Secretaria paroquial

2
Paróquias & CASAS RELIGIOSAS 18 www.revistaparoquias.com.br | julho-agosto 2011 secretariaparoquial A secretaria paroquial é a porta de acesso à paróquia e, por esse motivo, deve ser o lugar onde o atendimento deve ser exemplar. Pessoas que não são bem atendidas na se- cretaria paroquial levam uma péssima imagem da paróquia e podem não retornar. Assim sendo, proponho, aqui, de modo breve, alguns tópicos para reflexão e avaliação do atendimento que é dado na secreta- ria, ou expediente da paróquia, tendo em conta três tipos de atendimen- tos: Direto; Indireto; Subliminar. Devemos conhecer bem estas três modalidades de atendimento e procurar exercê-las com qualidade, de modo que deixem de ser simples atendimento para se tornarem acolhimento. Uma paróquia que se limita a aten- der as pessoas sem acolhê- las, como se elas fossem meros clientes, não cum- pre a sua missão de evan- gelizar. Pior ainda é quando, por falta de preparo, ou por outros motivos, esse atendi- mento é sem qualidade, fazendo com que as pessoas saiam insa- tisfeitas e até revoltadas com a Igreja. As- sim sendo, as pessoas que atendem na secretaria paroquial devem ter algum tipo de preparo para estar nesta função. À vista disso, traço aqui um esquema que pode ajudar nesta preparação das aten- dentes da secretaria paro- quial, de modo que elas tenham uma boa prática. 1. ATENDIMENTO DIRETO Como o próprio nome já diz, é aquele tipo de atendimento feito dire- tamente com a pessoa, cara a cara, sem o uso de nenhum instrumento. É o atendimento feito no balcão do expe- diente paroquial. Esse tipo de atendi- mento exige uma série de cuidados que devem ser levados em conta se quere- mos que ele seja eficaz e se torne um ato de acolher o outro. Torne sua paróquia uma referência no atendimento personalizado POR PE. JOSÉ CARLOS PEREIRA, CP QUALIDADE EM PRIMEIRO LUGAR As pessoas que aten- dem na secretaria paroquial devem ter algum tipo de preparo para estar nesta função www.revistaparoquias.com.br | julho-agosto 2011

description

A eficiência do atendimento na paróquia

Transcript of Secretaria paroquial

Page 1: Secretaria paroquial

Paróquias & CASAS RELIGIOSAS 18 www.revistaparoquias.com.br | julho-agosto 2011

secretariaparoquial

A secretaria paroquial é a porta de acesso à paróquia e, por esse motivo, deve ser o lugar onde o atendimento deve ser exemplar. Pessoas que não

são bem atendidas na se-cretaria paroquial levam uma péssima imagem da paróquia e podem não retornar. Assim sendo, proponho, aqui, de modo breve, alguns tópicos para reflexão e avaliação do atendimento que é dado na secreta-ria, ou expediente da paróquia, tendo em conta três tipos de atendimen-tos: Direto; Indireto; Subliminar.

Devemos conhecer bem estas três modalidades de atendimento e procurar exercê-las com qualidade, de modo que deixem de ser simples atendimento para se tornarem acolhimento. Uma paróquia que se limita a aten-der as pessoas sem acolhê-las, como se elas fossem meros clientes, não cum-pre a sua missão de evan-gelizar. Pior ainda é quando, por falta de preparo, ou por outros motivos, esse atendi-mento é sem qualidade,

fazendo com que as pessoas saiam insa-tisfeitas e até revoltadas com a Igreja. As-sim sendo, as pessoas que atendem na secretaria paroquial devem ter algum tipo de preparo para estar nesta função. À

vista disso, traço aqui um esquema que pode ajudar nesta preparação das aten-dentes da secretaria paro-quial, de modo que elas tenham uma boa prática.

1. ATENDIMENTO DIRETOComo o próprio nome já diz, é

aquele tipo de atendimento feito dire-tamente com a pessoa, cara a cara, sem o uso de nenhum instrumento. É o atendimento feito no balcão do expe-diente paroquial. Esse tipo de atendi-mento exige uma série de cuidados que devem ser levados em conta se quere-mos que ele seja eficaz e se torne um ato de acolher o outro.

Torne sua paróquia uma referência no atendimento personalizadoPOR PE. JOSÉ CARLOS PEREIRA, CP

QUALIDADE EM PRIMEIRO LUGAR

“As pessoas que aten-dem na secretaria paroquial devem ter algum tipo de preparo para estar nesta função”

www.revistaparoquias.com.br | julho-agosto 2011

Page 2: Secretaria paroquial

Paróquias & CASAS RELIGIOSAS www.revistaparoquias.com.br | julho-agosto 201120

■ Ao enviar um fax, coloque um cabe-çalho com as devidas identificações e informações;

■ Responda imediatamente os e-mails e outros tipos de correspondências que forem relevantes;

■ Assine as correspondências que fo-rem da sua competência;

■ Na sua ausência, quando não hou-ver ninguém para atender ao telefo-ne, acione a secretária eletrônica.

PROCEDIMENTOS QUE DESQUALIFICAM O ATENDIMENTO INDIRETO:■ Deixar o telefone tocar muitas vezes

antes de atender;■ Atender ao telefone com voz de

quem está de mau humor, ou com um “oi”, sem se identificar;

■ Se alongar em conversas ao telefone;■ Deixar a linha telefônica ocupada por

muito tempo, ou fora do gancho;■ Usar excesso de gerúndio como, por

exemplo, “vou estar providencian-do”; vou estar transferindo”, “vou tentar estar fazendo”, etc.

■ Atender o celular enquanto está ao telefone fixo, principalmente se o celular for particular;

■ Enviar fax, e-mail ou qualquer outro tipo de correspondência sem identi-ficação, ou com informações in-completas;

■ Não responder os contatos;■ Passar informações restritas a paró-

quia ou confidenciais;■ Usar webcam no ambiente de tra-

balho;■ Descuidar da página da paróquia,

deixando-a desatualizada ou sem manutenção.

3. ATENDIMENTO SUBLIMINARÉ o tipo de atendimento que se dá

por intermédio de alguma postura, si-tuação ou conjunto de fatos que não necessariamente se configura numa relação direta, imediata, entre um emissor e um receptor. Ele está presen-te nas duas modalidades de atendi-mentos supracitadas e requer, para a sua eficácia, alguns cuidados.

PROCEDIMENTOS QUE QUALIFICAM O ATENDIMENTO SUBLIMINAR:■ Ter sintonia com a vida conjuntural

da paróquia para poder responder as suas demandas com eficiência;

■ Demonstrar controle da situação; passar segurança;

■ Cuidar da postura do corpo e de suas partes (braços, pernas, cabeça, etc.);

■ Olhar para a pessoa enquanto fala com ela;

■ Sempre se levantar para atender as pessoas;

■ Criar um ambiente favorável, onde ocorra uma empatia entre quem atende e quem é atendido;

■ Fazer perguntas diretas, com tonali-dade de voz suave e tranquila. Fazer com que sua voz transmita tranqui-lidade e segurança, porém com fir-meza e objetividade;

■ Driblar o mau humor com raciona-lidade e pensar antes de dizer qual-quer coisa;

■ Usar mais o pronome pessoal “nós” que o “eu”;

secretariaparoquial