SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD SUBSECRETARIA DE SALUD ...

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SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD

SUBSECRETARIA DE SALUD PÚBLICA

PLAN DE SALUD PÚBLICA DE INTERVENCIONES COLECTIVAS

MANUAL DE USUARIO PARA SIVIGILA

MÓDULO SISVEA

COMPONENTE: VIGILANCIA DE LA SALUD AMBIENTAL

Vigencia: julio – octubre 2021

Autores

Fanny Lucía Higuera Pérez Zair Alexandra Guzmán Pachón

Adriana García Vesga

Subdirección Vigilancia en Salud Pública

APROBADO POR: INÉS MARÍA GALINDO HENRÍQUEZ - SUBDIRECTORA VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA ADRIANA MERCEDES ARDILA SIERRA - SUBDIRECTORA DETERMINANTES EN SALUD WILLIAM ALBERTO ROBLES FONNEGRA - SUBDIRECTOR DE ACCIONES COLECTIVAS

JUAN CARLOS COCOMA PARRA. SUBDIRECTOR DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS EN SALUD PÚBLICA (e)

FECHA DE ELABORACIÓN: mayo de 2021

Bogotá D.C. 2021

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Contenido

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 7

2. ESPECIFICACIONES TECNOLÓGICAS Y OPERATIVAS DEL APLICATIVO SIVIGILA D.C. ................... 8

2.1.1 Plataforma tecnológica .............................................................................................................. 8

2.1.2 Requerimientos mínimos Sivigila D.C. ........................................................................................ 8

2.2 RECOMENDACIONES DE TIPO GENERAL ....................................................................................... 9

2.2.1. Ingreso al sistema ......................................................................................................... 9

2.2.2. Ingreso de información al módulo del Sisvea ........................................................... 9

2.2.3. Verificación de la información ingresada al módulo ............................................... 10

2.2.4. Instrucciones para el ajuste de la información reportada ..................................... 10

2.3 GENERALIDADES PARA EL INGRESO AL MÓDULO DEL COMPONENTE DE VIGILANCIA SANITARIA

Y AMBIENTAL..................................................................................................................................... 11

2.4. CASOS DE USO: MANEJO DE ARCHIVOS Y CENSO DE ESTABLECIMIENTOS ............................... 13

2.5. INGRESO AL APLICATIVO SIVIGILA D.C. ...................................................................................... 16

3. MODULO INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL - IVC ............................................................... 20

4. INGRESO A INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL - IVC................................................................. 21

4.1. ESTABLECIMIENTO VIGILADO Y CONTROLADO .......................................................................... 22

4.1.1. Creación de Establecimientos ................................................................................................. 23

4.1.1.1. DATOS DEL ESTABLECIMIENTO - Cédula del Establecimiento ............................................. 24

4.1.1.2. SERVICIO PRINCIPAL ............................................................................................................. 29

4.1.1.3. SERVICIOS COMPLEMENTARIOS (PROPIOS O TERCEROS) ................................................... 31

4.1.2. Creación de nueva acta IVC ..................................................................................................... 42

3

4.1.3. Diagnóstico Inicial y Final de Expendios de Carne .................................................................. 67

4.1.3.1. Diagnóstico inicial de Expendio o Almacenamiento de Carne en el Aplicativo Sivigila DC .. 67

4.1.3.2. Diagnóstico Final de Expendio de Carne en el Aplicativo Sivigila DC - Visita de autorización

sanitaria definitiva ............................................................................................................................. 71

5. INGRESO DE NÚMERO DE RADICADO ........................................................................................... 77

GLOSARIO .......................................................................................................................................... 79

BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................... 80

CONTROL DE CAMBIOS ..................................................................................................................... 80

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TABLA DE IMÁGENES Imagen 1 Resolución de la pantalla 11

Imagen 2 Escritorio Sivigila D.C. 12



Imagen 5 Página inicio Sivigila DC 16

Imagen 6 Página Ingreso de funcionarios 16

Imagen 7 Iniciar sesión con usuario y selección de rol 17

Imagen 8 Ingreso de usuario 17

Imagen 9 Opciones de Menú 18

Imagen 10 Salir del sistema Sivigila DC 19

Imagen 11 Estructura establecimiento vigilado y controlado 20

Imagen 12 Ingreso a IVC 21

Imagen 13 Establecimiento vigilado y controlado 22

Imagen 14 Creación de establecimientos – Servicio principal, complementarios y Cédula del establecimiento

23

Imagen 16 Ingresar dirección estandarizada 27

Imagen 17 Ingreso tipo documento propietario 28

Imagen 18 Ventana de búsqueda tipo establecimiento 30

Imagen 19 Creación de Servicios complementarios 31

Imagen 20 Pantalla Servicios complementarios para agregar 32

Imagen 21 Selección de Servicios complementarios 32

Imagen 22 Servicios complementarios cargados 33

Imagen 23 Ubicación de servicios complementarios 34

Imagen 24 Agregar varias ubicaciones en un mismo servicio complementario 34

Imagen 25 Editar o eliminar ubicaciones en un servicio complementario 36

Imagen 26 Selección Servicio Complementario 36

Imagen 27 Agregar un Tercero de un Servicio Complementario 37

Imagen 28 Formulario nuevo Tercero 38

Imagen 29 NIT del Tercero 39

Imagen 30. Creación del Tercero 39

Imagen 31 Selección del Tercero en la creación de nueva acta 40

Imagen 32 Información del Tercero cargada automáticamente en acta IVC 41

Imagen 33 Mensaje de error cuando se intenta crear acta de Servicio Complementario sin crear el tercero 41

Imagen 34 Formulario Establecimiento 42

Imagen 35 Formulario Actas IVC 43

Imagen 36 Formulario para nueva acta IVC 43

Imagen 37 Formulario para nueva acta IVC: Concepto Visita 43

Imagen 38 Formulario editar establecimiento / Actas IVC 44

Imagen 39 Selección de servicios complementarios para cargue de nueva Acta IVC 44

Imagen 40 Pantalla de ingreso a Actas de IVC 45

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Imagen 41 Formulario para nueva acta IVC: Cédula Establecimiento 46

Imagen 42 Formulario Atributos generales de riesgo 47

Imagen 43 Aspectos a verificar línea de seguridad química 1 47








Imagen 51 Aspectos a verificar línea de seguridad química - Sustancias 1 51






Imagen 57 Selección variable exigencias para actas de la línea alimentos sanos y seguros 53

Imagen 58 Selección del Concepto sanitario para actas de la Línea Alimentos Sanos y Seguros 53

Imagen 59 Selección del Concepto sanitario para actas de la línea alimentos sanos y seguros 54

Imagen 60 Validación del Concepto sanitario y Puntaje INVIMA para actas de la línea alimentos sanos y

seguros 54

Imagen 61 Concepto desfavorable para actas de la línea alimentos sanos y seguros 55

Imagen 62 Médico Veterinario (A) 55

Imagen 63 Médico Veterinario (B) 56

Imagen 64 Aspectos: MECE – Inyectología – Droguería 24 horas – Potenciador Homeopático 57

Imagen 65 Plan de gestión de residuos – Medicamentos seguros 57

Imagen 66 Plan de gestión de residuos ETOZ (A) 58

Imagen 67 Plan de gestión de residuos ETOZ (B) 58

Imagen 68 Plan de gestión de residuos – Calidad del agua (A) 58

Imagen 69 Plan de gestión de residuos – Calidad del agua (B) 59

Imagen 70 Ingreso concepto de la visita 59

Imagen 71 Ingreso a espacios libres de humo 62

Imagen 72 Aspectos a verificar - Espacios libres de humo 63

Imagen 73 Observaciones y concepto técnico - Espacios libres de humo 63

Imagen 74 Pantalla de inicio para el ingreso del establecimiento terminado 64

Imagen 75 Pestaña terminación - Establecimiento terminado 64

Imagen 76 Cédula - Establecimiento terminado 65

Imagen 77 Observaciones - Establecimiento terminado 65

Imagen 78 Campos de ingreso obligatorio - Establecimiento terminado 66

Imagen 79 Ingreso a establecimientos vigilados y controlados 67

Imagen 80 Filtro de tipo de establecimiento expendio de carne 67

Imagen 81 Visualización de los campos Diagnóstico inicial y Fecha diagnóstico inicial 68

Imagen 82 Selección de casilla de verificación y fecha de diagnóstico 68

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Imagen 83 Selección de establecimiento tipo supermercado 69

Imagen 84 Ingreso del número del acta del tercero 69

Imagen 85 Campos diagnóstico en el acta del tercero 70

Imagen 86 Verificación formato acta 70

Imagen 87 Ingreso a establecimientos vigilados y controlados 72

Imagen 88 Filtro de tipo de establecimiento expendio de carne 72

Imagen 89 Visualización de la pestaña “Visitas ASD” 72

Imagen 90 Grilla de visitas de autorización sanitaria definitiva 73

Imagen 91 Pantalla visita ASD para expendio de carne 74

Imagen 92 Pantalla visita ASD para almacenamiento de carne 74

Imagen 93 Guardado de visita ASD 75

Imagen 94 Grilla de aspectos a verificar en Visita ASD 75

Imagen 95 Diligenciamiento de aspectos de Visita ASD 76

Imagen 96 Guardado de aspectos de visita ASD 76

Imagen 97 Concepto de visita ASD 77

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1. INTRODUCCIÓN

El Sistema de Información SIVIGILA D.C. es una herramienta de tipo modular, orientada a

apoyar procesos de gestión de la vigilancia en salud pública, permite seguimiento a la

administración, análisis y divulgación de la notificación y las intervenciones que se

producen en relación con la vigilancia en salud pública realizada en el Distrito Capital.

Este aplicativo está desarrollado para permitir registro de eventos objeto de vigilancia en

salud pública en el momento en que se presenten, registro logrado a través de las

unidades notificadoras vía web en tiempo real, almacena y proporciona el acumulado para

el periodo en reporte discriminado por categorías de interés.

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2. ESPECIFICACIONES TECNOLÓGICAS Y OPERATIVAS DEL APLICATIVO SIVIGILA D.C.

2.1.1 Plataforma tecnológica

Actualmente, el Sivigila D.C. funciona con las siguientes características técnicas en cuanto a su

plataforma tecnológica:

• Motor de Base de Datos: Microsoft SQL Server 2008 • Servidor Web: Microsoft Internet Information Services 7 • Motor de aplicación: Microsoft Asp.Net con Microsoft Frame Work 2.0 • Lenguajes de programación utilizados: VisualBasic.Net, JavaScript, XML,

HTML y CSS. • Componente para interfaz de Usuario: TELERIK RADCONTROLS para

ASP.NET AJAX.

2.1.2 Requerimientos mínimos Sivigila D.C.

La dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – (TIC) y el componente de

Sistemas de Información de la Secretaría Distrital de Salud, establecieron los requerimientos

mínimos necesarios para el buen funcionamiento y acceso al sistema de información de Vigilancia

de la Salud Pública SIVIGILA DC en sus especificaciones de hardware, software y canal de Internet

dedicado, los cuales se mencionan a continuación:

HARDWARE

Procesador Procesador de Doble Núcleo de 1.7 GHz o superior

Memoria RAM 2 Giga Bytes o superior

Disco Duro 120 Giga Bytes o superior

Dispositivos Convencionales Monitor, teclado, mouse y unidad de CD-RW

SOFTWARE

Sistema Operativo Windows 7 o superior

Ofimática1 MS Office 2007

Explorador Internet Internet Explorer versión 8 o superior

CANAL DE INTERNET DEDICADO

Conexión LAN 2 Mega Bytes exclusivo para SIVIGILA DC

Tabla 2.1.2. Requerimientos mínimos de Infraestructura tecnológica SIVIGILA DC

Ofimática: Conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar,

automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.

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2.2 RECOMENDACIONES DE TIPO GENERAL

2.2.1. Ingreso al sistema

Para ingresar al sistema se requiere un usuario y una clave, que será asignada por el Administrador

del Sistema Sivigila D.C – Módulo Sisvea de la Secretaria Distrital de Salud.

El sistema cuenta con varios tipos de usuarios, los usuarios que se asignarán a las Subredes

Integradas de Servicios de Salud serán de consulta y de digitación, el primero solo podrá revisar la

información ingresada dentro del sistema, este rol es asignado generalmente a los Referentes de

Vigilancia Sanitaria de las Subredes, Líderes Operativos de las Subredes y Referentes de Nivel

Central. El segundo tipo de usuario tiene la propiedad de ingresar y modificar información. Cada

usuario deberá contar con una clave, la cual es de uso exclusivo e intransferible dado que cada

usuario se hace responsable del mal uso que se pueda dar a la contraseña.

El Referente de Ambiente de cada Subred o quien designe él mismo, será el encargado de

informar a través del correo [email protected], todas las novedades relacionadas con

autorización o cancelación de usuarios y claves de los funcionarios de su Subred.

2.2.2. Ingreso de información al módulo del Sisvea

La herramienta deberá ser diligenciada siguiendo este manual, así mismo los datos deberán ser

ingresados periódica y oportunamente por los funcionarios designados en las Subredes y

cumpliendo con los tiempos de reporte, establecidos para cada uno de los procesos; lo anterior

permitirá entre otros contar con datos más aproximados del número de establecimientos

intervenidos en el distrito. Todas las variables que conforman la cédula del establecimiento de los

formatos de IVC son de obligatorio diligenciamiento, en los casos específicos que por la dinámica

de la vigilancia sanitaria no se cuente con la información, se deben seguir las instrucciones del

presente manual.

El o los funcionarios autorizados para el diligenciamiento de la información y administración del

sistema, serán los que recibieron inducción de conceptos básicos de la vigilancia sanitaria y

ambiental por parte del Referente de Vigilancia Sanitaria de la Subred e inducción sobre el manejo

y administración de la herramienta por parte del Grupo técnico del Sisvea de nivel central. El o los

funcionarios autorizados deberán cumplir igualmente con el perfil descrito en los lineamientos.

Los Referentes de Vigilancia Sanitara de las Subredes, deberán implementar estrategias efectivas

de inducción y re inducción, dirigidas a los funcionarios que se encuentran realizando las

actividades en campo, debido a que se ha evidenciado que no hay unidad de criterio al diligenciar

las variables de la cédula del establecimiento de los instrumentos establecidos para adelantar las

visitas de IVC, situación que se refleja en la baja calidad del dato especialmente en las variables

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dirección y número de matrícula mercantil. La SDS estableció el instructivo para el

diligenciamiento de la cédula del establecimiento, dicho instructivo es de consulta obligatoria por

parte de los funcionarios que adelantan las visitas de IVC, la última versión del instrumento (enero

de 2019) se encuentra en los lineamientos del contrato PIC.

2.2.3. Verificación de la información ingresada al módulo

Es responsabilidad del Referente de Vigilancia Sanitaria de la Subred o de quien designe el mismo,

la verificación del correcto ingreso de la totalidad de información en el sistema, esta verificación

deberá realizarse previo al cierre del sistema o fecha establecida para el reporte. Para la

verificación se deben seguir las pautas dada por la SDS en las capacitaciones sobre el manejo de

las herramientas del Sisvea a los Referentes de Vigilancia Sanitaria de la Subred y Líderes

operativos, así como las directrices proporcionadas en el presente manual.

2.2.4. Instrucciones para el ajuste de la información reportada

Cada reporte de visita de IVC, aplicación de medida, toma de muestra o reporte de dispensación

de medicamento de control especial, está ligado a la creación de un establecimiento en el sistema.

El sistema permite crear nuevos registros y modificar solamente los registros ingresados en el mes

inmediatamente anterior, y en el caso de las visitas de IVC, podrán ser ajustados solamente los

datos consignados en las variables de la última visita del establecimiento reportada en el sistema.

Solo se recibirán modificaciones dentro de la fecha establecida en los lineamientos (máximo tres

días hábiles posteriores a la recepción por parte de las Subredes del reporte de inconsistencias

notificado por la SDS), si posterior a este plazo persisten las inconsistencias se procederá a generar

la glosa o glosas definitivas a que haya lugar y que se establecen en la matriz de aspectos a

auditar. No se podrán ingresar visitas de IVC en el sistema posterior a la fecha de cierre del reporte

del mes que se debía informar sin haber hecho la solicitud a través de oficio, ni cuando se estén

ajustando inconsistencias reportadas por la SDS, es decir que no se deben ingresar registros

nuevos del mes ya reportado cuando se estén adelantando las modificaciones sobre la

información ya digitada.

Se avalarán los ingresos posteriores de información con justificación detallada en el oficio y solo en

los casos que estén relacionados con alguna falla de ingreso en el sistema. Solamente se recibirán

y responderán solicitudes de levantamiento de glosas dentro de los 30 días hábiles posteriores al

recibo de la notificación de la glosa por parte de la Subred Integrada de Servicios de Salud.

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2.3 GENERALIDADES PARA EL INGRESO AL MÓDULO DEL COMPONENTE DE VIGILANCIA SANITARIA Y AMBIENTAL

Recomendaciones de tipo general para ingresar al módulo

a) Configuración de Pantalla

Se recomienda utilizar para equipos de escritorio la configuración de resolución de pantalla de

1024 * 768 pixeles como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 1 Resolución de la pantalla

b) Configuración de separadores de miles y decimales Se recomienda utilizar la configuración de separadores así:

- SEPARADOR DE DECIMALES (.) PUNTO

- SEPARADOR DE MILES (,) COMA

c) Nivel de ZOOM del explorador WEB (Internet Explorer) Se recomienda utilizar Nivel de ZOOM DE 100%.

d) Configuración de ingreso por el explorador WEB (Internet Explorer) En el momento de ingresar al SIVIGILA DC tener en cuenta:

Abrir SIVIGILA DC con el explorador WEB (Internet Explorer):

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Si la pantalla del navegador despues de ingresar su usuario y contraseña se muestra en color azul

celeste, debe proceder a hacer la vista compatible de la siguiente manera:

Imagen 2 Escritorio Sivigila D.C.

Se da clic en el botón en ese momento se refresca el explorador y debe quedar en interfaz tipo

Windows Vista como se muestra en las imágenes 3 y 4



En caso de no salir el botón se deberá seguir los siguientes pasos:

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1. Abrir el menú de herramientas de internet Explorer (mantener pulsada la tecla ALT).

2. Seleccionar la URL del Sivigila DC (saludcapital.gov.co) y dar clic en agregar.

3. Finalice dando clic en el botón cerrar.

2.4. CASOS DE USO: MANEJO DE ARCHIVOS Y CENSO DE ESTABLECIMIENTOS

En este capítulo se presentan los casos de uso, que corresponden a los cambios en la identificación

de un establecimiento y sus actividades de comercio. Es de gran importancia revisarlos y tenerlos

en cuenta para el manejo del archivo y de los ingresos de información en el aplicativo. Los casos

aquí relacionados se han identificado dentro de la dinámica comercial del Distrito Capital, sin

embargo, pueden existir otras variaciones o nuevas dinámicas, que deben ser informadas por los

equipos de digitadores y técnicos de las SISS UPSS oportunamente al equipo Sisvea de nivel central

para su análisis y línea técnica respectiva.

Casos de uso identificados:

1) El establecimiento no cambia de razón social, ni de propietario, ni de dirección, ni de actividad económica, pero adiciona o retira servicios: en este caso se debe continuar manejando el mismo archivo físico y el mismo registro dentro del censo, el tipo de establecimiento corresponde al servicio predominante o de mayor riesgo.

2) El establecimiento cambia de razón social y continúa con la actividad económica y el mismo propietario, en la misma dirección: en este caso se debe continuar manejando el mismo archivo físico y el mismo registro dentro del censo cambiando razón social y digitando en el campo de observaciones de la visita la razón social anterior.

3) El establecimiento cambia de razón social y de propietario y continúa con la actividad económica, en la misma dirección: se debe continuar manejando el mismo archivo físico y el mismo registro dentro del censo cambiando el nombre del propietario y razón social, e indicando en el campo de observaciones de la visita los datos anteriores de razón social y propietario.

4) Los establecimientos que cuentan con inscripción y autorización sanitaria vigente para expender o almacenar carne y productos cárnicos comestibles y que cambian de: razón social, nombre comercial, propietario o representante legal y continúa con la misma actividad económica, en la misma dirección, se debe dar por terminado al establecimiento y crear un nuevo registro en el censo de establecimientos junto con una nueva carpeta en físico.

5) El establecimiento cambia de razón social, actividad económica y propietario, se debe abrir una nueva carpeta en físico, al registro dentro del censo dar establecimiento terminado y para la nueva actividad económica crear un nuevo registro.

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6) El establecimiento no cambia de razón social, ni de actividad económica, ni de propietario, pero se traslada de sede; se debe abrir una nueva carpeta en físico, al registro dentro del censo dar establecimiento terminado y abrir un nuevo registro.

Caso especial sobre establecimientos que vienen siendo intervenidos por las acciones de vigilancia

intensificada (antes proyectos de vigilancia intensificada):

Cuando al adelantar la búsqueda de un establecimiento para ingresar una visita de vigilancia

rutinaria se evidencie que éste ha sido intervenido previamente por alguna de las acciones de

vigilancia intensificada que se adelantan en el distrito no debe realizar el ingreso del soporte ni

realizar modificaciones sobre el tipo de establecimiento ni intervención que se encuentran

guardadas o seleccionadas en el aplicativo.

En este caso deberá escanear el acta de IVC y remitirla a la cuenta de correo oficial del Sisvea

([email protected]) para efectos de revisión técnica por parte de los referentes de las

líneas de intervención.


intensificada (antes proyectos de vigilancia intensificada) correspondientes a la vigilancia de

Catering y Refrigerios:

El establecimiento cambia de razón social y de propietario y continúa con la actividad económica, en la misma dirección: se debe dar por terminado el establecimiento y abrir un nuevo registro dentro del censo. Este caso especial, aplica exclusivamente en la línea alimentos sanos y seguros y para las intervenciones de esta vigilancia intensificada y se constituye así por las plantas de refrigerios del PAE del distrito.

Caso especial sobre establecimientos que vienen siendo intervenidos como servicios

complementarios y de acuerdo al enfoque de riesgo o dinámica comercial, pasan a ser servicios

principales:

En los casos que se encuentren establecimientos creados como servicios complementarios y se

defina, de acuerdo con el enfoque de riesgo o dinámica comercial del establecimiento

(terminación del servicio principal), que pasan a ser servicios principales, se deberá crear un nuevo

registro en el censo de establecimientos con el apoyo del funcionario responsable de la

intervención, teniendo en cuenta que el aplicativo no permitirá duplicar direcciones. Una vez

creado el registro, se deberá solicitar por la mesa de ayuda técnica del aplicativo Sivigila D.C. la

migración de los ID de visita que correspondan a las intervenciones adelantadas en el antes

servicio complementario, para que pasen a ser intervenciones del nuevo registro como servicio

principal (histórico del establecimiento).

mailto:[email protected]

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Para este caso especial se han identificado los siguientes escenarios en la administración de la

información relacionada con expendios minoristas con servicios complementarios expendios de

carne y productos cárnicos comestibles:

➢ Escenario 1: El expendio minorista creado como servicio principal se termina y se quedan activos el o los

expendios de carne y productos cárnicos comestibles, creados como servicios complementarios.

En este caso se debe crear un nuevo registro dentro del censo, y solicitar la migración del histórico

de visitas a ese nuevo registro. Aplica para cada servicio complementario identificado.

➢ Escenario 2: El expendio minorista continúa su actividad económica, pero se define por enfoque de riesgo que

el servicio complementario expendio de carne y productos cárnicos comestibles es la actividad

predominante o de mayor riesgo; en este caso se debe crear un nuevo registro y solicitar la

migración del histórico de visitas a ese nuevo registro para que aparezca como único en el censo.

En este caso el minorista permanece activo en el censo con su histórico de visitas.

➢ Escenario 3: Cuando se visiten expendios de carne y productos cárnicos comestibles creados como servicios

complementarios, pero que estos tengan un propietario diferente al propietario del servicio

principal, estos deberán ser migrados a un nuevo registro y aparecer como únicos en el censo. En

este caso el expendio minorista o servicio principal permanece activo en el censo con su histórico

de visitas.

➢ Escenario 4: Para los establecimientos que vienen siendo intervenidos como expendios minoristas sin servicios

y que se definan técnicamente que pasan a ser expendios de carne y productos cárnicos

comestibles, se deberá actualizar el tipo de establecimiento del servicio principal y crear un

servicio complementario como expendio minorista. Recuerde que en este escenario el

establecimiento no cambia de razón social, ni de propietario, ni de dirección, ni de actividad

económica, solo adiciona o retira servicios, en este caso se debe continuar manejando el mismo

archivo físico y el mismo registro dentro del censo.


intensificada (antes proyectos de vigilancia intensificada) correspondientes a la vigilancia de

Catering y Refrigerios:

El establecimiento cambia de razón social y de propietario y continúa con la actividad económica, en la misma dirección: se debe dar por terminado el establecimiento y abrir un nuevo registro dentro del censo. Este caso especial, aplica exclusivamente en la línea alimentos sanos y seguros y

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para las intervenciones de esta vigilancia intensificada y se constituye así por las plantas de refrigerios del PAE del distrito.

2.5. INGRESO AL APLICATIVO SIVIGILA D.C.

Para ingresar al aplicativo Sivigila D.C. debemos seguir los siguientes pasos:

a) Abrimos el explorador de internet (Internet Explorer o Google Chrome) y en la barra de dirección (URL) digitamos http://appb.saludcapital.gov.co/sivigiladc/Login.aspx ó 172.16.55.6/sivigiladc y aparecerá la siguiente imagen que corresponde a la página de inicio del aplicativo:

Imagen 5 Página inicio Sivigila DC

b) Seleccionamos la opción “Ingreso de funcionarios” y aparecerá la siguiente

ventana:

Imagen 6 Página Ingreso de funcionarios

http://appb.saludcapital.gov.co/sivigiladc/Login.aspx

http://appb.saludcapital.gov.co/sivigiladc

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c) Digite su usuario y contraseña y oprima el botón ingresar. Si los datos están correctamente ingresados inmediatamente aparecerá información en la grilla “Seleccione rol”, como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 7 Iniciar sesión con usuario y selección de rol

La pantalla le mostrará el rol que tiene asignado en el Sivigila DC, así como el Subsistema al que

pertenece, para este caso “Sistema de Vigilancia Epidemiológica Ambiental. Luego debe oprimir el

botón ingresar como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 8 Ingreso de usuario

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Menú

Una vez se ingresa al sistema, el usuario puede observar las diferentes opciones del Menú; para

esto se posiciona el puntero del mouse en el botón Menú ubicado en la parte inferior izquierda de

la pantalla, aquí encontrara las opciones de: Cerrar Sesión, Alertas/Reportes, Cambio de

Contraseña, Asistencia Técnica/Unidad Análisis/Interventoría, Solicitudes, Empresas PISA, Módulo

SISPIC y Vigilancia de la Salud Ambiental, como se muestra en la siguiente imagen

Imagen 9 Opciones de Menú

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Cerrar Sesión

Para salir del sistema el usuario debe dar clic en la primera opción de Menú “Cerrar Sesión” de la

imagen anterior. Una vez se da click en esta opción aparece una ventana que pregunta si está

seguro que desea salir de la aplicación, se debe dar clic en OK o Cancel según se desee.

Imagen 10 Salir del sistema Sivigila DC

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3. MODULO INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL - IVC

El módulo de Inspección, vigilancia y control (IVC), se encuentra desarrollado para optimizar la

captación de la información resultante de las acciones de la vigilancia sanitaria y ambiental en el

Distrito, que favorezca el seguimiento continuo y sistemático de la salud ambiental, de acuerdo

con procesos establecidos para la notificación, recolección, procesamiento y análisis de los datos

sanitarios y ambientales, e igualmente del comportamiento de eventos de salud relacionados con

las líneas de acción, con el fin de generar información oportuna, válida y confiable para orientar

medidas de prevención, vigilancia y control a nivel territorial. Como se presenta en la imagen, el

establecimiento funciona como una historia clínica y deberá ser único en toda la base censo de

establecimiento; dentro de cada ID único se deberán visualizar todas las intervenciones que han

reportado las Subredes Integradas de Servicios de Salud en cada una de las líneas de intervención,

que se realicen en dicho establecimiento como son histórico de visitas, medidas sanitarias,

operativos dentro y fuera de temporada, terminación del establecimiento.

Imagen 11 Estructura establecimiento vigilado y controlado

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4. INGRESO A INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL - IVC Menú IVC

Para ingresar al menú de inspección, vigilancia y control, se da clic en la opción Vigilancia de la

Salud Ambiental de Menú principal y luego la opción IVC, donde se encuentran las siguientes

opciones:

✓ Establecimientos vigilados y controlados ✓ Inscripción de Establecimientos ✓ Talento Humano ✓ Operativos ✓ Vehículos Transportadores ✓ Actas IVC por facturar en S.P.P. ✓ Facturar Vigilancia Intensificada en S.P.P. ✓ Consultas ✓ Eventos Transmisibles Zoonosis ✓ Registro Expendios de Carne ✓ Vivienda en Riesgo

Imagen 12 Ingreso a IVC

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4.1. ESTABLECIMIENTO VIGILADO Y CONTROLADO

Al ingresar por la ruta Menú / Vigilancia de la salud Ambiental / IVC / Establecimientos vigilados y

controlados, se despliega una pantalla que se compone de las siguientes variables:

Imagen 13 Establecimiento vigilado y controlado

Tipo de vigilancia: En esta variable se encuentran las siguientes tres opciones de selección:

✓ Rutinaria: Seleccione esta opción cuando la intervención corresponda a vigilancia rutinaria, que se adelanta exclusivamente en las localidades propias de la Subred

✓ Intensificada: Seleccione esta opción cuando la intervención corresponda a acciones de vigilancia intensificada (antes denominados Proyectos de vigilancia intensificada) que se adelantan a nivel distrital por la Subred

✓ Delegada: Seleccione esta opción cuando la intervención no corresponde a una acción de vigilancia intensificada, pero se desarrolla en otras localidades diferentes a las propias de la Subred, esta corresponde a intervenciones de Operativos de carne, intervenciones en el barrio Guadalupe, intervenciones de vigilancia a Dispositivos para la salud visual (Ópticas)

Acción: Esta variable se activará únicamente cuando se haya seleccionado el tipo de vigilancia

“intensificada” en ese caso deberá seleccionar la acción de vigilancia intensificada a la que

pertenece la intervención

Localidad: Seleccione la localidad a la que pertenece la intervención, según lo informado en el

soporte físico

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UPZ: Al seleccionar una localidad específica, automáticamente se cargarán las UPZ que pertenecen

a la localidad seleccionada. También puede ampliar la búsqueda dejando seleccionado “Todas”

No filtrar: Seleccione esta opción para quitar cualquier información ingresada en los filtros o llaves

de búsqueda

Nuevo Establecimiento: Seleccione esta opción para crear un nuevo establecimiento, cuando sea

informado en el instrumento de IVC en la variable ID Establecimiento como “Nuevo”. Importante:

Recuerde que es responsabilidad de la subred controlar la creación de establecimientos duplicados

dentro de la base de datos; por lo anterior se deben agotar todas las llaves de búsqueda antes de

crear establecimientos nuevos, ya que puede estar duplicando información que conduce a un sobre

registro en los datos distritales que se entregan periódicamente a los entes de control

Actualizar: Utilice esta opción para refrescar la pantalla

4.1.1. Creación de Establecimientos

Dentro del formulario de “Establecimientos vigilados y controlados” se tiene la opción de crear

nuevos establecimientos, al dar clic al botón Nuevo Establecimiento. Esta pantalla se compone de

tres secciones:

Datos del Establecimiento: Contiene la estructura general de la cedula del establecimiento

Servicio Principal: En esta sección se presenta el servicio principal del establecimiento

Servicios Complementarios: En esta sección se presentan el o los servicios complementarios que

existen dentro del establecimiento

Imagen 14 Creación de establecimientos – Servicio principal, complementarios y Cédula del establecimiento

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Aspectos importantes:

Quien define el Servicio principal y los Servicios Complementarios del establecimiento es el

funcionario que adelanta las intervenciones de IVC. Si tiene dudas sobre el ingreso o creación de

servicios comuniquese con el funcionario responsable antes de realizar el ingreso de los soportes en

el aplicativo.

Tenga en cuenta que al crear servicios complementarios con el mismo tipo de establecimiento del

servicio principal, el aplicativo bloqueará el establecimiento. Por lo anterior, cuando identifique

estos casos, infórmelos de manera inmediata por la mesa de ayuda técnica para evitar

afectaciones en el histórico de la información.

Continúe el proceso de digitación, con el ingreso de la cédula del establecimiento del servicio

principal como se indica a continuación. Este paso es fundamental, debido a que, si el

establecimiento cuenta con servicios complementarios propios, la información ingresada en la

cédula del establecimiento servicio principal será migrada automáticamente las veces que sea

necesario a los formularios de servicios complementarios propios que deba ingresar en el

aplicativo.

4.1.1.1. DATOS DEL ESTABLECIMIENTO - Cédula del Establecimiento

Esta zona contiene los datos básicos del establecimiento, donde cada una de las variables

corresponde al estándar definido para el diligenciamiento de las actas de Inspección Vigilancia y

Control. Para un adecuado diligenciamiento de las variables en el sistema, es importante tener en

cuenta los siguientes casos:

25

CASO CONDICIÓN PARA

EL ANÁLISIS

CÓDIGO QUE EL

DIGITADOR

DEBE INGRESAR

EN EL SISTEMA En el acta de IVC se trazó una línea Sin dato 9999

En el acta de IVC en el espacio se diligenció “NO TIENE” No tiene 8888 En el acta de IVC en el espacio se diligenció “No presenta”, aplica solo para

los casos en los que el funcionario indica que la persona que atiende la

visita se niega a presentar los documentos o suministrar información.

No presenta 7777

En el acta de IVC en el espacio se diligenció “No requiere” este caso solo

aplica para las entidades que no están obligadas a registrarse ante la

Cámara de Comercio, se podrán consultar en el link

http://camara.ccb.org.co/documentos/326_guia2esal.pdf, especialmente

variable matrícula establecimiento.

No requiere 6666

Cuando no se levanta acta de IVC (aplica para operativo de carnes,

operativo de temporada y aplicación de medida sin visita de IVC)

Operativos y

medidas sin visita

de IVC

5555

Tabla 4.1.1. Códigos para digitación

Los datos básicos del establecimiento son los siguientes:

a) Empresa Social del Estado: El aplicativo cargará automáticamente la Subred que realiza la intervención, debido a que el usuario Digitador se encuentra asociado a esta. Es importante que verifique la congruencia de esta información y reporte cualquier novedad a través de la mesa de ayuda técnica del aplicativo (vea numeral 7 Módulo de Asistencia Técnica).

b) Número de inscripción: Digite el número de inscripción del establecimiento tal como está en el acta, en mayúsculas sostenidas las letras y seguido sin espacios el número; recuerde que debe cumplir con la estructura alfanumérica determinada por la inscripción realizada por el establecimiento a través de la plataforma web Negocios Saludables – Negocios Rentables. En caso que el establecimiento no se encuentre inscrito, emplee los códigos para digitación según sea informado en el acta.

c) Razón social: Digitar en mayúsculas sostenidas el nombre completo de la razón social tal como está escrito en el acta. Cuando el acta indique: no presenta, no tiene, o sin razón social, debe digitar en el aplicativo el código establecido para el caso.

d) Nombre del establecimiento: Digitar en mayúsculas sostenidas el nombre comercial del establecimiento tal como está en el acta. Cuando el acta indique que no presenta, no tiene, o sin nombre comercial, debe digitar el código establecido para el caso.

e) NIT - DV: Digitar el NIT del establecimiento, tal como aparece en el acta. Este debe contener entre 6 y 11 dígitos, incluyendo el digito de verificación (Ejemplo: 888777666-1). Cuando el acta indique que no presenta o no tiene, debe digitar el código establecido para el caso.

http://camara.ccb.org.co/documentos/326_guia2esal.pdf

26

f) Sede: Seleccione la opción “Única” cuando así sea informado en el acta o la opción “Otro” cuando se informe en el soporte que el establecimiento tiene varias sedes. En el momento que seleccione la opción “Otro” el aplicativo habilitará automáticamente el campo “Cuál sede”

g) Cual sede: Digitar en mayúsculas sostenidas la sede tal como está escrito en el acta.

h) Tipo de Ubicación: Despliegue las opciones disponibles en este campo y seleccione según sea informado en el acta. Por favor lea cuidadosamente las siguientes indicaciones para un adecuado registro de la información:

✓ Centro Comercial, Edificio: Seleccione esta opción si el establecimiento inspeccionado está ubicado dentro de un centro comercial, pasaje comercial, edificio u otras instalaciones que agrupen establecimientos de comercio; esta información debe estar contenida en el acta de IVC. Seguido aparecerá una lista desplegable con los centros comerciales, pasajes comerciales y edificios inscritos en el Distrito, seleccione la opción que corresponda según sea informado en el acta; en caso de no encontrar el centro comercial, pasaje comercial, edificio en la lista desplegable, encontrará la opción “otro” dentro de este mismo listado, de clic sobre este y aparecerá el campo para inscribir el conglomerado al que pertenece el establecimiento. Para más información consulte el instructivo de diligenciamiento de la cédula del establecimiento.

✓ Plaza de mercado: Seleccione esta opción si el establecimiento inspeccionado está ubicado dentro de una plaza de mercado, esta información debe estar contenida en el acta de IVC. Seguido aparecerá una lista desplegable con las plazas de mercado del Distrito, seleccione la que corresponda según sea informado en el acta.

✓ IPS: Seleccione esta opción si el establecimiento inspeccionado está ubicado dentro de una institución prestadora de servicios de salud, esta información debe estar contenida en el acta de IVC. Seguido aparecerá una lista desplegable, seleccione la opción que corresponda según sea informado en el acta; en caso de no encontrar la institución prestadora de servicios de salud en la lista desplegable, encontrará la opción “otro” dentro de este mismo listado, de clic sobre este y aparecerá el campo para inscribir la institución prestadora de servicios de salud al que pertenece el establecimiento.

✓ Hiperferretería: Seleccione esta opción si el establecimiento inspeccionado está ubicado dentro de una Hiperferretería, esta información debe estar contenida en el acta de IVC. Seguido aparecerá una lista desplegable, seleccione la opción que corresponda según sea informado en el acta; en caso de no encontrar la Hiperferretería en la lista desplegable, encontrará la opción “otro” dentro de este mismo listado, de clic sobre este y aparecerá el campo para inscribir la Hiperferretería a la que pertenece el establecimiento.

✓ Otro: En el caso que el establecimiento se encuentre fuera de las anteriores opciones de conglomerados comerciales, se selecciona esta opción; una vez seleccionada se habilita el campo “Cuál ubicación” para que ingrese la información tal como se encuentra en el acta en mayúsculas sostenidas.

✓ No Aplica: Seleccione esta opción cuando el establecimiento no se encuentre dentro de ningún conglomerado comercial, esta información debe estar contenida en el acta de IVC.

27

i) Dirección: Ingrese la dirección haciendo clic sobre el asistente para ingreso estandarizado de acuerdo con los parámetros del manual de nomenclatura. Se desplegará la siguiente ventana donde podrá seleccionar cada campo según aparezca en el soporte físico. El correcto diligenciamiento de esta información permite que el sistema ubique la localidad, la UPZ y el barrio correspondiente a la dirección digitada. En los casos que la dirección digitada no sea ubicada por el geocodificador, se debe ingresar la localidad, la UPZ y el barrio, seleccionándolos de las listas de opciones de cada uno de los campos. Para los casos en que el barrio indicado en el acta no esté incluido en la lista desplegable, seleccione la opción “otro” y complete la información en el campo que se habilita. Los datos aquí ingresados deben ser totalmente correctos, ya que esta información es geocodificada para la entrega de informes distritales y procesos sancionatorios. En los casos en que el complemento no esté dentro de la lista de opciones del geocodificador debe digitarlo completo y según lo registre el soporte físico, recuerde que toda la información debe ser digitada en mayúscula.

Imagen 15 Ingresar dirección estandarizada

En caso de que la dirección tenga un complementario como local 101 se debe dar clic en adicionar

y por último en aceptar para guardar la dirección ingresada, para que su inscripción sea exitosa es

importante ingresar el complementario ya que este permite detallar la ubicación del

establecimiento en los casos donde se encuentran en el interior de otros establecimientos como

centros comerciales, plazas de mercados, parques industriales, entre otros.

Finalizado el ingreso de clic sobre “Aceptar” de manera inmediata el aplicativo realizará la

verificación de la dirección ingresada en el geocodificador predeterminado para el aplicativo.

Cuando no existe coincidencia con la malla vial, el aplicativo arrojará un mensaje de alerta

28

indicando “Dirección errada”, en este caso verifique que la dirección ingresada coincide con el

soporte físico y relacione el caso en su bitácora de inconsistencias. Recuerde que lo ingresado en

el aplicativo, debe coincidir completamente con la información del soporte físico.

j) Área rural: Dar clic en la casilla si el establecimiento se encuentra fuera de los límites urbanos de la ciudad de Bogotá.

k) Teléfonos: Digitar los datos numéricos según sea el caso (teléfono fijo o celular). En caso de número telefónico con extensión indique la extensión separada de un guion “número telefónico–extensión” para los casos de más de una extensión, sepárelos con diagonal “número telefónico/extensión/extensión”

l) E-mail: Digitar el correo electrónico que aparece en el acta, siguiendo el formato estándar.

m) Nombre del propietario: Digite en mayúscula sostenida el nombre completo del propietario siguiendo el orden “primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, sin información o no tiene, debe digitar el código establecido para el caso. (Tabla 4.1.1. Códigos para digitación).

n) Tipo documento propietario: Seleccione una de las siguientes opciones: Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT, Permiso Especial de Permanencia, Permiso Temporal de Permanencia o Pasaporte.

Imagen 16 Ingreso tipo documento propietario

o) Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni espacios. Para el caso de NIT ingrese el número con el guion correspondiente, que corresponde al dígito de verificación. Cuando el acta indique que no presenta, sin número de documento, sin información o no tiene, debe digitar el código establecido para el caso.

29

Recuerde: este campo requiere un mínimo de 6 dígitos para continuar con la digitación, por lo

tanto, cuando los números del documento sean menores a 6 dígitos, deberá incluir antes del

número los ceros que sean necesarios. Ejemplo:

001234 – para documentos de cuatro dígitos, incluya dos ceros antes del número

012345 – para documentos de cinco dígitos, incluya un cero antes del número

p) Representante legal: Los datos se deben ingresar con los mismos criterios utilizados para propietario (nombre, tipo de documento, número de documento). Cuando el acta indique que no presenta, sin información, no tiene, no requiere debe digitar el código establecido para el caso.

q) Dirección de notificación: Digite la dirección registrada en el acta teniendo en cuenta los parámetros del manual de nomenclatura (vea ítem f)

r) Presenta matrícula mercantil del establecimiento: Dar clic en la casilla si el acta informa que SI presenta matrícula mercantil. En caso contrario deje la casilla sin seleccionar.

s) Número matrícula mercantil del establecimiento: Digitar el número de la matrícula mercantil del establecimiento tal como está el acta.

4.1.1.2. SERVICIO PRINCIPAL

Esta zona contiene los datos del Servicio Principal del establecimiento, donde cada una de las

variables corresponde al estándar definido para el diligenciamiento de las actas de Inspección

Vigilancia y Control:

a) Línea de intervención: Seleccione según indique el formato físico. Usted encontrara en el formulario las líneas con el siguiente orden:

1. Aire, ruido y radiación electromagnética 2. Alimentos sanos y seguros 3. Calidad del agua y saneamiento básico 4. Eventos transmisibles de origen zoonótico 5. Medicamentos seguros 6. Seguridad química

b) Tipo de establecimiento e Intervención: Para buscar el tipo de establecimiento indicado en el soporte físico, se da clic en el botón de búsqueda el cual abre una ventana en la que se realiza la búsqueda. La opción de búsqueda del tipo de establecimiento, muestra 5 columnas con algunas filas, las cuales contienen los tipos de establecimientos en orden alfabético y distribuidas de izquierda a derecha por Id tipo de establecimiento, Tipo establecimiento, Código CIIU, Id punto crítico y Nombre de punto crítico (Intervención).

30

Si alguna de las opciones que le muestra la pantalla es la indicada según el acta de IVC, usted

deberá seleccionarla ubicando el puntero del mouse en cualquiera de las filas y/o columnas y

dar clic izquierdo. Al realizar esta acción la fila pasara a un color naranja el cual le indicara el

tipo de establecimiento seleccionado, seguidamente debe dar clic en aceptar.

Imagen 17 Ventana de búsqueda tipo establecimiento

Dado que la pantalla de búsqueda no muestra todas las opciones, se hace necesario realizar la

búsqueda por filtros, para esta acción usted dispondrá de 5 casillas en las cuales deberá colocar

nombres o números relacionados con la búsqueda en particular (recuadro en rojo de la Imagen

4.1.1.2.1. Ventana de búsqueda tipo establecimiento).

Nota: Para la búsqueda o filtro de cualquier registro se tiene que colocar exactamente el

nombre y tildes en caso de que las tenga, o parte del nombre sin la primera letra. Ejemplo:

Si se busca Restaurante se escribe para buscar “resta” ya que el sistema es muy exigente

en su escritura.

Recuerde: Verifique siempre que el tipo de establecimiento coincida con la intervención que

informa el funcionario en el soporte físico, cualquier inconsistencia deberá informarla en su

bitácora de inconsistencias y reportarla al funcionario responsable de la intervención.

Después de haber realizado el proceso de selección del tipo de establecimiento e intervención, se

debe continuar diligenciando los datos de la cédula del establecimiento de la siguiente manera:

c) Número de trabajadores: Ingrese el número de trabajadores según soporte físico d) Horario: Marque la casilla haciendo clic según corresponda o diligencie el campo “otro” de

acuerdo con la información suministrada en el acta de IVC. Para este último caso la estructura

31

definida según el instructivo de diligenciamiento de la cédula del establecimiento es HH:MM AM/PM

e) Días de funcionamiento: Marque la casilla haciendo clic según corresponda o diligencie el campo “otro” de acuerdo a la información suministrada en el acta de IVC

Tenga en cuenta que todos los datos anteriormente mencionados corresponden a la Cédula del Establecimiento que encontrará siempre en las actas de IVC, por lo que si usted evidencia inconsistencias en las mismas, deberá diligenciar una bitácora de inconsistencias, registrando las actas que no se pueden diligenciar en el aplicativo y realizar la realimentación correspondiente al referente de ambiente, con el fin de que el referente verifique que se realicen los ajustes pertinentes y de esta manera garantizar la calidad del dato.

4.1.1.3. SERVICIOS COMPLEMENTARIOS (PROPIOS O TERCEROS)

Para crear servicios complementarios realice el procedimiento que se describe a continuación:

Imagen 18 Creación de Servicios complementarios

Haga clic sobre el botón “Agregar servicio”, se desplegará la siguiente pantalla, que le permitirá

buscar por las llaves tipo de establecimiento, código CIIU, actividad económica, punto crítico o

intervención o línea de intervención, el servicio complementario que requiere crear.

32

Imagen 19 Pantalla Servicios complementarios para agregar

Seleccione la fila que corresponda según el soporte físico que se encuentra digitando, y de clic

sobre la palabra “Sel” que se encuentra en el extremo izquierdo de cada fila. Recuerdo que los

servicios serán cargados únicamente cuando estos queden señalados en color rojo como se

muestra en la imagen.

Imagen 20 Selección de Servicios complementarios

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Usted podrá seleccionar varios servicios complementarios a la vez, según sea necesario. Para

finalizar el cargue de estos servicios, de clic en el botón “Actualizar” y posteriormente cerrar. Si el

procedimiento fue adecuado, regresará a la pantalla de creación de nuevo establecimiento y verá

cargados los servicios que selección en la sección “Servicios Complementarios” como se muestra

en la imagen a continuación.

Imagen 21 Servicios complementarios cargados

Aspectos importantes:

- Si los servicios fueron creados equivocadamente, usted podrá eliminarlos haciendo clic sobre la papelera localizada en el extremo derecho de cada fila de servicio creado; para eliminar actas creadas en los servicios deberá realizar la solicitud por la mesa de ayuda técnica informando siempre la localidad a la que pertenece el registro, el ID del establecimiento y el ID de la visita, información complementaria como razón social, número de acta o fecha de visita.

CREAR UBICACIÓN DEL SERVICIO COMPLEMENTARIO:

Para cada servicio creado deberá ingresar la ubicación del mismo según la información que esté

disponible en el soporte físico (acta de inspección, vigilancia y control) o la información que sea

suministrada por la persona quien realiza la intervención en el establecimiento. Aunque el servicio

complementario sea único dentro del establecimiento principal, deberá ingresarse la información

relacionada con su ubicación física para evitar inducir al error en el proceso de digitación.

En este mismo sentido, el campo “Ubicación” le permitirá crear varias ubicaciones para un mismo

tipo de servicio complementario, esto significa que, si por ejemplo el establecimiento cuenta con

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varios restaurantes, varias cafeterías o varias piscinas podrá crear tantas ubicaciones como sean

necesarias para ese servicio complementario, de tal manera que al ingresar cada acta de cada

restaurante se despliegue la ubicación respectivamente.

Se debe tener especial cuidado al momento de crear y seleccionar las ubicaciones para el

guardado de un acta de IVC, ya que la información quedará vinculada a esa referencia y de esta

misma forma el histórico de las visitas y actuaciones adelantadas por el componente a los servicios

complementarios. Ingrese las ubicaciones como se muestra a continuación:

Imagen 22 Ubicación de servicios complementarios

Para crear la ubicación de un servicio complementario, haga clic sobre la pestaña izquierda en la

fila del servicio, al que va a ser agregada la ubicación.

Se desplegará una ventana con la información que se muestra en la imagen, de clic sobre el campo

“Nueva Ubicación” y realice el ingreso de la ubicación en el campo que se habilita para este

propósito como “Nombre ubicación servicio” este campo está configurado como alfanumérico por

lo que no debe presentar dificultad para agregar información según soporte físico.

Imagen 23 Agregar varias ubicaciones en un mismo servicio complementario

35

Para crear varias ubicaciones en un mismo servicio complementario, seleccione dentro del mismo

servicio “Nueva ubicación” tantas veces como sea necesario y dé clic como se muestra en la

imagen anterior.

Cuando los servicios y sus ubicaciones se han creado y guardado correctamente en la cédula del

establecimiento, estas se desplegarán para ser seleccionadas en el momento que pretenda

ingresar un acta de IVC dentro del establecimiento, como se muestra en la imagen anterior.

Se puede ver en la siguiente imagen que es posible editar o eliminar las ubicaciones que se hayan

creado, sin embargo, recuerde que si en esa ubicación ya existe un acta guardada el aplicativo no

le permitirá eliminar o editar la información de la ubicación.

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Imagen 24 Editar o eliminar ubicaciones en un servicio complementario

CREAR TERCERO DEL SERVICIO COMPLEMENTARIO:

Existen dos tipos de servicios complementarios, los que son propiedad del mismo establecimiento

principal o los que son prestados por terceros dentro del mismo establecimiento principal. Esta

información debe estar completamente definida por los funcionarios que adelantan las

intervenciones de IVC. Frente a cualquier duda comuníquese con los funcionarios responsables.

Para crear un tercero realice los siguientes pasos:

a) Agregue con el procedimiento normal, el o los servicios complementarios que requiera según soportes físicos e indicaciones técnicas de los profesionales y líderes que adelantan las intervenciones de campo. Una vez finalizado este proceso, de clic sobre la flecha que despegará el siguiente cuadro de diálogo:

Imagen 25 Selección Servicio Complementario

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b) De clic sobre “Agregar un Tercero” y despegará el formulario “ESTABLECIMIENTO PRESTADOR DE SERVICIOS” para crear el servicio complementario (propio o tercero). Esta acción se requiere para que en los servicios complementarios se puedan ingresar de manera independiente las actas de terminado, medidas sanitarias, anexo Ley 1335, medidas sanitarias y demás actuaciones posibles, sin afectar el servicio principal. Recuerde verificar siempre a qué servicio está cargando la información.

Imagen 26 Agregar un Tercero de un Servicio Complementario

c) Sobre el formulario “ESTABLECIMIENTO PRESTADOR DE SERVICIOS” seleccione si el servicio es prestado por el mismo propietario o por un tercero, en este caso al igual que en formulario anterior se auto completará la información ya ingresada en el servicio principal, o en caso de un tercero deberá diligenciarla según el soporte físico.

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Imagen 27 Formulario nuevo Tercero

d) En esta versión y únicamente para este formulario, el dígito de verificación del NIT se cargará automáticamente según la información que digite en el NIT. Esté cálculo se realiza de acuerdo

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con el algoritmo utilizado por la DIAN. Si el dígito no coincide con el soporte físico deberá diligenciar su bitácora de inconsistencias e informar al profesional que ha diligenciado el soporte para validar la fuente de la información. Informe cualquier novedad por la mesa de ayuda técnica del aplicativo Sivigila DC

Imagen 28 NIT del Tercero

e) Finalice el proceso dando clic en “Aceptar”. Si la información fue correctamente ingresada el aplicativo mostrará el mensaje que confirma que el tercero se ha adicionado correctamente

Imagen 29. Creación del Tercero

Al salir del nuevo formulario recuerde guardar la cédula del establecimiento y continuar con el

proceso normal de ingreso de las actas de visita

40

Al ingresar al formulario para nueva acta de IVC seleccione el servicio, ubicación servicio y tercero.

En este último campo aparecerá la información que creó en el formulario “ESTABLECIMIENTO

PRESTADOR DE SERVICIOS” como se indica a continuación:

Imagen 30 Selección del Tercero en la creación de nueva acta

La información se auto completará de acuerdo con lo ingresado en el formulario “Establecimiento

prestador de servicios”

41

Imagen 31 Información del Tercero cargada automáticamente en acta IVC

Importante: En los casos en que se omita el diligenciamiento del nuevo formulario, al

intentar ingresar un acta de IVC de un servicio complementario el aplicativo arrojará un

mensaje que solicita seleccionar el tercero que presta el servicio. En este caso aplique

todos los pasos descritos en este instructivo

Imagen 32 Mensaje de error cuando se intenta crear acta de Servicio Complementario sin crear el tercero

42

4.1.2. Creación de nueva acta IVC

Dentro del formulario de “Establecimientos vigilados y controlados”, busque el establecimiento

relacionado en el soporte físico, si no lo encuentra debe crearlo, una vez ubicado el

establecimiento seleccione el icono , cuando esté en el formulario de la cédula principal del

establecimiento seleccione la pestaña Actas IVC:

Imagen 33 Formulario Establecimiento

Se muestra la lista de actas de IVC correspondientes a las visitas realizadas al establecimiento,

incluye las del servicio principal y los servicios complementarios que tenga. Para crear un acta

seleccione el botón Nueva Acta IVC:

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Imagen 34 Formulario Actas IVC

Imagen 35 Formulario para nueva acta IVC

Imagen 36 Formulario para nueva acta IVC: Concepto Visita

Dentro de la creación de actas IVC se debe tener en cuenta que:

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✓ Al ingresar el acta del servicio principal se desplegará la información ingresada en la cédula del establecimiento previamente diligenciada

✓ Al ingresar las actas de los servicios complementarios que han sido cargados en el establecimiento creado o existente, encontrará una variable denominada “Servicio”, en esta variable deberá seleccionar el servicio al que corresponde el soporte que va a digitar

Imagen 37 Formulario editar establecimiento / Actas IVC

Imagen 38 Selección de servicios complementarios para cargue de nueva Acta IVC

Aspectos Importantes: Después de seleccionar el servicio complementario al que se le cargará el acta de IVC encontrará un box (caja) con la pregunta “Servicio prestado por un tercero”, usted deberá seleccionar este box cuando el propietario del servicio que va a ingresar es diferente al propietario del servicio principal, es

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decir es prestado por un tercero. Si tiene incertidumbre sobre la selección de este campo y no está plenamente identificado en los soportes de IVC, por favor antes de continuar con el ingreso de la información comuníquese con el funcionario que adelantó las intervenciones. Al seleccionar el box “Servicio prestado por un tercero” se limpiará toda la información de la cédula del establecimiento, debido a que la información de servicios prestados por terceros es diferente y deberá ser ingresada conforme el soporte físico.

Información requerida para agregar el acta de IVC

La pantalla del ingreso del acta de IVC se compone de 5 pestañas básicas:

1. Información del acta 2. Establecimiento 3. Aspectos: corresponde al ingreso de aspectos a verificar definidos por cada una de las

líneas de intervención, para el caso de la línea de seguridad química se digita la totalidad de los aspectos del acta general de IVC.

4. Concepto visita 5. Anexos

Imagen 39 Pantalla de ingreso a Actas de IVC

a) Información del acta

En este punto se encuentran los metadatos del acta. La mayoría de los datos que se encuentran en

esta pantalla ya están por defecto, como la fecha de diligenciamiento o la entidad responsable, sin

embargo, existen dos campos que son obligatorios para continuar con el proceso: Número del

acta y Número de carpeta, los cuales se deben diligenciar de acuerdo a los datos de las actas

físicas.

b) Establecimientos

▪ Cédula establecimiento. Muestra los datos de la Cédula del establecimiento que anteriormente se registraron (segunda opción).

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Imagen 40 Formulario para nueva acta IVC: Cédula Establecimiento

▪ Atributos generales del riesgo. Dentro de esta pestaña se tiene en cuenta el objeto y el

motivo de la vista discriminados de la siguiente manera: ✓ Objeto de la visita

➢ Visita 1 ➢ Visita 2 ➢ Visita 3 ➢ Visita 4

✓ Motivo visita ➢ Asociada a brote ➢ Asociada a peticiones, quejas y reclamos ➢ Eventos de Interés en Salud Pública ➢ Notificación Comunitaria ➢ Programación ➢ Solicitud del Interesado ➢ Solicitud Oficial ➢ Solicitud de practica de pruebas / procesos sancionatorios admin ➢ Visita de oficio

✓ Radicado ➢ Número de radicado ➢ Fecha de radicado

✓ Vigencia S.P.P: Se debe seleccionar la vigencia por la cual se va a facturar la visita,

automáticamente queda check la opción “La actividad se factura?” si se llega a quitar el check el acta de IVC digitada no pasa a facturar.

Importante: Para realizar la facturación de un acta de visita IVC o una medida es

importante que la información este correctamente diligenciada para que al

facturar la actividad se realice por la intervención correcta y no descuente la plata

de otra intervención.

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Nota: La edición de las actividades facturadas se puede realizar desde el rol

“Referente Salud Ambiental”

Imagen 41 Formulario Atributos generales de riesgo

Todos los datos deben quedar correctamente escritos y con las longitudes establecidas

como en el caso de los teléfonos o los números de documentos de identificación.

Recuerde que deberá guardar el acta para poder ingresar a los aspectos.

c) Aspectos: Para la línea de seguridad química se capta la totalidad de los aspectos del acta general de IVC. Para las demás líneas se ingresan los datos dependiendo de la definición y requerimientos de los referentes de línea del nivel central. En todos los casos el aplicativo le mostrará por defecto la palabra seleccione, por lo que se deberá escoger alguna de las opciones de la lista desplegable. Nota: Para poder guardar los aspectos será necesario seleccionar el dato que corresponda en cada una de las opciones y al terminar dar clic en el botón actualizar. Si no se diligenciaron todos los campos, el sistema mostrará una pantalla de advertencia con el número del campo que no se seleccionó. ➢ Línea Seguridad Química

En este punto se diligencian los aspectos a verificar del acta, los cuales cuentan con una

calificación y cumplimiento (se seleccionará cada aspecto tal como aparezca en el acta), así mismo

se diligenciarán los hallazgos encontrados en cada uno de los puntos.

Para el diligenciamiento de los aspectos en campo los funcionarios deberán seguir el instructivo

establecido por la referencia de la línea para propender por la calidad del dato.

Imagen 42 Aspectos a verificar línea de seguridad química 1

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Imagen 50 Aspectos a verificar línea de seguridad química - Sustancias 1



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➢ Línea Alimentos Sanos y Seguros

A partir de la entrada de los nuevos formatos ponderados con puntaje INVIMA para la realización

de intervenciones de la Línea Alimentos Sanos y Seguros, se generaron cambios en la estructura y

validación del concepto y de los aspectos que se ingresan en el formulario de visitas a los

establecimientos.

El orden lógico de la digitación es el mismo, es decir deberá realizar los pasos descritos

anteriormente para la creación del establecimiento, creación de servicios complementarios y

digitación de la cédula del establecimiento, pero al momento de ingresar en la pestaña “Concepto

visita” debe tener en cuenta las siguientes instrucciones.

Debido a que en estas actas no se presentan las exigencias ni los plazos solicitados por el

aplicativo, usted podrá selecciona en esta variable la opción 2 o 3 como se muestra en la imagen:

Imagen 56 Selección variable exigencias para actas de la línea alimentos sanos y seguros

En función de lo anterior, el aplicativo no validará en ninguno de los casos expuestos, las fechas

plazo inicial ni final.

Para ingresar el concepto de la visita de clic sobre el campo “Concepto visita” y seleccione según

corresponda, recuerde que la información ingresada debe coincidir con el soporte físico en todos

los campos diligenciados.

Imagen 57 Selección del Concepto sanitario para actas de la Línea Alimentos Sanos y Seguros

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Posteriormente de clic sobre el box “Activar campo” y quedará habilitado el campo “Puntaje

INVIMA” para que realice el ingreso manual del porcentaje informado en el soporte físico. El

formato solo le permite utilizar la coma (,) del teclado numérico. Cuando pretenda utilizar el signo

punto (.) del teclado alfabético arrojará un error y no realizará ninguna acción.

Imagen 58 Selección del Concepto sanitario para actas de la línea alimentos sanos y seguros

Una vez digitado el Puntaje INVIMA y seleccionado el funcionario de salud quien realizó la

intervención (vea módulo talento humano), de clic en “Salvar” aparecerán los siguientes mensajes

de validación del concepto sanitario seleccionado respecto al puntaje que ha digitado

Imagen 59 Validación del Concepto sanitario y Puntaje INVIMA para actas de la línea alimentos sanos y

seguros

Recuerde las tablas de puntaje contenidas en el acta de IVC que definen el concepto sanitario de

la intervención son validadas también en el aplicativo, por lo tanto, en los casos que no exista

congruencia en la información ingresada, automáticamente el aplicativo cambiará el concepto

seleccionado, por el concepto correcto acorde al puntaje que ha ingresado manualmente según el

soporte físico.

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Cuando existan incongruencias detectadas durante la digitación del acta, deberá registrar la

inconsistencia en su bitácora e informar al profesional responsable del registro y suspender la

digitación. Recuerde que la información consignada en el soporte físico deberá coincidir con lo

digitado en el aplicativo, lo anterior constituye un aspecto a auditar y puede ser objeto de glosa de

acuerdo a los Criterios de Facturación y Glosas.

Cuando el soporte físico informe un concepto desfavorable, el aplicativo solicitará siempre la

selección de una medida sanitaria, lo anterior se encuentra definido técnicamente por la línea de

intervención. Cualquier inconsistencia proceda como se ha informado en el párrafo anterior.

Imagen 60 Concepto desfavorable para actas de la línea alimentos sanos y seguros

Seleccione la medida según corresponda y de clic nuevamente en “Salvar”, el aplicativo arrojará un

mensaje informando que el acta ha sido salvada.

➢ Línea Eventos Transmisibles de Origen Zoonótico

Nombre médico veterinario: Se encuentra con el nombre Información de los trabajadores. Para

su diligenciamiento digite en mayúscula sostenida el nombre del médico veterinario siguiendo el

orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta

indique que no presenta, no se encuentra o no tiene, debe digitar “NO TIENE” en mayúscula

sostenida. Este campo se encuentra habilitado según la intervención y cuando lo exige la norma.

Imagen 61 Médico Veterinario (A)

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Imagen 62 Médico Veterinario (B)

➢ Línea Medicamentos Seguros

Matricula profesional: Digite el número del documento tal como se registró en el acta

Nombre director técnico: Digite en mayúscula sostenida el nombre del director técnico siguiendo

el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta

indique que no presenta, no se encuentra o no tiene, debe digitar el código establecido para el

caso. Este campo se encuentra habilitado según la intervención y cuando lo exige la norma.

Tipo del documento: Digite el número del documento tal como se registró en el acta.

Título o Permiso de: Digite el título o permiso del director técnico tal como se registró en el acta.

Cumplimiento: Seleccione Si o No tal como se registró en el acta

Inyectología: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / actividades farmacéuticas,

para su ingreso seleccione SI / NO

Droguería 24 horas: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / actividades

farmacéuticas, para su ingreso seleccione SI / NO.

Suplementos dietarios: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / actividades

farmacéuticas, para su ingreso seleccione SI / NO / N.A.

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Potencializador homeopático: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / actividades

farmacéuticas, para su ingreso digite en este campo SI/NO según informe el funcionario en el

espacio de “Observaciones” del acta IVC. Recuerde que esta información es un dato oficial que

debe ser reportado al INVIMA mensualmente y en todos los casos de encontrar SI, debe estar

asociado un muestreo o una medida a producto.

Imagen 63 Aspectos: MECE – Inyectología – Droguería 24 horas – Potenciador Homeopático

MECE: (aplica para la línea Medicamentos seguros): Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de

la visita / actividades farmacéuticas, para su ingreso digite en este campo SI/NO según como se

encuentre en el acta.

• Línea Medicamentos Seguros, Calidad del Agua y Saneamiento Básico y ETOZ

Plan de gestión de residuos: Esta variable se habilita únicamente para cuatro líneas de

intervención y para puntos críticos específicos; constituye una exigencia reglamentada por norma

sanitaria y las opciones de selección corresponden a las indicadas en el acta:

▪ Medicamentos Seguros: Tiendas naturistas, Droguerías y Farmacias-droguerías, las opciones de selección corresponden a: SI o NO

Imagen 64 Plan de gestión de residuos – Medicamentos seguros

58

▪ Eventos transmisibles de origen zoonótico ETOZ: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / condiciones de saneamiento, asociados a los siguientes tipos de establecimientos: Consultorios, Clínicas, Laboratorios y Droguerías veterinarias. Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple, No aplica, No observado

Imagen 65 Plan de gestión de residuos ETOZ (A)

Imagen 66 Plan de gestión de residuos ETOZ (B)

▪ Calidad de Agua y Saneamiento Básico: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / condiciones de saneamiento asociados a los siguientes tipos de establecimientos: Cementerios, Funerarias, Salas de velación y actividades similares. Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple, No aplica, No observado

Imagen 67 Plan de gestión de residuos – Calidad del agua (A)

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Imagen 68 Plan de gestión de residuos – Calidad del agua (B)

▪ Seguridad Química: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / condiciones de saneamiento asociados a los siguientes tipos de establecimientos: Centros de Estética, Escuelas de formación de estilistas y manicuristas, Peluquerías y actividades similares (PGIRP). Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple, No aplica, No observado.

i. Concepto visita

Corresponde a la parte final del acta, la cual se encuentra distribuida de la siguiente manera:

Imagen 69 Ingreso concepto de la visita

60

Información de la visita:

▪ Exigencias: Se debe selecciona Si – NO – N/A. ▪ Observaciones de las exigencias: De las visitas realizadas a los establecimientos en la

Línea de Seguridad Química a partir del 1 de julio de 2014, no se requiere el diligenciamiento de las exigencias en este campo, independientemente que la selección del validador anterior haya sido afirmativa.

▪ Concepto de la visita: Encontrará una lista desplegable asociada a la línea de intervención y deberá seleccionar una de las siguientes opciones:

✓ Concepto Favorable ✓ Concepto Pendiente ✓ Favorable con requerimientos ✓ No se emite concepto ✓ Concepto Desfavorable

Nota: Solo en los casos de sitios de encuentro sexual fuera de la zona de tolerancia, los expendios de gas propano en viviendas, viviendas visitadas y cuando sea por algún tipo de riesgo o por presencia de vectores, no se emite concepto, solo en estas intervenciones deberá ser seleccionada esta opción. Importante: Recuerde que, al seleccionar concepto desfavorable, el aplicativo automáticamente desplegará una grilla para que ingrese el número de radicado emitido por la SDS el número ingresado deberá ser congruente con la estructura definida por la entidad. Debido a que el proceso de radicación de correspondencia cuenta con plazos posteriores a la intervención de IVC, este campo quedará habilitado de manera permanente y será objeto de verificación de inconsistencias.

▪ Días de plazo: Digitar los días de plazo dados por el funcionario que realiza la vista. Recuerde cuando el plazo se otorga en días corrientes, este iniciará a contarse a partir del siguiente día de la visita, y si son días hábiles el plazo empezará a contarse a partir del siguiente día hábil posterior a la visita. Si en el instrumento de visita no se aclara que el plazo corresponde a días hábiles, se entenderá que el plazo será contado como días corrientes.

▪ Plazo inicial: Seleccionar la fecha en la que inicia el plazo inicial. ▪ Plazo termina: Seleccionar la fecha en la que termina el plazo. ▪ Aplicación de medida sanitaria: Seleccionar si se aplica medida al establecimiento, al

producto o si es una medida preventiva. Recuerde que dependiendo de la opción que sea seleccionada, se habilitaran los diferentes tipos de medidas que aplican para cada uno de los casos. Al seleccionar alguna de las opciones al terminar de diligenciar la información de la visita,

usted deberá ingresar a través de la ventana “medidas sanitarias” y diligenciar el

formulario correspondiente a la medida que se haya aplicado, este diligenciamiento se

debe iniciar a partir de las medidas que se apliquen el 1 de enero de 2015, en el caso que

61

se deba iniciar antes este reporte, la Secretaría informará oportunamente a los referentes

de ambiente.

En caso de no aplicar ninguna medida, se debe dejar el campo en blanco.

▪ Observaciones de quien atiende: De las visitas realizadas a los establecimientos en la Línea de Seguridad Química a partir del 1 de julio de 2014, no se requiere el diligenciamiento de las observaciones de quien atiende la visita en este campo.

▪ Evento de Salud Pública: Seleccionar la opción de la lista desplegable según sea el caso, si no se reporta ningún evento en el acta, se debe seleccionar la opción no aplica.

▪ Funcionario que realiza la visita: Seleccione el nombre del funcionario que realizó la intervención y automáticamente el aplicativo cargara la información correspondiente a cargo, tipo y número de documento. Importante: Cada Subred tiene autonomía en la administración de la base de talento humano. Cuando dentro del listado desplegable no aparezca el funcionario quien realizó la visita comuníquese con el Referente de Vigilancia Sanitaria de su Subred o su delegado para resolver la dificultad de disponibilidad de talento humano. Consulte el contenido para la administración del módulo de talento, contenido en este mismo manual.

▪ Persona que atiende la visita: Digite en mayúscula sostenida el nombre completo siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”.

▪ Cargo: Seleccione el cargo que ocupa la persona que atiende la visita.

▪ Tipo documento: Seleccione una de las siguientes opciones: Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT, Permiso Especial de Permanencia, Permiso Temporal de Permanencia o Pasaporte.

▪ Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni espacios. Para el caso de NIT ingrese el número con el guion correspondiente, que identifica al dígito de verificación. Cuando el acta indique que no presenta, sin número de documento, sin información o no tiene, el código establecido para el caso.

▪ Testigo visita: Digitar el nombre completo del testigo de la vista. Digite en mayúscula sostenida el nombre siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, no se encuentra o no tiene, debe digitar el código establecido para el caso.

▪ Tipo de documento: Seleccione una de las siguientes opciones Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT o Pasaporte.

▪ Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni espacios. ▪ Cargo: Digite el cargo según corresponda.

b. ANEXO DE ESPACIOS LIBRES DE HUMO

A fin de llevar el control del cumplimiento de la ley 1335 de 2009 por parte de los

establecimientos, y siguiendo el lineamiento establecido por la línea de Aire, Ruido y REM y lo

62

establecido en la guía operativa del Sisvea, en los casos en los que los funcionarios hayan

diligenciado el anexo de espacios libres de humo, se deberán diligenciar en el aplicativo las

opciones de selección de dicho anexo.

Imagen 70 Ingreso a espacios libres de humo

63

✓ Estructura

Información general: Los datos correspondientes a este punto, se cargan de manera automática en cada uno de los campos, según lo ingresado anteriormente en la cedula del establecimiento. Aspectos a verificar: Se ingresa en la plataforma tecnológica por medio de una lista desplegable, la cual contiene los siguientes datos: Cumple y No cumple.

Imagen 71 Aspectos a verificar - Espacios libres de humo

Observaciones: Se ingresan tal y como se encuentra en el acta. Concepto técnico: Se debe seleccionar de la lista desplegable, si cumple o no con las exigencias de los artículos 19 y 20 de la Ley 1335 de 2009.

Imagen 72 Observaciones y concepto técnico - Espacios libres de humo

64

c. TERMINACIÓN. INGRESO DE ESTABLECIMIENTO TERMINADO

Para ingresar un establecimiento terminado, se debe realizar la creación de la cédula del

establecimiento y luego dar clic en el lápiz para ir a la interfaz de la cedula del establecimiento. Ya

en la interfaz de la cedula del establecimiento se debe seleccionar la casilla terminación.

Imagen 73 Pantalla de inicio para el ingreso del establecimiento terminado

Imagen 74 Pestaña terminación - Establecimiento terminado

65

i. Estructura establecimientos terminados

Los primeros datos que deben ser ingresados son el Acta mes No y el Radicado SDS (en caso de

tenerlo), los demás registros se digitan según la siguiente estructura:

Cedula del establecimiento: Todos los campos de este ítem, se cargan de manera automática.

Atributos generales de riesgo: Se cargan de manera automática, según lo digitado en la creación

de la cedula del establecimiento.

Imagen 75 Cédula - Establecimiento terminado

Observaciones: Se ingresan a la plataforma, teniendo en cuenta los datos del acta. Algunos de los

datos se cargarán de manera automática, dependiendo del histórico de visitas del establecimiento,

estos campos son: Última visita, Concepto sanitario y Medida Sanitaria.

Imagen 76 Observaciones - Establecimiento terminado

66

Los siguientes son los campos que se deben ingresar:

Motivo de la visita: Se debe seleccionar una de las siguientes opciones:

1. Asociada a brote 2. Notificación comunitaria 3. Solicitud del interesado 4. Solicitud oficial 5. Visita de oficio

Fecha de la visita: Seleccionar del calendario la fecha en la que se realizó la visita.

Establecimiento terminado por: Se debe seleccionar una de las siguientes opciones:

1. Cambio de actividad 2. Cesación de actividad

Funcionario de salud 1 y 2: Ingresar cada uno de los campos solicitados, sin omitir ninguno.

Imagen 77 Campos de ingreso obligatorio - Establecimiento terminado

Testigo: Ingresar cada uno de los campos solicitados, sin omitir ninguno.

67

4.1.3. Diagnóstico Inicial y Final de Expendios de Carne

4.1.3.1. Diagnóstico inicial de Expendio o Almacenamiento de Carne en el Aplicativo Sivigila DC

Para ingresar un diagnóstico inicial a un expendio de carne, se puede realizar de 2 formas:

• Cuando el establecimiento es un establecimiento principal.

• Cuando el establecimiento es un tercero o servicio complementario de un establecimiento principal.

Se ingresa por Menú/Vigilancia de la Salud ambiental/IVC/Establecimientos vigilados y

controlados.

Imagen 78 Ingreso a establecimientos vigilados y controlados

Para ubicar el establecimiento, se debe seleccionar uno de tipo “Expendio de carne y productos

cárnicos comestibles” tal como aparece a continuación.

Imagen 79 Filtro de tipo de establecimiento expendio de carne

68

Al dar clic en el botón lápiz en alguno de estos establecimientos, aparecerá la información del

establecimiento junto con dos campos, uno denominado “Se practicó diagnóstico inicial” y “Fecha

diagnóstico inicial”.

Imagen 80 Visualización de los campos Diagnóstico inicial y Fecha diagnóstico inicial

Para diligenciar el diagnóstico inicial, simplemente se da click en la casilla de verificación de “Se

practicó diagnóstico inicial”, una vez se hace esto, se activa la casilla de la fecha de diagnóstico

inicial para que se seleccione la fecha.

Imagen 81 Selección de casilla de verificación y fecha de diagnóstico

Una vez seleccionada la fecha, se da clic en “Guardar cédula”. De esa manera estará registrado el

diagnóstico inicial para un establecimiento principal.

Si el establecimiento es un tercero, se procederá de la siguiente manera:

• Se ingresa por Menú/Vigilancia de la Salud ambiental/IVC/Establecimientos vigilados y controlados.

• Se selecciona un establecimiento de tipo “Supermercado” tal como aparece a continuación.

69

Imagen 82 Selección de establecimiento tipo supermercado

Al dar clic en el botón lápiz en alguno de estos establecimientos, aparecerá la información del

establecimiento, se debe seleccionar la pestaña de “Actas IVC”, y se debe colocar el número de

acta para seguir con el diligenciamiento del acta.

Imagen 83 Ingreso del número del acta del tercero

Cuando se diligencia el número de acta, se accede a la pestaña de “Establecimiento”, al

seleccionar esta pestaña, en el campo servicio se debe seleccionar “Expendio de carne y productos

cárnicos comestibles” o “Almacenamiento de carne y productos cárnicos comestibles”, cuando se

selecciona alguna de estas opciones, se visualizarán los campos de “Se practicó diagnóstico inicial”

y “Fecha diagnóstico inicial” tal como aparece a continuación. También se debe seleccionar la

ubicación del servicio y el tercero.

70

Imagen 84 Campos diagnóstico en el acta del tercero

Para diligenciar el diagnóstico inicial, simplemente se da clic en la casilla de verificación de “Se

practicó diagnóstico inicial”, una vez se hace esto, se activa la casilla de la fecha de diagnóstico

inicial para que se seleccione la fecha.

Recuerde que existen dos formatos de diagnóstico, uno para expendio y otro para

almacenamiento. Identifíquelos antes de realizar cualquier acción en el aplicativo.

Imagen 85 Verificación formato acta

71

Cada formato de diagnóstico (expendio y almacenamiento) cuenta con la información completa de

la cédula del establecimiento. Realice la búsqueda del establecimiento en el aplicativo Sivigila DC

agotando todos los filtros antes de crear un establecimiento nuevo, si el establecimiento no existe

en la base de datos:

• Cree la cédula del establecimiento según soporte físico

• Seleccione el tipo de establecimiento según el formato de diagnóstico

• Seleccione el cuadro “Se practicó diagnóstico inicial”

• Ingrese la fecha del diagnóstico según soporte físico

NOTA: Un diagnóstico no es una visita de IVC. Recuerde que en ningún caso se deben agregar

visitas.

4.1.3.2. Diagnóstico Final de Expendio de Carne en el Aplicativo Sivigila DC - Visita de autorización sanitaria definitiva

Para diligenciar el diagnóstico final a un establecimiento de tipo expendio o almacenamiento se

accede por la siguiente ruta:

Menú/Vigilancia de la Salud ambiental/IVC/Establecimientos vigilados y controlados.

72

Imagen 86 Ingreso a establecimientos vigilados y controlados

Para ubicar el establecimiento, se debe seleccionar uno de tipo “Expendio de carne y productos

cárnicos comestibles” tal como aparece a continuación.

Imagen 87 Filtro de tipo de establecimiento expendio de carne

Cuando se seleccione este tipo de establecimiento, aparecerá toda la información detallada del

mismo. Para que la pestaña de “Visitas ASD” (Visitas Autorización Sanitaria Definitiva) aparezca, se

deben cumplir varias condiciones.

o Que el establecimiento esté inscrito. o Que el establecimiento haya pedido autorización sanitaria provisional. o Que haya tenido un diagnóstico inicial. o Que haya solicitado autorización sanitaria definitiva.

Si cumple estas condiciones, aparecerá el siguiente formulario:

Imagen 88 Visualización de la pestaña “Visitas ASD”

73

La pestaña “Visitas ASD” contiene la información de los diagnósticos finales del establecimiento, al

dar clic en esa pestaña, aparecerá el siguiente formulario.

Imagen 89 Grilla de visitas de autorización sanitaria definitiva

Para agregar un nuevo diagnóstico, se da clic en “Agregar visita ASD”, si es un establecimiento de

expendio de carne, aparecerá el siguiente formulario

74

Imagen 90 Pantalla visita ASD para expendio de carne

Se debe diligenciar el tipo de carne que transporta, si es de bovina, porcina y/o aves.

Si el establecimiento es de almacenamiento de carne, aparecerá el siguiente formulario.

Imagen 91 Pantalla visita ASD para almacenamiento de carne

Se debe diligenciar si lo que transporta está refrigerado o congelado.

75

Al diligenciar estos campos, se da clic en “Guardar” y el sistema mostrará un mensaje el cual indica

que el registro fue ingresado satisfactoriamente y que se validen los aspectos para la emisión del

concepto.

Imagen 92 Guardado de visita ASD

Cuando se guarda el acta de visita de autorización sanitaria, se debe volver a entrar en ella para el

diligenciamiento de los aspectos.

Imagen 93 Grilla de aspectos a verificar en Visita ASD

Se da clic en el botón lápiz para diligenciar los aspectos. Aparecerá una pantalla como la siguiente.

76

Imagen 94 Diligenciamiento de aspectos de Visita ASD

Imagen 95 Guardado de aspectos de visita ASD

77

Cuando se diligencian todos los aspectos, se da clic en “Actualizar”, dependiendo de los aspectos

seleccionados, si alguno de estos tienen asterisco (*) y está seleccionado en “No”,

automáticamente el concepto será “No cumple”, de lo contrario el concepto será “Cumple”.

Imagen 96 Concepto de visita ASD

En la digitación de las actas de autorización sanitaria por las cuales se emite Resolución de

Autorización Sanitaria, es indispensable que lo digitado coincida con los soportes físicos del acta

de autorización sanitaria. La inconsistencia derivada de esta falta de concordancia, que en

consecuencia no permite la expedición de la Resolución, resultará en concepto técnico negativo.

5. INGRESO DE NÚMERO DE RADICADO

Para registro de número de radicado de procesos sancionatorios por conceptos desfavorables y/o medidas sanitarias aplicadas y/o resultados de laboratorio con concepto No cumple. Se debe registrar en el siguiente orden: 1) Acta IVC. 2) Acta de aplicación medida sanitaria a establecimiento. 3) Acta medida de seguridad de Congelación. 4) Acta medida de seguridad de Decomiso 5) Acta medida de destrucción o desnaturalización Para el registro del radicado se selecciona la fila del acta y se ingresa a este icono , como se ve en la imagen. Imagen 104 Registro de medida. Se despliega este formulario donde se registra el número de radicado y fecha de radicado.

78

Imagen 98 Ingreso de radicados

Nota: De acuerdo al Anexo 9, Criterios de Facturación y Glosa, la interventoría del convenio o quien haga sus veces, formulará la misma en caso de ausencia y/o inconsistencia de número de radicado de procesos sancionatorios por conceptos desfavorables y/o medidas sanitarias aplicadas (clausura temporal total o parcial del establecimiento o suspensión total o parcial de trabajos o servicios) y/o resultados de laboratorio con concepto” no cumple” para inicio de proceso sancionatorio, así como cuando hayan transcurrido más de 20 días calendario entre fecha de la visita o la fecha de la impresión reportada por el LSP y el reporte en el aplicativo del número radicación de los respectivos soportes para inicio del investigación administrativa; para los casos en que el propietario o representante legal no firme el acta de medida sanitaria al momento de la visita, se contarán a partir de la notificación por correo certificado y se deberán adjuntar al acta los respectivos soportes (citación, aviso, notificación por correo certificado).

79

GLOSARIO

Sistemas de información hace referencia a un concepto genérico que tiene diferentes significados según el campo del conocimiento al que se aplique dicho concepto, a continuación, se presenta la definición establecida por la Organización Mundial de la Salud (OMS). “El Sistema de Información en Salud (SIS), es un mecanismo para la recolección, procesamiento, análisis y transmisión de la información necesaria para organizar y operar servicios salud y también para la investigación y la planificación [sanitaria]”2. Los sistemas de información “requieren de un constante flujo informativo que permita mantener

un alto nivel de conocimiento de cada una de las actividades que se realizan desde la base hasta el

nivel central. Su organización y conducción, requiere de personal entrenado que intervenga en los

procesos de dirección y toma de decisiones, en función de la gestión de información que se

requiere para garantizar la satisfacción de estas necesidades”3.

A continuación, abordaremos las definiciones centrales para un sistema de información al tiempo

que ponemos en evidencia las necesidades, apuestas y retos del componente de Vigilancia

Sanitaria y Ambiental en esta materia.

Dato: Un dato es la representación de una variable que puede ser cuantitativa o cualitativa, indican un valor que se le asigna a las cosas. Los datos son información.

✓ Concepto sanitario: es el resultado de evaluar las condiciones higiénico-sanitarias de un establecimiento comercial, industrial o institucional, basado en las visitas de inspección realizadas por la autoridad sanitaria y condicionado al cumplimiento de las disposiciones existentes en las normas vigentes4.

✓ Equipo nivel central: Entendido como el grupo de profesionales que desde la SDS definen los protocolos, estándares y lineamientos y realizan el acompañamiento a los equipos locales para la operación de la vigilancia en salud pública en el distrito.

✓ Equipo nivel Local: Entendido como el grupo de profesionales y técnicos que, desde el nivel local, operativizan la vigilancia sanitaria y ambiental en el distrito.

✓ Medidas Sanitarias: Conjunto de medidas de salud pública y demás precauciones sanitarias aplicadas por la autoridad sanitaria, para prevenir, mitigar, controlar o eliminar la propagación de un evento que afecte o pueda afectar la salud de la población (Decreto 3518 de 2016).

✓ Sistema de Vigilancia Epidemiológica Ambiental y Sanitaria – Sisvea – a través del cual se realiza el monitoreo y seguimiento de las diferentes intervenciones que se llevan a cabo en el marco de la vigilancia sanitaria en cada una de las líneas de intervención definidas dentro de la política de salud ambiental (Decreto 596 de 2011).

2 Fuente: https://concepto.de/dato/#ixzz6EL4rFrlW

3 VIDAL LEDO, María y FUENTES GIL, Zoe. Human resources training for Cuban public health staff in information

management. A proposal on educational model. Educ Med Super [online]. 2009, vol.23, n.1 [citado 2013-04-09], pp. 0-0 .

Disponible en: <http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0864-21412009000100004&lng=es&nrm=iso>. ISSN

0864-2141.

4 Secretaría Distrital de Salud, definición “concepto sanitario”, Reunión técnica equipo Vigilancia Sanitaria, año 2010

80

✓ Vigilancia en salud pública: se define como la función esencial asociada a la responsabilidad estatal y ciudadana de protección de la salud, consistente en el proceso sistemático y constante de recolección, análisis, interpretación y divulgación de datos específicos relacionados con la salud, para su utilización en la planificación, ejecución y evaluación de la práctica en salud pública. “Decreto 3518 de 2006”.

✓ Vigilancia sanitaria: se define como la “Función esencial asociada a la responsabilidad estatal y ciudadana de protección de la salud, consistente en el proceso sistemático y constante de inspección, vigilancia y control del cumplimiento de normas y procesos para asegurar una adecuada situación sanitaria y de seguridad de todas las actividades que tienen relación con la salud humana,” Decreto 3518 de 2006.

BIBLIOGRAFIA En este documento no se citó ninguna referencia bibliográfica.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

1 Enero 2015 Elaboración y primera publicación del manual de usuario

del aplicativo

2 Febrero 2016 Actualizaciones para el ingreso, diligenciamiento de

nuevas variables en formularios, detalle de reportes

publicados y disponibles para consulta y mesa de ayuda

técnica

3 Agosto 2016 Actualización para el ingreso y diligenciamiento del

módulo de talento humano

4 Enero 2017 Actualización para el ingreso y diligenciamiento de

nuevas variables asociadas a: establecimientos, servicio

principal y servicios adicionales, tipos de vigilancia y

acciones de vigilancia intensificada según nuevo modelo

de operación (Subredes integradas de servicios de salud)

5 Abril 2017 Actualización para el ingreso y diligenciamiento de las

variables actualizadas de la cédula y los aspectos, acorde

a los nuevos formatos que empezaron a usar a partir del

mes de marzo de 2017.

6 Junio 2017 Actualización del módulo de Talento Humano,

desacoplando el cargue de los funcionarios, la creación y

81

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

edición de empleados y adición de empleados a un

determinado mes y subred.

7 Abril 2018 Se actualiza el orden del documento y se adicionan los

siguientes temas:

• Diagnóstico inicial y final de expendios de carne

• Medidas sanitarias de Etoz Y los siguientes Capítulos:

• Capítulo 8: Acreditación

• Capítulo 9: Seguimiento Programático y Presupuestal

8 Enero de 2019 Se actualiza el orden del documento

Se actualiza módulo SISPIC

Se incluye el módulo de aire, ruido y REM como anexo

9 Enero de 2020 Se actualiza orden del documento y se actualiza módulo

inspección, vigilancia y control

10 Mayo de 2020 Se actualiza módulo inspección, vigilancia y control

11 Julio de 2020 Se actualiza módulo de reportes y se agrega capítulo 6.

12 Septiembre

2020

Se elabora documento independiente sobre reportes del

SIVIGILA Dc – Módulo SISVEA

13 Octubre 2020 Se actualiza tabla de códigos de digitación según última

versión del Instructivo para diligenciamiento de la cédula

del establecimiento

14 Noviembre 2020 Se actualiza nota de actas de visita de Autorizaciones

Sanitarias Definitivas

15 Febrero 2021 Se actualiza ingreso cédula del establecimiento según

nuevos instrumentos de IVC y caso de la línea de

alimentos sanos y seguros.

SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD SUBSECRETARIA DE SALUD ...

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