram encaminhados para aná l i se da
Consul toria Jurídica (conforme anexo). Porém, com bas e no ofíci o circular n. 003/2013 – CJU-
RJ/CGU/AGU, de 22/5/2013, e na orientação normati va n. 46, de 26/2/2014, os proces sos de di spens a
e inexi gi bi l idade de l i ci tação , cujas contratações estavam fundamentadas nos incisos I e II do art.
24 e no art. 25 da lei n. 8.666, de 1993, em função do pequeno va lor fi nanceiro e não havendo minuta
de termo de contrato, não foram encami nhados para aná l is e e manifes tação jurídi ca .
Consi derando que o prazo de atendimento foi prorrogado pel a CGU, tendo como data l imi te
14/11/2018, a té que seja rea l i zado novo traba lho de aná l i se de process os de dis pensa de l i ci tação
por ess a CGU, sol i ci tamos que es ta recomendação s eja retirada do process o de monitoramento.
2) O coordenador-gera l de Admi ni stração, a través do memo/COAD/n. 209/2017, s ol ici tou à Col og
(Coordenação de Recurs os Logís ti cos) que informe às Equipes de Compras e de Lici tações e
Contratos , as áreas respons áveis por deflagar process os de dis pensa de l i ci tação, s obre a
neces s idade de fazer cons tar nos proces sos de di spens a de l ici tação e i nexigibi l i dade parecer
jurídi co da Consultoria Jurídica da União, conforme art. 38, VI e parágrafo úni co da lei n. 8.666/93.
22/10/2018
169231
Aprimorar s uas roti nas de
controles i nternos relati vos ao
acompanhamento da execução
contratual , por meio da
formal ização de prazos para a
definição s obre a renovação dos
contratos vi gentes, de forma que
nos casos em que se decida pela
não renovação, seja poss ível
adotar, com antecedência
necess ária , provi dênci as para a
rea l i zação de proces sos
l ici ta tóri os, conforme determina o
acórdão TCU n. 3267/2007 Primeira
Câmara.
Contratações di retas por
dis pensa de l i ci tação em vi rtude
de fa lhas de pl anejamento nos
proces sos n. 08060.000221/2015-
70 e n. 08060.000218/2015-56.
Consi derando que o ges tor apres entou apenas um
memorando por mei o do qual s ol ici ta que a área
res ponsável aprimore s uas roti nas , não apresentando
nenhum documento concreto que demonstre a efetiva
elaboração de uma rotina, reitera-se a recomendação.
14/11/2018
Atos de controles faci l i tam o pl anejamento das noss as ações . O foco da atua l ges tão é es tabel ecer
melhorias na forma de controle. Para is s o, uma das ferrramentas que estamos utl izando é o TRELLO,
um apl icativo gratutito com o qua l cons eguimos organizar as prioridades da ges tão, estabelecendo
prazos e respons áveis pel a ação. Adotamos também o controle de vencimento de contratos na
plani lha Excel (ANEXO) que nos permite cumpri r de forma efetiva o artigo 2º da portari a n. 346, de
10/7/2017.
16/7/2018
Plano para Atendimento da Recomendação
| 80
Recomendação
ID Texto Achados Parecer da CGU Resposta Sistema
169232
Apurar a respons abi l idade de
quem deu causa à s ituação
emergenci a l que res ul tou nas
rea l i zações das di spens as de
l ici tação n. 23/2015 e n. 24/2015,
conforme as s everado pela
ori entação normativa n. 11 da
Advocaci a Geral da Uni ão.
Contratações di retas por
dis pensa de l i ci tação em vi rtude
de fa lhas de pl anejamento nos
proces sos n. 08060.000221/2015-
70 e n. 08060.000218/2015-56.
Rei tera-s e a recomendação, tendo em vis ta que a
comis s ão para apuração foi constituída em 5/4/2017,
por 30 di as , prorrogáveis por i gua l período, e que não
foi apres entado o resul tado da apuração.
10/8/2018
A Comi ss ão de Sindi cância , constituída pel a portaria n. 124, de 5/4/2017, prorrogada por mai s 30 dias,
a partir de 5/5/2017, pel a portaria n. 165, de 5/5/2017, encarregada de conduzir e apurar os fatos
rela tados no regis tro 3, i tem 1.2.2.1 do Relatóri o n. 201603158 da Controladori a Regiona l da União no
Estado do Ri o de Janeiro (CGU-RJ), apresentou Rel atório Final em 2/6/17 (ANEXO I). O diretor-geral
s ubstituto encami nhou memo n. 092/GABIN/AN, de 13/6/2017, à COAD s ol ici tando adotar as
recomendações da Comiss ão de Sindicânci a indicadas no Rel atório Fina l , na parte IV – conclus ão
(ANEXO II ). O diretor-geral substituto do Arquivo Naci ona l encaminhou o ofíci o n. 196/2017/AN-GABIN,
de 20/6/2017, ao chefe da Divi são do NAC2 da Controladoria Regional da União no Es tado do Rio de
Janei ro, i nformando s obre a rea l i zação da apuração de respons abi l idade e da recomendação da
Comi ss ão de Sindi cânci a para abertura de process os adminis trativos dis ci pl inares para
res ponsabi l i dade dos ges tores de controlados , dos coordenadores de Recursos Logísticos e de
Consul ta ao Acervo e do coordenador-geral de Adminis tração (ANEXO II I). Em 28/6/2017 o s r. Erics on de
Obs : não
consta na
plani lha do
control e
interno.
169233
Ori entar os fis cai s ou gestores de
contratos para que os mesmos
acompanhem pes soa lmente a
entrega de mercadorias,
adotando práticas de controle de
recebi mento por mei o de
checkl is t que contemple, entre
outras informações , a quanti dade
s ol ici tada , a quanti dade
dis ponibi l izada , os preços
unitári os e tota is e as exi gências
previstas nos artigos 34 e 36 da
IN/SLTI/MPOG n. 02/2008.
Fragi l idade na fis ca l ização da
execução dos contratos n.
13/2016 e n. 21/2016, quai s
s ejam: aus ência de práticas de
control e de a lmoxari fado e
atesto em notas fi sca is cujo
val or do serviço pres tado não
dis crimina a relação dos
equi pamentos e materi ai s
dis ponibi l izados, bem como as
quanti dades e os preços
uni tári os e totai s cobrados.
Consi derando que o ges tor apres entou apenas um
memorando por mei o do qual s ol ici ta que a área
res ponsável oriente os fis ca is , mas não apresentou
evidências de que os mesmos foram devidamente orientados
e que estão adotando algum checklist conforme
recomendado, reitera-se a recomendação.
14/11/2018
Os gestores dos contratos já vêm adotando um rel atório de conferência e, i nclus ive, no pagamento há
um check l ist que aponta a neces s i dade da dis crimi nação dos equi pamentos e mercadori as . Todavia ,
com vis tas a aperfei çoarmos os nos s os control es e diante des ta fragi l i dade apontada , formul amos o
Manua l dos Ges tores, contendo os checkl is ts necess ários para o bom acompanhamento da execução
dos contratos. O manua l foi dis ponibi l i zado na i ntranet
(http://intranet/index.php/component/content/articl e?i d=2970) e faremos um encontro com todos os
ges tores para mel hor di vulgá-lo. No dia 27/8/18, no auditóri o do Arquivo Nacional , aconteceu a
apres entação do Manua l Di retrizes para Ges tão, Acompanhamento e Fis ca l i zação. Organi zado pela
COAD, o evento teve a apres entação de Mariana Rodri gues Carri jo, da Coreg, que também el aborou o
gui a, um compi lado das principai s e mai s relevantes i nformações das legi s l ações vigentes sobre
fi scal ização de contratos.
01/08/2018
Plano para Atendimento da Recomendação
| 81
Recomendação
ID Texto Achados Parecer da CGU Resposta Sistema
169234
Adotar práticas de control e de
a lmoxari fado, ta is como a
uti l i zação de pl ani l has para
acompanhar e control ar o estoque
de materi a is de repos ição,
destinados à execução do objeto
contratado, pri ncipa lmente
quanto à s ua quantidade e
qual idade.
Fragi l idade na fis ca l ização da
execução dos contratos n.
13/2016 e n. 21/2016, qua is
s ejam: aus ência de práti cas de
control e de a l moxari fado e
atesto em notas fi scai s cujo
val or do serviço prestado não
dis crimina a relação dos
equi pamentos e materi a is
dis ponibi l izados, bem como as
quanti dades e os preços
uni tári os e totai s cobrados.
Consi derando que o ges tor apres entou apenas um
memorando por mei o do qual s ol ici ta que a aréa
res ponsável adote práti cas de controle de
a lmoxari fado, mas não apresentou evidências de que foram
implementados os controles recomendados, reitera-se a
recomendação.
14/11/2018
Exis te um s is tema de al moxari fado que faz todo o control e de entrada e sa ída de materia is
(http://pl utao/al moxari fado/l ogin/logi n.php). Para a lém desta recomendação, foram rea l i zadas
a lgumas mel horias no s is tema, ta i s como: no controle do es toque de emergênci a (avi so de
quantidade l imi te, avi so de início de process o de compra); no control e do es toque mínimo (avis o de
quantidade l imi te, avi so de início de process o de compra); no ponto de pedi do (avis ar por e-mai l ao
a lmoxari fe i tens que ati ngiram o ponto de pedido); no controle do cons umo médio de cada i tem do
a lmoxari fado; no controle dos pedi dos da sede e da Coreg; no controle do remanejamento do s al do
de uma unidade para outra ; no controle da l ocal ização fís ica de cada i tem do es toque; no control e do
“es toque virtua l ” - acompanhar a quantidade de materi al já comprado, mas ai nda não entregue e
dis ponível pra pedido, entre outras melhorias. Segue anexo o rela tório contendo o controle de
entrada , sa ída e estoque atua l i zado por quantidade e val or.
04/09/2018
169235
Adotar a uti l ização de l ivro de
regis tro de ocorrências ou
documento equiva lente, devendo
o fis ca l ou ges tor do contrato
anotar todas as ocorrênci as
rel acionadas com a execução do
contrato, i nformando ao s etor
res pons ável s obre aquel as que
dependam de provi dênci as , com
vis tas à regulari zação das fal tas
ou defei tos obs ervados .
Fragi l idade na fis ca l ização da
execução dos contratos n.
13/2016 e n. 21/2016, qua is
s ejam: aus ência de práti cas de
control e de a l moxari fado e
atesto em notas fi scai s cujo
val or do serviço prestado não
dis crimina a relação dos
equi pamentos e materi a is
dis ponibi l izados, bem como as
quanti dades e os preços
uni tári os e totai s cobrados.
Consi derando que o ges tor apres entou apenas um
memorando por mei o do qual s ol ici ta que a área
res ponsável adote l ivro de regi stro de ocorrências , mas
não apresentou evidências de que os mesmos foram
efetivamente adotados, reitera-se a recomendação.
14/11/2018No Manual dos Gestores adotamos um modelo em que cons ta rel a tório de ocorrências
(http://intranet/index.php/component/content/articl e?i d=2970).01/08/2018
169236
Aprimorar s uas roti nas de
controles i nternos , na área de
planejamento de aqui s ições e
contratações, normatizando o
fluxo de traba lho para rea l i zação
de proces sos l ici ta tórios e
contratações diretas , defini ndo
prazos , etapas e respecti vos
s etores respons áveis , permi ti ndo
as s i m a elaboração tempes tiva
de plani lha estimati va de preços
unitári os, com base em pes quis a
de mercado (ou cotação de
preços ) junto aos fornecedores .
Fragi l idade no planejamento
das contratações da uni dade,
acarretando a aus ência de
deta lhamento das plani lhas de
cus tos quando da sol i ci tação de
pes qui sa prévia de preços junto
às empres as para contratação
de serviços por meio dos
proces sos n. 08060.000135/2015-
67 e n. 08060.000277/2015-24.
Consi derando que o ges tor apres entou apenas um
memorando por mei o do qual s ol ici ta que a área
res ponsável di sponi bi l i ze mapeamento das Equipes
de Compras e de Lici tações e Contratos a fi m de que
s eus fl uxos de traba lhos s ejam definidos , mas não
apresentou rotinas/controles que demonstrem o
atendimento à recomendação, reitera-se a recomendação.
14/11/2018
Foi ins ti tuída a Equi pe de Planejamento pela portaria n. 155, de 20/6/2018, e está s endo elaborado
um fl uxograma pela Asplam, com prazo fi nal para meados de agosto de 2018, que contri buirá com a
recém-cons ti tuída equipe.
01/08/2018
Plano para Atendimento da Recomendação
| 82
2. Recomendações e orientações de 2017 (OS 2017201526)
Recomendação
ID Texto Achados Parecer da CGU Prazo Resposta Data da Resposta no
sistema
176554
Apurar a responsabilidade pela
despesa indevida no montante de R$
765.613,68, bem como proceder à
restituição ao erário, no âmbito do
pregão n. 20/2015.
Em análise
pela CGU18/6/2018
Por meio da portaria n. 134 de 5 de junho de 2018, publicada no Boletim Interno
Especial n. 07/2017, em 7 de junho de 2018, foi constituída Comissão de Sindicância
para conduzir e apurar os fatos relatados na Recomendação 176554, Constatação
1.1.1.1 da ordem de serviço n. 201701526 da Controladoria Regional da União do
Estado do Rio de Janeiro. Anexo à portaria (processo n. 08060.000303/2018-67).
15/6/2018
176555
Aprimorar suas rotinas de controles
internos, na área de planejamento de
aquisições e contratações,
estabelecendo a necessidade de
formulação de projeto básico quando
de contratações que demandem obras
a fim de efetuar a instalação de
equipamentos.
Em análise
pela CGU18/6/2018
Aliada à edição da instrução normativa n. 5 de 26/5/2017 foi instituída uma Equipe
de Planejamento de Contratação para fazer o controle interno das aquisições e
contratações. A portaria que institui a referida equipe será publicada até o fim desta
semana no Boletim Interno do Arquivo Nacional. Após publicação enviaremos a
mencionada portaria para o e-mail da Controladoria Regional da União do Estado do
Rio de Janeiro.
18/6/2018
176556
Elaborar fluxogramas detalhando todos
os processos de trabalho relativos à
área de licitações e contratos do
Arquivo Nacional, com o fito de
identificar gargalos e obstáculos que
possam vir a impactar o andamento
regular dos certames licitatórios e das
contratações diretas.
Em análise
pela CGU18/6/2018
A Assessoria de Planejamento e Modernização (Asplam) está elaborando com a
Coordenação-Geral de Administração (COAD) o fluxograma com vistas à otimização dos
nossos trabalhos. A previsão para o término da elaboração do fluxograma é o mês
de julho de 2018. Paralelo a essa ação, estamos em fase de implantação do Sistema
Eletrônico de Informação (SEI), ferramenta já utilizada por todos demais integrantes
do Ministério da Justiça; para tanto, foi criado o grupo de trabalho pela portaria n.
099 de 19/4/2018 (anexo). O prazo da implantação do sistema é da liberação da
fonte do TRF. Uma vez que liberada a referida fonte estimamos o prazo de 3 (três)
meses para estar em perfeito funcionamento. Enviamos ofício ao TRF4, solicitando
prioridade ao Arquivo Nacional (anexo). A coordenadora-geral de Administração tem
estado permanentemente em contato com a representante do TRF4 para assinatura
do termo de cessão de uso.
15/6/2018
176557
Elaborar normativo interno
disciplinando os processos de trabalho
relativos à área de licitações e
contratos do Arquivo Nacional,
prevendo a instituição de controles
manuais ou eletrônicos das empresas
penalizadas pela UJ com declaração de
suspensão, inidoneidade ou
impedimento.
Em análise
pela CGU18/6/2018
Conforme identificação por essa douta auditoria, o Arquivo Nacional já utiliza
todos os sistemas de consultas para verificação da situação da contratada, todavia
implantamos a planilha para controlar as empresas penalizadas (anexo).
15/6/2018
Plano para Atendimento da Recomendação
| 83
J. SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL
1. Critérios de sustentabilidade nas contratações e aquisições
Nas aquisições realizadas, foram observados sempre os critérios de sustentabilidade, como procedência dos materiais, conteúdo reciclável, fonte não poluidora, certificações de extração, emissão de radiação, nível de ruído. As contratações realizadas por pregão eletrônico também procuraram atender ao disposto no decreto n. 7746/2012, estabelecendo critérios tanto na especificação do objeto quanto nas obrigações das contratadas, no sentido de obedecer a critérios e práticas de sustentabilidade.
Todas as contratações inerentes à tecnologia da informação respeitam as normas gerais de sustentabilidade ambiental e estão em conformidade com a instrução normativa 01/2010 SLTI/MPOG.
2. Redução de resíduos poluentes
O Arquivo Nacional realiza a coleta seletiva de materiais e sua destinação a associações e cooperativas de catadores, conforme dispõe o decreto n. 5.940/2006. Em 2018, deu continuidade à campanha para utilização de copos permanentes em substituição aos copos descartáveis.
Ano Consumo de copos
descartáveis (pacote com 100 unidades)
Consumo de papel (resma)
2017 2.021 1.835
2018 3.235 1.685
3. Ações para redução do consumo de recursos naturais Em 2018, o Arquivo Nacional realizou, além de campanhas para o uso racional da água e
energia, uma parceria com a Imprensa Nacional para implementação de projeto de eficiência energética na Coordenação Regional no Distrito Federal aprovado pela Companhia Energética de Brasília (CEB Distribuição), visando minimizar o desperdício de energia elétrica, reduzir o consumo e a demanda no horário de ponta, favorecer a sociedade, direta e indiretamente, por meio da redução de custos, postergação de investimentos na ampliação da rede de distribuição e diminuição da necessidade de ativação de termelétricas no Sistema Interligado. As contratações estão sendo realizadas para execução em 2019.
Ano Consumo de Água Consumo de Energia
Consumo (m3) Gasto Consumo (KWh) Gasto
2017 23.239 339.867,01 4.659.786 2.890.278,44
2018 23.786 395.779,10 4.315.853 3.102.133,07
| 84
K. RELACIONAMENTO COM A SOCIEDADE
1. Ouvidoria
A Ouvidoria é o canal do cidadão para encaminhar ao Arquivo Nacional sugestão, elogio, reclamação ou denúncia sobre os serviços prestados pelo órgão ou sobre seus servidores. A Ouvidoria do Arquivo Nacional é uma ouvidoria setorial da Ouvidoria-Geral do Ministério da Justiça e segue as normas do Sistema de Ouvidorias do Poder Executivo federal sob a responsabilidade da Ouvidoria-Geral da União. As demandas apresentadas à Ouvidoria do Arquivo Nacional devem ser feitas exclusivamente pelo sistema de ouvidoria eletrônica do Ministério da Justiça e Cidadania.
Formas de recebimento das demandas:
a. pessoalmente na sede no Rio de Janeiro (sala P2-05);
b. por formulário escrito e urnas disponibilizadas antes das Salas de Consultas na sede (RJ) e na Coordenação Regional (DF);
c. pelo e-mail da Ouvidoria ([email protected]),
d. por formulário eletrônico disponível no portal do Ministério da Justiça (http://www.ouvidoriageral.mj.gov.br/ouvidoria);
e. por telefone (21 2179-1326).
DEMANDAS OUVIDORIA ARQUIVO NACIONAL - POR CANAL DE CONTATO
CANAIS DE CONTATO JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ TOTAL
ELETRÔNICO 20 15 21 27 19 21 15 12 18 10 13 4 195
IMPRESSO 3 1 1 0 4 3 2 0 1 0 5 0 20
TELEFÔNICO 16 7 12 11 11 8 1 5 7 19 11 0 108
PRESENCIAL 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 2
CONTATO POSTAL 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 2
TOTAL 39 23 34 40 35 32 18 17 26 29 30 4 327
| 85
DEMANDAS OUVIDORIA ARQUIVO NACIONAL - POR TIPO
DEMANDAS POR TIPO JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ TOTAL
SOLICITAÇÃO 19 13 20 29 12 17 9 14 15 24 19 2 193
SUGESTÃO 0 0 1 2 1 0 0 0 0 0 0 0 4
ELOGIO 9 1 4 0 7 4 0 1 0 0 2 0 28
RECLAMAÇÃO 6 4 6 7 15 9 9 2 9 3 9 2 81
DENÚNCIA 5 5 3 2 0 2 0 0 2 2 0 0 21
TOTAL 39 23 34 40 35 32 18 17 26 29 30 4 327
DEMANDAS OUVIDORIA ARQUIVO NACIONAL - POR ASSUNTO
DEMANDAS POR ASSUNTO JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ TOTAL
ACERVO SOBRE ESTRANGEIROS
13 9 9 19 8 8 4 8 4 13 13 4 112
REGISTRO CIVIL 0 0 5 1 4 5 2 0 3 0 0 0 20
PESQUISAS DIVERSAS RELACIONADAS AO ACERVO
18 6 8 8 15 10 10 5 3 13 4 0 100
BASE DE DADOS SIAN 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 2
PUBLICAÇÕES INSTITUCIONAIS
7 7 7 6 3 2 1 0 1 0 0 0 34
NÃO PERTINENTES AO ARQUIVO NACIONAL
0 0 0 2 3 3 0 1 1 1 2 0 13
OUTROS ASSUNTOS 1 1 5 4 2 4 1 3 13 2 10 0 46
TOTAL 39 23 34 40 35 32 18 17 26 29 30 4 327
| 86
2. Serviço de Informação ao Cidadão
O Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), previsto na Lei de Acesso à Informação, destina-se a atender solicitações de informações sobre o acervo produzido pela instituição de 1985 até hoje ([email protected]). Em 2018, o SIC recebeu 589 pedidos de acesso a informações, com uma média mensal de 49,08 pedidos. Do total de pedidos recebidos, 1 encontrava-se em tramitação dentro do prazo (0,2%). O tempo médio de resposta é de 4,76 dias. Foram realizadas apenas 15 prorrogações, o que representa 2,55% dos pedidos, e 21 pedidos tiveram acesso negado (20 por ser desporporcional ou desarrazoado e 1 por ser incompreensível).
a. Características dos pedidos
CARACTERÍSTICAS DOS PEDIDOS DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Total de perguntas 784
Perguntas por pedido 1.33
Total de solicitantes 461
Maior número de pedidos feitos por um solicitante 64
Solicitantes com um único pedido 409
MEIOS DE ENVIO DE RESPOSTA
MEIO QUANTIDADE % DE PEDIDOS
Pelo sistema (com avisos por e-mail)
566 96.1%
Buscar/consultar pessoalmente
13 2.2%
Correspondência física (com custo)
10 1.7%
| 87
PRINCIPAIS TEMAS DOS PEDIDOS
CATEGORIA E ASSUNTO QUANTIDADE % DE PEDIDOS
Ciência, Informação e Comunicação – Informação - Gestão, preservação e acesso
473 87.4%
Pessoa, família e sociedade - Previdência social 14 2.6%
Pessoa, família e sociedade - Pessoa 12 2.2%
Governo e Política - Administração pública 11 2.0%
Justiça e Legislação - Legislação e jurisprudência 9 1.7%
Educação - Gestão escolar 6 1.1%
Governo e Política - Fiscalização do Estado 4 0.7%
Trabalho - Profissões e ocupações 4 0.7%
Ciência, Informação e Comunicação - Ciência e tecnologia 4 0.7%
Comércio, Serviços e Turismo - Comércio e serviços 4 0.7%
b. Perfil do solicitante
| 88
3. Aferição do grau de satisfação dos cidadãos-usuários Em consonância com o Programa de Avaliação Cidadã de Serviços e Políticas Públicas,
instituído pelo Ministério da Transparência, Fiscalização e Controladoria-Geral da União, e em integração com o Portal de Serviços do Governo Federal, no âmbito da Plataforma de Cidadania Digital, que dispõe sobre a oferta dos serviços públicos digitais pelos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, o Arquivo Nacional realiza pesquisa mensal sobre a satisfação dos usuários presenciais e a distância, e publicou nos veículos de divulgação institucional o Relatório de Pesquisa sobre a Qualidade do Atendimento.
| 89
A pesquisa tem por objetivo desenvolver processo de avaliação permanente dos procedimentos de acesso, de maneira a torná-los mais produtivos e eficazes, de forma a avaliar questões pertinentes ao perfil do usuário, sua avaliação do serviço de referência, instrumentos de pesquisa e infraestrutura de apoio ao atendimento, assim como criar um canal permanente para o recebimento de críticas e sugestões de melhoria. O questionário é distribuído para os usuários da Sala de Consultas da sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, e na Coordenação Regional no Distrito Federal, além de ser distribuído on-line aos usuários do atendimento a distância.
No período de janeiro a dezembro de 2018, foram processados 1.617 questionários do atendimento presencial do Rio de Janeiro, 60 questionários do atendimento presencial do Distrito Federal e 366 questionários on-line, num total de 2.043 respostas à pesquisa, conforme tabela abaixo:
Atendimento
presencial – Sede Atendimento
presencial – DF Atendimento a
distância Total
mensal
Janeiro 166 11 22 199
Fevereiro 109 04 29 142
Março 176 09 31 216
Abril 157 06 29 192
Maio 132 09 20 161
Junho 111 02 19 132
Julho 144 03 38 185
Agosto 157 02 42 201
Setembro 154 02 38 194
Outubro 101 01 59 161
Novembro 99 06 20 125
Dezembro 111 05 19 135
Total origem 1.617 60 366 2.043
A pesquisa procura levantar os temas mais demandados pelos usuários. No atendimento
presencial do Rio, assim como no atendimento a distância, os temas mais demandados são “Entrada e registro de estrangeiros” e “Registro civil”. No atendimento presencial do Distrito Federal, o tema prioritário é a “Pesquisa acadêmica”. Com base nestes resultados, podemos perceber que a grande demanda de pesquisa no Arquivo Nacional é a pesquisa probatória com o objetivo de defesa de direitos (dupla cidadania, documentos civis, comprovação de propriedade, anistia política etc.). Há também o campo de livre preenchimento, destinado à opinião, sugestão ou crítica (positiva ou negativa) sobre o atendimento do Arquivo Nacional, onde predominam os elogios à receptividade, competência e conhecimento sobre o trabalho dos servidores que atuam no serviço de referência. Dentre as críticas aos serviços prestados, constam o prazo de atendimento, a dificuldade de consulta on-line ao Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN) e o baixo índice de digitalização do acervo. Quanto às instalações, há elogios ao prédio e críticas quanto à qualidade dos terminais de computadores disponíveis nas Salas de Consultas.
| 90
VII. ACESSIBILIDADE E INCLUSÃO
1. Apresentação
A partir de 2017, o Arquivo Nacional tem realizado ações de acessibilidade, com objetivo de garantir o acesso pleno de pessoas com deficiência ao acervo sob sua custódia, assim como aos seus produtos de difusão do patrimônio documental. O ano de 2018 foi importante para o reconhecimento de que tais ações são prioritárias para a administração, como se pode observar nos resultados detalhados abaixo.
2. Ações de acessibilidade
O Arquivo Nacional ocupa no Rio de Janeiro as antigas instalações da Casa da Moeda, um palácio construído no terceiro quartel do século XIX, e atualmente um conjunto arquitetônico tombado. Como característica da época de sua construção, o conjunto não dispõe de instalações para pessoas com mobilidade reduzida. Diante disso, tem sido realizadas adaptações com o objetivo de minimizar ou extinguir tais barreiras nas suas sedes no Rio de Janeiro e em Brasília.
Cabe salientar que, para que possa realizar qualquer tipo de intervenção em acessibilidade física, o Arquivo Nacional deve seguir as orientações do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional (Iphan), conforme a instrução normativa 01/2003 do Iphan, que dispõe sobre a acessibilidade aos bens culturais imóveis acautelados em nível federal.
Neste sentido, foi criado no dia 23 de outubro de 2017 o grupo de trabalho (GT) Acessibilidade, com a finalidade de fazer um diagnóstico das condições de acessibilidade da instituição e elaborar uma proposta de política institucional de acessibilidade e inclusão. O relatório elaborado é o resultado de avaliações baseadas na instrução do Iphan e na NBR 9050/2015, ambas sobre o assunto, e de vistorias realizadas nas suas sedes, tomando em consideração os seguintes eixos: acessibilidade física, acessibilidade comunicacional e informacional, acessibilidade atitudinal e acessibilidade cultural.
Como resultado desse diagnóstico, foi construída a proposta de acessibilidade com as adaptações e mudanças de práticas. Em 3 de outubro de 2018, foi instituída a Comissão Permanente, com atribuições de planejamento, elaboração, acompanhamento e fiscalização dos projetos relacionados ao tema, e, na mesma data, foi lançada a Política de Acessibilidade e Inclusão do Arquivo Nacional.
No portal encontra-se o Modelo de Acessibilidade em Governo Eletrônico (eMAG), que tem função de ser o norteador no desenvolvimento e adaptação de conteúdos digitais do governo federal, a ser seguido pelos órgãos, garantindo o acesso a todos, a saber:
• extensão do VLibras, que possibilita aos usuários de Libras o acesso em tempo real aos conteúdos textuais;
• ferramenta Audima, que converte texto em áudio com locução natural e permite navegação mais agradável ao diferenciar palavras de imagens, permitindo que o conteúdo escrito esteja disponível também por meio de áudio, sendo ferramenta inclusiva para pessoas com deficiência visual e cegas.
| 91
VIII. PERSPECTIVAS PARA 2019
INICIATIVAS PRAZO ORÇAMENTO
ESTIMADO
Aprimoramento da Política Nacional de Arquivos - CONARQ
Dezembro/2019 220.000,00
Aquisição de storage para ampliação da capacidade de armazenamento digital
Dezembro/2019 2.000.000,00
Definição de diretrizes para construção de políticas e programas de preservação digital nos órgãos e entidades da administração pública federal
Março/2019 -
Desenvolvimento de modelo de negócios para implantação de Programa de Gestão de Documentos nos órgãos e entidades da administração pública federal
Dezembro/2019 -
Desenvolvimento de Sistema Informatizado de Gestão de Documentos (SIGAD) para apoio às atividades de gestão de documentos nos órgãos e entidades integrantes do SIGA
Fase 1 e 2 - Dezembro/2019
Fase 1 e 2 – 1.050.000,00
Elaboração da política arquivística para o Poder Executivo Federal - SIGA
Dezembro/2019 -
Implantação de repositório digital confiável para preservação e acesso aos documentos digitais sob guarda do Arquivo Nacional
Dezembro/2019 700.000,00
Implantação de sistema de monitoramento para segurança da instituição e do acervo
Dezembro/2019 1.000.000,00
Implantação do Diretório Brasil de Arquivos - DIBRARQ, uma base de dados em plataforma livre (www.dibrarq.arquivonacional.gov.br) que reunirá acervos arquivísticos custodiados por instituições e pessoas como forma de otimizar pesquisas e subsidiar ações em prol dos arquivos no Brasil
Fase 1 Julho/2019
Fase 1 260.000,00
Implantação do Projeto de Eficiência Energética em parceria com a Imprensa Nacional
Dezembro/2019 -
| 92
Implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para implementar a tramitação eletrônica de documentos e facilitar o acesso às informações institucionais
Abril/2019 -
Implementação de programa de melhoria de atendimento ao usuário para redução dos prazos de atendimento às demandas de consulta, simplificação das etapas do atendimento ao público e modernização do acesso ao acervo
Fase 1 Dezembro/2019
Fase 1 500.000,00
Modernização e otimização da reserva técnica do Arquivo Nacional
Março/2019 4.279.600,00 (recursos de
2018)
Orientação e capacitação para aplicação do Código de Classificação de Documentos relativos às atividades meio do Poder Executivo Federal
Abril/2019 50.000,00
Produção de conteúdo sobre a história da administração pública para os portais dos ministérios - MAPA
Dezembro/2019 -
Projeto de Prevenção e Combate a Incêndio para modernização e adequação do conjunto arquitetônico do Arquivo Nacional em cumprimento aos apontamentos do Corpo de Bombeiros do Estado do Rio de Janeiro, assegurando-se assim o acesso à sociedade ao acervo documental e à edificação histórica e a segurança dos servidores da instituição
Abril/2021
7.875.396,04 (recursos do
Fundo de Defesa dos Direitos
Difusos)
| 93
IX. PROJETOS DE LONGO PRAZO
INICIATIVAS PRAZO ORÇAMENTO
ESTIMADO
Ampliação do Programa Arquivo Faz Escola para atendimento de estudantes de escolas públicas
Dezembro/2020 600,000.00
Aquisição de salas seguras contra sinistros para proteção especial aos documentos-símbolos do patrimônio documental, histórico e memorialístico brasileiro
2 anos 11,000,000.00
Desenvolvimento de Sistema Informatizado de Gestão de Documentos (SIGAD) para apoio às atividades de gestão de documentos nos órgãos e entidades integrantes do SIGA
Fase 3 - Dezembro /2020
Fase 4 -
Dezembro/2021
Fase 3 - 1.500.000.00
Fase 4 -
1.500.000.00
Digitalização e disponibilização no SIAN de fundos documentais prioritários para acesso remoto ao consulente*
3 anos 16,650,000.00
Implantação do Projeto de Acessibilidade para instalação de módulo acessível de consulta ao acervo para pessoas com deficiência e de eliminação de desníveis nos prédios do Arquivo Nacional viabilizando o acesso de deficientes
1 ano 2,500,000.00
Implementação de programa de melhoria de atendimento ao usuário para redução dos prazos de atendimento às demandas de consulta, simplificação das etapas do atendimento ao público e modernização do acesso ao acervo
Fase 3 - Dezembro /2020
Fase 4 -
Dezembro/2021
Fase 3 - 500.000.00
Fase 4 -
500.000.00
Implantação do Diretório Brasil de Arquivos - DIBRARQ, uma base de dados em plataforma livre (www.dibrarq.arquivonacional.gov.br) que reunirá acervos arquivísticos custodiados por instituições e pessoas como forma de otimizar pesquisas e subsidiar ações em prol dos arquivos no Brasil
Fase 2 Dezembro/2020
Fase 2 260,000.00
| 94
Modernização do Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN) para tornar a interface mais acessível ao cidadão
1 ano 2,500,000.00
Programa integrado de gestão das áreas de guarda para proteção e segurança do acervo
2 anos 4,000,000.00
Projeto de readequação estrutural da Coordenação Regional no Distrito Federal visando à preservação do acervo
3 anos 12,136,000.00
*Detalhamento no quadro a seguir
| 95
PATRIMÔNIO DOCUMENTAL QUE NECESSITA DE INVESTIMENTO PRIORITÁRIO EM PROCESSAMENTO TÉCNICO PARA ATENDIMENTO ÀS DEMANDAS DOS CIDADÃOS E/OU EM
ESTADO GRAVE DE DEGRADAÇÃO DO SUPORTE
FUNDO RELEVÂNCIA ACESSOS NÍVEL DE
DEGRADAÇÃO VOLUMETRIA OBJETO
TEMPO PARA EXECUÇÃO
INVESTIMENTO RESULTADO
Correio da Manhã Registros históricos das coberturas fotográficas diárias do jornal Correio da Manhã (1904-1971)
Presencial (RJ) = 665; Remoto = 365.963; Imagens = 338.363
R$ 476.000,00 negativos fotográficos
Conservação, processamento técnico, digitalização e disponibilização no SIAN
36 meses R$ 3.000.000,00 Preservação do acervo e disponibilização para acesso no SIAN
TVE Fundo de natureza pública contendo documentos audiovisuais produzidos entre 1967 e 1990
1.000 películas 16mm
Digitalização e processamento técnico das películas
24 meses R$ 1.400.000,00 Preservação do acervo e disponibilização para acesso no SIAN
Ordens Honoríficas (69)
Importante fonte histórica para estudo do período século XIX e as relações entre indivíduos e o Império
Presencial 2014 - 90 2015 - 29 2016 - 33 2017 - 22 2018 - 36 Remoto = 2018 - 546
Acentuado Perda de informação
8007 dossiês perfazendo um total de 4 metros lineares.
Pequenos reparos e reformatação
6 meses R$ 500.000,00 Digitalização para
preservação
Acesso remoto
ao conteúdo da
coleção pela base
de dados SIAN
Delegacia de Costumes e Diversões do Rio de Janeiro (OC)
Importante fonte histórica para estudo dos órgãos de censura no Brasil
Presencial = 34 Remoto = 1.844
Acentuado Perda de informação
5,04 metros lineares
Reformatação 4 meses R$ 250.000,00 Digitalização para
preservação
Acesso remoto ao
conteúdo da
coleção pela base
de dados SIAN
| 96
PATRIMÔNIO DOCUMENTAL QUE NECESSITA DE INVESTIMENTO PRIORITÁRIO EM PROCESSAMENTO TÉCNICO PARA ATENDIMENTO ÀS DEMANDAS DOS CIDADÃOS E/OU EM
ESTADO GRAVE DE DEGRADAÇÃO DO SUPORTE
FUNDO RELEVÂNCIA ACESSOS NÍVEL DE
DEGRADAÇÃO VOLUMETRIA OBJETO
TEMPO PARA EXECUÇÃO
INVESTIMENTO RESULTADO
Negócios de Portugal (59) Seção Caixas
Importante fonte de estudo da história luso-brasileira. Atende ao público acadêmico e aos profissionais de diversas áreas e aos alunos do ensino fundamental e médio
Presencial 2014 - 91 2015 - 53 2016 - 85 2017 - 128 2018 - 61 Remoto 2018 - 535
Acentuado Perda de informação
São 273 caixas perfazendo um total de 43,16 metros lineares
Pequenos reparos e reformatação
12 meses R$ 2.000.000,00 Digitalização para
preservação
Acesso remoto ao
conteúdo da
coleção pela base
de dados SIAN
Complementação
e atualização dos
registros na base
Roteiro de fontes
do Arquivo
Nacional para a
história luso-
brasileira e no
sítio “O Arquivo
Nacional e a
história luso-
brasileira”
SPMAF Serviços de Polícia Marítima, Aérea e de Fronteiras – Região Sudeste
Importante documentação de registro de estrangeiros
Presencial (RJ) = 2679; Remoto = 1063
Baixo 1.172 metros lineares
Conservação, processamento técnico, digitação e disponibilização no SIAN
36 meses R$ 9.000.000,00 Acesso remoto ao
conteúdo da
coleção pela base
de dados SIAN
| 97
PATRIMÔNIO DOCUMENTAL QUE NECESSITA DE INVESTIMENTO PRIORITÁRIO EM PROCESSAMENTO TÉCNICO PARA ATENDIMENTO ÀS DEMANDAS DOS CIDADÃOS E/OU EM
ESTADO GRAVE DE DEGRADAÇÃO DO SUPORTE
FUNDO RELEVÂNCIA ACESSOS NÍVEL DE
DEGRADAÇÃO VOLUMETRIA OBJETO
TEMPO PARA EXECUÇÃO
INVESTIMENTO RESULTADO
DPMAF (OL) Divisão de Polícia Marítima, Aérea e de Fronteiras – Porto do Rio de Janeiro
Importante documentação de registro de estrangeiros em relações de vapores advindos de outras nações
Presencial = 2014 - 21 2015 - 81 2016 - 40 2017 - 81 2018 - 34 Remoto = 2018 1.083.975
Baixo Total: 176.521 páginas
Reformatação 6 meses R$ 500.000,00 Acesso remoto ao
conteúdo da
coleção pela base
de dados SIAN
VALOR TOTAL DO INVESTIMENTO R$ 16.650.000,00
