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Manual de Processo de Trabalho
Gerir Folha Normal de Pagamento
Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso do Sul Manual de Processos de Trabalho Gerir Folha Normal de Pagamento
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SECRETARIA DE GESTÃO DE PESSOAL
1. OBJETIVO
Entregar folha normal de pagamento com celeridade, segurança, qualidade e atendimento eficiente.
2. DOCUMENTAÇÃO NORMATIVA DE REFERÊNCIA
LEI Nº 3.310 DE 14 DE DEZEMBRO DE 2006; LEI Nº 3.687 DE 09 DE JUNHO DE 2009; LEI Nº 3.150 DE 22 DE DEZEMBRO DE 2005; Resolução Nº 127 DE 22 DE JULHO DE 2015.
Versão: 1.0 Data de Emissão: 17/07/2017
Elaborado por: Tereza Cristina Soares Abdo da Costa;
Adriana Espindola Tolin do Amaral; Carla Christine Dias
Lima do Amaral; Rosenir da Costa e Souza
Aprovado por: Raphael Vicente Bilinski - Diretor da Secretaria de Gestão de Pessoal
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3. DESENHO DO PROCESSO
4.1 Gerir Folha Normal de Pagamento
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Descrição das Atividades
Descrição da Atividade Área Responsável Procedimento
Lançamentos de Índices Coordenadorias de Ativos e de Inativos Subprocesso – Ver página 4
Receber Documentos Coordenadorias de Ativos e de Inativos Subprocesso – Ver página 6
Importar Lançamentos Coordenadorias de Ativos e de Inativos Subprocesso – Ver página 8
Importar Lançamentos Coordenadoria de Obrigações Subprocesso – Ver página 10
Calcular folha / Estornar calculo Coordenadorias de Ativos e de Inativos Caso houver erro verificar sistema ou junto a Secretaria de Tecnologia da
Informação
Conferir folha Coordenadorias de Ativos e de Inativos Caso houver erros ajustar, estornar e calcular matrícula.
Conferir Relatórios Coordenadorias de Ativos e de Inativos Em caso de erro verificar inconsistências e ajustar
Conferir recolhimentos Coordenadoria de Obrigações Em caso de inconsistências, ajustar, estornar e calcular matrícula.
Salvar Relatórios Coordenadorias de Ativos e de Inativos Salvar e cadastrar automaticamente os relatórios da folha no SCDPA
Conferir Relatórios e solicitar
assinaturas
Coordenadorias de Ativos e de Inativos Conferir se todos os relatórios estão com valores corretos, conferir se todos os
relatórios estão no SCDPA, solicitar assinatura.
Assinatura do Diretor da Secretaria Diretor da Secretaria de Gestão de
Pessoal
Solicita no SCDPA, como pendência.
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Assinatura da Diretora de
Departamento
Diretora do Departamento de
Remuneração de Pessoas
Solicita no SCDPA, como pendência.
Encaminhar para Secretaria de Finanças
(SCDPA)
Coordenadorias de Ativos e de Inativos Depois de assinados os relatórios, encaminhar para Coordenadoria de Obrigações
e para Secretaria de Finanças.
4.2 Subprocesso: Lançamento de Índices
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Descrição das Atividades
Descrição da Atividade Área Responsável Procedimento
Entrar no site do IBGE e visualizar índice Coordenadorias de Ativos e de Inativos www.ibge.gov.br/home/ – no site ir em últimos resultados
Lançar índice INPC no Sistema SGP Coordenadorias de Ativos e de Inativos Sistema SGP => folha => cadastro => índice econômico => lançar o índice.
Entrar no site da Secretaria de Fazenda
Estadual e anotar índice UFERMS
Coordenadorias de Ativos e de Inativos www.sefaz.ms.gov.br/uferms/
Lançar índice UFERMS no Sistema SGP Coordenadorias de Ativos e de Inativos Sistema SGP => folha => cadastro => índice econômico. => lançar o índice.
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4.3 Subprocesso: Receber documentos
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Descrição das Atividades
Descrição da Atividade Área Responsável Procedimento
Receber ofícios Coordenadorias de Ativos e de Inativos Clicar em “receber", analisar e imprimir, se for o caso.
Necessita cálculo?
Efetuar e conferir cálculo Coordenadorias de Ativos e de Inativos Analisar, efetuar cálculo, conferir, elaborar memorando para Finanças
Efetuar lançamentos Coordenadorias de Ativos e de Inativos Lança rubrica e valor no Sistema SGP, arquiva documento no Sistema SCDPA.
Anotar no Sistema Coordenadorias de Ativos e de Inativos Anota no Sistema SGP, lança dados de conta corrente (se for o caso), confere e
arquiva documento no SCDPA.
Responder juiz Coordenadorias de Ativos e de Inativos Elabora ofício respondendo juiz, coloca no SCDPA, confere, solicita assinatura,
envia.
Receber requerimento Coordenadorias de Ativos e de Inativos Clicar em “receber", analisar e imprimir, se for o caso.
Anotar no Sistema Coordenadorias de Ativos e de Inativos Anota no Sistema SGP, lança dados de conta corrente (se for o caso), confere e
arquiva documento no SCDPA.
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4.4 Subprocesso: Importar Lançamentos
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Descrição das Atividades
Descrição da Atividade Área Responsável Procedimento
Importar e conferir ATS Coordenadorias de Ativos e de Inativos Carregar os adicionais por tempo de serviço do mês anterior no Sistema SGP; copiar
em planilha Excel para conferência com a Portaria enviada por e-mail; importar
lançamentos.
Verificar se existe inconsistências?
Importar e conferir PF Coordenadorias de Ativos e de Inativos Carregar as progressões funcionais do mês anterior no Sistema SGP; copiar em
planilha Excel para conferência com a Portaria enviada por e-mail; importar
lançamentos.
Verificar se existe inconsistências?
Importar e conferir Adicional de
Qualificação
Coordenadorias de Ativos e de Inativos Carregar os adicionais de qualificação do mês anterior no Sistema SGP; copiar em
planilha Excel para conferência com a Portaria enviada por e-mail; importar
lançamentos.
Verificar se existe inconsistências?
Importar e conferir Faltas e atrasos Coordenadorias de Ativos e de Inativos Carregar as faltas e atrasos do mês equivalente no Sistema SGP; excluir as matrículas
informadas no Relatório de Faltas e atrasos; importar; lançar observação no Sistema
SGP para cada servidor e conferir com o valor calculado.
Verificar se existe inconsistências?
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Importar designações, dispensas,
nomeações, exonerações e
substituições
Coordenadorias de Ativos e de Inativos Importar designações, dispensas, nomeações, exonerações e substituições de um
Sistema Web para Sistema SGP e conferir (elaborar modo de conferência).
Verificar se existe inconsistências?
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4.5 Subprocesso: Importar Lançamentos
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Descrição das Atividades
Descrição da Atividade Área Responsável Procedimento
Importar consignações Coordenadoria de Obrigações Baixar do site e-consig o arquivo e importar para o Sistema SGP
Verificar se existe inconsistências?
Importar e conferir planos de saúde Coordenadoria de Obrigações Receber arquivo via e-mail, salvar, comparar com arquivo do mês anterior e importar
para o Sistema SGP
Verificar se existe inconsistências?
Verificar inconsistência
Cadastro/Avaliação/Consignatárias/TI
Coordenadoria de Obrigações Solicitar junto às áreas responsáveis o ajuste necessário
Ajustar Analistas ou coordenadora Ajustar conforme a necessidade
Gerar relatório de nomeações Analistas ou coordenadora Gerar relatório de nomeações e salvar em pdf
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4. PAINEL DE GESTÃO DE MUDANÇA
Nº O que Fazer? Responsável
1 Desenvolver novas formas de conferência (atualmente por fichas financeiras) Coordenadora de Ativos e Inativos com diretora
2 Eliminar conferências de lançamentos de substituições Tereza Cristina
3 Otimizar conferência de cálculos, antes de passar para coordenadora Coordenadoras
4 Eliminar pré-conferência de planos de saúde e bancos Tereza Cristina
5 Sistema de lançamentos, na origem, via web com importação automática para a folha Secretaria de Tecnologia da Informação
6 Otimizar cálculo da folha em uma única ação em no máximo 30 min Secretaria de Tecnologia da Informação
7 Salvar e cadastrar automaticamente os relatórios da folha no SCDPA Secretaria de Tecnologia da Informação
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8 Aproveitar tecnologia/sistemas já existentes: Secretaria de Tecnologia da Informação
9 Efetuar atualizações salarias automaticamente na folha; Secretaria de Tecnologia da Informação
10 Programar e-consig para Planos de Saúde. Secretaria de Tecnologia da Informação
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5. INDICADORES
Quadro de Indicadores de Desempenho
Nome do Indicador Tempo para cálculo da folha de pagamento
Propósito Medir o tempo de cálculo da folha em uma única ação
Meta Diminuir em 50% o tempo de cálculo da Folha
Fórmula Tempo para calcular a folha em uma única ação
Frequência Mensal
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Quadro de Indicadores de Desempenho
Nome do Indicador Número de erros no processamento da folha normal de pagamento
Propósito Medir a quantidade de erros durante o processamento da folha normal de pagamento
Meta Diminuir em 90% os erros da Folha de Pagamento
Fórmula Número de erros no mês
Frequência Mensal
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6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
LEI N. 3.310, de 14 de dezembro de 2006. Dispõe sobre o Estatuto dos Servidores Públicos do Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso do
Sul. Diário Oficial do Estado de Mato Grosso do Sul nº 6869. 15 de dezembro de 2006
LEI N. 3.687, DE 9 DE JUNHO DE 2009. Dispõe sobre o Plano de Cargos, Carreira e Remuneração do Quadro de Pessoal do Poder Judiciário do
Estado de Mato Grosso do Sul. Diário Oficial do Estado de Mato Grosso do Sul nº 7477. 10 de junho de 2009.
LEI Nº 3.150, DE 22 DE DEZEMBRO DE 2005. Consolida e atualiza a Lei n° 2.207, de 29 de dezembro de 2000, que instituiu o Regime de
Previdência Social do Estado de Mato Grosso do Sul - MSPREV. Publicada no Diário Oficial nº 6.633, de 23 de dezembro de 2005.
Resolução nº 127, de 22 de julho de 2015. Dispõe sobre a consignação em folha de pagamento do servidor público do Poder Judiciário do
Estado de Mato Grosso do Sul. Diário da Justiça do Estado de Mato Grosso do Sul nº 3392; 24 de julho de 2015