UNIVERSIDADE FEDERAL DE SERGIPEPRÓ-REITORIA DE PÓS-GRADUAÇÃO E PESQUISA

COORDENAÇÃO DE PESQUISA

Programa Institucional de Iniciação em Desenvolvimento Tecnológico e Inovação (PIBITI)

Atualização da Metodologia PETIC - Planejamento Estratégico de TIC

Área de Concentração: Ciência da Computação – Código CNPq: 1.03.00.00-7

Bolsista: Lucas Oliveira De MarchiNº Matrícula:09110825

Orientador: Rogério Patrício Chagas do NascimentoDepartamento de Computação

Relatório SemestralPeríodo: Agosto/2010 a Janeiro/2011

Este projeto é desenvolvido com bolsa de inovação tecnológicaPIBITI/UFS

RESUMO

Esse relatório se propõe a mostrar as inovações em uma metodologia para a elaboração de Planejamentos Estratégicos (PE). O alvo do trabalho é atualizar a metodologia Planejamento Estratégico de Tecnologia de Informação e Comunicação (PETIC). Abordaremos inicialmente as dificuldades encontradas no estudo de caso e as soluções sugeridas para a modelagem de um novo framework de diretrizes. Dos vários resultados alcançados neste semestre, os três mais relevantes receberão destaque: (i) Implementação de um modelo iterativo , (ii) Identificação dos processes e ações de maneira indexada e a (iii) Compilação de processos encontrados nos estudos de caso, às quais serviram para alimentar uma base de dados com os possíveis processos de TIC a serem analisados numa organização. Também será descrito o dia-a-dia do desenvolvimento do trabalho necessário para a construção de um artefato PETIC.

PALAVRAS-CHAVES: Planejamento Estratégico (PE), Governança de TI, Comunicação, Tecnologias da Informação

e Comunicação (TIC), Processos de TIC, Planejamento Estratégico de TIC (PETIC)

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO2. REVISÃO DA LITERATURA3. METODOLOGIA4. RESULTADOS E DISCUSSÃO5. CONCLUSÕES6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

INTRODUÇÃO

Da necessidade da Universidade Federal de Sergipe (UFS) de

utilizar meios mais eficientes para prover serviços a seus alunos,

professores e colaboradores, surge o problema que nos propomos a

resolver: como elaborar um Portal de Serviços Acadêmicos (PSA) robusto

que utilize o estado da arte da tecnologia e sirva de referencia para outras

instituições.

O PSA é um projeto de pesquisa/inovação tecnológica concebido no

Grupo de Pesquisa em Engenharia de Software da UFS . São abordadas no

PSA maneiras de prover os serviços que um Departamento ou Núcleo da

UFS precisa, utilizando as vantagens que as TIC podem trazer para os

processos de negócio da UFS. O PSA é composto de varias frentes de

pesquisa. Alguns tópicos abordados no trabalho: (i) serviços móveis, (ii)

serviços pela Web, (iii) reengenharia dos processos de negócio, e (iv)

definição de um Planejamento Estratégico (PE). Dentro de cada tópico são

desenvolvidas pesquisas no estado-da-arte de sua solução. Desde o início,

o PSA é desenvolvido com a ambiciosa proposta de não apenas servir os a

UFS, mas todo seu pensamento é em produzir um produto inovador que

possa ser utilizado para atender as necessidades das mais variadas

instituições.

Com o crescimento exponencial que as TIC sofreu nos últimos anos,

elas deixaram de ser uma ferramenta secundária para se tornar em um

meio indispensável para se atingir os objetivos da organização. A versão

anterior da metodologia PETIC, lançada em Julho de 2010, focou-se,

principalmente, em transformar-se numa solução atrativa para os

consultores que realizariam os trabalhos. Com o consequente aumento na

procura da PETIC, pudemos realizar vários estudos de caso nos estados

do Amazonas e Sergipe. Com isso, observaram-se mais facilmente

algumas necessidades não identificadas na primeira iniciativa. Assim,

foram lançadas as novas versões do framework e do Guia PETIC

2.0.Portanto, o trabalho a ser realizado nessa frente consiste em

amadurecer o framework PETIC que vem sendo desenvolvido desde

meados de 2008. As alterações realizadas durante o período desse

relatório consistem praticamente em: corrigir falhas encontradas na

versão anterior e transformar o framework PETIC num produto com

maior apelo para os stakeholders.

Dentro do PSA, a frente de trabalho abordada neste relatório é a

definição do PE. Este trabalho foi feito com base na PETIC. Durante o

trabalho, foram definidas novas abordagens para o novo Guia PETIC 2.0.

Entre elas: a inserção de níveis de maturidade e a definição de novas

diretrizes para a implementação e a revisão do Guia PETIC atual. O

restante desse relatório abordará prioritariamente essas contribuições.

REVISÃO DA LITERATURA

A metodologogia PETIC é utilizada para a elaboração de um PE de

TIC da organização na qual está sendo aplicada. Ele aborda 5 grandes

áreas que compreendem todo o universo das TICdentro de uma

organização, a saber: (i) Dados, (ii) Telecomunicação, (iii) Pessoas, (iv)

Hardware e (v) Software (PINA e PALMEIRA, 2009) (AMARAL, 2009)).

Dentro dessas áreas, a PETIC define também a elaboração de

diagramas de Gantt e gráficos de custo versus benefício que auxiliam nas

tomadas de decisão da organização (MARCHI, 2010).

Est revisão da literatura consistiu em duas partes: (i) a revisão de

artefatos PETIC resultantes da aplicação da PETIC em estudos de caso de

Sergipe e do Amazonas; e a (ii) revisão de guias e bibliografia

consagrados de PE e Gonvernança de TI.

Na análise dos artefatos PETIC, realizados em 2010.2, foram

descobertas algumas poucas dificuldades encontradas pelos consultores,

como a ausência de um alinhamento entre os processos definidos e as

atividades que se propõem a melhorá-los. Entretanto, maiores

dificuldades apareceram no lado dos gerentes e donos de empresas. Entre

elas: (i) Modelo Waterfall (<REF, ano>), uma vez iniciado o processo de

escrita ele só era revisto ao final das atividades; (ii) Invasivo, quando se

propôs a definir as atividades sem discutir contexto; e (iii) algumas

adições menores no conteúdo do Guia PETIC.

Durante a revisão da literatura focou-se em trabalhos relacionados

que pudessem suprir as falhas detectadas nos primeiros PETIC.

Encontramos, então, o COBIT (Controle de Objetivos para Tecnologia da

Informação) que define 7 níveis de maturidade e 42 processos de TIC,

descrevendo detalhadamente como definir o nível de maturidade de cada

um dos processos (<REF, ano>).

Outras influências foram estudadas a partir do Capability Maturity

Model (CMM) também foram consideradas para a definição dos níveis de

maturidade (<REF, ano>).

METODOLOGIA

As atividades que auxiliaram o desenvolvimento do trabalho foram:

revisão de literatura relacionada, reuniões com o orientador do projeto,

aplicação de um estudo de caso em uma empresa de médio porte do

SERGIPETEC, acompanhamento dos estudos de caso dos alunos da

Universidade Federal do Amazonas (UFAM).

Durante a revisão da literatura existiu uma freqüente interação com

o orientador deste projeto, que também é o Coordenador do Projeto de

Colaboração entre a UFS e a UFAM relacionado com esta pesquisa.

Presencialmente ou virtualmente, foram realizados vários mindstorms.

Essas reuniões, por vezes, serviram para direcionar o fluxo criativo e

definir novas abordagens para o trabalho.

Durante o estudo de caso no SERGIPETEC, existiu constantemente a

interação com um dos gerentes, que foi designado especificamente para

acompanhar o estudo de caso. Durante essas reunião pode-se detectar

quais os anseios da empresa, quais as atividades que não agradavam, e,

mais importante, onde melhorar. Em suma, como transformar o

framework PETIC numa metodologia mais atrativa para as empresas.

Essas reuniões foram documentadas e as discussões se transforam

em atividades de trabalho para a pesquisa. Algumas dessas atividades

resumem-se a pequenos detalhes do framework. Detalhes que se

concentram em amadurecer a idéia central do trabalho e deixá-lo mais

próximo de um produto final pronto para o mercado.

Houve também interações com outros alunos que estavam usando a

PETIC em pequenas empresas de Manaus. Durante essas conversas, eram

discutidas as dificuldades encontradas e ideias que poderiam ser úteis à

implementação do artefato PETIC.

No próximo período, após a correção dos problemas

encontrados, pretendemos acompanhar a implementação do artefato

PETIC em outra organização no estado de Sergipe. Preferivelmente, será

uma organização de capital privado com objetivo de lucro.

RESULTADOS E DISCUSSÃO

Antes de mais nada, é importante ressaltar que todas as inovações

do PETIC foram pensadas de maneira aberta. Cada nova funcionalidade

pode ser remodelada, receber novos elementos e cooperar com outra

atividades. O PETIC também é pensado para organizações de todos os

tipos e tamanhos. Organizações privadas ou publicas e de todos os

tamanhos. Todos os resultados descritos aqui levam isso em

consideração.

Durante a revisão bibliográfica dos artefatos PETIC realizados em

Sergipe e no Amazonas, foram compilados todos os processos

importantes que devem ser analisados dentro de um ambiente de TIC.

Dessa forma, o número de sub-processos de de TIC em cada grande área

aumentou, para abordar algumas atividades que escaparam à primeira

revisão. Esses sub-processos só foram adicionado graças ao framework

PETIC ter sido desenvolvido de maneira aberta. Isso permitiu que os

alunos que aplicaram a metodologia PETIC em 2010.2 pudessem

contribuir com seus próprios achados, incrementando, assim, a

quantidade de processos de TIC na base de dados do PETIC.

Primeiramente, foi definido um novo workflow, mais iterativo como

pode ser visualizado na Figura 1, a seguir:

Figura 1: Novo workflow de diretrizes proposto para a PETIC 2.0

A principal diferença aqui é que reconhecemos o momento ideal de

discutir os resultados com os stakeholders. Assim, o processo passa a ser

interativo e engloba o que ocorria na prática durante a execução do

trabalho. Essa mudança deve garantir que o artefato PETIC final esteja

melhor alinhado com a realidade da empresa. Dessa maneira,

aumentamos a taxa aceitação por parte dos stakeholders.

Uma pequena alteração foi feita também na tabela de identificação

dos processos para permitir a indexação dos mesmo e facilitar a

legibilidade das informações contidas no artefato PETIC. Agora, a coluna

ID é preenchida com a numeração de acordo com a Tabela 1, abaixo.

ID 1. DADOS & INFORMAÇÕES Maturidade Objetivos1.1 Armazenamento1.1.1 Banco de dados

Tabela 1: Exemplo do novo Catálogo de Processos de TIC.

A Tabela 1 mostra apenas um exemplo ilustrativo. Na verdade, o

novo Catálogo de Processos de TIC é bem maior, incluindo todas as

grandes áreas e os novos processos compilados a partir dos estudos de

caso mais recente.

Foi definido também uma maneira de catalogar as ações que devem

ser tomadas para melhorar o nível de maturidade de cada área. Eis um

exemplo na Tabela 2:

ID Ação Descrição Responsável(is)

Custo Esforço Cronogramas

1.1.A Definição da política de compra

Deve ser definido e documentado o processo de compra de equipamentos

Gerente de suporte

0 8 h 01/02/2011à 07/02/2011

Tabela 2: Exemplo da tabela de ações.

Na Tabela 2, o ID “1.1.A” refere-se ao identificador da ação

“Definição da política de compra”. Recebe a numeração que foi atribuída

ao processo no Catálogo de Processos, seguido de uma letra. As letras são

acrescidas caso mais de uma ação se destine a um mesmo processo.

Assim, se houvesse uma segunda ação associada ao mesmo processo, esta

seria identificada por “1.1.B”. A coluna Ação designa o titulo da ação. A

Descrição é o que deve ser executado para a ação ser bem sucedida. O(s)

Responsavel(is) é(são) a(s) pessoa(s) ou órgão(s) responsável(is) pela

execução da ação. Custo é o valor da ação em termos monetários. Esforço

é a quantidade de horas/pessoa que precisam ser designadas para a ação

ser executada. Por fim, a coluna Cronograma especifica o intervalo de

tempo em que a atividade será realizada.

Como afirmado anteriormene, a compilação dos processos

encontrados nos estudos de caso aumentou o corpo de conhecimento já

existente no Guia PETIC. Esta atividade pode ser contínua, quer dizer, a

partir nos novos estudos de caso, a base de dados com os processos de

TIC cerescerá de acordo com os novos desafios encontrados. Compondo,

assim, o corpo de conhecimento que é de suma importância para auxiliar

os consultores que se proponham a escrever um artefato PETIC.

CONCLUSÕES

Ao final desse período, a metodologia PETIC amadureceu

consideravelmente as suas funcionalidades.Esperamos que este

amadurecimento lhe torne um guia ainda mais atrativo. Dessa vez, além

dos consultores, que seja principalmente atrativo para as organizações,

auxiliando-nas de maneira intuitiva nas suas tomadas de decisões.

Esperamos deixar o PETIC cada vez mais robusto,mais próximo da

realidade das organizações e do efetivo desenvolvimento de um PE. As

atividades identificadas empiricamente durante os estudos de caso foram

incorporadas no framework. Assim, diminuímos o espaço para

improvisações. E mantendo um pensamento de desenvolvimento aberto,

a PETIC continua a ser uma metodologia para qualquer tamanho de

organização.

Por fim, esse trabalho contribuiu ativamente para uma nova versão

da PETIC nos seguintes tópicos: (i) Teste empírico da metodologia,

(ii)revisão dos problemas encontrados,(iii) criação do novo Catálogo de

Processos,(iv) criação de novas diretrizes para o framework PETIC (v)

compilação de novos processos de TIC para o corpo de conhecimento do

PETIC(vi) alinhamento organizacional.

O futuro também guarda novidades para a PETIC .Alguns dos

tópicos importantes que serão abordados no próximo semestre são: (i)

desenvolvimento de uma marca e website para o PETIC (ii) desenvolver

passos detalhados para a metodologia de aplicação da PETIC (iii) estudo

de caso do PETIC 2.5 beta numa empresa privada, (iv) revisão dos

estudos de caso em curso, e, (v) lançamento da versao 2.5 corrigida e

pronta para ser utilizada em sua totalidade pelo mercado .As idéias

supracitadas devem ser trabalhadas nesse semestre (2011.1) e,

certamente, durante esse período, outras idéias surgirão para possíveis

trabalhos futuros.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

AMARAL, W. PETIC: conceitos, fundamentos, guia e sua

aplicação na Universidade Federal de Sergipe. Trabalho de Conclusão

de Curso. Departamento de Computação. Universidade Federal de

Sergipe. São Cristóvão. Julho 2009.

CMM ,Software engineering Institute. Disponível em

<http://www.sei.cmu.edu/cmmi/> acessado em 10/12/2009

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Technology . Disponivel em : <http://www.isaca.org/Template.cfm?

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NASCIMENTO, R. P C., Et. Al. Projeto de Pesquisa,

Desenvolvimento, Extensão & Inovação. Projeto de Pesquisa.

Departamento de Computação. Universidade Federal de Sergipe. São

Cristóvão. 2009.

VICENTE, Célia Et. Al. Plano Diretor de Tecnologia da

Informação e Comunicação. Cuiabá – MT / Curitiba – PR, Registrado na

biblioteca Nacional. 2005.