Retorne com segurança – Vol. IIIFonte: InfoMoney

Planejamento financeiro: análise e projeção de resultados da sua empresaO planejamento financeiro ajuda a identificar os caminhos ou estratégias que uma empresa deve seguir para alcançar um determinado objetivo. Em outras palavras, o planejamento financeiro permite que o empresário entenda onde se encontra, onde pretende chegar e, igualmente importante, como pretende chegar ao seu destino final.

Por tratarem de dados históricos, os vários demonstrativos financeiros de uma empresa funcionam como uma fotografia de como a empresa se encontra. Mas, como discutiremos a seguir, são os vários mecanismos de controle financeiro e administrativo, assim como as projeções de resultados, que permitem entender como o objetivo será alcançado.

Se você não está familiarizado com o funcionamento básico dos demonstrativos financeiros de uma empresa, recomendamos que dedique algum tempo à leitura de material sobre o tema. Para tanto, basta clicar aqui.

Controles administrativosNão existe planejamento financeiro sem a adoção de mecanismos de controle administrativos e financeiros. São estes mecanismos que dão os subsídios necessários para a elaboração da projeção de resultados de uma empresa. Abaixo descrevemos alguns dos principais mecanismos de controle adotados pelas empresas:

Controle de vendas Através dele a empresa consegue não só prever receitas futuras, como também ter uma idéia mais clara da sua geração de caixa. É através do controle de vendas que o empresário consegue, por exemplo, estimar o prazo médio concedido nas vendas a prazo, assim como o índice de inadimplência entre seus clientes.

Controle de compras Por sua vez, de maneira semelhante ao de vendas, este controle permite que o empresário consiga estimar o prazo médio de compras da sua própria empresa. Neste contexto, o empresário deve buscar coordenar a data de reposição do estoque com os períodos em que a empresa tem maior disponibilidade de caixa. A possibilidade de pagamento à vista das mercadorias permite que o empresário negocie termos mais favoráveis com seus fornecedores.

Controle de estoque Somente assim o empresário pode saber exatamente o quanto tem “investido” em estoques, seja em matéria-prima ou mercadoria final. O planejamento de estoques é fundamental para a gestão do caixa de uma empresa, pois estoques excessivos podem comprometer a saúde financeira da empresa.

Controle de caixa O controle de caixa é, sem dúvida, o mecanismo de controle financeiro mais adotado pelas empresas. Afinal, sem ele o empresário corre o risco de, no final do mês, não contar com caixa suficiente para arcar com as despesas da empresa, sendo forçado a atrasar o pagamento de algumas pendências ou recorrer a um financiamento de última hora.

Com exceção do controle de caixa, cuja periodicidade deve ser diária ou, na pior das hipóteses, semanal, no que refere aos demais controles, o mais comum é que sejam elaborados em uma base mensal. Ainda que acreditemos que uma gestão eficiente exija a adoção de todos estes mecanismos de controle, no caso das empresas de pequeno porte, recomendamos cautela para que não sejam absorvidos recursos (tempo e pessoas) demais neste processo.

Projeção de resultadosO planejamento financeiro pode ser de curto ou longo prazo. O primeiro, em geral, reflete um período de até dois anos, e o segundo, prazos superiores a isso. Como estamos falando de resultados futuros, este tipo de planejamento envolve o processo de projeção de resultados, que nada mais são do que estimativas dos objetivos financeiros que o empresário pretende alcançar.

Porém, a elaboração destas projeções exige o entendimento do desempenho histórico da empresa, que pode ser alcançado através da análise dos vários mecanismos de controle da empresa. Com base no mecanismo de controle de vendas, o empresário pode desenvolver um plano de produção que irá lhe dar parâmetros para estimar o quanto irá gastar com estoques, assim como os gastos diretos e indiretos de produção.

Ao projetar estas receitas e gastos, o empresário consegue evitar, por exemplo, cometer o erro de subestimar os custos associados a um possível aumento nas vendas. São comuns os casos em que, animado com a possibilidade de expandir suas vendas, o empresário se esquece que isso só é possível através da compra de novas máquinas, contratação de mais funcionários etc. A falta de entendimento dos custos envolvidos com a produção e venda faz com que superestime os ganhos.

Através da projeção de resultados, o empresário pode analisar o ganho líquido da expansão nas vendas, ou seja, o quanto do aumento do faturamento restou após a dedução dos gastos necessários para garantir este crescimento em vendas. Somente então o empresário poderá efetivamente decidir se a expansão nas vendas é, ou não, viável.

Em alguns casos, depois de deduzidos os custos adicionais (contratação de funcionários, compra de máquinas, gastos com financiamento etc) incorridos para a expansão de vendas, o empresário chega à conclusão de que a expansão não vale a pena, pois é preciso injetar mais dinheiro na empresa. Assim, as projeções também permitem que o empresário consiga planejar quanto precisará levantar de empréstimos, ou investir do próprio bolso, para a expansão das atividades da sua empresa.

Erros comuns na projeção de resultadosAinda que a maioria dos empresários dedique um tempo razoável ao planejamento financeiro, é nesta área que são cometidos os maiores erros. Uma forma de evitá-los é comparar o resultado das projeções com aqueles obtidos historicamente pela empresa.

Caso os resultados tenham sido muito diferentes dos registrados pela sua empresa, isto pode ser um sinal de que suas projeções foram muito otimistas, de forma que é recomendável rever algumas das hipóteses. Abaixo listamos alguns dos erros mais comuns cometidos na elaboração da projeção de resultados:

Otimismo na projeção do volume de vendasAo projetar um aumento no volume de vendas, leve em consideração o potencial do mercado, assim como a capacidade de produção e de venda da sua empresa. Estime uma taxa de crescimento para o setor como um todo e, com base nisto, estime o potencial de mercado e a participação da sua empresa nele. Lembre-se que os clientes estão cada vez mais exigentes e, por isso, conseguir ganhar participação de mercado e aumentar vendas está cada vez mais difícil.

Seja realista. Evite projetar ganhos expressivos de participação de mercado, sobretudo se em seu planejamento financeiro estes ganhos não forem compensados por um aumento nos investimentos, seja através da contratação de mão-de-obra, compra de novas máquinas, gastos com publicidade, etc.

Da mesma forma, o excesso de otimismo quanto ao potencial de crescimento do setor também deve ser evitado. Não se esqueça que um crescimento excessivo pode atrair novos competidores, o que forçaria uma redução da margem da empresa, seja porque os gastos com vendas e marketing poderiam aumentar, ou porque teria que baixar os preços para manter a participação do mercado.

Erro na previsão de custos operacionaisAinda que os custos fixos, como o próprio nome sugere, tendam a ficar estáveis com o aumento do volume de produção, existem exceções. Portanto, um erro comum nas projeções de resultados é considerar apenas o aumento dos custos variáveis, ignorando o impacto do aumento da produção nos custos fixos.

Um exemplo deste tipo de situação é o aluguel, que pode subir com o aumento da produção e conseqüente contratação de novos funcionários, fazendo com que a empresa seja forçada a ocupar um imóvel maior.

Tente identificar todos os custos adicionais que irá ter, caso as vendas aumentem. Não se esqueça de incluir os gastos adicionais com impostos sobre o faturamento, os encargos sociais sobre a folha de pagamentos ou, caso precise levantar um financiamento para investir na produção, dos juros deste empréstimo.

Subestimar capital necessário

Um erro bastante comum entre os empresários, no que se refere à projeção de resultados, é esquecer de projetar, ou subestimar, as necessidades de capital da empresa. Muitas vezes o empresário até inclui as necessidades de investimento em infra-estrutura, como compra de máquinas e equipamentos, aumento ou renovação de instalações, etc, mas se esquece de verificar o impacto sobre o capital de giro da empresa.

Por capital de giro entende-se o total de recursos necessários para financiar as atividades operacionais da empresa, o que inclui a compra de matéria-prima ou mercadorias, o financiamento de clientes através de vendas a prazo, etc. Para evitar erros, faça uma reserva de emergência equivalente a, no mínimo, três meses de despesas correntes da sua empresa. Estes recursos devem ser investidos em aplicações bastante líquidas, e servirão também para quando a sua empresa, mesmo tendo atingido o equilíbrio, tiver necessidades de caixa por atraso de clientes, etc.

Erro na determinação do preçoA projeção de um aumento no volume de vendas certamente terá implicações sobre a política de preços da empresa. E muitas vezes este efeito é ignorado. Por exemplo: se não houve alterações no mercado (ou seja, se seu tamanho é o mesmo e o número de competidores também), e sua empresa começar a produzir mais, certamente terá que adotar uma estratégia promocional para conseguir vender a produção adicional. Esta promoção pode se dar através de gastos extras com marketing e publicidade, o que reduziria a margem de retorno do produto, ou através da oferta de um preço mais baixo.

Aqui vale lembrar que o preço de um produto deve ser determinado em função dos gastos diretos com produção e venda, os impostos que incidem sobre as vendas e, é claro, a margem esperada pelo empresário. Portanto, tanto no caso em que o preço deve baixar, quanto no caso em que as despesas aumentam, a conseqüência direta é que o empresário errou na sua previsão de lucro.

Diminuindo a incerteza das projeçõesUm dos maiores problemas no uso de projeções como ferramenta de planejamento reside no fato de que nele existe um elemento de incerteza. Em outras palavras, existe o risco das previsões nele contidas não se materializarem, o que pode colocar a empresa em dificuldades.

Assim, um dos objetivos principais de quem elabora projeções financeiras deve ser o de reduzir a incerteza a elas associada. Para tanto, além de muito cuidado na elaboração das hipóteses, recomenda-se que sejam elaborados vários cenários distintos, de forma que o empresário possa ter uma visão mais ampla do que pode acontecer com o resultado da empresa em um determinado período. Em geral, o recomendável é elaborar três cenários diferentes: otimista, pessimista e neutro.

É importante que seja dedicado um certo tempo no desenvolvimento dos cenários alternativos, de forma que os mesmos sejam efetivamente possíveis. Caso contrário, corre-se o risco de que eles se transformem em apenas um exercício teórico de pouca utilidade prática na definição da estratégia da empresa. Ao trabalhar com cenários alternativos, o empresário acaba tendo uma percepção mais clara do risco de cada um

dos cenários, o que deve contribuir para a melhora do seu processo de tomada de decisão.

Se, ao efetuar as projeções de resultado da empresa, depara-se com uma situação na qual o empreendimento gera um retorno inferior ao que o empresário espera, ou ao custo do dinheiro investido, então cabe a ele decidir se aceita uma margem de retorno mais baixa, ou se existe espaço para melhorias na eficiência da empresa.