Sebenta Excel Avancado

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ESTG – Excel avançado Pág. 1 Excel Avançado Atribuição de nomes a células, fórmulas e constantes Directrizes para a atribuição de nomes no Microsoft Excel Caracteres permitidos: O primeiro caracter de um nome tem de ser uma letra ou um sublinhado ( _ ). Os restantes caracteres no nome podem ser letras, números, pontos e sublinhado. Nomes reservados: Os nomes não podem ser idênticos a referências de célula, por exemplo Z$100 ou L1C1. Nomes com mais do que uma palavra: Podem ser usados mas os espaços não são permitidos. Podem ser utilizados o sublinhado ou pontos, como separadores de palavras, por exemplo, Imposto_Vendas ou Primeiro.Trimestre. Limite máximo de caracteres: Um nome pode conter até 255 caracteres. Maiúsculas e minúsculas: Os nomes podem ter letras maiúsculas e minúsculas. O Microsoft Excel não faz distinções entre caracteres maiúsculos e minúsculos nos nomes. Por exemplo, se criou o nome Vendas e, depois, criar outro nome no mesmo livro, chamado VENDAS, o segundo nome substituirá o primeiro. Criar um nome para representar um valor constante 1. No menu Inserir , aponte para Nome e faça clique sobre Definir . 2. Na caixa Nomes no livro , escreva o nome da constante. 3. Na caixa Refere -se a, escreva = seguido do valor da constante. Exemplo: Criar um nome para representar uma fórmula 1. No menu Inserir , aponte para Nome e faça clique sobre Definir . 2. Na caixa Nomes no livro , escreva o nome da fórmula. 3. Na caixa Refere -se a, escreva = seguido da fórmula.

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Excel Avançado

Atribuição de nomes a células, fórmulas e constantes Directrizes para a atribuição de nomes no Microsoft Excel Caracteres permitidos: O primeiro caracter de um nome tem de ser uma letra ou um sublinhado ( _ ). Os restantes caracteres no nome podem ser letras, números, pontos e sublinhado. Nomes reservados: Os nomes não podem ser idênticos a referências de célula, por exemplo Z$100 ou L1C1. Nomes com mais do que uma palavra: Podem ser usados mas os espaços não são permitidos. Podem ser utilizados o sublinhado ou pontos, como separadores de palavras, por exemplo, Imposto_Vendas ou Primeiro.Trimestre. Limite máximo de caracteres: Um nome pode conter até 255 caracteres. Maiúsculas e minúsculas: Os nomes podem ter letras maiúsculas e minúsculas. O Microsoft Excel não faz distinções entre caracteres maiúsculos e minúsculos nos nomes. Por exemplo, se criou o nome Vendas e, depois, criar outro nome no mesmo livro, chamado VENDAS, o segundo nome substituirá o primeiro. Criar um nome para representar um valor constante

1. No menu Inserir, aponte para Nome e faça clique sobre Definir. 2. Na caixa Nomes no livro, escreva o nome da constante. 3. Na caixa Refere -se a, escreva = seguido do valor da constante.

Exemplo:

Criar um nome para representar uma fórmula 1. No menu Inserir, aponte para Nome e faça clique sobre Definir. 2. Na caixa Nomes no livro, escreva o nome da fórmula. 3. Na caixa Refere -se a, escreva = seguido da fórmula.

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Exemplo:

Atribuir um nome a uma célula ou intervalo de células (1)

4. No menu Inserir, aponte para Nome e faça clique sobre Definir. 5. Na caixa Nomes no livro, escreva o nome que quer atribuir. 6. Na caixa Refere -se a, escreva = seguido da referencia à(s) célula(s).

Exemplo:

Nota: Por definição, os nomes utilizam referências absolutas

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Atribuir nomes a uma célula ou intervalos de células (2) 1. Seleccione a célula, o intervalo de células a que deseja atribuir nome. 2. Faça clique sobre a caixa de nome, no extremo esquerdo da barra de fórmulas

3. Escreva o nome das células. 4. Prima ENTER.

Nota: Não pode atribuir um nome a uma célula enquanto estiver a mudar o seu conteúdo.

Comentários Adicionar um comentário a uma célula

1. Faça clique sobre a célula onde deseja adicionar o comentário. 2. No menu Inserir, faça clique sobre Comentário. 3. Escreva o texto do comentário na caixa. 4. Quando terminar de escrever o texto, faça clique fora da caixa de comentário.

Nota: Quando ordenar itens numa folha de cálculo, os comentários serão transportados para as novas posições juntamente com os itens das linhas ou colunas ordenadas.

Editar um comentário 1. Faça clique sobre a célula cujo comentário deseja editar. 2. No menu Inserir, faça clique sobre Editar comentário.

Ver um comentário Os comentários são assinalados com um triângulo vermelho no canto superior direito da célula. Para ver um comentário basta colocar o rato em cima da célula:

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Ocultar e mostrar linhas, colunas ou folhas Ocultar uma linha, coluna, folha

1. Seleccione as linhas ou colunas ou as folhas que deseja ocultar. 2. No menu Formatar, aponte para Linha ou Coluna ou Folha e, em seguida, faça clique sobre

Ocultar.

Mostrar linhas ou colunas ocultas 1. Para mostrar linhas ocultas, seleccione as células das linhas acima e abaixo das linhas ocultas.

Para mostrar colunas ocultas, seleccione as células das colunas situadas à esquerda e à direita das colunas ocultas.

2. No menu Formatar, aponte para Linha ou Coluna e, em seguida, faça clique sobre Voltar a mostrar.

Sugestão: Se a primeira linha ou coluna de uma folha de cálculo estiver oculta, faça clique sobre Ir para no menu Editar. Escreva A1 na caixa Referência e faça clique sobre OK. Aponte para Linha ou Coluna no menu Formatar e, em seguida, faça clique sobre Voltar a mostrar.

Mostrar uma folha oculta 1. No menu Formatar, aponte para Folha e, em seguida, faça clique sobre Mostrar. 2. Na caixa Mostrar folha, faça duplo clique sobre o nome da folha oculta que deseja mostrar.

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Formatação automática Aplicar uma formatação automática a um intervalo

1. Seleccione o intervalo de células que deseja formatar. 2. No menu Formatar, faça clique sobre Formatação automática. 3. Faça clique sobre o formato que pretende.

Nota: Para utilizar apenas partes seleccionadas da formatação automática, faça clique sobre Opções e, em seguida, desmarque as caixas de verificação dos formatos que não deseja aplicar.

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Formatação condicional Realçar as células que satisfazem determinadas condições

1. Seleccione as células que deseja realçar. 2. No menu Formatar, faça clique sobre Formatação condicional. 3. Execute um dos seguintes passos:

a) Para utilizar os valores existentes nas células seleccionadas como critérios de formatação, faça clique sobre O valor da célula é, depois seleccione a expressão de comparação e, em seguida, escreva um valor na caixa apropriada. Pode introduzir um valor constante ou uma fórmula. Se introduzir uma fórmula, tem de a começar com um sinal de igual (=).

b) Para utilizar uma fórmula como o critério de formatação (para avaliar dados ou uma condição, que não sejam os valores das células seleccionadas), faça clique sobre A formula é, na caixa existente à esquerda e, em seguida, introduza a fórmula na caixa à direita. O cálculo da fórmula tem de resultar num valor lógico VERDADEIRO ou FALSO.

4. Faça clique sobre Formatar. 5. Seleccione o tipo de letra, a cor da letra, o sublinhado, os limites, o sombreado ou os padrões que

deseja aplicar. O Microsoft Excel só aplica a formatação seleccionada se o valor da célula corresponder à condição ou se a fórmula devolver um valor VERDADEIRO.

6. Para adicionar outra condição, faça clique sobre Adicionar e, em seguida, repita os passos de 3 a 5. 7. Pode especificar até três condições. Se nenhuma das condições especificadas for verdadeira, as

células mantêm a formatação existente. Poderá utilizar a formatação existente para identificar uma quarta condição.

Notas: Pode comparar os valores das células seleccionadas com uma constante ou com os resultados de uma fórmula. Para avaliar os dados em células existentes fora do intervalo seleccionado ou para examinar vários conjuntos de critérios, pode utilizar uma fórmula lógica para especificar os critérios de formatação.

Utilizar o valor de uma célula como condição: Se seleccionar a opção O valor da célula é e comparar os valores das células seleccionadas com o resultado de uma fórmula, tem de iniciar a fórmula com um sinal de igual (=).

Utilizar a fórmula como condição: Se seleccionar a opção A formula é, a fórmula que especificar tem de devolver um valor lógico VERDADEIRO (1) ou FALSO (0). A fórmula tem que ser iniciada com um sinal de igual (=). A fórmula só pode avaliar dados existentes na folha de cálculo activa. Para avaliar dados de outra folha de cálculo ou de outro livro, pode definir, na folha de cálculo activa, um nome para os dados de outra folha de cálculo ou livro ou escrever a referência a esses dados na célula da folha de cálculo activa. Em seguida, refira-se a essa célula, ou nome, na fórmula. Por exemplo, para avaliar dados existentes na célula A5 da Folha1 do livro Ano Fiscal.xls, escreva a seguinte referência, incluindo o sinal (=), numa célula da folha de cálculo activa: =[Ano Fiscal.xls]FOLHA1!$A$5

Utilizar referências de células como condição: Pode introduzir referências de células numa fórmula seleccionando as células directamente numa folha de cálculo. A selecção das células na folha introduz referências absolutas de células. Se pretender que o Microsoft Excel ajuste as referências para cada célula do intervalo seleccionado, utilize referências relativas de células.

Utilizar datas : As datas e as horas são avaliadas como números sequenciais. Por exemplo, se comparar o valor da célula com a data 7 de Janeiro de 2001, a data é representada pelo número sequencial 36898.

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Exemplos:

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Estilos de formatação Especificar formatos para um estilo

1. No menu Formatar, faça clique sobre Estilo.

2. Na caixa Nome do estilo, escreva um nome para o novo estilo

Para alterar os formatos de um estilo existente, faça clique sobre o estilo que deseja alterar. 3. Faça clique sobre Modificar. 4. Em qualquer dos separadores da caixa de diálogo, seleccione os formatos desejados e depois faça

clique sobre OK. 5. Desmarque as caixas de verificação de qualquer tipo de formato que não deseje incluir no estilo. 6. Para definir e aplicar o estilo às células seleccionadas, faça clique sobre OK.

Para definir o estilo sem o aplicar, faça clique sobre Adicionar e, depois, sobre Fechar.

Aplicar um estilo 1. Seleccione as células que deseja formatar. 2. No menu Formatar, faça clique sobre Estilo. 3. Na caixa Nome do estilo, faça clique sobre o estilo desejado e faça clique sobre OK.

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Validação de dados

Especificar limites para a entrada de dados 1. Seleccione as células que pretende restringir. 2. No menu Dados, faça clique sobre Validação e, em seguida, faça clique sobre o separador

Definições.

3. Na caixa Permitir, faça clique sobre o tipo de dados.

Para especificar apenas números, faça clique sobre Número todo ou Decimal. Para especificar apenas datas ou horas, faça clique sobre Data ou Hora.

4. Faça clique sobre o operador que pretende na caixa Dados e, em seguida, especifique o limite

superior ou o inferior, ou ambos os limites, para os dados, de acordo com o operador que seleccionar. Pode escrever valores, referências de células ou fórmulas para os limites. Se pretender permitir que a célula que está a restringir possa ficar em branco ou se definir limites que utilizem uma referência de célula ou fórmula que dependa de células que estão inicialmente em branco, certifique-se de que é seleccionada a opção Ignorar em branco. Para reforçar as restrições que definiu como células em branco e tratar estas células como se tivessem zeros, limpe a caixa de verificação Ignorar em branco.

5. Para mostrar mensagens de pedido de entrada e para explicar ou evitar entradas incorrectas, especifique os tipos de mensagens que pretende nos separadores Mensagem de entrada e Aviso de erro.

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Para omitir a apresentação de mensagens, limpe a caixa de verificação Mostrar mensagem de entrada ao seleccionar célula do separador Mensagem de entrada e limpe a caixa de verificação Mostrar mensagem de erro após introdução de dados inválidos no separador Aviso de erro.

Notas: Quando especifica o tipo de dados permitidos, a formatação da célula não é afectada. Para formatar as células como números, datas ou horas, faça clique sobre Células no menu Formatar e, em seguida, faça clique sobre o separador Número. Seleccione o formato pretendido na caixa Categoria e, em seguida, seleccione as opções pretendidas.

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Exemplo: Mensagem de entrada:

Aviso de erro:

Restringir a entrada de dados a uma lista

1. Na mesma folha de cálculo, escreva a lista de entradas válidas numa única coluna ou numa única linha. Não inclua células em branco na lista.

2. Seleccione as células que pretende restringir. 3. No menu Dados, faça clique sobre Validação e, em seguida, faça clique sobre o separador

Definições. 4. Na caixa Permitir, faça clique sobre Lista. 5. Na caixa Origem, escreva uma referência para a lista de dados válidos.

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Sugestões: Se a lista de entradas válidas for curta, pode escrevê-las na caixa Origem em vez de as escrever numa folha de cálculo, separadas pelo caracter separador de lista do Windows (predefinido como ponto e vírgula). Por exemplo, pode escrever Baixa; Média; Alta na caixa Origem em vez de escrever as três palavras numa folha de cálculo.

Se a lista de entradas válidas puder ser alterada, atribua um nome ao intervalo da lista e, em seguida, escreva o nome na caixa Origem. Quando o intervalo com nome aumenta ou diminui por causa das alterações que fizer na lista da folha de cálculo, a lista de entradas válidas para a célula reflecte automaticamente as alterações.

Exemplo:

Limitar o número de caracteres numa célula 1. Seleccione as células que pretende restringir. 2. No menu Dados, faça clique sobre Validação e, em seguida, faça clique sobre o separador

Definições. 3. Na caixa Permitir, faça clique sobre Comprimento do Texto. 4. Faça clique sobre o operador que pretende na caixa Dados e, em seguida, especifique o limite

superior ou o inferior, ou ambos os limites, de acordo com o operador que seleccionar. Pode escrever valores, referências de célula ou fórmulas para os limites.

Notas: Para especificar que uma célula deve conter texto sem colocar quaisquer restrições no número de caracteres, seleccione maior ou igual a na caixa de Dados e, em seguida, escreva 0 (zero) na caixa Mínimo.

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Quando define o comprimento do texto, a formatação da célula não é afectada. Para formatar as células como texto, faça clique sobre Células no menu Formatar e, em seguida, faça clique sobre o separador Número. Na caixa Categoria, seleccione Texto.

Se utilizar uma fórmula para escrever dados numa célula com um comprimento de texto limitado, o Microsoft Excel verifica o comprimento do resultado, não o comprimento da fórmula. Por exemplo, se o comprimento for restringido para um mínimo de três caracteres e escrever =20+50 na célula, o resultado, 70, terá dois caracteres e, por esta razão, não seria válido.

Determinar entradas válidas para uma célula utilizando uma fórmula 1. Seleccione as células que pretende restringir. 2. No menu Dados, faça clique sobre Validação e, em seguida, faça clique sobre o separador

Definições. 3. Na caixa Permitir, faça clique sobre Personalizada. 4. Na caixa Fórmula, escreva uma fórmula que calcule um valor lógico (VERDADEIRO ou FALSO).

As entradas para a célula não são válidas quando a fórmula calcula um valor FALSO. Inicie a fórmula com um sinal de igual (=). Por exemplo, numa folha de cálculo que calcula o lucro subtraindo o total das entradas das despesas ao total de receitas calculadas, poderá ter como objectivo manter os lucros acima de uma certa percentagem das despesas. Para as células D6:D13, onde escreve cada despesa, pode determinar as entradas válidas com uma fórmula tal como =Lucro > SOMA(D6:D13) * 15%, em que Lucro seria uma célula com nome.

Assinalar com um círculo valores incorrectos nas células Quando faz uma auditoria a uma folha de cálculo para detectar entradas incorrectas, o Microsoft Excel identifica todas as células que contêm valores que estão fora dos limites que definiu utilizando o comando Validação no menu Dados, incluindo valores que foram escritos, copiados ou preenchidos nas células, valores que se tornaram incorrectos por causa de cálculos efectuados por fórmulas e valores colocados em células através de macros

1. Certifique-se de que a barra de ferramentas Auditoria é apresentada apontando para Auditoria no menu Ferramentas e, em seguida, certifique-se de que o comando Mostrar a barra de ferramentas Auditoria está marcado.

2. Na barra de ferramentas Auditoria, faça clique sobre Assinalar com um círculo dados inválidos

Sugestão: Para ver quais as restrições para os dados e mensagens que estão em efeito para uma célula, faça clique sobre a célula e, em seguida, faça clique sobre Validação no menu Dados.

Exemplo:

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Ordenar as linhas ou as colunas de uma tabela

Ordenar linhas com base no conteúdo de duas ou mais colunas 1. Faça clique sobre uma célula na lista que deseja ordenar. 2. No menu Dados, faça clique sobre Ordenar. 3. Nas caixas Ordenar por e Depois por, faça clique sobre as colunas que deseja ordenar. 4. Seleccione outras opções de ordenação que desejar e, em seguida, faça clique sobre OK.

Exemplo:

Ordenar colunas com base no conteúdo de linhas 1. Faça clique sobre uma célula da lista que deseja ordenar. 2. No menu Dados, faça clique sobre Ordenar. 3. Faça clique sobre Opções.

4. Em Orientação, faça clique sobre Ordenar da esquerda para a direita e, em seguida, faça clique

sobre OK. 5. Nas caixas Ordenar por e Depois por, faça clique sobre as linhas que deseja ordenar.

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Filtrar as linhas de uma tabela

Apresentar um subconjunto de linhas numa lista utilizando filtros Só é possível aplicar filtros a uma lista de uma folha de cálculo de cada vez.

1. Faça clique sobre uma célula da lista que deseja filtrar. 2. No menu Dados, aponte para Filtro e, em seguida, faça clique sobre Filtro automático.

3. Para visualizar apenas as linhas que contêm um valor específico, faça clique sobre a seta existente na

coluna que contém os dados que deseja visualizar.

4. Faça clique sobre o valor.

5. Para aplicar uma condição adicional baseada num valor existente noutra coluna, repita os passos 3 e

4 na outra coluna. Para filtrar a lista por dois valores na mesma coluna ou para aplicar operadores de comparação que não sejam é igual a, faça clique sobre a seta existente na coluna e, em seguida, faça clique sobre (Personalizar...)

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Formulários Adicionar um registo a uma lista utilizando um formulário de dados

1. Faça clique sobre uma célula da lista à qual deseja adicionar o registo. 2. No menu Dados, faça clique sobre Formulário.

3. Faça clique sobre Novo. 4. Escreva as informações do novo registo.

Para se deslocar para o campo seguinte, prima a tecla TAB. Para se deslocar para o campo anterior, prima SHIFT+TAB.

5. Quando tiver terminado de escrever os dados, prima ENTER para adicionar o registo. Quando tiver terminado de adicionar registos, faça clique sobre Fechar para adicionar o novo registo e fechar o formulário de dados.

Notas :

Os campos que contenham fórmulas mostram os resultados da fórmula sob a forma de um rótulo. O rótulo não pode ser alterado no formulário de dados.

Se adicionar um registo que contenha uma fórmula, esta não será calculada até que prima ENTER ou faça clique sobre Fechar para adicionar o registo.

Enquanto estiver a adicionar um registo, pode anular as alterações se fizer clique sobre Restaurar, antes de premir ENTER ou de fazer clique sobre Fechar para adicionar o registo.

O Microsoft Excel adicionará o registo quando se deslocar para outro registo ou fechar o formulário de dados.

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Métodos de previsão de valores com análise de hipóteses Atingir objectivo Quando sabe qual é o resultado pretendido para uma única fórmula e não sabe qual é o valor de entrada de que a fórmula necessita para determinar o resultado, pode utilizar a funcionalidade Atingir objectivo. Quando atingir o objectivo o Microsoft Excel altera o valor numa determinada célula até que a fórmula dependente dessa célula devolva o resultado pretendido.

1. No menu Ferramentas, faça clique sobre Atingir objectivo. 2. Na caixa Definir célula, introduza a referência para a célula que contém a fórmula que deseja

resolver. 3. Na caixa Para valor, escreva o resultado desejado. 4. Na caixa Por alteração da célula, introduza a referência para a célula que contém o valor que

deseja ajustar. Esta célula tem de ser referenciada pela fórmula da célula que especificou na caixa Definir célula.

Exemplo:

Solver Pode também determinar os valores de resultados quando for necessário alterar mais do que uma célula utilizada numa fórmula e ter várias restrições para esses valores. O Solver ajusta os valores das células que especificar para calcular o resultado que pretende da fórmula.

1. No menu Ferramentas, faça clique sobre Solver. Se o comando Solver não se encontrar no menu Ferramentas, é necessário instalar o suplemento Solver.

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2. Na caixa Célula de destino, escreva uma referência de célula ou nome para a célula de destino. A

célula de destino deverá conter uma fórmula. 3. Para que o valor da célula de destino seja o maior possível, faça clique sobre Máximo.

Para que o valor da célula de destino seja o menor possível, faça clique sobre Mínimo. Para que a célula tenha um determinado valor, faça clique sobre Valor de : e escreva o valor na caixa.

4. Na caixa Por alteração das células, escreva um nome ou uma referência para cada célula ajustável, separando as referências não adjacentes com ponto e vírgula. As células ajustáveis deverão estar relacionadas, directa ou indirectamente, com a célula de destino. Pode especificar até 200 células ajustáveis. Para fazer com que o Solver, baseado na célula de destino, sugira automaticamente as células ajustáveis, faça clique sobre Estimar.

5. Na caixa Sujeito às restrições, escreva quaisquer restrições que deseje aplicar.

6. Faça clique sobre Solucionar. 7. Para manter os valores da solução na folha de cálculo, faça clique sobre Aceitar a solução do

Solver na caixa de diálogo Resultados do Solver. Para restaurar os dados originais, faça clique sobre Repor valores originais.

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Criar um cenário Um cenário é um conjunto de valores que o Microsoft Excel guarda e pode substituir automaticamente na folha de cálculo. Pode utilizar cenários para fazer uma previsão do resultado do modelo de uma folha de cálculo. Pode criar e guardar diferentes grupos de valores numa folha de cálculo e, em seguida, mudar para qualquer um desses novos cenários para ver resultados diferentes

1. No menu Ferramentas, faça clique sobre Cenários.

2. Faça clique sobre Adicionar. 3. Na caixa Nome do cenário, escreva um nome para o cenário.

4. Na caixa Células variáveis, introduza as referências das células que deseja alterar. 5. Em Protecção, seleccione as opções desejadas. 6. Faça clique sobre OK. 7. Na caixa de diálogo Valores de cenário, escreva os valores que deseja para as células variáveis.

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8. Para criar um cenário, faça clique sobre OK.

Para criar cenários adicionais, faça clique sobre Adicionar e, em seguida, repita os passos 3-7. Depois de acabar de criar cenários, faça clique sobre OK e, em seguida, faça clique sobre Fechar na caixa de diálogo Gestor de cenários.

Sugestão: De forma a preservar os valores originais das células que foram alteradas, crie um cenário que utilize os valores originais da célula antes de criar cenários que alterem os valores.

Criar um relatório dos cenários Para comparar vários cenários, pode criar um relatório que resuma os vários cenários na mesma página. O relatório pode listar os cenários lado a lado ou fazer um sumário dos mesmos num relatório de tabela dinâmica.

1. No menu Ferramentas, faça clique sobre Cenários. 2. Faça clique sobre Sumário.

3. Faça clique sobre Sumário do cenário ou Tabela dinâmica do cenário. 4. Na caixa Células de resultado, introduza as referências das células cujos valores são alterados

pelos cenários. Separe as várias referências por meio de virgulas.

Nota: As células de resultado não são necessárias para gerar um relatório de sumário do cenário, mas já o são para um relatório de tabela dinâmica do cenário.

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Tabelas dinâmicas Criar uma tabela dinâmica Um relatório de tabela dinâmica é uma tabela interactiva que pode utilizar para resumir rapidamente grandes quantidades de dados. Pode rodar as linhas e as colunas para ver diferentes sumários dos dados de origem, filtrar os dados ao mostrar páginas diferentes ou mostrar os detalhes das áreas de interesse.

1. Abra o livro onde deseja criar o relatório de tabela dinâmica. Se estiver a basear o relatório numa lista ou base da dados do Microsoft Excel, faça clique sobre uma das células da lista ou base de dados.

2. No menu Dados, faça clique sobre Relatório de tabela dinâmica e de gráfico dinâmico. 3. No passo 1 do Assistente de tabelas e gráficos dinâmicos, siga as instruções e, em seguida, faça

clique sobre Tabela dinâmica em Que tipo de relatório deseja criar?

4. Siga as instruções do passo 2 do assistente.

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5. No passo 3 do assistente clique sobre Esquema.

6. Defina o esquema da Tabela Dinâmica

Faça clique sobre OK no Assistente de tabelas e gráficos dinâmicos e, em seguida, sobre Concluir para criar o relatório.

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Macros Definição, objectivos e conceitos Definição e objectivo das macros: Se realizar frequentemente uma dada tarefa no Microsoft Excel, pode automatizá-la com uma macro. Uma macro consiste numa série de comandos e funções que estão guardados num módulo de Visual Basic e pode ser executada sempre que há necessidade de realizar a tarefa. Quando grava a macro, o Excel armazena a informação relativa a cada passo que efectua à medida que executa uma série de comandos. Depois executa-se a macro para repetir os comandos. Uma macro é um programa escrito ou gravado que guarda uma série de comandos do Microsoft Excel que podem ser utilizados mais tarde como um único comando. As macros podem automatizar tarefas complexas e reduzir o número de passos necessários para concluir tarefas que executa com frequência. As macros são gravadas na linguagem de programação Microsoft Visual Basic for Applications. Também pode escrever macros directamente utilizando o Editor do Visual Basic. Uma macro permite automatizar alguns aspectos ou tarefas específicas do Excel, para que o trabalho com a folha de cálculo seja mais eficiente e com menos erros. Tipos de macros: As macros no Excel podem ser do tipo comando (referidas anteriormente), ou do tipo função. As macros comandos permitem executar tarefas como formatar células, ordenar tabelas, imprimir folhas, pedir dados ao utilizador, etc. As macros funções permitem criar funções que serão utilizadas na folha de cálculo da mesma maneira que as outras funções do Excel. As macros funções basicamente recebem dados e devolvem resultados, não executam comandos nem tem interacção com o utilizador. Modos de gravação de macros: As macros podem ser gravadas (escritas) em modo absoluto ou em modo relativo. Em modo absoluto se seleccionar células enquanto grava a macro, as células seleccionadas quando executa a macro serão exactamente as mesmas, independentemente da primeira célula seleccionada. Em modo relativo as células que serão seleccionadas dependem da célula activa. Gravar macros: Antes de gravar ou escrever uma macro, planeie os passos e comandos que deseja que a macro realize. Se cometer algum erro ao gravar a macro, qualquer correcção que faça será também gravada. Cada vez que grava uma macro, esta é guardada num novo módulo anexo a um livro. Por exemplo, se introduz com frequência cadeias de texto longas nas células, pode gravar uma macro para formatar essas mesmas células de modo a moldar o texto. Seleccione a célula na qual quer moldar o texto e inicie a gravação. Faça clique sobre Células no menu Formatar e depois sobre a tabulação Alinhamento, seleccione a caixa de verificação Moldar texto, faça clique sobre OK e, de seguida sobre Terminar gravação. Executar macros: Pode executar uma macro escolhendo-a da lista da caixa de diálogo Macro. Para executar uma macro sempre que faz clique sobre um determinado botão ou prime uma combinação de teclas especial, pode

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atribuir a macro a um botão da barra de ferramentas, a um atalho ou a um objecto gráfico de uma folha de cálculo. Ver e alterar macros: Depois de gravar uma macro, pode ver o código que lhe corresponde através do Editor do Visual Basic para corrigir erros ou alterar as funções da macro. O Editor do Visual Basic é um programa concebido para facilitar a escrita e a edição de códigos de macro por parte de novos utilizadores, oferecendo enorme ajuda online. Não é necessário aprender a programar ou a utilizar a linguagem do Visual Basic para efectuar alterações simples às suas macros. Gerir macros: Com o Editor do Visual Basic, pode editar macros, copiar macros de um módulo para outro, copiar macros entre livros diferentes, mudar o nome dos módulos onde estão as macros ou os nomes das macros. Por exemplo, se quisesse que a macro para moldar o texto também o colocasse a negrito, poderia gravar outra macro para formatar a célula a negrito e, em seguida, copiar as instruções dessa macro para a macro para moldar o texto.

Gravar uma macro automaticamente 1. No menu Ferramentas, aponte para Macro e, depois, faça clique sobre Gravar nova macro.

2. Na caixa Nome da macro, introduza um nome para a macro.

O primeiro caracter do nome da macro tem que ser uma letra. Os restantes caracteres podem ser letras, algarismos ou caracteres de sublinhado. Não são permitidos espaços num nome de macro; o caracter ( _ ) pode funcionar como separador de palavras.

3. Para executar a macro através de uma tecla de atalho no teclado, introduza uma letra na caixa Tecla de atalho. Pode utilizar CTRL+ letra (para minúsculas) ou CTRL+ SHIFT+ letra (para maiúsculas), sendo letra qualquer letra do teclado. A tecla de atalho não pode ser um número ou um

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carácter especial como @ ou #. Enquanto o livro que contém as macros estiver aberto, a tecla de atalho irá substituir quaisquer teclas de atalho predefinidas no Microsoft Excel.

4. Na caixa Guardar macro em, faça clique sobre a localização onde deseja guardar a macro. Se desejar que a macro esteja disponível sempre que utilizar o Excel, guarde a macro no Livro pessoal de macros, na pasta de arranque do Excel.

5. Para incluir uma descrição da macro, escreva a descrição na caixa Descrição. 6. Faça clique sobre OK.

Se seleccionar células enquanto executa uma macro, a macro irá seleccionar as mesmas células independentemente da primeira célula seleccionada, uma vez que grava as referências das células em modo absoluto. Se deseja que uma macro seleccione as células dependendo da posição da célula activa quando se executa a macro, defina o gravador de macros para gravar as referências das células em modo relativo. Na barra de ferramentas Terminar gravação, faça clique sobre Referência relativa . O Excel continuará a gravar macros com referências relativas até que saia do Excel ou até que clique novamente sobre Referência Relativa .

7. Execute as acções que deseja gravar. 8. Na barra de ferramentas Terminar gravação, faça clique sobre Terminar gravação , ou faça

clique sobre Terminar gravação

Sugestão: Se desejar que uma macro seleccione uma célula específica, execute uma acção e, depois, seleccione outra célula relativa à célula activa, pode combinar o uso de referências relativas e absolutas quando gravar a macro. Para gravar uma macro utilizando referências relativas, assegure-se de que a opção Referência Relativa está premida. Para gravar com referências absolutas, assegure-se de que a opção Referência Relativa não está premida.

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Editar uma macro Antes de editar uma macro, deverá familiarizar-se com o Editor do Visual Basic. O Editor do Visual Basic pode ser utilizado para escrever e editar macros associadas a livros do Microsoft Excel.

1. No menu Ferramentas, aponte para Macro e, em seguida, faça clique sobre Macros

2. Na caixa Nome da macro, escreva o nome da macro. 3. Faça clique sobre Editar.

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Criar um botão e associar-lhe uma macro Se desejar executar uma macro existente a partir de um controlo de uma folha de cálculo, certifique-se de que o livro que contém a macro está aberto.

1. Abra a folha de cálculo a que deseja adicionar controlos. 2. Certifique-se de que a barra de ferramentas Formulários está visível.

3. Na barra de ferramentas Formulários, faça clique sobre o botão correspondente ao controlo que

deseja adicionar.

4. Na folha de cálculo, arraste o controlo para lhe dar a dimensão desejada. 5. Se adicionar um botão, seleccione a macro que deseja executar quando fizer clique sobre o botão, na

caixa Nome da macro. 6. Se adicionar um controlo que não seja um botão, faça clique com o botão direito do rato sobre o

controlo, e, em seguida, faça clique sobre Atribuir macro, no menu de atalho. 7. Se a macro não existir, pode gravar ou escrever uma nova macro. Faça clique sobre Gravar, para

gravar uma nova macro ou sobre Novo, para abrir um módulo do Visual Basic para aplicações onde a macro poderá ser escrita.

Nota: Ao adicionar um controlo a uma folha de cálculo, esse controlo só fica disponível enquanto a folha de cálculo estiver aberta. Se desejar executar uma macro utilizando um botão independentemente dos livros que estiverem abertos, pode executar a macro a partir de um botão personalizado de uma barra de ferramentas.