Rotinas Administrativas

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Rotinas administrativas

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Apostila padro NAL

Rotinas administrativasVictor Marques1EmentaO Auxiliar Administrativo na Era da Globalizao; As Organizaes na Era do Conhecimento; Qualidades e Responsabilidades do Auxiliar de Administrao; A Histria das Empresas e seus segmentos de Negcios; A Administrao e os conceitos de Empregador e de Empregado; Realiza as seguintes Rotinas da rea de Pessoal; Preparar processos de admisso de empregados; Conferir e registrar documentos de contratos de trabalho; Realizar controles de jornada de trabalho; Efetuar clculos de folha de pagamento e de encargos sociais; Realiza as seguintes Rotinas da rea Administrativa; Entregar e controlar a entrada, sada de documentos e materiais diversos; Emitir Notas Fiscais; Operar equipamentos eletrnicos diversos; Atender telefonemas, preencher documentos e dar recados 2Bases Cientifico-Tecnologicas (Conteudos) Conceitos de Administrao; de Administrador; de Empresas e segmentos de Negcios; Histrico da Organizao das Empresas da Era Industrial a Era do Conhecimento; Competncias, Conhecimentos, Responsabilidades e Atitudes valorizadas nas Pessoas, pelas Organizaes da Era da Informao; Principais Rotinas e Processos desenvolvidos nas atividades da Administrao de Pessoal/Administrativo; Como realizar/calcular; Admisso/Demisso de Empregados; Elaborao de Contratos de trabalho; Controles de jornadas de trabalho; Clculo de folhas de pagamento e de Encargos Sociais; Como realizar/calcular o Apontamento de horas trabalhadas dos empregados, controlando horas extras, faltas e atrasos; Como devem ser organizadas e mantidas as diversas informaes cadastrais dos empregados, para a elaborao de clculos e informaes diversas; Atender e operar telefonia mvel, Projetores, Computador, Hardware e Software, Notebook, Impressoras, Fac-smile, Copiadora; Como Preencher na prtica Documentos e Formulrios das principais Rotinas das reas de Pessoal e Administrativa; Atividades prticas de Arquivo; Tipos de Arquivos, Atualizao dos Arquivos, Classificao dos Documentos; Tipos de Documentos, Categorias de Arquivamento, Classificao e Mtodos de Arquivamentos; Como efetuar os controles de entrada e sada de materiais; preenchimento de Notas Fiscais, de Contracheques, Recibos diversos; de dados informatizados; Como preparar expedientes Administrativos para remessa de documentos internos e externos, alm de formas de contatos com clientes, fornecedores, colegas e Superiores. 3Cronograma21/01 Apresentao da disciplina, o que empresa, quais as reas, como funciona um negcio22/01 Como funciona a administrao de23/01 27/01 28/01 29/01 30/01

4Evoluo HistricaArtesanato e produo industrialRevoluo industrialMecanizao das atividadesPadronizao de processosPlanejamento e controle da produoSegunda guerra mundial

Gesto da Produo e Logstica5

Evoluo HistricaFrederick TaylorEstudo dos tempos e movimentosRacionalizao das atividades

Henry FordMecanizao das atividadesCustos operacionaisProduo em massa (1913). Ford Modelo TGesto da Produo e Logstica6

Bens e ServiosProduto fsicoTangvelExemplos:GeladeiraAutomvelSaboneteLivros

Servio prestadoAoIntangvelSem estoquesGrande influncia de mo de obraMdicoProfessor

Gesto da Produo e Logstica7Estruturao de uma EmpresaGesto da Produo e Logstica8FinanasProduoMarketingEngenhariaRecursos HumanosInformao/tecnologiaOutrasAdaptado Slack, 2004Funes GerenciaisGesto da Produo e Logstica9

Nveis de AbrangnciaGesto da Produo e Logstica10

Rotinas administrativasAtendimento Victor Marques11Como foi seu melhor atendimento?12E como foi seu pior?13Video sobre atendimento 1Tudo Que Voce Nao Deve Fazer No Atendimento Ao Cliente.mp414Video sobre atendimento 2Video treinamento para atendimento - FAMEC PANI 2013.mp4

15Video sobre atendimento 3Tipos de clientes:TIPOS DE CLIENTES.mp416Quais caractersticas devem ser valorizadas?17Como saber se estamos atendendo bem ou no?18Documentos oficiaisVictor Marques19Redao oficialComunicar com a mxima clareza e impessoalidade os assuntos pertinentes ao rgo emissorOficial (meio pblico) x Comercial (particulares)Internos e externosOrientam feitura e tramitao

20EstiloImpessoalidadeNo pode usar 1 pessoaNo pode adjetivao

CorreoPadro culto da lngua portuguesaUso de normas gramaticais

Errado: tempo do Congresso votar a emendaCerto: tempo de o Congresso votar a emenda

21CaracterizaoConciso:transmitir o mximo de informaes com o mnimo de palavras. Se voc quer chamar ateno para algo, coloque em negrito (mas no exagere).

Clareza:o documento no pode apresentar palavras ou expresses ambguas. Tente ser o mais direto possvel, sem rodeios.

Padronizao:diz respeito a manter a formalidade e a uniformidade nos documentos emitidos em toda a Administrao Federal.

22No envelope

23OfcioO ofcio tem a finalidade de estabelecer uma comunicao entre os diferentes rgos do Servio Pblico e entre rgos do Servio Pblico com particulares.MemorandoO memorando tem a finalidade de estabelecer a comunicao interna dos rgos do Servio Pblico24OficioAvisoMemorandoMensagemTelegramaCorreio eletronico

25Documento oTimbreNo alto da folha. Deve conter o smbolo do rgo, o nome do rgo e do setor, o endereo para correspondncia, o telefone, o fax e o e-mail.26

Tipo e nmeroTipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o expede, com alinhamento esquerda e sem ponto final.

Memorando n.o 1/2014/GROfcio n.o 1/2014/DDP/SEGESP27LocalizaoLocal e data em que foi assinado por extenso, com alinhamento direita, ponto final e sem o nmero zero antes do dia.

Florianpolis, 1 de janeiro de 201428DestinatrioO nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao, com alinhamento esquerda.29

AssuntoResumo do teor do documento. Em negrito e com alinhamento esquerda. Sem ponto final.30

TextoIntroduoDesenvolvimentoConcluso31Fechamento2,5 cm de distncia da margem esquerda.

Atenciosamente,Respeitosamente,32AssinaturaAssinatura do autor da comunicao e identificao do signatrio: centralizado.3334

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Sugestes para uma boa redaoAdote como norma a ordem direta: sujeito verbo complementosNo tenha pressa ao escrever. Gaste seu tempo para o leitor economizar o deleElimine o que suprfluo. Seja objetivo. Ningum tem tempo para ficar meditando sobre aquilo que voc escreveu; Evite frases muito longas, com excesso de pontuao.

Fonte: http://www.ifam.edu.br/portal/images/file/CARTILHA%20DE%20REDACAO%20E%20CORRESPONDENCIAS%20OFICIAIS-1.pdf36Para escrever bem, no necessrio inovar. Basta aplicar os fundamentos da redao, como:Workshop Planejamento Estratgico#Anotaes:

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ARQUIVAMENTO E PROTOCOLOVictor Marques47Arquivo: funesArmazenagem:Recolher, selecionar, classificar e catalogarIntegridadeGarante a conservao do documentoConservaoGarantir a conservao do contedo48Palavra grega que significa documentoWorkshop Planejamento Estratgico#Anotaes:ClassificaoAtivo: sempre consultaltimos 2 anosInativo: consultados ocasionalmente (no morto)Fornece informaes ocasionaisHistrico: memria empresarialDinmico: est em formao49Sistema de arquivoCentralizado:Todos num nico lugarPessoal especializadoLocal restritoDescentralizado:Cada ator tem o seu arquivo

50Rotina de um arquivoLer ClassificarNumerarAgruparArquivar51Dicas de organizaoGavetas folgadasPreferencia ao plsticoGrampeie do lado superior do papelPapeis rasgados devem ser consertadosQuando retirar um documento assine o local5253

Moveis para arquivo54

Deslizante economiza at 70% de espaoWorkshop Planejamento Estratgico#Anotaes:Pastas para arquivo55

Mtodos para arquivamentoAlfabticoNominal, geogrfico, especifico, por assunto. Acesso direto.NumricoSe baseia em atribuir cdigo numrico aos documentos. Acesso indireto. Uso de ndice.AlfanumricoCombina nmeros e letras.

56Tempo de retenoGuarda eventual: interesse passageiroGuarda temporria: interesse administrativo temporrioGuarda permanente: valor probatrio57Tabela de aquivamento58Arquivo eletrnicoDropboxBoxGoogle driveoutros59Dropbox

60Dropbox - victor

61Box

62Google drive

63Google drive - victor

64ProtocoloRecebimentoClassificaoAssunto Ostensivo tratamento necessrioAssunto sigilosoParticularRegistroMovimentaoDistribuio dentro da organizaoExpedio para fora da organizao

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