Relatório XII Encontro Caraguatatuba - final · No cumprimento de suas atribuições de órgão...
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GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO CASA CIVIL Arquivo Público do Estado de São Paulo 1 Relatório:
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CASA CIVIL Arquivo Público do Estado de São Paulo
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Relatório:
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO
CASA CIVIL Arquivo Público do Estado de São Paulo
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São Paulo, 23 de outubro de 2014.
Relatório:
XII Encontro Paulista Sobre Gestão Documental e Ace sso à Informação
1. Justificativa do evento
No cumprimento de suas atribuições de órgão central do Sistema de Arquivos
do Estado de São Paulo, bem como suas atribuições decorrentes da parceria entre o
Arquivo Público do Estado e o Ministério Público Estadual1, o Departamento de Gestão
do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo-SAESP, comprometido com a defesa
e a preservação do patrimônio arquivístico público do Estado de São Paulo e
respeitando a completa autonomia das Prefeituras e Câmaras Municipais, realizou o
"XII Encontro Paulista Sobre Gestão Documental e Acesso à Informação ", em
continuidade ao “Programa de Institucionalização e Implantação de Arquivos Municipais
no Estado de São Paulo”.
Este décimo segundo Encontro, realizado dia 07 de abril de 2014, no Teatro
Mario Covas, localizado à Av. Goiás, nº 187, bairro Indaiá, Caraguatatuba/SP, reuniu
31 Prefeituras e Câmaras Municipais , totalizando a presença de 140 agentes de 29
Municípios e consolidou mais uma etapa do “Programa de Institucionalização e
Implantação de Arquivos Municipais no Estado de São Paulo”, iniciado em 2003, que
tem como objetivo oferecer fundamentos legais e técnicos para a criação de Arquivos
Públicos Municipais, regulamentação da Lei de Acesso à Informação (Lei federal nº
12.527/2011) em âmbito municipal e a implantação de políticas municipais de gestão
documental e acesso à informação. Cabe ressaltar que este Encontro foi o primeiro
realizado posteriormente à publicação da Lei de Acesso à Informação.
O I Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em São Paulo, em
24 de outubro de 2003, reuniu 36 municípios, totalizando a presença de 88 agentes
municipais. 1 Esta parceria foi formalizada mediante a celebração de um Termo de Cooperação Técnica, em 30 de agosto de 2000, publicado no Diário Oficial do Estado em 1º de setembro de 2000, renovada em novembro de 2009.
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O II Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em Campinas, em
27 de abril de 2004, reuniu 34 municípios, totalizando a presença de 116 agentes
municipais.
O III Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em São José dos
Campos, em 03 de junho de 2004, reuniu 24 municípios, totalizando a presença de
185 agentes municipais.
O IV Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em Cunha, em 18
de agosto de 2004, reuniu 6 municípios, totalizando a presença de 14 agentes
municipais.
O V Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em Santos, em 05
de maio de 2005, reuniu 13 municípios, totalizando a presença de 107 agentes
municipais.
O VI Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em Ribeirão Preto,
em 23 de outubro de 2006, reuniu 31 municípios, totalizando a presença de 195
agentes municipais.
O VII Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em São Paulo, em
24 de outubro de 2007, reuniu 83 Municípios, totalizando a presença de 193 agentes
municipais.
O VIII Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em São José do
Rio Preto, em 19 de junho de 2009, reuniu 74 municípios, totalizando a presença de
204 agentes municipais.
O IX Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em Casa Branca,
em 19 de outubro de 2009, reuniu 45 municípios, totalizando a presença de 125
agentes municipais.
O X Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em Araraquara, em
08 de novembro de 2011, reuniu 32 municípios, totalizando a presença de 103
agentes municipais.
O XI Encontro Paulista Sobre Gestão Documental e Acesso à Informação: A Lei
de Acesso à Informação nos Municípios, realizado em Araraquara, em 27 de novembro
de 2013, reuniu 60 municípios, totalizando a presença de 201 agentes municipais.
Em números gerais, os doze Encontros reuniram 467 m unicípios,
totalizando a presença de 1.663 agentes municipais (dos dois Poderes
Municipais).
Foram encaminhados os Ofícios Circulares CT/APE, n.°s 211 e 212, ambos de
19 de fevereiro de 2014, convidando para o "XII Encontro Paulista" os(as)
Prefeitos(as) e os(as) Presidentes das Câmaras Municipais das cidades das regiões
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administrativas do Vale do Paraíba e Litoral Norte, São Paulo e Baixada Santista, além
da região de governo de Bragança Paulista (total 103 municípios). Também foram
encaminhadas mensagens eletrônicas convidando os demais Prefeitos(as) e
Presidentes das Câmaras do estado e os contatos da base de dados do Centro de
Assistência aos Municípios do DGSAESP.
A solenidade de abertura teve início às 9:30 horas com a presença do
Coordenador do Arquivo Público do Estado de São Paulo, Izaias José de Santana, do
Deputado Estadual, Hélio Nishimoto, da Chefe de Gabinete da Prefeitura de
Caraguatatuba, Eloiza Aparecida Andrade Antunes de Oliveira, do Presidente da
Câmara Municipal de Caraguatatuba, José Mendes de Souza Neto, da Secretária
Municipal de Administração, Roseli Morilla Baptista dos Santos e da Presidente da
FUNDACC, Zenaide de Souza Bicudo Vernizzi.
2. Conteúdo programático do evento (palestras):
• Democracia, acesso à informação e o papel dos Arqui vos Públicos ,
proferida por Izaias José de Santana, Coordenador do Arquivo Público do
Estado.
• Gestão documental e acesso à informação: interfaces , proferida por Ieda
Pimenta Bernardes, Diretora Técnica do Departamento de Gestão do Sistema de
Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, Arquivo Público do Estado.
• Arquivo Público Municipal: perspectivas e desafios , proferida por Marcelo
Antonio Chaves, Técnico do Centro de Assistência aos Municípios, Arquivo
Público do Estado.
• A instalação do Serviço de Informações ao Cidadão ( SIC) nos municípios ,
proferida por Elissandra Patricia Melo, Diretora Técnica da Central de
Atendimento ao Cidadão (CAC), Arquivo Público do Estado.
• Conservação e preservação de acervos , proferida por Ana Candida Silva
Martins de Carvalho, Técnica do Núcleo de Conservação, Arquivo Público do
Estado.
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• Preservação de documentos digitais , proferida por Humberto Celeste Innarelli,
Supervisor da Seção de Processos Técnicos e Atendimento do Arquivo Edgard
Leuenroth, UNICAMP.
• Painel: O Arquivo Público e a Gestão Documental no Município de
Caraguatatuba , proferida por Rosimeire Simões Alves, Diretora da Divisão de
Arquivo Documental da Secretaria Municipal de Administração de
Caraguatatuba; Denise Aparecida Lemes da Silva, Historiadora do Arquivo
Público do Município de Caraguatatuba “Arino Sant’Ana de Barros”; Luzia
Rodrigues de Toledo Prado, Técnica do Arquivo Geral de Caraguatatuba.
3. Material fornecido
Para subsidiar a ação pedagógica do DGSAESP junto às administrações
municipais foi distribuído, aos participantes:
� Apostila e CD-ROM contendo:
� Legislação pertinente
� Minutas para criação de Arquivos Públicos Municipais
� Minutas para regulamentação da Lei de Acesso à Informação
� Textos e publicações de apoio
� Vídeos institucionais
� Folders institucionais do evento e do Arquivo Público do Estado
4. Caracterização dos participantes
Especificamente, participaram do XII Encontro 140 representantes de 21
Prefeituras e 10 Câmaras Municipais , totalizando 29 Municípios Paulistas
presentes no evento.
� Compareceram ao encontro representante das seguinte s 21 Prefeituras
Municipais : 1. Bom Jesus dos Perdões, 2. Caçapava, 3. Cachoeira Paulista, 4.
Caraguatatuba, 5. Cotia, 6. Itapevi, 7. Jacareí, 8. Jandira, 9. Monteiro Lobato, 10.
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Natividade da Serra, 11. Paraibuna, 12. Pedreira, 13. Pindamonhangaba, 14. Piquete,
15. Pirapora do Bom Jesus, 16. Ribeirão Pires, 17. Santo André, 18. São José dos
Campos, 19. São Sebastião, 20. Sorocaba e 21. Taubaté.
� Compareceram ao encontro representantes das seguint es 10 Câmaras
Municipais : 1. Caraguatatuba, 2. Guarulhos, 3. Jacareí, 4. Joanópolis, 5. Limeira, 6.
Paraibuna, 7. Salesópolis, 8. São Bento do Sapucaí, 9. Ubatuba e 10. Vargem.
5. Avaliação do evento pelos participantes
Ao final do XII Encontro, foi distribuída uma ficha de avaliação com o objetivo de
analisar se as expectativas dos participantes em relação ao evento foram atendidas,
bem como o que acharam da qualidade do atendimento, da divulgação, do material
fornecido, dos recursos audiovisuais, a adequação do horário, carga horária,
conteúdo, o desempenho dos conferencistas e o grau de aplicabilidade das
recomendações abordadas em cada município. Segue, abaixo, a consolidação dos 38
questionários preenchidos (27,14% dos presentes responderam):
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5.1. No geral, o Encontro:
6; 16%
32; 84%
0; 0%
Superou a expectativa
Correspondeu àexpectativa
Ficou abaixo daexpectativa
5.2. Avalie a qualidade dos itens abaixo:
38
25
3533
38
0
14
35
00 0 0
10
00
5
10
15
20
25
30
35
40
Atendimento Divulgação Material
oferecido
Recursos
audiovisuais
Auditório
Ótimo
Bom
Insatisfatório
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5.3. O dia e horário do Encontro são adequados?
38; 100%
0; 0%
Sim
Não
5.4. A carga horária foi:
29; 76%
7; 18%
1; 3%1; 3%
Adequada
Parcialmenteadequada
Excessiva
Insuficiente
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5.5. O conteúdo abordado foi:
33; 87%
5; 13%0; 0%
Adequado para osobjetivos do Encontro
Parcialmenteadequado (muitoteórico)
Inadequado aosobjetivos do Encontro
5.6. Avaliação dos conferencistas:
38
3331
34
0
5 4
0 0 1 0
6
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Conhecimentos Exposição Motivação Uso de recursos
Ótimo
Bom
Insatisfatório
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5.7. Como classificaria o Encontro em relação ao se u trabalho?
5; 13%
30; 79%
3; 8% 0; 0%0; 0%
Imediatamenteaplicável
Aplicável a longo prazo,depende de mudanças
Parcialmente aplicável àrealidade
Não ficou clara aaplicabilidade
Inaplicável
Camila Brandi de Souza Bentes
Diretora Técnica II
Centro de Assistência aos Municípios
Departamento de Gestão do SAESP
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ANEXO I REGISTRO FOTOGRÁFICO DO ENCONTRO
Fotografia 01: Teatro Mario Covas.
Fotografia 02: Público presente.
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Fotografia 03: Público presente.
Fotografia 04: Solenidade de abertura.
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Fotografia 05: Izaias Santana, Coordenador do Arquivo Público do Estado.
Fotografia 06: Ieda Pimenta Bernardes, Diretora Técnica do Departamento de Gestão do SAESP,
Arquivo Público do Estado.
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Fotografia 07: Marcelo Antonio Chaves, Técnico do Centro de Assistência aos Municípios,
Arquivo Público do Estado.
Fotografia 08: Elissandra Patricia Melo, Diretora Técnica da Central de Atendimento ao Cidadão,
Arquivo Público do Estado.
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Fotografia 09: Ana Candida Silva Martins de Carvalho, Técnica do Núcleo de Conservação,
Arquivo Público do Estado.
Fotografia 10: Humberto Celeste Innarelli, Supervisor da Seção de Processos Técnicos e Atendimento,
Arquivo Edgard Leuenroth, IFCH/UNICAMP.
