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_____________________________________________________________________________Tribunal de Contas do Estado de Goiás Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional / Serviço de Gestão de Projetos e Processos

1

ANEXO DA ORDEM DE SERVIÇO Nº 001/2015

SECRETARIA DE PLANEJAMENTO

PADRÃO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS NO TCE-GO

DOCUMENTAÇÃO

A documentação do Padrão de Gerenciamento de Projetos

compreende:

Fluxo de Gerenciamento de Projetos no TCE-GO;

Procedimento de Gerenciamento de Projetos no TCE-GO;

Sistema de Gerenciamento de Projetos – SGP (Manual);

Modelos de Documentos.


1

Procedimento de

Gerenciamento de Projetos

no TCE-GO


2

Sumário

1. Objetivo ................................................................................................................................... 3

2. Definição de Termos ................................................................................................................. 3

3. Escritório de Projetos ................................................................................................................ 4

4. Projetos ................................................................................................................................... 4

4.1 Diretrizes de aprovação .................................................................................................... 4

4.2 Ferramentas / Templates .................................................................................................. 4

4.3 Fases / Atividades do projeto ............................................................................................. 5

4.3.1 Iniciação ...................................................................................................................... 5

4.3.1.1 Solicitar Abertura do Projeto .................................................................................. 6

4.3.1.2 Estruturar o Projeto .............................................................................................. 6

4.3.1.3 Elaborar Termo de Abertura do Projeto .................................................................. 7

4.3.2 Planejamento ............................................................................................................... 7

4.3.2.1 Elaborar a EAP .................................................................................................... 8

4.3.2.2 Elaborar Cronograma ........................................................................................... 8

4.3.3 Execução .................................................................................................................... 8

4.3.4 Monitoramento e controle .............................................................................................. 9

4.3.4.1 Controlar Replanejamentos ................................................................................... 9

4.3.4.2 Realizar Entregas ............................................................................................... 10

4.3.4.3 Elaborar Relatório de Acompanhamento do Projeto ............................................... 10

4.3.4.4 Atualizar Portfólio de Projetos .............................................................................. 10

4.3.5 Encerramento ............................................................................................................ 10

4.3.5.1 Elaborar Termo de Encerramento de Projeto ........................................................ 11

4.3.5.2 Solicitar o Encerramento do Projeto ..................................................................... 11

4.3.5.3 Encerrar Projeto ................................................................................................. 12


3

1. Objetivo

O objetivo desse documento é apresentar os procedimentos e documentos para gerenciamento de projeto no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Goiás.

2. Definição de Termos

Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Um projeto é composto de fases. Cada fase possui entregas específicas. Entrega é qualquer produto ou serviço gerado pelo projeto e que seja verificável. Estrutura analítica do projeto (EAP) é a decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. Ela organiza e define o escopo total do projeto. Gerenciamento de projeto é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Gerente de Projeto é a pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto. Linha de base é a “fotografia” retirada no momento da aprovação do que foi planejamento. Ela permite a comparação entre o “previsto” e o “realizado” e dá elementos de avaliação tanto para o projeto em andamento quanto para outros projetos semelhantes, pois analisando as causas eliminam-se os efeitos e se estabelece uma relação de realidade entre o previsto e realizado, minimizando seus desvios. Portfólio é representado por um documento contendo todos os projetos da instituição, fase atual, Gerente de Projeto responsável, principais integrantes da equipe, prioridade, entre outras informações sobre o projeto. Project Management Office (PMO) / Escritório de Projetos é a área que centraliza e coordena o Gerenciamento de Projetos. Project Management Body of Knowledge (PMBOK) trata-se de um guia. É um conjunto de práticas na gestão de projetos organizado pelo instituto Project Management Institute (PMI) e é considerado a base do conhecimento sobre gestão de projetos por profissionais da área. Project Model Canvas (PMCanvas) é uma metodologia que facilita o envolvimento dos stakeholders na concepção e no planejamento do projeto analisando seus principais pontos de forma iterativa /coletiva. Facilita a comunicação e permite uma visão do conjunto de forma simplificada. Sistema de Gerenciamento de Projetos (SGP) é ferramenta utilizada pelo TCE-GO para gerenciar seus projetos. Templates são modelos de documentos aperfeiçoados continuamente de acordo com as lições

aprendidas e melhores práticas.

http://escritoriodeprojetos.com.br/ciclo-de-vida-do-projeto.aspx


4

3. Escritório de Projetos O Escritório de Projetos tem a incumbência de auxiliar a Instituição na implantação da gestão

estratégica. Vinculado à Secretaria de Planejamento, o Serviço de Gestão de Projetos e

Processos trabalha com o objetivo de implantar a cultura da gestão de projetos na Instituição.

Para isso, o Escritório presta consultoria aos gerentes dos projetos, auxiliando-os no

planejamento, no preenchimento dos documentos da metodologia, na comunicação entre a

equipe, na execução e no encerramento dos projetos. Essa interação propicia o engajamento de

servidores às práticas de gestão de projetos e traz resultados positivos às iniciativas propostas.

4. Projetos É um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um

produto, serviço ou resultado único.

Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo, e, por isso,

um escopo e recursos definidos. Não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto

específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular.

4.1 Diretrizes de aprovação

Todos os projetos necessitam de aprovação da Presidência, sendo assim a implementação dos

mesmos se encontram vinculados as seguintes diretrizes:

Projetos estratégicos previstos no Plano Diretor são considerados por padrão aprovados

pela Presidência, uma vez que estes se referem às iniciativas compreendidas pelo Plano

Diretor do TCE-GO.

Projetos de novas demandas, que não necessitem de destinação de recursos adicionais,

são considerados por padrão aprovados pela Presidência, devendo estar em

conformidade com as atribuições do setor requisitante e com os objetivos estratégicos

do Tribunal.

Projetos de novas demandas, que necessitem de destinação de recursos adicionais,

como, por exemplo, aquisições, mudança de lotação de pessoas da equipe do projeto,

viagens, dentre outros, deverão ter aprovação da Presidência.

Para nomeação do Gerente de Projeto e dos membros da sua equipe, a diretriz é:

Todos os projetos terão suas equipes formalmente e oficialmente aprovadas pela

Presidência, na forma de portarias.

4.2 Ferramentas / Templates


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A ferramenta utilizada para documentar os procedimentos da gestão é o Sistema de Gestão de

Projetos (SGP), acessado através do link http://sgp.tce.go.gov.br. A forma de utilização Da

ferramenta SGP se encontra descrita no manual do sistema disponível.

Os templates/modelos dos documentos mínimos obrigatórios para o gerenciamento se

encontram anexados nas tarefas padrão do projeto. Caso haja necessidade de utilização de

outros documentos o Gerente de Projeto poderá encontrá-los em documentos complementares.

Reuniões são regidas por pautas e atas. As pautas devem ser enviadas aos participantes da

reunião com antecedência mínima de 24 horas. As atas devem ser elaboradas e enviadas aos

participantes em até 8 horas depois de ocorrida a reunião. Para permitir manifestação, validação

e eventuais correções de informações, por parte dos participantes, faz-se necessário um

intervalo de 24 horas para a efetiva aprovação das atas. O Gerente de Projeto deve comunicar

aos participantes a data limite para assinatura e se a mesma não ocorrer no período informado,

a ata será considerada automaticamente aprovada.

4.3 Fases / Atividades do projeto

Trata-se de um conjunto de processos que suportam o desenvolvimento do projeto:

Iniciação: Estudo de viabilidade e autorização para inicio do projeto.

Planejamento: Refinamento dos objetivos e da estratégia de implementação, assim como programação das atividades, prazos, custos, riscos e formação da equipe.

Execução: Coordenação das pessoas e recursos para execução do plano de projeto.

Controle: Medição do progresso do projeto visando identificar desvios para programar ações corretivas.

Encerramento: Entrega do produto e formalização da aceitação do trabalho executado

Todas as atividades referentes ao projeto e que requerem registros serão obrigatoriamente

inseridas e atualizadas no sistema (SGP) para o acompanhamento de todos os envolvidos,

assim como todas as tarefas que geram produtos (documentos) requerem a anexação

obrigatória do que foi produzido, no momento de sua conclusão.

O planejamento, a execução, o monitoramento e o encerramento do projeto são de

responsabilidade do seu gerente. O SERV-Processos atua como suporte nesse processo.

A seguir são apresentadas as fases do projeto e suas respectivas atividades:

4.3.1 Iniciação

O principal objetivo do processo de iniciação é conceber o projeto, atribuí-lo a um responsável (

Gerente de Projeto) e providenciar a estrutura necessária para o gerenciamento do projeto.

Fatores Críticos de Sucesso

Definir com clareza o objetivo e a abrangência do projeto;

http://sgp.tce.go.gov.br/


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Alinhamento com o plano estratégico da instituição;

Identificação de um patrocinador;

Identificar partes interessadas no projeto e definir estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos;

Aceitação formal pelo patrocinador do custo do projeto;

Identificação do Gerente de Projeto;

Identificação da data de início e das dependências do projeto;

Reconhecer no ambiente externo, oportunidades e ameaças;

Aprovação do termo de abertura pelo patrocinador e principais envolvidos (Custos; Prazo; Escopo;...).

4.3.1.1 Solicitar Abertura do Projeto

Responsável: Responsável pela Unidade Técnica que necessita do projeto. Procedimentos: Solicitar a abertura do projeto através do SGP – Sistema de Gestão de Projetos. As requisições para abertura de projetos serão feitas única e exclusivamente via SGP – Sistema de Gestão de Projetos. Trata-se de um procedimento obrigatório para oficializar a abertura de um projeto junto ao Serviço de Gestão de Projetos e Processos (SERV-Processos). O Responsável pela Unidade Técnica deve acessar o SGP e realizar a Solicitação de Abertura do Projeto anexando o Requerimento para Abertura de Projetos. Ambos encontram-se disponíveis na página inicial do sistema. Essas informações são enviadas para o SERV-Processos que procederá a análise das mesmas. Saída: Requerimento para Abertura do Projeto, Solicitação de Abertura do Projeto.

4.3.1.2 Estruturar o Projeto

Responsável: Serviço de Gestão de Projetos e Processos (SERV-Processos) Procedimento: Receber a Solicitação de Abertura do Projeto e o Requerimento para Abertura do Projeto e promover a consistência das informações. Estando os dados de acordo com as exigências o Responsável pela Unidade Técnica (Solicitante) é comunicado que seu projeto encontra-se analisado podendo ser agendada a reunião para construção da tela de planejamento do projeto. Caso contrário, é solicitada a correção dos dados ou, julgando-se pertinente, o cancelamento da solicitação. Saída: Atividades de Projeto relativas à análise de Solicitação de Abertura de Projeto Concluídas. Responsável: Serviço de Gestão de Projetos e Processos (SERV-Processos) Procedimento: Realizar no SGP a abertura (criação) do novo projeto considerando as informações obtidas no requerimento e atualizar o Portfolio de Projetos. Saída: Projeto criado e estruturado no SGP para gestão de seu gerente e Portfolio de Projetos atualizados.


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4.3.1.3 Elaborar Termo de Abertura do Projeto

Responsável: Gerente de Projeto

Procedimento: Agendar junto ao SERV-Processos reunião para construção da tela de

planejamento do projeto. Para oficialização do agendamento faz-se necessário o envio

da pauta de reunião.

Nesta reunião é utilizada a ferramenta PMCanvas, que proporciona participação

colaborativa, objetividade e a visualização mais abrangente da conectividade dos dados

por parte dos participantes.

A aplicação do PMCanvas e a produção da ata da reunião é de responsabilidade do

solicitante do projeto.

O Responsável pela Unidade Técnica (Solicitante) deve manter o registro do quadro

criado no PMCanvas para eventuais pesquisas. Esse registro pode dar-se em forma de

foto ou em forma de planilha.

Saída: Quadro do PMCanvas construído e registrado, Pauta de reunião, Ata de reunião

digitalizada.

Responsável: Gerente de Projeto Procedimento: Construir o Termo de Abertura de Projeto baseado nas informações inseridas no quadro do PMCanvas. O gerente do projeto transcreve as informações do quadro para o template que está anexado na tarefa de elaboração do termo. Depois de revisado o documento é anexado novamente nesta tarefa. Saída: Termo de Abertura de Projeto elaborado

4.3.2 Planejamento

A fase do planejamento definirá mais precisamente o escopo, o custo e o prazo do projeto. Estabelecerá a organização do trabalho e fornecerá uma estrutura para revisão e controle do projeto. Mudanças significativas que venham a ocorrer durante os processos de execução e controle demandarão atividades do processo de planejamento.

Fatores críticos de sucesso

Definir o escopo e assegurar que as entregas estejam bem definidas; Definir equipe adequada às necessidades do projeto e assegurar que os recursos

estejam disponíveis para o projeto; Avaliar os riscos e criar (se necessário) o plano de gerenciamento de riscos; Planejar o gerenciamento das comunicações do projeto; Salvar as linhas de base de prazo, custo e escopo; Definir a forma de monitorar as linhas de base de prazo, custo e escopo; Criar um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma adequada.


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4.3.2.1 Elaborar a EAP

Responsável: Gerente de Projetos Procedimento: Considerando os grupos de entregas obtidos através do quadro do PMCanvas, o gerente do projeto deve identificar as atividades específicas que precisam ser realizadas para produzir as várias entregas do projeto. Essas atividades deverão ser transformadas, ou não, em tarefas do projeto. O Gerente de Projeto deve inserir no seu projeto do SGP as tarefas que necessitarem de acompanhamento. Uma dica seria inserir as tarefas que produzem algum tipo de documento. Caso julgue necessário produza a matriz de risco indicando os riscos e as providências que deverão ser tomadas caso esses se concretizem. Saída: EAP elaborada: Tarefas inseridas no projeto do SGP, Matriz de risco elaborada (opcional) e a conclusão da tarefa elaborar a EAP.

4.3.2.2 Elaborar Cronograma

Responsável: Gerente de Projetos Procedimento: Elaborar o cronograma com as atividades descritas na EAP considerando o sequenciamento das mesmas. O sequenciamento é realizado através da identificação de dependência entre as atividades. Para atribuição de data a tarefa considere:

Restrição de tempo, caso tenha sido inserida alguma no projeto; Priorização de tarefas; Dependência entre as tarefas; Disponibilidade do(s) membro(s) da equipe para realizar a tarefa no período

requerido; Verificar o calendário de dias úteis para o projeto; Verificar períodos de férias dos membros da equipe; Verificar disponibilidade de alocação dos recursos que coparticipam do projeto.

Feito o estudo atribua a tarefa a um responsável, podendo a tarefa ser executada por um ou mais, membros da equipe. Aponte o período (intervalo de datas) que a tarefa deverá ser executada. Saída: Cronograma elaborado: Todas as tarefas inseridas no SGP atribuídas para os membros da equipe com seus respectivos período de execução e o arquivo PDF gerado e atribuído a tarefa. A geração do arquivo(.PDF) se dará utilizando a própria exportação das tarefas que o SGP possui.

4.3.3 Execução

As tarefas inseridas no momento da elaboração do cronograma já se encontram disponíveis e assumem a situação ‘em andamento’, a partir do inicio efetivo das atividades que compreendem a mesma. O Gerente de Projeto então passará a monitorar todas as tarefas e as intercorrências que possam vir a ocorrer na execução. Neste momento a equipe do projeto começa a informar ao Gerente de Projeto o progresso de suas atividades. Caso o executor da tarefa julgue necessário há possibilidade de registros de fatos importantes no campo notas da tarefa.


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Todo documento que é produzido para execução de uma tarefa deve ser anexado a mesma servindo como objeto comprobatório de sua execução. 4.3.4 Monitoramento e controle

O Gerente de Projeto deve coordenar os recursos para realizar o que foi planejado e controlar toda variação ocorrida. As variações são identificadas através da comparação do realizado com as linhas de base de prazo, custo e escopo salvas no planejamento. Sempre que houver desvios do planejado, identificar alternativas e executar a alternativa selecionada. Fatores críticos de sucesso:

Monitorar e controlar o trabalho do projeto;

Controlar o cronograma; Elaborar o Relatório de Acompanhamento de Projeto periodicamente;

Monitorar resultados do projeto para determinar se estão em conformidade com os padrões de qualidade estabelecidos e identificar maneiras de eliminar as causas de resultados insatisfatórios.

Identificação das variações de prazos e de suas causas.

Notificar o Escritório de Projetos dos desvios e pedir aconselhamento quando julgar necessário.

Assegurar que o projeto inclua todo o trabalho requerido, e somente o trabalho requerido, para terminar o projeto com sucesso.

Processo pró-ativo de governança do projeto; Comprometimento dos membros da equipe com suas entregas e marcos; Problemas são gerenciados.

O processo padrão de resolução de problemas é formado pelos seguintes passos:

Membros da equipe do projeto informam o Gerente de Projeto dos problemas do projeto;

Gerente de Projeto deve entender e descrever o problema, identificar alternativas para resolvê-lo com a equipe do projeto;

Definir a melhor alternativa a ser adotada com os responsáveis pela decisão detalhando ações requeridas, responsável e data prevista para cada ação;

Comunicar os responsáveis e acompanhar a resolução do problema;

Todos os problemas necessitam ser revistos periodicamente;

Gerente de Projeto é responsável por informar todos os problemas e as providencias tomadas no Relatório de Acompanhamento de Projeto.

4.3.4.1 Controlar Replanejamentos

Responsável: Gerente de Projetos Procedimento: Se necessário o replanejamento do projeto, o gerente deverá produzir o Termo de Replanejamento do Projeto apresentando informações relativas as alterações necessárias que deverá ser validado tanto pelo patrocinador do projeto como pelo Serviço de Gestão de Projetos e Processos. A cada alteração de informações (replanejamento) como datas, equipe, grupos de entregas e escopo deverão ser gerados o Termo de Replanejamento e o novo cronograma.

http://escritoriodeprojetos.com.br/monitorar-e-controlar-o-trabalho-do-projeto.aspx

http://escritoriodeprojetos.com.br/controlar-o-cronograma.aspx


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Saída: Replanejamento realizado com o Termo de Replanejamento de Projeto assinado e anexado a tarefa e novo cronograma (arquivo .pdf, gerado apartir do SGP).

4.3.4.2 Realizar Entregas

Responsável: Gerente de Projetos Procedimento: Agendar a data da reunião de entrega quando um produto, subproduto ou serviço a ser entregue for concluído. O Gerente de Projeto apresenta e entrega o produto juntamente com o Termo de Recebimento. Este é assinado pelo Patrocinador do Projeto/Cliente. Depois é digitalizado e anexado na respectiva atividade no SGP. Quando todos os produtos e/ ou serviços do projeto forem entregues, o Gerente de Projeto deve concluir a tarefa no SGP. Saída: Reunião realizada, produto entregue e Termo de Recebimento assinado e mantido.

4.3.4.3 Elaborar Relatório de Acompanhamento do Projeto

Responsável: Gerente de Projetos Procedimento: Elaborar o Relatório de Acompanhamento do Projeto detalhando as seguintes informações:

Atividades concluídas no período

Atividades em andamento

Problemas e providências

Atividades iniciando no próximo período

Pontos de Atenção

Disponibilizar as informações às partes interessadas no projeto é uma forma de mantê-los cientes do status e das atividades do projeto. A periodicidade desta ação e a maneira como haverá esse repasse de dados fica a cargo do Gerente do projeto. A estratégia adotada pode variar de um tipo de projeto para outro. Saída: Relatório de Acompanhamento de Projeto elaborado.

4.3.4.4 Atualizar Portfólio de Projetos

Responsável: Serviço de Gestão de Projetos e Processos (SERV-Processos) Procedimento: Receber o Relatório de Acompanhamento de Projetos e utilizar os dados destes acompanhamentos na manutenção de informações do Portfólio de Projetos. Saída: Portfólio de Projetos atualizado.

4.3.5 Encerramento

O encerramento do projeto ocorrerá quando os objetivos definidos para o projeto forem atingidos, ou quando há uma decisão sobre o cancelamento ou interrupção do projeto.


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O processo de encerramento envolve fechar as contas do projeto, terminar a aceitação final das entregas do projeto, arquivar a documentação necessária, liberar a equipe do projeto para compor novos projetos e definir e comunicar os responsáveis pela manutenção do produto criado.

Fatores Críticos de Sucesso

Aceitação do usuário final;

Objetivos do projeto alcançados;

Materiais do projeto são arquivados.

4.3.5.1 Elaborar Termo de Encerramento de Projeto

Responsável: Gerente de Projeto Procedimento: Construir o Termo de Encerramento de Projeto requer que o Gerente do projeto preencha o template do termo. Depois de revisado o documento é anexado novamente nesta tarefa. O Gerente de Projetos deve informar se o projeto foi:

Encerrado com sucesso;

Encerrado com ressalvas;

Interrompido e suas respectivas justificativas.

Em seguida o gerente do projeto deve agendar reunião para entrega oficial do projeto. A ata da reunião é elaborada pelo Gerente de Projeto. O Termo de Encerramento do Projeto deve ser assinado e posteriormente digitalizado.Finalizada sua elaboração, a ata de reunião deve ser impressa e assinada pelos integrantes. Uma vez assinada, digitaliza-se o documento e anexa-o na respectiva atividade no SGP. Saída: Reunião realizada, Pauta digitalizada, Ata digitalizada e Termo de Encerramento do Projeto digitalizado.

4.3.5.2 Solicitar o Encerramento do Projeto

Responsável: Gerente do Projeto. Procedimentos: Solicitar o encerramento do projeto através do SGP – Sistema de Gestão de Projetos. As requisições para encerramento de projetos serão feitas única e exclusivamente via SGP – Sistema de Gestão de Projetos. Trata-se de um procedimento obrigatório para oficializar o encerramento de um projeto junto ao Serviço de Gestão de Projetos e Processos (SERV-Processos). O gerente do projeto deve acessar o SGP e realizar a Solicitação de Encerramento do Projeto. Esta se encontra disponível na página inicial do sistema. As informações são enviadas para o SERV-Processos que procederá a análise das mesmas. Saída: Solicitação de Encerramento do Projeto.


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4.3.5.3 Encerrar Projeto

Responsável: Serviço de Gestão de Projetos e Processos (SERV-Processos) Procedimento: Receber a Solicitação de Encerramento do Projeto, promover a consistência das informações e executar o encerramento. Saída: Encerramento realizado. O projeto será transferido da área de visualização para área de arquivamento.

____________________________________________________________________________________________________________________ Tribunal de Contas do Estado de Goiás Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional / Gestão de Projetos e Processos 1 Solicitação de Abertura de Projeto

Sumário 1. Unidade Técnica ...................................................................................................................... 2

1.1. Solicitante ........................................................................................................................ 2

1.2. Envolvidos ....................................................................................................................... 2

2. Tipo de demanda ..................................................................................................................... 2

3. Planejamento Estratégico do TCE.............................................................................................. 2

4. Equipe do Projeto ..................................................................................................................... 2

5. Justificativa do projeto .............................................................................................................. 2

6. Objetivos do Projeto ................................................................................................................. 2

7. Benefícios do Projeto ................................................................................................................ 2

8. Solicitação ............................................................................................................................... 2

____________________________________________________________________________________________________________________ Tribunal de Contas do Estado de Goiás Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional / Gestão de Projetos e Processos 2 Solicitação de Abertura de Projeto

1. Unidade Técnica

1.1. Solicitante [Nome da unidade e do responsável pela solicitação com o devido cargo.]

1.2. Envolvidos [Apresentar nome das unidades técnicas envolvidas. Coparticipação]

2. Tipo de demanda

( ) Planejamento Estratégico / Plano Diretor

( ) Projeto de novas demandas

( ) Projetos de novas demandas, que necessitem de destinação de recursos

adicionais(aquisições, equipe multidisciplinar, viagens, etc).

Documento de Aprovação:_______________________________________________________

Local de Publicação: ________________________ Data de Publicação: _____/_____/_____

3. Planejamento Estratégico do TCE [Apresentar o alinhamento da solicitação com o Planejamento Estratégico, Planos Diretores, Diretrizes, Iniciativas, etc]

4. Equipe do Projeto [Nome dos integrantes da equipe com seus respectivos emails institucionais ].

5. Justificativa do projeto [Apresentar o problema o qual se quer resolver com o projeto.]

6. Objetivos do Projeto [Descrever os objetivos do projeto. Objetivos precisam ser Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas e Temporais.]

7. Benefícios do Projeto [Descrever os benefícios do projeto, ou seja, a solução do problema]

8. Solicitação Data:

Nome solicitante ______/_____/______ Cargo

__________________________________________________________________________________________________________

Tribunal de Contas do Estado de Goiás

Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional / Gestão de Projetos e Processos 1

Pauta de Reunião

Projeto [ Nome do projeto ]

Nº da Pauta 99999/AAAA

Data da reunião [ dd /mm/aaaa ]

Hora reunião HH:MM ]

Local reunião

Participantes

Nome Unidade Organizacional

Objetivos

Tópicos a serem discutidos

Informações Adicionais

__________________________________________________________________________________________________________


Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional / Gestão de Projetos e Processos 1

Ata de reunião

Projeto / Assunto [ Nome do projeto ]

Data [ dd/mm/ aaaa HH:MM ]

Local

Pauta [Referenciar o nº da pauta]

Objetivos

Tópicos Discutidos

Ações a serem tomadas

Ação Responsável Previsão (Data)

Informações Adicionais

Agendamento próxima reunião

Data

Horário

Local

Participantes

Nome Unidade Organizacional Assinatura [Patrocinador do Projeto]

[Gerente do Projeto]

_____________________________________________________________________________Tribunal de Contas do Estado de Goiás Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional / Gestão de Projetos e Processos 1 Termo de Abertura de Projeto

Sumário 1. Nome / Código Projeto .............................................................................................................. 2

2. Gerente de Projeto ................................................................................................................... 2

3. Justificativa do projeto .............................................................................................................. 2

4. Objetivos ................................................................................................................................. 2

5. Benefícios ............................................................................................................................... 2

6. Escopo .................................................................................................................................... 2

6.1 Produto ........................................................................................................................... 2

6.2 Requisitos do Produto ....................................................................................................... 2

6.3 Grupos de entrega / Linha do Tempo ................................................................................. 2

6.4 Exclusões do Escopo ....................................................................................................... 3

7. Stakeholders e Fatores Externos ............................................................................................... 3

8. Equipe ..................................................................................................................................... 3

9. Restrições ............................................................................................................................... 3

10. Premissas ........................................................................................................................... 3

11. Riscos ................................................................................................................................. 3

12. Orçamento do Projeto ........................................................................................................... 3

13. Aprovação ........................................................................................................................... 3


Objetivos deste documento Autorizar o início do projeto, atribuir principais responsáveis e descrever de forma clara requisitos iniciais, principais entregas, premissas e restrições do projeto.

1. Nome / Código Projeto [Estabelecer nome e código para o projeto. O código de identificação do projeto será fornecido pelo Serviço de Projetos e Processos e contará com a sigla PRJ em seguida com o ano de inicio do projeto com 4 dígitos (AAAA) e um sequencial de 2 dígitos (NN). Se apresentará no seguinte formato: PRJ.AAAA.NN. O nome será a descrição definida como PITCH no quadro do PMCanvas ]

2. Gerente de Projeto [Fonte: Quadro do PMCanvas.]

3. Justificativa do projeto [Fonte: Quadro do PMCanvas.]

4. Objetivos [Fonte: Quadro do PMCanvas.]

5. Benefícios

[Fonte: Quadro do PMCanvas]

6. Escopo [Descrever as características do produto, serviço ou trabalho a ser entregue pelo projeto. Fonte: Quadro do PMCanvas.]

6.1 Produto


6.2 Requisitos do Produto


6.3 Grupos de entrega / Linha do Tempo


Entrega Data de Inicio Data de Fim


6.4 Exclusões do Escopo [Descrever o que não faz parte do escopo]

7. Stakeholders e Fatores Externos [Fonte: Quadro do PMCanvas.]

8. Equipe [Fonte: Quadro do PMCanvas.]

Nome Email Institucional Telefone

9. Restrições [Fonte: Quadro do PMCanvas.]

10. Premissas [Fonte: Quadro do PMCanvas.]

11. Riscos [Fonte: Quadro do PMCanvas.]

12. Orçamento do Projeto [Estimativa preliminar dos custos do projeto representada pelo orçamento ou pelo fluxo de caixa com suas principais entradas e saídas financeiras. Base para a aprovação financeira do projeto e da formação da linha de base dos custos]

13. Aprovação

Participante Assinatura Data

Patrocinador do Projeto

Gerente do Projeto

SERV-Processos

Projeto <Nome do Projeto>

1. <Grupo de Entrega 1> 2. <Grupo de Entrega 2> 3. <Grupo de Entrega 3> 4. <Grupo de Entrega 4> 5. <Grupo de Entrega 5> 6. <Grupo de Entrega 6>

1.1. <Atividade > 2.1. <Atividade > 3.1. <Atividade > 4.1. <Atividade > 5.1. <Atividade > 6.1. <Atividade >







.. ... ... ... ... ...


Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional /SERV-Processos

EAP Página 1

_____________________________________________________________________________ Tribunal de Contas do Estado de Goiás Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional 1 Termo de Replanejamento do Projeto

Sumário 1. Nome / Código Projeto .............................................................................................................. 2

2. Gerente de Projeto ................................................................................................................... 2

3. Tipo de replanejamento ............................................................................................................ 2

4. Descrição sumária .................................................................................................................... 2

5. Justificativa do replanejamento .................................................................................................. 2

6. Informações adicionais ............................................................................................................. 2

7. Aprovação ............................................................................................................................... 2

_____________________________________________________________________________ Tribunal de Contas do Estado de Goiás Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional 2 Termo de Replanejamento do Projeto

1. Nome / Código Projeto [Informar nome e código do projeto]

2. Gerente de Projeto [Nome do Gerente do Projeto]

3. Tipo de replanejamento ( ) Cronograma ( ) Equipe ( ) Grupo de entregas ( ) Outros: ______________________________

4. Descrição sumária [Descrição dos itens(cronograma, equipe, grupo de entregas, outros) que deverão ser alterados.]

5. Justificativa do replanejamento [Justificativa para alteração dos itens e informação do seu replanejamento.]

6. Informações adicionais

7. Aprovação



Gerente do Projeto

SERV-Processos

_____________________________________________________________________________ Tribunal de Contas do Estado de Goiás Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional / Gestão de Projetos e Processos 1 Termo de Recebimento de Pacote

Sumário 1. Identificação do projeto ............................................................................................................. 2

2. Entregas realizadas .................................................................................................................. 2

3. Questões em Aberto ................................................................................................................. 2


5. Aceite ...................................................................................................................................... 2

_____________________________________________________________________________ Tribunal de Contas do Estado de Goiás Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional / Gestão de Projetos e Processos 2 Termo de Recebimento de Pacote

Objetivos deste documento Este documento formaliza o recebimento por parte do cliente do produto, subproduto ou serviço construído no projeto considerando-o entregue integralmente.

1. Identificação do projeto [Informe o projeto. Fonte: Termo de Abertura do Projeto]

2. Entregas realizadas [Considerando os grupos de entrega levantados descrever qual entrega está sendo realizada. Fonte: EAP]

3. Questões em Aberto [Usar caso haja alguma questão pendente em relação às entregas. Ex.: Requisitos não entregues por acordo, determinação, etc.].

Questão em aberto Responsável Comentário

4. Informações adicionais [Este texto é livre. Use-o sempre que necessário informar dados não compreendidos pelos demais campos do documento]

5. Aceite

Aceite do Produto

Os participantes abaixo autorizam o encerramento da atividade e atestam o recebimento do produto ou serviço e a inexistência de qualquer reinvindicação futura.

Participante Nome Assinatura Data

Cliente ou Patrocinador do Projeto

Gerente do Projeto

____________________________________________________________________________________________________________________ Tribunal de Contas do Estado de Goiás Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional / Gestão de Projetos e Processos 1 Relatório de Acompanhamento do Projeto

Sumário 1. Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ........................................................................................... 2

2. Atividades concluídas ............................................................................................................... 2

3. Atividades em andamento ......................................................................................................... 2

4. Atividades não iniciadas ............................................................................................................ 2

5. Pontos de Atenção ................................................................................................................... 3


7. Aprovação ............................................................................................................................... 3


Projeto:

Período De: 99/99/99 [Se for o primeiro RAP do projeto, considere a data de início do projeto, caso contrário, informe a data de elaboração do último RAP]

Até: 99/99/99 [Data atual, ou seja, a data de elaboração do RAP]

1. Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Fases, Subfases e Principais Entregas e Pacotes de trabalho

Planejamento Responsável

Início Término

2. Atividades concluídas

Atividade Execução Responsável

Início Término

3. Atividades em andamento

Atividade Execução Responsável Status (1) Conforme planejado (2) Riscos Gerenciáveis (3) Situação Crítica

Início Término Provável

4. Atividades não iniciadas

Atividade Execução Responsável Status (1) Conforme planejado (2) Riscos Gerenciáveis (3) Situação Crítica

Início Provável

Término Provável


5. Pontos de Atenção

Descrição do Problema Descrição da ação

6. Informações adicionais

7. Aprovação

Participante Nome Assinatura Data

Gerente do Projeto

SERV-Processos

____________________________________________________________________________________________________________________ Tribunal de Contas do Estado de Goiás Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional / Gestão de Projetos e Processos 1 Termo Encerramento de Projeto

Sumário

1. Decisão ................................................................................................................................... 2

2. Justificativa .............................................................................................................................. 2

3. Aceite ...................................................................................................................................... 2

____________________________________________________________________________________________________________________ Tribunal de Contas do Estado de Goiás Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional / Gestão de Projetos e Processos 2 Termo Encerramento de Projeto

1. Decisão

Indicar se o projeto foi encerrado ou não encerrado.

Projeto encerrado

Projeto encerrado com ressalvas

Projeto interrompido

2. Justificativa

Escrever justificativa do encerramento do projeto.

3. Aceite



Gerente do Projeto

SERV-Processos

_____________________________________________________________________________Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional / Gestão de Projetos e Processos 1 Manual do Usuário SGP

MANUAL DO USUÁRIO

Sistema de Gerenciamento de Projetos

SGP


SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................................... 3

1.1 APRESENTAÇÃO DO SGP .................................................................................................. 3

1.2 OBJETIVO ........................................................................................................................ 3

2 FUNCIONALIDADES DO SGP ............................................................................................. 3

2.1 ACESSO AO SGP ............................................................................................................. 4

2.2 MINHA CONTA .................................................................................................................. 5

2.3 PÁGINA INICIAL DA SUA CONTA .......................................................................................... 6

2.4 MINHA PÁGINA ................................................................................................................. 6

2.4.1 Personalizar a Minha Página ..................................................................................... 7

2.5 PROJETOS ..................................................................................................................... 12

2.5.1 Criação de Projetos ................................................................................................. 12

2.5.2 Pesquisa .................................................................................................................. 14

2.5.3 Planejando e Executando os Trabalhos................................................................... 15

2.5.3.1 Iniciando um projeto ......................................................................................... 15

2.5.3.2 Priorização de tarefas ...................................................................................... 17

2.5.3.3 Trabalhando uma tarefa ................................................................................... 18

2.5.3.4 Nova tarefa ...................................................................................................... 19

2.5.4 Acompanhando a Realização de um Trabalho ........................................................ 20

2.4.5.1 Lista de tarefas ................................................................................................ 20

2.4.5.2 Aplicando filtro às tarefas ................................................................................. 20

2.4.5.3 Criando consultas personalizadas ................................................................... 21

2.4.5.4 Resumo das tarefas ......................................................................................... 23

2.4.5.5 Gráfico de Gantt ............................................................................................... 25

2.4.5.6 Calendário........................................................................................................ 26

2.5.5 Consultando um Projeto........................................................................................... 26

2.4.5.7 Visão geral ....................................................................................................... 27

2.4.5.8 Atividades ........................................................................................................ 27

2.4.5.9 Tarefas ............................................................................................................. 28

2.5.6 Encerramento do Projeto ......................................................................................... 28

2.5.7 Biblioteca de Trabalhos Finalizados ........................................................................ 29

2.6 FUNCIONALIDADE ESPECIAL: CONFIGURAÇÃO DO PROJETO ............................................... 29

3 SUPORTE AO USUÁRIO .................................................................................................... 31


1 INTRODUÇÃO

1.1 Apresentação do SGP

O Sistema de Gerenciamento de Projetos (SGP) gerencia as atividades de gestão de

projetos do Tribunal de Contas do Estado de Goiás (TCE/GO).

Construído em software livre, o SGP é uma ferramenta de fácil utilização, com um bom

conjunto de funcionalidades e características. Por ser uma solução web, o acesso ao sistema

pode ser feito de qualquer computador conectado à Internet, sendo executado por meio de

navegadores web, como Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, etc.

Segue, abaixo, algumas características dessa ferramenta:

Vários projetos.

Controle de acesso baseado em papéis.

Flexibilidade no sistema de monitoramento.

Gráfico e calendários.

Repositório central para armazenamento dos documentos produzidos.

Base histórica para tomada de decisão.

Controle da qualidade e do desempenho nas tarefas.

Melhor Gestão do Conhecimento.

Padronização dos trabalhos, por meio da disponibilização de procedimentos e

templates pré-definidos.

Canal de comunicação eficiente e em tempo real entre os participantes dos trabalhos.

1.2 Objetivo

O objetivo deste manual é auxiliar os usuários na utilização do Sistema de

Gerenciamento de Projetos do Tribunal de Contas do Estado de Goiás.

Nele consta informações sobre o SGP e orientações básicas sobre as suas

funcionalidades.

2 FUNCIONALIDADES DO SGP

Neste tópico são apresentadas diversas funcionalidades do SGP com o objetivo de

orientar os diversos níveis (operacional, tático, estratégico ou apenas visualizador) de usuários

na realização de tarefas em um determinado projeto, no monitoramento das tarefas, na

emissão de relatórios ou simplesmente na consulta de informações.


2.1 Acesso ao SGP

O Sistema de Gerenciamento de Projetos é acessado por meio de um link na página do

site do Tribunal de Contas do Estado de Goiás (www.tce.go.gov.br).

Para acessar o SGP, você deve ir à barra de ferramentas superior e clicar em “Entrar”.

Após clicar em “Entrar”, o sistema solicita usuário e senha, que são os mesmos

utilizados para acessar a sua estação de trabalho no TCE-GO.

http://www.tce.go.gov.br/


Caso o usuário e/ou a senha tenham sido informados de forma incorreta, o sistema

apresentará uma mensagem de erro, como a que segue:

2.2 Minha Conta

Você visualiza, nesta página, todas as informações que representam o seu perfil de

acesso ao SGP.

No caso de algum item obrigatório (*) não ter sido informado, o sistema apresentará

uma mensagem de erro indicando o campo que deverá ser preenchido.

Caso alguma informação tenha sido alterada, o sistema realizará validação e, se

encontrada alguma inconsistência, uma mensagem de erro será apresentada. Caso contrário o

sistema reportará que os dados foram atualizados com sucesso.

Esses dados poderão ser alterados a qualquer tempo acessando a opção “Minha

Conta” no topo da página do sistema.

Nos acessos subsequentes, o sistema apresentará uma página constando no topo a

informação de qual usuário está logado e as opções de navegação: “Página Inicial”, “Minha

Página”, “Projetos”, “All Files”, “Ajuda”, “Minha Conta” e “Sair”.


2.3 Página Inicial da sua Conta

Uma vez cadastrado no SGP, ao acessá-lo, você, usuário, irá deparar-se com a página

inicial da sua conta. Ela apresenta os últimos projetos que foram inseridos no sistema, bem

como os últimos projetos que você participa ou participou.

2.4 Minha Página

Você acessa “Minha Página” na barra de ferramentas superior. Nela estão as tarefas

que foram atribuídas a você nos diversos projetos que participa. Ela permite que tenha um

acesso rápido às suas atividades sem a necessidade de entrar na página “Projetos”.


2.4.1 Personalizar a Minha Página

Esta funcionalidade permite que deixe a sua página com a sua “cara”, ou seja, com as

informações que considerar úteis para gerenciar seus trabalhos. Basta clicar em “Personalizar

esta página” que lhe são apresentadas as opções para tal.

Selecione o item na lista e o adicione ao bloco através da opção “Adicionar”. O

procedimento pode ser realizado até a lista se apresentar satisfatória.


Caso deseje excluir algum item do bloco, basta clicar no [x] que consta na faixa de

cada item. Em seguida, utilize o botão “Voltar”, para que o sistema registre a alteração.

Para visualizar as tarefas as quais está, de algum modo, vinculado, deve selecionar:

“Tarefas observadas”, “Minhas tarefas” e “Tarefas reportadas”.

“Tarefas observadas” são aquelas que o usuário tem o papel de observador.

“Tarefas reportadas” são aquelas que o usuário atribuiu a outro usuário.

“Minhas tarefas” correspondem a todas as tarefas do usuário.

Ao clicar em “Ver todas as tarefas”, o sistema o direcionará para outra página onde as

tarefas a serem apresentadas obedecem a filtros padrões, que poderão ser utilizados em

conjunto com outros filtros disponíveis na opção “Adicionar filtro”.

Para cada tipo de tarefa é apresentado um filtro padrão, à observar:

Minhas Tarefas: Situação e Atribuido para;

Tarefas Observadas: Situação e Observador;

Tarefas Reportadas: Autor e Situação;


O sistema também permite a utilização de inúmeros itens da lista de filtros, como

mostra a tela abaixo:

No item “Opções”, poderão ser parametrizadas as informações que deverão ser

reportadas como colunas na pesquisa. Poderão ser retirados ou inseridos itens utilizando as

setas posicionadas à esquerda da lista. Essa estrutura pode ser alterada todas as vezes que o

usuário julgar necessário.


A opção de ordenação da lista de informações pode ser feita clicando em qualquer item

do cabeçalho da pesquisa. Com esse clique, o sistema promoverá um realinhamento das

informações ordenando-as segundo o item do cabeçalho pressionado.

Para aplicar a parametrização das colunas, os filtros selecionados e a ordenação

requerida clique no botão “Aplicar”, em seguida o resultado da pesquisa será apresentado.


Caso o usuário necessite realizar a pesquisa com outros filtros, basta clicar na opção

LIMPAR e selecionar novos itens para compor o filtro de uma nova pesquisa.

A opção SALVAR apresenta a tela “Nova Consulta” para preenchimento, o que

possibilita a gravação da consulta utilizada como uma consulta parametrizada.

Nesta opção, encontram-se, também, outras ferramentas para parametrização da

pesquisa, além dos filtros e da indicação de campos para apresentação da pesquisa. A

pesquisa pode ser ordenada por até 3 (três) campos, existindo a possibilidade de agrupamento

das informações por um item da lista apresentada.

A opção “Para todos os Projetos” é apresentada apenas para gerentes de projeto, e

permite que a consulta criada seja distribuída para todos os membros de todos os projetos.

A consulta, após ser salva, será exposta no item “Minhas Consultas Parametrizadas”,

localizada no canto direito da página.

Há também a possibilidade de criar, a partir de consultas pré-definidas (Consulta

Geral), do item “Consultas Personalizadas”, outras consultas que poderão ser adicionadas ao

item “Minhas Consultas Parametrizadas”.


2.5 Projetos

A página “Projetos” é acessada na barra de ferramentas superior. Basta clicar em

“Projetos”.

Essa página possibilita acesso aos trabalhos dos quais você participa.

2.5.1 Criação de Projetos

A página “Projetos” apresenta, também, a possibilidade de criação, pelos

administradores do sistema, de novos projetos, de acordo com a demanda do TCE-GO.

Deste modo, além dos projetos que são demandados pelo Planejamento Estratégico e

seus Planos Diretores, podem ser criados novos trabalhos de acordo com as solicitações, o

que chamamos de livre demanda. Todas as solicitações para abertura de projetos serão

analisadas pela Secretaria de Planejamento na figura do Serviço de Gestão de Projetos e

Processos.

Para criar novos projetos, o solicitante deve, na página inicial na opção Serviços, fazer

download do Requerimento para Abertura de Projeto e em seguida clicar em “Solicitação de

Abertura de Projeto”. É aberta, então, uma nova tela onde devem ser preenchidos os dados

solicitados.


Esta solicitação de novo projeto gera uma demanda de tarefa para os administradores

do sistema no Serviço de Gestão de Projetos e Processos, que criam, então, o novo projeto a

partir dos dados preenchidos no Requerimento para Abertura de Projeto.


2.5.2 Pesquisa

Estando em qualquer página do sistema, você pode localizar um trabalho específico,

por meio do mecanismo de “BUSCA”, que se encontra no cabeçalho principal da página.

A busca pode ser feita por palavras em todos os trabalhos armazenados no sistema,

ou em um trabalho específico, caso você já tenha este filtro pré-definido.


2.5.3 Planejando e Executando os Trabalhos

2.5.3.1 Iniciando um projeto

Suponhamos que você tenha o papel de gerente do projeto, em um determinado

projeto, e esteja iniciando, juntamente com sua equipe, a elaboração do mesmo.

O primeiro passo do gerente é solicitar a criação deste novo trabalho, como esclarecido

no tópico 2.5.1

Após a disponibilização do projeto no SGP, estabelecem-se todas as suas fases e as

atividades de cada uma, utilizando para isso a EAP formulada. Todo projeto será criado com as

atividades básicas já criadas e nelas anexadas templates dos documentos obrigatórios.

Planejar um projeto significa definir o escopo, alocar as tarefas aos membros da

equipe, definir datas para início e fim previsto de cada tarefa, orientar na execução das

atividades, dentre outros pontos. Todas as fases do projeto, com todas as tarefas definidas

devem ser elaboradas antes de se iniciar o trabalho.

O SGP é uma ferramenta que auxilia o gestor na condução dos trabalhos, pois permite

que haja o acompanhamento de cada uma das tarefas, pari passu, possibilitando, assim,

interferência e reorientação, quando necessário.

Portanto, a cada ação realizada no trabalho, a equipe deve atualizar as tarefas e o

tempo gasto na sua realização. Se apenas depois do trabalho realizado a equipe atualizar as

tarefas, o sistema perderá a sua função, passando a ser unicamente um armazenador de

informações.

Para dar início ao projeto, o gerente de projeto deve conferir na aba “Visão Geral”, se

todos os dados estão corretos.

Feito isso, deve acessar a aba “Tarefas” do projeto, uma vez que ela apresenta todas

as tarefas a serem executadas em cada etapa.


Ao clicar sobre uma tarefa específica, surge uma nova tela com informações sobre a

mesma. Se ela ainda não está planejada, não foi atribuída a um membro da equipe e não há

data de início e fim previsto, o gerente de projeto deve realizar esse procedimento, tarefa a

tarefa.

Para atribuir, então, uma tarefa e estipular o prazo para sua realização, o gerente de

projeto deve clicar em “Atualizar”, os campos para o preenchimento destas informações

tornam-se disponibilizados.


2.5.3.2 Priorização de tarefas

O gerente de projeto poderá priorizar uma tarefa, para isso deve clicar na aba “Tarefas”

do projeto, selecionar a tarefa, clicar sobre ela e acionar, com o botão direito do mouse, as

opções em “Prioridade”. A tarefa selecionada pode ter, assim, o status alterado, sendo a ela

definida uma nova coloração.


2.5.3.3 Trabalhando uma tarefa

Uma vez alocadas todas as tarefas a um ou mais membros da equipe, e definidas as

datas de início e fim previsto, o trabalho (projeto) está planejado e pronto para ser realmente

inicializado.

Cada membro da equipe recebe, automaticamente, via e-mail, uma mensagem de que

lhe foi designada uma tarefa no projeto. Na sua “Página Inicial”, o membro da equipe pode

visualizar a nova tarefa que lhe foi alocada, bastando clicar sobre a mesma para acessá-la e

proceder às devidas atualizações.

Uma mesma tarefa pode ser realizada por mais de um membro da equipe, mas não é

necessário replicar a tarefa a todos os participantes da mesma. No planejamento, basta que o

gerente faça alocação para um dos membros responsáveis pela realização da tarefa. Aqueles

que dela participam, deverão atualizá-la como se a tarefa estivesse a eles atribuída, e informar

suas realizações e, anexar documentos. Todas as informações irão compor o histórico da

tarefa indicando o autor da atualização.

a. Atualizando a Tarefa

Esta ação é típica do responsável, ou dos responsáveis, pela realização da tarefa.

Periodicamente, ele deve entrar nas tarefas que lhe estão alocadas e informar o que está

sendo realizado.

Na página “Tarefas”, clique na tarefa (Título) que precisa ser atualizada.

Ao fazer isto, abre-se uma página que apresenta a tarefa detalhada. Nesta página,

então, clique em “Atualizar” para habilitar este processo. Habilitada a atualização, o

responsável pela tarefa deve proceder as alterações nos campos pertinentes. É possível,

também, anexar documentos e papéis de trabalho que se referem à tarefa.


Quando, efetivamente, o membro da equipe iniciar a tarefa deve atualizá-la, mudando

seu status de “Nova” para “Em Andamento”. Deste modo, o gerente do projeto tem ciência de

que o trabalho começou.

Após a realização da tarefa, o seu executor deve finalizá-la, alterando, então, o status

de “Em Andamento” para “Concluída”.

Também é nesta ação de mudança de status da tarefa que os documentos elaborados

devem ser anexados. A partir deste momento a tarefa está disponibilizada para o gerente de

projeto fazer sua analise quanto ao teor e a qualidade dos documentos produzidos e se

necessário requisitar alterações. Quando o gerente não aprovar o conteúdo da tarefa deve

retornar o status de “Em Andamento” para a mesma devolvendo-a para o analista promover as

adequações necessárias.

Após efetuar todas as atualizações, clicar em “Enviar”.

O status “Cancelada” deve ser utilizado quando a realização da tarefa não for

necessária naquele trabalho específico, ou quando o trabalho como um todo for paralisado e

não haja previsão de sua retomada.

Uma tarefa pode ser atribuída a mais de um integrante do projeto, ambos devem

atualizar suas atividades na mesma tarefa. O sistema irá gerar registros distintos para os

integrantes.

2.5.3.4 Nova tarefa


Caso um projeto necessite de uma tarefa que não esteja padronizada, a mesma pode

ser criada por meio do acesso à aba “Nova Tarefa”.

Entretanto, esta funcionalidade não está habilitada para todos os usuários e, para

aqueles que a têm, a sua utilização deve ser criteriosa.

2.5.4 Acompanhando a Realização de um Trabalho

2.4.5.1 Lista de tarefas

Para o gerenciamento das tarefas programadas para cada trabalho, os participantes

devem clicar na aba “Tarefas” do projeto.

Nesta página visualiza-se o projeto, o tipo, a situação, o título, a atribuição, a

priorização, o início, a data prevista (término), e outras informações para cada tarefa do projeto.

É possível, por meio do filtro disponível, selecionar tarefas com características

específicas e proceder, assim, as análises necessárias.

2.4.5.2 Aplicando filtro às tarefas

A aplicação do filtro está em “Adicionar filtro”, e apresenta os vários atributos das

tarefas que podem ser especificados para filtragem.

Caso você seja um membro da equipe e queira verificar quais são suas tarefas com

status de “Nova”, ou seja, aquelas que o gerente do projeto tenha lhe atribuído e você ainda


não tenha iniciado, clique em “Adicionar filtro”, escolha na lista a opção “Atribuído para” e

depois na segunda lista “igual a: mim”. Faça, então, uma segunda filtragem, assinalando,

agora, “Situação” e depois “igual a: Nova”. Deste modo, serão listadas todas as tarefas

atribuídas a você que ainda não foram trabalhadas.

Caso queira, por exemplo, definir as tarefas que tenham prioridade “Imediata”, basta

disponibilizar, por meio do “Adicionar filtro” este atributo (Prioridade), e filtrá-lo, que serão

listadas as tarefas de caráter imediato.

Caso você seja o gerente de projeto, pode filtrar as tarefas atribuídas a um elemento

específico da equipe utilizando “Atribuído para“ ou, então, as tarefas que estão previstas para

finalizar em uma data determinada utilizando “Data Prevista”. Após a seleção dos filtros

desejados clicar em “Aplicar”, o filtro será aplicado e retornada as informações resultantes da

pesquisa.

2.4.5.3 Criando consultas personalizadas

As consultas de tarefas, além das colunas de atributos pré-definidas pelo sistema,

podem ser personalizadas, ou seja, você pode definir quais são os atributos mais relevantes

para o seu monitoramento e fazer com que eles sejam as colunas padrões de suas consultas.

Para criar uma consulta personalizada, clique em “Opções”. São apresentadas opções

de atributos que podem ser inseridos ou retirados da sua consulta.


Proceda a escolha daqueles que são suficientes para seu monitoramento e clique em

“Salvar”.

Feito isso, surge uma nova página que deve ser preenchida sobre esta consulta

personalizada: que nome dará a consulta, se estará disponível para todos, como quer a

ordenação das informações, etc. Uma vez preenchidas as informações basta salvar e a

“Consulta” estará sempre disponível para você do lado direito da página, na coluna “Tarefas /

Minhas Consultas Personalizadas”.


2.4.5.4 Resumo das tarefas

Esta opção de visualização - “Resumo das Tarefas” - possibilita que o usuário verifique

o quantitativo de tarefas nas quais está envolvido. A apresentação deste relatório “Resumo”

ocorre por alguns grupos de critérios pré-definidos: Tipo, Prioridade, Atribuído para, Versão,

Subprojeto e Categoria.


No caso dos membros da equipe de projeto, esta página permite acesso mais rápido às

prioridades para checar as tarefas ainda abertas, e outras opções. Ao clicar, por exemplo, na

prioridade “Alta”, surge uma nova página apresentando todas as tarefas com este status.

Para facilitar o monitoramento dos gerentes de projetos, utilizando o grupo “Atribuído

para” pode-se visualizar o quantitativo de tarefas atribuídas para cada membro da equipe de

trabalho, e ao clicar em um participante específico tem-se quais são estas tarefas, sendo

possível, a partir daí, um aprofundamento na consulta.


2.4.5.5 Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt apresenta, de modo ilustrado, a todos os participantes efetivos de

um projeto ou para aqueles que querem consultar o conjunto de projetos sob sua

responsabilidade, como está o andamento de cada etapa de todos os trabalhos aos quais está

vinculado de algum modo.

Este gráfico é utilizado como ferramenta de monitoramento e controle, pois possibilita a

visualização da realização das tarefas do projeto no decorrer do tempo (atrasos,

adiantamentos, dentro do prazo). Cada linha do diagrama de Gantt representa uma tarefa,

enquanto as colunas representam os dias, meses, de acordo com a duração do projeto.

Do mesmo modo que nas demais funcionalidades do SGP, já apresentadas no Manual,

a coluna da esquerda do diagrama de Gantt, onde estão listados os projetos e suas tarefas,

também são atalhos para cada uma deles (as), ou seja, com um clique do mouse sobre eles

(as) você abre a página que os (as) detalha.

O gráfico de Gantt permite, também, que sejam definidos períodos para sua

visualização, por meio de filtros.


2.4.5.6 Calendário

O calendário também é uma representação ilustrativa do andamento dos trabalhos no

decorrer do tempo, e permite que sejam definidos períodos para sua visualização, por meio de

filtros.

No calendário, as tarefas visualizadas estão codificadas de três modos: tarefa que se

inicia no dia, tarefa que termina no dia, e tarefa que se inicia e termina no mesmo dia. Esta

legenda de tarefas encontra-se no final da página “Calendário”, à esquerda.

Além de ser possível visualizar as tarefas nos dias de suas ocorrências, ao passar o

mouse sobre elas, tem-se um resumo descritivo sobre a mesma, e, por meio dos acessos que

este resumo apresenta, é possível abrir a página da tarefa ou do projeto.

2.5.5 Consultando um Projeto

Na página “Projetos”, você visualiza os trabalhos dos quais participa. Clique sobre um

deles para navegar sobre suas informações.


2.4.5.7 Visão geral

Quando você clica sobre um projeto do qual é membro, surge a tela “Visão Geral”. Ela

traz informativos sobre o projeto quando da solicitação de sua criação.

2.4.5.8 Atividades

Esta aba permite que seja visualizada toda e qualquer intervenção feita pelo usuário

nos projetos, no SGP, dos quais participa. Trata-se de um log.


2.4.5.9 Tarefas

Clicando, agora, na aba “Tarefas”, você tem acesso às tarefas do projeto.

Nesta página você visualiza o titulo da tarefa, o tipo, a situação, a atribuição, a

prioridade, o início, e a data prevista (término) para cada tarefa dos membros da equipe.

Você pode, ainda, utilizar o filtro para selecionar tarefas com características

específicas.

Ponto importante é que esta página pode ser exportada em PDF (veja no final da

página - “Exportar para”), e fazer parte, deste modo, de relatórios periódicos que necessite

elaborar.

2.5.6 Encerramento do Projeto

A solicitação para encerramento de projetos é atribuição dos gerentes de projeto e

deve ser feita por meio do SGP – Página Inicial - Serviços. A solicitação abrirá uma nova tarefa

para o Serviço de Gestão de Projetos e Processos. Deve ser anexado a tarefa p Termo de

Encerramento do Projeto, devidamente assinado.


2.5.7 Biblioteca de Trabalhos Finalizados

O Projeto “Biblioteca” tem como objetivo arquivar as informações relevantes de todos

os projetos realizados pelo TCE-GO.

A “Biblioteca” do SGP é continuamente ampliada a partir da solicitação de

encerramento do projeto, feita pelo gerente de projeto, após a completude do trabalho. Daí a

importância que existe em relação às informações apresentadas pelos gerentes de projetos

quando solicitarem o encerramento de um projeto. As informações fornecidas quando do

encerramento do projeto devem pautar pela relevância, clareza e concisão das informações,

pois serão essas as informações que poderão ser buscadas por usuários interessados nos

diversos conteúdos dos trabalhos.

2.6 Funcionalidade Especial: Configuração do Projeto

Suponha que esteja iniciando, para ilustração desta funcionalidade do SGP, um novo

projeto.

Para que o projeto aconteça, além dos procedimentos, é necessária a configuração do

mesmo _ informações que o caracterizam como um trabalho específico.

Esta funcionalidade está habilitada para os administradores do SGP, no caso o Serviço

de Gestão de Projetos e Processos.


Na página “Configurações”, na aba “Informações”, devem ser cadastradas informações

pertinentes ao trabalho a ser realizado e que, posteriormente, poderão ser visualizadas na

página “Visão Geral” do projeto.

Estas informações constituem fonte de dados para o mecanismo “Busca” do SGP.

Portanto, as informações cadastradas devem estar corretas e completas.

Na aba “Membros”, na página “Configurações”, são definidos os membros participantes

do trabalho e os papéis que desempenharão no mesmo. Lembrando que os membros são

oriundos do cadastro de usuários do SGP, portanto faz-se necessário o cadastro prévio destes

usuários. Essa funcionalidade é de uso exclusivo dos administradores do sistema.

Para adicionar membros ao projeto, utilize a lista à direita intitulada “Novo Membro”.

Poderão ser selecionados inúmeros membros e esses poderão desempenhar mais de uma

função no projeto. A visualização de informações do projeto depende diretamente da função

exercida pelo membro.

Após seleção dos membros e dos papéis, clique no botão “Adicionar”. Estas

informações serão transportadas para a lista geral à esquerda, onde o gerente de projeto tem

opções como alterar / excluir funções e membros.

Poderão ser adicionados membros/papel a qualquer tempo no projeto, ficando a cargo

do gerente de projeto essa tarefa. Alguns membros não possuem a opção “Excluir”, isso se dá

pelo fato deles participarem de um grupo de membros com determinada função ou

classificação.


As demais abas da página “Configurações” são definidas pelos administradores do

SGP, e de acordo com as especificidades de cada trabalho.

3 SUPORTE AO USUÁRIO

Os usuários do SGP podem ser auxiliados na utilização do sistema das seguintes

formas:

Atendimento do Serviço de Gestão de Projetos e Processos (SERV-

Processos), responsável pela administração do sistema, através do telefone

3201-9179;

No caso de problemas de acesso ou conexão ao SGP, o responsável pela

solução é o Serviço de Suporte Técnico e Infraestrutura (SERV-Suporte), que

providenciará o seu atendimento após você efetuar o devido registro no

sistema Help Desk disponibilizado para todos os servidores do Tribunal.


Projeto Sistema de Gerenciamento de Projetos

Produto Manual do Usuário do SGP

Versão 1.0

Data Maio 2015

Elaborado por Serviço de Gestão de Projetos e Processos

Scanned by CamScanner · 2015. 7. 8. · Para permitir manifestação, validação e eventuais...

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