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Manual do Requerimento de autuação interna emitido pelo SIMPROC

Departamento de Gestão de Documentos Públicos

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Introdução

Por que emitir requerimento de autuação pelo SIMPROC, e não mais fazer o memorando?

Após analisar diversos tipos de processos de todos os Órgãos da PMSP, vimos que o memorando de autuação muitas vezes apresenta falta de dados ou mesmo erros, contrariando as normas vigentes, que dispõe que o requerimento inicial deve trazer todos os dados necessários ao preenchimento da capa do processo.

O processo autuado desta forma corre o risco de não prosperar, ou de ter sua tramitação atrasada, uma vez que um processo com dados errados acaba voltando para correção.

Outro ponto a ressaltar é que os setores de autuação têm que tentar encaixar o processo em um assunto existente, e nem sempre o assunto escolhido é o correto para o processo, uma vez que cabe à unidade solicitante conhecer a legislação à qual o processo se refere.

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Introdução

Por outro lado, é mais cômodo e prático centralizar o requerimento de autuação no SIMPROC, pois assim é possível saber exatamente quais dados devem ser cadastrados, quantos e quais requerimentos foram emitidos por qualquer unidade, além do preenchimento automático do nome e unidade de quem vai assinar.

Sobretudo, a emissão de requerimento pelo SIMPROC permitirá maior agilidade para o setor de autuação, na medida em que elimina o retrabalho de digitação de dados e a localização de assuntos que se encaixem no requerimento.

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1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC

2 – Tabela de Unidades

3 - Tabela de Assuntos

4 – Consultando Requerimentos Emitidos

5 – Alteração de Documentos Emitidos

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Para começar, abra o navegador e acesse o endereçohttp://simproc.pmsp

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.1 – Acessando o Sistema

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Coloque os mesmos usuário e senha queutiliza no terminal.

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.1 – Acessando o Sistema

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Nesta tela, a mensagem de abertura trará informações úteis ou relevantes sobre o sistema

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.1 – Acessando o Sistema

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Clique na descrição da tela que deseja. Neste caso a tela é Requerimento de Autuação do menu Emissão de Documentos

O menu mostrará mais ou menos opções de acordo com o perfil de acesso que o usuário possui.

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.1 – Acessando o Sistema

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1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.2 – Preenchendo dados - Aba Requerimento

Para emitir um novo requerimento, comece escolhendo o assunto do processo. Ao selecionar o assunto, a lista de subassuntos mostrará apenas aqueles que pertencem ao assunto escolhido.

Saiba mais sobre a Tabela de Assuntos

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Caso deseje alterar um requerimento já emitido,clique aqui para ver os passos.

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.2 – Preenchendo dados - Aba Requerimento

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No campo Motivo da Autuação, detalhe melhor o objeto do processo.

Exemplo 1: Assunto 016 – LicitaçãoSubassunto 009 – AberturaMotivo: Compra de 20.000 canetas esferográficas

Exemplo 2: Assunto: 009–FuncionárioSubassunto: 032–Comunicação de FaltasMotivo: 60 faltas cometidas entre os meses de Agosto e Novembro.

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.2 – Preenchendo dados - Aba Motivo da Autuação

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Informe a quantidade de documentos entregues junto com o requerimento de autuação, incluindo o requerimento.Caso a quantidade de documentos informada divergir da entregue de fato, o setor de autuação devolverá a documentação para correçãoClique em avançar para passar para a próxima etapa

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.2 – Preenchendo dados - Aba Requerimento

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Insira o código da unidade responsável pela emissão do requerimento de autuação. O SIMPROC trará automaticamente a Sigla da Unidade e o Nome e Cargo do responsável. Estas informações irão compor o campo de assinatura do requerimento impresso.

Saiba mais sobre a Tabela de Unidades

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.3 – Preenchendo dados - Aba Responsável

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1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.3 – Preenchendo dados - Aba Interessado

Escolha na lista o tipo de documento a ser digitado, e preencha no campo correspondente o número completo.Clique fora da caixa para executar a consulta

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1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.3 – Preenchendo dados - Aba Interessado

O SIMPROC trará a tela dados do interessado:-Em branco caso ele não possua cadastro; preencha os dados e clique em gravar;-Preenchido, caso possua cadastro, sendo permitida a atualização de dados. Clique em gravar para atualizar o cadastro ou em fechar se não houver alteração

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1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.3 – Preenchendo dados - Aba Interessado

O SIMPROC trará a tela dados do interessado:-Em branco caso ele não possua cadastro; preencha os dados e clique em gravar;-Preenchido, caso possua cadastro, sendo permitida a atualização de dados. Clique em gravar para atualizar o cadastro ou em fechar se não houver alteração

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Agora na aba interessado aparecerá o botão Emitir.Clique no botão emitir e aguarde aparecer o prompt para abrir ou salvar documento.

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.4 – Imprimindo o Requerimento

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1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.4 – Imprimindo o Requerimento

O documento impresso terá o aspecto da imagem ao lado com os seguintes elementos:

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Nome da Secretaria à qual pertence a unidade solicitante.

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.4 – O Documento impresso

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Quantidade de folhas enviadas ao setor de Autuação com o requerimento. Caso o número de folhas informado não seja igual ao enviado de fato, o setor de autuação deverá devolver tudo para regularização.

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.4 – O Documento impresso

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Número sequencial do requerimento.

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.4 – O Documento impresso

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Assunto e Subassunto do processo. Aqui há também um campo para a legislação à que se refere o processo.

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.4 – O Documento impresso

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Motivo da Autuação, é usado para descrever brevemente do que o processo está tratando. Pode ser também um complemento do assunto.

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.4 – O Documento impresso

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Caso o processo trate de assunto relativo à imóvel, este campo trará o número do SQL ou INCRA.

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.4 – O Documento impresso

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Dados do Interessado, com nome completo, documento e endereço.

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.4 – O Documento impresso

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Aqui é mostrado o código da unidade para onde deverá ser enviado o processo após autuado. É o mesmo código da unidade interessada.

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.4 – O Documento impresso

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Campo para assinatura do responsável pelo pedido de autuação.

É sempre o nome do responsável legal pela unidade. Caso esteja incorreto, consulte o item “Tabela de Unidades”

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.4 – O Documento impresso

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Operador que emitiu o Requerimento e data de emissão.

1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC1.4 – O Documento impresso

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Envie agora o requerimento devidamente assinado para o setor de autuação para gerar o número e montar o processo

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2 - A Tabela de Unidades

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Conhecer e manter atualizada a Tabela de Unidades é uma das operações mais importantes do SIMPROC, pois ela contém dados de todas as unidades da Administração Municipal que tramitam processos e é baseada no organograma oficial dos Órgãos.

Através dela é possível saber o nome oficial da unidade e a sigla pela qual ela é mais conhecida, o telefone, endereço e o horário de atendimento.

Outra informação importante é o campo “Responsável pela Unidade”, ou seja, o servidor que responde pela unidade e o seu cargo.

É baseada nela também a consulta de processos pela Internet, que já ultrapassa um milhão de acessos/mês, portanto ao manter os dados de sua unidade atualizados você estará ajudando o cidadão e as demais unidades da PMSP a entrar em contato quando necessário.

2 – Tabela de UnidadesIntrodução

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A tabela de unidades ainda não possui versão na web, portanto para efetuar sua atualização é necessário acessar o terminal.

O endereço é http://mvshod.prodam/hod/HOD

2 – Tabela de UnidadesIntrodução

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• No menu do SIMPROC, acesse a tela TAB. UNIDADES.

2 –Tabela de Unidades2.1 - Atualizando

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1. Digite o CÓDIGO DA UNIDADE e tecle ENTER.

2 –Tabela de Unidades2.1 - Atualizando

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2. Confira se todos os dados em vermelho estão corretos e atualizados.

2 –Tabela de Unidades2.1 - Atualizando

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3. Se não estiverem, altere os dados necessários, e tecle ENTER e F9 para salvar as alterações

2 –Tabela de Unidades2.1 - Atualizando

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4. IMPORTANTE: Aqui deve ser colocado o nome completo do responsável pela unidade e o cargo pelo qual ele responde.

2 –Tabela de Unidades2.1 - Atualizando

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3 - A Tabela de Assuntos

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Assunto é o tema do processo, ou seja, é a indicação do que o processo trata de modo geral. Para facilitar e melhorar o entendimento desta indicação são usados subassuntos, que visam esclarecer qual rotina específica está sendo tratada dentro daquele tema.

Aos Assuntos/Subassuntos são atribuídos códigos numéricos, para que possam ser agrupados em uma tabela e entendidos pelo Sistema. Esta é a Tabela de Assuntos.

É importante observar que antes de solicitar a autuação de um processo devemos saber a qual assunto ele pertence, pois cada um deles pode ter diferentes trâmites e fluxos, dentre os quais:

•PRAZO DE RECEBIMENTO DO RECURSO •PRAZO PARA ANALISE •PRAZO PARA ARQUIVAMENTO•DESTINO DO PROCESSO APÓS PRAZO ARQUIVAMENTO•LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA

3 - Tabela de Assuntos3.1 - Introdução

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Para exemplificar o uso da tabela de Assuntos, vamos à casos práticos:

1 – É necessário autuar um processo para efetuar o pagamento de contas telefônicas.

- Usaremos o assunto 022-pagamento e subassunto 011-telecomunicação. O código de Assunto para este processo é 022-011.

2 – Se precisarmos de um processo para aquisição de material com valor estimado em 40 mil reais.

-Toda compra da Administração Pública é feita através de Licitação, então sabemos que o assunto será 016 – Licitação e o Subassunto 009 - Abertura.

-Mas a legislação prevê que até determinado valor não é necessário fazer licitação. Se este for o caso, então o Subassunto será 004 – Dispensa.

-Ou então, se já existir uma ARP para o item, poderemos usar o subassunto 011 – Ata de Registro de Preços.

3 - Tabela de Assuntos3.1 - Introdução

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As tabelas de códigos padronizados são acessadas através de listas dentro do sistema, dispensando a necessidade de impressão periódica para atualização.

Importante: Muito embora a lista apresente todos os assuntos, a administração direta usa apenas a faixa de 001 a 100.

3 - Tabela de Assuntos3.1 - Consultando

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A lista de Subassuntos é gerada de acordo com o assunto escolhido.

Os Subassuntos trazem mais informações, como a fundamentação legal por trás do processo e os prazos, se existentes.

3 - Tabela de Assuntos3.1 - Consultando

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4 - Consultando

Requerimentos Emitidos

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4 – Consultando Requerimentos Emitidos

Para emitir a relação de requerimentos emitidos pela sua unidade, clique no item Relatório – Emissão de Requerimentos de Autuação

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Informe o código da unidade sobre a qual deseja emitir o requerimento.

Informe o intervalo de datas para emissão do requerimento. Se desejar, clique no calendário para escolher as datas.

4 – Consultando Requerimentos Emitidos

Clique no botão “Emitir”

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A próxima tela solicitará abrir ou salvar o arquivo.

A relação de requerimentos emitidos será mostrada em formato de tabela de Microsoft Excel.

4 – Consultando Requerimentos Emitidos

IMPORTANTE: Não imprima o relatório, evite desperdício de papel

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5 - Alteração de

Requerimentos Emitidos

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5 – Alteração de Documentos Emitidos

É possível alterar dados do requerimento de autuação, desde que ainda não tenha sido autuado.

Acesse o item Requerimento de Autuação.

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5 – Alteração de Documentos Emitidos

Informe o número do requerimento que deseja alterar na caixa Número do Requerimento.

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5 – Alteração de Documentos Emitidos

Siga os mesmos passos usados para Emissão do Requerimento.

Quando estiver pronto, clique no botão alterar para gravar os dados e reemitir o requerimento

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Dúvidas: simproc@prefeitura.sp.gov.br