TIPOS DE DOCUMENTOS E SUA UTILIZAÇÃO NO

SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES

Preparado por: Equipe do Processo Eletrônico e

Coordenadoria de Gestão de Documentos Públicos – CGDP

Secretaria Municipal de Gestão Prefeitura de São Paulo

1ª Edição (teste)

Abril/2015

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GESTÃO DOCUMENTAL DO PROCESSO ELETRÔNICO

PROCESSO ADMINISTRATIVO FÍSICO E PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO

DIFERENÇAS E SEMELHANÇAS PROCESSUAIS

Atos processuais e documentos administrativos

O processo administrativo exige a prática de atos processuais, entendidos como “uma série de atos

precedentes necessários para a apuração dos fatos, averiguação da norma legal aplicável, apreciação dos

aspectos concernentes à oportunidade e conveniência. Essa série de atos constitui o processo, que vai

culminar com a edição de um ato administrativo.” (DI PIETRO, 2013, p. 686). No processo administrativo

físico os atos processuais são dispostos nas chamadas “Folhas de Informação”.

As folhas de informação são simplificadamente o meio físico por meio da qual as cotas, informações,

pareceres, encaminhamentos, termos e manifestações em geral, por parte dos servidores públicos, são

instruídos nos autos do processo administrativo, conforme disposto no Decreto nº 51.714/10.

Nesse âmbito, documento é entendido como tudo aquilo que se leva para dentro do processo

administrativo físico para fins de comprovação legal: cópia de documentos, fotos, CD, DVD, plantas, etc.

Documento, então, é tudo aquilo que não é folha de informação!

No Sistema Eletrônico Integrado- SEI, por sua vez, todos os atos processuais inseridos no processo

eletrônico são nomeados documentos. Diferenciamos apenas os documentos internos, gerados no editor de

texto do sistema e assinados com assinatura eletrônica, e documentos externos, gerados fora do sistema

(como planilhas do Excel e arquivos PDF).

Tendo isso em vista, é necessário adaptar e esclarecer os conceitos com os quais esses atos

processuais serão utilizados no SEI!

Segue abaixo lista com os documentos disponíveis nos sistema eletrônico, suas nomenclaturas e os

usos.

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DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Seguem alguns conceitos extraídos a partir da bibliografia de referência que poderão sanar dúvidas a

respeito dos tipos de documentos disponíveis no SEI e a forma correta de utilizá-los na elaboração e

encaminhamento de atos administrativos processuais no Sistema Eletrônico de Informação.

Ata: documento que registra resumidamente as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de

reuniões ou assembleias;

Decisão tributária: trata de matéria tributária em processos administrativo-fiscais, previstos na Lei Federal

nº. 5.172/66 e administrados pela Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico;

Decreto: atos individuais (dirigidos a pessoa ou grupo de pessoas determinada) ou gerais (contendo normas

gerais e abstratas que se dirigem a todas as pessoas que se encontram na mesma situação), emanados do

Chefe do Poder Executivo (Prefeito) (DI PIETRO, 2013, p. 241);

Despacho: é o ato administrativo que contém decisão, proferida por autoridade administrativa, dando

solução ao pedido original do processo administrativo;

Despacho interlocutório: é a emissão de decisão parcial, proferida por autoridade administrativa

competente por parte do conteúdo a ser analisado, que subsidiará a tomada de decisão no despacho final;

Encaminhamento: documento que expressa o encaminhamento à próxima unidade que deverá responder

ao processo quando não couber o uso de nenhum outro tipo de documento;

Informação: documento em que o servidor subordinado, atendendo à solicitação de alguma autoridade,

presta esclarecimentos e elucida algum ponto impreciso sobre uma situação;

Justificativa: documento utilizado para esclarecer de forma sucinta a abertura de ato normativo ao chefe do

executivo municipal;

Nota Técnica: ato com finalidade de analisar e/ou justificar tecnicamente a proposição de ato normativo ou

de contrato administrativo. A nota técnica é um documento complementar que respalda, em termos

técnicos, um ato decisório;

Parecer: manifestação de órgão técnico sobre assuntos submetidos à sua consideração. Exemplo: parecer

sobre a contratação de prestação de serviços;

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Requerimento: petição de caráter individual que tem a finalidade de solicitar reconhecimento/concessão de

um direito, legalmente previsto, a autoridade hierárquica competente. Exemplo: Requerimento de

Afastamento de Servidor;

Solicitação: documento que inicia o processo administrativo eletrônico no qual a unidade interessada

solicita à outra unidade ou órgão de competência a anuência, efetivação, análise, etc., do pedido em

questão para atender a necessidade administrativa. Exemplo: Solicitação de crédito adicional suplementar

orçamentário;

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MUDANÇAS NA TRAMITAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO FÍSICO PARA O SEI!

Procedimentos Atividades Padrão Como fica no SEI!

Requerimento de

autuação

- Solicitar a unidade de autuação a abertura de

processo.

- Não é mais necessário o requerimento de

autuação;

- Abertura de um processo é realizada pela

unidade através do sistema, em “Iniciar

Processo”.

Autuação - Enviar para a unidade de autuação o

requerimento (solicitação) e os documentos

necessários;

- A unidade de autuação devolve o processo

para a unidade solicitante com o número do

processo e a paginação sequencial.

- A própria unidade solicitante prepara

todos os documentos necessários para a

abertura de processo;

- Ao criar um processo “Iniciar Processo” o

SEI gerará automaticamente um número

de processo;

- Vantagens: redução de gastos com papel

e capa dos processos, maior agilidade na

autuação e tramitação, e fim da duplicação

de números dos processos.

Instrução/Junção - A unidade solicitante faz junção de todos os

documentos e/ou a junção da folha de

informação. Esse procedimento deve ser

realizado por uma única pessoa, recebendo a

mesma assinatura durante a junção;

- A folha de informação é colocada a partir da

segunda tramitação do processo e deve estar

juntada após os documentos inseridos, quando

houver. Nela, estão presentes os

encaminhamentos e pareceres da unidade;

- Em caso de retirada de documento do

processo (desentranhamento) é necessário

fazer um termo de desentranhamento na folha

de informação, colocando no lugar do

documento retirado uma cópia.

- Como nos processos em papel, os

documentos devem ser incluídos no

sistema de acordo com a ordem de

apresentação;

- Cada nova informação é incorporada com

um novo documento;

- Não há mais necessidade de

desentranhamento em processo;

- Não há mais o risco de perda de folhas de

processos e erros de paginação;

- Ciência não precisa ser mais em

documentos. Através do recurso “Ciência”

é possível dar ciência no processo;

- Não há mais carimbos;

- Agora a assinatura é digital.

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Procedimentos Atividades Padrão Como fica no SEI

Tramitação - Depois da autuação e junção, o

processo é enviado à unidade que irá

analisá-lo primeiramente. Com isso,

tem-se o início da tramitação do

processo.

- Não haverá risco de tramitação “em mãos”;

- Não há mais processo em “trânsito” (tramitado

pela origem e não recebido no órgão de destino);

- Tramitação para mais de uma unidade (“Bloco

Assinatura” e “Enviar Processo”);

- Os pareceres, encaminhamentos e o despacho

final são incluídos no processo pelas unidades.

Encerramento

/Reabertura

- Após providências de publicação,

entrega de documentos, prazo para

recursos e outros, o processo poderá

ser arquivado;

- Os processos administrativos

somente serão desarquivados

mediante solicitação devidamente

justificadas de agentes públicos

ocupantes de cargo de chefia ou de

nível hierárquico igual ou superior.

- Os processos são concluídos nas unidades;

- Não é mais preciso enviar ofício para Divisão dos

Processos Municipais, pedindo o desarquivamento

e justificando o motivo da reativação do processo;

- Processos podem ser reabertos no sistema, não

há mais um procedimento formal.

Vistas em

Processo

- A vista em processo se dá sob o

controle do servidor municipal no

recinto da unidade e o interessado

pode tomar apontamentos e,

mediante requerimento, fotografar,

escanear etc.

- Há um módulo de consulta externa;

- O pedido de vista a processos restritos deve ser

juntado ao processo.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Brasil. Congresso. Senado. Manual de padronização de atos administrativos normativos. — Brasília : 2012.

Brasil. Presidência da República. Manual de redação da Presidência da República / Gilmar Ferreira Mendes e

Nestor José Forster Júnior. 2. ed. rev. e atual. – Brasília : Presidência da República, 2002.

Brasil. Tribunal Superior Eleitoral. Manual de padronização de atos oficiais administrativos do Tribunal

Superior Eleitoral. Organização e texto-base: Reivaldo Vinas. 2. ed. rev. e ampl. Brasília: [TSE/SGI, 2009.]

Di Pietro, Maria Sylvia Zanella. Direito Administrativo. 26ª ed. São Paulo: Atlas, 2013.

São Paulo (Estado). Escola Fazendária do Estado de São Paulo. Manual de redação dos atos oficiais e de

comunicação da Secretaria da Fazenda. - São Paulo: Fazesp, 2008.

São Paulo (Município). Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico. Manual de Redação

de Atos Oficiais e Correspondências. São Paulo, 2013.