SGM-105 OSTENSIVO NORMAS SOBRE ... - marinha.mil.br · normas sobre documentaÇÃo administrativa e...

SGM-105 OSTENSIVO

NORMAS SOBRE DOCUMENTAÇÃO

ADMINISTRATIVA E

ARQUIVAMENTO

NA MARINHA

– NODAM – MARINHA DO BRASIL

SECRETARIA-GERAL DA MARINHA

2013

OSTENSIVO SGM-105

NORMAS SOBRE DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA

E ARQUIVAMENTO NA MARINHA

- NODAM -

MARINHA DO BRASIL


2013

FINALIDADE: NORMATIVA

4ª REVISÃO

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - II - REV. 4

ATO DE APROVAÇÃO

Aprovo, para emprego na MB, a 4ª revisão da publicação SGM-105 -

NORMAS SOBRE DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA E ARQUIVAMENTO

NA MARINHA (NODAM).

BRASÍLIA, DF. Em 10 de abril de 2013.

EDUARDO MONTEIRO LOPES Almirante-de-Esquadra

Secretário-Geral da Marinha ASSINADO DIGITALMENTE

AUTENTICADO PELO ORC

RUBRICA

EM____/___/_____

CARIMBO

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - III - REV.4

ÍNDICE PÁGINAS

Folha de Rosto...................................................................................................... I Ato de Aprovação................................................................................................. II Índice.................................................................................................................... III Introdução............................................................................................................. X

CAPÍTULO 1 - DOCUMENTOS

1.1 - Documento ......................................................................................................... 1-1 1.2 - Grupos de Documentos....................................................................................... 1-1 1.3 - Documentos Administrativos ............................................................................. 1-1 1.4 - Informações Gerais.............................................................................................. 1-2

CAPÍTULO 2 - CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS 2.1 - Classificações...................................................................................................... 2-1 2.2 - Âmbito................................................................................................................. 2-1 2.3 - Precedência.......................................................................................................... 2-1 2.4 - Acesso.................................................................................................................. 2-1 2.5 - “DA” controlado.................................................................................................. 2-3 2.6 - “DA” informação pessoal.................................................................................... 2-3 2.7 - Reprodução de “DA” sigiloso............................................................................. 2-3 2.8 - Extratos de “DA” sigiloso................................................................................... 2-3 2.9 - Marcações da precedência e do sigilo................................................................. 2-4

2.10 - “DA” pessoal....................................................................................................... 2-4 2.11 - Anexos sigilosos.................................................................................................. 2-5 2.12 - Alteração do grau de sigilo.................................................................................. 2-5 2.13 - Cópias de “DA” sigiloso..................................................................................... 2-6 2.14 - Desclassificação por retirada de anexo................................................................ 2-6 2.15 - Termo de Classificação de Informação (TCI)..................................................... 2-6

CAPÍTULO 3 - COMPOSIÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

3.1 - Conteúdo............................................................................................................. 3-1 3.2 - Composição do “DA”......................................................................................... 3-1 3.3 - Cabeçalho............................................................................................................ 3-3 3.4 - Texto................................................................................................................... 3-15 3.5 - Textos de “DA” de correspondência................................................................... 3-16 3.6 - Textos de “DA” normativos................................................................................ 3-18 3.7 - Verbos................................................................................................................. 3-19 3.8 - Formas de tratamento.......................................................................................... 3-20 3.9 - Qualificativos...................................................................................................... 3-22

3.10 - Regras gerais de tratamento................................................................................ 3-22 3.11 - Escrituração do Número Único de Protocolo/Processo (NUP)......................... 3-23 3.12 - Emprego de siglas e abreviaturas........................................................................ 3-24 3.13 - Menção a pessoal................................................................................................. 3-24 3.14 - Datas, horas e números........................................................................................ 3-26 3.15 - Fecho de cortesia................................................................................................. 3-28 3.16 - Assinatura............................................................................................................ 3-28 3.17 - Rubrica................................................................................................................ 3-32 3.18 - Cópias autenticadas............................................................................................. 3-32 3.19 - Reconhecimento de firma.................................................................................... 3-34

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - IV - REV.4

PÁGINAS 3.20 - Paginação............................................................................................................. 3-34 3.21 - Elaboração de anexos, apêndices e adendos........................................................ 3-34 3.22 - Divulgação de documentos.................................................................................. 3-38 3.23 - Quantidade de exemplares................................................................................... 3-38 3.24 - Indicação de “Cópias”......................................................................................... 3-39 3.25 - Indicação de “Distribuição”................................................................................ 3-41 3.26 - Páginas em continuação...................................................................................... 3-42

CAPÍTULO 4 - LISTA DE VERIFICAÇÃO ANUAL (LVA) E FOLHA REGIS-TRO DE MODIFICAÇÃO (FRM)

4.1 - Conceituação..................................................................................................... 4-1 4.2 - Finalidade.......................................................................................................... 4-1 4.3 - Elaboração......................................................................................................... 4-1 4.4 - Distribuição....................................................................................................... 4-2 4.5 - Folha de Registro de Modificações (FRM)...................................................... 4-2 4.6 - Modelo.............................................................................................................. 4-2

CAPÍTULO 5 - CICLO DE PROCESSAMENTO

5.1 - Conceituação....................................................................................................... 5-1 5.2 - Recepção............................................................................................................. 5-1 5.3 - Seleção................................................................................................................. 5-1 5.4 - Distribuição interna (tramitação)......................................................................... 5-1 5.5 - Estudo.................................................................................................................. 5-1 5.6 - Produção.............................................................................................................. 5-1 5.7 - Expedição............................................................................................................ 5-2 5.8 - Arquivamento na OM.......................................................................................... 5-6

CAPÍTULO 6 - AVALIAÇÃO, TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMENTO E ELIMI-NAÇÃO DE DOCUMENTOS

6.1 - Avaliação de documentos ostensivos.................................................................. 6-1 6.2 - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)........................... 6-1 6.3 - Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (SPAD).................. 6-1 6.4 - Avaliação do grau de sigilo, Transferência, Recolhimento e Eliminação de

documentos sigilosos.......................................................................................... 6-2 6.5 - Transferência/Recolhimento de documentos ..................................................... 6-3 6.6 - Procedimentos para a Transferência/Recolhimento de documentos à DPHDM 6-4 6.7 - Recolhimento de documentos produzidos em Suportes Especiais...................... 6-4 6.8 - Eliminação de documentos ................................................................................. 6-4 6.9 - Procedimentos para eliminação de documentos................................................. 6-5

6.10 - Disposições Gerais.............................................................................................. 6-5

CAPÍTULO 7 - INSTRUÇÃO PERMANENTE (INST)

7.1 - Definição............................................................................................................. 7-1 7.2 - Elaboração.......................................................................................................... 7-1 7.3 - Distribuição......................................................................................................... 7-1 7.4 - Modificação......................................................................................................... 7-1 7.5 - Cancelamento...................................................................................................... 7-2 7.6 - Reedição.............................................................................................................. 7-3

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - V - REV.4

PÁGINAS 7.7 - Coletânea............................................................................................................. 7-3 7.8 - Regras gerais....................................................................................................... 7-3 7.9 - Modelo................................................................................................................. 7-3

CAPÍTULO 8 - NORMA PERMANENTE (NORM)

8.1 - Definição............................................................................................................. 8-1 8.2 - Distribuição......................................................................................................... 8-1 8.3 - Modificação......................................................................................................... 8-1 8.4 - Cancelamento...................................................................................................... 8-1 8.5 - Reedição.............................................................................................................. 8-1 8.6 - Coletânea............................................................................................................. 8-1 8.7 - Marcação............................................................................................................. 8-1 8.8 - Regras gerais....................................................................................................... 8-1 8.9 - Modelo................................................................................................................. 8-1

CAPÍTULO 9 - ORDEM INTERNA (OI)

9-1 - Definição............................................................................................................. 9-1 9.2 - Numeração.......................................................................................................... 9-1 9.3 - Distribuição......................................................................................................... 9-1 9.4 - Coletânea............................................................................................................. 9-1 9.5 - Modificação......................................................................................................... 9-1 9.6 - Cancelamento...................................................................................................... 9-1 9.7 - Marcação............................................................................................................. 9-1 9.8 - Modelo................................................................................................................. 9-1

CAPÍTULO 10 - PORTARIA (Port)

10.1 - Definição............................................................................................................. 10-1 10.2 - Portaria Normativa (PN)...................................................................................... 10-1 10.3 - Composição......................................................................................................... 10-1 10.4 - Distribuição......................................................................................................... 10-2 10.5 - Alteração.............................................................................................................. 10-2 10.6 - Delegação de competência.................................................................................. 10-3 10.7 - Modelo................................................................................................................. 10-3

CAPÍTULO 11 - INSTRUÇÃO NORMATIVA (IN)

11.1 - Definição............................................................................................................. 11-1 11.2 - Instrução Normativa Conjunta (INC)................................................................. 11-1 11.3 - Composição......................................................................................................... 11-1 11.4 - Distribuição......................................................................................................... 11-1 11.5 - Alteração.............................................................................................................. 11-1 11.6 - Modelo................................................................................................................. 11-1

CAPÍTULO 12 - CARTA

12.1 - Definição............................................................................................................. 12-1 12.2 - Modelo................................................................................................................. 12-1

CAPÍTULO 13 - CIRCULAR (Circ)

13.1 - Definição............................................................................................................. 13-1 13.2 - Distribuição......................................................................................................... 13-1 13.3 - Regras gerais....................................................................................................... 13-1

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - VI - REV.4

PÁGINAS 13.4 - Alteração/Cancelamento...................................................................................... 13-1 13.5 - Modelo................................................................................................................. 13-1

CAPÍTULO 14 - COMUNICAÇÃO PADRONIZADA (CP) 14.1 - Definição............................................................................................................. 14-1 14.2 - Uso....................................................................................................................... 14-1 14.3 - Modelo................................................................................................................. 14-1

CAPÍTULO 15 - COMUNICAÇÃO INTERNA (CI)

15.1 - Definição............................................................................................................. 15-1 15.2 - Uso....................................................................................................................... 15-1 15.3 - Texto.................................................................................................................... 15-1 15.4 - Modelo................................................................................................................. 15-1

CAPÍTULO 16 - OFÍCIO (Of)

16.1 - Definição............................................................................................................. 16-1 16.2 - Texto.................................................................................................................... 16-1 16.3 - Modelo................................................................................................................. 16-1

CAPÍTULO 17 - OFÍCIO EXTERNO (OfExt)

17.1 - Definição............................................................................................................. 17-1 17.2 - Composição......................................................................................................... 17-1 17.3 - Regras gerais....................................................................................................... 17-3 17.4 - Modelo................................................................................................................. 17-3

CAPÍTULO 18 - DESPACHO (Desp)

18.1 - Definição............................................................................................................. 18-1 18.2 - Cópias.................................................................................................................. 18-1 18.3 - Alteração de anexos............................................................................................. 18-1 18.4 - Tramitação “Via”................................................................................................ 18-2 18.5 - Arquivamento...................................................................................................... 18-2 18.6 - Paginação............................................................................................................. 18-3 18.7 - Transunto............................................................................................................. 18-3 18.8 - Despacho em documentos................................................................................... 18-4 18.9 - Regras gerais....................................................................................................... 18-4

18.10 - Modelo................................................................................................................. 18-4

CAPÍTULO 19 - MEMORANDO (Memo)

19.1 - Definição............................................................................................................. 19-1 19.2 - Texto.................................................................................................................... 19-1 19.3 - Alteração/Cancelamento...................................................................................... 19-1 19.4 - Modelo................................................................................................................. 19-1

CAPÍTULO 20 - DOCUMENTOS DIGITAIS

20.1 - Definição............................................................................................................. 20-1 20.2 - Sistema de Gerência de Documentos Eletrônicos da Marinha (SiGDEM)............ 20-1 20.3 - Correio Eletrônico............................................................................................... 20-1 20.4 - Assinatura digital................................................................................................. 20-2 20.5 - Autenticação digital............................................................................................. 20-2 20.6 - Elaboração do “DA” digital................................................................................. 20-3

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - VII - REV.4

PÁGINAS 20.7 - Trâmite................................................................................................................ 20-3 20.8 - Expedição e recebimento.................................................................................... 20-3 20.9 - Segurança ........................................................................................................... 20-7

20.10 - Distribuição por meio magnético........................................................................ 20-8 20.11 - Arquivamento...................................................................................................... 20-8

CAPÍTULO 21 - CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA (CE)

21.1 - Definição............................................................................................................. 21-1 21.2 - Regras gerais....................................................................................................... 21-1 21.3 - Composição da CE.............................................................................................. 21-1 21.4 - Modelo................................................................................................................. 21-1

CAPÍTULO 22 - REQUERIMENTO (Req)

22.1 - Definição............................................................................................................. 22-1 22.2 - Composição......................................................................................................... 22-1 22.3 - Tramitação........................................................................................................... 22-1 22.4 - Regras gerais....................................................................................................... 22-3 22.5 - Modelo................................................................................................................. 22-3

CAPÍTULO 23 - DESPACHO DECISÓRIO (DD)

23.1 - Definição............................................................................................................. 23-1 23.2 - Composição......................................................................................................... 23-1 23.3 - Modelo................................................................................................................. 23-1

CAPÍTULO 24 - ATESTADO

24.1 - Definição............................................................................................................. 24-1 24.2 - Carimbo da OM................................................................................................... 24-1 24.3 - Modelo................................................................................................................. 24-1

CAPÍTULO 25 - CERTIDÃO

25.1 - Definição............................................................................................................. 25-1 25.2 - Regras gerais....................................................................................................... 25-1 25.3 - Casos especiais.................................................................................................... 25-2 25.4 - Modelo................................................................................................................ 25-2

CAPÍTULO 26 - ORDEM DO DIA (OD)

26.1 - Definição............................................................................................................. 26-1 26.2 - Composição......................................................................................................... 26-1 26.3 - Distribuição......................................................................................................... 26-1 26.4 - Modelo................................................................................................................. 26-1

CAPÍTULO 27 - ORDEM DE SERVIÇO (OS)

27.1 - Definição............................................................................................................. 27-1 27.2 - Distribuição......................................................................................................... 27-1 27.3 - Cancelamento...................................................................................................... 27-1 27.4 - Retificação........................................................................................................... 27-1 27.5 - Modelo................................................................................................................. 27-1

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - VIII - REV.4

PÁGINAS

CAPÍTULO 28 - PARECER 28.1 - Definição............................................................................................................. 28-1 28.2 - Composição......................................................................................................... 28-1 28.3 - Pareceres da Consultoria Jurídico-Adjunta do Comandante da Marinha

(CJACM).............................................................................................................

28-1 28.4 - Pareceres sobre Proposições Legislativas........................................................... 28-1 28.5 - Orientações para Preposições Parlamentares...................................................... 28-2 28.6 - Requerimentos de informação............................................................................. 28-4 28.7 - Prazos.................................................................................................................. 28-4 28.8 - Modelo................................................................................................................. 28-4

CAPÍTULO 29 - TERMO

29.1 - Definição............................................................................................................. 29-1 29.2 - Composição......................................................................................................... 29-1 29.3 - Modelo................................................................................................................. 29-1

CAPÍTULO 30 - FAC-SIMILE (Fax)

30.1 - Definição............................................................................................................. 30-1 30.2 - Utilização............................................................................................................. 30-1 30.3 - Restrições de uso................................................................................................. 30-1 30.4 - Cópias.................................................................................................................. 30-1 30.5 - Arquivamento...................................................................................................... 30-1 30.6 - Modelo................................................................................................................. 30-1

CAPÍTULO 31 - DOCUMENTOS PARA APRECIAÇÃO DO COMANDANTE DA MARINHA

31.1 - Generalidades...................................................................................................... 31-1 31.2 - Procedimentos..................................................................................................... 31-1 31.3 - Composição dos processos.................................................................................. 31-1 31.4 - Exposição de Motivos (EM)................................................................................ 31-2 31.5 - Anteprojeto de Lei e Projeto de Decreto............................................................. 31-4 31.6 - Aviso (Av)........................................................................................................... 31-4 31.7 - Formatação e Envio de Documentos para o Ministro da Defesa....................... 31-4 31.8 - Modelos............................................................................................................... 31.6

CAPÍTULO 32 - ATIVIDADE DE MICROFILMAGEM DA DPHDM

32.1 - Propósito.............................................................................................................. 32-1 32.2 - Microfilmagem de documentos transferidos/recolhidos..................................... 32-1 32.3 - Atendimento as OM Cadastradas........................................................................ 32-1 32.4 - Guarda de Microfilmes........................................................................................ 32-2 32.5 - Recursos Financeiros........................................................................................... 32-2 32.6 - Disposições Gerais.............................................................................................. 32-2

CAPÍTULO 33 - CURRICULUM VITAE

33.1 - Propósito.............................................................................................................. 33-1 33.2 - Normas gerais...................................................................................................... 33-1 33.3 - Normas específicas.............................................................................................. 33-1 33.4 - Local, data e assinatura........................................................................................ 33-2 33.5 - Modelo................................................................................................................. 33-2

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - IX - REV.4

PÁGINAS

CAPÍTULO 34 - ABREVIATURAS DE TIPOS DE NAVIOS E EMBARCAÇÕES

34.1 - Propósito............................................................................................................. 34-1 34.2 - Uso das abreviaturas............................................................................................ 34-1 34.3 - Formação de abreviaturas.................................................................................... 34-1 34.4 - Critérios para formação de abreviaturas.............................................................. 34-1 34.5 - Listas de abreviaturas ......................................................................................... 34-2

CAPÍTULO 35 - COMUNICAÇÃO PADRONIZADA DE PROCESSOS JUDI-CIAIS (CPPJ)

35.1 - Definição............................................................................................................. 35-1 35.2 - Texto.................................................................................................................... 35-1 35.3 - Assinatura............................................................................................................ 35-1 35.4 - Cópias.................................................................................................................. 35-1 35.5 - Autorização.......................................................................................................... 35-1 35.6 - Delegação de Competência................................................................................. 35-2 35.7 - Modelo................................................................................................................. 35-2

CAPÍTULO 36 - PROCESSOS

36.1 - Processos............................................................................................................. 36-1 36.2 - Unidades Protocolizadoras.................................................................................. 36-1 36.3 - Regras Gerais....................................................................................................... 36-1 36.4 - Disposição Final.................................................................................................. 36-4 36.5 - Modelo................................................................................................................. 36-4

CAPÍTULO 37 - PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO DOS SER-VIÇOS DE PROTOCOLO

37.1 - Objetivo............................................................................................................... 37-1 37.2 - Conceitos e Definições........................................................................................ 37-1 37.3 - Procedimentos com Relação a Processos............................................................ 37-5 37.4 - Carimbos.............................................................................................................. 37-12 37.5 - Termos................................................................................................................. 37-15 37.6 - Disposições Gerais............................................................................................... 37-20

ANEXOS ANEXO A

- Índice de legislação pertinente.......................................................................

A-1 ANEXO B - Índice remissivo............................................................................................. B-1 ANEXO C - Modelo de Termo de solicitação de autorização para Eliminação de Docu-

mentos........................................................................................................... C-1 ANEXO D - Modelo de Termo de Eliminação de Documentos.......................................... D-1 ANEXO E - Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos........................ E-1 ANEXO F - Modelo de Termo de Transferência/Recolhimento de Documentos.............. F-1 ANEXO G - Formas de tratamento para autoridades do MD e dos Poderes da União....... G-1 ANEXO H - Relação de códigos de Unidades Protocolizadoras........................................ H-1 ANEXO I - Papeleta de Discrepância de Destinação de Documentos............................... I-1 ANEXO J - Modelo de Pedido de Serviço de Microfilmagem.......................................... J-1

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - X - REV.4

INTRODUÇÃO

1 - PROPÓSITO

Estabelecer procedimentos, no âmbito da Marinha do Brasil (MB), sobre a docu-

mentação administrativa, enfocando os aspectos da sua elaboração, tramitação, arquivamento,

eliminação e transferência/recolhimento à Diretoria do Patrimônio Histórico e Documentação

da Marinha/Arquivo da Marinha (DPHDM/Arquivo da Marinha).

2 - DESCRIÇÃO

Esta publicação está dividida em 37 capítulos, conforme descrito no índice.

3 - PRINCIPAIS MODIFICAÇÕES:

a) Primeira Revisão

Em relação à publicação anterior, foram implementadas as seguintes modifica-

ções: os conceitos dos diferentes graus de sigilos foram atualizados de acordo com a nova

legislação em vigor; a marcação do grau nos DA de sigilo passou a ser centralizada no alto e

no rodapé de cada folha; inclusão do pronome de tratamento Vossa Excelência para os mem-

bros do Ministério Público; inclusão de meio elétrico e eletrônico para expedição de docu-

mentos sigilosos; inclusão da tramitação dos requerimentos em grau de recurso; inclusão do

Índice remissivo; vedado o uso de zero à esquerda de números significativos; uso da forma

resumida da denominação da OM no cabeçalho e no texto para Delegacias ou Agências, Capi-

tania dos Portos ou Fluvial; alteração da descrição do ano para quatro algarismos quando em-

pregadas em datas na forma resumida; inclusão de novo item para os casos em que não se

usará a assinatura “POR ORDEM”; formalização do Correio Eletrônico como meio de expe-

dição de documentos; inclusão do verbo “apresentar” para o trâmite entre autoridades; utiliza-

ção da fita plástica gomada como lacre nos envelopes que acondicionam documentos sigilo-

sos; uso do carimbo “autenticado por” nas cópias endereçadas a titular de OM mais moderna;

endereçamento à DAdM de cópia magnética de Portarias de caráter normativo para publica-

ção em Boletim da MB, em aplicativo padronizado e utilizando-se a abreviatura “(Bol MB)”;

possibilidade de arquivamento de Despacho em OM previamente determinada, sem necessi-

dade de retorno à OM de origem e impossibilidade das OM, apenas endereçadas de informa-

ção de expediente anterior, emitirem Despacho, devendo ser feito novo ofício; alteração da

distribuição do ILEMA para meio magnético; atualização das abreviaturas dos quadros dos

Oficiais e especialidades das Praças; inclusão dos seguintes capítulos: 10 - Instrução Norma-

tiva; 19 - Documentos Elétricos ou Eletrônicos; 23 - Despacho Decisório; inclusão de novo

modelo de Fax, constante do capítulo 30; exclusão dos capítulos que tratavam de “Aviso” e

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - XI - REV.4

“Exposição de Motivos”, incorporando-os no capítulo 31 - Documentos para Apreciação do

Comandante da Marinha; inclusão de ementas nas Portarias; e alteração no preâmbulo de Or-

dem de Serviço de caráter sigiloso, quando o assunto tratar de pena imposta;

b) Segunda Revisão

Em relação a primeira revisão foram implementadas as modificações a seguir,

já considerando os números dos capítulos desta revisão:

– criados dois capítulos: um para Lista de Verificação Anual (LVA), que rece-

beu o número 4 e um para Comunicação Padronizada de Processos Judiciais – Capítulo 35, e

extinto o Capítulo 20 – Nota Eletrônica Oficial (NEO); criados os Anexos C, D, E, F, G e H e

extinto o anexo de “Abreviaturas e Siglas de uso comum” em virtude da entrada em vigor do

MD33-M-02. - Capítulo 1 - Documentos: alteração no conceito de “documento”; e extinção,

no rol de DA, de correspondência, do Cartão e da NEO; Capítulo 2 - Classificação dos Do-

cumentos Administrativos: alteração na marcação do grau de precedência dos DA, passando a

ser centralizada no alto e no rodapé das páginas; e alteração das autoridades que podem atri-

buir aos DA o grau de sigilo ULTRA-SECRETO; Capítulo 3 - Composição dos Documentos

Administrativos: reorganização de artigos, incisos, alíneas e subalíneas; alteração na configu-

ração dos DA: recomendação do tipo de arquivo, especificação de tamanho de letra para cita-

ções e notas de rodapé, mudança nas margens dos DA e inclusão da possibilidade da impres-

são em frente e verso; o número de ordem com sequência departamental passa a ser válido

para todos os DA, de algumas OM específicas; inclusão do Vice-Chefe do Estado-Maior da

Armada como destinatário de DA que trate de assunto de rotina; inclusão das designações

“Da:” e “À:” nos expedientes endereçados às militares do sexo feminino; inclusão da desig-

nação “Aos:” para os expedientes endereçados a vários destinatários; inclusão da definição

de “assunto de rotina”; alteração na escrituração do endereçamento de envelopes; alteração da

apresentação do termo “POR ORDEM:” para “Por ordem:”; inclusão do tipo de assinatura

“Pelo”, devendo ser utilizada por mais antigo presente quando o mais moderno estiver ausen-

te; autorização da assinatura “Por ordem” e do uso de cópias autenticadas para DA endereça-

dos ao CM, ao CEMA, aos demais Alte Esq ou à autoridade superior na cadeia de comando,

desde que tratem de assuntos de rotina; substituição da expressão “Incumbiu-me...” por “Na

ausência...” nos textos de documentos externos assinados no impedimento; transferência de

tudo que trata de documento eletrônico para o Capítulo 20 - Documentos Eletrônicos; altera-

ção da apresentação dos números de páginas dos documentos sigilosos, quando estes apresen-

tarem mais de uma página; inclusão da expressão MARINHA DO BRASIL no canto superior

esquerdo, em negrito, para páginas em continuação de vários DA; as cópias dos documentos

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - XII - REV.4

originais passam a conter, também, o timbre das Armas nacionais; os arquivos eletrônicos

tramitados entre OM ou para órgãos extra-MB, sempre que possível, deverão ser no formato

“PDF”; e as formas de tratamento passam a seguir o estabelecido pelo MD, conforme o Ane-

xo H; Capítulo 4 - Lista de Verificação Anual (LVA): inseridas as definições de LVA e FRM;

ressaltada a especificidade da LVA de Portarias; e incluído no modelo de LVA o item Distri-

buição, que dispensa a Circular no ato de disseminação da LVA; Capítulo 5 - Ciclo de Pro-

cessamento: transferência de tudo que trata de documento eletrônico para o Capítulo 20; de-

sobrigação do arquivamento da via do DA expedido que evidencie seu trâmite interno, tor-

nando possível o trâmite exclusivamente eletrônico, embora permaneça a necessidade de ar-

quivamento de uma via impressa assinada ou autenticada; instituição de novas regras para o

prazo de arquivamento, cumprindo resolução do Conselho Nacional de Arquivos; substituição

do termo “temporário” por “corrente”; e instituição da guarda dos DA em arquivos corrente e

intermediário, além do permanente; no Capítulo 6 - Transferência, Recolhimento e Elimina-

ção de Documentos: alterada a nomenclatura do capítulo; alteração na sistemática de triagem,

em virtude da instituição dos arquivos corrente e intermediário; substituição das Comissões de

Triagem pelas Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos, com novas atribui-

ções; e alteração na triagem de documentos sigilosos, que passa a ser normatizada pelo EMA-

414; Capítulo 9 - Ordem Interna: inclusão do procedimento para cancelamento de OI que não

será reeditada; Capítulo 12 - Carta: eliminação da normatização do Cartão; e alteração no

formato da Carta, com a inclusão do Assunto e complementação dos dados do remetente, com

mudança de local da escrituração deste; Capítulo 14 - Comunicação Padronizada: simplifica-

ção da concepção e do uso da CP, que deixa de exigir delegação de competência do titular da

OM, porém fica reiterado seu uso apenas para tratar de assunto de rotina no nível de decisão

dos elementos organizacionais envolvidos; Capítulo 17 - Ofício Externo: alteração na compo-

sição do OfExt; Capítulo 20 - Documentos Eletrônicos: incorporação de tudo que se refere a

documento eletrônico e que estava distribuído por outros capítulos destas Normas; inclusão

de regras para as novas assinatura e autenticação digitais; definição de procedimentos para

elaboração, trâmite, expedição, arquivamento, compactação e criptografia de documentos

eletrônicos; implantação de regras para atribuição de nomes aos arquivos de DA eletrônicos; e

definição da regra para arquivamento de DA eletrônicos; Capítulo 30 - Fax: alteração no for-

mato do Fax; Capítulo 34 - Abreviaturas de Tipos de Navios e Embarcações: deixa de existir

a definição das regras para formação de siglas e abreviaturas de navios e embarcações, em

razão da entrada em vigor do MANUAL DE ABREVIATURA, SIGLAS, SÍMBOLOS E

CONVENÇÕES CARTOGRÁFICAS DAS FORÇAS ARMADAS – MD33-M-02, expedido

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - XIII - REV.4

pelo Ministério da Defesa; Capítulo 35 - Comunicação Padronizada de processos judiciais:

institui um modelo padronizado para comunicação entre as Centrais de Processos Judiciários

das OM;

c) Terceira Revisão

Em relação a segunda revisão foram implementadas as modificações a seguir, já

considerando os números dos capítulos desta revisão: Capítulo 1 - DOCUMENTOS: alteração

na documento eletrônico; inclusão da possibilidade do carimbo ser impresso de forma digital;

e obrigatoriedade da assinatura pelo responsável pelo documento nas cópias cegas; Capítulo 3

- COMPOSIÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: obrigatoriedade do empre-

go do papel de cor branca nas cópias; substituição do quarto elemento do grupo indicador pela

classificação sugerida na tabela de temporalidade; substituição do quinto elemento do grupo

indicador pelo NUP quando for o caso; o número de ordem de ofício e ofício externo terão a

mesma numeração sequencial; inclusão da localidade caso algum navio em comissão necessi-

te elaborar algum documento; inclusão de uma tabela com as diversas formas de itenização;

apor a palavra “continuação” a partir da segunda folha nos anexos, apêndices e adendos; a

possibilidade de colocar as OM na indicação de cópias uma ao lado da outra; e inclusão do

Número Único de Protocolo (NUP) no rodapé dos DA; Capítulo 4 - Lista de Verificação A-

nual (LVA): alterada a finalidade de LVA; exclusão da Ordem Interna (OI) na expedição de

LVA; substituição de Índice de Legislação da Marinha (ILEMA) por Sistema de Gerencia-

mento de Legislação da Marinha (LEGISMAR); e encaminhamento digital da LVA , caso a

OM não possua página na intranet, para o seu Comando Imediatamente Superior, ou Coman-

do Superior; Capítulo 5 - CICLO DE PROCESSAMENTO: inclusão da classificação dos DA

por meio da tabela básica de temporalidade; inclusão das diretrizes para utilização da tabela,

como assunto, prazos de guarda e destinação final; e extinção da classificação dos DA em

corrente, intermediário e permanente; Capítulo 6 - AVALIAÇÃO, TRANSFERÊNCIA. RE-

COLHIMENTO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS: alteração no conceito de transferên-

cia; inclusão do conceito de recolhimento; alteração na sistemática de triagem, em virtude da

instituição da Tabela de Temporalidade Básica; inclusão do conceito de recolhimento de do-

cumentos produzidos em suportes especiais; inclusão do conceito para eliminação de docu-

mentos; inclusão de procedimento eliminação de documentos; a inclusão da solicitação de um

técnico do Departamento de Arquivos do DPHDM, por ocasião de extinção ou baixa de OM;

e extinção das formas de recolhimento imediato ou programado ao DPHDM; Capítulo 7 -

INSTRUÇÃO PERMANENTE: a extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM; Capítulo

8 - NORMA PERMANENTE: a extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM; Capítulo

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - XIV - REV.4

9 - ORDEM INTERNA: a extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM; e a inclusão por

ocasião de cancelamento de OI, do envio de mensagem ao DPHDM, comunicando o seu can-

celamento; Capítulo 10 - PORTARIA: a extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM; a

extinção de corrigir pequenos erros por meio de mensagem; e a extinção da possibilidade de

se lançar a previsão de cancelamento automático, quando surtir o efeito a que a portaria se

propõe; Capítulo 11 - INSTRUÇÃO NORMATIVA: a extinção da obrigatoriedade do envio

ao DPHDM; Capítulo 13 - CIRCULAR; a extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM;

e a extinção no item VIGÊNCIA da possibilidade de se lançar a previsão de cancelamento

automático, quando atingido o prazo ou propósito definidos; Capítulo 15 - COMUNICAÇÃO

INTERNA: a inclusão da assinatura no impedimento pelo substituto legal; Capítulo 18 -

DESPACHO: a possibilidade de elaborar um despacho, por ocasião de recebimento de ofício

sem a tramitação via; Capítulo 19 - MEMORANDO: a extinção de correções por Msg; Capí-

tulo 20 - DOCUMENTOS ELETRÔNICOS: alteração no conceito de documento eletrônico;

e a possibilidade da assinatura sobreposta no despachos; Capítulo 26 - ORDEM DO DIA: a

extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM; Capítulo 27 - ORDEM DE SERVIÇO: a

extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM; e inclusão de regras para cancelar ou retifi-

car; Capítulo 28 - PARECER: alteração na tramitação do Parecer; Capítulo 36 - PROCES-

SOS: inclusão dos procedimentos para gerar processo e numeração única de processos; Capí-

tulo 37 - PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE PRO-

TOCOLO: inclusão dos procedimentos dos serviços de protocolo da MB; Anexo C - MODE-

LO DE TERMO DE SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA ELIMINAÇÃO DE DO-

CUMENTOS: alteração nos procedimentos para eliminação; Anexo D - MODELO DE

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS: alteração nos procedimentos para elimi-

nação; Anexo F - MODELO DE TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS:

alteração nos procedimentos para transferência; Anexo G - TABELA DE RECOLHIMEN-

TOS DE TRANSFERÊNCIA OU RECOLHIMENTO IMEDIATO: extinção da tabela; e A-

nexo H - RELAÇÃO DE CÓDIGOS DE UNIDADES PROTOCOLIZADORAS: inclusão da

relação de códigos das Unidades Protocolizadoras; e

c) Quarta Revisão

Esta publicação é a quarta revisão da SGM-105 - Normas sobre Documentação

Administrativa e Arquivamento na Marinha (NODAM). Em relação à publicação anterior

foram implementadas as modificações a seguir, já considerando os números dos capítulos

desta revisão:

– no Capítulo 1 - DOCUMENTOS

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - XV - REV.4

• alteração na definição de documento eletrônico para documento digital; e

• retiradas as abreviaturas de Carta e Certidão.

– no Capítulo 2 - CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATI-

VOS

• exclusão da definição do grau de sigilo “CONFIDENCIAL”;

• alteração da definição do grau de sigilo “RESERVADO”;

• substituição da expressão “Documentos Confidenciais e Reservados” para

“Documentos Reservados”;

• inclusão de orientação quanto ao acesso de informação pessoal;

• inclusão de nova orientação quanto à classificação do grau de sigilo;

• alteração da definição de classificação de secreto;

• inclusão de procedimentos quanto ao tratamento de DA de Informação Pessoal;

• inclusão de exemplo de continuação de páginas para documentos com marca-

ção de sigilo e precedência;

• exclusão da palavra CONFIDENCIAL;

• substituição da palavra CONFIDENCIAL pela RESERVADO nos exemplos de

marcação de grau de sigilo;

• inclusão de registro de alteração de grau de sigilo; e

• inclusão de regras quanto a utilização do Termo de Classificação de Informa-

ção (TCI).

– no Capítulo 3 - COMPOSIÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

• alteração da definição de softwares;

• exclusão do termo “preferencialmente” para formatos de arquivos;

• inclusão do tipo de letra para Informação Pessoal;

• exclusão do termo “preferencialmente” para impressão de DA;

• alteração da tabela das formas de itenização dos documentos;• inclusão da po-

sição de escrituração do NUP no DA;

•alteração na regra de digitação para indicação de distribuição;

• inserida a obrigatoriedade da preservação do suporte documental tramitado en-

tre OM;

• excluída a escrituração de NUP no rodapé do Parecer;

• inclusão do Número Único de Protocolo (NUP) no rodapé dos DA de todas as

páginas, caso o documento possua mais de uma página;

• anexos, apêndices ou adendos de documentos não deverão levar marcação de

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - XVI - REV.4

NUP; e

• inserção da expressão “MARINHA DO BRASIL”, impressa em preto e negrito

no canto superior esquerdo da folha, no tamanho da fonte “8”, na continuação dos anexos,

apêndices e adendos que se estenderem por mais de uma página.

– no Capítulo 4 – LISTA DE VERIFICAÇÃO ANUAL (LVA) E FOLHA RE-

GISTRO DE MODIFICAÇÃO (FRM)

• alteração na indicação de distribuição no modelo de LVA;

– no Capítulo 5 - CICLO DE PROCESSAMENTO

• a inclusão do arquivamento dos documentos expedidos/recebidos, ostensivos

ou sigilosos, deverá ser feito, pelo Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e

Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD), ou seja, pela ordenação dos documentos

classificados sob o mesmo assunto;

• inclusão da forma de expedição e embalagem de DA de Informação Pessoal;

• alteração da forma ortográfica de ultrassecreto;

• inclusão de subscrito de âmbito interno e externo em DA de Informação Pesso-

al;

• inclusão da forma de arquivamento de documento de Informação Pessoal;

• alteração da nomenclatura “Tabela Básica de Temporalidade” para Tabela de

Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD);

• inclusão de nova sistemática dos procedimentos arquivísticos;

• inclusão do caminho onde encontrar os Códigos de Classificação e as Tabelas

de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD); e

• substituição da expressão “DA Confidenciais ou Reservados” para “DA Reser-vados”.

– no Capítulo 6 - AVALIAÇÃO, TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMENTO E E-

LIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

• alterada a nomenclatura do capítulo;

• retirados do Capítulo 6 os procedimentos arquivísticos Seleção, Ordenação e

Arquivamento e transferidos para o Capítulo 5;

• a única possibilidade de transferência/recolhimento de documentação sigilosa

para a DPHDM será para a documentação pessoal;

• alteração de nomenclatura de Tabela de Temporalidade;

• inclusão dos procedimentos para correção/devolução de documentos que foram

transferidos/recolhidos incorretamente para a DPHDM, através da Papeleta de Discrepância

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - XVII - REV.4

de Destinação de Documentos, constante do Anexo I;

• inserida a informação de que apenas os documentos eletrônicos produzidos de

acordo com a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) têm validade jurídica

incontestável;

• inclusão da obrigatoriedade de a OM manter sob a sua guarda uma via do Ter-

mo de Eliminação de Documentos (Anexo D) assinado pela DPHDM (Arquivo da Marinha);

• a solicitação de um Técnico do arquivo da MB, por ocasião de extinção/baixa

de uma OM, deverá ocorrer preferencialmente com três meses de antecedência, para orienta-

ção da triagem do acervo documental, para posterior transferência/recolhimento à DPHDM/

Arquivo da Marinha;

• extinção da obrigatoriedade de envio, à DPHDM (Arquivo da Marinha), dos

seguintes documentos: Instrução Normativa (INST), Norma Permanente (NORM), Ordem

Interna (OI), Portaria (Port), Instrução Normativa (IN), Circular (Circ), Ordem do Dia e Or-

dem de Serviço (OS); e

• retirado o texto informando que as alterações em documentos recolhidos à

DPHDM só serão processadas mediante documento da mesma espécie.

– no Capítulo 7 - INSTRUÇÃO PERMANENTE

• alteração na indicação de distribuição no modelo de Instrução Permanente.

– no Capítulo 8 - NORMA PERMANENTE

• alteração na indicação de distribuição no modelo de Norma Permanente

(NORM).

– no Capítulo 9 - ORDEM INTERNA

• alteração na indicação de distribuição no modelo de Ordem Interna.

– no Capítulo 10 - PORTARIA

• não será mais permitida a inserção, no artigo “VIGÊNCIA”, do texto que diz

que a Portaria ficará automaticamente cancelada, logo após surtir o efeito a que se propõe;

• inclusão de expressão de ementa no caso de alteração de Portaria;

• excluída a possibilidade de corrigir pequenos erros, como omissão de palavras

e/ou troca de números, por mensagem ou mediante publicação em BONO.

– no Capítulo 11 - INSTRUÇÃO NORMATIVA

• alteração na indicação de distribuição no modelo de Instrução Normativa.

– no Capítulo 12 - CARTA

• alteração da definição de Carta.

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - XVIII - REV.4

– no Capítulo 13 - CIRCULAR

• não será mais permitida a inserção, no item “VIGÊNCIA”, do texto que diz

que a Circular ficará automaticamente cancelada, logo após o seu cumprimento; e

• inclusão de alíneas e subalíneas no modelo de Circular.

– no Capítulo 17 - OFÍCIO EXTERNO

• substituído o grau de precedência no modelo; e

• alteração das marcações superior e inferior de “CONFIDENCIAL” para “RE-

SERVADO”e;

• inclusão do código da Tabela de Temporalidade no modelo de Ofício Externo.

– no Capítulo 18 - DESPACHO

• fica dispensado a elaboração de transunto em Desp transmitido, quando este

for confeccionado em suporte digital; e

• inclusão de procedimentos para inserção de novas referências.

– no Capítulo 19 - MEMORANDO

• inclusão de regras gerais; e

• excluída a possibilidade de corrigir pequenos erros, como omissão de palavras,

troca de números e alteração de datas, por mensagem.

– no Capítulo 20 - DOCUMENTOS DIGITAIS

• alteração do título do capitulo de “DOCUMENTOS ELETRÔNICOS” para

“DOCUMENTOS DIGITAIS”;

• alteração da definição de SiGDEM;

• exclusão da palavra CONFIDENCIAL;

• alteração do formato de nomes aos arquivos;

• alteração nos procedimentos de assinatura digital e compactação; e

• alteração nos procedimentos para utilização de Recursos Criptológicos para

DA sigilosos;

• inclusão do código da TTDD no nome de arquivo digital;

• exclusão do exemplo de nome de arquivo de CE; e

• inclusão de autenticação de documento digital para tramitação de DA em forma

de papel.

– no Capítulo 21 - CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA (CE)

• incluída a elaboração de nova CE, para substituição de anexo, por motivo de

correção/alteração; e

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - XIX - REV.4

• alteração do anexo do modelo de Correspondência Eletrônica.

– no Capítulo 22 - REQUERIMENTO

• alteração do modelo de requerimento.

– no Capítulo 27 - ORDEM DE SERVIÇO

• alteração do modelo de Ordem de Serviço.

– no Capítulo 28 - PARECER

• excluída a escrituração de NUP no rodapé.

– no Capítulo 31- Documentos para apreciação do Comandante da Marinha

• alteração na configuração de editor de texto;

• salvamento de arquivos digitais com o pacote OPEN DOCUMENT FORMAT

(ODF); e

• inclsuão do art. 31.7 – Formatação e envio de documentos para o Ministro da

Defesa.

– no Capítulo 32 - ATIVIDADE DE MICROFILMAGEM DA DIRETORIA DO

PATRIMÔNIO HISTÓRICO E DOCUMENTAÇÃO DA MARINHA (DPHDM)

• inclusão de novos procedimentos para cadastramento de OM no centro de mi-

crofilmagem da Marinha;

• alteração da sistemática para o custeio do serviço de microfilmagem;

• inclusão das disposições gerais; e

• retirado o modelo de Pedido de Serviço de Microfilmagem, passando a

constituir um anexo.

– no Capítulo 36 - PROCESSOS

• alteração de nomenclatura de Tabela de Temporalidade;

– no Capítulo 37 - PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO DOS

SERVIÇOS DE PROTOCOLO

• exclusão da palavra CONFIDENCIAL e alteração do exemplo de carimbo para

“RESERVADO”;

• alteração do exemplo de verso de processo; e

• inclusão de modelo de carimbo de original digital.

– ANEXOS

• exclusão da palavra CONFIDENCIAL do Anexo B;

• inclusão de uma tabela com diversas abreviaturas (ou reduções) para as formas

de tratamento mais utilizadas no Anexo G;

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - XX - REV.4

• inclusão do Anexo I – PAPELETA DE DISCREPÂNCIA DE DESTINAÇÃO

DE DOCUMENTOS; e

• inclusão do Anexo J – MODELO DE PEDIDO DE SERVIÇO DE MICRO-

FILMAGEM.

4 - NORMATIZAÇÃO

A normatização dos assuntos afetos a esta Secretaria-Geral está sendo efetuada

mediante a edição de Normas. Dúvidas sobre tais assuntos, bem como problemas na distribui-

ção e solicitações de outras Normas/Volumes, devem ser esclarecidos junto às “DE” pertinen-

tes, conforme a seguir:

SGM da série 100 - DAdM

SGM da série 200 - DAbM

SGM da série 300 - DFM

SGM da série 400 - DGOM

SGM da série 500 - DPHDM

SGM da série 600 - CCIMAR

SGM da série 700 - CCCPM

Esta publicação tem distribuição geral na Marinha e nos Adidos das Forças Arma-

das cujos cargos possam ser assumidos por oficiais da MB.

5 - CLASSIFICAÇÃO

Esta publicação é classificada como PMB não controlada, ostensiva, normativa e

norma.

6 - CANCELAMENTO

Esta publicação cancela a Circular nº 15/2013, da SGM, tendo em vista o seu con-

teúdo ter sido inserido no art. 31.7.

7 - SUBSTITUIÇÃO

Esta publicação substitui a SGM-105 – Normas sobre Documentação Administra-

tiva e Arquivamento na Marinha (3ª Revisão), aprovada em 13 de julho de 2009.

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - 1-1 - REV.4

CAPÍTULO 1

DOCUMENTOS

1.1 - DOCUMENTO

Em sentido amplo, é toda informação registrada em suporte material, suscetível de con-

sulta, estudo, prova e pesquisa. Há dois tipos de documentos: o físico e o digital.

1.1.1 - Documento físico

É o registro de uma informação ou conjunto de informações em meio físico e a ele

inseparavelmente ligado.

1.1.2 - Documento digital

É um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e

acessado por meio de sistema computacional.

1.2 - GRUPOS DE DOCUMENTOS

Os documentos de interesse da Marinha do Brasil (MB), conforme o estabelecido em

Portaria do Comandante da Marinha (CM), que aprova diretrizes sobre a documentação

da Marinha, estão enquadrados nos seguintes grupos:

- Documentos Administrativos;

- Documentos Operativos;

- Publicações; e

- Documentos Especiais.

Estas Normas tratam tanto da elaboração dos Documentos Administrativos (DA), quan-

to do recolhimento, à Diretoria de Patrimônio Histórico e Documentação da Marinha

(DPHDM), de todos os grupos de documentos supracitados.

1.3 - DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Visam divulgar normas, transmitir ordens e decisões, esclarecer situações, declarar di-

reitos, especificar materiais e estabelecer procedimentos técnicos. Subdividem-se nos

seguintes tipos:

- Normativos;

- de Correspondência; e

- Declaratórios.

1.3.1 - Documentos Normativos

Destes documentos, apenas os abaixo relacionados serão tratados por estas Normas:

- Instrução Normativa (IN);

OSTENSIVO SGM-105


- Instrução Permanente (INST);

- Norma Permanente (NORM);

- Ordem Interna (OI); e

- Portaria (Port).

1.3.2 - Documentos de Correspondência

A MB utiliza os seguintes DA de Correspondência:

- Carta;

- Circular (Circ);

- Comunicação Interna (CI);

- Comunicação Padronizada (CP);

- Comunicação Padronizada de Proces-sos Judiciais (CPPJ);

- Correspondência Eletrônica (CE);

- Despacho (Desp);

- Despacho Decisório (DD);

- Fac-Símile (Fax);

- Memorando (Memo);

- Ofício (Of);

- Ofício Externo (OfExt); e

- Requerimento (Req).

1.3.3 - Documentos Declaratórios

A MB utiliza os seguintes DA Declaratórios:

- Atestado;

- Certidão;

- Ordem do Dia (OD);

- Ordem de Serviço (OS);

- Parecer (Par); e

- Termo.

1.4 - INFORMAÇÕES GERAIS

- Os procedimentos estabelecidos nestas Normas aplicam-se, no que couber, aos DA fí-

sicos e digitais. O Capítulo 20 apresenta procedimentos para aplicação aos documen-

tos digitais, empregados quando aqueles estabelecidos de forma genérica não puderem

ser aplicados aos DA digitais.

- Os DA deverão tramitar, preferencialmente, por meio eletrônico.

- O emprego e o modelo de cada DA são estabelecidos nos seus respectivos capítulos.

- A legislação que regulamenta os assuntos tratados nestas Normas está relacionada no

Anexo A.

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 2

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

2.1 - CLASSIFICAÇÕES

O DA é classificado quanto ao âmbito, à precedência e ao acesso.

2.2 - ÂMBITO

O DA classifica-se em interno ou externo.

2.2.1 - Interno

Tramita exclusivamente entre organizações da MB.

2.2.2 - Externo

Tramita entre organizações da MB e entidades extra-MB.

2.3 - PRECEDÊNCIA

O DA poderá ter um dos seguintes graus de precedência: urgente, especial ou rotina.

2.3.1 - Urgente

O DA exige ação ou conhecimento imediato do recebedor.

2.3.2 - Especial

A tramitação do DA especial possui prioridade sobre a tramitação do DA de rotina.

Esse grau de precedência somente será atribuído ao DA de âmbito interno.

2.3.3 - Rotina

DA que não se enquadra nas situações anteriores. É atribuída à maioria dos DA.

2.4 - ACESSO

Quanto ao acesso, a classificação do DA seguirá o disposto na legislação referente à

salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da se-

gurança da sociedade e do Estado no âmbito da Administração Pública Federal, nas

Normas para a Salvaguarda de Materiais Controlados, Dados, Informações, Documen-

tos e Materiais Sigilosos na Marinha (EMA-414) no âmbito da MB e na Lei nº

12.527/2011, regulamentada no capítulo VII pelo Dec nº 7.724, de 16MAI2012.

2.4.1 - Informação Pessoal

DA cujo o acesso encontra-se disposto no art. 31 da Lei nº 12.527/2011 e regula-

mentada no capítulo VII pelo Dec nº 7.724, de 16MAI2012.

2.4.2 - Ostensivos

DA cujo acesso é irrestrito, não havendo limitação de conhecimento e de divulgação

no âmbito interno. A divulgação extra-MB, contudo, depende de prévia autorização

superior ou faz-se em conformidade com os dispositivos legais em vigor.

OSTENSIVO SGM-105


2.4.3 - Sigilosos

DA cujo acesso é restrito, devido à natureza de seu conteúdo e tendo em vista à con-

veniência de limitar sua divulgação às pessoas que, possuindo Credencial de Segu-

rança, têm necessidade de conhecê-lo.

O DA será classificado quanto ao grau de sigilo, disposto na Lei nº 12.527/2011 e

regulamentada nos incisos I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII e IX, do art. 25 do Dec nº

7.724, de 16MAI2012, como:

a) Ultrassecreto

Requer excepcionais medidas de segurança e seu teor só deve ser do conhecimen-

to de agentes públicos ligados ao seu estudo ou manuseio.

A classificação na categoria ULTRASSECRETO somente poderá ser atribuída, no

âmbito do Poder Executivo, pelo Presidente da República, Vice-Presidente da Re-

pública, Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas, Coman-

dantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica, e Chefes de Missões Diplomáti-

cas e Consulares permanentes no exterior.

b) Secreto

Requer rigorosas medidas de segurança e seu teor pode ser do conhecimento de

agentes públicos que, embora sem ligação íntima com seu estudo ou manuseio, se-

jam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade

funcional.

A classificação na categoria SECRETO poderá ser atribuída pelas autoridades

mencionadas na alínea a.

É vedada a delegação da competência de classificação nos graus de sigilos

ultrassecreto e secreto.

c) Reservado

DA que não deva, imediatamente, ser do conhecimento do público em geral.

A classificação na categoria RESERVADO poderá ser atribuída pelas autoridades

mencionadas nas alíneas a, os Titulares do Órgãos de Direção Geral, de Direção

Setorial, de Assistência Direta e Imediata, Entidades e Órgãos Vinculados ao Co-

mando da Marinha, podendo delegar a respectiva competência aos Titulares das

Organizações Militares subordinadas e aos demais ocupantes de funções equiva-

lentes às de Direção, Comando ou Chefia.

OSTENSIVO SGM-105


2.5 - “DA” CONTROLADO

DA em relação ao qual deverá ser exercido um controle de custódia, em conformidade

com as normas em vigor.

2.6 - “DA” INFORMAÇÃO PESSOAL

Caso o DA contenha informações estabelecidas no art. 31 da Lei nº 12.527/2011 e no

art. 55, do Dec nº 7.724, de 16MAI2012, será classificado como INFORMAÇÃO PES-

SOAL, utilizando a marcação no envelope conforme previsto na alínea c do inciso 5.7.4

e a primeira página do DA, utilizando o tipo de letra previsto na alínea b do inciso 3.2.3,

das seguintes formas:

Envelope - no canto superior direito

Exemplo: INFORMAÇÃO PESSOAL

No DA - no canto superior direito usando a expressão “nos termos da Lei nº

12.527/2011 e regulamentado pelo Decreto nº 7.724/2012”.

Exemplo: INFORMAÇÃO PESSOAL, (nos termos da Lei nº 12.527/2011 e regulamentada pelo

Decreto nº 7.724/2012).

2.7 - REPRODUÇÃO DE “DA” SIGILOSO

A reprodução do todo ou de parte de DA sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do origi-

nal. Caso seja classificado como DA sigiloso controlado, dependerá de autorização da

autoridade expedidora, em conformidade com as normas em vigor.

2.8 - EXTRATOS DE “DA” SIGILOSO

Poderão ser elaborados extratos de DA sigiloso, aos quais serão atribuídos graus de sigi-

lo iguais ou inferiores àquele atribuído ao DA sigiloso original, dependendo do conteú-

do transcrito. Estes extratos, levando-se em conta a possível reclassificação de sigilo,

serão elaborados mediante autorização:

- Documentos Ultrassecretos

Dependem de permissão da autoridade classificadora;

- Documentos Secretos

Dependem de permissão da autoridade classificadora ou de autoridade hierarquica-

mente superior; e

- Documentos Reservados

Serão elaborados sob responsabilidade das autoridades destinatárias, exceto quando

expressamente vedado no próprio documento.

OSTENSIVO SGM-105


2.9 - MARCAÇÕES DA PRECEDÊNCIA E DO SIGILO

Todas as páginas do DA serão marcadas com os graus de precedência e de sigilo, con-

forme estabelecido na alínea b do inciso 3.2.3, exceto os de rotina e os ostensivos.

2.9.1 - Local de Marcação

a) Somente precedência - a marcação será aposta, de forma centralizada, a 10mm

das margens superior e inferior da folha, aproximadamente.

b) Somente sigilo - a marcação será aposta, de forma centralizada, a 10mm das mar-

gens superior e inferior da folha, aproximadamente.

c) Sigilo e precedência - no caso de um DA necessitar das duas marcações, a da pre-

cedência será aposta abaixo da marcação do grau de sigilo.

- Exemplo de marcação na margem superior: RESERVADO

ESPECIAL - Exemplo de marcação na margem inferior:

RESERVADO ESPECIAL

- 1/8 - d) Continuação de páginas – caso o DA tenha a necessidade de incluir em seu ca-

beçalho continuação de páginas, as marcações de sigilo e precedência serão apos-

tas acima da referida descrição.

- Exemplo de marcação de sigilo e precedência em continuação de páginas:

RESERVADO ESPECIAL

MARINHA DO BRASIL (Continuação do Of nº 2/2013, da DAdM à SGM..........................................................) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.9.2 - Utilização de carimbo

O carimbo a ser utilizado na marcação de DA que tramitar por meio físico deverá

possuir letras de cerca de 3mm (largura) por 3,5mm (altura), espaçadas de 0,5mm

entre si. Será permitido carimbar ou imprimir, primeiramente, o original, para poste-

rior reprodução.

2.10 - “DA” PESSOAL

Caso somente o destinatário deva tomar conhecimento do assunto, o DA será classifi-

cado como PESSOAL, marcando-se o envelope e a primeira página do DA com a pala-

vra PESSOAL, no canto superior direito.

OSTENSIVO SGM-105


O DA ostensivo com a classificação PESSOAL será tratado como DA de grau de sigilo

RESERVADO.

2.11 - ANEXOS SIGILOSOS

O DA que contiver anexos sigilosos será classificado com o grau de sigilo igual ou su-

perior ao maior grau indicado nesses anexos.

2.12 - ALTERAÇÃO DO GRAU DE SIGILO

Um DA poderá ter o seu grau de sigilo alterado nos seguintes casos:

- pela autoridade que o classificou inicialmente, no caso de DA classificados como ul-

trassecretos; e

- pela autoridade responsável pela classificação inicial, ou pela autoridade hierarqui-

camente superior competente para dispor sobre o assunto, podendo alterá-la ou can-

celá-la, por meio de expediente hábil de reclassificação ou desclassificação dirigido

ao detentor da custódia do DA sigiloso, caso não esteja sob sua custódia, respeitados

os interesses da segurança da MB, da sociedade e do Estado, para os graus de sigilo

secreto e reservado.

2.12.1 - Divulgação da alteração do Grau de Sigilo

A autoridade que alterar o grau de sigilo de um DA deverá divulgar a alteração por

meio de mensagem ou ofício. No caso do DA ser continuação de outro, esta

alteração será declarada no texto do novo DA, no item destinado às informações

complementares. Aplica-se procedimento semelhante à desclassificação de DA

sigiloso.

2.12.2 - Anotação da alteração do Grau de Sigilo

Os possuidores de DA sigilosos (original e cópias) deverão registrar a desclassifi-

cação, reclassificação ou redução do sigilo no campo específico do TCI e fazer a

seguinte anotação na primeira página do documento, podendo ser manuscrita:

“Documento desclassificado de acordo ___________________________” ou (documento que divulgou a alteração)

“Grau de sigilo alterado para __________ de acordo com ____________________”

(novo grau de sigilo) (documento que divulgou a alteração)

2.12.3 - Elevação do Grau de Sigilo

Qualquer autoridade poderá elevar a classificação de um DA, desde que nele tenha

incluído matéria de maior grau de sigilo.

Esta alteração será declarada no texto do documento, no item destinado às informa-

ções complementares.

OSTENSIVO SGM-105


2.13 - CÓPIAS DE “DA” SIGILOSO

Quando se tratar de DA sigiloso, além da cópia destinada ao arquivo classificado da

OM expedidora, deverá ser extraída uma cópia cega para o seu arquivo ostensivo.

Nesta cópia, serão omitidos: a referência, o anexo e todo o texto, inclusive a

numeração dos itens. Na indicação “Assunto”, será escrita apenas a palavra

“SIGILOSO”, sendo obrigatório apor assinatura do responsável pela emissão do

documento.

A distribuição de cópias de DA sigiloso deve ser restrita ao número necessário de des-

tinatários, observado o estabelecido na publicação EMA-414 – Normas para a Salva-

guarda de Materiais Controlados, Dados, Informações, Documentos e Materiais Sigi-

losos na Marinha.

2.14 - DESCLASSIFICAÇÃO POR RETIRADA DE ANEXO

O DA de Correspondência classificado como sigiloso, unicamente por encaminhar

anexo sigiloso, será desclassificado tão logo seja retirado esse anexo e conterá um item

adicional em seu texto, nos seguintes termos:

“Este documento ficará automaticamente desclassificado logo após retirado o anexo”.

As cópias dos DA supracitados, uma vez retirados os anexos sigilosos, estarão automa-

ticamente desclassificadas, não sendo necessário confeccionar cópia cega. As OM re-

cebedoras dessas cópias deverão tratá-las como DA ostensivos.

2.15 - TERMO DE CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÃO (TCI)

O DA com as classificações constantes nas alíneas a, b e c do inciso 2.4.3, deverá ser

formalizado através do Termo de Classificação de Informação (TCI), conforme modelo

contido no Dec. nº 7.724, de 16MAI2012 e Código de Indexação de Documento que

Contém Informação Classificada – CIDIC, conforme Anexo II do Dec. nº 7.845, de

14NOV2012, devendo seguir anexo ao DA classificado, devidamente preenchido e as-

sinado pela autoridade classificadora.

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 3

COMPOSIÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

3.1 - CONTEÚDO

Este capítulo trata de elementos comuns a diversos Documentos Administrativos (DA).

3.2 - COMPOSIÇÃO DO “DA”

3.2.1 - Parte Básica

O DA é composto pelas seguintes partes básicas:

Cabeçalho;

Texto;

Assinatura; e

Cópias (ou Distribuição).

3.2.2 - Estética e metrificação

A estética e a metrificação das diversas espécies de DA serão apresentadas nos mo-

delos e formas gráficas em capítulos próprios, que tratam sobre cada um. Como regra

geral, o espaçamento indicado nos modelos implica que a redação começará nesse úl-

timo espaço (Ex.: Ofício – entre o texto e a assinatura, são quatro espaços, ou seja, a

redação do nome da autoridade será nesse quarto espaço).

3.2.3 - Configurações

a) Tipo de arquivo

Desde agosto de 2009, a MB aderiu ao Protocolo Brasília, inserindo-se no rol dos

órgãos públicos comprometidos a adotar o formato Open Document Format

(ODF).

O ODF é um padrão aberto e público e constitui-se como uma alternativa aos

formatos de documentação que são propriedades, sujeitos a licença de uso restrito

ou onerosas, permitindo as organizações e indivíduos escolherem o software que

mais lhes convém para lidar com arquivos guardados neste formato. O formato é

independente de plataforma e fornecedor, tornando-o adequado para armazena-

gem de documentos de longo prazo.

A identificação de um arquivo no padrão ODF pode ser feita através da sua exten-

são. As extensões de documentos mais utilizadas são:

OSTENSIVO SGM-105


Extensão Tipo de documento .odt Documento de texto .ods Planilha eletrônica .odp Apresentação de slides

Deve ser utilizado os formatos de arquivo: ODF ou “Portable Document Format”

(*.PDF), conforme previsto nos Padrões de Interoperabilidade de Governo Ele-

trônico (e-PING). Os documentos trocados entre OM ou enviados para órgãos ex-

tra-MB deverão, sempre que possível, ser gerados no formato PDF, exceto quando

houver necessidade de alteração, pela OM de destino, do DA no seu formato ori-

ginal. Como exemplo, minutas de normas enviadas para aprovação pelo ODS.

Nesse caso, deverão ser utilizados os formatos de arquivo ODF.

b) Tipo de letra

Será utilizada a letra com fonte “Times New Roman”, estilo “Normal”, na cor pre-

ta e tamanho “12” para o texto em geral, “11” nas citações e “10” nas notas de ro-

dapé. Não deverá haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiús-

culas, sombreado, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete

a apresentação e a sobriedade do documento.

Para o SIGILO e para a PRECEDÊNCIA, será empregada a fonte “Arial Black”,

“Normal”, tamanho “14”, na cor preta.

Para INFORMAÇÃO PESSOAL prevista no inciso 2.6, será empregada a fonte

“Arial Black”, “Normal”, tamanho “14”, na cor preta e a descrição da Lei na fonte

“Times New Roman”, itálico, estilo “Normal”, na cor preta e tamanho “8”.

Para símbolos não existentes na fonte “Times New Roman”, poderão ser utiliza-

das as fontes “Symbol” e “Wingdings”.

c) Tipo de papel

Empregar como tamanho de papel para impressão o “A-4” (29,7x21cm), na cor

branca, inclusive as cópias.

d) Margens

Esquerda: 3cm

Direita: 1,5cm

Superior e Inferior: deverão ser empregadas aquelas que, levando em conta o ca-

beçalho e o rodapé do editor de texto, atendam, no que for possível, o estabelecido

para os DA, nos capítulos próprios que tratam de cada um.

OSTENSIVO SGM-105


Para o início de cada parágrafo do texto deverá ser observado o inciso 3.2.2.

e) Uso de cores

A cor padrão da fonte a ser empregada na elaboração dos DA será a preta. Outras

cores poderão ser, excepcionalmente e criteriosamente, utilizadas, visando a um

melhor entendimento, principalmente no uso de desenhos e gráficos. Entretanto,

deverá ser observada a possibilidade do destinatário não possuir equipamentos

com recursos necessários à impressão ou reprodução desses documentos.

f) Impressão

Os DA e seus anexos deverão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste

caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares

(“margem espelho”).

3.3 - CABEÇALHO

O Cabeçalho poderá conter as seguintes subdivisões, de acordo com o DA:

Timbre, Nome da OM, Grupo Indicador, Título e Número de Ordem, Local e Data, Ori-

gem, Destinatário, Via, Assunto, Referência, Anexo e Vocativo.

3.3.1 - Timbre

a) Tipos de timbre

Há os seguintes timbres, aplicáveis aos DA:

I) as Armas Nacionais, encimando a expressão “MINISTÉRIO DA DEFESA” e,

na linha subsequente, a expressão “MARINHA DO BRASIL”. Este timbre é

de uso exclusivo do Comandante da Marinha;

II) as Armas Nacionais, encimando a expressão “MARINHA DO BRASIL” e, na

linha subsequente “NOME DA OM”, para as demais autoridades; e

III) a expressão “MARINHA DO BRASIL”, para alguns documentos.

b) Impressão do timbre

Quanto à impressão do timbre, estabelece o Dec nº 80.739, de 14NOV1977:

I) o timbre em relevo branco é privativo do Presidente da República, dos Dirigen-

tes dos Órgãos Integrantes da Presidência da República, dos Ministros de Esta-

do e dos Presidentes de Autarquias Federais;

II) o timbre privativo do Presidente da República, dos Ministros de Estado Chefe

da Casa Civil, do Chefe do Gabinete de Segurança Institucional, do Chefe da

Secretaria-Geral e do Chefe da Secretaria de Comunicação de Governo da Pre-

OSTENSIVO SGM-105


sidência da República, terá as Armas Nacionais e a expressão “República Fede-

rativa do Brasil”; e

III) às demais autoridades, reserva-se o timbre com as Armas Nacionais e os nomes

das repartições que representam, impressos em preto.

c) Uso de cópias

I) Os timbres que possuem as Armas Nacionais serão utilizados nos originais dos

DA e nas cópias; e

II) As cópias dos DA cujo trâmite seja realizado por meio físico serão distinguidas

do original pela aposição da palavra “CÓPIA”, na impressão (“Arial Black”,

“Normal”, tamanho “14”, na cor preta) ou carimbada na primeira página, no

canto superior direito, possuindo dimensões semelhantes às estabelecidas me-

diante o inciso 2.9.2.

3.3.2 - Nome da OM

a) É utilizado em alguns DA e identifica a OM expedidora. Nos DA de âmbito inter-

no, quando o nome por extenso não couber em uma única linha, poderá ser usada

a forma resumida, conforme os exemplos a seguir:

Exemplos: Para a Delegacia da Capitania dos Portos em Macaé poderá ser usada a forma resumida – DELEGACIA EM MACAÉ

Para a Agência da Capitania dos Portos em Cabo Frio - AGÊNCIA EM CABO FRIO.

b) Nos DA de âmbito externo, o nome da OM deverá ser escrito por completo e por

extenso, exceto os numerais conforme os exemplos a seguir:

Exemplos: COMANDO DO 5º DISTRITO NAVAL 5º ESQUADRÃO DE HELICÓPTEROS DE EMPREGO GERAL

c) Os nomes muito extensos poderão ser separados em mais de uma linha, sem divi-

são de palavras, de modo que a linha inferior seja ligeiramente menor que a supe-

rior.

3.3.3 - Grupo indicador a) Composição

O Grupo Indicador é composto de cinco elementos, conforme exemplificado a se-

guir:

Exemplo: VA/LG/32 024.131 63057.000001/2007-31

OSTENSIVO SGM-105


Em que: VA/LG/32 Elemento Organizacional da OM (3º elemento) Identifica o Redator (2º elemento) Identifica o Digitador (1º elemento) 024.131 Classificação sugerida para o arquivamento (4º elemento) de acordo com o

inciso 5.8.5. 63057.000001/2007-31 Protocolo, quando houver. (5º elemento)

b) Regras de escrituração:

I) os quatro primeiros elementos, de escrituração obrigatória, são definidos inter-

namente pela OM;

II) a escrituração do quinto elemento é obrigatória somente quando a elaboração de

um DA é resposta de outro. O novo DA deverá conter o mesmo número de pro-

tocolo do anterior; e

III) quando o DA contiver diversos números de protocolos poderá ser escriturado

conforme o exemplo a seguir, admitindo no máximo dois por linha:

Exemplo: MARINHA DO BRASIL

JV/NG/05 GABINETE DO COMANDANTE DA MARINHA 026.193 63053.000001/2008-44, 61001.000040/2008-50, 62010.000201/2008-30 e 63044.000030/2008-77.

3.3.4 - Título e número de ordem do “DA”

a) Título

Identifica a espécie de DA. Usa-se, comumente, uma expressão-título no cabeça-

lho, normalmente antecedendo o número de ordem.

b) Número de ordem

A atribuição de sequência para o número de ordem poderá ser anual ou departa-

mental.

I) Sequência Anual

O número de ordem é atribuído sequencialmente, recomeçando pela unidade a

cada ano, para cada espécie de DA, com exceção do Of e OfExt que terão a

mesma numeração sequencial. O número de ordem não deve ser complementa-

do com zeros à esquerda de números significativos;

II) Sequência Departamental

- Documentos Administrativos (DA)

Esta forma somente pode ser empregada em OM cujo titular seja Almirante

ou que expeça elevado número de DA. É semelhante à forma anterior, ante-

OSTENSIVO SGM-105


cedida da identificação do elemento organizacional responsável pela elabora-

ção do DA, conforme os exemplos a seguir.

Exemplos: Of nº 40-413; e Desp nº 10-257.

- Documentos Normativos

Este tipo de numeração é usada para todos os DA Normativos (exceto Porta-

ria). A OM expedidora identifica, por meio de uma regra lógica de formação,

o elemento responsável pelo assunto ou o próprio assunto, a sua ordem se-

quencial e a sua edição, conforme os exemplos a seguir.

Exemplos: NORDINAVRIO Nº 20-02 OI Nº 10-01

O Número de Ordem de um DA normativo cancelado ou renumerado só será

reaproveitado após dois anos. Durante esse tempo, o documento cancelado

permanecerá relacionado na Lista de Verificação Anual (LVA), onde na

coluna “Assunto” figurará a palavra “cancelado”, bem como sua respectiva

data.

A reedição do DA normativo será indicada por uma letra maiúscula após o

número de ordem, começando com “A”, que indica a primeira reedição do

documento, e em consequência, o cancelamento da edição anterior.

Exemplos: 30-01A 20-05C

O DA 30-01 foi reeditado uma vez. O 20-05 está na quarta versão (terceira

reedição).

III) Observações:

- Atestado, Carta, Requerimento e Certidão, normalmente, não são numera-

dos. Todavia, caso julgado conveniente, as OM que utilizam com frequência

alguns destes DA poderão numerá-los;

- o número de ordem, quando enunciado verbalmente, deve sê-lo pelo número

e não pela sequência de algarismos, salvo se for o segundo componente de

número separado por traço de união e inferior a dez. Os sinais gráficos de

separação entre partes componentes do número de ordem também não de-

vem ser pronunciados.

OSTENSIVO SGM-105


Exemplos:

- Ordem de Serviço nº 158/1998, leia-se: “Ordem de Serviço número cento

e cinquenta e oito de mil novecentos e noventa e oito”; e

- NORDINAVRIO Nº 20-12, leia-se: “NORDINAVRIO número vinte, do-

ze".

3.3.5 - Local e data

a) Nos DA de âmbito interno, o município em que foi assinado, seguido da sigla da

Unidade da Federação (UF), com alinhamento à direita, e, na linha abaixo, a data,

conforme exemplificado a seguir:

Exemplo: RIO DE JANEIRO, RJ.

Em 1º de janeiro de 2013. b) Nos DA de âmbito externo, o município e a data em que foi assinado, digitado por

extenso, excluindo a UF, com alinhamento à direita, conforme exemplificado a

seguir:

Brasília, 15 de março de 2013.

c) No âmbito interno de uma OM, somente é utilizada a data:

Em 1º de janeiro de 2013.

d) Nos casos específicos de navios em comissão, onde haja a necessidade de assina-

tura de algum documento, adotar o seguinte procedimento:

I) Navio em comissão realizando travessia entre portos localizados em cidades

distintas. Utilizar a formatação:

Travessia entre [CIDADE A], [UF] e [CIDADE B], [UF]. Em [dia] de [mês] de [ano].

Exemplos:

Travessia entre RIO DE JANEIRO, RJ e SALVADOR, BA. Em 25 de junho de 2012.

Travessia entre RIO DE JANEIRO, RJ e CABO FRIO, RJ. Em 25 de junho de 2012.

II) Navio em comissão entre portos de mesma cidade ou com regresso previsto para o

mesmo porto de partida. Utilizar a formatação:

[CIDADE], [UF]. Em viagem, [dia] de [mês] de [ano].

Exemplo:

RIO DE JANEIRO, RJ. Em viagem, 25 de junho de 2012.

OSTENSIVO SGM-105


3.3.6 - Origem

Quando aplicável, será escriturada usando-se a denominação oficial do cargo da au-

toridade expedidora, precedido de “Do:” ou “Da:”.

3.3.7 - Destinatário

Serão destinatários de DA os titulares de OM e o Vice-Chefe do Estado-Maior da

Armada. A este último, somente poderão ser endereçados DA que tratem de assuntos

de rotina, conforme definido no inciso 3.3.9.

As seguintes regras básicas serão aplicáveis:

a) a indicação de Destinatário será escriturada utilizando-se a forma de tratamento e

a denominação oficial do cargo do Titular da OM, precedido de “Ao:” ou “À:”,

conforme apresentado nos vários exemplos de DA contidos nestas Normas;

b) a autoridade em exercício interino faz jus à forma de tratamento devida ao cargo

que estiver ocupando;

c) quando um DA for endereçado a várias autoridades, estas serão relacionadas em

sequência hierárquica, precedido de “Aos:”:

I) havendo mais de uma autoridade de mesmo posto, estas poderão ser apresenta-

das em ordem alfabética de seus cargos;

II) o número de originais dos DA cujo trâmite dar-se-á fisicamente será igual ao

número de destinatários, sendo todos assinados pela autoridade expedidora;

III) no endereçamento será usada a forma de tratamento devida a cada um dos des-

tinatários, conforme descrito no Anexo G; e

IV) no texto, quando houver autoridades de diferentes formas de tratamento rela-

cionados no endereçamento, o tratamento será o dispensado à autoridade de

maior grau hierárquico;

d) serão evitadas redundâncias na escrituração do destinatário. Assim, para não es-

crever “Agente da Agência” e casos similares nas Capitanias, Comandos, Delega-

cias e Diretorias será suprimida a primeira palavra do nome dessas OM.

Exemplos: Exmo. Sr. Diretor de Administração da Marinha Exmo. Sr. Comandante do 1º Distrito Naval

e) quando o DA destinar-se à Delegacia ou Agência, de Capitania dos Portos ou Flu-

vial, deverá ser empregada a forma resumida de tratamento, conforme o exempli-

ficado a seguir.

OSTENSIVO SGM-105


Exemplos: Sr. Delegado de Presidente Epitácio Sr. Delegado em São Francisco do Sul Sr. Agente em Tramandaí Sr. Capitão dos Portos do Rio Paraná

3.3.8 - Via

A tramitação “Via” só se aplica a DA de âmbito interno que, antes do Destinatário,

tenha que tramitar por autoridades que devam conhecer ou se manifestar sobre o as-

sunto. Deverá ser observado o previsto no inciso 3.24.2, sendo escriturada conforme

exemplificado a seguir:

Exemplo da tramitação:

Ofício inicial Do: Diretor Ao: Exmo. Sr. Secretário-Geral da Marinha Via: Exmo. Sr. Diretor de Administração da Marinha

Sr. Diretor do Serviço de Inativos e Pensionistas da Marinha Sra. Diretora do Hospital Naval de Natal

1º Despacho

Do: Diretor (DAdM) Ao: Exmo. Sr. Secretário-Geral da Marinha Via: Sr. Diretor do Serviço de Inativos e Pensionistas da Marinha Sra. Diretora do Hospital Naval de Natal 2º Despacho

Do: Diretor (SIPM) Ao: Exmo. Sr. Secretário-Geral da Marinha

Via: Sra. Diretora do Hospital Naval de Natal

3º Despacho

Da: Diretora (HNN) Ao: Exmo. Sr. Secretário-Geral da Marinha

Regras gerais:

a) a ordem de tramitação “Via” independe da antiguidade das autoridades endereça-

das, prevalecendo a necessidade de quem deve conhecer primeiro;

b) evitar tramitações desnecessárias;

c) os DA “Via” permitem que - caso a autoridade intermediária nada tenha a comen-

OSTENSIVO SGM-105


tar ou acrescentar - seu encaminhamento ao destinatário (ou à próxima autoridade

“Via”) se dê sem a elaboração de despacho;

Nesta situação, em se tratando de DA com trâmite físico, a autoridade intermediá-

ria aporá sua rubrica no DA, sobre o carimbo da OM, colocado no verso da pri-

meira folha do ofício inicial (original), enviando uma cópia para as OM listadas

na indicação de cópias, acompanhada da data em que está rubricando. Para DA

com trâmite eletrônico, observar o contido no Capítulo 20;

d) quando uma autoridade “Via” desejar que outra não incluída na tramitação “Via”

inicial, tome conhecimento ou se pronuncie, poderá despachar para essa autorida-

de, incluindo-a na tramitação “Via” ou, o que é mais recomendável, consultá-la

por meio de outro documento para prosseguir posteriormente com a tramitação

“Via”;

e) a autoridade incluída na tramitação “Via”, conforme mencionado anteriormente, en-

caminhará o DA à próxima autoridade da tramitação “Via”, se ainda houver, ou ao

destinatário do DA, salvo se existir recomendação em contrário no despacho que re-

cebeu;

f) uma autoridade “Via”, hierarquicamente superior à da OM de origem, desde que

da mesma cadeia de Comando, poderá restituir, por despacho, um ofício para re-

formulação ou informar por mensagem que o DA foi arquivado, enviando, se jul-

gar necessário, cópia às autoridades que tomaram conhecimento do assunto;

g) quando uma autoridade “Via” for de maior grau hierárquico do que o destinatário,

o tratamento que precederá será o do destinatário final;

h) não será permitida tramitação “Via” em DA dirigido a várias autoridades; e

i) quando uma autoridade “Via”, hierarquicamente superior a da OM de Origem re-

ceber vários documentos sobre o mesmo assunto, endereçados ao mesmo destina-

tário, poderá fazer um único ofício para essa OM de destino, anexando todos estes

DA, com cópia para OM de origem.

3.3.9 - Assunto

A indicação do assunto será feita por meio de uma expressão clara e objetiva que in-

dique, expressamente, a matéria principal tratada no DA, conforme exemplificado a

seguir:

Exemplos: Assunto: Programa Federal de Desregulamentação Assunto: Comprovação financeira

OSTENSIVO SGM-105


A expressão “Remessa de Documento” não deve ser utilizada, devendo ser especi-

ficada, pelo menos, a discriminação do documento enviado. Ex: remessa de Caderne-

ta-Registro.

Para efeito desta publicação, considera-se “assunto de rotina” a remessa de informa-

ções funcionais periódicas, de documentos ou de materiais, e a comunicação de fatos,

mesmo não periódicos, com características de coisa comum, previstos na legislação

ou nos procedimentos vigentes e que não envolvam juízo de valor da própria OM,

juízos de competência superior, decisões, ordens ou determinações.

3.3.10 - Referência

Se no texto de um DA interno houver necessidade em mencionar outros documentos,

para maior facilidade, estes deverão ser relacionados no cabeçalho. Para isso, usa-se

a palavra “Referência:” ou “Referências:”, seguida de escrituração que os identifi-

que. Nos DA de âmbito externo as referências devem ser citadas no texto.

a) Dados de uma Referência

A escrituração de um documento como referência deve ser feita de maneira a faci-

litar ao máximo a sua localização pelos endereçados (destinatários, autoridades

“Via” e autoridades constantes da distribuição ou que receberam cópia do DA),

devendo conter as seguintes informações:

I) espécie do documento, escrito de forma abreviada, preferencialmente;

II) numeração do documento, antecedida da abreviatura “nº”, seguida de barra e

dos quatro dígitos referentes ao ano em que o documento foi expedido;

III) dia, mês e ano, para documentos que não possuírem numeração própria, escri-

tos de forma abreviada (Exemplo: 25JUL1998);

IV) quando sigiloso, o grau de sigilo, usando-se a forma abreviada entre parênte-

ses;

V) origem do documento, indicando a sua sigla. Em alguns casos, a sigla pode ser

substituída pela expressão “desta OM”, quando a referência for da OM de ori-

gem do DA, “dessa OM”, quando a referência for da OM de destino, “do CM”

ou expressões equivalentes precedidas de vírgula. É vedado o uso de Indicativo

Naval; e

VI) quando o documento tiver sido publicado em Boletim da Marinha do Brasil,

ou Diário Oficial, esta informação deverá aparecer entre parênteses ao final da

OSTENSIVO SGM-105


referência, com os dados necessários à identificação, inclusive o nº da página

do Boletim ou do Diário Oficial.

b) Regras Gerais:

I) no texto, redigir a palavra “referência”, por se tratar de uma nota informativa,

sempre em letra minúscula e grifar o seu indicativo quando destacá-lo Ex: em

referência a;

II) não colocar no texto parêntese fechado para indicar uma referência;

III) não se deve listar como referência um documento que não seja citado no texto;

IV) quando houver mais de um documento para ser relacionado como referência,

serão listados na ordem em que forem citados no texto, precedidos de letras mi-

núsculas, obedecendo à ordem alfabética, seguidas de um parêntese;

V) as letras de identificação só serão citadas no texto se houver mais de um docu-

mento. Exemplos: “ofício em referência” (só existe um ofício na lista de refe-

rência); e “ofício em referência c” (existe mais de um ofício listado nas referên-

cias);

VI) a citação de documentos sigilosos em referência, por si só, não implica que o

DA em elaboração deva ser sigiloso, conforme o contido no Capítulo 2;

VII) a referência a um documento, preferencialmente, deve ser feita se todos os en-

dereçados possuírem o documento referenciado. Caso algum dos endereçados

não possua o documento referenciado, cópia deste ser-lhe-á encaminhada, con-

forme o inciso. 3.24.2;

VIII) não se deve referenciar documentos com prazo de arquivamento vencido e não

preservado. Nesta situação, os documentos ou suas cópias devem ser colocados

como anexos;

IX) no Despacho dado em continuação a um ofício, só deverá aparecer “Referência”

ou “Referências” se houver qualquer alteração nas referências do ofício inicial,

podendo haver inclusão de referências quando este não as contiver; e

X) quando um DA fizer referência a uma norma, deverá ser colocado entre parên-

teses o ano de sua edição ou o número de sua reedição.

c) Exemplos de referências

I) Ofício

Referência: Of nº 328/2012 (RES), da SGM. Referência: Of nº 2552/2012, desta OM.

OSTENSIVO SGM-105


Referência: Of nº 59/2012, dessa OM. Referência: BONO Geral nº 355/2012. Referência: BONO Especial nº 356/2012, do CPesFN.

II) Despacho

Referência: 3º Desp nº 11/2012, da DAdM ao Of nº 477/2012, da DFM. Referência: 1º Desp nº 37/2012 (RES), do EMA ao Of nº 122/2012, do

ComemCh.

III) Mensagem

Referência: Msg P-311331Z/JUL/2012 (SEC), da DAdM. Referência: Msg R-300730Z/AGO/2012, do Com7ºDN.

IV) Documentos publicados em Boletim da MB

Até 1984.

Boletim do Pessoal Militar

Referência: Dec nº 69.894/1972 (Bol 3/1972, p/27).

Boletim do Pessoal Civil

Referência: Dec nº 70.124/1972 (Bol PCv 3/1972, p/32).

Após 1984.

Referência: Dec nº 92.537/1986 (Bol 5/1986, I, p/18).

Referência: Port Ministerial nº 1066/1987 (Bol 1/1986, II, p/34).

Referência: Port MM nº 650/1989 (Bol 9/1989, III, p/12).

Referência: Port nº 100/MB/2002 (Bol 6/2002, I, p/10). (quando for do CM).

V) Documentos Normativos:

Referência: NORDINAVRIO nº 20-12.

Referência: OI nº 50-06, desta Diretoria.

Referência: SGM-301 (6ª Revisão).

Referência: SGM-101 (Edição 1997).

VI) Comunicação Interna:

Referência: CI nº 23/2013, desse Departamento.

Referência: CI s/nº, de 03SET2013, do ....(NOME).....

A referência a uma CI somente deverá ser feita em DA de âmbito interno.

VII) Comunicação Padronizada

Referência: CP nº 36/2012, desse Departamento.

Referência: CP nº 4/2012, dessa Divisão.

OSTENSIVO SGM-105


Referência: CP nº 45/2012, do Departamento de Patrimônio Imobiliário da DAdM.

VIII) Várias referências:

Referências: a) Dec nº 71.136/2012 (Bol 43/1972, p/20); b) Of nº 99/2012 (RES), da SGM; c) Portaria Ministerial nº 78/2012, (Bol 2/2012, I, p/15); d) Of nº 378/2011 (RES), desta Diretoria; e) Of nº 99/2010, desse Comando; f) 1º Desp nº 31/2012, da SGM, ao Of nº 978/2012, da DAdM; g) Msg P-250923Z/AGO/2012 (RES), da DAdM; h) Msg P-211245Z/MAI/2012, dessa OM; i) Port nº 9/2012, da SGM; e j) OfExt nº 100/2012, da SGM.

3.3.11 - Anexo

Quando o assunto tratado exigir o envio de documentos, deverão ser relacionados

no cabeçalho como “Anexo:” ou “Anexos:”.

a) Dados de um anexo

A escrituração de um documento como anexo deve ser feita de maneira que fi-

que perfeitamente identificado.

Exemplos:

Anexo: Parecer nº 1/2012, da DAdM. Anexo: uma relação nominal de praças. Anexo: cópia da Msg R-251201Z/JUL/2012 (RES), da DFM. Anexos: A) cópia do Of nº 104/2012, da DFM; e

B) cópia do Of nº 2/2012, do CCIMAR.

Os anexos de documentos relacionados no cabeçalho como “anexos” passam a

ser apensos.

Exemplo: Anexo: cópia do Of nº 978/2012, da SGM, e seus apensos.

Quando o anexo de um DA for um documento extra-MB, o mesmo deverá ser

identificado de acordo com a numeração do documento.

Exemplos:

Anexo: cópia do Of nº 3108/43/DEPMED/SELOM/2012, do Ministério da Defesa, e seus apensos.

Anexo: cópia do Of nº 30295/2012-DSI/CGU-PR, da Controladoria-Geral da União.

b) Regras Gerais:

I) aplicar-se-ão, no que couber, as mesmas da Referência;

OSTENSIVO SGM-105


II) sempre que, num despacho, for alterada a relação de anexos, obedecer ao con-

tido no art. 18.3;

III) no endereçamento das cópias deverão ser indicados os anexos que cada ende-

reçado receberá.

Exemplo: Cópias: DAdM c/anexos – indica que a DAdM receberá todos. DFM c/Anexos A a C – indica que a DFM receberá apenas os Anexos A, B e C. ComOpNav c/Anexos A e C – indica que o ComOpNav receberá apenas os Anexos A e C;

IV) DA que encaminhem cheques ou quaisquer outros valores deverão ter escritu-

rados, explicitamente, esses anexos. Não é permitido anexar dinheiro em es-

pécie a DA que use serviço postal, restrição esta extensiva ao Serviço Postal

da Marinha (SPM); e

V) redigir a palavra “anexo” com letra minúscula quando, no texto, citar apenas

um anexo ou quando se referir à totalidade dos anexos. Quando se tratar de

um anexo específico, dentre vários anexos, redigi-lo com a inicial maiúscula e

com o respectivo indicativo em letra maiúscula grifada. Ex.: o documento em

anexo; o anexo a este despacho; conforme citado no Anexo A. Não colocar

no texto parêntese fechado para indicar um anexo.

3.3.12 - Vocativo

Alguns DA empregam, imediatamente antes do texto, o cargo ou a função genérica

do destinatário, quando houver, precedido da palavra “Senhor” ou “Senhora”, exce-

to em DA endereçados aos Chefes de Poder, situação em que se utilizará a expres-

são Excelentíssimo Senhor. O vocativo termina sempre com vírgula.

Exemplos:

Senhor Ministro, Prezada Senhora, Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

3.4 - TEXTO

A redação do texto deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de lin-

guagem, clareza, formalidade, concisão, simplicidade e objetividade.

3.4.1 - Transcrição de textos

A transcrição de trechos de outra fonte no texto de um DA contendo mais de três li-

nhas, quando necessária, será efetuada entre aspas, com recuo de texto e redução do

OSTENSIVO SGM-105


← 1,5cm → ← 1,5cm →

tamanho da fonte para “11” e, ainda, mediante a identificação de sua origem/autoria,

ano e respectiva página. A fonte selecionada para transcrição deverá estar relaciona-

da entre as referências do DA.

Exemplo:

2,5cm 1. Levo ao conhecimento de V. Exa. que,..................................como abaixo transcrito:

“O arrendamento tem a mesma feição do contrato de locação. Praticamen-te, não há diferença a notar nas duas figuras contratuais. Na locação, a coi-sa também se................................................................... Entretanto, sem que haja uma especificação legal que determine o uso das expressões, arrendamento vai-se firmando mais especialmente para de-signar a locação condução da propriedade imobiliária rústica ou dos pré-dios urbanos” (AUTOR, ANO:PÁGINA) (grifos do autor).

Os trechos com até três linhas deverão ser transcritos dentro do próprio parágrafo,

entre aspas, com o mesmo tamanho da fonte, antecedido pela identificação de sua

origem/autoria (ano: respectiva página).

Exemplo:

Segundo Cegalla (1992:.3) “... nosso sistema ortográfico não é rigorosamente fonético ...”.

3.4.2 - Menção a Delegacias e Agências

No texto, a menção a Delegacias e Agências, de Capitanias dos Portos ou Fluviais,

poderá ser na forma resumida.

Exemplos: Delegacia de Uruguaiana Agência em Imperatriz

3.5 - TEXTOS DE “DA” DE CORRESPONDÊNCIA

Os textos dos DA de Correspondência, exceto OfExt, serão elaborados conforme as ori-

entações a seguir:

3.5.1 - Divisão de itens

A sequência da exposição do assunto obedecerá ao desenvolvimento do raciocínio,

devendo ser dividido em itens sob o seguinte conteúdo:

a) Item 1

Destina-se à exposição concisa e precisa de um fato, à apresentação de um pro-

blema ou à comunicação de uma situação existente.

b) Item 2

Destina-se ao estudo de um fato, discussão de um problema ou à análise de uma

situação existente.

OSTENSIVO SGM-105


Neste item, serão apresentados comentários e informações que tragam maiores es-

clarecimentos sobre o assunto ou que sirvam de subsídios para a sua melhor elu-

cidação.

c) Item 3

Destina-se à apresentação da conclusão, solução proposta, providência solicitada

ou ação recomendada.

d) Item 4

Poderá haver um quarto item destinado às informações complementares, impor-

tantes para a tramitação do DA, como, por exemplo, a alteração do seu grau de si-

gilo e da tramitação.

e) Número de Itens

Não é obrigatório que um DA contenha pelo menos três itens. Poderá ter um ou

dois, quando versar sobre assuntos simples.

3.5.2 - Subdivisão de itens

Para facilitar a apresentação e compreensão, os itens do texto poderão ser subdividi-

dos em alíneas e subalíneas, desde que tenham mais de uma subdivisão:

a) Itens

Identificados por algarismo, seguido de ponto, conforme exemplo na alínea d.

b) Alíneas

Identificadas por letra minúscula, em ordem alfabética, seguida de parêntese, con-

forme exemplo na alínea d.

c) Subalíneas

Identificadas por algarismos romanos, seguidos de parêntese, conforme exemplo

na alínea d.

d) Exemplo:

2,5cm 1. Participo a V. Exa.........................................................: a) .............................................................................................

......................................................................................; e b) ...........................................................................................:

I) ........................................................................................; II) ....................................................................................; e

III) .....................................................................................

2. No entender desta Diretoria, .................................................

OSTENSIVO SGM-105


3.6 - TEXTOS DE “DA” NORMATIVOS

3.6.1 - Os DA que utilizam textos normativos descrevem contextos mais complexos que di-

ficilmente caberiam nos três itens normalmente usados nos textos de DA de corres-

pondência.

Seu texto deverá ser cuidadosamente planejado, dividindo-se o assunto em tantas

partes quantas forem necessárias para bem descrevê-lo, evitando-se redação que o-

brigue a consultas frequentes aos documentos relacionados nas referências.

As diversas partes do texto normativo, exceto na Portaria, serão colocadas sob a for-

ma de itens e subitens, admitindo-se, quando necessário, a subdivisão em alíneas e

subalíneas, conforme estabelecido no inciso 3.5.2 e de acordo com os exemplos con-

tidos em capítulos próprios que tratam de cada documento.

3.6.2 - Os títulos de itens a seguir são usados com maior frequência:

PROPÓSITO, CONCEITOS, GENERALIDADES, DEFINIÇÕES, DISPOSIÇÕES

GERAIS, DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS, DISPOSIÇÕES FINAIS, NORMAS

COMPLEMENTARES, RECOMENDAÇÕES, VIGÊNCIA e CANCELAMENTO.

3.6.3 - Os seguintes itens terão destinação específica em texto normativo:

a) o primeiro será, obrigatoriamente, destinado ao “PROPÓSITO”; e

b) os últimos itens serão o de “VIGÊNCIA”, obrigatório, seguido, quando couber,

pelo de “CANCELAMENTO”.

I) No item VIGÊNCIA deve ser usada, de preferência, uma data precisa, tal como

“nesta data” (a do documento) ou uma data enunciada expressamente.

II) No item de CANCELAMENTO devem ser mencionados todos os documentos a

cancelar, evitando-se expressões vagas como “revogam-se as disposições em

contrário”.

3.6.4 - Para o caso particular de Portaria, o texto será elaborado conforme as divisões a se-

guir:

a) Artigo (Art.)

É a unidade básica para apresentação, divisão ou agrupamento de assuntos. Os ar-

tigos serão designados pela abreviatura “Art.”, seguida de numeração ordinal até o

nono e cardinal a partir deste, e sem traço antes do início do texto. Os textos dos

artigos serão iniciados com letra maiúscula e encerrados com ponto-final, exceto

quando tiverem incisos, caso em que serão encerrados por dois-pontos.

OSTENSIVO SGM-105


Os artigos podem desdobrar-se, por sua vez, em parágrafos ou em incisos; os pa-

rágrafos em incisos, os incisos em alíneas e as alíneas em itens.

b) Parágrafos

Os parágrafos constituem, na técnica legislativa, a imediata divisão de um artigo.

Parágrafo sempre foi disposição secundária de um artigo por meio do qual se ex-

plica ou modifica a disposição principal.

No singular o parágrafo é representado pelo sinal gráfico “§” e no plural “§§”. A

representação do parágrafo deve ser seguida de numeração ordinal até o nono e

cardinal a partir deste, utilizando-se, quando existente apenas um, a expressão

“parágrafo único” por extenso.

c) Incisos, Alíneas e Itens

Os incisos são utilizados como elementos discriminativos de artigo se o assunto

nele tratado não puder ser condensado no próprio artigo ou não se mostrar ade-

quado a constituir parágrafo. Os incisos são indicados por algarismos romanos, as

alíneas por letras e os itens por algarismos arábicos.

As alíneas constituem desdobramento dos incisos e dos parágrafos. A alínea será

grafada em minúsculo e seguida de parêntese: a); b); c); etc. O desdobramento das

alíneas faz-se por meio de itens grafados em algarismos arábicos seguidos de pon-

to ( 1.; 2.; etc.).

3.6.5 - A tabela a seguir tem a finalidade de reunir as diversas formas de itenização nos do-

cumentos:

DA Normativo DA de Correspondência Circular

Item 1., 2., 3. Item 1., 2., 3. Item 1., 2., 3. Subitem 1.1, 2.1 Alínea a), b), c) Subitem 1.1, 2.1 Alínea a), b), c) Subalínea I), II), III) Alínea a), b), c) Subalínea I), II), III) Subalínea I), II), III)

Portaria Normas Lei / Decreto Artigo 1º, 2º Capítulo 1, 2, 3 Capítulo I, II, III Parágrafo (§) 1º, 2º Artigo 1.1, 1.2 Seção I, II, III Inciso I, II Inciso 1.1.1, 1.1.2 Artigo 1º, 11, 21 Alínea a), b) Alínea a), b), c) Parágrafo (§) 2º, 3º, 10 Item 1., 2. Subalínea I), II), III) Inciso I, II, III Alínea a), b), c)

3.7 - VERBOS

Serão usados os seguintes verbos, conforme a posição hierárquica da autoridade que ela-

bora o DA em relação à:

OSTENSIVO SGM-105


- Autoridade superior ou equivalente

DA endereçado à autoridade hierarquicamente igual ou superior, com ou sem vínculo

de subordinação, poderá usar os verbos “participar”, “levar ao conhecimento”,

“restituir”, “solicitar”, “consultar”, “submeter”, “transmitir” e “apresentar”.

- Autoridade não-subordinada

DA endereçado à autoridade hierarquicamente inferior, sem vínculo de subordinação,

poderá usar os verbos “comunicar”, “consultar”, “encaminhar”, “esclarecer”, “infor-

mar”, “participar”, “remeter”, “restituir”, “solicitar”, “transmitir” e “apresentar”.

- Autoridade subordinada

DA endereçado à autoridade subordinada poderá usar os verbos “comunicar”,

“determinar”, “enviar”, “esclarecer”, “informar”, “recomendar”, “remeter”, “restituir”

e “apresentar”.

3.8 - FORMAS DE TRATAMENTO

A forma de tratamento será por extenso quando o DA de correspondência for endereça-

do para Órgãos fora da estrutura hierárquica do MD e será de forma abreviada quando o

DA for endereçado para Órgãos dentro da estrutura do MD. Em sua elaboração deverão

ser observados os pronomes de tratamento, vocativos, endereçamentos e abreviaturas,

descritos no Anexo G, atinentes às autoridades do Ministério da Defesa e dos Poderes da

União, respectivamente.

3.8.1 - O vocativo a ser empregado nas comunicações deve ser seguido do cargo respectivo,

conforme descrito no Anexo G.

Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Vice-Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal, Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, Senhor Prefeito,

3.8.2 - No envelope o endereçamento terá a seguinte forma, de acordo com a autoridade de

destino do DA:

OSTENSIVO SGM-105


A Sua Excelência o Senhor .....(NOME)...... Ministro de Estado da Justiça Esplanada dos Ministérios - Bloco T 70064-900 - Brasília - DF A Sua Excelência o Senhor Senador (NOME) Senado Federal 70165-900 – Brasília - DF A Sua Excelência o Senhor ......(NOME)..... Juiz de Direito da 10ª Vara Cível Rua ABC, nº 123, 01010-900 - São Paulo – SP Ao Senhor .....(NOME)...... Chefe de Gabinete do Ministro da Defesa Esplanada dos Ministérios - Bloco Q 70049-900 - Brasília - DF

3.8.3 - Fica dispensado o emprego do superlativo Ilustríssimo, Ilmo, para as autoridades que

recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. Salienta-se que Doutor

não é forma de tratamento e sim título acadêmico. Seu uso indiscriminado deve ser

evitado. Seu emprego deve ater-se apenas a comunicações dirigidas a pessoas que te-

nham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado.

3.8.4 - A forma Vossa Magnificência é empregada, por força da tradição, em comunicações

dirigidas a Reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo:

Magnífico Reitor,

(...)

3.8.5 - Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica,

são:

a) Vossa Santidade - em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo corresponden-

te é:

Santíssimo Padre,

(...)

b) Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima - em comunicações aos

Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:

OSTENSIVO SGM-105


Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou

Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,

(...)

c) Vossa Excelência Reverendíssima - é usado em comunicações dirigidas a Arce-

bispos e Bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima pa-

ra Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos. Vossa Reverência é empregado

para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.

3.9 - QUALIFICATIVOS

O texto de alguns documentos empregará, quando cabível, expressões qualificativas per-

tinentes às autoridades ou Órgãos que a elas fazem jus.

Exemplos: “..., junto ao Colendo Tribunal Regional Eleitoral ...” “..., haver o Egrégio Tribunal de Justiça ...”

3.10 - REGRAS GERAIS DE TRATAMENTO

As seguintes regras gerais serão observadas nos textos dos DA.

3.10.1 - Referências a autoridades

Nas referências a autoridades, empregam-se os títulos dos cargos sem qualquer

forma de tratamento.

Exemplos:

“... por determinação do Presidente da República ...” “... por determinação do Chefe do Estado-Maior da Armada ...” “... por determinação do Comandante de Operações Navais ...” “... por delegação do Secretário-Geral da Marinha ...” “... incumbiu-me o Comandante da Marinha ...”

3.10.2 - Empregos de possessivos

Embora correto, será evitado, na forma cerimoniosa de Excelência, o emprego de

possessivos “seu” e “sua” e das variações pronominais “o” e “lhe”.

É preferível usar as formas dos exemplos a seguir:

“Tenho a honra de remeter para exame de V. Exa. ...” “... conforme é do conhecimento de Vossa Excelência ...”

3.10.3 - Representante diplomático

O título de representante diplomático deve seguir-se ao nome da pessoa.

Exemplo:

“O Excelentíssimo Senhor ........(NOME)..........., Embaixador do ...”

OSTENSIVO SGM-105


3.10.4 - Convites de qualquer natureza

Nos convites, o tratamento a empregar será, conforme couber, “V. Exa.” ou “V. Sa.”.

3.11 - ESCRITURAÇÃO DO NÚMERO ÚNICO DE PROTOCOLO/PROCESSO

(NUP)

As regras a seguir serão obedecidas nos seguintes DA para numeração do NUP: Of,

OfExt, Desp, Port, OD, Circ, Memo, DD, OS, CPPJ e IN.

3.11.1 - Abrangência:

a) A todos os Processos, deverá ser atribuído um NUP, conforme inciso 36.3.2; e

b) As Organizações Militares (OM) da MB, aqui definidas como Unidades Proto-

colizadoras (UP), ao produzirem os DA descritos no art. 3.11, deverão atribuir

um NUP antes da sua expedição, em substituição ao antigo número de Protoco-

lo.

c) Quando a UP receber um DA, deverá conservar o NUP atribuído pela UP de

origem, que poderá ser uma OM ou outro Órgão Público. Caso o documento

não possua o NUP, por não pertencer aqueles descritos no art. 3.11, a UP rece-

bedora deverá atribuir o referido número, inserindo-o na papeleta de encami-

nhamento.

3.11.2 - Atribuição do NUP:

a) Para as OM que utilizam o SiGDEM 2.0, o sistema atribui automaticamente o

NUP; e

b) As OM que não utilizam o referido sistema, deverão baixar o programa execu-

tável, gerador de dígito verificador para NUP “GeraDV(NUP)”, na página da

DAdM na Intranet (www.dadm.mb), no caminho <Principal/Gestão Públi-

ca/Gerador de NUP>.

3.11.3 - Formas de escrituração do NUP:

a) Nos DA expedidos, tanto em suporte físico quanto em suporte digital, o NUP se-

rá escriturado no rodapé de todas as páginas (caso o documento possua mais de

uma página), com alinhamento à direita, fonte Times New Roman tamanho “12”,

abaixo da numeração de páginas.

Os Anexos, Apêndices ou Adendos de documentos não levam marcação de

NUP.

Quando tratar-se de Ofício Externo, o NUP será disposto acima da identificação

do Departamento/Divisão, conforme preconizado no inciso 17.2.9; e

OSTENSIVO SGM-105


b) No caso de Processos, o NUP deverá ser escriturado na respectiva capa, con-

forme previsto no inciso 36.3.6.

3.12 - EMPREGO DE SIGLAS E ABREVIATURAS

O uso desses recursos obedecerá ao que estiver estabelecido em publicações específi-

cas. Em DA externo endereçados a organizações integrantes do Ministério da Defesa,

observar o disposto na publicação MD33-M-02 - MANUAL DE ABREVIATURAS,

SIGLAS, SÍMBOLOS E CONVENÇÕES CARTOGRÁFICAS DAS FORÇAS AR-

MADAS.

3.12.1 - Limitação de uso

Não deverão ser utilizadas siglas e abreviaturas que não sejam bem conhecidas pelo

destinatário. Especial cuidado deve ser observado quanto ao emprego de siglas em

DA de âmbito externo que, embora bem divulgadas na MB, sejam desconhecidas

da autoridade destinatária.

3.12.2 - Regras gerais

a) As siglas não sofrem flexão de gênero, número e grau.

b) A abreviatura empregada pela primeira vez no texto será precedida de seu signi-

ficado escrito por extenso.

Exemplo:

Ministério da Fazenda (MF)

Nos DA de âmbito interno, esta regra não será obrigatória para as siglas e abre-

viaturas de uso comum e de conhecimento geral na MB.

c) As abreviaturas e siglas militares serão empregadas somente nos documentos

trocados entre autoridades militares.

3.13 - MENÇÃO A PESSOAL

A menção a pessoal no texto obedecerá às regras apresentadas a seguir. A expressão

(NOME) indica que todas as letras do nome serão escritas com letras maiúsculas.

3.13.1 - Oficiais

Serão citados pelo posto e corpo (ou quadro) seguidos do nome, exceto a abreviatu-

ra do Corpo da Armada (CA), conforme os exemplos abaixo:

“... o V Alte (IM) (NOME) ...” “... o C Alte (IM) (NOME) ... “ “... o CMG (NOME) ...”

“... o CC (EN) (NOME) ...” “... a 1ºTen (T) (NOME) ...” “... o 2ºTen (QC-IM) (NOME) ...”

OSTENSIVO SGM-105


Quando se tratar de assunto pecuniário, após o corpo (ou quadro), deverá ser

incluído o Número de Identificação de Pessoal (NIP).

3.13.2 - Praças

Diferentemente dos oficiais, antes do nome da praça, em sua primeira menção, de-

vem ser obrigatoriamente apostos sua graduação, especialidade e NIP, conforme os

exemplos a seguir:

“... o 1ºSG-ES (NIP) (NOME) ...” “... o 2ºSG-FN-IF (NIP) (NOME) ...”

Quando a Praça possuir subespecialização, esse dado será inserido, quando necessá-

rio, imediatamente após sua especialidade, conforme os exemplos a seguir:

“... SO-HN-ME (NIP) (NOME) ...” “... 1ºSG-OS-SB (NIP) (NOME) ...”

3.13.3 - Pessoal civil

Antes do nome do servidor, serão colocados sua categoria funcional e NIP, confor-

me consta dos exemplos a seguir:

“... a Técnica de Finanças e Controle (NIP) (NOME) ...” “... o Agente Administrativo (NIP) (NOME) ...” “....o Assistente Jurídico (NIP) (NOME) ...”

3.13.4 - Militares da reserva remunerada e reformados

Após o Posto ou a Graduação, deverá ser indicada a classe da reserva a que perten-

cem, (RM1) para os Militares da Reserva Remunerada e Refº para os Reformados,

seguido do quadro/especialidade, conforme os seguintes exemplos:

“... o Alte Esq (RM1) ...” “... o 1ºTen (RM1-QC-IM) ...” “... o CMG (Refº-IM) ...” “... o SO-RM1-ES ...” “... o CC (RM1-Md) ...” “... o 3ºSG-Refº-FN-VN ...” “... a CT (Refº-T) ...” “.. a CB-Refº-EF ...”

3.13.5 - Militares da reserva não-remunerada

Após o Posto ou a Graduação, deve ser indicado a classe da reserva a que perten-

cem (RM2, RM3 ou RM4) seguido do quadro/especialidade, conforme os seguintes

exemplos:

“... o CC (RM2) ...” “... a 1ºTen (RM4-CD) ...” “... o 2ºTen (RM2-QC-IM) ...” “... o CT (RM3-T)...” “... a CB-RM4-AD ...”

OSTENSIVO SGM-105


3.14 - DATAS, HORAS E NÚMEROS

As regras a seguir serão obedecidas no texto dos documentos:

3.14.1 - Datas

As datas devem ser escritas por extenso, sem que o algarismo indicativo do dia do

mês seja precedido de zero (exemplo: 2 de maio de 1998 e não 02 de maio de 1998).

O primeiro dia do mês será indicado pelo algarismo 1 seguido do símbolo de núme-

ro ordinal, por exemplo, 1º de março de 2000.

A indicação do ano não deve conter ponto entre a casa do milhar e a da centena.

Somente nos documentos internos, as datas de uso corrente serão grafadas com nove

caracteres, sob o formato DDMMMAAAA, onde:

DD - dia, sempre com dois algarismos; MMM - três primeiras letras do mês, em maiúsculas; e AAAA - ano, sempre com quatro algarismos.

Exemplo: 02JAN2012 (não há espaço entre os três componentes)

O formato simplificado de datas com a utilização de “barras” (DD/MM/AAAA),

onde MM são os dígitos numéricos correspondentes ao mês, somente deverá ser uti-

lizado na indicação de páginas em continuação de Ofício Externo. Nestes casos, os

dias e meses deverão possuir sempre dois algarismos, sendo incluído, quando neces-

sário, o zero à esquerda. Exemplo: 07/02/2012

3.14.2 - Horas As horas serão grafadas conforme exemplos a seguir: Exemplos: 12h 1h30O(*) começa às 13 horas É uma hora e trinta minutos 7h15 12h00P(*) abre das 11 às 15 horas já são dez para a uma 11h30 15h50Z(*) todos os dias às 18h 2h30min20s é uma hora 11h15min52s são duas horas (*) – Quando especificar a hora em determinado fuso

3.14.3 - Data-hora

Será grafada com dezesseis caracteres, sob o formato DDHHHHF/MMM/AAAA,

onde:

DD - dia, sempre com dois algarismos; HHHH - horas e minutos, sempre com quatro algarismos; F - letra maiúscula indicativa do fuso horário; MMM - três letras do mês, em maiúsculas e entre barras; e AAAA - ano, sempre com quatro algarismos. Exemplo: 011212P/MAI/2012

OSTENSIVO SGM-105


3.14.4 - Números

a) Os números devem ser escritos por extenso quando constituírem uma única pala-

vra (“quinze”, “trezentos”, “mil” etc.). Quando constituírem mais de uma palavra,

deverão ser grafados em algarismos (“25”, “141” etc.).

Os numerais que indiquem porcentagem seguem a mesma regra sendo seguidos

da expressão “por cento” (“quinze por cento”, “142%” etc.).

Quando o número ou o percentual for usado como referência deverá ser grafado

por extenso, exceto nas referências a datas, números de atos normativos e casos

em que houver prejuízo para a compreensão do texto.

Não se usará indicação em algarismos, acompanhada da sua grafia por extenso,

como por exemplo: 25% (vinte e cinco por cento).

Na leitura de numerais cardinais, deve-se colocar a conjunção e entre as centenas

e dezenas, assim como entre as dezenas e a unidade, como por exemplo:

5.058.624 (cinco milhões cinquenta e oito mil seiscentos e vinte e quatro).

b) Os valores monetários devem ser expressos em algarismos arábicos, seguidos de

sua indicação por extenso entre parênteses: R$ 100,00 (cem reais). Se o valor a ser

mencionado estiver localizado no final de uma linha, não deve ser separado: o ci-

frão deve sempre permanecer junto ao numeral.

c) Os DA que recebem número de ordem deverão ser escriturados usando algarismos

sem espaço ou ponto entre eles, não devendo ser complementados com zeros à es-

querda dos números significativos.

d) A legislação extra-MB, tais como Leis, Decretos, que usem mais de três algaris-

mos, deverá ser escriturada usando ponto para separar o milhar.

Exemplos: Dec nº 75.657/1975 Lei nº 4.320/1964

e) Ao citar no texto “artigo anterior”, “artigo seguinte” ou similares, a grafia é por

extenso. Quando for citar o número do artigo, a grafia é abreviada seguida do al-

garismo arábico correspondente e do símbolo de número ordinal “º” até o nono ar-

tigo, inclusive (art. 1º, art. 9º). A partir do de número 10, sem o símbolo de núme-

ro ordinal (art. 10, art. 15).

f) Os números indicando páginas de documentos serão escritos sempre com algaris-

mos arábicos, salvo para anexos, apêndices e adendos que devem obedecer ao

disposto no art. 3.21.

OSTENSIVO SGM-105


g) Para designar parágrafo, empregar o símbolo “§”, seguido do algarismo ordinal

até o 9º e do cardinal a partir do 10 (§ 3º, § 10). Quando houver apenas um

parágrafo, a designação deve ser por extenso, iniciado em minúscula (parágrafo

único).

3.15 - FECHO DE CORTESIA

O Fecho de Cortesia será digitado conforme exemplos contidos nos capítulos que tra-

tam dos documentos que devam usá-lo, empregando-se as seguintes expressões:

3.15.1 - “Respeitosamente,”

Para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República.

3.15.2 - “Atenciosamente,”

Para autoridades de uma mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.

3.16 - ASSINATURA

Todo documento só existe após ter sido assinado pelo titular da OM ou por autoridade

por ele delegada, inclusive as cópias cegas. Os tipos ou modalidades de assinaturas

previstas são:

- Interinamente;

- No impedimento; e

- Por delegação de competência (Por ordem:).

Os capítulos que tratam das várias espécies de documentos apresentam exemplos que

bem evidenciam como devem ser suas assinaturas.

3.16.1 - Documento assinado interinamente

Quando uma autoridade estiver no exercício de cargo ou função em caráter interino,

os documentos por ela assinados terão, logo após a denominação oficial do cargo, a

palavra “Interino”.

Exemplo:

(NOME) Capitão-de-Mar-e-Guerra

Diretor-Interino

3.16.2 - Assinatura “Por delegação de competência”

a) Compete ao Titular da OM decidir sobre a necessidade de delegar competência a

subordinados, para assinar documentos “Por ordem:”.

O documento de delegação definirá as espécies de DA que poderão ser assinadas

nesta modalidade e estabelecerá as restrições julgadas convenientes.

OSTENSIVO SGM-105


b) Qualquer DA assinado “Por delegação de competência:” produzirá o mesmo

efeito daquele assinado pela autoridade delegante.

c) A redação do texto empregará linguagem compatível com a posição hierárquica

de quem está assinando, em relação à autoridade destinatária.

I) Nos documentos de âmbito interno, a assinatura será precedida do termo “Por

ordem:”, digitada ou carimbada logo abaixo do texto, no mesmo alinhamento

do parágrafo, conforme exemplo a seguir:

“3. Em consequência, solicito a V. Sa. ........................... ↕ 2

Por ordem: ↑ 4 ↓

(NOME) Capitão-de-Fragata

Chefe do Departamento de Administração”

II) Nos documentos de âmbito externo, não será usado o termo “Por ordem:”,

que será substituído pelo “Incumbiu-me”, a ser inserido no início do texto,

apondo somente o nome/posto/cargo de quem assina, conforme exemplo a

seguir:

“Incumbiu-me o Secretário-Geral da Marinha de solicitar a Vossa Senhoria......................................................................................................

Atenciosamente, ↑ 4 ↓



OBS: Para aqueles documentos destinados a autoridade de maior precedência

o termo “Incumbiu-me” será substituído pelo “Na ausência”, conforme

exemplo a seguir:

“Na ausência do Secretário-Geral da Marinha participo a Vossa Ex-celência......................................................................................................

Respeitosamente, ↑ 4 ↓



OSTENSIVO SGM-105


d) A assinatura “Por delegação de competência” não será usada quando:

I) tratar de comunicação sobre a aplicação de pena disciplinar, salvo se imposta

pelo signatário, por delegação;

II) envolver apreciação sobre atos ou trabalhos de competência da autoridade de

escalão mais elevado;

III) implicar decisão sobre assunto que venha firmar doutrina;

IV) estiver redigido em termos imperativos ou que exprimam ordem ou determi-

nação, se for dirigido a autoridade hierarquicamente superior a quem assina

“Por ordem:”; e

V) for encaminhado ao CM, ao CEMA, aos demais Alte Esq ou à autoridade su-

perior na cadeia de comando, exceto para DA que tratem de assuntos de rotina.

3.16.3 - Assinatura no impedimento

Na ausência, prevista ou imprevista, da autoridade incumbida da assinatura, todo

documento que não possa aguardar o regresso dessa autoridade será assinado por

seu substituto legal, desde que não existam restrições administrativas, devendo ser

observadas as regras a seguir:

a) a linguagem do texto será compatível com a posição hierárquica de quem está

assinando, em relação a quem ele é dirigido.

I) Nos documentos de âmbito interno, a assinatura será precedida do termo “No

impedimento de:”, admitindo-se nos casos imprescindíveis, abreviá-lo para

“No impto. de:”, no mesmo alinhamento do nome e do parágrafo, digitada ou

carimbada logo abaixo do texto, conforme exemplo a seguir:

“3. Em consequência, solicito a V. Sa. ....................................................... ................................................................................................................... .

↑ 4 ↓

No impedimento de: (NOME) Capitão-de-Mar-e-Guerra

Diretor (NOME)

Capitão-de-Fragata Vice-Diretor”

II) Nos documentos de âmbito externo não será usado o termo “No impedimento

de:” que será substituído pelo “Incumbiu-me” a ser inserido no início do tex-

to, apondo somente o nome/posto/cargo de quem assina, conforme exemplo a

seguir:

OSTENSIVO SGM-105


“Incumbiu-me o Diretor de Finanças da Marinha de participar a Vossa Senhoria...........................................................

Atenciosamente, ↑ 4 ↓


Vice-Diretor”

OBS: Para aqueles documentos destinados a autoridade de maior precedência o

termo “Incumbiu-me” será substituído pelo “Na ausência”, conforme exemplo

a seguir:

“Na ausência do Diretor de Finanças da Marinha participo a Vossa Excelência.......................................................................................................

Respeitosamente, ↑ 4 ↓



b) a assinatura no impedimento pode ser utilizada em documento que trate de ato,

decisão, apreciação ou aplicação de medidas da alçada da autoridade incumbida

da assinatura, desde que, considerando o tempo que essa autoridade irá perma-

necer ausente, a conveniência do serviço assim exigir;

c) compete ao Titular da OM estabelecer, através de OI ou Portaria, as situações em

que não será utilizada assinatura no impedimento, fixando claramente os casos

em que será aguardado o regresso da autoridade responsável;

d) para assinatura no impedimento serão obedecidas as substituições eventuais pre-

vistas na Organização da OM; e

e) no âmbito interno em caso da assinatura no impedimento ocorrer na ausência da

autoridade que assina “Por ordem:”, a escrituração dos documentos ocorrerá

conforme o exemplo a seguir:

“3. Em consequência, solicito a V. Sa....................................................... ↓2

Por ordem: ↑ 4 ↓

No impedimento de: (NOME) Capitão-de-Mar-e-Guerra

Vice-Diretor (NOME)

Capitão-de-Fragata Chefe do Departamento de Administração”

OSTENSIVO SGM-105


3.16.4 - Assinatura “Pelo:”

Os anexos de documentos, assinados pelos elementos organizacionais, poderão ser

assinados pelo “mais antigo” presente no setor quando o “mais moderno”, encarre-

gado do assunto, estiver ausente, devendo ser utilizada a palavra “Pelo:”

Exemplo: Anexo A (2), do Of nº 2/2012, da DAdM ao CCIMAR.

ORDEM NIP NOME

Pelo: (NOME) Segundo-Tenente (AA)

Enc. da Divisão de Pessoal (NOME)

Capitão-Tenente (T) Enc. da Divisão de Apoio Administrativo

3.16.5 - Regras Gerais

Para documentos que necessitem de mais de uma assinatura (Pareceres, Relatórios,

Atas, entre outros) a disposição será do mais antigo para o mais moderno, da es-

querda para a direita e de cima para baixo.

Exemplo: NOME

Capitão-de-Mar-e-Guerra (IM) Diretor

NOME Capitão-de-Fragata (IM)

Vice-Diretor

NOME Capitão-de-Corveta (IM)

Chefe do Departamento de Administração

NOME Capitão-Tenente

Encarregado da Divisão de Psicologia

3.17 - RUBRICA

A rubrica da autoridade responsável pela assinatura será usada nos casos a seguir:

Nas páginas - Quando possuir mais de uma página, a autoridade rubricará todas as pá-

ginas que antecedem aquela onde colocará sua assinatura, na parte superior direita de

cada página, acima da primeira linha do texto, não sendo necessário escriturar data,

nome, posto ou cargo; e

Nas cópias - A rubrica poderá, também, ser colocada nas cópias, no lugar destinado à

assinatura.

3.18 - CÓPIAS AUTENTICADAS

Será permitido o uso de cópias autenticadas, visando desobrigar as autoridades de assi-

nar ou rubricar todas as cópias dos documentos que expedem.

OSTENSIVO SGM-105


Entende-se por cópia autenticada aquela que não foi assinada ou rubricada pela autori-

dade expedidora, porém foi legitimada por pessoa autorizada a fazê-lo.


Serão obedecidas as seguintes regras gerais:

a) poderão usar Cópias Autenticadas:

I) os Almirantes; e

II) os Titulares de OM que, comprovadamente, expedem elevada quantidade de

documentos;

b) as Cópias Autenticadas conterão, opcionalmente, no local destinado à assinatura,

um carimbo (chancela reproduzindo a assinatura da autoridade);

c) toda cópia autenticada será legitimada por pessoa autorizada que – abaixo da as-

sinatura, em seguida à expressão “Autenticado por:” – aporá sua rubrica sobre o

nome, posto/categoria funcional e função, digitados ou sob a forma de carimbo.

Exemplos:

I) Autenticado por: (NOME)

Capitão-de-Corveta Assistente

II) Autenticado por:

(NOME) Agente Administrativo

Encarregado da Secretaria d) as demais páginas, se existirem, serão rubricadas pelo responsável pela autenti-

cação, na mesma posição em que, no original, o seriam pela autoridade que assi-

na o documento;

e) a cópia endereçada à OM cujo titular seja mais moderno poderá, a critério da au-

toridade expedidora, ser autenticada por pessoa autorizada a fazê-lo, devendo ser

cumprido procedimento já fixado anteriormente;

f) as cópias reprográficas dos documentos efetivamente assinados podem substituir

cópias autenticadas. Neste caso, todas as páginas serão rubricadas por pessoa au-

torizada, sobre o nome, posto e função, digitados ou sob a forma de carimbo.

Exemplo: É Cópia fiel do documento original

......(NOME)...... Capitão-de-Corveta

Encarregado da Divisão de Expedientes

OSTENSIVO SGM-105


g) não necessitarão autenticação as cópias de IN, INST, NORM, Port, Circ, OD,

OS, e as cópias de DA que não se enquadram no inciso 3.18.2.

3.18.2 - Uso vedado de cópias autenticadas

As cópias dos DA a seguir deverão ser assinadas e rubricadas de próprio punho pela

autoridade expedidora: que compõem processos judiciais; que divulguem concessão

de benefícios, passíveis de serem utilizados em Processos de Prestação de Contas; e

que não tratem de assuntos de rotina, encaminhados, em meio físico, ao CM, ao

CEMA, aos demais Alte Esq ou à autoridade superior na cadeia de comando.

3.19 - RECONHECIMENTO DE FIRMA

De acordo com a legislação mencionada no Anexo A, é dispensada a exigência de re-

conhecimento de firma em qualquer documento apresentado para fazer prova perante

repartições públicas federais.

3.20 - PAGINAÇÃO

As páginas de um documento serão numeradas sucessivamente, desde a primeira até a

última, sempre na mesma posição, excetuados Av, OfExt, Carta, Memo e EM, que te-

rão suas páginas numeradas a partir da segunda.

3.20.1 - Regras de digitação

A numeração de página será digitada entre dois traços de união, dentro da margem

inferior, guardando a distância de dois espaços verticais acima da borda inferior da

página, centralizado na folha.



a) os documentos que tenham apenas uma página não recebem numeração;

b) a última página de documento com mais de uma folha, mesmo quando contiver

assinatura, será sempre numerada; e

c) os documentos sigilosos (internos/externos) terão suas páginas numeradas segui-

damente, devendo cada uma conter, também, a indicação do total de páginas que

compõem o documento.

Exemplos: - 1 de 20 -, - 2 de 20 -, ..., - 20 de 20 -; aceitando-se, também, o formato

- 1/20 -, - 2/20 -, ..., - 20/20 -.

3.21 - ELABORAÇÃO DE ANEXOS, APÊNDICES E ADENDOS

Os anexos poderão ser desdobrados, quando estritamente necessário, em apêndices, e

estes em adendos.

OSTENSIVO SGM-105


Os anexos, apêndices e adendos de um documento serão, normalmente, constituídos de

formulários, relações, mapas, desenhos, modelos e mesmo cópias de outros documen-

tos.

Receberão, conforme o caso, a palavra “Anexo”, “Apêndice” ou “Adendo” digitada,

manuscrita ou carimbada, na parte superior direita da primeira página (somente com a

primeira letra maiúscula), seguidas de letra identificadora (quando for o caso), do nú-

mero de páginas que se compõem (se mais de um). Nas demais páginas, a indicação da

palavra será “Continuação do Anexo”, “Continuação do Apêndice” ou “Continuação do

Adendo”, conforme alínea b, do inciso 3.21.1 e, à exceção de INST, NORM e OI, da

parte identificadora do documento, contendo abreviatura da espécie, número e sigla da

OM ou do elemento organizacional. Na parte inferior, centralizada, apenas a letra iden-

tificadora do anexo, seguida do número da página, quando houver mais de uma.

Todas as páginas dos anexos, apêndices, e adendos de INST, NORM e OI deverão ob-

servar o previsto no artigo referente à “Marcação”, nos respectivos capítulos.

Para os casos em que os anexos, apêndices e adendos forem elaborados e encaminha-

dos eletronicamente, deverá ser observado o contido nos arts. 3.2 e 20.6.

3.21.1 - Identificação

a) Os anexos, apêndices e adendos serão identificados pelas regras a seguir:

I) Anexo

Parte Superior

Anexo A (3), do Of nº 14/2012, da SGM à DAdM identifica a Organização receptora do DA

identifica a Organização expedidora do DA identifica o DA a que se refere o anexo

identifica o nº de páginas (caso haja apenas uma página é suprimido) letra identificadora do anexo (caso só haja um anexo ao DA, esta letra é suprimida)

identifica ser um anexo

Parte inferior

- A-1 - (página 1 do Anexo A);

II) Apêndice

Parte superior

Apêndice I ao Anexo A, da CI 8/2012, do DAdM-50 ao DAdM-30 identifica os elementos or-ganizacionais (expedidor/receptor)

identifica o DA a que se refere o apêndice identifica o anexo a que se refere o apêndice

algarismo romano identificador do apêndice identifica ser um apêndice

OSTENSIVO SGM-105


Parte inferior

- A-I-2 - (página 2 do Apêndice I ao Anexo A);

III) Adendo

Parte superior

Adendo A do Apêndice I ao Anexo A, da Port nº 1/2012, do GCM

identifica a Organiza-ção expedidora do DA

identifica o DA a que se refere o adendo

identifica o anexo a que se refere o adendo identifica o apêndice a que se refere o adendo

letra identificadora do adendo identifica ser um adendo

Parte inferior

- A-I-A-4 - (página 4 do Adendo A do Apêndice I ao Anexo A); e

b) Os anexos, apêndices e adendos de documentos, que se estenderem por mais de

uma página, deverão indicar a continuação da página 2 em diante, usando a

expressão “MARINHA DO BRASIL”, impressa em preto e negrito no canto

superior esquerdo da folha, no tamanho da fonte “8”, conforme exemplos a

seguir:

I) Anexo MARINHA DO BRASIL (Continuação do Anexo B (3), da Port nº 55/2012, da DGPM........................) ---------------------------------------------------------------------------------------------- MARINHA DO BRASIL (Continuação do Anexo A (3), do OfExt/Carta nº 55/2012, da DGPM ao Mi-nistério do Planejamento, Orçamento e Gestão..................................................) ----------------------------------------------------------------------------------------------- MARINHA DO BRASIL (Continuação do Anexo A (3), da Circ/Memo/OD/OS/Par nº 55/2013 da DGPM.) ----------------------------------------------------------------------------------------------- MARINHA DO BRASIL (Continuação do Anexo A (3), do Of nº 2/2012, da DAdM à SGM...............) ----------------------------------------------------------------------------------------------- MARINHA DO BRASIL (Continuação do Anexo B (2), da CP/CI nº __/___, do(a) _______ a(o) ______ ----------------------------------------------------------------------------------------------- MARINHA DO BRASIL (Continuação do Anexo D (3), do 2º Desp nº 120/2012, da SGM, em continua-ção ao Of nº 101/2012, do ComemCh à DAdM via SGM...............................)

OSTENSIVO SGM-105


II) Apêndice MARINHA DO BRASIL (Continuação do Apêndice I ao Anexo A, do Of nº 2/2012, da DAdM à SGM....................................................................................................................) -----------------------------------------------------------------------------------------------

III) Adendo MARINHA DO BRASIL (Continuação do Adendo A do Apêndice I ao Anexo A, do Of nº 2/2012, da DAdM à SGM.....................................................................................................) -----------------------------------------------------------------------------------------------

c) os anexos, apêndices e adendos serão citados no texto mencionando-se apenas

sua identificação (sem parênteses), observando a alínea b do inciso 3.3.11.

Exemplos:

“...como se conclui do Anexo B, ...” “...como consta do Apêndice B-I...” “...de acordo com o Adendo B-I-A...”.

3.21.2 - Relação de apêndices e adendos

Todo anexo composto de apêndices e adendos relacionará, na primeira página, seus

elementos componentes.

Exemplo: Anexo C (8), do Of nº 27/2012, da DPC ao CCIMAR.

MARINHA DO BRASIL

DIRETORIA DE PORTOS E COSTAS INSTRUÇÕES PARA O COFAMAR

Apêndices: I) modelo de Relatório; e II) Mapa de Acompanhamento de Intercâmbio.

3.21.3 - Assinatura de anexos, apêndices e adendos

Os anexos, apêndices e adendos de documentos normativos serão obrigatoriamente

assinados ou rubricados pelo Titular da OM. Os anexos, apêndices e adendos dos

documentos de correspondência ou documentos declaratórios poderão ser assinados

ou rubricados pelos elementos organizacionais responsáveis por sua elaboração.

3.21.4 - Anexo não apenso ao documento

Quando um anexo, por seu peso ou tamanho, não puder tramitar apenso ao docu-

mento a que pertence, será devidamente acondicionado e receberá uma etiqueta

com a identificação completa do documento de que faz parte. O mesmo procedi-

mento deve ser adotado para apêndice ou adendo.

OSTENSIVO SGM-105


Exemplos:

Anexo do Of nº 23/2013 - DAdM/SGM Anexos A a F do Of nº 27/2012 - DAdM/DFM

3.21.5 - Grau de sigilo

O grau de sigilo de um anexo será igual ou superior àquele atribuído ao seu apêndi-

ce ou adendo de maior grau de sigilo.

3.22 - DIVULGAÇÃO DE DOCUMENTOS

A divulgação de um documento será realizada mediante uma das formas previstas a se-

guir, sendo apresentada na última folha do documento, após a assinatura.

3.22.1 - Cópias

Usada nos documentos cujo destinatário está definido no Cabeçalho (normalmente

aqueles que contêm “Ao:”).

3.22.2 - Distribuição

Usada nos demais documentos como, por exemplo, Circulares, Ordens de Serviço,

Instruções Permanentes e Portarias, onde não há destinatário definido no Cabeça-

lho.

3.23 - QUANTIDADE DE EXEMPLARES

Quando a quantidade de cópias a encaminhar às OM relacionadas na indicação “Có-

pias:” e “Distribuição:” for igual a um, não será escriturada a quantidade.

3.23.1 - Escrituração

Quando houver real necessidade de encaminhar mais de uma cópia, essa quantidade

será escriturada.

Exemplo: Cópias: DAbM c/anexo DFM s/anexo Arq 2, sendo 1 s/anexo

3.23.2 - Destinação específica

As cópias de documentos enviadas à DAdM, DPMM e DPCvM para publicação em

Boletim da Marinha do Brasil (Bol MB) deverão, explicitamente, indicar essa fina-

lidade, sem o que não serão publicados.

Exemplo: Cópias: DAbM s/anexo DAdM c/anexo (Bol MB) DFM c/anexo

OSTENSIVO SGM-105


Conforme exemplo anterior, caso esses documentos sejam, além da destinação

específica, do interesse dessas OM, relacionar obrigatoriamente, no mínimo, dois

exemplares.

Exemplo: Cópias: DCTIM s/anexo DAdM 2 c/anexo sendo 1 (Bol MB)

Não há mais o envio de documentos à DPHDM para controle de documentação e

arquivamento (Arq MB).

3.24 - INDICAÇÃO DE “Cópias:”


Abaixo da palavra “Cópias:”, serão relacionadas todas as cópias que foram extraí-

das do documento, usando sempre siglas constantes de publicação oficial, incluin-

do, ao final, aquelas que ficarão na OM expedidora.

As OM citadas – exceto aquela que expediu o documento, pois estará obrigatoria-

mente ao final da lista – aparecerão em ordem de antiguidade de seus Titulares,

admitindo-se, nos casos de autoridades de igual posto, relacioná-las em ordem alfa-

bética de siglas.

Exemplo: Cópias: EMA c/Anexos A e J SGM 2 s/anexos DAbM s/Anexo B DAdM s/anexos DFM c/anexos Arq 2, sendo 1 s/anexos

Quando for verificado um elevado número de OM na indicação de cópias, os ende-

reçados poderão ser dispostos conforme os exemplos abaixo.

Exemplo 1: Cópias: EMA, SGM, DGMM, Com1º DN, Com8º DN, Com6º DN, DAbM, DFM, DCTIM e Arquivo (2)

Exemplo 2: Cópias: EMA c/anexo, SGM s/anexo, DGMM c/Anexo A e DAbM c/Anexo B

Observações:

- quando todos os anexos acompanharem a cópia, será usada a expressão

“c/anexos”;

- quando nenhum dos anexos acompanhar a cópia, será usada a expressão

“s/anexos”; e

OSTENSIVO SGM-105


- quando a cópia contiver alguns dos anexos, será usada a expressão “c/Anexos (ci-

tar quais)” ou, se ficar mais simples, “s/Anexos (citar quais)”.

3.24.2 - Regras gerais:

a) quando se tratar de expediente “Via”, as cópias destinadas às autoridades inter-

mediárias constarão da relação de cópias, acompanharão o documento original e

serão desanexadas ao tramitarem pelas OM “Via:”.

No caso de DA digital, essa situação está prevista no Capítulo 20;

b) embora a cópia permita desencadear medidas administrativas, ela não é docu-

mento hábil para provocar qualquer ação e, por isso, não será distribuída com es-

se fim;

c) as cópias serão distribuídas apenas às OM com efetivo interesse no assunto, sen-

do vedado o encaminhamento supérfluo;

d) quando a “Referência:” relacionar documento que a OM destinatária do original

ou das cópias não possua, proceder como abaixo:

I) não o declarar no “Anexo:”;

II) listar, excepcionalmente, as autoridades “Aos:”, isto é, as OM de Destino, na

indicação “Cópias:”, a fim de registrar a remessa desse documento; e

III) enviá-los às OM que o necessitarem, registrando-os na indicação “Cópias:”,

conforme o exemplo a seguir:

Exemplo:

Ao: Exmo. Sr. Diretor de Finanças da Marinha

Cópias: DAdM s/anexos DEnsM c/cópia da referência b DFM c/cópia do Of nº 391/2012 - SGM/DAdM (origem/destinatário) DPHDM c/cópia do Of nº 391/2012 - SGM/DAdM (idem) Arquivo s/anexos

Para o envio de exemplares da referência, conforme o modelo contido neste

exemplo, poderá ser adotada uma das formas apresentadas (“c/cópia da refe-

rência b” ou “c/cópia do Of nº 391/2012 - SGM/DAdM”). Ainda no exemplo,

a DFM aparece na indicação “Ao:”, bem como recebe cópia do ofício, de

acordo com a subalínea II; e

OSTENSIVO SGM-105


e) não é permitida a remessa de cópias de documentos aos escalões superiores, so-

bre assuntos ainda em fase de estudo, salvo se houver prévia autorização ou de-

terminação superior.

3.25 - INDICAÇÃO DE “Distribuição:”

A indicação “Distribuição:” será utilizada para os documentos de emissão repetitiva ou

em série, que divulguem assunto para conhecimento de várias OM.


a) Abaixo da palavra “Distribuição:”, serão mencionadas as Listas de Distribuição

definidas em publicação própria ou serão relacionadas as siglas das OM destina-

tárias, em ordem alfabética bem como os Elementos Organizacionais, não utili-

zando a expressão “Internas”, conforme exemplos abaixo.

Exemplos:

Distribuição: Lista: 1 DAdM-10

Distribuição: Lista: 82 DAdM-10 e DAdM-20

Distribuição: Lista: 81 DN-01 e DN-10

Distribuição: DGPM, DPMM, CM, SIPM-12 e SIPM-23

b) Se o documento estiver sendo distribuído a um pequeno número de OM ou Ele-

mentos Organizacionais, a “Distribuição:” será escriturada conforme exemplo

abaixo, caso não exija a adição de nova página.

Exemplo: Distribuição: DAdM (Bol MB) DPMM GCM DAdM-20

c) Se for distribuído a muitos destinatários, estes serão relacionados na mesma li-

nha, escriturando primeiro as Listas de Distribuição e, em seguida, em ordem al-

fabética, as siglas das OM, contendo ao lado, se for maior que um, o número de

exemplares entre parênteses.

Exemplo: Distribuição: Listas: 40 (exceto DEN), 50, 70, CIM-Rio, Com1ºDN, DAbM, DCTIM(2), DFM, SIPM-21, SIPM-22 e SIPM-23.

OSTENSIVO SGM-105




a) nos documentos divulgados por meio do Bol MB, não se publicará a “Distribui-

ção:”;

b) os documentos encaminhados por meio de “Distribuição:” serão todos conside-

rados como original;

c) documentos encaminhados para fins específicos, adotar os mesmos procedimen-

tos do inciso 3.23.2; e

d) as OM relacionadas na “Distribuição:” devem ter efetivo interesse no assunto,

evitando-se encaminhamento supérfluo.

3.26 - PÁGINAS EM CONTINUAÇÃO

Os documentos numerados, que se estenderem por mais de uma página, deverão indicar

a continuação na página 2 em diante, usando a expressão “MARINHA DO BRASIL”,

impressa em preto e negrito no canto superior esquerdo da folha, no tamanho da fonte

“8”, conforme exemplos a seguir:

- em Port: MARINHA DO BRASIL (Continuação da Port nº 55/2013, da DGPM..............................................................) --------------------------------------------------------------------------------------------------------- - em OfExt e Carta MARINHA DO BRASIL (Continuação do OfExt nº 55/2012, da DGPM............................................................) --------------------------------------------------------------------------------------------------------- - em Circ, Memo, OD, OS e Par: MARINHA DO BRASIL (Continuação da Circ nº 55/2013, da DGPM...................................................................) --------------------------------------------------------------------------------------------------------- - em Of MARINHA DO BRASIL (Continuação do Of nº 2/2012, da DAdM ao SGM.........................................................) --------------------------------------------------------------------------------------------------------- - em CP e CI: MARINHA DO BRASIL (Continuação da CI nº 2/2013, da DAdM-30 ao DAdM-20............................................) ---------------------------------------------------------------------------------------------------------

OSTENSIVO SGM-105


- em Desp:

Basta lançar o despacho que está sendo elaborado e o ofício inicial, não devendo enu-

merar despachos intermediários, se houver. MARINHA DO BRASIL

(Continuação do 2º Desp nº 120/2012, da SGM, em continuação ao Of nº 101/2012, do ComemCh à DAdM via SGM...........................................................................................) ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- As regras de indicação de páginas em continuação de DD, INST, IN e NORM estão es-

tabelecidas nos capítulos próprios ou nos respectivos Modelos e Formas Gráficas.

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 4

LISTA DE VERIFICAÇÃO ANUAL (LVA) E FOLHA

REGISTRO DE MODIFICAÇÃO (FRM)

4.1 - CONCEITUAÇÃO

Lista de Verificação Anual (LVA) consiste na relação de documentos, de um mesmo ti-

po, que se encontram em vigor.

4.2 - FINALIDADE

A LVA destina-se a divulgar os documentos em vigor expedidos por uma OM. Possui

caráter meramente informativo não lhe cabendo a finalidade de cancelar qualquer docu-

mento, mesmo que nela não tenha sido relacionado. A LVA complementa as ações pre-

vistas no Sistema de Gerenciamento de Legislação da Marinha (LEGISMAR) e perma-

necerá vigente até que a abrangência do mesmo seja ampliada para toda a MB.

Os DA novos serão incluídos nas LVA do ano seguinte.

No caso específico de LVA de Portarias, deverão ser lançados o número, o ano e o To-

mo (I, II ou III) do Boletim que publicou cada Portaria, bem como o de suas possíveis

modificações.

Exemplo:

DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DA MARINHA

LISTA DE VERIFICAÇÃO ANUAL DE 1998

PORTARIAS Nº SIGILO ASSUNTO DISTRIBUIÇÃO BOL MODIFICAÇÃO

···

87/1995 OST

··· ··· 4/1995-II Port nº 102/1995 (Bol 5/1995-II); e Port nº 352/1996 (Bol 1/1997-II)

4.3 - ELABORAÇÃO

Deverão ser elaboradas LVA pelas OM expedidoras dos seguintes documentos:

- Instrução Permanente (INST);


- Portaria (Port);


- Memorando (Memo);

OSTENSIVO SGM-105


- Parecer (Par); e

- Outros documentos não tratados nestas Normas, como por exemplo: Boletim Técnico,

Publicação, Norma Técnica, e outros documentos que possuam reflexos para outra

OM ou extra-MB com a finalidade de manter atualizado o LEGISMAR, disponibiliza-

do no sítio da DAdM.

4.4 - DISTRIBUICÃO

A divulgação das LVA dar-se-á até 31 de janeiro de cada ano.

A OM que possuir página na intranet deixará disponível as LVA em sua respectiva pá-

gina, devendo tal fato ser divulgado em BONO, não sendo necessário distribuí-las por

outros meios.

Caso a OM não possua página na intranet, esta deverá encaminhar digitalmente suas

LVA para seu Comando Imediatamente Superior, ou Comando Superior, que tenha pá-

gina na intranet, a fim de disponibilizá-la, devendo tal fato ser divulgado em BONO.

4.5 - FOLHA DE REGISTRO DE MODIFICAÇÕES (FRM)

Deve-se observar os procedimentos a seguir:

- haverá uma FRM para cada documento a ser alterado;

- a FRM será preenchida pelo responsável pela atualização da coletânea;

- as alterações serão registradas escriturando-se o número da modificação, o número do

documento que a divulgou (no caso de Port, escriturar também o número, ano e Tomo

do Bol, como na LVA), as páginas afetadas, a data de escrituração e a rubrica de quem

a inseriu; e

- A FRM será colocada antecedendo a primeira página de cada documento, onde per-

manecerá até que o mesmo seja reeditado ou cancelado.

A FRM fará parte da coletânea, até que a próxima LVA editada incorpore as suas infor-

mações.

4.6 - MODELO

Seguem-se modelos de LVA e FRM.

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO ANUAL

DIRETORIA-GERAL DO MATERIAL DA MATERIAL

LISTA DE VERIFICAÇÃO ANUAL DE 2012

MATERIALMARINST

INST SIGILO ASSUNTO DISTRIBUIÇÃO MOD.

02-01

OST

Processo de Obtenção de Meios no Setor do Material

SGM, DPMM, DAdM, CJAM, PAPEM, SIPM.

Circ nº 9/2012

20-01A

OST Normas Técnicas

Listas: 004 (exceto DOCM) e 44, DAdM eDN-10.

Circ nº 10/2012

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE FOLHA DE REGISTRO DE MODIFICAÇÕES

DIRETORIA-GERAL DO MATERIAL DA MATERIAL

FOLHA DE REGISTRO DE MODIFICAÇÕES

MILITAMARINST Nº 30-04

Nº DA MODIFICAÇÃO

EXPEDIENTE QUE DETERMINOU E

RESPECTIVA DATA

PÁGINA (S) AFETADA (S)

DATA DA INTRODUÇÃO

RUBRICA DE QUEM

A INSERIU 1

Circ 4/2012 20OUT2012 Pág. 1 e

Anexo A 06NOV2012

2 Circ 7/2013 01JAN2013 Pág. 2 e Anexo B

02JAN2013

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 5

CICLO DE PROCESSAMENTO

5.1 - CONCEITUAÇÃO

É o fluxo de um DA no âmbito interno e externo das OM. O Ciclo de Processamento do

DA divide-se nas seguintes fases: Recepção, Seleção, Distribuição Interna (Tramitação),

Estudo, Produção, Expedição e Arquivamento na OM.

Este ciclo aplica-se, também, aos demais grupos de documentos (Documentos Operati-

vos, Publicações e Documentos Especiais), respeitadas as normas específicas que tratam

de cada grupo.

5.2 - RECEPÇÃO

Compreende a conferência do DA recebido e seu registro no sistema de controle da OM

recebedora.

A conferência abrange a verificação da autenticidade e integridade do DA.

Por ocasião do registro no sistema de controle, quando o DA for físico, deverá ser ela-

borada a Papeleta de Encaminhamento (PE), na qual deverão ser mencionadas quaisquer

anormalidades observadas na conferência do DA, quando for digital deverá ser registra-

do como “OBS” no Sistema Eletrônico.

5.3 - SELEÇÃO

Compreende a identificação dos Elementos Organizacionais da OM recebedora que têm

interesse no DA recebido.

5.4 - DISTRIBUIÇÃO INTERNA (TRAMITAÇÃO)

Compreende o encaminhamento, a circulação e o controle do DA no âmbito interno da

OM recebedora.

5.5 - ESTUDO

É a fase em que o DA será conhecido e analisado.

5.6 - PRODUÇÃO

É a fase na qual um Elemento Organizacional da OM, após o estudo de uma situação ou

de um documento recebido, prepara um novo DA.

A produção do DA será, em princípio, providenciada pelo Elemento Organizacional da

OM diretamente incumbido do assunto.

O DA será submetido à apreciação das autoridades da OM, seguindo a cadeia hierárqui-

ca, conforme as normas de cada OM, até a aprovação e assinatura pela autoridade com-

petente.

OSTENSIVO SGM-105


5.6.1 - Documento tramitando por meio físico

A OM instituirá um carimbo (corre-canal), de uso interno, podendo ser digitalizado,

destinado a colher a rubrica de quem digitou e dos elementos organizacionais que

conferiram e aprovaram, no seu respectivo nível, o DA elaborado.

A cópia contendo esse carimbo com as rubricas pertinentes será arquivada na Secre-

taria da OM expedidora.

5.6.2 - Documento tramitando por meio eletrônico

O controle da aprovação do DA dar-se-á conforme o disposto no Capítulo 20.

5.7 - EXPEDIÇÃO

É a fase na qual um DA, após assinado, será remetido aos endereçados.

5.7.1 - Serviço Controlado

A expressão “Serviço Controlado” é utilizada para designar modalidades de remessa

que, mesmo envolvendo serviços extra-MB, propiciem o imprescindível grau de se-

gurança aos documentos transportados. Abrange os casos de transporte usando Men-

sageiro, Serviço Postal da Marinha, Transmissão Eletrônica e, naturalmente, outros

serviços controlados – como Mala Diplomática e Malote – que mereçam tal classifi-

cação.

5.7.2 - Expedição e embalagem de “DA” sigiloso e de informação pessoal

a) Obedecerá ao disposto na publicação EMA-414 - Normas para a Salvaguarda de

Materiais Controlados, Dados, Informações, Documentos e Materiais Sigilosos

na Marinha.

b) Na cifração dos DA deverão ser empregados os Recursos Criptológicos previstos

na publicação da DGMM – Normas para a Criptologia na Marinha (RES) e cum-

pridos os procedimentos pertinentes estabelecidos pela DCTIM.

c) O DA de Informação Pessoal deverá ter o mesmo tratamento do grau de sigilo Re-

servado.

5.7.3 - Expedição de “DA” ostensivo

Poderá ser executada mediante os seguintes meios:

a) transmissão por meio eletrônico. Caso tramite via internet, o DA ostensivo não

deverá ser cifrado; todavia, é recomendada a criteriosa verificação do seu conteú-

do, em função de possíveis comprometimentos de assuntos de interesse da MB em

face da tramitação em texto claro;

OSTENSIVO SGM-105


b) mensageiro autorizado;

c) Serviço Postal da Marinha;

d) correio, utilizando porte simples;

e) sistema de encomenda;

f) mala diplomática; e

g) malote.

5.7.4 - Uso do envelope na expedição de “DA” em formato físico

Todo DA, ao ser expedido, será colocado em envelope, exceto no caso de DA osten-

sivo distribuídos a muitos endereçados – como as Circ, OD, OS, INST e NORM, os

quais serão, sempre que possível, dobrados, ocultando o conteúdo, grampeados e en-

dereçados no verso do próprio DA.

a) “DA” Ultrassecretos ou Secretos

Serão acondicionados, obrigatoriamente, em duplo envelope, observando-se o pre-

conizado na publicação EMA-414 – Normas para a Salvaguarda de Materiais Con-

trolados, Dados, Informações, Documentos e Materiais Sigilosos na Marinha.

b) “DA” Reservados

Quando não transportados por Serviço Controlado, usarão o envelope duplo, caso

contrário, serão acondicionados em envelope simples, observando-se o preconiza-

do na publicação EMA-414 – Normas para a Salvaguarda de Materiais Controla-

dos, Dados, Informações, Documentos e Materiais Sigilosos na Marinha.

c) “DA” Informação Pessoal

Neste caso, obedecerá às mesmas regras determinadas para DA Reservado.

d) “DA” Ostensivos

Obedecerão a um dos procedimentos a seguir:

I) quando o DA for transportado por Serviço Controlado e não encaminhar valores

em cheque:

- será acondicionado em envelope simples;

- não conterá sobrescrito, para possibilitar a reutilização do envelope; e

- o envelope será fechado com grampeador, não sendo permitido usar cola.

II) quando o DA encaminhar valores em cheque ou não for transportado por Servi-

ço Controlado:

Será normalmente colado, terá sobrescrito e, quando for o caso, os valores esta-

rão obrigatoriamente declarados como anexo no documento.

OSTENSIVO SGM-105


e) Etiqueta

É permitido usar etiquetas de endereçamento nos DA de âmbito interno, centrali-

zada na parte frontal dos envelopes ou no verso dos DA que dispensam o uso de

envelopes.

Exemplo:

À OM: 67100 - SASM 1 exemplar da Circ 6/2012, da DAdM

A fim de reaproveitar envelopes, a etiqueta poderá ser colocada em cima do so-

brescrito e etiquetas anteriores.

Por convenção, deverá ser considerada a parte lisa do envelope como a frente do

mesmo.

f) Carimbo da OM

Todo envelope que contiver sobrescrito receberá o carimbo da OM expedidora no

canto superior esquerdo.

No caso de duplo envelope, ambos receberão essa marcação.

5.7.5 - Uso do sobrescrito em DA de âmbito interno

a) O DA ostensivo expedido mediante Serviço Controlado usará envelope sem so-

brescrito, grampeado, exceto o DA que contiver em anexo valores em cheque.

Neste caso, obedecerá às mesmas regras determinadas para DA Reservado, exceto

quanto ao carimbo de sigilo e duplo envelope.

Quando o DA não for transportado por Serviço Controlado, será acondicionado

em envelope simples, colado, escriturando-se, no centro da parte frontal, o nome e

o endereço completo da OM destinatária e, no verso, o nome e o endereço com-

pleto da OM remetente.

b) O DA com sigilo Reservado e de Informação Pessoal que for expedido usando

Serviço Controlado será acondicionado em envelope simples, colado,

escriturando-se, no centro da parte frontal, o nome da OM destinatária e, sob este,

os dados referentes ao DA contido. Quando julgado necessário, poderá ser

utilizada fita plástica gomada para lacrar o envelope, o qual possuirá, na frente e

no verso, o carimbo do grau de sigilo, no caso de Reservado e para Informação

Pessoal aposto horizontalmente na extremidade superior direita, à distância

aproximada de 1,0cm da borda.

Exemplo: SECRETARIA-GERAL DA MARINHA Of nº 345/2012, da DAdM, c/Anexos A e B.

OSTENSIVO SGM-105


Quando não for transportado por Serviço Controlado, este envelope será colocado

em novo envelope, que não conterá qualquer marcação que indique o grau de sigi-

lo ou de Informação Pessoal do conteúdo.

Conterá o mesmo sobrescrito do envelope interno descrito acima.

c) “DA” com sigilo Ultrassecreto ou Secreto:

I) o envelope externo não conterá qualquer marcação que indique o grau de sigilo

do conteúdo. Conterá sobrescrito elaborado sob a mesma forma já descrita, sem

qualquer carimbo de grau de sigilo;

II) o envelope interno conterá sobrescrito com os mesmos dados do externo, rece-

bendo o carimbo do grau de sigilo, conforme descrito na alínea b, e será lacrado.

Como lacre poderá ser utilizada fita plástica gomada, passada sobre as aberturas

do envelope. Estas aberturas devem estar coladas e conter o carimbo da OM,

sobreposto da rubrica do Encarregado da SECOM; e

III) o recibo destinado ao controle da expedição e custódia dos DA Ultrassecretos

ou Secretos conterá, necessariamente, indicação sobre o remetente, o destinatá-

rio e o número ou outro indicativo que identifique o DA.

5.7.6 - Uso do sobrescrito em “DA” de âmbito externo

O sobrescrito do envelope para um DA de âmbito externo conterá, na frente, a des-

crição do DA, o nome da autoridade destinatária e seu endereço completo e, no ver-

so, o nome e o endereço completo da OM expedidora, conforme exemplos a seguir:

Exemplos (frente do envelope):

Ofício nº 1200/2012, do Comandante da Marinha

A Sua Excelência o Senhor (NOME) Ministro de Estado da Saúde Esplanada dos Ministérios - Bloco "X" 70058-000 - Brasília - DF

Ofício nº 306/2012, da Diretoria de Administração da Marinha.

Ao Senhor (NOME) Secretário do Tesouro Nacional Esplanada dos Ministérios, Bloco “P”, Anexo “A” 70048-900 - Brasília - DF

Quando o DA de âmbito externo for sigiloso ou de informação pessoal, será sempre

acondicionado em envelope duplo, cuja escrituração far-se-á, no que couber, de for-

ma similar à prevista para os DA de âmbito interno.

OSTENSIVO SGM-105


5.8 - ARQUIVAMENTO NA OM

É a fase do Ciclo de Processamento na qual os DA – recebidos e expedidos – serão ar-

quivados na OM.

De acordo com o inciso 2.1.2, do anexo da Resolução nº 14/CONARQ, de 24OUT2001

(Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às

Atividades-Meio da Administração Pública), o arquivamento dos documentos, tanto os

expedidos quanto os recebidos, quer sejam ostensivos ou sigilosos, deve ser feito, preci-

puamente, pelo código de classificação, ou seja, pela ordenação dos documentos classi-

ficados sob um mesmo assunto.

5.8.1 - Documentos recebidos

Serão arquivados junto com a PE, registrando-se assim o tratamento interno dispen-

sado ao assunto, reunidos em arquivo sob o mesmo assunto, conforme descrito no

presente artigo.

5.8.2 - Documentos expedidos

Serão arquivados, sequencialmente, por espécie, dentro do ano, respeitando-se seus

respectivos Números de Ordem, reunidos em arquivo sob o mesmo assunto, confor-

me descrito no presente artigo.

Para DA que tramitar fisicamente, deverá ser arquivada, preferencialmente, a cópia

que evidencie seu trâmite interno e sua aprovação formal, ou seja, a que contiver o

carimbo “corre-canal”.

5.8.3 - Documentos Sigilosos e de Informação Pessoal

Independente de serem recebidos ou expedidos, os documentos sigilosos serão arqui-

vados separadamente dos ostensivos: os reservados em armário ou arquivo de metal

com fechadura, localizado em compartimento de acesso restrito; e os secretos e ul-

trassecretos em cofre ou estrutura que ofereça segurança equivalente ou superior, lo-

calizado em compartimento fechado e de acesso restrito. Neste caso, o documento

ultrassecretos estará acondicionado em envelope lacrado. Na impossibilidade do uso

de cofre de aço ou estrutura de segurança equivalente, os documentos ultrassecretos e

secretos deverão ser mantidos em envelope lacrado e sob guarda armada.

No caso de DA de Informação Pessoal deverá seguir os mesmos moldes do DA do

grau de sigilo reservado.

5.8.4 - Prazo de arquivamento

O prazo de arquivamento dos DA expedidos e recebidos obedecerá, no que couber,

OSTENSIVO SGM-105


ao disposto na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo,

cabendo ao redator classificar o documento na referida tabela.

5.8.5 - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD)

É o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos

por uma Organização Militar, elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos

(CONARQ). Esta tabela é elaborada a partir das atividades-meio e atividades-fim,

que são assim definidas:

a) ATIVIDADE-FIM – Expressão que designa as atividades desenvolvidas em de-

corrência da finalidade da MB e que resulta na acumulação de documentos de ca-

ráter substantivo para o seu funcionamento.

b) ATIVIDADE-MEIO – Expressão que designa as atividades que dão suporte à

consecução das atividades-fim da MB e que resulta na acumulação de documentos

de caráter instrumental e acessório.

5.8.6 - Configuração da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Ar-

quivo (TTDD)

A TTDD resulta da avaliação documental, que tem por objetivo definir prazos de

guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a

quantos dela necessitem. Sua estrutura básica contempla os conjuntos documentais

produzidos e recebidos no exercício das atividades, os prazos de guarda nas fases

corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –,

além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

5.8.7 - Diretrizes para a correta utilização da Tabela de Temporalidade e Destinação de

Documentos de Arquivo (TTDD)

a) Assunto

Nesse campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos,

hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempe-

nhadas pela instituição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da in-

formação, foram empregadas funções, atividades, espécies documentais, generi-

camente denominados assuntos, agrupados segundo um código de classificação,

cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.

b) Prazos de guarda

Referem-se ao tempo de arquivamento dos documentos nas fases corrente e in-

termediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração

OSTENSIVO SGM-105


(OM) que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente,

pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocor-

rer em relação a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser obje-

tivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; enquanto

vigora; enquanto o militar permanecer na ativa e até apuração do fato. O prazo es-

tabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é fre-

quentemente consultado, exigindo sua permanência junto às OM. A fase interme-

diária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à Adminis-

tração (OM), porém com menor frequência de uso, devendo ser transferido para a

DPHDM, onde permanecerá disponível para consulta.

c) Destinação final

Nesse campo é registrada uma das seguintes destinações para o documento: a eli-

minação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou in-

formativo); ou a guarda permanente, quando as informações contidas no docu-

mento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.

d) Observações

Nesse campo são, também, registradas as informações complementares e justifica-

tivas, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações

quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à des-

tinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais

avaliados.

5.8.8 - Procedimentos Arquivísticos

São procedimentos preconizados pela Arquivística, sendo inter-relacionados, dife-

renciados, correlatos e sequenciais. São eles:

a) Classificação

Procedimento arquivístico de análise e identificação do conteúdo dos documentos

que possibilita agrupar aqueles que versem sob um mesmo tema, agilizando a sua

recuperação. A classificação deverá ser executada no momento da produção do

documento, por meio da atribuição de um código numérico, correspondente ao as-

sunto de que trata o documento.

Este código numérico encontra-se no Código de Classificação de Documentos de

Arquivo e na TTDD. A classificação define, portanto, a organização física dos do-

cumentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação:

OSTENSIVO SGM-105


I) Estudo

Consiste na leitura do documento, a fim de verificar em qual código numérico o

assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corres-

ponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do

documento se refere a dois ou mais assuntos. Neste caso, deve-se classificar o

documento de acordo com o assunto de maior relevância.

II) Codificação

Consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o do-

cumento. O código definido deverá constar no grupo indicador do documento.

b) Seleção

Procedimento arquivístico utilizado para separar os documentos de acordo com a

sua classificação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos na

TTDD.

c) Ordenação

Procedimento arquivístico que consiste na união de todos os documentos de cada

processo de trabalho, classificados no mesmo assunto, estabelecendo unidade-

-ordem.

d) Arquivamento

Procedimento arquivístico que consiste na colocação dos documentos nas unida-

des de acondicionamento mais apropriadas para cada tipo de suporte documental e

na identificação de seu lugar no arquivo, reproduzindo fisicamente o resultado da

ação intelectual de classificação.

5.8.9 - Onde encontrar os Códigos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade e

Destinação de Documentos de Arquivo:

O Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade

e Destinação de Documento de Arquivo se encontram disponíveis, no sítio da

DPHDM, para download.

5.8.10 - Despacho

O arquivamento final do expediente será efetuado pelo Destinatário do Ofício inicial,

exceto no caso de uma autoridade “Via”, hierarquicamente superior à da OM de ori-

gem, restituir o expediente para arquivamento ou reformulação, ou ainda, quando a

solução do assunto interessar a uma determinada OM, previamente definida, sem ne-

cessidade do expediente retornar a OM de origem, de acordo com o inciso 18.5.1

OSTENSIVO SGM-105


As cópias físicas dos Despachos (recebidas e expedidas) de um mesmo expediente

deverão ser arquivadas na Papeleta de Encaminhamento (PE) do Ofício inicial. O

início do prazo de arquivamento será contado com base no ano de produção do

documento.

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 6

AVALIAÇÃO, TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMENTO E

ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

6.1 - AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS OSTENSIVOS

É o processo de análise de documentos de arquivo, com o propósito de estabelecer tanto

seus prazos de guarda, quanto a sua destinação, de acordo com os valores que lhe são

atribuídos. A avaliação é executada pela Comissão Permanente de Avaliação de

Documentos (CPAD).

6.1.1 - Entende-se por valor primário o uso administrativo do documento, o que pressupõe

o estabelecimento de prazos de guarda ou retenção anteriores à eliminação ou ao re-

colhimento para guarda permanente. Relaciona-se, portanto, ao período de utilidade

do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.

6.1.2 - Entende-se por valor secundário o uso para outros fins que não aqueles para os

quais os documentos foram criados, podendo ser:

a) Probatório

Quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da MB; e

b) Informativo

Quando contém informações essenciais sobre matérias com que a MB lida, para

fins de estudo ou pesquisa.

6.2 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (CPAD)

Comissão multidisciplinar encarregada da avaliação de documentos de arquivo ostensi-

vos, bem como da documentação de pessoal (previsto na subclasse 080 do Código de

Classificação de Documentos de Arquivo e da Tabela de Temporalidade referente às

Atividades-Meio), responsável pela elaboração do Código e da Tabela de Temporalida-

de. Tem por propósito normatizar e orientar as ações das Subcomissões Permanentes de

Avaliação de Documentos (SPAD), sendo composta por elementos organizacionais de-

signados em Portaria do EMA.

6.3 - SUBCOMISSÕES PERMANENTES DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

(SPAD)

As SPAD deverão, anualmente, no período de janeiro a abril, selecionar e ordenar, ten-

do por referência o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Admi-

nistração Pública e a Tabela de Temporalidade, a documentação produzida e acumulada

no âmbito de atuação da OM. A destinação a ser dada pela SPAD ao documento (trans-

OSTENSIVO SGM-105


ferência/recolhimento à DPHDM/Arquivo da Marinha, eliminação ou permanência na

OM) dependerá da classificação a ele atribuída, de acordo com seu assunto. As transfe-

rências ou recolhimento à DPHDM/Arquivo da Marinha deverão ser efetuadas exclusi-

vamente no período de maio a junho.


a) São as subcomissões criadas

I) pelo Vice-Chefe do Estado-Maior da Armada, no âmbito do Órgão de Direção-

-Geral e OM subordinadas;

II) pelo Chefe do Gabinete do Comandante da Marinha, no âmbito dos órgãos de

assessoramento superior, dos órgãos de assistência direta e imediata ao Coman-

dante da Marinha, exceto o Centro de Inteligência da Marinha, e das entidades e

órgãos diretamente subordinados ou vinculados ao Comandante da Marinha;

III) pelo Diretor do Centro de Inteligência da Marinha, no âmbito exclusivo do refe-

rido órgão; e

IV) pelos titulares das Organizações Militares.

b) As autoridades mencionadas acima poderão estabelecer mais de uma SPAD, de

acordo com a conveniência de cada setor.

c) As Subcomissões serão constituídas dos seguintes elementos organizacionais:

I) Vice-Diretor, Imediato ou Ajudante (Presidente);

II) Encarregado da SECOM (Secretário); e

III) Encarregados de Setores, que poderão ser Chefes de Departamento, Encarrega-

dos de Divisões ou equivalentes (Avaliadores).

d) Os órgãos e entidades da subalínea II da alínea a que não possuírem a estrutura

organizacional que atenda a constituição prevista na alínea c deverão escolher os

elementos organizacionais que mais se assemelhem àquelas condições.

6.4 - AVALIAÇÃO DO GRAU DE SIGILO, TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMENTO E

ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS SIGILOSOS

6.4.1 - Obedecerá ao disposto na publicação EMA-414 - Normas para Salvaguarda de Mate-

riais Controlados, Dados, Informações, Documentos e Materiais Sigilosos na Mari-

nha.

6.4.2 - Na MB, a avaliação é realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Docu-

mentos Sigilosos da Marinha (CPADSM), auxiliada pelas Subcomissões Permanen-

tes de Avaliação de Documentos Sigilosos da Marinha (SPADSM).

OSTENSIVO SGM-105


6.4.3 - A SPADSM deverá, após analisar e avaliar os documentos, submeter à autoridade

que o classificou a decisão sobre a sua desclassificação, reclassificação ou a manu-

tenção do respectivo grau de sigilo, de acordo com a Legislação em vigor no País.

6.4.4 - A documentação tornada ostensiva será selecionada e ordenada; já os documentos

considerados de guarda intermediária ou permanente deverão ser transferi-

dos/recolhidos a DPHDM/Arquivo da Marinha, em conformidade com o disposto

nos arts. 6.3 a 6.9.

6.4.5 - A única documentação sigilosa que deverá ser transferida/recolhida à DPHDM/Ar-

quivo da Marinha, em conformidade com o disposto nos arts. 6.3 a 6.9, é a documen-

tação de pessoal.

6.5 - TRANSFERÊNCIA/RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

6.5.1 - Transferência:

É a passagem dos documentos recebidos (extra-MB) e produzidos pela OM (arquivo

corrente), para o arquivo intermediário, conforme os prazos de guarda definidos na

TTDD.

6.5.2 - Recolhimento:

É a entrada dos documentos no arquivo permanente visando à conservação e a pre-

servação do Patrimônio Documental da MB, necessário para subsidiar a pesquisa da

História Marítima Brasileira.

6.5.3 - Discrepâncias

Os documentos que forem incorretamente transferidos/recolhidos para a

PHDM/Arquivo da Marinha serão devolvidos pela Papeleta de Discrepância de Des-

tinação de Documentos, constante do Anexo I, na qual será informada a discrepância

ocorrida e indicada a solução a ser adotada.

a) A OM deverá providenciar as correções necessárias nos procedimentos ligados à

transferência/recolhimento de documentos e restituí-los, se for o caso, juntamente

com a referida Papeleta, devidamente assinada pelo Presidente da SPAD e pelo Ti-

tular da OM, informando as providências que foram adotadas.

b) Após a correção das discrepâncias, a DPHDM/Arquivo da Marinha assumirá a

custódia da documentação nas fases intermediárias e, se for o caso, permanente.

c) Independentemente das providências adotadas pela OM, a referida Papeleta deverá

ser restituída à DPHDM/Arquivo da Marinha, devidamente preenchida e assinada.

OSTENSIVO SGM-105


6.6 - PROCEDIMENTOS PARA A TRANSFERÊNCIA/RECOLHIMENTO DE DO-

CUMENTOS À DPHDM

6.6.1 - Após a seleção e ordenação pelas SPAD, os documentos recebidos, extra-MB, e

produzidos a serem transferidos/recolhidos deverão ser organizados, higienizados e

acondicionados em caixas-box, bem como acompanhados do respectivo termo (A-

nexo F), onde constará o registro das informações pertinentes aos mesmos, permi-

tindo a sua identificação e controle.

Os documentos recebidos de outras OM deverão permanecer em arquivo corrente pe-

lo prazo estipulado na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Ar-

quivo - TTDD, sendo, posteriormente, eliminados sem a necessidade do cumprimen-

to do art. 6.9.

6.6.2 - Os documentos acima referidos e seus respectivos termos deverão ser transferidos/

recolhidos à DPHDM, conforme o art. 6.3, sem ofício, pelo SISPOSTAL. Deverá ser

lançado no campo “OM Destino” o indicativo naval “ARQMAR”.

6.6.3 - De acordo com a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, apenas os

documentos digitais produzidos de acordo com a Infra-Estrutura de Chaves Públicas

Brasileira (ICP-Brasil) têm validade jurídica incontestável. Embora os documentos

digitais produzidos sem os critérios especificados na mencionada Medida Provisória

possam ser apresentados como prova, estes poderão ser contestados pela parte con-

trária, em caso de litígio. Enquanto não houver, na MB, um sistema de gerenciamen-

to de documentos digitais que preserve os documentos digitais de acordo com os pra-

zos dispostos na TTDD, as OM deverão transferir/recolher os documentos produzi-

dos e transmitidos digitalmente de forma impressa e assinados fisicamente.

6.7 - RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS EM SUPORTES ESPE-

CIAIS

Documentos tais como fotografias, negativos de fotografias, “slides”, microfilmes

(microfichas, jaquetas, rolos etc.), discos, fitas (vídeo, rolo e cassete) deverão ser reco-

lhidos, devidamente identificados, imediatamente após terem produzido seus efeitos e

não importarem mais em responsabilidade por parte de seus detentores.

6.8 - ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

6.8.1 - Um documento é passível de eliminação após ter cumprido os prazos definidos na

TTDD.

6.8.2 - Nenhum documento poderá ser eliminado sem que sejam observados os procedimen-

tos dispostos nos art. 6.3 e 6.9.

OSTENSIVO SGM-105


6.9 - PROCEDIMENTOS PARA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

6.9.1 - Os documentos a serem eliminados pela OM deverão ser relacionados no Termo

de Solicitação de Autorização para Eliminação de Documentos (Anexo C), que

deverá ser encaminhado para a DPHDM/Arquivo da Marinha, em duas vias, sem ofí-

cio, pelo SISPOSTAL. Deverá ser lançado no campo “OM Destino” o indicativo na-

val “ARQMAR”.

6.9.2 - Após análise e avaliação pela DPHDM da supramencionada solicitação, a OM será

informada, por mensagem, sobre quais documentos tiveram a sua eliminação autori-

zada.

6.9.3 - Tendo por base a mensagem de autorização da DPHDM/Arquivo da Marinha, a OM

tomará as seguintes providências, a fim de efetuar a eliminação dos documentos:

a) preencherá o Termo de Eliminação de Documentos (Anexo D) e o encaminhará

para a DPHDM/Arquivo da Marinha, conforme procedimentos de remessa previs-

to no inciso 6.9.1;

b) preencherá o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Anexo E) e o envi-

ará para publicação no Diário Oficial da União (DOU);

c) efetivará a eliminação propriamente dita, a partir do 45º dia subsequente à publica-

ção do edital no DOU, por meio de fragmentação manual ou mecânica, sob a su-

pervisão de militar ou servidor civil, preferencialmente, portador de Credencial de

Segurança; e

d) A OM deverá manter sob a sua guarda uma via do Termo de Eliminação de Do-

cumentos (Anexo D) assinado pela DPHDM/Arquivo da Marinha.

6.10 - DISPOSIÇÕES GERAIS

6.10.1 - Por ocasião da extinção ou baixa de uma OM, esta deverá solicitar um Técnico do

Arquivo da Marinha, preferencialmente com três meses de antecedência, para

orientar a triagem do acervo documental a ser transferido/recolhido a

DPHDM/Arquivo da Marinha.

A documentação da fase corrente passará para a responsabilidade da OM sucessora

ou do Comando Imediatamente Superior, de acordo com cada caso. Cumprida a

fase corrente, os documentos deverão ser transferidos/recolhidos para a DPHDM/

Arquivo da Marinha, em conformidade com o disposto nos arts. 6.3 a 6.9.

OSTENSIVO SGM-105


Para fins de controle de documentação e arquivamento (Arq MB), não deverão ser

enviados à DPHDM, por ocasião da confecção e expedição, os seguintes documen-

tos:

- Instrução Normativa (INST);


- Ordem Interna (OI);

- Portaria (Port);


- Circular (Circ);

- Ordem do Dia (OD); e

- Ordem de Serviço (OS).

6.10.2 - Para que um documento tenha partes alteradas, por exemplo: substituição de nomes

em OS; de datas em Port etc., faz-se necessário que a OM emitente do documento

produza um novo documento da mesma espécie (Port, OS, Of etc.), não se

aplicando o envio de mensagens para a DPHDM/Arquivo da Marinha solicitando

alteração do documento por ela produzido.

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 7

INSTRUÇÃO PERMANENTE (INST)

7.1 - DEFINIÇÃO

É o DA normativo por meio do qual o EMA, os ODS, o GCM e OM com atribuições de

DE estabelecem normas e procedimentos sobre assuntos de sua competência, para toda

a MB.

7.2 - ELABORAÇÃO

O uso de INST deverá ser restrito ao mínimo indispensável, evitando-se a emissão de

instruções em cascata, ou múltiplas, sobre o mesmo assunto, pelos diferentes níveis da

estrutura organizacional.

7.2.1 - Deverão ser observados os seguintes critérios:

a) para os assuntos de âmbito geral, que dependam de diretriz do Comando da Mari-

nha, haverá uma Portaria do CM e uma Norma (Publicação), aprovada pelo ODG

ou ODS;

b) para os assuntos de âmbito geral, que independam de diretriz do CM, haverá ape-

nas a Norma (Publicação) ou uma única INST; e

c) para os assuntos isolados, de menor abrangência ou restritos a procedimentos de

rotina, haverá apenas uma INST.

7.3 - DISTRIBUICÃO

A INST será distribuída às OM interessadas, obedecendo-se ao disposto no art. 3.25.

Será, obrigatoriamente, distribuída à DAdM (Bol MB), para fins de controle de docu-

mentação e arquivamento.

7.4 - MODIFICAÇÃO

A INST poderá ser modificada total ou parcialmente.

7.4.1 - Divulgação

a) As modificações serão divulgadas por meio de Circ, que conterá, quando houver,

o Número de Ordem da última Circ que divulgou a modificação imediatamente

anterior.

b) Essas Circ serão distribuídas exclusivamente às OM que receberam a INST que

estiver sendo atualizada.

c) Quando necessário, as modificações poderão ser divulgadas mediante Boletim de

Ordens e Notícias (BONO) ou mensagem. Neste caso, posteriormente, com a bre-

vidade possível, as alterações serão ratificadas por Circ, exceto quando a alteração

for de pequeno vulto. Exemplo: grafia de palavras, pontuação, distribuição etc.

OSTENSIVO SGM-105


7.4.2 - Formas de modificação

As modificações de uma INST, que deverão ser lançadas nas respectivas FRM, con-

forme estabelecido no art. 4.5, poderão ocorrer nas seguintes formas:

a) Correções

As correções de pequena monta, alterando, cancelando ou incluindo pequenos tre-

chos ou palavras serão realizadas:

I) encaminhando trechos inscritos em retângulos tracejados, que serão recortados

e colados no documento que se estiver atualizando; e

II) determinando alterações manuscritas que implantarão pequenas correções no

documento.

b) Substituição, Adição ou Cancelamento de Páginas

As modificações que impliquem na substituição, adição ou cancelamento de pági-

nas serão executadas conforme descrito a seguir:

I) quando substituírem página, a nova receberá o número daquela substituída. Esta

nova página conterá no canto inferior direito, a expressão “ModCirc”, seguida

do Número de Ordem do documento que determinou a substituição.

Exemplo:

- B-3 - ModCirc 5/2012

Houve substituição da página 3 do Anexo B por meio da Circ 5/2012.

II) havendo acréscimo de página, esta receberá o número da página que a antecede,

seguido de letra maiúscula indicando a sua seqüência (A, B, C etc.). Conterá

também, como na subalínea I, a Circ que encaminhou esse acréscimo.

Exemplo:

- B-3-A - ModCirc 6/2012

Houve acréscimo de página, após a página 3 do Anexo B, por meio da Circ

6/2012.

III) quando ocorrer cancelamento sem substituição, o conteúdo dessa página será in-

teiramente anulado, marcando-se claramente que já não está em vigor e, se não

for explicitamente determinado em contrário, essa página continuará presente na

INST. No rodapé direito dessa página será registrado:

“Página cancelada por meio da ModCirc 20/2012”.

7.5 - CANCELAMENTO

O cancelamento de uma INST será divulgado no último item de uma outra INST, ou por

Circ.

OSTENSIVO SGM-105


7.6 - REEDIÇÃO

A INST deverá ser reeditada quando o número de modificações já divulgadas for eleva-

do ou, ainda, quando ocorrer alteração significativa.

7.6.1 - Numeração

A INST manterá seu Número de Ordem, alterando-se apenas a letra que identificará

a nova versão, conforme preconiza a subalínea II, alínea b, inciso 3.3.4.

7.6.2 - INST Canceladas

A OM expedidora manterá coletânea das INST canceladas, com todas as atualizações

em vigor na data do cancelamento.

7.7 - COLETÂNEA

A OM deverá manter duas coletâneas: a coletânea de INST expedidas e a coletânea de

INST recebidas. Estas coletâneas, preferencialmente, serão de responsabilidade da Se-

cretaria.

7.7.1 - Coletânea de INST expedidas

A Coletânea de INST expedidas por uma OM compõe-se de capa (opcional), Lista de

Verificação Anual (LVA), coleção das INST em vigor e respectivas Folhas de Regis-

tro de Modificações (FRM).

7.7.2 - Coletânea de INST recebidas

A OM deverá possuir uma coletânea de INST recebidas, atualizadas e em vigor,

organizada por OM expedidora, respeitando-se a seqüência crescente dos Números

de Ordem das INST.

7.8 - REGRAS GERAIS

As seguintes regras gerais serão observadas:

7.8.1 - Numeração

A atribuição do Número de Ordem deve ser compatível com o Elemento Organiza-

cional da OM que, efetivamente, é responsável pelo assunto, no nível de departamen-

to ou equivalente.

7.8.2 - Marcação

O Número de Ordem, precedido do Título, será lançado em todas as páginas, a partir

da segunda, no canto superior direito.

7.9 - MODELO

Seguem-se, a título de exemplo, forma gráfica e modelo de INST.

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA DE INSTRUÇÃO PERMANENTE

↕ 2,0cm

MARINHA DO BRASIL ↕ 2

NOME DA OM ↑ 4 ↓ →LOCAL.←1,5cm→ Em de ............de _____. ⋅ ↕3

PESSOMARINST Nº _____ ↕ 3

← 2,5cm → Assunto: Modelo.................. ↕2 Referências: a) .........

b) ........ ↕2 Anexos: A) .........

B) .........

↕ 3 ←3,0cm→ 1 - PROPÓSITO

↕1.............................................................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................................................................... ↕ 1 ↕ 2

2 - CONSIDERAÇÕES GERAIS 2.1 - .......................................................................................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................................................................................. ↕1 ↕2 3 - VIGÊNCIA

........................................................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................................................................... ↕ 1

↕2 4 - CANCELAMENTO

.......................................................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................................................................. ↕ 1

↕4

NOME Posto ↕1 Cargo

↕1 Distribuição: Listas:

Observações: 1) Considerar a moldura como papel A4; e

2) Não usar o grupo indicador

2, 5cm ↕

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE INSTRUÇÃO PERMANENTE

MARINHA DO BRASIL

DIRETORIA DE ENSINO DA MARINHA

RIO DE JANEIRO, RJ. Em 2 de março de 2012.

ENSINOMARINST Nº 20-18 Assunto: Elaboração e aplicação de provas e entrevistas, e funcionamento de Bancas nos Pro-

cessos Seletivos

1 - PROPÓSITO Estabelecer normas para a elaboração e aplicação de provas e entrevistas, bem como para o

funcionamento das Bancas nos diversos Processos Seletivos do Sistema de Ensino Naval.

2 - DISPOSIÇÕES GERAIS A tarefa atribuída às Bancas de prova escrita e prático-oral e de entrevista é de alta relevância

para a Marinha. Assim, cada membro de Banca deverá considerar que eventuais falhas nos Pro-cessos Seletivos trarão prejuízos incalculáveis para os diversos Corpos e Quadros e que por elas serão responsabilizados.

3 - VIGÊNCIA

Esta ENSINOMARINST entra em vigor na presente data.

(NOME) Vice-Almirante

Diretor ASSINADO DIGITALMENTE

Distribuição: Lista 1 DAdM (Bol MB) DEnsM-10 e DEnsM-30

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 8

NORMA PERMANENTE (NORM)

8.1 - DEFINIÇÃO

É o DA normativo pelo qual os Almirantes, em cargo de Comando, Direção ou Chefia,

bem como os Oficiais Superiores Comandantes de Força estabelecem normas e procedi-

mentos que serão cumpridos pelas OM que lhes são subordinadas.

Para efeitos de coordenação, o Titular de OM mais antigo de um Complexo Naval pode-

rá baixar NORM de interesse específico à área.

8.2 - DISTRIBUIÇÃO

Semelhante à distribuição de INST, excetuando-se quanto ao envio de cópia para a

DAdM.

8.3 - MODIFICAÇÃO

Semelhante à de INST.

8.4 - CANCELAMENTO


8.5 - REEDIÇÃO


8.6 - COLETÂNEA


8.7 - MARCAÇÃO


8.8 - REGRAS GERAIS


8.9 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de NORM.

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA DE NORMA PERMANENTE

↕2,0cm MARINHADO BRASIL

↕2 NOME DA OM

↑ 4 ↓

→ LOCAL.←1,5cm→ Em de ............de _____. ↕3

NORDINAVRIO Nº _____

↕3 ← 2,5cm →

Assunto: Modelo ............. ↕2 Referências: a) .........; e

b) ......... ↕2

Anexos: A) ........; e B) ........

↕3

← 3,0cm → 1 - PROPÓSITO .................................................................................................................................................................................................................................. ........................................................................................................................................................................................................................................... ↕1

↕2 2 - CONSIDERAÇÕES GERAIS 2.1 -...........................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................ ↕1 ↕ 2

3 - VIGÊNCIA .............................................................................................................................................................................................................................. ......................................................................................................................................................................................................................................... ↕1


................................................................................................................................................................................................................................ ....................................................................................................................................................................................................................................... ↕1

↑ 4 ↓

NOME Posto Cargo

ASSINADO DIGITALMENTE Distribuição: ↕1 Listas:

Observações: 1) considerar a moldura como papel A4; e 2) não usar o grupo indicador

2,5cm ↕

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE NORMA PERMANENTE

MARINHA DO BRASIL

COMANDO DO 1º DISTRITO NAVAL

RIO DE JANEIRO, RJ.

Em 19 de fevereiro de 2012.

NORDINAVRIO Nº 30-04A

Assunto: Programação-Padrão de Adestramento Anexos: A) Programação-Padrão de Adestramento; e

B) Número Mínimo de Pessoal Cursado por Navio. 1 - PROPÓSITO

Disseminar a Programação-Padrão de Adestramento, com a finalidade de orientar as OM Su-bordinadas nos planejamentos de seus Programas de Adestramento (PAD).

2 - EXECUÇÃO 2.1 - As OM Subordinadas deverão utilizar a documentação em anexo na elaboração de seus PAD anuais. 2.2 - As atividades listadas nos Programas-Padrão de Adestramento devem ser consideradas como requisitos mínimos para cada OM. 2.3 - As OM de terra deverão estabelecer um número mínimo de cursados que preencha suas ne-cessidades.

3 - VIGÊNCIA

Esta NORDINAVRIO entra em vigor na data de sua publicação.

4 - CANCELAMENTO Esta NORDINAVRIO cancela a de nº 30-04.


Comandante ASSINADO DIGITALMENTE

Distribuição: Lista 881 ComOpNav DN-10, DN-11 e DN-12

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 9

ORDEM INTERNA (OI)

9.1 - DEFINIÇÃO

É o DA normativo pelo qual os Titulares de OM estabelecem normas e procedimentos no

âmbito interno de suas OM.

9.2 - NUMERAÇÃO



Será obedecido o disposto no art. 3.25 e, no caso de OI distribuída no âmbito interno da

OM, substituir as siglas das OM pelas dos Departamentos, Divisões ou Seções que deve-

rão recebê-la.

9.4 - COLETÂNEA


9.5 - MODIFICAÇÃO

Sempre que houver necessidade de modificação, a OI deverá ser reeditada e seu Número

de Ordem obedecerá o preconizado na subalínea II, alínea b, inciso 3.3.4.

9.6 - CANCELAMENTO

Quando uma OI tiver que ser cancelada, sem implicar em reedição, o cancelamento se

dará por meio da divulgação em Plano do Dia.

9.7 - MARCAÇÃO

O Número de Ordem, precedido da sigla da OM, deverá ser escriturado no canto superior

direito de todas as páginas, exceto a primeira, incluindo os anexos.

Exemplo:

DAdM 50-01

Quando existir anexo, sua indicação deverá aparecer abaixo do número de ordem.

Exemplo:

DAdM 50-02 Anexo A

9.8 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de OI.

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA DE ORDEM INTERNA

↕2,0cm

MARINHA DO BRASIL ↕2

NOME DA OM ↑ 4 ↓

→. LOCAL.←1,5cm→ Em de .........de _____. ↕3

ORDEM INTERNA Nº _____

↕3 ← 2,5cm → Assunto: Modelo .........

↕2 Referências: a) .........

b) ......... ↕2

Anexos: A) ......... B) ......... ↕3

←3.0cm → 1 - PROPÓSITO ................................................................................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................................................................................................... ↕1 ↕2

2 - CONSIDERAÇÕES GERAIS 2.1 ..................................................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................................................↕1 ↕2 3 - VIGÊNCIA

................................................................................................................................................................................................................................... ...........................................................................................................................................................................................................................................↕1


.................................................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................................................................↕1

↑ 4

↓ NOME

Posto Cargo

↕1 Distribuição: conforme estabelecido no art. 3.25.

Observações: 1) considerar a moldura como papel A4; e

2) não usar o grupo indicador

2,5cm ↕

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE ORDEM INTERNA

MARINHA DO BRASIL

DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DA MARINHA

RIO DE JANEIRO, RJ. Em 12 de janeiro de 2012.

ORDEM INTERNA Nº 06-05A

Assunto: Licença de Pagamento Referência: Portaria Ministerial nº 724/1989. 1 - PROPÓSITO

Estabelecer normas para a Licença de Pagamento.

2 - NORMAS 2.1 - Concessão

A Licença de Pagamento será concedida nos dois primeiros dias úteis subseqüentes à data do pagamento, em duas parcelas iguais, sem interromper o funcionamento da OM. 2.2 - Parcelas

Os Departamentos encaminharão ao Vice-Diretor, mensalmente, com antecedência mínima de 48 horas, a relação de seu pessoal em duas parcelas. 2.3 - Em princípio, ...

3 - VIGÊNCIA

Esta Ordem Interna entra em vigor na presente data.

4 - CANCELAMENTO Esta Ordem Interna cancela a de nº 06-05.

(NOME) Vice-Almirante (IM)


Distribuição: DAdM-10, DAdN-20 e DAdM-30

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 10

PORTARIA (Port)

10.1 - DEFINIÇÃO

É o DA expedido em virtude de competência regimental ou delegada, para a institucio-

nalização de políticas, diretrizes, planos, programas, projetos e para validar as seguin-

tes atividades:

- criação de Organização Militar, Órgão ou Núcleo de implantação, o que corresponde

ao Ato de Criação previsto na OGSA (se a autoridade competente for o Presidente da

República, o documento empregado é o Decreto);

- aprovação de Regulamentos, Regimentos Internos, Normas, Organizações Adminis-

trativas e de Combate, trabalhos, distintivos e estandartes de OM;

- incorporação, desincorporação e baixa de navios;

- alteração de denominação;

- ativação e desativação de OM;

- reclassificação e transferência de sede de OM;

- delegação de competência; e

- nomeação, designação, promoção, aposentadoria, exoneração, punição (exceto milita-

res) e determinação de tarefas, salvo se em âmbito exclusivo de uma OM.

10.2 - PORTARIA NORMATIVA (PN)

A PN não é um DA regido pela NODAM. A PN é o documento expedido pelo Ministro

da Defesa, com a finalidade de disciplinar a aplicação de leis, decretos e regulamentos

ou estabelecer diretrizes e dispor sobre matéria de sua competência específica.

10.3 - COMPOSIÇÃO

10.3.1 - O texto de uma Port subdivide-se em cinco partes:

a) a primeira refere-se à Ementa (síntese da matéria contida na Port);

b) a segunda inicia-se com o cargo da autoridade expedidora, escrito em maiúsculas

e em negrito, seguindo-se do preâmbulo com a legislação que ampara o assunto,

terminando com o termo “resolve:”;

c) a terceira contém o texto propriamente dito, organizado conforme o disposto no

inciso 3.6.4;

d) a quarta é representada pela cláusula de vigência; e

e) a quinta é representada pela cláusula de revogação, quando aplicável.

OSTENSIVO SGM-105


10.3.2 - Serão evitados longos textos em Port, recomendando-se, sempre que possível, bai-

xar normas e instruções em anexo.

Exemplo: “O COMANDANTE DA MARINHA, .................…..........................

...................................................................................................................., resolve:

Art. 1º Ficam aprovadas as Normas para Documentação na Marinha que a esta acompanham.”

10.3.3 - A revogação de Port far-se-á por meio de nova Port que elencará, explicitamente, os

documentos revogados, evitando-se a expressão “revogadas as disposições em con-

trário” ou equivalente. Quando aplicável, a revogação será indicada no último arti-

go.

10.3.4 - A vigência será indicada no penúltimo ou último artigo, dependendo de haver ou

não revogação de Port.

Não será mais permitida a inserção, no artigo “VIGÊNCIA”, do texto que diz que a

Portaria ficará automaticamente cancelada, logo após surtir o efeito a que se pro-

põe.

10.3.5 - Nas Port de criação de Grupo de Trabalho e outras com prazos definidos é facultada

a definição da(s) pertinente(s) participação(ões) por intermédio da função ou cargo

ocupado e respectiva OM na portaria de designação.


10.4.1 - A Port será divulgada às OM e pessoas diretamente interessadas no assunto, obede-

cendo-se ao disposto no art. 3.25.

10.4.2 - A Port de caráter normativo ou aquelas que devam ser divulgadas para o público in-

terno, em cumprimento a dispositivos legais específicos, deverão ser distribuídas,

também para a DAdM (Bol MB).

10.4.3 - A OM expedidora, quando for o caso, providenciará a publicação em Diário Oficial

(União ou Estado), de acordo com o estabelecido nas Normas Gerais de Adminis-

tração (SGM-107).

10.4.4 - No exemplar de Port enviado à organização extra-MB não será listada a distribui-

ção.

10.5 - ALTERAÇÃO

10.5.1 - Uma Port será alterada por meio de nova Port, exceto quando houver dispositivo le-

gal específico, expedido por autoridade superior, estabelecendo outra forma de alte-

ração.

OSTENSIVO SGM-105


10.5.2 - Não será mais permitido corrigir pequenos erros, como omissão de palavras e/ou

troca de números, por mensagem ou mediante publicação em BONO.

10.5.3 - No caso de alteração de portaria, deverá constar na sua ementa a seguinte expressão:

“Altera a Portaria nº ____/AAAA”, onde: AAAA – ano, sempre com quatro alga-

rismo.

10.6 - DELEGAÇÃO DE COMPETÊNCIA

As delegações de competência a pessoas são, normalmente, firmadas por Port. As dele-

gações e subdelegações funcionais em vigor serão, sempre que possível, consolidadas

em uma única Port, ou constarão de Regulamento, Regimento Interno, OI, INST ou

NORM.

10.7 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de Port.

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA DE PORTARIA

↕ 2,0cm

MARINHA DO BRASIL

↕2 ←3,0cm→Gr. Indicador NOME DA OM

↕7

PORTARIA Nº [numeração sequencial cronológica]/sigla da OM,[data da emissão].←1,5cm→ ↕ 2

[Ementa que explicite de modo conciso o objetivo da Portaria]

.................................................................................................................................. ............................................................................................ ↕ 1

↕3 ← 3,0cm →⊥← 3,0cm → O DIRETOR................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................... resolve: ↕1 ↕2

Art. 1º ................................................................................................................................................................................ . ............................................................................................................................................................................................................................................. ↕1

↕2 § 1º .................................................................................................................................................................................. . ↕2

I - ..................................................................................................................................................................................... II - .....................................................................................................................................................................................

↕2 a) ........................................................................................................................................................................................

b) ........................................................................................................................................................................................

. ↕2 1. ....................................................................................................................................................................................

2. ...................................................................................................................................................................................

§ 2º ................................................................................................................................................................................. .

Art. 2º .................................................................................................................................................................................. ↕2

Parágrafo único. ................................................................................................................................................ ↕2

Art. 3º .................................................................................................................................................................................. ↕ 4 NOME Posto ↕1 Cargo

↕1 Distribuição: (somente nas cópias caso o original tenha divulgação externa à MB)

Obs: 1) Considerar a moldura como papel A4.

2) As Port do Comandante da Marinha, após a numeração, devem conter a abreviatura MB. 3) Data de emissão compreende: dia, mês por extenso e ano com quatro dígitos. 4) O parágrafo da ementa começará sempre abaixo do primeiro número da Port. Se houver a segunda linha,

esta começará, também, na mesma posição. 5) Espaçamento simples no texto, entre inciso, entre alíneas e entre subalíneas. 6) Em caso de numeração de páginas, considerar o rodapé com 2,5cm de altura. 7) Caso haja distribuição para outras OM usar assinatura digital.

(NUP) ↕ 2,5cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE PORTARIA

MARINHA DO BRASIL

JN/LG/34 DIRETORIA DE ENSINO DA MARINHA 081.1

PORTARIA Nº 33/DEnsM, DE 9 DE JANEIRO DE 2012.

Aprova as Normas para o Concurso de Admissão aos Cursos de Graduação da Es-cola Naval.

O DIRETOR DE ENSINO DA MARINHA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo Decreto nº 83.161, de 12 de fevereiro de 1979, que regulamenta a Lei nº 6.540, de 28 de junho de 1978, resolve:

Art. 1º Aprovar as Normas para o Concurso de Admissão aos Cursos de gradua-

ção da Escola Naval, que a esta acompanham. Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na presente data. Art. 3º Revoga-se a Portaria nº 18, de 21 de março de 1988.



Distribuição: CGCFN DAdM (Bol MB) DGPM DPMM DSM EN GCM SSPM DEnsM-10

63008.000074/2009-32

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 11

INSTRUÇÃO NORMATIVA (IN)

11.1 - DEFINIÇÃO

A IN é expedida, no âmbito da MB, exclusivamente pelo CM, em virtude de compe-

tência regimental ou delegada, para estabelecer instruções e procedimentos de caráter

geral necessário à execução de normas, leis, decretos e regulamentos.

11.2 - INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA (INC)

Quando se tratar de IN expedida pelos Comandantes da Marinha, do Exército e da Ae-

ronáutica receberá o título de Instrução Normativa Conjunta (INC).

11.3 - COMPOSIÇÃO

Semelhante à Portaria.



11.5 - ALTERAÇÃO


11.6 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de IN.

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA DE INSTRUÇÃO NORMATIVA

↕2,0cm

MINISTÉRIO DA DEFESA

MARINHA DO BRASIL ↑ 4

↓ ←2,0cm→⊥←1,5cm→INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº /MB/MD, DE DE DE [ano em quatro dígitos].

↕3 9cm (Ementa que explicite de modo conciso o objetivo da norma)

↕3 ←1,0cm→

←2,0cm→⊥←2,5cm→O COMANDANTE DA MARINHA, (fundamento legal) ...................................................................................................................................................................................................................., resolve: ↕ 1 ↕2 Art. 1º (inicio dos artigos) ..............................................................................................................................................

. .................................................................................................................................................................................................................................................. ↕1 ↕2

Art. 2º ........................................................................................................................................................................................... . ................................................................................................................................................................................................................................................. ↕ 1

↕4

NOME Posto ↕1

Cargo ↕1

Distribuição: ............................... .............................. ↕1

Observações: 1- Considerar a moldura como papel A4.

2 - A data de emissão compreende dia, mês e o ano com quatro dígitos. 3 - O parágrafo da ementa começará sempre abaixo do primeiro número da IN. Se houver a

segunda linha, esta começará também, na mesma posição. 4 - Espaçamento simples no texto, entre incisos, entre alíneas e entre subalíneas. 5 - Em caso de numeração de páginas, considerar o rodapé com 1,25cm de altura.

(NUP)

↕1,25cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE INSTRUÇÃO NORMATIVA


MARINHA DO BRASIL

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 37/MB/MD, DE 2 DE ABRIL DE 2012.

Dispõe sobre.............................

O COMANDANTE DA MARINHA, .............................................................................................................. ....................................................................................................................................................................................................................., resolve: Art. 1º..............................................................................................................................................................................................

. ................................................................................................................................................................................................................................................. Art. 2º ............................................................................................................................................................................................ . .................................................................................................................................................................................................................................................

NOME Almirante-de-Esquadra

Comandante da Marinha

Distribuição: EMA DGPM DAdM (Bol MB)

GCM-10 GCM-20

61001.000120/2012-38

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 12

CARTA

12.1 - DEFINIÇÃO

A Carta é o DA de correspondência utilizado por oficiais e servidores assemelhados

para tratar de assuntos de serviço, quando houver necessidade de apresentação formal.

A Carta somente deverá ser utilizada em endereçamentos extra-MB.

12.2 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de Carta.

OSTENSIVO SGM-105


1,5c

m

FORMA GRÁFICA DE CARTA

↕2 cm

MARINHA DO BRASIL

↕2 NOME DA OM

[Endereço para correspondência] [Endereço – continuação]

[Telefone e Endereço de Correio Eletrônico] ↕3

← 3,0cm →Carta _____/2002-Sigla Departamento/Divisão (opcional) Gr.Indicador (Somente nas cópias)

Local e data.← →

↕5 ........................................ ........[Destinatário].......... ........[Cargo].................... ........[Endereço].............. ↕4

Assunto:

← 3,0cm →⊥ ←2,5cm→ Vocativo ↕3 1. ...................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ↕1

↕2 2. ...................................................................................................................... ...........................................................................................................................................

↕2 Fecho de Cortesia

↕4 NOME

Posto ↕1 Cargo

↕1 Cópias: (somente nas cópias)

Anexos: ..................

..................

Observações: 1 - Considerar a moldura como papel A4. 2 - Em caso de numeração de páginas, considerar o rodapé com 1,25cm de altura.

↕1,25cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE CARTA

MARINHA DO BRASIL


Praça Mauá, nº 65, Centro CEP: 20081-240 - Rio de Janeiro - RJ.

Tel.: (21) 38706161 - [email protected]

Rio de Janeiro, 19 de janeiro de 2012.

À Senhora MARIA JOSÉ DA SILVA Rua Gomes Carneiro, nº 12/901 20030-000 - Rio de Janeiro - RJ Assunto: Amigo da Marinha

Prezada Senhora,

1. Tenho a satisfação de lhe participar a inclusão de Vossa Senhoria entre as perso-nalidades distinguidas com o título de AMIGO DA MARINHA, em reconhecimento aos rele-vantes serviços prestados à Marinha do Brasil.

2. A Cerimônia de entrega da Medalha e do Diploma ocorrerá na solenidade de as-sunção da Guarda do Monumento Nacional aos Mortos da Segunda Guerra Mundial, pela Ma-rinha, no Parque do Flamengo, às 10h do dia 15 de fevereiro próximo, para a qual convido Vossa Senhoria.

Atenciosamente,


Comandante

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 13

CIRCULAR (Circ)

13.1 - DEFINIÇÃO

É o DA de correspondência por meio do qual os Almirantes, em cargo de Comando,

Direção ou Chefia, e os Oficiais Superiores Comandantes de Força promovem altera-

ções de DA normativos, exceto Portarias, ou divulgam assuntos de caráter temporário

que devam ser do conhecimento de um elevado número de OM.


Semelhante à distribuição de INST, excetuando-se o envio à DAdM de Circ que divul-

gam modificações em NORM.

13.3 - REGRAS GERAIS

13.3.1 - A Circ é um DA de caráter temporário, cuja vigência deve estar explicitamente de-

clarada, não podendo estender-se para o ano seguinte ao da sua divulgação. É per-

mitido, contudo, que Circ emitida nos meses de novembro e dezembro, que precise

vigorar também no ano seguinte, receba Número de Ordem relativo a esse ano, em-

bora possa ter vigência desde a data de sua emissão.

13.3.2 - Devido ao caráter temporário da Circ, não será elaborada LVA.

13.3.3 - No segundo dia útil do mês de janeiro, as OM deverão emitir Circ renumerando, pa-

ra o ano corrente, as Circ de anos anteriores que tenham necessidade de permanecer

em vigor.

13.3.4 - As Circ só poderão ser renumeradas caso o titular da OM permaneça o mesmo da

época da sua edição. Caso contrário, deverão ser reeditadas.

13.4 - ALTERAÇÃO/CANCELAMENTO

Não será mais permitida a inserção, no item “VIGÊNCIA”, do texto que diz que a Cir-

cular ficará automaticamente cancelada, logo após o seu cumprimento.

A Circ deverá ser alterada/cancelada por meio de nova Circ, exceto no caso de correção

expedita, ou seja, pequenos erros - como omissão de palavras e trocas de números - que

poderão ser corrigidos, tempestivamente, por mensagem ou por meio de BONO.

13.5 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de Circ.

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA DE CIRCULAR

↕2,0cm


←3,0cm →Gr. Indicador NOME DA OM ↑ 4 ↓

→LOCAL.1,5cm↔

Em de ............de _____. ↕3

CIRCULAR Nº ____/____ ↕3

2,5cm Assunto: .........

↕2 Referências: a) .........

b) ......... ↕2

Anexos: A) ......... B) ........ ↕3

←3,0cm→ 1 - PROPÓSITO ....................................................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................................................................. ↕1 ↕2

2 - INSTRUÇÕES 2.1 -.................................................................................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................................................................................. ↕1 a).................................................................................................................................................... ↕1 I)................................................................................................................................................. ↕ II)................................................................................................................................................. b).....................................................................................................................................................

↕2 3 - VIGÊNCIA

..................................................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................................................................ ↕1


................................................................................................................................................................................................................................. ........................................................................................................................................................................................................................................... ↕1

↕ 4 NOME

Posto ↕1 Cargo

↕1 Distribuição: Listas:

(NUP)

Observações: 1 - Considerar a moldura como papel A4.

2 - Em caso de numeração de páginas, considerar o rodapé com 1,25cm de altura. 3 - Caso haja distribuição para outras OM usar assinatura digital.

↕1,25cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE CIRCULAR

MARINHA DO BRASIL CA/EG/10 COMANDO DO 1º DISTRITO NAVAL 029.21

RIO DE JANEIRO, RJ. Em 20 de fevereiro de 2012.

CIRCULAR Nº 20/2012 Assunto: Tabela de preços Referências: a) NORDINAVRIO Nº 10-03; e b) BONO Especial nº 249/2012. Anexo: uma tabela. 1 - PROPÓSITO

Atualizar a tabela de preços contida na referência a, fixando novos preços para as diárias da Colônia de Férias do Sanatório Naval de Nova Friburgo, em consequência da atualização das etapas de alimentação divulgada pela referência b.

2 - INSTRUÇÕES

Substituir, na Norma Permanente em referência, a tabela ora encaminhada. 3 - VIGÊNCIA

Esta Circular entrará em vigor no dia 22 de fevereiro de 2012. 4 - CANCELAMENTO

Esta Circular cancela a de nº 15/2012, deste Comando.


Comandante ASSINADO DIGITALMENTE

Distribuição: Lista 81

DN-03, DN-10, DN-20 e DN-50

62002.001536/2012-36

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 14

COMUNICAÇÃO PADRONIZADA (CP)

14.1 - DEFINIÇÃO

É o documento por meio do qual Elementos Organizacionais de OM diferentes, exce-

tuados os respectivos titulares, tratam de assuntos de rotina. Quando a comunicação

envolver o titular da OM, como origem ou como destinatário, deve ser empregado o

ofício.

14.2 - USO

A CP deve ser regulamentada pelo titular da OM e usada nos casos estritamente neces-

sários, ressaltando que destinam-se a dispensar tratamento expedito a assuntos exclusi-

vamente de rotina, conforme estabelecido no inciso 3.3.9, e no nível de decisão dos

elementos organizacionais envolvidos. Terá tramitação simplificada, podendo tramitar

diretamente entre remetente e destinatário.

A redação da CP empregará forma de tratamento e verbos compatíveis com os elemen-

tos organizacionais efetivamente envolvidos.

14.3 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de CP.

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA DE COMUNICAÇÃO PADRONIZADA

↕2,0cm MARINHA DO BRASIL


↕2 SETOR DA OM

↑ 4 ↓

→ LOCAL.←1,5cm5→

Nº_______ Em de ............de _____. ↕3

COMUNICAÇÃO PADRONIZADA ↕3

Do: ........ Ao: ......... ↕2 Assunto: Modelo ......... ↕2 Referências: a) .........

b) ......... ↕2

Anexos: A) ......... B) .........

↕3

← 3,0cm →⊥← 2,5cm → 1. .................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................... ↕1 ↕2 2. ................................................................................................................................................................................................... .........................................................................................................................................................................................................................................

↕4

NOME Posto Cargo

ASSINADO DIGITALMENTE ↕1 Cópias: ............................... .............................. ↕1

...............................

Observações: 1) Considerar a moldura como papel A4.

2) Em caso de numeração de páginas, considerar o rodapé com 1,25cm de altura. ↕ 2,5cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE COMUNICAÇÃO PADRONIZADA

MARINHA DO BRASIL

AB/CD/61 DIRETORIA DO PESSOAL MILITAR DA MARINHA 026.22

DIVISÃO DE SERVIÇOS GERAIS

RIO DE JANEIRO, RJ. Nº ______ Em 14 de agosto de 2012.

COMUNICAÇÃO PADRONIZADA

Do: Encarregado Ao: Sr. Encarregado da Divisão de Restaurante do Com1ºDN Assunto: Municiamento Referências: a) NORDINAVRIO Nº 60-02; e

b) Port MM nº 117/2011, (Bol 4/2011, I, p/45). Anexos: A) relação de municiados no rancho desta OM; e

B) relação de municiados no restaurante do 1ºDN.

1. Em atenção ao subitem 3.1 da referência a, levando em conta a correspondência entre civis e militares estabelecida na referência b, encaminho a V. Sa. os documentos em anexo, solicitando que o pessoal relacionado seja municiado a partir de 250000P/AGO/2012.

(NOME) Capitão-de-Corveta Encarregado

ASSINADO DIGITALMENTE Cópias: DPMM-02 c/anexos DPMM-61 c/anexos Arquivo c/anexos

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 15

COMUNICAÇÃO INTERNA (CI)

15.1 - DEFINIÇÃO

É o DA de correspondência por meio do qual, em uma mesma OM, os Elementos

Organizacionais e pessoas comunicam-se, formalmente, entre si podendo ser assinado

no impedimento por seu substituto legal.

15.2 - USO

A CI deverá ser usada com parcimônia, evitando-se aumentar o fluxo de DA tramitando

na OM.

15.3 - TEXTO

Obedecerá, no que couber, ao disposto no art. 3.5.

15.4 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de CI.

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA DE COMUNICAÇÃO INTERNA

↑ 2,0cm

↓ MARINHA DO BRASIL

↕2 Gr. Indicador NOME DA OM

↑ 4 ↓

Nº_______ →Em de de _____.←1,5cm→ ↕ 3

COMUNICAÇÃO INTERNA

↕3

Do: ......... Ao: ......... ↕2 Assunto: Modelo......... ↕2 Referências: a) .........

b) ........ ↕2

Anexos: A) ......... B) ......... ↕3

←3,0cm →⊥ 1. ....................................................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................................................................................↕1 ↕2

2. ...................................................................................................................................................................................................... ..............................................................................................................................................................................................................................................

↕4 NOME

Posto Cargo

↕1 Cópias: ...............................

.............................. ↕1.


2 - Em caso de numeração de páginas, considerar o rodapé com 1,25 cm de altura.

↕2,0 cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE COMUNICAÇÃO INTERNA

MARINHA DO BRASIL

VA/MB/04 COMANDO DO 1º DISTRITO NAVAL 085.619 Nº ______ Em 13 de janeiro de 2012.

COMUNICAÇÃO INTERNA

Do: Encarregado da Seção de Organização Aos: Sr. Encarregado da Divisão de Pagamento

Sr. Encarregado da Divisão de Pessoal Militar Assunto: Viagem a serviço

1. Participo a V. Sa. que, nos próximos dias 17 e 18, o V Alte JAIRO BITEN-COURT e o CT (IM) LUIS OTÁVIO SILVA viajarão à cidade de Resende, RJ, para participar da solenidade de Entrega de Espadins na Academia Militar das Agulhas Negras, com a presen-ça do Presidente da República, cumprindo a seguinte programação:

a) partida: 171400P/JAN/2012; e b) regresso: 181600P/JAN/2012.

2. Em face do exposto, solicito providenciar:

a) o pagamento das diárias regulamentares; e b) a publicação em Ordem de Serviço deste Comando.

(NOME) Capitão-de-Corveta

Encarregado Cópias: DN-04 Arquivo

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 16

OFÍCIO (Of)

16.1 - DEFINIÇÃO

É o DA de correspondência por meio do qual o CM e os Titulares de OM correspon-

dem-se entre si, podendo ser assinado por delegação de competência por outro oficial

ou servidor assemelhado.

16.2 - TEXTO

Obedecerá ao disposto no art. 3.5.

16.3 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de Of.

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA DE OFÍCIO

↕2,0cm

MARINHA DO BRASIL

↕2 ←3,0cm →Gr. Indicador NOME DA OM ↑ 4 ↓ → LOCAL.←1,5cm→

Nº Em de de _____. ↕3

Do: ........ Ao: ......... ↕2 Via: ......... ↕2 Assunto: Modelo ......... ↕2 Referências: a) .........

b) ......... ↕2

Anexos: A) ........ B) ........ ↕3

←3,0cm →⊥ 1. ...................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................ ↕1 ↕2

2. .................................................................................................................................................................................................. ......................................................................................................................................................................................................................................

3. ................................................................................................................................................................................................. .....................................................................................................................................................................................................................................

↑ 4 ↓

NOME Posto1

Cargo ↕1

Cópias: ...............................

.............................. ↕1



NUP

↕2,0cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE OFÍCIO

MARINHA DO BRASIL

SB/JO/40 SECRETARIA-GERAL DA MARINHA 042.1

BRASÍLIA, DF. Nº 100 Em 8 de junho de 2012. Do: Secretário-Geral Ao: Exmo. Sr. Diretor de Abastecimento da Marinha Assunto: Viaturas administrativas Referência: SGM-201 (6ª Revisão). Anexo: Relação de itens.

1. Esta Secretaria-Geral, com base na norma baixada de acordo com a referên-cia, regulamentou a obtenção e utilização de viaturas administrativas.

2. As frequentes alterações do mercado automobilístico, o alto valor dos veícu-

los e a pouca disponibilidade de recursos financeiros recomendam estabelecer procedimentos de execução que garantam eficiência à administração do assunto.

3. Em consequência, essa DE deverá elaborar, com a possível urgência, um ca-

pítulo na norma em referência, definindo procedimentos para a solicitação, obtenção e distri-buição das viaturas administrativas da MB, abordando - entre outros julgados pertinentes - os itens relacionados em anexo.

(NOME) Almirante-de-Esquadra

Secretário-Geral ASSINADO DIGITALMENTE

Cópias: SGM-40 c/anexo Arquivo 2, sendo 1 s/anexo

62091.006975/2012-73

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 17

OFÍCIO EXTERNO (OfExt)

17.1 - DEFINIÇÃO

É o documento pelo qual o CM e os titulares de OM se correspondem com autoridades

e entidades extra-MB a respeito de assunto técnico ou administrativo, de caráter exclu-

sivamente oficial, podendo ser assinado por delegação de competência por outro oficial

ou servidor assemelhado.

17.2 - COMPOSIÇÃO

O OfExt é composto de:

17.2.1 - Timbre, Nome da OM e Endereço

Quanto ao timbre, deverá ser observado o contido nas alíneas a e b do inciso 3.3.1,

acrescido do: nome; endereço postal; telefone e endereço de correio eletrônico da

OM expedidora:

Exemplo:

“[armas nacionais] MARINHA DO BRASIL


Esplanada dos Ministérios, Bloco “N”, 6º Andar CEP: 70055-900 – Brasília – DF

(61) 3429-1130 – [email protected]” O endereço eletrônico deve ser o padrão Internet, da caixa Postal da SECOM da

OM, de modo que os órgãos extra-MB possam trocar correspondência eletrônica.

17.2.2 - Tipo e número do expediente, seguido da sigla da OM e Comando Militar que o ex-

pede:

Exemplo:

Ofício nº 123/DAdM-MB

17.2.3 - Local e data (ver inciso 3.3.5).

17.2.4 - Assunto

Resumo do teor do documento, em negrito.

Exemplo:

Assunto: Produtividade do órgão em 2003

mailto:[email protected]

OSTENSIVO SGM-105


17.2.5 - Destinatário

O nome, o cargo e o endereço da pessoa a quem é dirigido o DA, observando o dis-

posto no art. 3.8.

Exemplo:

A Sua Excelência o Senhor Deputado [NOME] Presidente do Conselho de ... 70160-900 – Brasília – DF

17.2.6 - Texto:

a) nos casos em que não for mero encaminhamento de documento, deve conter a

seguinte estrutura:

I) introdução, na qual é apresentado o assunto que originou o DA;

II) desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de

uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o

que confere maior clareza à exposição; e

III) conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição re-

comendada sobre o assunto.

Os parágrafos do texto, quantos forem necessários, devem ser numerados, exceto

nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos; e

b) quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, a estrutura é a seguin-

te:

I) introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o enca-

minhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve inici-

ar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando

a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem

ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encami-

nhado, segundo a seguinte fórmula:

“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encami-nho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 2012, do Departamen-to Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de tal.” ou

“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do te-legrama nº 12 de 1º de fevereiro de 2012, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técni-cas agrícolas na região Nordeste.”; e

OSTENSIVO SGM-105


II) desenvolvimento: se o autor do DA desejar fazer algum comentário a respei-

to do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvol-

vimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em ofício

de mero encaminhamento.

17.2.7 - Fecho (ver art. 3.15).

17.2.8 - Assinatura (ver art. 3.16).

17.2.9 - Identificação

Indicação do Departamento e da Divisão da OM responsável pelo assunto, no roda-

pé da página, com alinhamento à direita e fonte tamanho 6.


17.3.1 - O OfExt assinado “Por ordem” ou “No impedimento” não conterá essas expressões,

devendo sua redação ser elaborada de modo a exprimir que a autoridade o assina por

delegação da autoridade titular, ou na ausência desta, quando a urgência e a impor-

tância do assunto o exigirem, usando o termo “Incumbiu-me” ou “Na ausência”.

17.3.2 - Somente as cópias do OfExt conterão a indicação de cópias. Quando for necessário

dar conhecimento ao destinatário do OfExt, que cópia do mesmo será encaminhada

a outras autoridades, tal fato deverá ser mencionado no texto do OfExt.

17.3.3 - O OfExt não comporta “despacho”.

17.3.4 - Caso haja necessidade de encaminhar documento em anexo ou fazer uso de referên-

cia, estes fatos deverão ser mencionados no texto do OfExt.

17.3.5 - Se o OfExt estender-se por mais de uma página, deverá ser observado o contido nos

art. 3.20 e 3.26.

17.4 - MODELO

Seguem-se modelo e forma gráfica de OfExt.

OSTENSIVO SGM-105


1,5c

m

FORMA GRÁFICA DO OFÍCIO EXTERNO

MARINHA DO BRASIL

↕1 NOME DA OM

[Endereço para correspondência] [Endereço – continuação]

[Telefone e Endereço de Correio Eletrônico] ↕3 (espaços simples)

← 3,0 cm →Ofício nº _______/ [OM]-MB

UT/SC/50 (somente nas cópias) 051.22 Local e Data.← →

↕3 (espaços simples)

A Sua Senhoria o Senhor [Posto ou Título, se for o caso] [NOME] Cargo do destinatário Endereço Completo

↕3 (espaços simples)

Assunto: ___________________ ↕3 (espaços simples)

← 3,0 cm →⊥← 2,5 cm → [Vocativo] ↕2 (espaço simples)

1.←2,5cm→ ......................................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................↕1

↕2 (espaço simples) 2. ......................................................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................................................................ ↕1

↕ 3 (espaços simples) Fecho de Cortesia,

↑ 4 (espaços simples) ↓

[NOME] Posto Cargo

Cópias: (somente nas cópias)↕1 (espaço simples) ...............................

.............................. ↕1

(NUP) [DEPARTAMENTO/DIVISÃO]

↕ 2,0cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE OFÍCIO EXTERNO

RESERVADO

URGENTE

MARINHA DO BRASIL

DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DA MARINHA Ilha das Cobras, s/nº – Ed. Almirante Gastão Motta – 3º andar

CEP: 20091-000 – Rio de Janeiro - RJ (21)2104-6209 – [email protected]

Ofício nº 120/DAdM-MB 010.1 Rio de Janeiro, 22 de março de 2012. A Sua Senhoria o Senhor [Posto ou Título, se for o caso] [NOME] Diretor-Geral da Imprensa Nacional SIG, Quadra 6, Lote 800 70610-460 – Brasília – DF Assunto: Assinatura do Diário Oficial da União

Senhor Diretor-Geral,

1. Incumbiu-me o Diretor de Administração da Marinha de solicitar a Vossa Senhoria a renovação das assinaturas do Diário Oficial da União (DOU), para o período de 2 de abril de 2012 a 2 de abril de 2013, relativas às seguintes Organizações Militares: - Diretoria de Administração da Marinha; e - Diretoria de Abastecimento da Marinha. 2. Participo a Vossa Senhoria que as despesas decorrentes desta solicitação serão pagas pela Diretoria de Abastecimento da Marinha.

Atenciosamente,

[NOME] Capitão-de-Mar-e-Guerra (IM)

Vice-Diretor

RESERVADO URGENTE

63057.001233/2012-45 DAdM-50/DAdM-52

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 18

DESPACHO (Desp)

18.1 - DEFINIÇÃO

É o DA de correspondência utilizado, exclusivamente, no âmbito interno da MB, em

continuação ao Of.

18.1.1 - Utilização

O Desp, como DA que dá continuação a um Of, deverá restringir-se aos casos em

que se fizer necessário desencadear ações consecutivas que recomendem a tramita-

ção do expediente por diversas OM.

Se um Of puder ser solucionado sem Desp, será respondido por outro Of, ou por

qualquer outra forma cabível.

Caso a OM receba um ofício com anexo sem tramitação via, cujo assunto não é de

sua competência, poderá elaborar um despacho encaminhando o ofício para a OM

responsável pelo assunto.

18.1.2 - Expediente

Expediente é o conjunto formado pelo Of inicial e seus Despachos. Engloba, por-

tanto, vários DA. Despacho designa, sempre, um único DA.

18.2 - CÓPIAS

A indicação “Cópias:” será elaborada obedecendo ao disposto no art. 3.24, levando em

conta o contido nos incisos a seguir:

18.2.1 - Receberão cópia de um novo Desp as autoridades que vêm tomando conhecimento

do expediente, salvo se for evidente que não necessitem continuar tomando ciência

de sua continuação.

18.2.2 - A inclusão de nova autoridade na distribuição de “cópias” de Desp implicará, neces-

sariamente, no envio de todo o expediente a esta nova autoridade.

18.2.3 - A distribuição completa de cópias às OM efetivamente envolvidas no expediente

evitará a elaboração de Transunto.

18.3 - ALTERAÇÃO DE ANEXOS

Ao se elaborar um novo Desp, é possível incluir, retirar ou manter inalterada a relação

de anexos do expediente.

18.3.1 - Sem alteração

Se os anexos não tiverem sido alterados, será usada a expressão “Os mesmos do

OSTENSIVO SGM-105


ofício inicial.”. Caso houver alteração nos anexos do ofício inicial, tramitado pela

OM anterior, será usada a expressão “Os mesmos do despacho anterior.”.

18.3.2 - Retirada

Quando ocorrer supressão de anexo, deve-se citar em apenas uma única linha os

anexos que não foram alterados, seguido da expressão “(sem alteração)”. Ao lado da

letra identificadora do anexo retirado seguir-se-á o termo “(desanexado)”.

Exemplo:

Anexos: A e C) (sem alteração); e B) (desanexado).

18.3.3 - Inclusão

No caso de inclusão de novo anexo, sem alteração naqueles já existentes, deve-se

englobar numa única linha todos os anexos anteriores, seguindo-se a expressão

“(sem alteração)” e, logo abaixo, relacionar o anexo incluído.

Exemplo:

Anexos: A a E) (sem alteração); e F) ....

Caso o ofício inicial só contenha um único anexo e os despachos subsequentes ne-

cessitem inserir um outro anexo, relacionar conforme abaixo:

Anexos: A) (sem alteração); e B) ....

18.3.4 - Retirada e inclusão simultâneas

Quando houver, simultaneamente, retirada e inclusão de anexo, serão obedecidos os

procedimentos dos incisos 18.3.2 e 18.3.3, adicionando-se o novo anexo ao final da

relação.

Exemplo:

Anexos: A e C) (sem alteração); B) (desanexado); e D) ............................. .

18.4 - TRAMITAÇÃO “VIA”

Obedecerá ao disposto nos incisos 3.3.8 e 20.8.1.

18.5 - ARQUIVAMENTO

18.5.1 - Os expedientes contendo Desp serão, normalmente, arquivados na OM destinatária

do Ofício inicial, exceto quando restituído por uma autoridade via, hierarquicamen-

te superior à da OM de origem, para reformulação ou arquivamento, ou ainda

O Anexo B foi retirado e incluído o Anexo D.

OSTENSIVO SGM-105


quando a solução do assunto interessar a uma determinada OM previamente defini-

da, de acordo com o inciso 5.8.11.

18.5.2 - Quando o expediente for encaminhado à OM de Destino apenas para arquivamento,

não é necessário elaborar despacho. Será utilizado um carimbo (modelo a seguir),

aposto no verso do último Desp, assinado por pessoal da SECOM autorizada a fa-

zê-lo.

Exemplo: MARINHA DO BRASIL

(OM EXPEDIDORA)

À: (OM DESTINATÁRIA)

1. Restituição do Ofício nº_______ e Despachos subsequentes para arquivamento.

2. Anexos retirados:

(Local e Data)

.............(NOME)............... Encarregado da SECOM

Cópias:

18.5.3 - Serão enviadas, sem Of, cópias reprográficas do carimbo às OM envolvidas, que

necessitarem ter conhecimento de que o expediente foi encerrado.

18.6 - PAGINAÇÃO

18.6.1 - As páginas do Desp serão numeradas obedecendo-se ao disposto no art. 3.20.

18.6.2 - O expediente, fisicamente, será organizado na ordem inversa, isto é, colocando o Of

inicial por baixo e o último Desp por cima.

18.6.3 - A numeração de página de cada Desp será atribuída de modo independente, não

existindo paginação específica para o expediente como um todo.

18.7 - TRANSUNTO

18.7.1 - Entende-se por Transunto à transcrição integral dos documentos anteriores, elabora-

da para que a coleção de cópias de um expediente contenha todo o assunto nele tra-

tado. Poderá ser substituído por cópias reprográficas desses documentos, de forma a

que as autoridades envolvidas tenham cópia do Of e de todos os Desp anteriores.

18.7.2 - O transunto deve ser transcrito apenas nas cópias do Desp transmitidos em suporte

físico, ficando dispensado quando este for elaborado em suporte eletrônico.

OSTENSIVO SGM-105


18.8 - DESPACHOS EM DOCUMENTOS

Os Desp exarados em Requerimentos e Pareceres obedecerão às determinações especí-

ficas apresentadas nos Capítulos 22, 23 e 28.


- Um Desp terá apenas um único destinatário.

- Não será usado Desp em Of dirigidos a mais de uma autoridade.

- Não cabe o emprego de Desp por parte dos endereçados de cópias de um expediente.

Quando houver necessidade de manifestação de um endereçado de cópia sobre o as-

sunto tratado no expediente, deve ser utilizado um novo Of ou Msg.

- Se o Desp estender-se por mais de uma página, as páginas de continuação obedecerão

ao disposto no art. 3.26.

- Em um Desp dado em continuação ao Of, cujo Of inicial contém, por exemplo, duas

referências (a e b), quando houver a necessidade de se incluir novas referências (c e d),

deve-se repetir as referências anteriores e incluir, logo em seguida, as novas.

- Ao receber um Of com tramitação “via” ou mesmo um Desp e houver a necessidade

de elaborar um novo Desp, a OM deverá gerar um novo NUP, a ser escriturado no ro-

dapé do Desp, conforme alínea a, do inciso 3.11.3, não sendo mantido o NUP do Desp

anterior ou do Of inicial.

18.10 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de Despacho.

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA DE DESPACHO

↕2,0cm MARINHA DO BRASIL

←3,0cm→(Continuação do Of .....................................................................................................................) -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------←1,5cm→

↕2 4º Despacho


↑ 4 ↓

→ LOCAL Nº_______ Em de ...........de _____.←1,5cm→

↕3

Do: .......... Ao: ......... ↕2 Referências: a) .........

b) ......... ↕2

Anexos: A) ......... B) .........

↕3

← 3,0cm →⊥←2,5cm→1. ................................................................................................................................................................................................. ........................................................................................................................................................................................................................... ↕1 ↕2

2. ............................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................

3. ............................................................................................................................................................................................... ...........................................................................................................................................................................................................................

↕4

NOME Posto Cargo

Cópias: ↕1 ..............................

.............................. ↕1 ==============================(somente nas cópias)========================= TRANSUNTO DO OFÍCIO INICIAL:..................................................................................... --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- TRANSUNTO DO 1º DESPACHO:........................................................................................ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- TRANSUNTO DO 2º DESPACHO:.............................................................................................. =======================================================================

(NUP) Observações: 1 - Considerar a moldura como papel A4.


↕2,0 cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE DESPACHO

CÓPIA MARINHA DO BRASIL (Continuação do Of. nº 176/2012, da DAbM à SGM .............................................................................) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4º Despacho

VA/JO/20 SECRETARIA-GERAL DA MARINHA 010.2 63079.000231/2012-10, 62091.000402/2012-11, 63079.000341/2012-71 e 63057.000488/2012-33.

BRASÍLIA, DF.

Nº _______ Em 3 de novembro de 2012. Do: Secretário-Geral Ao: Exmo. Sr. Diretor de Finanças da Marinha Referência: SGM-201 (6ª Revisão). Anexos: Os mesmos do ofício inicial.

1. Remeto a V. Exa. o expediente ora continuado, para apreciação na forma estabelecida no in-ciso 2.1.1 do documento em referência.

2. Após parecer dessa OM, o presente expediente deverá ser encaminhado ao DGPM para o

mesmo fim.


Secretário-Geral Cópias: DAbM s/anexos DAdM s/anexos Arq. 2, sendo 1 s/anexos ============================================================================== TRANSUNTO DO OFÍCIO INICIAL: Nº 176/2012, da DAbM à SGM. Assunto: Regimento Interno para a DFM. DAbM/DAdM/SGM (vide arquivo) ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- TRANSUNTO DO 1º DESP: Nº 112/2012, da SGM à DAbM. DAbM/DAdM/SGM (vide arquivo). ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- TRANSUNTO DO 2º DESP: Nº 116/2012, da DAbM à DAdM. DAbM/DAdM/SGM (vide arquivo). ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- TRANSUNTO DO 3º DESP: Nº 110/2012, da DAdM à SGM. DAdM/DAbM (vide arquivo). SGM (vide có-pia anexa). (Quando o destinatário não possui o documento, porém está sendo enviado como anexo, sem pre-cisar mencioná-lo no escopo do despacho). ==============================================================================

62091.000312/2012-45

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 19

MEMORANDO (Memo)

19.1 - DEFINIÇÃO

É o DA de correspondência mediante o qual o CM e os Titulares de OM transmitem

aos seus subordinados, ordens, decisões e recomendações de caráter sucinto e que im-

pliquem em cumprimento imediato.

19.2 - TEXTO

Será redigido usando expressões imperativas, obedecendo-se, no que couber, o dispos-

to no art. 3.5.

19.3 - ALTERAÇÃO/CANCELAMENTO

Um Memo somente será alterado/cancelado por meio de novo Memo, não sendo per-

mitido corrigir pequenos erros, como omissão de palavras, troca de números e altera-

ção de datas, por mensagem.

19.4 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de Memo.

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA DE MEMORANDO

↕2,0cm

MARINHA DO BRASIL

↕2 Gr. Indicador NOME DA OM

↑ 4 ↓

CIDADE, UF. Nº _______ Em ...... de ..................... de ........

↕3 MEMORANDO

↕3 2,5

Do: ......... Ao: ......... ↕2 Assunto: ......... ↕2 Referências: a) ......... b) ......... ↕2 Anexos: A) .........

B) .........

↕3 ←3,0cm→⊥ 1. ........................................................................................................................

.......................................................................................................................................... ↕1 ↕2 2. ................................................................................................................

.................................................................................................................................................

3. ................................................................................................................ ........................................................................................................................................

↑ 4 ↓

NOME Posto Cargo

Cópias: ↕1 ...............

Observações: 1 - Considerar a moldura como papel A4; e

2 - Em caso de numeração de páginas, considerar o rodapé com 1,25cm de altura.

(NUP) ↕2,0

← 1,5cm →

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE MEMORANDO


AC/NC/10 MARINHA DO BRASIL 083.14

BRASÍLIA, DF. Nº ______ Em 28 de setembro de 2012.

MEMORANDO Do: Comandante da Marinha Aos: Exmo. Sr. Chefe do Estado-Maior da Armada Exmo. Sr. Comandante-Geral do Corpo de Fuzileiros Navais Exmo. Sr. Comandante de Operações Navais Exmo. Sr. Secretário-Geral da Marinha Exmo. Sr. Diretor-Geral do Material da Marinha Exmo. Sr. Diretor-Geral do Pessoal da Marinha Assunto: Envolvimento da MB com assunto de natureza jurídica Anexo: uma relação de tarefas.

1. Em decorrência do elevado nível de envolvimento da MB com assuntos de nature-za jurídica, o Almirantado avaliou a situação e apresentou um elenco de sugestões destinadas ao apropriado enfrentamento do problema em questão.

2. Após apreciar diversas linhas de ação sugeridas, determino o cumprimento das ta-

refas consolidadas no documento anexo, a fim de que possamos obter, a curto e médio prazos, a redução ou a eliminação do óbice detectado.

3. Este Memorando entra em vigor na presente data e, ficará automaticamente cance-

lado, logo após o cumprimento do item 2.


Comandante da Marinha ASSINADO DIGITALMENTE

Cópias: TM c/anexo Arquivo 2, c/anexo

61001.001234/2012-33

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 20

DOCUMENTOS DIGITAIS

20.1 - DEFINIÇÃO

Conforme o estabelecido no Capítulo 1, o documento digital é uma sequência de bits

armazenados em um determinado arquivo, que, devidamente traduzidos por um softwa-

re, registra uma informação ou conjunto de informações.

Sob o enfoque “informação”, o conteúdo do arquivo – “documento digital” – é um

Documento Administrativo (DA), regido por procedimentos emanados da SGM. Este

mesmo arquivo, sob o enfoque “sequência de bits”, é um conjunto de dados passíveis

de tratamento, transmissão e recepção na forma digital, regido por procedimentos esta-

belecidos pela DGMM e DCTIM.

Os DA que possam vir a ser utilizados como prova em juízo, sindicância, inquérito ou

outro tipo de verificação legal, como aqueles que envolvam valor monetário e/ou fiscal

e tramitação extra-MB, deverão ser elaborados e tramitados por meio físico.

20.2 - SISTEMA DE GERÊNCIA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS DA MARI-

NHA (SiGDEM)

Sistema que permite o gerenciamento de parte do Ciclo de Processamento do DA, con-

templando, em especial, recursos para a elaboração de DA, assinatura digital, estabele-

cimento de privilégios de acesso, pesquisa/recuperação por temas/números/datas, dis-

tribuição em rede, circulação em rede para comentários e aprovação, registro de altera-

ções, segurança e autenticidade, a inclusão de documentos digitalizados e o arquiva-

mento e recuperação segura de DA.

Os procedimentos para utilização do SiGDEM são estabelecidos em manual próprio,

distribuído pela DAdM às OM que possuem o referido sistema.

20.3 - CORREIO ELETRÔNICO

Sistema de envio e recebimento de mensagens. Quando utilizado para comunicação in-

terpessoal, assume caráter não-oficial. Ao ser utilizado entre caixas-postais SECOM,

para transmissão e recepção de documentos (DA, mensagens etc.), assume caráter ofi-

cial.

A DGMM e a DCTIM estabelecem quais os sistemas de correio eletrônico e quais os

procedimentos em vigor na MB.

OSTENSIVO SGM-105


20.4 - ASSINATURA DIGITAL

É um tipo específico de assinatura eletrônica que usa criptografia de chaves públicas

(conhecida como criptografia assimétrica). Uma assinatura digital é um conjunto único

anexado ao documento que o relaciona ao “signatário”.

O DA de âmbito interno poderá ter assinatura digital e não poderá sofrer alterações a-

pós ter sido assinado digitalmente.

20.4.1 - O DA com assinatura digital deverá conter, na parte básica destinada à assinatura e a-

baixo do cargo da autoridade expedidora, a expressão “ASSINADO DIGITALMEN-

TE”, mantendo-se o tamanho e tipo de fonte utilizada nos demais campos, grafada em

letras maiúsculas e delimitada por bordas simples, seguindo a representação gráfica do

exemplo abaixo.

Exemplo:



20.4.2 - Os anexos, apêndices e adendos dos DA poderão ser assinados por um ou mais

elementos organizacionais responsáveis por sua elaboração.

20.4.3 - O arquivo correspondente deverá ser assinado pela autoridade expedidora, empre-

gando recurso criptológico em vigor, controlado pela DCTIM.

20.4.4 - Uma via impressa em papel, com a assinatura de próprio punho da autoridade expe-

didora ou autenticada de forma semelhante ao estabelecido no Capítulo 3, será ar-

quivada na SECOM da OM de origem.

20.5 - AUTENTICAÇÃO DIGITAL

20.5.1 - Consiste na utilização da assinatura digital por pessoa com delegação de competência

para autenticar DA, visando a desobrigar a autoridade expedidora de utilizar a sua pró-

pria assinatura digital.

20.5.2 - O DA só poderá ser autenticado após a assinatura do documento original pela autorida-

de expedidora. A autenticação digital confere autenticidade e legitimidade de autoria a

um DA, assegurando que o arquivo transmitido corresponde, exatamente, ao DA origi-

nalmente assinado, que será arquivado na SECOM da OM de origem.

20.5.3 - As autoridades relacionadas na alínea a do inciso 3.18.1 poderão fazer uso de autenti-

cação digital em DA ressalvado o disposto no inciso 3.18.2. Os subordinados dessas

autoridades, que possuírem delegação de competência para assinar “Por ordem:”, na

OSTENSIVO SGM-105


forma do estabelecido no inciso 3.16.2, também poderão fazer uso de autenticação digi-

tal.

20.5.4 - No DA autenticado digitalmente, logo abaixo do CARGO da autoridade expedido-

ra, deverão ser acrescentados o NOME, POSTO e CARGO do autenticador. Logo

abaixo do CARGO, deverá ser acrescentada a expressão “AUTENTICADO DIGI-

TALMENTE", mantendo-se o tamanho e tipo de fonte utilizada nos demais cam-

pos, grafada em letras maiúsculas e delimitada por bordas simples seguindo-se a re-

presentação gráfica do exemplo abaixo.

Exemplo:


Secretário-Geral (NOME)

Capitão-de-Corveta Assistente

AUTENTICADO DIGITALMENTE

20.5.5 - A via encaminhada para assinatura física da autoridade expedidora já deverá conter

a identificação do autenticador, conforme o exemplo do inciso anterior.

20.6 - ELABORAÇÃO DO “DA” DIGITAL

Os DA digitais obedecerão ao estabelecido no art. 3.2.

20.7 - TRÂMITE

Para as OM que utilizam o SiGDEM, devem ser observados os procedimentos específi-

cos estabelecidos no manual de operação do SiGDEM, sendo que cada OM definirá

como será executado o trâmite interno do DA digital.

Salienta-se que, respeitados os requisitos previstos na Doutrina de Comunicações da

MB, as OM devem procurar, ao máximo, realizar o trâmite interno de DA por meio ele-

trônico.

20.8 - EXPEDIÇÃO E RECEBIMENTO

Na expedição dos DA digitais, além dos procedimentos estabelecidos nesta publicação,

serão observados, quando for o caso, os procedimentos emanados pela DGMM e

DCTIM.

20.8.1 - Regras Gerais

a) Os DA expedidos e recebidos deverão, entre OM, tramitar obrigatoriamente en-

tre as caixas-postais SECOM.

b) A responsabilidade pela “confirmação da entrega” de DA por meio eletrônico se-

rá sempre da OM de origem. Portanto, as CE deverão ser expedidas com a opção

OSTENSIVO SGM-105


“Opções de Entrega” assinalada na seção “Opção de Envio”, “Aviso de Recebi-

mento” do sistema de correio eletrônico utilizado.

c) Tramitação “Via”:

I) quando se tratar de DA digital destinado a vários endereçados “Via”, deverá

ser enviado inicialmente ao 1º endereçado “Via” e assim sucessivamente, com

todos os apensos pertinentes;

II) para os DA transmitidos eletronicamente, as cópias destinadas às autoridades

“Via” constarão da relação de “Cópias”, porém só deverão tramitar pela OM

quando do efetivo envio do DA pela autoridade “Via” imediatamente anterior

na sequência estabelecida. Até que este encaminhamento seja concluído, cada

autoridade “Via” estará na tramitação como endereçado de conhecimento;

III) os endereçados “Via” que anteriormente receberam o expediente e os endere-

çados “Cópias” poderão, a critério da OM expedidora e objetivando a eficiên-

cia dos procedimentos da SECOM, receber somente o novo despacho ou todo

o expediente (DA original, despachos e apensos);

IV) caso tenha havido a inclusão ou modificação de apensos, estes deverão ser

enviados a todos os endereçados que anteriormente receberam o expediente;

V) a autoridade intermediária, em um DA digital “Via” manifestando-se sobre o

assunto, deverá, obrigatoriamente, gerar um novo Despacho, dando prosse-

guimento à tramitação. Caso não haja necessidade de manifestação, esta aporá

sua assinatura digital no DA digital recebido, sobreposta à assinatura digital

da autoridade de origem. Neste caso, tal ação deverá ser informada no corpo

da CE de encaminhamento do DA, com cópia para todas as OM envolvidas

no trâmite, com o seguinte texto: “Transmito a V. Sa. o ofício inicial da(o)

(sigla da OM), assinado digitalmente pelo (Posto e Nome da autoridade in-

termediária), por não haver necessidade de manifestação desta OM.” Esta

tramitação não poderá ser observada, em hipótese alguma, em documentos u-

tilizados como prova em juízo, sindicância, inquérito ou outro tipo de verifi-

cação legal que envolvam valor monetário e/ou fiscal.

Essa possibilidade, assinatura sobreposta, será cumprida somente pelos titula-

res de OM.

Não será permitida a autenticação da assinatura, uma vez que não haverá o

documento físico. Caso a autoridade determine que o documento seja autenti-

cado, este deverá ser feito por meio da elaboração de um novo Despacho;

OSTENSIVO SGM-105


VI) as autoridades intermediárias deverão imprimir tanto o Ofício inicial, quanto

as CE e os Despachos, para controle e arquivamento; e

VII) caso um documento “Via” necessite tramitar por várias OM, onde haverá as-

sinatura sobreposta e/ou Despacho digital, as OM intermediárias que deseja-

rem optar por Despacho digital, deverão numerar seus respectivos Despachos,

conforme forem sendo elaborados, de acordo com o exemplo de tramitação

abaixo:

Oficio Inicial

Do: Diretor Ao: Exmo. Sr. Secretário-Geral da Marinha Via: Exmo. Sr. Diretor de Abastecimento da Marinha Exmo. Sr. Diretor de Finanças da Marinha

Exmo. Sr. Presidente da Caixa de Construção de Casas para o Pessoal da Marinha

Exmo. Sr. Diretor do Centro de Controle Interno da Marinha

No exemplo, a DAbM e a DFM optaram por não expedir Despachos, e sim

assinaturas sobrepostas.

A CCCPM optou por expedir Despacho. Sendo assim, este será o 1º Despa-

cho.

O CCIMAR optou pela assinatura sobreposta e encaminhou o Ofício Inicial

para a SGM, com todas as assinaturas sobrepostas das OM anteriores e o 1º

Despacho da CCCPM.

Assim, a SECOM da SGM, ao receber os referidos documentos, verificará a

assinatura digital composta de mais três assinaturas sobrepostas e, ainda, o 1º

Despacho, elaborado pela CCCPM, assinado digitalmente.

d) Não será admitido o envio da cópia de DA por meio eletrônico em que parte des-

te ou de seus apensos seja transmitido eletronicamente e parte por outro meio

(postal, mensageiro, correios etc.).

e) A cópia de DA recebido em forma digital, que venha a ser impresso para se jun-

tar a outro DA tramitando em forma de papel, deverá ser autenticada por um ser-

vidor da SECOM, à vista do arquivo digital original.

20.8.2 - Atribuição de nomes aos arquivos

Por ocasião de atribuição de nomes a arquivos que contêm DA digital ou documen-

to apenso, deverá ser observado o procedimento que se segue, com o uso recomen-

dado da “palavra-chave” e do código da TTDD, a fim de auxiliar na captura do do-

OSTENSIVO SGM-105


cumento arquivístico dentro do arquivo digital.

Ao serem expedidos pela SECOM, os arquivos deverão ser nomeados conforme os

exemplos a seguir:

- Of10-2012-HNLa-DIRF-029.4.pdf – Ofício nº 10/2012 do HNLa, que trata de De-

claração de Imposto de Renda (DIRF) - UGE;

- Of202-2012-DAdM-An-MMI-010.3.pdf – Anexo ao Ofício nº 202/2012 da

DAdM, que trata da Reunião de Estados-Maiores com a Marinha Militar Italiana

(MMI); e

- Of303-2012-DFM-AnB-ApI-SIASG-067.2.ods – Apêndice I ao Anexo B ao Ofí-

cio nº 303/2012 da DFM que trata do ingresso da MB no SIASG.

É comum nos softwares de uso padronizado para MB haver uma opção “proprieda-

des”, na qual poderão ser fornecidas informações de caráter geral sobre o arquivo.

Recomenda-se a sua utilização.

20.8.3 - Assinatura digital e compactação

Após ter sido convertido para o formato PDF os arquivos deverão ser assinados in-

dividualmente, de forma a garantir a sua autenticidade.

a) Objetivando facilitar o manuseio e a visualização dos DA digitais, em especial

daqueles que contemplem grande quantidade de anexos/apêndices, a constitui-

ção do corpo do DA digital (sua parte básica) e dos documentos anexos deverá

ser realizada, preferencialmente, em um único arquivo, a ser assinado digital-

mente apenas pela autoridade prevista no art. 3.16;

b) De maneira semelhante ao disposto na alínea a, a OM expedidora poderá apor a

assinatura digital no corpo do DA e a assinatura digital em um único arquivo

contendo todos os documentos anexos inclusos em sequência;

c) Conforme preconizado nas alíneas a e b, devem ser flexibilizadas quando os

componentes do DA forem originalmente criados em formatos/softwares dife-

rentes (ex. cdr, odt, ods etc.). Para esta situação, poderão ser utilizados tantos

arquivos quantos forem os formatos diferentes, devendo-se, sempre que possí-

vel, consolidar aqueles de mesmo formato;

d) Tendo em vista que, eventualmente, poderá ocorrer a necessidade de inclusão,

retirada ou utilização de documentos anexos de um determinado DA em outro

DA, como, por exemplo em Desp, a OM expedidora do DA digital, por inter-

médio de sua SECOM, deverá manter em seus arquivos todos os documentos

anexos assinados digitalmente, de forma individualizada, de modo a estar apta

OSTENSIVO SGM-105


para o atendimento de uma possível solicitação desses documentos por outras

OM;

e) Quando os componentes do DA exigirem assinaturas digitais diferentes, por

exemplo uma para o corpo do DA e uma ou mais para os seus anexos, será ne-

cessária a elaboração de arquivos digitais diferenciados para cada um dos assi-

nantes, contendo cada um desses arquivos digitais, todos os documentos anexos

inclusos em sequência;

f) Quando no endereçamento do DA houver OM de destino que não necessite ter

conhecimento de todos os anexos, será necessária a criação de arquivos digitais

separados para cada anexo, os quais deverão ser assinados separadamente; e

g) A cópia de DA recebido em forma eletrônica, que venha a ser impresso para se

juntar a outro DA tramitando em forma de papel, deverá ser autenticada por um

servidor da SECOM, à vista do arquivo digital original.

20.8.4 - Encaminhamento de arquivos compactados

Quando o tamanho obtido pelo somatório de arquivos que compõem o DA for su-

perior a “1 MB”, estes poderão ser compactados em um único arquivo, por meio de

software de compactação padronizado para uso pela MB, de forma a facilitar o seu

encaminhamento através do correio eletrônico. No entanto, não deverá ser utilizado

o recurso da compactação em arquivos que tenham sido compactados anteriormen-

te. Visando facilitar o manuseio dos documentos pelos usuários do SiGDEM, o ar-

quivo deverá ser descompactado pelas SECOM e os componentes dos DA digitais

deverão ser inseridos, individualmente, no sistema.

Excepcionalmente, nas situações em que houver mais de dez arquivos a serem ane-

xados ao DA digital, admitir-se-á a inclusão no SiGDEM de arquivos compactados.

20.9 - SEGURANÇA

20.9.1 - Ciclo de Processamento

O ciclo de processamento dos DA obedecerá ao contido na publicação EMA-414 –

Normas para a Salvaguarda de Materiais Controlados, Dados, Informações, Docu-

mentos e Materiais Sigilosos na Marinha e na publicação DGMM-0510 – Normas

para Criptologia da Marinha e a outros procedimentos divulgados pelo Setor

DGMM e DCTIM.

Salienta-se, em especial, que, nas publicações citadas, está previsto que:

a) poderá tramitar por meio eletrônico qualquer DA independentemente do seu grau

de sigilo. Contudo, a transmissão de DA ULTRASSECRETO por meio eletrô-

OSTENSIVO SGM-105


nico só será permitida em casos extremos e que requeira tramitação e solução

imediata, atendendo ao princípio da oportunidade e tempestividade;

b) os DA sigilosos serão, obrigatoriamente, criptografados após serem assinados

digitalmente:

I) os DA com grau de sigilo RESERVADO levará apenas uma cifra; e

II) os DA com grau de sigilo SECRETO e ULTRASSECRETO serão duplamen-

te cifrados, após compactados; e

c) não deverão ser tramitados e mantidos DA sigilosos em texto claro nas redes lo-

cais das OM nem nas unidades de disco rígido (“ hard disk”) das estações de tra-

balho. O trâmite interno de DA sigilosos deverá ser realizado de acordo com as

normas específicas vigentes.

20.9.2 - Utilização de Recursos Criptológicos para Documentos Administrativos Sigilo-

sos

O recurso criptológico a ser utilizado para os DA sigilosos deverá ser aquele

compatível com o grau de sigilo e em consonância às orientações expedidas pela

DCTIM quanto à definição dos recursos a serem utilizados para cada caso.

20.10 - DISTRIBUIÇÃO POR MEIO MAGNÉTICO

Entende-se como “distribuição por meio magnético”, os procedimentos adotados pela

MB para divulgação de informações de qualquer tipo utilizando-se de recursos de in-

formática. A distribuição se processará por um dos seguintes métodos, conforme a ca-

pacitação da OM recebedora:

- acesso direto ao Banco de Dados da OM distribuidora;

- transferência do Arquivo correspondente pelo Circuito 102 da RECIM;

- via intranet; e

- hardware removível (disquete, pen drive, CD, entre outros).

20.11 - ARQUIVAMENTO

Enquanto não houver lei aprovada que disponha sobre a legalidade dos documentos

digitais, as OM deverão arquivar os documentos transmitidos eletronicamente, im-

pressos e assinados/autenticados.

Após seu trâmite na OM, os arquivos digitais dos DA, quando atingirem o limite esta-

belecido no inciso 20.8.4, poderão ser arquivados pelas SECOM utilizando-se o soft-

ware de compactação padronizado para uso pela MB.

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 21

CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA (CE)

21.1 - DEFINIÇÃO

É o DA de correspondência mediante o qual a SECOM da OM envia/distribui DA

digitais. Outros Elementos Organizacionais da OM poderão utilizar a CE para o

envio/distribuição de outros tipos de documentos eletrônicos – arquivos do SiSDPMM,

por exemplo, desde que expressamente autorizado nas normas que os regulam.


21.2.1 - A CE será sempre ostensiva, embora possa encaminhar documentos sigilosos sob a

forma de anexo.

21.2.2 - Deverá ser digitada, diretamente, no aplicativo de correio eletrônico padronizado

para uso da OM.

21.2.3 - A CE deverá conter: título “CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA Nº ____/ (ano)”,

Origem, Destinatários, Texto, Identificação do expedidor e dos arquivos anexos.

21.2.4 - O expedidor deverá ser autorizado, formalmente, a enviar CE.

21.2.5 - Para o trato de assunto formal, entre Elementos Organizacionais ou entre pessoas, o

DA a ser utilizado é a CE ou a CP.

21.2.6 - Para assuntos cuja natureza não requeira trato formal, não se utiliza DA. Sugere-se a

utilização, direta, do aplicativo de correio eletrônico e a adaptação do modelo de

CI, a critério do Origem.

21.2.7 - Em caso de substituição de anexos já encaminhados por CE, por motivo de corre-

ção/alteração, deverá ser elaborada uma nova CE, referenciando a anterior, indican-

do onde (capítulo, artigo, alínea, item, pág. etc.) ocorreu tal modificação no corpo

desta nova CE, evitando-se assim a reimpressão completa do documento.

21.3 - COMPOSIÇÃO DA CE

A critério da OM expedidora, a CE poderá conter grupo indicador, nº de Protocolo e

referência.

21.4 - MODELO

Segue modelo de CE.

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA

CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA Nº______/2012

Do: Encarregado da SECOM do EMA Ao: Sr. Encarregado da SECOM da DAdM 1. Transmito a V. Sa. o arquivo anexo assinado digitalmente pelo Chefe do Estado-Maior da Armada.

(NOME) Capitão-Tenente (T)

Encarregado da SECOM Anexo: Of10-2012-EMA-DIRF-029.4.pdf.ass (Portable Document Format)

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 22

REQUERIMENTO (Req)

22.1 - DEFINIÇÃO

É o DA de correspondência mediante o qual uma pessoa se dirige a uma autoridade pa-

ra pleitear direitos previstos na legislação.

22.2 - COMPOSIÇÃO

22.2.1 - O texto será redigido sob a seguinte forma geral:

(Requerente) requer a V. Exa. (ou V. Sa.) que se digne conceder (assunto), de acor-

do com (amparo legal).

22.2.2 - Requerente

Serão apresentados, nesta ordem, os seguinte dados de identificação do Requerente:

a) Pessoal da MB

- Nome;

- Posto, Graduação ou Categoria Funcional;

- Corpo, Quadro ou Especialidade;

- Número de Identificação de Pessoal (NIP); e

- OM em que serve. Para Inativo, esse dado será substituído pelo endereço.

b) Pessoal extra-MB

- Nome;

- Carteira de Identidade e Órgão Emissor;

- Profissão; e

- Endereço.

22.2.3 - Assunto

Conterá, de forma objetiva, o pleito e, obrigatoriamente, o fim a que se destina.

22.2.4 - Amparo legal

Mencionará os dispositivos legais que amparam o direito ou benefício pretendido.

22.3 - TRAMITAÇÃO

Os Req serão elaborados e encaminhados obedecendo-se aos procedimentos constan-

tes dos incisos a seguir.

22.3.1 - Elaboração

a) Quando os Req forem elaborados à mão, usarão, preferencialmente, papel alma-

ço pautado.

b) A redação do texto utilizará a terceira pessoa do singular para se referir ao reque-

rente.

OSTENSIVO SGM-105


c) O texto será iniciado na nona linha, se o papel for pautado, ou dezessete espaços

verticais, abaixo do Cabeçalho, no caso de folha em branco.

d) É permitido, quando necessário, o uso de páginas em continuação.

22.3.2 - Rubrica

a) O Req endereçado ao Titular da OM será rubricado pela segunda autoridade des-

sa OM, na margem superior à esquerda, sobre seu nome, posto e cargo (digita-

dos ou carimbados).

b) Quando o Req for endereçado a qualquer outra autoridade, da MB ou extra-MB,

a rubrica será do Titular da OM.

c) Em ambos os casos, o Titular da OM poderá delegar competência para que ou-

tras autoridades rubriquem o requerimento.

22.3.3 - Encaminhamento

a) Os Req tratando de assuntos de rotina serão encaminhados à autoridade destina-

tária sem Of.

b) Os Req dirigidos à autoridade extra-MB serão encaminhados por meio de OfExt,

no qual se mencionará o nome do requerente e se resumirá o direito que estiver

sendo pleiteado.

c) Os Req em grau de recursos dirigidos contra ato de autoridades navais devem ser

encaminhados por Of, via autoridade recorrida, a fim de propiciar a adequada

instrução e abreviar a solução do pleito.

22.3.4 - Conhecimento

Todo Req será restituído ao interessado, para que tome conhecimento do despacho

exarado pela autoridade destinatária, observando o contido no inciso 22.3.6.

22.3.5 - Novos documentos

Quando, em decorrência do processamento do requerimento, forem enviados ao re-

querente documentos não encaminhados inicialmente, estes serão relacionados logo

abaixo da rubrica estabelecida no inciso 22.3.2, após a palavra “Anexo:”. Este lan-

çamento, conforme a situação, deverá ser feita manualmente ou digitado. Deverá,

ainda, conter a rubrica (assinatura digital) do responsável.

22.3.6 - Restituição

A restituição do Req ao interessado será endereçada à OM do requerente, quando

couber, através de Of, podendo, alternativamente, ser usada a forma expedita, con-

forme modelo a seguir:

OSTENSIVO SGM-105


MARINHA DO BRASIL (NOME DA OM)

A: (Sigla da OM)

( ) – Para conhecimento do interessado. ( ) – Para arquivamento. ( ) – Para remessa dos documentos abaixo indicados. ( ) – (NOME) Posto, Corpo ou Quadro

Função

As OM que processam elevado número de Req estão autorizadas a instituir carimbo

semelhante, introduzindo as modificações necessárias ao serviço que realizam.

Os Req que tiverem despacho publicado em Bol MB ou em DOU poderão ser des-

truídos pela OM destinatária, exceto quando contiverem documentos originais a

restituir ao requerente.


22.4.1 - Documentos auxiliares

Ao requerimento poderão ser anexados outros documentos julgados indispensáveis

ao seu estudo e decisão.

22.4.2 - Representação ou Parte

Deverá ser cumprido o que estabelece a Ordenança Geral para o Serviço da Armada

(OGSA).

22.5 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de Req.

OSTENSIVO SGM-105


1,5

cm

FORMA GRÁFICA DE REQUERIMENTO ↑ 2,5 cm ↓ ← 5,5cm → Exmo. Sr. ...................................................... (17 espaços verticais abaixo do cabeçalho no papel almaço sem pauta; com pauta na 9ª linha)

↓

←5,5cm →.......................................................................................................................................... ← →

← 3,0cm→...................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................↕1 ..................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................

↕2

Nestes termos, pede deferimento. ↕2 Local e Data. ↑ 4 ↓ → NOME

Posto/Graduação

Observações: 1 - Considerar a moldura como papel A4. 2 - Em caso de numeração de páginas, considerar o rodapé com 1,25cm de altura. ↕4 (no papel almaço com pauta, até a ultima linha) ou

↕2 cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE REQUERIMENTO Exmo. Sr. Secretário-Geral da Marinha

DEFERIDO, de acordo com o art. 39 do RDM e incisos 2.2.3, 2.2.4 e 2.2.6 da DGPM-315 (2ª Revisão).

Brasília, em ___ de ______, de 20__. NOME Almirante-de-Esquadra Secretário-Geral

JOÃO FRANCISCO SILVA, 1ºSG-EP, 66.6666.66, servindo presentemente nesta Secre-taria-Geral, requer a V. Exa. que se digne conceder o cancelamento das punições disciplinares, lançada nas FACR nº 012, 013 e 023, de acordo com o art. 39 do RDM e incisos 2.2.3, 2.2.4 e 2.2.6 da DGPM-315 (2ª Revisão).

Nestes termos, pede deferimento. Brasília, 27 de abril de 2012. NOME 1º SG-CP

Anexo: Cópias das FACR nº 012, 013 e 023.

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - 23-1 - REV. 4

CAPÍTULO 23

DESPACHO DECISÓRIO (DD)

23.1 - DEFINIÇÃO

É o DA de correspondência expedido pelo CM, em virtude de competência regimental

ou delegada, com a finalidade de proferir decisão sobre requerimento submetido à sua

apreciação ou para ordenar a execução de serviços.

23.2 - COMPOSIÇÃO

Será estruturado em parágrafos, todos numerados, na forma de algarismo arábico,

seguido de ponto.

23.3 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de DD.

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRAFICA DE DESPACHO DECISÓRIO

↑

2,0cm ↓

MINISTÉRIO DA DEFESA ↕2

Gr Indicador MARINHA DO BRASIL, EM DD/MM/AAAA

↑ 7

↓ DESPACHO DECISÓRIO MB Nº______/2012

↕3 [IDENTIFICAÇÃO DO PROCESSO OU DO DOCUMENTO]

↕ 2 [INDICAÇÃO DO ASSUNTO]

↕2 [INDICAÇÃO DO REQUERENTE OU DESTINATÁRIO DA ORDENAÇÃO]

↕3 ← 3,0cm→1.← 2,5cm →(início do primeiro parágrafo)..................................................................................................←1,5 cm→

..........................................................................................................................................................................................................................↕ 1 ↕2 2. (início do segundo parágrafo) .................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................................................↕ 1

↕4

NOME Posto Cargo

↕1 Cópias:

(NUP) Observações: 1- Considerar a moldura como papel A4.

2 - Espaçamento entre linhas no texto 1. 3 - Em caso de numeração de páginas, considerar o rodapé com 1,25cm de altura.

↕2,0 cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE DESPACHO DECISÓRIO


VF/RC/11 MARINHA DO BRASIL, EM 25/03/2012 085.2 DESPACHO DECISÓRIO MB Nº 36/2012

Ofício nº 103, de 20MAR2012, da DGPM

Licença para tratar de interesse particular

1ºTen (T) (NOME)

, 1. ....................................................................................................................................................................................................................

. .................................................................................................................................................................................................................................................. 2. ................................................................................................................................ .......... ................. ................. ................. .................

. ..............................................................................................................................................................................................................................................

NOME Almirante-de-Esquadra Comandante da Marinha

Cópias: DGPM DPMM (OM do requerente) Arquivo

61001.003030/2012-12

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 24

ATESTADO

24.1 - DEFINIÇÃO

É o DA declaratório pelo qual os Titulares de OM ou autoridade delegada comprovam,

a pedido, um fato ou situação de que tenham conhecimento.

24.2 - CARIMBO DA OM

Os Atestados receberão o carimbo da OM elaboradora no canto superior direito da

folha, a 15mm, aproximadamente, das bordas do papel.

24.3 - MODELO

Seguem-se uma forma gráfica e modelo de Atestado.

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA DE ATESTADO

↑

2,0cm ↓

MARINHA DO BRASIL

↕2 NOME DA OM

↑ 4 ↓

ATESTADO ↕3

←3,0cm→⊥←2,5cm→..............................................................................................................................................................................................←1,5cm→

...............................................................................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................................................↕1,5 ↕2

..................................................................................................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................↕1,5

↕3

Local e Data. ↑ 4 ↓ → NOME

Posto Cargo

Observações: 1 - Considerar a moldura como papel A4. 2 - Em caso de numeração de páginas, considerar o rodapé com 1,25 cm de altura.

↕2 cm

CARIMBO

DA OM

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE ATESTADO

MARINHA DO BRASIL


ATESTADO

Atesto, para prova junto ao Serviço de Inativos e Pensionistas da Marinha (SIPM), para os

fins previstos no Decreto nº 49.174, de 1º de novembro de 1960, que a Sra. MARIA JOSÉ DE

ALMEIDA, Carteira de Identidade nº 1.111.111, expedida pelo Instituto Félix Pacheco, brasileira,

casada, residente à rua Célia, 111, Sampaio, Rio de Janeiro, está sendo assistida por este Núcleo no

processo de interdição de seu esposo, JOÃO FERREIRA DE ALMEIDA, SO-ES 41.9999.67, que

será distribuído a uma das Varas de Família deste Estado.

Atesto, ainda, que a beneficiária acima indicada comprometeu-se a dar assistência adequada

ao interditando em causa, bem como a seus dependentes, tendo este Núcleo procedido às

investigações necessárias antes da expedição do presente documento.

Rio de Janeiro, 9 de agosto de 2012. (NOME) Capitão-de-Fragata Encarregado do N-SAIPM

CARIMBO

DA OM

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 25

CERTIDÃO

25.1 - DEFINIÇÃO

É o DA declaratório mediante o qual os Titulares de OM declaram a existência de fatos

com base em documentos existentes na OM.

25.1.1 - Solicitação

As Certidões são, normalmente, elaboradas para atender a pleito constante de Re-

querimento ou, ainda, de solicitação ou requisição formal oriunda de autoridade

competente.

25.1.2 - Tipos

Uma Certidão pode ser classificada nos seguintes tipos:

a) Integral

Quando transcreve, por inteiro, o conteúdo do registro ou do documento fonte. É

também chamada “Verbo ad Verbum”, “Textual” ou “em Inteiro Teor”.

b) Parcial

Quando reproduz apenas parte do conteúdo do registro ou do documento fonte.

c) Narrativa

Quando descreve pedaços esparsos do original, sem copiar todo o texto ou, ain-

da, quando informa ou responde a perguntas formuladas. Neste caso, é também

chamada “Certidão em Relatório” ou “Certidão Informativa”.

d) Negativa

Quando nega a existência ou registro de um determinado ato ou fato.


A Certidão será elaborada em atendimento à solicitação formal do interessado, indi-

cando, obrigatoriamente, o fim a que se destina.

25.2.1 - Elaboração

A Certidão será digitada em espaço um, sem ponto parágrafo, sem espaços em

branco, sem entrelinhas e sem rasuras.

a) As emendas serão ressalvadas no texto, antes do encerramento.

b) A Certidão pode, em casos excepcionais, ser manuscrita, usando-se, obrigatori-

amente, tinta indelével.

OSTENSIVO SGM-105


25.2.2 - Cópias

Podem ser extraídas tantas cópias quantas forem necessárias, podendo ser cópias

reprografadas. Neste caso, serão conferidas e autenticadas conforme o estabelecido

no art. 3.18.

25.2.3 - Carimbo da OM

Idêntico ao do atestado.

25.3 - CASOS ESPECIAIS

As Certidões poderão ser extraídas sob modelos específicos, desde que respeitem

normas ou instruções expedidas por quem de direito, podendo ser usado papel com

barras laterais delimitando as margens esquerda e direita.

25.4 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de Certidão.

OSTENSIVO SGM-105


1,5

cm

3,0

cm

MODELO DE FORMA GRÁFICA DE CERTIDÃO

↑

2,5cm ↓

MARINHA DO BRASIL

↕2 (NOME DA OM)

↑ 4 ↓

CERTIDÃO ↑ 3 ↓ ← →⊥←2,5cm→Em cumprimento ao despacho do......(1)........exarado no ..........(2).............. em que ← →

solicita..............(3)..............., para fim de............... (4)................, CERTIFICO, de acordo com ........... (5)..........., conforme consta de ..................(6)............, que............................ (7)............ ......................................................................................................................................................1 .................................................................................................. E nada mais constando relativo ao requerido (requisitado ou solicitado), eu, .............................(8)........., .............(9)..............., passei (ou mandei passar) a presente Certidão, que vai por mim datada e assinada ................. .......................(10)..............................................(11).................................. .

↑ 4 ↓ → NOME posto

cargo

Instruções: (1) Cargo ou Função da autoridade que deu o despacho autorizando a expedição da Certidão; (2) Documento em que foi exarado despacho, mencionando o nome do requerente e data do reque-

rimento ou, se for o caso, o cargo da autoridade que solicitou ou requisitou a Certidão; (3) O objeto que está sendo requerido, solicitado ou requisitado; (4) Fim a que se destina a Certidão; (5) Base legal que dá amparo ao que está sendo certificado; (6) A fonte das informações que constarão da Certidão; (7) As informações existentes sobre o objeto requerido, requisitado ou solicitado; (8) Nome, por extenso, da autoridade competente que passou ou mandou passar a Certidão, seguin-

do-se seu posto, graduação ou categoria funcional; (9) Função dessa autoridade;

(10) Localidade e Data (dia, mês e ano, todos por extenso); e (11) Assinatura dessa autoridade.



↕2cm

CARIMBO DA OM

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE CERTIDÃO

MARINHA DO BRASIL


CERTIDÃO nº 632/2012 Em cumprimento ao despacho do Chefe do Serviço de Recrutamento Distrital (SRD) deste

Comando exarado no requerimento datado de 30 de julho de 2012 da Sra. CÉLIA DO NASCI-MENTO, viúva, protocolado neste SRD sob o nº 1234/2011, em que solicita CERTIDÃO DE SERVIÇO DE GUERRA prestado por seu esposo, ex-Marinheiro Nacional, RUBERVALDO DO NASCIMENTO, já falecido, para fim de prova junto ao Serviço de Inativos e Pensionistas da Marinha, CERTIFICO, de acordo com o artigo 140 da Lei nº 6.880, de 9 de dezembro de 1980 (Estatuto dos Militares) e alínea d, parágrafo 2º do artigo 1º da Lei nº 5.315, de 12 de se-tembro de 1967, conforme consta de sua Caderneta-Registro, que RUBERVALDO DO NAS-CIMENTO, NIP 43.5555.55, filho de SEVERINO DO NASCIMENTO e MÔNICA DO NAS-CIMENTO, nascido em 19 de junho de 1925 natural do Estado do Rio de Janeiro, prestou servi-ços efetivos em Operações de Guerra, em missões de comboio e patrulhamento, no período de dez dias, conforme o Termo de Viagem nº 291/1944, embarcado no Contratorpedeiro MATO GROSSO. E nada mais constando em relação ao requerido, eu, CONCEIÇÃO LINO, Datilógra-fa, passei a presente Certidão que vai por mim datada e assinada. Rio de Janeiro, dois de agosto de mil novecentos e noventa e nove. (assinatura da datilógrafa).

(NOME) Capitão-Tenente (AA) Enc. da Div. de Reserva Naval e Inatividade

CARIMBO DA OM

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 26

ORDEM DO DIA (OD)

26.1 - DEFINIÇÃO

É o DA declaratório mediante o qual o CM e os Titulares de OM exaltam datas históri-

cas ou fatos significativos.

As OD poderão ser encaminhadas a Órgãos extra-MB, ouvido o GCM. As OD assina-

das pelo CM poderão ser distribuídas à Imprensa.

26.2 - COMPOSIÇÃO

O texto de uma OD conterá apenas assuntos de natureza ostensiva e obedecerá, no que

couber, ao disposto no Capitulo 3.


A distribuição da OD será, em princípio, para as autoridades interessadas, podendo,

também, ser divulgada por BONO, sendo, neste caso, desnecessário distribuí-la por ou-

tros meios.

26.4 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de OD.

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA DE ORDEM DO DIA

↑

2,0cm ↓


← 3,0cm →Gr. Indicador NOME DA OM ↑ 4 ↓

→ LOCAL.←1,5cm→ Em de .... .......de _____.

↕3

ORDEM DO DIA Nº ____/____

↕3 Assunto: .......................

↕3 ←2,5cm → ............................................................................................................................. ..................................................................................................................................................↕1 ↕2

.............................................................................................................................. ..................................................................................................................................................↕1 .................................................................................................................................................. ↕4 NOME

Posto Cargo Distribuição: .............................. ..............................↕1



(NUP)

↕2,0 cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE ORDEM DO DIA

MARINHA DO BRASIL

AC/LL/02 SECRETARIA-GERAL DA MARINHA 041.41

BRASÍLIA, DF. Em 6 de novembro de 1998.

ORDEM DO DIA Nº 2/1998

Assunto: Inauguração do Edifício Almirante Gastão Motta

Na busca permanente do aprimoramento de seus serviços administrativos, a Marinha resolveu

reunir em um mesmo local o Gabinete do Secretário-Geral da Marinha no Rio de Janeiro, as Diretorias de Abastecimento, de Finanças, de Administração e de Contas da Marinha.

Órgãos Centrais dos Sistemas de Abastecimento, de Contabilidade e Finanças, de Planeja-

mento e Orçamento e de Controle Interno que, em seu conjunto, constituem o Serviço de Intendência da Marinha, essas Diretorias, ao operarem próximas umas das outras, além da economia de recursos materiais e humanos e do incentivo à troca de ideias entre profissionais de mesma formação que isto propiciará, terão suas atividades técnicas mais facilmente coordenadas, o que, certamente, resultará em significativos benefí-cios ao apoio às Forças e Estabelecimentos Navais.

O prédio cujas obras de adaptação agora estão sendo inauguradas e que hoje sedia as citadas

OM tem muito a ver com o Serviço de Intendência da Marinha, pois há mais de sessenta e cinco anos vem abrigando organizações voltadas para o abastecimento da Marinha.

É, pois, com toda propriedade e justiça que a Marinha resolveu dar-lhe o nome de Edifício

Almirante Gastão Motta, homenageando, desta forma, ilustre Almirante do Corpo de Intendentes da Mari-nha, que muito fez, ao longo de sua vida profissional, em prol do aprimoramento daquele Serviço.

O Almirante Gastão Motta foi um profissional por excelência, que sempre procurou difundir

os conhecimentos adquiridos ao longo de seus trinta e sete anos de serviço, cabendo destacar o relatório que apresentou ao Ministro da Marinha, após visita de estudos à Marinha dos Estados Unidos da América em 1952, que serviu de base para a reformulação feita à época no nosso Serviço de Intendência e que, até os di-as de hoje, tem sido a base para os sucessivos aprimoramentos feitos na estrutura do Sistema de Abasteci-mento da Marinha.

Neste dia em que oficialmente inauguramos o Edifício Almirante Gastão Motta e nele se ins-

talam os órgãos de direção do Serviço de Intendência da Marinha, cumpre-me concitar a todos os que aqui irão exercer suas atividades para que o façam a exemplo do ilustre Almirante, com muita dedicação e com-petência, de modo a prestar sempre o melhor serviço à Marinha.



Distribuição: Listas: 7, 10, GCM e SGM-04.3

62091.009652/2009-31

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 27

ORDEM DE SERVIÇO (OS)

27.1 - DEFINIÇÃO

É o DA declaratório por meio do qual o CM e os Titulares de OM registram:

- direitos e obrigações do pessoal, relativos a diárias, gratificações, citações meritórias,

alterações de função, alterações de cargo (militar e servidor) e credenciamentos para

efeito de segurança;

- ratificação de atos de subordinados;

- punições impostas a Oficiais e Suboficiais; e

- designação de pessoal para funções em âmbito interno.


A OS será divulgada internamente na OM, podendo, quando for o caso, ser distribuída

a outras OM diretamente interessadas no assunto.

27.3 - CANCELAMENTO

Quando a OS contiver um único lançamento, e sendo detectado o lançamento incorreto

ou que o mesmo deixou de ser cumprido, ela poderá ser cancelada pela OM de origem,

com o seguinte texto:

1 - CANCELAMENTO DE ORDEM DE SERVIÇO

Fica cancelada a minha OS nº 298/2012, referente ao pagamento de Indenização de

Diárias e Requisição de Transporte do CF 00.0000.00 MANOEL DA SILVA.

27.4 - RETIFICAÇÃO

Quando a OS contiver vários lançamentos, e sendo detectado um lançamento incorreto

ou que o mesmo deixou de ser cumprido, ela poderá ser retificada pela OM de origem,

com o seguinte texto:

1 - RETIFICAÇÃO EM ORDEM DE SERVIÇO

Excluir no item 1, da minha OS nº 298/2012, o pagamento de Indenização de Diá-

rias e Requisição de Transporte, referente ao CF 00.0000.00 MANOEL DA SILVA.

27.5 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de OS.

OSTENSIVO SGM-105


1,5

cm

FORMA GRÁFICA DE ORDEM DE SERVIÇO

↕2 cm


←3,0 cm→Gr. Indicador NOME DA OM ↑ 4 ↓

→ LOCAL. ← → Em de ...........de _____.

↕3 ORDEM DE SERVIÇO Nº____

↕3 Assunto: .......................

↕3 ←3,0 cm→⊥← 2,5 cm→Para conhecimento desta (OM) e devidos fins, torno público o seguinte:

↕2 1 - .....................................................

↕2 ................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................↕1 ↕2

2 - .................................. ↕2

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................↕1 2.1 - ............................................................................................................................................ .................................................................................................................................................↕1 a) ..........................................................................................................................................

I) ................................................................................................................................... II) ..................................................................................................................................↕1 1) .............................................................................................................................. 2) .............................................................................................................................. b) ...................................................................................................................................... .................................................................................................................................................. ↕4 NOME

Posto Cargo Distribuição: --------------------- --------------------- Observações: 1) Considerar a moldura como papel A4.

2) Em caso de punição imposta, credencial de segurança ou um outro assunto si-giloso usar a expressão: “Para conhecimento desta (OM) e devidos fins, re-gistro a seguinte ocorrência:”.

3) O “Assunto:” não deverá ser cópia dos títulos dos itens da OS, salvo se estes se referirem a diversos assuntos não relacionados entre si ou ao assunto prin-cipal.

4) Em caso de numeração de páginas, considerar o rodapé com 1,25cm de altura.

(NUP) ↕2,0cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE ORDEM DE SERVIÇO

MARINHA DO BRASIL AQ/HD/62 DIRETORIA DO PESSOAL MILITAR DA MARINHA

086.111

RIO DE JANEIRO, RJ. Em 23 de maio de 2012.

ORDEM DE SERVIÇO Nº 57/2012 Assunto: Desligamento de praça

Para conhecimento desta Diretoria e devidos fins, torno público o seguinte:

1 - AGRADECIMENTO

Deixa hoje o nosso convívio, por transferência para a Reserva Remunerada, o SO-ES 61.9999.35 DHIEGO RANGEL DE BARCELLOS, depois de..................................................

Desejamos que, ao se reintegrar à nova vida, tenha toda a felicidade, junto aos seus fami-liares, os quais, ao longo da carreira, certamente participaram com o apoio e o incentivo para o seu sucesso.

2 - DESLIGAMENTO

De acordo com o § 1º do art. 95 da Lei nº 0.000/0000, é desligado desta Diretoria, na pre-

sente data, por ter sido transferido para Reserva Remunerada, a pedido, pela Portaria nº 910, de 08MAI2012, do DPMM, o SO-ES 61.9999.35 DHIEGO RANGEL DE BARCELLOS.

Por ordem:


Vice-Diretor ASSINADO DIGITALMENTE

Distribuição: DFM DPMM-10, DPMM-30 e DPMM-50

63011.002654/2012-13

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 28

PARECER

28.1 - DEFINIÇÃO

É o DA pelo qual especialistas emitem opinião fundamentada sobre determinado assun-

to.

28.2 - COMPOSIÇÃO

O texto conterá o histórico do problema, a análise fundamentada e uma conclusão, ob-

servando, dentro do possível, as prescrições já estabelecidas para os textos de corres-

pondência, conforme art. 3.5.

Como o Parecer expressa um juízo - contendo, portanto, uma opinião abalizada, visan-

do a esclarecer e propor solução para matéria controversa, o texto será fundamentado e

elucidativo, amparando-se na legislação vigente e em conhecimentos técnicos ampla-

mente aceitos.

Quando houver necessidade de mencionar algum documento, este será diretamente ci-

tado no texto, pois não está previsto o uso de “Referência:” para este tipo de documen-

to.

O Parecer será assinado pela autoridade especialista no assunto, responsável por sua

elaboração.

Imediatamente após a assinatura, será digitado o Termo de Aprovação, que será assina-

do pela autoridade Titular da OM, que deverá ser hierarquicamente superior àquela que

emitiu o Parecer.

Os Pareceres usam “Cópias:”. A indicação “Cópias:” será colocada no canto inferior

esquerdo da última folha do documento, após a assinatura do Termo de Aprovação.

28.3 - PARECERES DA CONSULTORIA JURÍDICO-ADJUNTA DO COMANDANTE

DA MARINHA (CJACM)

Os Pareceres elaborados pelo CJACM obedecem a regras específicas da Assessoria de

Justiça e Disciplina do GCM.

28.4 - PARECERES SOBRE PROPOSIÇÕES LEGISLATIVAS

Na redação dos Pareceres sobre propostas de nova legislação, procedimentos devem ser

seguidos com vistas a disciplinar a tramitação e definir os prazos a serem obedecidos

para emissão de Parecer pelas OM da MB. São objetos de confecção de Parecer os Pro-

jetos de Lei, as Propostas de Emendas à Constituição, os Projetos de Decreto Legislati-

vo, os Projetos de Resolução, as Medidas Provisórias e outras proposições em tramita-

OSTENSIVO SGM-105


ção no Congresso Nacional, assim como as respostas a Requerimentos de Informação.

Tais Pareceres têm por propósito subsidiar o posicionamento da MB, com vistas ao de-

senvolvimento de ações de esclarecimento junto aos parlamentares, na tentativa de in-

terferir no processo legislativo, bem como orientar o envio de respostas a consultas fei-

tas à MB por outros órgãos dos Poderes da República.

28.5 - ORIENTAÇÕES PARA PROPOSIÇÕES PARLAMENTARES

O processo de avaliação, acompanhamento e emissão de Parecer sobre as proposições

em tramitação no Congresso Nacional seguirá as seguintes orientações:

28.5.1 - Avaliação

Todas as proposições apresentadas no Congresso Nacional sofrerão uma avaliação

inicial do GCM.

28.5.2 - Forma de Acompanhamento

A forma de acompanhamento das proposições que sejam do interesse da MB

dependerá da avaliação dos reflexos e efeitos que possam ter sobre os interesses e

atribuições da MB.

Da avaliação inicial, uma das ações a seguir será desencadeada:

a) as proposições que possam trazer reflexos diretos sobre os interesses da MB se-

rão enviadas para as OM às quais o assunto esteja afeto, com cópia ao EMA e

aos ODS correspondentes, com solicitação formal de parecer;

b) as proposições que, apesar de não trazerem reflexos diretos e significativos sobre

os interesses da MB, necessitem ser acompanhadas, serão enviadas para conhe-

cimento das OM incumbidas do assunto, com cópias ao EMA e aos ODS corres-

pondentes, para conhecimento; e

c) quando uma proposição estiver disponível na página da Câmara dos Deputados

ou Senado Federal, será transmitida mensagem à OM correspondente solicitando

análise e emissão de parecer.

28.5.3 - Emissão de Pareceres

As OM solicitadas a opinar deverão transmitir seus Pareceres ao GCM, por ofício,

contendo cópia para o EMA e ODS, que atuarão por veto, quando contrários a con-

clusão.

Entretanto, qualquer OM que identificar, em uma proposição recebida apenas para

conhecimento, aspectos relevantes com reflexos sobre os interesses da MB, deverá

emitir o Parecer, mesmo que não tenha sido formalmente solicitado.

OSTENSIVO SGM-105


a) Composição

Os Pareceres deverão ser compostos das seguintes partes: Propósito, Análise e

Conclusão.

I) Propósito - Deverá conter, de forma objetiva, um resumo do propósito da

proposição;

II) Análise - Deverá abordar toda a parte técnica especializada sobre o assunto,

enfocando, quando couber, os aspectos jurídicos pertinentes e os reflexos

sobre os interesses da MB. Poderá ser subdividida, conforme a necessidade

do texto; e

III) Conclusão - Com base na análise efetuada, a conclusão deverá conter expres-

samente a sugestão de como a MB deve posicionar-se frente à proposição:

favorável, contrária, favorável com emendas, nada a opor, sem impactos pa-

ra a MB etc.

Se forem necessárias emendas, estas devem ser explicitadas na conclusão,

com a redação proposta, citando os dispositivos a serem substituídos, supri-

midos, aglutinados ou incluídos, devendo a justificação das emendas constar

da Análise.

Sempre que for viável, deve ser buscada a solução de adequar as proposições

aos interesses da MB, ou eliminar os aspectos adversos, pela via das emen-

das ao seu texto.

Contudo, tanto para a rejeição total de uma proposição, como para as suges-

tões de alterações, deve ser apresentada a argumentação suficiente para ser

encaminhada aos relatores da matéria na Câmara dos Deputados e Senado

Federal.

b) Parecer por mensagem

De acordo com o teor da informação, e em proveito da rapidez do processo, é

admitida e até recomendável a emissão do Parecer por mensagem, endereçada ao

GCM com informação para o EMA e ODS, que, conforme o estabelecido no in-

ciso 28.5.3, atuarão por veto.

c) Consultas feitas por órgão extra-MB

A OM que for consultada por órgão não pertencente à MB, para emissão de Pa-

recer sobre proposição legislativa, deverá encaminhá-lo, acompanhado de cópia

OSTENSIVO SGM-105


da solicitação, ao GCM, com cópia para o EMA e ODS. O GCM se encarregará

da remessa da resposta ao órgão solicitante.

28.6 - REQUERIMENTOS DE INFORMAÇÃO

Os Requerimentos de Informação (RI) endereçados ao CM serão enviados às OM in-

cumbidas do assunto.

As respostas aos RI devem ser dadas de forma direta, com a transcrição de cada per-

gunta e a respectiva resposta, obedecendo-se aos requisitos de prazo e exatidão, precei-

tuados no art. 50 § 2º da Constituição Federal, sendo encaminhados diretamente ao

GCM, com cópias ao ODS correspondente e EMA.

28.7 - PRAZOS

Os prazos máximos, contados desde a data de recebimento das solicitações pelas OM,

até a entrada das respostas no GCM, são os seguintes:

- Parecer sobre proposições com tramitação ordinária: quarenta dias;

- Parecer sobre proposições com tramitação em regime de preferência (prioridade ou

urgência): vinte dias; e

- Respostas a RI: vinte dias.

Prazos menores poderão ser estipulados expressamente pelo GCM nos documentos de

remessa das proposições, sempre que sua tramitação no Congresso Nacional assim o

exigir.

28.8 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de Parecer.

OSTENSIVO SGM-105


1,5

cm

FORMA GRÁFICA DE PARECER SOBRE PROPOSIÇÕES LEGISLATIVAS ↑

2,0cm ↓


Gr.indicador GABINETE DO COMANDANTE DA MARINHA ↑ 4 ↓

PARECER Nº ____/__ ↕3

←3,0cm→Assunto: Proposta de Emenda Constitucional nº 1/1994 (de autoria do Senador PEDRO SIMON) .← → ↕2 Acrescente-se ao Art. 142 do atual Texto Constitucio-

nal, um novo artigo renumerando-se os subsequentes nos seguintes termos:

↕2 ←3,0cm→⊥←2,5cm→1. PROPÓSITO ↕2

Pelo Ofício nº ........................................................................................................ ................................................................................................................................................................. ↕1

↕2 2. ANÁLISE

↕2 A Proposta de Emenda Constitucional (PEC) do ..............................................................

.................................................................................................................................................................↕1 ↕2

3. CONCLUSÃO ↕2

Em face do exposto, o Comandante da Marinha é de Parecer .................................. ................................................................................................................................................................. 1

↕2 Brasília, ... de ....................... de 19__.

↑ 4 ↓ →NOME

(quando assinado por Oficial) Posto

Cargo ↕1

Aprovo: Brasília, .... de.....................de 19__.

↑ 4 ↓

→ NOME Posto Cargo

Cópias: SGM Arquivo

Observações: 1 - Considerar a moldura como papel A4. 2 - Em caso de numeração de páginas, considerar o rodapé com 1,25cm de altura. ↕2,0cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE PARECER

MARINHA DO BRASIL

UT/SC/50 SECRETARIA-GERAL DA MARINHA 999

PARECER Nº 1/1998

Assunto: Proposta de Criação do Programa W-11 PROARQUIPÉLAGO

1. PROPÓSITO

Pelo Ofício nº 154, de 20 de maio de 1998, a Secretaria da Comissão Interminis-

terial para os Recursos do Mar (SECIRM) propôs a criação, na estrutura do Plano Básico WHISKEY, do Programa 11 - PROARQUIPÉLAGO

2. ANÁLISE De acordo com a proposta da SECIRM, o programa destina-se a implementar

uma estação científica no Arquipélago de São Pedro e São Paulo, com a finalidade de desen-volver pesquisas nas áreas de Geologia, Geofísica, Biologia Marinha e Terrestre, Recursos Pesqueiros, Oceanografia e Meteorologia.

Considerando o disposto no art. 5.1 da SGM-101 - Normas para Execução do Pla-

no Diretor -, o Programa é a macro divisão de um Plano Básico, e se destina a agrupar projetos que apresentem características semelhantes de planejamento, execução e controle de objetivos.

Os programas atualmente existentes no PB WHISKEY (W-01 a W-07 e W-10) possuem objetivos e metas já perfeitamente definidas e que não se compatibilizam com as que estão sendo propostas no novo programa.

3. CONCLUSÃO

Face ao acima exposto, e tendo em vista o art. 5.2 da SGM-101, esta Secretaria-

-Geral é de parecer favorável à criação do Programa W-11 PROARQUIPÉLAGO.

Brasília, 1º de junho de 1998. NOME

Capitão-de-Mar-e-Guerra (IM) Assessor de Orçamento

Aprovo: Brasília, 2 de junho de 1998.

NOME Almirante-de-Esquadra Secretário-Geral

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 29

TERMO

29.1 - DEFINIÇÃO

É o DA lavrado por pessoa especificamente autorizada - em alguns casos, por mais de

uma - com a finalidade de relatar fatos, inventariar bens ou documentos, escriturar re-

sultados de inspeções e vistorias ou descrever formalmente qualquer outra situação.

Os Termos de Abertura e de Fechamento dos livros oficiais, que comissionam respon-

sáveis para rubricar suas folhas e que certificam o cumprimento deste procedimento,

não são regulamentados por estas Normas.

29.2 - COMPOSIÇÃO

Os Termos serão numerados sequencialmente dentro do ano, independentemente do tí-

tulo e do assunto.

A redação do termo obedecerá às normas da legislação específica que determinar a sua

elaboração. Em princípio, conterá as informações a seguir:

- data, por extenso, e local em que foi lavrado;

- base legal que regula o assunto;

- sempre que possível, o documento que designa quem assinará o termo;

- finalidade do termo; e

- fechamento.

Os termos serão datilografados/digitados, usando espaço um para o texto, iniciado pela

expressão abaixo:

“Aos ... dias do mês de ... do ano de ...”

Será encerrado por:

“E, para constar, foi lavrado o presente TERMO, que vai assinado ...”

Será assinado pelo responsável e, sempre que necessário, por duas testemunhas.

CÓPIAS - Os termos usam “Cópias:”.

A OM possuirá cópia de todos os termos elaborados.

29.3 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo de termo.

OSTENSIVO SGM-105


1,5c

m

FORMA GRÁFICA DE TERMO ↑

2,0cm ↓

MARINHA DO BRASIL ↕2 Gr Indicador NOME DA OM

↕2 SETOR DA OM

↑ 4 ↓

TERMO DE DESTRUIÇÃO Nº ____/__ ↕3 ←3,0cm→|←2,5cm→............................................................................................................................................................................................................. ← →

........................................................................................................................................................................................................................................ ......................................................................................................................................................................................................................................... ↕1 .........................................................................................................................................................................................................................................

↕2 ..............................................................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................................................................................ ...........................................................................................................................................................................................................................................↕1 .......................................................................................................................................................................................................................................... ↑

4 ↓ → NOME

Posto ↑ 4 ↓

→ NOME NIP e Graduação

↑ 4 ↓

→ NOME NIP e Graduação ↕1

Copias: ...............................

..............................↕1


2 - O texto deve sempre se iniciar com a data de abertura do Termo, com dia, mês e ano por extenso.


↕2,0cm

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE TERMO

MARINHA DO BRASIL SP/PR/03 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DA MARINHA

063.62 SERVIÇO DE COMUNICAÇÕES

TERMO DE DESTRUIÇÃO Nº 20/2012

Aos dezoito dias do mês de novembro de mil novecentos e noventa e nove, cumprin-

do o que determina o inciso 4.3.1 do EMA-413, reuniram-se nesta Diretoria o Capitão-de- -Corveta (IM) JAIRO CECILIO DA SILVA, o SO-SI 65.9999.34 MANUEL DE ALMEIDA DA COSTA e o 1º SG-ES 68.8888.39 SEVERINO DE SOUZA, o primeiro como responsável pela custódia e os demais como testemunhas, para proceder à destruição de material controlado pelo Estado-Maior da Armada, conforme determina a Circular nº 38/2012, daquela OMU.

Cumpridas as formalidades exigidas e inspecionada toda a publicação a destruir, foi

triturado o volume nº 168 do EMA-243 GLOSSÁRIO DE TERMOS DE CRIPTOLOGIA, edi-ção 1973. E, para constar, foi lavrado o presente TERMO, que vai assinado pelo responsável pela custódia e pelas testemunhas arroladas acima.

NOME Capitão-de-Corveta

(IM)

NOME SO-SI 65.9999.34

NOME 1ºSG-ES 68.8888.39

Cópias: DAdM-03 Arquivo

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 30

FAC-SIMILE (Fax)

30.1 - DEFINIÇÃO

Documento enviado à distância, por meio de ligação telefônica, o fax (forma abreviada

já consagrada de fac-símile) é empregado na transmissão de mensagens urgentes e no

envio antecipado de documentos, cujo conhecimento há premência, quando não há

condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original,

ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe.

30.2 - UTILIZAÇÃO

O envio de documentos através do Fax será antecedido de um formulário apropriado

conforme modelo em anexo. Este modelo possibilita controlar o número de folhas dos

documentos encaminhados por esse meio, além de informações adicionais sucintas. Po-

derá, em casos especiais, constituir-se no próprio documento, quando esse modelo con-

tiver as informações que se deseja transmitir.

30.3 - RESTRIÇÕES DE USO

O Fax poderá ser utilizado para o envio de documentos classificados como ESPECIAL

ou URGENTE ou considerados como tal. É vedado o uso do Fax para transmissão de

documentos sigilosos. Em face da dúvida sobre a legalidade do documento encaminha-

do por Fax, deve ser avaliada a utilização deste método quando estejam envolvidos do-

cumentos, que possam vir a ser utilizados em juízo. Neste caso, pode-se usar o Fax para

agilizar procedimentos, devendo os documentos originais ou autenticados serem poste-

riormente encaminhados ao destinatário.

30.4 - CÓPIAS

Caso necessário, cumprir o contido no art. 3.22.

30.5 - ARQUIVAMENTO

Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia reprográfica do fax e não com

o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

30.6 - MODELO

Segue-se um modelo de Fax.

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE FAX

MARINHA DO BRASIL

(nome da OM) [setor do órgão expedidor]

[endereço do órgão expedidor]

Fax nº Data:

DESTINATÁRIO Nome:

Órgão:

Fax nº

REMETENTE Nome:

Telefone: ( )

Fax: ( )

Endereço Eletrônico:

Esta folha + Tipo e nº do documento:

MENSAGEM

NOME (Posto)

(Cargo)

OBS.: Quando tramitado internamente, a assinatura é idêntica aos dos DA internos.

NOME Posto Cargo

Cópias: .......... .......... Caso não sejam bem recebidas todas as páginas, favor contatar-nos.

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 31

DOCUMENTOS PARA APRECIAÇÃO DO COMANDANTE DA MARINHA

31.1 - GENERALIDADES

31.1.1 - Este capítulo estabelece procedimentos para o encaminhamento de documentos para

apreciação do CM.

31.1.2 - Após apreciados, os expedientes encaminhados ao CM implicam as seguintes pro-

vidências:

a) arquivamento no GCM;

b) expedição de Desp, Of, DD ou Msg, informando às OM envolvidas a decisão

tomada;

c) expedição de ato normativo interno (Portaria);

d) expedição de Fax, OfExt ou Telex, quando o assunto tratado for levado ao co-

nhecimento ou decisão de autoridades extra-MB, exceto o Presidente da Repú-

blica e os Ministros de Estado; e

e) transmissão ao MD para aprovação.

31.2 - PROCEDIMENTOS

31.2.1 - Tramitar pela cadeia de comando, exceto quando houver expressa determinação em

contrário, ou estiver prevista forma diversa em norma pertinente. Em cada estágio

de tramitação, deverão ser acrescentados pareceres ou informações, que contribu-

am para instruir a decisão do CM.

31.2.2 - Todo documento encaminhado para apreciação do Presidente da República deverá

tramitar por meio de uma mídia portátil, em anexo, contendo a matéria tratada.

31.2.3 - É vedado o encaminhamento ao CM de Req que não possuam fundamentação na le-

gislação em vigor, portanto, sem amparo legal, principalmente as solicitações “por

graça”.

31.3 - COMPOSIÇÃO DOS PROCESSOS

31.3.1 - Os processos encaminhados ao CM, que se enquadrem nestas normas, deverão con-

ter, como anexos, minutas dos atos a serem expedidos com os respectivos apensos,

quando for o caso.

31.3.2 - Tais minutas deverão ser elaboradas de acordo com os modelos dos vários tipos de

documentos abordados por estas normas ou anexos ao presente capítulo, os quais

obedecem ao “MANUAL DE REDAÇÃO DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA”

(2ª edição, revista e atualizada).

OSTENSIVO SGM-105


Para a elaboração das minutas de Exposição de Motivos, Anteprojeto de Lei, Projeto de

Decreto e Aviso ou Ofício Externo, devem ser observadas e consideradas as regras

constantes dos artigos a seguir e o Decreto nº 4.176, de 28MAR2002, publicado no

DOU de 01ABR2002 e sua retificação de 08ABR2002.

31.4 - EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS (EM)

É a correspondência administrativa através da qual o MD se dirige ao Presidente da

República, para participá-lo de determinado assunto, propor alguma medida ou subme-

ter à sua consideração projeto de ato normativo.

Não é necessário o encaminhamento de EM, quando o ato a ser submetido à considera-

ção do Presidente da República for relativo a nomeação, designação, dispensa, agrega-

ção, reversão, transferência para a RM1, promoção e reforma.

31.4.1 - Semelhante ao OfExt, de acordo com sua finalidade, a EM apresenta duas formas

básicas de estrutura: uma para aquele que tenha caráter exclusivamente informativo

e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo.

a) No primeiro caso, a estrutura deve seguir as mesmas regras para textos de cor-

respondência, art. 3.5, assemelhando-se ao OfExt, excluindo o endereço.

b) No segundo caso, embora observando as mesmas regras de formatação, deve,

obrigatoriamente, além de outros comentários julgados pertinentes, indicar:

I) na introdução: o problema que está a reclamar a adoção da medida ou do ato

normativo proposto;

II) no desenvolvimento: o porquê de ser aquela medida ou aquele ato normativo

o aconselhado para se solucionar o problema e eventuais alternativas existen-

tes para equacioná-lo; e

III) na conclusão, novamente, qual medida deve ser tomada, ou qual ato normati-

vo deve ser editado para solucionar o problema.

Deve, ainda, trazer apenso o formulário de “Anexo à EM”, devidamente preenchi-

do, de acordo com o modelo em anexo a este capítulo.

31.4.2 - O preenchimento obrigatório do anexo, para as EM que proponham a adoção de al-

guma medida ou a edição de ato normativo, tem como finalidade:

a) permitir a adequada reflexão sobre o problema que se busca resolver;

b) ensejar mais profunda avaliação das diversas causas do problema e dos efeitos

que pode ter a adoção da medida ou a edição do ato, em consonância com as

“questões que devem ser analisadas na elaboração de proposições normativas no

âmbito do Poder Executivo” constantes da publicação citada no Anexo A; e

OSTENSIVO SGM-105


c) conferir transparência aos atos propostos.

Dessa forma, ao atender às “questões que devem ser analisadas na elaboração de

atos normativos no âmbito do Poder Executivo”, o texto da EM e seu anexo

complementam-se e formam um todo. No anexo, encontram-se uma avaliação

profunda e direta de toda a situação, que está a reclamar a adoção de certa provi-

dência, ou a edição de um ato normativo; o problema a ser enfrentado e suas

causas; a solução que se propõe, seus efeitos e seus custos; e as alternativas exis-

tentes. O texto da EM fica, assim, reservado à demonstração da necessidade da

providência proposta: por que deve ser adotada e como resolverá o problema.

Nos casos em que o ato proposto for relativo à indicação de pessoal (nomeação,

promoção, ascensão, transferência, readaptação, reversão, aproveitamento, rein-

tegração, recondução, remoção, exoneração, demissão, dispensa, disponibilida-

de, aposentadoria), não é necessário o encaminhamento do formulário de “anexo

à EM”.

Ressalta-se que:

I) o anexo à EM deve ter todas as páginas rubricadas pelo Ministro;

II) o campo oito do anexo à EM será preenchido no GCM, após ouvido o

CJACM;

III) a síntese do parecer do órgão de assessoramento jurídico não dispensa o en-

caminhamento do parecer completo; e

IV) o tamanho dos campos do anexo à EM pode ser alterado de acordo com a

maior ou menor extensão dos comentários a serem ali incluídos.

31.4.3 - A EM é a principal modalidade de comunicação dirigida ao Presidente da Repúbli-

ca. Pode, em certos casos, ser encaminhada cópia ao Congresso Nacional ou ao Po-

der Judiciário ou, ainda, ser publicada no DOU, no todo ou em parte. Ao elaborar

uma EM, deve-se ter atenção aos requisitos básicos da redação oficial (clareza,

concisão, impessoalidade, formalidade, padronização e uso do padrão culto de lin-

guagem).

31.4.4 - Quando a EM envolver mais de um Ministério, deverá conter as assinaturas das au-

toridades envolvidas, sendo a primeira do MD e as demais escrituradas no sentido

vertical, separadas por quatro espaços.

OSTENSIVO SGM-105


No caso de não haver espaço suficiente na folha para escrituração das assinaturas

em sentido vertical, estas deverão ser dispostas na mesma linha, escriturando-se

primeiro a assinatura do MD e em seguida as assinaturas das demais autoridades

envolvidas.

31.4.5 - Por se tratar de documento em que exclusivamente o Ministro de Estado dirige-se

ao Presidente da República, a proposta de EM, na forma de minuta, deverá ser en-

caminhada mediante Of explicativo, via cadeia hierárquica competente, ao GCM

que, após análise do CM, reencaminhará a proposta ao MD, por meio de OfExt.

31.5 - ANTEPROJETO DE LEI E PROJETO DE DECRETO

O CM submete à consideração do MD Anteprojeto de Lei e Projeto de Decreto.

Conforme pode ser verificado nos modelos em anexo, só são numerados os Decretos

que contenham regras jurídicas de caráter geral e abstrato. Os que contenham regras de

caráter singular não serão numerados, mas conterão ementas, exceto os relativos a

nomeação, exoneração, designação, dispensa, agregação, reversão, transferência para a

RM1, promoção e reforma, que não serão numerados nem conterão ementas.

As minutas de Anteprojeto de Lei e de Projeto de Decreto deverão consolidar as nor-

mas preexistentes que versem sobre a mesma matéria e mencionarão, especificamente,

as disposições que pretenderem revogar.

As referidas minutas devem, ainda, ser acompanhadas de cópias xerográficas dos dis-

positivos legais relativos à matéria, que estejam sendo citados, inclusive os que confe-

rem poderes para a sua edição, exceto quando se tratar da Constituição Federal.

31.6 - AVISO (Av)

É a correspondência administrativa exclusiva de Ministro de Estado.

31.6.1 - Cópias

Embora não use as indicações “Do:” e “Ao:”, a Origem e Destinatário estão efeti-

vamente presentes no documento. Assim, o Av usa a indicação “Cópias:”, embora o

documento original não a contenha, somente as cópias.

31.6.2 - Tramitação Via

Como não há autoridade intermediária na tramitação, o Av não admite encaminha-

mento “Via”.

31.7 - FORMATAÇÃO E ENVIO DE DOCUMENTOS PARA O MINISTRO DA DE-

FESA

31.7.1 - Os documentos enviados para o Ministro da Defesa deverão ser padronizados com

as configurações e formatação de arquivo digital a seguir descritas:

OSTENSIVO SGM-105


a) Configuração de página no editor de texto – BrOffice Writer / LibreOffice Wri-

ter::

I) Margens:

- Superior: 3,5cm

- Inferior: 2,00cm

- Esquerda: 2,75cm

- Direita: 0,75cm

- Medianiz: 0,00cm

- Pos. da Medianiz: esquerda

II) Orientação: Retrato;

III) Tamanho do Papel: A4;

IV) Cabeçalho: 1,27cm;

V) Rodapé: 1,8cm;

VI) Fonte: Courrier New; e

VII) Tamanho: 12.

Obs: não usar autocorreção e autoformatação.

b) Arquivos digitais:

I) Formatos: enviar nos dois formatos: texto e PDF;

II) Quantidade de arquivos: preferencialmente um arquivo por assunto, contendo

capa, índice, sumário, corpo, anexos, etc., evitando um arquivo para cada tópi-

co, como no exemplo abaixo:

Arquivo 1 = capa; Arquivo 2 = índice; Arquivo 3 = sumário; Arquivo 4 = corpo; Arquivo 5 = Anexo A; e Arquivo 6 = Anexo B;

III) A atribuição de nomes aos arquivos deverá obedecer a regra de formação abai-

xo:

Descrição do campo Ano.mês.data Tipo nº-origem Assunto Exemplo 2011.01.25 Ofício nº 318-GCM Solicitação de informações

Nome do arquivo ⇨2011.01.25 - ofício nº 318-GCM - solicitação de informações

Um (01) arquivo com capa, índi-ce, sumário, corpo, Anexo A e Anexo B.

Transformar “06” arquivos em 01 arquivo e salvar em texto e PDF

OSTENSIVO SGM-105


31.7.2 - Não estão incluídos no presente procedimento os atos de que tratam o Decreto nº

4.176, de 28 de março de 2002, que estabelece normas e diretrizes para a elabora-

ção, a redação, a alteração, a consolidação e o encaminhamento ao Presidente da

República de projetos de atos normativos de competência dos órgãos e Poder Exe-

cutivo Federal, e a Portaria nº 559/MD, de 3 de maio de 2005, que dispõe sobre a

padronização de procedimentos na elaboração de atos normativos, ordinatórios e de

comunicação expedidos no âmbito do Ministério da Defesa, bem como as apresen-

tações em “power-point”.

31.7.3 - Os arquivos digitais, deverão ser salvos, com extensão compatível com o pacote

OPEN DOCUMENT FORMAT (ODF), utilizados pela suíte BrOffice/LibreOffice.

com extensão compatível com o pacote Microsoft Office 2007.

31.8 - MODELOS

Seguem-se formas gráficas e modelos de EM, Av e Decretos para apreciação do CM.

OSTENSIVO SGM-105


5,0cm

EM nº /MD Brasília, .....de............de 2012.

5,0cm

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

1. A Organização de Direção Civil do Transporte Marítimo (ORGDCTM), responsável pelo emprego eficiente da Frota Mercante Nacio-nal e utilização racional do Sistema Portuário Nacional, em situação de guerra, foi inicialmente disciplinada através do Decreto nº 85.174, de 18 de setembro de 1980, que a considerou como necessária às situações de tensão, emergência ou guerra, tendo sido, na ocasião, constituída por órgãos com-petentes do Ministério dos Transportes, ou seja, ao Secretário-Geral do Mi-nistério dos Transportes, a Superintendência Nacional de Marinha Mercante (SUNAMAM) e a Empresa de Portos do Brasil S/A (PORTOBRÁS). 2. O Decreto nº 97.535, de 20 de fevereiro de 1989, extinguiu a SUNAMAM substituindo-a pela Secretaria de Transportes Aquaviários (STA), que passou a exercer as atribuições da ex-SUNAMAM na estrutura da ORGDCTM. 3. A partir da nova estrutura da Administração Pública Federal, es-tabelecida pelo Decreto nº 99.244, de 10 de maio de 1990, foram extintos os órgãos supracitados e a nova organização afim, do Ministério da Infra-Estrutura, não foi contemplada com as atribuições inerentes a ORGDCTM.

1,5cm

1,5c

m

MODELO DE EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS

3 cm

OSTENSIVO SGM-105


4. Em situação de guerra, a manutenção do Tráfego Marítimo vital ao esforço nacional exige a execução de uma série de tarefas que escapam à esfera de ação da Marinha do Brasil, configurando-se como atribuições de entidades civis. Essas atividades, ligadas principalmente à utilização econô-mica dos navios mercantes e ao funcionamento eficiente das instalações por-tuárias, são, entretanto, de tal essencialidade que, em não sendo executa-das, prejudicam o esforço nacional e invalidam as iniciativas navais para a defesa do Tráfego Marítimo. 5. Assim sendo, Senhor Presidente, com a finalidade de criar-se condições para a reestruturação da ORGDCTM, submeto a consideração de Vossa Excelência o Projeto de Decreto que a esta acompanha.

1,0cm

Respeitosamente, 2,5cm

(NOME) Ministro de Estado da Defesa

Observação: considerar moldura como papel A4

2

Continuação do modelo de EM

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE ANEXO A EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS

ANEXO À EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS DO MINISTÉRIO DA DEFESA, Nº , DE ___ DE ____ DE 2012.

1. Síntese do problema ou da situação que reclama providências:

2. Soluções e providências contidas no ato normativo ou na medida proposta: 3. Alternativas existentes às medidas propostas:

Mencionar:

- se há outro projeto do Executivo sobre a matéria; - se há projetos sobre a matéria no Legislativo; e - outras possibilidades de resolução do problema.

4. Custos: Mencionar:

- se a despesa decorrente da medida está prevista na lei orçamentária anual; se não, quais as alternativas para custeá-la; - se é o caso de solicitar-se abertura de crédito extraordinário, especial ou suplementar; e - valor a ser despendido em moeda corrente.

OSTENSIVO SGM-105


Continuação do modelo do anexo da EM

5. Razões que justificam a urgência (a ser preenchido somente se o ato proposto for medida provisória ou projeto de lei que deva tramitar em regime de urgência):

Mencionar:

- se o problema configura calamidade pública; - por que é indispensável a vigência imediata; - se trata de problema cuja causa ou agravamento não tenham sido previstos; e - se - trata de desenvolvimento extraordinário de situação já prevista.

6. Impacto sobre o meio ambiente (sempre que o ato ou medida proposta possa vir a tê-lo):

7. Alterações propostas: (a ser preenchido somente no caso de alteração de Medidas Provisórias).

Texto Atual Texto proposto

8. Síntese do parecer do órgão jurídico:

Observação: a falta ou insuficiência das informações prestadas poderão acarretar, a critério da Subchefia

para Assuntos Jurídicos da Casa Civil, a devolução do projeto de ato normativo para que se complete o exame ou se reformule a proposta.

Com base em avaliação do ato normativo ou da medida proposta à luz das “questões levantadas no Anexo I, do Decreto nº 4.176, de 28 de março de 2002”.

OSTENSIVO SGM-105


MODELO E FORMA GRÁFICA DE AVISO 5,0cm 3,0cm MINISTÉRIO DA DEFESA Aviso nº 45/MD

1,5cm Brasília, 1º de abril de 2012.

A Sua Excelência o Senhor (NOME)

(Cargo do destinatário)

Assunto: Seminário sobre uso de energia no setor público Senhor Ministro, 5,5cm 2,5cm 1,5cm 1,5cm

1. Convido Vossa Excelência a participar da sessão de abertura do “Primeiro Semi-

nário Regional sobre o Uso Eficiente de Energia no Setor Público”, a ser realizado em 5 de

março próximo, às 9 horas, no auditório da Escola Nacional de Administração Pública - ENAP,

localizado no Setor de Áreas Isoladas Sul, nesta capital.

2. O Seminário, mencionado inclui-se nas atividades do “Programa Nacional das

Comissões Internas de Conservação de Energia em Órgãos Públicos”, instituído pelo Decreto

nº 99.656, de 26 de outubro de 1990.

↕1,0cm Atenciosamente,

2,5cm

NOME

Ministro de Estado da Defesa

Observação: Em caso de numeração de páginas, considerar o rodapé com 1,25 cm de altura.

↑

2,0cm ↓

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA DE DECRETO

6,0cm

DECRETO Nº 2 1,5cm Promulga.............................................................................. ................................................................................................ ................................................................................................ 1,5cm (4,5) 5,5cm O PRESIDENTE DA REPÚBLICA..................................................................... ....................................................................................................................................................

Considerando....................................................................................................... 3,0cm ................................................................................................................................................

D E C R E T A:

Art. 1º O acordo................................................................................................ ..................................................................................................................................................

Art. 2º Este Decreto.......................................................................................... ..................................................................................................................................................

Brasília, 3 de maio.................................................................................................................... ↑

4 ↓

NOME

Observações: 1 - Considerar a moldura como papel A4. 2 - Total de caracteres na linha 71.


OSTENSIVO SGM-105


EXEMPLO DE DECRETO

Decreto no.........., de .......... de ................de 2012. Dispõe sobre ...........................................

....................................................................

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso III, da Constituição,

D E C R E T A:

Art. 1º Os artigos devem ser designados pela forma abreviada “Art.”, seguido de algarismo arábico e do símbolo de número ordinal “º” até o de número 9, inclusive (“Art. 1º”, “Art. 2º” etc.); a partir do de número 10, segue-se o algarismo arábico correspondente, se-guido de ponto (“Art. 10.”, “Art. 11.” etc.).

Art. 2o ...................................................................................................

I - os incisos dos artigos devem ser designados por algarismos romanos segui-

dos de hífen, e iniciados por letra minúscula, a menos que a primeira palavra seja nome próprio;

II - ..............................................................................................

a) as alíneas ou letras de um inciso deverão ser grafadas com a letra minúscula correspondente, seguida de parêntese: “a)”, “b )” etc.;

b) .........................................................................................

Brasília, de de 1997; 176º da Independência e 109º da República.

NOME

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE DECRETO INDIVIDUAL

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, de acordo com o art. 132, inciso II, da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e tendo em vista o que consta no Processo nº ..............., da Diretoria do Pessoal Civil da Marinha, resolve:

DECLARAR DEMITIDO, ........(NOME).................., NIP ...................., ocupante do cargo de ........................,

código ................., da tabela de Especialistas da Marinha do Brasil. Brasília, ....de.........de 20..; ... o da Independência e ... o da República.

NOME

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 32

ATIVIDADE DE MICROFILMAGEM DA DIRETORIA DO PATRIMÔNIO

HISTÓRICO E DOCUMENTAÇÃO DA MARINHA (DPHDM)

32.1 - PROPÓSITO

Definir a atuação das atividades de microfilmagem exercidas pela DPHDM/Arquivo da

Marinha e orientar as OM quanto ao uso dos serviços de execução e apoio à microfil-

magem de documentos, que é composta das seguintes etapas: preparação de lotes, in-

dexação, microfilmagem propriamente dita, processamento, duplicação e o controle

de qualidade.

32.2 - MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS TRANSFERIDOS/RECOLHIDOS

A DPHDM/Arquivo da Marinha, de acordo com as Leis, Decretos e Orientações do

Ministério da Justiça em vigor no País, efetuará a microfilmagem visando: a preserva-

ção do documento original, a rapidez na recuperação da informação e a redução do es-

paço de armazenamento. Os documentos cuja destinação final seja a ELIMINAÇÃO –

indicados na Tabela de Temporalidade, poderão ter o seu suporte migrado do papel pa-

ra o microfilme. Os documentos que a mencionada Tabela indicar para a GUARDA

PERMANENTE poderão ser microfilmados, mas o original em papel não poderá ser

eliminado.

32.3 - ATENDIMENTO ÀS OM CADASTRADAS

A DPHDM/Arquivo da Marinha só atenderá as OM que estiverem efetivamente cadas-

tradas. Para que uma OM utilize o serviço de microfilmagem, faz-se necessário um ca-

dastramento prévio, mediante o envio de uma mensagem para a DPHDM/Arquivo da

Marinha, que conterá os seguintes dados: Nome e código da OM, descrição do serviço a

ser executado (microfilmagem propriamente dita, processamento, controle de qualida-

de, duplicação, revisão, arquivamento), nome e telefone da pessoa e setor de contato.

A DPHDM responderá a mensagem efetivando o cadastramento e agendará uma visita

técnica a fim de orientar os procedimentos a serem adotados pela OM, tais como:

- quantificação do material necessário para a execução da tarefa;

- preparação dos lotes, que consiste em: separação e ordenação de 2.200 unidades do-

cumentais, numeração sequencial das folhas, retirada de grampos, clipes e demais ob-

jetos apostos ao papel, indexação e conferência. Caso exista algum documento ilegí-

vel ou avariado parcialmente, comprometendo a sua leitura, uma pessoa designada

OSTENSIVO SGM-105


pela OM solicitante fará constar uma observação no campo indexação e rubricará o

documento; e

- estimativa de prazo para a consecução da tarefa.

Após a realização da visita técnica, pela DPHDM/Arquivo da Marinha, a OM solicitan-

te preencherá um PEDIDO DE SERVIÇO DE MICROFILMAGEM (Anexo J) para

cada lote (porque poderão ser constatados problemas no preparo de um deles, indepen-

dentemente dos demais) e os encaminhará para a DPHDM, sem a necessidade de ofí-

cio, juntamente com o lote.

A fim de evitar a superlotação de lotes no Centro de Microfilmagem da Marinha e para

que este possa atender a todas as OM da MB, cada OM entregará, no máximo, cinquen-

ta lotes por vez. Só tornará a enviar outros lotes após receber o pronto do Centro de

Microfilmagem.

Cada OM se responsabilizará pela entrega e pela retirada dos lotes microfilmados no

Centro de Microfilmagem.

32.4 - GUARDA DE MICROFILMES

Os microfilmes originais dos sistemas micrográficos, em sais de prata, cadastrados se-

rão armazenados na DPHDM. As OM receberão uma cópia em diazo e poderão reque-

rer nova cópia a qualquer momento, desde que forneça o filme para este fim.

32.5 - RECURSOS FINANCEIROS

Os recursos financeiros para custeio do serviço de microfilmagem desejado pelas OM

serão custeados pelas mesmas, sendo que, com base na visita técnica realizada e na

descrição do serviço desejado, a DPHDM encaminhará uma relação do material neces-

sário (filmes de sais de prata, filmes diazo, caixas plásticas para acondicionamento dos

filmes, bobinas virgens, revelador, fixador, neutralizador e amônia), que será adquirido

pela OM solicitante e encaminhado para o Centro de Microfilmagem da Marinha.

As etapas de preparação dos lotes e de revisão da microfilmagem serão realizadas por

militar ou servidor credenciado, designado pela OM solicitante, que será treinado pelos

Técnicos da DPHDM.


O acondicionamento dos filmes deverá ser feito em ambiente propício e, preferenci-

almente, em carretéis e caixas plásticas pretas para os originais e carretéis e caixas

plásticas azuis para os filmes cópias, devidamente etiquetados com a identificação do

número do rolo e dos documentos.

OSTENSIVO SGM-105


No caso de alguma OM optar pela contratação dos serviços de microfilmagem por

firmas terceirizadas e desejar enviar os microfilmes para acondicionamento na

DPHDM/Arquivo da Marinha, os rolos serão acompanhados de uma Declaração da

OM de que realizou o serviço em outro local, a fim de que a responsabilidade por e-

ventuais erros não seja imputada ao Centro de Microfilmagem da Marinha.

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 33

CURRICULUM VITAE

33.1 - PROPÓSITO

Padronizar a confecção dos “curriculum vitae” relativos a militares da MB, para uso

de Organizações extra-MB, brasileiras ou estrangeiras.

33.2 - NORMAS GERAIS

33.2.1 - O “curriculum vitae” deverá se limitar ao registro, na sequência, das seguintes in-

formações: DADOS PESSOAIS, CARREIRA, COMISSÕES, CURSOS, CON-

DECORAÇÕES e TRABALHOS PUBLICADOS.

33.2.2 - Serão evitadas abreviaturas, de modo a permitir que as informações sejam entendi-

das fora do âmbito naval.

33.2.3 - Os cursos e comissões inerentes à área de inteligência não deverão constar do “cur-

riculum vitae”.

33.3 - NORMAS ESPECÍFICAS

33.3.1 - Dados pessoais

Relacionar apenas data de nascimento, naturalidade, estado civil, nomes da esposa e

filhos (destes, sem sobrenome).

33.3.2 - Carreira

Relacionar os Postos ou Graduações, com as respectivas datas de promoção, em or-

dem crescente de antiguidade. Não incluir as expressões “por merecimento” ou “por

antiguidade”.

33.3.3 - Comissões

Relacionar, por extenso, os nomes das OM onde serviu, evitando repeti-los caso ne-

las tenha servido mais de uma vez. Não incluir OM pelas quais tenha passado como

destacado ou como aluno. Quando houverem sido exercidas funções de Comando e

Direção, citá-las, entre parênteses, após o nome da OM.

Para quem serve ou serviu no CIM, deverá ser citada a OM a qual esteja subordina-

da. No caso de haver servido nos órgãos de inteligência diretamente subordinados à

Presidência da República, deverá ser citado Presidência da República.

33.3.4 - Cursos

Relacionar os cursos de graduação e pós-graduação realizados extra-MB e os cur-

sos de relevância para a carreira, iniciando por aquele de formação de Oficial ou

Praça. Não incluir cursos expeditos de duração inferior a três meses. Citar institui-

ção de ensino, quando o curso for extra-MB.

OSTENSIVO SGM-105


33.3.5 - Condecorações

Relacionar, pelo nome oficial e por ordem de precedência, as condecorações e me-

dalhas com as quais tenha sido distinguido, citando o grau, entre parênteses, se for

o caso.

33.3.6 - Trabalhos publicados

Relacionar os trabalhos publicados.

33.4 - LOCAL, DATA E ASSINATURA

Ao final, deverão constar do “curriculum vitae” o local, a data de sua elaboração, o

Posto, a atual função e a assinatura do militar a que ele se refere, ou outra forma de au-

tenticação.

33.5 - MODELO

Segue-se um modelo de “curriculum vitae”.

OSTENSIVO SGM-105


MODELO DE CURRICULUM VITAE

MARINHA DO BRASIL

Contra-Almirante (IM) JOÃO PAULO DOS SANTOS CHAEK

CURRICULUM VITAE

←2,5 cm→ 1. DADOS PESSOAIS

Nascimento - 14JUN1943 Naturalidade - Rio de Janeiro Estado Civil - Casado Nome da Esposa - Camila Carneiro Chaek Filhos - Omar

- Rafael - Rodrigo - Fernanda

2. CARREIRA

Guarda Marinha - 13DEZ1963 Segundo-Tenente - 30NOV1964 Primeiro-Tenente - 30ABR1966 Capitão-Tenente - 31AGO1968 Capitão-de-Corveta - 31AGO1974 Capitão-de-Fragata - 31AGO1980 Capitão-de-Mar-e-Guerra - 31AGO1987 Contra-Almirante - 25NOV1992

3. COMISSÕES

Contratorpedeiro “Paraná” Fragata “Constituição” Comando do 5º Distrito Naval

------------------------------------------------------ ←5→

- 1 -

OSTENSIVO SGM-105


↕5 (Continuação do Curriculum Vitae do Contra-Almirante (IM) JOÃO PAULO DOS S. CHAEK)

Diretoria de Finanças da Marinha Presidência da República Estado-Maior da Armada Depósito Naval de Natal (Diretor) Comissão Naval Brasileira na Europa (Presidente) Diretoria de Administração da Marinha (Vice-Diretor) Centro de Controle de Inventário da Marinha (Diretor) – Cargo atual

4. CURSOS

Bacharelado em Administração – Universidade Federal Fluminense (UFF) Mestrado em Administração Pública – Fundação Getúlio Vargas (FGV/EBAP) Escola Naval Aperfeiçoamento de Intendência para Oficiais Básico - Escola de Guerra Naval Comando e Estado-Maior - Escola de Guerra Naval Superior de Guerra Naval Política e Estratégia Marítimas - Escola de Guerra Naval Royal College of Defense Studies (Inglaterra)

5. CONDECORAÇÕES

Ordem do Mérito Naval (Grau de Comendador) Medalha Militar de Ouro (passador de ouro) Medalha Mérito Tamandaré Medalha Mérito Marinheiro (quatro âncoras)

6. TRABALHOS PUBLICADOS

CHAEK,João Paulo dos Santos, Licitação é Fácil, Ed. Atlas, 1a edição, 1998. CHAEK, João Paulo dos Santos, Organização e Métodos, Uma Abordagem Gerencial, Ed. Atlas, 2a edição, 1999.

Rio de Janeiro, 14 de junho de 2012. ←5→

(a) JOÃO PAULO DOS SANTOS CHAEK

Contra-Almirante (IM) Observação: considerar a moldura como papel A4.

- 2 -

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 34

ABREVIATURAS DE TIPOS DE NAVIOS E EMBARCAÇÕES

34.1 - PROPÓSITO

Padronizar as abreviaturas de tipos de navios e embarcações para uso oficial na MB,

de acordo com o MANUAL DE ABREVIATURAS, SIGLAS, SÍMBOLOS E CON-

VENÇÕES CARTOGRÁFICAS DAS FORÇAS ARMADAS – MD33-M-02, expedi-

do pelo MD.

34.2 - USO DAS ABREVIATURAS

As abreviaturas deverão ser utilizadas em todos os documentos e publicações oficiais

da MB.

34.3 - FORMAÇÃO DE ABREVIATURAS

As abreviaturas de tipos de navios e embarcações foram elaboradas pelo Ministério da

Defesa.

34.4 - CRITÉRIOS PARA FORMAÇÃO DE ABREVIATURAS

34.4.1 - As abreviaturas simples, correspondem aos tipos básicos de navios e embarcações,

relacionadas na lista de abreviaturas de tipos básicos, Lista A.

34.4.2 - As abreviaturas compostas são aquelas formadas pela união da abreviatura do tipo

básica, abreviaturas indicativas da modalidade de emprego, Lista B, e/ou da área

usual de operações, Lista D.

34.4.3 - Os navios e embarcações de transporte ou desembarque apresentam-se com as abre-

viaturas dessas modalidades de emprego, acrescentadas a outras que indiquem os

tipos de carga ou material, Lista C, transportado ou desembarcado.

34.4.4 - As abreviaturas complementares, Lista E, serão utilizadas, conforme o caso, para

indicar porte, velocidade, tipo de propulsão, sistema de armas, meios apoiados etc.

OSTENSIVO SGM-105


34.5 - LISTAS DE ABREVIATURAS A

TIPOS BÁSICOS B

EMPREGO Aviso Av Abastecimento Ab Escolta E Barca/Barcaça (1) B Aeródromo Ae Esquadra Esq Batelão (2) Bt Anfíbio Anf Faroleiro F Cábrea Cb Antiaéreo AA Hidrográfico Hi Canhoeira Cn Anti-Submarino AS Hospital H Chata Ch Apoio Ap Instrução In Contratorpedeiro CT Apoio de Fogo ApF Minagem/Mineiro M Corveta Cv Apoio de Fogo Naval ApFN Mineiro-Varredor MV Cruzador C Apoio Logístico ApLog Museu Mu Dique Flutuante DFl Apoio Múltiplo ApM Oceanográfico Oc Embarcação (2) E Assalto A Oficina O Encouraçado E Assalto Anfíbio AAnf Patrulha Pa Fragata F Assistência Hospitalar AsH Pesquisa Pq Lancha L Ataque At Polícia Naval PN Monitor M Auxiliar A Quebra-Gelo QG Navio (2) N Balizamento/Balizador B Reabastecimento R Rebocador Rb Batalha B Reparo Rep Submarino S Caça-Minas CM Salvamento Sv Tênder (3) Td Comando e Comunicações CCom Socorro S Veículo V Controle de Área Marítima CAM Tanque T Desembarque (1) D Tênder (4) Td Desembarque-Doca DD Torpedeiro Tp Emprego-Geral EG Transporte (1) Tr Escola E Varredura/Varredor V

C

TIPOS CARGA OU MATERIAL (5) D

ÁREAS DE OPERAÇÕES E

COMPLEMENTARES Água A Costeiro Co Avião/Aviação (de) Av Carga C Fluvial Flu Alta Velocidade (de) Av Carga Geral CG Oceânico Oc Hidroavião (de) Hav Carga de Assalto CA Polar Po Lança-Misseis (M) Carros de Combate CC Porto P Lanças-Foguetes (F) Hilicópteros H Submarino S Leve/Ligeiro L Helicópteros de Assalto HA Médio M Material Comum MC Múltiplo M Munição M Nuclear (propulsão) (N) Óleo Ol Operação Remota OR Órgãos de Comando OC Pesado P Provisões Pr Pneumático Pn Pessoal P Porta-Hilicópteros (H) Sobressalentes S Rápido Ra Tropa T Veleiro Ve Tropa de Assalto TA Viatura e Pessoal VP Viatura e Material VM OBSERVAÇÕES: (1) Ver a lista de abreviaturas de Tipos de Carga ou Material transportados ou desembarcados. (2) Utilizado somente em conjunto com outros termos. (3) Aparece também como emprego, na lista Abreviaturas de Emprego. (4) Aparece também na lista de tipos básicos, por serem indistintamente utilizados os termos Navio-

Tênder e Tênder. (5) Para serem utilizadas como complemento das abreviaturas dos navios ou embarcações de transporte

ou desembarque.

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 35

COMUNICAÇÃO PADRONIZADA DE PROCESSOS JUDICIAIS (CPPJ)

35.1 - DEFINIÇÃO

É o documento de âmbito interno da MB, por meio do qual as Centrais de Processos

Judiciários (CPJ) encaminharão documentos relativos a processos judiciais para presta-

ção de informações e/ou cumprimento de decisões judiciais.

A CPPJ destina-se, portanto, a dispensar tratamento expedito e prioritário a assuntos de

justiça, sendo a mesma classificada como URGENTE.

35.2 - TEXTO

O texto da CPPJ observará as recomendações já estabelecidas no art. 3.5, no que cou-

ber.

- Modelo

Cada CPPJ utilizará, obrigatoriamente, um texto previamente aprovado.

- Preenchimento

As CPPJ podem ser vistas como formulários pré-impressos que veiculam informa-

ções nos termos padronizados.

- Forma de Tratamento

A redação da CPPJ empregará a forma de tratamento e verbos compatíveis com os

Elementos Organizacionais efetivamente envolvidos.

35.3 - ASSINATURA

A CPPJ será assinada pela autoridade interna da OM que estiver autorizada a fazê-lo.

Quanto ao formato e disposição datilográfica, obedecerá às regras já estabelecidas.

35.4 - CÓPIAS

A indicação “Cópias” será digitada respeitando as regras já estabelecidas no art. 3.24,

no que couber.

A CPPJ será confeccionada em três vias, sendo uma original e duas cópias, onde uma

cópia será arquivada na CPJ de origem, com anexo, sem apensos e a outra enviada à

CPJ/GCM, sem anexos.

35.5 - AUTORIZAÇÃO

A implantação da CPPJ observará os termos da Portaria nº 134/MB, de 06MAI2003, e

seus atos complementares.

OSTENSIVO SGM-105


35.6 - DELEGAÇÃO DE COMPETÊNCIA

Como a CPPJ, de fato, exige a delegação de competência do Titular da OM a um su-

bordinado para tratar de assuntos jurídicos, a autorização para assiná-la estará registra-

da em Portaria, desde que não esteja delegada em outro documento.

35.7 - MODELO

Seguem-se forma gráfica e modelo da CPPJ.

OSTENSIVO SGM-105


Autor (nome/nip/posto/graduação): Situação: Processo (tipo/nº): Órgão Judicial (vara/juízo): A quem se dirigir: Resumo do pedido: Prazo para atendimento: Obs.:

FORMA GRÁFICA DE COMUNICAÇÃO PADRONIZADA DE PROCESSOS JUDICIAIS

↕2,0cm -----------------

URGENTE MARINHA DO BRASIL

↕2 ← 3 cm →Gr. Indicador NOME DA OM

↨2 CENTRAL DE PROCESSOS JUDICIÁRIOS

↑ 4 ↓

————————————→ LOCAL. ← 1,5cm→ Nº__________ Em____de___________de_____.

↕3 COMUNICAÇÃO PADRONIZADA DE PROCESSOS JUDICIAIS

← 2,5 cm → ↕3 Do: .......

1↕ Ao: ........ ↕2 Assunto: ........ ↕2 Referência: ......... ↕2 Anexo: ........ ↕3

← 3 cm → 1. ...........

↕4 NOME Posto ↕1 Cargo

↕1 Cópias: ................ ................↕1

Observação: considerar a moldura como papel A4.

URGENTE ↕2 cm (NUP)

OSTENSIVO SGM-105


URGENTE

MARINHA DO BRASIL

JZ/TM/21 DIRETORIA DO PESSOAL MILITAR DA MARINHA 024.92 63011.000519/2012-34

CENTRAL DE PROCESSOS JUDICIÁRIOS

Nº __________

RIO DE JANEIRO, RJ. Em 7 de maio de 2012.

COMUNICAÇÃO PADRONIZADA DE PROCESSOS JUDICIAIS

Do: Encarregado Ao: Sr. Diretor do Serviço de Inativos e Pensionistas da Marinha Assunto(s): ( X ) prestação de informações ( ) cumprimento de decisão judicial favorável à MB ( X ) cumprimento de decisão judicial desfavorável à MB ( ) reiteração Referências: a) Portaria nº 134/MB, de 06MAI2013, do CM, item 5; e b) CPPJ nº 16/2012, desta CPJ.

Anexo: Of. nº 9999/2012/PRU/RJ/SI e seus apensos. 1. Transmito a V. Sa. os documentos anexos, com as informações abaixo, para as provi-dências previstas na referência a: Autor (nome/nip/posto/graduação): JOSÉ DA SILVA e outros Situação: Servidor inativo Processo (tipo/nº): AO nº 2011.84.009999-9 Órgão Judicial (vara/juízo): 29ª VF do Rio de Janeiro A quem se dirigir: Procuradoria Regional da União no Rio de Janeiro – Av. Rio Branco, nº 135, Grupo 715/727, Castelo, Rio de Janeiro, RJ, CEP: 20040-006. Resumo do pedido: Alteração do valor do Auxílio-Invalidez Prazo para atendimento: 17MAI2012. Obs.: A decisão que antecipou a tutela tem força executória.

(NOME) Capitão-Tenente (T)

Encarregado da CPJ/DPMM Cópias: CPJ/GCM s/anexo Arquivo c/anexo s/apensos

URGENTE 63011.000524/2012-38

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 36

PROCESSOS

36.1 - PROCESSOS

São documentos ou conjunto de documentos que exigem estudos mais detalhados, bem

como procedimentos específicos expressados por despachos, pareceres técnicos e outros

que serão incluídos em sua composição, sendo identificados por meio de sistemática de

numeração única, visando a integridade do número atribuído na Unidade Protocolizado-

ra de origem. Serão tratados como se fossem um único documento sujeito a procedimen-

tos específicos, apresentados neste capítulo e no capítulo 37. Sua formatação e tratamen-

to seguem padrão estabelecido em Portarias Normativas do Ministério da Defesa (MD),

relacionadas no Anexo A.

36.2 - UNIDADES PROTOCOLIZADORAS

Unidade organizacional que tenha, dentre suas competências, a responsabilidade pela

autuação ou numeração de processos.

36.2.1 - Cadastramento de Unidades Protocolizadoras

Na Marinha do Brasil (MB) todas as Organizações Militares (OM) foram cadastra-

das como Unidades Protocolizadoras. A relação encontra-se disponível no Anexo H.

36.2.2 - Alteração nos dados cadastrais

Toda e qualquer alteração ocorrida nos dados das Unidades Protocolizadoras cadas-

tradas, inclusive os novos cadastros, deverão ser comunicadas à Diretoria de Admi-

nistração da Marinha (DAdM), a fim de manter atualizado o Cadastro Nacional de

Unidades Protocolizadoras da Administração Federal junto ao MD.

36.2.3 - Faixas numéricas de codificação

Para a utilização da sistemática de Número Único de Protocolo (NUP), as OM su-

bordinadas ao Comando da Marinha (CM) deverão obedecer a faixa numérica de

codificação de Unidades Protocolizadoras, entre 61000 a 63999.

A numeração das Unidades Protocolizadoras das Adidâncias será atribuída pelo MD.


36.3.1 - Capa

A capa de processo será fornecida pelo Sistema de Abastecimento da Marinha

(SAbM), por meio da Parte Identificadora (PI) 190021504.

OSTENSIVO SGM-105


36.3.2 - Numeração de processos

Os processos, tanto ostensivos como sigilosos, autuados pelas OM subordinadas ao

CM deverão adotar a sistemática de NUP, de acordo com o disposto neste capítulo.

Somente nas situações descritas abaixo, as OM deverão adotar a sistemática de nu-

meração única:

a) Processos iniciados a partir do recebimento de documentos de órgãos extra-

-Marinha. Quando os documentos recebidos constituírem Processos, assim clas-

sificados pela entidade de origem, os mesmos deverão conservar a numeração

original recebida;

b) Processos iniciados por pessoas físicas em decorrência de petições diversas (re-

querimentos, pedidos de informação, solicitação de pensão e correlatos), denún-

cias, críticas, elogios, cartas e outras informações passíveis de acompanhamento

pelos interessados deverão receber o NUP no setor de protocolo das OM; e

c) Processos criados na própria OM que terão tramitação na MB ou extra-Marinha.

A numeração dos processos sigilosos seguirá a mesma seqüência dos ostensivos.

Os processos autuados originariamente nos órgãos que não utilizam a sistemáti-

ca de numeração única, como outros Poderes, Empresas, Governos Estaduais,

Municipais e do Distrito Federal, e que estejam em tramitação no MD e nos

Comandos Militares, deverão ser identificados por intermédio de mecanismos de

controle desenvolvidos internamente para prestar informações à parte interessa-

da, tanto pelo número de origem, quanto pelo nome do órgão ou do interessado,

não podendo, em hipótese alguma, ser renumerados.

36.3.3 - Composição

O número único atribuído ao processo, quando da sua autuação, será constituído de

quinze dígitos, acrescidos de mais dois que funcionarão como Dígitos Verificadores

(DV). Com o acréscimo dos mesmos, o número atribuído ao processo será compos-

to por dezessete dígitos, separados em grupos (00000.000000/0000-00), conforme

descrito abaixo:

a) o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código numérico

atribuído a cada Unidade Protocolizadora. Este código identifica o órgão de ori-

gem do processo, mantendo-se inalterado, de acordo com as faixas numéricas

determinadas no inciso 36.2.3;

b) o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separados do primeiro por um

ponto e determina o registro sequencial dos processos autuados, independente

OSTENSIVO SGM-105


do tipo ou do sigilo do mesmo, devendo este número ser reiniciado a cada ano.

Todo processo que der entrada nas Unidades Protocolizadoras com NUP ou que

já tenha sido autuado por algum órgão que não utiliza tal sistemática de numera-

ção, não poderá, em hipótese alguma, ser renumerado;

c) o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por

uma barra, indica o ano de formação do processo; e

d) o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen,

indica os DV, utilizados pelas Unidades Protocolizadoras.

Um programa executável para a formação do NUP, inclusive com o cálculo

automático do DV, ficará disponível na página da DAdM na Intranet, para

"download". As Unidades que tiverem dificuldade para baixá-lo deverão recorrer

a seus Comando Imediatamente Superior ou solicitar cópia à DAdM, por CD ou

outro suporte de dados.

Exemplo de NUP:

63057.000001/2007-31

É vedado adotar procedimentos diversos do admitido neste capítulo, como colocar

arbitrariamente qualquer algarismo para indicar o dígito verificador ou suprimir dí-

gitos de verificação que tenham sido lançados por outro órgão.

36.3.4 - Registro de processos

O registro de processos a ser adotado pelas Unidades Protocolizadoras conterá os

seguintes campos:

a) número único de protocolo;

b) identificação do documento original (espécie, procedência e data);

c) nome do interessado (nomes de pessoas físicas ou jurídicas);

d) data de cadastramento (dia, mês e ano); e

e) assunto (descrição clara e concisa do conteúdo do documento).

Os processos autuados registrados anteriormente permanecerão tramitando com o

número de origem, até a decisão final e o seu arquivamento, não sendo permitida a

renumeração de processos.

36.3.5 - Controle do trâmite

Após o cadastramento do processo, deverá ser mantido efetivo controle sobre a sua

movimentação, com vistas à imediata localização física/eletrônica e a pronta pres-

tação de informações à parte interessada.

OSTENSIVO SGM-105


Nos casos de tramitação externa, o controle de movimentações da Unidade Proto-

colizadora do órgão expedidor deverá indicar os dados que permitam a identifica-

ção do órgão de destino.

A movimentação de processos deverá ser efetuada por intermédio das Unidades

Protocolizadoras cadastradas e, após cada movimentação, poderá ser registrada uma

síntese dos despachos proferidos, com o objeto de prestar informações, de maneira

operativa, à parte interessada.

Quando uma Unidade Protocolizadora receber um processo de outro órgão deverá

proceder seu registro, todavia a sua tramitação deverá ocorrer com o número de

origem, rigorosamente, inalterado.

36.3.6 - Forma de Preenchimento da Capa de Processo

a) NÚMERO DO PROCESSO: o que for fornecido pelo programa “Gera DV

(NUP).exe”, disponibilizado no "site" da DAdM ou pelo Sistema de Gerência de

Documentos Eletrônicos da Marinha (SiGDEM 2.0).

b) Volume: o número do volume do processo, podendo também ser caracterizado

como “Volume Único”;

c) DATA: data de cadastramento (dia, mês e ano);

d) ASSUNTO: código/assunto da Tabela de Temporalidade e Destinação de Docu-

mentos de Arquivo (TTDD) e assunto do documento que gerou a autuação do

processo;

e) ORIGEM: Organização onde o processo está sendo originado:

f) INTERESSADO: nome do interessado (nome de pessoa física ou jurídica);

g) OBSERVAÇÕES: deverão ser lançados dados julgados pertinentes, tais como:

anexação de processo; apensação/desapensação de processo; arquivamento;

anexos, como envio de fita, caixa contendo documentos, entre outros; e

h) MOVIMENTO DO PROCESSO: interno/externo. A fim de dar continuidade ao

movimento do processo, caso haja necessidade, deverá ser utilizado o verso da ca-

pa.

36.4 - DISPOSIÇÃO FINAL

Somente terão valor, perante a Administração Pública Federal, os processos autuados

de acordo com o contido neste capítulo.

36.5 - MODELO

Seguem-se a forma gráfica e modelo da capa

OSTENSIVO SGM-105


FORMA GRÁFICA

22 cm 22 cm 2,5 cm 46,5 cm

33 cm

CONTRACAPA

“EM BRANCO”

DO

BR

A

DO

BR

A

DO

BR

A

DO

BR

A

DO

BR

A

DO

BR

A

DO

BR

A

22

22

2,5

46,5

CONTRACAPA

“EM BRANCO”

DOBRA

DOBR

A

DOBRA

DOBR

A

DOBRA

DOBR

A

DOBRA

DOBR

A

DOBRA

DOBR

A

DOBRA

DOBR

A

DO

BR

A

DO

BR

A

DO

BR

A

DO

BR

A

VO

LU

ME

Nº _

____

____

_

VOLUME Nº___________

OSTENSIVO SGM-105


REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL MINISTÉRIO DA DEFESA

MARINHA DO BRASIL

DATA: / /

ORIGEM:

INTERESSADO:

ASSUNTO:

OBSERVAÇÕES:

M O V I M E N T O D O P R O C E S S O

DESTINO DATA DESTINO DATA

01 12

02 13

03 14

04 15

05 16

06 17

07 18

08 19

09 20

10 21

11 22

NÚMERO DO PROCESSO

AAEEE.BBBBBB/CCCC-DD

VOLUME Nº __________

OSTENSIVO SGM-105


CONTINUAÇÃO DO MOVIMENTO DO PROCESSO NO VERSO DA CAPA

M O V I M E N T O D O P R O C E S S O

DESTINO DATA DESTINO DATA

23 56

24 57

25 58

26 59

27 60

28 61

29 62

30 63

31 64

32 65

33 66

34 67

35 68

36 69

37 70

38 71

39 72

40 73

41 74

42 75

43 76

44 77

45 78

46 79

47 80

48 81

49 82

50 83

51 84

52 85

53 86

54 87

55 88

OSTENSIVO SGM-105


CAPÍTULO 37

PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO

DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO

37.1 - OBJETIVO

Equalizar os procedimentos gerais referentes à gestão de processos, na busca do aper-

feiçoamento dos procedimentos referentes aos serviços de protocolo da Marinha do

Brasil (MB), bem como o alinhamento e a padronização no âmbito da Administração

Pública Federal.

37.2 - CONCEITOS E DEFINIÇÕES

Para efeito deste capítulo, foram utilizados os seguintes conceitos e definições:

37.2.1 - Autuação e/ou formação de processo

É a abertura do processo, formalizada por um termo de autuação, a partir de docu-

mentos relativos:

a) à defesa e à declarações de direitos;

b) às obrigações assumidas em decorrência de contratos e acordos administrativos;

c) aos registros administrativos e funcionais;

d) às operações contábil-financeiras;

e) às provas em juízo ou fora dele; e

f) aos conteúdos que exijam estudo mais aprofundado, que requeiram pareceres

técnicos, despachos, anexos, dentre outros.

37.2.2 - Desapensação

É a separação física de processos apensados.

37.2.3 - Desentranhamento de peças

É a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse

da Administração ou a pedido do interessado.

37.2.4 - Desmembramento

É a separação de parte da documentação, de um ou mais processos, para formação

de novo processo. O desmembramento de processo dependerá de autorização e ins-

truções específicas do órgão interessado.

OSTENSIVO SGM-105


37.2.5 - Despacho

Decisão proferida por autoridade administrativa nos casos submetidos à sua aprecia-

ção, durante o trâmite do processo, sobre ato deliberativo, de ordem. Pode ser diri-

gido ao público interno, para prosseguimento ou reexame do assunto; ou ao externo,

quando for dirigido a outra Unidade Protocolizadora (UP) ou Órgãos Extra-MB.

Quanto à pretensão solicitada pelo interessado, mostrar-se-á favorável ou não.

Quando um processo necessitar ser enviado a várias UP sequencialmente, o termo

“via” deverá ser empregado, nos casos em que, antes do destinatário final, tenha que

tramitar por uma ou várias UP que deva(m) conhecer ou se manifestar sobre o assun-

to tratado, conforme exemplo abaixo:

O Processo nº 63014.003265/2010-36, do AMRJ foi encaminhado ao Com1ºDN.

Ao recebê-lo, o Com1ºDN entendeu que, após sua análise, o mesmo precisaria

ser enviado à DGMM, com subsídios da DGPM e da DPMM.

Diante de tal necessidade, a autoridade do Com1ºDN responsável pelo assunto

tratado no processo, o despachou utilizando o termo “via” com o seguinte texto:

Despacho:

“Que o presente Processo nº 63014.003265/2010-36, seja encaminhado ao Ex-

mo. Sr. Diretor-Geral do Material da Marinha, via Exmo. Sr. Diretor-Geral do

Pessoal da Marinha e Exmo. Sr. Diretor do Pessoal Militar da Marinha.”

Termo de Remessa:

Aos 10 (dez) dias do mês de junho do ano de 2010, faço a remessa dos autos do

Processo nº 63014.003265/2010-36, constituído de 179 (cento e setenta e nove)

folhas, devidamente rubricas e numeradas, ao Exmo. Sr. Diretor-Geral do Pesso-

al da Marinha, em cumprimento ao determinado no Despacho do Chefe do De-

partamento de Orçamento, datado de 9 (nove) de junho de 2010, acostado à fo-

lha 178 (cento e setenta e oito).”

Para efeito de registro e conhecimento do Comandante/Diretor da OM, por onde o

processo esteja tramitando, poderá, a critério deste, ser determinado que o processo

tramite por ele, antes de sua efetiva expedição a outra OM ou órgão extra-MB.

OSTENSIVO SGM-105


Exemplo:

MINISTÉRIO DA DEFESA MARINHA DO BRASIL

[OM] DESPACHO

Sugiro que o presente Processo nº 63495.003265/2010-36, seja encami-nhado ao Exmo. Sr. Diretor-Geral do Material da Marinha, via Exmo. Sr. Diretor-Geral do Pessoal da Marinha e Exmo. Sr. Diretor do Pessoal Mili-tar da Marinha.

(NOME) Posto

Ajudante da Assessoria Jurídica

Aprovo:

(NOME) Posto

Diretor

37.2.6 - Diligência

É o ato pelo qual um processo, que deixou de atender às formalidades indispensá-

veis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão responsável, a fim

de que sejam corrigidas ou sanadas as falhas apontadas, por meio de despacho.

37.2.7 - Distribuição

É a remessa do processo às UP ou Órgãos Extra-MB, que decidirão sobre a matéria

nele tratada, por meio de despacho e o termo de remessa.

37.2.8 - Folha do processo

São as duas faces (frente e verso) do documento.

37.2.9 - Página do processo

É cada uma das faces de uma folha do processo.

37.2.10 - Juntada

É a união de um processo a outro processo, realizada por meio de anexação ou

apensação, ou de um documento a um processo, realizada por meio de anexação.

a) Juntada por Anexação – É a união definitiva e irreversível de um ou mais pro-

cessos ou documentos, a um outro processo considerado principal, desde que

pertencentes a um mesmo interessado e que tratem do mesmo assunto.

OSTENSIVO SGM-105


b) Juntada por Apensação – É a união provisória de um ou mais processos a um

processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em

matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Ex. Um processo de so-

licitação de transferência para a reserva, apensado a outro referente à solicitação

de revisão de tempo de serviço, constituirá um único processo, caracterizando a

apensação do processo acessório ao processo principal.

37.2.11 - Numeração de peças

É a numeração atribuída às partes integrantes do processo.

37.2.12 - Numeração do processo

É o Número Único de Protocolo (NUP) atribuído ao processo quando da sua autua-

ção, sendo responsabilidade do setor de protocolo.

37.2.13 - Peça do processo

É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha, folha de ta-

lão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo,

caixa contendo notas fiscais, documentos administrativos, entre outros.

37.2.14 - Procedência

É a instituição que originou o documento.

37.2.15 - Processo

É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado,

bem como procedimentos expressos por meio de despachos, pareceres técnicos,

anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas. Assim, o documento é

protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. Na

MB, todas as OM atuam como UP.

37.2.16 - Processo acessório

É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.

37.2.17 - Processo principal

É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou

mais processos como complemento à sua decisão.

37.2.18 - Registro

É a reprodução dos dados do processo, feita em controle próprio, destinado a con-

trolar a movimentação do processo e fornecer dados de suas características funda-

mentais aos interessados.

OSTENSIVO SGM-105


37.2.19 - Termo de Desentranhamento de peças

É uma nota utilizada para informar sobre a retirada de peça(s) de um processo.

37.2.20 - Termo de Desapensação

É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos a-

pensados.

37.2.21 - Termo de Encerramento

É uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo.

37.2.22 - Termo de Juntada de folha ou peça

É uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo,

conforme estabelecido nas alíneas a e b do inciso 37.2.10.

37.2.23 - Termo de Retirada de folha ou peça

É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo.

37.2.24 - Termo de Remessa

É uma nota utilizada para encaminhar o processo às UP ou Órgãos Extra-MB, não

havendo elaboração de ofício (interno ou externo) ou qualquer outro documento en-

caminhando o processo em anexo.

O Termo de Remessa é o último documento do processo antes do seu envio a uma

UP.

37.2.25 - Termo de Ressalva

É uma nota utilizada tanto para informar acerca de qualquer discrepância detectada

no ato do recebimento, quanto por ocasião de alteração procedida dentro do proces-

so, como por exemplo: retirada de peça do processo, ausência de uma ou mais pe-

ças, correção da numeração das folhas, confecção de uma nova capa, entre outros.

37.2.26 - Tramitação

É a movimentação do processo dentro de uma UP.

37.3 - PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO A PROCESSOS

37.3.1 - Autuação ou formação de processo

A autuação, também chamada formação de processo, obedecerá a seguinte rotina:

a) apor, na capa do processo: o respectivo NUP (definido no capítulo 36), o órgão

de origem, o interessado e o assunto;

b) apor, na primeira folha do documento autuado, o mesmo NUP;

c) numerar as folhas, a partir do termo de autuação, apondo o respectivo carimbo,

de acordo com o inciso 37.4.5 (órgão, número da folha e rubrica do mili-

OSTENSIVO SGM-105


tar/servidor que estiver numerando o processo), preferencialmente na parte supe-

rior direita, sempre que possível;

d) preencher o “Termo de Autuação” ou “Carimbo de Conferido”, de acordo com os

incisos 37.5.1 e 37.4.2, respectivamente;

e) prender a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes, em ordem

cronológica, do mais antigo para o mais recente, isto é, os mais antigos serão os

primeiros do conjunto;

f) ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva. A

indicação do assunto será feita por meio de uma expressão que indique a matéria

principal de que trata o documento;

g) identificar, na capa, a unidade/setor para o qual o processo será encaminhado;

h) registrar em controle de protocolo, as principais características do processo, a fim

de permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data, procedência, interessado, as-

sunto e outras informações julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de

cada órgão ou entidade;

i) conferir o registro e a numeração das folhas; e

j) distribuir, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade específica

correspondente, do órgão ou entidade.

A expressão “Remessa de Documento” não deve ser utilizada como assunto, con-

forme estabelecido no inciso 3.3.9.

As mensagens e documentos resultantes de transmissão, via fax ou e-mail, não po-

derão se constituir em peças de processo.

Os documentos que não constituem processo não serão autuados, tais como convites

para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia

de processo, desarquivamento de processo, dentre outros.

A prioridade na autuação e movimentação de processos deve contemplar documen-

tos caracterizados como urgentes, devendo-se cumprir a legislação vigente, princi-

palmente, em relação a idosos e à defesa da União.

O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no en-

tanto, pode ser autuado com a utilização de uma cópia, considerando-se que o ofici-

al/servidor, que trabalha na respectiva área administrativa, tem fé pública para au-

tenticar documentos.

OSTENSIVO SGM-105


37.3.2 - Numeração de folhas e de peças

As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, a partir do Termo de

Autuação, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio, de acordo com o in-

ciso 37.4.5, para colocação do número, aposto, sempre que possível, no canto supe-

rior direito da página. Somente a frente das folhas receberá o carimbo e a numera-

ção da página, sendo atribuído à primeira folha (Autuação) o número 1, e assim por

diante. O verso da folha não será numerado e sua identificação, quando necessária,

ou seja, quando contiver alguma informação escrita ou impressa, terá como referên-

cia a letra “v”, da palavra verso. Exemplo: “De acordo com a tabela contida na folha

3v, deste processo”. A capa do processo não será numerada.

O documento não encadernado deve ter suas folhas numeradas em sequência crono-

lógica e individual para cada peça que o constitui, obedecendo à seqüência do pro-

cesso.

As peças subsequentes serão numeradas pelos Setores responsáveis das unidades

que as adicionarem.

Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não sendo admi-

tido diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasurar.

Os processos oriundos de instituições não pertencentes à Administração Pública Fe-

deral só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta.

Na inexistência de falhas, prosseguir com a sequência numérica existente.

Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio

de despacho no próprio documento ou, caso seja possível, em folha de despacho, a

ser incluída ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessário. Po-

derá ser utilizada a frente e o verso da folha de despacho, não se permitindo a inclu-

são de novas folhas até o total aproveitamento do verso. No caso de inserção de no-

vos documentos no processo, inutilizar o espaço em branco da última folha de des-

pacho, apondo o carimbo “Em branco”, conforme inciso 37.4.4.

Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numera-

ção de qualquer folha dos autos:

a) apor um “X” sobre o carimbo a inutilizar;

b) renumerar as folhas, sem rasuras, certificando-se da ocorrência; e

c) elaborar, em seguida, o Termo de Ressalva.

OSTENSIVO SGM-105


Exemplo:

37.3.3 - Juntada

A juntada de processos será executada pelo setor de protocolo da OM corresponden-

te, mediante determinação, por despacho, de seu titular ou autoridade competente.

a) Juntada por anexação

A juntada por anexação será feita nos casos de inserção de uma nova peça ou na

existência de dependência entre os processos a serem anexados, de acordo com o

estabelecido na alínea a do inciso 37.2.10.

A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como

principal e um ou mais como acessórios.

Exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios:

Processo Principal Processo Acessório

Inquérito Administrativo........................... Recurso contra decisão de Inquérito

Auto de Infração........................................ Defesa contra Auto de Infração

Aquisição de Material................................ Prestação de Contas

Licença sem vencimentos.......................... Cancelamento de Licença

Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão renumeradas a

partir do processo acessório.

Se, na juntada por anexação, o processo acessório contiver “Termo de Desentra-

nhamento de Peça”, na renumeração do conjunto processado, permanecerá vago

o lugar correspondente à peça desentranhada. No entanto, esta providência deve-

rá ser consignada expressamente no “Termo de Ressalva” a ser lavrado, imedia-

tamente, após o “Termo de Juntada”. A metodologia adotada para juntada por

anexação é:

I) manter a capa do processo principal, seguida da capa do processo acessório;

II) colocar, em primeiro lugar, o conteúdo do processo principal e em seguida a

documentação do processo acessório;

III) renumerar e rubricar as peças do processo acessório, obedecendo a numera-

ção já existente no principal, inclusive o termo de autuação do processo aces-

sório;

OSTENSIVO SGM-105


IV) lavrar o “Termo de Juntada por Anexação” na última folha do processo que

receberá o anexo, ou seja, o mais antigo;

V) anotar, na capa do processo principal, o número do processo acessório que foi

juntado no campo observações; e

VI) registrar, em controle de protocolo, a juntada por anexação.

b) Juntada por apensação

Observar, na juntada por apensação, de acordo com o estabelecido na alínea b do

inciso 37.2.10, a seguinte metodologia:

I) manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante,

conforme o número de páginas, ficando em segundo lugar o processo que

contenha o pedido de juntada, não podendo fazer despacho ou inserção de ne-

nhum documento no processo apensado;

II) manter as folhas de cada processo com sua numeração original;

III) lavrar o “Termo de Juntada por Apensação” na última folha do processo prin-

cipal (mais antigo), o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro lugar;

IV) anotar, na capa do processo principal, o número do processo apensado e a

respectiva data da apensação no campo observações; e

V) registrar, em controle de protocolo, a juntada por apensação.


Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados no setor de protocolo

da unidade onde se encontrarem, conforme estabelecido no inciso 37.2.2.

Caso seja decidido por sua desapensação, esta ocorrerá antes do arquivamento.

A metodologia para a desapensação será:

a) separar os processos;

b) lavrar o “Termo de Desapensação” no processo principal;

c) tornar sem efeito a anotação da capa do processo feita à época da apensação,

com a respectiva data da desapensação;

d) apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado; e

e) registrar, em controle de protocolo, a desapensação.

A desapensação, bem como a juntada de processos, serão executadas pelo setor on-

de estiver o processo na unidade correspondente, mediante determinação, por des-

pacho de seu dirigente.

OSTENSIVO SGM-105



A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontrar o processo, mediante des-

pacho prévio e fundamentado do dirigente da unidade, conforme estabelecido no in-

ciso 37.2.3.

Sempre que houver retirada de folhas ou peças do processo deve-se lavrar, após o

último despacho, o “Termo de Desentranhamento”.

Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, deve-se utilizar o

“Termo de Desentranhamento”, onde consta o recibo da parte interessada.

O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas

folhas ou peças. O número das folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento

permanecerá vago, apondo-se o “Termo de Desentranhamento”, devendo as mesmas

serem substituídas por uma cópia devidamente autenticada. É vedada a retirada da

folha ou peça inicial do processo.

37.3.6 - Desmembramento de peças

A separação de parte da documentação de um processo, para formar outro, ocorrerá

mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o “Termo de Desmem-

bramento”, de acordo com o inciso 37.2.4, conforme metodologia a seguir:

a) retirar os documentos que constituirão outro processo;

b) apor o “Termo de Desmembramento” no local onde foram retirados os documen-

tos; e

c) proceder à autuação dos documentos retirados, conforme esta Norma, renume-

rando suas folhas.

37.3.7 - Diligência

Quando o processo envolver pessoas ou instituições estranhas à Administração Pú-

blica Federal será devolvido ao setor de protocolo do órgão ou da entidade, para que

convoque o interessado a fim de, no prazo máximo de trinta dias, cumprir a exigên-

cia.

A convocação de interessado não pertencente à Administração Pública Federal, para

cumprimento de diligência, será feita através de correspondência expedida pelo se-

tor de comunicação do órgão ou entidade que a solicitar.

Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigência, o órgão responsável anexará, ao

processo, cópia da convocação expedida e o remeterá à instituição que determinou a

diligência.

OSTENSIVO SGM-105


37.3.8 - Encerramento do processo e abertura de volume subsequente

Os autos não deverão exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixação dos colche-

tes observará a distância, na margem esquerda, de cerca de 2,0cm.

Quando a peça processual contiver número de folhas excedente ao limite fixado nes-

ta Norma, a partir do próximo número, formar-se-ão outros volumes.

Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um documento

que exceda às 200 folhas, esse documento abrirá um novo volume.

Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um documento

contendo 50, encerrar-se-á o volume com 180 e abrir-se-á novo volume com o refe-

rido documento de 50 folhas.

O encerramento e a abertura de novos volumes serão efetuados mediante a lavratura

dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numeração, sem

solução de continuidade, no volume subsequente.

a) Encerramento dos processos será:

I) por indeferimento do pleito;

II) pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados

ou dela decorrentes;

III) pela expressa desistência do interessado; e

IV) quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um ano,

por omissão da parte interessada.

b) A abertura do volume subsequente será informada no volume anterior e no novo

volume, da seguinte forma:

I) No volume anterior, após a última folha do processo, incluir-se-á “Termo de

Encerramento de Volume”, devidamente numerado; e

II) No novo volume, logo após a capa, incluir-se-á “Termo de Abertura de

Volume”, devidamente numerado, obedecendo-se à seqüência do volume

anterior.

A abertura de um novo volume será executada diretamente pelo setor no qual

encontra-se o processo nas unidades correspondentes, que deverão providenciar

o preenchimento da nova capa, certificando-se da sua abertura e atualizando o

controle de protocolo correspondente. Os volumes deverão ser numerados na ca-

pa do processo, com a seguinte inscrição: 1º volume, 2º volume etc.

Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, serão

OSTENSIVO SGM-105


apensados ao processo com a colocação de etiqueta contendo o número do pro-

cesso e a palavra “anexo”.

37.3.9 - Reconstituição de processos

Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o militar/servidor que primeiro

tomar conhecimento do fato comunicará, à autoridade competente, o ocorrido.

A autoridade administrativa que tiver ciência do fato promoverá a sua apuração

imediata, mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar.

Independentemente das ações adotadas anteriormente, o militar/servidor responsável

pela reconstituição do processo observará o seguinte procedimento:

a) ordenar a documentação que caracterize a busca de localização do processo den-

tro de uma capa, juntamente com o documento pelo qual foi dado conhecimento,

à chefia, do desaparecimento ou extravio do processo;

b) fazer representação ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem

compete autorizar a reconstituição do processo;

c) reconstituir o processo, por meio do resgate de suas informações e da obtenção

das cópias de documentos que o constituíam;

d) apor uma folha inicial a qual informe que aquele processo está sendo reconstitu-

ído, onde constará o número do processo, procedência, interessado, assunto e

outras informações julgadas necessárias;

e) atribuir novo NUP ao processo reconstituído; e

f) registrar, no controle próprio, a ocorrência, citando o número do processo extra-

viado e o atual.

37.4 - CARIMBOS

Os carimbos estabelecidos nestas Normas poderão ser emitidos por via informatizada,

nos casos dos órgãos e entidades que utilizam sistemas próprios de protocolo, com me-

didas definidas pela conveniência de cada instituição, preservando as recomendações

quanto às informações, conforme os exemplos a seguir.

37.4.1 - Confere com o original

O carimbo “Confere com o Original” será utilizado para autenticar a reprodução do

documento ou de peças de processo, cujos originais são imprescindíveis à Adminis-

tração.

Este carimbo tem a identificação do órgão ou entidade onde o documento está sendo

autenticado e os seguintes campos a serem preenchidos:

OSTENSIVO SGM-105


- data da autenticação; e

- assinatura do militar/servidor.

Exemplo: MINISTÉRIO DA DEFESA

MARINHA DO BRASIL [OM]

CONFERE COM O ORIGINAL

Data: _______ /_______ /_______

Militar/Servidor

37.4.2 - Conferido

O carimbo “CONFERIDO” será usado nas unidades de protocolo para registrar a

quantidade de folhas ou peças inseridas no processo, quando da autuação. Será

opcional, a cada órgão, a utilização do carimbo de “Conferido”, desde que não haja

sistema próprio para a confecção do “Termo de Autuação”, conforme estabelecido

na alínea a do inciso 37.3.1.

Os campos deste carimbo serão preenchidos com as seguintes informações:

- quantidade de peças que constituem o processo; e

- rubrica do militar/servidor e sigla do órgão autuado.

Exemplo: MINISTÉRIO DA DEFESA

MARINHA DO BRASIL [OM]

CONFERIDO Processo autuado com _______________ peça(s). Data: _______ /_______ /_______

________________________________ Militar/Servidor

37.4.3 - Sigilo

a) O carimbo de sigilo será aposto na capa, conforme estabelecido na alínea b do

inciso 2.8.1, para facilitar a identificação do processo em relação ao seu grau de

sigilo, conforme abaixo:

- reservado;

- secreto; e

- ultrassecreto.

Exemplo:

RESERVADO

OSTENSIVO SGM-105


b) Na inserção de documentos sigilosos em processo classificado anteriormente

como ostensivo, não haverá a necessidade de carimbar as folhas constantes do

referido processo, devendo-se alterar sua classificação na capa, com o respecti-

vo termo de ressalva.

37.4.4 - Em branco

Ao autuar um processo, apor o carimbo “EM BRANCO”, em páginas e espaços que

não contenham informações.

Exemplo:

EM BRANCO

37.4.5 - Numeração de folha ou peça

O carimbo de “NUMERAÇÃO DE FOLHA OU PEÇA” será utilizado para registrar

a inclusão de uma ou mais peças no processo, conforme estabelecido no inciso

37.3.2

Caberá ao setor que estiver tramitando o processo, no caso de inserção de uma ou

mais folhas, bem como de peças no processo, fazer a aposição do carimbo de

“NUMERAÇÃO DE FOLHA OU PEÇA”, preenchendo com os seguintes dados:

- número da folha ou peça; e

- rubrica do militar/servidor que fez as anotações. O nome do órgão ou entidade de-

verá circundar o carimbo. Os órgãos ou entidades serão representados por abreviatu-

ras, na palavra inicial, conforme detalhado abaixo, seguido de seu respectivo nome.

Constará, também, à volta do carimbo, a sigla da unidade específica que tenha autu-

ado o processo ou inserido peças.

Exemplo:

Ministério da Defesa Marinha do Brasil Unidade Protocolizadora

Documentos de tamanho pequeno (Ex.: guias de depósito bancário, DARF) serão

colados no centro da página do processo e carimbados, de forma que o carimbo atin-

ja seus cantos superiores direito e esquerdo, observando para não prejudicar infor-

mações constantes do verso, conforme o exemplo abaixo:

OSTENSIVO SGM-105


37.4.6 - Original Digital

O carimbo “CONFERIDO COM O ORIGINAL DIGITAL”, nos moldes do que

consubstancia a alínea g do inciso 20.8.3, tendo em vista a necessidade, por vezes,

tramitação de documentos assinados digitalmente em meio físico.


[OM]

CONFERE COM O ORIGINAL DIGITAL

Assinado digitalmente às:_______Z de ____/____/____.

Data: ____/____/_____.

_____________________________________ Rubrica, Nome, Graduação (Militar/Servidor)

37.5 - TERMOS

37.5.1 - Autuação Este termo será lavrado pelo setor responsável, quando da abertura do processo, de

acordo com o estabelecido no inciso 37.2.1, conforme exemplo abaixo:


[OM] CONFERIDO Processo autuado sob o nº ................................, que trata da ......................., constituído inicialmente com ..............( ) folhas, devidamente numeradas e rubricadas: a) Folha de encaminhamento/despachos: (Fl. ); b) (Fls. ); c) (Fl. ); Data: Militar/Servidor Cargo/Função

37.5.2 - Desmembramento

Este termo será lavrado pelo setor responsável, quando da separação de parte da do-

cumentação de um ou mais processos para formação de um novo processo, de acor-

do com o estabelecido no inciso 37.3.6, conforme exemplo abaixo:

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

OSTENSIVO SGM-105



[OM] Processo nº TERMO DE DESMEMBRAMENTO Aos ............. dias do mês de .............................. procedemos a retirada da(s) peça(s) ................... que se inicia com a folha nº ......... a .............. por moti-vo de desmembramento.

Militar/Servidor Cargo/Função


Este termo será lavrado pelo setor responsável, quando houver a retirada de peças

do processo, de acordo com o estabelecido no inciso 37.3.5, conforme exemplo a-

baixo:


[OM] Processo nº TERMO DE DESENTRANHAMENTO Em ____/____/____, faço a retirada do presente processo da(s) pe-ça(s)/folha(s) nº (s) ....... a ......... por motivo ................................................. __________________________ Militar/Servidor Nesta data recebi a(s) peça(s) com a(s) folha(s) nº(s) .............. a ................ do Militar/Servidor acima mencionado.

__________________________________________________________ Assinatura e nº do documento de identificação do recebedor das peças

37.5.4 - Abertura de volume

Este termo será lavrado pelo setor responsável, na abertura de volume, de acordo

com o estabelecido na subalínea I da alínea b do inciso 37.3.8, conforme o exemplo

abaixo:


[OM] TERMO DE ABERTURA DE VOLUME Aos _____ dias do mês de ___________ do ano de _____ , procedemos a abertura deste volume nº _____ do processo nº ______________ , que se inicia com a folha nº ______________. Para constar, eu (nome do mili-tar/servidor) _________________________, (cargo do militar/servidor) _________________ subscrevo e assino.

__________________________________ Militar/Servidor

OSTENSIVO SGM-105


37.5.5 - Encerramento de volume

Este termo será lavrado pelo setor responsável, no encerramento de volume, de

acordo com o estabelecido na subalínea II da alínea b do inciso 37.3.8, conforme o

exemplo abaixo:


[OM] TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME Aos _____ dias do mês de ___________ do ano de _____ , procedemos ao encerramento deste volume nº _____ do processo nº ______________ , contendo _______ folhas, abrindo-se em seguida o volume nº ________.



Este termo será lavrado pelo setor responsável, quando ocorrer a desapensação de

processos, de acordo com o estabelecido no inciso 37.2.2, conforme o exemplo a-

baixo:


[OM] TERMO DE DESAPENSAÇÃO Em ____/____/____ faço desapensar do processo nº..................................... o(s) processo(s) de nº (s) ..................................... que passam a tramitar em separado.

Militar/Servidor Cargo/função

37.5.7 - Juntada por apensação

Este termo será lavrado pelo setor responsável, na juntada por apensação, de acordo

com o estabelecido na alínea b do inciso 37.2.10, conforme exemplo abaixo:


[OM] TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO Em _____/_____/_____, atendendo ao despacho do(a) ______________________, faço apensar ao presente processo nº ______________, o(s) processo(s) nº (s) _______ _____________________________________.


OSTENSIVO SGM-105


37.5.8 - Juntada por anexação

Este termo será lavrado pelo setor responsável, na juntada por anexação, de acordo

com o estabelecido na alínea a do inciso 37.2.10, conforme exemplo abaixo:


[OM] TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO Em _____/_____/_____, atendendo ao despacho do(a) ______________________, faço anexar ao presente processo nº ______________, o(s) processo(s) nº (s)___________________________.


37.5.9 - Ressalva

Este termo será lavrado pelo setor responsável, tanto na ocorrência de qualquer alte-

ração que se notar ou for proceder dentro do processo, quanto nos casos em que, na

juntada por anexação, o processo acessório, contiver Termo de Desentranhamento

de Peça, de acordo com o estabelecido na alínea a do inciso 37.3.3, conforme

exemplos abaixo:


[OM] TERMO DE RESSALVA Foi constatada a ausência da(s) peça(s) de no(s) __________, do Processo nº ___________.



[OM] TERMO DE RESSALVA As peça(s) de nº(s)________________________________________do processo nº _________________ após a juntada por anexação, correspon-de(m) à(s) peça(s) nº(s) ____________________ do conjunto processado.



[OM] TERMO DE RESSALVA Foi/foram renumerado(s) a partir das folha de nº ____ até a de nº ____, do Processo no ___________.


OSTENSIVO SGM-105


37.5.10 - Remessa

Este termo serve para encaminhar o processo para as UP ou para os Órgãos Extra-

-MB, de acordo com o estabelecido no inciso 37.2.24, conforme exemplo abaixo:


[OM] TERMO DE REMESSA Aos ..... dias do mês de .................. do ano de ..........., faço a remessa dos autos do Processo nº......................, constituído de ........... folhas ao Senhor (cargo), cumprindo o determinado no (ofício, despacho ou aviso) datado de ....../....../........ do Senhor ......................., acostado às folhas ........... e ........... Militar/Servidor Cargo/Função Recebi em __ /__ /__ Servidor/Matrícula

Para fim de controle de protocolo, quanto à tramitação do processo, faz-se neces-

sário, por parte da OM de origem, a impressão de duas vias do presente termo, a

fim de que uma delas seja assinada e restituída pelo recebedor, com a via que fica-

rá fora do processo contendo a seguinte observação: “Solicita-se que este Termo

de Remessa seja restituído devidamente datado e assinado, como prova de re-

cebimento do presente processo.”

É necessário, também, que a via do Termo de Remessa que estará anexa ao pro-

cesso tenha o registro de recebimento, para fins de prova da conferência quando do

seu recebimento.

37.5.11 - Encerramento de Processo Este termo será lavrado pelo setor responsável, para registrar o encerramento do

processo, de acordo com o estabelecido no inciso 37.2.21, conforme exemplo a-

baixo:


[OM] TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO Aos .......... dias do mês de ........................ do ano de ............. procedemos ao encerramento deste processo nº ................., contendo ............. folhas, por motivo ......................................................


OSTENSIVO SGM-105



Devem ser observados os princípios éticos, bem como a legislação de acesso a docu-

mentos, de forma a manter-se absoluta discrição com relação às informações neles con-

tidas.

Dispensar adequado tratamento físico aos documentos e processos. Os seguintes cuida-

dos deverão ser observados: higiene no seu manuseio, realização de furos centralizados,

execução das dobras necessárias com simetria, emprego de material adequado, não uti-

lização de grampos metálicos ou clips, e preservação das informações ao apor elemen-

tos, como carimbos, etiquetas, dentre outros. Cada termo será lavrado em uma única fo-

lha, com sua respectiva numeração.

OSENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - A-1 - REV.4

ANEXO A

ÍNDICE DE LEGISLAÇÃO PERTINENTE

1 Decreto nº 63.166, de 26AGO1968 publicado no DOU de 26AGO1968 - Bol 37/1968

- Dispensa o reconhecimento de firmas em documentos que transitem pela Administra-ção Pública, direta e indireta.

2 Decreto nº 80.739, de 14NOV1977, publicado no DOU de 16NOV1977 - Bol 48/1977

- Fixa o formato fundamental para papéis de expediente de uso no Serviço Público Fede-ral.

3 Decreto nº 95.480, de 13DEZ1987 - Bol 01/1988

- Aprova a Ordenança Geral para o Serviço da Armada (OGSA).

4 Decreto nº 4.073, de 03JAN2002 – (DOU 01ABR2002)

- Regulamenta a Lei nº 8.159 de 08JAN1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

5 Decreto nº 4.176, de 28MAR2002, publicado no DOU de 01ABR2002 e sua retifica-ção no DOU de 08ABR2002, Seção 1 - Estabelece regras para a redação dos atos normativos de competência dos órgãos do

Poder Executivo.

6 Decreto nº 4.553, de 27DEZ2002, publicado no DOU de 30DEZ2002, Seção 1

- Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal.

7 Decreto nº 4.780/2003, de 15JUL2003

- Aprova o regulamento da reserva da Marinha e dá outras providências.

8 EMA-414 – Normas para a Salvaguarda de Materiais Controlados, Dados, Informa-ções, Documentos e Materiais Sigilosos na Marinha.

9 Lei nº 8.159, de 08JAN1991; publicado no DOU de 09JAN1991

- Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e periódicos.

10 Lei nº 9.784, de 29JAN1999, publicado no DOU de 01FEV1999, Seção 1 - Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Federal.

11 Portaria Ministerial nº 50, de 05FEV1997 – Bol 03/1997 - Tomo I

- Delega competência para a classificação de documentos, materiais e assuntos sigilosos.

12 Portaria nº 57/2000 do EMA

- Cria a Comissão Permanente de Avaliação de documentos e aprova suas normas bási-cas de funcionamento

13 Portaria Normativa nº 513/MD, de 26MAR2008, publicada no DOU nº 59 de 27MAR2008, Seção 1. - Dispõe sobre o Manual de Abreviaturas, Siglas, Símbolos e Convenções Cartográficas

das Forças Armadas.

OSENSIVO SGM-105


14 Portaria nº 47/MB, de 28FEV2002 – Bol 03/2002 - Tomo I

- Aprova diretrizes sobre a documentação da Marinha.

15 Portaria nº 91da Casa Civil da Presidência da República, de 04DEZ2002, publicada no DOU de 05DEZ2002, Seção 1 - Aprova a 2ª edição, revista e atualizada, do Manual de Redação da Presidência da Re-

pública.

16 Portaria nº 121/2004 - EMA

- Altera a designação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

17 Portaria Normativa nº 559/MD, de 03MAI2005.

- Dispõe sobre a padronização de procedimentos na elaboração de atos normativos, ordi-natórios e de comunicação expedidos no âmbito do MD e dá outras providências.

18 Portaria Normativa nº 1068/MD, de 08SET2005

- Dispõe sobre a utilização do número único de processos relativos às atividades de co-municação administrativa no âmbito do Ministério da Defesa – MD, dos Comandos da Marinha, do Exército e da Aeronáutica e a retificação no DOU de 13ABR2007, Seção 1, pág 16.

19 Portaria Normativa nº 1243/MD, de 21SET2006, publicada no DOU de 25SET2006, Seção 1

- Dispõe sobre os procedimentos gerais referentes à gestão de processos, no âmbito do Ministério da Defesa e dos Comandos das Forças Armadas e a retificação no DOU de 13ABR2007, Seção 1, pág 16.

20 Resolução nº 7 do CONARQ, de 20MAI1997, publicada no DOU de 23MAI1997

- Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.

21 Resolução nº 14 do CONARQ, de 24OUT2001, publicada no DOU de 08FEV2002

- Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28MAR1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pú-blica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos ór-gãos e entidades do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Desti-nação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.

22 Resolução nº 21 do CONARQ, de 04AGO2004, publicada no DOU de 09AGO2004

- Dispõe sobre o uso da subclasse 080 – Pessoal Militar do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Ativi-dades-Meio da Administração Pública aprovados pela Resolução nº 14, de 24OUT2001, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

23 Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, de 6 de setembro de 2005. - Dispõe sobre a normalização conceitual das atividades inerentes ao fazer arquivístico.

OSENSIVO SGM-105


24 Portaria SLTI/MPOG nº 12, de 23NOV2009, publicada no DOU de 24NOV2009

- altera a Portaria Normativa nº 5, de 19 de dezembro de 2002, que dispõe sobre os pro-cedimentos gerais para utilização de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG.

25 Lei nº 12.527, de 18NOV2011, publicado no DOU nº 221-A de 18NOV2011, Seção 1

- Dispõe sobre o acesso a informação previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art.216 da constituição.

26 Circular nº 15/2013, da SGM (Incluída no Capítulo 31)

- Formatação e envio de documentos para o Exmo. Sr. Ministro da Defesa.

27 Decreto nº 7.724, de 16MAI2012

- Regulamenta no âmbito do Poder Executivo Federal, os procedimentos para a garantia do acesso à informação e para a classificação de informações sob restrição de acesso, observados graus e prazos de sigilo, conforme disposto na Lei nº 12.527, de 18 de no-vembro de 2011.

28 Decreto nº 7.845, de 14NOV2012

- Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de infor-mação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - B-1 - REV.4

ANEXO B

ÍNDICE REMISSIVO

ABREVIATURAS E SIGLAS Art. / Inciso Abreviatura e siglas militares 3.12 Limitação de uso 3.12.1 Menção a pessoal 3.13

ACESSO Art. / Inciso Ostensivo 2.4.2 Sigiloso 2.4.3

ADENDO Art. / Inciso Assinatura 3.16.4/3.21.3 Elaboração 3.21 Grau de sigilo 3.21.5 Identificação 3.21.1 Relação 3.21.2

ALTERAÇÃO/MODIFICAÇÃO Art. / Inciso de anexo ao Despacho (Desp) 18.3 de Circular (Circ) 13.4 do grau de sigilo 2.11.2 em Instrução Permanente (INST) 7.4 em Memorando (Memo) 19.4 em Norma Permanente (NORM) 8.3 em Ordem Interna (OI) 9.5 em Portaria (Port) 10.5 Folha de Registro de Modificações (FRM) 4.5

ÂMBITO Art. / Inciso Externo 2.2.2 Interno 2.2.1

ANEXO Art. / Inciso Assinatura 3.16.4/3.21.3 Desdobramento 3.21 Elaboração 3.21 em Ofício Externo (OfExt) 17.3.4 Escrituração 3.3.11 Identificação 3.21.1 não apenso 3.21.4 que encaminha cheque 3.3.11 Sigiloso 2.10, 3.21.5

APÊNDICE Art. / Inciso Assinatura 3.16.4/3.21.3 Elaboração 3.21 Grau de sigilo 3.21.5 Identificação 3.21.1 Relação 3.21.2

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - B-2- REV.4

ARQUIVAMENTO Art. / Inciso Classificação de documento para 5.8.6 de Documento Eletrônico 20.10 de Documento sigiloso 5.8.3 Despacho 5.8.10/18.5 Documento expedido 5.8.2 Documento recebido 5.8.1 Prazo de 5.8.4

ARTIGO Art. / Inciso Subdivisão 3.6.4

ASSINATURA Art. / Inciso de Ofício Externo 17.2.8 Digital 20.4/20.8.3 em adendo 3.21.3 em anexo 3.16.4/3.21.3 em apêndice 3.21.3 Interinamente 3.16.1 No impedimento 3.16.3 Pelo 3.16.4 Por ordem 3.16.2

ASSUNTO Art. / Inciso de rotina 3.3.9 em Requerimento (Req) 22.2.3 Expressão não utilizada 3.3.9 Indicação 3.3.9

AUTENTICAÇÃO Art. / Inciso Carimbo 3.18.1 Chancela 3.18.1 Cópias autenticadas 3.18 Documento que substitui cópia autenticada 3.18.1 Digital 20.5 Legitimação 3.18.1 quem pode usar 3.18.1 Uso vedado 3.18.2

AVALIAÇÃO/TRIAGEM Art. / Inciso Comissão de 6.2 de documento ostensivo 6.1 de documento sigiloso 6.4

CABEÇALHO Art. / Inciso Anexo 3.3.11 Armas Nacionais 3.3.1 Assunto 3.3.9 Composição 3.3 Destinatário 3.3.7 Grupo Indicador 3.3.3 Local e Data 3.3.5 Nome da OM 3.3.2

OSTENSIVO SGM-105


Número de Ordem 3.3.4 Origem 3.3.6 Referência 3.3.10 Timbre 3.3.1 Titulo 3.3.4 Via 3.3.8 Vocativo 3.3.12

CANCELAMENTO/REVOGAÇÃO Art. / Inciso de Circ 13.4 de Instrução Permanente (INST) 7.5 de OI 9.6 de OS 27.3 de Port 10.3.4

CARIMBO Art. / Inciso Arquivamento por 18.5.2 em Atestado 24.2 em Certidão 25.2.3 em cópias autenticadas 3.18.1 em Documento Via 3.3.8 para marcação de Precedência e Sigilo 2.9.2 para restituição de Requerimento (Req) 22.3.6 Confere com o Original 37.4.1 Conferido 37.4.2 de sigilo em processo 37.4.3 em espaço de processo que não contêm informação 37.4.4 de numeração de folha ou peça 37.4.5 Termo de Autuação 37.5.1 Termo de Desmembramento 37.5.2 Termo de Desentranhamento de Peças 37.5.3 Termo de Abertura de Volume 37.5.4 Termo de Encerramento de Volume 37.5.5 Termo de Desapensação 37.5.6 Termo de Juntada por Apensação 37.5.7 Termo de Juntada por Anexação 37.5.8 Termo de Ressalva 37.5.9 Termo de Remessa 37.5.10 Termo de Encerramento de Processo 37.5.11

CLASSIFICAÇÃO Art. / Inciso Acesso 2.4 Âmbito 2.2 de arquivamento 5.8.8 Precedência 2.3 do sigilo 2.4.3 / 5.8.3

COLETÂNEA Art. / Inciso de Instrução Permanente (INST) 7.7 de Norma Permanente (NORM) 8.6 de Ordem Interna (OI) 9.4

OSTENSIVO SGM-105


COMPACTAÇÃO Art. / Inciso de arquivo de Documento Eletrônico 20.8.3

COMPOSIÇÃO DOS DOCUMENTOS Art. / Inciso Configuração 3.2.3 Estética 3.2.2 Metrificação 3.2.3 Parte Básica 3.2.1 ver também no Índice por tipo de documento

CONFIGURAÇÕES Art. / Inciso Impressão 3.2.3 Margens 3.2.3 Tipo de arquivo 3.2.3 Tipo de letra 3.2.3 Tipo de papel 3.2.3 Uso de cores 3.2.3

CÓPIAS Art. / Inciso Autenticadas 3.18 Cega 2.14 de documento sigiloso 2.13 Destinação específica 3.21.2 Escrituração de quantidade 3.21.1 Indicação de 3.24 Regras gerais 3.24.2 Uso vedado de cópias autenticadas 3.18.2

CRIPTOGRAFIA Art. / Inciso Em documento sigiloso 20.9.2

DATAS Art. / Inciso Data-hora 3.14.3 Escrituração 3.14.1 Local e 3.3.5

DESCLASSIFICAÇÃO Art. / Inciso por retirada de anexo 2.14

DESTINATÁRIO Art. / Inciso Escrituração 3.3.7 Interino 3.3.7 Varias autoridades 3.3.7

DISTRIBUIÇÃO Art. / Inciso Destinação específica 3.25.2 Escrituração 3.25.1 Onde usar 3.25 Regras de digitação 3.25.1 Regras gerais 3.25.2 ver também no Índice por tipo de documento

DOCUMENTOS Art. / Inciso Administrativos 1.3 Arquivamento 5.8 Avaliação 6.2 Ciclo de processamento 5.1

OSTENSIVO SGM-105


Classificações 2.1 Composição 3.2 Configurações 3.2.3 de Correspondência 1.3.2 Declaratórios 1.3.3 Definição 1.1 Divulgação 3.22 Digital 1.1.2/20.1 Eliminação 6.6 Expedição 5.7 Físico 1.1.1 Grupos 1.2 Normativos 1.3.1 Pessoal 2.9 Recolhimento 6.8 Transferência 6.1

ENVELOPE Art. / Inciso Carimbo em 5.7.4 Dispensa de 5.7.4 Endereçamento 3.8.2 Etiqueta 5.7.4 Sobrescrito 5.7.5 Uso de 5.7.4

FECHO DE CORTESIA Art. / Inciso Atenciosamente 3.15.2 Escrituração 3.15 Respeitosamente 3.15.1

GRUPO INDICADOR Art. / Inciso Composição 3.2.3 Escrituração 3.2.3

HORAS Art. / Inciso Data-hora 3.14.3 Escrituração 3.14.3

INFORMAÇÃO PESSOAL Art. / Inciso Acesso 2.4.1 Arquivamento 5.8.3 Carimbo 5.7.5 Expedição e embalagem 5.7.2 Marcação 2.6 Tipo de letra 3.2.3 Uso de envelope 5.7.4 Uso de subscrito 5.7.5

ITEM Art. / Inciso Divisão em 3.5.1 Número de 3.5.1 Subdivisão de 3.2.2

MARCAÇÃO Art. / Inciso com Carimbo 2.9.2

OSTENSIVO SGM-105


da Precedência 2.9.1 de Número de Ordem de Instrução Permanente (INST) 7.6.1 de Sigilo e Precedência 2.9.1 de Número de Ordem de Ordem Interna (OI) 9.7 do Grau de Sigilo 2.9.1

MODELO Art. / Inciso ver no Índice por tipo de documento

MODIFICAÇÃO/ALTERAÇÃO Art. / Inciso ver no Índice por tipo de documento

NOME Art. / Inciso de arquivo de Documento Eletrônico 20.20.2

NÚMERO Art. / Inciso como enunciar verbalmente 3.3.4 de documento cancelado 3.3.4 de Ordem 3.3.4 de ordem de Instrução Permanente (INST) 7.6.1 de página 3.20/3.21.1 Escrituração 3.14.4 Reedição de documento cancelando edição anterior 3.3.4 Sequência Anual 3.3.4 Sequência Departamental 3.3.4 Único de Processo 36.3.2, 37.2.11

PAGINA Art. / Inciso em continuação 3.26 em Despacho (Desp) 18.6.1 em documento sigiloso 3.20.2 em Ofício Externo (OfExt) 3.20/17.3.5 Escrituração 3.20.2

PEÇA Art. / Inciso Numeração 37.3.2 Juntada 37.3.3 Desapensação 37.3.4 Desentranhamento 37.3.5 Desmembramento 37.3.6

PRECEDÊNCIA Art. / Inciso Rotina 2.3.3 Especial 2.3.2 Urgente 2.3.1

PROCESSAMENTO – CICLO DE Art. / Inciso Arquivamento 5.8 Conceituação 5.1 do DA eletrônico 20.9.1 Elaboração 5.6 Estudo 5.5 Expedição 5.7 Recepção 5.2 Seleção 5.3 Tramitação ou Distribuição Interna 5.4

OSTENSIVO SGM-105


PROCESSOS Art. / Inciso Conceituação 36.1/37.2.15 Numeração de 36.3.2 Registro 36.3.4 Capa de 36.3.1 Autuação e/ou formação de 37.2.1 Acessório 37.2.16 Principal 37.2.17 Numeração de folhas de 37.3.2 Diligência 37.3.7 Encerramento de 37.3.8 Abertura de volume subsequente 37.3.8 Reconstituição de 37.3.9

RECOLHIMENTO AO DPHDM – DOCUMENTO E PUBLICAÇÃO

Art. / Inciso

de documentos à DPHDM 6.6 de Documentos produzidos em suporte especiais 6.7 Disposições gerais 6.10 Eliminação de documentos sigilosos 6.4 Recolhimento 6.7

RECONHECIMENTO DE FIRMA Art. / Inciso Escrituração 3.19

REFERÊNCIA Art. / Inciso Citação no texto de 3.3.10 como redigir 3.3.10 Dados 3.3.10 Escrituração 3.3.10 Exemplos 3.3.10

SIGILO Art. / Inciso Alteração do Grau de 2.11 Anotação da Alteração do Grau de 2.11.2 Desclassificação por retirada de anexo 2.13 Divulgação da alteração do Grau de 2.11.1 Elevação do Grau de 2.11.3 Marcação com Carimbo do Grau de 2.9.2 Marcação do Grau de 2.9 Reservado 2.4.3 Secreto 2.4.3 Ultrassecreto 2.4.3

SIGILOSO Art. / Inciso Acesso 2.4 Acondicionamento 5.7.2 Anexo 2.11 Atribuição 2.4.3 Cópia cega 2.13 Cópia 2.13 Criptografia 20.9.2 Classificação 2.4.3

OSTENSIVO SGM-105


Expedição 5.7.2 Extrato 2.8 Pessoal 2.10 Reprodução 2.7 Tramitação por meio eletrônico 20.8.1 Avaliação de documento 6.3

SIGLAS E ABREVIATURAS Art. / Inciso Abreviatura e siglas militares 3.12 Escrituração 3.12.2 Limite de uso 3.12.1 Menção a pessoal 3.13

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Art. / Inciso

Configuração 5.8.6 Assunto 5.8.7 Prazo de guarda 5.8.7 Destinação final 5.8.7 Regrais gerais 5.8.8

TERMO Art. / Inciso Desentranhamento de peças, de 37.2.19/37.5.3 Desapensação, de 37.2.20/37.5.6 Encerramento, de 37.2.21/37.5.11 Juntada de folha ou peça, de 37.2.22 Retirada de folha ou peça, de 37.2.23 Remessa, de 37.2.24/37.5.10 Ressalva, de 37.2.25/37.5.9 Autuação, de 37.5.1 Abertura de Volume, de 37.5.4 Encerramento de Volume, de 37.5.5 Juntada por Apensação, de 37.5.7 Juntada por Anexação, de 37.5.8

TEXTO Art. / Inciso de Correspondência 3.5 de CPPJ 35.2 divisão em Artigos 3.6.4 divisão em itens 3.5.1 Forma de tratamento no 3.8 Menção a Delegacias e Agência 3.4.2 Menção a pessoal 3.13 Normativos 3.6 Subdivisão de itens 3.5.2 Transcrição de 3.4.1 Verbos usados no 3.7

TIMBRE Art. / Inciso Armas Nacionais 3.3.1 Constituição/Tipos 3.3.1 Impressão 3.3.1 Privativo 3.3.1

OSTENSIVO SGM-105


Relevo branco 3.3.1 TRANSUNTO Art. / Inciso

Transcrição 18.7 TRATAMENTO Art. / Inciso

Emprego de possessivos 3.10.2 Formas de 3.8/G-1 No envelope 3.8.2 Nos convites 3.10.4 Qualificativo 3.9 Regras gerais 3.10

TRIAGEM/AVALIAÇÃO Art. / Inciso Comissão de 6.2 de documento ostensivo 6.1 de documento sigiloso 6.4 Subcomissões 6.3 Avaliação 6.4 Transferência 6.5 Procedimentos 6.6 Recolhimento 6.7 Eliminação 6.8/6.9

VIA Art. / Inciso Inclusão na tramitação 3.3.8 Ordem de tramitação 3.3.8 Restituição 3.3.8 Tramitação por carimbo 3.3.8 Tramitação digital 20.8.1

VOCATIVO Art. / Inciso Emprego dos superlativos DD e Ilmo. 3.8.3 Escrituração 3.8.1

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - C-1 - REV.4

ANEXO C

MODELO DE TERMO DE SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

MARINHA DO BRASIL OM: _________________________________________________________ CÓDIGO DA OM: __________

SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº _______/____

FOLHA nº________

ITEM CÓDIGO

DO ASSUNTO

ASSUNTO ESPÉCIE

DOCUMENTAL ANO QUANTIDADE

TOTAL

Local, data: ___________________,____/___/___

Presidente da SPAD

Data: ____/___/___

Titular da OM Preenchimento: Item – número sequencial; Código do Assunto – obtido na Tabela Básica de Temporalidade, de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivos; Assunto - obtido no próprio documento; Espécie Documental – Nome do documento; Ano – refere-se ao ano em que o documento foi produzido; e Quantidade – refere-se aos documentos que contenham as mesmas informações (CÓDIGO DO ASSUNTO / ASSUNTO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / ANO).

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - D-1 - REV.4

ANEXO D

MODELO DE TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

MARINHA DO BRASIL

OM: _______________________________________________________ CÓDIGO DA OM: __________ TERMO DE ELIMINAÇÃO nº _______/(ano) FOLHA nº________

ITEM CÓDIGO

DO ASSUNTO

ASSUNTO ESPÉCIE DOCUMENTAL ANO QUANTIDADE

TOTAL

Local, data: ___________________,____/___/___

Presidente da SPAD

Data: ____/___/___

Titular da OM

Data:____/___/___

Enc. da Div. de Documentos

Escritos do SDM Preenchimento: Item – número sequencial; Código do Assunto – obtido na Tabela Básica de Temporalidade, de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo; Assunto - obtido no próprio documento; Espécie Documental – nome do documento; Ano – refere-se ao ano em que o documento foi produzido; e Quantidade – refere-se aos documentos que contenham as mesmas informações (CÓDIGO DO ASSUNTO / ASSUNTO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / ANO).

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - E-1 - REV.4

ANEXO E


MARINHA DO BRASIL (NOME DA OM)

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº ______/____

O Presidente da Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SPAD), designado pela Portaria nº ______/____, de ___/___/____, do _______________(Cargo do Titular da OM), de acordo com o Termo de Eliminação de Documentos nº _______/___, desta Organização Militar e aprovada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, faz saber a quem possa interessar que a partir do 45º (quadragésimo quinto) dia subsequente à data de publicação deste edital, serão eliminados os documentos nele citados. O termo supramencionado, estará disponível, no prazo citado, nesta Organização Militar (“site” na Internet ou telefone).

____________________,____ de__________ de ________. (Local e data)

_________________________________ _______________________________ Presidente da SPAD Titular da OM

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - F-1 - REV.4

ANEXO F

MODELO DE TERMO DE TRANSFERÊNCIA/RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

MARINHA DO BRASIL

OM: ________________________________________________________ CÓDIGO DA OM: __________ TERMO DE TRANSFERÊNCIA/RECOLHIMENTO nº __________/______(ano) FOLHA nº________ INTERMEDIÁRIO PERMANENTE

ITEM CÓDIGO

DO ASSUNTO

ASSUNTO ESPÉCIE DOCUMENTAL ANO QUANTIDADE

TOTAL

Local, data: ___________________,____/___/___

Presidente da SPAD

Data: ____/___/___

Titular da OM

Data:____/___/___

Enc. da Div. de Documentos Escritos

do SDM Preenchimento: Item – número sequencial; Código do Assunto – obtido na Tabela Básica de Temporalidade, de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivos; Assunto - obtido no próprio documento; Espécie Documental – nome do documento; Ano – refere-se ao ano em que o documento foi produzido; e Quantidade – refere-se aos documentos que contenham as mesmas informações (CÓDIGO DO ASSUNTO / ASSUNTO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / ANO).

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - G-1 - REV.4

ANEXO G

FORMAS DE TRATAMENTO PARA AUTORIDADES DO MINISTÉRIO DA DEFESA

ORDEM DE PRECEDÊNCIA PRONOMES DE TRATA-MENTO VOCATIVOS ENDEREÇAMENTO

Ministro de Estado da Defesa Vossa Excelência Senhor Ministro A Sua Excelência o Senhor Chefe do EMD Vossa Excelência Senhor Chefe A Sua Excelência o Senhor Oficiais-Generais das Forças Armadas (Secretários) Vossa Excelência Senhor Secretário A Sua Excelência o Senhor Secretários (civis) Vossa Excelência Senhor Secretário A Sua Excelência o Senhor

Arcebispo Militar Vossa Excelência Reverendís-sima Senhor Arcebispo A Sua Excelência Reverendíssima

Oficiais-Generais das Forças Armadas (Comandantes das Forças e seus Chefes de Gabinete) Vossa Excelência Senhor Comandante

Senhor Chefe de Gabinete A Sua Excelência o Senhor

Oficiais-Generais das Forças Armadas (Diretor de De-partamento, Diretor do HFA, entre outros) Vossa Excelência Senhor Diretor A Sua Excelência o Senhor

Chefe de Gabinete do Ministro/MD Vossa Senhoria Senhor Chefe de Gabinete Ao Senhor Diretor de Departamento (civis) Vossa Senhoria Senhor Diretor Ao Senhor

Bispo Aux. Arq. Militar Vossa Excelência Reverendís-sima Senhor Bispo A Sua Excelência Reverendíssima

Consultor Jurídico Vossa Senhoria Senhor Consultor Ao Senhor Secretário de Controle Interno Vossa Senhoria Senhor Secretário Ao Senhor Assessores Especiais e de Imprensa Vossa Senhoria Senhor Assessor Ao Senhor Observações:

• A precedência dos militares e a forma de tratamento são inerentes ao posto e, em princípio, independem do cargo que ocupam. • Nos Memorandos o destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa, não pelo nome.

Ex.:Ao Senhor Diretor do Departamento [...] Ao Excelentíssimo Senhor Secretário de [...]

OSTENSIVO SGM-105


FORMAS DE TRATAMENTO PARA AUTORIDADES DOS PODERES DA UNIÃO

PODER EXECUTIVO, PODER LEGISLATIVO E PODER JUDICIÁRIO

PRONOMES DE TRATAMENTO VOCATIVO ENDEREÇAMENTO

- Presidente da República - Vice-Presidente da República - Presidente do Congresso Nacional - Presidente do Supremo Tribunal Federal

Vossa Excelência Excelentíssimo Senhor Presidente A Sua Excelência o Senhor

Ministros de Estado Vossa Excelência Senhor Ministro A Sua Excelência o Senhor Ministro de Estado Chefe da Casa Civil da Presidência da República Vossa Excelência Senhor Ministro A Sua Excelência o Senhor Secretário-Geral da Presidência da República Vossa Excelência Senhor Secretário-Geral A Sua Excelência o Senhor Advogado-Geral da União Vossa Excelência Senhor Advogado-Geral da União A Sua Excelência o Senhor Ministro de Estado Chefe do Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República Vossa Excelência Senhor Chefe do Gabinete A Sua Excelência o Senhor

Chefe do Gabinete Pessoal do Presidente da República Vossa Excelência Senhor Chefe do Gabinete A Sua Excelência o Senhor Secretários da Presidência da República Vossa Excelência Senhor Secretário A Sua Excelência o Senhor Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal Vossa Excelência Senhor Governador A Sua Excelência o Senhor Oficiais-Generais das Forças Armadas Vossa Excelência Senhor (CARGO) A Sua Excelência o Senhor Embaixadores e Cônsules Vossa Excelência Senhor Embaixador A Sua Excelência o Senhor Secretários-Executivos dos Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial Vossa Excelência Senhor Secretário-Executivo A Sua Excelência o Senhor

Secretários de Estado dos Governos Estaduais Vossa Excelência Senhor Secretário A Sua Excelência o Senhor Prefeitos Municipais Vossa Excelência Senhor Prefeito A Sua Excelência o Senhor Deputados Federais, Estaduais e Distritais e Senadores Vossa Excelência Senhor Deputado / Senhor Senador A Sua Excelência o Senhor Ministro do Tribunal de Contas da União Vossa Excelência Senhor Ministro A Sua Excelência o Senhor Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais Vossa Excelência Senhor Presidente A Sua Excelência o Senhor Ministros dos Tribunais Superiores Vossa Excelência Senhor Ministro A Sua Excelência o Senhor Juízes Vossa Excelência Senhor Juiz A Sua Excelência o Senhor Auditor da Justiça Militar Vossa Excelência Senhor Auditor A Sua Excelência o Senhor Procurador-Geral da República Vossa Excelência Senhor Procurador-Geral A Sua Excelência o Senhor Demais autoridades e particulares Vossa Senhoria Senhor (CARGO) A Sua Senhoria o Senhor

OSTENSIVO SGM-105


ABREVIATURAS (OU REDUÇÕES) MAIS UTILIZADAS:

FORMAS DE TRATAMENTO MAIS UTILIZADAS FORMA ABREVIADA

Comendador Comend. Dona Da. Doutor(a) Dr ou Drs / Dra ou Dras Eminência Ema. Eminentíssimo Emmo. Excelência Exa. Excelentíssimo Exmo. Professor(a) Prof. ou Profs. / Profa ou Profas. Vossa Alteza V.A. Vossa Eminência V.Ema. Vossa Excelência V.Exa. Vossa Excelência Reverendíssima V.Exa. Revma. Vossa Magnificência V.Maga Vossa Majestade V.M. Vossa Reverência V.Reva. Vossa Reverendíssima V. Revma. Vossa Santidade V.S. Vossa Senhoria V.Sa.

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - H-1 - REV.4

ANEXO H RELAÇÃO DE CÓDIGOS DE UNIDADES PROTOCOLIZADORAS

CÓDIGO NOME 1. 63169 1° BATALHÃO DE INFANTARIA DE FUZILEIROS NAVAIS 2. 63472 1° ESQUADRÃO DE AVIÕES DE INTERCEPTAÇÃO E ATAQUE 3. 63168 1° ESQUADRÃO DE HELICÓPTEROS ANTI-SUBMARINO 4. 63156 1° ESQUADRÃO DE HELICÓPTEROS DE EMPREGO GERAL 5. 63124 1° ESQUADRÃO DE HELICÓPTEROS DE ESCLARECIMENTO E ATAQUE 6. 63108 1° ESQUADRÃO DE HELICÓPTEROS DE INSTRUÇÃO 7. 63115 2° BATALHÃO DE INFANTARIA DE FUZILEIROS NAVAIS 8. 63328 2° ESQUADRÃO DE HELICÓPTEROS DE EMPREGO GERAL 9. 63090 3° BATALHÃO DE INFANTARIA DE FUZILEIROS NAVAIS 10. 63322 3° ESQUADRÃO DE HELICÓPTEROS DE EMPREGO GERAL 11. 63395 4° ESQUADRÃO DE HELICÓPTEROS DE EMPREGO GERAL 12. 63469 5° ESQUADRÃO DE HELICÓPTEROS DE EMPREGO GERAL 13. 61076 ADIDO NAVAL NOS ESTADOS UNIDOS DA AMÉRICA E NO CANADÁ 14. 60979 ADIDO DE DEFESA E NAVAL EM PORTUGAL 15. 60900 ADIDO DE DEFESA E NAVAL NA ÁFRICA DO SUL

16. 60982 ADIDO DE DEFESA E NAVAL NA INGLATERRA , NA NORUEGA E NA SUÉCIA

17. 60902 ADIDO DE DEFESA E NAVAL NA REPÚBLICA FEDERAL DA ALEMANHA E HOLANDA

18. 60913 ADIDO DE DEFESA E NAVAL NO CHILE 19. 60991 ADIDO DE DEFESA E NAVAL NO URUGUAI 20. 60918 ADIDO DE DEFESA, NAVAL E DO EXÉRCITO NA COLÔMBIA 21. 60940 ADIDO DE DEFESA, NAVAL E DO EXÉRCITO NA GUIANA 22. 60921 ADIDO DE DEFESA, NAVAL E DO EXÉRCITO NO EGITO 23. 60988 ADIDO DE DEFESA, NAVAL E DO EXÉRCITO NO SURINAME

24. 60905 ADIDO DE DEFESA, NAVAL, DO EXÉRCITO E AERONÁUTICO EM ANGOLA E SÃO TOMÉ E PRÍNCIPE

25. 60949 ADIDO DE DEFESA, NAVAL, DO EXÉRCITO E AERONÁUTICO EM ISRAEL

26. 60961 ADIDO DE DEFESA, NAVAL, DO EXÉRCITO E AERONÁUTICO EM MOÇAMBIQUE

27. 60985 ADIDO DE DEFESA, NAVAL, DO EXÉRCITO E AERONÁUTICO NA FEDERAÇÃO DA RÚSSIA

28. 60943 ADIDO DE DEFESA, NAVAL, DO EXÉRCITO E AERONÁUTICO NA ÍNDIA

29. 60964 ADIDO DE DEFESA, NAVAL, DO EXÉRCITO E AERONÁUTICO NA NAMÍBIA

OSTENSIVO SGM-105


CÓDIGO NOME

30. 60967 ADIDO DE DEFESA, NAVAL, DO EXÉRCITO E AERONÁUTICO NA NIGÉRIA

31. 60948 ADIDO DE DEFESA, NAVAL, DO EXÉRCITO E AERONÁUTICO NO IRÃ

32. 60955 ADIDO DE DEFESA, NAVAL, DO EXÉRCITO E AERONÁUTICO NO JAPÃO E NA REPÚBLICA DA INDONÉSIA

33. 60958 ADIDO DE DEFESA, NAVAL, DO EXÉRCITO E AERONÁUTICO NO MÉXICO

34. 60928 ADIDO NAVAL E AERONÁUTICO NA ESPANHA 35. 60925 ADIDO NAVAL E DO EXÉRCITO NO EQUADOR 36. 61077 ADIDO NAVAL NA ARGENTINA 37. 61078 ADIDO NAVAL NA BOLÍVIA 38. 61080 ADIDO NAVAL NA FRANÇA E NA BÉLGICA 39. 61081 ADIDO NAVAL NA ITÁLIA

40. 61079 ADIDO NAVAL NA REPÚBLICA POPULAR DA CHINA, NA REPÚBLICA DA CORÉIA E NA REPÚBLICA SOCIALISTA DO VIETNÃ

41. 61084 ADIDO NAVAL NA VENEZUELA 42. 61082 ADIDO NAVAL NO PARAGUAI 43. 61083 ADIDO NAVAL NO PERU 44. 63496 AGÊNCIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM ARACATI 45. 63357 AGÊNCIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM AREIA BRANCA 46. 63354 AGÊNCIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM CABO FRIO 47. 63352 AGÊNCIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM CAMOCIM 48. 63359 AGÊNCIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM PARATY 49. 63361 AGÊNCIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM PORTO SEGURO 50. 63500 AGÊNCIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM SÃO JOÃO DA BARRA 51. 63375 AGÊNCIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM TRAMANDAÍ 52. 63355 AGÊNCIA FLUVIAL DE BOCA DO ACRE 53. 63353 AGÊNCIA FLUVIAL DE BOM JESUS DA LAPA 54. 63351 AGÊNCIA FLUVIAL DE CÁCERES 55. 63503 AGÊNCIA FLUVIAL DE CRUZEIRO DO SUL 56. 63371 AGÊNCIA FLUVIAL DE CUIABÁ 57. 63372 AGÊNCIA FLUVIAL DE EIRUNEPE 58. 63370 AGÊNCIA FLUVIAL DE GUAJARÁ-MIRIM 59. 63333 AGÊNCIA FLUVIAL DE IMPERATRIZ 60. 63493 AGÊNCIA FLUVIAL DE HUMAITÁ 61. 63368 AGÊNCIA FLUVIAL DE ITACOATIARA 62. 63436 AGÊNCIA FLUVIAL DE JUAZEIRO 63. 63360 AGÊNCIA FLUVIAL DE PARINTINS

OSTENSIVO SGM-105


CÓDIGO NOME 64. 63373 AGÊNCIA FLUVIAL DE PENEDO 65. 63365 AGÊNCIA FLUVIAL DE PORTO MURTINHO 66. 63447 AGÊNCIA FLUVIAL DE SÃO FELIX DO ARAGUAIA 67. 63374 AGÊNCIA FLUVIAL DE TEFÉ 68. 63014 ARSENAL DE MARINHA DO RIO DE JANEIRO 69. 63376 AVISO DE INSTRUÇÃO ASPIRANTE NASCIMENTO 70. 63378 AVISO DE INSTRUÇÃO GUARDA-MARINHA BRITO 71. 63377 AVISO DE INSTRUÇÃO GUARDA-MARINHA JANSEN 72. 63485 AVISO DE PESQUISA ASPIRANTE MOURA 73. 63266 AVISO DE TRANSPORTE FLUVIAL PIRAIM 74. 63387 AVISO HIDROCEANOGRÁFICO FLUVIAL RIO TOCANTINS

75. 63015 BASE AÉREA NAVAL DE SÃO PEDRO DA ALDEIA 76. 63017 BASE ALMIRANTE CASTRO E SILVA 77. 63343 BASE DE ABASTECIMENTO DA MARINHA NO RIO DE JANEIRO 78. 63344 BASE DE FUZILEIROS NAVAIS DA ILHA DAS FLORES 79. 63386 BASE DE FUZILEIROS NAVAIS DA ILHA DO GOVERNADOR 80. 63446 BASE DE FUZILEIROS NAVAIS DO RIO MERITI 81. 63999 BASE DE HIDROGRAFIA DA MARINHA EM NITERÓI 82. 63052 BASE FLUVIAL DE LADÁRIO 83. 63028 BASE NAVAL DE ARATU 84. 63033 BASE NAVAL DE NATAL 85. 63042 BASE NAVAL DE VAL-DE-CÃES 86. 63105 BASE NAVAL DO RIO DE JANEIRO 87. 63113 BATALHÃO DE ARTILHARIA DE FUZILEIROS NAVAIS 88. 63988 BATALHÃO DE BLINDADOS DE FUZILEIROS NAVAIS 89. 63987 BATALHÃO DE COMANDO E CONTROLE 90. 63986 BATALHÃO DE CONTROLE AEROTATICO E DEFESA ANTIAÉREA 91. 63106 BATALHAO DE ENGENHARIA DE FUZILEIROS NAVAIS 92. 63430 BATALHÃO DE OPERAÇÕES ESPECIAIS DE FUZILEIROS NAVAIS 93. 63200 BATALHÃO DE OPERAÇÕES RIBEIRINHAS 94. 63174 BATALHÃO DE VIATURAS ANFIBIAS 95. 63123 BATALHÃO LOGISTICO DE FUZILEIROS NAVAIS 96. 63107 BATALHÃO NAVAL 97. 63997 CAIXA DE CONSTRUÇÕES DE CASAS PARA O PESSOAL DA MARINHA 98. 63044 CAPITANIA DOS PORTOS DA AMAZÔNIA ORIENTAL 99. 63029 CAPITANIA DOS PORTOS DA BAHIA 100. 63037 CAPITANIA DOS PORTOS DA PARAIBA

OSTENSIVO SGM-105


CÓDIGO NOME 101. 63034 CAPITANIA DOS PORTOS DE ALAGOAS 102. 63038 CAPITANIA DOS PORTOS DE PERNAMBUCO 103. 63048 CAPITANIA DOS PORTOS DE SANTA CATARINA 104. 63054 CAPITANIA DOS PORTOS DE SÃO PAULO 105. 63030 CAPITANIA DOS PORTOS DE SERGIPE 106. 63035 CAPITANIA DOS PORTOS DO CEARÁ 107. 63024 CAPITANIA DOS PORTOS DO ESPÍRITO SANTO 108. 63036 CAPITANIA DOS PORTOS DO MARANHÃO 109. 63046 CAPITANIA DOS PORTOS DO PARANÁ 110. 63039 CAPITANIA DOS PORTOS DO PIAUI 111. 63026 CAPITANIA DOS PORTOS DO RIO DE JANEIRO 112. 63040 CAPITANIA DOS PORTOS DO RIO GRANDE DO NORTE 113. 63047 CAPITANIA DOS PORTOS DO RIO GRANDE DO SUL 114. 63043 CAPITANIA FLUVIAL DA AMAZONIA OCIDENTAL 115. 63991 CAPITANIA FLUVIAL DE BRASÍLIA 116. 63185 CAPITANIA FLUVIAL DE SANTAREM 117. 63175 CAPITANIA FLUVIAL DE TABATINGA 118. 63109 CAPITANIA FLUVIAL DO ARAGUAIA-TOCANTINS 119. 63053 CAPITANIA FLUVIAL DO PANTANAL 120. 63231 CAPITANIA FLUVIAL DO RIO PARANÁ 121. 63110 CAPITANIA FLUVIAL DO SÃO FRANCISCO 122. 63356 CAPITANIA FLUVIAL DO TIETÊ-PARANÁ 123. 63161 CASA DO MARINHEIRO 124. 63440 CENTRO DE ADESTRAMENTO ALMIRANTE MARQUES DE LEÃO 125. 63487 CENTRO DE ADESTRAMENTO ALMIRANTE NEWTON BRAGA 126. 61431 CENTRO DE ANÁLISES DE SISTEMAS NAVAIS 127. 63201 CENTRO DE APOIO A SISTEMAS OPERATIVOS 128. 63172 CENTRO DE AVALIAÇÃO DA ILHA DA MARAMBAIA 129. 61228 CENTRO DE COMUNICAÇÃO SOCIAL DA MARINHA 130. 63341 CENTRO DE CONTROLE DE INVENTÁRIO DA MARINHA 131. 63104 CENTRO DE CONTROLE INTERNO DA MARINHA

132. 63086 CENTRO DE COORDENAÇÃO DE ESTUDOS DA MARINHA EM SÃO PAULO

133. 63129 CENTRO DE EDUCAÇÃO FÍSICA ALMIRANTE ADALBERTO NUNES 134. 62001 CENTRO DE GUERRA ELETRÔNICA DA MARINHA 135. 63998 CENTRO DE HIDROGRAFIA DA MARINHA 136. 63191 CENTRO DE INSTRUÇÃO ALMIRANTE ALEXANDRINO

OSTENSIVO SGM-105


CÓDIGO NOME 137. 63173 CENTRO DE INSTRUÇÃO ALMIRANTE BRAZ DE AGUIAR 138. 63094 CENTRO DE INSTRUÇÃO ALMIRANTE GRACA ARANHA 139. 63077 CENTRO DE INSTRUÇÃO ALMIRANTE MILCIADES PORTELA ALVES 140. 63092 CENTRO DE INSTRUÇÃO ALMIRANTE SYLVIO DE CAMARGO 141. 63093 CENTRO DE INSTRUÇÃO ALMIRANTE WANDENKOLK

142. 63095 CENTRO DE INSTRUÇÃO E ADESTRAMENTO AERONAVAL ALMIRANTE JOSÉ MARIA DO AMARAL OLIVEIRA

143. 63134 CENTRO DE INSTRUÇÃO E ADESTRAMENTO ALTE ATTILA MONTEIRO ACHÉ

144. 63460 CENTRO DE INSTRUCAO E ADESTRAMENTO DE BRASILIA 145. 61272 CENTRO DE INTELIGÊNCIA DA MARINHA 146. 63396 CENTRO DE INTENDÊNCIA DA MARINHA EM BELÉM 147. 63348 CENTRO DE INTENDÊNCIA DA MARINHA EM LADÁRIO 148. 63401 CENTRO DE INTENDÊNCIA DA MARINHA EM MANAUS 149. 63397 CENTRO DE INTENDÊNCIA DA MARINHA EM NATAL 150. 63408 CENTRO DE INTENDÊNCIA DA MARINHA NO RIO GRANDE 151. 63180 CENTRO DE INTENDÊNCIA DA MARINHA EM SALVADOR 152. 63398 CENTRO DE INTENDÊNCIA DA MARINHA EM SÃO PEDRO DA ALDEIA 153. 63466 CENTRO DE MANUTENÇÃO DE EMBARCAÇÕES MIÚDAS 154. 63075 CENTRO DE MANUTENÇÃO DE SISTEMAS DA MARINHA 155. 63484 CENTRO DE MEDICINA OPERATIVA 156. 63125 CENTRO DE MÍSSEIS E ARMAS SUBMARINAS DA MARINHA 157. 63019 CENTRO DE MUNIÇÃO DA MARINHA 158. 63342 CENTRO DE OBTENÇÃO DA MARINHA NO RIO DE JANEIRO 159. 63119 CENTRO DE PERÍCIAS MÉDICAS DA MARINHA 160. 63448 CENTRO DE PROJETOS DE NAVIOS 161. 63018 CENTRO DE SINALIZAÇÃO NÁUTICA ALMIRANTE MORAES REGO 162. 63470 CENTRO LOGÍSTICO DE SAÚDE DA MARINHA 163. 63471 CENTRO MÉDICO ASSISTENCIAL DA MARINHA 164. 63230 CENTRO TECNOLÓGICO DA MARINHA EM SÃO PAULO 165. 62394 CENTRO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA MARINHA 166. 63114 CENTRO TECNOLÓGICO DO CORPO DE FUZILEIROS NAVAIS 167. 63141 COLÉGIO NAVAL 168. 63120 COMANDO DA 1ª DIVISÃO DA ESQUADRA 169. 63153 COMANDO DA 2ª DIVISÃO DA ESQUADRA 170. 63111 COMANDO DA DIVISÃO ANFIBIA 171. 63085 COMANDO DA FLOTILHA DE MATO GROSSO

OSTENSIVO SGM-105


CÓDIGO NOME 172. 63158 COMANDO DA FLOTILHA DO AMAZONAS 173. 63089 COMANDO DA FORCA AERONAVAL 174. 62194 COMANDO DA FORÇA DE FUZILEIROS DA ESQUADRA 175. 63167 COMANDO DA FORÇA DE MINAGEM E VARREDURA 176. 63154 COMANDO DA FORÇA DE SUBMARINOS 177. 63425 COMANDO DA FORÇA DE SUPERFÍCIE 178. 63982 COMANDO DA TROPA DE DESEMBARQUE 179. 63136 COMANDO DA TROPA DE REFORÇO 180. 62087 COMANDO DE OPERAÇÕES NAVAIS 181. 62002 COMANDO DO 1o DISTRITO NAVAL 182. 63429 COMANDO DO 1o ESQUADRÃO DE APOIO 183. 63426 COMANDO DO 1o ESQUADRÃO DE ESCOLTA 184. 62027 COMANDO DO 2o DISTRITO NAVAL 185. 63427 COMANDO DO 2o ESQUADRÃO DE ESCOLTA 186. 62032 COMANDO DO 3o DISTRITO NAVAL 187. 62041 COMANDO DO 4o DISTRITO NAVAL 188. 62045 COMANDO DO 5o DISTRITO NAVAL 189. 62051 COMANDO DO 6° DISTRITO NAVAL 190. 62055 COMANDO DO 7° DISTRITO NAVAL 191. 62455 COMANDO DO 8° DISTRITO NAVAL 192. 62020 COMANDO DO 9° DISTRITO NAVAL 193. 63267 COMANDO DO CONTROLE NAVAL DO TRÁFEGO MARÍTIMO 194. 63476 COMANDO DO GRUPAMENTO DE PATRULHA NAVAL DO LESTE 195. 63166 COMANDO DO GRUPAMENTO DE PATRULHA NAVAL DO NORDESTE 196. 63152 COMANDO DO GRUPAMENTO DE PATRULHA NAVAL DO NORTE 197. 63270 COMANDO DO GRUPAMENTO DE PATRULHA NAVAL DO SUDESTE 198. 63198 COMANDO DO GRUPAMENTO DE PATRULHA NAVAL DO SUL 199. 63181 COMANDO DO MATERIAL DE FUZILEIROS NAVAIS 200. 63456 COMANDO DO PESSOAL DE FUZILEIROS NAVAIS 201. 62084 COMANDO-EM-CHEFE DA ESQUADRA 202. 62309 COMANDO-GERAL DO CORPO DE FUZILEIROS NAVAIS 203. 63178 COMISSÃO DE DESPORTOS DA MARINHA 204. 61307 COMISSAO DE PROMOCOES DE OFICIAIS 205. 63150 COMISSÃO NAVAL BRASILEIRA EM WASHINGTON 206. 63271 COMISSÃO NAVAL BRASILEIRA NA EUROPA 207. 63985 COMPANHIA DE APOIO AO DESEMBARQUE 208. 63491 COMPANHIA DE DEFESA QUÍMICA, BIOLÓGICA E NUCLEAR DE

OSTENSIVO SGM-105


CÓDIGO NOME ARAMAR

209. 63404 COMPANHIA DE POLÍCIA 210. 63981 COMPANHIA DE POLÍCIA DO BATALHÃO NAVAL

211. 62164 COORDENADORIA-GERAL DO PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DE SUBMARINO COM PROPULSÃO NUCLEAR

212. 63478 CORVETA BARROSO 213. 63283 CORVETA CABOCLO 214. 63329 CORVETA FRONTIN 215. 63286 CORVETA IMPERIAL MARINHEIRO 216. 63097 CORVETA INHAÚMA 217. 63068 CORVETA JACEGUAI 218. 63989 CORVETA JULIO DE NORONHA 219. 63117 DELEGACIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM ANGRA DOS REIS 220. 63122 DELEGACIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM ILHÉUS 221. 63176 DELEGACIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM ITACURUÇÁ 222. 63467 DELEGACIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM ITAJAÍ 223. 63340 DELEGACIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM LAGUNA 224. 63222 DELEGACIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM MACAÉ 225. 63143 DELEGACIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM PORTO ALEGRE 226. 63334 DELEGACIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM SANTANA

227. 63187 DELEGACIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM SÃO FRANCISCO DO SUL

228. 63138 DELEGACIA DA CAPITANIA DOS PORTOS EM SÃO SEBASTIÃO 229. 63349 DELEGACIA FLUVIAL DE GUAIRA 230. 63335 DELEGACIA FLUVIAL DE PORTO VELHO 231. 63433 DELEGACIA FLUVIAL DE PRESIDENTE EPITÁCIO 232. 63155 DELEGACIA FLUVIAL DE URUGUAIANA 233. 63021 DEPÓSITO DE COMBUSTÍVEIS DA MARINHA NO RIO DE JANEIRO 234. 63140 DEPÓSITO DE FARDAMENTO DA MARINHA NO RIO DE JANEIRO 235. 63184 DEPÓSITO DE MATERIAL COMUM DA MARINHA NO RIO DE JANEIRO

236. 63022 DEPÓSITO DE MATERIAL DE ELETRÔNICA DA MARINHA NO RIO DE JANEIRO

237. 63477 DEPÓSITO DE MATERIAL DE SAÚDE DA MARINHA NO RIO DE JANEIRO

238. 63023 DEPÓSITO DE SOBRESSALENTES DA MARINHA NO RIO DE JANEIRO 239. 63434 DEPÓSITO DE SUBSISTÊNCIA DA MARINHA NO RIO DE JANEIRO 240. 63382 DEPOSITO NAVAL NO RIO DE JANEIRO 241. 63079 DIRETORIA DE ABASTECIMENTO DA MARINHA

OSTENSIVO SGM-105


CÓDIGO NOME 242. 63057 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DA MARINHA 243. 63003 DIRETORIA DE AERONÁUTICA DA MARINHA 244. 63420 DIRETORIA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL DA MARINHA

245. 63394 DIRETORIA DE COMUNICAÇÕES E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA MARINHA

246. 63494 DIRETORIA DE COORDENAÇÃO DO ORÇAMENTO DA MARINHA 247. 63007 DIRETORIA DE ENGENHARIA NAVAL 248. 63008 DIRETORIA DE ENSINO DA MARINHA 249. 63010 DIRETORIA DE FINANÇAS DA MARINHA 250. 63058 DIRETORIA DE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA DA MARINHA 251. 63009 DIRETORIA DE HIDROGRAFIA E NAVEGAÇÃO 252. 63073 DIRETORIA DE OBRAS CIVIS DA MARINHA 253. 63012 DIRETORIA DE PORTOS E COSTAS 254. 63013 DIRETORIA DE SAÚDE DA MARINHA 255. 63435 DIRETORIA DE SISTEMAS DE ARMAS DA MARINHA

256. 63192 DIRETORIA DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E DOCUMENTAÇÃO DA MARINHA

257. 63056 DIRETORIA DO PESSOAL CIVIL DA MARINHA 258. 63011 DIRETORIA DO PESSOAL MILITAR DA MARINHA 259. 62325 DIRETORIA-GERAL DE NAVEGAÇÃO 260. 62163 DIRETORIA-GERAL DO MATERIAL DA MARINHA 261. 62159 DIRETORIA-GERAL DO PESSOAL DA MARINHA 262. 61984 EMPRESA GERENCIAL DE PROJETOS NAVAIS 263. 63133 ESCOLA DE APRENDIZES-MARINHEIROS DE PERNAMBUCO 264. 63171 ESCOLA DE APRENDIZES-MARINHEIROS DE SANTA CATARINA 265. 63116 ESCOLA DE APRENDIZES-MARINHEIROS DO CEARÁ 266. 63188 ESCOLA DE APRENDIZES-MARINHEIROS DO ESPÍRITO SANTO 267. 61126 ESCOLA DE GUERRA NAVAL 268. 63099 ESCOLA NAVAL

269. 62165 ESCRITÓRIO TÉCNICO DO PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DE SUBMARINOS NA FRANÇA

270. 63195 ESTAÇÃO NAVAL DO RIO GRANDE 271. 63160 ESTAÇÃO NAVAL DO RIO NEGRO 272. 63144 ESTAÇÃO RÁDIO DA MARINHA EM BRASÍLIA 273. 63157 ESTACAO RÁDIO DA MARINHA EM SALVADOR 274. 63078 ESTAÇÃO RÁDIO DA MARINHA NO RIO DE JANEIRO 275. 63096 ESTAÇÃO RADIOGONIOMÉTRICA DA MARINHA EM BELÉM 276. 63189 ESTAÇÃO RADIOGONIOMÉTRICA DA MARINHA EM CAMPOS NOVOS

OSTENSIVO SGM-105


CÓDIGO NOME 277. 63197 ESTAÇÃO RADIOGONIOMÉTRICA DA MARINHA EM NATAL 278. 63146 ESTAÇÃO RADIOGONIOMÉTRICA DA MARINHA NO RIO GRANDE 279. 61074 ESTADO-MAIOR DA ARMADA 280. 63423 FRAGATA BOSÍSIO 281. 63291 FRAGATA CONSTITUIÇÃO 282. 63292 FRAGATA DEFENSORA 283. 63393 FRAGATA GREENHALGH 284. 63293 FRAGATA INDEPENDÊNCIA 285. 63294 FRAGATA LIBERAL 286. 63295 FRAGATA NITERÓI 287. 63445 FRAGATA RADEMAKER 288. 63296 FRAGATA UNIÃO 289. 61001 GABINETE DO COMANDANTE DA MARINHA 290. 63081 GRUPAMENTO DE FUZILEIROS NAVAIS DE BELÉM 291. 63147 GRUPAMENTO DE FUZILEIROS NAVAIS DE BRASÍLIA 292. 63179 GRUPAMENTO DE FUZILEIROS NAVAIS DE LADÁRIO 293. 63164 GRUPAMENTO DE FUZILEIROS NAVAIS DE NATAL 294. 63118 GRUPAMENTO DE FUZILEIROS NAVAIS DE SALVADOR 295. 63190 GRUPAMENTO DE FUZILEIROS NAVAIS DO RIO DE JANEIRO 296. 63199 GRUPAMENTO DE FUZILEIROS NAVAIS DO RIO GRANDE 297. 63465 GRUPAMENTO DE MERGULHADORES DE COMBATE 298. 63453 GRUPAMENTO DE NAVIOS HIDROCEANOGRÁFICOS 299. 63311 GRUPO DE EMBARCAÇÕES DE PATRULHA E DESEMBARQUE 300. 63059 HOSPITAL CENTRAL DA MARINHA 301. 63061 HOSPITAL NAVAL DE BELÉM 302. 63060 HOSPITAL NAVAL DE BRASÍLIA 303. 63063 HOSPITAL NAVAL DE LADÁRIO 304. 63064 HOSPITAL NAVAL DE NATAL 305. 63066 HOSPITAL NAVAL DE RECIFE 306. 63067 HOSPITAL NAVAL DE SALVADOR 307. 63148 HOSPITAL NAVAL MARCÍLIO DIAS 308. 63432 INSTITUTO DE ESTUDOS DO MAR ALTE PAULO MOREIRA 309. 63128 INSTITUTO DE PESQUISAS DA MARINHA 310. 63071 LABORATÓRIO FARMACÊUTICO DA MARINHA 311. 63302 MONITOR PARNAÍBA 312. 63142 NAVIO AUXILIAR PARÁ 313. 63253 NAVIO BALIZADOR COMANDANTE MANHÃES

OSTENSIVO SGM-105


CÓDIGO NOME 314. 63254 NAVIO BALIZADOR COMANDANTE VARELLA 315. 63256 NAVIO BALIZADOR FAROLEIRO MARIO SEIXAS 316. 63257 NAVIO BALIZADOR TENENTE BOANERGES 317. 63331 NAVIO BALIZADOR TENENTE CASTELO 318. 63205 NAVIO DE APOIO LOGÍSTICO FLUVIAL POTENGÍ 319. 63323 NAVIO DE APOIO OCEANOGRÁFICO ARY RONGEL 320. 63299 NAVIO DE ASSISTÊNCIA HOSPITALAR CARLOS CHAGAS 321. 63992 NAVIO DE ASSISTÊNCIA HOSPITALAR DOUTOR MONTENEGRO 322. 63252 NAVIO DE ASSISTÊNCIA HOSPITALAR OSWALDO CRUZ 323. 63483 NAVIO DE ASSISTÊNCIA HOSPITALAR TENENTE MAXIMIANO 324. 63492 NAVIO DE ASSISTÊNCIA HOSPITALAR SOARES DE MEIRELLES

325. 63480 NAVIO DE DESEMBARQUE DE CARROS DE COMBATE ALMIRANTE SABOYA

326. 63324 NAVIO DE DESEMBARQUE DE CARROS DE COMBATE GARCIA D´ÁVILA

327. 63380 NAVIO DE DESEMBARQUE DE CARROS DE COMBATE MATTOSO MAIA

328. 63076 NAVIO DE DESEMBARQUE-DOCA CEARÁ 329. 63006 NAVIO DE SOCORRO SUBMARINO FELINTO PERRY 330. 63261 NAVIO FAROLEIRO ALMIRANTE GRAÇA ARANHA 331. 63390 NAVIO HIDROCEANOGRÁFICO AMORIM DO VALLE 332. 63475 NAVIO HIDROCEANOGRÁFICO CRUZEIRO DO SUL 333. 63392 NAVIO HIDROCEANOGRÁFICO GARNIER SAMPAIO 334. 63391 NAVIO HIDROCEANOGRÁFICO TAURUS 335. 63236 NAVIO HIDROGRÁFICO SÍRIUS 336. 63990 NAVIO-AERÓDROMO SÃO PAULO 337. 63259 NAVIO-ESCOLA BRASIL 338. 63062 NAVIO-OCEANOGRÁFICO ANTARES 339. 63461 NAVIO-PATRULHA BABITONGA 340. 63463 NAVIO-PATRULHA BENEVENTE 341. 63464 NAVIO-PATRULHA BOCAINA 342. 63462 NAVIO-PATRULHA BRACUÍ 343. 63247 NAVIO-PATRULHA FLUVIAL AMAPÁ 344. 63248 NAVIO-PATRULHA FLUVIAL PEDRO TEIXEIRA 345. 63249 NAVIO-PATRULHA FLUVIAL RAPOSO TAVARES 346. 63250 NAVIO-PATRULHA FLUVIAL RONDÔNIA 347. 63251 NAVIO-PATRULHA FLUVIAL RORAIMA 348. 63383 NAVIO-PATRULHA GOIANA

OSTENSIVO SGM-105


CÓDIGO NOME 349. 63346 NAVIO-PATRULHA GRAJAÚ 350. 63347 NAVIO-PATRULHA GRAÚNA 351. 63994 NAVIO-PATRULHA GRAVATAÍ 352. 63379 NAVIO-PATRULHA GUAÍBA 353. 63384 NAVIO-PATRULHA GUAJARÁ 354. 63443 NAVIO-PATRULHA GUANABARA 355. 63385 NAVIO-PATRULHA GUAPORÉ 356. 63993 NAVIO-PATRULHA GUARATUBA 357. 63444 NAVIO-PATRULHA GUARUJÁ 358. 63400 NAVIO-PATRULHA GURUPÁ 359. 63403 NAVIO-PATRULHA GURUPI 360. 63486 NAVIO-PATRULHA MACAÉ 361. 63490 NAVIO-PATRULHA MACAU 362. 63497 NAVIO-PATRULHA OCEÂNICO AMAZONAS 363. 63241 NAVIO-PATRULHA PAMPEIRO 364. 63242 NAVIO-PATRULHA PARATI 365. 63243 NAVIO-PATRULHA PENEDO 366. 63244 NAVIO-PATRULHA PIRAJÁ 367. 63245 NAVIO-PATRULHA PIRATINI 368. 63246 NAVIO-PATRULHA POTI 369. 63479 NAVIO POLAR ALMIRANTE MAXIMIANO 370. 63339 NAVIO-TANQUE ALMIRANTE GASTÃO MOTTA 371. 63204 NAVIO-TANQUE MARAJÓ 372. 63206 NAVIO-TRANSPORTE FLUVIAL PARAGUASSU 373. 63210 NAVIO-VARREDOR ABROLHOS 374. 63211 NAVIO-VARREDOR ALBARDÃO 375. 63212 NAVIO-VARREDOR ANHATOMIRIM 376. 63213 NAVIO-VARREDOR ARAÇATUBA 377. 63214 NAVIO-VARREDOR ARATU 378. 63215 NAVIO-VARREDOR ATALAIA 379. 63996 NAVIO-VELEIRO CISNE BRANCO 380. 63070 ODONTOCLÍNICA CENTRAL DA MARINHA 381. 63438 PAGADORIA DE PESSOAL DA MARINHA 382. 63498 POLICLÍNICA NAVAL DE CAMPO GRANDE 383. 63482 POLICLÍNICA NAVAL DE MANAUS 384. 63489 POLICLÍNICA NAVAL DE NITERÓI 385. 63995 POLICLÍNICA NAVAL DE SÃO PEDRO DA ALDEIA

OSTENSIVO SGM-105


CÓDIGO NOME 386. 63065 POLICLÍNICA NAVAL NOSSA SENHORA DA GLÓRIA 387. 63131 PRESIDIO DA MARINHA 388. 61308 PROCURADORIA ESPECIAL DA MARINHA 389. 63217 REBOCADOR DE ALTO-MAR ALMIRANTE GUILHEM 390. 63216 REBOCADOR DE ALTO-MAR ALMIRANTE GUILLOBEL 391. 63219 REBOCADOR DE ALTO-MAR TRIDENTE 392. 63005 REBOCADOR DE ALTO-MAR TRINDADE 393. 63220 REBOCADOR DE ALTO-MAR TRITÃO 394. 63218 REBOCADOR DE ALTO-MAR TRIUNFO

395. 61983 REPRESENTAÇÃO PERMANENTE DO BRASIL JUNTO A ORGANIZAÇÃO MARÍTIMA INTERNACIONAL

396. 63069 SANATORIO NAVAL DE NOVA FRIBURGO

397. 61165 SECRETARIA DA COMISSÃO INTERMINIS. PARA OS RECURSOS DO MAR

398. 61481 SECRETARIA DE CIÊNCIA, TECNOLOGIA E INOVAÇÃO DA MARINHA 399. 62091 SECRETARIA-GERAL DA MARINHA 400. 63980 SERVIÇO DE ASSISTÊNCIA RELIGIOSA DA MARINHA 401. 63421 SERVIÇO DE ASSISTENCIA SOCIAL DA MARINHA 402. 63139 SERVIÇO DE IDENTIFICACAO DA MARINHA 403. 63410 SERVIÇO DE INATIVOS E PENSIONISTAS DA MARINHA 404. 63130 SERVIÇO DE SELEÇÃO DO PESSOAL DA MARINHA 405. 63193 SERVIÇO DE SINALIZAÇÃO NAUTICA DO LESTE 406. 63170 SERVIÇO DE SINALIZAÇÃO NÁUTICA DO NORDESTE 407. 63149 SERVIÇO DE SINALIZAÇÃO NAÚTICA DO NORTE 408. 63098 SERVIÇO DE SINALIZAÇÃO NÁUTICA DO OESTE 409. 63101 SERVIÇO DE SINALIZAÇÃO NÁUTICA DO SUL 410. 63381 SUBMARINO TAMOIO 411. 63441 SUBMARINO TAPAJÓ 412. 63317 SUBMARINO TIKUNA 413. 63399 SUBMARINO TIMBIRA 414. 63004 SUBMARINO TUPI 415. 61229 TRIBUNAL MARÍTIMO 416. 63162 UNIDADE INTEGRADA DE SAUDE MENTAL 417. 63488 UNIDADE MÉDICA EXPEDICIONÁRIA DA MARINHA

OSTENSIVO SGM-105


SUB OM (mesmo código da OM principal)

CÓDIGO NOME

1. 63201 CENTRO DE APOIO A SISTEMAS OPERATIVOS - ARRAIAL DO CABO 2. 61228 CENTRO DE COMUNICAÇÃO SOCIAL DA MARINHA - Rio de Janeiro 3. 61272 CENTRO DE INTELIGENCIA DA MARINHA – Rio de Janeiro 4. 63230 CENTRO TECNOLÓGICO DA MARINHA EM SÃO PAULO - ARAMAR

5. 63394 DIRETORIA DE COORDENAÇÃO DO ORÇAMENTO DA MARINHA-Rio de Janeiro

6. 61074 ESTADO-MAIOR DA ARMADA – Rio de Janeiro 7. 61001 GABINETE DO COMANDANTE DA MARINHA – Rio de Janeiro

8. 61481 SECRETARIA DE CIÊNCIA, TECNOLOGIA E INOVAÇÃO DA MARINHA – Rio de Janeiro

9. 62091 SECRETARIA-GERAL DA MARINHA – Rio de Janeiro

RELAÇÃO DE UNIDADES PROTOCOLIZADORAS EXTINTAS

CÓDIGO NOME

1. 63177 CENTRO DE ARMAS DA MARINHA 2. 63281 CORVETA ANGOSTURA 3. 63016 CONTRATORPEDEIRO PARÁ 4. 63459 DIRETORIA DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E CULTURAL DA MARINHA 5. 61345 MISSÃO NAVAL BRASILEIRA NA NAMÍBIA 6. 63337 NAVIO DESEMBARQUE-DOCA RIODE JANEIRO 7. 63233 NAVIO HIDROGRÁFICO ARGUS 8. 63207 NAVIO TRANSPORTE DE TROPAS ARY PARREIRA 9. 63260 NAVIO-TRANSPORTE DE TROPAS CUSTODIO DE MELLO 10. 63005 REBOCADOR DE ALTO-MAR TRINDADE

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - I-1 - REV.4

ANEXO I

PAPELETA DE DISCREPÂNCIA DE DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

MARINHA DO BRASIL MB-DPHDM

ARQUIVO DA MARINHA

PAPELETA DE DISCREPÂNCIA DE DESTINAÇÃO (TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMEN-

TO E ELIMINAÇÃO) DE DOCUMENTOS

Nº:

Data: / / OM: Código da OM: Destinatário: Presidente da Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SPAD) da OM. Anexos: _________________________________________________________ D I S C R E P Â N C I A

____________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

______________________________

Encarregado da Divisão de Documen-tos Escritos

______________________________________

Encarregado da Seção de Guarda

_________________________________ Responsável pela Seção de Protocolo e

Triagem

P R O V I D Ê N C I A S

D A

O M

_____________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Observação: O destinatário deverá sanar as discrepâncias e restituir esta papeleta (com o campo “PROVIDÊNCIAS DA OM” preenchido) assinada e com os seus anexos (caso os tenha), sem ofício, protocolada, de forma que dê entrada no protocolo da DPHDM. Adotadas as providências cabíveis em: / / Presidente da Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SPAD) da OM: __________________________________ Tomei conhecimento em: / / Titular da OM: _________________________________________________________________

OSTENSIVO SGM-105

OSTENSIVO - J-1 - REV.4

ANEXO J

MODELO DE PEDIDO DE SERVIÇO DE MICROFILMAGEM

DIRETORIA DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E DOCUMENTAÇÃO DA MARINHA

PEDIDO DE SERVIÇO DE MICROFILMAGEM

COMPROVANTE DE ENTREGA

LOTE Nº

CENTRO DE MICROFILMAGEM

PS Nº/ANO

_________/_____

OM SOLICITANTE

NOME E CÓDIGO

DATA/ENTRADA

_____/_____/_____

RUBRICA

LOTE Nº

CENTRO DE MICROFILMAGEM

PS Nº/ANO

__________/______

OM SOLICITANTE

NOME E CÓDIGO

DATA/ENTRADA

_____/_____/_____

RUBRICA

QUANTIDADE DE DOCUMENTOS

Descrição dos serviços a serem executados:

1 de 4

MARINHA DO BRASILDIRETORIA DE COMUNICAÇÕES E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA MARINHA

BOLETIM DE ORDENS E NOTÍCIASNº 296 DE 29 DE ABRIL DE 2013

GERAL COMANDANTE DA MARINHA Mar 087 - Transmissão de Cargo - Convido membros do Almirantado, Almirantes daárea Brasília e Titulares de OM subordinadas ao EMA, para a Cerimônia de Transmissãodo Cargo de Chefe do Estado-Maior da Armada, dia 07MAI, às 11h, no Grupamento deFuzileiros Navais de Brasília. Uniforme 5.3. Assume o Almirante-de-Esquadra EDUARDOMONTEIRO LOPES. COMANDO DO 1º DISTRITO NAVAL

A partir do dia 11ABR2013, incorporou-se ao patrimônio da União, sob aadministração da Marinha do Brasil, o prédio da Av. Alfredo Agache, s/n°, Praça XV,conhecido como antiga maternidade Oswaldo Nazareth. A dimensão total do tombocompreende 13.404,35 m² sendo distribuída entre pavimentos e área externa. O referidoespaço, que será utilizado para ampliação das instalações da Capitania dos Portos doRio de Janeiro e o desenvolvimento das atividades do Serviço de Inativos ePensionistas da Marinha, é fruto do esforço continuado da Marinha do Brasil emcoordenação com a Secretaria de Patrimônio da União e a Prefeitura Municipal do Rio deJaneiro. COMANDO DO PESSOAL DE FUZILEIROS NAVAISMar 088 - BONO Especial Nº 297/2013 do CPesFN - Concurso de Admissão ao Curso deFormação de Sargentos Músicos do Corpo de Fuzileiros Navais Mar 089 - BONO Especial Nº 298/2013 do CPesFN - Movimentação de praças paracumprimento de requisito de carreira

Programa de Leitura Profissional do Corpo de Fuzileiros Navais/2013 – De acordocom nota do CGCFN publicada no BONO Nº 025 de 14JAN2013, relembro que os Oficiais ePraças do CFN podem escolher um livro e um manual para leitura no corrente ano, dentreas obras listadas para cada posto/graduação, sem que haja repetição no envio de cartasao Centro de Estudos do CFN (CECFN), referentes a livros/manuais já lidos em cadaposto/graduação. A relação de livros/manuais para cada posto/graduação pode serconsultada na página do CGCFN, na Intranet, no endereço: (

).www.cgcfn.mb/pesqdout/texto/leiturasInsignas2010.html

Atualização de Corneteiros Fuzileiros Navais – Visando o continuado preparotécnico-profissional de militares da especialidade de Corneta e Tambor (CT), recomendoaos Titulares de OM que possuam militares da referida especialidade em suasguarnições, que viabilizem, durante o horário de expediente, tempo para que o militarse dedique ao estudo prático de seu instrumento e que seja empregado rotineiramente narealização de atividades que possuam afinidade com sua especialidade, ou seja, toques

.de rotina e de cerimônias militares DIRETORIA DE ENSINO DA MARINHAMar 090 - BONO Especial Nº 299/2013 da DEnsM - Concurso Púbico para Ingresso no Corpode Saúde da Marinha no Quadro de Cirurgião-Dentista (CD) e no Quadro de Apoio à Saúde(S) em 2013 - CP-CSM-CD-S/2013.

Mar 091 - BONO Especial Nº 300/2013 da DEnsM - Concurso Público para Ingresso noQuadro de Capelães Navais do Corpo Auxiliar da Marinha (CP-CapNav) em 2013 Mar 092 - BONO Especial Nº 301/2013 da DEnsM - Propostas para Participação de Pessoalda Marinha em Cursos e Estágios em Estabelecimentos e Instituições Civis no País em2015

DIRETORIA DO PESSOAL MILITAR DA MARINHA

2 de 4

DIRETORIA DO PESSOAL MILITAR DA MARINHACurso de Política e Estratégia Marítimas (C-PEM/2014) – Encontram-se disponíveis

para consulta e impressão no módulo SisPessoal do BDPES, mediante login como usuárioindividual, as Fichas Individuais de Avaliação Consolidada (FIAC), referentes aos CMG(CA, EN, IM e Md) promovidos em 25DEZ2012 e CF com previsão de promoção em 30ABR2013.As eventuais discrepâncias deverão ser informadas à DPMM, por meio de PMDC (Pedido deModificação de Dados Cadastrais).

Boletim de Praças dos Corpos e Quadros da Marinha (BPCQM)-Encontra-se disponívelno link “Sisbol-Web”, em ,o BPCQM,com dados computados até 31 de março dewww.dpmm.mb2013.

Para as OM que utilizam a versão local do Sisbol, desenvolvida para ambienteWindows, a atualização dos arquivos de dados deve ser feita diretamente pelaaplicação, por meio da aba “Importação”. As OM não conectadas ao anel de fibra óticapoderão obter o arquivo, que continuará a ser publicado na página da DPMM, com seusrespectivos COMARE. DIRETORIA DE COMUNICAÇÕES E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA MARINHAMar 093 - BONO Especial Nº 302/2013 da DCTIM - Curso de Pós-Graduação em InstituiçãoCivil no País para 2013.

Controle de conteúdo dos sítios acessados na Internet, via RECIM - Foi publicada arevisão das instruções de "Controle de conteúdo dos sítios acessados na Internet, viaRECIM" (DCTIMARINST 30-06A) que está disponível para "download" no sítio destaDiretoria na Intranet ( ), no menu "Normas/DCTIMARINST" ou no Portal dewww.dctim.mbSegurança da Informação Digital ( ). Recomenda-se a leitura dawww.seginfo.dctim.mbnorma pelos OSID e ADMIN das OM.

ESCOLA DE GUERRA NAVALMar 094 - BONO Especial Nº 303/2013 da EGN - Exame de Seleção ao C-EMOS/2014

Certificados da UFRJ de conclusão dos cursos de MBA – Encontram-se disponíveis naSecretaria do Departamento de Ensino desta Escola os certificados de conclusão dosCursos de Especialização (MBA) ministrados pelo COPPEAD – UFRJ, referentes às turmasde MBA em Gestão Internacional, C-PEM/2003 a C-PEM/2009; e em Gestão Empresarial,C-EMOS/2003 a C-EMOS/2010. Maiores informações poderão ser obtidas com o 2ºSG-SIMauro, pelo e-mail , telefone 2546-9133 ou RETELMA [email protected] CENTRO DE PERÍCIAS MÉDICAS DA MARINHA

Aplicação de Penalidade - O Diretor do CPMM, por meio da Portaria nº 19/CPMM, de18ABR2013 aplicou a penalidade de suspensão de licitar e contratar com a Marinha doBrasil por dois anos à empresa MAXIMIZE EMPREENDIMENTOS LTDA-ME - CNPJ10.616.947/0001-85, em decorrência da inexecução total do acordo administrativo,referente ao Pregão Eletrônico nº 65701-012/2012, do Hospital Central da Marinha, nostermos do inciso III do art. 87 da Lei nº 8.666/93. DIRETORIA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL DA MARINHAMar 095 - BONO Especial Nº 304/2013 da DASM - Abrigo do Marinheiro (AMN) – CarteiraColetiva de Seguros de Acidentes Pessoais do Pessoal da Marinha (SAPS-MB). Mar 096 - BONO Especial Nº 305/2013 da DASM - Abrigo do Marinheiro (AMN) – CarteiraColetiva de Seguros de Vida em Grupo do Pessoal da Marinha (SVG-MB).

CENTRO DE COMUNICAÇÃO SOCIAL DA MARINHA

3 de 4

CENTRO DE COMUNICAÇÃO SOCIAL DA MARINHAMar 097 – deA edição nº 849 do “NoMar”,JAN2012, encontra-se disponível paravisualização e download, na Internet,

, e Intranet, . Oswww.mar.mil.br www.mar.mbinteressados em se cadastrar na lista dedistribuição do "NoMar" por e-mail podem enviarsolicitação para o endereço eletrô[email protected], da Internet, [email protected], da Intranet, com o texto "NoMarDigital", no campo assunto.

COMISSÃO DE DESPORTOS DA MARINHA

Campeonato Pan-Americano de Judô – Foi realizado na Cidade de San José, CostaRica,no período entre 18 e 21 de abril de 2013, o Campeonato Pan-Americano de Judô. Osatletas militares da Marinha do Brasil conquistaram significativos resultados:1º Lugar:MN-RM2-EP Sarah Menezes – 48Kg; eMN-RM2-EP Mayra Aguiar – 78Kg.2º Lugar:MN-RM2-EP Katherine Campos – 63Kg.3º Lugar:MN-RM2-EP Érika Miranda – 52Kg;MN-RM2-EP Ketleyn Quadros – 57Kg; eMN-RM2-EP Bruno Mendonça – 73Kg.5º Lugar:MN-RM2-EP Maria de Lourdes Mazzoleni Portela – 70Kg.Disputa por equipe1º LugarEquipe Masculina.3º LugarEquipe Feminina. DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DA MARINHA

Distribuição de Publicação – Foi distribuída, pelo Circuito 102 da RECIM, por meioda Circular nº 4/2013, desta Diretoria, a SGM-105 - NORMAS SOBRE DOCUMENTAÇÃOADMINISTRATIVA E ARQUIVAMENTO NA MARINHA (NODAM), 4ª Revisão.

Destacam-se as seguintes alterações: inclusão de procedimentos quanto à nova Leide Acesso a Informação (LAI), quanto ao tratamento dos Documentos Administrativos (DA)de Informação Pessoal e do encaminhamento do Termo de Classificação de Informação(TCI) juntamente com o DA classificado como sigiloso. Solicita-se aos COMARE proveremas suas OM apoiadas com a Circular e a Publicação.

A referida publicação também se encontra disponível na Intranet, na páginaprincipal da DAdM, no link “PUBLICAÇÕES” ( ). www.dadm.mb SERVIÇO DE IDENTIFICACAO DA MARINHA

Licença de Pagamento - Este Serviço de Identificação observará rotina de domingono dia 03MAI2013 (sexta-feira), não havendo atendimento ao público.

SERVIÇO DE INATIVOS E PENSIONISTAS DA MARINHA

4 de 4

SERVIÇO DE INATIVOS E PENSIONISTAS DA MARINHALicença de Pagamento MAI2013 – Este Serviço observará rotina de domingo no dia

03MAI2013 (sexta-feira), não havendo atendimento ao público na Sede (EdAT). Osseguintes Postos de Atendimento Avançado (PAA) funcionarão normalmente nesse dia:a) Casa do Marinheiro(CMN);b) Policlínica Naval de Campo Grande(PNCG);c) Policlínica Naval de Niterói(PNN);ed) Hospital Naval Marcílio Dias (HNMD).

S E D E CASA DO MARINHEIRO

Dia das Mães – O Departamento Regional do Abrigo do Marinheiro no Rio de Janeiro(DRAMN-RJ) e a Área Recreativa, Esportiva e Social em São Gonçalo (ARES-SG) convidam aFamília Naval para participar da comemoração alusiva ao Dia das Mães. As festasocorrerão no dia 04MAI (sábado) na ARES-SG e no dia 11MAI (sábado) na Casa doMarinheiro (CMN), ambas no horário de 11h às 18h, com intensa programação, incluindo:Spa das Mães com serviços de beleza como maquiagem, corte de cabelo, massagem; desfilede modas; e parque de diversões para as crianças (piscina de bolinhas, cama elástica,entre outros). Haverá, ainda, apresentação de NANDO BONFÁ E BANDA, com repertóriovariado, a partir das 14h; exposição de Artesanatos e venda de comidas e aperitivosdiversos.

Participamos que, nos dias das festas, os parques aquáticos serão fechados paramaior segurança dos associados e frequentadores, e na CMN, os campos de futebol nãoserão liberados para utilização. A entrada será franca para a Família Naval, mediantea apresentação da cédula de identidade.

Praças e Servidores Civis assemelhados da Marinha, que ainda não são associados,associem-se já e desfrutem de momentos agradáveis com total segurança nas dependênciasda Casa do Marinheiro.

Informações adicionais poderão ser obtidas na Secretaria Social pelos telefones:2584-2282 / 2101-0987 e (RETELMA) 8127-1987. Solicita-se aos Titulares de OM ampladivulgação. “A Casa do Marinheiro também é do fuzileiro!”

X – X – X

BONO Nº 296/2013.Visite a página da Marinha na Internet – ( ) onde poderão ser conhecidaswww.mar.mil.bras atividades desenvolvidas pela Marinha do Brasil.

63057.000595/2013-91

MARINHA DO BRASIL

JV/ML/12 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DA MARINHA

061.2

RIO DE JANEIRO, RJ.

Em 24 de abril de 2013.

CIRCULAR Nº 4 /2013

Assunto: Distribuição de publicação

Referência: EMA-411 (4ª Revisão).

Anexo: um arquivo compactado contendo a 4ª Revisão da SGM-105 - Normas sobre

Documentação Administrativa e Arquivamento na Marinha (NODAM).

1 – PROPÓSITO

Distribuir a publicação SGM-105 - NORMAS SOBRE DOCUMENTAÇÃO

ADMINISTRATIVA E ARQUIVAMENTO NA MARINHA (NODAM), aprovada em 10 de

abril de 2013, assinada digitalmente pelo Almirante-de-Esquadra EDUARDO MONTEIRO

LOPES.

2 – INSTRUÇÕES

2.1 – A publicação ora distribuída substitui a SGM-105 - NORMAS SOBRE

DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA E ARQUIVAMENTO NA MARINHA (NODAM),

3ª Revisão, aprovada em 13 de julho de 2009.

2.2 - Os anexos a esta Circular são compostos de 52 (cinquenta e dois) arquivos no formato

Portable Document Format (PDF). Esses arquivos estão sendo transmitidos, pelo circuito 102 da

RECIM ao EMA, ODS, COMARE e GCM, em forma compactada no arquivo SGM-

105REV4.ZIP.ASS, devendo ser utilizado para sua descompactação o programa

MBUNZIP.EXE ou equivalente.

2.3 – A presente publicação é integrante do Sistema de Publicação da Marinha, classificada

como OSTENSIVA pertencente à classe “BRAVO” e, como tal, não deverá ser registrada no

Inventário de Material Controlado da OM recebedora.

2.4 – As OM integrantes da atual distribuição deverão substituir, na(s) mídia(s) de gravação, o

arquivo anterior pelo arquivo ora distribuído, bem como destruir o(s) exemplar(es) impresso(s)

da publicação ora substituída.

2.5 – Solicita-se aos COMARE de publicações efetuarem a redistribuição desta Circular e seu

anexo às OM apoiadas, de acordo com a distribuição estabelecida, observando as instruções

contidas no art. 5.3 da publicação em referência. Solicita-se, também, que os COMARE

informem por mensagem à DAdM utilizando a palavra código “NODAM-REV4”, quando todas

as OM apoiadas acusarem o recebimento.

3 – VIGÊNCIA

Esta circular entra em vigor na presente data.

HUGO CAVALCANTE NOGUEIRA

Contra-Almirante (IM)

Diretor

LEONARDO JOSÉ TAGLIABUI

Capitão-Tenente (T)

Assistente

AUTENTICADO DIGITALMENTE

Distribuição: Lista 1 (exceto: CM, DGN, CDM, EAComteFerraz), Adidos e Arquivo.

SGM-105 OSTENSIVO NORMAS SOBRE ... - marinha.mil.br · normas sobre documentaÇÃo administrativa e...

Documents

Transcript of SGM-105 OSTENSIVO NORMAS SOBRE ... - marinha.mil.br · normas sobre documentaÇÃo administrativa e...