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SECRETARIADO VOCACIONAL

Pe. Antônio de Lima Brito, nds

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Pe. Antônio de Lima Brito, nds

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I N T R O D U Ç Ã O

Reconhecendo a necessidade de mais evangelizadores, achamos conveniente expor aos animadores vocacionais nossos conhecimentos

e experiências concernentes ao Secretariado Vocacional (SV), porque ele desempenha um papel fundamental na Pastoral das Vocações.

O SV é um centro criador de iniciativas próprias da Animação Vocacional (AV). Ele cria, planeja e implementa o plano. Ele contém a infraestrutura

indispensável aos trabalhos vocacionais. É um departamento viabilizador das medidas a serem

tomadas pela Equipe Vocacional.

Como casa e escritório, o SV dispõe das condições necessárias ao bom acolhimento e

pronto atendimento. Hospeda os convidados aos eventos vocacionais e atende os interessados com

informações e orientações. O SV é uma fonte dinamizadora de todas as vocações.


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S E C R E T A R I A D O V O C A C I O N A L

1- NOÇÃO. Secretariado Vocacional (SV) é um departamen-to de congregação religiosa ou diocese, responsável pela Animação Vocacional (AV). Ele se materializa em uma casa equipada com os recursos exigidos pela missão e suas atividades inerentes. Alguns o denominam de Serviço de Animação Vocacional (SAV).

2- OBJETIVO. Ainda que priorize sua congregação ou diocese, o SV tem por finalidade promover todas as vocações na Igreja. Para isso, estrutura, organiza, planeja, implementa e coordena a Animação Vocacional. Assim, oferece aos seus agentes o devido preparo e recursos necessários.

3- PESSOAL. O SV é dinamizado e administrado pela Equipe de Animação Vocacional. É aconselhável que o coorde-nador do SV seja o mesmo da equipe. É bom que, em hipótese nenhuma, o SV fique sob a responsabilidade de apenas uma pes-soa, para evitar seu fechamento em razão de transferência, do-ença, falecimento etc. Cabe ressaltar que, após criteriosa escolha da cidade para o estabelecimento do SV, havendo substituição do animador, mantenha-se o lugar de funcionamento do secretaria-do, onde deverá morar o novo animador. Não é, portanto, o SV que vai ao encontro do animador, mas é este que irá a ele.

A equipe precisa sempre preservar o animador das tarefas que não estejam diretamente ligadas aos presumíveis vocacio-nados, alvo central da AV.


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4- COZINHA E LIMPEZA. A experiência tem eviden-ciado a conveniência de se confiar aos participantes de eventos vocacionais o funcionamento da cozinha e a limpeza da casa. A distribuição das tarefas insere os participantes na vida da casa, incrementa a articulação entre eles e contribui para um clima festivo. Ademais, enseja a manifestação de suas compe-tências, criatividade, capacidade de entrosamento e responsa-bilidade no cumprimento de tarefas recebidas.

5- AMBIENTE. Em razão de um clima favorável de traba-lho e acolhimento, é indispensável que o SV seja um ambiente limpo, organizado, bem decorado, acolhedor, afável, gostoso. É bom lembrar que a qualidade do espaço em que se vive tem influência relevante no bem-estar e no bom humor.

6- EXCLUSIVIDADE - AUTONOMIA - ARTICULAÇÃO. O SV é uma casa destinada exclusivamente à AV, às pessoas in-teressadas em conhecer a congregação, carisma, diocese e exi-gências vocacionais, em função de um discernimento e opção criteriosa. Ele acolhe os interessados e trabalha com eles, na ex-pectativa de um possível ingresso, após terem percorrido o itine-rário do despertar, acompanhamento e seleção. O secretariado tem autonomia de uma comunidade diocesana ou religiosa, sem, no entanto, omitir-se de seu dever de articulação com toda a congregação ou diocese. Como toda comunidade, o SV adminis-tra, em nome da congregação ou diocese, uma conta bancária.

7- ATIVIDADES. Com vistas ao cumprimento de sua mis-são, o SV desenvolve uma série de atividades. Eis as principais:


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a - Manter organizada e funcionando a infraestrutu-ra (casa, móveis, geladeira, fogão, computador, datashow, arquivo, veículo etc). b - Elaborar um plano para um ou mais anos, conten-do todos os itens implicados. c - Produzir e/ou adquirir os materiais necessários aos trabalhos (propaganda, livros, apostilas etc). d - Fazer uma campanha publicitária com distribui-ção de cartazes, folhetos, santinhos, anúncios em revista, jornal, rádio, site, facebook, ligações tele-fônicas etc. e - Realizar encontros de despertar e acompanhamento. f - Promover estágios de acompanhamento e seleção. g - Planrejar viagens para atividades do despertar, acom-panhamento e seleção (visitas aos vocacionados e suas famílias). h - Responder às cartas e e-mails dos interessados. i - Enviar material aos interessados. j - Visitar párocos e diretores de escolas, em vista de espaço para trabalhos vocacionais.

k - Buscar, em rodoviárias, estações e aeroportos, os convidados para eventos promovidos pelo SV e levá-los de volta aos locais de embarque.


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l - Além das anotações em ficha de candidatos, deve-se re-gistrar, em Livro Tombo, as informações mais relevantes. m - Cotar preços junto aos fornecedores (comerciantes e/ou fabricantes). n - Elaborar relatórios mensais e anuais de gastos e trabalhos, para prestação de conta.

8- ATIVIDADES PREFERENCIAIS DO ANIMADOR LIBERADO. Compete à equipe resguardar o animador liberado de tarefas que não estejam diretamente ligadas ao despertar, acompanha-mento e seleção. É com essas atividades, sobretudo, que ele cumpre sua missão específica. Seu tempo deve ser canalizado, em especial, para a dimensão vocacional da fé, razão de sua liberação. Ressaltamos, entre outras atividades preferenciais do animador liberado, as seguintes:

a - Participar de cursos e ler a bibliografia fundamen-tal para a própria formação. b - Formar, animar e coordenar a equipe. c - Atender os interessados, sobretudo em se tratando do primeiro contato com o secretariado.

d - Responder às cartas e e-mails; não delegar essa ta-refa a ninguém. Se necessário, pedir orientações.

e - Enviar convites e mensagens ocasionais (Natal, Páscoa, aniversário etc).


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f - Entrevistar os interessados.

g - Visitar os vocacionados uma vez, no mínimo, e so-zinho. h - Visitar as comunidades da congregação e párocos, em especial os mais próximos em amizade e distância. i - Coordenar o planejamento, sua implementação e avaliação. j - Prestar contas.

9- MATERIAIS IMPRESSOS. Quanto aos destinatários, os materiais classificam-se assim:

a - Material para os vocacionados de 1º, 2º e 3º graus. b - Material para as famílias dos vocacionados. c - Material para os catequistas. d - Material para os agentes de pastorais. e - Material para Equipe Paroquial de Animação Vocacional. f - Material para educadores de escolas da rede públi-ca e particular.

g - Material para a formação da Equipe de Animação Vocacional.


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10- CLASSIFICAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE MATE-RIAIS. A AV resume-se em três tipos de atividade: despertar, acompanhamento e seleção. O secretariado deve dispor de ma-teriais que correspondam às exigências dessas atividades espe-cíficas. Eles são organizados e classificados de acordo com es-sas três áreas de ação.

11- EQUIPAMENTOS. A prática demonstra que a

obtenção eficiente dos objetivos depende dos meios ade-quados. Aplicando-se essa verdade, o SV requer uma série de recursos para a consecução de sua finalidade. Entre eles, ressaltamos:

a - Carro em boas condições. b - Linha telefônica fixa, celular e bina. c - Dois computadores com internet. d - Duas impressoras e um scanner. e - Fotocopiadora. f - Máquina fotográfica. g - Filmadora. h - Gravador.

i - Aparelho de som.


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j - Alto-falante com dois microfones sem fio.

k - Datashow com notebook. l - Uma tela para projeção. m - Projetor de DVD. n - TV. o - GPS. p - Arquivo de aço com três gavetas.

q - Estante de aço de 1x2 m.

12- MATERIAIS DIVERSOS

a - Didáticos: livros, apostilas, CDs, DVDs, dinâmicas etc. b - Escritório: carimbos, canetas, lápis, borrachas, tin-ta para impressora, pastas, suporte de durex, cola, ar-quivo de três gavetas, estante de aço etc. c - Cama: lençóis, cobertores, fronhas, travesseiros. d - Mesa: pratos, travessas, colheres, talheres etc. e - Cozinha: panelas, frigideiras, talheres, etc

f - Limpeza: vassoura, rodo, sabão etc


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13- ELETRODOMÉSTICOS a - Geladeira. b - Micro-ondas. c - Liquidificador. d - Ferro de passar roupa. e - Enceradeira.

f - Aspirador de pó.

14- MOBÍLIA a - Jogo de sofá. b - Duas escrivaninhas. c - Uma mesa grande para refeição. d - Quinze cadeiras universitárias (aproximadamente). e - Duas cadeiras giratórias. f - Quatro guarda-roupas. g - Treze camas ou seis beliches e uma cama.


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15- ESPAÇO. Objetivando um bom funcionamento, o SV necessita de:

a - Espaço para atendimento privado. b - Espaço para trabalhos em computadores conecta-dos à internet, impressão, arquivo etc. c - Espaço para dormitórios que comportem treze pes-soas, no mínimo. d - Espaço para refeitório e - Espaço para palestra e oração (embora não seja o ideal, podem ser realizadas no refeitório).

f - Espaço para cozinha.

16- ATENDIMENTO COM QUALIDADE. É um marke-ting fecundo atender imediatamente e com alegria a solicitação pessoal, por telefone, recado, carta ou e-mail. A prontidão no atendimento agrega valor ao secretariado. Quanto às respostas às cartas ou e-mails recebidos, a preferência deve ser dada, or-dinariamente, aos remetentes que escrevem pela primeira vez.

O atendimento ao telefonema de alguém interessado em obter informações sobre o carisma da congregação, diocese, requisitos necessários ao ingresso na casa de formação requer uma habilidade que vai além dos princípios das ralações huma-nas saudáveis. Cabe, pois, ao atendente envolver o solicitante na programação do secretariado, motivando-o a fazer uma vi-


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sita, para efeito de maiores esclarecimentos e laços de amizade. Como manifestação de interesse, pedir nome completo, idade, telefone fixo e celular, endereço, e-mail e propor uma data para a visita ao SV. Se, oportunamente, houver alguma atividade vocacional, convidar o interessado a participar do evento, se conveniente. O mínimo a ser realizado será o envio de material informativo e formativo, incluindo programação do ano e ficha a ser preenchida e devolvida. Em se tratando de atendimento pessoal, levar em conta os seguintes itens:

a - Prontidão no atendimento à campainha.

b - Se a chegada do interessado coincidir com o horá-rio de refeição, convidá-lo a participar da mesa.

c - Se a visita vier de cidades distantes, oferecer-lhe ali-mentação, banho e cama, antes da conversa vocacional.

d - Todo atendimento deverá ser previsto e preparado. Entretanto, nunca negá-lo a quem não agendou.

e - O atendimento especificamente vocacional e pesso-al será sempre privado, em sala apropriada e prepara-da para tanto.

f - O bate-papo vocacional com o interessado deve ocor-rer em estado confortável para os interlocutores (repou-sados, alimentados, bem-humorados, saudáveis etc).

g - A maior parte do tempo será oferecida ao visitante. O entrevistador estimulará o entrevistado a se revelar o máximo possível. Embora a conversa seja espontânea, o animador seguirá, como itinerário, os temas: interesse


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vocacional, saúde, estudo, trabalho, lazer, vida espiri-tual (oração, sacramentos, leitura bíblica, participação na Igreja), família, posição dos pais em relação ao inte-resse do filho e possíveis dificuldades do entrevistado.

h - Sentando-se primeiro o visitante, o anfitrião aco-moda-se de tal modo que um de seus lados (direito ou esquerdo) esteja voltado para a frente do entrevistado.

i - Em se tratando de situação ordinária, eis a ordem de prioridades no atendimento:

1- Pessoas que chegam ao Secretariado, tocando a campainha. 2- Pessoas que entram em contato por telefone. 3- Pessoas que enviam e-mails. 4- Pessoas que remetem cartas.

j - A alegria deve estar em todos os momentos do aten-dimento. Ela tem, por natureza, a força de aproximar as pessoas. Quem ri abre-se para acolher o outro que vê no sorriso um convite à aproximação. A alegria faz do encontro uma festa.

17- AGENDA. Visando maior segurança e eficiência, re-comenda-se uma agenda de papel, com cópia, uma agenda ele-trônica e um quadro fixado na parede, com o cronograma dos compromissos assumidos.

18- RECURSO FINANCEIRO. Embora a obtenção de um objetivo de Animação Vocacional requeira recurso finan-ceiro disponível, o SV não deve condicionar o objetivo de seu


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plano de ação à condição financeira da congregação ou dioce-se. A prioridade do objetivo obriga a tomada de medidas que criem condições de implementação de um plano corresponden-te às necessidades vocacionais.

19- HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO. O êxito do SV impõe um horário especial de funcionamento, que vai além do horário comercial. É necessário, pois, que haja sempre uma pessoa disponível ao atendimento de campainha e telefone. Em caso de ausência, atender pelo celular ou gravar na bina, para um retorno posterior. Deve-se, portanto, incluir os números dos celulares nos endereços publicados.

20- VANTAGENS DO SECRETARIADO VOCACIONAL. O SV, como departamento pastoral de uma congregação ou diocese, apresenta inúmeras razões que justificam sua necessi-dade. Citando algumas justificativas:

a - Materializa a Animação Vocacional.

b - Evoca a corresponsabilidade dos membros da con-gregação e /ou diocese.

c - Facilita o envolvimento de todos os responsáveis pelo bem da Igreja, sobremaneira os bispos, padres, diáconos e religiosos/as.

d - Providencia a capacitação da Equipe Vocacional.

e - Adquire e produz materiais apropriados.


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f - Viabiliza mais facilmente a implementação do pla-no de ação.

g - Em caso da impossibilidade do coordenador, a di-ficuldade será suficientemente superada.

h – Agrega valor à Animação Vocacional da instituição.

i - Racionaliza as ações e custos.

j - Proporciona ao animador liberado melhores condi-ções de fidelidade à sua missão.

k - Centraliza e organiza os materiais vocacionais. Em secretariado, não se procura, busca-se.

l - Registra os eventos e situação dos atendidos. Docu-menta tudo.

m - Oferece, na hipótese de mudança do coordenador, condições para a continuidade, sem prejuízo algum. Pois não se trata de uma mera pessoa e sim de um de-partamento.

n - Melhora o acolhimento aos interessados.

o - Oferece maior eficiência aos trabalhos.

p - Apresenta melhores resultados.


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C O N C L U S Ã O

A Animação Vocacional em nossos dias não atingirá seus objetivos, se não responder às exigências atuais,

impostas pela realidade em que vivemos. Além de oração, a AV precisa, entre muitas outras

coisas, de um Secretariado Vocacional equipado, organizado e bem administrado.

O SV é o ponto de partida de toda ação da Animação Vocacional. É ele que prepara a

equipe, planeja e proporciona todos os recursos necessários à implementação do plano de ação.

É lamentável constatar, em dioceses e congregações religiosas, a incoerência entre discurso e prática. É, pois, comum o reconhecimento da prioridade

da Animação Vocacional por parte de bispos, padres e religiosos/as consagrados/as, sem uma

prática correspondente. Entre as alegações, estão as afirmações: não temos tempo;

não temos gente; não temos dinheiro.

É promissor perceber, entretanto, que algumas dioceses e congregações religiosas amam de

verdade as vocações, reconhecem e acolhem sua prioridade, investindo orações, recursos humanos e financeiros, em vista de uma Animação Vocacional

exigida pela atualidade.


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O R A Ç Ã O V O C A C I O N A L

Pe. Antônio de Lima Brito nds

Ó Pai, sabemos que sacrificastes vosso Filho,

para salvar a humanidade inteira. Desejais salvá-la

com a ajuda de todos. O próprio Jesus, entretanto,

constatou que a “messe é grande e os operários são poucos”.*

Há muita gente que ainda não conhece o Messias,

Caminho, Verdade e Vida, que morreu e ressuscitou

para redimir todos. Em muitos lugares, há igreja fechada,

altar sem sacerdote, Palavra sem pregador. Por isso,

nós Vos suplicamos, pela intercessão da Virgem Maria:

enviai-nos mais padres, religiosos, religiosas e agentes leigos.

Santificai e conservai os que já nos destes. Aumentai seu ardor

missionário; que a Igreja tenha, em qualidade e quantidade,

os operários necessários à realização de vosso Reino.

Amém.

* Cf Mt 9, 36-38


“Nem todo aquele que me diz: ‘Senhor, Senhor’entrará no Reino dos céus, mas apenas aquele que faz a vontade de meu Pai que está nos céus.”

(Mateus 7, 21)


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