Representante Comercial Pet the Best - Tudo o que voce precisa saber para organizar seu dia a dia

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Representante Comercial - Tudo o que voc precisa saber para organizar o seu dia a dia.

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  • 1. REPRESENTANTE COMERCIALCOMERCIAL www.meuspedidos.com.br Tudo que voc precisa saber para organizar seu dia a dia

2. Voc j parou para pensar quanto vale seu tempo? Vou mostrar um breve clculo para que voc possa reetir e, quem sabe, mudar a viso que tem sobre seu tempo. Suponha que Antnio representante comercial e deseja ganhar limpo R$3.000,00 por ms. Mesmo que Antnio atenda uma regio pequena e no tenha uma equipe formada, no vamos esquecer dos gastos que ele vai ter, que no so poucos: impostos, gasolina, telefone, hotel, pedgio, luz, gua e gastos com equipamentos, s para citar alguns. QUANTOVALESEUTEMPO ? 50 50 150 200 300 300 850 400 Pedgio Telefone Outros gastos Alimentao Hotel Impostos Considerando 17% sobre as comisses gua e luz Gasolina 5.300TOTAL:COM IMPOSTOS Gastos do Antnio 3. Voc deve saber que as vezes a realidade pode ser bem mais cruel e os gastos serem ainda maiores, mas vamos ser otimistas, ok? Esses nmeros signicam que seria preciso uma receita de R$5.300,00 no ms para receber os desejados R$3.000,00. Isto ainda no diz nada sobre o tempo, mas j chegaremos l! Se considerarmos que ocialmente o trabalho seja de 8 horas por dia e descontarmos aquele tempo usado para ir ao banheiro, tomar um cafezinho, resolver um problema pessoal, ler aquela piada que o amigo enviou por e-mail e dar aquela relaxada necessria, podemos dizer que provavelmente sobrariam 6 horas produtivas. Ento vamos chegar a seguinte conta: 22 6 132X / = = DIASTEIS HORAS Portanto... PORHORA HORASPRODUTIVASNOMS R$5.300,00 132horas R$40,15 4. E o que isto signica? Na melhor das hipteses, para alcanar seu objetivo Antnio teria que receber no mnimo: Ou, se voc preferir, Se sua comisso de 5% sobre suas vendas, isto signica que Antnio deve vender no mnimo: COMISSOPORHORAR$40,15 COMISSOPORDIAR$240,90 TODOSANTODIA.R$4.818,00 Como fazer para alcanar este ganho? Como fazer para ganhar mais? No existe mgica, o tempo limitado e os gastos s podem ser enxugados at certo ponto, ento restam duas sadas: economizar tempo e tornar-se mais eciente no tempo disponvel. Apesar dessa lgica irreversvel, muitos representantes se sabotam. muito comum vermos aqueles que gastam 1 hora para economizar R$10,00 ou gastam 1 hora todos os dias para economizar 5 horas no incio do ms. A conta no fecha e o prejuzo certo! Se voc sabe o valor do seu tempo e procura alternativas para aproveit-lo melhor, este ebook foi escrito para voc. Nele abordaremos tpicos que vo lhe ajudar a organizar a sua representao comercial e a ganhar mais agilidade. 5. INTRODUO Organizar a emisso e histrico de pedidos Certamente o sucesso de um representante no resultado de um ou dois fatores, mas sim de uma srie deles, que precisam ser trabalhados em conjunto. Os que mais vemos por a em palestras, cursos e artigos da rea so aqueles que giram em torno de temas como motivao, tcnicas de vendas e construo de relacionamentos. Todos esses so fundamentais, mas muitas vezes se esquecem de dois aspectos tambm essenciais: organizao e agilidade. A organizao tem funo importantssima na economia de tempo. No s capaz de permitir a soluo de problemas mais rapidamente, mas mais que isso, evita que muitos deles ocorram. Alm disso, permite executar as tarefas com mais ecincia e facilita o planejamento das atividades seguintes. S no confunda organizao com burocracia. Um processo organizado, que no tem nada a ver com um processo burocrtico, precisa ser gil e resultar em controles que sejam realmente teis para o negcio. Pensando nisso, abordaremos prticas geis que o representante comercial possa seguir, separadas em trs grupos: 5www.meuspedidos.com.br - Representante comercial pag6 pag7 pag8 pag9 pag10 pag11 pag12 pag13 Organizar o relacionamento com o cliente pag14 pag15 pag16 pag17 Medir os resultados e se planejar pag18 pag19 6. Organizar a emisso e histrico de pedidos TER TODAS AS TABELAS DE PREOS ATUALIZADAS Ter a tabela de preo dos produtos que vende o pr-requisito bsico de todo representante, anal de contas, sem ela no h pedido. E por isto que elas devem estar sempre com voc e sempre atualizadas. A principal diculdade que temos percebido em relao a quantidade de catlogos impressos que o representante precisa carregar, caso represente vrias fbricas. Isto gera quantidades enormes de catlogos em papel e consequentemente muito peso. O que recomendamos neste caso que voc utilize um tablet e coloque nele todas as suas tabelas de preos. Melhor que isto, poder colocar tambm as fotos de todos os produtos e carrega-las para onde quer que v sem nenhuma diculdade. Para que isto seja possvel, necessrio que voc tenha as tabelas de preos em Excel ou PDF e as fotos em formato digital. Pea esses arquivos para as suas fbricas, geralmente elas j possuem estas informaes. Alm da praticidade de utilizar um tablet para carregar suas tabelas de preos e fotos dos produtos, isto muito bem visto pelos clientes, pois mesmo inconscientemente, eles costumam interpretar o uso de tablets como prossionalismo, enxergando o representante como algum que est sempre se atualizando. 6 7. Inserir um item no pedido simplesmente informando o cdigo do produto; Puxar os preos dos produtos automaticamente quando o item inserido; Estar pronto para emitir um pedido diretamente no cliente. Alm do cliente valorizar esta ecincia, no preciso gastar tempo com rascunhos e retrabalho para emitir o pedido depois; Fazer um pedido com base em um pedido anterior. Esta possibilidade uma mo na roda com aqueles clientes que fazem compras recorrentes, alterando somente alguns itens do pedido; Fazer clculos de descontos e somatrio total automaticamente. Fazendo isto de forma automatizada, voc evita erros e pode simular qualquer valor com rapidez na frente do seu cliente. Organizar a emisso e histrico de pedidos EMITIR PEDIDOS COM AGILIDADE O ser humano insubstituvel em construir relacionamentos e delizar clientes, mas a mquina imbatvel em clculos rpidos e precisos. Dedique-se em usar seu tempo fazendo trabalho de ser humano e deixe o trabalho de mquina para as mquinas. Informatizando a emisso de pedidos voc consegue: Uma maneira de informatizar a emisso de pedidos utilizar planilhas de pedidos em Excel que contenham todos os produtos e preos de suas fbricas e sejam preparadas para a emisso de pedidos. Essas planilhas muitas vezes no lhe daro todas as possibilidades que descrevemos acima, mas com certeza ajudaro bastante, se forem bem montadas. 7www.meuspedidos.com.br - Representante comercial 8. Voc consegue baixar modelos de planilhas prontas gratuitamente, o que facilita bastante seu trabalho. De qualquer forma, normalmente preciso um conhecimento bsico de Excel para poder adapt-las para todas as fbricas que voc representa. Uma opo ainda melhor e mais prtica que o Excel utilizar um sistema especco de pedidos. A primeira vantagem que muito mais fcil de congurar, geralmente s questo de cadastrar seus produtos e nada mais. Por ser um sistema pensado para a emisso de pedidos, outra vantagem que o processo de emitir o pedido mais otimizado e tem uma apresentao melhorada. O que tem destacado bastante esses sistemas nos ltimos anos, que com o avano e popularizao das tecnologias mveis, eles comearam a possibilitar tambm a emisso de pedidos atravs de tablets e smartphones, mesmo sem internet, possibilitando mais agilidade para o vendedor que vive na rua visitando clientes. 8www.meuspedidos.com.br - Representante comercial Exemplo de uma planilha de pedido no Excel 9. Detalhes do pedido (Online) www.meuspedidos.com.br iOS e Android Detalhes do pedido (Offline tablet) Independente da escolha da tecnologia, ajustar o seu processo de emisso de pedidos um passo importante para a organizao de sua representao comercial. Isto ajudar organizar outras atividades importantes, anal de contas, muitos dos controles de uma representao comercial giram em torno de oramentos e pedidos. 9www.meuspedidos.com.br - Representante comercial 10. Localizar todos oramentos em aberto para um acompanhamento mais prximo; Conseguir localizar facilmente qualquer pedido para consulta; Saber quais pedidos j foram e quais no foram enviados para a fbrica; Compartilhar os pedidos com todos os colaboradores de sua equipe que precisam consult-los. Organizar a emisso e histrico de pedidos ORGANIZAR O HISTRICO DE PEDIDOS Organizando seus pedidos, voc deve conseguir: Organizar o histrico de pedidos pode ser mais complicado do que parece, principalmente se a sua empresa de representao comercial comear a crescer. So vrias fbricas, muitos clientes e fcil de se perder em meio a tantos pedidos concludos, oramentos em aberto e pedidos cancelados. Se voc trabalha com vendedores prepostos, a situao ca ainda mais complicada. Independente de qual seja o seu volume de pedidos, quanto antes voc comear a organizar o histrico de pedidos, melhor. A alternativa mais bsica, mas no ideal, criar uma estrutura de pastas em seu computador de forma bem organizada. A estrutura das pastas pode variar dependendo do seu volume de pedidos, quantidade de fbricas que trabalha, quantidade de clientes que atende e qual o nvel de controle necessrio para voc. Se voc optar em organizar seus pedidos em pastas, cabe a voc achar a estrutura de pastas que se encaixa melhor para o seu caso. 10www.meuspedidos.com.br - Representante comercial 11. Permite pesquisar por pedidos digitando qualquer informao, como por exemplo nome do cliente, nome da representada ou data de emisso, e imediatamente so retornados todos os pedidos que obedecem aos critrios escolhidos; Localizando um pedido, possvel duplic-lo, alter-lo e envi-lo por e-mail com rapidez; Se ela funcionar atravs da internet, ca fcil para compartilhar os pedidos com todos os colaboradores de sua empresa ( secretria ou vendedores prepostos) que precisam consult-los. Uma ferramenta prpria de pedidos ainda possui algumas outras vantagens: Apesar de organizar seus pedidos em pastas ser uma soluo possvel, esta opo pos