ROTEIRO PARA PADRONIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS DE ... · Previsão no Plano Anual de Contratações...

MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO

ROTEIRO PARA PADRONIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

2020

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO .......................................................................................................................................... 3

Planejamento da Contratação ............................................................................................................ 3

1. Previsão no Plano Anual de Contratações (PAC) do respectivo exercício .................................... 5

2. Documento de Formalização da Demanda (DFD) ......................................................................... 6

3. Estudos Preliminares ...................................................................................................................... 7

Tópicos obrigatórios .......................................................................................................................... 10

Formatação dos Estudos Preliminares .............................................................................................. 10

Aprovação dos Estudos Preliminares ................................................................................................ 10

Dispensa de elaboração dos Estudos Preliminares ........................................................................... 10

4. Mapa de Riscos ............................................................................................................................. 11

Dispensa do gerenciamento de riscos............................................................................................... 11

5. Termo de Referência/Projeto Básico ........................................................................................... 12

Aprovação do TR ............................................................................................................................... 19

6. Pesquisa de Preços ....................................................................................................................... 20

7. Disponibilidade orçamentária ...................................................................................................... 21

Hipótese de excepcionalidade .......................................................................................................... 21

8. Quadro-resumo dos documentos sob responsabilidade da Área Requisitante/Equipe de

Planejamento ........................................................................................................................................ 22

9. Legislação correlata ...................................................................................................................... 23

CONCLUSÃO .......................................................................................................................................... 25

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INTRODUÇÃO

O instituto da licitação por si só é envolto pela burocracia, o qual envolve diversas fases, cuja instrumentalização depende da confecção de documentos robustos, muitas vezes eminentemente técnicos, gerando dúvidas frequentes a despeito de sua materialização. Abrange múltiplos atores e, em geral, envolve montantes significativos como contrapartida ao fornecedor pelo cumprimento do pactuado, o que requer um controle mais rígido do processo. Contudo, pode ser que os esforços empreendidos sejam desnecessários ou desproporcionais, a depender de como a contratação será viabilizada.

Em face disso, o setor de licitações propõe a uniformização dos procedimentos, sem prejuízo da observância aos preceitos legais correlatos ao assunto. Pretende-se com o presente trabalho racionalizar os trabalhos conduzidos pela Equipe de Planejamento da Contratação, mormente pelas áreas requisitantes, de modo que as partes interessadas possam se munir dos conhecimentos indispensáveis ao êxito de suas respectivas contratações.

Planejamento da Contratação

A Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, editada pela Secretaria de Gestão do antigo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPDG), é a norma que rege as contratações de serviços por meio do regime de execução indireta. O art. 19 da IN dispõe que as contratações de serviços observarão as seguintes fases:

I – Planejamento da Contratação;

II – Seleção do Fornecedor; e

III – Gestão do Contrato

Restringindo o estudo quanto ao Planejamento da Contratação, nota-se que a norma reservou o Capítulo III para tratar especificamente sobre o tema.

A atenção com o ato de planejar advém desde o Decreto-lei nº 200/1967, onde estabelece que as ações governamentais devem se orientar pelo planejamento. A finalidade do planejamento é permitir que a atuação do setor público seja pautada pela eficácia, eficiência e efetividade. Quanto a eficiência, cabe lembrar que esta foi prestigiada pela Constituição Federal como princípio do qual o aparelho de Estado deve observância, nos termos do caput do art 37. Portanto, o agente público deve desempenhar seu ofício com excelência, não se restringindo ao alcance dos resultados, mas zelando pelo uso racional dos recursos e a adequação entre meios e fins.

Deste modo, os documentos produzidos no Planejamento da Contratação têm o potencial de contribuir frontalmente para a eficácia, eficiência, economicidade e efetividade do processo, devendo, portanto, serem harmônicos e compatíveis entre si, sob pena de frustrarem o atendimento das necessidades constatadas e/ou ferir princípios que devem guiar a conduta da Administração.

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A preocupação do legislador em demandar a realização de estudos prévios acerca do problema verificado para o encontro de soluções adequadas que possam supri-lo de forma satisfatória, bem como de impor a gestão dos eventuais impactos negativos que possam acometer o processo, perpassando a exigência do Termo de Referência ou Projeto Básico, já prevista desde a Lei nº 8.666/1993, faz com que a aplicação da IN nº 5/2017 em outras espécies de contratação seja considerada uma boa prática administrativa.

Isto posto, cumpre discorrer sobre observações gerais que devem ser observadas quando da preparação dos documentos afetos a fase interna da contratação, quais sejam:

I – Documento de Formalização da Demanda;

II – Estudos Preliminares;

III – Mapa de Riscos;

IV – Termo de Referência/Projeto Básico;

V – Pesquisa de Preços; e

VI – Declaração de disponibilidade orçamentária

Em sequência, serão disponibilizados modelos a serem seguidos pelas equipes de planejamento e áreas requisitantes, almejando-se uniformidade entre as peças, conformidade com normas e regulamentos pertinentes, agilidade na elaboração e na análise pelos setores competentes, racionalização dos esforços e redução de riscos que possam comprometer o resultado do procedimento.

Ressalta-se que os modelos em apreço contêm os parâmetros mínimos que cada documento deve contemplar. Sendo assim, deve o responsável pela elaboração dos artefatos zelar pelos ajustes e robustecimento necessários quando a complexidade da contratação assim os exigirem, considerando, também, os possíveis riscos do objeto a ser contratado e as peculiaridades do caso concreto.

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1. Previsão no Plano Anual de Contratações (PAC) do respectivo exercício

A Instrução Normativa nº 1, de 10 de janeiro de 2019, estabelece, em seu art. 2º, a obrigatoriedade de cada Unidade de Administração de Serviços Gerais (UASG) elaborar anualmente o respectivo PAC, contendo todos os itens que pretende contratar no exercício subsequente.

Pretende-se, com o referido Plano, consolidar as demandas referente a contratações, possibilitando a construção do calendário de licitação, bem como agregação de objetos de mesma natureza, a fim de otimizar o procedimento sob o aspecto do custo administrativo e obter economia de escala.

O setor de licitações observará se a contratação almejada consta do Plano vigente. Impende assinalar que, durante a sua execução, o PAC somente poderá ser alterado mediante aprovação da autoridade máxima do órgão, ou a quem esta delegar. A inclusão de novos itens ficará condicionada à justificativa, quando não for possível prever, total ou parcialmente, a necessidade da contratação quando da elaboração do PAC.

Uma vez inseridas no Sistema PGC, as demandas devem ser encaminhadas, sob pena

de não constarem no Plano Anual de Contratações. No sistema, há duas opções de envio:

i) enviar para a UC (unidade de compras); ou

ii) enviar para TIC (área de Tecnologia da Informação e Comunicação).

Em se tratando de demandas afetas a TI, como licenciamento de softwares, assinaturas

de aplicativos, aquisição de computadores, entre outras, deve-se optar pelo envio para TIC.

Do contrário, prima-se pela primeira opção (unidade de compras).

Cumpre lembrar que serão objeto de inclusão no sistema as demandas relativas a:

i) aquisição de bens;

ii) contratação de serviços, sob as suas diversas naturezas, inclusive de soluções de

tecnologia da informação e comunicação;

iii) contratações formalizadas via dispensa ou inexigibilidade de licitação; e

iv) prorrogações contratuais

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2. Documento de Formalização da Demanda (DFD)

Trata-se de documento elaborado pelo setor requisitante, conforme estrutura constante do Anexo II da IN nº 5/2017, contendo, no mínimo:

a) Justificativa da necessidade da contratação: deve dispor, de modo explícito e fundamentado, a adequabilidade entre as necessidades levantadas pela Administração e a contratação proposta para satisfação do que foi verificado.

b) Quantidade de serviço a ser contratada: é salutar que os quantitativos dimensionados correspondam ao necessário para atendimento da demanda, de forma a não dar causa à contratos antieconômicos e nem incorrer em fracionamento de despesas. Podem se basear, por exemplo, em experiências dos anos anteriores, todavia, adotando as medidas necessárias para se precaver quanto à extraordinariedades e sazonalidades já conhecidas ou que sejam passíveis de estimativa.

c) Previsão de data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços: deve a área requisitante abster-se de estipular lapso temporal insuficiente para a conclusão de todas as fases que integram o processo de contratação. Para uma estimativa mais fidedigna, deve-se considerar todo o trâmite burocrático ao qual se submete o procedimento. Torna-se imperativo que os trabalhos sejam iniciados em prazo razoável e suficiente à conclusão do feito, de maneira a preservar a continuidade na prestação do serviço.

d) Indicação dos servidores para compor a Equipe de Planejamento da Contratação, que irá elaborar os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Riscos: fica a cargo do setor requisitante a indicação de, no mínimo, dois servidores, que serão incumbidos da tarefa de elaboração dos artefatos. A autoridade competente do setor de licitações indicará um servidor para auxiliar nos trabalhos, cuja atuação se restringe à orientação quanto a estrutura dos documentos e sua aderência às normas correlatas.

Importante destacar que a equipe de planejamento deve reunir servidores que possuam conhecimentos sobre aspectos técnicos e de uso do objeto, os quais deverão ter ciência de sua indicação para formação da equipe.

Finalizada a elaboração do DFD, este deve ser encaminhado, via SEI, à Coordenação-Geral de Aquisições – CGAQ, que direcionará o processo ao setor de licitações da Pasta, para fins de designação formal da Equipe de Planejamento da Contratação.

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3. Estudos Preliminares

Etapa em que a Equipe de Planejamento faz uma análise crítica acerca de como pretende estruturar a contratação, deliberando por sua viabilidade ou não, cujo resultado se materializa na edição de documento dotado dos tópicos constantes no modelo abaixo:

ESTUDOS PRELIMINARES

I. NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO

Sem prejuízo da justificativa da necessidade da contratação, acostada no Documento de Formalização da Demanda, neste tópico deve se propor a detalhar, de forma mais contundente e robusta, a problemática encontrada, de modo que seja possível equacionar a sua gravidade, urgência e relevância no papel desempenhado pela unidade perante a instituição.

II. PLANEJAMENTO DO ÓRGÃO

Indicar se a contratação está em consonância com planos instituídos pelo órgão, a exemplo do Planejamento Estratégico, Plano Anual de Contratações; ou a política pública a que esteja vinculada, quando couber.

III. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO

Apontar os requisitos necessários para a satisfação das necessidades, limitando-se a exigir aqueles estritamente imprescindíveis ao seu atendimento, para que não se restrinja indevidamente a participação de potenciais interessados.

Oportunamente, pode-se relatar acerca dos seguintes assuntos:

a) definição da natureza do serviço, se continuado ou não, justificadamente;

b) caso possível, inclusão de critérios e práticas de sustentabilidade que devem ser veiculados como especificação técnica do objeto ou como obrigação da contratada;

c) avaliação da duração inicial do contrato, que poderá, excepcionalmente, exceder os tradicionais 12 meses, acompanhada de justificativa;

d) identificação da necessidade de a contratada promover a transição contratual, com transferência de conhecimento, tecnologia e técnicas empregadas;

e) elaboração de quadro contendo as soluções de mercado (produtos, fornecedores, fabricantes, etc.) capazes de atender aos requisitos especificados e, caso a quantidade de fornecedores seja considerada restrita, avaliar se os requisitos que limitam a participação são realmente pertinentes, de modo a ponderar sua flexibilização ou retirada, porém, sempre se acautelando para que a especificação adotada não se mostre insuficiente a ponto de resultar

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numa contratação desvantajosa e ineficaz sob a perspectiva das necessidades da Administração.

IV. ESTIMATIVA DAS QUANTIDADES

Assinalar as quantidades pretendidas, incluindo o método utilizado para apurá-las, memórias de cálculo e seus respectivos documentos comprobatórios.

Caso seja propício, apresentar quadro de informações das contratações anteriores para exame acurado dos quantitativos dispostos, coadunando com a demanda real, visando a obtenção de subsídios.

Nas hipóteses em que os quantitativos sejam imprevisíveis antes da contratação, deverá ser avaliada a utilização de critérios objetivos que possibilitem minorar o risco de mensuração desajustada ao efetivamente demandado, devendo a Administração, no entanto, se resguardar contra eventuais contingências e sazonalidades, cabendo a indicação do(s) método(s) e justificativa de sua escolha.

V. LEVANTAMENTO DO MERCADO E JUSTIFICATIVA DA ESCOLHA DO TIPO E SOLUÇÃO A CONTRATAR

O estudo minucioso sobre o funcionamento do mercado envolvendo a solução pretendida é medida fundamental para que se possa obter uma contextualização daquilo que é ofertado e, a partir disso, traçar especificações que melhor atendem à Administração, viabilizando contratações fidedignas à realidade e com menor suscetibilidade a ações antieconômicas, além de servir como fundamento em casos de possíveis flexibilizações quanto as suas especificações.

Deve-se ampliar o escopo do levantamento para as mais diversas fontes, considerando inclusive contratações similares feitas por outros órgãos, com o intuito de identificar a existência de novas tecnologias, metodologias ou inovações que apresentem a melhor relação custo-benefício.

VI. ESTIMATIVA DE PREÇOS OU PREÇOS REFERENCIAIS

Relatar o método utilizado para a obtenção da estimativa de preços, com base nas diretrizes enunciadas pela Instrução Normativa nº 5/2014, ou norma que vier a substitui-la;

Incluir, nos autos do processo, as memórias de cálculo da estimativa de preços e os documentos que lhe dão suporte.

VII. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO

Descrever, de forma objetiva, todos os elementos que devem ser produzidos, contratados, executados para que a contratação se efetive conforme os resultados pretendidos pela Administração e atinja, de forma satisfatória, o escopo previamente eleito.

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VIII. JUSTIFICATIVA PARA O PARCELAMENTO OU NÃO DA SOLUÇÃO

Via de regra, deve-se parcelar a licitação em itens sempre que o objeto for divisível, desde que a decisão não configure prejuízo para o conjunto ou complexo ou perda de economia de escala.

Do contrário, a medida adequada é o não-parcelamento, o qual deve demonstrar:

i) que não haverá prejuízo para o conjunto ou complexo ou perda de economia de escala;

ii) ser técnica e economicamente viável para o atingimento dos resultados pretendidos;

iii) que haverá melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade.

Em ambos os casos, é necessário levar em consideração aspectos como o funcionamento do mercado, a modelagem adotada em outros órgãos e entidades, a operacionalização da execução dos serviços, entre outras variáveis relevantes.

IX. DEMONSTRATIVO DOS RESULTADOS PRETENDIDOS EM TERMOS DE ECONOMICIDADE E DE MELHOR APROVEITAMENTO DOS RECURSOS DISPONÍVEIS

Elencar os benefícios diretos e indiretos que o órgão almeja com a contratação, em termos de economicidade, eficácia, eficiência, de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis, inclusive com respeito a impactos ambientais positivos e melhoria da qualidade de produtos ou serviços oferecidos à sociedade.

X. PROVIDÊNCIAS PARA ADEQUAÇÃO DO AMBIENTE DO ÓRGÃO

Elaborar cronograma com as atividades necessárias à adequação do ambiente da organização para que a contratação seja efetivada, apontando, inclusive, os responsáveis por esses ajustes nos diversos setores;

Verificar a necessidade de capacitação de servidores para atuarem na contratação e fiscalização dos serviços, conforme as especificidades do objeto a ser contratado;

Em havendo necessidade destes ajustes, o Mapa de Riscos deve contemplar os riscos de a contratação fracassar caso os ajustes não sejam implementados a tempo.

XI. CONTRATAÇÕES CORRELATAS E/OU INTERDEPENDENTES

Caso haja, mencionar as contratações:

a) que guardem relação com o objeto principal, interligando-se a essa prestação do serviço; ou

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b) que precisam ser realizadas juntamente com o objeto principal para sua completa prestação.

XII. DECLARAÇÃO DA VIABILIDADE OU NÃO DA CONTRATAÇÃO

A Equipe de Planejamento deve declarar explicitamente que a contratação é viável ou não, justificando com base nos elementos contidos nos Estudos Preliminares.

Tópicos obrigatórios

Entre os tópicos expostos anteriormente, cumpre ressaltar que são de adoção obrigatória aqueles referentes à:

i) necessidade da contratação;

iv) estimativa das quantidades;

vi) estimativa de preços;

viii) justificativa para parcelamento ou não da solução; e

xii) declaração da viabilidade ou não da contratação.

Formatação dos Estudos Preliminares

Recomenda-se que a sequência de apresentação dos tópicos seja mantida exatamente como se encontra acima, com o propósito de facilitar as análises posteriores.

Aprovação dos Estudos Preliminares

Após sua finalização, os Estudos Preliminares devem ser aprovados pela autoridade competente, usualmente, entendida como o Coordenador-Geral da respectiva unidade, com fundamento no inc. II do art. 14 do Decreto nº 10.024/2019.

Dispensa de elaboração dos Estudos Preliminares

A etapa de Estudos Preliminares pode ser dispensada nos seguintes casos:

i) contratações de serviços cujos valores se amoldem aos limites dos incisos I e I do art. 24 da Lei nº 8.666/1993; ou

ii) dispensas tipificadas nos incisos IV e XI do mesmo artigo.

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4. Mapa de Riscos

Documento que concretiza o gerenciamento dos riscos, por meio do qual serão procedidas a identificação, avaliação e tratamento dos eventos que têm o potencial de impactar negativamente o processo caso se efetivem. O Mapa de Riscos deve conter:

a) Identificação dos riscos: listar os principais eventos que possam comprometer a efetividade da contratação ou que impeçam o alcance dos resultados pretendidos;

b) Probabilidade de ocorrência: mensurar a probabilidade do risco se materializar;

c) Impacto: mensurar o impacto obtido caso o risco se concretize;

d) Ações preventivas e seus responsáveis: definir ações prévias a serem implementadas e seus respectivos responsáveis, mitigando a ocorrência dos riscos;

e) Ações de contingência e seus responsáveis: definir as medidas que serão tomadas para minimizar os efeitos bem como seus respectivos responsáveis na eventual hipótese de realização dos riscos.

No primeiro momento, o Mapa de Riscos se refere a etapa de Planejamento da Contratação e Seleção do Fornecedor. No entanto, o Mapa de Riscos deve ser reanalisado pelos servidores responsáveis pela fiscalização após a ocorrência de eventos relevantes na fase de Gestão do Contrato.

O modelo do Mapa de Riscos encontra-se no Anexo IV da IN nº 5/2017 e contempla: i) fase de análise do risco (se planejamento ou gestão do contrato); ii) probabilidade de sua ocorrência; iii) impacto na continuidade e eficiência da contratação; iv) possíveis danos decorrentes e quais são as ações de prevenção e de contenção a se adotar para minimizar os seus efeitos, com indicação dos responsáveis pela implementação destas.

Ressalta-se que o êxito no planejamento da contratação perpassa necessariamente por uma análise percuciente dos possíveis riscos que possam afetar a sua correção e uma previsão das medidas mais eficazes de prevenção e contenção dos danos que daqueles decorrem.

Dispensa do gerenciamento de riscos

Com exceção do gerenciamento de riscos relacionado à fase de gestão do contrato, esta etapa fica dispensada nos casos de:

a) contratações de serviços cujos valores se enquadram nos limites dos incisos I e II do art. 24 da Lei n. 8.666/1993; ou

b) contratações que se amoldem às dispensas previstas nos incisos IV e XI do mesmo artigo.

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5. Termo de Referência/Projeto Básico

Documento produzido pela área requisitante da contratação. O seu conteúdo deve convergir com aquele contido nos Estudos Preliminares e no Mapa de Riscos, bem como ao disposto no Anexo V da IN nº 5/2017.

Por força do art. 29 da IN nº 5/2017, devem ser utilizadas as minutas padronizadas da Advocacia-Geral da União para confecção do Termo de Referência. As minutas estão disponíveis no sítio eletrônico http://www.agu.gov.br/unidade/MODELOSLICITACOES.

As minutas-padrão são categorizadas conforme o arranjo da contratação, dividindo-se em: aquisições; serviços continuados sem mão-de-obra residente; serviços continuados com mão-de-obra residente; serviços não continuados; serviços comuns de engenharia, etc.

O Termo de Referência é o protagonista entre os artefatos, pois é nele em que há o detalhamento da pretensão da Administração. Sendo assim, sua elaboração exige cautela e completude, de modo a contribuir para o êxito da contratação e fiscalização do ajuste.

Como diretrizes gerais para sua elaboração, tem-se a vedação acerca de especificações que:

i) por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitam, injustificadamente, a competitividade ou direcionam ou favoreçam a contratação de prestador específico;

ii) não representem a real demanda de desempenho do órgão ou entidade, não se admitindo especificações que deixem de agregar valor ao resultado da contratação ou sejam superiores às necessidades do órgão ou entidade; ou

iii) estejam defasadas tecnológica e/ou metodologicamente ou com preços superiores aos de serviços com melhor desempenho.

São diretrizes específicas a cada elemento do Termo de Referência ou Projeto Básico:

i) Declaração do Objeto:

a) Fazer descrição sucinta, com os três elementos essenciais que compõem o núcleo do objeto: declaração da natureza do objeto; quantitativos; e prazo do contrato, incluindo a possibilidade de prorrogação do contrato, se for o caso.

b) Indicar o código do item a ser contratado em conformidade com o Catálogo de Serviços (Catser) do Sistema de Serviços Gerais (Sisg).

ii) Fundamentação da contratação:

a) Os Estudos Preliminares serão anexos do TR ou PB, quando for possível a sua divulgação.

http://www.agu.gov.br/unidade/MODELOSLICITACOES

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iii) Descrição da solução como um todo:

a) Descrição da solução como um todo extraída dos Estudos Preliminares, com eventuais atualizações decorrentes de amadurecimento com relação à descrição da solução.

➢ Havendo a aglutinação de diferentes tarefas, a solução pretendida deve ser explanada em concomitância com a descrição de como funciona o mercado para o referido tipo de serviço, demonstrando alinhamento à regra do parcelamento.

iv) Requisitos da contratação:

a) Transcrever o item "Requisitos da contratação" dos Estudos Preliminares, com eventuais atualizações, pois após aprovação desses Estudos Preliminares, a equipe de Planejamento da Contratação pode ter amadurecido com relação aos requisitos que a solução deverá atender;

b) Enquadrar as categorias profissionais que serão empregadas no serviço dentro da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) ou outro que vier substituí-lo;

c) Estabelecer a exigência da declaração do licitante de que tem pleno conhecimento das condições necessárias para a prestação dos serviços. Caso seja imprescindível o comparecimento do licitante, desde que devidamente justificado, o órgão deve disponibilizar os locais de execução dos serviços a serem vistoriados previamente, devendo tal exigência, sempre que possível, ser substituída pela divulgação de fotografias, plantas, desenhos técnicos e congêneres;

d) Estabelecer obrigações da contratante e da contratada, incluindo deveres específicos e compatíveis com o objeto.

➢ Oportuno pontuar que a exigência de documentos que comprovem a qualificação técnica e a capacidade econômico-financeira das licitantes deve ser compatível com o objeto a ser licitado, devendo essa exigência ser a mínima capaz de assegurar a aptidão da empresa contratada para fornecer os bens ou serviços pactuados. Sendo assim, é indevido exigir qualquer quesito que exija das licitantes qualquer tipo de dispêndio antes da assinatura do contrato.

v) Modelo de execução do objeto:

a) Descrever a dinâmica do contrato, devendo constar, sempre que possível:

a.1. a definição de prazo para início da execução do objeto a partir da assinatura do contrato, do aceite, da retirada do instrumento equivalente ou da ordem de serviços, devendo ser compatível com a necessidade, a natureza e a complexidade do objeto, resguardando para que o prazo mínimo previsto para início da prestação de serviços seja suficiente para possibilitar a preparação do prestador para o fiel cumprimento do contrato.

a.2. a descrição detalhada dos métodos ou rotinas de execução do trabalho e das etapas a serem executadas;

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a.3. a localidade, o horário de funcionamento, dentre outros;

a.4. a definição das rotinas da execução, a frequência e a periodicidade dos serviços, quando couber;

a.5. os procedimentos, metodologias e tecnologias a serem empregadas, quando for o caso;

a.6. os deveres e disciplina exigidos;

a.7. o cronograma de realização dos serviços, incluídas todas as tarefas significativas e seus respectivos prazos;

a.8. demais especificações que se fizerem necessárias para a execução dos serviços.

b) Definir o método para quantificar os volumes de serviços a demandar ao longo do contrato, se for o caso, devidamente justificado.

c) Definir os mecanismos para os casos em que houver a necessidade de materiais específicos, cuja previsibilidade não se mostra possível antes da contratação, se for o caso;

d) Definir o modelo de Ordem de Serviço que será utilizado nas etapas de solicitação, acompanhamento, avaliação e atestação dos serviços, sempre que a prestação do serviço seja realizada por meio de tarefas específicas ou em etapas e haja necessidade de autorização expressa prevista em contrato, conforme modelo previsto no Anexo V-A, devendo conter, no mínimo:

d.1. a identificação do pedido;

d.2. a identificação da contratada;

d.3. a definição e especificação dos serviços a serem realizados;

d.4. a prévia estimativa da quantidade de horas demandadas na realização da atividade designada, com a respectiva metodologia utilizada para a sua quantificação, nos casos em que a única opção viável for a remuneração de serviços por horas trabalhadas;

d.5. demais detalhamentos compatíveis com a forma da prestação dos serviços;

d.6. o local de realização dos serviços;

d.7. os recursos financeiros;

d.8. os critérios de avaliação dos serviços a serem realizados; e

d.9. a identificação dos responsáveis pela solicitação, avaliação e ateste dos serviços realizados, os quais não podem ter nenhum vínculo com a empresa contratada.

e) Na contratação de serviços de natureza intelectual ou outro serviço que o órgão ou entidade identifique a necessidade, deverá ser estabelecida como obrigação da contratada realizar a transição contratual com transferência de conhecimento, tecnologia e técnicas empregadas, sem perda de informações, podendo exigir, inclusive, a capacitação dos técnicos da contratante ou da nova empresa que continuará a execução dos serviços;

f) Definir com base nas informações dos Estudos Preliminares:

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f.1. se haverá ou não possibilidade de subcontratação de parte do objeto, e, em caso afirmativo, identificar a parte que pode ser subcontratada;

f.2. se haverá ou não possibilidade de as empresas concorrerem em consórcio.

vi) Modelo de gestão do contrato e critérios de medição e pagamento:

Tópico em que evidencia o enfoque da Administração nos resultados a serem obtidos com a contratação, por meio da adoção de mecanismos de controle, para que não haja prejuízos financeiros com fornecedores/contratados que não prezam pela eficiência de seus trabalhos. Cabe, portanto:

a) Definir os atores que participarão da gestão do contrato;

b) Definir os mecanismos de comunicação a serem estabelecidos entre o órgão ou entidade e a prestadora de serviços;

c) Atentar que, no caso de serviços que devam ser implementados por etapas ou no caso de serviço prestado com regime de mão de obra exclusiva, os quais necessitem de alocação gradativa de pessoal, os pagamentos à contratada devem ser realizados em conformidade com esses critérios;

d) Definir a forma de aferição/medição do serviço para efeito de pagamento com base no resultado, conforme as seguintes diretrizes, no que couber:

d.1. estabelecer a unidade de medida adequada para o tipo de serviço a ser contratado, de forma que permita a mensuração dos resultados para o pagamento da contratada e elimine a possibilidade de remunerar as empresas com base na quantidade de horas de serviço ou por postos de trabalho, observando que:

d.1.1. excepcionalmente poderá ser adotado critério de remuneração da contratada por quantidade de horas de serviço, devendo ser definido o método de cálculo para quantidade, qualificação da mão de obra e tipos de serviços sob demanda, bem como para manutenção preventiva, se for o caso;

d.1.2. excepcionalmente poderá ser adotado critério de remuneração da contratada por postos de trabalho, devendo ser definido o método de cálculo para quantidades e tipos de postos necessários à contratação;

d.1.3. na adoção da unidade de medida por postos de trabalho ou horas de serviço, admite-se a flexibilização da execução da atividade ao longo do horário de expediente, vedando-se a realização de horas extras ou pagamento de adicionais não previstos nem estimados originariamente no ato convocatório.

d.2. estabelecer a produtividade de referência ou os critérios de adequação do serviço à qualidade esperada, de acordo com a unidade de medida adotada para a execução do objeto, sendo expressa pelo quantitativo físico do serviço ou por outros mecanismos capazes de aferir a qualidade, seguindo-se, entre outros, os parâmetros indicados nos Cadernos de Logística;

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d.3. identificar os indicadores mínimos de desempenho para aferição da qualidade esperada da prestação dos serviços, com base nas seguintes diretrizes:

d.3.1. considerar as atividades mais relevantes ou críticas que impliquem na qualidade da prestação dos serviços e nos resultados esperados;

d.3.2. prever fatores que estejam fora do controle do prestador e que possam interferir no atendimento das metas;

d.3.3. os indicadores deverão ser objetivamente mensuráveis e compreensíveis, de preferência facilmente coletáveis, relevantes e adequados à natureza e características do serviço;

d.3.4. evitar indicadores complexos ou sobrepostos.

d.4. descrever detalhadamente os indicadores mínimos de desempenho esperados, em relação à natureza do serviço, com a finalidade de adequar o pagamento à conformidade dos serviços prestados e dos resultados efetivamente obtidos, devendo conter, dentre outros requisitos:

d.4.1. indicadores e metas estipulados de forma sistemática, de modo que possam contribuir cumulativamente para o resultado global do serviço e não interfiram negativamente uns nos outros;

d.4.2. indicadores que reflitam fatores que estão sob controle do prestador do serviço;

d.4.3. metas realistas e definidas com base em uma comparação apropriada;

d.4.4. previsão de nível de desconformidade dos serviços que, além do redimensionamento dos pagamentos, ensejará penalidades à contratada e/ou a rescisão unilateral do contrato;

d.4.5. registros, controles e informações que deverão ser prestados pela contratada, se for o caso;

d.4.6. previsão de que os pagamentos deverão ser proporcionais ao atendimento das metas estabelecidas no ato convocatório, observando-se o seguinte:

1. as adequações nos pagamentos estarão limitadas a uma faixa específica de tolerância, abaixo da qual o fornecedor se sujeitará ao redimensionamento no pagamento e às sanções legais, se for o caso;

2. na determinação da faixa de tolerância de que trata a alínea anterior, considerar-se-á a importância da atividade, com menor ou nenhuma margem de tolerância para as atividades consideradas relevantes ou críticas; e

3. o não atendimento das metas, por ínfima ou pequena diferença, em indicadores não relevantes ou críticos, a critério do órgão ou entidade, poderá ser objeto apenas de notificação nas primeiras ocorrências, de modo a não comprometer a continuidade da contratação.

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d.5. O Instrumento de Medição do Resultado (IMR) ou seu substituto, quando utilizado, deve ocorrer, preferencialmente, por meio de ferramentas informatizadas para verificação do resultado, quanto à qualidade e quantidade pactuadas;

e) Definir os demais mecanismos de controle que serão utilizados para fiscalizar a prestação dos serviços, adequados à natureza dos serviços, quando couber;

f) Definir o método de avaliação da conformidade dos produtos e dos serviços entregues com relação às especificações técnicas e com a proposta da contratada, com vistas ao recebimento provisório;

g) Definir o método de avaliação da conformidade dos produtos e dos serviços entregues com relação aos termos contratuais e com a proposta da contratada, com vistas ao recebimento definitivo;

h) Definir o procedimento de verificação do cumprimento da obrigação da contratada de manter todas as condições nas quais o contrato foi assinado durante todo o seu período de execução;

i) Definir uma lista de verificação para os aceites provisório e definitivo, a serem usadas durante a fiscalização do contrato, se for o caso;

j) Definir as sanções, glosas e condições para rescisão contratual, devidamente justificadas e os respectivos procedimentos para aplicação, utilizando como referencial os modelos de minutas padronizados de atos convocatórios e contratos da Advocacia-Geral da União, bem como às seguintes diretrizes:

j.1. relacionar as sanções previstas nas Leis nº 8.666, de 1993, e nº 10.520, de 2002, conforme o caso, às obrigações da contratada estabelecidas no modelo de execução do objeto;

j.2. definir o rigor das sanções de que trata o subitem j.1, de modo que sejam proporcionais ao prejuízo causado pela desconformidade;

j.3. No caso de multa:

j.3.1. definir o cálculo da multa por atraso (injustificado) para início ou atraso durante a execução da prestação dos serviços;

j.3.2. definir a forma de cálculo da multa de modo que seja o mais simples possível;

j.3.3. definir as providências a serem realizadas no caso de multas reincidentes e cumulativas, a exemplo de rescisão contratual;

j.3.4. definir o processo de aferição do nível de desconformidade dos serviços que leva à multa;

j.3.5. definir as condições para aplicações de glosas, bem como as respectivas formas de cálculo.

k) Definir as garantias de execução contratual, quando necessário.

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k.1. No caso de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, avaliar a inclusão de exigências de que a garantia possua previsão de cobertura para o pagamento de encargos trabalhistas e previdenciários não quitados pela contratada.

vii) Forma de seleção do fornecedor:

a) Estabelecer a classificação dos serviços, indicando se: i) é serviço comum ou não; ii) é continuado ou não; iii) demanda regime de dedicação exclusiva de mão-de-obra ou não;

b) Identificar a forma de selecionar o fornecedor (licitação, inexigibilidade, dispensa), justificando a escolha;

viii) Critérios de seleção do fornecedor:

a) Definir os critérios de habilitação indicados para a contratação, atentando para que estes guardem pertinência com o objetivo de selecionar quem, de fato, possui condições para atendimento das necessidades da Administração, através da:

a.1. Análise e identificação dos critérios de qualificação econômico-financeiras e de qualificação técnica a serem exigidos, considerando a prestação dos serviços e os riscos da contratação;

b) Definir os critérios técnicos obrigatórios indicados para a contratação que deverão se basear nos requisitos técnicos especificados na seção “Requisitos da contratação”;

c) No caso de licitações técnica e preço ou melhor técnica, definir os critérios técnicos pontuáveis, indicados para a contratação, que deverão se basear nos requisitos técnicos especificados na seção “Requisitos da contratação”;

d) Definir os critérios de aceitabilidade de preços, com fixação de preços máximos aceitáveis, tanto globais quanto unitários;

e) Definir os critérios de julgamento das propostas, incluindo os critérios de preferência e desempate aplicáveis, bem como margem de preferência, se aplicável.

ix) Estimativa de preços e preços referenciais:

a) Refinar, se for necessário, a estimativa de preços ou meios de previsão de preços referenciais realizados nos Estudos Preliminares;

b) No caso de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, o custo estimado da contratação deve contemplar o valor máximo global e mensal estabelecido em decorrência da identificação dos elementos que compõem o preço dos serviços, definidos da seguinte forma:

b.1. por meio do preenchimento da planilha de custos e formação de preços, observados os custos dos itens referentes ao serviço, podendo ser motivadamente dispensada naquelas contratações em que a natureza do seu objeto torne inviável ou

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desnecessário o detalhamento dos custos para aferição da exequibilidade dos preços praticados;

b.2. por meio de fundamentada pesquisa dos preços praticados no mercado em contratações similares; ou ainda por meio da adoção de valores constantes de indicadores setoriais, tabelas de fabricantes, valores oficiais de referência, tarifas públicas ou outros equivalentes, se for o caso; e

b.3. previsão de regras claras quanto à composição dos custos que impactem no valor global das propostas das licitantes, principalmente no que se refere a regras de depreciação de equipamentos a serem utilizados no serviço.

x) Adequação orçamentária:

a) Indicar a dotação orçamentária da contratação.

Aprovação do TR

Após sua finalização, o TR deve ser aprovado pela autoridade competente, usualmente, entendida como o Coordenador-Geral da respectiva unidade, com fundamento no inc. II do art. 14 do Decreto nº 10.024/2019.

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6. Pesquisa de Preços

Para obtenção do valor de referência para a contratação, deve-se realizar ampla pesquisa de preços. A Instrução Normativa nº 05/2014 cuida especificamente das fontes de pesquisa que podem ser utilizadas para tanto, quais sejam:

i) Painel de Preços, disponível em http://paineldeprecos.planejamento.gov.br;

ii) contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços;

iii) pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e hora de acesso; ou

iv) pesquisa com os fornecedores, desde que as datas das pesquisas não se diferenciem em mais de 180 (cento e oitenta) dias.

Quanto a pesquisa de preços, frisam-se algumas observações importantes:

i) os parâmetros acima podem ser usados de forma combinada ou não, devendo ser priorizada a pesquisa feita no painel de preços ou por meio de contratações similares; e demonstrado no processo a metodologia utilizada para obtenção do preço de referência;

ii) serão utilizados, como metodologia para obtenção do preço de referência para a contratação, a média, a mediana ou o menor dos valores obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais dos parâmetros citados anteriormente, desconsiderados os valores inexequíveis e os excessivamente elevados;

iii) poderão ser utilizados outros critérios ou metodologias, desde que devidamente justificados;

iv) os preços coletados devem ser analisados de forma crítica, em especial, quando houver grande variação entre os valores apresentados;

v) para desconsideração dos preços inexequíveis ou excessivamente elevados, deverão ser adotados critérios fundamentados e descritos no processo administrativo;

vi) excepcionalmente, mediante justificativa, será admitida a pesquisa com menos de três preços ou fornecedores;

vii) quando a pesquisa de preços for realizada com os fornecedores, estes deverão receber solicitação formal para apresentação de cotação; e

viii) os critérios acima não se aplicam para contratações de obras e serviços de engenharia, as quais seguirão normas específicas.

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7. Disponibilidade orçamentária

Documento pelo qual o ordenador de despesas atesta a existência de recursos orçamentários que farão face à despesa pretendida.

Segundo previsão no § 2º do art. 7º da Lei nº 8.666/1993, as obras e os serviços somente poderão ser licitados quando houver previsão de recursos orçamentários que assegurem o pagamento das obrigações decorrentes de obras ou serviços a serem executadas no exercício financeiro em curso, de acordo com o respectivo cronograma.

No mesmo sentido, o art. 14 da norma remete ao contexto das aquisições de bens, onde nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa.

Hipótese de excepcionalidade

A exceção se constata nas licitações processadas por meio do Sistema de Registro de Preços, cuja legislação de regência, qual seja, o Decreto nº 7.892/2013, aponta para a desnecessidade de indicação da dotação orçamentária, que somente será exigida para a formalização do contrato ou outro instrumento hábil, nos termos do § 2º do art. 7º do citado diploma.

Cabe pontuar, no entanto, que o registro de preços só poderá ser adotado nas seguintes hipóteses:

i) quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes;

ii) quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefa;

iii) quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; ou

iv) quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração.

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8. Quadro-resumo dos documentos sob responsabilidade da Área Requisitante/Equipe de Planejamento

Contratações de bens e serviços comuns

Contratações diretas

Contratações de soluções em

Tecnologia da Informação e

Comunicação (TIC)

PREGÃO ou ADESÃO À ATA DE REGISTRO

DE PREÇOS

DISPENSA

INEXIGIBILIDADE

PREGÃO, DISPENSA, INEXIGIBILIDADE E ADESÃO À ATA DE

REGISTRO DE PREÇOS

Fundamentada no inciso I ou II do art. 24 da Lei nº 8.666/1993

Nos demais incisos do art. 24 da Lei nº 8.666/1993

Pesquisa de preços conforme IN nº

5/2014


5/2014

Justificativa do preço através de

pesquisa de preços conforme IN nº

5/2014

Justificativa do preço através de

pesquisa de preços conforme

IN nº 5/2014


5/2014

Estudo Preliminar aprovado

(contendo, no mínimo, os tópicos

obrigatórios previstos no § 2º do art. 24 da

IN nº 5, de 26/5/2017)

Termo de Referência ou Projeto Básico

aprovado



obrigatórios previstos no § 2º

do art. 24 da IN nº 5, de 26/5/2017)


aprovado



obrigatórios previstos nos incisos I a III do art. 11 da IN

nº 1, de 4/4/2019)

Mapa de Riscos Mapa de Riscos Mapa de Riscos

Termo de Referência aprovado

Declaração de disponibilidade orçamentária


aprovado

Carta de exclusividade, se

couber

Termo de Referência aprovado





Carta de exclusividade, se

couber (em caso de inexigibilidade)

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9. Legislação correlata

Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 – Lei geral de Licitações e Contratos;

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8666cons.htm

Decreto nº 10.520, de 17 de julho de 2002 – Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, a modalidade Pregão para a aquisição de bens e serviços comuns e dá outras providências.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10520.htm

Decreto nº 10.024, de 20 de setembro de 2019 – Regulamenta a licitação, na modalidade pregão, na forma eletrônica, para a aquisição de bens e a contratação de serviços comuns, incluídos os serviços comuns de engenharia, e dispõe sobre o uso da dispensa eletrônica, no âmbito da administração pública federal.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/decreto/D10024.htm

Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013 – Regulamenta o Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2013/decreto/d7892.htm

Instrução Normativa nº 1, de 10 de janeiro de 2019 – Dispõe sobre Plano Anual de Contratações de bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação e comunicações no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional e sobre o Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações.

https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/legislacao/instrucoes-normativas/1068-in-1-de-2019

Instrução Normativa nº 1, de 4 de abril de 2019 - Dispõe sobre o processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação - SISP do Poder Executivo Federal.

http://www.in.gov.br/materia/-/asset_publisher/Kujrw0TZC2Mb/content/id/70267659/do1-2019-04-05-instrucao-normativa-n-1-de-4-de-abril-de-2019-70267535

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8666cons.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10520.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/decreto/D10024.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2013/decreto/d7892.htm





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Instrução Normativa nº 05, de 27 de junho de 2014 – Dispõe sobre os procedimentos administrativos básicos para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral.

https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/legislacao/instrucoes-normativas/301-instrucao-normativa-n-5-de-27-de-junho-de-2014-compilada

Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017 – Dispõe sobre os procedimentos para contratações de serviços sob o regime de execução indireta na Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional.

https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/legislacao/instrucoes-normativas/760-instrucao-normativa-n-05-de-25-de-maio-de-2017

Anexos da IN nº 5/2017 – Dispõe orientações detalhadas a respeito do disposto na norma.

https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/anexo-in5-2017

Portaria nº 139, de 26 de julho de 2016 – Estabelece diretrizes para contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação, no âmbito do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento.

http://www.in.gov.br/web/dou/-/portaria-n-139-de-26-de-julho-de-2016-21289597?inheritRedirect=true

Portaria nº 272, de 25 de novembro de 2019 – Delega competência, no âmbito do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento e suas entidades vinculadas, para a prática dos atos de instauração de processo licitatório e de contratação direta, autorização para a celebração de contratação que importe na realização de despesa de custeio e de celebração de contratos administrativos e demais ajustes, na forma e nos limites de valores previstos, e dá outras providências.

http://www.in.gov.br/en/web/dou/-/portaria-n-272-de-25-de-novembro-de-2019-229979235





https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/anexo-in5-2017





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CONCLUSÃO

O presente roteiro teve como finalidade informar a respeito dos documentos necessários para viabilizar uma contratação, além de dispor orientações sobre o modus operandi na elaboração de cada artefato, ressaltando quanto aos seus aspectos basilares e pormenorizando cada um dos elementos que o compõe.

Acreditamos que, uma vez munidos dos conhecimentos ora apresentados, as áreas requisitantes, bem como as equipes de planejamento e demais partes interessadas, possam conduzir seus trabalhos sem intercorrências maiores, resultando numa ampla uniformização da fase de planejamento da contratação, com a desejável harmonia entre os artefatos e racionalização dos trabalhos empreendidos, tanto por parte de quem elabora os documentos, quanto por parte de quem os analisa.

Caso persistam dúvidas ou se façam necessários eventuais esclarecimentos, estamos à disposição através do e-mail [email protected].

Atenciosamente,

Equipe de Apoio à Licitação do Mapa

mailto:[email protected]

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