Sistema Contabile...

Gruppo Finmaticaa process enabling IT company

www.gruppofi nmatica.it

Sistema ContabileArmonizzato

www.armonizzazionecontabile.it

Sistema ContabileArmonizzato

Sistema Contabile Armonizzato


Gruppo Finmatica

Presenti sul mercato dell’informatica dal 1969, siamo cresciuti con costanza e regolarità. Il gruppo è costituito da: Data Processing S.p.A., ADS automated data systems S.p.A., Systematica S.r.l. Oggi siamo fra i principali produttori di software sul territorio nazionale e la ricetta vincente è la politica dei piccoli passi. E piccoli passi signifi ca anche investire costantemente nella ricerca, settore al quale il gruppo in media dedica ogni anno il 10% del fatturato.

Le personeAbbiamo sempre operato una rigorosa selezione nell’assunzione del personale e attualmente siamo un gruppo di oltre 300 persone. Chi lavora con noi appartiene a una squadra, ne è un componente fondamentale e ne condivide gli obiettivi. Il rispetto e l’ascolto sono i valori condivisi che permettono un profi cuo scambio di idee. Crediamo nelle persone che vogliono crescere e sviluppare il proprio talento: la loro esperienza e professionalità costituiscono il nostro autentico capitale.

Le tecnologieInvestiamo nell’innovazione e nello studio delle nuove tecnologie migliorando continuamente i nostri sistemi di produzione e di assistenza. La conoscenza approfondita delle tecnologie ci permette di dare risposte sempre orientate all’economicità di gestione e all’effi cienza nel raggiungere gli obiettivi che il continuo processo di trasformazione richiede. Crediamo che le tecnologie disponibili e gli standard di riferimento consolidati siano gli elementi portanti per innovare e snellire i processi organizzativi riducendo tempi e costi.

La missioneLa IT nasce per automatizzare le transazioni dei processi gestionali, i “vecchi” modi di lavorare. La IT oggi serve per cambiare la natura del lavoro e può farlo orchestrando le abilità, le conoscenze e le intelligenze delle persone. Progettiamo e realizziamo soluzioni d’avanguardia che permettono di semplifi care i processi e far condividere le informazioni; le persone possono mettere a fattor comune conoscenze e capacità allo scopo di introdurre innovazioni radicali per la creazione di valore e dello sviluppo sociale.

Il mercatoLe crescenti esigenze del mercato imposero di specializzarsi e di strutturarsi sotto forma di gruppo al cui interno oggi operano due brand principali, ormai leader dei rispettivi mercati: ADS automated data systems Spa (costituita nel 1976) specializzata nel mercato delle Pubblica Amministrazione e Data Processing Spa leader nel mercato delle Aziende Sanitarie.

L’organizzazioneLa continua evoluzione delle piattaforme applicative proposte è garantita dalla struttura organizzativa di cui la nostra azienda si è dotata. Da una parte i responsabili di delivery delle piattaforme garantiscono il mantenimento e l’evoluzione del livello di adeguatezza funzionale delle soluzioni messe a disposizione dei nostri Clienti; dall’altra parte i settori R&D e prototipazione garantiscono l’incessante e continuo aggiornamento tecnologico delle piattaforme presso i Clienti e il settore standard e metodologie si incarica di garantire l’adeguamento degli standard degli strumenti e delle tecniche che dalla R&D passano al delivery.

3

Company Profi le

Attività

Finmatica

Systematica

Data Processing

ADS

Progetta e gestisce infrastrutture ICT

Software e servizi per le Aziende Sanitarie

Software e servizi per gli Entidella Pubblica Amministrazione

Holding del gruppo; eroga servizi commerciali ed amministrativi alle consociate

1981

1969

1986

1976

€

€

€

€

10.400

500.520

1.032.000

500.520

Annodi CostituzioneCapitale SocialeRagione Sociale

Struttura del Gruppo Finmatica



Referenze

Referenze | Gruppo Finmatica

tra cuiBiella Novara Rivoli Tortona Verbania Genova Belluno Cittadella Corsico S. Donato Mil.se Lodi Monza Vigevano Bologna Imola Faenza Modena Piacenza Reggio Emilia S. Lazzaro di Savena Fermo Jesi Pesaro Macerata Carrara Castagneto Firenze Grosseto Lastra a Signa Massa Montecatini Terme Pisa Scandicci Siena Signa Roma Marino Mentana Messina Siracusa Taormina Trapani Cagliari Olbia Oristano

Regione Calabria Regione Toscana Regione Emilia Romagna Cons. Regionale della Liguria Regione Umbria Umbria Salute Regione Siciliana Assessorato Reg.le della Salute Regione Campania Assessorato Sanità Regione Puglia Assessorato Sanità e Servizi Sociali

regioni

tra cuiCSS In.Re.Te. Ivrea Comunità Montana della Valchiavenna Esu di Padova Esu di Verona Lepida Spa Università di Bologna Università di CataniaUnione di Comuni dell’Arcipelago Toscano Unione dei Comuni Pian del Brusco

altri enti

Bergamo Como Lecco Lodi Sondrio Monza e Brianza Varese Novara Verbano-Cusio-Ossola Torino Genova La Spezia Padova Vicenza Treviso Rovigo Ferrara Modena Parma Piacenza Ravenna Reggio Emilia Firenze Livorno Pistoia Ancona Ascoli-Piceno Pesaro-Urbino Crotone Cosenza Catanzaro Agrigento Enna Siracusa Oristano Città Metropolitana di Firenze, di Milano, di Genova, di Torino

province

tra cuiEO Galliera (GE) AO S. Martino (GE) AO S. Croce e Carle (CN) ASL Como AO Carlo Poma (MN) AO S. Gerardo (MB) AO Salvini (MI) AO S. Carlo (MI) AO Sacro Cuore (VR) ULSS Arzignano (VI) ASL Parma ASL Reggio Emilia ASL Bologna AO S. Orsola (BO) AO Careggi (FI) AO Scotte (SI) ASL Siena ASL Pisa ASL Livorno ASUR delle Marche ASL Napoli 3 Sud AO Rummo (BN) EO Miulli (BA) AO Policlinico (BA) AO S. Carlo (PZ) AO Policlinico (CT) AO Cannizzaro (CT) ASP Catania ASP Siracusa

az. sanitarie

comuni

Referenze | Gruppo F

4



Progetti signifi cativi

Regione ToscanaProgetto Datawarehouse: sviluppo e manutenzione del data warehouse e dei sistemi informativi direzionali. Progetto sito istituzionale: fornitura dei servizi e degli strumenti per la evoluzione progettuale del sito www.regione.toscana.it.

Comune di FirenzeProtocollo informatico e Gestione Documentale: il sistema, basato su workfl ow | document management, è dotato di fi rma digitale ed è integrato con Open Offi ce. Il sistema è integrato con la nostra suite Risorse Umane attraverso l’applicativo Struttura organizzativa che garantisce l’univocità e l’allineamento dei dati.

Comune di GenovaRisorse Umane e Organizzazione: il servizio di outsourcing per la gestione economica e la rilevazione presenze è eseguito dal 2009 con nostri applicativi software. Questa modalità ha portato ad un signifi cativo risparmio economico per il Comune oltre che ad un governo migliore degli aspetti giuridici e gestionali delle risorse. Dal 2011 è in sperimentazione il sistema di valutazione delle risorse umane.

Città Metropolitana di MilanoRisorse Umane e Organizzazione: oltre alla gestione ordinaria il sistema condivide con il controllo di gestione quanto necessario all’attribuzione dei costi e alla valorizzazione dei processi | progetti della provincia.

Comune di Faenza (Comune di Castel Bolognese e Comune di Solarolo)Centro servizi per la gestione del personale: la gestione associata e centralizzata, resa possibile grazie al software applicativo multi-ente, è un esempio di contenimento della spesa che senza impattare sulla qualità dei servizi libera risorse dalle attività con basso valore aggiunto per indirizzarle su progetti volti alla valorizzazione del capitale umano.

Comune di ScandicciInformatizzare il Piano degli Obiettivi e la Gestione delle Società partecipate: il Piano degli Obiettivi, realizzato nell’ambito del Piano Esecutivo di Gestione, è verifi cato trimestralmente mettendo in relazione le risorse fi nanziarie (utilizzate e previste) e calcolando la percentuale di raggiungimento degli obiettivi in base al valore di specifi ci indicatori. Il controllo delle società partecipate raccoglie le informazioni sulla compagine sociale, la composizione degli organi societari, le assemblee dei soci e lo scadenziario delle cariche. I dati sono rappresentati annualmente nella “Relazione sulle società partecipate” generata dal sistema di reporting insieme agli indici di Bilancio più rappresentativi.

Progetti signifi cativi

5



La suite per la PA

I profondi cambiamenti in atto nella pubblica amministrazione rappresentano un’opportunità per il management di rivedere i processi interni alla propria organizzazione e conseguentemente ottimizzare l’utilizzo delle risorse pur mantenendo alto il livello di qualità dei servizi offerti.L’Ente pubblico concentra la propria attenzione nei confronti degli stakeholders esterni al fi ne di rendicontare il proprio operato ponendo sempre maggiore attenzione al coinvolgimento, alla motivazione e alla responsabilizzazione del personale per accrescerne la professionalità attraverso l’utilizzo di nuovi strumenti tecnologici, che favoriscano l’economicità di gestione e l’effi cienza nell’erogazione di servizi.Conoscere le direttive di governo e le peculiarità del mercato hanno permesso di capire e valutare le esigenze dell’ente in relazione alle persone che le gestiscono, incoraggiando la progettazione attraverso le nuove tecnologie web con lo scopo di attuare l’implementazione di nuovi prodotti, che non siano esclusivamente software, ma possano fungere da viatico per una partnership strategica e globale.

L’approccio che stiamo seguendo è sempre più orientato all’integrazione tra le varie aree applicative, ottenuto grazie all’innovazione tecnologica di cui disponiamo ma soprattutto alla forte attenzione per rendere nostri gli obiettivi dell’Ente.

Smart*Gov è la suite completa di servizi e di applicazioni software, nativamente integrate sulla stessa base dati, pensata per realizzare innovativi progetti di e-government.

Smart*Gov è basata su una tecnologia Web e su standard internazionali di sicurezza e comunicazione che consentono il governo e la fruibilità dei dati da una qualunque postazione collegabile in rete.

6

Smart*Gov

Contabilità Finanziaria ed Economica |Armonizzazione Contabile | Pianificazione Strategica e Controllo | Cassa Economale ed Economato |Richieste | Piano dei fabbisogni | Magazzini | Ordini | Contabilità Analitica | Finanziamenti e Opere |Bilancio Consolidato | Patrimonio e Manutenzioni | Mutui

Protocollo Informatico e Flussi Documentali Albo Pretorio | Acquisizione ottica | Atti Amministrativi | Scrivania Virtuale | Firma Digitale | La Casa di Vetro

Bilancio

Affari Generali

Economico Contabile | Giuridico Matricolare | Salario Accessorio | Dotazione Organica |Sportello del Dipendente | Fascicolo del Personale | Valutazione e Formazione | Giustificativi on line | Graduatorie e Concorsi | Missioni e Trasferte |Anagrafe delle prestazioni | Assenze

Risorse Umane

Pianificazione Strategica e Controllo | Trasparenza | Armonizzazione Contabile | Sistema di analisi dati antievasione | Risultati elettorali | Valutazione del personale | IT Security & Infrastructures | Dematerializzazione e fattura elettronica

Direzione Generale

Tributi | Portale e pagamenti on line | Portale refertazione scolastica | Graduatorie | Bollettazione e fatturazione servizi post-pagati Servizi pre-pagati | Sistema di analisi dati antievasione

Entrate

Servizi alle Personee alle Imprese

Sportello Polifunzionale Sportello Socio Assistenziale Sportello Unico delle Attività Produttive

Infrastruttura e tecnologie

Anagrafe, stato civile, elettorale | Archiviazione Ottica | Risultati Elettorali | Rubrica Nascite | Timbro Digitale | Accertamento Vigili “on line” Archiviazione recapiti dell’individuo | Reportistica e analisi dei dati

Struttura organizzativa | Sistema documentale | Firma digitale | Timbro digitale | CMS e autenticazione | Pagamenti on line | Comunicazione multicanale | Sistema di reporting e Business Intelligence | IT Security & Infrastructures | Acquisizione ottica

Demografici

6



Premessa

Un sistema contabile appropriato oggi deve ottimizzare i processi cercando di contenere i costi di gestione, focalizzando maggiormente l’attenzione sul patrimonio aziendale, sulle risorse utilizzate e sulla misura dei risultati conseguiti, unitamente ad una defi nizione precisa e puntuale degli obiettivi che devono puntare all’aumento del rendimento complessivo della gestione.

La nostra soluzione implementa le funzionalità gestionali dell’Ente puntando alla realizzazione di una infrastruttura di sistema omogenea e tecnicamente corretta con un duplice obiettivo:> migliorare la divulgazione delle informazioni;> gestire il decentramento dei processi all’interno dell’Ente.

Punto di partenza dello strumento proposto è la consapevolezza che l’Ente pubblico costituisce una struttura complessa ed articolata che vede, nella sua organizzazione e gestione tradizionale, il prevalere di una dimensione di accentramento e controllo analitico e preventivo su ogni atto pubblico, mentre è in evoluzione un procedimento caratterizzato da un elevato grado di autonomia, trasparenza e responsabilità.

Lo strumento a disposizione dell’Ente è un gestionale completamente integrato che semplifi ca i procedimenti amministrativi, basandosi sull’esigenza di un trasparente sistema di controllo e valutazione in grado di verifi care l’autonomia di una amministrazione in termini di effi cacia ed effi cienza organizzativa.

Il sistema prevede l’uso di menù contestuali, pulsanti per la scelta rapida, fi nestre e collegamenti all’interno delle stesse alle anagrafi che contestuali.Tutti i dati contabili sono visualizzabili dagli uffi ci esterni alla ragioneria e in ogni ambito sono previste funzioni di ricerca per la consultazione e la loro eventuale modifi ca.

Attraverso l’integrazione tra tutti i moduli, il medesimo dato non verrà inserito più volte generando:> trasparenza dei dati contabili;> disponibilità delle informazioni a tutti i livelli.

Premessa

7



Esploratore contabilePermette di visualizzare, in forma grafi ca ed intuitiva, la situazione dell’Ente nell’esercizio di gestione e negli esercizi pluriennali. In tempo reale esegue un’interrogazione completa di tutte le scritture di Bilancio/P.E.G. ottenendo una rappresentazione ad albero ed una scheda sintetica di informazione contenente i dettagli per ogni “oggetto contabile”, come: > entrate, spese e capitolo; > titolo/tipologia e missione/programma;> riclassifi cazione piano dei conti integrato;> impegni di competenza pura ed impegni reiscritti;> accertamenti e residui;> mandati e ordinativi.La defi nizione del ruolo di “Responsabile” per la competenza dei capitoli di Contabilità Finanziaria, permette di avere una diversa visualizzazione dell’esploratore contabile. Contestualmente l‘esploratore contabile consente l‘accesso a tutte le informazioni relative al Bilancio secondo diverse chiavi di lettura:> per bilancio e per macroaggregati;> per piano dei conti integrato fi no al IV livello; > per capitolo con la ricerca tramite il numero del capitolo, la

descrizione del capitolo e il numero di impegno/accertamento;> per responsabile;> per centro di costo e per unità di gestione;> per delibera e per soggetto.

Piano dei ContiIl Piano dei Conti è lo schema di bilancio o dei bilanci utilizzati. La numerazione dei capitoli di entrata e di spesa è libera o automatica, l‘utente può adottare il piano dei conti che ritiene più adatto alle proprie esigenze. I capitoli e gli articoli sono classifi cati sulla base del piano dei conti integrato defi nito dal D.Lgs n.118 del 23 giugno 2011, ad essi vengono associati gli attributi di Titolo/Tipologia per la parte entrata e Missione/Programma per la parte spesa oltre ai codici del piano dei conti integrato, del COFOG, codice europeo e codice di V livello. L‘insieme di tali dati e riclassifi cazioni permette di ottenere le stampe relative al bilancio e al Piano Esecutivo di Gestione. È possibile implementare la procedura con 99 codici di libera defi nizione in modo da poter aggiungere ulteriori classifi cazioni interamente gestibili e personalizzabili dall’Ente stesso. L’Ente può inoltre defi nire nuove riclassifi cazioni di bilancio non

legate alla struttura dell’armonizzazione per gestire in maniera semplice i bilanci di mandato, i bilanci ambientali e di genere. La soluzione consente anche il precaricamento di un piano di conti già impostato con i codici dei capitoli predisposti, con il collegamento al IV livello del piano dei conti armonizzato e alle missioni/programmi per la spesa e per l’entrata ai titoli/tipologie.L‘accesso alle funzioni è subordinato allo stato dell’esercizio fi nanziario, ad esempio se il conto consuntivo è già stato approvato sono possibili solo visualizzazioni, mentre in fase di esercizio provvisorio non sono consentite variazioni di bilancio.

Flussi amministrativiÈ possibile gestire tutte le fasi di spesa e di entrata in conformità alle norme di legge in vigore quindi prenotazioni di impegno, impegno/accertamento, liquidazione, mandato/reversale, reiscrizione di impegni e di accertamenti.La predisposizione del bilancio di previsione e le relative variazioni in corso d’anno gestiscono contestualmente gli importi relativi alla competenza e alla cassa, compreso il Fondo Pluriennale Vincolato. Le variazioni di bilancio per esigibilità da consuntivo inseriscono automaticamente i nuovi impegni mantenendo il collegamento con il vecchio impegno cancellato.Esiste inoltre la possibilità di decentrare le seguenti funzionalità:> caricamento anagrafi ca fornitori tramite fi le di excel e

conseguente emissione delle liquidazioni;> caricamento fatture; > assunzione della prenotazione di impegno o subimpegno; > assunzione di nuovi accertamenti;> liquidazione.

La Tesoreria è collegata, attraverso la predisposizione dei fl ussi telematici in forma elettronica, alle distinte di pagamenti e di incassi, al bilancio di previsione e alle variazioni di bilancio e di cassa. Inoltre, si integra con il Mandato Informatico e consente la gestione degli annulli, delle variazioni e delle sostituzioni. Tali fl ussi saranno predisposti sulla base di tracciati record concordati con l‘istituto di credito tesoriere.Oltre alla creazione automatica dei fi le per l‘invio dei fl ussi mandati/reversali è previsto anche il fl usso di ritorno e la gestione dei provvisori di tesoreria di entrata e spesa. In caso di pagamenti di prestazioni professionali il sistema genera in automatico le reversali di incasso delle ritenute sull’apposito

Contabilità Finanziaria Armonizzata


8



capitolo di entrata, i mandati dei contributi a carico dell’Ente dal capitolo di spesa indicato nell’apposita tabella delle ritenute, ai fi ni della liquidazione periodica a fi ne mese ed in funzione della compilazione del modello 770.Per il pagamento degli stipendi è previsto un automatismo che ribalta i dati del personale nella procedura di contabilità per l‘emissione automatica dei mandati e delle reversali. I residui sono gestiti dinamicamente: qualsiasi modifi ca alla movimentazione di un esercizio fi nanziario determina automaticamente una nuova situazione dei residui attivi o passivi degli esercizi fi nanziari successivi. Possono essere gestiti più esercizi contemporaneamente; ciò risulta particolarmente utile poiché è possibile effettuare incassi e pagamenti in conto residui fi n dai primi giorni dell‘anno, quando ancora l‘esercizio precedente non è stato chiuso. In fase di gestione del rendiconto l’utente può inserire su ogni residuo l’esigibilità anche riferita agli esercizi successivi, in quanto sono previste funzionalità automatiche per la gestione delle reiscrizioni di impegni.L‘applicativo gestisce il patto di stabilità interno, sia al livello del bilancio di previsione che durante la gestione, consentendo il monitoraggio secondo le modalità previste dalla normativa vigente. Il prodotto è caratterizzato da una completa integrazione con altre aree del Sistema Contabile:> Struttura Organizzativa;> Cassa Economale;> Magazzino;> Controllo di Gestione;> Patrimonio;> Affari Generali;

> Personale.Per la Contabilità Finanziaria ed Economica si prevedono diverse tipologie di stampa ed estrazione, riepilogabili in 4 macro aree:> Stampe di riepilogo, consultazione, di gestione direttamente

dalle maschere della procedura;> Stampe specifi che per adempimenti;> Stampe su Excel/Word;> Stampe di Business Intelligence, ottenute dai report e universi

da noi sviluppati.È possibile esportare i dati (es. bilancio, elenco fornitori, elenco fatture) verso i più diffusi sistemi di produttività individuale (fogli elettronici) con un semplice comando di “copia/incolla” o estrazione diretta. La funzione di estrazione rende facile la generazione di pagine WEB poiché permette di salvare i dati direttamente su fi le anche in formato HTML.È possibile ottenere le stampe ed il fi le relativi al Certifi cato al Bilancio di Previsione e al Certifi cato del Conto di Bilancio di Comuni e Province. Il formato delle stampe e del fi le viene aggiornato ogni anno secondo le disposizioni del Ministero degli Interni, pubblicate sulla Gazzetta Uffi ciale ed è inoltre previsto l‘invio telematico alla Corte dei Conti degli XML relativi al conto consuntivo.

Contabilità Economico PatrimonialeIl sistema consente la gestione di una contabilità economica in partita doppia, pienamente integrata con la contabilità fi nanziaria e con la gestione degli ordini e con tutte le funzionalità decentrate. La defi nizione dei fattori parte dalla codifi ca del piano dei conti integrato economico previsto dall’armonizzazione contabile. Attraverso specifi ci automatismi, le registrazioni


Espl

orat

ore

Cont

abile

9



economiche possono derivare dalle registrazioni fi nanziarie riducendo al massimo le attività del personale. La procedura consente:> la gestione delle registrazioni contabili specifi che di

contabilità economico-patrimoniale quali ratei, risconti, ecc.;> l’elaborazione delle stampe obbligatorie per il Conto

Economico, il Conto del Patrimonio; > la gestione della contabilità analitica per centri di costo/

attività e fattori produttivi con possibilità di consultazione dei dati mediante molteplici strutture di aggregazione gerarchica secondo strutture liberamente defi nite dall’ente, che consentano la produzione di bilanci di verifi ca, di bilanci per centri di costo/attività, ecc.

FatturazioneConsente la gestione delle fatture attive e passive in conformità alle norme vigenti supportando l‘inserimento automatico delle fatture e la successiva liquidazione, ed inoltre:> impedisce il doppio caricamento di una fattura; > gestisce la data di scadenza delle fatture, con la possibilità di

stampare tutte le fatture in scadenza e scadute ad una certa data, con il relativo totale;

> prevede ampie possibilità di interrogazione; > nella fattura è possibile indicare i dati della contabilità IVA ed

avere tutte le stampe dei registri IVA; > nella fattura si potranno collegare uno o più buoni d‘ordine; > nella fattura si possono indicare i dati della contabilità

economica/analitica con le relative date di competenza; > nella fattura è possibile indicare tutti i dati relativi al

patrimonio e all‘inventario per evitare duplicazioni di registrazioni e consentire l‘inventariazione dei movimenti relativi ai beni mobili e immobili.

Gestione completa degli adempimenti legati all’imposta sul valore aggiunto ed in fase di registrazione della fattura di acquisto e di vendita è possibile indicare il registro IVA ed i relativi dettagli IVA. È possibile gestire le operazioni esenti, la creazione dei bollati IVA ad esigibilità immediata e differita, la chiusura dei registri IVA in maniera defi nitiva per evitare la registrazione o la modifi ca di una fattura relativa ad un periodo chiuso. La gestione dei dati IVA è prevista anche in fase di registrazione dei corrispettivi.Il modello di fatturazione attiva si integra con la Contabilità Finanziaria e con gli applicativi che gestiscono la Fiscalità Locale, le Rette e i Servizi a Domanda Individuale.Il collegamento con la Contabilità Finanziaria permette di contabilizzare i documenti e gestire le movimentazioni riguardanti l‘IVA, l‘imputazione economica e la riscossione della fattura, mentre l’integrazione con le Rette consente l’emissione automatica del documento e la relativa chiusura della posizione del Cliente.

Documento Unico di Programmazione (DUP)Il sistema contempla anche la predisposizione del DUP “Documento Unico di Programmazione”, basato sul principio contabile di programmazione. I dati fi nanziari sono inseriti in maniera automatica e il modello fi nale è personalizzabile dall’utente.

MutuiLa gestione Mutui collegata alla Contabilità, permette di effettuare l‘emissione automatica di impegni e liquidazioni relativi agli interessi di preammortamento o alle rate in scadenza nel corso di un esercizio fi nanziario.I piani di ammortamento possono essere registrati in maniera automatica mediante i più utilizzati metodi di calcolo oppure possono essere inseriti manualmente. È inoltre possibile inserire mutui simulati che non andranno in ammortamento. Sono disponibili le seguenti funzionalità:> produzione automatica delle liquidazioni e mandati per il

rimborso dei mutui; > ricalcolo automatico della quota interessi in caso di prestito

a tasso variabile; > ricalcolo, riduzione o estinzione dei fi nanziamenti; > possibilità di simulare l‘assunzione di nuovi fi nanziamenti

e/o l‘estinzione anticipata di quelli esistenti; > controllo delle compatibilità di indebitamento; > cambio dell’istituto Mutuante. Fornisce tutte le stampe normalmente allegate al bilancio di previsione, riportanti l’anagrafi ca del prestito, data di assunzione, fi ne ammortamento, importo delle rate, residuo debito, tasso di interesse.

Finanziamenti e OpereRisponde alle esigenze di gestione dei fi nanziamenti delle Pubbliche Amministrazioni Locali, in particolare per gli investimenti relativi alle opere pubbliche. Gli obiettivi sono:> seguire la situazione contabile del fi nanziamento a partire

dalle previsioni, attraverso tutta la movimentazione fi nanziaria di entrata e di spesa, durante l‘intera vita del fi nanziamento, che può coprire anche più esercizi fi nanziari;

> attraverso il collegamento con le opere fi nanziate, seguire la situazione contabile delle opere stesse, sia per la parte degli investimenti, che per la parte dei fi nanziamenti;

> tenere sotto costante monitoraggio la situazione di competenza e di cassa del fi nanziamento.

È strettamente integrato con:> Contabilità Finanziaria che gestisce la movimentazione dei

fi nanziamenti e delle opere;> gestione dei Mutui in quanto per i fi nanziamenti derivanti da

mutui è previsto il collegamento con l‘anagrafe dei mutui.


10



Moduli correlati

Struttura OrganizzativaNasce per rispondere all’esigenza degli Enti di disporre di uno strumento che consenta, in maniera facile ed effi ciente, di rappresentare la propria Struttura Organizzativa nella sua articolazione e di consentire la completa gestione dell’Ente, sia dal profi lo logico/organizzativo che da quello fi sico.Le informazioni contenute possono essere condivise in modo trasversale e mediante le ottiche è possibile visualizzare l’Ente con modalità diverse in relazione alle esigenze. All’interno di ogni ottica vengono gestite le Unità Organizzative, gli Incarichi e i Ruoli; i componenti possono essere spostati da un’unità organizzativa ad un’altra. È possibile gestire più ottiche e, nell’ambito dell’Unione di Comuni, avere una rappresentazione unica degli Enti che costituiscono l’unione e permettere una visualizzazione immediata dei componenti, offrendo l’opportunità di gestire utenti che lavorano per l’Ente principale che anche per l’Unione. L’utilizzo degli incarichi e dei

ruoli facilita e velocizza la gestione dei diritti di accesso. Per soddisfare l’esigenza di descrivere fi sicamente l’Ente è possibile gestire la struttura (padiglioni, uffi ci, etc.) fi no al dettaglio delle singole stanze, per memorizzare in maniera puntuale l’ubicazione dei beni.

Questo strumento, affi ancato ad un motore di workfl ow, ne potenzia le funzionalità e semplifi ca la sua confi gurazione: avendo a disposizione una “mappa” dell’Ente e i ruoli assegnati ai singoli individui, sarà semplice disegnare fl ussi che assegnano attività, consegnano documenti, attivano o disattivano eventi senza bisogno di specifi care i destinatari ma semplicemente facendo riferimento alla base dati della struttura dell’Ente stesso o di Enti terzi.

Moduli correlati

Stru

ttura

Org

anizz

ativ

a

11



Decentramento Contabile IntegratoIl Sistema di Decentramento Contabile Integrato ha come obiettivo la predisposizione di un sistema informativo che razionalizzi e semplifi chi quei procedimenti amministrativi contabili che hanno un forte impatto all’interno dell’Ente sia in termini organizzativi sia per l’elevato numero di persone coinvolte nel processo.

ProgrammazioneGli uffi ci hanno la possibilità di inserire le proposte di stanziamento di bilancio a livello di competenza e di cassa, di defi nire gli importi sul pluriennale per i cronoprogrammi delle opere, di verifi care la situazione dei capitoli nell’anno passato attraverso stampe e visualizzazioni. Ogni proposta è fatta sui capitoli di competenza del settore e verifi cata e approvata dalla ragioneria. La ragioneria verifi ca la quadratura degli equilibri di bilancio in ogni momento e ribaltare le proposte fatte dagli uffi ci nel bilancio defi nitivo. Il programma gestisce tutte le stampe di bilancio di previsione e gli allegati previsti dall’armonizzazione contabile, inoltre è possibile realizzare stampe di Bilancio Consolidato Finanziario legate ai dati dell’Unione dei Comuni

GestioneGli uffi ci possono fare nuove proposte di impegni e inserire accertamenti su capitoli di propria competenza: tali operazioni diventano effettive nel momento in cui ragioneria avrà indicato il visto di regolarità contabile. Mediante l’attivazione dei buoni d’ordine è possibile realizzare con correttezza la gestione della spesa ed imputazione economica attraverso l’emissione del titolo al fornitore. I Buoni possono essere emessi su più impegni così come i provvedimenti di liquidazione e dal momento in cui la loro emissione proviene da diversi uffi ci, è previsto un sistema di controllo delle competenze al fi ne di evitare che un utente possa emettere buoni su capitoli appartenenti ad altri servizi. L‘atto di liquidazione è il momento conclusivo dell‘iter seguito dall‘uffi cio esterno, tale atto dopo essere stato fi rmato digitalmente e controllato dalla ragioneria passerà all‘uffi cio Liquidazioni per l‘effettivo pagamento.

PatrimonioConsente la gestione di beni mobili ed immobili dell’Azienda, sia dal punto di vista logistico/inventariale che dal punto di vista amministrativo (valore del patrimonio e calcolo ammortamenti). Ogni bene si compone della “scheda tecnica”, cioè l‘insieme dei dati anagrafi ci che individuano e qualifi cano il bene; in essa si vanno a defi nire diversi attributi: numero inventario (se bene da inventariare), categoria fi scale, classifi cazione, produttore, modello, matricola, stato di conservazione, ecc.Oltre agli attributi specifi ci previsti dal prodotto, è possibile associare ad ogni bene informazioni parametriche ulteriori, dando all’utente la possibilità di defi nire campi associati a tabelle, date, documenti Word o Excel, immagini (planimetrie, ecc.) garantendo in tutti i casi la sicurezza dei dati.I beni sono distinti in beni mobili, immobili ed immateriali.Ad ogni bene vengono associati una serie di movimenti con cui ne viene memorizzata la storia completa, come ad esempio:> Acquisizione;> Trasferimento;> Variazione di valore;> Fuori uso;> Cancellazione.Patrimonio è integrato con:> Ordini, dal quale riceve le informazioni relative al fornitore e

ai dati contabili (prezzo, ubicazione, descrizione bene, estremi ordine e bolla, fattura, ecc.);

> Contabilità Economico Patrimoniale, alla quale fornisce i dati relativi alle quote di ammortamento;

> Controllo di Gestione, dal quale riceve il piano dei centri di costo e a cui fornisce dati relativi agli ammortamenti

È integrato con il portale Web, realizzato per rendere maggiormente fl essibile e autonoma la consultazione e gestione dei beni in carico ai singoli servizi dell‘Ente e da parte di ogni Consegnatario. Ogni utente abilitato all‘accesso al modulo può vedere e controllare in piena autonomia solamente i beni a lui assegnati. Oltre alle funzioni di stampa cartacea dei beni nel portale sono integrate automaticamente le funzioni di:> stampa su pdf; > export in excel degli elenchi beni.

Moduli correlati

Moduli correlati

12



Per gli Enti che vogliono procedere con l‘inventariazione dei beni da parte dei singoli uffi ci riceventi il bene, è prevista la possibilità di proporre automaticamente (da parte degli uffi ci esterni) i nuovi inserimenti all‘uffi cio patrimonio tramite la compilazione di una semplice pagina web. Tali proposte verranno poi condivise direttamente con Cespiti e Inventario da cui si potrà procedere all‘inserimento defi nitivo da parte dell‘uffi cio competente.

AmmortamentiÈ possibile gestire l‘ammortamento sia secondo criteri civilistici sia secondo criteri fi scali, fra i quali si evidenzia la possibilità di gestione dell‘ammortamento anticipato e del suo recupero. Anno per anno vengono registrati in modo automatico gli ammortamenti calcolati. Il tipo di calcolo è molto fl essibile ed è possibile gestire le eccezioni tramite la defi nizione delle riclassifi cazioni.

Cassa EconomalePer la sua natura versatile si adatta alle molteplici esigenze e agli iter lavorativi di ogni tipologia di Ente. Cassa Economale può gestire più casse autonome e permette di rilevare, per un determinato periodo, la disponibilità di cassa (in contante e non) e dei limiti di spesa. A tale scopo è possibile gestire, memorizzando il corrispondente mandato o reversale, diversi tipi di movimentazione:> costituzione di fondi ordinari o speciali; > rimborsi periodici;> versamenti parziali di rimborsi;> chiusura di fondi con versamento del saldo fi nale in

Ragioneria;> versamento incassi in Tesoreria.I movimenti di entrata e di uscita si riferiscono a una voce di cassa preventivamente catalogata e dichiarata di competenza della funzione che sta emettendo il buono. In questa fase è possibile indicare il servizio/centro di costo di riferimento.Per quanto riguarda le uscite verifi ca l’effettiva disponibilità di cassa e quella sull’impegno. Oltre ai buoni di pagamento è possibile effettuare movimenti di anticipo e di rimborso. A fi ne esercizio inoltre, è possibile produrre le opportune stampe riepilogative quali:> il Giornale di Cassa;

> il riepilogo della situazione dei vari fondi;> il Conto della Gestione dell’Economo;> il Conto degli Agenti Contabili.

L’integrazione con Contabilità Finanziaria consente l’emissione automatica del mandato di rimborso e l’eventuale chiusura delle fatture pagate.L’integrazione con Controllo di Gestione consente il passaggio automatico dei dati relativi alla cassa economale.L’integrazione con Economato consente l’utilizzo degli stessi servizi/centri di costo.

Bilancio ConsolidatoBilancio Consolidato e Controllo delle Partecipate è la soluzione software per gestire le aziende partecipate e realizzare il Bilancio Consolidato. Per gestire tutto ciò è necessario introdurre il concetto di Gruppo di imprese: si defi nisce come tale un sistema di imprese, ognuna con un proprio soggetto giuridico, aventi tutte lo stesso soggetto economico. La società che controlla tutte le altre è detta capogruppo o holding. Questa modalità di intendere il gruppo comporta la redazione di un particolare tipo di rendiconto, il bilancio consolidato, in cui

Moduli correlati

Integrazione dalla Contabilità

ContabilitàEconomica Controllo di Gestione

PatrimonioContabilitàFinanziaria

tramite la registrazione della fattura

tramite la registrazione della fattura

generazione ratei e risconticompetenza economica

scrittura in partita doppia

ammortamenti

spezzare l’imputazione su + centri di costoinserire date di competenza

imputazioni contabili

aggiornamento del beneinserimento di un bene nuovo

acquisto spot

13



vengono evidenziati solo i rapporti e le operazioni che il gruppo ha con l’esterno (vengono eliminati i rapporti infragruppo).

Il controllo delle partecipate si basa sia sulla verifi ca economica e fi nanziaria del corretto andamento della società sia sul rispetto degli obblighi di legge. Questi aspetti sono spesso prioritari rispetto alla realizzazione del bilancio consolidato.

La soluzione è caratterizzata dalle seguenti peculiarità:> Esplorazione multi-gerarchica degli organi sociali per l’analisi

delle informazioni;> Scadenziario elettronico, gestione delle assemblee e storico

delle modifi che di statuto, del capitale sociale, dei fatti salienti di gestione, ecc. (concetto di Relazioni);

> Funzione di caricamento dei saldi contabili delle aziende partecipate/controllate attraverso fi le con tracciato record predefi nito.

> Integrazione con il sistema di contabilità fi nanziaria ed economica;

> Generazione personalizzata degli schemi di Bilancio da utilizzare per il consolidamento e per l’analisi di bilancio;

> Realizzazione del documento Bilancio Consolidato, consultazioni e reporting dei dati direttamente su applicativo;

> Export di dati nei formati più comuni (xls e txt);> Possibilità di allegare fi le nei formati doc, pdf, txt per

l’archiviazione degli atti relativi alle singole aziende o al gruppo consolidato nel suo complesso (ad esempio Relazioni al Bilancio, Note, Verbali, ecc.).

> Possibilità di implementare il reporting con Business Intelligence di Business Objects.

Pianifi cazione e Controllo StrategicoSupporta il processo di pianifi cazione e monitoraggio degli obiettivi gestionali dell’Ente Locale connessi all’utilizzo delle relative risorse fi nanziarie. Il PDO di gestione annuale e pluriennale può essere elaborato per programmi, progetti, centri di costo e centri di responsabilità. La gestione del sistema può essere completamente centralizzata o, al contrario, decentrata per competenza. I responsabili di ogni area/settore/servizi possono

defi nirsi in completa autonomia gli obiettivi da raggiungere oppure limitarsi a riempire di contenuti gli obiettivi stabiliti dalla Direzione. Gli utenti “Amministratori” hanno la visibilità di tutti gli obiettivi defi niti. Periodicamente si indica lo stato di attuazione di ciascun obiettivo e ogni utente può consultare lo stato di avanzamento. Ogni obiettivo può essere suddiviso in fasi di realizzazione, per ogni fase si indica l’azione che si deve intraprendere, i risultati attesi, i risultati ottenuti e i tempi di realizzazione. Le fasi del processo di programmazione possono essere defi nite dall’utente con una sequenza libera.Tra le principali funzionalità:> L’utente ha la facoltà di scegliere se gestire la defi nizione e

l’assegnazione delle risorse agli Obiettivi nella fase iniziale di stanziamento per Programmi e Progetti oppure se rimandarla ad un momento successivo;

> per ogni Programma/progetto e obiettivo l’utente inserisce la previsione di stanziamento;

> il controller può defi nire dei tetti di stanziamento che non devono essere superati in fase di proposta di previsione.

L’analisi dello stato di attuazione si basa sulla periodicità defi nita dall’utente e può essere personalizzata per ogni scheda obiettivo. Ogni scheda può così avere un orizzonte temporale e di rilevazione differente a seconda dell’obiettivo da raggiungere.Il controller in ogni istante è in grado di visualizzare l’andamento dei Programmi, Progetti e degli Obiettivi sottostanti. Per misurare il grado di raggiungimento degli obiettivi alle Schede si associano anche indicatori di tipo quantitativo. Lo stato di attuazione viene rappresentato mediante calcoli percentuali di raggiungimento del dato di previsione.I portatori di interesse, i cosidetti stakeholders, sono attribuiti agli obiettivi di pertinenza e utilizzati come fi ltro nella rappresentazione dei dati di attuazione.Attraverso idonee Prospettive si esplorano le schede obiettivo. L’utente amministratore personalizza la visione delle strategie dell’Ente impostando i livelli dell’analisi. In base ai livelli il sistema rappresenta la situazione relativa allo stato di attuazione determinando la percentuale media pesata delle schede e delle singole fasi sottostanti.

Moduli correlati

Moduli correlati

14



MagazzinoApprovvigionamenti e Magazzino è lo strumento a supporto delle attività gestionali e strategiche che governano i fl ussi dei materiali di consumo all’interno dell’Ente.Grazie all’implementazione modulare e alla piena integrazione con la Contabilità Finanziaria dell’Ente e la sua struttura organizzativa, consente la gestione effi cace ed effi ciente della Supply Chain sia dell’Ente Pubblico che dei Gruppi di Acquisto Pubblici, garantendo il controllo degli impegni disponibili lato fi nanziaria e razionalizzando i processi della Funzione Economale.

L’integrazione con il Controllo di Gestione rende ottimale il monitoraggio dei consumi economali, che si realizza gestendo centro di costo e fattore di spesa nei movimenti di scarico di magazzino. L’applicativo è in grado di gestire il piano dei fabbisogni anticipando le richieste di beni o servizi operate dalle strutture dell’Ente e nel rispetto della capacità di spesa. Punto di forza è la possibilità di ottenere la determinazione del budget dei fabbisogni distinto per singolo capitolo di spesa.È prevista la raccolta delle richieste, da parte delle strutture decentrate abilitate, a qualsiasi livello gerarchico e defi nibile dall’Ente e per un massimo di 3 livelli. Le richieste possono essere sia per beni che per servizi, ed è possibile segnalare eventuali richieste urgenti poiché la valutazione delle richieste può essere raggruppata per livello di urgenza. Questo modulo, consente di gestire uno o più magazzini, di assegnare la scorta minima ad un prodotto ed un lotto ottimale di acquisto. Quando la disponibilità risulta inferiore alla scorta minima viene data la possibilità di emettere in automatico una richiesta di reintegro scorta da valutare pari alla quantità minima defi nita dal lotto ottimale. Per ogni prodotto è calcolato in automatico il costo ultimo e il costo medio ad una data assegnata.

Moduli correlati

15

Gruppo Finmaticapensare per processi lavorare senza carta

Finmatica | Data Processing | ADS | Systematica via del Lavoro 17 | 40127 BolognaTel 0516307411 | Fax 0516307498 | e-mail [email protected] www.gruppofi nmatica.it

© 2015Le informazioni contenute in questo documento sono soggette a modifi ca senza preavviso e non comportano nessun obbligo da parte di ADS. ADS non si assume alcuna responsabilità per eventuali errori contenuti in questa pubblicazione.Tutti i prodotti e i nomi di società citati sono marchi o marchi registrati dalle rispettive società.

Sistema Contabile...

Documents

Transcript of Sistema Contabile...