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1 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA ARQUIVO NACIONAL RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2015 Rio de Janeiro Março/2016

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MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

ARQUIVO NACIONAL

RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2015

Rio de Janeiro

Março/2016

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MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

ARQUIVO NACIONAL

RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2015

Relatório de Gestão do exercício de 2015,

apresentado aos órgãos de controle interno e externo

e à sociedade como prestação de contas anual, a que

esta Unidade Jurisdicionada está obrigada nos

termos do parágrafo único do art. 70 da Constituição

Federal, elaborado de acordo com as disposições da

IN TCU nº 63/2010, da DN TCU nº 146/2015 e da

Portaria TCU nº 321, de 30/11/2015, bem como das

orientações do órgão de controle interno contidas na

Portaria CGU nº 522/2015, que aprova a Norma de

Execução nº 1/2015.

Rio de Janeiro

Março/2016

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1 – ELEMENTOS PRÉ-TEXTUAIS

1.3 Lista de Siglas e Abreviações

art. – artigo

CGU – Controladoria-Geral da União

CNAE – Cadastro Nacional de Atividade Econômica

CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica

CNV – Comissão Nacional da Verdade

COACE - Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental

COACO – Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos

COAD - Coordenação-Geral de Administração

COADI – Coordenação de Atendimento a Distância

COCAC – Coordenação de Consultas ao Acervo

CODAC – Coordenação DE Documentos Audiovisuais e Cartográficos

CODEARQ- Código de Entidade Custodiadoras de Acervos Arquivísticos

CODES – Coordenação de Documentos Escritos

COGED - Coordenação-Geral de Gestão de Documentos

COLOG - Coordenação de Recursos Logísticos

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos

COPAC - Coordenação de Preservação do Acervo

COPED – Coordenação de Pesquisa e Difusão do Acervo

COPRA – Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo

COREG - Coordenação Regional no Distrito Federal

CORHU - Coordenação de Recursos Humanos

COROF - Coordenação de Recursos Orçamentários e Financeiros

COTIN - Coordenação de Tecnologia da Informação

CPF – Cadastro de Pessoa Física

CPGF – Cartão de Pagamento do Governo Federal

CRC – Conselho Regional de Contabilidade

DBR – Declaração de Bens e Rendas

Dec. – Decreto

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DIPAR – Divisão de Protocolo e Arquivo

DN – Decisão Normativa

DOU – Diário Oficial da União

GABIN – Gabinete da Direção-Geral

IN – Instrução Normativa

LOA – Lei Orçamentária Anual

MAPA – Memória da Administração Pública Brasileira

NE – Norma de Execução

nº - número

OCI – Órgão de Controle Interno

OFSS – Orçamento Fiscal e da Seguridade Social

PC – Prestação de Contas

Port. – Portaria

PPA – Plano Plurianual

RFB – Receita Federal do Brasil

RG – Relatório de Gestão

SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal

SIAPE – Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos

SIASG – Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais

SIGA – Sistema de Gestão de Documentos, da Administração Pública Federal

SINAR – Sistema Nacional de Arquivos

Spiunet – Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União

SISAC – Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões

Siconv – Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria

Siop – Sistema Integrado de Planejamento e Orçamento

SIORG – Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal

STN – Secretaria do Tesouro Nacional

TCU – Tribunal de Contas da União

TI – Tecnologia da Informação

UG – Unidade Gestora

UJ – Unidade Jurisdicionada

UO – Unidade Orçamentária

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1.4 Listas de quadros, tabelas, relações, gráficos e figuras

Quadro 1 – Relação de servidores com DAS até 31.12.2015

Quadro 2 – Informações sobre Áreas ou Subunidades Estratégicas

Quadro 3 – Macroprocessos Finalísticos

Quadro 4 – Mapa estratégico do MJ

Quadro 5 - Indicadores estratégicos

Quadro 6 – Projetos estratégicos

Quadro 7 – Mapa estratégico do NA

Quadro 8 – Indicadores gerenciais

Quadro 9 - Indicadores e metas estratégicas

Quadro 10 – Objetivo 1 – Desenvolver competências com ênfase na capacitação técnica

Quadro 11 - Objetivo 2 – Desenvolver cultura favorável à integração e ás mudanças

Quadro 12 - Objetivo 3 – Assegurar infraestrutura física e tecnológica

Quadro 13 – Objetivo 4 – Implementar sistemas integrados e ambientes tecnológicos seguros

Quadro 14 – Objetivo 5 – Assegurar recursos orçamentários e financeiros e otimizar sua aplicação

Quadro 15 – Objetivo 6 – Desenvolver e implantar infraestrutura organizacional e tecnológica

Quadro 16 – Objetivo 7 – Integrar, coordenar e fiscalizar as atividades de gestão de documentos.

Quadro 17– Objetivo 8 – Promover o acesso à informação ao Governo e ao cidadão

Quadro 18 – Objetivo 9 – Assegurar o controle intelectual e físico do acervo

Quadro 19 – Objetivo 10 – Promover a difusão do acervo

Quadro 20– Objetivo 11 – Construir e consolidar políticas públicas na área de arquivos

Quadro 21 – Objetivo 12 – Orientar os órgãos e entidades integrantes do SINAR

Quadro 22 – Objetivo 13 – Produzir e/ou disseminar conhecimentos, procedimentos, boas práticas.

Quadro 23 - Metas Quantificativas

Quadro 24 - Metas Qualitativas

Quadro 25 - Ações de Relacionadas a Programa Temático do PPA de Responsabilidade da UPC –

OFSS

Quadro 26 - Ação/Subtítulos – OFSS

Quadro 27 – Despesas por modalidade de contratação

Quadro 28 – Despesas por grupo e elemento de despesa

Quadro 29 – Resumo dos instrumentos celebrados e dos montantes transferidos nos últimos três

exercícios

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Quadro 30 – Resumo da prestação de contas sobre transferências concedidas pela UPC na

modalidade de convênio, termo de cooperação e de contrato de repasse.

Quadro 31 – Situação da análise das contas prestadas no exercício de referência do relatório de

gestão

Quadro 32 – Concessão de suprimento de fundos

Quadro 33 – Utilização de suprimento de fundos

Quadro 34 – Classificação dos gastos com suprimento de fundos no exercício de referência

Quadro 35– Ouvidoria (eletrônica/presencial e postal) – 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2015.

Quadro 36 – Informações sobre a adoção de critérios e procedimentos estabelecidos pelas NBC

Quadro 37 – Declaração do contador

Quadro 38 – Força de Trabalho da UPC

Quadro 39 – Distribuição da lotação Efetiva

Quadro 40 - Detalhamento da estrutura de cargos em comissão e funções gratificadas da UPC

Quadro 41 – A – Faixa etária

Quadro 42 – B - Servidores

Quadro 43 – C – Tipologia de ocorrências

Quadro 44 – D – Tipologias dos afastamentos

Quadro 45 - E - Servidores capacitados

Quadro 46 – Cargos e atividades inerentes às categorias funcionais do Plano de Carreira da UPC

Quadro 47 – Despesa do pessoal

Quadro 48 – Composição dos estagiários

Quadro 49 – Contratação de prestação de serviços não abrangidos pelo plano de cargos da UPC

Quadro 50 - Frota de veículos própria

Quadro 51 - Distribuição espacial dos bens imóveis de uso especial

Quadros 52 – Imóveis de propriedade da União sob-responsabilidade da UPC

Quadro 53 – Ações e investimentos da COTIN

Quadro 54 – Contratos na área da TI

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1.5 Sumário

1 – ELEMENTOS PRÉ-TEXTUAIS .............................................................................................. 2

1.3 Lista de Siglas e Abreviações ............................................................................................... 2

1.4 Listas de quadros, tabelas, relações, gráficos e figuras .......................................................... 4

2. APRESENTAÇÃO .................................................................................................................... 10

2.1 As Principais Realizações no Exercício ............................................................................... 10

3. VISÃO GERAL DA UNIDADE ............................................................................................... 15

3.1Finalidade e competências da Unidade ................................................................................ 16

3.2 Normas e Regulamento de Criação, Alteração e Funcionamento da Unidade .................. 16

3.2.1 Normas de criação e alteração da Unidade Jurisdicionada ........................................... 16

3.2.2 Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade Jurisdicionada

............................................................................................................................................... 18

3.3 Ambiente de Atuação.......................................................................................................... 21

3.4 Organograma ....................................................................................................................... 25

GABIN ....................................................................................................................................... 27

- planejar, dirigir, orientar, supervisionar, avaliar e controlar a execução dos projetos e

atividades do Arquivo Nacional; ............................................................................................... 27

Diretor-Geral .............................................................................................................................. 27

COACE – Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental ............................................ 27

- planejar de forma integrada, coordenar e supervisionar as atividades de acesso, difusão e

divulgação do acervo arquivístico e bibliográfico da Instituição; ............................................. 27

Coordenadora-Geral................................................................................................................... 27

COGED – Coordenação-Geral de Gestão de Documentos ........................................................ 27

- prestar orientação técnica aos órgãos e entidades integrantes do SIGA/APF ......................... 27

Coordenadora-Geral................................................................................................................... 27

COPRA – Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo ............................ 28

- planejar, de forma integrada, coordenar e supervisionar as atividades de tratamento técnico e

preservação dos documentos sob a sua guarda e de orientação técnica a instituições

custodiadoras de acervos arquivísticos, em especial a órgãos e entidades da Administração

Pública Federal .......................................................................................................................... 28

Coordenador-Geral .................................................................................................................... 28

COAD - Coordenação-Geral de Administração ........................................................................ 28

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- planejar, de forma integrada, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com a

gestão de pessoas, a administração do orçamento e finanças, dos procedimentos licitatórios, dos

serviços de informática, do suprimento e do patrimônio, a gestão de documentos, avulsos e

processos recebidos e expedidos pelo Arquivo Nacional; dos serviços de segurança das

instalações e de recepção; .......................................................................................................... 28

Coordenador-Geral .................................................................................................................... 28

COREG – Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal ............................ 28

Coordenadora Regional ............................................................................................................. 28

3.5 Macroprocessos finalísticos ................................................................................................. 29

Elaboração, implementação e acompanhamento da política nacional de arquivos ................... 29

Municípios brasileiros................................................................................................................ 29

Usuários, sociedade, instituições públicas e privadas e comunidade acadêmica ....................... 29

Número de órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados quanto à gestão documental e

à proteção especial dos documentos de arquivo ........................................................................ 29

Número de municípios orientados para a criação de arquivos públicos municipais.................. 29

Número de parceiros da Rede Memórias Reveladas ................................................................. 29

Número de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados na aplicação

das normativas aprovadas pelo CONARQ ................................................................................ 29

Preservação, acesso e difusão do acervo arquivístico sob a sua guarda .................................... 30

Modernização dos serviços de gestão de documentos nos órgãos e entidades integrantes do siga

(sistema de gestão de documentos de arquivo, da Administração Pública Federal ................... 31

Número de projetos do Programa ANDigital ............................................................................ 31

Número de reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades integrantes do SIGA para

orientação no âmbito da gestão de documentos. ........................................................................ 31

Número de servidores de órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados em gestão de

documentos. ............................................................................................................................... 31

Número de reuniões técnicas integrantes do SIGA que desenvolvem atividades de gestão de

documentos de forma sistêmica. ................................................................................................ 31

4. PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL E DESEMPENHO ORÇAMENTÁRIO ............... 33

4.1 Planejamento Organizacional ............................................................................................. 33

4.1.3 Estágio de implementação do planejamento estratégico .............................................. 54

4.2 Desempenho orçamentário ................................................................................................. 55

4.3. – Objetivos estabelecidos no PPA de responsabilidade da unidade e resultados alcançados

................................................................................................................................................... 56

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4.3.1 Execução Física e Financeira das Ações da LOA de Responsabilidade da Unidade ... 75

4.3.2 Informações sobre a execução da despesa .................................................................... 77

4.3.3 Execução Descentralizada com Transferência de Recursos ........................................ 79

4.3.4 Suprimento de Fundos, Contas Bancárias Tipo B e Cartões de Pagamento do Governo

Federal ................................................................................................................................... 83

4.4 Desempenho Operacional ................................................................................................... 87

5. GOVERNANÇA ....................................................................................................................... 87

5.1 Descrição das estruturas de governança .............................................................................. 87

5.2 Atividades de correição e apuração de ilícitos administrativos ........................................... 87

5.3 Gestão de riscos e controles internos .................................................................................. 87

6. RELACIONAMENTO COM A SOCIEDADE ......................................................................... 89

6.1 Canais de acesso ao cidadão ................................................................................................ 89

6.2 Carta de Serviços ao Cidadão .............................................................................................. 90

6.3 Aferição do grau de satisfação dos cidadãos-usuários ......................................................... 91

6.4 Mecanismos de transparência das informações relevantes sobre a atuação da unidade ...... 92

7. DESEMPENHO FINANCEIRO E INFORMAÇÕES CONTÁBEIS ....................................... 93

7.1 – Tratamento contábil da depreciação, da amortização e da exaustão de itens do patrimônio

e avaliação e mensuração dos ativos e passivos ........................................................................ 93

7.2 Demonstrações contábeis exigidas pela Lei 4.320/64 e notas explicativas ......................... 96

8. ÁREAS ESPECIAIS DA GESTÃO .......................................................................................... 97

8.1 Gestão de Pessoas ................................................................................................................ 97

8.1.1 Estrutura de Pessoal da Unidade ................................................................................... 97

8.1.2 Qualificação e Capacitação da Força de Trabalho ..................................................... 100

8.1.3 Irregularidades na Área de Pessoal ............................................................................ 101

8.1.4 Acumulação Indevida de Cargos, Funções e Empregos Públicos .............................. 101

8.1.5 Demonstração das Despesas com Pessoal .................................................................. 103

8.1.6 Gestão de riscos relacionados ao pessoal .................................................................... 104

8.1.6.1 Riscos identificados na gestão de pessoas ................................................................... 104

8.1.6.2 Indicadores Gerenciais sobre Recursos Humanos ..................................................... 104

8.1.7– Contratação de pessoal de apoio ............................................................................... 105

8.2 Gestão de Patrimônio e da infraestrutura ........................................................................... 107

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8.2.1 Gestão da frota de veículos própria e terceirizada ...................................................... 107

8.2.2 Demonstração da situação dos imóveis da União ....................................................... 109

Quadro 51 - Distribuição espacial dos bens imóveis de uso especial ..................................... 109

8.2.3 Informações sobre a gestão dos ativos imobiliários.................................................... 110

8.2.4– informações sobre as principais obras e serviços de engenharia relacionados a

atividade-fim ........................................................................................................................ 110

8.3 Gestão de tecnologia da informação ................................................................................. 111

8.3.1 Contratos na Área de Tecnologia da Informação em 2015 ......................................... 113

8.4 - Gestão ambiental e sustentabilidade.....................................................................................115

8.5 - Gestão de fundos...................................................................................................................115

8.6 - Informações sobre depósitos judiciais e extrajudiciais........................................................115

9 – CONFORMIDADE DE GESTÃO E DEMANDAS DOS ÓRGÃOS DE CONTROLE ...... 115

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2. APRESENTAÇÃO

O Relatório de Gestão está estruturado conforme disposições da Instrução

Normativa TCU nº 63/2010, da Decisão Normativa TCU nº 146/2015 e da Portaria TCU

nº 321 de 30/11/2015, bem como das orientações do órgão de controle interno contidas na

Portaria CGU nº 522/2015, que aprova a Norma de Execução nº 1/2015.

As informações estão estruturadas, por item, nos termos da Parte A, Anexo II da

DNTCU nº 146, de 2016, adequando-se especialmente à implantação do novo Sistema de

Prestação de Contas (e contas).

Os quadros estão numerados sequencialmente na ordem em que aparecem no

texto.

Alguns dos quadros referenciados na Portaria TCU nº 321/2015, não foram

apresentados no Relatório, por tratarem de situações não ocorridas no exercício ou que

não se aplicam ao TCU. Na introdução do respectivo capítulo, será noticiada a supressão.

2.1 As Principais Realizações no Exercício

No plano da Política Nacional de Arquivos, as principais ações do Plenário do

Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ foram: aprovação da Resolução nº 43, de 4

de setembro de 2015, que altera a Resolução nº 39, de 29 de abril de 2014, que estabelece

diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis; análise da proposta

para reconhecimento como de interesse público e social do acervo privado da Caliban

Produções Cinematográficas (Cineasta Silvio Tendler); aprovação de nova Proposta de

Projeto de Lei de Autos Findos; análise e discussão sobre proposta de Decreto que

revogará o Decreto nº 4.073 de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8

de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

A Coordenação de Apoio ao CONARQ, administrada pelo Arquivo Nacional,

realizou as seguintes atividades: Continuidade da Campanha de fomento para criação e

desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais, que contou com o envio de 1.750

exemplares da publicação Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais:

Transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania, para ser distribuída

em 5 eventos da área de arquivos, nos quais o CONARQ foi parceiro; Cadastro de 33

instituições no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos;

Realização do evento de capacitação “Treinamento em Segurança e Salvaguarda de

Acervos Documentais”, com duração de 3 dias, no qual os ministrantes do Treinamento

eram membros do Grupo de Segurança de Acervos da Câmara Técnica de Preservação de

Documentos do CONARQ, contando com a participação de 60 pessoas.

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No âmbito da Política Internacional de Arquivos, por meio do Ajuste

Complementar ao Acordo de Cooperação Técnica entre o Governo da República

Federativa do Brasil e o Governo da República Democrática de Timor-Leste e da

República de Moçambique, com a interveniência da Agência Brasileira de Cooperação

(ABC), do Ministério das Relações Exteriores, o Arquivo Nacional atuou

respectivamente nos projetos “Apoio à Implementação de Sistema Nacional de

Arquivos”, no Timor Leste, e “Apoio à Implementação do Sistema Nacional de Arquivos

do Estado” (SNAE), em Moçambique. O Brasil, pela relevância obtida durante o período

em que sediou a Associação Latino-americana de Arquivos – ALA, foi indicado à

presidência do Comitê Intergovernamental do Iberarchivos – Programa ADAI, uma

iniciativa de cooperação e integração dos países ibero-americanos, articulada e ratificada

pelas Conferências Ibero-americanas de Chefes de Estado e de Governo.

No âmbito do PO Gestão de Documentos Federais atendeu a 149 órgãos e

entidades da Administração Pública Federal, prestando 885 orientações técnicas. Sendo

que a Equipe de Gestão de Documentos prestou 680 orientações no que diz respeito à

elaboração, análise para aprovação e aplicação de códigos de classificação e tabelas de

temporalidade e destinação de documentos de arquivo, à elaboração e análise para aprovação

de listagens de eliminação de documentos, ao acompanhamento dos trabalhos e atuação das

Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos e ao tratamento de acervos produzidos

e acumulados por órgãos e entidades extintos. Foram aprovadas 153 Listagens de Eliminação

de Documentos e publicados 51 Editais de Ciência de Eliminação de Documentos no DOU,

referentes às listagens de eliminação autorizadas pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional, e a

Equipe de Apoio à Coordenação do Siga realizou o monitoramento das atividades

realizadas pelos Presidentes/Coordenadores das Subcomissões de Coordenação do SIGA

dos Ministérios e órgãos equivalentes, em especial dos que recebem e dos que estão aptos

a receber, pelo SIGA, a Gratificação Temporária das Unidades dos Sistemas

Estruturadores da Administração pública federal– GSISTE; elaborou e atualizou a lista

com 96 Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, com base no art. 18,

Decreto nº 4.073 de 3 de janeiro 2002, e 22 Comissões de Avaliação de Documentos

Sigilosos de órgãos e entidades da administração pública federal, sempre com base nos

seus respectivos atos de constituição e nomeação, incluindo meios de contato; houve 226

novos cadastrados no Cadastro Nacional dos Integrantes do SIGA, no período;

elaboração de novo sítio eletrônico do SIGA com base na plataforma (Content

Management System) gratuita Joomla!, visando maior acessibilidade, usabilidade e pleno

atendimento às diretrizes do Governo eletrônico (e-GOV), cuja estrutura já está montada,

estando em fase de transferência de conteúdo com as devidas adaptações; gerenciamento

dos processos de inscrição e divulgação de 3 Cursos Básicos de Capacitação de Gestão de

Documentos e 2 Oficinas de Classificação de Documentos, ministrados por técnicos do

Arquivo Nacional nas cidades do Rio de Janeiro e Brasília, onde foram capacitados 129

servidores de 99 órgãos. Foram feitos 240 atendimentos a servidores e empregados

públicos, em especial Membros da Comissão de Coordenação do SIGA e das Comissões

Permanentes de Avaliação de Documentos e de Documentos Sigilosos de órgãos e

entidades da administração pública federal integrantes do SIGA, versando sobre

diferentes matérias no âmbito do SIGA. Sendo que a Equipe de Documentos Digitais

atuou na gerência do Programa Permanente de Preservação e Acesso a Documentos

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Arquivísticos Digitais do Arquivo Nacional (AN Digital), especialmente na revisão da

Política de Preservação Digital e no monitoramento da implantação das melhorias

propostas no projeto de Modelagem de Processos do AN Digital. Realizou a capacitação

de 69 servidores integrantes do SIGA em gestão e preservação de documentos digitais.

Prestou 89 orientações técnicas em gestão e preservação de documentos arquivísticos

digitais. Analisou o Sistema Eletrônico de Informações - SEI e colaborou com o

Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão propondo melhorias com vistas à

adequação do SEI aos procedimentos arquivísticos. Mediante a participação na Câmara

Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos, desenvolveu

estudos relativos à implantação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis.

Participou do projeto internacional InterPARES Trust de preservação de documentos

arquivísticos digitais no contexto da internet. E finalmente, a Equipe de Gestão de

Documentos da Coordenação Regional no Distrito Federal prestou 116 assistências

técnicas.

A Equipe Memória da Administração Pública Brasileira (MAPA) atuou com

o objetivo de reunir informações sobre a organização administrativa central e federal

brasileira, nos períodos colonial, monárquico e republicano, destacando-se a atualização

do sítio e da base de dados Mapa/SIAN, o desenvolvimento do projeto “Estado,

administração e reforma: o Governo Provisório de Getúlio Vargas, 1930-1934 (2ª fase)”,

com o levantamento de 150 órgãos da administração pública federal, na base de dados

MAPA/SIAN; as publicações virtuais “Dicionário da Administração Pública On-line”,

com 68 novos verbetes, e a série “Cadernos Mapa”, com dois novos volumes, a Secretaria

de Fazenda do século XIX e o Ministério da Justiça na República Velha.

Nas ações relativas ao PO Sistema de Atendimento ao Usuário, cumprindo sua missão

de dar acesso à informação e garantir ao cidadão os seus direitos, o Arquivo Nacional

realizou, até 31 de dezembro de 2015, 1.314.515 atendimentos divididos nas

modalidades: “presencial” e “a distância” (32.489) e por meio dos sítios institucionais

(1.282.026). Deu-se continuidade ao atendimento à pesquisa e reprodução de documentos

dos órgãos de informação do regime militar, orientando o acesso às bases e outros

instrumentos de recuperação da informação dos fundos e coleções de interesse. Com o

encerramento das atividades da Comissão Nacional da Verdade, os pesquisadores das

comissões estaduais, assim como o cidadão interessado nestes acervos, passaram a ser

atendidos em espaço próprio na Sala de Consultas do Arquivo Nacional. Foram

atendidas, até outubro de 2015, 35 requisições de serviço de reprodução digital,

compreendendo 489 dossiês copiados.

Nas ações relativas ao PO Preservação do Acervo Nacional, foram

desenvolvidas ações de ampliação do controle e disponibilização de informações ao

cidadão, por meio da preservação de 888 fundos arquivísticos sob a guarda do Arquivo

Nacional e do processamento técnico de 141 fundos, destacando-se os Fundos relativos

ao projeto 'Informação sob controle: ações de preservação e acesso a acervos de memória

política e social sob guarda do Arquivo Nacional', o projeto “Entrada de passageiros no

Porto do Rio de Janeiro – Controlar para disponibilizar”, com recursos do Banco

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Nacional de Desenvolvimento econômico e Social – BNDES e do projeto “Organização

dos processos referente a Série Apelação Cível do Fundo relação do Rio de Janeiro”, em

parceria com a Universidade Estadual de Campinas – UNICAMP. No portal institucional,

323 instrumentos de pesquisa foram publicados, com vistas à ampliação do acesso do

cidadão à informação governamental, e foram inseridos 786.182 registros em bases de

dados para acesso via Web. O Arquivo Nacional recebeu por doação 04 acervos, o Fundo

Associação dos Arquivistas Brasileiros – AAB, o Fundo Marcos Medeiros, o Fundo

Construtora União Ltda – CIUPEC e o Fundo José Amádio e, recolheu 01 acervo, o

Fundo Comissão Nacional da Verdade – CNV. Foram digitalizados 252.016 itens

documentais (documentos escritos, sonoros, iconográficos e cartográficos), gerando o

mesmo número de representantes digitais matrizes em alta resolução (TIFF) e 84.631

representantes digitais derivados em PDF multipáginas organizados por processos ou

dossiês. Foram também prestadas assistências técnicas para tratamento arquivístico e

preservação de acervos de diversas instituições brasileiras.

Na competência do PO Promoção de Eventos, foram organizadas diversas

atividades de difusão relacionadas aos 450 anos da cidade do Rio de Janeiro: a exposição

Rio 1908: a cidade de portos abertos (1º semestre), que celebra o centenário da abertura

dos portos e o ingresso do Rio de Janeiro na modernidade; Rio em movimento (2º

semestre), que destaca as transformações na região central da cidade desde a colônia até

finais dos anos 1970; a exposição Orquídeas do Rio de Janeiro, em parceria com

OrquidaRio, com representações dos naturalistas, botânicos, desenhistas e fotógrafos

desde os primeiros anos do Brasil colônia até os dias de hoje; a exposição Brasil ao

Milionésimo (virtual), que registra a nova cartografia elaborada por Francisco Bhering; e

o Seminário Rio de Janeiro 450 anos fazendo história (31 ago. a 4 set.).

O Arquivo Nacional participou da 13ª Semana de Museus (maio), organizada pelo

IBRAM, e da Maratona Cultural Cidade Olímpica (agosto), evento que marcou o

lançamento da contagem regressiva para os Jogos Olímpicos e Paralímpicos. Por ocasião

da visita da comitiva do diretor internacional do Programa Memória do Mundo/Unesco,

foi organizada uma mostra com os acervos da instituição nominados pelo Programa. O

Arquivo Nacional promoveu a itinerância de 3 exposições: 50 anos de Desenvolvimento

Nacional, que percorreu 8 municípios do estado do Rio de Janeiro, Jango, nossa breve

história, que, em parceria com o Instituto João Goulart, foi exibida no Iphan/Amapá e Rio

1908: a cidade de portos abertos, em exibição no BNDES. Dentre os seminários,

destacam-se o I Encontro de Acervos Fotográficos, organizado pela COPRA (8 e 9 set.),

o Seminário do Golpe de 1964 a Nova República, do Memórias Reveladas (18 set.), e o

Colóquio Internacional O controle dos corpos e das mentes: estratégias de dominação

dos regimes fascistas e autoritários, em parceria com o Laboratório de Estudos sobre

Etnicidade, Racismo e Discriminação/LEER/USP, que reuniu 17 pesquisadores

brasileiros e estrangeiros (21 a 23 out.). Ainda em outubro, foi festejado o Dia Mundial

do Patrimônio Audiovisual, cujo tema se concentrou na proteção aos registros identitários

dos povos de matriz africana. Em novembro foi realizada a 1ª edição do Arquivo em

cartaz, festival que promove a preservação e utilização de filmes de arquivos. Compõem

o evento mostra competitiva de cinema de arquivo, mesas-redondas, sessões Arquivo faz

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Escola e mostra Arquivo do Amanhã, além da edição da revista. Anteriormente já haviam

sido realizadas, no âmbito do Arquivo em cartaz, 3 oficinas técnicas e 2 oficinas de

formação, em parceria com a UERJ, além de 5 itinerâncias (2 na UFF e 3 na UERJ). A

exposição Jango, nossa breve história, foi editada para o site Exposições Virtuais. Pela

Coordenação Regional – COREG, em Brasília, está sendo realizada a exposição

fotográfica itinerante Derecho a la memoria, la verdade y la justicia: la Comisión

Nacional de la Verdad investiga las graves violaciones de Derechos Humanos

perpetradas por la Dictadura Militar en Brasil (1964-1985), inaugurada em 13 de

outubro de 2015, na Faculdade de Geografia e História da Universidade de Salamanca.

Em 2015 realizou-se também mais uma edição do Prêmio Arquivo Nacional de

Persquisa. Dentre os acordos de cooperação técnica, destacam-se as atividades

desenvolvidas com o Colégio Pedro II. Este ano realizou-se também mais uma edição do

Prêmio Arquivo Nacional de Pesquisa que selecionou 3 monografias com base no acervo

da Instituição sobre escravidão, ordens honoríficas e participação política dos índios no

Nordeste.

O programa de visitas técnicas do Arquivo Nacional recebeu, até o final do ano,

1.096 visitantes, englobando 67 instituições, com destaque para as instituições de ensino

profissionalizante ESPRO, SENAI, CIEE e SENAC.

Nas ações relativas ao PO Publicações Técnico-científicas, o Arquivo Nacional

editou, ao longo de 2015, as monografias vencedoras do Prêmio de Pesquisa Memórias

Reveladas 2012: Dossiê Itamaracá: cotidiano e resistência dos presos políticos da

Penitenciária Barreto Campelo, na Ilha de Itamaracá-PE (1973-1979), de Joana Santos

Rolemberg Côrtes; Os vigilantes da ordem: a cooperação DEOPS/SP e SNI e a suspeição

aos movimentos pela anistia (1975-1983), de Pâmela de Almeida Resende; e Os

protagonistas do Araguaia: trajetórias, representações e práticas de camponeses,

militantes e militares na guerrilha, de Patrícia Sposito Mechi. Para a exposição Rio em

movimento foi impresso um catálogo que registra as principais imagens de mostra. Foram

publicadas as revistas Acervo v. 28/1: Cidade do Rio de Janeiro e v. 28/2: Gestão de

documentos (versão digital). O livro Estado e Administração: a construção do Brasil

independente (1822-1840) foi publicado na série Publicações Históricas. O Arquivo

Nacional participou, mais uma vez, da Primavera Literária, onde são apresentados os

últimos lançamentos, além dos títulos que compõem o conjunto de publicações.

Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) – Memórias

Reveladas. Na área de projetos especiais interinstitucionais e de promoção do direito à

memória e à verdade, destaca-se a continuidade das ações do Memórias Reveladas. A

Rede Memórias Reveladas atingiu, durante o ano de 2015, a marca de 115 entidades

parceiras, no Brasil e no exterior. Atualmente, o banco de dados Memórias Reveladas,

disponível na Internet, possui 437.419 registros de informações inseridas por instituições

parceiras. Por seu turno, a página do Centro nas redes sociais atingiu a marca de 9.237

seguidores. Em maio, foi inaugurado canal audiovisual na Internet, com a divulgação de

dois vídeos da seção “Sala de Aula”.

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3. VISÃO GERAL DA UNIDADE

O Arquivo Nacional conserva, na sede, no Rio de Janeiro e em sua Coordenação

Regional no Distrito Federal, mais de 55 quilômetros de documentos textuais, cerca de

1,74 milhão de fotografias e negativos, 200 álbuns fotográficos, 15 mil diapositivos, 4

mil caricaturas e charges, 3 mil cartazes, mil cartões postais, 300 desenhos, 300 gravuras

e 20 mil ilustrações, além de mapas, filmes, registros sonoros e uma coleção de livros

raros que supera 8 mil títulos.

A documentação textual, proveniente dos poderes Executivo, Judiciário e

Legislativo federais, inclui coleções privadas. A correspondência e a legislação

originadas em todo o império ultramarino português, os arquivos trazidos com a corte de

d. João VI em 1808, entre tantos outros, descrevem o início da sociedade brasileira. Com

a ruptura do vínculo colonial, a formação do Estado imperial pode ser conhecida por

meio dos documentos gerados pelos ministérios e pelos órgãos judiciários, além dos

originais da Constituição de 1824 e da Lei Áurea.

Nos conjuntos produzidos pelo regime republicano, destacam-se registros de entrada de

imigrantes, patentes de inventos, livros de registro civil, processos de pretorias cíveis e

criminais, projetos de urbanização e obras de saneamento referentes aos primeiros anos

do século XX. Exemplares das constituições, a partir de 1891, processos do Tribunal de

Segurança Nacional, relatórios dos órgãos de censura, documentos de entidades que

compunham o aparato de repressão às lutas políticas e de diversas outras instituições

governamentais refletem a formação do Brasil contemporâneo e aspectos relevantes da

história recente do país. Além dos documentos provenientes dos órgãos de informação e

contrainformação do regime militar, são fundamentais os arquivos particulares e de

entidades privadas, entre eles os de Floriano Peixoto, Afonso Pena, Góes Monteiro, San

Tiago Dantas, João Goulart e Instituto de Pesquisa e Estudos Sociais – IPES.

Composta por mapas, plantas e cartas náuticas, a documentação cartográfica reúne mais

de 44 mil títulos sobre as características geográficas de diversas regiões do mundo e do

território brasileiro do século XVIII ao XX. Referentes ao Brasil, destacam-se os projetos

de urbanismo e infraestrutura, como ferrovias, linhas telegráficas, portos, açudes,

canalização de rios e sistemas de abastecimento de água.

A documentação audiovisual tem seu marco inicial na década de 1860, coincidindo com a

expansão da fotografia. Do universo de imagens produzidas por importantes fotógrafos

brasileiros e estrangeiros que atuaram no Brasil e no exterior, sobressaem os arquivos da

Agência Nacional (1930-1979), do jornal Correio da Manhã (1901-1974) e da família

Ferrez (1839-2000), bem como registros privados da Coleção de Fotografias Avulsas.

O acervo sonoro abrange o período de 1902 a 1990 e é composto por mais de 11 mil

itens, entre discos e fitas de áudio dos fundos Agência Nacional, Presidência da

República, Rádio Mayrink Veiga, Humberto Franceschi, Rádio Jornal do Brasil, Casa

Edison e Serviço de Censura de Diversões Públicas, além de coleções de música erudita e

popular.

O conjunto de imagens em movimento possui expressivos registros da história e

da cultura brasileira. São 33 mil títulos, perfazendo um total de 124 mil rolos de película

cinematográfica e 4 mil fitas videomagnéticas. Fazem parte desse acervo cinejornais,

documentários, obras de ficção, filmes publicitários, familiares e recortes de filmes que

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foram alvo da censura, oriundos da Agência Nacional, da Divisão de Censura de

Diversões Públicas, da TV Tupi e da Comissão Nacional de Energia Nuclear, entre outros

fundos e coleções.

3.1Finalidade e competências da Unidade

O Arquivo Nacional, criado em 1838, órgão central do Sistema de Gestão de

Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal, órgão específico

singular da estrutura básica do Ministério da Justiça, diretamente subordinado ao

Ministro de Estado, tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos,

definida pelo Conselho Nacional de Arquivos – órgão central do Sistema Nacional de

Arquivos, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e

da divulgação do patrimônio documental do País, garantindo pleno acesso à informação,

visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão

na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e

cultural. Ou seja:

Gerenciar;

Recolher e guardar;

Dar tratamento técnico;

Preservar;

E divulgar o patrimônio documental do País.

Cabe ressaltar que o fortalecimento da política nacional de arquivos contribui,

também, para a promoção do direito à memória e à verdade, uma vez que o acesso à

informação pública, como regra geral, é um dos grandes mecanismos de consolidação dos

regimes democráticos e de prevenção à violação maciça aos direitos humanos. Assim, é

essencial ampliar e aprofundar a integração dos órgãos e entidades parceiros do Centro de

Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) – Memórias Reveladas.

O Decreto n º 88.771, de 27 de setembro de 1983, inclui o Arquivo Nacional no

regime de autonomia limitada de que trata o Decreto nº 86.212, de 15 de julho de 1981.

3.2 Normas e Regulamento de Criação, Alteração e Funcionamento da Unidade

3.2.1 Normas de criação e alteração da Unidade Jurisdicionada

Regulamento nº 2, de 2 de janeiro de 1838, cria o Arquivo Público do Império.

O Decreto nº 88.771, de 27 de setembro de 1983, inclui o Arquivo Nacional no

regime de autonomia limitada de que trata o Decreto nº 86.212, de 15 de julho de

1981.

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Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de

arquivos públicos e privados: no artigo 18, lista as competências do Arquivo

Nacional e no artigo 26, cria o Conselho Nacional de Arquivos, órgão vinculado

ao Arquivo Nacional, e cabeça do Sistema Nacional de Arquivos.

O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, regulamenta a Lei 8.159, que dispõe

sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Regimento Interno do Arquivo Nacional - Portaria da Casa Civil da Presidência

da República nº 42, de 8 de novembro de 2002. Publicada no DOU nº 218, Seção

I, de 11 de novembro de 2002.

O Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, dispõe sobre o Sistema de

Gestão de Arquivos – SIGA, da Administração Pública Federal, cujo órgão

central é o Arquivo Nacional.

O Decreto nº 5.584, de 18 de novembro de 2005, que dispõe sobre o recolhimento

ao Arquivo Nacional do acervo documental dos extintos Conselho de Segurança

Nacional – CSN, Comissão Geral de Investigações – CGI e Serviço Nacional de

Informações – SNI.

Portaria ministerial nº 204, de 13 de maio de 2009, da Casa Civil, que cria o

Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985).

Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações

previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do

art. 216 da Constituição Federal.

Portaria Normativa nº 199, de 17 de novembro de 2015

Cria o Assentamento Funcional Digital - AFD para os servidores públicos federais

efetivos, comissionados ou a estes equiparados, no âmbito dos órgãos e entidades

integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal – Sipec.

Portaria AN nº 252, de 05/01/2015

Estabelece os procedimentos para transferência ou recolhimento de acervos

arquivisticos públicos, em qualquer suporte, pelos órgãos e entidades do Poder

Executivo Federal para o Arquivo Nacional.

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Portaria Interministerial MJ/MP nº 2.162, de 24/12/2015

Altera a data de início da vigência da Portaria Interministerial nº 2.321, de 30 de

dezembro de 2014, que define os procedimentos relativos à utilização do

Número Único de Protocolo - NUP no âmbito dos órgãos e entidades da

Administração Pública Federal e dá outras providências.

Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015 (*)

Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de

protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

(*) Republicada por ter saído no DOU nº 193, de 8/10/2015, Seção 1, p. 31 a 38,

com incorreção.

Portaria Interministerial MJ/MP nº 851, de 03 de julho de 2015

Altera a vigência da Portaria Interministerial n° 2.320, de 30 de dezembro de

2014, que institui o Sistema Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades

da Administração Pública Federal.

Portaria Interministerial MJ/MP nº 705, de 22 de junho de 2015

Altera a vigência e o Anexo da Portaria Interministerial nº 2.321, de 30 de

dezembro de 2014, que define os procedimentos relativos à utilização do Número

Único de Protocolo - NUP no âmbito dos órgãos e entidades da Administração

Pública Federal e dá outras providências.

3.2.2 Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade

Jurisdicionada

A Resolução nº 10, de 6 de dezembro de 1999, do CONARQ, que dispõe sobre a

adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de

microfilmagem de documentos arquivísticos.

A Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ, que dispõe sobre a

versão revisada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o

Código de Classificação de Documentos de Arquivos para a Administração

Pública: Atividades-Meio, a ser adotada como modelo para os arquivos correntes

dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos- SINAR, e

os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela de

Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos as

Atividades-Meio da Administração Pública.

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A Resolução nº 23, de 16 de junho de 2006, do CONARQ, que dispõe sobre a

adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística pelos órgãos e

entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

A Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, do CONARQ, que dispõe sobre a

adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão

Arquivística de Documentos- e-Arq Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do

Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

A Resolução nº 28, de 17 de fevereiro de 2009, do CONARQ, que dispõe sobre a

adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE pelos órgãos

e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos- SINAR, institui o

Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e

estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de

Acervos Arquivísticos – CODEARQ.

A Resolução nº 31,de 28 de abril de 2010, do CONARQ, que dispõe sobre a

adoção das Recomendações para a Digitalização de Documentos Arquivísticos

Permanentes.

A Resolução nº 34, de 15 de maio de 2012, do CONARQ, que dispõe sobre a

adoção das Recomendações para o resgate de acervos Arquivísticos danificados

por águas pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos –

SINAR.

A Resolução nº 36, de 19 de dezembro de 2012, do CONARQ, que dispõe sobre a

adoção das Diretrizes para a Gestão arquivística do Correio Eletrônico

Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de

Arquivos – SINAR.

A Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012 do CONARQ, que aprova as

Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos

Digitais.

A Resolução nº 38, de 9 de julho de 2013, dispõe sobre a adoção das "Diretrizes

do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes para

Indivíduos" e "Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos

Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações".

A Resolução nº 39, de 29 de abril de 2014, estabelece diretrizes para a

implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e

recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas

dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

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A Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, dispõe sobre os procedimentos

para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do

Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

A Resolução nº 41, de 9 de dezembro de 2014, dispõe sobre a inserção dos

documentos audiovisuais, iconográficos, sonoros e musicais em programas de

gestão de documentos arquivísticos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema

Nacional de Arquivos (Sinar), visando a sua preservação e acesso.

Aprovação de minuta de resolução sobre a inserção dos documentos audiovisuais,

iconográficos, sonoros e musicais em programas de gestão de documentos

arquivísticos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos,

visando a sua preservação e acesso.

A Resolução nº 42, de 9 de dezembro de 2014, que dispõe sobre a análise do

papel reciclado fabricado no Brasil para produção de documentos arquivísticos.

Resolução nº 43, de 04 de setembro de 2015

Altera a redação da Resolução do CONARQ nº 39, de 29 de abril de 2014, que

estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis para

a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para

instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional

de Arquivos - SINAR.

Manuais e publicações relacionadas às atividades da Unidade Jurisdicionada

Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades

coletivas, pessoas e famílias – ISAAR (CPF), 2003.

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística – NOBRADE. CONARQ,

2006

Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de

Documentos – e-Arq Brasil. CONARQ. 2006

Norma Internacional para Descrição de Funções – ISDF, 2007. Norma

Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico – ISDIAH,

2008.

Princípios de Acesso aos Arquivos, 2012.

Legislação Arquivística Brasileira – Atualizada em janeiro de 2016. (Coletânea)

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3.3 Ambiente de Atuação

O Arquivo Nacional é a principal Instituição arquivística pública do país e está

encarregado, por força da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) e dos

Decretos nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei de Arquivos, e nº

4.915, de 12 de dezembro de 2003, que dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos

de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, de promover a gestão de

documentos no âmbito dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal.

A Constituição de 1988 define as linhas mestras da Política Nacional de Arquivos

no que tange à gestão documental, à preservação e ao acesso às informações

governamentais, quando no Capítulo I (Dos Direitos e Deveres Individuais e Coletivos)

determina em diversos incisos do Artigo 5º das cláusulas pétreas constitucionais que:

“X – são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das

pessoas, assegurando o direito à indenização pelo dano material ou moral

decorrente de sua violação;

XIV – é assegurado a todos o acesso à informação e resguardo do sigilo da

fonte, quando necessário ao exercício profissional;

XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu

interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no

prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo

seja imprescindível à segurança da sociedade e do estado;”

Bem como o disposto no Artigo 37 que determina que “a administração pública

direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos

Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade,

publicidade e eficiência e, também, ao seguinte: (Redação dada pela Emenda

Constitucional nº 19, de 1998)

§ 3º A lei disciplinará as formas de participação do usuário na administração

pública direta e indireta, regulando especialmente: (Redação dada pela

Emenda Constitucional nº 19, de 1998).

II - o acesso dos usuários a registros administrativos e a informações sobre

atos de governo, observado o disposto no art. 5º, X e XXXIII; (Incluído pela

Emenda Constitucional nº 19, de 1998) (Vide Lei nº 12.527, de 2011);”

Tais princípios, aliados, à determinação do § 2º, do Artigo 216, da Lei maior do

país que cabe à “administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação

governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem,”

representam os pilares da política pública de arquivos.

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Estes dispositivos constitucionais foram regulamentados pela Lei nº 12.527, de 18

de novembro de 2011, conhecida como Lei de Acesso a Informações (LAI), em vigor

desde 16 de maio de 2012.

O Decreto nº 4.073, de 2002, corresponsabiliza os órgãos e entidades da

Administração Pública Federal no processo de preservação dos documentos de valor

permanente e evidencia a necessária organização dos arquivos correntes, nos órgãos e

entidades da Administração Pública Federal, considerando a necessidade de avaliação e

seleção da massa documental produzida e acumulada e determina que todos os órgãos e

entidades da Administração Pública constituam suas Comissões Permanentes de

Avaliação de Documentos (CPAD), com a “responsabilidade de orientar e realizar o

processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu

âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda

permanente e a eliminação dos destituídos de valor.”

A gestão de documentos, coordenada pelo Arquivo Nacional no âmbito do

Governo Federal, como órgão central do SIGA, é de fundamental importância para dar

efetividade à LAI. Dessa forma, o acesso a informações produzidas, recebidas e

acumuladas pelos órgãos e entidades que o compõem fica resguardado, visando à

transparência do Estado e a função social que os documentos de arquivo e as informações

nele contidas têm que ter para garantir os direitos do cidadão e a produção de

conhecimento.

A informação, portanto, é um recurso estratégico para a boa gestão pública e a

garantia dos direitos de cidadania. Constitucionalmente o acesso à informação é um

direito do cidadão, e a sua gestão e acesso uma obrigação do Poder Público.

Entende-se por gestão de documentos de arquivo o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação

ou recolhimento para guarda permanente.

Desenvolver programas de gestão de documentos implica acompanhar todo o

ciclo vital dos documentos produzidos pelos órgãos e entidades da administração pública,

no exercício de suas funções, incluindo os arquivos das entidades de direito privado

encarregadas de serviços públicos, por integrarem a categoria de arquivo de Estado.

A prática permanente das atividades de gestão de documentos permitirá a

produção racional dos documentos, a preservação dos documentos de valor permanente e

a redução da massa documental produzida e acumulada, ao determinar quais documentos

devem ser eliminados a curto, médio e longo prazos, resultando em eficiência e economia

de tempo e espaço e na utilização racional de recursos humanos, materiais e financeiros.

A Lei nº 11.356, de 19 de outubro de 2006, identifica os sistemas estruturados da

Administração Pública Federal a partir do disposto no Decreto-lei nº 200, de 25 de

fevereiro de 1967, dentre eles o SIGA, conforme explicitado em seu Artigo 15:

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I. de Planejamento e de Orçamento Federal;

II. de Administração Financeira Federal;

III. de Contabilidade Federal;

IV. de Controle Interno do Poder Executivo Federal;

V. de Informações Organizacionais do Governo Federal - SIORG;

VI. de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA;

VII. de Pessoal Civil da Administração Federal - SIPEC;

VIII. de Administração dos Recursos de Informação e Informática - SISP; e

IX. de Serviços Gerais - SISG.

Ao mesmo tempo, o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), atuando como

órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), por meio de suas Câmaras

Técnicas e Câmaras Setoriais, desenvolve pesquisas, estudos e contatos com organismos

nacionais e internacionais para elaborar resoluções e recomendações sobre diferentes

temas relativos a documentos digitais e não digitais. Após serem aprovadas pelo Plenário

do Conarq, essas resoluções e recomendações tornam-se válidas para todos os órgãos e

entidades integrantes do Sinar. O Plenário também está atuando fortemente em uma

campanha para viabilizar a criação de arquivos públicos municipais.

Como órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da

administração pública federal, um dos subsistemas do Sinar, o Arquivo Nacional

elaborou minuta de decreto, com as respectivas exposições de motivos e justificativas,

para atualizar o decreto que cria o SIGA, enquanto sistema estruturante do Governo que

trata dos arquivos administrativos da Administração Pública Federal. A partir da edição

do decreto que altera a estrutura do Ministério da Justiça, tais minutas estão sendo

alteradas, visando adequá-las ao novo instrumento legal. As equipes técnicas do Arquivo

Nacional preparam normativas e instrumentos técnicos, bem como realizam orientações e

visitas de acompanhamento e fiscalização nos órgãos e entidades integrantes do SIGA. A

instituição desenvolve parcerias com organismos internacionais e órgãos e entidades

federais integrantes do SIGA, em especial com o Ministério do Planejamento, Orçamento

e Gestão, tendo auxiliado na elaboração e revisão das portaria que trata dos

Assentamentos Funcionais Digitais, isto é, procedimentos relativos à organização,

digitalização e armazenamento dos assentamentos funcionais em meio digital. Elaborou,

também, a normativa relativa às atividades de protocolo, objeto de Portaria

Interministerial - Ministério da Justiça e Ministério do Planejamento, Orçamento e

Gestão - que substituirá as já defasadas à realidade atual da administração pública federal,

abordando não só os documentos não digitais, mas também os digitais. Assim, foi

aprovada a Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, que define os

procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos

órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Ainda, como resultado dessa

parceria com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, foram editadas, em 30

de dezembro de 2014, a Portaria Interministerial MJ/MP nº 2.320, que institui o Sistema

Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal,

o qual possibilita a interoperabilidade dos diferentes sistemas de protocolo e arquivo em

uso nos órgãos e entidades públicos federais; e a MJ/MP nº 2.321, que define os

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24

procedimentos relativos à nova sistemática da utilização do Número Único de Protocolo

(NUP) no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal e dá outras

providências. Todas as Portarias Interministeriais são de uso obrigatório para os órgãos e

entidades integrantes do SIGA. Cabe ressaltar que a Portaria nº 2.321, de 2014, que

entraria em vigor 180 (cento e oitenta) dias após sua publicação teve o início de sua

vigência alterado pela Portaria Interministerial nº 2.162, de 24 de dezembro de 2015,

passando a entrar em vigor em 1º de janeiro de 2018.

O Arquivo Nacional, portanto, vem intensificando sua ação no campo da gestão

e aperfeiçoamento dos atos normativos relativos aos protocolos e arquivos da

Administração Pública Federal, em especial, com a parceria da Secretaria de Logística e

Tecnologia da Informação (SLTI), do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão,

relativos ao NUP, ao Sistema Protocolo Integrado, aos Procedimentos de protocolo e

arquivo, tanto para os documento digitais como para os não digitais, e à implantação

progressiva do Processo Eletrônico Nacional (PEN) e do Sistema Eletrônico de

Informação (SEI).

Não há dúvida de que hoje a produção documental digital é bastante expressiva e

a tendência é que, em médio prazo, venha a se tornar dominante, com uso do SEI em

maior escala pelos órgãos e entidades da APF e a implantação do Sistema de Barramento

Nacional, que viabilizará a transmissão segura de dados e informações produzidos em

meio digital.

Problemas encontrados:

Podemos destacar como principais empecilhos e ameaças o contingenciamento de

recursos financeiros, a grande rotatividade dos servidores, que são treinados para a

execução das atividades de gestão de documentos e que se deslocam para unidades

administrativas para executar outros tipos de trabalho, e a superposição de competências

que existe entre o SIGA e o SISG.

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25

3.4 Organograma

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26

Relação de Servidores com DAS até 31.12.2015

Quadro 1 – Relação de servidores com DAS até 31.12.2015

SIAPE SERVIDOR FUNÇÃO NOMEAÇÃO

9160590 JAIME ANTUNES DA SILVA - GABIN DAS-101.5 22/06/1992

1366335 MARIA APARECIDA SILVEIRA TORRES - COACE DAS-101.4 19/11/2008

7161628 MARIA IZABEL DE OLIVEIRA - COGED DAS-101.4 13/03/2003

7222341 MAURO DOMINGUES DE SÁ - COPRA DAS-101.4 01/11/2013

0678455 RENATO DINIZ - COAD DAS-101.4 21/02/2006

6161880 VIVIEN FIALHO DA SILVA ISHAQ - COREG DAS-101.4 07/04/2015

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27

Quadro 2 – Informações sobre Áreas ou Subunidades Estratégicas

Áreas/ Subunidades

Estratégicas Competências Titular Cargo Período de atuação

GABIN - planejar, dirigir, orientar, supervisionar, avaliar e

controlar a execução dos projetos e atividades do

Arquivo Nacional;

JAIME ANTUNES DA SILVA Diretor-Geral 22/06/1992 A

31/12/2015

COACE –

Coordenação-Geral de

Acesso e Difusão

Documental

- planejar de forma integrada, coordenar e

supervisionar as atividades de acesso, difusão e

divulgação do acervo arquivístico e bibliográfico da

Instituição;

- etc

MARIA APARECIDA

SILVEIRA TORRES

Coordenadora-Geral 19/11/2008 A

31/12/2015

COGED –

Coordenação-Geral de

Gestão de Documentos

- planejar, de forma integrada, supervisionar,

acompanhar, avaliar e realizar as atividades de gestão

de documentos de arquivo;

- desenvolver estudos e pesquisas objetivando a

elaboração e a revisão de instrumentos normativos que

norteiem as atividades de gestão de documentos, em

qualquer suporte, nos órgãos e entidades integrantes

do SIGA da Administração Pública Federal

(SIGA/APF);

- prestar orientação técnica aos órgãos e entidades

integrantes do SIGA/APF

MARIA IZABEL DE

OLIVEIRA

Coordenadora-Geral 13/03/2003 A

31/12/2015

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- etc

COPRA –

Coordenação-Geral de

Processamento e

Preservação do Acervo

- planejar, de forma integrada, coordenar e

supervisionar as atividades de tratamento técnico e

preservação dos documentos sob a sua guarda e de

orientação técnica a instituições custodiadoras de

acervos arquivísticos, em especial a órgãos e entidades

da Administração Pública Federal

- etc

MAURO DOMINGUES DE SÁ Coordenador-Geral 01/11/2013 A

31/12/2015

COAD - Coordenação-

Geral de

Administração

- planejar, de forma integrada, coordenar e

supervisionar as atividades relacionadas com a gestão

de pessoas, a administração do orçamento e finanças,

dos procedimentos licitatórios, dos serviços de

informática, do suprimento e do patrimônio, a gestão

de documentos, avulsos e processos recebidos e

expedidos pelo Arquivo Nacional; dos serviços de

segurança das instalações e de recepção;

- etc

RENATO DINIZ - COAD Coordenador-Geral 21/02/2006 A

31/12/2015

COREG –

Coordenação Regional

do Arquivo Nacional

no Distrito Federal

- planejar, de forma integrada com as demais

Coordenações-gerais, e supervisionar as atividades de

gestão de documentos, de tratamento técnico e

preservação do acervo sob a sua guarda e de

atendimento ao usuário;

- etc

VIVIEN FIALHO DA SILVA

ISHAQ - COREG

Coordenadora Regional 07/04/2015 A

31/12/2015

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3.5 Macroprocessos finalísticos

Quadro 3 - Macroprocessos finalísticos

Macroprocessos Descrição Produtos e Serviços Principais Clientes

Indicadores de Desempenho

Relacionados ao

Macroprocesso

Elaboração, implementação e

acompanhamento da política

nacional de arquivos

A política nacional de arquivos visa garantir pleno acesso à

informação, auxiliando o cidadão na defesa de seus direitos e

incentivando a produção de conhecimento científico e cultural, por meio da disponibilização do acervo e do fornecimento de

informações e de documentos. Da mesma forma, busca atender

às demandas dos órgãos e entidades dos poderes públicos, integrando atividades, favorecendo o planejamento estratégico

e disseminando conhecimento no que diz respeito à gestão,

bem como à aplicação das normas existentes.

Normas, procedimentos, rotinas e

boas práticas na área de gestão de

documentos, processamento, preservação e acesso elaborado e

disseminado

Reuniões do Conselho Nacional de

Arquivos (CONARQ) realizadas.

Cartilha com orientações para

acriação de arquivos municipais publicada e distribuída.

Visitas técnicas aos parceiros da Rede Memórias Reveladas realizadas

Encontros da Comissão de Altos Estudos e do Conselho Consultivo do

Centro de Referência Memórias

Reveladas realizados

Sociedade; instituições

públicas no âmbito da União,

Estados, Distrito Federal e Municípios; pessoas físicas e

jurídicas de direito privado

detentoras de arquivos que estabelecem acordo ou ajuste

com o CONARQ

Municípios brasileiros

Usuários, sociedade,

instituições públicas e privadas e comunidade acadêmica

Número de órgãos e entidades

integrantes do SINAR orientados quanto à gestão documental e à

proteção especial dos

documentos de arquivo

Número de municípios orientados para a criação de

arquivos públicos municipais

Número de parceiros da Rede Memórias Reveladas

Número de profissionais de

órgãos e entidades públicos e

privados capacitados na

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30

Eventos de capacitação em

processamento, preservação e acesso realizados

Sociedade; instituições

públicas no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e

Municípios; pessoas físicas e

jurídicas de direito privado detentoras de arquivos que

estabelecem acordo ou ajuste

com o CONARQ

aplicação das normativas

aprovadas pelo CONARQ

Preservação, acesso e difusão do

acervo arquivístico sob a sua

guarda

Para garantir a preservação do patrimônio arquivístico nacional e disponibilizá-lo à consulta, é necessária constante

manutenção e modernização da infraestrutura física e

tecnológica do Arquivo Nacional, bem como o intercâmbio de

informações com os principais arquivos e centros de produção

de conhecimento arquivístico, nacionais e estrangeiros.

O atendimento às demandas de cidadãos, de órgãos e entidades dos poderes públicos e de instituições privadas é promovido

por meio do acesso aos documentos arquivísticos e pelo

fornecimento de documentos probatórios e de informações disponíveis em sistemas informatizados, resultantes da

construção e alimentação de base de dados e sítios eletrônicos.

Iniciativas de difusão do acervo são também efetuadas por intermédio de programa editorial diversificado e da realização

de pesquisas, exposições, seminários, festivais e concursos

monográficos.

O fortalecimento da política nacional de arquivos contribui, também, para a promoção do direito à memória e à verdade,

uma vez que o acesso à informação pública, como regra geral, é

um dos grandes mecanismos de consolidação dos regimes democráticos e de prevenção à violação maciça aos direitos

humanos. Nesse sentido, é essencial ampliar e aprofundar a

integração dos órgãos e entidades parceiros do Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) –

Memórias Reveladas.

Acervos arquivísticos processados e preservados

Missões de assistência técnica em processamento e preservação de

documentos realizados

Metodologia de preservação

apliacadas a suportes arquivísticos desenvolvidas

Eventos de capacitação em

processamento e preservação de

documentos realizados.

Informação organizada e

disponibilizada ao governo e ao

cidadão por meio de atendimento presencial e à distância e do sistema

de Integrado do Arquivo Nacional

(SIAN) e demais bases de dados com informações sobre os acervos.

Usuários, sociedade, instituições públicas e privadas

e comunidade acadêmica,

produtores culturais.

Número de ações de processamento e preservação do

acervo arquivístico.

Quantidade de documentos

escritos, iconográficos e cartográficos digitalizados.

Capacidade de armazenamento de físico do acervo

Capacidade de armazenamento

digital do acervo

Número de órgãos e entidades públicos e privados que

receberam assistência/orientação

técnica em processamento e preservação de documentos

Número de atendimento ao

cidadão no âmbito do SIC

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Patrimônio arquivístico nacional divulgado e acessado

Número de atendimento ao

cidadão no âmbito da Ouvidoria

Modernização dos serviços de

gestão de documentos nos órgãos

e entidades integrantes do siga

(sistema de gestão de

documentos de arquivo, da

Administração Pública Federal

O Arquivo Nacional tem como missão promover a gestão e o

recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal.

A consolidação da política nacional de arquivos, a orientação

normativa do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e a

capacitação dos profissionais de órgãos e entidades integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da

Administração Pública Federal e do Sistema Nacional de

Arquivos – SINAR possibilitam o cumprimento de suas responsabilidades legais perante a gestão de documentos, tendo

em vista a função e o uso social dos arquivos. Busca-se, assim, garantir a visibilidade da administração pública e contribuir

para solucionar questões como a inexistência de critérios

técnicos para o tratamento de acervos, a ausência de padronização em procedimentos e na terminologia, a dispersão

de acervos documentais, a tendência à terceirização das

atividades arquivísticas e a carência quantitativa e qualitativa de recursos humanos nessa área.

Sistema de Gestão de Acervos

Digitais desenvolvido.

Documentos arquivísticos digitais

preservados e acessados.

Missões de assistência técnica na

gestão de documentos realizados.

Eventos de capacitação em gestão de documentos realizados.

Diagnósticos de monitoramento e avaliação quanto a aplicação da

legislação e das normas arquivísticas

realizados

Encontros Técnicos dos Integrantes

do SIGA realizados

Decreto de reformulação do SIGA

publicado

Normativas reguladoras das

Órgãos e entidades da APF

integrantes do SIGA, instituições privadas, sociedade

e comunidade acadêmica.

Número de projetos do Programa ANDigital

Número de reuniões técnicas

realizadas com órgãos e entidades integrantes do SIGA

para orientação no âmbito da gestão de documentos.

Número de servidores de órgãos

e entidades integrantes do SIGA capacitados em gestão de

documentos.

Número de reuniões técnicas integrantes do SIGA que

desenvolvem atividades de gestão de documentos de forma

sistêmica.

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32

atividades de gestão de documentos

aprovadas

Normativas reguladoras das

atividades de gestão de documentos aprovadas

Normativas reguladoras das atividades de protocolo da

Administração Pública Federal

aprovadas.

Unidades protocolizadoras da

Administração Pública Federal modernizadas

Sítio do grupo de pesquisa Memória da Administração Pública Brasíleira

(MAPA) atualizado com

informações referentes aos órgãos e entidades da Administração Pública

Federal.

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4. PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL E DESEMPENHO ORÇAMENTÁRIO

4.1 Planejamento Organizacional

O mapa estratégico do Ministério da Justiça para o período de 2011-2014 foi construído

com base metodologia do Balanced Scorecard (BSC) e partiu de três perspectivas:

RESULTADOS E SOCIEDADE => objetivos críticos derivados da missão e que

reflitam os desafios associados à visão de futuro => público de interesse (partes

interessadas) => atendimento das necessidades do cidadão-usuário => O que nosso

público-alvo espera de nossa organização?

PROCESSOS INTERNOS => processos responsáveis pela execução da estratégia =>

para satisfazer as partes interessadas e cumprir nossa missão, em quais processos

devemos ser excelentes?

RECURSOS => o que devemos fazer para ter processos excelentes => recursos

humanos, de informação, tecnologia da informação, infraestrutura e financeiros.

Conforme define a metodologia do BSC, os objetivos estratégicos foram distribuídos

pelas três perspectivas. Os objetivos estratégicos são os fins a serem perseguidos pela

organização para o cumprimento de sua missão institucional e o alcance de sua visão de futuro.

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34

Apresentamos abaixo o mapa estratégico do Ministério da Justiça para o período de

2011-2014:

Quadro 4 – Mapa estratáegico do MJ

O Arquivo Nacional definiu os seguintes indicadores para mensurar o alcance do seu objetivo

“Consolidar a política nacional de arquivos e de acesso à informação” e a sua contribuição para os

objetivos “Garantir e promover o direito à reparação, à memória e à verdade”e“Intensificar a

cooperação nacional e internacional”.

Resultados

Institucionais

Processos Internos

Pessoas e Tecnologia

MAPA ESTRATÉGICO DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA 2011 - 2014

Integrar

sistemas de

informação de

segurança

Desenvolvimento

socioeconômico e

cultural

Enfrentar o

crime

organizado

e a lavagem

de dinheiro

Segurança Pública Transversal

Fortalecer o papel e atuação de órgãos

colegiados e formas

de participação

social

Estado de Direito e

Democracia

Reestruturar e

modernizar o

sistema criminal e

penitenciário

Modernizar, otimizar

e ampliar a

infraestrutura física e

tecnológica

Articulação Institucional e social

Intensificar o

controle e a

fiscalização

das

fronteiras

Democratizar e modernizar o

acesso à justiça e ao

sistema de garantia de

direitos

Enfrentar o

tráfico de

pessoas,

drogas e

armas

Capacitar e valorizar

órgãos e atores

da segurança

pública

Intensificar a cooperação

nacional e

internacional

Orçamentária - Financeira

Assegurar recursos

orçamentários e

otimizar sua execução

Fortalecer a

atividade de

inteligência

Fortalecer os direitos e a

cidadania no âmbito das

relações econômicas e

sociais

Eficiência em Processos

Justiça e cidadaniaSegurança pública

Agenda de

Reformas

Aprimorar o

sistema normativo

e institucional

Contribuição

para a Sociedade

Articular e promover a

atuação coordenada

entre as unidades do

MJ

Segurança dos grandes

eventos

Fortalecer a atuação

dos órgãos policiais e

demais forças de

segurança pública

Promover e construir direitos e políticas de justiça voltadas à garantia e ao desenvolvimento do Estado de Direito, da Democracia, dos Direitos Humanos, da Cidadania e da Segurança Pública,

por meio de ações conjuntas do poder público e da sociedade.

Sociedade brasileira reconhece a redução da criminalidade e da violência como resultado das políticas públicas integradas de justiça, segurança, cidadania e direitos humanos.

Missão Visão

Valorizar os recursos

humanos e a

participação

Ampliar, realocar e

desenvolver as

competências internas

com foco em

resultados

Reduzir a violência, a

criminalidade e o consumo

abusivo de drogas

Promoção da Cidadania e da Justiça

Garantir e promover o direito

à reparação, à

memória e à

verdade

Proteger e

promover os

direitos dos

estrangeiros

Fortalecer os mecanismos de

acesso a justiça, de

prevenção e de

resolução de

conflitos

Fortalecer a educação para o

trânsito e

segurança viária

Consolidar a política nacional de

arquivos e de

acesso à

informação

Aperfeiçoar e fortalecer a defesa

da concorrência e

do consumidor

Padronizar e

agilizar os processos de

trabalho e de

gestão

Aprimorar o uso da tecnologia da

informação e intensificar

a produção de

conhecimento

Fortalecer a

cultura de gestão

estratégica

Ampliar a

presença do Estado em

territórios

vulneráveis

Proteger e

promover os

direitos dos

povos indígenas

Desenvolver

programas sociais e de prevenção às

drogas

Articular os

Poderes, os entes federados e órgãos

da Administração

Pública

12345

678

9

10

11

12 13 14

15 16 17

181920

2122

23

24

25

2627

28

29

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3334353637

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OBJETIVO

ESTRATÉGICOINDICADOR

1. Acervo preservado

2. Equipamento de preservação instalado

3. Capacitação em organização e preservação de acervos arquivísticos a órgãos e

entidades públicos e privados

4. Reunião para a elaboração e aperfeiçoamento de normas e orientações técnicas

5. Instituição cadastradas no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de

Acervos Arquivísticos - CODEARQ

6. Usuário do acervo do Arquivo Nacional atendido

7. Evento cultural realizado

8. Assistência técnica em processamento arquivístico e preservação documental a

órgãos e entidades públicos e privados

9. Modernização dos serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da Administração

Pública Federal

10. Capacitação de servidores de órgãos e entidades Administração Pública Federal

11. Racionalização e redução dos custos operacionais e de armazenagem de

documentos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal

12. Padronização de processo de trabalho nos órgãos e entidades da Administração

Pública Federal

13. Documentos registrados em base de dados

14. Visitas técnicas aos arquivos públicos e entidades parceiras do Centro de

Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) Memórias Reveladas

15. Trabalhos monográficos do Prêmio de Pesquisa Memórias Reveladas

16. Seminários nacionais e internacionais realizados

17. Acervo do período do regime militar preservado

18. Reunião com membros do Conselho Consultivo e da Comissão de Altos Estudos do

Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) Memórias Reveladas

19. Capacitação e desenvolvimento dos servidores do Arquivo Nacional

20. Conferência Nacional de Arquivos realizada

21. Capacitação na aplicação das normativas aprovadas pelo Conselho Nacional de

Arquivos - CONARQ a órgãos e entidades públicos e privados

12 - Garantir e

promover o

direito à

reparação, à

memória e à

verdade

1. Acervos do período de regime militar protegidos e preservados

26 – Intensificar a

cooperação

nacional e

internacional

1. Projetos de intercâmbio de informações sobre acervos arquivísticos luso-brasileiros

10 - Consolidar a

política nacional

de arquivos e de

acesso à

informação

INDICADORES ESTRATÉGICOS

Quadro 5 – Indicadores estratégicos

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Definiu-se também os projetos estratégicos listados abaixo para possibilitar o alcance dos

resultados esperados no âmbito do objetivo “Consolidar a política nacional de arquivos e de acesso à

informação”, que visa promover a modernização e a integração sistêmica das atividades e dos serviços

arquivísticos da Administração Pública Federal e o intercâmbio permanente entre os arquivos públicos e

privados do País, visando à consolidação da política nacional de arquivos, em que se harmonizem a

responsabilidade do Poder Público com o direito constitucional dos cidadãos de acesso às informações

públicas, para produção de conhecimento e defesa de direitos, por meio da gestão e preservação do

patrimônio arquivístico brasileiro e da visibilidade da administração pública.

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Título do Projeto Descrição do Projeto

Arquivo Nacional Digital - AN

Digital

Desenvolvimento e implantação de infra-estrutura organizacional e tecnológica para recebimento,

preservação e acesso no Arquivo Nacional de documentos arquivísticos digitais produzidos e

acumulados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

Projeto de desenvolvimento de

software de indexação

semântica de documentos

gráficos em plataforma livre

Visa o desenvolvimento de software de indexação semântica de documentos gráficos em

plataforma livre, objetivando o fortalecimento do Sistema Nacional de

Arquivos, através da unificação da política de acesso e instrumentalização dos arquivos públicos,

e o avanço do conhecimento científico sobre buscas

aproximadas e semânticas em coleções de documentos digitais.

Construção do Banco de

Matrizes do Arquivo Nacional

Visa a construção e implementação do primeiro Banco de Matrizes para a guarda de filmes de

arquivo da América Latina com parâmetros ambientais ideais.

Projeto de Modernização do

Arquivo Nacional - Fase II

Visa dotar o edifício principal de guarda de documentos na sede do Arquivo Nacional, no Rio de

Janeiro, dos requisitos de segurança e extinção de sinistros (projeto integrado de segurança).

Modernização, infraestrutura e

ampliação da área de

estocagem do prédio da

Coordenação Regional do

Arquivo Nacional no Distrito

Federal - COREG

Visa modernizar, realizar serviços de infraestrutura e ampliar as instalações da COREG por meio

de obras de adequação dos espaços e a instalação de dois pavimentos de estantes

autoportantes.

Estruturação de Informações de

Protocolo para a Sociedade -

Protocolo Integrado

Integração das informações relacionadas a documentos, avulsos e processos, em tramitação nos

órgãos e entidades da Administração Pública Federal, visando garantir ao cidadão maior agilidade

e precisão nas respostas as suas solicitações, bem como a redução dos custos decorrentes do

atendimento presencial.

Incentivos para a criação e

desenvolvimento de arquivos

públicos municipais (Este

projeto tem transversalidade

com o Objetivo Estratégico nº

28 - Articular os Poderes, os

entes federados e órgãos da

Administração Pública)

O Projeto tem como objetivo incentivar, junto aos governos municipais, a criação, a implantação e

o desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais e a implementação de programas de gestão

de documentos, visando a eficácia, eficiência, e transparência da administração pública municipal,

bem como garantir aos cidadãos o direito ao acesso às informações.

Construção do Prédio Inteligente

do Arquivo Nacional em Brasília

Visa a construção de prédio inteligente com uso de avançada tecnologia da informação, com

serviços automatizados e sistemas de estocagem dotados de transelevadores e estanterias

autoportantes para guarda e gestão de documentos e registros digitais produzidos e acumulados

pela Administração Pública Federal, bem como grandes massas documentais tradicionais já

recolhidas pelo Arquivo Nacional.

Controle e recuperação das

informações relativas a entrada,

registro e movimentação de

estrangeiros no Brasil (Este

projeto tem transversalidade

com o Objetivo Estratégico nº

13 – Proteger e promover o

direito dos estrangeiros)

Organização, descrição, reformatação e acesso on-line a conjuntos documentais referentes a

entrada e permanência de estrangeiros no Brasil

InterPARES 3 – TEAM Brasil

(Este projeto tem

transversalidade com o Objetivo

Estratégico nº 26 – Intensificar a

cooperação nacional e

internacional)

Pesquisa internacional sobre preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos,

coordenado pela Universidade de British Columbia (Vancouver, Canadá).

PROJETOS ESTRATÉGICOS

Quadro 6 – Projetos estratégicos

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Título do Projeto Descrição do Projeto

Apoio à Implementação do

Sistema Nacional de Arquivos

do Estado – SNAE

(Moçambique)

(Este projeto tem

transversalidade com o Objetivo

Estratégico nº 26 – Intensificar a

cooperação nacional e

internacional)

Transferência de conhecimento na área de arquivo e documentação visando à melhor atuação dos

recursos humanos no desempenho de suas atividades e à racionalização dos recursos materiais e

financeiros (projeto desenvolvido em parceria com a Agência Brasileira de Cooperação do

Ministério das Relações Exteriores – ABC/MRE

Apoio à Implementação do

Sistema Nacional de Arquivos

de Timor- Leste

(Este projeto tem

transversalidade com o Objetivo

Estratégico nº 26 – Intensificar a

cooperação nacional e

internacional)

Transferência de conhecimento na área de arquivo e documentação visando à melhor atuação dos

recursos humanos no desempenho de suas atividades e à racionalização dos recursos materiais e

financeiros, bem como implementar a política nacional de arquivos (projeto desenvolvido em

parceria com a Agência Brasileira de Cooperação do Ministério das Relações Exteriores –

ABC/MRE

PROJETOS ESTRATÉGICOS

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39

Seguindo a mesma linha metodológica do MJ, a construção do Mapa Estratégico do Arquivo

Nacional para o período de 2013-2015 também se baseou na metodologia do Balanced Scorecard

(BSC). Apresentamos abaixo o mapa estratégico do Arquivo Nacional para o período:

Quadro 7 – Mapa estratégico do AN

Os objetivos estratégicos foram expressos por meio dos indicadores gerenciais listados

abaixo e detalhados no item “Apresentação e análise de indicadores de desempenho” desta

seção. Para permitir o gerenciamento dos indicadores e o alcance dos objetivos, foram

definidas metas que refletiram o nível de desempenho pretendido para período definido no

mapa estratégico. A instituição construiu também um plano tático alinhado ao planejamento

estratégico, no qual foram definidas as ações e os projetos necessários para assegurar os

resultados esperados.

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40

Objetivo 1. Desenvolver competências com ênfase na capacitação técnica

Indicador: Número de servidores do Arquivo Nacional capacitados

Objetivo 2. Desenvolver cultura favorável à integração e às mudanças

Indicador: Número de servidores participantes das campanhas de promoção à saúde

Indicador: Quantidade de material reciclável doado

Objetivo 3. Assegurar infraestrutura física e tecnológica

Indicador: Capacidade de armazenamento físico do acervo

Indicador: Capacidade de armazenamento digital do acervo

Indicador: Número de equipamentos de tecnologia da informação e de preservação do acervo

Objetivo 4. Implementar sistemas integrados e ambiente tecnológico seguros e de alta performance

Indicador: Número de sistemas desenvolvidos e implantados

Indicador: Tráfego de dados na rede

Objetivo 5. Assegurar recursos orçamentários e financeiros e otimizar sua aplicação

Indicador: Percentual de execução orçamentária

Indicador: Percentual de execução financeira

Objetivo 6. Desenvolver e implantar infraestrutura organizacional e tecnológica para recolhimento, preservação e

acesso de acervos digitais da APF

Indicador: número de projetos do AN-Digital implantados

Objetivo 7. Integrar, coordenar e fiscalizar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos

órgãos e entidades integrantes do SIGA

Indicador: número de órgãos e entidades integrantes do SIGA que desenvolvem atividades de gestão de documentos de

forma sistêmica

Indicador: número de reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades integrantes do SIGA para orientação no âmbito da

gestão de documentos

Indicador: número de servidores capacitados para a execução das atividades de gestão de documentos

Objetivo 8. Promover o acesso à informação ao Governo e ao cidadão

Indicador: número de atendimentos ao usuário (cidadão e governo) do acervo custodiado

Indicador: número de atendimentos ao cidadão no âmbito do SIC

Indicador: número de atendimentos ao cidadão no âmbito da Ouvidoria

Objetivo 9. Assegurar o controle intelectual e físico do acervo

Indicador: número de ações de processamento e preservação do acervo arquivístico

Indicador: quantidade de documentos escritos, iconográficos e cartográficos digitalizados

Indicador: quantidade de documentos sonoros e imagens em movimento digitalizados

Objetivo 10. Promover a difusão do acervo

Indicador: número de participantes em eventos culturais e técnico-científicos realizados

Indicador: número de títulos de publicações técnico-científicas impressos e digitais

Objetivo 11. Construir e consolidar políticas públicas na área de arquivos

Indicador: número de participantes da sociedade civil nas conferências nacionais de arquivos

Indicador: número de participantes do segmento de arquivo nas conferências nacionais de arquivos

Quadro 8 – Indicadores Gerenciais

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Indicador: número de propostas aprovadas nas conferências nacionais de arquivos

Indicador: número de parceiros da Rede Memórias Reveladas

Objetivo 12. Orientar os órgãos e entidades integrantes do SINAR na gestão documental e na proteção especial dos

documentos de arquivo

Indicador: número de órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados quanto à gestão documental e a proteção especial

dos documentos de arquivo

Objetivo 13. Produzir e/ou disseminar conhecimentos , procedimentos, boas práticas e normas técnicas

Indicador: número de órgãos e entidades públicos e privados que receberam assistência/orientação técnica em gestão,

processamento e preservação de documentos

Indicador: número de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados em gestão, processamento e

preservação de documentos

Indicador: número de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados na aplicação das normativas

aprovadas pelo CONARQ

Quanto ao planejamento estratégico do MJ para o período de 2016-2019, vale ressaltar

que houve um esforço em reduzir o número de objetivos, indicadores e projetos, de forma a

possibilitar uma gestão estratégica mais efetiva. Nesse sentido, foram definidos os seguintes

indicadores e metas estratégicas do Arquivo Nacional:

O projeto “Preservação e Acesso a Documentos Arquivísticos Digitais do Arquivo

Nacional (AN Digital)” foi o único projeto do AN contemplado na carteira de projetos

estratégicos do MJ e tem por objetivo dotar o Arquivo Nacional das condições de infraestrutura

organizacional e tecnológicas capazes de preservar e dar acesso aos documentos de arquivo em

formato digital por ele recolhidos (custodiados) em cumprimento a sua missão.

Conforme já mencionado no item “Estágio de implementação do planejamento

estratégico”, foi iniciado o processo de formulação do planejamento estratégico do AN para o

período de 2016-2019, com a realização de uma oficina em dezembro de 2015, na qual foram

definidas a missão, a visão e os valores, bem como um primeiro esboço de uma da Matriz Swot,

ferramenta que identifica as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da instituição. No

entanto, com a mudança da Direção-Geral do Arquivo Nacional, o processo de elaboração do

Objetivo 4 - Promover o acesso à justiça e proteger os direitos do cidadão

Indicador: Acesso ao acervo da memória nacional

Meta: 6 milhões de acesso realizados

Objetivo 11 - Aprimorar mecanismos de produção e disseminação do conhecimento e

gestão e preservação da memória nacional

Indicador: Grau de desenvolvimento  dos órgãos e entidades da APF  em gestão

documental

Meta: Identificar o grau de desenvolvimento em 480 órgãos ou entidades da APF

Quadro 9 – Indicadores e metas estratégicas

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42

planejamento estratégico será retomado no primeiro semestre de 2016, a partir da redefinição

da missão e da visão da instituição e da construção do mapa estratégico que subsidiará o

planejamento operacional de todas as áreas para o período. Neste processo, serão definidos

também os indicadores e metas estratégicas, além de projetos estratégicos, sempre alinhados ao

planejamento estratégico do MJ.

4.1.1 - Apresentação e análise de indicadores de desempenho

Os indicadores definidos para cada objetivo no âmbito do planejamento estratégico do

período 2013-2015 são apresentados e detalhados a seguir. É importante registrar que apenas

parte dos indicadores foi mensurada. Apesar do esforço de construção destes indicadores

durante o processo de planejamento, não houve uma sistemática de acompanhamento da

evolução deles. Em função disto, será priorizada a gestão estratégica do planejamento para o

próximo período (2016-2019), a partir de um monitoramento contínuo dos indicadores a serem

definidos, bem como dos projetos estratégicos, de forma a permitir a mensuração do alcance

dos resultados esperados em cada objetivo estratégico.

Quadro 10 – Objetivo 1 – Desenvolver competências com ênfase na capacitação técnica

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Linha de Base

2013 2014 2015

557 585 614

Coordenação de Recursos Humanos - CORHU.

Trimestral, com finalização anual.

Positiva.

No ano de 2012, o Arquivo Nacional realizou 530 inscrições.

Meta

Aumentar o número de servidores capacitados em 5% ao ano até 2015.

Objetivo 1. Desenvolver competências com ênfase na capacitação técnica

Número de servidores do Arquivo Nacional capacitados

Auferir a quantidade de servidores inscritos em cursos de capacitação, tais como cursos

presenciais e à distância, aprendizagem em serviço, grupos formais de estudos,

intercâmbios, estágios, palestras, seminários, encontros, fóruns e congressos, que

contribuam para o desenvolvimento do servidor e atendam aos interesses institucionais,

melhorar a qualidade e a eficiência dos serviços prestados ao cidadão e da gestão pública.

Soma dos servidores inscritos em cursos de capacitação.

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Quadro 12 - Objetivo 3 – Assegurar infraestrutura física e tecnológica

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Linha de Base

2013 2014 2015

70 70 70

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Linha de Base

2013 2014 2015

18 18 18

No ano de 2012, foram doadas 18 toneladas de material reciclável.

Meta

Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.

Quantidade de material reciclável doado

Auferir a quantidade de tolenadas de material reciclável doado às cooperativas parceiras.

Total de toneladas de material reciclável doado.

Coordenação de Preservação do Acervo - COPAC.

Mensal, com finalização anual.

Positiva.

Anual

Positiva.

No ano de 2012, não foram realizadas campanhas.

Meta

Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.

Objetivo 2. Desenvolver cultura favorável à integração e às mudanças

Número de servidores participantes das campanhas de promoção à saúde

Auferir a quantidade de servidores que aderiram às campanhas de promoção à saúde.

Soma dos servidores que aderiram às campanhas.

Coordenação de Recursos Humanos - CORHU.

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

41,100 42,100 43,100

Objetivo 3. Assegurar infraestrutura física e tecnológica

Meta

No ano de 2012, a quantidade de metros lineares disponíveis foi de 40.100.

Capacidade de armazenamento físico do acervo

Auferir a quantidade de metros lineares disponíveis para armazenamento físico do acervo a

partir da aquisição de mobiliário.

Carmen Tereza Coelho Moreno

Soma de metros lineares disponíveis.

Aumentar a capacidade de armazenamento físico em 1.000 metros lineares por ano até

Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA

Anual.

Positiva.

Quadro 11 - Objetivo 2 – Desenvolver cultura favorável à integração e ás mudanças

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Quadro 13 – Objetivo 4 – Implementar sistemas integrados e ambiente tecnológico seguros

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

220 320 420

Capacidade de armazenamento digital do acervo

Alfredo Monteiro.

Aumentar a capacidade de armazenamento digital em 100 terabytes por ano até 2015.

Coordenação de Tecnologia da Informação - COTIN

Meta

No ano de 2012, a quantidade de terabytes disponíveis foi de 120.

Auferir a quantidade de terabytes disponíveis para armazenamento digital do acervo a partir

da aquisição de repositório digital.

Soma de terabytes disponíveis.

Anual.

Positiva.

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

662 695 729

Alfredo Monteiro.

Aumentar parque legado em 5% ao ano até 2015.

Coordenação de Tecnologia da Informação - COTIN

anual

Positiva.

No ano de 2012, havia 630 equipamentos de TI e de preservação do acervo.

Meta

Soma dos equipamentos de tecnologia da informação existentes.

Número de equipamentos de tecnologia da informação e de preservação do

Auferir a quantidade de equipmentos de tecnologia da informação existentes.

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Linha de Base

2013 2014 2015

24.0 30.0 36.0Meta

Aumentar a quantidade de transmissão/recepção de dados na rede em 25% ao ano até

Soma de terabytes transmissão/recepção durante a navegação na rede.

Coordenação de Tecnologia da Informação - COTIN

Mensal.

Positiva.

No ano de 2012, a quantidade média anual do tráfego de dados foi de 18 terabytes.

Tráfego de dados na rede

Auferir a quantidade do tráfego transmissão/recepção de dados na rede.

Objetivo 4. Implementar sistemas integrados e ambiente tecnológico seguros e de alta performance

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Quadro 14 – Objetivo 5 – Assegurar recursos orçamentários e financeiros e otimizar sua aplicação

Quadro 15 – Objetivo 6 – Desenvolver e implantar infraestrutura organizacional e tecnológica

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Linha de Base

2013 2014 2015

100 100 100

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Linha de Base

2013 2014 2015

95 97 99

Mensal, com finalização anual.

Positiva.

No ano de 2011, foram pagos 86,2% dos recursos empenhados.

Meta

Aumentar o percentual de recursos pagos em 2% ao ano para diminuir os valores inscritos

Meta

Empenhar todo os recursos aprovados na LOA.

Percentual de execução financeira

Auferir o percentual de recursos pagos em relação ao total de recursos empenhados.

Relação entre os recursos pagos e os recursos empenhados.

Coordenação de Recursos Orçamentários e Financeiros - COROF

Relação entre os recursos empenhados e os recursos orçamentários totais.

Coordenação de Recursos Orçamentários e Financeiros - COROF

Mensal, com finalização anual.

Positiva.

No ano de 2012, foram empenhados 95,1% do orçamento total.

Objetivo 5. Assegurar recursos orçamentários e financeiros e otimizar sua aplicação

Percentual de execução orçamentária

Auferir o percentual de recursos empenhados em relação ao orçamento total.

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Linha de Base

2013 2014 2015

1 2 2

Coordenação-Geral de Gestão de Documentos - COGED.

Anual

Positiva.

Em 2012, foram implementados 2 projetos do Programa ANDigital, que possui 10 projetos.

Meta

Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.

Objetivo 6. Desenvolver e implantar infraestrutura organizacional e tecnológica para recolhimento,

preservação e acesso de acervos digitais da APF

Número de projetos do Programa ANDigital implantados

Auferir a quantidade de projetos do Programa Permanente de Preservação e Acesso a

Documentos Arquivísticos Digitais - ANDigital implantados.

Soma dos projetos do Programa Permanente de Preservação e Acesso a Documentos

Arquivísticos Digitais - ANDigital implantados.

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Quadro 136– Objetivo 7 – Integrar, coordenar e fiscalizar as atividades de gestão de documentos

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base*

2013 2014 2015

299 304 311

Soma dos órgãos e entidades federais atuando nas Subcomissões de Coordenação do Sistema

de Gestão de Documentos - SIGA, da administração Pública Federal e nas Comissões de

Avaliação de Documentos.

Meta*Aumentar o número de órgãos e entidades federais desenvolvendo sistemicamente atividades de

gestão de documentos em 2% ao ano até 2015.

Coordenação-Geral de Gestão de Documentos - COGED

Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal – COREG

Base de Dados do Sistema de Gestão de Documentos - SIGA, da administração pública federal.

Trimestral, com finalização anual.

Positiva.

Objetivo 7. Integrar, coordenar e fiscalizar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas

pelos órgãos e entidades integrantes do SIGA

Número de órgãos e entidades integrantes do SIGA que desevolvem atividades de

gestão de documentos de forma sistêmica

Auferir a quantidade de órgãos e entidades federais que desevolvem atividades de gestão de

documentos de forma sistêmica, tendo em vista a legislação e normas arquivísticas vigentes, a

partir da participação nas Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos -

SIGA, da administração Pública Federal e nas Comissões Permanentes de Avaliação de

Documentos.

Maria Izabel de Oliveira.

Em 2012, foram contabilizados 294 órgãos e entidades federais desenvolvendo atividades de

gestão de documentos.

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

150 157 165

Em 2012, o Arquivo Nacional promoveu 144 reuniões técnicas com órgãos e entidades federais.

Auferir a quantidade de reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades federais para

orientação no âmbito da gestão de documentos, permitindo o cumprimento de suas

responsabilidades legais perante a gestão dos documentos públicos, tendo em vista a função e o

uso social dos arquivos.

Maria Izabel de Oliveira.

Número de reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades integrantes do SIGA

para orientação no âmbito da gestão de documentos

Positiva.

Soma das reuniões com órgãos e entidades federais visando a orientação técnica no ano.

Coordenação-Geral de Gestão de Documentos - COGED

Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal – COREG.

Trimestral, com finalização anual.

Meta Aumentar o número de reuniões técnicas em 5% ao ano até 2015, atingindo a meta de 165

reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades federais no âmbito da ação de gestão de

documentos.

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Quadro 17 – Objetivo 8 – Promover o acesso à informação ao Governo e ao cidadão

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

165 173 181

Número de servidores dos órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados em

gestão de documentos

Auferir a quantidade de servidores de órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados em

gestão de documentos.

Soma dos servidores de órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados.

Coordenação-Geral de Gestão de Documentos - COGED

Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal – COREG.

Trimestral, com finalização anual.

Positiva.

MetaAumentar o número de servidores de órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados em

gestão de documentos em 5% ao ano até 2015.

Maria Izabel de Oliveira.

Em 2012, foram capacitados 157 servidores de órgãos e entidades integrantes do SIGA em

gestão de documentos.

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

857,000 874,000 891,000

Objetivo 8. Promover o acesso à informação ao Governo e ao cidadão

Número de atendimentos ao usuário (cidadão e governo) do acervo custodiado

Meta

Mensal.

Positiva.

Atingir o quantitativo de 891.000 atendimentos a usuários em 2015.

Soma dos atendimentos presenciais e à distância.

Em 2012, foram realizados 840.273 atendimentos.

Maria Aparecida S. Torres.

Auferir a quantidade de atendimentos a usuários do acervo do Arquivo Nacional.

Coordenação de Consulta ao Acervo - COCAC

Coordenação de Atendimento à Distância - COADI

Relatórios de Acesso emitidos pelo software Web Statistics 6.4.

Coordenação Regional de Brasília - COREG

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

300 300 300Meta

Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.

Número de atendimentos ao cidadão no âmbito do SIC

Sílvia Estevão.

Em 2012, foram realizados 279 atendimentos a usuários no âmbito do SIC.

Auferir a quantidade de atendimentos a usuários no âmbito do SIC do Arquivo Nacional.

Soma dos atendimentos no âmbito do SIC (presencial, internet, sistema eletrônico,

correspondência eletrônica ou física).

Sistema Eletrônico do Serviço de Informação ao Cidadão (e-SIC)

SIC do Arquivo Nacional.

Positiva.

Mensal.

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Quadro 18 – Objetivo 9 – Assegurar o controle intelectual e físico do acervo

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

315 315 315

Maria Elisa Bustamante.

Em 2012, foram realizados 322 atendimentos a usuários no âmbito da Ouvidoria.

Número de atendimentos ao cidadão no âmbito da Ouvidoria

Auferir a quantidade de atendimentos a usuários no âmbito da Ouvidoria do Arquivo Nacional.

Positiva.

Soma dos atendimentos no âmbito da Ouvidoria.

Gabinete/Ouvidoria

Meta

Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.

Mensal.

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

339,552 346,343 353,270

Objetivo 9. Assegurar o controle intelectual e físico do acervo

Carmen Tereza Coelho Moreno

Em 2012, foram realizadas 332.894 ações de processamento e preservação do acervo.

Mensal, com finalização anual.

Número de ações de processamento e preservação do acervo arquivístico

Auferir a quantidade de ações de processamento e preservação do acervo arquivístico, visando

assegurar o direito dos cidadãos de acesso à informação.

Soma das ações de processamento e preservação do acervo arquivístico.

Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA

Coordenação Regional no Distrito Federal - COREG.

Meta

Aumentar o número de ações de processamento e preservação do acervo arquivístico em 2% ao

Positiva.

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

136,500 143,325 150,500

Aumentar a capacidade de digitalização em 5% ao ano até 2015, a partir da aquisição de

Meta

Carmen Tereza Coelho Moreno

No ano de 2012, foram digitalizadas 130.000 páginas de documentos escritos, iconográficos e

Auferir a quantidade de páginas de documentos escritos, iconográficos e cartográficos

Soma de páginas de documentos escritos, iconográficos e cartográficos digitalizadas.

Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA

Mensal, com finalização anual.

Positiva.

Quantidade de documentos escritos, iconográficos e cartográficos digitalizados

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

300 360 400

Quantidade de documentos sonoros e imagens em movimento digitalizados

No ano de 2012, foram digitalizados 320 horas de documentos sonoros e imagens em

Meta

Aumentar a capacidade de digitalização em 10% ao ano a partir de 2014, em função da

Carmen Tereza Coelho Moreno

Soma de horas de documentos sonoros e imagens em movimento digitalizados.

Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA

Mensal, com finalização anual.

Auferir a quantidade de horas de documentos sonoros e imagens em movimento digitalizados

Positiva.

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Quadro 19 – Objetivo 10 – Promover a difusão do acervo

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

3,700 3,900 4,000

Positiva.

Número de participantes em eventos culturais e técnico-científicos realizados

Mensal.

Aumentar a quantidade de participantes de eventos culturais entre 5% e 10% ao ano até 2015.

Auferir a quantidade de participantes em eventos culturais realizados (seminários, mesas-

redondas, exposições, concursos monográficos).

Soma dos participantes dos eventos culturais e técnico-científicos realizados.

Objetivo 10. Promover a difusão do acervo

Coordenação de Pesquisa e Difusão do Acervo - COPED.

Maria Elizabeth Brea Monteiro.

Em 2012, 3.500 pessoas participaram dos eventos culturais.

Meta

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

11 12 13

Trimestral

Positiva.

Maria Elizabeth Brea Monteiro.

Em 2012, foram editados 10 títulos de publicações técnico-científicas.

Meta

Aumentar a quantidade de títulos de publicações técnico-científicas impressos e digitais entre 5%

e 10% ao ano até 2015.

Soma dos títulos (impressos ou digitais), de natureza técnico-científica editados.

Coordenação de Pesquisa e Difusão do Acervo - COPED.

Número de títulos de publicações técnico-científicas impressos e digitais

Auferir a quantidade de títulos de publicações técnico-científicas impressos e digitais.

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50

Quadro 20– Objetivo 11 – Construir e consolidar políticas públicas na área de arquivos

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

10 - 10

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

170 - 170

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

96 - 101

Objetivo 11. Construir e consolidar políticas públicas na área de arquivos

Atingir o quantitativo de 10 participantes da sociedade civil nas conferências nacionais de

arquivos de 2013 e 2015.

Número de participantes da sociedade civil nas conferências nacionais de arquivos

Auferir a quantidade de participantes da sociedade civil nas conferências nacional de arquivos

realizadas com o objetivo de promover a participação social e a integração dos profissionais de

arquivos na construção de políticas públicas na área de arquivos e de fortalecer o Estado

brasileiro.

Soma dos participantes da sociedade civil.

Bienal.

Ministério da Justiça - Gabinete do Ministro.

Domicia Gomes

Positiva.

Auferir a quantidade de participantes do segmento de arquivo nas conferências nacional de

arquivos realizadas com o objetivo de promover a participação social e a integração dos

profissionais de arquivos na construção de políticas públicas na área de arquivos e de fortalecer

Soma dos participantes dos segmentos de arquivo.

Em 2011, 9 representantes da sociedade civil participaram da Conferência Nacional de Arquivos.

Meta

Meta

Aumentar o número de propostas aprovadas em 5% a cada conferência realizada até 2015.

Domicia Gomes

Em 2011, foram aprovadas 91 propostas na Conferência Nacional de Arquivos.

Número de propostas aprovadas nas conferências nacionais de arquivos

Auferir a quantidade de propostas aprovadas pela plenária final das conferências nacionais de

Soma das propostas aprovadas nas conferências nacionais de arquivos.

Ministério da Justiça - Gabinete do Ministro.

Bienal.

Positiva.

MetaAtingir o quantitativo de 170 participantes do segmento de arquivo nas conferências nacionais de

arquivos de 2013 e 2015.

Ministério da Justiça - Gabinete do Ministro.

Domicia Gomes.

Em 2011, 143 representantes de segmentos de arquivo participaram da Conferência Nacional de

Bienal.

Positiva.

Número de participantes do segmento de arquivo nas conferências nacionais de

arquivos

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51

Quadro 21 – Objetivo 12 – Orientar os órgãos e entidades integrantes do SINAR

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

80 89 98

Auferir a quantidade de entidades parceiras da Rede Memórias Reveladas.

Soma das entidades parceiras da Rede Memórias Reveladas.

Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) - Memórias Reveladas

Número de parceiros da Rede Memórias Reveladas

Meta

Aumentar o número de entidades parceiras da Rede Memórias Reveladas em 10% até 2015.

Anual.

Positiva.

Inez Stampa

Em 2011, havia 72 entidades parceiras da Rede Memórias Reveladas

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Linha de Base

2013 2014 2015

165 180 200

Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

Anual

Positiva.

Em 2012, 150 órgãos e entidades integrantes do SINAR receberam orientação do CONARQ.

Meta

Aumentar o número de órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados em 10% ao ano até

Objetivo 12. Orientar os órgãos e entidades integrantes do SINAR na gestão documental e na proteção

especial dos documentos de arquivo

Número de órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados quanto à gestão

documental e à proteção especial dos documentos de arquivo

Auferir a quantidade de órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados quanto à gestão

documental e a proteção especial aos documentos de arquivo.

Soma dos órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados.

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52

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

36 40 44

Objetivo 13. Produzir e/ou disseminar conhecimentos , procedimentos, boas práticas e normas técnicas

Número de órgãos e entidades públicos e privados que receberam

assistência/orientação técnica em gestão de documentos, processamento,

preservação e acesso

Auferir a quantidade de órgãos e entidades públicos e privados que receberam

assistência/orientação técnica, visando à disseminação de conhecimento e metodologia

arquivística.

Meta

Carmen Tereza Coelho Moreno

Em 2012, foram prestadas assistências técnicas a 33 órgãos e entidades públicos e privadas.

Aumentar a número de órgãos e entidades públicos e privados que recebem

assistência/orientação técnica em 10% ao ano até 2015.

Soma dos órgãos e entidades públicos e privados que receberam assistência/orientação técnica.

Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA

Coordenação Regional no Distrito Federal - COREG.

Anual.

Positiva.

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

1,400 1,700 2,050Meta

Aumentar o número de profissionais capacitados em 20% ao ano até 2015.

Número de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados em

processamento e preservação de acervos arquivísticos

Auferir a quantidade de profissionais capacitados em processamento e preservação de acervos

arquivísticos, visando à disseminação dos conhecimentos técnicos especializados produzidos na

instituição.

Soma dos profissionais capacitados.

Carmen Tereza Coelho Moreno

Em 2012, foram capacitados 1.150 profissionais em processamento e preservação de acervos

Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA

Coordenação Regional no Distrito Federal - COREG.

Anual.

Positiva.

Indicador

Descrição do Indicador

Método de Cálculo

Fonte

Frequência

Polaridade

Responsável

Linha de Base

2013 2014 2015

240 288 345

Positiva.

Domicia Gomes.

Em 2012, foram capacitados 200 profissionais.

Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos.

Anual.

Soma dos profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados.

Número de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados na

aplicação das normativas aprovadas pelo CONARQ

Auferir a quantidade de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados nos

cursos, oficinas, treinamentos e seminários, presenciais e a distância, visando à disseminação do

conhecimento e da metodologia para a aplicação das normativas.

Meta

Aumentar o número de profissionais capacitados em 20 % ao ano até 2015.

Quadro 22– Objetivo 13 – Produzir e/ou disseminar conhecimentos, procedimentos, boas práticas

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53

4.1.2 Formas e instrumentos de monitoramento da execução dos resultados dos planos

Em relação ao planejamento estratégico do período de 2013-2015, cabe registrar que

não foi realizado um monitoramento sistemático do planejamento estratégico, pois não havia

uma estrutura específica para este fim. Foram realizadas reuniões periódicas para acompanhar

as ações realizadas e auxiliar a tomada de decisão, mas não havia um modelo de gestão

estratégica implantado, que possibilite a definição de ferramentas e uma maior articulação e

integração entre as áreas.

No sentido de implantar a gestão estratégica na instituição, foi formalizada a Assessoria

de Planejamento e Modernização na estrutura do Arquivo Nacional em 2015, por meio da

Portaria nº 259, de 31/12/2015. A Assessoria está vinculada ao Gabinete da Direção-Geral e

tem por competência:

i. Assessorar o Diretor-Geral na elaboração e atualização periódica do planejamento

estratégico;

ii. Implantar e realizar o acompanhamento do planejamento estratégico;

iii. Avaliar o cumprimento das metas estratégicas da organização;

iv. Participar do processo de elaboração do Plano Plurianual e da proposta orçamentária

para que fique alinhada às prioridades do planejamento estratégico;

v. Informar periodicamente ou sempre que solicitado ao Diretor-Geral sobre o

andamento das iniciativas estratégicas em curso;

vi. Promover ações de sensibilização para viabilizar a execução do planejamento

estratégico;

vii. Promover a divulgação de ações e resultados referentes ao planejamento estratégico;

viii. Elaboração, acompanhamento e implantação do mapeamento e modelagem de

processo em conjunto com as Coordenações;

ix. Promover reuniões de análise do trabalho desenvolvido junto às Coordenações,

propondo ações corretivas e melhorias nos processos;

x. Acompanhar a elaboração dos manuais de procedimentos das Coordenações;

xi. Exercer outras atividades administrativas que lhe forem cometidas pelo Diretor-

Geral.

No sentido de implementar um modelo de gestão estratégica, o Arquivo Nacional tem

realizado, desde 2014, o mapeamento e a modelagem de seus processos, para uma melhor

definição das atribuições e atividades desempenhadas pela por cada área da instituição, assim

como a relação entre elas. A metodologia utilizada é aquela estabelecida pela rotina de

mapeamento e posterior modelagem de processos, com uso da escrita abreviada por meio de

um conjunto de sinais na linguagem BPMN e do software Bizagi. Para isso, é dividida em três

etapas básicas:

Planejamento – definição dos processos a serem mapeados;

Mapeamento – diagramação e descrição do fluxo do processo;

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54

Modelagem – análise e redesenho do processo; análise da situação atual; redesenho

e melhoria dos processos.

Em 2015, deu-se continuidade à modelagem dos processos das áreas de Licitação,

Compras e Contratos que ensejou em reformulações dos setores específicos. Os trabalhos da

Assessoria foram, inicialmente, focados na Coordenação-Geral de Administração, por demanda

daquela área de negócios e pela necessidade de melhorar a integração com as demais áreas da

instituição. Para 2016, esse mapeamento será ampliado para outras áreas, com prioridade para

as coordenações de recursos humanos e de atendimento ao público.

É importante mencionar que o Arquivo Nacional vem realizando as suas atividades em

articulação com o Ministério da Justiça de forma a alinhar o seu planejamento e a sua gestão

estratégica às diretrizes do planejamento do MJ. Nessa perspectiva, vem estudando modelos de

governança para criar mecanismos e instrumentalizar os gestores com vistas a uma gestão mais

profissionalizada e inovadora.

4.1.3 Estágio de implementação do planejamento estratégico

Em 2011, o Arquivo Nacional (AN) foi inserido no processo de construção do

planejamento estratégico do Ministério da Justiça (MJ) para o período 2011-2014. Foram

realizadas oficinas do secretariado do ministério, com a participação do Diretor-Geral, bem

como reuniões técnicas com as equipes do Arquivo Nacional com a finalidade de definir

indicadores e projetos estratégicos para os objetivos do mapa estratégico do MJ, especialmente

os objetivos “Objetivo 10 – Consolidar a política nacional de arquivos e de acesso à

informação” e “Objetivo 12 – Garantir e promover o direito à reparação, à memória e à

verdade”.

Simultaneamente à discussão sobre o planejamento estratégico, foi iniciado processo de

construção do PPA 2012-2015 dentro da nova estruturação de programas de governo proposta

pelo Ministério do Planejamento. Todo este processo de discussão resultou na

instrumentalização do Arquivo Nacional para a elaboração do seu plano estratégico no início de

2012 com período de referência de 2013-2015.

É importante registrar que, em 2015, o Arquivo Nacional participou de todas as etapas

de formulação do planejamento estratégico do MJ relativo ao período de 2016-2019. No âmbito

do novo mapa estratégico do Ministério, o AN está inserido em dois objetivos estratégicos:

“Objetivo 4 – Promover o acesso à justiça e proteger os direitos do cidadão” e “Objetivo

11 – Aprimorar mecanismos de produção e disseminação do conhecimento e gestão e

preservação da memória nacional”. Além disso, o projeto “Preservação e Acesso a

Documentos Arquivísticos Digitais do Arquivo Nacional (AN Digital)” do Arquivo Nacional

está contemplado na carteira de projetos estratégicos do MJ.

Para assegurar a implementação das ações sob a responsabilidade do AN, foi iniciada a

construção do planejamento estratégico do AN para o período de 2016-2019, com a realização

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55

de uma oficina em dezembro de 2015 e o processo será retomado no primeiro semestre de

2016.

4.2 Desempenho orçamentário

A Lei 13.115, de 20 de abril de 2015 contemplou o Arquivo Nacional com um

orçamento total de R$ 98.842.322, do qual 72.059.442,00 destinado a atender despesas com

pessoal ativo, inativo, beneficiários de pensão, custeio do Plano de Custeio da Previdência dos

Servidores Públicos Federais e Benefícios legais. Do montante aprovado, restou empenhado

R$ 95.359.005,00.

Já a dotação orçamentária do Arquivo Nacional, para atender as despesas

discricionárias, autorizada para o exercício de 2015, foi de R$26.782.880,00, parcialmente

liberado. Compondo este valor está o montante de R$ 77.716,00 para pagamento das

contribuições e anuidades aos Organismos Internacionais aos quais o Arquivo Nacional é

filiado. Notamos que de limite para movimentação e empenho foram autorizados apenas R$

24.301.256,00, insuficientes para atender todas as necessidades do Arquivo Nacional. Para

atender algumas de nossas necessidades, já pleiteadas há alguns anos foi solicitado um crédito

suplementar da ordem de e R$ 3.360.000,00, remanejando de despesas correntes para de

capital, aprovado.

Esse crédito foi vital para o Arquivo Nacional, uma vez que através dele, entre outros

itens, está sendo realizada a modernização do sistema de ar condicionado, pois o anterior teve a

comercialização de seu gás refrigerante proibida, a substituição dos elevadores sociais e de

carga do prédio F, sanando o comprometimento da segurança das pessoas e acervo por eles

transportados.

O orçamento aprovado para o PO Despesas Administrativas aprovado na LOA 2015 foi,

em princípio de R$ 13.597.228,00, mas com o remanejamento orçamentário de diversos planos

orçamentários superavitários para ele, da ordem de R$ 5.818.171,00, totalizou em R$

19.415.399,00. Tal remanejamento teve por finalidade principal atender a demanda

orçamentária dos contratos de serviços continuados, que vêm sofrendo reajustes de preços bem

acima dos inicialmente estimados, bem como fazer algumas contratações inadiáveis como as

acima mencionadas.

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56

4.3. – Objetivos estabelecidos no PPA de responsabilidade da unidade e resultados

alcançados

PROGRAMA: 2020 - Cidadania e Justiça

OBJETIVO: 0872 – Consolidar a política nacional de arquivos, modernizar os serviços

arquivísticos governamentais e preservar o patrimônio arquivístico nacional de forma a

harmonizar a responsabilidade do poder público com o direito constitucional dos cidadãos de

acesso à informação e contribuir para a promoção do direito à memória e à verdade.

Um dos desafios relacionados ao Programa Cidadania e Justiça está vinculado à

consolidação da política nacional de arquivos, a qual tem como premissas: modernizar os

serviços arquivisticos governamentais e preservar o patrimônio arquivístico nacional de forma

a harmonizar a responsabilidade do poder público com o direito constitucional dos cidadãos de

acesso à informação e contribuir para a promoção do direito à memória e à verdade. O Arquivo

Nacional teve grandes avanços no tratamento arquivístico de seus fundos (conjuntos)

documentais, tanto em suporte físico quanto em meio digital, garantindo sua segurança e

preservação, e o acesso aos documentos pelos cidadãos e a administração pública nas diferentes

esferas de governo. Nesse sentido, durante o período do PPA 2012-2015, o Programa

apresentou grandes avanços que contribuíram para o fortalecimento da política nacional de

arquivos.

O acesso ao acervo sob a guarda do Arquivo Nacional também foi ampliado nesse

período. A Lei nº 12.527, a chamada Lei de Acesso à Informação, e a Lei nº 12.528, que criou a

Comissão Nacional da Verdade (CNV), ambas de 18 de novembro de 2011, tiveram a

participação de técnicos do Arquivo Nacional na discussão e redação de seus textos, de modo a

assegurar sua coerência com a legislação arquivística vigente, otimizar o acesso dos cidadãos à

informação pública, à documentação referente ao período do regime militar, assim como a

gerada para atender ao trabalho desenvolvido pela CNV, atos legais que entraram em vigor em

2012. De 2012 a 2014, o Arquivo Nacional trabalhou em estreita cooperação com a CNV,

cedendo espaço físico, técnicos e providenciando, sempre com o apoio financeiro e logístico do

Ministério da Justiça e da Presidência da República, a digitalização de dezenas de fundos

documentais de unidades de segurança integrantes do extinto Sistema Nacional de Informações

e Contrainformação – SISNI, que tinha por órgãos central o SNI, disponibilizando-os em Salas

de Consulta Virtual. Hoje é possível afirmar que trinta por cento dos fundos documentais da

instituição já está disponível em formato digital.

Ao mesmo tempo, o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), atuando como órgão

central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), por meio de suas Câmaras Técnicas e

Câmaras Setoriais, desenvolveu pesquisas, estudos e contatos com organismos nacionais e

internacionais para elaborar resoluções e recomendações sobre diferentes temas relativos a

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57

documentos digitais e não digitais. Após serem aprovadas pelo Plenário do Conarq, essas

resoluções e recomendações tornam-se válidas para todos os órgãos e entidades integrantes do

Sinar. O Plenário também foi responsável pela elaboração da minuta de projeto de lei que altera

dispositivos da Lei nº 8.159, de 18 de janeiro de 1991, conforme sugestão da I Conferência

Nacional de Arquivos (CNARQ), e está atuando fortemente em uma campanha para viabilizar a

criação e o desenvolvimento de arquivos públicos municipais.

O Centro de Referência Memórias Reveladas empreende um conjunto diversificado de

ações com o objetivo de favorecer a preservação e a difusão de informações contidas nos

registros documentais sobre as lutas políticas no Brasil das décadas de 1960 a 1980, atuando,

também, para promover o debate e a reflexão sobre temas de interesse para a reconstituição da

memória nacional do período da ditadura militar. Dentre as ações desenvolvidas de 2012 a

2015 destacam-se a digitalização de mais de 12 milhões de páginas de documentos do Sistema

Nacional de Informações e Contrainformação (Sisni), agilizando o trabalho da Comissão

Nacional da Verdade e de comissões da verdade estaduais, municipais, universitárias e

sindicais; a ampliação e capilarização da Rede Nacional de Cooperação e Informações

Arquivísticas/MR, presente em todas as regiões da federação (18 estados e no DF) e no

exterior; a realização de duas edições do Prêmio Memórias Reveladas, com a publicação de

seis obras de excelência sobre a temática; realização de seminários nacionais e internacionais.

Com referência ao direito dos cidadãos ao acesso à informação, foi ativado o módulo

Cadastro de Usuários do Sistema de Informações do Arquivo Nacional - SIAN que inclui

recursos de cadastramento de usuários, agendamento de consultas, requisição de documentos,

requisição de serviços e o trâmite dos documentos entre as áreas intervenientes. A adoção de

um sistema de informação significa mais que a implantação de uma tecnologia. Implica um

processo de mudança organizacional, envolvendo não apenas a revisão dos processos, mas a

realização de uma releitura do contexto cultural da organização.

Como órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos – SIGA, da

administração pública federal, um dos subsistemas do Sinar, o Arquivo Nacional desenvolveu

parcerias com organismos internacionais e órgãos e entidades federais integrantes do SIGA, em

especial com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, com o objetivo de auxiliar na

elaboração e revisão das portarias que tratam dos Assentamentos Funcionais Digitais, isto é,

procedimentos relativos à organização, digitalização e armazenamento dos assentamentos

funcionais em meio digital e que adequam as normas arquivísticas relativas às atividades de

protocolo, já defasadas, à realidade atual da administração pública federal, abordando não só os

documentos não digitais, mas também os digitais.

Há necessidade de reforço na força de trabalho do Arquivo Nacional, com perfis

capazes de dar continuidade aos avanços realizados pela instituição em razão da própria

dinâmica da administração pública federal e da sociedade, pela vacância de cargos por

aposentadorias e/ou mortes.

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58

Cabe também ressaltar a capacidade da instituição em construir parcerias nacionais e

internacionais que resultaram em benefícios para as partes envolvidas e, sobretudo para os

cidadãos.

Quadro 23– Metas Quantificativas

METAS QUANTIFICATIVAS

DESCRIÇÃO DA META

2012 - 2015

META

PREVISTA

2012-2015

UNIDADE DE

MEDIDA

META

REALIZADA

ATÉ 2015

%

DA META

TOTAL 2012-

2015

REALIZADA

ACUMULADO

120 reuniões técnicas realizadas no

âmbito do CONARQ

120,00 Reuniões

técnicas

152,00 126,67%

140.000 registros de documentos

inseridos e publicados no Banco de

Dados Memórias Reveladas

140.000,00 Registros

publicados

29.857,00 21,33%

1.534.852 documentos arquivísticos

preservados

1.534.852,00 Documentos

arquivísticos

2.407.082,00 156,83%

217 instituições e entidades

cadastradas no Cadastro Nacional de

Entidades Custodiadoras de Acervos

Arquivística (CODEARQ)

217,00 Instituições e

entidades

149,00 68,66

230 ações culturais de difusão do

acervo que se distribuem em edição

de publicações técnico-científicas,

sítios eletrônicos e realização de

eventos.

230,00 Ações culturais 300,00 130,43%

2 Conferências nacionais de arquivos

realizadas em 2013 e 2015

2,00 Conferências

nacionais de

arquivos

0,00 0,00%

2 milhões de usuários atendidos e

acessos a sítios eletrônicos e outras

mídias digitais de difusão do acervo e

de conhecimento

2.000.000,00

Usuários

4.234.407,00

211,72%

50 unidades protocolizadoras da

Administração Pública Federal

reestruturadas

50,00 Unidades

protocolizadoas

da

Administração

Pública Federal

0,00 0,00%

8 pontos de acesso da Rede Memórias

Reveladas implantadas nos estados

8,00 Ponto de acesso 0,00 0,00%

Ampliar em 100 Tbyte/ano a

capacidade de armazenamento de

arquivos digitais

100,00 Tbyte/ano 500,00 500%

Ampliar espaço de armazenamento

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59

físico para o acervo da Administração

Pública Federal com a adequação de

dois depósito/ano

8,00

6,00

Aumentar em 10% ao ano a

quantidade de equipamentos de

preservação instalados (Sistema de

climatização; Sistema de

monitoramento ambiental; Sistemas

de Arquivos Deslizantes), totalizando

2236 equipamentos

2.236,00

Equipamentos

1.075,00

48,08%

Capacidade em gestão de documentos

dos servidores dos órgãos e entidades

da Administração Pública Federal,

mediante a realização de cursos de

capacitação e do V Encontro Técnico

dos Integrantes do SIGA

295,00

unidade

295,00

Fomentar a criação de arquivos

municipais em 10% dos municípios

brasileiros com população acima de

100.00 habitantes

10,00

porcentagem

311,00

3.110,00%

Inserir 53.573 registros em sistema

informatizado de registro de

estrangeiros e naturalização

53.573 Registros 501.134,00 935,42%

Integrar mais 20 órgãos e entidades

parceiros à Rede Nacional de

Cooperação e Informações

Arquivísticas do Memórias Reveladas

20,00

Órgãos e

entidades

72,00

360,00%

Prédio construído, com moderna

tecnologia aplicada à guarda e gestão

de documentos produzidos e

acumulados pela Administração

Pública Federal

1

Prédio

construído

0,00

0,00%

Proteger e preservar mais 15 acervos

do período do regime militar (1964-

18985) no âmbito da Rede Memórias

Reveladas

15,00

Acervos do

período militar

10,00

66,67%

a) 120 reuniões técnicas realizadas no âmbito do CONARQ

O Plenário, as Câmaras Técnicas, as Câmaras Setoriais e as Comissões Especiais são

órgãos da estrutura básica do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Ao Plenário do

CONARQ cabe definir a política nacional de arquivos públicos e privados; as Câmaras

Técnicas visam à elaboração de estudos e normas necessárias à implementação da política

nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos

(SINAR); as Câmaras Setoriais tem por finalidade identificar, discutir e propor soluções para

questões temáticas que repercutem na estrutura e organização de setores específicos de

arquivos, interagindo com as Câmaras Técnicas; as Comissões Especiais tem por objetivo

examinar assuntos específicos relacionados à legislação arquivística. O CONARQ possui ainda

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60

com uma Coordenação de apoio técnico e administrativo. Nesse sentido, foram realizadas 36

reuniões técnicas no ano de 2012, 47 reuniões em 2013, 39 reuniões em 2014 e 30 reuniões em

2015, contabilizando 126,67% da meta para o período 2012-2015.

b) 140.000 registros de documentos inseridos e publicados no Banco de Dados

Memórias Reveladas

O Banco de Dados Memórias Reveladas dispõe, atualmente, de 437.824 registros, dos

quais 416.193 foram publicados e estão disponíveis para consulta pública. Em 2012, a

alimentação espontânea (não patrocinada) do Banco de Dados permitiu a inserção de 7.000

registros, além de mais 15.000 registros oriundos do próprio Arquivo Nacional e dos parceiros:

Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul – AHRS e Arquivo Público Estadual Jordão

Emerenciano – APEJE(Pernambuco), os dois últimos contemplados com recursos do Projeto

Pronac 07-6040, perfazendo 20.000 registros, isto é, 57% da meta prevista para 2012 (35.000

registros). Em 2013, a alimentação espontânea (não patrocinada) do Banco de Dados permitiu a

inserção de 4263 registros o que representa o cumprimento de 12% da meta estabelecida para

2013 (35.000 registros).Em 2014, a alimentação espontânea (não patrocinada) do Banco de

Dados permitiu a inserção de 835 registros o que representa o cumprimento de 2 % da meta

estabelecida para 2014 (35.000 registros). Encontra-se em elaboração projeto visando à

digitalização de documentos e à alimentação de registros no Banco de Dados. Em 2015, a

alimentação espontânea (não patrocinada) do Banco de Dados permitiu a inserção de 2.759

registros o que representa o cumprimento de 8 % da meta estabelecida para 2015 (35.000

registros).

Cabe destacar que o projeto de digitalização de acervos DOPS foi aprovado, após período

de contingenciamento de recursos, em dezembro de 2015. Tem seu início previsto para o

primeiro semestre de 2016, nos estados de Pernambuco e Goiás, razão pela qual não foi

possível o atendimento desta meta no prazo estipulado.

c) 1.534.852 documentos arquivísticos preservados

Com o objetivo de preservar e facultar o acesso ao patrimônio arquivístico nacional sob

sua guarda, o Arquivo Nacional realizou atividades de processamento técnico, conservação e

reformatação de 334.844 documentos em 2012 e 342.033 documentos em 2013. No exercício

de 2014 o Arquivo Nacional realizou atividades de processamento técnico, conservação e

reformatação de 836.477 documentos.

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Em 2015 o Arquivo Nacional realizou atividades de processamento técnico, conservação e

reformatação de 893.728 documentos. Estas atividades compreendem o tratamento arquivístico,

a prevenção e/ou reparação de danos e deterioração e digitalização dos documentos para fins de

acesso e preservação. Dentre os fundos trabalhados, cabe destacar:

. Serviço de Censura e Diversões Públicas

. Agência Nacional

. Departamento de Censura de Diversões Públicas

. Secretaria de Assuntos Estratégicos da Presidência da República

. Anexos SNI

. Superior Tribunal Militar

. Relação do Rio de Janeiro

. Registro Civil

d) 217 instituições e entidades cadastradas no Cadastro Nacional de Entidades

Custodiadoras de Acervos Arquivísticos (CODEARQ)

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) tem como competência promover a

elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver

atividades censitárias referentes a arquivos. No exercício de 2012 foram cadastradas 34

instituições e entidades no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos

Arquivísticos (CODEARQ), em 2013, foram cadastradas 40 instituições, em 2014, foram

cadastradas 42 instituições, em 2015 foram cadastradas 33 instituições, alcançando

aproximadamente 69% da meta para o período 2012-2015. O não atingimento da meta pode ser

justificado pelos seguintes pontos:

1. O Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos é

preenchido de forma espontânea por parte das instituições, pois, não há uma normativa

que obrigue tal preenchimento;

2. Possui como condição indispensável que as instituições permitam acesso a seus

documentos, mesmo que sob-restrições;

3. Carência de funcionários nas instituições com conhecimento técnico arquivístico

para proceder ao preenchimento do formulário disponibilizado pelo CONARQ;

4. De forma geral, as instituições percebem a necessidade de preencherem o

formulário de cadastro quando dão início à descrição de seus documentos arquivísticos

com a utilização da Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE.

O CONARQ, de forma a facilitar o procedimento para o cadastramento das instituições no

cadastro nacional de entidades custodiadoras de acervos arquivísticos, criou um formulário

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eletrônico simplificado em seu novo site, o qual entrou em funcionamento no dia 19 de janeiro

de 2016.

e) 230 ações culturais de difusão do acervo que se distribuem em edição de

publicações técnico-científicas, sítios eletrônicos e realização de eventos

As ações relativas à Promoção de Eventos visam à difusão do acervo arquivístico e da

produção do conhecimento, em que as exposições temáticas exercem um importante papel. No

período de 2012-2015 foram realizadas e reeditadas as exposições “Arquivos do Brasil,

Memória do Mundo”, comemorativa aos 20 anos de existência do Programa Memória do

Mundo da UNESCO/Memory of the World – MOW e aos 5 anos de instalação do Comitê

Nacional do Brasil do Programa Memória do Mundo, instituído pela Organização das Nações

Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura, “O mundo luso-brasileiro”, evocando a origem

ibérica para a civilização que se ergueu nos trópicos, e “Estampas do Rio”, no âmbito dos 50

anos do golpe militar, “Registros de uma guerra surda” e “Jango, nossa breve história”,

dedicada ao governo de João Goulart, sua trajetória pessoal e exílio, “Rio 1908: a cidade de

portos abertos” e “Rio em movimento”, em comemoração aos 450 anos da cidade do Rio de

Janeiro. Essas exposições receberam cerca de 9 mil visitantes. O programa de itinerância de

exposições exibiu “Registros de uma guerra surda”, montada na PUC-RJ, “Rio 1908: a cidade

de portos abertos” em exibição até fevereiro de 2016 no BNDES, “Jango, nossa breve história”

montada em Macapá/AP. A exposição 50 anos de desenvolvimento nacional percorreu, em

2015, 7 municípios do estado do Rio de Janeiro, por força de uma emenda parlamentar obtida

em 2014.

O Arquivo Nacional recebeu a mostra “Arpilleras da Resistência Política Chilena”, promovida

pela Comissão de Anistia do Ministério da Justiça. Ao longo do período diversos seminários

foram organizados a exemplo do I Seminário Internacional Documentar a Ditadura”, 3º

Seminário Internacional O Mundo dos Trabalhadores e seus Arquivos, I Simpósio sobre

Gestão, Preservação e Acesso aos Documentos Arquivísticos, Promoção do direito a memória e

a verdade, Cartografia nos arquivos; Estado & Administração; I Encontro de Acervos

Fotográficos, Seminário do Golpe de 1964 a Nova República, do Memórias Reveladas e o

Colóquio Internacional O controle dos corpos e das mentes: estratégias de dominação dos

regimes fascistas e autoritários, em parceria com o Laboratório de Estudos sobre Etnicidade,

Racismo e Discriminação/LEER/USP, que reuniu 17 pesquisadores brasileiros e estrangeiros; 2

Seminários A gestão de documentos arquivísticos na administração pública federal (SIGA); III

Seminário internacional de história luso-brasileira: sertão e litoral, Seminário Rio de Janeiro

450 anos fazendo história e os eventos anuais comemorativos ao Dia Mundial do Patrimônio

Audiovisual.

O Festival Internacional de Cinema de Arquivo – REcine, realizado até 2014, abordou

os temas humor no cinema, Rio de Janeiro e cinema e literatura. Em 2015 realizou a 1ª edição

de Arquivo em cartaz, evento internacional voltado para divulgar e incentivar a realização de

filmes com imagens de arquivos e para debater e refletir a preservação de acervos

cinematográficos. O Arquivo Nacional mantém um importante programa editorial composto

por publicações impressas e eletrônicas, destacando-se: Os presidentes e a república (5ª

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ed./brochura e 3ª ed./canoa); 3 revistas REcine; 1 revista Arquivo em cartaz, Dicionário de

Terminologia Arquivística (1ª reimp.); 6 monografias vencedoras do Prêmio Arquivo Nacional

de Pesquisa 2009 Subversivos e pornográficos, Engenhocas da moral e Jardim regado com

lágrimas de saudade de Henrique Sérgio Batista, e 2011 O Estado imperial brasileiro e as

revoltas da regência, Conversas reservadas e A ilha de Santa Catarina e sua terra firme;

monografias vencedoras do Prêmio Memórias Reveladas de Pesquisa 2010 e 2012 - Todo

leme a bom bordo, O terror renegado, Dossiê Itamaracá, Protagonistas do Araguaia,

Vigilantes da ordem; Documentar a ditadura, Criação e desenvolvimento de arquivos públicos

municipais; Fomento à criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais (eletrônica) e Coletânea de legislação arquivística e correlata (eletrônica), Princípios de

acesso aos arquivos (eletrônica) organizadas pelo Conarq; Diretrizes do produtor: a elaboração

e a manutenção de materiais digitais: diretrizes para indivíduos (1ª reimpr.); Diretrizes do

preservador: a preservação de documentos arquivísticos digitais: diretrizes para organizações

(1ª reimp.), Dicionário de Terminologia Arquivística (reimpr.); Norma Brasileira de Descrição

Arquivística (reimpr.); Estado e administração: a construção do Brasil independente (1822-

1840), A escrita da repressão e da subversão, Ministério da Justiça 190 anos: justiça, direitos e

cidadania no Brasil, O Arquivo Nacional 1838-2012 (2ª ed. ampliada), Festas chilenas:

sociabilidade e política no Rio de Janeiro no ocaso do Império, em parceria com a editora da

PUCRS; além de catálogos de exposições e outros materiais para seminários. Compõe ainda o

programa editorial o periódico científico revista Acervo que entre 2012 e 2015 publicou 8

números em versão impressa e eletrônica. O meio eletrônico vem, a cada ano, se configurando

como um recurso relevante na difusão do acervo e do conhecimento produzido. O site

Exposições Virtuais, que permite recuperar a memória das mostras realizadas pelo Arquivo

Nacional ao longo dos últimos 25 anos e construir outras, exclusivamente virtuais,

disponibilizou 8 exposições: 190 anos do Ministério da Justiça; Capitais da Bossa Nova: Rio e

Brasília nos anos JK e O Rio do morro ao mar: demolições e comemorações em 1922, Brasil:

O Império dos trópicos, França: uma festa brasileira , A história em preto e branco:

periódicos no Brasil do século XIX, Viagens italianas, Jango nossa breve história. O site O

Arquivo Nacional e a história luso-brasileira apresentou 13 novos temas: Impostos,

contrabando e revoltas, Grão-Pará e Maranhão sob a política ilustrada, Alimentação na

América portuguesa, Ouro e diamantes na colônia americana, Nossa Senhora dos Remédios de

Parati, Saúde e higiene pública na ordem colonial e joanina, Mulatos na sociedade colonial,

Prisões, presigangas e cadeias na colônia, Pesca da baleia na colônia, Órfãos e expostos no

Império Luso-Brasileiro, Ordens Terceiras, Diplomacia e política externa na América joanina e

Portugal: política externa no mundo árabe e islâmico. Esses sites receberam, respectivamente,

28.945 e 55.630, e visitantes únicos e 63.567 e 14.083. Foram realizadas mostras de documentos

por ocasião da visita de delegações estrangeiras e alusivas a datas importantes: comitiva do

Sultanato de Omã; delegação do cônsul-geral da Holanda; delegação do Patriarca Maronita de

Antioquia e todo o Oriente e o cônsul-geral do Líbano; comitiva do diretor internacional do

Programa Memória do Mundo/Unesco, visita de representantes da cidade de Tianjin, China; 25

anos da Constituição; centenário de José Honório Rodrigues. O programa de visitas técnicas

vem reforçando a imagem pública do Arquivo Nacional, nas áreas de acesso e difusão

documental, e divulgando a missão institucional para a sociedade, atendendo nos últimos 2

anos 106 instituições, com destaque para as instituições de ensino profissionalizante ESPRO,

SENAI, CIEE e SENAC.

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f) 2 conferências nacionais de arquivos realizadas em 2013 e 2015

A 1ª Conferência Nacional de Arquivos - CNARQ foi realizada em Brasília de 14 a 17 de

dezembro de 2011, com a previsão de periodicidade bienal. Tendo em vista

restrições orçamentárias e, ainda, a não implementação das principais deliberações da 1ª

CNARQ, não foram realizadas as duas conferências previstas para 2013 e 2015, sem o

cumprimento da meta.

g) 2 milhões de usuários atendidos e acessos a sítios eletrônicos e outras mídias

digitais de difusão do acervo e de conhecimento

Ao longo do ano de 2015 foram realizados 1.314.515 um milhão, trezentos e quatorze

mil, quinhentos e quinze) atendimentos a usuários e acessos a sítios eletrônicos e outras mídias

digitais de difusão do acervo e de conhecimento. Foram realizados 32.489 (trinta e dois mil,

quatrocentos e oitenta e nove) atendimentos, divididos nas modalidades de atendimento

presencial e atendimento a distância e 1.282.026 (um milhão, duzentos e oitenta e dois mil e

vinte e seis) acessos aos sítios eletrônicos institucionais. O quantitativo de atendimentos ao

usuário acumulado entre janeiro de 2012 e dezembro de 2015 totalizou 4.234.407,00 (quatro

milhões, duzentos e trinta e quatro mil, quatrocentos e sete). Portanto, a meta estabelecida para

o período 2012-2015 de dois milhões de atendimentos foi superada. Tal fato deve-se

principalmente à disponibilização de sítios eletrônicos institucionais, que se tornaram

ferramentas amplamente utilizadas pelos usuários para acesso a uma parte do acervo, a

instrumentos de pesquisa, leis e resoluções arquivísticas, além de informações sobre o Arquivo

Nacional e sua participação em órgãos internacionais.

Descrição das principais realizações:

• Otimização das funcionalidades implantadas no módulo consulta SIAN;

• Execução de atividades voltadas à modernização do atendimento, através da

informatização de processos e simplificação de rotinas operacionais, com vistas à agilização da

prestação do serviço;

• Instalação na sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, do Núcleo de Atendimento

a pesquisadores credenciados pela Comissão Nacional da Verdade – CNV e Comissões da

Verdade estaduais.

Expectativas para o próximo período:

• Dar continuidade às atividades para ampliar a difusão do acervo da instituição, no que

se refere às atribuições do atendimento e do acesso à informação;

• Dar prosseguimento às atividades voltadas à modernização do atendimento, através da

informatização de processos e simplificação de rotinas operacionais, com vistas à agilização da

prestação do serviço;

• Criação de novas ferramentas de pesquisas online a serem disponibilizadas aos usuários

e servidores;

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• Implantação de projeto de formação continuada aos técnicos do atendimento presencial

e a distância, da Sede e da Regional em Brasília, com vistas à implementação de novos recursos

tecnológicos e boas práticas do setor;

• Formação de novos profissionais de referência, com a finalidade de qualificá-los para

exercer as atividades específicas de atendimento ao público e acesso ao acervo da instituição;

• Continuidade de Projetos educativos para divulgação do acervo da instituição em

escolas de nível fundamental e médio;

Desafios de implementação:

• Aumento do quantitativo de servidores nos serviços de atendimento presencial e a

distância, não viabilizado plenamente no exercício de 2015;

• Otimização da interface de alguns sítios institucionais, para torná-los mais atrativos aos

usuários, dando prosseguimento às atividades iniciadas no exercício de 2013 para a

reformulação dos sítios.

• Ampliação da inserção da instituição na sociedade, com ênfase nos serviços de acesso à

informação à disposição da população;

• Divulgação das atividades da instituição em meios de comunicação;

• Disponibilização da versão do portal do A.N. em espanhol e em inglês.

h) 50 unidades protocolizadoras da Administração Pública Federal reestruturadas

Em fevereiro de 2014 foi solicitada a exclusão desta meta em razão do conflito de

competências existente entre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da

administração pública federal e o Sistema de Serviços Gerais da Administração Pública Federal

– SISG, em relação às atividades de protocolo (comunicações administrativas), atividade típica

e específica do SIGA, que é o sistema estruturador que responde pela gestão de documentos

nos órgãos.

i) 8 pontos de acesso da Rede Memórias Reveladas implantados nos estados

Essa iniciativa busca facilitar, especificamente, o acesso ao portal e ao Banco de Dados

Memórias Reveladas, disponíveis no endereço www.memoriasreveladas.gov.br, com a

instalação de pontos de acesso informatizados em 8 (oito) estados, contemplando todas as

regiões do Brasil. Em virtude de contingenciamento de recursos, não foram alocados recursos

para a execução do projeto.

j) Ampliar em 100 Tbyte/ano a capacidade de armazenamento de arquivos digitais

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No exercício 2012, o processo de aquisição de um repositório digital de 100Tb encontrava-

se em andamento com realização do processo licitatório em dezembro de 2013. No exercício de

2013 atingimos a meta com ampliação da capacidade de armazenamento em 500 Tb. A meta

manteve-se instável nos exercícios de 2014 e 2015.

k) Ampliar espaço de armazenamento físico para o acervo da Administração Pública

Federal com a adequação de dois depósitos/ano.

O Arquivo Nacional tem sob sua guarda hoje 888 fundos documentais que somam cerca de

60 km de prateleiras. Deste montante, 60% dos fundos está sob guarda da sede no Rio de

Janeiro e o restante está armazenado na Coordenação Regional do Distrito Federal. Durante o

ano de 2015, foi realizado o processo de aquisição de 211 módulos de estantes deslizantes para

ampliação do espaço de armazenamento físico do acervo em 950m, o que possibilitará

armazenar 5.700 caixas de acervo.

l) Aumentar em 10% ao ano a quantidade de equipamentos de preservação

instalados (Sistema de climatização; Sistema de monitoramento ambiental;

Sistemas de Arquivos Deslizantes), totalizando 2236 equipamentos

• Em 2012, o Arquivo Nacional adquiriu 680 novos equipamentos de preservação do

acervo sob sua guarda, sendo: i) 216 módulos de estantes deslizantes na sede e 463 módulos de

estantes metálicas na unidade regional; ii) um sistema de monitoramento ambiental dos

depósitos da unidade regional. Portanto, a meta prevista para 2012 (153 equipamentos) foi

superada.

• Em 2013, o Arquivo Nacional adquiriu 30 novos equipamentos de preservação, o que

ampliou e modernizou o parque tecnológico para digitalização e preservação, especialmente a

digital, do acervo sob sua guarda.

• No ano de 2014, o Arquivo Nacional adquiriu 150 módulos de estantes deslizantes, o

que permitiu ampliar o espaço de armazenamento físico do acervo em 630m, além de

equipamentos de preservação como scanner de mesa para digitalização de fotografias.

m) Aumentar em 10% ao ano a quantidade de equipamentos de preservação

instalados (Sistema de climatização; Sistema de monitoramento ambiental;

Sistemas de Arquivos Deslizantes), totalizando 2236 equipamentos

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No ano de 2015, o Arquivo Nacional adquiriu 211 módulos de estantes deslizantes, o que

permitirá ampliar o espaço de armazenamento físico do acervo em 950m, além de

equipamentos de preservação como 03 scanners planetários e 01 câmera de alta resolução para

digitalização de documentos escritos, fotografias, dentre outros.

n) Capacitação em gestão de documentos dos servidores dos órgãos e entidades da

Administração Pública Federal, mediante a realização de cursos de capacitação e

do V Encontro Técnico dos Integrantes do SIGA.

Em 2013 foram realizados, no Rio de Janeiro, 3 Cursos de Capacitação em Gestão de

Documentos para servidores/empregados públicos dos órgãos e entidades da APF, integrantes

do SIGA.Também foi ministrado o Curso Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais, de 6 a

10 de maio, sendo capacitados 30 servidores .

Foram realizados 4 cursos de capacitação dos servidores lotados nas áreas de protocolo e

arquivo dos órgãos e entidades integrantes do SIGA, o que garantirá o desenvolvimento das

atividades de gestão de documentos com rapidez e eficiência, bem como a disseminação das

normas e legislação em vigor.

As atividades necessárias ao cumprimento do objetivo foram desenvolvidas de modo

satisfatório. A parceria entre o Arquivo Nacional e a Universidade Federal de Alagoas (UFAL)

e a Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) facilitou e tornou possível a

realização de cursos em Maceió/AL e em Porto Alegre/RS.

Descrição das principais realizações:

Em 2013 foram realizados, no Rio de Janeiro, 3 Cursos de Capacitação em Gestão de

Documentos: de 1 a 14 de março, sendo capacitados 27 servidores; de 13 a 24 de maio,

participaram 19 órgãos e entidades,sendo capacitados 38 servidores e de 24 a 28 de junho,

participaram 15 órgãos e entidades,sendo capacitados 31 servidores. Também foi ministrado o

Curso Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais, de 6 a 10 de maio, sendo capacitados 30

servidores.

No 1º semestre de 2014 foram realizados dois Cursos Básicos de Capacitação em

Gestão de Documentos para os órgãos e entidades da Administração Pública Federal: de 5 a 9

de maio de 2014, em Brasília/DF, e de 2 a 6 de junho de 2014, em Maceió/AL. Em Brasília

participaram 19 órgãos e entidades, tendo sido capacitados um total de 33 servidores. Em

Maceió participaram 20 órgãos e entidades, tendo sido capacitados um total de 46 servidores.

No 2º semestre de 2014, também, foram realizados dois Cursos Básicos de Capacitação

em Gestão de Documentos para os órgãos e entidades da Administração Pública Federal: de 15

a 19 de setembro de 2014, em Porto Alegre/RS, e de 3 a 7 de novembro de 2014, no Rio de

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janeiro/RJ. Em Porto Alegre participaram 19 órgãos e entidades, tendo sido capacitados um

total de 33 servidores. No Rio de Janeiro participaram 27 órgãos e entidades, tendo sido

capacitados 48 servidores.

Em 2015 foram ministrados: 3 Cursos de Capacitação em Gestão de Documentos e 2

oficinas de Classificação de Documentos de Arquivo, a saber:

Curso Básico de Capacitação em Gestão de Documentos, Módulo III – Documentos

Arquivísticos Digitais, Rio de Janeiro - 17 e 18 de março de 2015. Participaram 20

órgãos e entidades, tendo sido capacitados um total de 29 servidores.

Curso Básico de Capacitação em Gestão de Documentos, Módulo I e II – Noções

Básicas de Arquivo e Gestão de Documentos, Brasília – 15, 16 e 17 de abril de 2015.

Participaram 24 órgãos e entidades, tendo sido capacitados um total de 27 servidores.

Oficina de Classificação de Documentos de Arquivo.Rio de Janeiro - 6, 7 e 8 de

outubro de 2015. Participaram 12 órgãos e entidades, tendo sido capacitados um total de

21 servidores.

Oficina de Classificação de Documentos de Arquivo, Brasília – 20, 21 e 22 de outubro

de 2015. Participaram 17 órgãos e entidades, tendo sido capacitados um total de 20

servidores.

Curso Básico de Capacitação em Gestão de Documentos - Módulo III – Documentos

Arquivísticos Digitais, Rio de Janeiro - 16 e 17 de novembro de 2015. Participaram 26

órgãos e entidades, tendo sido capacitados um total de 32 servidores.

o) Fomentar a criação de arquivos municipais em 10% dos municípios brasileiros

com população acima de 100.000 habitantes

Em 2012 e 2013, diversas ações foram adotadas para fomentar a criação de arquivos

municipais, dentre elas: elaboração de instrumentos técnicos com vistas à criação e

desenvolvimento de arquivos públicos municipais, considerando os princípios norteadores da

lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação) e assistência

técnica/consultoria aos órgãos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR. Em

2014, foi dada sequência às atividades iniciadas em 2013, tendo por finalidade promover, em

parceria com o Ministério da Justiça, uma campanha institucional de fomento para criação e

desenvolvimento de arquivos públicos municipais, com a execução das seguintes ações em sua

fase inicial: envio de ofícios às universidades que oferecem cursos de arquivologia, às

associações de municípios, aos tribunais de contas, aos ministérios públicos, aos arquivos

públicos estaduais e às associações de arquivistas explicando os objetivos da campanha e

solicitando o apoio destas instituições para ampla divulgação da campanha e na colaboração de

ações e atividades relacionadas ao desenvolvimento dos arquivos e da arquivologia;

encaminhamento de Aviso Circular do Senhor Excelentíssimo Ministro da Justiça juntamente

com a publicação “Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais:

Transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania” a 1.850 Prefeituras

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Municipais; desenvolvimento de website para divulgação da campanha e envio de Carta do

Presidente do CONARQ a todas as prefeituras do país informando sobre o início da mesma; e

realização, no dia 05 de dezembro de 2014, de evento promocional em parceria com a

Secretaria de Comunicação Social da Presidência da República e com a Assessoria de

Comunicação do Ministério da Justiça para o lançamento da campanha nas instalações do

Arquivo Nacional no Rio de Janeiro, com a apresentação de um filme sobre a importância da

criação e desenvolvimento dos Arquivos Públicos. Em 2015, houve continuidade da Campanha

de fomento para criação e desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais que contou com

o envio de 1.750 exemplares da publicação “Criação e desenvolvimento de arquivos públicos

municipais: Transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania” para ser

distribuída em 5 eventos da área de arquivos, nos quais o CONARQ foi parceiro, atingindo

aproximadamente 7 municípios previstos na meta. No período 2012-2015 foram alcançados

todos os 304 municípios com população acima de 100 mil habitantes, totalizando 1000% da

meta.

p) Inserir 53.573 registros em sistema informatizado de registro de estrangeiros e

naturalização

Na década de 1980, o Arquivo Nacional recolheu do Departamento de Polícia Federal

documentos sobre estrangeiros, que necessitavam de tratamento arquivístico, a saber: relações

de passageiros de embarcações que chegaram aos portos brasileiros, relações de aviões que

aterrissaram em aeroportos de vários estados brasileiros, fichas consulares de qualificação,

cartão de embarque/desembarque de passageiros, pedidos de visto, cartões de serviço de

tripulantes marítimos, carteiras de identidade de estrangeiros, controles de entrada/saída de

voos e nacionalidades/número de pessoas a bordo, entre outros.

O grande número de consultas às relações de passageiros em vapores, parcela do acervo

produzida no final do século XIX e início do século XX, acelerou o processo de desorganização

e de deterioração da documentação. Diante disso, o Arquivo Nacional desenvolveu um projeto,

a ser financiado com recursos do Banco Nacional do Desenvolvimento (BNDES) e executado

pela Associação Cultural do Arquivo Nacional (ACAN), que terá como objetivos: i) tratar

tecnicamente a informação presente num dos acervos mais consultados da instituição; ii) inserir

dados relativos a quinhentos mil imigrantes em base de dados especifica, destinada à rápida

recuperação de informações onomásticas relativas a entrada de estrangeiros; iii) alimentar o

Sistema de Informações do Arquivo Nacional, com associação de imagens das relações de

desembarque de passageiros, para acesso via web; iv) permitir aos usuários a verificação

imediata da existência de documentos que lhe interessem, bem como lhes garantir rápido

atendimento na obtenção dos documentos comprobatórios e certidões necessárias. Em função

de problemas operacionais da instituição executora, este projeto não foi iniciado em 2013. No

primeiro semestre de 2014, o Arquivo Nacional recebeu a primeira parcela dos recursos, mas a

contratação de pessoal (20 estagiários de nível de superior) se deu apenas no segundo semestre.

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Ao longo do ano de 2015 foram realizados 501.134 registros na base de dados sobre

imigração com informações das relações de passageiros do fundo Divisão de Polícia Marítima,

Aérea e de Fronteiras (DPMAF/RJ).

q) Integrar mais 20 órgãos e entidades parceiros à Rede Nacional de Cooperação e

Informações Arquivísticas do Memórias Reveladas

O objetivo da meta é o desenvolvimento de rede de cooperação visando promover a

integração de acervos, a difusão de boas práticas no campo da arquivologia, bem como a

execução de ações que favoreçam a reflexão sobre o período de 1964-1985. A Rede Memórias

Reveladas é composta, atualmente, por 114 instituições no Brasil e no exterior. No cômputo

total, a meta já se encontra superada em 360% (72 órgãos e instituições passaram a integrar a

Rede, 10 das quais em 2015) com a adesão de parceiros no Brasil e no exterior. A Rede

Memórias Reveladas é a maior rede de cooperação arquivística da América Latina.

r) Prédio construído, com moderna tecnologia aplicada à guarda e gestão de

documentos produzidos e acumulados pela Administração Pública Federal

Projeto institucionalmente considerado de suma importância na implementação de

programas de gestão e preservação de documentos públicos, entretanto, pela ausência de

recursos orçamentários e financeiros a ele destinados o projeto foi adiado para o próximo PPA.

s) Proteger e preservar mais 15 acervos do período do regime militar (1964-1985) no

âmbito da Rede Memórias Reveladas

No primeiro semestre de 2013, foram preservados, no Arquivo Nacional, 3 acervos de

período do regime militar, totalizando 20% da meta geral de proteção e preservação de acervos.

Em 2014, projeto de tratamento de acervos de entidades parceiras nos estados encontrava-se

sob análise técnica no Ministério da Justiça. Foram preservados outros 3 acervos nesse mesmo

ano. Em 2015, foram preservados mais 4 acervos, no Arquivo Nacional e em outras

instituições, totalizando 66% da meta geral perseguida. Em novembro de 2015, projeto de

preservação de acervos DOPS foi aprovado parcialmente. No que se refere aos acervos

públicos federais, prossegue a iniciativa do Ministério da Justiça e Arquivo Nacional visando à

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71

localização de acervos da ditadura atualmente não recolhidos ao Arquivo Nacional. Em

novembro de 2015, projeto de preservação de acervos DOPS foi aprovado parcialmente,

cabendo destacar que seu início efetivo somente ocorrerá no primeiro semestre de 2016, razão

pela qual não foi possível atingir a meta em sua totalidade.

Quadro 24– Metas Qualitativas

METAS QUALITATIVAS

Sequencial Descrição da Meta

01

Aprovar marcos legais para os Sistema de Administração de Recursos de Informação e Informática

9SISP0, Sistema de Serviços Gerais (SISG) e sistema de Gestão de Documentos de Arquivos (SIGA)

da Administração Pública Federal

02 Aprovar normativas reguladoras das atividades de protocolo da Administração Pública Federal

03 Implantação de serviços de informação ao cidadão nos órgãos e entidades da Administração Pública

Federal

04 Programa Arquivo Nacional Digital (NA Digital)

a) Aprovar marcos legais para os Sistema de Administração de Recursos de

Informação e Informática (SISP), Sistema de Serviços Gerais (SISG) e Sistema de

Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) da Administração Pública Federal

Em fevereiro de 2014 foi solicitada a exclusão desta meta, pois o Arquivo Nacional

elaborou minutas de Nota Técnica, Exposição de Motivos e de Decreto reformulando o Sistema

de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública federal,

encaminhando-o à esfera competente para as providências decorrentes.

Quanto aos marcos legais de responsabilidade do Ministério do Planejamento,

Orçamento e Gestão, conforme já informado anteriormente, o marco legal relativo ao Sistema

de Administração de Recursos de Informação e Informática (SISP) foi promulgado e o relativo

ao Sistema de Serviços Gerais (SISG), não foi promulgado, sob a justificativa que necessitaria

de grandes estudos para transformar o SISG em um sistema de logística, continuando assim, o

conflito de competências com o SIGA.

Em razão da recente reforma administrativa, o Ministério da Justiça fará alterações no

decreto que trata de sua estrutura organizacional. Sendo assim, acredita-se que após a sanção do

referido decreto haja a publicação do novo decreto do SIGA, com alteração significativa para o

seu fortalecimento.

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72

b) Aprovar normativas reguladoras das atividades de protocolo da Administração

Pública Federal

Em fevereiro de 2014 foi solicitada a exclusão da meta, em razão dos problemas

decorrentes da superposição de competências. Apesar das dificuldades, os trabalhos

prosseguiram e, em conjunto ‘com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e foram

elaboradas três portarias interministeriais, sendo que duas delas já foram aprovadas e assinadas

pelos Ministros da Justiça e do Planejamento, Orçamento e Gestão, a saber:

1. Portaria Interministerial nº 2.320, de 30 de dezembro de 2014, que institui o Sistema

Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública

Federal;

2. Portaria Interministerial nº 2.321, de 30 de dezembro de 2014, que define os

procedimentos relativos à utilização do Número Único de Protocolo – NUP no âmbito

dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

As duas Portarias Interministeriais citadas acima foram publicadas no DOU nº 253,

página 100, seção 1, de 31/12/2014.

3 Em 2014 a Portaria Interministerial que aprova os procedimentos gerais para o

desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da

Administração Pública Federal encontrava-se em tramitação e em vias de ser aprovada e

assinada.

4 Em 7 de outubro de 2015, foi publicada a Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, que

define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no

âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal .

c) Implantação de serviços de informação ao cidadão nos órgãos e entidades da

Administração Pública Federal

Para subsidiar a realização desta meta o Arquivo Nacional realizou um diagnóstico a

respeito da situação da gestão de documentos e informações no âmbito do Ministério da

Justiça: Arquivo Nacional, secretarias, departamentos, autarquia, fundação e conselhos. O

Arquivo Nacional ficou responsável pela elaboração de um instrumento de coleta de dados para

diagnóstico da situação do funcionamento, da infraestrutura material, dos recursos humanos,

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73

dos recursos de tecnologia da informação e da automação de serviços e da integração da

informação em rede dos órgãos e entidades com Núcleo Central do Ministério e destes entre si,

visando implementar ações que agilizem a circulação de informações no âmbito do Ministério

da Justiça e de seus órgãos e entidades, para melhorar os mecanismos de transparência

institucional, da tomada de decisões e da prestação de serviços aos cidadãos.

Em relação aos órgãos e entidades da estrutura do Ministério que têm representações

regionais, o questionário foi aplicado no órgão central e também em cada representação

regional. No âmbito do núcleo central do MJ o questionário deveria ser preenchido por todos as

unidades de protocolos (central e setoriais), fossem unidades protocolizadoras ou não, arquivo

central e arquivos setoriais, incluindo quaisquer unidades que desenvolvessem atividades

específicas, como por exemplo, os Conselhos, mesmo que não fossem identificados como

unidades protocolizadoras. Cabe mencionar foram necessárias sucessivas prorrogações do

prazo para recebimento dos questionários em função do não cumprimento do prazo

inicialmente estabelecido. O trabalho de coleta foi encerrado no dia 3 de abril de 2012, data em

que se contabilizou noventa e cinco (95) Questionários de Diagnóstico recebidos dos

órgãos/entidade/unidades administrativas do MJ. A partir da análise desses questionários,

foram elaborados dois documentos: i) “Diagnóstico dos Programas e Atividades de Gestão de

Documentos no Ministério da Justiça e nos Órgãos e Entidades que o integram”; e, ii)

“Recomendações a serem seguidas pelos Órgãos/ Entidades/ Unidades Administrativas do

Ministério da Justiça para Implementação da Lei nº 12.527, de 18 de Novembro de 2011, que

regula o acesso a informações.” A partir destes documentos, a Portaria nº 600, de 12 de abril de

2012, do Gabinete do Ministro de Estado da Justiça, institui a Rede de Serviços de Informações

ao Cidadão – Rede SIC no âmbito do MJ, formada de um Serviço de Informação ao Cidadão

Central – SIC Central e mais 7 (sete) Serviços de Informações ao Cidadão Setoriais – SICs

Setoriais. O referido Diagnóstico e as Recomendações elaborados para o Ministério da Justiça

serviram de base para orientar os órgãos e entidades da APF, quando havia dúvidas quanto à

estruturação de seus serviços de informação ao cidadão.

A implantação dos SIC ocorreu em todos os órgãos e entidades da APF. Ficando a partir

de maio de 2012 com a entrada da Lei de Acesso em vigor (Lei nº 12.527 de 18/11/2011) para

acompanhamento, monitoramento e avaliação da Autoridade de Monitoramento do Arquivo

Nacional.

d) Programa Arquivo Nacional Digital (AN Digital)

O Programa AN Digital vem desenvolvendo as sua atividades visando dotar o Arquivo

Nacional da infraestrutura necessária para receber, preservar e dar acesso aos documentos

arquivísticos digitais recolhidos à instituição. Nesse sentido, já foi definida uma política de

preservação digital institucional, que inclui normas e procedimentos a serem adotados, e está

sendo desenvolvida uma solução tecnológica para atender a esta demanda. A Modelagem de

processos foi realizada e seus resultados apontaram para a criação de uma unidade

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74

administrativa para tratar especificamente desta questão. Foi finalizado o projeto de integração

do repositório digital com o sistema de acesso aos documentos do Arquivo Nacional (Sistema

de Informações do Arquivo Nacional – SIAN).No primeiro semestre de 2014 foi concluída a

modelagem de processos para adequação da entrada, processamento técnico e acesso aos

documentos digitais no âmbito do Programa AN Digital. Foram realizadas entrevistas com as

unidades administrativas relacionadas a estas atividades, no sentido de subsidiar o

detalhamento da situação atual (AS-IS) dos processos; foi feita avaliação da situação atual,

levando-se em conta as necessidades de adequação para inclusão dos documentos digitais nos

processos; foram modelados os processos futuros (TO-BE) e validados junto às unidades

administrativas envolvidas; e elaborado um plano de implementação. O plano de

implementação entregue incluiu o detalhamento das melhorias e mudanças nos processos

necessárias para a implantação do AN Digital, bem como uma proposta de adequação da

estrutura organizacional do Arquivo Nacional para dar conta dos processos que envolvem os

documentos digitais.

No que diz respeito ao repositório digital, em fevereiro foi finalizado o projeto de

integração do repositório digital com o sistema de acesso aos documentos do Arquivo Nacional

(Sistema de Informações do Arquivo Nacional – SIAN). O projeto incluiu o detalhamento de

uma série de funcionalidades no SIAN para possibilitar a importação dos metadados descritivos

dos documentos digitais recebidos no repositório e de uma cópia de acesso destes documentos,

além de requisitos de controle de acesso e integridade de dados. Foram também detalhados os

requisitos do repositório, para entrada e manutenção dos documentos digitais, em conformidade

com a realidade do Arquivo Nacional. Nesta etapa foram também realizados testes no

Repositório de Objectos Digitais Autênticos – RODA, em uso no Arquivo Nacional de

Portugal, ao final dos quais foram detectados alguns problemas de performance. Ao

mesmotempo, foi identificado o lançamento de uma nova versão, mais madura no mercado, da

solução para repositórios digitais “Archivematica”, também de código aberto, e passou-se a

considerá-la como possível alternativa ao RODA. A princípio, tal solução de repositório digital,

desenvolvida pela empresa Artefactual Systems (Canadá) e adotada pelo Conselho

Internacional de Arquivos (CIA), demonstrou ser mais facilmente customizável e de

melhorperformance. Diante deste cenário, se faz necessária uma avaliação mais detalhada do

“Archivematica”, com realização de testes, antes de se dar início à implementação do projeto

desenvolvido, fim de se verificar qual dos dois é mais adequado à realidade do Arquivo

Nacional do Brasil. Para a realização destes testes, será necessária a contratação de profissional

de Tecnologia da Informação especializado. Descrição das principais realizações:Modelagem

de processos para adequação da entrada, processamento técnico e acesso aos documentos

digitais no âmbito do Programa AN Digital. Estudos para a inclusão dos documentos digitais

nos processos de trabalho do AN. Modelagem dos processos futuros (TO-BE) e validação pelas

unidades administrativas envolvidas. Elaboração de um plano de implementação que incluiu o

detalhamento das melhorias e mudanças nos processos de trabalho necessárias à implantação

do AN Digital. Finalização do projeto de integração do repositório digital com o sistema de

acesso aos documentos do AN (Sistema de Informações do Arquivo Nacional – SIAN).

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75

Detalhamento dos requisitos do repositório, para entrada e manutenção dos documentos

digitais, visando atender a realidade do AN. Foram realizados testes no Repositório de Objectos

Digitais Autênticos – RODA, em uso no AN de Portugal. Início da avaliação do

“Archivematica”. Em 2015 foi feita a analise da ferramenta Archivemática, para ser utilizada

no repositório digital em substituição ao RODA, que se mostrou deficiente com relação à

performance e com carências de funcionalidades importantes. A nova versão do Archivemática

se mostrou mais adequada para atender à escala e necessidades do AN e assim, decidiu-se pela

mudança de ambiente operacional. Essa decisão levou em consideração a avaliação de que

seriam necessárias poucas alterações no projeto de integração do repositório com o Sistemas de

Informações do Arquivo Nacional - SIAN.

4.3.1 Execução Física e Financeira das Ações da LOA de Responsabilidade da Unidade

Quadro 25 - Ações de Relacionadas a Programa Temático do PPA de Responsabilidade da UPC–OFSS

Identificação da Ação

Código 2810

Título Preservação do Patrimônio Arquivístico Nacional

Iniciativa

03KS – Modernização, gestão e integração sistêmica dos serviços arquivísticos da

Administração Pública Federal e preservação, acesso e difusão do patrimônio arquivístico

nacional

Objetivo

0872 - Consolidar a política nacional de arquivos, modernizar os serviços arquivísticos

governamentais e preservar o patrimônio arquivístico nacional de forma a harmonizar a

responsabilidade do poder público com o direito constitucional dos cidadãos de acesso à

informação e contribuir para a promoção do direito à memória e a verdade

Programa Cidadania e Justiça Código: 2020 Tipo: Temático

Unidade Orçamentária 30103 – Arquivo Nacional

Ação Prioritária ( ) Sim ( x )Não Caso positivo: ( ) PAC ( ) Brasil sem Miséria ( ) Outras

Lei Orçamentária do exercício

Execução Orçamentária e Financeira

Dotação Despesa Restos a Pagar do exercício

Inicial Final Empenhada Liquidada Paga Processados Não

Processados

26.765.831 26.782.880 24.301.256 16.645.904 16.645.904 0 7.655.352

Execução Física

Descrição da meta Unidade de medida Meta

Prevista Reprogramada Realizada

Acervo preservado Unidade 878 - 888

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Restos a Pagar Não processados - Exercícios Anteriores

Execução Orçamentária e Financeira Execução Física - Metas

Valor em 1º

janeiro Valor Liquidado Valor Cancelado Descrição da Meta

Unidade de

medida Realizada

6.144.611 5.650.770 (-74.429) Acervo preservado Unidade 888

Quadro 26 - Ação/Subtítulo – OFSS

Identificação da Ação

Código 2810 Tipo: Atividade

Descrição Preservação do Patrimônio Arquivístico Nacional

Iniciativa

03KS Modernização, gestão e integração sistêmica dos serviços da Administração Pública

Federal e preservação, acesso e difusão do patrimônio arquivístico nacional

Objetivo

0872 - Consolidar a política nacional de arquivos, modernizar os serviços arquivísticos

governamentais e preservar o patrimônio arquivístico nacional de forma a harmonizar a

responsabilidade do poder público com o direito constitucional dos cidadãos de acesso à

informação e contribuir para a promoção do direito à memória e a verdade.

Programa Cidadania e Justiça Código: 2020 Tipo: Temático

Unidade

Orçamentária

30.103 – Arquivo Nacional

Ação Prioritária ( ) Sim ( x )Não Caso positivo: ( )PAC ( ) Brasil sem Miséria ( ) Outras

Lei Orçamentária Anual do exercício

Execução Orçamentária e Financeira

Nº do

subtítulo/

Localizador

Dotação Despesa Restos a Pagar do exercício

Inicial Final Empenhada Liquidada Paga Processado

s

Não

Processados

Nacional 26.765.831 26.782.880 24.301.256 16.645.904 16.645.904 0 7.655.352

Execução Física da Ação

Nº do

subtítulo/

Localizador

Descrição da meta Unidade de

medida

Meta

Prevista Reprogramada

(*) Realizada

Nacional0 Acervo Preservado Unidade 878 - 888

0

Restos a Pagar Não processados - Exercícios Anteriores

Nº do

subtítulo/

Localizador

Execução Orçamentária e Financeira Execução Física - Metas

Valor em 1º de

janeiro

Valor

Liquidado

Valor

Cancelad

o

Descrição da Meta Unidade de

medida Realizada

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02Nacional 6.144.611 5.650.770 (-74.429) Acervo preservado Unidade 888

0

4.3.2 Informações sobre a execução da despesa

Quadro 27 – Despesas por modalidade de contratação

Unidade orçamentária: Código UO: UGO:

Modalidade de Contratação Despesa liquidada Despesa paga

2015 2014 2015 2014

1. Modalidade de Licitação

(a+b+c+d+e+f+g) 13.809.318,70 8.042.615,78 13.754.162,06 8.042.615,78

a) Convite - - - -

b) Tomada de Preços - - - -

c) Concorrência - - - -

d) Pregão 13.809.318,70 8.042.615,78 13.574.162,06 8.042.615,78

e) Concurso - - - -

f) Consulta - - - -

g) Regime Diferenciado de

Contratações Públicas -

- - -

2. Contratações Diretas (h+i) 3.134.845,78 2.153.234,84 3134.845,78 2.153.234,84

h) Dispensa 2.432.078,38 1.685.771.21 2.432.078,38 1.685.771,21

i) Inexigibilidade 702.767,40 467.463,63 702.767,40 467.463,63

3. Regime de Execução Especial 43.313,20 49.927,26 43.313,20 49.927,26

j) Suprimento de Fundos 43.313,20 49.927,26 43.313,20 49.927,26

4. Pagamento de Pessoal (k+l) 67.552.114,65 64.824.746,43 67.552.114.65 64.824.746,43

k) Pagamento em Folha 67.552.114,65 64.824.746,43 67.552.114.65 64.824.746,43

l) Diárias 75.225,90 113.406,97 75.225,90 113.406,97

5. Outros 2.809.230,21 470.143.90 2.809.230,21 470.143.90

6. Total (1+2+3+4+5) 87.392.135,81 82.590.688,21 87.392.135,81 82.590.609,92

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Quadro 28 – Despesas por grupo e elemento de despesa

Unidade Orçamentária: ARQUIVO NACIONAL Código UO: 30.103 UGO: 200247

DESPESAS CORRENTES

Grupos de Despesa Empenhada Liquidada RP não processados Valores Pagos

1. Despesas de Pessoal 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014

31901100 - 52.466.520,40 56.353.996,18 52.466.520,40 56.353.996,18 - 107.081,12 52.466.520,40 56.246.915,06

31901300... 7.133.859,30 13.824.221,00 7.133.859,30 6.925.048,83 - 6.959.172,17 7.133.859,30 6.925.048,83

31900100... 6.296.491,60 5.264.270,10 6.296.491,60 5.212.708,68 - 51.561,42 6.296.491,60 5.212.708,68

Demais elementos do grupo 1.820.810,12 1.564.181,60 1.820.810,12 1.517.785,08 - 46.396,60 1.820.810,12 1.517.785,08

2. Juros e Encargos da Dívida 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014

Nome do elemento de despesa - - - - - - - -

3. Outras Despesas Correntes 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014

33903700 10.723.327,08 9.463.806,25 8.576.091,41 8.673.702,39 2.147.235,67 790.103,83 8.756.091,41 8.673.702,39

33903900 8.959.654,40 6.736.171,26 6.738.142,40 5.018.718,11 2.221.512,00 1.717.453,15 6.738.142,40 5.018.718,11

33904600 2.062.227,30 2.340.000,00 2.062.227,30 2.110.989,92 - 229.010,08 2.062.227,30 2.110.989,92

Demais elementos do grupo 2.540.734,82 3.003.369,22 2.353.206,12 2.250.161,75 187.528,7 753.207,47 2.353.206,12 2.250.161,75

DESPESAS DE CAPITAL

Grupos de Despesa Empenhada Liquidada RP não Processados Valores Pagos

4. Investimentos 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014

44905200 3.355.436,18 3.225.971,00 - 1.283.371,00 3.355.436,18 1.028.457,00 - 1.283.371,00

44903900 - 306.944,00 - 175.455,00 - - - 175.455,00

Demais elementos do grupo - - - - - - - -

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4.3.3 Execução Descentralizada com Transferência de Recursos

Quadro 29 – Resumo dos instrumentos celebrados e dos montantes transferidos nos últimos três exercícios

Unidade concedente ou contratante

Nome: Arquivo Nacional

UG/GESTÃO: 200247/00001

Modalidade Quantidade de instrumentos celebrados Montantes repassados no exercício (em R$ 1,00)

2015 2014 2013 2015 2014 2013

Convênio - - - - - -

Contrato de repasse - - - - - -

Termo de Execução

Descentralizada... 1 5 5 499.932,98 355.528,01 735.110,31

Totais 1 5 5 499.932,98 355.528,01 735.110,31

Fonte: SIAFI

Os termos de cooperação celebrados pelo Arquivo Nacional referem-se a:

- Promoção de eventos de capacitação para o quadro de recursos humanos do Arquivo Nacional,

tanto na sede, localizada no RJ quanto na Coordenação Regional situada no DF;

- Ressarcimento de despesas para compartilhamento de serviços continuados com a Imprensa

Nacional a saber: fornecimento de energia elétrica, água, utilização da rede de esgotos, manutenção

predial e brigada de incêndio;

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- Ressarcimento de despesas para realização de serviços gráficos pela Imprensa Nacional para

atender o Arquivo Nacional na esfera de Promoção de Eventos Culturais.

Quadro 30 – Resumo da prestação de contas sobre transferências concedidas pela UJ na modalidade de convênio, termo de

cooperação e de contratos de repasse

Valores em R$ 1,00

Unidade Concedente

Nome: Arquivo Nacional

UG/GESTÃO: 200247/00001

Exercício da

Prestação das

Contas

Quantitativos e montante repassados Instrumentos

(Quantidade e Montante Repassado)

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Convênios Contratos de

repasse TED...

Exercício do

relatório de

gestão

Contas Prestadas Quantidade - - -

Montante Repassado - - -

Contas NÃO

Prestadas

Quantidade - - 1

Montante Repassado - - 106.066

Exercícios

anteriores Contas Prestadas

Quantidade - - 08

Montante Repassado - - 1.038.535

Fonte: SIAFI

Trata-se de recursos transferidos para a Centresaf/RJ com a finalidade de promover diversos eventos de treinamento e reciclagem no quadro de

recursos humanos do Arquivo Nacional – R$ 108.066,14.

A transferência da ordem de R$ 1.038.535,23 para a Imprensa Nacional teve por objetivo efetuar o ressarcimento de despesas efetuadas

por aquele órgão no pagamento de brigada de incêndio, manutenção predial e serviços de água, esgoto e energia elétrica, em razão do prédio

onde se localiza a Coordenação Regional do Arquivo Nacional ser anexo ao da Imprensa Nacional, sendo feita a prestação de serviços na

modalidade de compartilhamento de despesas.

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82

Quadro 31– Situação da análise das contas prestadas no exercício de referência do relatório de gestão

Unidade Concedente ou Contratante

Nome: Diretoria de Programa do Ministério da Justiça

UG/GESTÃO: 200094/00001

Contas apresentadas ao repassador no exercício de referência do relatório de gestão

Instrumentos

Convênios Contratos de repasse Termos de Cooperação

Contas em análise

Quantidade

02

Montante repassado (R$)

6.432.307,85

Fonte: SIAFI

Trata-se de Termos de Cooperação firmados entre o Arquivo Nacional e a Diretoria de Programa do Ministério da Justiça, cujos recursos

foram integralmente aplicados na Reforma dos Telhados dos diversos prédios do Arquivo Nacional, em consequência das fortes chuvas ocorridas

em 2013 e na construção da sala-cofre para abrigar os equipamentos de informática responsáveis pelo armazenamento de todo o acervo digital

sob a guarda do Arquivo Nacional.

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83

Não há informação para contas analisadas, por isso suprimiram as linhas Quantidade aprovada ,Quantidade reprovada, Quantidade de

TCE instauradas e Montante Repassado($).

4.3.4 Suprimento de Fundos, Contas Bancárias Tipo B e Cartões de Pagamento do Governo Federal

Quadro 32– Concessão de suprimento de fundos

Exercício

Financeiro

Unidade Gestora (UG)

do SIAFI

Meio de Concessão Valor do

maior

limite

individua

l

concedid

o

Conta Tipo B Cartão de Pagamento do

Governo Federal

Código Nome ou

Sigla Quantidade

Valor

Total Quantidade

Valor

Total

2015 200247 Arquivo - - 13 45.802,35 8.000,00

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84

Nacional

2014 200247 Arquivo

Nacional

- - 19 49.927,26 6.000,00

Fonte: SIAFI

Quadro 33 – Utilização de suprimento de fundos

Exercício

Unidade Gestora (UG) do SIAFI Conta Tipo B

Cartão de Pagamento do Governo Federal

Saque Fatura Total

(a+b) Código Nome ou Sigla Quantidade Valor Total Quantidade Valor dos Saques

(a)

Valor das Faturas

(b)

2015

200247 Arquivo

Nacional - - 20 5.430,42 40.371,93 45.802,35

2014

200247 Arquivo

Nacional - - 19

4.221,60

41.537,11

45.758,71

Fonte: SIAFI

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85

Quadro 34 – Classificação dos gastos com suprimento de fundos no exercício de referência

Unidade Gestora (UG) do SIAFI Classificação do Objeto Gasto

Código Nome ou Sigla Elemento de Despesa Subitem da Despesa Total

200247 ARQUIVO NACIONAL 3339030

7- Gêneros de alimentação 757,69

16 - Material de expediente 4.129,18

17 - Material de processamento de dados 568,87

19 - Material de acondicionamento e embalagem 418,00

21- Material de copa e cozinha 1.689,30

22 - Material de limpeza e prod. de higienização 1.518,22

23 - Uniformes, tecidos e aviamentos 2.193,88

24 - Material p/ manut.de bens imóveis/instalações 9.307,97

25 - Material p/ manutenção de bens moveis 1.162,34

26 - Material elétrico e eletrônico 9.946,88

28 - Material de proteção e segurança 718,77

29 - Material p/ áudio, vídeo e foto 206,78

35 - Material laboratorial 1.009,67

36 - Material hospitalar 297,00

39 - Material p/ manutenção de veículos 135,89

42 - Ferramentas 101,00

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86

339039

4 - Direitos autorais 161,00

16 - Manutenção e Conserv. de Bens Imóveis 950,03

17 - Manut. e Conserv. de máquinas e equipamentos 1.792,00

20 - Manut. e Cons.de B.Moveis de Outras Naturezas 1.985,10

46 - Serviços Domésticos 69,00

63 - Serviços gráficos e editoriais 2.464,28

78 – Limpeza e Conservação 400,00

FONTE: SIAFI

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87

4.4 Desempenho Operacional

Ver item 4.1.1

5. GOVERNANÇA

5.1 Descrição das estruturas de governança

A coordenação, acompanhamento e monitoramento dos objetivos do Plano

Estratégico fica a cargo do diretor-geral do Arquivo Nacional e presidente do

CONARQ, assessorado pela Coordenação-Geral de Administração e pelo Grupo de

Planejamento, ao qual cabe elaborar e supervisionar a execução de planos e programas

setoriais; compatibilizar as propostas das áreas com os objetivos do planejamento

estratégico; e acompanhar física e financeiramente a execução dos planos e programas,

garantindo a melhor alocação dos recursos públicos

5.2 Atividades de correição e apuração de ilícitos administrativos

O Arquivo Nacional está em consonância com os preceitos contidos nos artigos

4º e 5º da Portaria nº 1.403/2007 da CGU.

Não há uma estrutura de Corregedoria no Arquivo Nacional. A Coordenação-

Geral de Administração é responsável pela apuração de possíveis irregularidades

cometidas por servidores Públicos.

5.3 Gestão de riscos e controles internos

O Arquivo Nacional concluiu no exercício de 2015 a implementação do Plano

de Gerenciamento de Riscos para o Patrimônio Cultural.

Etapa 1 – Planejamento e estabelecimento do contexto;

Nesta etapa foi feita a valoração, o grau de importância, dos diferentes Fundos

documentais do Arquivo Nacional, de acordo com atributos de valor definidos pelas

diversas equipes técnicas do Arquivo Nacional e a respectiva pontuação de cada Fundo

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88

Documental, chegando assim a níveis de prioridade para procedimentos de salvaguarda

e tratamento do acervo;

Etapa 2 – Identificação, análise e priorização de riscos;

Nesta etapa, foi possível identificar os principais riscos que o acervo pode ser

exposto, desde riscos remotos, como queda de aeronave, até riscos reais e cumulativos,

como condições ambientais, temperatura e umidade relativa do ar,

desfavoráveis..levamos em consideração também riscos que envolvem a área

administrativa, como segurança. Diante disso foi possível analisar os diferentes aspectos

que o acervo está sujeito à perda de valor e possíveis danos. Hoje possuímos um quadro

com a magnitude de cada risco e sua respectiva análise e avaliação.

Etapa 3 – Tratamento de riscos;

A partir da identificação e análise de riscos, foram selecionados os principais

riscos de maior magnitude, que podem causar perdas totais e/ou parciais ao acervo e as

possibilidades de tratamento preventivo e curativo destes riscos.

Etapa 4 – comunicação e continuidade.

Foi realizada a apresentação do projeto para toda a equipe do Arquivo Nacional

e o relatório está sendo finalizado para disponibilização no portal do Arquivo Nacional.

Além disso, a equipe responsável pelo projeto está fazendo o refinamento das

informações levantadas, bem como a aplicação de medidas preventivas e corretivas,

com o objetivo de salvaguarda do acervo.

A partir da implantação do projeto de Gerenciamento de riscos, será dada a

continuidade das atividades, com a finalidade de implementação de medidas

preventivas, com a finalidade de mitigar os riscos identificados no projeto e também

identificar possíveis novos riscos.

Os produtos principais decorrentes do projeto são a valoração do acervo, que nos

fornece subsídios para tratamentos prioritários de fundos documentais, a identificação

de principais problemas estruturais nas edificações de guarda do acervo e a

identificação de falhas de procedimentos por parte da equipe do Arquivo Nacional.

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6. RELACIONAMENTO COM A SOCIEDADE

6.1 Canais de acesso ao cidadão

O Arquivo Nacional atende a consultas em sua sede, no Rio de Janeiro, nos dias

úteis das 7h30 às 19h30, com entrada até 18h30) e em sua unidade regional, no Distrito

Federal, nos mesmos dias e horários. Possui também serviço de atendimento a distância,

pelo endereço eletrônico [email protected].

O acesso presencial é imediato a cópias de documentos no suporte disponível

(disco óptico, microfilme, fitas videomagnéticas, fitas audiomagnéticas). Documentos

originais podem ser consultados mediante agendamento.

O serviço de atendimento a distância é oferecido a pessoas físicas e jurídicas

(públicas e privadas) nacionais e estrangeiras, por meio de correspondência postal,

eletrônica ou fax, com prestação de informações sobre a documentação de interesse,

orientação de referência e envio de reproduções ou certidões.

Podem ser fornecidas reproduções de documentos por meio de cópia em papel,

em disco óptico (CD e DVD, fornecidos pela instituição) e em meio videomagnético,

mediante a entrega do suporte (fitas Mini DV ou Betacam analógica) pelo usuário. Em

todos os casos, após pagamento de Guia de Recolhimento da União (GRU), conforme

Tabela de prazos e valores dos serviços de reprodução realizados pelo Arquivo Nacional

definida em Ordem de serviço própria.

São emitidas também, gratuitamente, certidões probatórias nas formas de extrato

de documento e “nada consta”. Podem ainda ser fornecidas transcrições integrais de

documentos, mediante pagamento antecipado de Guia de Recolhimento da União

(GRU), conforme Tabela de prazos e valores dos serviços de reprodução realizados pelo

Arquivo Nacional definida em Ordem de serviço própria.

Além destes serviços, o cidadão usuário do Arquivo Nacional ainda pode:

• Solicitar informações ao Serviço de Informação ao Cidadão - SIC-AN sobre os

documentos produzidos pela instituição após 1985.

• Participar de seminários, cursos e oficinas nas áreas de arquivologia, história,

tratamento e preservação de acervos.

• Visitar as exposições e mostras temáticas.

• Participar dos concursos de monografias Prêmio Arquivo Nacional de Pesquisa e

Prêmio de Pesquisa Memórias Reveladas.

• Agendar visitas guiadas às exposições, ao conjunto arquitetônico e às áreas técnicas.

• Participar do Festival Arquivo em Cartaz composto por mostras de filmes, em pré-

estreias e retrospectivas nacionais e internacionais, oficinas, debates, sessões cine-

escola.

• Adquirir livros e revistas publicados pela instituição.

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6.2 Carta de Serviços ao Cidadão

Com base no Decreto n. 6.932, de 11 de agosto de 2009, que prevê a

simplificação do atendimento público, instituindo a Carta de Serviços ao Cidadão, o

Arquivo Nacional desenvolveu sua Carta de Serviços, que ratifica o compromisso

institucional com a busca contínua pela excelência na execução de sua missão, que

compreende, sobretudo, o atendimento ao usuário. O objetivo do documento é divulgar

os compromissos de qualidade assumidos com os usuários dos serviços oferecidos pela

Instituição, informando e munindo o cidadão de instrumentos capazes de permitir sua

participação efetiva no processo de modernização do setor público.

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6.3 Aferição do grau de satisfação dos cidadãos-usuários

Quadro 35- l - Ouvidoria (Eletrônica / Presencial e Postal) - 1º de Janeiro a 31 de Dezembro de 2015.

RELATÓRI

O ANUAL

ELETRÔNIC

A

PRESENCIA

L

E POSTAL

ESTRANGEIRO

S

REGIME

MILITA

R

PESQUISA

S

DIVERSAS

CONCURS

O

E

ESTÁGIOS

PUBLICAÇÕE

S

ARQUIVOS

MUNICIPAI

S

QUEIXA

S

ELOGIO

S

SUGESTÕE

S

DENÚNCIA

S

OUTRO

S

JANEIRO E - 16 // P - 07 06 01 02 02 00 00 03 03 01 00 05

FEVEREIR

O

E - 21 // P - 00 06 02 03 01 00 00 02 01 02 00 04

MARÇO E - 15 // P - 01 05 00 01 00 01 00 03 01 00 01 04

ABRIL E - 01 // P - 01 00 00 00 00 00 00 00 01 00 00 01

MAIO E - 10 // P - 04 02 00 00 00 00 00 04 01 02 00 05

JUNHO E - 04 // P - 01 01 00 00 00 00 00 01 01 02 00 00

JULHO E - 02 // P - 06 02 00 00 00 00 00 04 02 00 00 00

AGOSTO E - 04 // P - 02 01 00 00 00 00 00 02 01 01 00 01

SETEMBRO E - 03 // P - 01 01 00 01 01 00 00 00 00 01 00 00

OUTUBRO E – 05 // P - 03 00 00 01 00 00 00 03 03 00 01 02

NOVEMBR

O

E – 01 // P - 02 00 00 00 00 00 00 01 02 00 00 00

DEZEMBR

O

E – 06 // P - 02 00 00 00 00 00 00 01 03 00 00 02

TOTAL

ANUAL

88 + 30 + 12

130

24

03

08

04

01

00

24

19

09

02

24

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6.4 Mecanismos de transparência das informações relevantes sobre a atuação da

unidade

Informações úteis a sociedade e que contribuem para a transparência da gestão

podem ser acessadas na página do Arquivo Nacional na internet

(WWW.arquivonacional.gov.br). Estão disponíveis informações sobre contratos,

relação de terceirizados, relatórios (atividade, gestão e de auditoria) e link para o portal

da transparência.

6.5 Medidas para garantir a acessibilidade aos produtos, serviços e instalações.

Todos os produtos produzidos, os serviços oferecidos e as possibilidades de

utilização das instalações estão claramente organizadas no portal da internet da

Instituição. Disponibilizamos acesso presencial e via internet do acervo da Instituição

tanto no formato digital como impresso.

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7. DESEMPENHO FINANCEIRO E INFORMAÇÕES CONTÁBEIS

7.1 – Tratamento contábil da depreciação, da amortização e da exaustão de itens

do patrimônio e avaliação e mensuração dos ativos e passivos

Quadro 36 - Informações Sobre a Adoção de Critérios e Procedimentos Estabelecidos pelas NBC

6.1 Informações Sobre a Adoção de Critérios e Procedimentos Estabelecidos pelas Normas Brasileiras de

Contabilidade Aplicadas ao Setor Público

6.1.1 Depreciação, Amortização, Exaustão e Mensuração de Ativos e Passivos

Denominação completa (UPC) Código da UG

Arquivo Nacional 200247

1. Aplicação, pela UJ, dos dispositivos contidos nas NBC T 16.9 e NBC T 16.10

a) NBC T 16.9

O Arquivo Nacional obedece aos dispositivos contidos na Norma Brasileira de Contabilidade

Aplicadas ao Setor Público– NBC T 16.9, que estabelece critérios e procedimentos para o registro

contábil da depreciação, amortização e exaustão.

Em complemento a esta norma, a Coordenação de Contabilidade/ MJ orienta às unidades

gestoras do órgão que observe os procedimentos contábeis estabelecidos pela Secretaria do Tesouro

Nacional, na Macrofunção 02.03.30– Reavaliação, Redução a Valor Recuperável, Depreciação,

Amortização e Exaustão na Administração Direta da União, Autarquias e Fundações, com vistas a

aplicar a metodologia para estimar a vida útil econômica do ativo, a metodologia de cálculo da

depreciação, amortização e exaustão, bem como as taxas utilizadas para os cálculos de depreciação.

O Arquivo Nacional, no entanto, não registrou adequadamente a reavaliação, redução a valor

recuperável e depreciação dos bens patrimoniais registrados no Sistema Integrado de Administração

Financeira do Governo Federal – SIAFI, sendo as justificativas apresentadas no item “2” desse

relatório.

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b) NBC T 16.10

O Arquivo Nacional obedece aos dispositivos contidos na Norma Brasileira de Contabilidade

Aplicadas ao Setor Público– NBC T 16.10, que define critérios e procedimentos para avaliação e

mensuração de ativos e passivos integrantes do patrimônio de entidades do setor público.

Os procedimentos contábeis são estabelecidos também em conformidade com as metodologias

indicadas pela Secretaria do Tesouro Nacional e demais normativos relacionados ao tema.

As análises evidenciaram o que segue:

b.1) Disponibilidades

As disponibilidades são mensuradas ou avaliadas pelo valor original, feita a conversão,

quando em moeda estrangeira, à taxa de câmbio vigente na data do Balanço Patrimonial. As

atualizações apuradas são contabilizadas em contas de resultado.

b.2) Créditos e Dívidas

Os direitos e obrigações são mensurados ou avaliados pelo valor original, feita a conversão,

quando em moeda estrangeira, à taxa de câmbio vigente na data do Balanço Patrimonial. A Unidade

não faz estimativa pelos prováveis valores de realização para o ativo e não faz o reconhecimento para

os passivos, não constituindo, assim, provisões para perdas.

b.3) Estoques

Os bens em estoques são mensurados ou avaliados com base no valor de aquisição. O método

de mensuração e avaliação das saídas do estoque é o custo médio ponderado.

b.4) Investimentos permanentes

O Arquivo Nacional, unidade gestora executora 200247, não possui registro de investimentos

permanentes.

b.5) Imobilizado

O ativo imobilizado, incluindo os gastos adicionais ou complementares, é mensurado ou

avaliado com base no valor de aquisição, produção ou construção. A mensuração dos bens de uso

comum é efetuada, sempre que possível, ao valor de aquisição. Quando os elementos do ativo

imobilizado tiverem vida útil econômica limitada, ficam sujeitos a depreciação, amortização ou

exaustão sistemática durante esse período, sem prejuízo das exceções expressamente consignadas.

A unidade gestora 200247 possui registro de bens móveis e imóveis, cuja falta de reavaliação

e depreciação encontram-se justificadas no item “2” desse relatório.

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b.6) Intangível

São mensurados ou avaliados com base no valor de aquisição. Recomenda-se o registro de

amortização em função do desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência. A

falta de amortização encontra-se justificada no item “2” desse relatório.

b.7) Diferido

A unidade gestora 200247 não possui registro de diferido.

b.8) Reavaliação e Redução ao Valor Recuperável

A reavaliação incide sobre os bens patrimoniais escriturados no Ativo Imobilizado.

A unidade gestora 200247 não efetuou os registros de reavaliação dos bens patrimoniais, sendo as

justificativas apresentadas no item “2” desse relatório.

2. Justificativas da UG pelo descumprimento do disposto nas alíneas “a”, “b.5”, “b.6” e “b.8”

A Coordenação de Contabilidade/MJ registrou as ocorrências contábeis 634- Falta Avaliação

Bens Móveis, Imóveis, Intangível e Outros e 642 - Falta Evolução Incompatível Dep. Ativo Imobilizado

e 643 - Falta Evolução Incompatível Amortiz. Ativo Intangível em virtude do descumprimento dos

registros contábeis mencionados nas alíneas “a”, “b.5”, “b.6” e “b.8” na unidade gestora 200247.

Transcrevemos, assim, as justificativas apresentadas pela unidade:

“Ao longo de 2015, a Equipe de Patrimônio realizou alguns cursos e

participou de encontros onde a temática da depreciação era tema relevante. Ao

mesmo tempo, fizemos algumas reuniões com a COTIN com vistas a viabilizar a

implementação de tal rotina em nosso sistema atual, considerando que as tentativas

anteriores de adesão a sistemas desenvolvidos por outras instituições mostraram-se

inviáveis quando levou-se em conta a questão relacionada ao custo de implementação

e atualização.

Recentemente, recebemos uma informação sobre um 'Sistema Integrado de

Administração de Serviços' – SIADS, no portal do SISP, onde poderíamos vislumbrar

uma solução a este problema. Entretanto, ainda pendemos de mais informações a

respeito do mesmo, o que esperamos obter ainda neste primeiro semestre sem, no

entanto, descartar a solução interna de implementação da rotina em nosso próprio

sistema, o que representaria maior economicidade aos cofres públicos”.

Em relação ao item “b.2”, esta Setorial de Contabilidade promoverá a orientação à Unidade para

apuração dos valores a serem provisionados.

3. Impacto da utilização dos critérios contidos nas NBC T 16.9 e NBC T 16.10 sobre o resultado

apurado pela UPC

De acordo com as Demonstrações das Variações Patrimoniais- DVP da Unidades Gestora 200247,

em 2015, as Variações Patrimoniais Aumentativas - VPA, somaram R$ 93 milhões e as Variações

Patrimoniais Diminutivas - DVP, em R$ 92 milhões, sendo R$ 95 mil registradas na DVP, sob o título

de Depreciação, Amortização e Exaustão, considerando os dispositivos contidos na NBC T 16.9 e NBC

T 16.10. Não houve registro de reavaliação de bens.

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7.2 Demonstrações contábeis exigidas pela Lei 4.320/64 e notas explicativas

Quadro 37 – Declaração do contador

DECLARAÇÃO DO CONTADOR

Denominação completa (UPC)

Código da UG

Arquivo Nacional - RJ

200247

Declaro que os demonstrativos contábeis constantes do SIAFI (Balanço Orçamentário,

Financeiro, Patrimonial, Demonstração das Variações Patrimoniais, do Fluxo de Caixa e Resultado

Econômico), regidos pela Lei n.º 4.320/1964 e pela Norma Brasileira de Contabilidade Aplicada ao Setor

Público NBC T 16.6, aprovada pela resolução CFC n.º 1.133/2008, relativos ao exercício de 2015,

refletem adequadamente a situação orçamentária, financeira e patrimonial da unidade prestadora de contas

que apresenta Relatório de Gestão, EXCETO no tocante a:

a) 606 - Saldo Alongado/Indevido Contas Transitórias Ativo Circulante;

b) 634 - Falta Avaliação Bens Móveis/Imóveis/Intangível/Outros;

c) 640 - Saldo Contábil Bens Móveis Não Confere c/RMB;

d) 642 - Falta/Evolução Incompatível Dep. At. Imobilizado;

e) 643 - Falta/Evolução Incompatível Amortização de Ativo Intangível;

f) 705 - Falta Comprovação e Prestação de Contas de Suprimento de Fundos.

Estou ciente das responsabilidades civis e profissionais desta declaração.

Local

Brasília (DF),

Data

25/02/2016

Contador Responsável

Sérgio Rodrigues da Silva

CRC nº

021289/O-9 - DF

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8. ÁREAS ESPECIAIS DA GESTÃO

8.1 Gestão de Pessoas

8.1.1 Estrutura de Pessoal da Unidade Quadro 38 – Força de Trabalho da UPC

Tipologias dos Cargos

Lotação Ingressos no

Exercício Egressos no

Exercício Autorizada Efetiva

1. Servidores em Cargos Efetivos (1.1 + 1.2) - 507 23 17

1.1. Membros de poder e agentes políticos 0 0 0 0

1.2. Servidores de Carreira (1.2.1 + 1.2.2 + 1.2.3 + 1.2.4) - 507 23 17

1.2.1. Servidores de carreira vinculada ao órgão 470 465 7 12

1.2.2. Servidores de carreira em exercício

descentralizado Não há 0 0 0

1.2.3. Servidores de carreira em exercício provisório Não há 0 0 0

1.2.4. Servidores requisitados de outros órgãos e esferas Não há 42 16 5

2. Servidores com Contratos Temporários Não há 3 0 1

3. Servidores sem Vínculo com a Administração Pública Não há 2 0 1

4. Total de Servidores (1 + 2 + 3) - 512 23 19

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Quadro 39 – Distribuição da Lotação Efetiva

Quadro 40 – Detalhamento da estrutura de cargos em comissão e funções gratificadas da UPC

Tipologias dos Cargos em Comissão e das Funções

Gratificadas

Lotação Ingressos

no

Exercício

Egressos

no

Exercício Autorizada Efetiva

1. Cargos em Comissão 27 25 1 2

1.1. Cargos de Natureza Especial 0 0 0 0

1.2. Grupo Direção e Assessoramento Superior 27 25 1 2

1.2.1. Servidores de Carreira Vinculada ao Órgão 27 18 1 0

1.2.2. Servidores de Carreira em Exercício

Descentralizado 0 0 0 0

1.2.3. Servidores de Outros Órgãos e Esferas Não há 5 0 1

1.2.4. Sem Vínculo Não há 2 0 1

1.2.5. Aposentados Não há 0 0 0

2. Funções Gratificadas 37 37 1 0

2.1. Servidores de Carreira Vinculada ao Órgão 37 31 1 0

2.2. Servidores de Carreira em Exercício

Descentralizado Não há 0 0 0

2.3. Servidores de Outros Órgãos e Esferas Não há 6 0 0

3. Total de Servidores em Cargo e em Função (1 + 2) 64 62 2 2

Fonte: SIAPE

Tipologias dos Cargos Lotação Efetiva

Área Meio Área Fim

1. Servidores de Carreira (1.1) 154 353

1.1. Servidores de Carreira (1.2.1 + 1.2.2 + 1.2.3 + 1.2.4) 154 353

1.1.2. Servidores de carreira vinculada ao órgão 142 323

1.1.3. Servidores de carreira em exercício descentralizado 0 0

1.1.4. Servidores de carreira em exercício provisório 0 0

1.1.5. Servidores requisitados de outros órgãos e esferas 12 30

2. Servidores com Contratos Temporários 0 3

3. Servidores sem Vínculo com a Administração Pública 1 1

4. Total de Servidores (1 + 2 + 3) 155 357

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99

Análise Crítica

Quadro 41 - A

FAIXA ETÁRIA ÁREA MEIO ÁREA FIM FORÇA DE

TRABALHO

18 – 44 anos 19 140 159

45 – 49 anos 17 26 43

50 anos em diante 119 191 310

TOTAL 155 357 512

Fonte: Equipe de Cadastro

Quadro 42 - B

SERVIDORES ÁREA MEIO ÁREA FIM FORÇA DE

TRABALHO

COM ABONO DE PERMANÊNCIA 50 78 128

SEM ABONO DE PERMANÊNCIA 105 279 384

TOTAL 155 357 512

Fonte: Equipe de Cadastro

Quadro 43 - C

Tipologias das Ocorrências Egressos no Exercício

Aposentadoria 9

Vacância 3

Exoneração 0

Falecimento 1

Fonte: SIAPE

Quadro 44 - D

Tipologias dos Afastamentos Quantidade de Pessoas na

Situação, em 31/12/2015

Cedidos 12

Participação em Programa de Pós- Graduação Stricto Sensu no

País 2

Capacitação 2

Licença Doença em Pessoa da Família 2

Licença Tratamento de Saúde 17

Licença para Trato de Interesses Particulares 1

Fonte: SIAPE

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100

a) A quantidade de servidores disponíveis frente às necessidades da unidade

jurisdicionada apresentou-se compatível, no exercício 2015.

b) A distribuição da força de trabalho entre a área meio e a área fim foi

proporcional, assim como a distribuição de servidores em cargos comissionados frente a

não comissionados, em 2015.

c) O Quadro A demonstra a idade avançada da força de trabalho do Arquivo

Nacional, uma vez que a perda salarial com a aposentadoria é de cerca de 60%, fazendo

com que os servidores permaneçam trabalhando- situação que acarreta falta de

motivação.

d) O Quadro B demonstra o número de abono de permanência, evidenciando os

impactos de aposentadorias sobre a força de trabalho disponível, com notório

desequilíbrio futuro entre as áreas meio e fim.

e) O Quadro C demonstra quantitativos de ocorrências que reduziram

definitivamente, no exercício 2015, a força de trabalho, enquanto que o Quadro D,

apresenta os afastamentos que reduziram, eventualmente em 31/12/2015, a força de

trabalho disponível no Órgão.

f) O Arquivo Nacional está distante das decisões ministeriais, principalmente

pelo fato de ser uma Unidade Administrativa e não um órgão autônomo (Autarquia),

principalmente nas questões de orçamento e atos administrativos.

g) Com relação ao item anterior, evidencia-se a ausência de uma área jurídica,

fazendo com que todos os processos sejam encaminhados para o Ministério da Justiça,

em Brasília/DF, perdendo-se tempo precioso para conclusão de atos administrativos.

8.1.2 Qualificação e Capacitação da Força de Trabalho

O quadro de pessoal do Arquivo Nacional é formado por servidores que

ingressaram no Órgão nos anos oitenta, servidores vindos de órgãos extintos nos anos

noventa e servidores concursados em 2006. Apesar de uma força de trabalho

diversificada, os servidores vêm se qualificando ao longo dos anos, estando aptos à

realização de suas atividades, ainda que sempre sejam necessários aprimoramentos e

atualizações de conhecimentos.

Nos últimos anos, entretanto, novas atribuição vem sendo demandadas pela

administração pública federal, pelas políticas públicas e pela sociedade. Essas

exigências requerem que os servidores e o Órgão se atualizem constantemente.

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101

Ademais, o envelhecimento da força de trabalho do Arquivo Nacional implica na

preparação dos servidores para atividades antes realizadas pelos seus colegas que se

aposentaram.

Neste sentido, no decorrer de 2015, foram realizadas ações que capacitaram 471

servidores, visando desenvolver as competências institucionais por meio das ações

individuais, na busca pelo cumprimento da missão institucional.

Quadro 45 – E Servidores capacitados

ÁREA SERVIDORES CAPACITADOS

Comunicação 27

Economia, Orçamento e Finanças 14

Gestão de Informação 110

Gestão de Pessoas 165

Informática 30

Logística 50

Planejamento 75

Total no Exercício 471

Fonte: Equipe de desenvolvimento

Apesar do número significativo de ações realizadas, o fracionamento do

orçamento reduz o atendimento ao solicitado pelas unidades, que inclui ações de

capacitação transversais, ações de capacitação específicas e participação em eventos

técnico-científicos, muitas vezes inviabilizados, também, pela ausência de recursos

orçamentários e financeiros para as diárias e passagens, além da relevante capacitação

gerencial, demandas crescentes, resultado das mudanças no cenário nacional e

internacional pelas quais vem passando o Órgão.

8.1.3 Irregularidades na Área de Pessoal

Não foram detectadas, no exercício 2015, irregularidades relacionadas à Área de

Pessoal.

8.1.4 Acumulação Indevida de Cargos, Funções e Empregos Públicos

A Coordenação de Recursos Humanos do Arquivo Nacional-

CORHU/COAD/AN desconhece a existência de servidores que acumulem cargos,

funções ou empregos públicos indevidamente no Quadro de Pessoal do Arquivo

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102

Nacional. Sendo assim, inexistem notificações feitas a servidores, por não haver

registros desta ocorrência.

Convém ressaltar que os casos referentes ao presente assunto são detectados

pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão- MPOG, através de batimentos

do sistema SIAPE, por extração de dados como Nome, Matrícula e CPF dos servidores

públicos. A partir daí, caso detectada a situação, o MPOG estabelece diretrizes para

regularização das mesmas.

Quadro 46 - Cargos e atividades inerentes às categorias funcionais do Plano de Cargos da Unidade

Jurisdicionada

Descrição dos Cargos e Atividades

do Plano de Cargos do Órgão em que

há Ocorrência de Servidores

Terceirizados

Quantidade no Final do

Exercício

Ingressos no

Exercício

Egressos no

Exercício

2015 2014 2013

Não há 0 0 0 0 0

Fonte: Equipe de Cadastro

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8.1.5 Demonstração das Despesas com Pessoal

Quadro 47 - Despesas do pessoal

Tipologias/

Exercícios

Vencimentos e

Vantagens Fixas

Despesas Variáveis Despesas de

Exercícios

Anteriores

Decisões

Judiciais

Total

Retribuições Gratificações Adicionais Indenizações Benefícios Assistenciais

e Previdenciários

Demais

Despesas

Variáveis

Servidores de carreira vinculados ao Órgão da Unidade Jurisdicionada

Exercícios 2015 12.423.166,29 3.619.302,39 26.882.813,23 1.117.587,14 2.976.809,86 57.881,09 49.101,26 5.886,43 67.461,88 47.200.009,57

2014 14.096.938,13 3.369.304,31 26.593.182,21 1.204.089,40 2.809.055,44 59.394,44 53.576,46 37.140,58 46.358,48 48.269.039,45

Servidores de Carreira SEM VÍNCULO com o Órgão da Unidade Jurisdicionada - Requisitados

Exercícios 2015 0,00 0,00 1.121.861,26 0,00 19.422,05 0,00 0,00 0,00 0,00 1.141.283,31

2014 0,00 0,00 1.084.883,00 0,00 14.902,18 0,00 0,00 0,00 0,00 1.099.785,18

Servidores SEM VÍNCULO com a Administração Pública (exceto temporários)- Nomeados Cargo Comissão

Exercícios 2015 165.543,39 0,00 0,00 0,00 11.673,15 0,00 0,00 0,00 0,00 177.216,54

2014 243.554,92 0,00 0,00 0,00 15.809,28 0,00 0,00 0,00 0,00 259.364,20

Servidores Cedidos com Ônus

Exercícios 2015 319.427,73 0,00 467.988,03 20.166,30 39.855,05 46.372,00 0,00 0,00 0,00 851.709,11

2014 299.279,94 0,00 500.538,14 21.446,46 9.223,84 0,00 0,00 0,00 0,00 830.488,38

Servidores com Contrato Temporário

Exercícios 2015 12.932,88 0,00 0,00 0,00 6.732,00 0,00 0,00 0,00 0,00 19.664,88

2014 56.252,41 0,00 0,00 0,00 21.744,00 0,00 0,00 0,00 0,00 77.996,41

Fonte: Equipe de Pagamenatos/CORHU

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104

8.1.6 Gestão de riscos relacionados ao pessoal

8.1.6.1 Riscos identificados na gestão de pessoas

No Exercício 2015, não foram detectados riscos na gestão de pessoas ou

indicadores alheios aos objetos mensurados na administração do Órgão, como o

absenteísmo, a doença ocupacional, a rotatividade (turnover), a disciplina e a

aposentadoria versus reposição do quadro.

8.1.6.2 Indicadores Gerenciais sobre Recursos Humanos

Esclarecemos que este Órgão é gerenciado pelos indicadores desenvolvidos pelo

Ministério da Justiça, através de objetivos, metas e ações implementados na organização

dos assuntos afetos à área de Recursos Humanos.

O estágio no Arquivo Nacional é coordenado, acompanhado e avaliado pela

Coordenação de Recursos Humanos, observando as competências institucionais das

unidades, a área de formação do estudante, a força de trabalho e a disponibilidade

orçamentária e financeira.

As atividades dos estagiários são supervisionadas pelas coordenações e a

presença dos estagiários contribui notadamente para o desempenho das atividades do

Arquivo Nacional.

Quadro 48- Composição do Quadro de Estagiários

Nível de Escolaridade

Quantidade no Final do Exercício Despesa no

Exercícios

(em R$ 1,00) 1º

Trimestre 2º

Trimestre 3º

Trimestre 4º

Trimestre

1. Nível Superior (1.1 + 1.2) 3 2 2 1 8.992,01

1.1 Área Fim 3 2 2 1 8.992,01

1.2 Área Meio 0 0 0 0 0,00

2. Nível Médio (2.1 + 2.2) 2 3 3 3 10.672,87

2.1 Área Fim 2 3 3 3 10.672,87

2.2 Área Meio 0 0 0 0 0,00

3. Total (1 + 2) 5 5 5 4 19.664,88

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8.1.7– Contratação de pessoal de apoio

8.1.7.1 Informações sobre contratos

Quadro 49 - Contratação de prestação de serviços não abrangidos pelo plano de cargos da UPC

Unidade Contratante

Nome:ARQUIVO NACIONAL

UG/Gestão: 200247 (quando executora no SIAFI)

Informações sobre os Contratos

Ano do Contrato Objeto Empresa Contratada

(CNPJ)

Período Contratual de Execução das

Atividades Contratadas Nível de escolaridade mínimo

exigido dos trabalhadores

contratados

Sit.

Início Fim

2011 Movimentação de Acervos 12978443/0001-30 19/12/2011 18/12/2016 F P

2011 Manutenção de bens móveis 02566106/0001-82 06/01/2011 31/12/2015 M E

2012 Recepção 03575979/0001-14 18/09/2012 17/09/2016 M P

2014 Informática 00869125/0001-52 09/01/2014 09/06/2015 S E

2012 Brigadistas 34115188/0001-35 01/06/2012 31/05/2016 M P

2012 Informática 07757473/0001-87 14/05/2012 13/05/2016 M P

2014 Informática 00869125/0001-52 09/01/2013 09/06/2015 M E

2013 Informática 04678301/0002-00 09/01/2013 08/01/2017 S P

2013 Informática 00660928/0001-00 09/01/2013 08/01/2017 S P

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106

2013 Manutenção de bens móveis 03117803/0001-19 03/01/2013 02/01/2017 M P

2013 Movimentação de Acervo 11683755/0001-54 10/07/2013 09/07/2015 M E

2013 Copeiragem 68719277/0001-02 29/07/2013 28/07/2016 M P

2012 Vigilância Ostensiva 71755201/0001-47 01/06/2012 31/05/2016 M P

2012 Vigilância Ostensiva 01066493/0001-25 06/06/2012 05/06/2016 M P

2012 Limpeza 08247960/0001-62 01/10/2012 30/09/2016 F P

2013 Limpeza 09378566/0001-26 08/07/2013 07/07/2015 F E

Fonte: Equipe de contratos/COAD

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107

8.2 Gestão de Patrimônio e da infraestrutura

8.2.1 Gestão da frota de veículos própria e terceirizada

Quadro 50 – Frota de veículos própria

VEÍCULO ANO/MODELO RENAVAM TIPO STATUS UTILIZAÇÃO MÉDIA

KM/MÊS*

MÉDIA

KM/ANO*

CUSTO MÉDIO

MANUTENÇÃO

ANUAL

PREVISÃO

DE

SUBSTITUIÇÃO

FIAT DOBLÔ 2005 00847219143 UTILIT. EM USO TRANSP.

SERVIDORES/ACERVO

285,66 3.428 R$ 355,00

(Rev./Man.)

R$ 54,28 (Lic.)

R$ 105,25

(DPVAT)

2020

FORD

RANGER

2009 00157360890 UTILIT. EM USO TRANSP. ACERVO/BENS 00 00 R$ 301,00

(Rev./Man.)

R$ 54,28 (Lic.)

R$ 109,96

(DPVAT)

2024

FIAT SIENA 2009 00166794724 PASSEIO EM USO REPRESENTAÇÃO/TRA

NSP. SERVIDORES

372,41 4.469 R$ 54,28 (Lic.)

R$ 105,25

(DPVAT)

2024

CAMINHÃO 1983 00292211589 UTILIT. RECOLOCADO

EM USO

TRANSP. ACERVO/BENS 00 00 R$ 54,28 (Lic.) Em fase

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108

Mercedes

Benz 608

R$ 109,96

(DPVAT)

FIAT DOBLÔ 2010/11 274497662 UTILIT. EM USO TRANSP.

SERVIDORES/ACERVO

583,75 7.005 R$ 1.220,00

(Rev./Man.)

R$ 54,28 (Lic.)

R$ 105,25

(DPVAT)

2025

UNO MILLE 1997/98 PASSEIO FORA DE USO

TRANSP.

SERVIDORES/ACERVO

00 00 R$ 54,28 (Lic.)

R$ 105,25

(DPVAT)

AGUARDANDO

DESFAZIMENTO

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8.2.2 Demonstração da situação dos imóveis da União

Quadro 51 - Distribuição espacial dos bens imóveis de uso especial

LOCALIZAÇÃO

GEOGRÁFICA

QUANTIDADE DE IMÓVEIS DE PROPRIEDADE DA UNIÃO DE

RESPONSABILIDADE DA UJ

EXERCÍCIO 2015 EXERCÍCIO 2014

BRASIL

RIO DE

JANEIRO 1 1

6001 – Rio de

Janeiro 01

1 1

DISTRITO

FEDERAL 1 1

9071 – Brasília 1 1

Subtotal Brasil 2 2

EXTERIOR

PAÍS 1 - -

cidade 1 - -

Subtotal Exterior 2 2

Total (Brasil + Exterior) 2 2

Fonte: SPIUNET

Quadro 52 – Imóveis de propriedade da União sob responsabilidade da UPC

UG RIP Regi

me

Estado de

Conservação

Valor do Imóvel Despesa no Exercício

Valor

Histórico

Data da

Avaliação

Valor

Reavaliado

Com

Reformas

Com

Manutenção

200247 600102195.500-0 13 3 95.926.851 20/09/2012 171.821.002 - 2.413.973

200247 970124330.500-3 13 3 952.732 26/03/2012 12.010.230 - 65.540

Total - 2.479.513

Fonte: SIAFI e SPIUNET

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110

8.2.3 Informações sobre a gestão dos ativos imobiliários

A sede está localizada na Praça da República nº 173, Centro, Rio de Janeiro,

sendo composta por um conjunto arquitetônico constituído por 9 (nove) blocos

edificados, num total de 31.441,12 m² de área construída, dos quais 11.338,30 m² são

tombados pelo Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN. Suas

instalações possuem 10 (dez) elevadores, sistemas de ar condicionado central, com

rígido controle de temperatura e umidade, 2 (duas) subestações de transformação de

energia, grupos geradores, sistema de detecção e combate a incêndio, sistema de

aterramento das edificações, rede estabilizada de computadores, sala de servidores e

depósito de obras raras.

A Coordenação Regional, está situada no anexo do prédio da Imprensa Nacional,

no Setor de Indústria Gráficas, SIG, Quadra 6 Lote 800 em Brasília-DF. Foram

realizadas manutenção predial(compartilhada com a Imprensa Nacional no valor de R$

65.539,25.

8.2.4– informações sobre as principais obras e serviços de engenharia relacionados

a atividade-fim

O orçamento aprovado para a despesas administrativas aprovado na LOA 2015 foi, a

princípio, de R$ 13.597.228,00, mas com o remanejamento orçamentário de diversos

planos orçamentários superavitários para ele, da ordem de R$ 5.818.171,00, totalizou

em R$ 19.415.399,00. Tal remanejamento teve por finalidade principal atender a

demanda orçamentária dos contratos de serviços continuados, bem como fazer algumas

contratações inadiáveis, como por exemplo: substituição de chillers do sistema de

condicionamento de ar, pois o gás utilizado no sistema ficará proibido de

comercialização a partir de 2016; a contratação de empresa especializada em

manutenção preventiva e corretiva do conjunto arquitetônico tombado da União hoje

sob responsabilidade do Arquivo Nacional para a execução de sua missão institucional,

a fim de preservar o patrimônio, as vidas e os bens materiais, a contratação de empresa

especializada para prestação de serviço de circuito fechado de TV (CFTV), abrangendo

o fornecimento e instalação de cabeamento estruturado, gerenciamento, instalação,

operação e a manutenção preventiva e corretiva de todo o sistema, sob a forma de

comodato, através da qual será possível a modernização do sistema de monitoramento,

já obsoleto, com pequena capacidade de armazenamento de imagens e sem peças de

reposição, além de sua expansão a fim de garantir a segurança e integridade ao acervo,

dos servidores, terceirizados, consulentes/usuários e visitantes nas dependências do

Arquivo Nacional; além da substituição dos elevadores da sede do Arquivo Nacional,

que estão obsoletos e sem peças para reposição.

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111

Foram adquiridos mobiliários para as áreas de trabalho, tendo em vista o

crescimento do público funcional através dos novos contratos de serviços terceirizados e

da execução de projetos financiados pelo BNDES nas dependências da Instituição.

Foi renovada a iluminação da Sala de Leitura adequando a luminosidade dos padrões

exigidos.

Com considerável capacidade de armazenamento, as estantes autoportantes da

COREG apresentam uso muito abaixo de sua real possibilidade em função da falta de

iluminação das áreas de acesso. Foi efetuada a contratação de uma empresa para a

elaboração de um projeto de iluminação que atendesse as necessidades daquele

depósito. Levando-se em conta que a COREG funciona em um imóvel parcialmente

desmembrado da Imprensa Nacional, por determinação do Corpo de Bombeiros será

necessário o desmembramento do fornecimento de energia elétrica, bem como, demais

serviços públicos. Foi contratada uma empresa para elaboração de projeto e aprovação

junto a Companhia de Energia Elétrica de Brasília. A contratação de empresa para a

execução do projeto aprovado deverá ocorrer ainda em 2016.

8.3 Gestão de tecnologia da informação

Foram realizadas pela COTIN, nas áreas de Infraestrutura e Segurança,

Administração de Rede, Desenvolvimento de Sistemas e Suporte Técnico, as seguintes

ações e investimentos:

Quadro 53 – Ações e investimentos da COTIN

2015

Ações e Investimentos

Novo contrato de sustentação de rede englobando as áreas de Infraestrutura de Rede,

Administração de Rede e Suporte ao Usuário;

Implantação de sistema de gestão chamados (Service Desk);

Implantação de virtualização de Storages visando aproveitamento total da área dos

Storages instalados no A.N. possibilitando redundância e proteção de dados local e

remota;

Implantação de mecanismo de armazenamento em nuvem proprietário do A.N.

(Drive AN) e (Nuvem AN) visando a troca e armazenagem de informações entre

usuários internos e externos;

Implantação da primeira versão da Intranet em Joomla;

Desenvolvimento de um template em Joomla de acordo com os protocolos do

governo e utilizando recursos do Yootheme.

Implantação de plataforma de Ensino a Distância (Moodle);

Criação do portal de sofware livre do Arquivo Nacional;

Implantação do Archivematica e Atom;

Implantação de mecanismos de segurança da informação como SIEM, políticas de

firewall, proteção em nível de aplicação, proteção contra ataques denominados DDoS

(Denial of Service) e regras de segurança baseados na ISO 27001;

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112

DMZ´s de serviços;

Continuidade das atividades de gerenciamento dos projetos, análise dos sistemas,

levantamento de dados, programação em ASP, PHP e Javascript, administração,

ajustes e migração de dados, testes, elaboração da documentação, treinamento ao

usuário;

Manutenção evolutiva e adaptativa dos sistemas em produção;

Criação de uma nova interface para consulta externa no banco de dados do SIAN;

Criação de sistema para pesquisas diretamente nos acervos já digitalizados e

transformados em documentos PDFs.

Resultados Obtidos

1. Melhoria na gestão, na administração e apoio ao usuário

2. Melhoria na forma como o usuário interage com a equipe de informática,

possibilitando o acompanhamento do chamado e as soluções destinadas a ele.

3. Melhor Controle e avaliação da equipe dentro de categorias

4. Melhor aproveitamento da área disponível nos dispositivos de armazenamento de

dados, redundância, alta disponibilidade e gerenciamento centralizado da solução de

Storages.

5. Atender uma demanda de armazenamento em nuvem, a fim de compartilhar

informações com outras instituições e/ou pessoas fora da organização do Arquivo

Nacional

6. Modernização da Intranet da instituição, disponibilização de novos recursos e novos

serviços.

7. Adequação aos padrões de governo E-Gov, E_Mag.

8. Atendimento da demanda de plataforma de Ensino a Distância (EAD).

9. Atendimento da demanda de criação e um portal onde possa trocar experiência entre

outras instituições no tocante de utilização das aplicações desenvolvidas em software

livre.

10. Atendimento da demanda do projeto, onde será utilizada uma ferramenta de controle

e armazenamento amplamente utilizada nos Arquivos em diversos países

11. Início das técnicas de segurança da informação e aprimoramento das políticas de

proteção de acesso e tentativas de invasão baseados nas normas de segurança da

informação regidas pela ISO-27001, mapeamento das vulnerabilidades, testes de

prevenção e detecção proativa de ameaças.

12. Divisão dos serviços da DMZ (rede desmilitarizada), segmentando em redes de

serviço, como WEBSERVERS, EMAIL, APPLICATION SERVER, IM SERVERS,

etc.

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113

8.3.1 Contratos na Área de Tecnologia da Informação em 2015

Quadro 54 – Contratos na área da TI

Nº do

Contrato Objeto Vigência

Fornecedores

Custo

Valores

Desembolsados

2015 CNPJ Denominação

Contrato

n°: 01/2015 Prestação de serviços

de

fornecimento de link

internet Rio de

Janeiro-RJ

02/02/201

5

a

01/02/201

6

002.421.421/0001-

11

Intelig Telecomunicações

Ltda.

333.777,2

4

333.777,24

Contrato

n°: 02/2015 Prestação de serviços

de

fornecimento de link

internet Brasília-DF

02/02/201

5

a

01/02/201

6

002.421.421/0001-

11

Intelig Telecomunicações

Ltda.

333.774,4

4

333.774,44

Contrato

n°: 01/2014 Prestação de serviços

de

Administração de

Rede

09/01/201

5

a

09/06/201

5

00.869.125/0001-52 Calma Informática Ltda. 426.384,0

0

426.384,00

Contrato

n°: 02/2014 Prestação de Serviços

de

Suporte Técnico

09/01/201

5

a

09/06/201

5

00.869.125/0001-52 Calma Informática Ltda. 98.582,40 98.582,40

Contrato:

n.º

02/2013

Prestação de serviços

de

Analise de Sistemas

09/01/201

5

a

08/01/201

6

04.678.301/0002-00 Dbs It Consultoria em

Informática

Ltda.

234.248,6

4

234.248,34

Contrato:

n.º

03/2013

Prestação de serviços

de

Programação

08/01/201

5

a

08/01/201

6

00.660.9928/0001-

00 Life Tecnologia e

Consultoria Ltda.

269.733,9

6

268.482,96

Contrato:

n.º

12/2015

Prestação de serviços

especializados de

Infraestrutura de

Rede, Administração

de Rede e Suporte

Tecnico

18/06/201

5

a

17/06/201

6

00.308.141/0001-76 Connectcom

Teleinformática Comércio

e Serviços LTDA

1.355.719,

68

690.487,52

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114

8.4 Gestão ambiental e sustentabilidade

8.4.1 Adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na

contratação de serviços ou obras

Na unidade ocorre separação dos resíduos recicláveis descartados, bem como sua destinação a

associações e cooperativas de catadores, conforme dispõe o Decreto nº 5.940/2006 .

As Contratações realizadas pela unidade, na modalidade de Pregão Eletrônico, atendem ao

disposto no Decreto nº 7746/2012 , estabelecendo critérios , ora na especificação técnica do

objeto, ora na obrigação das Contratadas no sentido de obedecer a critérios e praticas de

sustentabilidade.

8.5 Gestão de fundos e de programas

Não há informação.

8.6 Informações sobre depósitos judiciais e extrajudiciais

No exercício de 2015 não houve depósito Depósitos Judiciais e Extrajudiciais .

Esclarecimento que na folha de pagamento da unidade constam os créditos referentes à

Decisões Judiciais, devidamente cadastradas no SICAJ, com efeito direto nos

rendimentos dos servidores aposentados e dos servidores em atividade, cujo montante

no exercício 2015 está apresentado no quadro 47, página 104 Despesas de Pessoal, na

coluna Decisões Judiciais.

Também, por Ordem Judicial, temos em nossa folha de pagamento os débitos

referentes à Pensão Alimentícia, que não geram ônus a unidade, sendo tão somente

descontados do rendimento dos servidores aposentados.

Note-se que, em ambos os casos, não há caracterização de elemento de despesa com

natureza de depósito em juízo, sendo, tanto os créditos quanto os débitos citados,

efetivados e processados diretamente nos rendimentos dos servidores.

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9 – CONFORMIDADE DE GESTÃO E DEMANDAS DOS ÓRGÃOS DE

CONTROLE

Conforme Memorando-Circular nº 7/2016/AECI/GM, de 27/0172016, o

Assessor Especial de Controle Interno, cientifica que no exercício de 2015 não foram

remetidos ao Tribunal de Contas da União processos de Tomadas de Contas Especiais

conforme item exigido no quadro “Medidas adotadas para apuração e ressarcimento de

danos ao Erário”, do tópico “Conformidade da Gestão e Demandas dos Órgãos de

Controle” listado no Sistema e-Contas do TCU.