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Relatório de atividades/2015 2
INDICE
1. INTRODUÇÃO 5
2. AUTOAVALIAÇÃO 7
2.1. QUAR 2015 – resultados e desvios 9
2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores 24
2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI) 29
2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes 34
2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho 41
2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos 42
2.7. Audição de dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as – autoavaliação 43
2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados 46
2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista 73
3. AVALIAÇÃO FINAL 76
3.1. Apreciação dos resultados alcançados 77
3.2. Proposta de menção qualitativa 78
3.3. Conclusões prospetivas 79
GLOSSÁRIO 81
ANEXOS:
ANEXO A – Balanço Social
ANEXO B – Relatório de execução orçamental
ANEXO C – Relatório BSC
ANEXO D – Exercício de benchmarking
Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Rua da Alfândega n.º 5 1100-016 Lisboa Tel.: 21 884 66 95 Fax: 21 884 66 55 [email protected]
Relatório de atividades/2015 3
ÍNDICE DE QUADROS,TABELAS E GRÁFICOS
QUADROS
Quadro 1 - QUAR 2015 da SGMF – Taxa de realização dos objetivos 9
Quadro 2 - QUAR 2015 da SGMF – Planeamento/Resultados 11
Quadro 3 - QUAR 2015 da SGMF – Taxa de realização de parâmetros e objetivos 15
Quadro 4 – Descrição e quantificação de atividades da DSIRP 63
Quadro 5 – Recursos humanos planeados e desvios verificados 73
Quadro 6 – Síntese de execução orçamental e desvios 2015 75
TABELAS
Tabela 1- Evolução do indicador Grau de satisfação dos clientes (ind.15) 16
Tabela 2- Evolução dos resultados dos indicadores QUAR 17
Tabela 3 - Grau de satisfação dos clientes externos 24
Tabela 4 - Agrupamentos de questões avaliadas 25
Tabela 5 – Escalas utilizadas 26
Tabela 6 – Avaliação da DGAP pelos Gabinetes do MF 38
Tabela 7 – Audição de dirigentes intermédios e trabalhadores na autoavaliação da
SGMF 43
Tabela 8 – Planeamento/execução dos objetivos das UO 2014-2015 47
Tabela 9 – Balanço da atividade desenvolvida em 2015 48
Tabela 10 – Resultados da avaliação 2015 da DPGF 55
Tabela 11 – Grau de satisfação dos utilizadores da DSAD em 2015 59
Tabela 12 – Avaliação da DSAD em 2015, segmentada por áreas 59
Tabela 13 – Recursos humanos: indicadores de enquadramento 74
GRÁFICOS
Gráfico 1 - QUAR: taxas de realização dos parâmetros 2012-2015 16
Gráfico 2 - Nº de Solicitações de alteração Orçamental 20
Gráfico 3 - Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada
(compras agregadas) 21
Gráfico 4 - Nº de Cabimentos GAF e AG 23
Gráfico 5 – Avaliação global dos serviços entre 2013 e 2015, segmentada por área
funcional 26
Relatório de atividades/2015 4
Gráfico 6 – Avaliação dos serviços pelos grupos de utilizadores, segmentada por área
funcional 27
Gráfico 7 – Avaliação das questões gerais da organização pelos clientes inquiridos 28
Gráfico 8 – Autoavaliação da SGMF 2014-2015, segmentada por áreas 44
Gráfico 9 – Autoavaliação da SGMF, pelos dirigentes e trabalhadores, segmentada por
áreas 45
Gráfico 10 – Taxa de execução agregada dos objetivos das UO 2012-2015 47
Gráfico 11 – Taxas de execução dos objetivos operacionais 2013-2015 49
Gráfico 12 – Participações em ações, segundo a duração e tipo 51
Gráfico 13 – Participações em ações, por cargo, carreira e tipo de ação 52
Gráfico 14 – Horas despendidas em formação, por cargo e carreira, segundo o tipo de
ação: interna/externa 52
Gráfico 15 – Documentos internos e Processos criados em 2015 pela DPGF 56
Relatório de atividades/2015 6
A elaboração deste Relatório de Atividades articula-se com o ciclo anual de gestão da
SGMF tal como determinado na alínea e) do n.º 1 do artigo 8.º e no artigo 15.º da Lei n.º
66-B/2007, de 28 de Dezembro, e cumpre as orientações emanadas pelo Gabinete de
Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais quanto ao modelo de
relatório de autoavaliação do serviço.
A preparação deste documento envolveu uma prévia recolha interna de dados sobre os
resultados alcançados por todas as unidades orgânicas, cujos contributos potenciaram o
nível de desempenho organizacional da SGMF no ano de 2015.
Ao longo deste documento, discriminam-se as atividades desenvolvidas, analisam-se e
quantificam-se as realizações e os desvios face a metas planeadas e avalia-se a
evolução plurianual dos resultados, destacando-se os relativos aos KPI (Key
Performance Indicators) que medem o grau de execução dos objetivos estratégicos e
operacionais da Secretaria-Geral, selecionados para o Quadro de Avaliação e
Responsabilização 2015.
Para além do tratamento e análise dos dados relativos à avaliação e autoavaliação
efetuadas pelos utilizadores externos e internos, incluem-se elementos relativos ao grau
de realização de todos os outros objetivos setoriais programados, espelhados no
Balanced Scorecard (BSC). Mencionam-se ainda os projetos, as iniciativas e outras
atividades previstas ou desenvolvidas extra plano.
Quanto ao desempenho institucional global da SGMF, a taxa de realização anual do
QUAR 2015 situou-se em 113,8%, constatando-se o aumento de 2,6 pontos percentuais
face a 2014 (111,2%) e a reaproximação dos níveis registados anteriormente em 2012
(114,66%) e em 2013 (114,28%).
A performance atingida pode considerar-se um patamar bastante positivo, se forem tidos
em conta os recursos humanos disponíveis para garantir o cumprimento de todas as
atribuições e competências da SGMF, com especial relevo para as mantidas em vigor
pelas disposições da Lei n.º 82-B/2014, de 31 de dezembro, que aprovou o Orçamento
do Estado para 2015 (LOE 2015), nomeadamente, pelo seu artigo 27.º (centralização de
atribuições comuns na Secretaria -Geral do Ministério das Finanças) e pelos artigos 28.º
e 29.º respeitantes, respetivamente, à transferência da competência de gestão dos
orçamentos dos gabinetes do Ministério das Finanças para a Secretaria-Geral e à
consolidação orçamental.
Relatório de atividades/2015 8
Abordam-se neste capítulo as matérias que se reconduzem à autoavaliação do
desempenho da SGMF em 2015, nos termos da alínea e) do n.º 1 do artigo 8.º e do artigo
15.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro.
Assim, no ponto 2.1. procede-se à avaliação global da execução do QUAR 2015, dando-
se conta dos resultados alcançados e do grau de concretização das metas planeadas,
referentes aos objetivos fixados, através da taxa de realização dos respetivos indicadores
de medida. Adicionalmente, explicita-se a incidência daqueles resultados nos parâmetros
de eficácia, eficiência e qualidade que integram o QUAR.
Em conformidade com as disposições legais atrás citadas e em consonância com o
modelo preconizado pelo GPEARI, os pontos 2.2 a 2.9 abrangem os seguintes temas:
2.2 apreciação dos serviços prestados, efetuada por clientes ou utilizadores externos;
2.3 avaliação do sistema de controlo interno;
2.4 ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes;
2.5 medidas de reforço positivo do desempenho institucional;
2.6 comparação com o desempenho de serviços idênticos (benchmarking);
2.7 resultados da autoavaliação do serviço, com base na auscultação dos/as dirigentes
intermédios/as e dos/as trabalhadores/as;
2.8 outras atividades desenvolvidas, previstas e não previstas no Plano de Atividades;
2.9 recursos humanos e financeiros em 2015.
A abordagem da matéria referida no ponto 2.9 confinar-se-á à menção dos dados mais
significativos, já que no Balanço Social e no Relatório de Execução Orçamental, que
constituem os Anexos A e B ao presente relatório, se encontra informação completa e
detalhada relativa à caracterização e gestão dos recursos humanos e financeiros no ano
anterior.
Relatório de atividades/2015 9
2.1. QUAR 2015 – resultados e desvios
O Despacho n.º 277/14/MEF, de 19.12.2014, da Senhora Ministra de Estado e das
Finanças, aprovou o QUAR e o Plano de Atividades 2015 da Secretaria-Geral, após a
validação prévia por parte do GPEARI, nos termos dos números 1 e 2 do artigo 81º da Lei
nº 66-B/2007, de 28 de dezembro.
Os dados insertos no Quadro 1 atestam a superação de 75% dos objetivos planeados e a
concretização dos restantes 25%. Estes resultados da execução anual do QUAR,
objectivamente, têm de considerar-se inegavelmente muito positivos e representativos do
bom nível de desempenho atingido pela Secretaria – Geral durante o ano de 2015.
Quadro 1 - QUAR 2015 da SGMF – Taxa de realização dos objetivos OBJETIVOS PESO PLANEADO TAXA DE
REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃ
O
EFICÁCIA
O1. Modernizar os sistemas de informação
25% 100% 116,4% Superou
O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social
25% 100% 120,8% Superou
O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública"
25% 100% 128,1% Superou
O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos
25% 100% 100,0% Atingiu
EFICIÊNCIA
O5. Garantir uma gestão financeira eficiente
40% 100% 150,5% (efetiva) 124,4% (corrigida)
Superou
O6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço
30% 100% 113,2% Superou
O7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas
30% 100% 114,8% Superou
QUALIDADE
O8. Promover a excelência na prestação de serviços
100% 100% 100,0% Atingiu
TAXA DE REALIZAÇÃO GLOBAL 100% 118,0% (efetiva) 113,8% (corrigida)
Superou
São considerados mais relevantes os objetivos que, somando os
pesos por ordem decrescente de contribuição para a avaliação final, perfaçam uma percentagem
superior a 50%, resultante do apuramento de, pelo menos, metade dos objetivos.
Objetivos mais relevantes
Relatório de atividades/2015 10
O Quadro 2 que é exposta nas páginas seguintes, apresenta os resultados anuais
alcançados na prossecução dos indicadores associados aos objetivos planeados e
selecionados para o QUAR 2015.
Dos 15 indicadores inscritos no QUAR, pode constatar-se que:
foram superados 12 (75%) e atingidos 3 (25%);
86,67% têm valores “históricos”, o que corresponde a 13 num total de 15;
em conformidade com a determinação do Conselho Coordenador da Avaliação dos
Serviços (CCAS) sobre a taxa máxima de realização, houve que proceder à
correção da taxa de superação excessiva do indicador 8, superior a 35%.
Pode ainda comprovar-se que o resultado global “efetivo” da SGMF em 2015 (118%),
corrigido para 113,8%, depois de expurgado do desvio ocorrido no indicador 8, atrás
referido, é ligeiramente superior ao atingido em 2014 (111,2%).
Para esta taxa de realização global da SGMF contribuiu, nomeadamente, a superação
das metas de vários indicadores, de entre os quais se destacam alguns nas áreas de
eficácia (Indicadores 2, 3 e 5) e de eficiência (Indicadores 8, 9 e 13), com taxas de
realização acima dos 120%.
Relatório de atividades/2015 11
Quadro 2 - QUAR 2015 da SGMF – Planeamento/Resultados
QUAR DA SGMF – RESULTADOS OPERACIONAIS 2015
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
OE 1. Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos Gabinetes, membros do Governo e outras Comissões 30%
OE 2. Contribuir para o aumento da eficiência e eficácia da despesa pública 20%
OE 3. Promover a inovação, modernização e reconversão de procedimentos internos 15%
OE 4. Garantir a prestação centralizada de serviços comuns, nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais 20%
OE 5. Reforçar a política de gestão na área da responsabilidade social 15%
OBJETIVOS OPERACIONAIS
PLANEAMENTO RESULTADOS
EFICÁCIA Ponderação: 40% EFICÁCIA: 46,5%
O1. Modernizar os sistemas de informação Peso: 25%
INDICADORES 2013 2014 META 2015
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2015
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND1. Grau de implementação dos projetos planeados (%)
68 82,5 0 100 25% 85,00 103,57% Superou
IND 2. Percentagem de documentos disponibilizados on-line, face ao ano anterior
74 36,55 10 0 75 75% 63,78 120,68% Superou
O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social Peso: 25%
INDICADORES 2013 2014 META 2015
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2015
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND3. Taxa de realização do plano de ação da responsabilidade social (RSO)
100 70 0 100 50% 100,00 125,00% Superou
IND4. Grau de implementação das medidas de segurança e higiene no trabalho (%)
70 0 100 50% 90,00 116,67% Superou
Relatório de atividades/2015 12
PLANEAMENTO RESULTADOS
O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública" Peso: 25%
INDICADORES 2013 2014 META 2015
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2015
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND5. Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações orçamentais, no âmbito da coordenação do P-003 (dias úteis)
5 3,2 7 0 3 100% 2,5 128,13% Superou
O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos Peso: 25%
INDICADORES 2013 2014 META 2015
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2015
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND6. Nº de trabalhadores que frequentaram ações de formação
66 56 60 0 81 100% 60 100,0% Atingiu
EFICIÊNCIA Ponderação: 40% EFICIÊNCIA: 51,4% (efetiva)
47,3%(corrigida)
O5. Garantir uma gestão financeira eficiente Peso 40%
INDICADORES 2013 2014 META 2015
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2015
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND7. Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas)
20,07 20,11 10,5 1,5 34 50% 23,42 113,74% Superou
IND8. Grau de poupança gerada (comunicações fixas e móveis, consumíveis)
86,08 14,39 4 0 20 50% 59,80 187,19% (efetiva) 135,00%
(corrigida)
Superou
Relatório de atividades/2015 13
PLANEAMENTO RESULTADOS
O6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço Peso: 30%
INDICADORES 2013 2014 META 2015
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2015
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND9. Taxa de rentabilização das infraestruturas
95,58 100,0 95 0 100 50% 100 125,0% Superou
IND10. Taxa de cobrança de receita própria, face ao montante total de honorários, liquidado no ano
43,7 57,93 50 0 90 50% 52,19 101,37% Superou
O7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas Peso: 30%
INDICADORES 2013 2014 META 2015
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2015
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND11. Tempo médio de elaboração de declarações, após receção do requerimento (área de gestão de RH) - dias úteis
4 5 0 2 15% 3 116,67% Superou
IND12. Tempo médio de elaboração de pareceres e informações de recursos humanos, após receção do requerimento (área de gestão de RH) - dias úteis
5 7 0 2 15% 4 115,00% Superou
IND13. Tempo médio de elaboração de registo de cabimentos logísticos e financeiros, após receção de notificação (dias úteis)
2 4 0 1 40% 1 125,00% Superou
IND14. Tempo médio de processamento das aquisições, desde a receção do pedido até ao início do processo concursal (dias úteis)
3 3 0 1 30% 3 100,00% Atingiu
Relatório de atividades/2015 14
PLANEAMENTO RESULTADOS
QUALIDADE Ponderação: 20% QUALIDADE: 20%
O8. Promover a excelência na prestação de serviços Peso: 100%
INDICADORES 2013 * 2014 * META 2015
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2015
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND15. Grau de satisfação dos clientes
4,05 4,25 4,05 0,15 5 100% 4,02 100% Atingiu
* Até ao ano de 2014 foi usada a escala de Likert (1 a 5).
Nota explicativa:
Em 2015, a SGMF adotou a escala CAF (Common Assessement Framework), conforme foi comunicado ao GPEARI.
Referia-se então o seguinte:
«Para avaliar o grau de satisfação dos clientes da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF), utilizou-se, este ano, um modelo de
questionário baseado nos critérios da CAF (Estrutura Comum de Avaliação), dando-se início a uma nova forma de avaliação assente numa
metodologia mais exigente. Uma das principais alterações incidiu na escala de avaliação (1 a 5) alterando-se a sua tradução qualitativa de:
Nível 1 - Não Satisfaz, 2 - Satisfaz Pouco, 3 - Satisfaz, 4 - Satisfaz Muito, 5 - Satisfaz Extremamente,
para:
1 = Muito Insatisfeito, 2 = Insatisfeito, 3 = Pouco Satisfeito, 4 = Satisfeito e 5 = Muito Satisfeito,
deslocando-se especialmente a tradução qualitativa do valor central (3), que passou a corresponder a “pouco satisfeito” e não a “satisfaz”
como anteriormente.»
Relatório de atividades/2015 15
O Quadro 3 ilustra a superação da pontuação planeada nos parâmetros de eficácia e de
eficiência e a sua concretização no parâmetro de qualidade, decorrentes das taxas de
realização de todos os objetivos prosseguidos.
Quadro 3 - QUAR 2015 da SGMF – Taxa de realização de parâmetros e objetivos
PARÂMETROS E OBJETIVOS PLANEADO (ponderação ou
peso)
REALIZADO TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
EFICÁCIA 40% 46,5% 116,3% Superou
O1. Modernizar os sistemas de informação
25% 29,1% 116,4% Superou
O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social
25% 30,2% 120,8% Superou
O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública"
25% 32,0% 128,1% Superou
O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos
25% 25,0% 100,0% Atingiu
EFICIÊNCIA 40% 51,4% (efetiva)
47,3%(corrigida)
128,6% (efetiva)
118,1%(corrigida) Superou
O5. Garantir uma gestão financeira eficiente
40% 60,2% (efetiva)
49,7%(corrigida)
150,5% (efetiva)
124,4% (corrigida) Superou
O6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço
30% 34,0% 113,2% Superou
O7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas
30% 34,4% 114,8% Superou
QUALIDADE 20% 20,0% 100,0% Atingiu
O8. Promover a excelência na prestação de serviços
100% 100,0% 100,0% Atingiu
TAXA DE REALIZAÇÃO GLOBAL DA SGMF
100% 118% (efetiva)
113,8%(corrigida)
118% (efetiva)
113,8%(corrigida)
Superou
Objetivos mais relevantes
Relatório de atividades/2015 16
Gráfico 1 - QUAR: taxas de realização dos parâmetros 2012-2015
Dos dados constantes do gráfico 1 decorrem as seguintes constatações:
as taxas de realização dos parâmetros apresentam algumas oscilações dignas de
nota, sobressaindo, especialmente, a obtenção em 2015 da melhor pontuação do
quadriénio na eficácia, que subiu 5,9 p.p. face ao ano precedente, retomando um
nível idêntico aos atingidos no biénio 2012-2013;
verifica-se o aumento de 5,5 pontos na eficiência, face a 2014, recuperação esta
que também reaproxima este resultado dos registados em 2012 e 2013;
a pontuação na área da qualidade diminuiu 10 pontos em 2015, face a 2014,
voltando a um nível muito similar ao alcançado em 2013, facto que pode
encontrar explicação não só na mudança de Governo, com a consequente
alteração dos inquiridos na área governamental do MF no final do 2º semestre,
mas também na adoção de outra escala de avaliação, a escala CAF, cuja
tradução qualitativa é mais exigente, como anteriormente se referiu na nota
explicativa final ao Quadro 2 (supra, página 14).
Tabela 1- Evolução do indicador Grau de satisfação dos clientes (ind.15)
2013 2014 2015 Meta [3,8;4,2] [3,5;4] [3,9;4,2]
Valor crítico 5 5 5
Resultado 4,06 4,25 4,02
Taxa de realização
100,00% 110,00% 100,00%
Eficácia Eficiência Qualidade
114,67 121,36
101,25 113,9
121,79
100
110,4 112,6 110 116,3 118,1
100
2012 2013 2014 2015
Relatório de atividades/2015 17
Evolução dos resultados de outros indicadores com valores “históricos”
Para além do grau de satisfação dos clientes (indicador 15), que atrás se refere
especificamente, e com exceção do indicador 4 - Grau de implementação das medidas
de segurança e higiene no trabalho -, os outros 13 indicadores apresentam resultados
plurianuais ou, pelo menos, em dois anos consecutivos, o que permite aferir da sua
evolução positiva ou negativa e das oscilações sofridas.
Tabela 2- Evolução dos resultados dos indicadores QUAR Nos resultados de 2015 é de
realçar que foram superadas
as metas programadas de 11
destes indicadores com
“histórico”, referentes:
- à implementação de
projetos (ind.1);
- ao aumento da
disponibilização de
documentação on-line (ind. 2);
- à execução do plano de
responsabilidade social
(ind.3);
- à poupança gerada (inds. 7
e 8), à receita angariada
(ind.10) e à rentabilização de
infraestruturas (ind.9);
- e aos tempos de resposta,
quer no âmbito da
coordenação do P003 (ind.5),
quer em matéria de prestação
de serviços comuns às
entidades centralizadas (inds.
11, 12 e 13).
Quanto aos outros 2
indicadores com “histórico”,
relacionados com a frequência
de formação (ind.5) e com o
tempo médio de processamento das aquisições (ind.14) na área dos serviços comuns,
foram atingidas as metas programadas.
2012 2013 2014 2015
IND. 1 - - 68 85,00
IND. 2 - 74 36,55 63,78
IND. 3 - - 100 100
IND. 4
(incremento
negativo)
- 5 3,20 2,5
IND. 5 81 66 56 60
IND. 7 23,94 20,07 20,11 23,42
IND. 8 18,81 86,08 14,39 59,80
IND. 9 96,65 95,58 100 100
IND. 10 - - 57,93 52,19
IND. 11
(incremento
negativo)
- - 4 3
IND. 12
(incremento
negativo)
- - 5 4
IND. 13
(incremento
negativo)
- - 2 1
IND. 14
(incremento
negativo)
- - 3 3
EFICÁCIA
EFICIÊNCIA
Relatório de atividades/2015 18
Taxas de superação das metas do QUAR: algumas justificações
OBJETIVO 1. Modernizar os sistemas de informação
INDICADOR 1: Grau de implementação dos projetos planeados (%)
Meta: 82,5; VC:100
Resultado: 85
Desvio face à meta: +3,57%
A taxa de superação pouco expressiva advém, fundamentalmente, do acréscimo de
projetos extra plano que tiveram uma abordagem prioritária, já que foram
projetos/modelos de melhoria contínua que trouxeram vantagens competitivas nos
processos da SGMF.
INDICADOR 2: % de documentos disponibilizados on-line, face ao ano anterior
Meta: 10; VC:75
Resultado: 63,78
Desvio face à meta: +20,68%
O reforço da equipa da DSAD com mais um elemento teve reflexos neste resultado.
No ano de 2014 foram disponibilizados 370.972 documentos, tendo sido previsto o
acréscimo de 10% para o ano seguinte, o que corresponderia a 408 069 documentos.
No ano de 2015 foram disponibilizados 607.581 documentos, o que representou um
acréscimo de 63,78% face ao ano anterior.
OBJETIVO 2 Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social
INDICADOR 3: Taxa de realização do plano de ação da responsabilidade social
Meta: 70; VC:100
Resultado: 100
Desvio face à meta: +25%
A redução da atividade protocolar permitiu à DSIRP reforçar iniciativas na área da
Responsabilidade Social, objetivo estratégico da Secretaria-Geral.
Relatório de atividades/2015 19
INDICADOR 4: Grau de implementação das medidas de segurança e higiene no
trabalho (%)
Meta: 70; VC:100
Resultado: 90
Desvio face à meta: +16,67%
Foram realizadas mais ações do que as inicialmente planeadas, o que somente foi
possível pelo esforço acrescido de alguns trabalhadores. Estas ações são elencadas e
descritas no ponto 2.8.2.
OBJETIVO 3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração
Pública"
INDICADOR 5: Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações
orçamentais, no âmbito da coordenação do P-003 (dias úteis)
Meta:7; VC: 3
Resultado da DPGF: 2,5
Desvio face à meta: +28,13%
Sobre o resultado alcançado, importa assinalar que é atribuição da SGMF, enquanto
Entidade Coordenadora do Programa Orçamental P003 – Finanças e Administração
Pública, a emissão de pareceres prévios sobre as alterações orçamentais que careçam
de autorização do membro do Governo responsável pelas finanças ou do membro do
Governo da tutela.
Em 2015 a DPGF procedeu à análise de 46 pedidos de reforço/alterações orçamentais.
Destes processos, 33 necessitaram de obter autorização do membro do Governo
responsável pela área das finanças, 6 necessitaram de obter autorização da tutela, e 7
foram autorizados pela Senhora Secretária-Geral Adjunta.
Relatório de atividades/2015 20
Gráfico 2 - Nº de Solicitações de alteração Orçamental
Estes processos revelam grande complexidade, podendo chegar a demorar vários
meses, na medida em que os Organismos do Ministério submetem as suas necessidades
à Entidade Coordenadora do Programa Orçamental (EC), que, por sua vez, após análise
da mesma, procede à elaboração de uma Informação propondo opções de resolução à
Direção da Secretaria-Geral. Após recolha do parecer, a Informação é submetida através
de Plataforma Eletrónica da Direção-Geral do Orçamento, a quem compete a recolha da
competente autorização, sendo a mesma depois comunicada à Entidade Coordenadora.
OBJETIVO 5. Garantir uma gestão financeira eficiente
INDICADOR 7: Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa
efetuada (compras agregadas)
Meta:10,5; Tolerância:1,5
VC: 34
Resultado da UMC: 23,42
Desvio face à meta: +13,74%
Para os resultados alcançados contribuíram os 9 procedimentos aquisitivos que foram
efetivamente concluídos, cujo valor global de despesa prevista, no montante de €
4.753.514,28, se efetivou em € 3.640.407,40 de despesa adjudicada, demonstrando uma
poupança de € 1.113.106,88 em valor absoluto, significando um percentual de poupança
de 23,42% entre os montantes de despesa prevista e a efetivamente adjudicada.
Relatório de atividades/2015 21
Gráfico 3 - Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas)
INDICADOR 8: Grau de poupança gerada (comunicações fixas e móveis,
consumíveis)
Meta:4;
VC: 20
Resultado agregado da SGMF: 59,80
Desvio face à meta: +87,19%, corrigido para +35%
A tramitação desmaterializada de processos de negócio, a utilização sistemática e
preferencial das TIC nas comunicações e a continuação do esforço de contenção de
custos levaram a maioria das unidades orgânicas a registar uma trajetória descendente
nos gastos com consumíveis e comunicações, que se traduziu num resultado inesperado
muito superior ao da meta traçada, revelador de uma muito acentuada e rápida
consciencialização do impacto destas medidas na poupança de recursos financeiros,
facto que deve valorizar-se.
OBJETIVO 6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço
INDICADOR 9: Taxa de rentabilização das infraestruturas
Meta: 95; VC: 100
Resultado da DSIRP: 100
Desvio face à meta: +25%
O resultado prende-se com a organização de 24 cerimónias e de 423 reuniões que
contaram, respetivamente, com 2.743 e 8.291 participantes.
€4.753.514,28
€3.640.407,40
€1.113.106,88
Despesa Prevista
Despesa Efectiva
Poupança
Relatório de atividades/2015 22
OBJETIVO 7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas
INDICADOR 11: Tempo médio de elaboração de declarações, após receção do
requerimento (área de gestão de RH) - dias úteis
Meta: 5; VC: 2
Resultado da DGRH: 3
Desvio face à meta: +16,67%
INDICADOR 12: Tempo médio de elaboração de pareceres e informações de
recursos humanos, após receção do requerimento (área de gestão de RH) - dias
úteis
Meta: 7; VC: 2
Resultado da DGRH: 4
Desvio face à meta: +15%
A LOE para 2015 manteve o modelo organizativo do MF mantendo-se nesta SGMF as
competências em matéria de R.H. de 5 Direções-Gerais (DGAEP, DGO, IGF, GPEARI e
DGTF), 6 Gabinetes dos membros do Governo, CRESAP, UTAP e UTAM, para além do
processamento da Brigada Fiscal da Guarda Nacional Republicana.
Para garantir os “níveis de serviço” acordados contámos durante o ano com um número
que oscilou entre 9 e 10 pessoas na área de pessoal e remunerações e entre 1 e 3
pessoas no apoio técnico.
Considerando os resultados obtidos, podemos assim concluir que se realizou mais com
menos, e que a superação das metas só foi possível pelo sentido de responsabilidade e
elevado compromisso com o serviço público revelado pelos trabalhadores da SGMF.
INDICADOR 13: Tempo médio de elaboração de registo de cabimentos logísticos
e financeiros, após receção de notificação (dias úteis)
Meta: 4; VC: 1
Resultado da DPGF: 1
Desvio face à meta: +25%
Em 2015 procedeu-se ao registo de 21.563 cabimentos.
Realça-se a capacidade e diligência da DPGF em antecipar constrangimentos
orçamentais através da elaboração de balancetes mensais previsionais.
Relatório de atividades/2015 23
Pese embora se tenham verificado constrangimentos, na sequência das cativações
decretadas pela LOE, estes foram minimizados pelas alterações orçamentais realizadas,
que garantiram a prévia cabimentação dos contratos, ultrapassando-se o risco de inibição
ao normal funcionamento dos serviços.
Em conclusão, verifica-se que o n.º de cabimentos aumentou de 2013 para 2015, em
cerca de 44%. No entanto o prazo médio diminuiu de 3 para 1 dia útil.
Gráfico 4 - Nº de Cabimentos GAF e AG
Relatório de atividades/2015 24
2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores
A Secretaria-Geral do Ministério das Finanças adotou em 2015 um novo modelo de
questionário, baseado nos critérios da CAF ou Estrutura Comum de Avaliação. Este
modelo de gestão da qualidade total foi desenvolvido para o setor público e é o resultado
da colaboração entre os especialistas nacionais da CAF dos vários Estados membros da
União Europeia, apoiados pelo Centro Europeu de recursos CAF do Instituto Europeu de
Administração Pública (EIPA).
Trata-se de uma metodologia mais exigente, que implica uma nova forma de
comparabilidade, pois os fatores positivos da escala de avaliação são de menor
dimensão do que os negativos.
Assim, o nível 3 equivale, ainda, a “pouco satisfeito” e não a “satisfaz” como sucedia no
anterior padrão valorativo, pelo que a análise dos resultados obtidos, através do
preenchimento de questionários pelos clientes e trabalhadores, tem em consideração
essa alteração qualitativa.
Tabela 3 - Grau de satisfação dos clientes externos
Questionários
a utilizadores
externos
Periodicidade
dos
questionários
Universo
da
amostra
Dimensão
da amostra
Taxa de
respostas
Avaliação da
Secretaria-Geral a)
Gabinetes
Governamentais
do MF
1º Semestre 67 21
respostas 31,34 % 4,16 b)
2º Semestre 57 11
respostas 19,30 % 3,86 b)
Serviços
Centralizados
1º Semestre 41 13
respostas 31,71 % 3,92 b)
2º Semestre 36 9 respostas 25,00 % 3,80 b)
Clientes
identificados
pelas U.O. da
SGMF
1º Semestre 572 89
respostas 15,56 % 4,09 b)
2º Semestre 419 77
respostas 18,38 % 4,30 b)
Resultado Anual: 4,02
(média ponderada c))
Relatório de atividades/2015 25
Metodologia adotada para todos os questionários
a) Escala CAF (Estrutura Comum de Avaliação) de 1 a 5, com a seguinte tradução
qualitativa:
Nível 1 Nível 2 Nível 3 Nível 4 Nível 5
Muito Insatisfeito
Insatisfeito Pouco Satisfeito Satisfeito Muito Satisfeito
b) Média da SGMF, com consideração do peso relativo do número de respostas
registadas por cada um dos seguintes agrupamentos de questões:
1. Imagem Global
2. Envolvimento e Participação
3. Acessibilidade
4. Cada Unidade Orgânica (UO) da SGMF
c) O resultado anual apresentado no QUAR corresponde à média ponderada obtida
pela SGMF no indicador “Grau de satisfação dos clientes”, através do tratamento de
dados das respostas dos utilizadores externos aos questionários de avaliação
aplicados no final do 1.º e do 2.º semestre de 2015.
Os fatores de ponderação para a obtenção daquela média foram os seguintes:
(2* o resultado da avaliação média efetuada pelos Gabinetes Governamentais+ 1* o
resultado da avaliação média efetuada pelos Dirigentes e Interlocutores dos Serviços
Centralizados e Comissões1+1* o resultado da avaliação média efetuada pelos
Clientes de todas as UO da SGMF) /4
Tabela 4 - Agrupamentos de questões avaliadas
Agrupamentos de questões avaliadas
Utilizadores inquiridos
Gabinetes Serviços Centralizados
Clientes das UO da SGMF
Imagem Global da SGMF X X X
Envolvimento e Participação X X X
Acessibilidade X X X
Atuação de todas as UO da SGMF X
Atuação das UO da SGMF que prestam serviços centralizados: DSIQ, DGRH, DPGF, DSIRP e DGAP
X
Atuação das UO da SGMF de que são utilizadores
X
1 GPEARI, IGF, DGO, DGTF, DGAEP, CNC e UTAP
Relatório de atividades/2015 26
Gráfico 5 - Avaliação global dos serviços entre 2013 e 2015, segmentada por área funcional
Tabela 5 - Escalas utlizadas
2013 e 2014 Escala ascendente de 1 a 5
2015 Escala CAF ascendente de 1 a 5.
Nível 1 - Não Satisfaz Nível 1 - Muito Insatisfeito
Nível 2 - Satisfaz pouco Nível 2 - Insatisfeito
Nível 3 - Satisfaz Nível 3 - Pouco Satisfeito
Nível 4 - Satisfaz Muito Nível 4 - Satisfeito
Nível 5 - Satisfaz Extremamente Nível 5 - Muito Satisfeito
A meta estabelecida no QUAR 2015, para o objetivo de Qualidade “Promover a
excelência na prestação dos serviços”, situou-se em 4,05, tendo sido atingida com um
resultado de 4,02, dada a tolerância de 0,15.
Entre 2014 e 2015 verifica-se um decréscimo de 0,23 p.p na avaliação global da SGMF,
recolocando-se o resultado de 4,02, obtido no ano transato, a um nível sensivelmente
idêntico ao registado em 2013, 4,06.
Relativamente às unidades orgânicas, enquanto entre 2013 e 2014 se assiste a uma
melhoria geral dos resultados obtidos, já entre 2014 e 2015, duas destas UO viram o grau
de satisfação dos seus clientes diminuir sensivelmente: a descida de 17 p.p. da DSAJC e
de 47 p.p. da DGAP tiveram impacto na avaliação global da SGMF.
Quanto às restantes UO, a DSIRP manteve a mesma pontuação de 2014, a DGRH
regista um ligeiro aumento de 0,07 p.p (3,79 para 3,86) e a DPGF apresenta uma
expressiva subida de 0,34 p.p. (3,91 para 4,25). Não são valorizáveis as quedas de
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
DSIQ DGRH DPGF DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP SGMF
2013 4,39 3,70 3,90 4,17 4,56 4,33 4,18 3,79 4,06
2014 4,45 3,79 3,91 4,66 4,49 4,44 4,37 4,17 4,25
2015 4,44 3,86 4,25 4,49 4,48 4,44 4,34 3,70 4,02
Avaliação externa 2013-2015
Relatório de atividades/2015 27
pontuação em 2015, face a 2014, de apenas 0,01 p.p. da DSIQ e da DSAD e de 0,03 da
UMC.
Gráfico 6 - Avaliação dos serviços pelos grupos de utilizadores, segmentada por área funcional
N.B. Escala utilizada – Escala CAF (escala ascendente de 1 a 5), com a tradução
qualitativa atrás indicada.
Uma análise aos resultados obtidos em 2015, por grupo de utilizadores (Gabinetes, GAF
e Clientes), revela que:
os Gabinetes demonstram uma maior satisfação com os serviços prestados pela
DSIRP (4,54) e pela UMC (4,50);
a DSIRP (4,41) e a DSIQ (4,25) são as UO que reúnem um maior grau de
satisfação dos utilizadores com a prestação centralizada de serviços no perímetro
da GAF;
no grupo dos Clientes destaca-se a avaliação da DSIQ (4,83), DSAD (4,76) e
DGRH (4,52);
o nível mais baixo registado situou-se em 3,60, avaliação da DGRH pela GAF e
da DGAP pelos Gabinetes.
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
DSIQ DGRH DPGF DSAJC a) DSAD a) DSIRP UMC a) DGAP
Gabinetes 4,35 3,66 4,31 4,49 4,34 4,54 4,5 3,6
GAF 4,25 3,60 3,97 4,41 3,83
Clientes 4,83 4,52 4,41 4,33 4,76 4,27 4,03 3,79
Avaliação externa 2015 a) Área que não presta serviços centralizados
Relatório de atividades/2015 28
Gráfico 7 - Avaliação das questões gerais da organização pelos clientes inquiridos
A avaliação externa contemplou em 2015, pela primeira vez, a satisfação relativa às
áreas “Imagem Global da SGMF” (desempenho da organização, cortesia dos
colaboradores, flexibilidade e autonomia dos colaboradores para resolver situações
invulgares, melhorias implementadas na organização), “Envolvimento e Participação”
(frequência da aplicação de inquéritos, consultas para apresentação de sugestões de
melhorias dos serviços prestados, existência de interlocutores, realização de reuniões
para debater melhorias dos processos da organização) e “Acessibilidade”
(disponibilização da informação, meios expeditos na prestação do serviço – e-mail,
serviços on line –, atendimento telefónico e por e-mail).
Os resultados demonstram que os clientes indicados pelas UO são os que se encontram
mais satisfeitos com essas áreas na SGMF, avaliando-as de uma forma geral com 4,12.
Verifica-se que o grau de satisfação dos Gabinetes diminui nas áreas, “envolvimento e
participação” (3,59) e “acessibilidade” (3,82), registando-se a melhor avaliação, 3,84, na
“imagem global”.
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
Imagem global Envolvimentoe participação
Acessibilidade Global
Gabinetes 3,84 3,59 3,82 3,75
GAF 3,71 3,63 3,88 3,75
Clientes 4,19 3,84 4,32 4,12
Avaliação externa 2015
Relatório de atividades/2015 29
2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI)
QUESTÕES APLICADO FUNDAMENTAÇÃO
S N NA
1 – AMBIENTE DE CONTROLO
1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do
sistema de controlo interno?
X Manuais de procedimentos internos - existem Manuais de Procedimentos
que garantem a eficiência de todos os fluxos operacionais e de
informação (relevância da informação obtida)
Plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas
Plano de contingência
1.2 É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a
legalidade, regularidade e boa gestão?
X Manuais de procedimentos internos
1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a
habilitação necessária para o exercício da função?
X
1.4 Estão claramente definidos valores éticos e de integridade
que regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta,
carta do utente, princípios de bom governo)?
X Código de Conduta dos Trabalhadores da Secretaria-Geral do MF,
disponível na página internet da SGMF, em http://www.sgmf.pt/
1.5 Existe uma política de formação do pessoal que garanta a
adequação do mesmo às funções e complexidade das
tarefas?
X Plano de Atividades, Diagnóstico de necessidades de formação, Plano
de frequência de ações de formação e SIADAP
1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contactos
regulares entre a direção e os dirigentes das unidades
orgânicas?
X Reuniões periódicas;
Manual de Procedimentos internos
1.7 O serviço foi objeto de ações de auditoria e controlo
externo?
X Em 2015 registou-se uma ação de verificação relativa a financiamento
comunitário
Relatório de atividades/2015 30
2 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras
definidas legalmente?
X Legislação associada ao funcionamento da SGMF, a saber:
- Decreto Regulamentar nº 37/2012, de 10 de abril - Aprova a estrutura
orgânica da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (definiu, entre
outras, a natureza, a missão e atribuições e tipo de organização interna
da SGMF);
- Portaria nº 112/2012, de 27 de abril – Determina a estrutura nuclear da
SGMF, estabelece o número máximo de unidades flexíveis do serviço e
as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares
- Despacho nº 7489/2012, de 31 de maio (republicado em anexo à
Declaração de retificação nº1035/2012, de 10 de agosto) – Define e
implementa a estrutura flexível da Secretaria-Geral
2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados
de acordo com o SIADAP 2 e 3?
X 100%
2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que
frequentaram pelo menos uma ação de formação?
X 50,42%
3 – ATIVIDADES E PROCEDIMENTOS DE CONTROLO ADMINISTRATIVO IMPLEMENTADOS NO SERVIÇO
3.1 Existem manuais de procedimentos internos? X Manual de procedimentos internos;
Plano de contingência
3.2 A competência para autorização da despesa está
claramente definida e formalizada?
X Em normas legais e Despachos de delegações de competências.
Relatório de atividades/2015 31
3.3 É elaborado anualmente um plano de compras? X No âmbito do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), criado
pelo Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro e disciplinado pelo
Regulamento n.º 330/2009 da ANCP (DR, II série, n.º 146 de 30 de Julho
de 2009), designadamente segundo o previsto no n.º 3 do seu artigo 13º,
cabe a cada Unidade Ministerial de Compras (UMC) elaborar e enviar
anualmente até 30 de Outubro, à ESPAP, I.P., um Plano Ministerial de
Compras (PMC).
3.4 Está implementado um sistema de rotação de funções
entre trabalhadores?
X
3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas,
conferências e controlos estão claramente definidas e
formalizadas?
X Manuais de procedimentos internos;
Plano de contingência
3.6 Há descrição dos fluxos dos processos, centros de
responsabilidade por cada etapa e dos padrões de
qualidade mínimos?
X Existem Manuais de Procedimentos que estão a em fase de atualização
dos Fluxos de Processos
3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos
de forma a evitar redundâncias?
X Manual de Procedimentos internos; manual de utilização do sistema de
gestão documental
3.8 Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e
infrações conexas?
X
3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações
conexas é executado e monitorizado?
X
4 – FIABILIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao
processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de
contabilidade, gestão documental e tesouraria?
X Gestão Documental: fabasot components;
Contabilidade, património: GeRFIP
RH: GeRHuP
Estratégia e planeamento, SIADAP 1e SIADAP 2: Sistema de
Monitorização da Estratégia
O sistema de controlo interno gira em torno de aspetos administrativos e
Relatório de atividades/2015 32
está segmentado por cada departamento da SGMF - cada procedimento
corresponde a uma parte do conjunto do controlo interno e está suportado
por aplicações informáticas. O sistema contabilístico é fiável e está
assente num sistema adequado, podendo assim confiar-se na informação
por ele gerada. O Sistema de Gestão Documental é transversal a toda a
Organização, sendo o suporte para todo o controlo administrativo.
4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o
cruzamento de informação?
X Existe interoperabilidade entre as aplicações informáticas (internas)
Existe integração entre o sistema de controlo administrativo e o sistema
de controlo contabilístico.
4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a
fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos
sistemas?
X Estes mecanismos estão nativos em cada uma das aplicações.
As informações extraídas das diversas operações geram resultados
fidedignos e atempados que, por sua vez, são o ponto de análise para a
tomada de decisão.
4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é
utilizada nos processos de decisão?
X Através de ferramentas adequadas
4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso
de terceiros a informação ou ativos do serviço?
X Estão instituídos requisitos de segurança para entrada de terceiros no
sistema de informação da SGMF, por software e hardware.
Todos os mecanismos de Segurança da informação estão instituídos.
4.6 A informação dos computadores de rede está
devidamente salvaguardada (existência de backups)?
X Manual de backups: a política nele definida assegura exclusivamente os
conteúdos alojados em áreas de partilha; sistema de GD e noutros
servidores.
4.7 A segurança na troca de informações e software está
garantida?
X Está garantida ao nível tecnológico
Encontram-se identificados e implementados alguns requisitos
obrigatórios de segurança, a saber:
Confidencialidade/Integridade/Autenticidade/Autenticação/Não repúdio (é
Relatório de atividades/2015 33
Conclusão
Com exceção das questões 1.3. e 3.4., que não são aplicáveis à SGMF, verifica-se pelas respostas às questões do quadro do Sistema de
Controlo Interno que estão desenvolvidas e são aplicadas internamente as outras 24 ferramentas preconizadas pelo Conselho Coordenador da
Avaliação dos Serviços (CCAS).
O Sistema de Controlo Interno instaurado na Secretaria-Geral possui características específicas de abrangência, suficiência e
complementaridade, garantia de uma gestão rigorosa de recursos patrimoniais e financeiros.
usada a assinatura digital em alguns processos para garantir estes
requisitos) /Disponibilidade/Controle de Acessos.
Relatório de atividades/2015 34
2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes
Abordam-se neste ponto as causas de incumprimento de objetivos, projetos e de outras
atividades planeadas das unidades orgânicas.
Concretamente, no ponto 2.4.1, expõem-se as razões de natureza exógena ou
endógena, invocadas pelos responsáveis operacionais, que obstaram ao cumprimento de
alguns dos seus objetivos planeados, incluídos no BSC. Somente 7 não foram atingidos,
num total de 49 programados, o que corresponde a uma taxa de incumprimento pouco
significativa de apenas 14,29%.
Esta redução da taxa de incumprimento reconduz-se à registada em 2013, com a mesma
taxa de 14,29%, mas melhora e difere da de 2014, que se situou em 19,05%, quase 5
pontos percentuais mais elevada que a de 2015.
No ponto 2.4.2 explanam-se as razões da não conclusão de alguns projetos previstos e
não previstos para 2015: 7 constantes do Plano de Atividades e 6 considerados
prioritários que foram adicionados e desenvolvidos no decurso do ano.
Se considerarmos o somatório dos projetos planeados e não planeados, a taxa de
incumprimento situa-se em 53,85%, já que dos 13 projetos apenas se concluíram 6,
tendo sido adiada para 2016 a finalização de outros 6.
Porém, no ponto 2.8 explicita-se a percentagem de execução dos 13 projetos, podendo
verificar-se que outros 3 ficaram muito perto de ser finalizados, pois 2 registam uma taxa
de execução de 90% e 1 de 80%.
Relatório de atividades/2015 35
2.4.1 – Causas de incumprimento de alguns objetivos das unidades orgânicas
Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes da SGMF
Indicador: Grau de satisfação dos clientes
Meta: [3,90; 4,20]
Resultado da DGRH: 3,86
Taxa de realização: 98,97%
Não obstante a disponibilidade para os seus clientes, a procura de respostas às suas
solicitações e a resolução os seus problemas, não foi atingida a meta proposta para este
objetivo, embora a Divisão tenha obtido a pontuação de 3,86, muito perto, portanto, de
3,90, que seria o resultado necessário para cumprir a meta.
Objetivo: Reorganizar os processos individuais dos trabalhadores da GAF e AG
Indicador: Nº de processos reorganizados até 31/12/2015
Meta: [84; 112]
Resultado da DGRH: 1
Taxa de realização: 1,19%
À data de 31 de dezembro de 2014 (planeamento), previam-se 11 trabalhadores para
prosseguirem este objetivo e respetivo indicador do BSC (meta 528;660, ou seja, cada
trabalhador cumpria o objetivo reorganizando entre 48 e 60 processos). Contudo, ao
longo do ano, e devido à taxa de saída de trabalhadores verificada na unidade orgânica,
apenas um número que oscilou, durante o ano, entre 7 e 8 trabalhadores prosseguiram o
referido objetivo.
Relatório de atividades/2015 36
No segundo semestre este objetivo foi reformulado, ficando o indicador com uma meta de
98 processos e uma tolerância de 14, com os seguintes fundamentos:
-existiu uma redução de colaboradores na UO o que levou a uma redistribuição das
estruturas da GAF e AG, aumentando o volume de trabalho o que impossibilitou a
dedicação de muito tempo de trabalho a este objetivo;
- a exigência que representaram os meses de outubro e novembro no âmbito da AG.
O não cumprimento deste objetivo deveu-se às saídas registadas ao longo do ano na
unidade orgânica, as quais contribuíram para que o esforço dos trabalhadores se
centrasse maioritariamente nas competências/atividades prioritárias da mesma.
Objetivo: Manter tempos de resposta em processos jurídico-administrativos
Indicador: Prazo médio de resposta a processos jurídico-administrativos
Meta: 12
Resultado da DSAJC: 15
Taxa de realização: 80%
Atento o movimento processual e não obstante a entrada de um novo técnico sénior
proveniente do Contencioso da Economia em regime de mobilidade, não foi possível
atingir a meta de 12 dias prevista como prazo médio de resposta a processos de
assessoria jurídica. O número médio situou-se em 15 dias.
Objetivo: Contribuir para a redução de encargos com comunicações fixas, móveis e com
consumíveis
Indicador: Grau de poupança gerada (%)
Meta: 4 VC: 20
Resultado da DSIRP:-90,77
Taxa de realização:-2269,25%
Durante o ano de 2015 não foi possível atingir o objetivo, uma vez que, dados os baixos
consumos em 2014, a substituição dos tonners a cores da fotocopiadora, veio introduzir
um desvio negativo no grau de poupança esperado. A DSIRP efetua habitualmente o
serviço de reprografia e encadernação solicitado à Secretaria-Geral.
Relatório de atividades/2015 37
Objetivo: Promover resposta atempada às solicitações de compras transversais
Indicador 1: Taxa de procedimentos fechados; custos de funcionamento (RH, RM)
versus poupança gerada (%)
Meta: 5 VC: 4
Resultado da UMC: 9,68
Taxa de realização: 51,65%
Indicador 2: Tempo médio de resposta a procedimentos aquisitivos (dias úteis)
Meta: 3 VC: 1
Resultado da UMC: 0,78
Taxa de realização: 127,75%
Relativamente ao objetivo acima indicado, considerado não atingido, importa referir que,
através da análise do correspondente indicador 1, nomeadamente dos fatores que o
compõem e os valores atribuíveis aos mesmos, verifica-se que o resultado alcançado
deriva diretamente do facto de os custos com pessoal se terem mantido estáveis ao
longo de praticamente todo o ano e os procedimentos terminados não terem gerado
montantes elevados de poupança, revelando, por este lado, o elevado grau de incerteza
associado à ocorrência de desempenhos menos ótimos em procedimentos de maior
dimensão financeira, que dão origem a correções de grande impacto no resultado final.
Objetivo: Desmaterializar os principais processos de negócio
Indicador: % de processos completa ou parcialmente desmaterializados
Meta: 50 VC: 100
Resultado da UMC: 0
Taxa de realização: 0%
Não obstante a documentação produzida seja já toda imaterial, só no início de 2016 se
iniciou a desmaterialização dos principais processos de negócio no sistema de gestão
documental Fabasoft.
Relatório de atividades/2015 38
Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes da SGMF
Indicador: Grau de satisfação dos clientes
Meta: [3,90; 4,20]
Resultado da DGAP: 3,7
Taxa de realização: 94,87%
A DGAP vem fazendo um esforço acrescido no sentido de ir ao encontro das
necessidades dos seus clientes, esforço esse nem sempre recompensado em sede de
avaliação.
A dificuldade em satisfazer os nossos clientes assenta essencialmente na incapacidade
de resposta por falta de recursos humanos; a resposta atempada e a celeridade dos
processos só serão possíveis com recursos humanos suficientes e especializados para
responder a todas as solicitações dos organismos da Gestão Administrativa Financeira
(GAF) e da Ação Governativa (AG).
Também não podemos esquecer os inúmeros constrangimentos orçamentais e
processuais existentes que nos impossibilitam de responder com a prontidão desejada
pelos nossos clientes.
O segundo semestre de 2015 apresenta em sede de avaliação um resultado aquém do
esperado, em especial nos Gabinetes, o que, atendendo a que os níveis de serviço foram
mantidos, como resulta da análise do Quadro 2, pode justificar a redução da taxa de
resposta com a recente entrada em funções do XXI Governo Constitucional.
Ainda assim, no sentido de desenvolver medidas para um reforço positivo do
desempenho está planeada uma reunião com as duas secções da Divisão que prestam
serviço aos Gabinetes para refletir e procurar elaborar um plano de melhoria por forma a
inverter o resultado apresentado.
Tabela 6 - Avaliação da DGAP pelos Gabinetes do MF
1.º semestre 2015 2.º semestre 2015
Avaliação da DGAP Avaliação da DGAP
Gabinetes 4,05 Gabinetes 3,14
Taxa de resposta
31,34% Taxa de resposta
19,30%
Relatório de atividades/2015 39
2.4.2 – Causas de incumprimento de alguns projetos planeados
Em 2015 registou-se um acréscimo significativo de projetos extra plano – mais seis - que
tiveram uma abordagem prioritária por se tratar de projetos/modelos de melhoria contínua
que trouxeram vantagens competitivas nos processos da SGMF.
Tal situação refletiu-se no grau de execução dos projetos inicialmente programados.
Nova Plataforma de HelpDesk - Easy Vista
A Direção de Serviços de Inovação e Qualidade (DSIQ) enfrenta constantemente a
necessidade de tomar decisões sobre políticas de software, segurança da informação,
futuros planos de migração, renovação de infraestruturas tecnológicas e contratos de
manutenção, atividades diárias relacionadas com os sistemas e a crescente procura de
serviços por parte dos utilizadores.
Para concretizar a missão da DSIQ iniciou-se a implementação de uma solução comum e
global de IT Service Management, ao nível dos processos e das ferramentas, que tem
como objetivo:
Gestão das TI (Gestão de Pedidos e Incidentes e integração com ferramenta de
monitorização);
Manutenção;
Reserva de salas;
Reserva de veículos.
Gestão das TI (Gestão de Pedidos e Incidentes e integração com ferramenta de
monitorização) para o Sistema de Gestão de Acidentes de Trabalho e doenças
profissionais.
Devido às novas e mais eficazes ferramentas de informação disponíveis com o
EasyVista, o projeto dotará os gestores de uma maior capacidade para tomar decisões.
Este projeto de “Implementação/Parametrização de uma solução comum e global de IT
Service Management, ao nível dos processos e das ferramentas “ teve o seguinte âmbito:
Assessment aos processos já definidos;
Implementação e configuração do EasyVista em relação aos Processos de
Gestão de Incidentes nos serviços de TI e Gestão de Pedidos nos serviços de TI,
manutenção, reserva de sala e de veículos;
Relatório de atividades/2015 40
Na sequência desta necessidade, planeou-se e teve início em 2015, a realização do
projeto. A sua execução no final do ano 2015 foi de 50%.
Reestruturação dos Sites Internet e Intranet
Pela prioridade que tivemos que conferir ao Portal dos Serviços Centralizados os dois
sites Internet e Intranet foram empurrados para o fim do tempo planeado. Assim, em
2015 o projeto apresentava uma execução aproximadamente a 25%.
Relatório de atividades/2015 41
2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho
Da aplicação dos questionários de avaliação e de autoavaliação surgiram várias
propostas.
No decurso de 2015, e face aos resultados e observações dos questionários, foram
apresentadas algumas propostas de melhoria no 1.º semestre, que foram objeto de
concordância por parte do Secretário-Geral, demonstrando o compromisso da Direção
para com a excelência da imagem externa e interna da SGMF.
Ações de melhoria propostas em 2015
• Lançamento do portal dos serviços partilhados;
• Realização de reuniões trimestrais, com as entidades dos serviços
centralizados;
• Reforço da equipa da Divisão de Gestão de Recursos Humanos;
• Disponibilização de wireless, na sala leitura do Arquivo Contemporâneo;
• Enquadramento, no plano formativo, de ações de soft skills para a direção
superior e intermédia;
• Realização de reunião anual, para apresentação de resultados do ano transato
e objetivos do ano corrente;
• Reequacionamento da redução de custos do serviço de limpeza, prestado no
edifício do Ministério das Finanças;
• Criação de espaço de refeitório para os trabalhadores da SGMF;
Página oficial da Biblioteca Central e do Arquivo Contemporâneo no Facebook,
proposta pela DSAD.
Relatório de atividades/2015 42
2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos
Apesar de não se terem registado desenvolvimentos no âmbito do Benchmarking entre
Secretarias-Gerais, algumas das SG partilharam os resultados relativos ao ano de 2015.
Foi preenchida a grelha de indicadores que se vem usando habitualmente e feita a
agregação dos dados recolhidos, documento que se insere em Anexo D.
A quantificação de clientes por tipologia de serviços prestados, face aos meios
disponíveis, de que se destacam os recursos humanos, permite avaliar, nomeadamente,
os níveis de eficácia e eficiência atingidos.
Apesar da diferente dimensão e abrangência das atribuições das várias SG, os
resultados dos indicadores base, estabilizados e comuns, permitem observar o
posicionamento relativo de cada instituição em alguns domínios.
Relatório de atividades/2015 43
2.7. Audição de dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as
Com a introdução da metodologia CAF a avaliação interna da SGMF deixou de resultar
da média obtida a partir da avaliação aos serviços prestados por cada UO, passando a
ser avaliadas as áreas abaixo identificadas:
Satisfação com a organização
Satisfação com a gestão e sistemas de gestão
Satisfação com as condições de trabalho
Satisfação com o desenvolvimento da carreira
Níveis de motivação
Satisfação com a liderança de topo
Satisfação com a liderança intermédia - avaliada apenas pelos trabalhadores
Satisfação com serviços prestados pela DSIQ e pela DSAD - mantiveram
questões no questionário, uma vez que possuem, ao nível do SIADAP 3, objetivos
avaliados através da satisfação dos clientes existentes na SGMF
Tabela 7 - Audição de dirigentes intermédios e trabalhadores na Autoavaliação da SGMF
Questionários
a utilizadores
internos
Período de
realização
dos
questionários
Universo
da
amostra
Dimensão
da amostra
Taxa de
respostas
Avaliação dos serviços
prestados
Média
Semestral a)
Média
Anual a)
Dirigentes
intermédios
1º Semestre 8 7 respostas 87,50 % 4,04 b) 4,02
2º Semestre 8 7 respostas 87,50 % 3,99 b )
Trabalhadores 1º Semestre 104 53 respostas 50,96 % 3,84 b)
3,82
2º Semestre 108 32 respostas 29,63 % 3,81 b)
Resultado
Anual: 3,92
Relatório de atividades/2015 44
Gráfico 8 - Autoavaliação da SGMF 2014-2015, segmentada por áreas
Analisando os resultados obtidos entre 2014 e 2015, constata-se que todas as áreas
avaliadas revelam uma melhoria, o que se reflete no aumento da avaliação global da
Secretaria-Geral de 3,55 para 3,92.
Uma análise mais detalhada permite concluir que as áreas que registam uma menor
evolução na satisfação são o desenvolvimento da carreira (+0,04 p.p.) e a gestão dos
sistemas de gestão (+00,7 p.p.), enquanto as áreas da liderança de topo (+0,50 p.p.), da
liderança intermédia (+0,44) e a dos níveis de motivação (+0,39 p.p.) apresentam a maior
evolução.
De salientar que em 2014 o questionário CAF foi implementado como teste, após se ter
realizado a habitual avaliação da prestação de serviços por parte das UO, e num contexto
de mudança da equipa de Direção Superior da SGMF.
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
Organização
Gestão eSistemas
de Gestão
Condiçõesde
trabalho
Des. dacarreira
Níveis demotivação
Liderançade topo
Liderançaintermédi
a
AvaliaçãoGlobal
2014 3,51 3,56 3,43 3,22 3,94 3,43 3,71 3,55
2015 3,72 3,63 3,69 3,26 4,33 3,93 4,15 3,92
Avaliação Interna SGMF 2014-2015
Relatório de atividades/2015 45
Gráfico 9- Autoavaliação da SGMF, pelos dirigentes e trabalhadores, segmentada por áreas
Para a autoavaliação da SGMF, os dirigentes intermédios e os trabalhadores foram
auscultados sobre as matérias indicadas no gráfico 9, através da aplicação de
questionários distintos.
É notório que é mais positiva a avaliação efetuada pelos dirigentes sobre todas as áreas,
com exceção da que se refere à “Gestão e Sistemas de Gestão”, que obtém uma
pontuação ligeiramente mais elevada por parte dos trabalhadores (+0,05).
Observam-se os “scores” mais elevados nos “Níveis de motivação”, indicados tanto pelos
dirigentes (4,49) como pelos trabalhadores (4,17), mas este último dista -32 p.p. do
primeiro. Em 2º lugar, assinala-se a pontuação de 4,15 dada pelos colaboradores à
“Liderança intermédia”, seguida de perto pela obtida pela “Liderança de topo” (4,10), na
opinião dos dirigentes intermédios.
É ainda de salientar que na questão de “Desenvolvimento da carreira” se regista a
avaliação mais baixa dos dirigentes -3,34 - e dos trabalhadores - 3,19.
Parece haver uma contradição entre a pontuação registada na área de “desenvolvimento
da carreira”, por comparação com a alcançada nos “níveis de motivação”.
Este facto, que não deixa de ser surpreendente, pode significar que não obstante a
insatisfação generalizada com o bloqueamento das carreiras, os dirigentes e
trabalhadores mantêm uma forte motivação e sentem- se apoiados e devidamente
enquadrados pela liderança de topo e intermédia, efetuando uma avaliação global
bastante positiva da SGMF (4,02/ 3,82).
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
Organização
Gestão eSistemas
de Gestão
Condiçõesde
trabalho
Des. dacarreira
Níveis demotivaçã
o
Liderançade topo
Liderançaintermédi
a
AvaliaçãoGlobal
Dirigentes 3,76 3,61 3,82 3,34 4,49 4,10 4,02
Trabalhadores 3,67 3,66 3,56 3,19 4,17 3,76 4,15 3,82
Avaliação interna SGMF 2015 Dirigentes e Trabalhadores
* Dirigentes não avaliam"liderança intermédia"
Relatório de atividades/2015 46
2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados
2.8.1.Atividades previstas no plano
O artigo 26.º da Lei n.º 82-B/2014, de 31 de dezembro, Orçamento do Estado para 2015
(LOE 2015), determinou a consolidação do novo modelo organizativo e funcional do
Ministério das Finanças durante o ano de 2015, matéria sobre a qual já dispusera de
forma idêntica o artigo 24.º da Lei do Orçamento de Estado para 2014 (LOE 2014), Lei n.º
83-C/2013, de 31 de dezembro.
O n.º1 do artigo 27.º da LOE para 2015 coincide também com o articulado do n.º 1 do
artigo 25.º da LOE 2014 no que diz respeito à centralização de atribuições comuns na
Secretaria -Geral do Ministério das Finanças, dispondo o seguinte:
«1 — São mantidas na Secretaria -Geral do Ministério das Finanças (SGMF) as
atribuições nos domínios da gestão dos recursos humanos, financeiros e
patrimoniais do Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações
Internacionais (GPEARI), da IGF, da Direção-Geral do Orçamento (DGO), da
DGTF e da Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP).»
É ainda de referir que a LOE para 2015, nos seus artigos 28.º e 29.º, mantém as
disposições dos artigos 26.º e 27.º da Lei n.º 83-C/2013, de 31 de dezembro, referentes,
respetivamente, à Transferência da competência de gestão dos orçamentos dos
gabinetes do Ministério das Finanças para a Secretaria-Geral e à Consolidação
Orçamental, alterando-se apenas a designação da subentidade que constava da alínea
g) do nº 2 do artigo 27.º da LOE 2014 como Secretaria -Geral — Sistema de Mobilidade
Especial (SME) para Secretaria-Geral — Sistema de Requalificação (SR).
Assim, com a manutenção do enquadramento normativo da atividade a desenvolver,
durante o ano de 2015, foi prosseguida a operacionalização destas disposições legais,
com especial incidência e impacto nas áreas de gestão de recursos humanos, financeiros
e patrimoniais, mas que tiveram também repercussões noutras áreas da SGMF,
nomeadamente com a atualização e desmaterialização de uma grande parte dos
processos de negócio e de suporte das UO e com o robustecimento, desenvolvimento e
utilização sistemática do sistema de gestão documental.
Relatório de atividades/2015 47
As responsabilidades acrescidas da SGMF, operadas pelas sucessivas leis do orçamento
de Estado, a partir de 2013, continuaram a ser assumidas e honradas em 2015, apesar
de se ter contado com menos 17 trabalhadores (10,62% postos de trabalho não
ocupados), face ao planeado (160).
De entre os 143 postos de trabalho ocupados, contabilizavam-se 21 trabalhadores em
exercício de funções nos Gabinetes dos membros do Governo na área das Finanças, aos
quais se somam 3 assistentes técnicos em situação de baixa por doença prolongada.
Assim, encontravam-se em exercício efetivo de funções na Secretaria-Geral, apenas 119
colaboradores, onde se incluem 3 dirigentes superiores e 8 dirigentes intermédios.
Embora tal facto tenha exigido mais esforço das equipas e dos seus dirigentes e
coordenadores, aumentando a sobrecarga de trabalho e dificultando a gestão das tarefas
e a prossecução de alguns objetivos, não se considera ter tido consequências no nível de
desempenho global da Secretaria-Geral, cuja quantificação sumária se inclui adiante.
Pelo contrário, se comparadas as taxas de execução global anual dos objetivos
operacionais das unidades orgânicas entre os anos de 2012 e 2015, observa-se um dos
melhores resultados do período em 2015, igualando o de 2013, e ainda a sua melhoria
traduzida no aumento de 4,76 pontos percentuais, face ao ano de 2014.
Tabela 8.- Planeamento/execução dos objetivos das UO 2014-2015
2015 – 38 objetivos superados e 4 atingidos num total de 49
2014 - 31 objetivos superados e 3 atingidos, num total de 42
Gráfico.10.- Taxa de execução agregada dos objetivos das UO 2012-2015
A taxa de incumprimento melhorou quase 5 pontos relativamente à de 2014 - 19,05% -,
pois situou-se em 14,29%.
80,00% 85,71%
80,95% 85,71%
Taxa de execução dos objetivos operacionais das UO
2012 2013 2014 2015
Relatório de atividades/2015 48
Tabela 9.- Balanço da atividade desenvolvida em 2015
BALANÇO DA ATIVIDADE DESENVOLVIDA EM 2015
Unidades Orgânicas
DSIQ DGRH DPGF DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP TOTAL
OBJETIVOS OPERACIONAIS DAS UO
Objetivos planeados
6 6 5 6 8 7 5 6 49
Objetivos atingidos
1 0 0 1 2 0 0 0 4
Objetivos superados
5 4 5 4 6 6 3 5 38
Objetivos não atingidos
0 2 0 1 0 1 2 1 7
Taxa de Execução Anual
100% 66,67% 100% 83,33% 100% 85,71% 60% 83,33% 85,71%
INDICADORES DAS UO
Indicadores planeados
8 9 7 6 9 8 6 11 64
Indicadores atingidos
2 0 0 1 3 0 0 2 8
Indicadores superados
6 7 7 4 6 6 4 8 48
Indicadores não atingidos
0 2 0 1 0 2 2 1 8
Taxa de Execução Anual
100% 77,78% 100% 83,33% 100% 75% 66,67% 90,91% 87,5%
ATIVIDADE CORRENTE
Processos planeados
12 34 14 3 18 21 4 13 119
Processos assegurados
12 34 14 3 18 21 4 13 119
Taxa de Execução Anual
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Outras atividades não previstas no planeamento
X X X X
INICIATIVAS OU PROJETOS
Projetos planeados
2 0 0 0 5 0 0 0 7
Projetos2
extraplano 6 0 0 0 0 0 0 0 6
Projetos concretizados
2 ------- ------- ----- 4 ----- ----- ----- 6
2 Foi considerado prioritário e urgente desenvolver outros 6 projetos não previstos no
planeamento, que se mencionam seguidamente.
Relatório de atividades/2015 49
Gráfico 11 - Taxas de execução dos objetivos operacionais 2013-2015
Projetos planeados: 7 Projetos não planeados: 6
Execução 2015
Organização do Arquivo Pessoal do Prof. Doutor Sousa Franco 100,00%
I Encontro Científico As finanças e a investigação histórica 0,00%
Disponibilização no Arquivo Digital da série documental “Bens Artísticos” 100,00%
Disponibilização do fundo documental “Contas do Estado” 100,00%
Divulgação do fundo documental “Reservados” 100,00%
Portal dos Serviços Centralizados 90,00%
Nova Plataforma de HelpDesk - Easy Vista 50,00%
Fabasoft - Business Intelligence (BI) 50,00%
Reestruturação dos Sites Internet e Intranet 25,00%
Restruturação Site Parcerias para o desenvolvimento 80,00%
Novo site da UTAM 100,00%
Manutenção Evolutiva do SGATDP 100,00%
Interoperabilidade entre Sistemas (AT e PSC com SGD) 90,00%
80
60
100
83,3 83,3
100 100
75
85,7
75
60
100
71,4
85,7
100
75 80 80,9
100
66,7
100
83,3
100
85,7
60
83,3 85,7
DSIQ DGRH DPGF DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP SGMF
Taxas de execução dos objetivos operacionais das UO 2013
2014
2015
Relatório de atividades/2015 50
Dados adicionais sobre a atividade desenvolvida
Na área de inovação e qualidade
Análise dos Resultados Obtidos
Objetivos Operacionais
A DSIQ superou 5 dos 6 objetivos planeados e atingiu 1.
A Secretaria-Geral, durante o ano de 2015, apostou em medidas de modernização
administrativa que tiveram um impacto iniludível em todos os setores do mapa
organizacional, devido às alterações provocadas nas rotinas de trabalho, nomeadamente,
a que foi desencadeada pela desmaterialização de vários processos de negócio.
Este objetivo da desmaterialização de processos, transversal a toda a organização,
permitiu a agilização dos circuitos de informação e de decisão, um menor grau de
informalidade, o registo sistemático das atividades desenvolvidas e o aumento crescente
da utilização do sistema de gestão documental.
Para dar cumprimento ao objetivo “Desmaterializar os principais processos de
negócio”, a montante, a DSIQ teve que realizar todas as alterações e implementação
das novas funcionalidades necessárias ao cumprimento, com sucesso, do referido
objetivo.
O projeto de manutenção evolutiva ao sistema de Gestão Documental (Fabasoft) foi a
prioridade da DSIQ durante todo o ano de 2015. Para que a SGMF pudesse
desmaterializar processos foram efetuadas as seguintes alterações:
Simplificação/automatização de pareceres e despachos sobre documentos
internos, bem como permitir a assinatura eletrónica certificada, pelos vários
aprovadores, quer do documento original, quer do respetivo parecer ou despacho.
Este módulo foi desenvolvido de forma a estender os módulos da aplicação que contêm
os seguintes objetos:
Documento interno
Parecer
Despacho
Relatório de atividades/2015 51
Desta forma, ao ser instalado, foram preservados os atuais formulários e restantes
características dessas classes de objetos, sendo apenas adicionada a parte respeitante à
nova funcionalidade que resultou objetivamente em:
Desmaterialização do processo de decisão
Identificação dos processos de negócios
Implementação de assinaturas eletrónicas
O objetivo com a taxa de superação mais baixa foi: “Reforçar a eficiência do sistema
de informação da SGMF”.
O único objetivo cumprido “ Reforçar a qualificação dos trabalhadores da SGMF”,
deveu-se ao facto de o nosso prestador privilegiado de formação, sistematicamente, ter
adiado, cancelado ou invocado falta de vagas para as várias inscrições efetuadas.
Ainda assim, a gestão da formação foi muito eficaz como se demonstra pelos indicadores
abaixo.
Gráfico 12 - Participações em ações, segundo a duração e tipo
É evidente que a maior parte das ações de formação correspondeu a um limite máximo
de 30h por ação.
menos de 30h 30 a 59h 60 a 119 h 120h ou mais TOTAL
23
52
0 0
75 79
7 0 5
91 102
59
0 5
166
Participações em ações, segundo a duração e tipo
FORMAÇÃO INTERNA FORMAÇÃO EXTERNA TOTAL
Relatório de atividades/2015 52
Gráfico 13 - Participações em Ações, por cargo, carreira e tipo de ação
As ações internas foram essencialmente sobre o sistema de Gestão Documental, Gestão
de Processos e Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas.
Verifica-se que o n.º de ações externas é relevante versus o nº de ações internas. A
SGMF, não sendo Centro de Formação certificado, recomenda aos seus colaboradores a
frequência de ações certificadas organizadas por operadores externos para assim
conseguir dar cumprimento ao objetivo QUAR que só contempla ações certificadas.
Gráfico 14 - Horas despendidas em formação, por cargo e carreira, segundo o tipo de ação: Interna /Externa
O gráfico 14 consolida a informação retirada do gráfico 13, agora traduzida em horas por
ação.
1 3 6 7
30
1
26
1 2 4
14
7
44
6
13
1
DirigenteSuperior de
1º grau
DirigenteSuperior de
2º grau
DirigenteIntermédiode 1º grau
DirigenteIntermédiode 2º grau
TécnicoSuperior
Informático Assistentetécnico
AssistenteOperacional
Participações em Ações, por cargo, carreira e tipo de ação
AÇÕES INTERNAS Nº de participações AÇÕES EXTERNAS Nº de participações
2 34 50 102 618
30
638
30
1504
24 60 390
134
1003
121 201 6
1939
DirigenteSuperior de
1º grau
DirigenteSuperior de
2º grau
DirigenteIntermédiode 1º grau
DirigenteIntermédiode 2º grau
TécnicoSuperior
Informático Assistentetécnico
AssistenteOperacional
TOTAL
Horas despendidas em formação, por cargo e carreira, segundo o tipo de ação: Interna /Externa
Relatório de atividades/2015 53
Na área de gestão de recursos humanos
Análise dos Resultados Obtidos
Objetivos Operacionais
Objetivo: Garantir eficácia no tratamento de processos de acidentes de trabalho
A superação deste objetivo deveu-se ao compromisso e empenho da equipa do NATDP
(Núcleo de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais), uma vez que na
monitorização do 1.º semestre a taxa de realização era de 47,86%, resultando do
aumento de reclamações verificadas durante aquele semestre, facto que levou a que a
equipa tivesse de dedicar mais tempo na resposta às mesmas em detrimento do
tratamento de processos.
Objetivo: Desmaterializar os principais processos de negócio
O objetivo foi superado uma vez que, dos 7 processos que esta Divisão se propôs
desmaterializar, foram desmaterializados 6, o que resulta em 86% dos processos
completa ou parcialmente desmaterializados.
Objetivo: Assegurar a prestação de serviços na área de gestão de recursos humanos,
garantindo os níveis de serviço acordados
A LOE para 2015 manteve o modelo organizativo do MF mantendo-se nesta SG as
competências em matéria de R.H. de 5 Direções-Gerais (DGAEP, DGO, IGF, GPEARI e
DGTF), 6 Gabinetes, CRESAP, UTAP, UTAM e o processamento da Brigada Fiscal.
Para garantir os níveis de serviço acordados contámos com um n.º que oscilou durante o
ano entre 9 e 10 pessoas na área de pessoal e remunerações e 1 e 3 no apoio técnico.
Considerando os resultados obtidos, que atestam a superação das metas dos 4
indicadores selecionados, podemos assim concluir que se trata de fazer mais com
menos, e que a superação deste objetivo só foi possível pelo sentido de responsabilidade
e compromisso com o serviço dos trabalhadores.
Relatório de atividades/2015 54
Descrição e quantificação das atividades desenvolvidas
A DGRH assegurou o desenvolvimento de inúmeros processos com maior ou menor
complexidade, de que salientam alguns dos mais relevantes:
Procedimentos inerentes a 5 recrutamentos por procedimento concursal, 66 por
mobilidade, 4 por Cedência de Interesse público, e a 13 nomeações, no âmbito da
GAF.
Elaboração de 43 contratos de trabalho em funções públicas com pessoal da GAF.
Elaboração de 292 informações e 557 ofícios (trabalho suplementar, cabimento,
recrutamento), no âmbito da centralização de serviços.
Produção de informação de apoio à gestão, designadamente mapas mensais dos
postos de trabalho da SGMF, mapas de pessoal dos Gabinetes, mapa do pessoal
de direção superior do MF.
Realização de 5.826 atualizações em GeRHup.
Organização/reorganização e atualização dos processos individuais dos dirigentes
e trabalhadores da GAF e AG, bem como do pessoal em órgãos ou outras
estruturas a que a SGMF presta apoio (criação de 50 novos processos individuais).
Realização dos procedimentos inerentes a 592 (120 da GAF e 472 da AG) pedidos
de publicação em Diário da República (340 e-mails da GAF e 645 da AG
relacionados com publicações em D.R.).
Receção, análise, resposta ou reencaminhamento de correspondência dos
cidadãos, nos termos do C.P.A. (69 ofícios)
Comunicação mensal, às diversas entidades competentes os descontos dos
trabalhadores, bem como os pagamentos resultantes de indemnizações no âmbito
de processos judiciais, nos quais o Estado português foi condenado
Elaboração e tratamento dos processos com pedido de informação, formulados
pelos tribunais e solicitadores de execução fiscal e penhoras, relativamente a
pessoal da GAF e AG.
Processamento das remunerações e outros abonos do pessoal da GAF, da AG, e
dos órgãos e outras estruturas a que a SGMF presta apoio (10.001
processamentos, 161 folhas manuais e 484 ajudas de custo).
Assegurar a receção, registo e distribuição dos processos de acidentes de trabalho
e doenças profissionais na aplicação informática Fabasoft (8.163
processos/aditamentos)
Relatório de atividades/2015 55
Na área de planeamento e gestão financeira
Análise dos Resultados Obtidos
Objetivos Operacionais
A DPGF superou todos os objetivos e indicadores planeados para 2015: 5 objetivos
operacionais e 7 indicadores.
Do total de 5 objetivos, 3 concorreram para o QUAR, bem como mais 1 indicador na área
da prestação de serviços comuns, o que evidencia o empenho em cumprir não só os
objetivos operacionais da UO, mas também os estratégicos da Secretaria-Geral.
Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes
Comparativamente a 2014, em 2015, houve uma maior sensibilização dos clientes para a
necessidade de responderem aos Questionários, verificando-se assim um maior número
de respostas.
No primeiro semestre a DPGF obteve um resultado global de 4,15, e no segundo
semestre um resultado global de 4,35.
O resultado obtido no 2.º semestre foi melhor do que no 1.º semestre em todos os
Questionários (Clientes, Centralização e Gabinetes), consolidando-se assim a melhoria
percebida pelos nossos clientes relativa à prestação de serviços da DPGF.
Tabela 10 - Resultados da avaliação 2015 da DPGF
1.º semestre 2.º semestre Média Anual
Avaliação da DPGF Avaliação da DPGF Avaliação da DPGF
Gabinetes 4,21 Gabinetes 4,40 Gabinetes 4,31
GAF 3,89 GAF 4,04 GAF 3,97
Clientes 4,27 Clientes 4,55 Clientes 4,41
Total 4,15 Total 4,35 Total 4,25
Objetivo: Desmaterializar os principais processos de negócio
A DPGF propôs-se a desmaterializar, total ou parcialmente, vinte e um (21) dos seus
processos, tendo para o efeito desmaterializado dezoito (18) desses processos.
O resultado situou-se em 86%, face à meta definida de 50%, tendo sido superado o
objetivo.
Relatório de atividades/2015 56
Os três (3) processos que não foram desmaterializados devem-se ao facto de não terem
sido objeto de qualquer Entrada ou Saída na Secretaria-Geral, e em consequência objeto
de qualquer ação.
Apesar de esta situação não ser responsabilidade da DPGF, optou-se por contabilizar
estes Processos como não desmaterializados, e em vez de 100% dos Processos da
DPGF desmaterializados, obtemos 86%.
A DPGF, em 2015 criou 748 Processos, sendo 702 processos suscetíveis de
desmaterialização, e 46 processos de outras classificações (de outras unidades
orgânicas da Secretaria-Geral).
A DPGF para além de criar os seus Processos, tem participação ativa nos processos de
outras unidades orgânicas da Secretaria-Geral, principalmente da DGAP, DGRH e
DSJAC, pelo facto daquelas unidades orgânicas necessitarem de informação financeira
nos seus processos.
Gráfico 15 – Documentos Internos e Processos criados em 2015 pela DPGF
Fonte: Gestão documental
Da análise dos Relatórios elaborados mensalmente pela DSIQ, verifica-se que a DPGF
foi a unidade orgânica que criou mais Processos e a sua dirigente quem emitiu mais
Pareceres.
O sistema de gestão documental revelou-se uma excelente ferramenta de gestão para a
DPGF, na medida em que se tornou evidente a celeridade com que os pedidos de
cabimento foram satisfeitos, a obtenção dos pareceres e dos despachos necessários à
continuidade da atividade corrente da gestão financeira.
020406080
100120140
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
INDICADORES DPGF
Doc. InternoProcessos
Relatório de atividades/2015 57
Outra grande vantagem da utilização do FABA foi o saber em que situação se encontrava
determinado Processo.
Como desvantagem, mas que deve ser visto como uma oportunidade, é o arquivo dos
documentos nos Processos. Com efeito, em Processos que necessitam de muitos
documentos no separador Anexos, não é fácil a procura dos documentos que são
necessários, por exemplo, para o processo financeiro de despesa.
Objetivo: Assegurar a prestação de serviços na área da gestão financeira, garantindo os
níveis de serviço acordados
Este Objetivo é constituído por três indicadores.
INDICADORES META RESULTADO AVALIAÇÃO
Tempo de elaboração de pedido de libertação de crédito após receção dos mapas finais de vencimentos (dias úteis)
4 2,9 Superado
Apesar dos constrangimentos processuais foi possível superar a meta prevista.
INDICADORES META RESULTADO AVALIAÇÃO
Tempo de elaboração de cabimentos logísticos e financeiros (dias úteis
4 1 Superado
Este indicador concorre para o QUAR e é mencionado no ponto 2.1, Taxas de superação
das metas do QUAR: algumas justificações.
INDICADORES META RESULTADO AVALIAÇÃO
Tempo de processamento de reconstituição de fundo de maneio após cabimentação (dias úteis)
3 1,8 Superado
A DPGF assegurou mensalmente a existência de recursos financeiros suficientes para
proceder à reconstituição de fundos de maneio das diversas direções gerais e gabinetes
ministeriais, num prazo médio de 2 dias úteis.
Relatório de atividades/2015 58
Na reconstituição de fundos de maneio foi necessário fazer a verificação de todas as
despesas apresentadas, assegurando a respetiva legalidade, proceder a alterações
orçamentais e efetuar os devidos cabimentos.
Para o alcance destes resultados em muito contribuiu a análise critica, o conhecimento
da realidade de cada organismo e a previsão de execução elaborada mensalmente, para
cada um dos organismos, antecipando-se assim, através de propostas de alterações
orçamentais, as necessidades orçamentais dos diversos serviços que compõem a GAF e
a AG.
Na área de apoio jurídico e contencioso
Análise dos Resultados Obtidos
Objetivos Operacionais
Dos 6 objetivos planeados, a DSAJC superou 4, atingiu 1 e não atingiu 1 outro, este
último referido no ponto 2.4.1 – Causas de incumprimento de alguns objetivos das
unidades orgânicas.
Relativamente aos objetivos “Contribuir para a redução da despesa pública” e “Contribuir
para o orçamento de receita própria” são de salientar os valores da recuperação de taxas
de justiça pagas (resultado: 72,86%) e das receitas provenientes da cobrança de
honorários (resultado: 52,19%), apurados em 2015, que voltaram a ser expressivos da
taxa de sucesso registada no patrocínio do MF.
As taxas seriam tanto mais expressivas quanto tivesse sido alcançada a cobrança total
do processado. Tal não foi possível, estando já em curso várias execuções judiciais por
custas não pagas. Ambos os objetivos foram superados.
Relatório de atividades/2015 59
Na área de arquivos e documentação
Análise dos Resultados Obtidos
Objetivos Operacionais
Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes
Os resultados do indicador “grau de satisfação dos clientes da SGMF” são obtidos
através dos Questionários de Satisfação, que são respondidos pelos Gabinetes e
Clientes.
Tabela 11 – Grau de satisfação dos utilizadores da DSAD em 2015
1.º semestre 2.º semestre Média anual
Gabinetes 4,27 4,40 4,34
Clientes 4,79 4,74 4,76
Total 4,44 4,51 4,48
A avaliação média anual efetuada pelos Gabinetes atingiu 4,34, tendo-se verificado, no
1.º semestre, a atribuição de uma pontuação um pouco mais elevada (4,33) ao
atendimento dos pedidos de informação legislativa, face aos restantes serviços a que
atribuíram (4,25), denotando que o contacto mais estreito que têm com esta Direção de
Serviços está relacionado com aquele sector. No 2.º semestre esta diferenciação não foi
contemplada.
Os Clientes abrangem utilizadores presenciais, que se deslocam às instalações da
Biblioteca Central (BC) e do Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças (ACMF);
utilizadores que fazem pedidos por via eletrónica e ainda trabalhadores dos Serviços de
Finanças que solicitam documentação proveniente dos respetivos serviços, incorporada
no ACMF.
Tabela 12 – Avaliação da DSAD em 2015, segmentada por áreas
Áreas avaliadas 1.º semestre 2.º semestre Média anual
Atendimento realizado na Biblioteca 4,65 4,93 4,79
Atendimento realizado no Arquivo 4,83 4,63 4,73
Pedidos de informação legislativa 4,78 4,92 4,85
Apreciação geral sobre o serviço prestado 4,85 4,65 4,75
Média 4,77 4,78 4,78
Relatório de atividades/2015 60
Na tabela 12 verifica-se que a média anual tem uma oscilação relativamente pequena,
situando-se a média da pontuação em 4,78.
Tendo em conta que na fórmula de avaliação do serviço, a pontuação dos Gabinetes tem
maior valoração, a média final fixou-se nos 4,48 valores.
Objetivo: Contribuir para o Projeto de Portaria de Gestão Documental
A DSAD, através de uma equipa específica, tem dinamizado e coordenado os trabalhos
com todos os organismos do Ministério das Finanças para a concretização do objetivo
atrás indicado. Paralelamente, vem dando apoio às iniciativas da Direção-Geral do Livro,
dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) - organismo normalizador da política arquivística
e com competência legal para a aprovação de portarias de gestão documental -, com
vista à criação dos terceiros níveis dos planos de classificação conformes à Macro-
Estrutura Funcional, a aplicar a todos os organismos da Administração Pública (central e
local) e, a partir do início de 2015, a implementação do projeto ASIA – Avaliação
Suprainstitucional da Informação Arquivística. Este projeto cuja calendarização é da
responsabilidade da DGLAB, e que visa ser a base para a criação de portarias de gestão
documental, pressupôs o seu término em dezembro de 2015.
A DSAD tem vindo a participar em todas as iniciativas e reuniões de trabalho até ao
momento agendadas pela DGLAB, contactando igualmente com os diversos organismos
do Ministério das Finanças a fim de obter esclarecimentos ou contributos para a
construção do produto acima referido.
Objetivo: Garantir o valor de receitas próprias liquidado, face ao valor previsto
A receita própria obtida pela DSAD é proveniente, por um lado da cobrança de
reproduções efetuadas na BC e no ACMF e, por outro, e mais significativamente, dos
serviços prestados à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) com quem a Secretaria-
Geral mantém um protocolo que prevê a cobrança da verba máxima anual de 75.000
euros.
No ano de 2015, o valor obtido pelas reproduções feitas pela BC e ACMF foi de 1.033,65
euros e pelos serviços prestados à AT de 74.883,25 euros. Esta última verba representa
99,84% do máximo passível de ser cobrado de acordo com o estipulado no protocolo
acima referido.
Relatório de atividades/2015 61
Objetivo: Reforçar a divulgação da Biblioteca e Arquivo Digital
N.º de iniciativas efetuadas no âmbito da comunicação/divulgação:
Foram efetuadas duas iniciativas no âmbito da comunicação/divulgação do Arquivo e da
Biblioteca Digital:
i. a participação no Encontro de Arquivos da Administração Pública, uma
iniciativa da Fundação para a Ciência e Tecnologia e o Instituto de
História Contemporânea da Universidade Nova de Lisboa, com a
comunicação “O Arquivo Contemporâneo e a gestão da informação do
Ministério das Finanças” (3 de Julho de 2015).
ii. a disponibilização dos registos arquivísticos constantes dos fundos
descritos na base de dados (à exceção dos registos da extinta Direcção
Geral dos Impostos) no InfoGestNet - portal internacional de informação e
pesquisa interarquivos, o que garante uma maior visibilidade à
informação disponibilizada pelo Arquivo Contemporâneo. A 12 de
Dezembro de 2015 este portal contava com 1.092.148 pesquisas.
Objetivo: Promover o tratamento de processos da série documental “Pensões de Sangue”
Foi previsto o tratamento (higienização, descrição em base de dados e
reacondicionamento em novas unidades de instalação) de 20 metros lineares de
documentação referente a processos de “Pensões de Sangue” do fundo documental da
Direção Geral da Contabilidade Pública.
Durante o primeiro semestre de 2015 a tarefa foi integralmente concluída.
Objetivo: Promover o tratamento do arquivo pessoal do Prof. Doutor Sousa Franco
O objetivo foi integralmente cumprido, tendo contudo sido feita uma descrição mais
apurada, o que não constava dos objetivos estabelecidos, que previam uma descrição
sumária ao nível da série documental.
Relatório de atividades/2015 62
Objetivo: Desmaterializar os principais processos de negócio
Todos os processos de negócio da DSAD passíveis de serem desmaterializados foram-
no durante o decorrer do ano de 2015. Somente os ofícios acompanhando documentos
certificados, solicitados por clientes externos, são impressos e enviados fisicamente pelo
correio juntamente com os documentos solicitados.
Descrição das atividades desenvolvidas
1 - Apoio técnico aos organismos do MF
1.1 Apoio na elaboração de um relatório de documentação acumulada pela Direção
Geral da Administração e do Emprego Público relativa à série documental
“Reclamações”, enviado à DGLAB, a quem compete a sua aprovação, para que
seja possível a libertação de espaço no Arquivo situado na Rua Almeida
Brandão.
1.2 Apoio técnico à Direção Geral do Orçamento na identificação de documentação
recebida por aquele organismo.
2 - Atividades de comunicação/divulgação
2.1 Comemoração do Dia Mundial da Poesia com uma sessão com o poeta Joaquim
Pessoa que decorreu nas instalações da Biblioteca Central a 20 de março.
2.2 Participação na comemoração do Dia Mundial dos Arquivos, promovida pelo
Conselho Internacional dos Arquivos, a 9 de junho, à semelhança do ano
anterior, com a inclusão de uma fotografia da cidade de Lisboa, tal como foi
solicitado por aquele organismo, e divulgação da missão do ACMF.
2.3 Continuação da publicação trimestral do Boletim da Biblioteca Central (BBC) e
da newsletter do ACMF, sempre com novos conteúdos.
Relatório de atividades/2015 63
Na área de informação e relações públicas
Análise dos Resultados Obtidos
Objetivos Operacionais
A DSIRP superou 6 dos 7 objetivos planeados e não atingiu 1.
Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes
O resultado anual da avaliação do grau de satisfação dos clientes situou-se em 4,44.
Os resultados deste objetivo avaliam, no caso da DSIRP, uma parte muito significativa da
sua atividade, contribuindo com o dobro da percentagem (10%) atribuída às restantes
unidades orgânicas, para o objetivo operacional da Secretaria-Geral “promover a
excelência na prestação de serviços”, pelo que se optou por uma análise mais
pormenorizada do mesmo.
Esta avaliação foi suportada em questionários semestrais que auscultaram a opinião dos
inquiridos sobre as seguintes matérias:
Quadro 4 - Descrição e quantificação de atividades da DSIRP
Organização de viagens, de
eventos e de reuniões
523 viagens
24 Cerimónias
423 Reuniões
2.743 Participantes
8.291 Participantes
Coordenação e distribuição do
anuário
Criação e atualização de listas
de contactos da SGMF, dos
organismos que integram o
MF e dos gabinetes
governamentais
Listas de contactos:
Gabinetes: 12
Organismos:5
Portal do Governo:5
Secretaria-Geral atualização
mensal na intranet e extranet
Destinatários: todos os
membros dos gabinetes,
organismos e trabalhadores da
SGMF
Acolhimento da receção da
área governamental
6.408 Individualidades
261 Jornalistas
4.200 Correspondência
dirigida aos gabinetes
Atendimento da central
telefónica
Chamadas recebidas: 16.537
Chamadas efetuadas: 5.846
Atendimento da central
telefónica
Ações no âmbito da
responsabilidade
social/cultural
Ações promovidas: 21 Ações no âmbito da
responsabilidade
social/cultural
Criação e distribuição da
revista de imprensa
Programa de fim de semana
Envio todos os dias úteis, com
edição de fim de semana à
segunda-feira
Envio semanal
19.135 Notícias enviadas para
354 destinatários
354 Destinatários
Relatório de atividades/2015 64
O ano de 2015 foi caracterizado, fruto da situação política vivida, por um abrandamento
de solicitações por partes dos gabinetes governamentais, principalmente a nível da
organização de eventos.
Este abrandamento da atividade protocolar foi contrabalalançado por um acréscimo de
cerca de 10% no total de pedidos de organização de viagens, que em 2014 tinha sido de
476.
Na área de gestão do aprovisionamento e património
Análise dos Resultados Obtidos
Objetivos Operacionais
A DGAP superou 5 dos objetivos planeados e não atingiu apenas 1.
No que concerne ao objetivo Garantir a adoção de medidas de segurança e higiene e
saúde no trabalho, foram concretizadas as ações planeadas.
Ações previstas
Modernização da SADI (central de deteção de incêndios) com aumento
progressivo da cobertura em todas as áreas ocupadas pela SGMF e pelos
Gabinetes Ministeriais;
Instalação de guardas metálicas na cobertura para dar cumprimento ao regime
jurídico de segurança contra incêndio em edifícios (SCIE), aprovado pelo Dec.-
Lei n.º 220/2008, de 12 de novembro e regulamentado pela Portaria n.º
1532/2008 de 29 de Dezembro;
Contratualização de serviços de Medicina no trabalho - no âmbito do Plano de
Implementação dos Serviços de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) iniciou-
se em dezembro de 2015 a prática de consultas e exames médicos a todos os
trabalhadores da GAF e da AG do MF. O objetivo da Segurança e Saúde no
Trabalho é garantir um ambiente de trabalho saudável e seguro para todos os
trabalhadores.
Pretende-se desenvolver/evoluir este projeto e passar a ter a presença de um profissional
de saúde semanalmente, caso seja possível.
Relatório de atividades/2015 65
De lamentar a não conclusão do projeto do Plano de Emergência Interno do edifício-sede
do MF, iniciado em 2012, por falta da constituição das equipas de evacuação da área
Governamental.
Quanto ao objetivo de Contribuir para a redução de encargos com material de
economato e de comunicações a DGAP tem feito um esforço acrescido na utilização
dos recursos ao dispor, sem comprometer a missão da DGAP e a qualidade do trabalho.
Para 2015 foi definido internamente para a DGAP como objetivo prioritário a redução do
consumo de papel com o lema “1 resma por dia é suficiente!”, sensibilizando os
trabalhadores a reduzir o n.º de impressões diárias e à avaliação da necessidade de
impressão.
No que respeita às comunicações todos os trabalhadores da DGAP foram sensibilizados
para o uso eficiente e eficaz do telefone de serviço.
Ressalve-se, no entanto, que as reduções apresentadas também refletem a diminuição
do número de trabalhadores na DGAP.
No que diz respeito ao objetivo Assegurar a prestação de serviços centralizados nos
níveis acordados, todos os indicadores foram cumpridos sendo que alguns chegaram a
ser superados apesar da saída de três técnicos superiores e a baixa médica prolongada
de 2 assistentes técnicos e de 1 assistente operacional.
De salientar, no entanto, que o acréscimo exponencial de processos aquisitivos, com a
centralização dos serviços, aliado à tramitação complexa dos mesmos, aos
constrangimentos financeiros e à morosidade nas respostas dos organismos, levam a
que a contratação pública seja, na maioria das vezes, mais morosa do que o desejável.
Quanto ao objetivo de Assegurar obras de reabilitação de espaços este foi superado
uma vez que foi possível realizar ações que não haviam sido planeadas.
Ao longo de 2015 concluiu-se a reabilitação dos espaços ocupados pelas unidades
orgânicas da SGMF, tendo sido realizado um “reordenamento” parcial de alguns serviços,
contribuindo assim para a proximidade dos serviços da SGMF.
Presentemente todas as unidades orgânicas da SGMF estão instaladas em espaços
adequados e condignos e dispõem de áreas para reuniões.
Relatório de atividades/2015 66
Também foi reabilitado um espaço para a vertente lúdica/responsabilidade social da
SGMF.
Durante o ano de 2015, a SGMF continuou o projeto de substituição das janelas das
áreas ocupadas pela SGMF que demonstravam deteriorações graves e irreparáveis
tendo, em cumprimento do parecer da Direção-Geral do Património Cultural, procedido à
substituição, quer por PVC, quer por madeira (consoante os locais), tendo estendido aos
serviços da GAF a oportunidade, nomeadamente à DGAEP e ao GPEARI. Esta
intervenção, para além de melhorar a qualidade do ar/conforto térmico, veio contribuir
para a eficiência energética do edifício.
Também se procedeu à reparação das condutas de abastecimento de água com vista à
normalização da rede, numa ótica de poupança de recursos hídricos e financeiros e
foram realizadas diversas intervenções nos vários serviços centralizados.
A par das intervenções efetuadas nas áreas ocupadas pela SGMF, pelos Gabinetes e
nas áreas comuns do edifício, foram realizadas também diversas intervenções nas áreas
ocupadas pelos organismos da GAF, nomeadamente, pela DGAEP, DGO e GPEARI.
No âmbito do projeto de remodelação das instalações sanitárias do edifício, encontram-
se a decorrer obras de reabilitação em 3 espaços sanitários (1 da SGMF e 2 da DGTF) e
está projetado para 2016 a reabilitação dos WC’s da Receção da área Governamental.
No que concerne o objetivo Desmaterializar os principais processos de negócio
importa reter que a DGAP, no âmbito da modernização dos sistemas de informação da
SGMF, desmaterializou, em 2015, 70% dos seus processos, realçando-se o facto de que
cerca de 20% destes são processos de suporte e, como tal, não são possíveis de
desmaterializar através da utilização da gestão documental.
Neste campo, e porque assentava na mudança de formas de trabalhar, foi necessário
investir na gestão da mudança organizacional, tendo sido procurada a melhor forma,
através de alguma gestão da comunicação: reconhecer, guiar e administrar as emoções
e reações humanas dos trabalhadores da DGAP, de modo a minimizar a inevitável queda
de produtividade que, geralmente, acompanha as mudanças.
Relatório de atividades/2015 67
Outras atividades desenvolvidas
No âmbito da responsabilidade ambiental a DGAP mantém o seu projeto de substituição
da iluminação existente por LEDS e dos equipamentos AVAC (descontinuados, obsoletos
e com gaz R22), medidas estas que contribuem para que a SGMF/edifício sede do MF
possa cumprir e até superar a redução prevista no Plano para cumprimento da meta
estabelecida na RCM n.º 2/2011 de 12 de janeiro, tendo por referência os anos 2010 e
2011.
Foram celebrados várias efemérides: Dia da Água, Dia do Ambiente, Dia da Energia, Dia
da Terra, Semana Europeia da Prevenção dos Resíduos com a dinamização de algumas
iniciativas e tendo por objetivo sensibilizar a população interna do edifício sede do MF.
De lamentar a inexistência em 2015 de mais iniciativas de cariz ambiental, em
comparação com anos anteriores, mas face à falta de recursos humanos, foi necessário
focar toda a equipa no core essencial da DGAP, tendo este tipo de iniciativas sido
relegados para 2.º plano.
De salientar ainda o projeto para a atualização do Inventário físico dos bens móveis da
GAF, tendo sido realizada inspeção física e inventariação dos bens móveis existentes
nas variadas instalações dos serviços da GAF, realizando-se a atualização do inventário,
o inventário e a etiquetagem dos bens móveis. Os ativos inventariados totalizam um
património de 20.150 bens móveis. Esta ação, que se encontra ainda a decorrer,
terminará com a colocação de folhas de cargas em todos os locais de trabalho.
Importa também referir todo o trabalho realizado pela Unidade de Gestão Patrimonial do
MF que, para além de elaborar o Plano Setorial do Património Imobiliário do MF,
acompanhar e fiscalizar o cumprimento do princípio da onerosidade dos imóveis do
Estado, e assegurar a atualização e/ou inventariação dos imóveis do Ministério das
Finanças na plataforma eletrónica disponibilizada pela DGTF para recolha da informação
a compilar no âmbito do PGPI (SIIE), tem o papel importante de fazer o controlo formal
da elegibilidade das candidaturas apresentadas ao Fundo de Reabilitação e Conservação
Patrimonial e de fiscalizar a execução do respetivo contrato de financiamento.
Relatório de atividades/2015 68
2.8.2.Atividades não previstas no plano
Para além do que atrás se refere, relativamente ao desenvolvimento de projetos não
planeados, que ganharam protagonismo e foram considerados prioritários no decurso do
ano transato, inserem-se neste ponto mais alguns elementos sobre esses projetos e
indicam-se outras atividades não programadas, concretizadas por algumas unidades
orgânicas.
No domínio da inovação e qualidade
Portal dos Serviços Centralizados (PSC)
O projeto Portal de Serviços Centralizados (PSC), da Secretaria-Geral do Ministério das
Finanças (SGMF), teve início em 8 de maio de 2015 e no final do ano encontrava-se em
fase de pré-produção com uma taxa de realização de 90%, logo cumprido.
O objetivo do projeto era atuar como Ponto Único de Contato na prestação de serviços às
entidades do Ministério das Finanças no sentido de melhorar a colaboração e aumentar a
eficiência e eficácia dos serviços prestados com a disponibilização de indicadores de
utilização dos mesmos.
Fabasoft (SGD) - Business Intelligence (BI)
A Secretaria-Geral (SGMF), ao assegurar a prestação centralizada de serviços comuns
necessitou de informação e conhecimento que estivesse rapidamente acessível, para dar
suporte à tomada de decisão.
A utilização de sistemas de Business Intelligence pelas organizações tem-se mostrado
uma escolha eficaz sempre que se pretende disponibilizar informação em quantidade
adequada, de boa qualidade, confiável e no momento certo.
Neste âmbito, surgiu o projeto descrito em seguida e que teve como finalidade a
conceção e implementação de um sistema de Business Intelligence que suporte, ao nível
estratégico, a SGMF.
Este projeto teve uma execução de 50% em 2015.
Relatório de atividades/2015 69
Restruturação do Site do Parcerias para o desenvolvimento
A Secretaria-Geral desenvolveu, em conjunto com o Gabinete do Secretário de Estado
das Finanças, o Site (Layout), concebido pelo Gabinete do Secretário de Estado das
Finanças (SEF), no qual são disponibilizadas ao público oportunidades de parcerias para
o desenvolvimento.
Durante o processo de desenvolvimento verificou-se a necessidade de efetuar o
desenvolvimento do módulo de recolha de informação em sites Internacionais
(WebScraping). O Webscraping compreende, aproximadamente, 15 sites, cada um com a
sua estrutura de tabelas e desenvolvidos em tecnologias diferentes. A informação é
mostrada com base em filtros e apenas capta o que está visível na página. Nesse
sentido, em todas as respetivas tabelas de cada site (alguns sites têm tabelas por cada
país), a solução passa por exportar para Excel numa primeira fase e depois fazer o
“export” para a base de dados.
Após implementação, em testes, deste Site, verificaram-se alguns constrangimentos,
designadamente, no que diz respeito à informação e formatação dos dados recolhidos
uma vez que são bastante distintas.
Assim, verificou-se a necessidade de ser criado um sistema de Backoffice, que permitisse
garantir ao utilizador a capacidade de corrigir ou acrescentar dados em falha nos sites de
recolha, aumentando a qualidade dos mesmos.
Com a mudança de Governo, o novo site das Parcerias para o Desenvolvimento não
entrou em produção. A transferência de responsabilidade para a gestão dos seus
conteúdos foi passada para o GPEARI pelo Chefe de Gabinete do SEF e estamos a
aguardar reunião com os mesmos, para lhes dar formação e transferir responsabilidades
de gestão.
Novo site da UTAM
Este projeto está em manutenção evolutiva, encontrando-se com execução de 100%.
Relatório de atividades/2015 70
Manutenção Evolutiva do SGATDP- Sistema de Gestão de Acidentes de trabalho e Doenças
Profissionais
No âmbito deste sistema procedeu-se em 2015 à análise, estudo, desenvolvimento e
implementação de uma versão que incluiu melhorias funcionais e ergonómicas (Ex: incluir
campos de pesquisa, melhorar procedimento de correção) e também “afinamento” de
Relatórios (Ex: atualizar fórmulas de cálculo, acrescentar campos de total).
Esta versão incluiu a colaboração das equipas da SGMF – DSIQ e NATDP.
A DSIQ foi responsável pelo estudo, análise e testes em certificação e produção.
Posteriormente foi também desenvolvido, implementado e testado o webservice de
integração com o sistema de Gestão Documental (Fabasoft). Esta integração permite que
a Informação (documento gerado pelo SGATDP) seja inserida de forma automática no
sistema de GD, permitindo a desmaterialização do processo de autorização de
pagamento de despesas a efetuar pela Secção de Contabilidade e Orçamento da SGMF
cujo ficheiro de pagamentos a inserir no Gerfip é também já automaticamente produzido
pelo SGATDP.
Interoperabilidade entre Sistemas (SGATDP e PSC com GD)
Na sequência do arranque do projeto Portal dos Serviços Centralizados (PSC) e
prosseguindo o desenvolvimento da utilização do Sistema de Gestão Documental (GD),
prosseguiu-se com a desmaterialização documental, com os consequentes ganhos em
eficácia e eficiência.
Neste contexto, julgou-se oportuno, integrar no Sistema de Gestão Documental, um
documento interno produzido pelo Sistema de Gestão de Acidentes de Trabalho e
Doenças Profissionais.
Assim, desenvolveram-se dois webservices de integração, destinados a:
Pedidos recebidos através do PSC (enviados pelo GPEARI, IGF, DGO, DGTF,
DGAEP e Gabinetes Governamentais);
Documento produzido pelo SGATDP (Informação – autorização de pagamento
destinada à Contabilidade).
A execução deste projeto, a 31 de dezembro, apresentava uma taxa de execução de
90%.
Relatório de atividades/2015 71
No domínio dos arquivos e documentação
Atividades de responsabilidade social
Papel por alimentos
Em colaboração com a Biblioteca do Centro de Estudos Fiscais, a Biblioteca Central
recolheu um conjunto considerável de publicações duplicadas ou sem qualquer
pertinência para o seu fundo documental, e a 14 de julho de 2015, foi realizada a entrega
com destino ao Banco Alimentar contra a Fome na atividade intitulada “Papel por
Alimentos”.
Campanha de recolha de livros e brinquedos no Natal
Pelo segundo ano consecutivo a Biblioteca Central promoveu uma iniciativa de
angariação de livros infantis e juvenis, assim como de brinquedos destinados às crianças
das aldeias SOS, por altura do Natal. O volume de material recolhido foi de uma tal
dimensão, superando todas as melhores expectativas que, dado ter-se recolhido bem
mais do que o necessário para a faixa etária das atuais crianças das aldeias SOS, o
remanescente foi distribuído por mais duas instituições: o Moinho da Juventude, que
dinamiza um projeto na Cova da Moura com 21 amas, cada uma com 4 crianças com
idades compreendidas entre os 4 meses e os 3 anos; e o Projeto Boa Noite que promove
a animação através da leitura na ala de pediatria do Hospital Distrital de Santarém.
Outras atividades desenvolvidas:
1.1. Revisão da descrição arquivística da série documental “Bens Artísticos”,
compreendendo 78 registos, do fundo da Direcção Geral da Fazenda Pública,
colocação de capilhas e reacondicionamento em unidades de instalação mais
apropriadas. Foi efetuada igualmente a digitalização de todos os documentos
desta série e disponibilizados on-line no “Arquivo e Biblioteca Digital”.
1.2. Revisão da descrição arquivística de 197 registos da série documental
“Conventos de Freiras e Frades” do fundo da Direcção Geral da Fazenda
Pública, com o reacondicionamento em capilhas e unidades de instalação
mais apropriadas.
Relatório de atividades/2015 72
No domínio da informação e relações públicas
A redução da atividade protocolar permitiu à DSIRP reforçar iniciativas na área da
Responsabilidade Social.
Com o objetivo de fomentar atividades de cariz cultural foram promovidos quatro
concertos com a Banda Sinfónica da GNR, alguns deles com cerca de 200 espetadores,
foi organizada uma palestra sobre o Aqueduto das Águas Livres, bem como uma visita
gratuita à exposição „Luz de Lisboa“.
Na área da saúde e desporto, implementaram-se com um preço reduzido e o apoio do
Inatel, aulas de yoga e pilates, nas instalações da Secretaria-Geral e à hora de almoço,
indo por fim ao encontro de uma aspiração muito antiga dos trabalhadores.
Em dezembro foi organizada a quinzena da saúde abrangendo temas como Visão e
Postura, Ergonomia e Gestão do Stress. Outras seis palestras tinham já sido
organizadas, ao longo do ano, com a presença de especialistas em áreas da saúde, a
que se somaram duas recolhas de sangue e medula, iniciativas levadas a cabo com o
apoio do Instituto do Sangue.
Também em dezembro e com o intuito de permitir à DGAP a implementação da Medicina
no trabalho, ficou a DSIRP encarregue da gestão logística necessária à realização dos
exames, análises e consultas, que abrangem todos os trabalhadores da GAF e Ação
Governativa.
No domínio da gestão do aprovisionamento e património
No âmbito do objetivo Garantir a adoção de medidas de segurança e higiene e saúde
no trabalho, a DGAP realizou ações não programadas, designadamente:
Promoção da saúde no trabalho, através do planeamento das primeiras jornadas
de Saúde no Trabalho em conjunto com a Direção de Serviços de Informação e
Relações Públicas.
Relatório de atividades/2015 73
2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista
2.9.1. Recursos humanos
a) Neste total foram considerados 26 trabalhadores da Secretaria-Geral a exercer funções nos
Gabinetes Governamentais (1 técnico de informática, 9 assistentes técnicos e 16 assistentes
operacionais).
b) No total de efetivos planeados estão incluídos 27 trabalhadores em exercício de funções nos
Gabinetes Ministeriais do MF (1 técnico de informática, 10 assistentes técnicos e 16 assistentes
operacionais).
c) No total de efetivos em 31/12/2015 estão incluídos 21 trabalhadores em exercício de funções
nos Gabinetes Ministeriais do MF (1 técnico de informática, 8 assistentes técnicos e 12
assistentes operacionais).
Pese embora, sobre esta matéria sejam discriminados elementos detalhados no Balanço
Social, em Anexo A, relativamente ao Quadro acima, pode referir-se sumariamente:
o número de trabalhadores em 31/12/2015, que totalizava 143, difere do número de
postos de trabalho planeados para 2015 – 160, registando-se 17 postos de trabalho
não ocupados, o que não deixa de ser significativo, pois corresponde a 10,62% dos
recursos humanos previstos;
Quadro 5 - Recursos humanos planeados e desvios verificados
Cargo, carreira ou categoria
Número de trabalhadores da SGMF QUAR 2015
Em 31/12/2014
Planeados para 2015
Em 31/12/2015
DESVIOS
Pontu
ação
atr
ibuíd
a
Ponto
s
Pla
neados
2015
Pontos realizados em 31-12-
2015
DESVIOS
Dirigentes superiores
3 3 3 0 20 60 60 0
Dirigentes intermédios
8 10 8 -2 16 160 128 -32
Coordenadores técnicos
3 4 3 -1 9 36 27 -9
Especialistas de informática
2 3 2 -1 12 36 24 -12
Técnicos de informática
5 5 4 -1 9 45 36 -9
Técnicos superiores
39 47 44 -3 12 564 528 -36
Assistentes técnicos
53 58 54 -4 8 464 432 -32
Assistentes operacionais
29 30 25 -5 5 150 125 -25
Total 142 a) 160 b) 143 c) -17 1515 1360 -155
Relatório de atividades/2015 74
os desvios de alguma dimensão verificam-se na carreira dos assistentes
operacionais, com menos 5 trabalhadores, e na carreira dos assistentes técnicos,
com menos 4 trabalhadores, face ao planeado;
em 31-12-2015, com inclusão dos dirigentes superiores e intermédios, contavam-se
119 colaboradores efetivamente em funções na Secretaria-Geral, pois do total de
143 trabalhadores, 21 encontravam-se adstritos aos Gabinetes dos membros do
Governo na área das Finanças e 3 encontravam-se em situação de baixa por
doença prolongada, superior a 6 meses;
ainda relativamente aos 17 postos de trabalho não ocupados, atrás mencionados,
salienta-se a vacatura de 2 cargos de direção intermédia e de 1 lugar de
coordenação técnica.
Manteve-se em 2015 a já observada tendência de queda dos indicadores de
enquadramento, ainda que muito menos expressiva do que a que ocorreu em 2013, face
a 2012, como se constata no quadro infra.
Pese embora este facto, a que acresce diminuição do número de trabalhadores em
relação aos planeados, pudesse ter dificultado o cumprimento das atribuições cometidas
à Secretaria-Geral, tal não só não ocorreu, como, diversamente, foi assegurado o
desenvolvimento de todos os processos de suporte e de negócio, tanto no âmbito do
apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo na área do MF,
como no da prestação de serviços comuns às entidades centralizadas e a outras
Comissões, tendo ainda sido operacionalizadas as orientações da tutela ou outras
decorrentes de obrigações legais.
A explicação é devida. Só o grau de empenhamento e esforço dos trabalhadores e
dirigentes permitiu honrar todos os compromissos da SGMF.
Tabela 13 – Recursos humanos: indicadores de enquadramento 31-12-2012 31-12-2013 31-12-2014 31-12-2015
Número de trabalhadores em exercício efetivo de funções na SGMF
115 126 116 119
Número de dirigentes intermédios 10 9 8 8
Percentagem de dirigentes intermédios no total de trabalhadores em exercício efetivo
de funções na SGMF
8,7% 7,1% 6,9% 6,7%
Número de coordenadores técnicos 4 3 3 3
Percentagem de coordenadores técnicos no total de trabalhadores em exercício efetivo
de funções na SGMF
3,5% 2,4% 2,6% 2,5%
Relatório de atividades/2015 75
2.9.2. Recursos financeiros
No Quadro abaixo inserem-se os dados mais relevantes relativos à execução dos
orçamentos geridos pela SGMF em 2015 e indicam-se os desvios face ao orçamento
corrigido.
No Relatório de execução orçamental, em Anexo B, efetua-se uma abordagem mais
completa e pormenorizada sobre a gestão financeira e orçamental relativa ao ano
transato.
Quadro 6 - Síntese da execução orçamental e desvios 2015
Designação Planeados QUAR aprovado
Orçamento corrigido
Executados até 31-12-2015, face
ao corrigido
Desvios face ao corrigido
€ % Saldo (€) %
Orçamento de Funcionamento (SGMF+EG+CNC)
24 195 722,00 22 724 786,00 23 584 703,71 104 + 859 917,71 + 4
Despesas com Pessoal 5 570 337,00 5 126 482,00 4 606 587,32 90 519 894,68 -10
Aquisição de Bens e Serviços
6 788 358,00 5 760 276,00 2 811 670,60 49 2 948 605,40 -51
Outras Despesas Correntes
10 173 378,00 10 174 429,00 15 626 026,68 154 +5 451 597,68
+54
Despesas de capital 1 663 649,00 1 663 599,00 540 419,11 32 1 123 179,89 -68
CRESAP+UTAP+UTAM 2 292 762,00 2 226 742,00 1 979 918,42 89 246 823,58 -11
IGF+GPEARI+DGAEP +DGO+DGTF
34 161 609,00 33 337 399,00 25 995 626,44 78 7 341 772,56 -22
AG 4 591 809,00 4 498 179,00 4 236 055,99 94 262 123,01 -6
Total 65 241 902,00 62 787 106,00 55 796 304,56 89 6 990 801,44 -11
Relatório de atividades/2015 77
3.1. Apreciação dos resultados alcançados
No presente documento procurou fazer-se a descrição completa, ainda que sucinta, do
conjunto extenso de atividades desenvolvidas em 2015 pelas oito unidades orgânicas
internas da SGMF, enquadrando-a numa análise que se pretendeu rigorosa e apoiada
em dados quantificáveis.
A relevância dada ao capítulo dedicado à autoavaliação decorre da regulamentação
legal, que exige a menção expressa à execução do QUAR anual, assente na taxa de
realização do conjunto de objetivos e indicadores que o compõem. Alude-se ainda aos
projetos, iniciativas e aos outros objetivos operacionais dos diferentes departamentos,
que concorreram para a materialização dos resultados anuais da SGMF e para a
estratégia plurianual fixada.
Apesar de se ter contado com menos 17 trabalhadores do que se tinha previsto no
planeamento, logrou-se dar cumprimento às atribuições cometidas, conquanto com
acrescida sobrecarga de algumas equipas e respetivos coordenadores ou dirigentes.
Todavia, é indubitável que foi atingido um bom nível de desempenho institucional, como
se pode comprovar em vários pontos deste relatório. Sintetizam-se alguns dos principais
resultados alcançados, referidos ao longo da exposição:
superação de 6 (75%) dos objetivos do QUAR para 2015 e concretização dos
restantes 2 (25%);
superação de 12 (75%) dos indicadores do QUAR e realização de 3 (25%);
concretização ou superação de 85,71% dos objetivos prosseguidos pelas unidades
orgânicas;
execução ou superação de 56 (87,5%) indicadores destas Unidades Orgânicas;
conclusão de 6 dos 13 projetos planeados e desenvolvidos extra plano;
desenvolvimento a 100% de inúmeros processos de negócio e de suporte.
Relatório de atividades/2015 78
3.2. Proposta de menção qualitativa
Atento o disposto no n.º 1 do Artigo 18.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, o
“Desempenho bom” deverá ser atribuído ao serviço que atinja todos os objetivos,
superando alguns.
Assim, como resultado da auto-avaliação a que procedemos, proponho a atribuição da
menção qualitativa de Desempenho Bom.
O Secretário-Geral
Rogério Peixoto
Relatório de atividades/2015 79
3.3. Conclusões prospetivas
Como factor muito relevante a ocorrer em 2016, a SGMF tem já bem presente o quadro
de exigência pautado pela mudança do modelo de centralização de atribuições comuns
na SGMF, prosseguido entre 2013 e 2015, para um modelo de partilha a efetivar no
quadro do artigo 8.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro. É um modelo cuja robustez
normativa – assim se crê – terá importantes desenvolvimentos no Decreto-Lei de
Execução Orçamental.
Como sempre sucede quando ocorrem mudanças deste tipo, a alteração ora consagrada
decerto trará impacto no normal funcionamento das nossas organizações e nos modelos
de trabalho que até agora caracterizavam o relacionamento da SGMF como os seus
parceiros integrados na GAF. A SGMF saberá estar à altura das suas responsabilidades,
tendo já suficientemente consolidado o seu quadro mental de atuação enquanto
prestadora de serviços neste novo quadro.
A disponibilidade da SGMF tem a mesma determinação e grau de convicção que sempre
a animou. Quiçá aumentada por uma forma de atuação que indiscutivelmente promove a
cooperação institucional assente em responsabilidades claramente definidas, de acordo
com a lei. A SGMF afirmou já aos seus parceiros a firme intenção de, através dos nossos
interlocutores junto de cada um deles, contribuir para consolidar os nossos processos de
trabalho, sempre com o objetivo da eficiência e da simplificação da gestão pública.
Não se deixará de apostar na melhoria contínua, nomeadamente com o desenvolvimento
do projeto CAF (Common Assessment Framework), com a continuação da
desmaterialização processual e com a agilização dos circuitos relacionais internos e
externos, que potenciarão effectiveness e qualidade da resposta da SGMF aos seus
clientes.
Por último e sem ambiguidade, permita-se referir que o desempenho da SGMF requer
uma aposta firme na valorização dos seus recursos humanos, muito em especial na
aquisição de competências que permita edificar uma massa crítica ajustada às suas
responsabilidades estatutárias. Por outro lado e como em várias ocasiões se tem
sustentado, impõe-se um ajustamento orgânico da SGMF.
Relatório de atividades/2015 80
Pretende-se que a SGMF esteja capaz de proporcionar elevados níveis de compromisso
assumidos perante as entidades que serve, prestando serviços, muito mais do que
processando informação, reorientando os seus objetivos e performance para a qualidade
e melhoria de processos e adotando uma cultura de front office. Decerto, como moldura
que deve nortear toda a sua atividade, constituindo este um dos aspetos mais críticos da
sua atuação, impõe-se que a SGMF seja um serviço modelar na área do controlo interno,
proporcionando as condições para a criação de massa crítica que sustente uma cultura
de controlo interno e, consequentemente, garanta a eficiência e eficácia das operações, a
confiança nas demonstrações financeiras, a conformidade com as leis e os regulamentos,
proporcionando por essa forma um ambiente de controlo sustentado na avaliação do
risco e em atividades de controlo, informação, comunicação e monitorização.
Relatório de atividades/2015 81
GLOSSÁRIO
Gabinetes Governamentais do MF
GMF – Gabinete do Ministro das Finanças
GSEATF – Gabinete do Secretário de Estado Adjunto, do Tesouro e das Finanças
GSEAF - Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais
GSEO - Gabinete do Secretário de Estado do Orçamento
GSEAEP – Gabinete da Secretária de Estado da Administração e do Emprego Público
MF – Ministério das Finanças
AT – Autoridade Tributária e Aduaneira
DGAEP - Direção-Geral da Administração e Emprego Público
DGO – Direção-Geral do Orçamento
DGTF - Direção-Geral do Tesouro e Finanças
GPEARI – Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais
IGF – Inspeção-Geral de Finanças
INA – Direção-Geral de Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas
SSAP – Serviços Sociais da Administração Pública
SGMF – Secretaria-Geral do Ministério das Finanças
ACMF – Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças
UGP – Unidade de Gestão Patrimonial
Outras
AMA, I.P. – Agência para a Modernização Administrativa
AG – Área Governamental
AOV – Aluguer Operacional de Viaturas
AQ – Acordo Quadro
BEP - Bolsa de Emprego Público
BSC – Balanced Scorecard
CEGER – Centro de Gestão da Rede Informática do Governo
DGLAB – Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas
DUC – Documento Único de Cobrança
EC - Entidade Coordenadora do Programa Orçamental do Ministério das Finanças
GAF – Gestão Administrativa e Financeira
GD – Gestão Documental
GERFIP - Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (sistema de
informação)
Relatório de atividades/2015 82
GERHUP – Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (sistema de informação)
GT – Grupo de trabalho
IT – Infraestrutura Tecnológica
OE – Objetivo Estratégico
OO – Objetivo Operacional
OPE – Oferta Pública de Emprego
PGPI – Programa de Gestão do Património Imobiliário
PVE – Parque dos Veículos do Estado
QGA – Quadro Geral de Adidos
QEI – Quadro de Efetivos Interdepartamentais
QUAR – Quadro de Avaliação e Responsabilização
RH – Recursos Humanos
SG – Secretaria-Geral
SIADAP – Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração
Pública
SIIE – Sistema de Informação dos Imóveis do Estado
SIOE - Sistema de Informação de Organização do Estado
SME – Sistema de Mobilidade Especial
TI – Tecnologias de Informação
TIC – Tecnologias de Informação e Comunicação
UO – Unidade Orgânica