ISEL – Abril 2015 – Fernando Fernández

Gestão Documental

Classes de Informação OrganizacionalClasses de Informação Organizacional

● Estruturada: 10%

● Bases de dados

● Data warehouses

● Não estruturada: 90%

● Arquivos de texto, folhas de cálculo, desenhos, imagens, ...

● Correspondência recebidas por diferentes meios: correio, fax, e-mail

Tendência: volume crescenteTendência: volume crescente

● Documentos perdidos

● Versões múltiplas

● Existência desconhecida

● Autoria desconhecida

● Descontrolo de prazos

● Custo crescente do arquivo

● Custos com cópias

Sistema de Gestão Documental (ECM)Sistema de Gestão Documental (ECM)

Utilização da tecnologia para capturar,

armazenar, partilhar, pesquisar e gerir

toda a informação documental (conteúdos)

de uma organização, integrando as suas

capacidades nos processos da organização.

Enterprise Content ManagementEnterprise Content Management

● Equivalente a um motor de base de dados (Oracle, SQL Server, PostgreSQL) com uma linguagem de acesso, o SQLSQL

● Trata informação não estruturada (não tabular)

● Serviços standard: gestão de documentos (conteúdos) e metadados

● Linguagem standard de acesso a ECM:

Exemplos CMISExemplos CMIS

● SELECT * FROM cmis:document

● SELECT F.* FROM cmis:folder F

● SELECT * FROM cmis:document WHERE cmis:name = 'test'

● SELECT * FROM cmis:document WHERE cmis:creationDate < TIMESTAMP '2010-04-01T00:00:00.000+00:00'

● SELECT * FROM cmis:document WHERE CONTAINS('test')

● SELECT SCORE() FROM cmis:document WHERE CONTAINS('\'test\'') ORDER BY SEARCH_SCORE

VantagensVantagens

● Facilidade de catalogação e pesquisa● Acesso remoto

● Acesso simultâneo

● Colaboração● Gestão uniforme dos processos● Controlo do fluxo de trabalho,

responsabilidades, prazos● Controlo de acesso, redundância

Registo de Documentos

EncaminhamentoInicial

Tarefas Pendentes

Encaminhar Tarefa

Encaminhar eEncerrar Tarefa

Encerrar Tarefa

Para conhecimento

Para despacho

Para parecer

Para pedido deesclarecimentos

ARQUITECTURA GESTÃO CONTEÚDOSARQUITECTURA GESTÃO CONTEÚDOS

APLICAÇÕES

SISTEMAS DE APOIO

Repositóriode ficheiros

Índices detexto livre

MetadadosWorkflow

SGBD – dadosestruturados

Gestão deExpediente

ERPRecursosHumanos ...

ECM / CMIS SGBD / SQL

O que é o AlfrescoO que é o Alfresco

Plataforma de conteúdos com ligação à Cloud que lhe permite

trabalhar em qualquer sítio, com qualquer dispositivo, com

as suas aplicações preferidas

Plataforma para conteúdos críticos

No local, na Cloud ou em ambos

Suporte a Tablets e Smartphones

iOS e Android, para além de qualquer

browser standard

Open Source e Open Standards API

O melhor ROI e a garantia do seu

investimento

O sucesso do AlfrescoO sucesso do Alfresco

3.000 empresas clientesEm 180 países

7 milhões de utilizadores70% dos quais pagam

4.000 milhões de ficheirosSão geridos globalmente

Comunidade activaMilhares de developers, 300+ parceiros

Receitas por trimestre desde a fundação

A maior companhia de A maior companhia de gestão documental gestão documental open-source do mundoopen-source do mundo

Clientes empresariaisClientes empresariais

70% com mais de 10.000 empregados

Escala e serviço para responder à expectativa de algumas das maiores empresas do mundo

Espalhados por 180 países

Capacidade de apoio global, 24x7

Comerciais, Governo, ONG & Ensino

Uma variedade saudável de clientes e requisitos provenientes de diversas indústrias

90% taxa de renovação

Uma relação baseada na qualidade e confiança

Gestão de Documentos

Workflow Gestão de Recursos Digitais

Colaboração

Gestão de Conteúdos Web

Integração

Arquivo de E-Mail

Gestão de Imagens

Navegação ConteúdoNavegação Conteúdo

● Arquivo de conteúdo num Arquivo de conteúdo num “Espaço”“Espaço”

● Navegação por:Navegação por:

● PastaPasta

● CategoriaCategoria

● TagsTags

● Filtro (ex: Favoritos)Filtro (ex: Favoritos)

Controlo de AcessosControlo de Acessos

● Trancar ficheiro enquanto está a Trancar ficheiro enquanto está a ser editadoser editado

● Perfis de utilizadorPerfis de utilizador

● Segurança:Segurança:

● Controlar quem tem acesso ao Controlar quem tem acesso ao quêquê

● Controlar o papel que o Controlar o papel que o utilizador temutilizador tem

PesquisaPesquisa

● Pesquisa simples e avançadaPesquisa simples e avançada

● Pode-se pesquisar por:Pode-se pesquisar por:

● PastasPastas

● Conteúdos (qualquer tipo)Conteúdos (qualquer tipo)

● Tipos Personalizados (ex: Tipos Personalizados (ex: Artigo)Artigo)

● Aspectos (ex: notícia)Aspectos (ex: notícia)

● PropriedadesPropriedades

● Conteúdo do documentoConteúdo do documento

Pesquisa

Controlo de VersõesControlo de Versões

● Não é necessário controlar pelo Não é necessário controlar pelo nome do ficheironome do ficheiro

● artigo-v1.htmlartigo-v1.html

● artigo-v1-1.htmlartigo-v1-1.html

● Mantém relacionamentos entre Mantém relacionamentos entre versõesversões

● Reposição de versõesReposição de versões

● RastreabilidadeRastreabilidade

Conteúdos e PropriedadesConteúdos e Propriedades

● Possibilidade de gerir qualquer Possibilidade de gerir qualquer tipo de conteúdo (.doc .ppt .xls tipo de conteúdo (.doc .ppt .xls .jpeg .mp3 .odf .xml .mp4.jpeg .mp3 .odf .xml .mp4

● Meta-informação – dados sobre Meta-informação – dados sobre o conteúdo (nome, título, o conteúdo (nome, título, autor, …)autor, …)

● ExtensívelExtensível

● Tipos de conteúdo Tipos de conteúdo personalizadospersonalizados

● Aspectos personalizadosAspectos personalizados

Modelo de MetainformaçãoModelo de Metainformação

Aspecto: NoticiaTituloCategoriaAutor

Aspecto: PublicaçãoData para publicaçãoData publ. efectivaData em que expira

Aspecto: ArquivoRef ArquivoLocalização físicaSuporte

Tipo: Artigo Tipo: Programa Tipo: Fotografia Tipo: Factura

Acções e RegrasAcções e Regras

● Regras são aplicáveis a “espaços”Regras são aplicáveis a “espaços”

● Regras executam acçõesRegras executam acções

● Regras são desencadeadas por um Regras são desencadeadas por um evento:evento:

● criação, actualização ou criação, actualização ou eliminação de conteúdoeliminação de conteúdo

● Exemplos:Exemplos:

● Transformar conteúdoTransformar conteúdo

● Iniciar workflowIniciar workflow

● Mover conteúdoMover conteúdo

Acções e Regras

Conversões (Transformação)Conversões (Transformação)

● Vários motores de transformaçãoVários motores de transformação

● Documentos: OpenOfficeDocumentos: OpenOffice

● Imagens: ImageMagikImagens: ImageMagik

● ......

● Invocáveis por regrasInvocáveis por regras

Workflow e BPMWorkflow e BPM

CriaçãoEdição

Revisão

Aprovação

Publicação

● Baseado em Ferramentas Baseado em Ferramentas BPMBPM

● Jboss jBPMJboss jBPM

● ActivitiActiviti

● Possibilidade de desenhar Possibilidade de desenhar workflows personalizados workflows personalizados que depois arrancam com que depois arrancam com actions na gestão de actions na gestão de conteúdos.conteúdos.

Workflow (BPMN apenas)Workflow (BPMN apenas)

Workflow - Run TimeWorkflow - Run Time

Workflow: XML/BPMN+JavascriptWorkflow: XML/BPMN+Javascript

Políticas de ArmazenamentoPolíticas de Armazenamento

Acções e Regras

Workflow Pesquisa

PolíticasArmazenamento

● Armazenamento dinâmico Armazenamento dinâmico baseado em políticas pré-baseado em políticas pré-estabelecidas do negócio / estabelecidas do negócio / regras do ciclo de vida dos regras do ciclo de vida dos conteúdosconteúdos

● Reduz custos sem afectar a Reduz custos sem afectar a performanceperformance

Políticas de ArmazenamentoPolíticas de Armazenamento

Políticas A.

Políticas A.

SSD$$$

FCD$$

SATA$

● Exemplos:Exemplos:

● Por tipo: Vídeos são Por tipo: Vídeos são colocados em drives mais colocados em drives mais rápidas (e mais caras). rápidas (e mais caras). Documentos Office em Documentos Office em drives mais lentas mas drives mais lentas mas mais baratasmais baratas

● Por unidade de negócio, Por unidade de negócio, idade, utilização, etcidade, utilização, etc

Aspectos a ter em contaAspectos a ter em conta

● Longevidade previsível dos documentos

● Suporte continuado; Preservação digital● Multiplicação de origens de documentos

● Necessidade de controlo; centralização● Normas e recomendações

● RNID, MEF, MIP, Moreq● Flexibilidade vs. Formalismo

● Independência dos especialistas

Aspectos a ter em conta (cont.)Aspectos a ter em conta (cont.)

● Gestão da adopção

● Usabilidade, formação, coaching● Gestão da mudança organizacional

● Reengenharia de processos; monitorização do desempenho● Integração e interoperabilidade

● CMIS!, WS, REST, ShPntProtocol● Extensibilidade e evolução tecnológica

● Vitalidade do ecosistema comunidade+empresa

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Questões Relevantes OrganizativasQuestões Relevantes Organizativas

● Gestão centralizada de Entidades

● Arquivo centralizado à entrada (excepto confidenciais)

● Política de integração do Email

● Política de digitalização e reconhecimento de texto (OCR)

● Plano de Classificação e Arquivo

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SumárioSumário

● Maior parte da informação das organizações não está estruturada (nem vai estar)

● Sistemas de ficheiros e bases de dados SQL não são suficientes

● Sistemas de Gestão Documental são necessários

● Forte componente de integração entre aplicações e sistemas, com especial foco na web e ambientes móveis

● Ambiente tecnológico muito complexo, grandes desafios técnicos e organizacionais

● Clientes com organizações complexas e meios para investir

ConclusãoConclusão

Gestão DocumentalGestão Documental

Para Para toda a outra informaçãotoda a outra informação

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