Service Center Service Center difere do NIMBI na questão do envio de documentos fiscais pelo...

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Service Center

Manual para Envio de Documentos Fiscais de Serviços

(01/09/2016)

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Introdução

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Envio de Documentos Fiscais | Objetivo

O envio de documentos fiscais de serviços,através do Service Center, tem como objetivoautomatizar e padronizar o recebimento fiscalpela Vale, gerando benefícios também paraos seus fornecedores, que passarão a tervisibilidade do andamento desse processo.

O Service Center difere do NIMBI na questãodo envio de documentos fiscais pelo ServiceCenter ser voltado ao recebimento ecadastro de documentos fiscais de serviços,enquanto o NIMBI envolve o processo derecebimento de documentos de materiais.

Portanto, o objetivo deste manual é auxiliaros usuários no envio e acompanhamento dedocumentos fiscais de serviços, através doService Center

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Envio de Documentos Fiscais | Service Center

O Service Center é a plataforma que conduz todo o processo, desde a submissão do

documento fiscal, até sua integração à base de dados Vale

Fornecedor Recebimento Fiscal ValeService Center

Toda a comunicação entre fornecedores e a equipe de Recebimento Fiscal Vale, agora

ainda mais ágil, será realizada no ambiente do Service Center

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Objetividade de

informações

O envio de todas as informações necessárias para o recebimento

fiscal é garantido por validações automáticas no preenchimento

dos formulários, evitando atrasos por informações pendentes

Comunicação mais

clara e eficaz

A comunicação entre a Vale e o fornecedor é centralizada no

Service Center, sendo possível acompanhar o andamento do

processo. Adicionalmente, alterações no chamado, ou em seu

status, são notificadas por e-mail

Atendimento

mais ágil

Com o aumento da eficiência na troca de informações, e através

do suporte de uma plataforma online para a gestão dos chamados,

o atendimento ao fornecedor se torna mais rápido e eficaz

Armazenamento

do histórico

O usuário poderá visualizar o histórico dos chamados abertos, em

andamento e resolvidos, possibilitando consultas que auxiliarão

ocorrências futuras. Este Histórico pode ser também extraído para

geração de relatórios e indicadores de atendimento

Envio de Documentos Fiscais | Benefícios

O envio dos documentos fiscais de serviços através de uma plataforma online, como o

Service Center, traz uma série de benefícios para a Vale e seus fornecedores

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Acesso

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Se você já tiver usuário

cadastrado no portal, insi-

ra seu e-mail e senha,

conforme instrução rece-

bida por e-mail, e clique

em “Entrar”

Se necessário, clique em

“Esqueci a senha” para

receber por e-mail uma

nova senha gerada auto-

maticamente

1

2

Caso não tenha usuário cadas-

trado, clique na opção “Cadastre-

se” e preencha as informações

solicitadas. Um usuário e senha

serão encaminhados via e-mail

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Envio de Documentos Fiscais | Acesso

Endereço: valeglobalservices.com

Para acessar o Service Center, o usuário deve fazer login em Vale Procurement Global

Services, no endereço valeglobalservices.com.

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Envio de Documentos Fiscais | Acesso

Clique na opção “Acessar

Aplicação”, que será exibida em

seguida

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Clique em “Service Center”

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Navegação

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Envio de Documentos Fiscais | Navegação

Selecione a Área “Recebimento de Notas

Fiscais Serviços (NFSe)”

1

Esta é a página que usuário verá ao

acessar o Service Center

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Envio de Documentos Fiscais | Navegação

A aba “Visão geral” é exibida

automaticamente

Nesta aba é possível

acompanhar um

resumo de todas as

NFs e Recibos

enviados, e seus macro

status

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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoCriação de um Novo Chamado

Clique para abrir um

novo chamado

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Ao clicar na lista de Tipo, uma

lista dos tipos de chamados

possíveis será exibida.


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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoTipos de Chamado

Os tipos de chamados disponíveis para fornecedores são:

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica : Chamado utilizado para enviar notas fiscais

de serviço eletrônicas a partir do XML e/ou PDF da Nota e que possuem

Relatórios de Faturamento (RF) e Folha de Registro de Serviços(FRS)

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica – SPS: Chamado utilizado para enviar notas

fiscais de serviço eletrônicas a partir do XML e/ou PDF da Nota e que

possuem apenas Pedido e Item, ou seja, sem Relatório de Faturamento ou

Folha de Registro de Serviços.

Recibo/Fatura/Nota de Débito: Chamado utilizado para enviar recibos, faturas

ou notas de débito que possuem Relatórios de Faturamento (RF).

Recibo/Fatura/Nota de Débito – SPS: Chamado utilizado para enviar recibos,

faturas ou notas de débito que possuem apenas Pedido e Item, ou seja, sem

Relatório de Faturamento ou Folha de Registro de Serviços.

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Caso tenha um arquivo XML

da sua nota fiscal, faça o

upload dele para preencher o

formulário automaticamente

1 Não esqueça também de

encaminhar a imagem da nota

fiscal em arquivo formato PDF.

Ele também é obrigatório!

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Para exemplificar como deve ser feito o

preenchimento, utilizaremos o formulário

de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

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Os campos marcados com * são obrigatórios

Após importar o arquivo XML da nota fiscal, a ferramenta

irá preencher alguns campos automaticamente. Os

campos que não forem preenchidos automaticamente,

deverão ser preenchidos de forma manual pelo usuário

Os campos importados pelo XML não poderão ser

editados pelo usuário.

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O formulário é dividido em seções que

agrupam os tipos de informações a

serem preenchidas, facilitando a

visualização

Nesta seção deverão ser

preenchidas informações

referentes à empresa prestadora

do serviço

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visualização


preenchidas informações

referentes à empresa prestadora

do serviço

O campo CNPJ/CPF deve conter

o CNPJ do Prestador do Serviço

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visualização


preenchidas as informações da

nota fiscal, com: seu número,

valor e impostos

As Bases de Cálculo de ISS e do

INSS devem ser informadas de

acordo com os valores dos

respectivos impostos e suas

alíquotas!

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visualização

Nesta seção deverão ser preenchidas

as informações referentes ao serviço

prestado e seus documentos, como por

exemplo, o número do pedido e da FRS

Vale

O campo Num. Relatório de

Faturamento deve ser preenchido

conforme o Número da RF

disponibilizado pela Vale.

Todas as FRS devem ter

obrigatoriamente um RF associado a

elas. Caso contrário, a nota será

rejeitada

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Gera chamado

e encaminha para

Atendimento

Gera chamado, encaminha

para Atendimento e abre

novo formulário

Exibe prévia do chamado

1




visualização

Na seção final são preenchidas as

informações do tomador de serviços

(empresa Vale)

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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoCancelamento de Documento Fiscal

IMPORTANTE: Nenhuma nota fiscal de

serviços poderá ser cancelada sem a devida

autorização da área, evitando assim problemas

financeiros e tributários.

Caso seu chamado de envio de documento

fiscal seja devolvido (rejeitado) está autorizado

à realizar o cancelamento da NFS-e

O usuário também pode abrir um

formulário de Cancelamento de Notas

Fiscais de Serviço Eletrônicas

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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoCancelamento de Documento Fiscal

IMPORTANTE: Nenhuma nota fiscal de

serviços poderá ser cancelada sem a devida

autorização da área, evitando assim problemas

financeiros e tributários.

Caso seu chamado de envio de documento

fiscal seja devolvido (rejeitado) está autorizado

à realizar o cancelamento da NFS-e

Se o usuário tiver criado um chamado

para o documento fiscal no Service

Center, ele deve marcar a opção “Sim”É obrigatório informar o número do

chamado criado caso já tenha sido

criado um chamado para o documento

fiscal referente

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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoAcesso a Chamados Criados

Filtra exibição por tipo

de chamado Filtra chamados em anda-

mento (“Abertos”)

Filtra chamados concluí-

dos ou rejeitados (“Fecha-

dos”)

Clique para listar todos

os chamados

submetidos

1

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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoAcesso a Chamados Criados

Após clicar no filtro

desejado na tela

anterior, a ferramenta

lista todos os

chamados com aquela

característica

Para acessar o chamado que

se deseja verificar os detalhes,

ou encaminhar alguma

informação adicional à Vale,

basta clicar no seu id

Empresa X

Empresa X

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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoComunicação

;

Preencha a Nota com as

informações ou questionamen-

tos que precisar

1

Você pode adicionar arquivos a uma Nota

(comprovantes, por exemplo)

Toda comunicação entre o fornecedor e a Área de

Atendimento é feita por mensagens dentro do próprio

chamado. O histórico da comunicação é armazenado

A seção de Notas aparece no

final do documento após clicar

em Editar

Notas privadas são visíveis

apenas para você

2

Salva a Nota para a

Área de Atendimento

Mostra rascunho da Nota

como será exibida (for-

matos, etc)

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Envio de Documentos Fiscais | NavegaçãoAnálise de Histórico do Chamado

Todas as atualizações e edições do chamado,

inclusive notas, podem ser visualizadas através

do painel Histórico no seu detalhamento.

Este painel pode ser consultado pelo usuário

sempre que ele desejar

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Envio de Documentos Fiscais | Acompanhamento de

Status

Novo chamado Em andamentoCadastrado

Rejeitado

NOVO CHAMADO No momento da abertura de um chamado, ele recebe o status “Novo”, e

somente passará a “Em andamento” quando for aceito por um

atendente

Um chamado será considerado “Em andamento” durante todo o

processo de análise e entrada na base de dados Vale

Documento(s) não aceitos devido a pendências ou inconsistências. Ao

consultar o chamado correspondente, o fornecedor poderá conferir o

problema identificado e atuar para corrigi-lo

Documento(s) submetido(s) com sucesso

EM ANDAMENTO

CADASTRADO

REJEITADO

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Dúvidas e Problemas relacionados ao envio da NFSPreencher o formulário disponível na ferramenta

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