Sistema de Bolsas de Desenvolvimento Institucional Tutorial€¦ · Cadastrando uma nova bolsa ou...
18
Sistema de Bolsas de Desenvolvimento Institucional Tutorial
Transcript of Sistema de Bolsas de Desenvolvimento Institucional Tutorial€¦ · Cadastrando uma nova bolsa ou...
Sistema de Bolsas de Desenvolvimento Institucional
Tutorial
1
Índice
Cadastro no Sistema de Bolsas DI ...................................................................................................................................... 2
Entrando no Sistema de Bolsas DI ...................................................................................................................................... 2
Cadastrando uma nova bolsa ou renovando uma bolsa vigente ...................................................................................... 3
Acessando termos de compromisso de bolsas vigentes .................................................................................................. 6
Registrando faltas e suspensão de bolsas ......................................................................................................................... 7
Solicitando o cancelamento de uma bolsa vigente .......................................................................................................... 14
Rotina mensal de registros no Sistema de Bolsas DI – PROPG ..................................................................................... 16
2
Cadastro no Sistema de Bolsas DI
Para acessar o sistema de bolsas PROPG, o servidor precisa estar previamente cadastrado nesse sistema. Os responsáveis pelas unidades
contempladas com Bolsas de Desenvolvimento Institucional da PROPG devem indicar dois servidores, administrativo ou docente, os quais serão
responsáveis por todos os registros no Sistema de Bolsas DI. A solicitação deve ser enviada para o endereço eletrônico [email protected].
Entrando no Sistema de Bolsas DI
Acessar o Portal do Servidor. No catálogo de serviços, clicar em Ensino Pós-Graduação e Bolsas PROPG.
3
Cadastrando uma nova bolsa ou renovando uma bolsa vigente
O processo para cadastrar uma nova bolsa ou renovar uma bolsa vigente é o mesmo: no menu Bolsistas, selecionar a opção Cadastro de
Solicitação.
Em Cadastro de Solicitação, clicar em Nova Solicitação.
4
Preencha todos os campos do cadastro, conforme figura abaixo:
No caso de cadastramento de novos bolsistas, a data inicial deve ser indicada como data futura. O cadastro de novos bolsistas deve ser feito
com, pelo menos, 10 dias de antecedência. Exemplo: dia do cadastramento = 10/04/2020, data início (da bolsa) = 20/04/2020, data fim =
19/04/2021. Se estiver sendo efetuada a renovação de uma bolsa vigente, a data início deve ser a data imediatamente posterior ao último dia do
contrato em andamento. Exemplo: No termo de compromisso anterior consta “O período de vigência da bolsa é de: 01/05/2019 a 30/04/2020”,
então as datas a serem informadas no preenchimento do cadastro devem ser: data início = 01/05/2020, data fim = 30/04/2021. Efetuar o cadastro
de renovação da bolsa com, pelo menos, 10 dias antes do vencimento do contrato atual do bolsista. As atividades do bolsista podem ser alteradas
em relação ao contrato anterior, caso necessário. Se ao cadastrar uma bolsa, a sua unidade não apareça no campo Bolsa, significa que
que todas as vagas as quais a sua unidade tem direito já foram preenchidas.
5
Para evitar erros, solicite ao bolsista que envie a cópia de um comprovante de dados bancários (documento que conste o número da agência
bancária e da conta corrente ativa, como, por exemplo, cartão, folha de cheque e cabeçalho de extrato bancário). Informe ao bolsista que, durante
a vigência da bolsa, ele é responsável por informar imediatamente à unidade a qual está vinculado sobre alterações na sua conta bancária,
evitando, assim, que ocorram problemas no pagamento da sua bolsa. Da mesma forma, é de responsabilidade da unidade em que o bolsista está
vinculado informar à PROPG qualquer alteração de dados bancários, para isso, a unidade deverá enviar uma mensagem para o endereço
eletrônico [email protected] e solicitar a atualização dos dados bancários no sistema.
Após salvar a solicitação de cadastro, imprimir 3 vias do Termo de Compromisso, o qual deverá ser assinado pelo bolsista e, também, deverá
constar a assinatura e carimbo do chefe imediato do bolsista e do coordenador do PPG ou diretor da unidade.
A solicitação ficará em análise para aprovação na PROPG, aguardando o recebimento das 3 vias originais do contrato, carimbadas e assinadas,
que devem chegar à PROPG até, no máximo, o primeiro dia da vigência do contrato da bolsa (Endereçar para: Bolsas DI - Departamento de
Coordenação e Controle de Recursos DCCR – PROPG – 7ºandar da Reitoria). Após a aprovação da solicitação pela PROPG, o novo contrato
estará vigente e o bolsista entrará na próxima folha de pagamento. As bolsas serão pagas até o décimo dia útil de cada mês.
6
Acessando termos de compromisso de bolsas vigentes
A qualquer momento, durante a vigência da bolsa, o Termo de Compromisso poderá ser acessado pela unidade, para que sejam consultadas
as informações contratuais, tais como, data da vigência da bolsa e as atividades que o bolsista deve executar.
No menu Bolsistas, selecionar a opção Termo de Compromisso. Clicar em imprimir Termo de Compromisso para gerar o arquivo PDF.
7
Registrando faltas e suspensão de bolsas
Para registrar faltas ou suspensão da bolsa, selecionar a opção Frequência dentro do menu Bolsistas.
Clicar em Registrar Falta para abrir a tela de registro de faltas e suspensão da bolsa.
8
A falta não justificada corresponde aos dias em que o bolsista esteve ausente das atividades da bolsa e não apresentou justificativa plausível
ou não entregou atestado médico como justificativa para as faltas. No caso de faltas justificadas, como com a apresentação de atestado médico,
não é necessário registrar o afastamento no Sistema de Bolsas; contudo, é de responsabilidade de cada unidade a guarda de documentos que
justificaram as faltas de bolsistas.
A suspensão da bolsa corresponde ao período em que o bolsista solicita o afastamento de suas atividades por um período máximo de 30 dias
para tratar de interesses pessoais. Cabe a chefia imediata do bolsista e a direção da unidade/coordenação do PPG autorizar a suspensão da
bolsa em determinado período, no qual o bolsista não irá usufruir de vantagens financeiras, contudo, manterá a reserva da vaga ao retornar da
suspensão da bolsa.
Registrar as faltas não justificadas ou suspensão de bolsa conforme figura abaixo:
Será, portanto, descontado do valor total da bolsa o(s) período(s) registrados como falta não justificada ou suspensão de bolsa. Poderão ser
registrados mais de um período no mesmo mês. O desconto será correspondente à soma de dias em que esteve ausente por razão de falta não
9
justificada ou suspensão da bolsa. O registro das faltas não justificadas ou suspensão da bolsa devem ser efetuados antes da certificação
da frequência mensal do bolsista.
Após salvar o registro das faltas ou suspensão, os lançamentos ficam listados em Faltas registradas, com a indicação do Tipo de registro.
Os registros de faltas não justificadas e suspensão da bolsa só podem ser efetuados dentro do mês em que ocorreram, sendo vedado ao servidor
responsável lançar no Sistema registros referentes a meses anteriores ou posteriores ao mês corrente. A data limite para tais registros é o último
dia útil de cada mês, momento no qual deve ser registrado também a certificação da frequência, destacada na próxima seção.
Exemplo: o(a) bolsista não compareceu a sua unidade no período de 07/04/2020 a 09/04/2020, o registro das faltas não justificadas ou suspensão
da bolsa podem ser efetuados no dia 10/04/2020 (dia em que o bolsista retornou às atividades da bolsa) ou no dia 30/04/2020 (data máxima para
esse registro).
10
Certificando a frequência mensal dos bolsistas
A partir de abril de 2020, a certificação da frequência de bolsas DI deve ser efetuada apenas via sistema, não sendo mais necessário o
envio à PROPG do formulário em via impressa ou mesmo por e-mail. A certificação da frequência deve ser registrada todos os meses, no
último dia útil de cada mês. Se houve falta não justificada ou suspensão da bolsa no mês corrente, o registro deverá ser efetuado antes da
certificação da frequência.
Para efetuar o registro, selecionar a opção Frequência no menu Bolsistas. Após, selecionar a opção certificar frequência.
11
Na tela seguinte, selecionar o ano e o mês corrente para registro da certificação de frequência.
Observando o exemplo abaixo, que mostra a tela de registro de faltas, em que o mês corrente é o mês de fevereiro de 2020, no qual foram
registrados um período de suspensão da bolsa por 12 dias. Então, ao certificar a frequência, selecionando o mês corrente (FEV-2020), o número
de faltas já aparecerá antes de salvar o registro da frequência.
12
Ao registrar a frequência, já aparecerá o número de dias que o bolsista esteve em afastamento das atividades da bolsa.
Se não houver afastamentos, o número de faltas estará zerado.
13
O registro da frequência mensal dos bolsistas é fundamental para que ocorra o pagamento das
bolsas. Caso não constar no Sistema a Certificação da Frequência, o bolsista não entrará na folha
de pagamento e, portanto, não receberá o pagamento da bolsa! A data de registro da frequência
deverá ser obrigatoriamente o último dia útil de cada mês, sendo vedado ao servidor responsável
certificar que o bolsista cumpriu a carga horária mensal antes do encerramento do mês corrente.
Após clicar em certificar, o registro aparecerá no histórico de certificações.
Ficarão salvos no histórico de certificações de frequência de cada bolsista os lançamentos mensais, para visualizá-los, basta clicar em Frequência
no menu Bolsistas e, depois, em certificar frequência.
14
Solicitando o cancelamento de uma bolsa vigente
Conforme consta no Termo de Compromisso de bolsa DI, o bolsista deverá comunicar a sua chefia imediata que deseja cancelar a sua bolsa com
pelo menos 5 dias de antecedência. Ao receber essa informação, o servidor responsável pelos lançamentos no Sistema de Bolsas deverá registrar
imediatamente a data em que a bolsa será cancelada.
No menu Bolsistas, selecionar a opção Solicitação de cancelamento.
15
A partir do mês de abril de 2020, os registros no Sistema de Bolsas da PROPG, sendo eles, os
cadastros de novos bolsistas, a renovação de bolsas em andamento, a solicitação de cancelamento
de bolsas, registro de faltas não justificadas e de suspensão de bolsa, assim como, a certificação
de frequência mensal dos bolsistas, ficam a cargo, exclusivamente, dos servidores responsáveis em
cada unidade contemplada com bolsas DI. Sendo assim, tais registros não serão efetuados por
solicitação via e-mail ou quaisquer outras formas que não seja via Sistema de Bolsas PROPG.
Na tela seguinte, informar o último dia que o bolsista executou as atividades da bolsa e salvar o registro. Se o último dia da bolsa, indicado na
solicitação do cancelamento via sistema, não coincidir com o último dia útil do mês, o valor da bolsa sofrerá desconto referente aos dias
restantes do mês.
A data limite para o registro do cancelamento da bolsa no Sistema é o último dia útil do mês, antes da certificação da frequência do bolsista.
Sendo recomendável que o servidor responsável pelos lançamentos registre no Sistema o cancelamento da bolsa imediatamente após ser
comunicado pelo bolsista interessado.
16
ROTINA MENSAL DE REGISTROS NO SISTEMA DE BOLSAS DI – PROPG
Primeiro dia do mês:
Consultar TERMO DE COMPROMISSO para verificar a validade do contrato dos bolsistas e
SOLICITAR CADASTRO de novo contrato se necessário.
No momento que surgir a demanda:
CADASTRAR SOLICITAÇÃO de novos bolsistas assim que for divulgado o resultado do edital
interno de seleção (cadastro com no mínimo 10 dias de antecedência em relação à data início da
bolsa). Enviar as 3 vias impressas do contrato TERMO DE COMPROMISSO, assinadas e
carimbadas, para a PROPG.
Efetuar o registro da SOLICITAÇÃO DE CANCELAMENTO da bolsa assim que comunicado pelo
bolsista.
Registrar as FALTAS NÃO JUSTIFICADAS e SUSPENSÃO DE BOLSA.
No último dia útil do mês:
Verificar se foi registrado no Sistema todas as solicitações de cancelamento, as faltas não
justificadas e suspensão de bolsa do mês corrente. Se tiverem ocorrido e não constarem no
Sistema, o registro deverá ser efetuado nesse momento.
Registrar a CERTIFICAÇÃO DA FREQUÊNCIA do mês corrente.
17
Ficou com dúvidas?
Dúvidas, sugestões e demais demandas relacionadas às bolsas de
desenvolvimento institucional da PROPG devem ser enviadas ao
endereço eletrônico [email protected] .
