FACULDADE DE SÃO VICENTE

BACHARELADO EM ADMINISTRAÇÃO

RELATÓRIO FINAL DE ESTÁGIO

EMPRESA: SANTOS CONTAINER LTDA - EPP

EDISANDRA ANDRADE DE OLIVEIRA

DISCIPLINA: ESTÁGIO SUPERVISIONADO

Prof.ª ORIENTADORA: ELAINE TRINDADE

SÃO VICENTE

2013

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SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ........................................................................................................... 3

2. APRESENTAÇÃO ...................................................................................................... 4

3. A EMPRESA – A História .......................................................................................... 5

3.1 Serviços ....................................................................................................................... 6

3.2 Missão .......................................................................................................................... 6

3.3 Visão ............................................................................................................................ 6

3.4 Valores.........................................................................................................................7

4 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL........................................................................7

5 O Estágio .......................................................................................................................8

5.1 Emissão de Faturamento ............................................................................................8

5.2 Cobranças de Avarias (reparos) .................................................................................9

5.3 Contas a Receber ......................................................................................................10

5.4 Cobranças Internas ...................................................................................................10

5.5 Cobranças Externas ..................................................................................................11

5.6 Cobranças Realizadas através de Empresas de Recuperação de Crédito................12

6 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS E RELACIONADAS COM AS

DISCIPLINAS CURSADAS NO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DE

EMPRESAS...................................................................................................................13

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1. INTRODUÇÃO:

O presente trabalho refere-se ao período de 29 de Outubro de 2012 até 31 de Outubro de

2013, onde foi efetuado estágio no setor financeiro (contas a receber) da empresa Santos

Container Ltda-EPP contrato firmado entre eu e a Faculdade de São Vicente, dando-me

maior conhecimento nas atividades relacionadas a cobranças, emissão de notas fiscais,

detalhamento para emissão de faturamento com o intuito de colocar em prática todo o

aprendizado durante os quatro anos de curso.

Através das disciplinas: Desenvolvimento Pessoal e Profissional, Administração de

Comércio Exterior, Patrimônio e Logística, Teorias da Administração, Matemática

Financeira, Análise Contábil e Financeira, Contabilidade Geral e Aplicada,

Responsabilidade Social, Filosofia e Ética, Leitura e Produção de Texto, Técnicas de

Oratória, Comunicação, Gestão de Pessoas e Gestão de Sistema de Informações, estou

podendo crescer profissionalmente conquistando o meu espaço na área o qual escolhi.

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2. APRESENTAÇÃO:

O objetivo deste trabalho é demonstrar o conhecimento adquirido no ramo de locação e

venda de containeres como também projetos especiais. Aproveito para apresentar a

história da empresa Santos Container Ltda - EPP, expor a prestação de serviços bem

como citar a missão, a visão e os valores da empresa.

Apresentarei aqui os conhecimentos que adquiri na vaga de estágio como Assistente

Financeiro, contas a receber e faturamento.

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3. A EMPRESA – A história:

Desde 1979, a Santos Container atua no mercado com

transformação e aluguel de containeres marítimos, além de

logística e atendimento a vários setores da navegação,

plataformas e construção civil.

Procurando aprimorar nossos serviços com a qualidade que o

mercado exige, buscando a satisfação dos nossos clientes e

oferecendo soluções rápidas, dispomos de sistema de segurança

interno através de câmeras de monitoramento, equipe de

segurança e portaria especializadas em uma área de 25.000m²,

infra-estrutura de aproximadamente 2.100m² de oficina coberta,

almoxarifado com sistema informatizado e rigoroso controle de

qualidade e uma equipe de profissionais habilitados para o

fornecimento de quaisquer recursos e informações que se fizerem

necessárias.

Estamos a uma distância de 13 km da Alemoa, 24 km do porto,

44 km da margem esquerda e 60 km da área industrial de São

Paulo.

Considerando que estamos somente a 200m da Rodovia dos

Imigrantes, que é o principal trecho de acesso.

1 Informações obtidas no site da empresa: www.santoscontainer.com.br <acessado em 09.10.2013, às

22:20hs>

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3.1 SERVIÇOS:

Recebimento e entrega de contêineres vazios;

Armazenagem;

Inspeção (reparos);

Transformação de containeres;

Projetos especiais em containeres;

Venda;

Locação.

3.2 MISSÃO:

Projetar soluções técnicas e criativas na transformação de containeres marítimos

em módulos habitáveis;

Garantir qualidade e eficiência nos serviços prestados;

Capacitar nossos colaboradores para novas ocupações dentro da empresa,

valorizando em primeiro lugar a mão de obra interna na possibilidade de novos

recrutamentos;

Incentivar nossos colaboradores e suas famílias para o reaproveitamento e

segregação de materiais recicláveis, contribuindo para a preservação do meio

ambiente.

3.3 VISÃO:

Melhorar continuamente a qualidade de nossos serviços e a capacitação de nossa mão

de obra, almejando ser reconhecidos como referencia em reparos e transformação de

containeres marítimos, ampliar a carteira de clientes e buscar a lucratividade reduzindo

desperdícios e retrabalho.

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3.4 VALORES:

O Grupo Santos Container realiza suas atividades prezando pela QUALIDADE dos

serviços e SEGURANÇA para os seus colaboradores sempre com ÉTICA e

RESPEITO a todos que direta ou indiretamente pavimentam o nosso caminho.

4. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL:

O organograma abaixo foi realizado de maneira simples para representar a hierarquia

dentro da área administrativa da empresa Santos Container Ltda - EPP:

Área administrativa, setores: Diretoria, Financeiro, Comercial e Departamento Pessoal.

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5. O ESTÁGIO:

As atividades das minhas funções:

5.1 EMISSÃO DE FATURAMENTO:

Após o fechamento do negócio através do setor comercial o cliente agenda a retirada do

container o qual será cobrado à locação a partir da data de retirada. A locação pode ser

cobrada proporcionalmente como também o período integral dependendo da data da

retirada do container.

Durante todo o mês os atendentes do setor comercial vão passando informações

adicionais como, por exemplo: se é para cobrar o valor do transporte, armazenagem,

movimentação, data de vencimento, política de pagamento dos clientes, endereço de

cobrança, email do setor financeiro da empresa do cliente. Conforme vão passando as

informações vou anotando para incluir na fatura no ato da emissão do faturamento.

Essas informações são registradas e formalizadas através de e-mails.

A partir do dia 28 de cada mês eu começo a emitir o faturamento juntamente com todas

as informações passadas pelo setor comercial.

Processo de faturamento:

Emissão de fatura com data de vencimento, período de locação, valor a pagar,

banco e tipo de cobrança;

Emissão de relatório de locação com detalhamento do container onde consta

sigla e número do container com a data de retirada do container, tipo do

container, e o período que está sendo cobrado;

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Emissão de carta de aviso, documento onde consta o que está sendo cobrado e o

que tem a pagar constando multa e juros se houver ou qualquer outra diferença a

ser cobrado;

Emissão de declaração;

Emissão de boletos bancários realizados através de aplicativos do banco.

5.2 COBRANÇAS DE AVARIAS (REPAROS):

No ato da devolução do container o setor operacional faz a vistoria no mesmo e sendo

constatado que houve alguma avaria é enviado um e-mail com solicitação de

autorização de reparo e fotos dos containeres com suas devidas avarias. No corpo do e-

mail informa que após 72 horas a partir da data de envio do mesmo se não houver

retorno por parte do cliente a cobrança será efetuada mesmo sem a devida autorização.

Esse processo de devolução dos containeres é controlado através de uma planilha do

Excel onde consta data de entrega do container, tipo do container, nome do cliente e

data do envio do e-mail.

Após as 72 horas do envio do e-mail a nota fiscal de serviço será emitida com prazo de

pagamento de 10 dias a contar da data de emissão da nota. O e-mail dessa cobrança é

enviado com os seguintes documentos:

Nota Fiscal;

Arquivo XML;

Boleto.

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5.3 CONTAS A RECEBER.

O controle dos nossos recebimentos são feitos através de extratos bancários, onde o

cliente efetua o pagamento através do boleto na data do vencimento e nós recebemos no

dia seguinte, operação bancária chamada de D mais um. Os comprovantes de

pagamento são impressos e anexados junto com as faturas o qual se refere os boletos

pagos, em seguida é dado baixa no sistema e anotados as seguintes anotações na fatura:

Banco onde foi efetuado o pagamento;

Número de lançamento fornecido pelo nosso sistema chamado PÁTIO;

Data de pagamento;

Multa e juros se houver;

Valor total constando a multa e juros.

Após esse processo as faturas pagas são encaminhadas para a encarregada fazer

a conciliação bancária.

5.4 COBRANÇAS INTERNAS.

Após todos os processos de recebimento eu emito o relatório de inadimplentes para

fazer a cobrança administrativa. Essa cobrança é realizada da seguinte maneira:

Envio de e-mail para o cliente informando que o título está em aberto e que após três

dias do vencimento o mesmo será protestado;

No terceiro dia após o vencimento realizamos ligações para o cliente tentando uma

negociação no prazo de pagamento do título em aberto;

Caso não haja retorno por parte do cliente o título é protestado através do site do banco;

Se houver inadimplência por mais de trinta dias nós enviamos um e-mail informando

sobre a Rescisão Contratual.

O controle dos inadimplentes é feito através de uma planilha do Excel sendo enviada

toda segunda feira para o setor comercial, encarregados, gerência e diretoria para que

todos tenham ciência.

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5.5 COBRANÇAS EXTERNAS.

As cobranças externas são efetuadas somente quando o cliente é inadimplente por mais

de trinta dias ou quando o mesmo devolveu todos os containeres e não regularizou as

devidas pendências.

Essa cobrança é feita da seguinte forma:

Havendo duas faturas pendentes no sistema nós enviamos um e-mail comunicando que

se não liquidar o débito nós iniciaremos o processo de Rescisão contratual com as

cláusulas do contrato de locação de bens;

Não havendo um retorno por parte do cliente nós enviamos o comunicado de Rescisão

contratual tanto por e-mail quanto pelo correio informando ao cliente que os mesmo têm

trinta dias para devolução do container (caso o cliente não tenha devolvido os

equipamentos);

Após o envio do comunicado de Rescisão Contratual nós visitamos os clientes munidos

de contrato de locação, faturas pendentes e comunicado de Rescisão contratual na

tentativa de uma negociação do débito.

Em casos que o cliente está devendo duas faturas por mais de trinta dias, ou que termine

o prazo de Rescisão Contratual e não devolvem os equipamentos a empresa Santos

Container Ltda – EPP contrata a retirada dos mesmos repassando a cobrança do

transporte para o cliente.

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5.6 COBRANÇAS REALIZADAS ATRAVÉS DE EMPRESAS DE

RECUPERAÇÃO DE CRÉDITO.

Quando as cobranças já foram realizadas administrativamente tanto internas como

externas e não conseguimos uma negociação positiva com o cliente nós enviamos para

empresas especializadas em recuperação de crédito. Essas cobranças são enviadas

quando existem três ou mais faturas pendentes e também quando o cliente é fora do

estado de São Paulo e não há possibilidade de chegarmos até o cliente.

As empresas de recuperação de crédito trabalham com atendentes treinados e

especializados para esse tipo de cobrança. Eles têm as melhores maneiras de negociação

e estratégias para recebimento dos débitos podendo parcelar em inúmeras vezes

dependendo do valor devedor.

Após o recebimento das parcelas o a empresa transfere o valor recebido para Santos

Container Ltda – EPP junto com a nota fiscal de serviço e boleto com o valor da sua

comissão totalizando 10% em cima do valor recebido. Esses recebimentos são dados

baixos da mesma forma que é feito as cobranças administrativas.

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6. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS E RELAÇIONADAS COM AS

DISCIPLINAS CURSADAS NO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DE

EMPRESAS:

1. Técnicas de Negociação: no setor de contas a receber onde exerço as funções de

cobranças e controle de recebimentos é necessária muita habilidade para negociação

bem como criar estratégias de cobranças tanto internas quanto externas. Para saber

abordar um cliente inadimplente é preciso conhecer seu perfil para não assustá-lo e

dessa forma perder a chance de negociar prazos e valores almejando a recuperação

do crédito.

2. Gestão de Pessoas: Para exercer meu trabalho com qualidade preciso ter uma boa

convivência com os demais colaboradores e também com os clientes, tentando

manter um bom relacionamento para melhor realização das minhas atividades

visando assim melhores resultados. Através das pessoas obtemos novos

conhecimentos, novas amizades, informações para agilidade no trabalho, pois,

sozinhos não conseguimos chegar a lugar nenhum. O trabalho em equipe consegue

alcançar resultados muito mais positivos do que o trabalho individual.

3. Contabilidade Geral: Através dessa disciplina aprendi a controlar e organizar as

cobranças e os inadimplentes. Os relatórios de recebimentos para análise da gerencia

e diretoria é emitida através de planilhas de Excel para uma melhor visualização e

controle. Podemos contabilizar nossos recebimentos através de extratos bancários

podendo visualizar assim saldos positivos e negativos.

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4. Matemática Financeira: Por estagiar na área financeira, essa matéria foi

imprescindível para meu desempenho dentro das funções que eu exerço. Ela me

ajudou, a saber, como cobrar juros e multa de atrasos de pagamentos bem como

negociar parcelamento de dívidas usando juros simples e compostos.

5. Fundamentos do Marketing: Com essa matéria aprendi a reconhecer e definir

problemas, desenvolver a comunicação para saber argumentar durante uma

negociação, saber se posicionar e ter a iniciativa ao apresentar-se a novos clientes.

Quando visitamos clientes para esclarecimentos de dúvidas ou mesmo para uma

nova negociação comercial, precisamos ser claros ao apresentarmos nosso trabalho,

usar toda a estrutura de marketing que temos para conquistar nossos clientes,

fazendo assim terem credibilidade em nosso trabalho.

6. Estatísticas e Métodos Quantitativos: Para negociarmos valores com nossos

clientes precisamos fazer uma apresentação organizada e clara dos números através

de gráficos e planilhas, demonstrando assim controle e precisão durante uma

negociação ou na tomada de uma decisão. É preciso haver muito controle quando

trabalhamos diretamente com números, calcular minuciosamente cada valor para

não deixarmos dúvidas na hora de negociarmos com o cliente, e dessa forma

obtermos um resultado mais rápido e uma proposta positiva para ambas as partes.

7. Legislação Aplicada: Para efetuarmos uma cobrança ou até mesmo enviar uma

carta de Rescisão Contratual quando não conseguimos receber de algum cliente,

verificamos inicialmente todas as cláusulas do contrato para evitarmos maiores

transtornos na tomada de uma decisão. Qualquer atitude errada pode causar grandes

prejuízos para a empresa o que fará com que nossos líderes percam a confiança em

nosso trabalho.

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8. Gestão de informações: Na empresa, era utilizado um computador por colaborador,

todos os sites, programas e e-mails eram vigiados pelo sistema de TI da empresa. Os

programas utilizados eram:

Pátio (Programa utilizado por todos os colaboradores da empresa.

Outlook (Enviar e receber e-mails);

Excel (Planilha para controle de cobranças, inadimplentes, fluxo financeiro de

todas as contas da empresa);

Aplicativos do Banco do Brasil, Bradesco, Caixa Econômica Federal e

Santander (usado no setor financeiro principalmente no setor de contas a receber

para emissão de boletos, controle de recebimentos, protestos, baixa de títulos

liquidados e emissão de estratos bancários);

Aplicativo para emissão de NFS-e (usado pelo setor de contas a receber para

emissão de notas fiscais de serviço e cadastro de clientes).

9. Pesquisa Operacional: Demonstrar habilidade na resolução dos problemas e

conhecimento na técnica apresentada para negociação fazemos o levantamento de

débitos através de modelos matemáticos e quantitativos para melhor visualização e

credibilidade do cliente. Todas as nossas negociações são feitas detalhadamente

visando à confiança do cliente na prestação dos nossos serviços, buscando a

satisfação dos mesmos para fidelizarmos futuras negociações e sucesso em nossos

negócios.

10. Auditoria em Administração: Analisados pendências e buscamos a produtividade

no setor financeiro evitando perdas e prejuízos. Controlamos minuciosamente cada

caso de inadimplência e cada pagamento em atraso para não haver erros no nosso

fechamento de caixa geral.

No final de todos os meses revisamos todas as planilhas de controle financeiro e

após confirmamos todas as informações emitimos relatórios para as assinaturas da

Diretoria.

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7. CONSIDERAÇÕES FINAIS:

Através do estágio no setor financeiro eu pude escolher qual área seguir, pois, através da

prática nesse setor eu me identifiquei com cada função que exerço e em toda minha

rotina diária aprendo cada dia mais. Em cada atividade que vivencio tem um pouco de

tudo que aprendi na faculdade, em todas as minhas tomadas de decisões tem um pouco

de cada dica dos professores que muito nos ajudaram.

O estagio é importância para o estudante independente do curso o qual esteja estudando,

na verdade o estágio nos proporciona praticar tudo àquilo que aprendemos em sala de

aula. Nas rotinas diárias da empresa podemos fixar com mais clareza toda a parte

teórica que aprendemos com os professores, obtendo assim maior conhecimento nas

funções e melhorando profissionalmente a cada dia no intuito de alcançarmos nossos

objetivos.

Essa experiência está sendo gratificante, gosto muito do que faço e tento inovar dentro

das minhas atividades visando agilidade e praticidade no setor financeiro e

principalmente no processo de cobrança. Aprendi que o trabalho em equipe só nos

favorece e nos fortalece, pois, todos juntos fazemos melhor do que uma pessoa só.

Na vida devemos estar abertos a aprender e a ensinar, respeitando as diferenças de todos

e aprendendo a viver com igualdade com cada um. Devemos praticar a humildade e

respeitar o próximo em qualquer situação.

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