Reunião como instrumento de gestão
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Otimizar as reuniões como instrumento de gestão numa empresa Otimizar as reuniões como instrumento de gestão numa empresa FarmacêuticaFarmacêutica
Formador: Carlos Sousa Carvalho
A reunião é acima de tudo “um meio sólido de gestão”,A reunião é acima de tudo “um meio sólido de gestão”,(René Mouliner)(René Mouliner)A reunião é acima de tudo “um meio sólido de gestão”,A reunião é acima de tudo “um meio sólido de gestão”,(René Mouliner)(René Mouliner)
Objetivo da reunião
Convocar apenas os elementos necessários
Ter em conta o numero de participantes
Ter em conta a disposição da sala
Ter em conta os equipamentos necessários
Ter em conta o modelo de moderador mais apropriado
O moderador domina totalmente a mensagem a passar e conduz o grupo, embora todos os elementos participem.
Este modelo de reunião consiste em que as pessoas deem o seu melhor parecer de uma forma informal e descontraída de modo a acontecer um fulminar de ideias das mais diversificadas, mesmo que não façam sentido.
O moderador limita-se a expor o problema e recuperar ideias
Ao preparar uma reunião há que ter em conta diversos aspetos :
Tema
Quem convocar
Convocatória
Enquadramento
Sala
Equipamentos
Disposição das mesas
Equipamentos de receção
Deveremos ter em atenção que convocamos todas as
pessoas que estão relacionadas com o tema e a convocatória deverá ter todos
os dados fundamentais
•Briguentos
• Mulas
• Conversadores
• Intermináveis
• Desorganizados
• Tiranos
• Almas atrasadas
• Sarcásticos
• Sobreviventes
• Alienados
• Protagonistas
•Velhos do Restelo
•Persuasivos
•Tímidos
•Desenxabidos
•“Yes-Men”
O Importante é gerir corretamente cada elemento em prol do grupo.
Para se concluir uma reunião à que realizar uma síntese do que ficou decidido, ou seja:
• O que se vai fazerO que se vai fazer
• Quem vai fazerQuem vai fazer
• Quando se vai fazerQuando se vai fazer • Nesta fase o moderador e todos os que pretendam melhorar o seu estatuto de participante de uma reunião analisam o antes e o depois da reunião.
•O que poderia ser melhorado e ainda o que pode ser feito para aperfeiçoar as suas participações.• No final da reunião deve ser feito um relatório
preliminar contendo tópicos das decisões tomadas e entregue a todos os participantes.
• Até 48 horas após o términos da reunião deve ser enviado o relatório final.