SAP - SISTEMA DE ACOMPANHAMENTO DA PRODUTIVIDADE (CORREIOS)

Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade

Acesso ao SAP

•O acesso ao SAP será feito através de link publicado na intranet regional;•Só terá acesso ao sistema usuários previamente cadastrados;•A segurança é integrada com o Windows: a identificação do usuário é pelo login de rede, assim o usuário deve estar autenticado em seu login pessoal para acessar ao sistema;•Caberá ao GCTCE o cadastro de novos usuários;•O acesso às telas do sistema é diferenciado pelo perfil em que o usuário está cadastrado:

▪Pesquisador: Acesso apenas às telas de resultados;▪Avaliador: Acesso às telas de Lançamentos + privilégios do perfil Pesquisador;▪Gestor: Acesso às telas de Cadastro de Colaboradores e de Unidades do menu Administração + privilégios do perfil Avaliador ;▪Adm. Operacional: Acesso a todas as funcionalidade do menu Administrador, exceto ao formulário de Controle de Acesso + privilégios do perfil Gestor; ▪Administrador = Acesso a todas as telas do sistema. Este perfil é exclusivo para o gestor funcional e técnico do sistema.

•Sugestão para perfis de acesso e suas atividades:1.Gestor chefes de CDDs e supervisores;2.Avaliador avaliadores ocasionais (ex. “padrinho” de CDD);3.Pesquisador ASCOM, VIOPE e convidados de outras regionais ou gerências;4.Adm. Operacional GERAE, CTC/CTCE, GEOPE e GECAR;5.Administrador Gestor funcional e técnico do aplicativo.

Tela de entrada

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•A tela principal apresenta:

◦no lado esquerdo a identificação e perfil do usuário, seguida por um menu que dá acesso às telas do sistema;

◦na parte central uma tela de boas vindas com informações sobre objetivos, pré-requisitos, características do sistema quanto a restrições de acesso e auditoria das ações realizadas pelos usuários, seguidos pelos procedimentos a serem adotados pelos gestores no dia-a-dia;

◦na parte inferior dados da Diretoria Regional (nome e endereço).

Perfis de acesso e suas atividades

•Perfil GESTOR: É confiado aos gerente e supervisores da unidade.

Permissões por Menu.

•Menu Administração

Somente terá acesso às opções: Unidades e Colaboradores

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As primeiras operações a serem realizadas pelo gestor, no sistema, são:

1.Verificar o cadastro de sua unidade, conferindo o horário da unidade e a matrícula do gerente;

2.Verificar o cadastro dos colaboradores: •no momento da implantação é dada uma carga inicial dos colaboradores por CDD, mas cabe ao gestor da unidade manter esse cadastro sempre atualizado.;•verifique cuidadosamente o cadastro dos colaboradores de sua unidade, fazendo os ajustes necessários para que ele reflita a realidade do seu CDD.;•lembre-se de inativar os colaboradores que estiverem afastados por motivos justificados (férias, licença, abono médico, auxílio doença acidentário, etc.) e de reativar quando eles voltarem as suas atividades;

P.S.: A operação de Inativar e Reativar deverá ser feita diariamente, pelo gestor, antes da emissão do formulário de avaliação da produtividade.

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Menu Administração - Opção Unidades

O aplicativo sugere automaticamente que a unidade a ser editada seja a que o usuário está lotado, entretanto é permitido a escolha de outra unidade para alteração de dados. Os seguintes campos são passíveis de alteração:

1.Matrícula do gerente.2.Efetivo necessário: (qtd. necessária).3.MOT contratado

4.Horário de funcionamento

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Menu Administração - Opção Colaboradores

O aplicativo exibirá em um combo box os nomes das unidades e esperará que o gestor selecione-a, mostrando a seguir todos os colaboradores nela cadastrados.

Depois de selecionar a unidade, será exibida uma lista de colaboradres cadastrados no CDD escolhido e um campo matrícula para inclusão de novos colaboradores. Na lista de colaboradores existem 03 ícones para permitir a exclusão, ativação e inativação de um colaborador.

Ativar ou Inativar um colaborador (em situações como: afastamento, férias ou outras):

Para tanto basta clicar no link para Ativar ou no link para Inativar.

Excluir:O gestor utilizará essa opção nos casos em que o colaborador tenha se aposentado, sido demitido ou transferido para outra unidade.

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Para Alterar deverá clicar em:

E definir na tela de alteração dados como: unidade a qual o colaborador efetivamente se encontra, horário do expediente do colaborador e situação (Ativo ou Inativo), clicando em seguida no botão Gravar Dados

Inclusão de novos colaboradores

Parte-se do princípio de que o colaborador ao apresentar-se na unidade destinada já estará previamente cadastrado no banco Populis da DR-pelo RH.

O gestor deverá digitar a matrícula do colaborador e em seguida clicar em Buscar Dados

O aplicativo fará uma busca através de uma view junto ao DPPESSOAL e trará os dados do colaborador cabendo ao gestor definir o horário do expediente e clicar em Gravar Dados para confirmá-lo em seu quadro de colaboradores.

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Menu Lançamentos

Nesse menu o gestor terá permissão de gerar as seguintes avaliações:

1.Avaliação Diária da Produtividade (ADP)2.Avaliação de Organização e do Processo Produtivo (AOPP)3.Avaliação da Distribuição Domiciliária pelo Cliente (ADDC).

1. Lançamentos - Avaliação Diária de Produtividade (ADP):

O gestor poderá gerar uma ou mais listas (ADP) por dia, podendo distribuir entre seus supervisores para o processo de mensuração dos dados a serem observados junto aos seus colaboradores(carteiros) e terá até o final do dia para digitá-las. Ao fim do dia, as listas ADP serão fechadas automaticamente.

Caso seja necessário reabrir uma lista para realizar um lançamento, o gestor deverá entrar em contato com a GERAE/GCTCE e solicitar a reabertura da respectiva lista, pois somente listas abertas podem receber lançamentos.

A lista será gerada com 20% do efetivo ativo da unidade, sorteado de forma totalmente aleatória. É fundamental que o gestor ajuste diariamente a situação de ativo ou inativo de seus colaboradores, pois somente colaboradores ativos participam do sorteio da avaliação.

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Depois de gerar a lista, o gestor deverá imprimi-la para realizar a mensuração manual da produtividade dos carteiros sorteados. Essa mensuração será feita pelo gestor, sem que os carteiros saibam quem está sendo avaliado. Somente ao final do levantamento, o gestor deverá comunicar os carteiros que foram avaliados, elogiando publicamente aqueles que tiveram um bom desempenho e chamando para conversar em particular aqueles que não alcançarem a meta, tentando motivá-los e ajudá-los a superar seus resultados.

De posse dos dados mensurados conforme avaliação por 3, 4 ou 5 minutos, o número obtido deverá ser multiplicado por 20, 15 ou 12 respectivamente e anotados em suas respectivas linhas da ADP (a contagem é para estimar o número de objetos por hora).

O gestor terá a lista disponibilizada pelo aplicativo para a entrada dos dados até 22 h do dia em questão. Depois disso a lista será fechada automaticamente e somente usuários autorizados poderão reabri-la, como por exemplo usuários com perfil Adm Operacional, reservado ao GERAE/GCTCE.

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Para fazer o lançamento, o gestor deverá clicar no ícone , que está localizado à direita da lista escolhida e será

exibido um formulário de entrada de dados para preenchimento do levantamento realizado.

O gestor poderá digitar os valores e a qualquer momento, enquanto a avaliação estiver aberta, clicando em Gravar para fazer a salva dos dados.

Caso um colaborador sorteado não possa ser avaliado, o gestor deverá deixar os dados em branco e registrar no campo de observação o motivo do colaborador não ter sido avaliado. Essa ação não trará prejuízo para o avaliado, desde que o campo tenha sido deixado em branco, caso seja informado o valor como Zero, este terá efeito sobre a média alcançada. Normalmente, todos os sorteados deverão ser avaliados, uma vez que antes de gerar a lista, o gestor deve ter ido ao menu Administração → Colaboradores e ajustado os casos de ausência justificada e retorno à normalidade.

Após o lançamento e gravação de todos os dados dos avaliados da ADP do dia, o gestor deverá imprimir a lista novamente, desta vez já preenchida com o resultado da avaliação (R = Referencial, AQ = Altamente Qualificado, Q = Qualificado, TQ = Tende à Qualificação, NA = Não Alinhado), e coletar o ciente de cada colaborador avaliado, aproveitando a oportunidade para elogiar os que tiveram um bom desempenho (DR, DAQ e DQ) e conversar/motivar/orientar/ajudar aqueles que não alcançaram a meta (DTQ e DNA).

Para imprimir a lista, o gestor deverá clicar sobre o ícone , localizado à direita da lista escolhida.

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Logo em seguida o aplicativo abrirá em PDF a lista já com os resultados conforme os dados informados pelo gestor

Essa lista com o ciente do colaborador deverá ser arquivada em uma pasta de documentos.

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2. Lançamento - Avaliação de Organização e do Processo Produtivo (AOPP):

O gestor poderá gerar uma ou mais avaliações da organização e do processo produtivo por mês e terá até o final do dia seguinte em que a avaliação foi gerada para lançar o resultado da pesquisa. Ao fim do dia seguinte em que foi gerada, a lista AOPP será fechada automaticamente.


Usuário deverá escolher a unidade e em seguida clicar no botão “Gerar Lista”

A lista deverá ser respondida e depois suas respostas lançadas no sistema, através do botão Editar

Exemplo de avaliação gerada:

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3. Lançamento – Avaliação da Distribuição Domiciliária pelo Cliente( ADDC):

O gestor poderá gerar uma ou mais avaliações da distribuição domiciliária por dia e terá até o final do dia em que a avaliação foi gerada para lançar o resultado da pesquisa, depois disso a lista ADDC será fechada automaticamente.


Usuário deverá escolher a unidade e em seguida clicar no botão “Gerar Lista”

A avaliação deverá ser realizada e depois suas respostas

lançadas no sistema, através do

botão Editar

O sistema vai selecionar aleatoriamente 03 carteiros que serão objeto de pesquisa pelo CTCE, quanto à satisfação do cliente em relação a sua atuação em campo.

A planilha é gerada com o nome dos carteiros, mas os campos distritos e logradouros, além dos resultados, devem ser informados, conforme pesquisa realizada.

Exemplo de avaliação gerada:

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Menu Resultados

Neste menu o gestor terá acesso aos seguintes resultados:

Resultados - Avaliação Diária da Produtividade:

ADP – Produtividade Média dos Colaboradores:

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O gestor deverá escolher um período e em seguida selecionar:

1.Um período;2.Se todos os CDDs ou Apenas um CDD a ser selecionado de um combo box.3.Definir a classificação dos dados a serem exibidos (por nome, desempenho na TD = Triagem de Distribuição, SL = Separação por Logradouro, OR = Ordenamento, Hora de Entrada = Pontualidade, PTO = Pontuação Total Obtida)

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Exemplo de relatório gerado:

Observações:

•Através deste relatório o gestor irá obter o resultado do GCR dos avaliados, quanto aos itens TD, SL, OR e pontualidade.

•Esse relatório poderá ser gerado pelo gestor semanalmente e afixado em quadro de aviso, para mostrar a lisura da avaliação bem como fomentar concorrência salutar.

ADP – Produtividade Diária de um Colaborador

Este relatórios traz o resultado individual de um colaborador escolhido, mostrando todas as avaliações ocorridas em um determinado período.

O gestor deverá escolher um período e em seguida selecionar um colaborador. O sistema irá gerar um relatório com o histórico das avaliações do colaborador / período escolhidos.

Exemplo de relatório gerado:

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ADP – Colaboradores Destaques de um Período:

Esse relatório traz os colaboradores destaques de um período.

Essa escolha é feita a partir do mais alto PTO (Pontuação Total Obtida), dentre os colaboradores que obtiveram assiduidade referencial, altamente qualificada ou qualificada.

O cálculo do PTO é feito da seguinte forma:PTO = (3 x TD + 2 x SL + 1 x OR)/ 6

Exemplo do relatório gerado:

ADP – Resumo de um Período:

Esta consulta traz um resumo das avaliações diárias de produtividade em um período, mostrando a quantidade de avaliações realizadas por CDD, quantos colaboradores foram avaliados, quantos não foram, quantidade de colaboradores x quantidade de repetições, link em

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avaliações efetuadas para quantas vezes cada colaborador foi avaliado, etc.

Exemplo de resultado gerado:

ADP – Acompanhamento da Produtividade das Unidades:

Esta consulta traz um gráfico com o resultado médio das avaliações diárias de produtividade em um período.

O gestor deverá escolher um período, tipo da totalização e o agrupamento.

O resultado é um gráfico comparativo entre as unidades, meta definida e realizada, para cada um dos itens avaliados (TD, SL e OR).

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ADP – Listas Geradas:


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Resultados - Avaliação da Organização e do Processo Produtivo

AOPP – Itens de Não Conformidade – última avaliação:

Este relatório traz os itens de não conformidade encontrados na última avaliação realizada para o CDD escolhido.


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AOPP – Itens de Não Conformidade – Média de um período:

Este relatório traz a quantidade de avalizações realizadas em um período e a quantidade de vezes em que o item apareceu não conforme.

O gestor deverá escolher um período, unidade e se quer listar item x CDD ou CDD x item.


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AOPP – Resumo de um período:

Este relatório vai mostrar um resumo das avaliações da organização e do processo produtivo em um período a ser escolhido pelo gestor.

O resultado mostrará a pontuação média, a classificação por CDD x mês e a quantidade de avaliações efetuadas.

Resultado do relatório gerado.

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AOPP – Acompanhamento de Unidades

Esta consulta vai exibir um gráfico de acompanhamento das unidades quanto às avaliações da organização e do processo produtivo realizadas em um período.

O gestor deverá escolher o período e o agrupamento, conforme mostrado na tela ao lado.

Exemplo de resultado gerado.

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AOPP – Listas Geradas:

Lista todas as Avaliações da Organização e do Processo Produtivo em um período, possibilitando sua reimpressão a qualquer momento, independente de estar aberta ou fechada.

O gestor deverá escolher o período e unidade e clicar no botão “Mostrar Listas”.


Resultado da reimpressão:

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Resultados – Avaliação da Distribuição Domiciliária pelo Cliente

AOPP – Acompanhamento de Unidades

Esta consulta vai exibir um gráfico de acompanhamento das unidades quanto às avaliações da distribuição domiciliária efetuadas pelos clientes em um período.

O gestor deverá escolher o período.

Exemplo do resultado da consulta:

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Perfil Adm. Operac.

O perfil Administrador Operacional é confiado ao GERAE e CTCE.

São responsáveis pela abertura/fechamento manual das listas, quando da solicitação pelo gestor.

Tem acesso a tudo que o perfil Gestor acessa, além de acessar também quase tudo no menu Administração.

Menu Administração

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Acessa todas as opções do menu Administração, exceto a opção Controle de Acesso, que é exclusiva para o perfil Administrador, que é confiado aos gestores técnico e funcional do sistema.

Menu Administração - Opção Usuários

Informe a matrícula e clique em procurar:

O sistema irá fazer uma busca no banco DBPessoal e exibirá os dados, caso a matrícula esteja cadastrada no Populis.

Confirme os dados, informe o login de rede precedido pelo domínio, selecione um Perfil e, se quiser, informe a unidade de atuação. O login de rede não poderá ser alterado depois.

Clique em “Incluir” se fôr um usuário novo ou em ”Alterar”, se fôr um usuário já cadastrado.

P.S.: Esta seleção de unidade restringia o acesso à unidade escolhida. Essa restrição foi desabilitada, por solicitação do gestor funcional, mas poderá ser reativada em uma nova versão do sistema.

Se o usuário não estiver cadastrado no DBPESSOAL (que é uma visão do POPULIS para a regional), caso dos usuários da Administração Central, é possível cadastrar o Login, Perfil e Unidade assim mesmo.

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Caso a matrícula não seja encontrada no DBPESSOAL, o aplicativo irá apresentar a tela abaixo, permitindo a inclusão do usuário mesmo assim. Preencha cuidadosamente o campo Login, com o domínio, seguido da barra invertida (\) e do login de rede (ex. PE\JoseMS).

Obs. É de extrema importância no campo login as iniciais da DR que o cadastrado pertença, inclusive com a barra ( \ ) invertida.

Será pelo login pessoal e não pelo da unidade que o usuário será identificado para acessar o aplicativo.

Menu Administração - Opção Listas ADP Geradas

Adm. Operac. irá clicar nesta opção e selecionar a unidade a ser acompanhada

O resultado em tela permitirá o acompanhamento da assiduidade do gestor, uma vez que a orientação é que o formulário de acompanhamento de produtividade seja gerado logo na chegada do gestor à unidade. Os ícones ao lado da lista permitirão a exclusão, a reabertura ou o fechamento manual de uma lista.

Excluir lista

Abrir ou fechar lista

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Menu Administração - Opção Listas AOPP Geradas

Adm. Operac. irá clicar nesta opção e selecionar a unidade a ser acompanhada

O resultado em tela permitirá a exclusão, a reabertura ou o fechamento manual de uma lista.

Excluir lista


Menu Administração - Opção Listas ADDC Geradas

O resultado em tela permitirá a exclusão, a reabertura ou o fechamento manual de uma lista.

Excluir lista

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