WHITE PAPER: BPO DE DOCUMENTOS

CENÁRIO

A economia mundial está cada vez mais dinâmica nos dias de hoje e o

mercado se mostra mais exigente na escolha de estratégias para manter um grau de competitividade que garanta o sucesso dos negócios. Desse

modo, torna-se um desafio manter os serviços atualizados e modernos em meio às mais diversas tecnologias que surgem todos os dias. Neste contexto, o BPO (Business Process Outsourcing) torna-se uma alternativa

eficaz para otimizar processos, porém é necessário que esteja alinhado aos movimentos do mercado, e mais do que isso, que esteja de acordo

com às necessidades de cada cliente. De acordo com o Instituto de Pesquisas IDC, o mercado de BPO deve

movimentar perto de US$ 508 bilhões ao ano em todo o mundo, demonstrando a necessidade iminente de suporte às operações dentro das

corporações e a tendência da terceirização de processos como solução para a necessidade de gestão profissional. Embora o conceito de terceirização ainda seja incipiente no Brasil, contratado apenas por 15%

das empresas, é uma área que movimenta, ainda segundo o IDC, US$ 7,9 bilhões, ao ano, registrando uma taxa de 16% de crescimento, superior à

média global do setor, que é de 12%. Essa taxa deve ser estimulada pela manutenção de segmentos que já são grandes usuários deste modelo,

como atendimento ao cliente e finanças, e pela entrada de novos setores. Definido o BPO como uma alternativa válida, surge mais um desafio neste

contexto: manter a gestão aderente e o fornecedor do serviço atualizado em relação à dinamicidade dos negócios. Após identificar o BPO como uma

solução eficaz, é necessário catalisar serviços modernos e compatíveis, que sejam aderentes às necessidades dos negócios. Para isso, os provedores de BPO precisam trabalhar de acordo com as transformações

do mercado, oferecendo soluções dinâmicas e customizadas. Especialistas em planejamentos corporativos de todo o mundo afirmam as

vantagens de uma terceirização de processos inteligente, já que a colaboração leva a uma mudança organizacional significativa, impactando diretamente nos resultados das empresas. Prevendo estes impactos, a

Simpress investe fortemente em sua oferta de BPO de documentos, uma solução relacionada aos fluxos de processos de informações não

estruturadas, e consolida um novo modelo de gestão de documentos no Brasil.

O QUE É BPO DE DOCUMENTOS?

O BPO (Business Process Outsourcing) é a Terceirização de Processos do

Negócio, envolvendo tecnologias, processos e pessoas, sempre com o objetivo de agilizar e reduzir custos em questões que não sejam claramente relacionadas ao negócio fim da companhia. É mais específico

do que uma simples terceirização, pois envolve o fornecimento de soluções desenvolvidas após uma análise profunda dos processos e das

necessidades da empresa que está em busca de uma remodelação atrelada a inovações e adoção de novas tecnologias, com o propósito de

adquirir melhor qualidade e desempenho.

Neste sentido, o BPO de documentos é uma modalidade que oferece a automatização do fluxo de documentos não estruturados, tornando as

informações acessíveis e tangíveis, como é o caso da aprovação de crédito para cartões Private Label, validação de financiamento, prontuários de RH

e gestão de notas fiscais de entrada, por exemplo. Dessa forma, os processos se tornam mais ágeis e seguros. Ao contratar uma solução de BPO de documentos, a empresa ganha mais eficiência operacional e

reduz seus custos. Outra vantagem que as empresas ganham com a contratação deste modelo é o aumento da produtividade e do

desempenho, além da inovação e competitividade, porque o foco dos dirigentes fica direcionado para os processos chave da companhia, deixando o fluxo de documentos para a empresa especializada neste

setor.

É o caso da Simpress, que assume toda a operação relativa a documentos da organização, com o diferencial da mão de obra própria e especializada, de acordo com a necessidade de cada mercado. Este modelo de serviços

tende a viabilizar maior eficiência operacional, segurança e redução de custos. Para isso, envolve tecnologias de ponta agregada a um

gerenciamento técnico e especializado, que abrange desde a impressão e captura descentralizada de documentos até o gerenciamento e a mão-de-obra necessários para a execução dos processos, com projetos

customizados e workflows inteligentes por meio de dois grandes pilares: ECM (Enterprise Content Management) e MPS (Managed Print Services),

que, integrados, permitem maior qualidade acesso rápido e direto aos documentos e informações, em tempo real, proporcionando maior assertividade na tomada de decisões, eliminação do TCO e demais custos

ocultos, entre outros benefícios.

O ECM é o conjunto de ferramentas, estratégias e métodos utilizados para

capturar, armazenar, gerenciar, preservar e distribuir documentos relativos aos processos de negócios da empresa, auxiliando na

organização da informação não estruturada. Já o MPS, ou chamado outsourcing de impressão, é o gerenciamento dos recursos de impressão. Inclui hardware, material de consumo, peças e mão de obra para

manutenção dos equipamentos e serviços, além da implementação de

softwares necessários para gestão da base de equipamentos. Hoje, empresas de diversas áreas podem terceirizar seus processos e a adoção

do BPO de documentos torna-se uma prática capaz de facilitar, e muito, o dia a dia das empresas, como é caso dos mercados de educação, gráficas e birôs, finanças, saúde, jurídico, logística, higiene e limpeza,

construção, alimentos e bebidas, varejo, utilities, governo, entre outros.

Com uma vasta expertise em diversos segmentos de mercado, a Simpress

é um exemplo desta aplicação. A companhia assume as responsabilidades e os riscos dos processos, prestando mais do que um serviço terceirizado e oferecendo suporte para a tomada de decisões. A gestão total continua

sob responsabilidade do cliente, e a Simpress garante a automatização dos fluxos, além da redução de tempo, custos e riscos dos processos.

RESULTADOS

Após mais de dez anos de atuação no mercado brasileiro, a Simpress tem em seu DNA a preocupação de oferecer soluções inovadoras e

diferenciadas. Durante este período, a companhia adquiriu experiências importantes na gestão de contratos dos seus clientes e um know how

necessário para garantir a excelência na prestação de serviços. “Identificamos uma tendência inegável: independentemente do segmento

de mercado, as empresas buscam processos unificados, que contribuam para a otimização das operações, permitindo que os colaboradores possam se focar mais no próprio core business da empresa”, destaca

Vittorio Danesi, presidente da Simpress.

Por meio de um BPO de documentos realmente efetivo, com processos automatizados, simples e rápidos, as empresas ganham mais tempo e recursos para focar no que realmente importa. Este modelo auxilia as

empresas a obterem mais flexibilidade, qualidade nos processos, redução de riscos variados e alta competitividade. “É preciso investir

constantemente no aprimoramento dos serviços para acompanhar o mercado e garantir projetos de sucesso. Com esta ideologia, identificamos o BPO de documentos como uma alternativa inteligente para o fluxo de

documentos das empresas”, reforça Danesi.

Neste contexto, por meio da estruturação do fluxo de informações das empresas, envolvendo tecnologias de ponta, processos e mão de obra especializada, a Simpress já coleciona projetos de sucesso com

importantes clientes, comprovando a aplicação destas soluções e suas funcionalidades na prática. “A experiência da Simpress permitiu o

desenvolvimento de projetos customizados de acordo com as necessidades de cada vertical de mercado, consolidando a oferta de BPO de documentos junto a empresas de expressão nacional”, finaliza

Danesi.

CASES DE SUCESSO

Veja como o BPO de documentos pode agilizar todo o fluxo de aprovação de créditos, seja para compra de um celular, plano

cartão private label ou qualquer outro produto. Case setor de Telecomunicações

O mercado de telecomunicações no Brasil está cada vez mais aquecido e com o crescimento da demanda, as operadoras de telecom precisam se

modernizar constantemente para garantir o nível de qualidade da comunicação. Pensando nisso, uma das maiores operadoras de telefonia móvel do país acaba de adotar o BPO de documentos da Simpress como

alternativa para agilizar o processo de aprovação de crédito ao consumidor na venda de planos e dispositivos móveis por meio da

digitalização, reconhecimento e processamento automático dos documentos envolvidos.

O sistema foi desenvolvido para otimizar o preenchimento cadastral, por meio da captura e digitalização de informações de documento de maneira

totalmente automática, utilizando scanners integrados com a solução de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) O projeto abrange o gerenciamento de todas as etapas críticas, além do armazenamento

eletrônico e o gerenciamento desses arquivos internamente de forma rápida e segura, garantindo a eficiência dos processos que exigem

velocidade. A solução da Simpress foi desenvolvida de maneira totalmente

customizada e permite a captura de documentos pessoais, como CPF, RG, comprovantes de renda, de residência etc. de maneira totalmente

eletrônica, otimizando operações que são geralmente realizadas de manual. A automatização do processo de preenchimento de dados, além

de reduzir custos com cópias, agiliza ações, já que cadastros, e demais operações inerentes a aprovação de crédito podem ser realizadas e enviadas para aprovação de maneira rápida e eficiente, totalmente digital

e instantânea

A automação da captura de documentos e extração automática de dados de forma digital e em tempo real elimina a necessidade de enviar documentos físicos via malotes, reduzindo custos com logística, torna o

processo rápido, aumentando a segurança das informações. O sistema garante a atualização dos cadastros, evitando inconsistências e reduzindo

a ação de fraudadores, além de eliminar erros manuais, desonerar os profissionais para se concentrarem em ações mais importantes, diminuir o custo operacional dos processos e contribuir para o aumento das vendas e

a satisfação dos clientes da operadora.

Veja como uma instituição de ensino pode contratar o BPO de documentos para otimizar o fluxo de correção de provas.

Case setor de Educação Uma das maiores e mais respeitadas instituições de ensino superior do

Brasil estava em busca da modernização de seu sistema de correção de provas para ampliar o foco dos profissionais no ensino, em prol de uma

qualidade ainda melhor de educação, e encontrou na Simpress a solução para este desafio. O projeto de BPO de documentos foi desenvolvido de acordo com as peculiaridades do cliente e desenhado de forma exclusiva,

com ferramentas customizáveis, que abrangem desde a captura de dados das provas até seu armazenamento indexado, em repositório seguro.

O projeto contempla o gerenciamento completo do fluxo de correção de provas, incluindo a posterior disponibilização das informações via web

para professores e alunos. Dessa forma, além de otimizar o trabalho dos professores, a universidade consegue publicar as notas dos alunos com

mais rapidez, já que as informações são auditadas e compartilhadas com mais facilidade, garantindo maior segurança e organização. Os resultados também podem ser observados em relação aos custos operacionais, já

que o tempo total do processo foi reduzido em 80%: de 33 para sete dias, garantindo a satisfação de todos os envolvidos.

Veja como a gestão de multas para frotas de automóveis pode ser

realizada por meio de uma solução de BPO de documentos

Case setor de Logística O BPO de documentos também apresenta grandes funcionalidades para o setor de logística, que necessita de processos ágeis e bem estruturados. A

Simpress aplicou a solução ao processo de gestão de multas de trânsito de uma empresa especializada no fornecimento de soluções integradas de

logística e o cliente já observa as vantagens. Houve significativa redução de tempo dos funcionários com o manuseio e pagamento das infrações, permitindo que eles possam se focar mais nas atividades diretamente

relacionadas às operações das diversas linhas de negócios da transportadora.

O processo de BPO inclui desde a captura das notificações de infração e

multas de trânsito por meio da digitalização de imagens e dados com a tecnologia OCR até a posterior armazenagem e disponibilização dos arquivos via web para consulta e análise. A solução organizou todo este

processo, pois evita a necessidade da redução de malotes, garante a atualização dos cadastros, evitando inconsistências, além de automatizar

e monitorar as ações em tempo real, reduzindo os custos totais do

processo. Porém, de acordo com o cliente, a maior vantagem desta inovação foi a identificação do condutor do veículo no momento da

infração e notificação do mesmo, eliminando os custos com pagamentos das multas, uma vez que a solução permite um controle mais assertivo dos prazos e operações.

Veja como o BPO de documentos viabiliza análise e aprovação de apólices de seguros

Case do setor de Finanças Uma das mais importantes seguradoras do mercado brasileiro adquiriu o

BPO de documentos da Simpress, abrangendo a gestão de todo o processo de análise e aprovação de propostas de seguros, ampliando o tempo disponível para as atividades diretamente relacionadas à

comercialização de apólices. O projeto engloba o processo de emissão de apólices de seguro com uso do certificado digital ICP-Brasil,

automatizando e provendo mais agilidade à análise das propostas, de forma totalmente digital. Para isso, foi desenvolvido um projeto totalmente customizado, de acordo com as necessidades específicas do

cliente, que abrange desde a captura eletrônica dos dados, armazenagem e disponibilização via web até a emissão de apólices com assinatura

eletrônica com certificado A1. O projeto viabilizou a seguradora uma análise mais rápida e eficiente dos

documentos para aprovação da apólice, extinção do envio de malotes, automatização e gerenciamento em tempo real e redução da necessidade

de impressões (paperless). Deste modo, o cliente já observa resultados significativos em relação ao andamento dos processos internos, pois os

colaboradores passam a se focar mais no processo de vendas, suportados por processos de aprovação mais eficazes, além da diminuição de custos operacionais e ampliação do número de clientes atendidos com satisfação

pela seguradora.

Confira como o BPO de documentos pode contribuir para a gestão de notas fiscais de entrada, seja no setor de indústria, comercio, ou qualquer companhia que tem um alto volume de recebimento

de notas fiscais que precisam ser processadas, aprovadas e pagas.

Case setor da Indústria O mercado de construção tem se mostrado um dos mais promissores e competitivos no Brasil, fazendo com que as empresas do setor busquem

alternativas para acompanhar a demanda do país, evitando desperdícios e otimizando seus processos internos. Pensando nisso, um dos maiores

grupos internacionais fabricantes de cimento, com 43 filiais em todo o território nacional, contratou a Simpress para aplicação do BPO de documentos especificamente voltado para otimizar o fluxo de notas fiscais

nas áreas contábeis e fiscais da empresa, pois percebeu que a digitalização e gerenciamento terceirizado de notas fiscais deixa mais

tempo disponível para a produção e comercialização de seus produtos. A solução realiza a captação eletrônica das informações da nota no local

do recebimento, por meio de um software que reduz erros de digitação reduzindo a quantidade de pessoas na etapa de lançamento nos sistemas,

tornando este processo mais ágil, permitindo o envio imediato das imagens para o departamento responsável. Atualmente, a empresa recebe mais de cinco mil notas fiscais por mês. Estas operações

demoravam cerca de 20 dias para serem finalizadas, mas com o BPO, já se observa uma redução de 60% nos pagamentos realizados fora do

prazo. Esta é uma forma inteligente de reduzir custos e aumentar a

produtividade das empresas. Neste caso, já é possível mensurar ganhos com a redução de multas por atraso no pagamento das notas, menos

inputs manuais, eliminação de custos com envio de malotes, rápida disponibilização das informações para o setor de pagamentos, melhora na relação estabelecida com fornecedores, maior eficiência operacional e

redução no custo total do processo. Além disso, é possível diminuir o espaço com papéis, contribuindo com o meio ambiente e atendendo às

demandas mais críticas destas áreas com total rastreabilidade do processo e mais agilidade na troca de informações entre departamentos e filiais. A expectativa é que o serviço também seja aplicado às notas fiscais

eletrônicas, permitindo o controle digital no mesmo formato.

CONCLUSÕES

Apesar da expansão do serviço, ainda é comum atrelar o BPO de documentos aos processos mais administrativos, que lidam com informação não estruturada, como planilhas, emails e papéis. Porém,

conforme observamos nos casos de sucesso descritos neste relatório, o BPO de documentos pode ser uma solução eficaz para uma infinidade de

processos dentro das companhias.

As áreas de BackOffice e até mesmo os departamentos estratégicos das empresas buscam cada vez mais parceiros que possam garantir a eficácia

dos processos e esta é a proposta atual do BPO de documentos, que, aliado à tecnologia de ponta, vem trazendo diversos benefícios ao

mercado em geral, como incremento de receita, redução de custos, maior eficiência operacional e normatização, impactando diretamente na

produtividade dos clientes.

A questão está na capacidade de identificação do gestor, que precisa estar alinhado com o andamento de todos os departamentos de sua empresa,

observando as demandas e a dinâmica das unidades, como um todo. É o

caso das áreas de RH, jurídica, financeira, contratos, vendas, TI, entre outras, que podem ser visivelmente otimizadas com soluções de

gerenciamento remoto, providas por empresas especializadas nos processos críticos destes setores.

Hoje a visão dos empreendedores e gestores está cada vez mais holística

e estes profissionais passam a contribuir fortemente para a identificação de gargalos e para a adoção de soluções mais inteligentes e modernas,

como é o caso do BPO de documentos. É neste contexto que o modelo ganha força e é possível identificar um processo de democratização destas soluções, já que as empresas de todos os portes e segmentos podem

adotar o serviço para os seus mais diversos departamentos e lucrar com seus benefícios, gerando uma renovação completa, com maior eficácia aos

negócios, independentemente do cenário em que a companhia se insere.

Seguindo esta tendência, a Simpress estudou detalhadamente as mais diversas verticais de mercado e desenvolveu uma oferta diferenciada para

cada nicho, de acordo com as necessidades e as particularidades de cada setor, contribuindo sempre para a ampliação de soluções modernas e

eficientes voltadas ao empresariado brasileiro.

Afinal, o uso da tecnologia, aliada à terceirização do processo garante à empresa a automação necessária para criar diferenciais, seja

proporcionando aumento de receita, redução de custos, maior eficiência operacional ou mesmo permitindo estar em conformidade com normas e

leis vigentes.