Relatório Final Cotação de Livros
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7/25/2019 Relatrio Final Cotao de Livros
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UNIVERSIDADE FEDERAL DE SO PAULO
ESCOLA PAULISTA DE POLTICA, ECONOMIA E NEGCIOS
CAMPUS OSASCO
COTAO DE LIVROS SOLICITADOS POR DOCENTES DA UNIFESP
OSASCO
Trabalho desenvolvido para a disciplina de
Pensamento Sistmico e Dinmica de
Negcio como requisito para concluso da
mesma.
Discentes:
Bruna Barbieri
Bruna Marconato
Guilherme PaivaJulia Prado
Vitor Girotto
Docente: Prof. Joo Arantes Amaral
OSASCO2016
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SUMRIO
1. DADOS DA EQUIPE ................................................................................. 3
2. QUESTIONRIOS DE APRENDIZAGEM ................................................. 4
2.1 Sobre a aprendizagem .............................................................. 4
2.2 Sobre o projeto .......................................................................... 5
2.3 Questes discursivas ............................................................... 6
3. PLANO DE GERNCIA DO PROJETO .................................................. 11
3.1 Termo de Abertura .................................................................. 11
3.1.1 Objetivos ............................................................................. 11
3.1.2 Premissas ........................................................................... 11
3.1.3 Riscos ................................................................................. 12
3.1.4 Cronograma ........................................................................ 12
3.2 WBS .......................................................................................... 13
3.3 Rede de atividades .................................................................. 13
3.4 Matriz de responsabilidades .................................................. 13
3.5 Plano de comunicao............................................................ 14
3.6 Plano de risco .......................................................................... 15
4. PROPOSTA DE INTERVENO SISTMICA ...................................... 15
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1. DADOS DA EQUIPE
Bruna Barbieri23 anos
[email protected] Paulista de Economia, Poltica e NegciosCincias Econmicas7 Termo
Bruna Marconato de Castro22 anos
[email protected] Paulista de Economia, Poltica e NegciosCincias Econmicas7 Termo
Guilherme dos Anjos Pessoa Paiva22 [email protected] Paulista de Economia, Poltica e NegciosCincias Econmicas7 Termo
Julia Prado22 anos
[email protected] Paulista de Economia, Poltica e NegciosCincias Econmicas7 Termo
Vitor Guidorzzi Girotto30 [email protected] Paulista de Economia, Poltica e NegciosCincias Econmicas7 Termo
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2. QUESTIONRIOS DE APRENDIZAGEM
2.1 Sobre a aprendizagem
1. Vocs leram as leituras sugeridas, semana a semana?
( ) Sim, lemos todas.
( ) No, nenhuma.
(x) Lemos algumas, nem todas.
2. Vocs assistiram s video aulas sugeridas, semana a semana?
( ) Sim, todas.
( ) No, nenhuma.
(X) Assistimos algumas, nem todas.
3. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:
As leituras recomendadas foram teis para o meu aprendizado:
( ) Concordo totalmente.
(x) Concordo.
( ) Neutro.
( ) Discordo.
( ) Discordo totalmente.
4. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:
As vdeo-aulas recomendadas foram teis para o meu aprendizado:
( ) Concordo totalmente.
(x) Concordo.
( ) Neutro.
( ) Discordo.
( ) Discordo totalmente.
5. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:
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As aulas presenciais foram teis para o meu aprendizado:
( ) Concordo totalmente.
( ) Concordo.
(x) Neutro.
( ) Discordo.
( ) Discordo totalmente.
6. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:
Os exerccios semanas (questionrios eletrnicos) foram teis para o meu
aprendizado:
( ) Concordo totalmente
( ) Concordo
(x) Neutro
( ) Discordo
( ) Discordo totalmente
2.2 Sobre o projeto
7. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:
Trabalhar em um projeto real, com um cliente real foi uma experincia motivadora.
( ) Concordo totalmente
(x) Concordo
( ) Neutro( ) Discordo
( ) Discordo totalmente
8. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:
Trabalhar em grupo me ajudou a aprender melhor.
( ) Concordo totalmente(x) Concordo
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( ) Neutro
( ) Discordo
( ) Discordo totalmente
8. Em relao afirmao a seguir, responda se concorda ou discorda e em que grau:
Acessar os blogs dos projetos dos outros grupos foi til para a conduo do meu
projeto.
( ) Concordo totalmente
(x) Concordo
( ) Neutro
( ) Discordo
( ) Discordo totalmente
2.3 Questes discursivas
1. Qual foi a instituio cliente que vocs escolheram? O que motivou nessa escolha?
A instituio escolhida foi a Biblioteca da Unifesp e a escolha se deu por ser a
nica instituio disponvel dentre os temas de projetos propostos para a disciplina em
questo.
2. Qual o escopo do projeto?
O escopo do projeto consiste em: (1) cotar o preo de livros solicitados pelosdocentes da Unifesp, (2) mapear o fluxo atual de compra de livros realizado pela
biblioteca, e (3) avaliar possveis melhorias no processo para otimizao do processo.
3. Como vocs se organizaram como time (papis e responsabilidades)?
Aps definir o escopo, ns dividimos igualmente o nmero de livros que devem
ser cotados entre todos os membros do grupo. Alm disso, definimos um Gerente deProjeto (Vitor Girotto) e uma Gerente de Comunicaes (Bruna Marconato). O
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mapeamento do fluxo de compras de livros ficou sob responsabilidade de Guilherme
Paiva, Bruna Barbieri e da Jlia Prado. As intervenes sistmicas que sero discutidas
por todo o grupo.
4. O seu projeto envolveu captao de recursos? Se sim, qual (ou quais) estratgias
para capt-los? Se no, como vocs se organizaram para realizar as tarefas do
projeto?
No houve captao de recursos para o projeto em questo. Para a realizao das
tarefas, o grupo dividiu as cotaes em parcelas iguais para cada membro e a parte terica
foi realizada por todos os membros da equipe.
5. Quais foram os principais problemas enfrentados durante o projeto? Quais foram
as formas que vocs usaram para resolver os problemas?
O principal problema encontrado no curso do projeto foi o fato de que houve uma
solicitao pontual feita por um docente fora do prazo estipulado. Isso demandou um
pequeno realinhamento de tarefas.
Um problema secundrio encontrado que impacta o resultado final do projeto a
indisponibilidade de alguns livros solicitados nas lojas onde foram feitas as cotaes.
6. Quais foram as principais lies aprendidas no projeto (aspectos positivos e
negativos)?
As principais lies aprendidas foram as tcnicas para gerenciamento de projetos
e a elaborao de documentos que suportam a sua execuo. Aprendemos tambm queatravs de intervenes sistmicas alguns processos podem ser melhorados,
economizando tempo e dinheiro.
7. Como vocs gerenciaram os conflitos?
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Os conflitos foram gerenciados atravs de comunicao entre os membros da
equipe e definio de responsabilidades especficas.
8. O que vocs fariam de modo diferente, se fosse fazer novamente o mesmo
projeto?
Ns faramos os documentos se suporte ao projeto com mais rapidez e tambm
definiramos o escopo do projeto com mais preciso.
9. Registro fotogrfico: apresente ao menos 3 fotos que mostre: a) equipe do projeto
(apontando nome/funo) b) produto ou servio criado c) reunio com o cliente.
Da esquerda para a direita: Guilherme Paiva Cotaes/acompanhamento das
cotaes; Julia Prado Cotaes/atualizao do blog; Vitor Girotto
Cotaes/gerente de projetos; Rosa Cliente; Bruna Barbieri
Cotaes/elaborao de documentos; Bruna Marconato Cotaes/contato com
o cliente.
10.Relate o que vocs aprenderam trabalhando um projeto real, com clientes reais.
Relate que tcnicas que voc aprendeu no curso foram utilizadas no projeto.
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Foram utilizadas nos projetos todas as tcnicas aprendidas em sala de aula, como
o WBS, Rede de Atividades e Plano de Riscos. Essas ferramentas nos permitiram ter
viso ampla e completa do projeto, aumento sua eficincia.
Alm disso, tambm foram utilizadas tcnicas para intervenes sistmicas, com
a definio dos ciclos do processo de aquisio de livros pela biblioteca, e
consequentemente as sugestes de melhorias.
11.Que dicas vocs dariam a uma prxima turma que trabalhasse em um projeto
similar?
Tratando-se de um projeto estritamente operacional que corresponde a apenas uma
etapa de um projeto maior, a dica seria analisar o processo como um todo para que possa
entender o projeto em sua totalidade. Com isso, o trabalho aparentar ser mais dinmico.
12.Quantas horas semanais vocs se dedicaram ao projeto?
De duas a trs horas semanais.
13.O que mais vocs gostariam de relatar?
A realizao do projeto foi de grande contribuio para os bibliotecrios, visto que
se tratou de um importante apoio operacional.
14.Como foi o relacionamento com o cliente?
Agradvel, enriquecedor e de parceria.
15.O projeto foi entregue no prazo? Se no, o que levou a atrasos?
Sim, o projeto foi entregue no prazo
16.Avaliao do cliente: solicitar ao cliente que escreva um pargrafo avaliando o
projeto. Essa avaliao deve ser entregue ao professor, neste relatrio.
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"O grupo foi muito comprometido com o projeto, a comunicao entre a biblioteca
e o grupo fluiu muito bem e os prazos foram cumpridos. A ajuda do grupo para realizar
as cotaes de livros agilizar sobremaneira todo o processo de aquisio, necessrio para
o enriquecimento do nosso acervo, bem como proporcionou-lhes conhecimento das
etapas de um processo de compra de livros para uma biblioteca universitria."
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3. PLANO DE GERNCIA DO PROJETO
3.1 Termo de Abertura
Anualmente, os professores e coordenadores da Escola Paulista de Poltica,
Economia e Negcios (EPPEN) solicitam a compra de exemplares de livros que compe
a bibliografia bsica e complementar dos cursos de graduao do campus Osasco da
Universidade Federal de So Paulo (Unifesp).
No processo vigente, os professores tem um perodo limite para enviar biblioteca
a relao de ttulos sugerida. Em seguida, os bibliotecrios iniciam um processo de
avaliao conforme critrios padres do setor como, por exemplo, definir o nmero de
exemplares a serem adquiridos por alunos, sempre visando aumentar a nota de
classificao da biblioteca nas avaliaes do MEC.
Findada a anlise, inicia-se o processo de licitao para compra dos itens e so
feitas cotaes com diversos fornecedores para avaliar a melhor oferta para aquisio dos
itens. A partir dos valores cotados, inicia-se um processo de compra pela prpria equipe
da biblioteca, visto que a rea de Procurementda instituio no atua nesse processo.
Aps a compra, os itens so catalogados para compor o patrimnio da instituio e, ento,
disponibilizados para consulta e/ou emprstimo aos alunos.
3.1.1 Objetivos
Realizar as cotaes dos livros encaminhados pela Biblioteca da Unifesp;
Mapear o fluxo do processo de compra vigente;
Avaliar possveis intervenes sistmicas para otimizar o fluxo vigente.
3.1.2 Premissas
O acompanhamento da elaborao do projeto poder ser realizado atravs do blog
http://cotacaounifesplivros.webnode.com, bem como por contato direto com os
responsveis pelo projeto.
Os fornecedores selecionados para cotao so Livraria Cultura, Livraria Saraiva
e Amazon.
http://cotacaounifesplivros.webnode.com/http://cotacaounifesplivros.webnode.com/http://cotacaounifesplivros.webnode.com/ -
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3.1.3 Riscos
Atraso por parte dos professores para envio das listas de livros;
Indisponibilidade de ttulos nos fornecedores selecionados.
3.1.4 Cronograma
ETAPA IN CIO T RMINO
Criao do blog 23/03/2016 23/03/2016
Definies iniciais da metodologia do projeto 28/03/2016 08/04/2016
Primeira reunio com os bibliotecrios 06/04/2016 06/04/2016
Apresentao das definies iniciais do projeto 12/04/2016 12/04/2016
Publicao da metodologia do projeto no blog 13/04/2016 15/04/2016
Segunda reunio com os bibliotecrios 12/04/2016 12/04/2016
Recebimento e consolidao da lista de livros 25/04/2016 29/04/2016
Cotao de livros 02/05/2016 29/05/2016
Atualizao do blog 16/05/2016 20/05/2016Segunda apresentao do projeto 24/05/2016 24/05/2016
Envio da verso 1 do relatrio final do projeto 24/05/2016 26/05/2016
Validaes finais com os bibliotecrios 30/05/2016 03/06/2016
Publicaes finais no blog 06/06/2016 10/06/2016
Entrega do relatrio final do projeto 14/06/2016
Apresentao final do projeto 14/06/2016
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3.2 WBS
3.3 Rede de atividades
3.4 Matriz de responsabilidades
Cotao de Livros
Iniciao
Escolha do Tema
Criao do Blog
Definio do Escopo
Planejamento
Contato com o Cliente
Plano de Estratgia
Definio de
Responsabilidades
Anlise de Riscos
Definio de Atividades
Execuo
Realizao das Cotaes
Atualizao do Blog
Apresentaes em Sala
Fluxograma do Processo
de Aquisio
Sugerir Intervenes
Entrega das Cotaes
Monitoramento
Reunies com a Equipe
Controle de Prazos
Controle das Cotaes
Reunies com o Cliente
Encerramento
Apresentao Final
Lies Aprendidas
Reunio inicial e
definio do escopoDefinio de Atividades
Anlise do Fluxo de
Compras de Livros
Recebimento da Lista
de LivrosCotaes dos Livros
Feedback do Cliente Apresentao FinalInterveno Sistmica
1 1 d
28/03/16 28/03/16
2 5 d
06/04/16 12/04/16 3 1 d
27/05/16 27/05/16
4 14 d
12/04/16 29/04/16
5 20 d
02/05/16 27/05/16
6 3 d
30/05/16 01/06/16
7 1 d
14/06/16 14/06/16
8 7 d
02/06/16 10/06/16
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3.5 Plano de comunicao
Ferramentas utilizadas: e-mail e Google;
Aes: reunies presenciais e troca de e-mails;
Distribuio de informaes:
o s teras, compilamos as informaes sobre o andamento do projeto e
encaminhamos para Rosa por e-mail.
o Rosa prepara a reunio para passar novas solicitaes ou melhorias.
Cronograma:
o Reunies de Acompanhamento do projeto s teras-feiras na Biblioteca
Unifesp Osasco com todos os participantes do grupo
Procedimento para coleta de informaes:
o Semanalmente, Rosa (responsvel pela Biblioteca) solicita que Bruna e Vitor
informem sobre o andamento das cotaes.
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3.6 Plano de risco
Matriz de Risco
Item Categoria Risco Consequncia Probabilidade Impacto Severidade Resposta Procedimento
1 Gerenciamento
Problemasna entrega
do produtoao
cliente
Atraso na entrega Baixa Mdio Baixa Mitigar
Estabelecerprazo de entregar
das cotaescom umadistncia maiordo prazo final
2 ExternoCliente
cancelar oprojeto
No ter projeto Baixa Alto Mdia Aceitar -
3 GerenciamentoProjeto finalno agradar
No ter darcontinuidade no
processo decotao
Mdia Alto Mdia Mitigar
Estabelecermaior
comunicaocom o cliente
4 Externo
Professoresatrasarem oenvio da lista
de livros
Atraso para o inicioda execuo do
projetoAlta Mdio Alta Mitigar
Pedir para ocliente lembrar os
professoressobre prazo
estabelecido
5 Externo
Clienteatrasar o
envio da listade cotaes
Atraso para o inicioda execuo do
projetoMdia Mdio Mdio Mitigar
Lembrar sobre osprazos e
estabelecer maiorcomunicaocom o cliente
4. PROPOSTA DE INTERVENO SISTMICA
4.1INTRODUO
A sugesto de interveno sistmica ser feita a partir da criao de rotinas de
gerao e processamento de arquivos (interfaces de movimento) para que a informao
migre de um sistema para outro.
Para tal, dever ser criado um layout de arquivo, nomenclatura e formato que sirva
para todos os sistemas da Unifesp. Por conveno, esses arquivos tem o formato txt.
No layout, devero constar todos os campos obrigatrios para o processo por
completo, sendo que a obrigatoriedade do preenchimento de campos ser avaliada em
cada etapa da cadeia.
Por exemplo, a informao sobre qual semestre o livro utilizado importante
para o sistema da biblioteca, mas no tem relevncia no processo de compras. Logo, esse
campo poder ser omitido na gerao de um arquivo ou at ignorado no desenvolvimento
da rotina de processamento no sistema subsequente.
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Proposta: automatizar o processo de captura de listas e insero das informaesnos sistemas envolvidos, tendo como foco principal os processos deresponsabilidade da biblioteca apenas. Os processos referentes rea de comprasno sero considerados, visto que fogem do escopo desta proposta.
Sistemas envolvidos: Plataforma online Sistema Biblioteca SistemaCompras.
Rotinas a serem desenvolvidas:o Extrao de dados da plataforma onlineo Rotina A: processamento do arquivo no sistema da bibliotecao Rotina B: gerao do arquivo a partir do sistema da bibliotecao Rotina C: processamento do arquivo no sistema de Compras
Resumo do fluxo:
Profs cadastram livros no site Site gera um arquivo Processa-se o arquivo
no sistema da biblioteca Insero dos preos Gera um novo arquivo para compras
Compras processa o novo arquivo Compra final dos itens.
4.2DETALHAMENTO
a. Plataforma online de cadastro de livros e gerao de arquivo
Ser disponibilizada uma plataforma online simples para os professores cadastrem
as informaes dos livros na plataforma. Em seguida, a plataforma geraria um arquivo
.txt com as informaes preenchidas, seguindo um layout de arquivo pr-definido que
ser o layout padro de todos os arquivos gerados para o processo.
b. Rotinas de processamento Bibliotecas
A partir do arquivo txt, seria desenvolvida uma rotina de processamento do
arquivo gerado pela plataforma online para lanar as informaes no sistema da
biblioteca. Sero preenchidas manualmente apenas as informaes referentes aos preos
dos livros. Tambm, deve haver a opo de fazer o upload em tela de imagens ou pdFs
com as evidncias dos preos.
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Aps a insero das informaes no sistema, a equipe da biblioteca poder gerar
um novo arquivo e disponibilizar para a equipe de compras.
A transmisso do arquivo deve ser feita seguindo os padres de segurana da
Unifesp (STCP, SFP, Neogrid, e-mail, outros).
c. Rotina de processamento 2
O arquivo com os preos ser ento processado no sistema da equipe de compras
da Unifesp, onde a automatizao do processo ser finalizada e o processo seguir o fluxo
vigente da rea de Compras.