SECRETARIA FEDERAL DE CONTROLE INTERNO · de novembro de 2016, em estrita observância às normas...

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SECRETARIA FEDERAL DE CONTROLE INTERNO

Unidade Auditada: INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E

TECNOLOGIA DO PARANÁ

Município - UF: Curitiba - PR

Relatório nº: 201601888

UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO

ESTADO DO PARANÁ

RELATÓRIO DE AUDITORIA Senhor Superintendente da CGU-Regional/PR,

Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 201601888, apresentamos os resultados dos exames realizados sob atos e consequentes fatos de gestão, ocorridos na supra-referida, no período de 01/01/2015 a 24/11/2016.

I – ESCOPO DO TRABALHO

Os trabalhos foram realizados em Unidades do IFPR, no período de 19 de setembro a 24 de novembro de 2016, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, objetivando a avaliação da Gestão do Patrimonial dos bens móveis e almoxarifados implantada no Instituto Federal do Paraná. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames, realizados por amostragem, sobre as áreas de almoxarifado e patrimônio.

II – RESULTADO DOS EXAMES

1 GESTÃO PATRIMONIAL

1.1 BENS MÓVEIS E EQUIPAMENTOS

1.1.1 CONSERVAÇÃO DE BENS MÓVEIS E EQUIPAMENTOS

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1.1.1.1 CONSTATAÇÃO Insuficiência dos controles implantados nos almoxarifados do IFPR, incluindo desconhecimento dos padrões de consumo praticados pelas unidades consumidoras, carência de ferramentas de gestão estratégica dos estoques no Sistema SIPAC e ambiente físico inadequado, dentre outros. Fato O presente item tem como objetivo avaliar a Gestão dos Materiais de Consumo do Instituto Federal do Paraná, verificando-se a existência e o alcance de normativos e políticas e a adequação e suficiência dos processos administrativos e de controles.

Para tanto, foram definidas as seguintes questões de auditoria:

1. O controle do uso/consumo de materiais é individualizado por centros de consumo?

2. Existem dados estatísticos sobre o fluxo de materiais por centros de consumo, com demonstrações de informações como: consumo médio, sazonalidade, período de “giro”, estoque mínimo, máximo e crítico (de segurança), tipos de materiais consumidos pelas unidades, etc?

3. Existem rotinas para verificar a existência de unidades de consumo que apresentam desvios de consumo em relação à média?

4. Existem estudos sobre a adequação do volume consumido e padrões de consumo? 5. Existe política de compra e reposição de estoque baseada no histórico de

consumo? 6. São adotadas medidas/práticas de racionalização do consumo? 7. Há diagnóstico de estoque ativo (que efetivamente é utilizado) e inativo (estoque

sem uso há mais de x dias)? 8. Existem estudos sobre custos/perdas de oportunidade em função do

desabastecimento, por exemplo: equipamento de laboratório que fica paralisado por falta de insumo?

9. Há política de padronização dos materiais de consumo? 10. O inventário é realizado periodicamente? 11. Foram criadas normatizações (manuais, fluxogramas, etc) para nortear as

atividades relacionadas à gestão de bens de consumo (incluindo requisição, entrega, estoque e utilização de materiais?

12. A estrutura física dos almoxarifados é adequada? 13. Os controles implantados são suficientes para garantir razoável nível de segurança

à gestão dos almoxarifados do IFPR?

A seguir apresentam-se as situações encontradas para cada questão de auditoria avaliada, identificadas por meio de testes de auditoria e manifestações da Unidade (encaminhadas por meio do Ofício nº 232/2016 – GAB/Reitoria/IFPR, de 03 de outubro de 2016).

1. O controle do uso/consumo de materiais é individualizado por centros de consumo?



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O Sistema SIPAC, adotado pela Instituição, desde 2013, para a gestão patrimonial de seus almoxarifados, utiliza a terminologia “unidade requisitante” para individualizar centros de consumo. São trinta e uma unidades requisitantes cadastradas (que na prática, são os almoxarifados setoriais dos câmpus), separando-se em Campi e Pró-Reitorias, permitindo assim o controle do uso dos materiais de consumo apenas por almoxarifado. Assim sendo, não há individualização de unidades dentro de cada Campi.

A seguir estão listadas as unidades cadastradas (almoxarifados):

1) Almoxarifado Assis Chateaubriand 2) Almoxarifado Astorga 3) Almoxarifado Barracão 4) Almoxarifado Campo Largo 5) Almoxarifado Capanema 6) Almoxarifado Cascavel 7) Almoxarifado Colombo 8) Almoxarifado Coronel Vivida 9) Almoxarifado Curitiba 10) Almoxarifado Foz do Iguaçu 11) Almoxarifado Goioerê 12) Almoxarifado Irati 13) Almoxarifado Ivaiporã 14) Almoxarifado Jacarezinho 15) Almoxarifado Jaguariaíva 16) Almoxarifado Londrina 17) Almoxarifado Palmas 18) Almoxarifado Paranaguá 19) Almoxarifado Paranavaí 20) Almoxarifado Pinhais 21) Almoxarifado Pitanga 22) Almoxarifado Quedas do Iguaçu 23) Almoxarifado Telêmaco Borba 24) Almoxarifado Umuarama 25) Almoxarifado União da Vitória 26) Almoxarifado EAD 27) Almoxarifado PROENS 28) Almoxarifado PROEPI 29) Almoxarifado PROPLAN 30) Almoxarifado Gabinete do Reitor 31) Almoxarifado Central/PROAD

2. Existem dados estatísticos sobre o fluxo de materiais por centros de consumo, com demonstrações de informações como: consumo médio, sazonalidade, período de “giro”, estoque mínimo, máximo e crítico (de segurança), tipos de materiais consumidos pelas unidades, etc?

O SIPAC possui um relatório denominado “Relatório de Consumo”, emitido por Unidade cadastrada (centro de custo), em que é possível verificar o total em estoque, o consumo



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diário, mensal e semestral e o estoque mínimo, mas não é possível realizar comparativos entre as Unidades, para um determinado item de consumo, por exemplo. Por meio do Relatório citado não é possível identificar consumo médio, sazonalidade ou período de giro. Na visita ao almoxarifado do Campus Curitiba, dentre os produtos consultados no sistema o estoque mínimo estava cadastrado como “zero”. A Unidade informou que essa funcionalidade ainda não está totalmente implementada na gestão do seu almoxarifado. Seria interessante que fosse possível extrair do Sistema o consumo de cada item de forma individualizada, para comparação entre as unidades, por exemplo: água mineral - unidade A consumiu x litros, unidade B consumiu y litros, etc. Essa informação é importante para fins de análise de desvios de comportamento, para verificar o consumo exagerado/fora do padrão de determinado insumo. Figura A.1: Relatório de Consumo do Sistema SIPAC.

Fonte: Ofício nº 232/2016 – GAB/Reitoria/IFPR (arquivo: “04.ANEXO 1 - Relatório de Consumo”).

3. Existem rotinas para verificar a existência de unidades de consumo que apresentam desvios de consumo em relação à média?

O Sistema gera um relatório denominado “Listagem de Estoque” em que é possível verificar todos os itens em estoques e suas quantidades, por unidade, entretanto, não é possível extrair informações gerenciais automatizadas que permitam um comparativo sobre o consumo de material por unidade de consumo.

Figura A.2: Relatório Listagem de Estoque.

Fonte: Ofício nº 232/2016 – GAB/Reitoria/IFPR (arquivo: “04.ANEXO 2 - Relatório de Estoque”).



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A avaliação crítica do consumo é feita de maneira empírica pelo almoxarife, no momento em que este recebe uma requisição de material, levando-se em conta o padrão de consumo passado da unidade requisitante: “é possível obter a informação da quantidade requisitada e atendida nos últimos meses. Assim, é possível realizar o questionamento e análise da alteração da média de consumo baseando-se nas informações fornecidas pelo sistema.”.

Importante mencionar que a requisição de material não passa por aprovação de instância superior, como por exemplo, a aprovação do chefe imediato do requisitante. O Campus Curitiba relatou ter enfrentado resistência por parte de seus servidores, principalmente os professores, em emitirem a requisição de materiais diretamente no sistema SIPAC antes da retirada do produto no almoxarifado. Como forma de contornar a situação e incentivar o uso do sistema foi disponibilizado um computador para que o próprio requisitante emitisse a requisição imediatamente antes da retirada do produto.

Figura A.3: Exemplo de uma Requisição de Material.

Fonte: Ofício nº 232/2016 – GAB/Reitoria/IFPR (arquivo “04.ANEXO16 - Orientações - Requisição de Materiais.pdf”)



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4. Existem estudos sobre a adequação do volume consumido e padrões de consumo?

O IFPR ainda não realiza estudos sobre a adequação do volume consumido e padrões de consumo. Como já citado, há apenas uma avaliação crítica pelo almoxarife, no momento do recebimento de uma requisição, quanto a distorções no padrão de consumo passado daquela unidade requisitante (dentre os trinta e um almoxarifados cadastrados), o que não garante que este consumo passado esteja adequado, além de não registrar o setor/área que efetivamente consumiu.

5. Existe política de compra e reposição de estoque baseada no histórico de consumo?

Os almoxarifados planejam suas compras seguindo o Calendário de Compras e Licitações e consultando o citado “Relatório de Consumo”. Conforme o Ofício 232/2016, “O IFPR utiliza os relatórios Materiais em Ponto de Pedido (anexo 3) e Materiais sem Saldo (anexo 4) para realizar as compras. O sistema emite alertas quanto aos materiais que estão em ponto de pedido. Em anexo, encaminhamos os relatórios referentes ao Almoxarifado Central”. Figura A.4: Relatório Materiais sem Saldo.

Fonte: Ofício nº 232/2016 – GAB/Reitoria/IFPR (arquivo: “04.ANEXO 4 - Materiais sem Saldo”). Figura A.5: Relatório Materiais em Ponto de Pedido.

Fonte: Ofício nº 232/2016 – GAB/Reitoria/IFPR (arquivo: “04.ANEXO 3 - Materiais em Ponto de Pedido”).

6. São adotadas medidas/práticas de racionalização do consumo?



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Segundo o Ofício 232/2016, “Atualmente não existe estudo relacionado à racionalização do consumo a partir das ferramentas existentes, contudo, existem práticas isoladas de racionalização de consumo de alguns itens, tais como: impressão, copos descartáveis, papel toalha, água e energia elétrica”.

7. Há diagnóstico de estoque ativo (que efetivamente é utilizado) e inativo (estoque sem uso há mais de x dias)?

O SIPAC emite o Relatório “Material Não Movimentado”, contendo informações que permitem identificar o estoque inativo com base na data da última movimentação. O estoque inativo do Almoxarifado Central está avaliado em R$ 8.716,26, cujas últimas movimentações se deram nos exercícios de 2014 e 2015. Não foram apresentadas informações referentes aos outros almoxarifados da Instituição (demais Campi).

Figura A.6: Relatório Material Não Movimentado.

Fonte: Ofício nº 232/2016 – GAB/Reitoria/IFPR (arquivo: “04.ANEXO 5 - Material Não Movimentado”).

8. Existem estudos sobre custos/perdas de oportunidade em função do desabastecimento, por exemplo: equipamento de laboratório que fica paralisado por falta de insumo?

Segunda a Unidade, “atualmente não existem estudos relativos a custos/perdas de oportunidade em função do desabastecimento”.

9. Há política de padronização dos materiais de consumo?

O IFPR, como política de padronização dos materiais de consumo, instituiu o Catálogo de Materiais, com mais de catorze mil itens cadastrados.

Figura A.7: Exemplo de Materiais padronizados no Catálogo de Materiais.



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Fonte: Ofício nº 232/2016 – GAB/Reitoria/IFPR (arquivo: “04.ANEXO 6 - Catálogo de Materiais - Bens de Consumo”).

10. O inventário é realizado periodicamente?

Segundo o Ofício 232/2016, o inventário dos almoxarifados do IFPR “É realizado uma vez ao ano, no último mês do exercício. No Almoxarifado Central, este procedimento também é realizado a cada sessenta dias.”

Entretanto, em visita ao Almoxarifado do Campus Curitiba, constatou-se que o inventário de 2015 foi realizado parcialmente e que há itens com diferenças entre as quantidades físicas e aquelas registradas no sistema. O Campus conta com apenas uma servidora para realizar as atribuições inerentes ao almoxarifado. O IFPR ainda não dispõe de normativos e/ou orientações formais acerca de apuração de responsabilidades e/ou reconhecimento de perdas em caso de divergências entre o estoque físico e aquele registrado no sistema.

11. Foram criadas normatizações (manuais, fluxogramas, etc) para nortear as atividades relacionadas à gestão de bens de consumo (incluindo requisição, entrega, estoque e utilização de materiais?

A Instituição criou os seguintes normativos: - Instrução Interna de Procedimentos – IIP nº 19, de 02 de abril de 2015; - Manual de Administração Patrimonial; e - Orientações: Entrada Avulsa, Alteração de Unidade de Atendimento, Cadastrar Nota Fiscal e Tombamento, Requisição de Materiais e Nota de Fornecimento.

12. A estrutura física dos almoxarifados é adequada?

Em visita aos almoxarifados Central, Campus Curitiba e EAD, constatou-se que o ambiente físico destinado aos almoxarifados está inadequado em alguns pontos (Campus Curitiba: excesso de poeira, climatização inadequada. Almoxarifado Central: buraco no teto, possibilidade de entrada de água por baixo de uma das portas que dá para um outra sala (fundos), papéis acondicionados diretamente no chão, sem o uso de pallets, materiais armazenados em duas salas diferentes, uma delas sem a identificação dos materiais ali estocados e sem luz elétrica. Almoxarifado EAD: falta de organização dos materiais), podendo comprometer a integridade de materiais ali estocados, sugeitando-os à danos em geral. Figura A.8: Inadequaçoes na estrutura física do Almoxarifado Central.



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13. Os controles implantados são suficientes para garantir razoável nível de segurança à gestão dos almoxarifados do IFPR?

As análises demonstram que há necessidade de implementar práticas efetivas de gestão de materiais de consumo no IFPR. Práticas estas entendidas como uma série de medidas que visam fomentar o uso racional e eficiente de materiais, por meio do conhecimento dos padrões de consumo praticados pelas unidades consumidoras, bem como de suas efetivas necessidades. As deficiências apontadas nos itens anteriores dificultam uma boa gestão de materiais, conforme explanações a seguir:

a) não há individualização de unidades de consumo dentro de cada Campi e histórico de consumo:



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A ausência de informações sobre quem consumiu o que, quando e quanto, impossibilita a identificação de padrões de consumo dos usuários finais. Devem ser definidas as unidades consumidoras – de preferência a nível de unidade/setor, para que possam ser registrados os históricos de consumo. A existência de uma base de dados é o passo inicial para a gestão de materiais de consumo.

b) não há estudos sobre a adequação do volume consumido e padrões de consumo. Não é possível identificar aspectos como consumo médio, sazonalidade ou período de giro:

O acúmulo de registros (de consumo de materiais) se torna uma base de dados para identificar padrões de consumo, no propósito de tornar previsível as demandas futuras. A previsibilidade permite um planejamento melhor das compras – isto é compras em lote maior com antecedência, o que potencialmente resulta em melhores negócios.

Outra vantagem da previsibilidade do consumo consiste na racionalização do espaço de armazenamento por permitir mensurar o estoque necessário, evitando a aquisições em excesso (o que resulta em racionalização do espaço de armazenamento e redução do risco de descarte/perda pela não utilização).

E ainda, a identificação de aspectos como sazonalidade, giro, estoque médio/mínimo, mitiga riscos de desabastecimento com racionalidade (isto é, não por meio de compras em excesso).

Por fim, considerando o elevado volume de itens a serem controlados, é comum na gestão de material valer-se de métodos de priorização, como curva ABC, no propósito de identificar os materiais de maior relevância, no propósito de realizar controles prioritários sobre estes.

c) não existem rotinas para verificar a existência de unidades de consumo que apresentem desvios de consumo em relação à média:

Como consequência direta da deficiência apontada no subitem anterior surge a impossibilidade de identificar comportamentos anómalos ou situações que ensejam necessidade de averiguação, tais como: divergência relevante de consumo de um mesmo material entre unidades de porte semelhante (exemplo: divergência relevante no consumo de cartucho para impressora nos setores de RH de Campi de porte semelhante); aumento brusco no consumo de um material em um determinado mês, fora do padrão sazonal; consumo de material não usual (exemplo: consumo de material laboratorial pelo setor financeiro); entre outras situações.

O monitoramento de comportamentos fora do padrão permite a identificação de eventuais ocorrências de desperdícios e abusos, tornando uma forma de fomentar práticas racionais/eficientes e mitigar práticas antieconômicas.

d) não existem estudos sobre custos/perdas de oportunidade em função do desabastecimento dos estoques:

Em qualquer organização há materiais cuja sua falta acarreta prejuízo severo aos seus negócios. Exemplificando, no caso do IFPR, talvez o desabastecimento de materiais como caneta, CD, pen drive não acarrete problemas maiores para a instituição pelo fato dos usuários finais possuírem formas alternativas de suprir a falta. Porém, o desabastecimento



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de um insumo laboratorial, por exemplo, por sessenta dias, poderá gerar maiores consequências por paralisar as atividades didáticas no laboratório por este período.

Assim, é relevante a organização ter conhecimento dos materiais prioritários, considerando o risco que irá causar aos negócios em caso de desabastecimento.

e) o sistema SIPAC carece de ferramentas de gestão estratégica dos estoques. Seus relatórios, na grande maioria, não são exportáveis para planilhas eletrônicas, o que dificulta a consolidação dos dados analíticos/por unidade:

A dificuldade do SIPAC gerar relatórios gerenciais e planilhas eletrônicas constitui um grande obstáculo para a adoção de uma gestão de materiais eficiente. Por tratar de manuseio e análise de grande quantidade de dados, é imprescindível o uso de software de gerenciamento de dados. Neste contexto, o SIPAC deve ser aprimorado.

f) outras ações de natureza pontual que deverão adotadas:

f.1) as requisições de material não passam pela aprovação de uma instância superior, como por exemplo, o chefe imediado do requisitante:

Trata-se de uma forma de garantir:

- maior controle: pelo fato da chefia imediata (que é o responsável pela unidade de consumo) ficar ciente e apreciar os pedidos de materiais de sua unidade; e

- maior racionaldiade e eficiência no processo: a necessidade de aprovação pela instância superior evita pedidos isolados feitos por usuários individuais, centralizando os pedidos a nível de unidade de consumo, resultando em maior eficiência no processo de compra.

f.2) ambiente físico inadequado:

O ambiente físico inadequado, ilustrado nas fotos, geram riscos como:

- danos físicos: em função da umidade (infiltração); pressão excessiva (empilhamento inadequado); deterioração do material estocado em função de poeiras e climatização inadequada; subtrações; etc;

- dificuldade de trabalho: a não disposição dos materiais de forma organizada, sem identificação (por meio de fichas de prateleira), dificulta a localização do material pelo almoxarife, o que resulta na ineficiência do trabalho.

##/Fato##

Causa Deficiência na definição de diretrizes estratégicas e operacionais sobre a gestão patrimonial, incluindo ausência de acompanhamento dos padrões de consumo das unidades e necessidade de aprimoramento do sistema SIPAC e da infraestrutura física dos almoxarifados.

##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada



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O IFPR informou, por meio do Ofício nº 284/2016 – GAB/Reitoria/IFPR, de 14 de dezembro de 2016:

“Recomendação 1: Definir realização de inventários periódicos em todos os Almoxarifados do IFPR, no propósito de identificar as diferenças, suas causas e realizar os ajustes.

Resposta: a COAP/PROAD expedirá informativo orientando a todos os almoxarifados do IFPR a procederem o inventário trimestralmente de suas respectivas unidades. O informativo conterá cronograma e demais documentações pertinentes a realização do inventário.

Recomendação 2: Implantar instância de autorização nas requisições de materiais.

Resposta: a PROAD participou de reunião com a DTIC e um dos assuntos tratados foi a possibilidade de implantar a instância de autorização nas requisições de materiais, podendo ser a Coordenação Patrimonial e Financeira da unidade ou a Diretoria de Planejamento e Administração do Campus. O instrumento de orientação no âmbito das unidades do IFPR será definido em atualização da IIP 19 DE 02/04/2015.

Complemento resposta DTIC: Atualmente o Sistema não possui a figura de intermediário entre o requisitante e o atendente do almoxarifado uma vez que o sistema opera sobre o fluxo da UFRN de pré-autorização por meio de Plano orçamentário da unidade. Entretanto, conforme documentação da fornecedora do sistema, UFRN, foi identificado que na nova versão existe a possibilidade, somando algumas novas funcionalidades, de validação prévia das requisições feitas. Assim, após atualização da nova versão do sistema será providenciada validação das funcionalidades em momento oportuno.

Recomendação 3: Adequar a estrutura física dos almoxarifados da Instituição.

Resposta: A COAP/DCAS/PROAD emitirá orientações a todas as unidades do IFPR quanto aos locais destinados a atender a estocagem, guarda e distribuição dos materiais e para os devidos cuidados, tais como segurança, meios de estocagem, locais que não sejam insalubres ou com condições de deteriorar os materiais, trânsito de pessoas, e demais condições físicas que se façam necessárias.

O instrumento de orientação no âmbito das unidades do IFPR será definido em atualização da IIP 19 DE 02/04/2015.

Recomendação 4: Realizar customizações no sistema SIPAC que permitam a exportação dos dados relativos à gestão dos almoxarifados para arquivos do tipo planilha eletrônica.

Resposta: O sistema atualmente contempla diversos relatórios com opção de exportação para planilha eletrônica, todavia será analisado junto a fornecedora do sistema, UFRN a inclusão de relatório adequado ao atendimento das necessidades apresentadas em futuras versões, existindo ainda a possibilidade de elaboração de projeto de implantação de relatório na ferramenta de extração de dados B.I. após alteração do fluxo de trabalho para abastecimento do sistema com as informações necessários para a emissão dos dados de gestão de almoxarifados.



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Recomendação 5: Realizar estudos para subsidiar implantação da gestão de materiais, avaliando aspectos como: definições das unidades consumidoras; identificação dos padrões de consumo; definição dos materiais cujo controle é relevante e prioritário; definir parâmetros para identificar anormalidades; etc.

Resposta: será solicitado a DTIC atualização do SIPAC para a implantação de métodos de cálculos tais como estoque de segurança, estoque residual, giro do estoque, e lote de compras, previsão de aquisição dos materiais para os estoques do IFPR, além da exportação de vários relatórios na extensão xlxs.

Complemento resposta DTIC: Atualmente o Sistema possui condição de informar o estoque mínimo e recomendado para cada material em cada almoxarifado, mas não contempla metodologia interna de cálculo. A Dtic estará encaminhando a necessidade a existência da metodologia a UFRN para avaliação da possibilidade de inclusão desta metodologia e disponibilização em futura versão do sistema. Em caso negativo, estaremos elaborando de projeto de implantação de relatório na ferramenta de extração de dados B.I, disponível em planilha de cálculo, contemplando os dados necessário para aplicação da metodologia de cálculo que deve ser analisada pelo gestor de almoxarifado e posteriormente lançados a cada material através das funcionalidades existentes.

Recomendação 6: Criar normatização capaz de abranger os principais pontos relativos à administração dos almoxarifados, inclusive quanto à periodicidade de realização do inventário de estoques, os critérios de organização física dos almoxarifados, a formalização de procedimentos relativos à apuração de responsabilidades e/ou reconhecimento de perdas em caso de divergências entre o estoque físico e aquele registrado no sistema, entre outros.

Resposta: a PROAD utilizará como instrumento de orientação no âmbito das unidades do IFPR a atualização da IIP 19 DE 02/04/2015 para atender a presente recomendação.”

##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno Numa organização do porte e capilaridade do IFPR, para uma gestão de estoques eficiente é imprescindível a existência de processos operacionais definidos, apoiado por um sistema eletrônico.

Para um acompanhamento permanente e contínuo do estoque é necessário que o sistema (no caso o SIPAC) possua funcionalidades capazes de emitir informações de forma sintética e atualizada.

Além disso, há necessidade de capacitar, motivar e envolver os servidores envolvidos na gestão de estoques. Deve-se enfatizar que, o servidor em questão não é um “mero almoxarife”, mas um agente responsável pelo abastecimento da Instituição, gerenciando todo o fluxo de entrada e saída de materiais de forma a garantir maior eficiência e economicidade.



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As manifestações apresentadas pela Instituição confirmam sua concordância com o fato apontado. Uma vez que as medidas de melhoria estão em estudo e/ou a serem implementadas, a constatação será mantida para acompanhamento em futuras auditorias.

Em relação às considerações apresentadas acerca da recomendação para implantar instância de autorização nas requisições de materiais, entende-se que a instância de autorização adequada a atender os propósitos de controle referidos nesse apontamento seria no âmbito da chefia imediata do requisitante, dado que somente essa teria a proximidade necessária para atestar a validade da requisição.

##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Definir realização de inventários periódicos em todos os almoxarifados do IFPR, no propósito de identificar as diferenças, suas causas e realizar os ajustes. Recomendação 2: Implantar instância de autorização nas requisições de materiais. Recomendação 3: Adequar a estrutura física dos almoxarifados da Instituição. Recomendação 4: Realizar customizações no sistema SIPAC que permitam a exportação dos dados relativos à gestão dos almoxarifados para arquivos do tipo planilha eletrônica. Recomendação 5: Realizar estudos para subsidiar implantação da gestão de materiais, avaliando aspectos como: definições das unidades consumidoras; identificação dos padrões de consumo; definição dos materiais cujo controle é relevante e prioritário; definir parâmetros para identificar anormalidades; etc. Recomendação 6: Criar normatização capaz de abranger os principais pontos relativos à administração dos almoxarifados, inclusive quanto à periodicidade de realização do inventário de estoques, os critérios de organização física dos almoxarifados, a formalização de procedimentos relativos à apuração de responsabilidades e/ou reconhecimento de perdas em caso de divergências entre o estoque físico e aquele registrado no sistema, entre outros. 1.2 INVENTÁRIO FÍSICO E FINANCEIRO

1.2.1 SISTEMA DE CONTROLE PATRIMONIAL

1.2.1.1 CONSTATAÇÃO Insuficiência dos controles implantados na gestão dos bens móveis do IFPR, caracterizada por bens não patrimoniados e controles paralelos. Fato Trata-se da avaliação da Gestão do Patrimonial dos bens móveis implantada no Instituto Federal do Paraná, verificando-se a existência e o alcance de normativos e políticas, a



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situação de bens móveis adquiridos nos exercícios de 2015 e 2016 e a suficiência dos controles implantados.

Para tanto, foram definidas as seguintes questões de auditoria:

1. O controle dos bens móveis/equipamentos está atualizado e permite a identificação de informações mínimas, tais como: localização, carga, tombo e estado de conservação?

2. Há política de padronização dos bens patrimoniais?

3. Há política de manutenção preventiva ou corretiva dos equipamentos?

4. Existem diretrizes/rotinas para conservação dos equipamentos pelos próprios usuários, especialmente nos equipamentos laboratoriais?

5. Quais são as rotinas estabelecidas para a realização de movimentação de bens?

6. De que forma é realizada a baixa ou desfazimento patrimonial por: alienação, obsolescência, desaparecimento, furto, erro de registro, doação, transferência para outro órgão, acidente/sinistro? Existem normativos disciplinando o assunto?

7. Os controles implantados são suficientes para garantir razoável nível de segurança à gestão dos bens móveis?

A seguir apresentam-se as situações encontradas para cada questão de auditoria avaliada, identificadas por meio de testes de auditoria e manifestações da Unidade (Ofício nº 232/2016 – GAB/Reitoria/IFPR, de 03 de outubro de 2016.

1. O controle dos bens móveis/equipamentos está atualizado e permite a identificação de informações mínimas, tais como: localização, carga, tombo e estado de conservação?

O IFPR utiliza, desde 2013, o sistema SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos para a gestão de seus bens móveis. Por meio desse sistema é possível dar a entrada, promover alterações, movimentações, alienações e baixas patrimoniais e ainda consultar a identificação do bem, seu histórico de movimentação, sua localização e o responsável pela guarda.

O Relatório de Bens Patrimoniados, emitido pelo SIPAC, não apresenta a carga , estado de conservação do bem, idade e situação de uso.

Figura B.1: Relatório de Bens Patrimoniados.



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Fonte: Ofício nº 232/2016 – GAB/Reitoria/IFPR (arquivo: “04.ANEXO 18 - Relações de Bens Patrimoniais 2016 – concatenado”).

Parte dos inventários dos exercícios de 2014 e 2015 ainda não estão cadastrados no Sistema SIPAC, cuja migração encontra-se em andamento, dependendo ainda de controles paralelos. Também está em andamento a implantação de etiquetas QR Code, em substituição às antigas etiquetas patrimoniais.

A Reitoria/IFPR tem 3.500 bens cadastrados no SIPAC e 1.024 bens ainda não tombados, dependentes de controles paralelos. Dentre aqueles cadastrados, selecionou-se uma amostra de onze bens móveis para testes de localização, sendo que um deles não foi localizado. Trata-se de um arquivo de aço, código 2015005884.

No âmbito do Campus Curitiba, com 5.977 bens cadastrados no SIPAC e 2.100 bens ainda não tombados, selecionou-se uma amostra de dois bens, dentre aqueles cadastrados, para verificação. Ambos foram localizados.

Quadro B.1 – Amostra de bens.

Código do bem Descrição do bem Localização 2015013792 Câmera de vigilância EAD/Reitoria 2015013793 Câmera de vigilância EAD/Reitoria 2015013794 Câmera de vigilância EAD/Reitoria 2015005884 Arquivo de Aço EAD/Reitoria (não localizado) 2015001825 Persiana EAD/Reitoria 2015001826 Persiana EAD/Reitoria 2015001827 Persiana EAD/Reitoria 2015002731 Gaveteiro EAD/Reitoria 2015002732 Gaveteiro EAD/Reitoria 2015002733 Gaveteiro EAD/Reitoria 2015002734 Gaveteiro EAD/Reitoria 2014004431 Centrífuga por indução Campus Curitiba 2014004042 Forno de microondas Campus Curitiba

2. Há política de padronização dos bens patrimoniais?

A Instituição adota o Catálogo de Materiais, com mais de quatorze mil itens padronizados.

3. Há política de manutenção preventiva ou corretiva dos equipamentos?



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O IFPR não implantou política de manutenção preventiva ou corretiva dos equipamentos. Tampouco há normativos disciplinando o tema.

Entende-se relevante o IFPR mapear os equipamentos conforme o seu nível de criticidade – isto é, equipamentos que, paralisados, acarretam maiores prejuízos aos negócios, priorizando a manutenção preventiva sobre àqueles com maior criticidade.

4. Existem diretrizes/rotinas para conservação dos equipamentos pelos próprios usuários, especialmente quanto aos equipamentos laboratoriais?

Para normatizar a conservação dos equipamentos, o IFPR desenvolveu o Manual de Orientações e Instruções para o Servidor, conscientizando os servidores sobre a responsabilidade pela conservação do bem público e orientando-os a como proceder em caso de necessidade de manutenção nos bens. Essas orientações também se encontram presentes no Manual de Administração Patrimonial da entidade.

Entretanto, não há na Instituição rotinas específicas criadas para a conservação de equipamentos pelos próprios usuários. Entende-se importante criar guias com instruções práticas e fáceis voltadas para o dia-dia do servidor, como: desligar máquinas/luzes ao término da utilização; não instalar softwares não autorizados na estação de trabalho; rotinas para limpeza e acondicionamento de ferramentas de uso laboratorial; rotinas para limpeza e manutenção de equipamentos laboratoriais; etc.

5. Quais são as rotinas estabelecidas para a realização de movimentação de bens?

O IFPR instituiu a Instrução Interna de Procedimentos – IIP nº 18/2015 e o Manual de Movimentação de Bens disciplinando o tema. A transferência é realizada via sistema SIPAC, gerando-se um novo termo de responsabilidade, em nome do novo detentor da carga patrimonial e uma Guia de Movimentação, assinada tanto pelo antigo detentor (aquele que está se desfazendo do bem) quanto por aquele que será o novo detentor da carga patrimonial (para o qual o bem está sendo transferido). As rotinas estabelecidas para a movimentação de bens estão demonstradas na figura a seguir:

Figura B.2: Instrução Interna de Procedimentos - IIP nº 18/2015, de 06 de abril de 2015.



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Fonte: Ofício nº 232/2016 – GAB/Reitoria/IFPR (arquivo: “04.ANEXO 10 - Instrução Interna de Procedimentos nº 18_2015”).

6. De que forma é realizada a baixa ou desfazimento patrimonial por: alienação, obsolescência, desaparecimento, furto, erro de registro, doação, transferência para outro órgão, acidente/sinistro? Existem normativos disciplinando o assunto?

A baixa ou desfazimento patrimonial, que consiste no processo de exclusão de um bem do acervo patrimonial da instituição, de acordo com a legislação vigente e expressamente autorizada pelo dirigente da unidade gestora, é realizada de acordo com as orientações do Anexo I do Manual de Administração Patrimonial do IFPR, após a conclusão do processo de desfazimento.

O desfazimento de bens inservíveis pode ocorrer, conforme o caso, por alienação, venda, permuta, doação, inutilização ou abandono, cujas modalidades e suas características encontram-se detalhadas no Manual citado.

Após os bens terem sido classificados como inservíveis (ociosos, recuperáveis, irrecuperáveis e antieconômicos) em avaliação realizada por comissão especialmente instituída pelo dirigente da unidade, são formados os lotes conforme sua classificação e características patrimoniais e instruídos os processos de desfazimentos, que são compostos por: portaria de designação da comissão de desfazimento, relação dos bens para desfazimento, laudo de avaliação, justificativa para o desfazimento, contrato, conforme a modalidade de desfazimento, e, por fim, a relação de bens baixados no processo.

7. Os controles implantados são suficientes para garantir razoável nível de segurança à gestão dos bens móveis?

O IFPR vem alcançando avanços na gestão de seus bens móveis, desde a implantação do Sistema SIPAC, contudo, ainda carece de aperfeiçoamento em alguns pontos, apontados a seguir, para que os controles ofereçam razoável nível de segurança à gestão:



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- existência de controles paralelos (fora do sistema) para a gestão dos bens móveis que ainda não estão cadastrados no SIPAC (parte dos inventários dos exercícios de 2014 e 2015). Este assunto foi objeto de apontamento no item 6.1.1.1 do Relatório de Auditoria nº 201601464 (Auditoria Anual de Contas 2015 do IFPR), sendo as recomendações consubstanciadas naquele item. - ausência de política de manutenção preventiva ou corretiva dos equipamentos e de normativos disciplinando o tema.

- inexistência de rotinas específicas criadas para a conservação de equipamentos pelos próprios usuários.

- de forma semelhante aos bens de consumo, o SIPAC não permite a exportação dos dados patrimoniais para planilhas eletrônicas dificultando a análise gerencial dos dados (e, consequentemente os controles). A ausência de capacidade do SIPAC em gerar relatórios gerenciais não permite ao gestor obter uma compreensão global, de forma ágil, de aspectos como: índice de bens ociosos; idade média dos bens; perspectiva de obsolescência dos bens; índice de bens danificados/sucateados; etc, não permitindo a realização de uma gestão patrimonial eficiente. ##/Fato##

Causa Deficiência na definição de diretrizes estratégicas e operacionais sobre a gestão patrimonial, com a criação de rotinas específicas e definição de periodicidade. Baixa aderência das unidades às políticas existentes. Necessidade de aperfeiçoamento do SIPAC.

##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada O IFPR informou, por meio do Ofício nº 284/2016 – GAB/Reitoria/IFPR, de 14 de dezembro de 2016:

“Recomendação 1: Realizar mapeamento dos equipamentos conforme sua criticidade no propósito de subsidiar a criação de uma política de manutenção preventiva e/ou corretiva dos equipamentos e de normativos disciplinando o tema.

Resposta: a PROAD utilizará como instrumento de orientação no âmbito das unidades do IFPR, a atualização da IIP 18 que trata do acervo patrimonial, recomendando a todas as unidades a implantação de política de manutenção preventiva e/ou corretiva.

Recomendação 2: Realizar estudos visando a implantação de rotinas específicas para a conservação de equipamentos pelos próprios usuários.

Resposta: a PROAD em conjunto com a PROGEPE, consultará as unidades no âmbito do IFPR, sobre a necessidade de capacitação e orientação dos servidores quanto a



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utilização e conservação dos equipamentos, principalmente em relação aos de uso laboratoriais.

Recomendação 3: Realizar customizações no sistema SIPAC que permitam a exportação dos dados relativos à gestão dos bens móveis para arquivos do tipo planilha eletrônica.

Resposta: Estaremos entrando em contato com a fornecedora da atualização do sistema solicitando a inclusão no novo relatório em futura distribuição, existindo ainda a possibilidade de elaboração de projeto de implantação de relatório na ferramenta de extração de dados B.I., após alteração do fluxo de trabalho para abastecimento do sistema com as informações necessários para a emissão dos dados de gestão de almoxarifados.

Recomendação 4: Concluir o cadastramento dos inventários de 2014 e 2015 no sistema SIPAC, de forma a prescindir de controles paralelos.

Resposta: dado que as aquisições, a época, dos bens móveis foram realizadas de forma centralizada na Reitoria, fez-se necessário procedimentos internos para o devido tombamento dos bens nas respectivas unidades. Do mesmo modo informamos que vários bens móveis foram recebidos na incorporação de algumas unidades, o que está demandando o processo de tombamento. Dessa forma informamos que o Inventário de 2014 encontra-se em processo de finalização.

Ressaltamos que, embora as unidades já estejam orientadas sobre a necessidade de finalizar o inventário de 2014, a PROAD intensificará as orientações visando o atendimento da recomendação.

Após a descentralização dos procedimentos de tombamento de materiais permanentes adquiridos pelas unidades do IFPR, por meio do Memorando Circular Nº 623/2014-DA/PROAD de 29/07/2014 que definiu os fluxos de pagamento e tombamento, os bens adquiridos a partir do memorando circular estão devidamente tombados nas unidades”.


Análise do Controle Interno As manifestações apresentadas pela Instituição confirmam sua concordância com o fato apontado. Uma vez que as medidas de melhoria estão em estudo e/ou a serem implementadas, a constatação será mantida para acompanhamento em futuras auditorias.


Recomendações: Recomendação 1: Realizar mapeamento dos equipamentos conforme sua criticidade no propósito de subsidiar a criação de uma política de manutenção preventiva e/ou corretiva dos equipamentos e de normativos disciplinando o tema.



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Recomendação 2: Realizar estudos visando a implantação de rotinas específicas para a conservação de equipamentos pelos próprios usuários. Recomendação 3: Realizar customizações no sistema SIPAC que permitam a exportação dos dados relativos à gestão dos bens móveis para arquivos do tipo planilha eletrônica. Recomendação 4: Concluir o cadastramento dos inventários de 2014 e 2015 no sistema SIPAC, de forma a prescindir de controles paralelos. 1.2.1.2 CONSTATAÇÃO Equipamentos avaliados em mais de seis milhões de reais estão sem utilização desde a sua entrega pelos fornecedores. Fato Quanto à utilidade dos bens adquiridos, constatou-se que a descontinuidade de projetos iniciados pelo IFPR, quer pela ausência de um planejamento estratégico de longo prazo, quer por dificuldades enfrentadas na implantação desses projetos, vem causando ociosidade e obsolescência de equipamentos caros, sendo que muitos desses sequer chegaram a ser instalados.

Mais de seis milhões e meio de reais gastos em kits para estúdios utilizados para a produção de aulas do segmento de Educação a Distância - EAD, adquiridos pelo Pregão Eletrônico nº 60/2011 (grande parte dos itens entregues em 2013) ainda aguardam por utilização. Alguns kits foram descentralizados para Campi do interior, mas ainda não estão operando, permanecendo nas caixas a maioria deles. A situação desses equipamentos está detalhada a seguir.

a) Referente ao lote 04 do PE 60/2011, cujo objeto eram Kits estúdio HD para EAD, foram adquiridos quatro kits, no valor total de R$ 2.717.781,64. Nenhum dos kits encontram-se em utilização ainda.

Figura C.1: Kit estúdio HD para EAD (lote 04 do PE 60/2011) – Localizado no Campus Jacarezinho.



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Figura C.2: Kit estúdio HD para EAD (lote 04 do PE 60/2011) – Localizado no Campus Pinhais. Os equipamentos foram instalados, mas ainda não há previsão de entrada em operação.

Figura C.3: Kit estúdio HD para EAD, (lote 04 do PE 60/2011) – Localizado no Campus Paranavaí.

Figura C.4: Kit estúdio HD para EAD (lote 04 do PE 60/2011) – Localizado na EAD.



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Os lotes 01 e 03 do PE 60/2011 referem-se aos Kits denominados “Estúdio 1” e “Estúdio 2”, cuja aquisição se deu objetivando a substituição dos atuais estúdios analógicos em operação na EAD/IFPR. Os equipamentos encontram-se armazenados em uma sala da Diretoria de EAD, aguardando por definição de local para instalação. Há infiltração em parede externa da sala.

Figura C.5: Kit “Estúdio 1” – Captação HD/ Switches de Produção (lote 1 do PE 60/2011), no valor de R$ 3.064.205,46 e Kit “Estúdio 2” – Captação HD/ Switches de Produção (lote 3 do PE 60/2011), no valor de R$ 727.069,56.

Também foram identificadas lousas interativas sem utilização no IFPR. No Campus Curitiba, foram encontradas sete lousas interativas armazenadas em seu depósito, aguardando destinação devido à falta de adaptação dos professores a essa tecnologia. Outras nove lousas que estavam ociosas no Campus foram doadas aos Campi Pinhais e Colombo. Visitou-se o Campus Pinhais e constatou-se que das quatro lousas recebidas, três ainda aguardam por instalação.

Figura C.6: Lousas interativas localizadas no Campus Pinhais.



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.

##/Fato##

Causa A deficiência no planejamento, especialmente no que tange à: definição de objetivos, metas e resultados a serem alcançados; definições de cronogramas e prazos para implementação de projetos; pesquisas quanto à aceitação da solução proposta pelos envolvidos; e estudos quanto à vantajosidade técnica e econômica da solução frente a outras soluções disponíveis; resultaram na aquisição de equipamentos sem perspectiva de uso.

##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada O IFPR informou, por meio do Ofício nº 284/2016 – GAB/Reitoria/IFPR, de 14 de dezembro de 2016:

“Recomendação 1: Apresentar um plano de utilização para os equipamentos ociosos citados nesse relatório.

Resposta: No que se trata aos equipamentos dos estúdios, foi encaminhado na data de 01/12/2016 a autorização para emissão de ordem de serviço à Empresa AD DIGITAL aos Diretores Gerais dos Campus de Paranavaí e Jacarezinho para instalação dos equipamentos.

A instalação do estúdios da Diretoria da EAD está aguardando o parecer da Procuradoria Federal referente ao processo (colocar número) de locação de espaço. Desta forma serão implantados dois estúdios, sendo um deles utilizado para a finalização das gravações dos cursos ofertados 2015 e o outro será utilizado caso haja novos programas por parte da Reitoria, campus ou novas parcerias para oferta de capacitação.

Recomendação 2: Avaliar a possibilidade de implantação de um banco de bens ociosos com a finalidade de facilitar o reaproveitamento dos mesmos dentro da Instituição.



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Resposta: Levantamento dos equipamentos e seu estado de conservação através do Inventário de 2016. Após emissão de relatórios será feito a análise dos equipamentos que serão necessários para realizar as atividades na oferta de novos cursos. Ao identificar equipamentos ociosos a Diretoria de Planejamento e Administração informará a CACP/ PROAD que os mesmos se encontram disponíveis para disponibilização de outras unidades caso haja interesse.

Complemento resposta DTIC: Atualmente o sistema possui controle de bens ociosos através de movimentação dos mesmos para unidades de reserva técnica. Também é possível distinguir entre bens que estão ociosos por não utilização ou por estarem com problemas aguardando manutenção ou desfecho (bens inservíveis). Desta forma, após o levantamento é possível administrar e controlar estes bens diretamente no sistema criando a reserva técnica do EAD e movendo estes bens para ela. Facilitando a visualização dos mesmos por todas as unidades que podem solicitá-los diretamente no sistema”.

Informou ainda, por meio do Memorando Eletrônico nº 230/2016 – DG/Pinhais, de 12 de dezembro de 2016:

“Quanto as lousas interativas, tais equipamentos serão montados em cada sala desta unidade, acompanhadas de equipamento multimídia e computador para o aprimoramento das aulas”.


Análise do Controle Interno O IFPR não apresentou um plano de utilização permanente para os equipamentos de estúdios citados no apontamento. A mera instalação dos equipamentos não garante sua efetiva utilização, como o que ocorreu com o Campus Pinhais, em que o estúdio está montado/instalado, mas não há uma definição específica de como ou para que será utilizado. Faz-se necessária a definição de um plano de utilização, informando qual será o real propósito da instalação desses estúdios, ou seja, para qual fim os equipamentos/estúdios se destinarão, demonstrando que não ficarão ociosos, após instalação, por falta de demanda.


Recomendações: Recomendação 1: Apresentar um plano de utilização para os equipamentos ociosos citados nesse relatório. Recomendação 2: Avaliar a possibilidade de implantação de um banco de bens ociosos com a finalidade de facilitar o reaproveitamento dos mesmos dentro da Instituição.



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III – CONCLUSÃO

Os exames de auditoria demonstraram que o IFPR deve adotar diversas medidas visando o aperfeiçoamento da sua gestão patrimonial. Seguem diagnósticos:

A) Gestão sobre material de consumo:

Os procedimentos adminsitrativos e de controle em vigor no IFPR sobre o tema não permitem aos gestores do Instituto ter uma visão gerencial – entendida como uma compreensão global, ágil e crítica, sobre questões relevantes como:

- quanto (quantitativamente, qualitativamente e financeiramente) cada uma das unidades estão consumindo, identificando padrões cíclicos e sazonais;

- quais são os materiais de consumo de maior relevância;

- se o nível/padrão de consumo está razoável;

- se existe unidade que apresentou padrão anormal de consumo ou indício de desperdício; e

- diagnóstico sobre o custo do desabastecimento.

Ademais, foram identificadas deficiências nas normatizações e na organização da estrutura física e logística dos almoxarifados. Outro aspecto que necessita de aperfeiçoamento consiste em permitir que o SIPAC exporte os dados em planilha eletrônica ou em software de gerenciamento de dados – ou ainda, que no próprio SIPAC sejam introduzidas facilidades de caráter gerencial.

B) Gestão sobre bens permanentes:

O IFPR ainda não finalizou o inventário completo de todos os bens móveis. Quanto às práticas gerenciais, aspectos como política de manutenção preventiva e corretiva e ações de conservação de bens pelos usuários estão pendentes de definição.

A Instituição deve apresentar um plano de utilização que garanta o uso efetivo dos equipamentos ociosos, em especial aqueles relacionados aos estúdios de gravação, avaliados em mais de seis milhões de reais.

Por fim, de forma semelhante à gestão de materiais, deve ser introduzido no SIPAC facilidade para exportação de informações ou módulos gerenciais no próprio sistema, de forma a permitir a emissão de relatórios gerenciais que possam subsidiar o gestor.

Curitiba/PR, 29 de março de 2017.


SECRETARIA FEDERAL DE CONTROLE INTERNO · de novembro de 2016, em estrita observância às normas...

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