Project Office e Nível de MaturidadeProject Office e Nível de Maturidade

Cidade: São PauloCidade: São Paulo

Turma: GEEP T08 – FGV BerriniTurma: GEEP T08 – FGV Berrini

Logotipo da Empresa “CALF”Logotipo da Empresa “CALF”

A CALF é uma empresa de consultoria que tem como objetivo principal atuar em grandes projetos de empresas/clientes através do desenvolvimento de um plano com base nos objetivos a serem atingidos até sua implementação, controle e verificação de resultados. Os projetos gerenciados pela CALF atuam diretamente em melhorias relacionadas ao desempenho, lucratividade, competitividade e imagem social.Os serviços da CALF são prestados por uma equipe de profissionais de alta qualificação profissional e com experiência nos assuntos envolvidos, conhecimento técnico e habilidade para desenvolver, atuar, orientar e estimular modificações necessárias durante o desenvolvimento e implementação dos projetos.

Logotipo do projeto Logotipo do projeto ““PMO em LISARBPMO em LISARB””

Integrantes do Grupo: Integrantes do Grupo: Lisete T. Utsunomiya, Fabricio Viveiros, Lisete T. Utsunomiya, Fabricio Viveiros, Caroline G. Mendes, Andreia A. Ferrarezi, Natália Oliveira.Caroline G. Mendes, Andreia A. Ferrarezi, Natália Oliveira.

ObjetivoObjetivo do Trabalho do Trabalho

• Atuar como empresa de consultoria no gerenciamento profissional de portfólios e projetos e implantação de PMO em seus clientes.

• Atingir os objetivos do Planejamento Estratégico fornecido pelo cliente LISARB.

• Após rodar os processos de gerenciamento de portfólio, apresentar ao presidente de LISARB os projetos e programas que o país deveria ter em sua carteira de investimentos (portfólio de projetos).

Identificação de Projetos Identificação de Projetos CandidatosCandidatos

A partir dos objetivos do planejamento estratégico de Lisarb foram identificados os seguintes projetos candidatos:

- Lisarb Saúde- Lisarb 100% Saudável- Lisarb Melhor Idade- Lisarb Sem Drogas- Lisarb Cidadã- Lisarb Segura- Lisarb Informa- Lisarb Escuta- Lisarb Cultura- Lisarb Educa- Lisarb Diversifica- Justiça On Line- Cadeia Já

- Corrupção Zero- Lisarb Cuida- Lisarb + Justa- Sustenta Lisarb- Lisarb Sustentável- Lisarb Verde- Protege Lisarb- Lisarb Suporta- Lisarb Qualivida- Tecno Lisarb- Lisarb Inova

Categorização de Projetos Categorização de Projetos CandidatosCandidatos

Foram definidas as categorias informadas a seguir e os projetos candidatos foram classificados de acordo com as categorias:

Critérios de Avaliação Critérios de Avaliação dos Projetosdos Projetos

Foram identificados os seguintes critérios para avaliação dos projetos:

Os critérios foram definidos considerando a urgência, duração, benefícios, riscos e investimento com o objetivo de identificar projetos prioritários que poderão ser executados com baixo investimento e gerando benefícios no menor tempo possível.

Os pesos de cada critério foram definidos considerando a importância de cada critério para a execução dos projetos. O modelo de avaliação definido permite identificar e classificar a importância de cada critério por projeto.

Seleção dos ProjetosSeleção dos ProjetosA partir dos critérios de avaliação definidos foram efetuados cálculos considerando os pesos de cada critério e o modelo de avaliação (Baixo, Médio ou Alto) para cada critério em cada projeto e, dessa forma, chegamos a uma valor total de nota para cada um dos projetos.

A partir de análises foi definida a nota de corte para definir se determinado projeto será aprovado ou reprovado. A nota de corte é um valor limite e caso o projeto tenha obtido nota total inferior ou igual a esse valor será automaticamente reprovado.

O valor da nota de corte foi definida em 600.

Seleção dos ProjetosSeleção dos ProjetosA partir dos cálculos e análises efetuadas temos a seguinte relação de projetos aprovados e reprovados:

Priorização dos ProjetosPriorização dos ProjetosA partir da identificação dos projetos aprovados foi definida a priorização. Para a priorização dos projetos consideramos a nota total da categoria, que indica as categorias prioritárias a partir dos critérios definidos.

Priorização dos ProjetosPriorização dos ProjetosDessa forma, serão priorizados os projetos aprovados de cada uma das categorias abaixo obedecendo a esta ordem de priorização:

- Justiça- Saúde- Educação- Segurança- Sustentabilidade- Inovação

Balanceamento doBalanceamento doPortfólio de ProjetosPortfólio de Projetos

Para efetuar o balanceamento do portfólio de projetos utilizamos o método do Diagrama de Bolhas que permite analisar as relações entre projetos, categorias de investimentos, custo dos projetos e quantidade de projetos.

Para isso foram utilizadas as categorias, os projetos, os custos dos projetos e quantidade de projetos aprovados em cada categoria.

Balanceamento doBalanceamento doPortfólio de ProjetosPortfólio de Projetos

O Diagrama de Bolhas representa as seguintes variáveis:- Eixo X: Apresenta a Categoria de Projetos- Eixo Y: Apresenta o custo dos Projetos da categoria- Tamanho da bolha: Apresenta a quantidade de projetos da Categoria

Balanceamento doBalanceamento doPortfólio de ProjetosPortfólio de Projetos

A partir de análises do Diagrama de Bolhas apresentado podemos observar:

- As categorias 1 - Saúde, 3 - Educação e 4 - Justiça possuem muitos projetos em relação as demais categorias.

- As categorias 1- Saúde e 3 - Educação possuem projetos com alto custo enquanto as categorias 2 - Segurança e 6 - Inovação possuem projetos com médio custo e as categorias 4 - Justiça e 5 - Inovação possuem projetos de baixo custo.

De acordo com as análises e observações realizadas podemos afirmar que o Portfólio de Projetos está desbalanceado.

Análise do Balanceamento Análise do Balanceamento do Portfólio de Projetosdo Portfólio de Projetos

Como o portfólio de projetos está desbalanceado podem ser tomadas medidas para balanceamento ou uma análise da estratégia da empresa para avaliar se esta pode ser atendida mesmo com o portfólio desbalanceado.

Lisarb pode utilizar como estratégia iniciar o desenvolvimento dos projetos das categorias 4 - Justiça e 5 - Inovação pois são projetos que possuem custo baixo e podem trazer resultados a curto prazo e, dessa forma, com apresentação de resultados aos clientes, conseguir a aprovação de orçamento para a execução de próximos projetos.

Lisarb também pode optar por revisar os critérios de cada projeto e com isso fazer melhorias no balanceamento do portfólio, podendo reprovar projetos que foram aprovados e vice-versa.

A análise do portfólio deve ser apresentada aos stakeholders-chave para definição da estratégia com o melhor potencial para proporcionar o alcance das metas estratégicas.

Análise do Balanceamento Análise do Balanceamento do Portfólio de Projetosdo Portfólio de Projetos

Após apresentação do portfólio de projetos desbalanceado aos stakeholders-chave foram efetuadas análises e discutidas as opções para melhor atender as estratégias de Lisarb.

Os stakeholders fizeram a avaliação e decidiram por balancear o portfólio de projetos de forma a desenvolver inicialmente um projeto de baixo custo de cada uma das categorias, de forma a utilizar o menos possível de recursos e obter resultados a curto prazo.

Para fazer o balanceamento, foram reavaliados os critérios de cada projeto e, dessa forma, ocorreram alterações nos projetos aprovados, que são apresentados a seguir.

Projetos Aprovados ApósProjetos Aprovados ApósRevisão de CritériosRevisão de Critérios

Após a reavaliação dos critérios de cada projeto, foram considerados aprovados os seguintes projetos:

Priorização dos Projetos ApósPriorização dos Projetos ApósRevisão de CritériosRevisão de Critérios

Dessa forma, serão priorizados os projetos aprovados de cada uma das categorias abaixo obedecendo a esta ordem de priorização:

- Saúde/Educação/Justiça- Segurança- Sustentabilidade/Inovação

Balanceamento do Portfólio Balanceamento do Portfólio Após Revisão de CritériosApós Revisão de Critérios

O Diagrama de Bolhas desenvolvido inicialmente foi revisado, considerando o novo portfólio de projetos aprovados.

Novamente foram utilizadas as categorias, os projetos, os custos dos projetos e quantidade de projetos aprovados em cada categoria.

Balanceamento do Portfólio Balanceamento do Portfólio Após Revisão de CritériosApós Revisão de Critérios

O Diagrama de Bolhas representa as seguintes variáveis:- Eixo X: Apresenta a Categoria de Projetos- Eixo Y: Apresenta o custo dos Projetos da categoria- Tamanho da bolha: Apresenta a quantidade de projetos da Categoria

Balanceamento do Portfólio Balanceamento do Portfólio Após Revisão de CritériosApós Revisão de Critérios

A partir de análises do novo Diagrama de Bolhas, após a revisão de critérios dos projetos, podemos observar:

- Todas as categorias possuem a mesma quantidade de projetos.

- Todas as categorias apresentam projetos com uma mesma faixa de custo, que no caso é considerado baixo custo.

- O portfólio possui projetos pequenos e de baixo custo que trarão resultados a curto prazo e, dessa forma, com apresentação de resultados aos interessados, é possível conseguir a aprovação de orçamento para a execução de próximos projetos.

De acordo com a revisão de critérios e a decisão estratégica definida por Lisarb, podemos afirmar que o Portfólio de Projetos está balanceado.

BenefíciosBenefíciosPesquisa conduzida pelo Dr. William Ibbs em 52 diversas empresas nos EUA:

• Somente 16% dos projetos são entregues no tempo e custo previsto;• 94% dos projetos terão ao menos um reinício;• 188% de estouros em orçamentos;• 222% de estouros em prazo.

BenefíciosBenefícios

Fonte: Relatório Benchmarking 2010

BenefíciosBenefíciosBenefícios para LISARB:• Maior comprometimento com objetivos e resultados; • Facilita a comunicação entre gerentes de projetos e stakeholders;• Efetivo acompanhamento de progresso e nas métricas;• Priorização das estratégias, programas e projetos;• Racionalização de recursos compartilhados;• Minimiza riscos e seu impacto;• Melhora a estimativa e cumprimento dos prazos;• Garantia de um melhor gerenciamento dos custos;• Melhora da performance dos projetos;• Melhoria da consolidação dos dados dos projetos;• Gerenciamento adequado: da complexidade e/ou volume de projetos, da escassez de recursos X pressão crescente sobre os Gerentes de Projeto, das expectativas dos stakeholders.

Foco adotadoFoco adotado

Focos de implementação adotados: Comunicação e Reporte

Justificativa: Reporting e Communication são de suma importância para a administracao de LISARB que tem Nível 2 de maturidade uma vez que permitem a disponibilização das informações dos projetos (Relatórios) à Alta direção e Stakeholders além da comunicação dentro da equipe do projeto.

Função adotadaFunção adotada

Função adotada: Integração com o Negócio

Justificativa: Sendo a administracao de LISARB Nível 2 em maturidade a função Integração com o Negócio é mais adequada ao gerenciamento do portfólio pois é a mais operacional, mais comumente aplicada e mais tangível, uma vez que permite o desenvolvimento, implementação, manutenção e a avaliação do uso da metotologia de gerência de projetos, a incoporação de melhores práticas e a proximidade com o presidente da organização.

Modelo adotadoModelo adotado

Modelo Estacão Meteorológica (Weather Station)

Justificativa: Como o PMO vai se reportar diretamente ao presidente de LISARB, não exerce influência nos projetos analisados e deve fazer um acompanhamento simples, com a definição de parâmetros, frequência, formato e ferramentas para o reporte do andamento dos projetos para alta administração.Deve informar quais os principais riscos e problemas e fazer comparações e identificação de melhores práticas.

Nível hierárquico adotadoNível hierárquico adotado

PMO Nível 3

Justificativa: O PMO estratégico deve cuidar da organização como um todo e tratar de fornecer informações para a alta administracao de LISARB.Com a evolução, deve trabalhar de forma integrada com os PMO Nível 2 e Nível 1 que cuidam dos processos e da otimização de recursos em projetos diferentes e de projetos e/ou programas individuais, respectivamente.

Profissionais envolvidosProfissionais envolvidosÉ necessário muito cuidado ao definir quantos e quais profissionais serão envolvidos neste projeto, pois o PMO a princípio não gera renda e pode gerar questionamentos da necessidade da mudança da estrutura de poder.

Como o portfólio possui muitos projetos e necessário um Diretor Executivo, um Gerente para cada projeto/programa, profissionais responsáveis pela Comunicacao, QA-QC, Mudanças, Riscos e Especialistas em documentação e Gestão do conhecimento.

Etapas de ImplementaçãoEtapas de ImplementaçãoAs principais etapas de implementação de um PMO são:-Diagnóstico: esta etapa consiste na identificação do nível de maturidade que se encontra a empresa. Geralmente é aplicado um questionário com perguntas que permitem diagnosticar a maturidade da empresa em relação ao gerenciamento de projetos.- Identificação de sponsor: o sponsor é uma figura imprescindível para a evolução do projeto. É importante que seja uma pessoa de alto poder sobre a empresa. - Infra e pessoal: esta etapa consiste na avaliação de toda a infraestrutura e recursos humanos necessários para a implementação do PMO.- Preparação e comunicação: é importante se determinar como será realizada a comunicação dentro de equipe, como por exemplo, boletins semanais/mensais, e-mails informativos, reuniões mensais com a presença do sponsor, etc.- Plano e orçamento: esta etapa consiste na elaboração do plano de implementação do PMO, bem como levantamento do orçamento necessário.- Obtenção de recursos humanos e financeiros: com os resultados da etapa de elaboração do plano e orçamento, inicia-se a fase de alocação de recursos humanos e financeiros, nesta etapa, determina-se a equipe que irá fazer parte do PMO.

Etapas de ImplementaçãoEtapas de Implementação- Execução de um piloto: após toda a estruturação do PMO, é recomendável que se escolha um projeto e se realiza uma implementação “piloto” para se verificar se o que foi planejado realmente atende as necessidades da empresa. Se necessário, devem ser feitas alterações para tornar o PMO o mais eficiente possível.

- Implementação: após a realização do piloto e implementação dos ajustes necessários, o PMO é implementado. É importante que acha constante controle para se verificar a eficácia e a necessidade de implementação para tornar o processo o mais produtivo e eficiente possível.

Etapas de ImplementaçãoEtapas de Implementação- Diagnóstico: no caso da Lisarb esta etapa foi realizada através da aplicação de um questionário e foi identificado que a empresa encontra-se em um nível 2 de maturidade.- Identificação do sponsor: Presidente de Lisarb.-Infra e pessoal: deverá ser realizada uma análise de todas as necessidades de infra estrutura necessárias (espaço físico, sistemas...) e de recursos humanos (número de pessoas necessárias, habilidades, conhecimentos...).- Preparação e Comunicação: a comunicação do PMO será realizada através de um boletim online semanalmente distribuído e de uma reunião mensal com a presença do sponsor.- Plano e Orçamento: deverá ser determinado um cronograma de implementação e uma planilha de recursos financeiros necessários. - Obtenção de recursos financeiros e humanos: com os resultados obtidos da etapa de infra e pessoal somado ao orçamento, serão alocados os recursos financeiros e humanos com a aprovação do sponsor.- Execução de um piloto: será executado um piloto com o projeto Lisarb Escuta.- Implantação: após a execução do piloto, o PMO será implementado para todos os projetos do portfólio.

Métricas a serem adotadasMétricas a serem adotadasAs métricas devem possuir algumas características básicas, tais como: representatividade, complexidade de coleta, categorização e peso, medidas quantitativas e qualitativas, divulgação e devem sofrer revisão sistemática.

Métricas a serem adotadas em Lisarb:

Escopo:- Quantidade de alterações em relação ao escopo inicial do projeto.- Quantidade de entregáveis concluídos dentro do escopo esperado.

Qualidade:- Quantidade de entregáveis concluídos dentro da qualidade esperada.

Prazo:- Quantidade de entregáveis em atraso.- Quantidade de dias de atraso dos entregáveis.

Métricas a serem adotadasMétricas a serem adotadasMétricas a serem adotadas em Lisarb:

Orçamento: - SPI (Schedule Performance Index): é a razão entre o valor agregado e o valor planejado.

Riscos:- Quantidade de riscos não mapeados.

Gerais:- Quantidade de projetos em andamento e concluídos com o acompanhamento do PMO.- Avaliação da satisfação da população com os projetos implantados.- Avaliação da satisfação dos stakeholders com os projetos implantados.