Resolução 39/14 - Conarq:

DIRETRIZES PARA A IMPLEMENTAÇÃO DE REPOSITÓRIOS DIGITAIS

CONFIÁVEIS DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Mesa Redonda

Porto Alegre - RS, 31 de julho de 2014

Auditório do Arquivo Público do Estado do RS - APERS

Prof. Dr. Daniel Flores - UFSM

Resolução n° 39/2014

Elaboração da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conarq – CTDE:

Estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

São integrantes do SINAR

● Arquivo Nacional; ● arquivos do Poder Executivo Federal; ● arquivos do Poder Legislativo Federal; ● arquivos do Poder Judiciário Federal; ● arquivos estaduais dos poderes Executivo, Legislativo e

Judiciário; ● arquivos do Distrito Federal dos poderes Executivo,

Legislativo e Judiciário; e ● arquivos municipais dos poderes Executivo e

Legislativo.

Podem, ainda, integrar o SINAR pessoas físicas e jurídicas de direito privado detentoras de arquivos, mediante convênio com um órgão central.

● Os documentos digitais sofrem diversas ameaças decorrentes da fragilidade inerente aos objetos digitais, da facilidade de adulteração e da rápida obsolescência tecnológica;

● Os Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis se constituem em uma solução técnica, metodológica e estrategicamente adequada para este desafio;

Aplicação do Repositório

● Alteração da Cadeia de custódia:○ Qualquer que sejam dos modelos internacionais de Gestão:

Europeu - administrativo (Archival), Anglo-saxão (Records Management - Lifecycle) ou Australiano (Records Continuum);

● O objeto de estudo da Arquivologia - Documento Arquivístico:○ Espécie + Atividade; ○ Informação + Suporte;

● Elementos da Diplomática contemporânea:○ Forma fixa; ○ Conteúdo estável; ○ Forma documental manifestada;○ Forma documental armazenada;○ vínculo arquivístico.

● Fases Corrente e Intermediária: ○ SIGAD;

● Permanente, com a alteração da cadeia de custódia: ○ Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis;

● Está na resolução: ○ A preservação dos documentos arquivísticos digitais,

nas fases corrente, intermediária e permanente, deve estar associada a um repositório digital confiável.

○ Os arquivos devem dispor de repositórios digitais confiáveis para a gestão, a preservação e o acesso de documentos digitais.

Repositórios digitais

Repositório digital é um ambiente de armazenamento e gerenciamento de materiais digitais. Esse ambiente constitui-se de uma solução informatizada em que os materiais são capturados, armazenados, preservados e acessados.

Um repositório digital é, então, um complexo que apóia o gerenciamento dos materiais digitais, pelo tempo que for necessário, e é formado por elementos de hardware, software e metadados, bem como por uma infraestrutura organizacional e procedimentos normativos e técnicos.

RD de Docs. Arquivísticos

Um repositório digital de documentos arquivísticos é um repositório digital que armazena e gerencia esses documentos, seja nas fases corrente e intermediária, seja na fase permanente. Como tal, esse repositório deve:

● gerenciar os documentos e metadados de acordo com as práticas e normas da Arquivologia, especificamente relacionadas à gestão documental, descrição arquivística multinível e preservação; e

● proteger as características do documento arquivístico, em especial a autenticidade (identidade e integridade) e a relação orgânica entre os documentos.

RD confiável

Um repositório digital confiável é um repositório digital que é capaz de manter autênticos os materiais digitais, de preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário. Para cumprir essa missão deve estar de acordo com o relatório “Trusted Digital Repositories: attributes and responsibilities” (RLG/OCLC, 2002).

RLG/OCLC, 2002, RD devem:

● aceitar, em nome de seus depositantes, a responsabilidade pela manutenção dos materiais digitais;

● dispor de uma estrutura organizacional que apoie não somente a viabilidade de longo prazo dos próprios repositórios, mas também dos materiais digitais sob sua responsabilidade;

● demonstrar sustentabilidade econômica e transparência administrativa; ● projetar seus sistemas de acordo com convenções e padrões comumente aceitos, no

sentido de assegurar, de forma contínua, a gestão, o acesso e a segurança dos materiais depositados;

● estabelecer metodologias para avaliação dos sistemas que considerem as expectativas de confiabilidade esperadas pela comunidade;

● considerar, para desempenhar suas responsabilidades de longo prazo, os depositários e os usuários de forma aberta e explícita;

● dispor de políticas, práticas e desempenho que possam ser auditáveis e mensuráveis; e ● observar os seguintes fatores relativos às responsabilidades organizacionais e de curadoria

dos repositórios: escopo dos materiais depositados, gerenciamento do ciclo de vida e preservação, atuação junto a uma ampla gama de parceiros, questões legais relacionadas com a propriedade dos materiais armazenados e implicações financeiras.

Preservação digital

Conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo acesso e interpretação dos documentos digitais pelo tempo que for necessário.

Estratégias de Preservação Digital, Ferreira, Hedstron, etc.

● Refrescamento;● Migração;● Emulação;● Encapsulamento;● Pedra de Rosetta digital;● Arqueologia digital;● Conservação de hardware e software;● Software Livre;● Tecnologias livres, ou abertas como XML, HTML, PDF-a;● Reprografia, etc;

OAIS

O modelo de referência Open Archival Information System – OAIS – é um esquema conceitual que disciplina e orienta um sistema de arquivo dedicado à preservação e manutenção do acesso a informações digitais por longo prazo.

ABNT - NBR 15.472/2007 (SAAI – SISTEMA ABERTO DE ARQUIVAMENTO DE INFORMAÇÃO).

Pacotes

SIP – Pacote de Submissão de InformaçãoEntregue pelo Produtor a um OAIS para construção de um ou mais AIP.

AIP – Pacote de Arquivamento de InformaçãoPacote de informação que será objeto de preservação.

DIP – Pacote de Disseminação de Informação Pacote de Informação derivado de um ou mais AIP, recebido pelo Consumidor em resposta a uma requisição dirigida ao OAIS.

Sete elementos

básicos constituintes

do documento arquivístico (Duranti):

CORRENTE(1ª idade documental)

INTERMEDIÁRIO(2ª idade documental)

PERMANENTE(3ª idade documental)

valor secundário

Destinação Final é o Recolhimento/Preservação“Permanente”TTD

Gestão considerando o e-ARQSistema: SIGAD

Um ou vários sistemas, e pode conter sistemas de GED como ferramentas, garantindo controle do ciclo de vida, o

cumprimento da destinação prevista e a manutenção da autenticidade e da relação orgânica.

Repositório Arquivístico Digital Confiável:Corrente e Intermediário

Repositório Arquivístico Digital Confiável:Permanente

Pode utilizar Repositórios

No permanente é estratégico, fundamental:

Resolução n° 39/2014 Conarq, OAIS, TRAC,

METS, PREMISPlano de Classificação, Navegação multinível,

Ciclo de vida dos documentos, as 3 idades, Lei 8.159 (Lei de Arquivos), a 12.527, a LAI de acesso à informação, Princípios Arquivísticos, Normas, Metodologias, sua epistemologia, etc

ICA-AtoMICA-AtoM é o acrônimo de

Access to Memory. O projeto de software ICA-AtoM resulta de um esforço de colaboração entre o ICA e alguns parceiros e patrocinadores (a UNESCO, a Escola de Arquivos de Amsterdam, o Banco Mundial, a Direção dos Arquivos da França, o Projeto Alouette Canadá e o Centro de Documentação dos Emirados Árabes Unidos). Destaques: - Total conformidade às normas do ICA; - Apoio para outras normas relacionadas, incluindo EAD, EAC, METS, MODS, Dublin Core; - Aplicação concebida inteiramente para ambiente web; - Interfaces multilingues; - Catálogo multi-institucional; - Interfaces com repositórios digitais. Requer Wamp ou Lamp.

ICA-AtoM ou o Atom 2.0

ICA-AtoM versão DEMO ou Máquina Virtual ou Pendrive do Grupo CNPq

● www.ica-atom.org● usuário: demo@example.com● senha: demo

ICA-AtoM

● Software Livre;● Grande comunidade;● Diversas instituições já utilizando;● Exportação e Importação pelo pesquisador,

historiador, sociólogo, filósofo, etc.● Conectado com Repositórios Digitais; ● Melhores práticas;● Normas internacionais;● Suporte;● Escalabilidade.

Sistema de preservação digital que visa oferecer um ambiente integrado de ferramentas free e Open Source para capacitar o processamento de objetos digitais de acordo com o modelo funcional ISO-OAIS (14721);

Archivematica(CIA)

● Pacote de Informação de Submissão (SIP)[enviada pelo produtor da informação ao arquivo].

● Pacote de Informação de Armazenamento (AIP)[pacote de informação armazenado pelo arquivo].

● Pacote de Informação de Disseminação (DIP)[pacote transferido para o usuário em resposta a uma solicitação].

Navegação PCD e Multinível

● SIP submetido ao repositório (Metadados .

CSV, ou METS, ou Dublin Core);

● Archivematica gerando o:

○ DIP;

● para o AtoM (ICA-AtoM) ou o CONTENTdm

ou Archivist Toolkit.

RODA - Repositório de Objetos Digitais Autênticos

O RODA é o arquivo nacional digital em Portugal. Através deste sistema complexo a DGARQ - Direção Geral de Arquivos terá capacidade de incorporar documentos eletrônicos de forma controlada assegurando a sua gestão ao longo do tempo e a sua acessibilização aos usuários.

Este projecto é desenvolvido pela DGARQ, contando com a colaboração informática da Universidade do Minho. A estratégia seguida foi o desenvolvimento progressivo de funcionalidades básicas e sólidas e ir progressivamente aumentando estas funcionalidades de forma a receber maiores tipologias de objetos digitais e futuramente, dar resposta e apoio direto a organizações que possuam objectos digitais mas não disponham de recursos especializados nesta área.

O RODA foi construído tendo como base o OAIS (Open Archival Information System) e documentos técnicos produzidos no âmbito do projeto Interpares 2. A base do repositório RODA assenta na plataforma FEDORA.

São utilizados vários esquemas de metainformação nomeadamente o EAD (Encoded Archival Description), PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies ), METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), Z39.87.http://dgarq.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/

RODA - Vantagens

o RODA

http://demo.roda-community.org/

SIGADs/ Repositórios/ Descrição

Repositórios Digitais: ARCHIVEMATICA e RODA (OAIS), PREMIS, METS, etc.

Descrição arquivística: SepiaDES, ICA-AtoM (DIP), etc.

Instrumentos

de pesquisa:

Guías,

catálogos,

inventários,

Repertórios,

Edições de

Fontes, etc.

LOCKSS,

Cariniana, etc

SIGAD (e-ARQ)Fases: Corrente e

Intermediária

● A adoção de políticas de Preservação Digital em Arquivos (organicidade, autenticidade);

● Contemplação das Estratégias de Preservação, de forma múltipla (seja OFF ou via Repositório Digital), gerencial e técnica;

● Adoção das políticas de Software Livre, que levam consigo padrões abertos;

● Dos sistemas de Gestão: faltam muitos requisitos e-ARQ;● Dos Repositórios Digitais: DSpace, Fedora e EPrints não

contemplam os requisitos, todavia sim: Archivematica e RODA, Archivematica falta: Navegação pelo PCD e Multinível (hoje somente com AtoM ou ContentDM);

● Repositórios Digitais Confiáveis para Documentos Arquivísticos (Resolução n°39/2014 CONARQ - CTDE);

Conclusões

Referências 1/2

Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Publicações digitais. Requisitos funcionais para sistema informatizado de gestão arquivística de documentos: e-ARQ Brasil. Dezembro, 2009. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/earqmet/earqbrasilv1.1.pdf>. Acesso em: 09 ago. 2011.

CCSDS. Consultative Committee for Space Data Systems. Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Janeiro, 2002. Disponível em:

<http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf>. Acesso em: 09 ago. 2011.

CTDE. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos. Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais. 2010. Disponível em: <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/glossario/2010glossario_v5.1.pdf>. Acesso em: 09 ago. 2011.

InterPARES. International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems. Disponível em: <http://www.interpares.org>. Acesso em: 09 ago. 2011.

Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes para Indivíduos Disponível em: http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_creator_guidelines_booklet--portuguese.pdf

Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais: Diretrizes para Organizações - http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_preserver_guidelines_booklet--portuguese.pdf

RLG/NARA.Trustworthy repositories audit & certification. RLG, OCLC, Feb. 2007. Disponível em: <http://www.crl.edu/sites/default/files/attachments/pages/trac_0.pdf>. Acesso em 09 ago.2011.

Sayão, L.F. Repositórios Digitais Confiáveis para a Preservação de Periódicos Eletrônicos Científicos. Ponto de Acesso, Salvador, V.4, n.3, p. 68-94, dez 2010 - www.pontodeacesso.ici.ufba.br

Sayão, L.F. Uma Outra Face dos Metadados: Informações para a Gestão da Preservação Digital.

CNEN - Rio de Janeiro - RJ - Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., ISSN 1518-2924, Florianópolis, v. 15, n. 30, p.1-31, 2010.

Thomaz, K. Repositórios digitais confiáveis e certificação. Arquivística,net, v.3. n.1, p.80-89, jan/jun. 2007. Disponível em: <http://www.arquivistica.net/ojs/include/getdoc.php?id=372&article=118&mode=pdf>. Acesso em: 09 ago. 2011.

Referências 2/2mais em: documentosdigitais.blogspot.com

Obrigado

Prof. Dr. Daniel FloresLíder dos Grupos de Pesquisa CNPq - UFSM: Ged/A e

Patrimônio Documental ArquivísticoMembro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos-

CTDE-CONARQhttp://documentosdigitais.blogspot.com