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REVISÃO DO CATÁLOGO DE MATERIAIS SOBRESSALENTES EM PLATAFORMAS MARÍTIMAS DE PRODUÇÃO DE PETRÓLEO E GÁS
Ricardo dos Santos Alves de Souza 1
Alan Rômulo Silva Queiroz 2
Rodrigo Mariano Fagundes da Silva 3
Leandro Soares Rezende 4
Fábio Roberto Rosseto 5
RESUMO
O artigo descreve o fluxo de trabalho definido para organizar, monitorar e controlar a execução de atividade técnica de restruturação do catálogo de materiais sobressalentes de equipamentos instalados em plataformas marítimas de produção de petróleo e gás, passando pela revisão e cadastramento das Listas Técnicas de Materiais desses equipamentos. A partir desse catálogo revisado, das informações de suprimento (ex. tempo de compra, prazo de entrega, preço) e demanda de peças durante rotina de manutenção, é realizada a revisão do planejamento de aquisição e formação de estoque dos materiais. A definição de Lista Técnica de Materiais adotada contempla todas as peças sobressalentes e produtos consumíveis relacionados aos equipamentos que, ao longo da vida útil destes, possam necessitar de substituição, considerando as especificidades de cada fabricante e modelo.
Entre os desafios enfrentados, destacam-se a complexidade para levantar as informações técnicas necessárias e o elevado volume de dados envolvidos, visto a diversidade de fabricantes e modelos de equipamento instalados. Para otimizar as tarefas de cadastramento desses dados, foi definido um fluxo de trabalho que divide a atividade em etapas incrementais, cada uma com requisitos de conhecimento técnico específicos. O fluxo prevê rotinas de elaboração, verificação e aprovação das informações executadas por diferentes equipes, buscando resguardar a qualidade.
Por fim, o artigo apresenta o software desenvolvido para sistematizar o fluxo de trabalho e os resultados esperados, como redução do tempo de indisponibilidade e redução de custo de estoque.
1 PETROBRAS, Engenheiro de Equipamentos 2 PETROBRAS, Gerente Setorial de Engenharia de Manutenção 3 BUREAL VERITAS, Técnico de Planejamento 4 PETROBRAS, Engenheiro de Equipamentos 5 PETROBRAS, Engenheiro de Equipamentos 6 PETROBRAS, Consultor
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1. Introdução
A elaboração de um programa estruturado de manutenção de uma nova planta industrial vai além da especificação das atividades de manutenção preventiva e preditiva. Parte importante da elaboração do programa é a definição das estratégias de aquisição de materiais sobressalentes compatível com a demanda prevista pela manutenção preventiva. Outro ponto importante é o planejamento do estoque inicial de materiais, necessários para suportar a primeira campanha de operação da planta. Para definir essas questões de forma estruturada, uma das principais etapas da elaboração do programa é o levantamento detalhado da lista técnica de materiais sobressalentes que compõem cada equipamento da planta.
Esse artigo adota como estudo de caso o trabalho de elaboração de catálogo de materiais para plataformas de produção de petróleo que iniciou com um escopo de levantamento de materiais sobressalentes mais reduzido, focando apenas nos materiais cuja probabilidade de falha nos dois primeiros anos de operação da unidade é alta, segundo informações dos fabricantes. A medida que as plataformas de produção começaram a op4erar e a real demanda por materiais começou a ser registrada, ficou evidenciada a necessidade de reavaliar as listas técnicas de materiais e a parametrização de estoques, em virtude do expressivo número de casos de falta do material. Entre os principais motivos de falta de material estão: falhas no cadastramento, dificuldade para aquisição e parametrização de estoque deficiente. Analisando em particular os problemas de cadastramento, é possível afirmar que as principais causas dos problemas são a falta de estruturação de uma base de dados para organizar as informações e a ausência de mecanismos sistemáticos para validação de consistência
O artigo descreve então o fluxo de trabalho definido para organizar, monitorar e controlar a execução da restruturação do catálogo de materiais sobressalentes abordados no estudo de caso. Fazem parte do escopo desse estudo de caso equipamentos instalados em plataformas marítimas de produção de petróleo. Além disso, o artigo relata os desafios mais relevantes enfrentados e apresenta uma solução de software desenvolvida para sistematizar a execução do fluxo de trabalho. O retorno esperado com esta atividade é a redução do tempo de indisponibilidade de equipamento por falta de material sobressalente, alinhado com a redução de custo por estoque excedente.
Esclarecendo o escopo, a definição de Lista Técnica de Materiais adotada orienta listar todas as peças e produtos consumíveis relacionados que compõem um equipamento de fabricante e modelo distinto que, ao longo da vida útil deste, possam ser substituídos e/ou repostos durante tarefa manutenção. Para cada item, a lista técnica deve indicar o código de identificação único do material no cadastro da companhia, quantidade instalada ou consumida do item por equipamento e unidade de medida. Para elaborar as listas técnicas foi feito levantamento das informações básicas de cada equipamento, como fabricante, modelo e documentação técnica associada, bem como de cada item da lista técnica, visando permitir a localização ou criação do código único de identificação do material.
Um dos maiores desafios enfrentados é o elevado volume de informações a serem identificadas e analisadas ao longo do desenvolvimento da atividade. Cada unidade de produção marítima de petróleo abordada no estudo de caso
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que trata esse artigo possui mais de 52 mil equipamentos instalados, fornecidos por mais de 6.000 fabricantes e/ou modelos diferentes. Cada Lista Técnica de Material associada a um fabricante/modelo pode conter inúmeros itens de material de reposição. Para organizar, monitorar o andamento e otimizar a execução das tarefas de levantamento e cadastramento das informações, após avaliar as técnicas mais adotadas no mercado, foi estabelecido um processo de trabalho dividido em etapas sequenciais e incrementais, cada uma exigindo conhecimentos técnicos mais específicos. Indo além, para resguardar a qualidade do produto, o processo de trabalho procurou adotar a boa prática de distribuir as tarefas de elaboração, verificação e aprovação das informações cadastradas em diferentes equipes, dando oportunidade de uma equipe avaliar o conteúdo disponibilizado pela outra, minimizando erros de cadastramento.
Considerando então as diretrizes apresentadas, o processo de trabalho estabelecido foi: elaboração inicial da lista técnica; verificação da coerência dos dados da lista e dos itens cadastrados; identificação e/ou cadastramento de código de identificação único de material; e aprovação e carregamento das listas para o sistema de gestão de manutenção final. Ao longo do artigo completo são detalhadas as tarefas executadas em cada etapa, os insumos e produtos intermediários gerados, e como o fluxo de trabalho é inserido na rotina das atividades de manutenção dos equipamentos das plantas industriais.
Em seguida, o artigo apresenta o software desenvolvido para sistematizar a execução do processo e permitir o trabalho colaborativo simultâneo entre os diversos recursos humanos envolvidos. Apresenta também algumas premissas adotadas para especificação das funcionalidades, como por exemplo, integração com a plataforma de gestão corporativa da companhia, o SAP ERP.
Concluindo, o artigo apresenta as principais dificuldades enfrentadas em cada etapa do trabalho, esclarece as ações tomadas para superá-las e propõe algumas iniciativas envolvendo a companhia e seus fornecedores para que atividades de catalogação como esta possam ser realizadas de forma mais otimizada, precisa e a um custo menor.
2. Metodologia
2.1 Principais Definições
A definição de material sobressalente adotada caracteriza que um item sobressalente é aquele que ao longo da vida útil do equipamento pode vir a ser substituído de forma independente. Por exemplo, uma placa eletrônica possui inúmeros componentes eletrônicos, mas caso um desses componentes falhem, a placa inteira é substituída. Nesse caso, o material sobressalente é a placa eletrônica e não seus componentes.
Para permitir a gestão dos sobressalentes, cada material sobressalente deve possuir um código único de identificação. No estudo de caso em questão, essa identificação única é denominada NM (Número de Material) e sua unicidade é restrita a base de dados da companhia. A denominação mais conhecida no mercado para esse código de identificação de material é SKU (Stock Keeping Unit).
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Cada Lista Técnica de Material (LTEC) deve ser específica para um determinado tipo de equipamento (ex. bomba centrífuga), fabricante e modelo. A lista deve indicar todos os itens substituíveis (partes, componentes específicos) e consumíveis (lubrificantes, produtos químicos específicos) relacionados ao modelo do equipamento, seguindo a definição apresentada. Materiais de uso comum a várias aplicações, substituídos em conjunto com partes maiores e adquiridos em lote (ex. parafusos simples, graxa comum, vedantes, terminais elétricos comuns) não devem fazer parte da lista. A Figura 1 resume o modelo de dados e relacionamentos adotado para levantamento das listas técnicas de materiais sobressalentes.
Figura 1 - Modelo de dados e relacionamento de Lista Técnica de Materiais
Para orientar o processo de compra de materiais sobressalentes na companhia e permitir a parametrização dos estoques de peças para manutenção, outra definição importante é estabelecer o Nível de Serviço de estoque exigido para cada material. Esse parâmetro estabelece a probabilidade percentual de se encontrar o material desejado em estoque sempre que necessário. Trata-se de uma definição diretamente relacionada ao impacto do material na função do equipamento onde está instalado e o impacto da falha do equipamento na planta industrial como um todo. O detalhamento desse parâmetro, denominado internamente como “impacto de falha”, será feito no capítulo sobre planejamento de aquisição de materiais.
2.2 Metodologia do Processo de Trabalho
A metodologia estruturada neste trabalho visa atender ou suportar, ainda que parcialmente, alguns requisitos de gestão de ativos previstos na NBR ISO 55001 e no documento “The Asset Management Landscape”, estabelecido pelo GFMAM (Global Forum on Maintenance & Asset Management), com destaque para:
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- Gestão da informação
Para atender os objetivos desejados, foi definido estruturar um processo de trabalho e usar ferramentas capazes de reduzir e/ou tratar as dificuldades comumente enfrentadas ao longo da realização de atividades de grande porte envolvendo pesquisa, identificação e classificação de materiais. Entre os principais requisitos de qualidade estabelecidos estão o nível de completude da informação cadastrada, a consistência técnica e a organização.
A experiência prévia na realização desse tipo de atividade sem adotar um processo bem estruturado e suportado por ferramentas adequadas mostrou que, ao final, a qualidade pode ficar comprometida por problemas de duplicidade de dados, associações incorretas de materiais e equipamentos, falta de rastreabilidade das informações cadastradas e ausência de identificação de características técnicas importantes para diferentes tipos de equipamentos.
A Figura 2 ilustra através de blocos as etapas que constituem o processo de trabalho definido. Ilustra também, em laranja, os status de identificação adotados ao final de cada etapa. O detalhamento das etapas, bem como o esclarecimento do fluxo de status e sua associação com a ferramenta de suporte utilizada, serão descritos na sequência do artigo.
2.3 Software BDLTEC – Banco de Dados de Listas Técnicas de Materiais
Realizar um trabalho de levantamento e análise de informações envolvendo um volume muito grande de dados sem contar com uma estrutura bem organizada de banco de dados pode acarretar em um custo elevado e qualidade duvidosa ao final. Para controlar essas questões, o uso da tecnologia da informação é fundamental e pode ser feita sem um investimento muito alto.
Um passo importante no planejamento da execução do trabalho de revisão de listas técnicas de materiais foi a escolha da solução de software a ser utilizada para suportar o processo de trabalho. No estudo de caso em questão, optou-se por desenvolver internamente um software simples baseado em arquitetura cliente/servidor. O servidor é responsável principalmente por armazenar os dados em uma estrutura de banco de dados transacional. Surgiu então o BDLTEC (Banco de Dados de Listas Técnicas) que tratou de concentrar todas as informações cadastradas e sistematizar o fluxo de trabalho definido por meio de uma aplicação gráfica acessada por todos os envolvidos.
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Figura 2 - Macrofluxo da atividade de Revisão de Catálogo de Materiais
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O BDLTEC é um banco de dados multiusuários, com filtros e etapas de trabalho definidas e que conta com comunicação com a ferramenta de gestão SAP ERP. O banco de dados permite que todas as informações cadastradas sejam cruzadas automaticamente além de permitir o levantamento de informações relevantes tendo uma visão global de todos os sistemas e equipamentos das unidades de produção. A ferramenta atua como uma base de dados intermediária, que prepara os dados para serem carregados diretamente no SAP.
Figura 3 - Tela inicial de pesquisa de LTEC, mostrando listas cadastradas para a classe "Bomba Centrífuga"
Entre as vantagens de se desenvolver o software internamente está a possibilidade de sistematizar o fluxo de trabalho definido de forma específica. Ao longo da descrição das etapas do processo do trabalho serão apresentadas as associações com a sistemática implementada no BDLTEC, principalmente no que diz respeito à evolução dos status das LTECs.
Antes de prosseguir, a tabela a seguir apresenta os principais atores envolvidos com o processo de elaboração e revisão de listas técnicas de materiais. As associações com os respectivos status de LTEC serão melhor compreendidas a medida que o artigo detalha as etapas.
Tabela 1 -Atores envolvidos no processo de cadastramento e revisão de listas técnicas de materiais
Ator Status da Lista Técnica Função
Equipe responsável pela elaboração inicial e
edição das listas (Técnicos de
Planejamento de Manutenção)
Alteração do estado da lista para “Em Criação”
Designação de colaborador da equipe que será responsável pela edição / elaboração da LTEC Responsável por
Levantamento dos dados da lista técnica
Cadastro e atualizações da lista no banco de dados de listas técnicas
Alteração para o estado “Elaborada”
Equipe de especialistas nos equipamentos
“Elaborada” Avaliação técnica dos dados e dos materiais que compõem a lista técnica
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(Técnicos e Engenheiros que realizam as manutenções)
Solicitação de revisão da lista técnica para alteração dos dados Liberação dos materiais que compõem a lista
Equipe de levantamento e saneamento dos
códigos de material (Técnicos de Suprimento)
“Liberada”
Levantamento e saneamento dos códigos únicos de material conforme sistema de gestão de manutenção. Aprovação dos materiais (conforme materiais são saneados)
Equipe de manutenção (Técnicos e Engenheiros
que realizam as manutenções)
2.4 Definição da Sequência de Tratamento de Sistemas e Equipamentos
O trabalho de revisão e aprimoramento do catálogo de materiais de uma grande planta industrial deve começar pelo planejamento da sequência de sistemas e respectivos equipamentos a serem analisados. No caso em questão, o sequenciamento para estruturação do catálogo de materiais teve como principal referência a criticidade dos equipamentos, levando em consideração a relevância do sistema/equipamento para o contexto da segurança operacional, bem como para a continuidade operacional. Para tanto, foi utilizada a criticidade cadastrada no sistema ERP da empresa, que possui como referência padrões internos para determinação da criticidade.
Uma vez estabelecida a relação de sistemas prioritários, organizou-se uma EAP (Estrutura Analítica de Projeto), o que permitiu acompanhar o avanço das atividades, identificar e tratar os caminhos críticos desse projeto e dimensionar os recursos humanos necessários.
Como oportunidade, a relação de sistemas e equipamentos prioritários pode ser completada por informações de equipamentos com maior taxa de falha, maior complexidade construtiva, materiais mais utilizados, materiais de maior valor, entre outras.
2.5 Levantamento de Dados e Elaboração de Listas Técnicas de Materiais
Definida a sequência de equipamentos a terem suas listas de materiais sobressalentes revisadas, inicia-se o efetivo ciclo de levantamento, cadastramento e revisão. A primeira etapa desse ciclo de trabalho é fortemente dependente da disponibilidade de dados de qualidade para estruturação inicial da lista técnica e sua respectiva relação de materiais sobressalentes.
O sucesso desta etapa depende de informações que, embora simples, nem sempre estão disponíveis. Por exemplo, informações como modelo e fabricante do equipamento é de suma importância. Recomenda-se, inclusive, que estas informações já estejam cadastradas previamente no ERP da empresa como dados de “características técnicas” do equipamento, o que facilita a identificação e avanço das etapas subsequentes.
A elaboração inicial da lista técnica conta com a consulta de dados de diversas fontes, tais como: documentação de projeto, cadastros já existentes na companhia de outros projetos, histórico de planos e notas de manutenção, bem como o histórico de compra de materiais.
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No BDLTEC, essa primeira etapa começa criando uma LTEC nova ou retrocedendo uma LTEC já existente colocada em revisão, conforme fluxo de trabalho. O status da LTEC passa a ”Em Criação”. Enquanto nesse status, os dados da lista e os materiais podem ser alterados. A Figura 4 mostra a tela principal de edição de uma Lista Técnica (LTEC) no BDLTEC.
Figura 4 - Tela principal de criação/edição de LTEC no software BDLTEC
Cada Item de Material cadastrado na lista técnica conta com seguinte conjunto de campos principais:
Tipo de Aplicação: informa se a substituição do material é prevista em tarefa de manutenção preventiva programada, por condição ou somente em corretiva. Esse campo pode ser usado para informar também se o material é considerado consumível ou ferramenta de manutenção;
Fonte de Identificação do Item: informa a origem da identificação do material, conforme fonte de informação utilizada. Além da documentação técnica do projeto, as demais fontes de informação citadas podem ser utilizadas, tais como cadastros anteriores no sistema SAP ERP, planilhas de levantamento elaboradas por outros profissionais, registros de notas de manutenção corretiva, etc.;
Referência para o documento utilizado, quando este tipo de fonte de identificação tiver sido utilizado. O cadastro deve indicar a página do documento e posição em tabela ou desenho, quando disponível;
Identificação do fabricante, modelo e número de identificação do material no fornecedor;
Descrição detalhada do material;
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Além dos campos indicados, cada Item da LTEC possui seu status individual, que segue o mesmo fluxo da LTEC como um todo. O sistema permite também armazenar e consultar o histórico de comentários e observações individuais de cada Item. Esse histórico é fundamental para fins de rastreabilidade das modificações feitas pelos diferentes profissionais envolvidos. Por fim, cada material deve ser associado a um NM (Número de Material). O cadastro do NM possui campos específicos também.
Ao final dessa etapa, o produto gerado é o cadastramento de uma primeira versão de Lista Técnica de Materiais específica para um determinado Tipo ou Classe de Equipamento, associada a um fabricante e modelo específico. Os campos de preenchimento obrigatório são indicados em amarelo no software. O status da LTEC passa a “Elaborada” e, a partir de então, a lista encontra-se disponível para ser avaliada tecnicamente pelos profissionais especializados nos equipamentos associados à mesma.
2.6 Análise e Liberação de Listas Técnicas de Materiais
A etapa seguinte é validar tecnicamente a primeira versão da Lista Técnica de Materiais cadastrada pelos técnicos de planejamento de manutenção. O trabalho envolve analisar as informações levantadas com o objetivo de identificar o conjunto de materiais que de fato deve permanecer no cadastro definitivo da lista técnica, bem como eventuais materiais necessários e que não foram considerados na formação da lista técnica inicial. A consistência dos dados também é analisada.
Essa etapa é executada pelos profissionais considerados especialistas nos diferentes tipos de equipamentos e envolve todas as especialidades, como elétrica, instrumentação, automação, equipamentos dinâmicos e estáticos. A experiência técnica é fundamental nessa etapa visto que muitas vezes a documentação de projeto ou informações disponibilizadas pelos fabricantes são insuficientes para se elaborar uma lista técnica completa ou identificar os sobressalentes que efetivamente merecem ser estocados individualmente.
Para chegar ao produto desejado ao final dessa etapa, os profissionais devem avaliar item a item de cada lista técnica, conferindo os campos preenchidos e aplicando o conceito de itens reparáveis e não reparáveis, visando obter uma relação consistente de sobressalentes sob o aspecto técnico. Um ponto de verificação nesta etapa é se todos os materiais aplicados nos planos de manutenção de cada equipamento estão relacionados na lista técnica previamente elaborada. A Figura 4 mostra a tela de edição de um Item de Material cadastrado em uma LTEC no BDLTEC.
Após avaliação técnica da lista, se não for constatada a necessidade de nenhuma alteração, a lista técnica avança para o status “Liberada” e passa a ficar disponível para que os técnicos de suprimentos realizem a etapa de identificação e/ou tratamento de código NM para cada um dos Itens. Porém, caso o especialista identifique algum problema de cadastramento que exija novo levantamento de informações para ser corrigido, este tem a opção de colocar a LTEC em status de “Necessário Revisar”. Os itens de que necessitam de ajustes deverão ter seus status devidamente apontados para “Revisar” e a descrição dos problemas identificados deverá ser registrada no histórico do Item.
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Por fim, caso todos os Itens já tenham sido cadastrados com NM liberados e respectivos Itens aprovados, e não existam pendências na Lista, essa já pode seguir diretamente para o status “Aprovado”.
Figura 5 - Tela de edição de um Item de Lista Técnica
2.7 Tratamento e/ou Criação de Cadastro Único dos Materiais
Liberados todos os materiais sobressalentes que devem compor a lista técnica, é realizada a etapa de tratamento de criação ou identificação e/ou tratamento do cadastro único de Número de Material (NM).
No estudo de caso em questão, para cada material sobressalente listado, deve ser identificado no módulo MM (Materiais) do SAP ERP, aquele que especifica corretamente o material sobressalente indicado na LTEC. Se identificado um NM existente, deve ser confirmado se todos os campos deste estão corretamente preenchidos, incluindo a Classe de Material associada. Além disso, deve-se validar se as informações do NM estão consistentes com as informações indicadas no Item do BDLTEC.
Caso o NM identificado possua alguma divergência ou bloqueio de cadastro no SAP ERP, o ajuste deste deve ser providenciado utilizando os documentos referenciados no BDLTEC como embasamento. Caso não tenha sido possível identificar NM que atenda a necessidade de especificação, deve ser providenciado o cadastramento de novo NM específico para o material listado.
Ao final dessa etapa, todos os Itens da LTEC devem estar devidamente associados a um NM tecnicamente consistente e com cadastro atualizado no SAP. Ao atingir essa condição, o status do Item passa a “Aprovado”. Da mesma forma, seguindo o fluxo de trabalho, as LTECs cujos todos os itens já atingiram ao menos o status de “Liberado” e que possuam ao menos um item “Aprovado”, podem avançar para status de “Aprovada” e seguir para carga parcial ou total dos dados para a base final no SAP ERP.
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2.8 Carga das Informações Finais para a base do Sistema de Gestão Integrado
Essa é a etapa final do processo que envolve elaboração e/ou revisão da Lista Técnica do Material. Nessa etapa do trabalho, todos os dados cadastrados em um Item de Material já aprovado e sua respectiva LTEC são carregados para a base do SAP ERP.
A carga das informações de uma LTEC para o SAP pode ser parcial ou total. Quando todos os Itens da LTEC já tiverem passado por todas as etapas anteriores e se encontram aprovados, as informações básicas da Lista e os dados dos respectivos Itens são atualizados no SAP. Nesse momento, a LTEC avança para o status final de “Quitada”. Em outra situação, quando a LTEC possui ao menos um Item aprovado, mas ainda possui outros Itens pendentes de tratamento de NM e aprovação, a carga para o SAP é feita parcialmente, atualizando apenas os Itens aprovados. Nesse caso, a lista avança para o status de “Carregada Parcial” e permanece nesse status até que todos os Itens tenham seus NMs tratados, os Itens aprovados e devidamente carregados para o SAP ERP.
Para transferir as informações armazenadas da base de dados do BDLTEC para o SAP, foram desenvolvidos scripts de carga automatizados que fazem a interface entre as duas bases de dados. Vale ressaltar que antes da carga ser realizada, os profissionais responsáveis por essa etapa confrontam os dados disponíveis no BDLTEC com os dados cadastrados no SAP no momento, evitando assim que modificações feitas diretamente na base do SAP venham a ser sobrescritas sem análise.
Finalizada essa etapa, cada Lista Técnica de Materiais cadastrada no BDLTEC e que tenha passado por todas as etapas anteriores, deve estar devidamente atualizada no SAP ERP. Ainda como parte da rotina de carga para o SAP, o cadastro dos equipamentos associados a essas listas deve ser atualizado para passar a apontar para as respectivas listas elaboradas e/ou revisadas. A Figura 6 mostra a tela de operação dos scripts de carga através do BDLTEC.
Figura 6 - Tela de execução das rotinas de carga do BDLTEC para o SAP.
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2.9 Revisão de Lista Técnica de Material Elaborada
Completando o conjunto de etapas que compreendem o trabalho de elaboração e revisão de Listas Técnicas de Materiais, esta etapa de Revisão pode ser iniciada em duas ocasiões.
A primeira ocorre ainda durante a primeira execução do fluxo de trabalho, antes da LTEC ser carregada para o SAP, durante a etapa de Análise e Liberação de LTEC. Caso o especialista identifique um problema no cadastramento inicial da lista que exija novo levantamento de informações, este retorna a LTEC para a etapa de Levantamento colocando a lista no status de “Necessário Revisar”. As listas nesse status devem ser editadas novamente pela equipe de técnicos de planejamento de manutenção a fim de tratar os problemas indicados pelos especialistas.
A segunda ocasião ocorre já após a lista ter passado por todo o fluxo e ter sido carregada no SAP. Durante a rotina normal de manutenção das plataformas, caso os técnicos de manutenção a bordo ou outros envolvidos identifiquem necessidade de atualização de uma LTEC, estes devem colocar a lista em status de “Necessário Revisar” e registrar no histórico da mesma o detalhamento do que deve ser ajustado. Geralmente esse caso ocorre quando um equipamento instalado é substituído por outro de fabricante ou modelo distinto.
Uma vez colocada em status de revisão, a lista e respectivos itens a revisar devem seguir o fluxo normal até atingirem novamente o status de “Carregado”.
2.10 Ajuste de Parâmetros de Planejamento de Aquisição de Materiais (MRP)
Concluída a etapa do trabalho que envolve elaboração e/ou revisão das Listas Técnicas de Materiais, umas das informações mais relevantes para fins de definição de planejamento de aquisição de materiais e formação de estoques passa estar disponível. É ela a população instalada de cada material sobressalentes catalogado durante o levantamento.
A etapa de ajuste de parâmetros MRP consiste em analisar a importância de cada material para fins de manutenção e disponibilidade do equipamento, bem como avaliar a expectativa de consumo e possíveis restrições de armazenamento em estoque. O objetivo ao final da etapa é levantar os parâmetros necessários para calcular o planejamento de aquisição de materiais sobressalentes seguindo os padrões de estratégia de sobressalentes adotado pela unidade de produção.
Inicialmente, as características a seguir deverão ser definidas e levantadas para permitir identificar o tipo de material sobressalente:
a. Criticidade para o Equipamento (1, 2, 3 e 4);
b. Tipo de Utilização (Periódico, Sob Demanda);
c. Demanda de Uso por Campanha (ex. 3 anos);
d. Tempo de Suprimento.
f. Preço Unitário Estimado (R$).
A classificação de “Criticidade” deve considerar a consequência da falta do sobressalente para a funcionalidade do equipamento, podendo ser dividida nos seguintes critérios:
Criticidade 4 – Impede a funcionalidade do equipamento. Não possui redundância ou monitoramento contínuo. A substituição imediata é necessária para continuidade operacional. Para esses materiais, o Nível de Serviço de estoque deve ser o mais elevado. No estudo de caso em questão, o nível adequado para essa classificação é de 99%;
Criticidade 3 – Degrada a funcionalidade do equipamento. Não possui redundância, mas conta com monitoramento contínuo. A continuidade operacional sem a substituição do material aumenta a probabilidade de falha funcional do equipamento no curto ou médio prazo. No estudo de caso em questão, o nível adequado para essa classificação é de 95%;
Criticidade 2 – Degrada a funcionalidade do equipamento. Possui redundância, mas não conta com monitoramento contínuo. A continuidade operacional sem a substituição do material aumenta a probabilidade de falha funcional do equipamento no médio ou longo prazo. No estudo de caso em questão, o nível adequado para essa classificação é de 90%;
Criticidade 1 – Degrada a funcionalidade do equipamento. Possui redundância e conta com monitoramento contínuo. A continuidade operacional sem a substituição do material aumenta a probabilidade de falha funcional do equipamento no longo prazo. No estudo de caso em questão, o nível adequado para essa classificação é de 85%.
Já a classificação de “Tipo de Utilização” deve indicar se o uso do material é previsto para realização de Manutenção Preventiva Periódica ou apenas sob demanda. Neste último caso, a identificação da demanda pode ocorrer por meio de Manutenção Corretiva, Manutenção Preventiva Preditiva ou Detectiva.
O parâmetro de “Demanda de Uso por Campanha” deve estimar a quantidade do material a ser usado por período de campanha, considerando uso em manutenção preventiva e manutenção corretiva. A forma mais adequada de estimar esse parâmetro é avaliando o histórico real de requisição dos materiais em estoque para, usando técnicas de probabilidade e estatística, inferir a distribuição de probabilidade que mais representa o histórico. No entanto, quando se tratar de uma planta industrial recente, que ainda não possui histórico real de requisições para estimar a distribuição de probabilidade, deve-se procurar estimar a taxa de falha de cada componente do equipamento ou ao menos a taxa de falha do equipamento como um todo. Para levantar esses dados é possível utilizar banco de dados de confiabilidade de outras plantas industriais semelhantes na própria companhia, dos próprios fabricantes ou de base de dados de mercado, como por exemplo, o OREDA® (SINTEF; NTNU).
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Em seguida, um dos parâmetros mais relevantes para fins de cálculo de estoques é o tempo de suprimento de cada material. Essa informação deve ser levantada com base no histórico de compras da companhia e deve considerar todo o processo envolvido na aquisição do material, incluindo o tempo de colocação do pedido interno na companhia, tempo de manufatura do material e entrega no deposito final. Caso a companhia não tenha histórico de compra do material, o recomendado é avaliar junto aos possíveis fornecedores o tempo médio de fornecimento e acrescentar a este o tempo necessário para colocação do pedido pela companhia junto ao fornecedor.
A informação de “Vida Útil em Estoque” deve ser informada em unidade de tempo (dias, meses ou anos) e considerar questão como confiabilidade informada pelo fabricante, possíveis restrições de prazo de garantia e desgaste mesmo em estoque.
Por fim, considerando as características técnicas intrínsecas do material e os parâmetros relevantes para fins de definição de estratégia de sobressalentes apresentados, tomando o ambiente SAP ERP como exemplo de sistema de gestão, os parâmetros de MRP (Material Requirement Planning) a seguir deverão ser calculados com base na estratégia da unidade operacional:
a. Tipo de Controle de Estoque (Item Consumível, Estoque Estratégico, Aquisição Sob Demanda);
b. Ponto de Ressuprimento do Depósito de Bordo;
c. Máximo Estoque de Bordo;
d. Ponto de Ressuprimento do Depósito em Terra;
e. Máximo Estoque em Terra.
Concluindo essa etapa, importante ressaltar que a distribuição de probabilidade mais adotada atualmente para orientar os cálculos de estratégia de aquisição de materiais para estoque é a distribuição de Poisson. O dado amostrado considerado na modelagem estatística é a probabilidade de se ter ou não o material disponível em estoque quando a demanda ocorrer. Alguns pontos adicionais devem ser considerados no modelo, por exemplo, a existência de redundância instalada para os equipamentos e o valor dos materiais.
3. Lições Aprendidas
Um catálogo de materiais, refletido por meio das listas técnicas em um sistema ERP, é produto de um trabalho intenso em termos de aplicação de recursos humanos e disponibilidade de informações (grande volume de dados). Essas características tornam fundamental a utilização de um sistema informatizado que permita estabelecer uma base de dados estruturada, facilitando a inclusão de regras de consistência, permitindo analisar e tratar os dados em massa e realizar o monitoramento e controle da atividade em tempo real. Como lição aprendida, desenvolver um trabalho desta complexidade em planilhas é ineficiente e gera inúmeras inconsistências. Um bom fluxo de trabalho, suportado por uma ferramenta estruturada em um bom banco de dados, é um grande diferencial para a qualidade do trabalho.
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Em plantas com grande diversidade de equipamentos é altamente recomendável padronizar as características técnicas de determinados materiais, como válvulas, por exemplo. O universo diversificado de fabricantes e modelos existentes dificulta e atrapalha o processo de gestão de estoques na rotina.
Outro ponto de atenção é o conhecimento e capacitação técnica da equipe envolvida. Um trabalho desse porte envolve dezenas de profissionais de diferentes especialidades e experiências, com diferentes visões em relação à formação de estoque e criticidade de partes sobressalentes. O estabelecimento de critérios mínimos é necessário para nivelamento do conhecimento e objetivos deste tipo de trabalho, adequando as expectativas quanto ao produto de cada executante neste processo.
O estudo de caso mostrou que um dos maiores desafios é lidar com a carência de informações disponíveis na documentação entregue pelos construtores das plataformas e fornecedores de equipamento. Essa deficiência muitas vezes resultou na impossibilidade de identificar completamente as características técnicas dos materiais envolvidos, impedindo que estes pudessem ser devidamente identificados e tivessem seu NM definido. Uma das saídas para obter as informações pendentes é verificar os equipamentos e materiais “in loco”. Porém, essa tarefa onera o processo, visto as limitações de acesso a uma plataforma de produção de petróleo marítima.
Mais um grande desafio enfrentado é a perda da consistência dos catálogos de materiais elaborados depois de algum tempo de operação. Esse problema ocorre devido às lacunas nos processos de gestão de mudança, que ainda não são suficientes para garantir que todos os processos impactados sejam identificados e tratados. Para que as informações possam ser mantidas atualizadas é importante centralizar o processo de gestão das listas técnicas de materiais.
Com base nas lições aprendidas, foi possível reconhecer a importância de se utilizar uma base de dados estruturada e uma solução de software customizada para suportar a execução de atividade desse porte. O uso de uma ferramenta estruturada facilita não só inclusão de regras de consistência, mas também a análise e tratamento de dados em massa, além de permitir o monitoramento do andamento em tempo real.
Verificou-se também a importância de realizar esse tipo de atividade de forma integrada (fornecedores e operadoras) e informatizada (ferramentas de automação de projetos e de gestão de materiais e estoques) desde a fase de construção e montagem, quando os equipamentos finais já começam a estar disponíveis para identificação. Esse momento do empreendimento é uma oportunidade de validar as informações e planejar aquisição de primeiro estoque em tempo factível.
Por fim, foi percebido que o processo apresenta dinamismo, pois há a necessidade de se rever parametrização de estoques continuamente, visto as frequentes mudanças de fabricante/modelo instalados e a atualização dos parâmetros de população instalada, demanda e tempo de fornecimento. A utilização de um software com base de dados estruturada se mostrou eficiente, pois sistematiza o processo de cadastramento e resguarda a adoração dos
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critérios definidos, bem otimiza a gestão de estoques, gerando valor pela redução de custos e ganho financeiro.
4. Conclusão
Considerando as lições aprendidas durante quase um ano de realização do trabalho de revisão do catálogo de materiais de plataformas de produção de petróleo, algumas conclusões mais relevantes merecem ser ressaltadas. A primeira delas é que para exercer uma gestão segura e otimizada dos ativos e seus sobressalentes é fundamental utilizar um processo de trabalho robusto e organizado para executar o trabalho de elaboração de catálogo de materiais sobressalentes. Tão importante quando o processo de trabalho é o uso de recursos informatizados para estruturar o armazenamento e ciclo de vida dos dados e sistematizar as regras de negócio envolvidas.
Uma correta gestão de sobressalentes é fator chave para o sucesso da manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos, visto sua importância na recomposição das funções dos ativos com a redução do MTTR (Tempo Médio para Reparo). O conhecimento detalhado do seu parque de equipamentos instalados e respectivos materiais traz oportunidades de redução de custos com estoque muito grandes, visto a possibilidade de universalização dos catálogos de materiais, compartilhamento e otimização de estoques de forma corporativa.
A utilização de soluções integradas de automação de projetos para alimentar o cadastramento das Listas Técnicas de Materiais ainda durante as fases finais do empreendimento pode trazer ainda mais valor agregado. Isto porque quanto maior a antecedência e assertividade no levantamento das listas técnicas de materiais, maior será a oportunidade de ganhos financeiros ao negociar junto aos fornecedores a aquisição dos materiais para composição dos estoques.
Concluindo, importante ressaltar que a gestão de materiais sobressalentes não termina com a definição dos primeiros estoques. Como parte fundamental da Gestão de Ativos da companhia, a gestão de sobressalentes deve permanecer ativa durante toda a vida útil da planta industrial e trabalhar de forma integrada com os processos de engenharia de confiabilidade e gestão financeira.
5. Referências
THE INSTITUTE OF ASSET MANAGEMENT. Asset Management Maturity Scale and Guidance: ed. 1.1, www.theIAM.org, Junho 2016.
ABNT/CEE-251 GESTÃO DE ATIVOS. ABNT NBR ISO 55001:2014 - Gestão de ativos - Sistemas de gestão - Requisitos Asset management: ed. E, ABNT - Associação Brasileira de Normas Técnicas, Janeiro 2014.
GFMAN, GLOBAL FORUM ON MAINTENANCE & ASSET MANAGEMENT. The Asset Management Landscape: ed. 2, www.gfmam.org, Março 2014.
SINTEF; NTNU. Offshore and Onshore Reliability Data: ed. 6, OREDA, 2015.