Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores (KeyConsultas-web)
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Autor: Eduardo Lanna
Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: Portal KeyConsultas-web
www.keysupport.com.br Revisado: 18/jul/2015
Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED,
mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!!
visite: www.keyconsultasweb.com.br
Portal de Serviços Serviços “powered by”
Exigências SPED para uso dos campos Higienização de dados do cadastro
O sistema (validador SEFAZ) verificará a estrutura de campos obrigatórios, e a situação de alguns campos (CNPJ, IE, etc.)
Campos com caracteres válidos (sem caracteres especiais, espaço duplo, espaço inicial, espaço final, etc)
Campos numéricos sem máscara de edição (ex.: CNPJ)
Para código de inscrições (CNPJ / IE /IM ) seguir normas do órgão regulador (Qde de caracteres).
Código do Município deve ser o do IBGE (dado verificado na autorização da NFe, e na validação do SPED Fiscal)
Separação de campos do endereço: logradouro, número, complemento, bairro, cidade,estado e CEP.
Descrição de produtos com nomenclatura do Mercosul (NCM)
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Conceito de Consulta e Saneamento
Consulta de dados é uma TAREFA:
Tarefa inicial do Saneamento, para pesauisar dados em websites oficiais, em lotes ou unitariamente.
Retorna os dados obtidos como constam nas bases oficiais consultadas;
Não implica em tratamento dos dados de retorno.
Tarefa totalmente automatizável por uso de sistemas.
Saneamento de dados é um PROCESSO:
Ocorre como fase seguinte à tarefa de Consulta de dados;
Dados obtidos são comparados com dados da base;
Ocorre tratamento e manipulação dos dados (higienização);
Processo parcialmente automatizado: análise requerer intervenção humana (tomada de decisão) pelo Contribuinte.
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Consultas do KeyConsultas-webservice Fontes: sites públicos oficiais (rev. Jul/2015)
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Disponíveis via webservice:
Receita Federal – Situação Cadastral
do CNPJ ou CPF.
SINTEGRA – Situação do CNPJ, da IE,
ou do CPF de Prod. Rural.
SUFRAMA - Situação cadastral do
CNPJ, ou da Inscr. do Suframa.
SIMPLES Nacional: optantes.
IBAMA: Certificado de Regularidade
Técnica (CNPJ/CPF), e cadastro de
Áreas de Embargo.
CND Federal: Divida ativa unificada.
CND Trabalhista, e CRF do FGTS.
Débitos SP: CNPJ, CPF e RENAVAM.
Portal da Transparência: CEIS.
CEP – Logradouro, Bairro, Cidade, UF.
FDC na PMSP: pelo CCM ou CNPJ.
INSS – (NIT) Número de Identificação
do Trabalhador.
Em “road map” para 2015:
Consulta de chave da NFe: XML
Cadastro CPF: nome, nome da mãe,
data de nascimento, End. Resid.
CEPOM: PMSP e Rio de Janeiro
ANVISA - Autorização de
Funcionamento e de Atividades
ANP - Habilitação de posto de
combustíveis
Outras (consultar a viabilidade)
Bases Oficiais – características
Exemplos de Bases Oficiais:
Receita Federal, Sintegra Estadual, Suframa, Simples Nacional, PMSP, Min. do Trabalho, INSS, etc.
Características relevantes:
Fornecem o status da situação cadastral (ex.: RF e Sintegra);
Os dados da base são os fornecidos pelo Contribuinte no ato de seu registro na entidade oficial que o fiscaliza;
A atualização da base é diária (a cada 24hrs), e a sua disponibilidade é mantida pelas entidades oficiais;
Arquivos do SPED tem seus dados comparados com a situação atualizada nas bases oficiais;
O Contribuinte precisa consultar a situação cadastral (RICMS).
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Bases Privadas – Características
Exemplos de Bases Privadas;
SERASA, EQUIFAX, SPC BR, etc.
Características relevantes:
Bases Privadas fornecem dados que complementam e enriquecem
o cadastro com outras informações;
• Ex.: telefone e e-mail, nome de sócios, índice de risco de crédito,
inadimplência, registro de documentos, etc.
Os dados da base privada são alimentados por terceiros, como
Bancos, Cartórios, Junta Comercial, Concessionárias, etc.
A atualização integral da base requer janelas de tempo que podem
levar algumas semanas, ou meses. Hipoteticamente inviável.
Bases Privadas não garantem sincronismo diário com os dados
existentes nas Bases Oficiais RF e SEFAZ (fator custo, e técnico).
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Consulta de registro na RECEITA FEDERAL
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Exemplo de consulta manual do processo de cadastro de Clientes
e/ou Fornecedores no website da Receita Federal:
Note que o processo de consulta exige vencer uma disputa de CAPTCHA:
Nossa plataforma possui módulo de OCR (Optical Character Recognition)
próprio que interpreta os caracteres, e avança na consulta.
Situação cadastral prevista pela Rec. Federal
IN RFB nº 748 de 28/jun/2007 foi revogada em
08/fev/2010 pela IN RFN nº 1005;
IN RFB nº 1005 de 08/fev/2010 define a situação cadastral
do CNPJ em:
I – ativa; única situação operacional aceitável.
II - suspensa;
III - inapta;
IV - baixada;
V – nula.
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Há risco fiscal e tributário se
ocorrerem operações com
empresas nestas situações
cadastrais do CNPJ...
Certificados HTML da Consulta (evidência)
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O website retorna um Certificado com os dados oficiais da consulta:
Todos os dados obtidos na consulta são retornados em um arquivo de
integração nos formatos JSON ou XML.
Comprovante de que a
empresa fez a consulta
antes do fato gerador... e
qual era o status do CNPJ.
Serviço de Saneamento de Cadastro passo a passo do processo
O saneamento é feito por lotes de registros, e deve ser realizado periodicamente, reduzindo-se o risco fiscal.
Quanto maior a janela entre saneamentos, maior o risco fiscal.
Etapas do processo de Saneamento do Cadastro:
Origem: Base de Dados de Clientes e Fornecedores é exportada (excel ou CSV);
Cliente define fontes oficiais da consulta parcial ou completa: Receita, Sintegra Estadual, SIMPLES Nac., SUFRAMA, etc.
A partir das consultas obtém-se dados colhidos nas bases oficiais e um relatório comparativo com os dados da Origem;
Retorno: relatório excel gerado pelo Portal KeyConsultas-web.
Dados cadastrais oficiais são higienizados pelas regras do SPED.
Requer análise manual para gerar um arquivo de atualização já saneado e higienizado.
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Uso do Portal KeyConsultas-web Saneamento em lotes de registros (serviço padrão)
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Como manter a Governança do Cadastro Após o processo de Saneamento em lotes
Inclusões de novos registros (ex.: ocorre diariamente);
Alteração de dados existentes pelo usuário, ou reativação de registro
antigo (ex: semanalmente);
Saneamento Cadastral: periódico, integral ou parcial (ex.: mensal);
Validação “on line” em “real time” nas operações diárias evitam riscos:
Emissão de NFe, ou Aprovação de Pedido de Vendas
Orçamentos de Compras, ou Colocação de pedido a Fornecedor.
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Cadastramento Inicial
Fase operacional do Cadastro:
- Relacionamento comercial
- Emissão de documentos
Dados para o Fisco:
SPED NFe / CTe
EFD e ECD
Qualidade dos dados do Cadastro no seu ciclo de vida
Opções de Governança oferecidas Consulte-nos sobre a mais recomendada ao seu caso
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Portal KeyConsultas-web
• Saneamento em lotes de registros existentes;
• Pré-cadastramento de registros novos;
• Licenciamento de uso mensal definido por volume de registros consultados.
• Programa usuário de nosso Webservice de automação de Consultas Púbicas.
Sistema KeyConsultas-webservice
• Plataforma de Automação de Consultas Públicas;
• Integra-se a Sistemas Usuários externos (ERP, CRM, Portal de cadastros, etc);
• Licenciamento de uso mensal por volume de consultas (infraestrutura do provedor);
• Módulo opcional de integração ao ERP da SAP para administrar consultas;
Saneamento requer análise de relatório XLS
Seleção de casos de situação ATIVA na RFB e ISENTO no Sintegra
(Quando não há dados cadastrais na SEFAZ Estadual).
Decisão do usuário: marcar casos como APTO, e atualizar dados de
Razão Social e Endereço fiscal na base.
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Observe que na mensagem
original da consulta ao
Sintegra não existe um
padrão entre as 27 UFs.
Saneamento requer análise de relatório XLS
Seleção de casos ATIVOS na RFB e inaptos de Sintegra, em situação: NÃO
HABILITADO, INATIVO, INAPTO, SUSPENSO, e CANCELADO.
Situação cadastral é diferente de HABILITADO ou ATIVO - HABILITADO.
Decisão do usuário: marcar os casos como INAPTO – SE e bloquear registros.
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Saneamento requer análise de relatório XLS
Seleção de casos ATIVO na RFB e aptos no Sintegra, em situação:
HABILITADO, ATIVO, ou HABILITADO – ATIVO
Assim como nos casos de ISENTO de IE, marcar o status destes
casos como APTO. Usar dados para atualizar base.
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Soluções do portfólio KeyConsultas
Portal KeyConsultas-web:
Portal KeyCad-abreviador:
Sistema KeyConsultas-webservice:
Programa XML report NFe para desktop.
Serviços e Produtos KeyConsultas
Portal KeyConsultas-web:
Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: consultas em lotes de registros na Receita Federal, Sintegra, Simples Nac.;
Módulo de Pré-cadastramento de novos Clientes e Fornecedores: consultas múltiplas em diversos sites oficiais para obter os dados do registro.
Portal KeyCad-abreviador: Sistema para padronização de logradouros e aplicação de regras
de abreviaturas parametrizáveis pelo usuário, com dicionários customizáveis pelo usuário.
6.000 verbetes com abreviaturas padronizadas em uso na Razão Social e Endereços.
Em breve: um webservice para tratamento de strings de dados de campos do cadastro para Sistemas externos (ERP/CRM).
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Serviços e Produtos KeyConsultas
Sistema KeyConsultas-webservice:
Plataforma de automação de consultas em sites públicos oficias,
que pesquisa dados cadastrais do CNPJ, CPF ou IE, e retorna
informações padronizadas no formato do SPED por meio de um
webservice.
Suporta os serviços do Portal KeyConsultas-web, e pode ser
integrada a qualquer Sistema ERP ou CRM do mercado.
Programa XMLreportNFe:
Programa para leitura de dados de arquivos XML de NFe em lotes
desde uma pasta da rede. Roda no desktop windows.
O relatório excel que ele gera permite a análise dos campos de
dados do emissor, do destinatário, dos itens e impostos da NFe.
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Autor: Eduardo Lanna
Obrigado! Entre em contato conosco.
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Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED,
mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!!
Provedor do Sistema KeyConsultas
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Tel: +(11) 3382-1505 Atend. Coml.
Direto: +(11) 2778-8040