SendysERP - IMOB Gestão de Ativos

SENDYS© IMOB – Gestão de Ativos Otimize a Gestão do Seu Negócio!

SENDYS©- Copyright© 2007 | SENDYS© é uma marca proprietária da Readsystem, Lda. 2

Universo da Solução de Gestão SENDYS® ERP

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Otimize a Gestão do Seu Negócio!

A Gestão de Imobilizado contempla as áreas: •  Gestão do património •  Contabilidade do Imobilizado •  Ordens Internas e de Investimento •  Controlo de Inventário Imobilizado

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Gestão do Património

A Gestão do Património está relacionada directamente com as actividades de gestão, fiscal ou económica, do activo fixo tangível, intangível, propriedades de investimento e investimentos em curso da empresa. Esta informação está disponível na ficha do bem, nas listas e em reporting.

Contabilidade de Imobilizado

Análise contabilística do património, quer se trate de compras, de depreciações/ amortizações, de reavaliações, de alienações, de abates, etc. A contabilidade de imobilizado está relacionada com as actividades de gestão do activo corpóreo, incorpóreo e em curso da empresa.

Ordens Internas e de Investimento

Definição de objectos analíticos que não estão relacionados directamente com a estrutura orgânica da empresa (transversais) e permitem ter uma dimensão de análise adicional à dos centros de custo, podendo ser usados de forma concorrente.

Descrição Geral da Solução Financeira | SENDYS©IMO

IMOBILIZADO


Gestão do Património

A Gestão do Património regista todos os movimentos por ficha de imobilizado de forma integrada com as compras (processos de compra de imobilizado), contabilidade geral (contas de balanço e de resultados: aquisições, abates, amortizações, mais e menos valias) e com o módulo de Controlling (através das contas de resultados: amortizações, mais e menos valias) e valorização do orçamento de investimentos.

As actividades suportadas nesta área incluem:

–  Dados Mestre de Bens de Imobilizado – Em cada ficha de imobilizado, que pode corresponder a um ou mais bens físicos, é mantido um conjunto de informação como dados legais (ex: código DGCI), dados organizacionais dependentes do tempo (ex: centro de custo), dados de depreciação dependentes da área de amortização (vida útil, método, etc.) e outros (fornecedor, características, seguros, etc.);

–  Gestão de Imobilizados em Curso – Possibilidade de controlar os imobilizados em curso, registando na ficha de imobilizado em curso os respectivos movimentos, sendo posteriormente liquidados esses movimentos par o respectivo imobilizado fixo;


•  Dados Mestre de Bens de Imobilizado

•  Gestão de Imobilizados em Curso

•  Movimentos de Imobilizado

•  Encerramento

•  Reporting de Imobilizado

IMOBILIZADO


Gestão do Património ― Movimentos de Movimentos de Imobilizado – Os movimentos imobilizado

incluem: aquisições, depreciações, transferências, abates, etc., e são efectuados no imobilizado de forma manual, ficha do bem, ou por intermédio de um conjunto de ferramentas de apoio à manutenção do bem. A integração com a contabilidade é garantida automaticamente pelo sistema através de regras pré-definidas. Por exemplo, no caso de abates por venda o sistema cria o documento contabilístico calculando e registando automaticamente as mais ou menos valias resultantes;

―  Importação de bens – A importação de bens tem por finalidade importar a informação de bens, desde que estes venham correctamente preenchidos numa folha de Excel.

― Encerramento – Os processos de encerramento no módulo de imobilizado são essencialmente as liquidações de imobilizado em curso para imobilizado fixo e a validação do lançamento das amortizações dos bens de imobilizado. O cálculo das amortizações é automático de acordo com o(s) métodos de amortização definidos;

― Reporting de Imobilizado – O reporting de imobilizado inclui um conjunto de reports standards dos quais realçamos: Mapa de Aquisições, Alienações, Depreciações e Amortizações, etc. Além disso o sistema SENDYS® tem desenvolvidos os Mapas Legais para Portugal, pelo que a sua emissão será realizada de forma automática.


•  Processamento Vencimentos

•  Emissão de Recibos

•  Transferência Bancária

•  Contabilidade dos Resultados

•  Emissão de Mapas Legais e Estatísticos

IMOBILIZADO


Contabilidade do Imobilizado

― Processo de Contabilização – O processo de contabilização é feito com base na classificação contabilisticamente definida no bem. Logo na criação do bem, e desde que a classificação contabilística esteja definida, a contabilização fica disponível para consulta;

― Reporting Contabilístico – Existe um conjunto de reports que nos disponibilizam a informação relativa à contabilização, quer no formato de um balancete, quer no formato de um mapa de apoio, incluindo os valores de compra, amortização, centro de custo, etc.

―  Integração na Contabilidade – É por intermédio deste processo que podemos disponibilizar a informação contabilística do imobilizado para posteriormente ser integrada na contabilidade.


•  Processamento Vencimentos

•  Emissão de Recibos

•  Transferência Bancária

•  Contabilidade dos Resultados

•  Emissão de Mapas Legais e Estatísticos

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Contabilidade do Imobilizado Através da utilização de ordens internas e de investimento é possível efectuar e controlar o orçamento de investimentos

―  Ordens internas e de investimento Estes objectos analíticos não estão relacionados directamente com a estrutura orgânica da empresa (transversais) e permitem ter uma dimensão de análise adicional à dos centros de custo, podendo ser usados de forma concorrente com estes:

–  Dados Mestre – Ao nível dos dados mestre é possível atribuir um tipo de ordem interna (por exemplo, viaturas, ordens de investimento, projectos especiais, etc.) e associar um centro de custo (no caso de atribuição one-to-one) ou vários receptores de custos (one-to-many). É possível agrupar ordens em grupos de ordens (possivelmente até hierarquizadas) para efeitos de reporting;

–  Orçamento de Investimentos – É possível atribuir um orçamento e após activar o controlo de disponibilidade e de atribuir estas ordens aos imobilizados, fazer um controlo efectivo do orçamento de investimentos, tanto pela impossibilidade de registar aquisições se o orçamento estiver esgotado, como também pela utilização de relatórios de comparação do real com o orçamento;

–  Reporting de Gestão – São inúmeros os relatórios possíveis ao nível das ordens internas, dependendo sempre da utilização que se dá às mesmas. Alguns dos relatórios que estão disponíveis são relatórios de comparação de dados reais com dados orçamentados.


•  Dados Mestre

•  Orçamento de Investimentos

•  Liquidações

•  Reporting de Gestão

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•  Processamento automático das amortizações/depreciações para toda a vida útil prevista.

•  Controlo entre bens Associados para controlo de Grandes Reparações e os Bens Reparados.

•  Criação e registo de Classificadores de Património para caracterização dos bens à medida das necessidades.

•  Utilização de Reavaliações pelos métodos de Dec.Lei ou através de reavaliações livres - Justo Valor

•  Aplicação do Valor Residual a bens do imobilizado com valores ou percentagens de venda estimados.

•  Criação de Plano Financeiro de rendas para controlo de aquisições por Contractos de Locação / Leasing

•  Criação de Planos de Investimento ou Budget com possibilidade de contabilização de Subsídios (ex. QREN

•  Controlo e registo temporal das Localização efectiva dos bens.

•  Atribuição de Pessoas Responsáveis pelos equipamentos móveis (ex. Portáteis, Telemóveis, Viaturas, etc ), com

possibilidade de ligação á lista de empregados da empresa.

•  Emissão de Mapas Fiscais - Modelos oficiais ou via Dossier Fiscal (XML)


•  Ficha de Cadastro do Bem –  Dados gerais do bem;

–  Classificadores do bem;

–  Documentos de compra, multi-moeda;

–  Visualização da conta corrente do bem:

–  Compra, Amortizações, Reavaliações, Abates e Alienações;

–  Classificação contabilística do bem;

–  Visualização da contabilização do bem;

–  Locações;

–  Ordens de investimento;

–  Gestão Fiscal e Económica dos bens.

Resumo das Principais Funcionalidades

Detalhe da Solução Financeira | SENDYS©IMO

IMOBILIZADO


•  Ferramentas de apoio à Manutenção dos Bens –  Alienações/Abates de conjuntos de bens; –  Alteração das taxas amortizações; –  Integração na contabilidade; –  Reavaliações; –  Substituição de contas / centros de custo; –  Exportação e Importação de dados em ficheiros MDB; –  Importação de bens com base num ficheiro Excel.

•  Reporting –  Reporting especial em Excel incluindo os mapas Legais; –  Mapa de alienações, abates e transferências; –  Mapa de compras e inventário; –  Mapa de depreciações e amortizações –  Mapa de análise de ordens de investimento –  Ficha do bem; –  Mapa de integração na contabilidade;

Resumo das Principais Funcionalidades

Detalhe da Solução Financeira | SENDYS©IMO

IMOBILIZADO


O controlo de inventário dos bens imobilizados integra o módulo de Gestão de Imobilizado - Sendys®IMO, permitindo o controlo eficaz de todas as existências da empresa de forma rápida e segura, evitando a duplicação de informação e a sua desintegração. Funcionando num dispositivo móvel (PDA), o módulo Sendys®CII - Controlo de Inventário de Imobilizado, permite uma total flexibilidade e adaptabilidade na definição do bem patrimonial e das suas características.

Controlo Inventário Imobilizado

IMOBILIZADO


Descrição Geral da Solução de Gestão SENDYS® Controlo Inventário Imobilizado

PORQUÊ UM INVENTÁRIO DE IMOBILIZADO? A evolução dos sistemas contabilísticos e de fiscalidade levou as empresas a abandonar o tradicional conhecimento dos seus ativos, passando a optar por sistemas e soluções no âmbito do controlo de gestão patrimonial. A experiência mostra que a grande parte das empresas dispõe de uma base de dados contabilística de imobilizações que reflete de maneira imprecisa a realidade física. Da mesma forma, os serviços técnicos e contabilísticos das empresas supõem erradamente que esse ficheiro de imobilizado se mantem fiável ao longo dos anos. As consequências da discrepância entre o universo contabilístico e o imobilizado efetivamente instalado podem ser criticas: •  Conhecimento distorcido dos materiais e equipamentos, derivado da caracterização

insuficiente e individualizada dos bens; •  Prática de taxas de amortização superiores ou inferiores às adequadas por erros de

classificação; •  Dificuldade de imputação analítica de valores a centros de custo; •  Desajustamento dos prémios de seguros; •  Mapas fiscais que não refletem a realidade empresarial.

CONTROLO INVENTÁRIO IMOBILIZADO



FUNÇÕES BÁSICAS Este módulo especial de imobilizado possibilita a leitura de etiquetas de bens imobilizados através de um dispositivo PDA (ou equivalente) com sistema Windows Mobile 5.0 ou superior. Esta leitura através de código de barras permitirá criar novos bens ou atualizar a informação de bens existentes através da sincronização da informação com a solução Sendys©Imobilizado.

IMPRESSÃO DE ETIQUETAS A impressão de etiquetas será feita a partir de uma configuração prévia na solução de Sendys©Imobilizado. Os modelos de etiquetas poderão ser personalizados, contendo diversos campos necessários e que poderão constar no código de barras, desde a identificação da empresa, como o número de inventário, nome, família, estado de conservação, localização, descrição, entre outros. A impressão de etiquetas poderá ser unitária ou por intervalos/grupos de bens através do utilitário disponível na solução. O modelo de etiqueta será associado diretamente à ficha do bem, pelo que, diferentes bens poderão ter diferentes modelos de etiquetas conforme a informação pretendida.

•  Funções Básicas

•  Impressão de Etiquetas




LEITURA DE ETIQUETAS O dispositivo PDA lê a etiqueta previamente impressa e identifica todos os campos pré-definidos, inclusive a localização do bem. Se um determinado bem tiver mudado de localização, não será necessário parar o controlo de inventário, bastando indicar no próprio dispositivo móvel a nova localização. IMPORTAÇÃO DA INFORMAÇÃO Ao terminar o registo do inventário através do PDA, é gerado um ficheiro com toda a informação recolhida que deverá ser sincronizado com a solução Sendys©Imobilizado. É gerada automaticamente uma lista dos bens lidos, sendo possível criar novos bens, que anteriormente não constavam na base de dados de imobilizado, bem como corrigir localizações e outros campos dos bens existentes. Finalizado este processo, a solução Sendys© produz um relatório com todas as leituras efetuadas, os novos bens criados, as alterações feitas em bens existentes, bem como a alteração e localização dos bens lidos.

•  Leitura de Etiquetas

•  Importação de Informação


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