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SISTEMA DE GERENCIAMENTO E CONTROLE INTERNO: UMA ANÁLISE NO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE DE UMA EMPRESA EM BELO
HORIZONTE – MG A PARTIR DA TAXONOMIA DE KAPLAN E COOPER Luciano S. Miranda 1 Denerval S. Frois 2
RESUMO
Este artigo tem por objetivo investigar o gerenciamento e o controle do
departamento de contabilidade de uma empresa referência no comércio de
material hospitalar na cidade de Belo Horizonte. Como aportes conceituais para
a realização deste trabalho foram utilizados os conteúdos relacionados a
tipologia dos estudos de Kaplan e Cooper (1998), onde é subdividida em
quatros estágios distintos. Como procedimento metodológico deste estudo de
caso, optou-se pela utilização das duas abordagens de pesquisa: pela natureza
quantitativa foram correlacionados os dados pertinentes a organização do
processo de trabalho e as demais questões que envolvem o departamento de
contabilidade, já pela natureza qualitativa da pesquisa foi possível observar os
aspectos implícitos e sutis do tema abordado, relacionado a cada respondente.
Os resultados indicaram um estágio de amadurecimento mais avançado do
departamento de contabilidade da empresa objeto deste estudo, onde apesar
da necessidade de maior integração das informações gerenciais, a frequência
de utilização dos dados presentes nos sistemas de controles gerenciais, aliado
a busca de eficiência e fidedignidade das informações disponíveis atribuem
pela taxonomia de Kaplan e Cooper (1998) a classificação em seu ultimo
estágio. Para futuros estudos, sugere-se que o modelo utilizado seja extensivo
a empresas de outros segmentos de forma a balizar o desempenho de acordo
com o nicho de mercado.
Palavras-chave: Departamento de Contabilidade, Gerenciamento, Controle Interno e Planejamento.
1 Doutorando do Programa de Pós Graduação em Administração da Fundação Mineira de Educação e Cultura – FUMEC. Coordenador do Programa de Pós Graduação das Faculdades Promove, Inforium e Kennedy.. 2 Mestrando do Programa de Pós-Graduação do Mestrado Acadêmico em Administração de Empresas das Faculdades Novos Horizontes – FNH, Contador, Consultor e Professor Universitário.
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1 INTRODUÇÃO
No corrente trabalho de pesquisa foi analisado o departamento de
contabilidade de uma empresa referência na importação, armazenagem e
distribuição de equipamentos laboratoriais e hospitalares. Os esforços
empreendidos neste estudo focaram o sistema de gerenciamento e controle,
utilizando para isso a tipologia de quatro estágios desenvolvida por Kaplan e
Cooper (1998).
Em continuidade aos estudos realizados por Silva et al. (2011) onde visou a
identificação dos estágios do quantitativo de 112 escritórios de contabilidade
situados na região metropolitana da cidade de Belo Horizonte, nesse trabalho
pretende-se avaliar o impacto das decisões do departamento sobre o todo
organizacional. Para isso a identificação do estágio em que se enquadram as
atividades na rotina da contabilidade na organização se consubstancia como
um aspecto fundamental para a competitividade da empresa.
Cabe salientar que a escolha da empresa objeto desta pesquisa foi devido a
sua importância no segmento onde atua, onde possui um grande número de
clientes e parceiros consolidados no ramo da fabricação de equipamentos
hospitalares. Pela elevada complexidade financeira existente nas transações
comerciais entre seus parceiros, o departamento de contabilidade se apresenta
como órgão imprescindível ao controle do gerenciamento da empresa.
Com a finalidade de diminuir os custos operacionais, este estudo aponta para a
diminuição dos erros, a partir de um maior controle de suas rotinas e
procedimentos, com o devido rigor as informações contidas na base de dados
dos demonstrativos gerenciais. Dessa forma a taxonomia de Kaplan e Cooper
(1998), representa neste trabalho uma importante ferramenta para a correção
de eventuais falhas existentes no atual controle gerencial da empresa em
questão.
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A justificativa para a realização deste estudo de caso pauta-se da investigação
detalhada em um único departamento, comportando em viabilidade uma
análise detalhada dos procedimentos operacionais vigentes na contabilidade
de uma grande empresa, a partir da utilização das duas abordagens
metodológicas: quantitativa e qualitativa em respectivo. Dessa forma o
levantamento dos dados objetivos e subjetivos conjuntamente forneceram
importante material para a análise dos resultados dessa pesquisa.
Considerando os argumentos descritos, esse estudo é norteado pela seguinte
pergunta: como a organização do sistema de gerenciamento e controle de um
departamento de contabilidade pode influenciar nos resultados de uma
organização? Assim visando responder ao problema dessa pesquisa, foi
traçado como objetivo investigar o gerenciamento e o controle do departamento
de contabilidade de uma empresa referência no comércio de material hospitalar
na cidade de Belo Horizonte.
Este artigo está dividido em cinco partes: nesta primeira descreve-se a
introdução, o objetivo e o problema da pesquisa. Na parte seguinte consiste o
referencial teórico, contemplando a temática do gerenciamento e controle
interno do departamento de contabilidade, bem como a conceituação de
Kaplan e Cooper (1998). Na terceira estão descritos os procedimentos
metodológicos utilizados para a possibilidade da pesquisa. A quarta parte
compõe os resultados do estudo. Na quinta e ultima parte são visualizadas as
considerações finais do trabalho.
2 GERENCIAMENTO E CONTROLE INTERNO DA CONTABILIDADE NA
TAXONOMIA DE KAPLAN E COOPER (1998)
Nessa seção apresentam-se algumas das principais definições acerca do
gerenciamento e controle contábil, em conseguinte outro marco conceitual
utilizado refere-se aos quatro estágios observados nos escritórios de
contabilidade segundo os fundamentos de Kaplan e Cooper (1998).
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2.1 Gerenciamento e controle interno
A preocupação com os mecanismos de controle já é um tema bastante antigo.
Desde a época de Frederick Taylor, onde em seu pioneirismo destacava a
importância da organização do trabalho, ou simplesmente como o trabalho era
executado pelas pessoas. Iniciavam-se então as primeiras investigações onde
era galgada a simplicidade e agilidade na realização das tarefas (TAYLOR,
1911).
A partir de então, dado a inúmeros acontecimentos traçados pelas forças de
mercado e mesmo pelos progresso tecnológico e advento da globalização, de
acordo com Mintzberg (2004), vem elevando uma vastidão de estudos sobre
as formas de gerenciamento e os mecanismos de controle. O acirramento da
concorrência neste âmbito apresenta-se como agente propulsor do empirismo
dos procedimentos científicos.
De acordo com a concepção de Catelli (2009) a conjuntura econômica e social
dos dias atuais vem demonstrando uma tendência das empresas de possuírem
maior grau de flexibilidade e adaptação ao ambiente no qual atuam. Porém
uma maior flexibilidade nas operações da empresa nem sempre é favorável a
existência de mecanismos de controle mais rígidos, criando dessa maneira um
verdadeiro paradoxo na rotina interna das organizações.
Lunkes et al. (2009) em levantamento bibliométrico de estudos sobre
contabilidade perceberam a existência de correlação entre as variáveis que
envolvem as práticas operacionais e o desempenho das empresas. A
associação dos controles de gestão à qualidade e à confiabilidade das
informações e dos sistemas integrados demarcou a importância do controle
interno como apoio para o gerenciamento das empresas.
Um planejamento adequado assegura o alinhamento do sistema de informação
contábil, que a priori de acordo com Alberton, Limongi e Kruger (2004) tende a
facilitar a fase de manutenção e controle por meio da realização de auditorias
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internas periódicas. Essa implementação permite a integração dos subsistemas
de informação presentes na empresa e agilidade na revisão em relação aos
registros anteriores. A FIG. 1 apresenta como o departamento de contabilidade
da Datamed é estruturado.
Figura 1 – Estrutura do Departamento de Contabilidade da Datamed
Fonte: plano diretor Datamed (2013).
A estruturação do departamento de contabilidade na empresa, como
visualizado na FIG. 1, vem permitindo um efetivo controle sobre o processo de
trabalho. Tendo em vista o incremento tecnológico na rotina da empresa como
variável interdependente, o organograma apresentou poucas alterações desde
a sua formalização, no entanto o fluxograma do departamento é suscetível aos
controles internos na integração dos sistemas da empresa.
Em corroboração a importância da dinâmica do controle interno realizados pela
integração dos sistemas e subsistemas existentes na empresa Bordin e
Saraiva (2005) preconizam a qualidade e a fidedignidade das informações.
Associado a esses fatores a agilidade na geração dos dados no atual momento
é fundamental para assegurar vantagens competitivas.
Tendo em vista o papel do controle como suporte as demais áreas da
administração, Padoveze (2004) enfatizou a necessidade de constantes
Controller
Ger. Adm. Contador
Staff Direção
Aux. Contábil
Auditoria e Cont. Interno
Analista de Custos
Analista de Qualidade
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avaliações na rotina financeira das empresas de modo a assegurar que o
modelo de gestão adotado seja passível de alterações. A prerrogativa de
mudanças nos mecanismos de gestão viabilizam a adaptação as exigências do
mercado concorrencial.
A premissa descrita por Attlie (1986, p. 217) em que “a ausência de controles
adequados para empresas de estrutura complexa as expõe a riscos inúmeros e
infindáveis de toda espécie”, parece corroborar com as atuais tomadas de
decisão por parte dos gestores. Nesse sentido o controle gerencial para Silva e
Lima (2007) tem por objetivo suprimir resultados indesejados a organização,
com a atuação nas diretrizes padronizadas diminuindo os riscos de perda de
produtividade.
Tendo em vista a posição dos gestores frente ao quotidiano da tomada de
decisões dentro das empresas, as questões dos controles adotados, são
demarcadas como elemento de fundamental importância para o sucesso do
planejamento empresarial. Hitt (2005) explana que o próprio controle se
apresenta como a última etapa de sua elaboração, em que o monitoramento é
demarcado característica inerente aos resultados alcançados.
A relevância de um efetivo controle sobre as empresas pode ser averiguada
por algumas normas presentes no conselho de contabilidade, onde detém por
finalidade o procedimento de auditoria que avaliam e monitoram através dos
mecanismos de controles internos o resultado das atividades em andamento,
bem como aquelas a serem realizadas. Em acréscimo conforme descreve o
Conselho Federal de Contabilidade- CFC, é importante sinalizar que a
validação e determinação de um eficiente sistema de controle interno
englobam, também, o sistema contábil (WALTER; CRUZ; ESPEJO, 2011).
Nestas considerações a existência de um sistema de controle interno bem
concebido e aplicado de maneira eficiente, tende a oferecer para as empresas,
elevados níveis de segurança, a partir das descobertas e minimizações de
erros eventualmente estão presentes na rotina das organizações. Cabe
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ressaltar que a temática do controle interno inclui um manual de normas e
procedimentos incorporados por métodos, rotinas e medidas que serão
adotadas pela empresa, sustentado pela fidedignidade da escrituração contábil
com vistas à defesa do patrimônio (AICPA3, 2008).
Por outro lado conforme exposto por Silva et al. (2011) é conveniente alertar
que não existe apenas uma forma pré-determinada aos princípios do controle
interno. Para tanto a necessidade de criação do próprio instrumento de controle
que atenda as necessidades e objetivos de cada empresa é crucial para o seu
desenvolvimento. Em conformidade a imergência da criação dos controles
internos:
São um processo operado pelo conselho de administração, pela
administração e outras pessoas, desenhado para fornecer segurança
razoável quanto à consecução de objetivos nas seguintes categorias:
(i) confiabilidade de informações financeiras; (ii) obediência às leis e
regulamentos aplicáveis; e (iii) eficácia e eficiência de operações
(BOYNTON; JOHNSON; KELL, 2002, p. 113).
Em outras palavras, de acordo com Reske, Jacques e Marian (2005), os
sistemas de controle interno envolvem conjuntamente as atividades e rotinas
contábeis, administrativas e operacionais, tendo em vista a organização da
empresa propiciando o cumprimento do conjunto de normas e procedimentos
determinados pela alta administração. Nesse sentido a salvaguarda patrimonial
adquire excepcionalidade a partir da fidedignidade contábil e financeira.
De maneira generalizada, as organizações vêm se preocupando cada vez mais
com o controle interno de suas operações, criando em muitas vezes
divergências na conduta de departamentos e até mesmo dos indivíduos no
ambiente organizacional. tais manifestações na maioria dos casos são
decorrentes dos erros no planejamento, na execução ou mesmo sobre o
próprio controle (BRODBECK; TONOLLI; COSTA, 2008).
2.2 Modelo de quatro estágios de Kaplan e Cooper (1998)
3 AICPA American Institute of Certified Public Accountants
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Devido a necessidade de avaliar de uma maneira sistematizada os sistemas de
custos, Kaplan e Cooper na década de 1970, a partir da insuficiência das
empresas em melhorar o desempenho pela iminência dos sistemas
informacionais, empenharam seus esforços em fornecer os subsídios
necessários para um gerenciamento adequado no contexto das mudanças que
aconteciam (KAPLAN; COOPER, 1998).
A proposição de um modelo de quatro estágios para avaliar as características
apresentadas pelas organizações, de acordo com Silva (2003) pautou-se em
alguns aspectos como: a análise do sistema de gerenciamento, a qualidade
dos dados existentes, gastos com os clientes, controles operacional e
estratégico, e pela fidedignidade na confecção dos relatórios financeiros.
Em uma visão aproximada do modelo de quatro estágios de Kaplan e Cooper
(1998), em uma investigação aos ciclos de vida das organizações Garcia
(2011) verificou a aderência dos escritórios de contabilidade aos sistemas
informatizados. Essa interligação foi observada de forma positiva através da
existência de 4 variáveis, são elas: contexto organizacional; estratégias;
características estruturais; e estilo de tomada de decisão.
Os resultados do estudo de Garcia (2011) constataram que na medida em que
avançam as características estruturais da empresa maior se torna a adesão
aos sistemas de controle informatizados nos empreendimentos contábeis. Em
outro achado a questão do gerenciamento nos escritórios de contabilidade
demonstrou moldagem de acordo com as mudanças ocorridas no ambiente
interno e externo das organizações pesquisadas.
Com a utilização de outras variáveis, já em demonstração das efetivas ações
sobre os quatro estágios de Kaplan e Cooper (1998), o estágio K1 é
inadequado para relatórios financeiros; o II é voltado para a geração de
relatórios financeiros; o III é personalizado e relevante para a gerência, e, por
fim, o estágio K4 voltado para a integração do gerenciamento de custos e dos
relatórios financeiros. Silva et al. (2011, p. 129) remontam com eficiência a
inserção do sistema informacional nos atuais escritórios de contabilidade onde:
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a) utilização de sistemas de processamento de dados; b) definição de serviços de acordo com as expectativas dos clientes; c) aprimoramento contínuo na execução das rotinas em busca de qualidade, eficiência e rapidez; d) estruturação de processos efi cientes e eficazes de serviços adequados ao perfil da sua carteira de clientes.
De acordo com Silva et al. (2011), esse modelo preconiza os sistemas
informatizados através da inserção da gestão da informação como rotina de
procedimentos da empresa. A identificação de cada um dos níveis dos
sistemas de gerenciamento dos escritórios de contabilidade, no entanto devem
ser orientado as características de cada organização.
Visando a identificação não apenas do estágio em que se encontra o
departamento de contabilidade da empresa objeto deste estudo, como também
das suas próprias características, esta pesquisa destinou-se ao levantamento
das informações objetivas e subjetivas existentes no ambiente operacional.
Dessa forma apresentam-se a seguir os procedimentos metodológicos
utilizados para o propósito da pesquisa.
3 METODOLOGIA
Esta seção é composta pelos recursos metodológicos utilizados para o
desenvolvimento deste trabalho de pesquisa contendo na abordagem
escolhida: os tipos de pesquisa quanto a sua finalidade e os meios utilizados
para sua realização; a descrição para a seleção dos sujeitos; o método de
coleta de dados; e por fim como foi realizado o tratamento e análise das
informações adquiridas.
Nessa pesquisa foi utilizada a abordagem qualitativa e quantitativa
concomitantemente. Segundo Collis e Hussey (2005), a utilização dos dois
métodos não apresenta aspectos excludentes de acordo com cada natureza de
pesquisa, ao contrário podem ser adotados como complemento. Nesse caso a
utilização de procedimentos estatísticos complementou a análise de conteúdo
realizada.
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Através da aplicação de questionário foram coletadas as informações objetivas
acerca do departamento de contabilidade da organização objeto deste estudo,
a realização de entrevistas semi-estruturadas por sua vez permitiu avaliar a
visão de cada um dos 6 respondentes da pesquisa acerca dos aspectos mais
sutis e subjetivos presentes na atmosfera do ambiente interno da organização.
A pesquisa foi descritiva, objetivando a exposição das características subjetivas
dos sujeitos entrevistados. Não obstante de acordo com Vergara (2009, p.47) é
importante salientar que “pode também estabelecer correlações entre as
variáveis e definir sua natureza. Não tem compromisso de explicar fenômenos
que descreve, embora sirva de base para tal explicação”.
Como meio de pesquisa foi realizado o estudo de caso no departamento de
contabilidade de uma única empresa, objetivando maior compreensão e foco
na comparação qualitativa e quantitativa, proporcionando, assim, maior
abrangência dos resultados alcançados e não se limitando apenas às
características partilhadas em comunicidade pelos indivíduos respondentes
(YIN, 2010).
Como critério pautado pelos objetivos desta pesquisa, os respondentes se
constituem pelo total de colaboradores do departamento de contabilidade da
empresa objeto deste estudo. Assim os respondentes foram escolhidos de
acordo com a acessibilidade, quer dizer, pela disponibilidade para participarem
da pesquisa em questão assim dos oito sujeitos de pesquisa propostos
inicialmente, seis participaram desta pesquisa. O termo de esclarecimento foi
apresentado aos entrevistados, com a finalidade de prestar informações básicas
sobre os procedimentos e objetivos da pesquisa.
Para o tratamento e posterior análise dos dados foi realizada a técnica de
análise de conteúdo, reunindo todas as informações e características extraídas
dos participantes da pesquisa. Conforme Alves-Mazzotti e Gewandsznajder
(2004, p. 170), “um processo continuado, em que se procura identificar
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dimensões, categorias, tendências, padrões, relações, desvendando-lhes o
significado”.
Esse procedimento permitiu a sistematização das informações, tendo por
consideração a natureza qualitativa da análise dos dados. Assim, tão logo foi
feita a transcrição das entrevistas e a separação por categorias de análise, foi
estabelecida a análise qualitativa, com base na interpretação das respostas
obtidas. (GODOY; SILVA; MELO, 2010).
Pelo tratamento dos dados aferidos na pesquisa de campo, sobre a qual inclui
os dados ocupacionais dos informantes coletados por meio de entrevista, foram
substituídos os nomes reais por siglas e números, resguardando o caráter
confidencial de cada um dos respondentes, conforme proposto em acordo
verbal entre o entrevistador e os entrevistados.
4 RESULTADOS
Através da aplicação dos questionários e das entrevistas semi-estruturadas
conforme descrito no tópico metodológico, foi possível coletar as informações
de cada um dos (6) respondentes desta pesquisa, visando descrever as
características do gerenciamento e controle interno do departamento de
contabilidade da empresa objeto deste estudo.
4.1 Caracterização da empresa
Fundada em 1990, a empresa objeto deste estudo possui atualmente 85
colaboradores, sendo considerada uma empresa de grande porte de acordo
com o seu faturamento anual, onde ultrapassa a cifra de R$ 2.400.000,00. Com
o vertiginoso crescimento do seu patrimônio a empresa 20 anos após a sua
constituição, decidiu assumir em totalidade a responsabilidade financeira
criando seu próprio departamento de contabilidade devido à complexidade em
que ocorriam as transações comerciais.
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Outra característica que inferiu a relevância desta pesquisa se detém ao fato
da empresa ser referência na importação, armazenagem e distribuição de
equipamentos laboratoriais e hospitalares para os segmentos de biologia
molecular, biossegurança, saúde pública e privada, centros de pesquisa,
farmácias, biotecnologia, universidades e indústrias. Cabe salientar seu grande
número de stakeholders4 no ramo da fabricação de equipamentos hospitalar,
possuindo um portfólio de produtos e serviços amplo à disposição do mercado.
4.2 Caracterização das respondentes da pesquisa
Assim como apontado na etapa metodológica deste trabalho os sujeitos da
pesquisa foram classificados com o uso de siglas para facilitar a disposição dos
dados e a análise das informações referentes a cada respondente sobre as
questões abordadas nesta pesquisa. Com a devida classificação segue no
quadro abaixo a ordem dos respondentes:
Entrevistado Cargo que
ocupa Formação acadêmica
Tempo na empresa
Horas diárias de trabalho
Compatibilidade do cargo com a
função
E1 Analista de
custos Administração de empresas
Superior a 5 anos
8 horas não
E2 Auxiliar de
contabilidade
Estudante de ciências
contábeis 2 anos 8 horas
Sim com ressalvas
E3 Controller Administração de empresas e
direito 2 anos 8 horas sim
E4 Analista de qualidade
11 anos 6 horas sim
E5
Contador
Ciências contábeis, pós graduado em
controladoria e
3 anos 8 horas sim
4 Beneficiários diretos e seus familiares; beneficiários indiretos, colegas dos beneficiários e de seus
familiares, população da região em que a instituição atua; colaboradores e doadores; funcionários,
diretoria, voluntários e conselheiros; empresas da região; empresas parceiras e seus funcionários;
fornecedores e seus funcionários; governo (nas três esferas) e órgãos públicos; outras organizações civis.
Acesso em 17/04/2013. Disponível em: www.funtec.org.br. Stakeholders. Afinal o que é isso? Márcio
Zeppelini. Revista Filantropia – Online – nº 82.
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finanças .
E6 Gerente
administrativo e financeiro
22 anos 8 horas sim
Quadro 1 – Análise demográfica / ocupacional dos entrevistados. Fonte: Base de dados da pesquisa (2013).
Conforme disposição no Quadro 1 nota-se correspondência da formação
acadêmica dos entrevistados com o cargo em que ocupam. O tempo de
trabalho de cada entrevistado excedeu a dois anos na empresa, fato que
permitiu maior confiança nas informações coletadas. Já em relação a
compatibilidade do cargo em que atuam com a função exercida, com exceção
do respondente E1 todos dizem compatíveis com a atividade em que realizam.
4.3 Controles gerenciais
Visando compor os objetivos desta pesquisa acerca dos quatro estágios do
modelo de Kaplan e Cooper (1998) os respondentes foram abordados em
questões da rotina gerencial pertinentes ao departamento de contabilidade no
contexto da organização.
Considerando a proposição de Silva et al. (2011) onde no desenvolvimento de
cada estágio se observa a automatização das rotinas de trabalho, sobre esta
questão, em abordagem aos participantes desta pesquisa quando
questionados sobre a utilização de escrituração manual no departamento, os
respondentes E5 e E6 apontaram que na área fiscal a escrituração ainda não
está informatizada. Já quando abordados sobre a integração dos sistemas na
gestão da contabilidade, apenas o respondente E6 informou a necessidade de
integração do sistema fiscal. Este aspecto sinaliza a necessidade de uma maior
informatização do sistema fiscal diante dos demais.
A distinção de três maneiras na preparação dos relatórios dos controles
gerenciais foram abordadas nesta pesquisa, a saber: elaborados manualmente,
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elaborados a partir de informações do sistema informatizado e elaborados ou
emitidos pelo sistema integrado. De acordo com os relatos existe
predominância de integração dos sistemas na rotina do departamento de
contabilidade, bem como em relação ao controle operacional, onde a maioria
dos respondentes indicou que o departamento de contabilidade da empresa
possui controle interno implantado, assim sobre conjuntura de acordo com
Alberton, Limongi e Kruger (2004), a manutenção do controle em alinhamento
ao sistema de informação vem permitindo um adequado planejamento da
organização em meio aos incrementos tecnológicos necessários a realização
das tarefas na área contábil.
Quando argüidos sobre a freqüência de utilização de recursos como suporte
para tomada de decisões, os respondentes em sua totalidade assinalaram os
relatórios informatizados e os relatórios integrados como os recursos mais
utilizados, seguidos do banco de dados da empresa e consultas a internet,
onde 5 dos 6 respondentes percebem sua utilização mais freqüente. Tais
resultados evidenciam a busca de informações mais precisas diante da tomada
de decisão, assim a integração dos sistemas associados a outras fontes de
consulta possibilita de conforme apontam Bordin e Saraiva (2005) maior
agilidade, qualidade e fidedignidade das informações que são considerados
como elementos fundamentais para seguridade da vantagem competitiva na
empresa.
Em relação ao sistema de controle gerencial presente na empresa, 4 dos seis
respondentes informam a sua utilização mais freqüente, mesmo quantitativo
dos respondentes utilizam dados de planilhas de Excel de maneira freqüente
para a tomada de decisões. Os dados externos como pesquisas de mercado e
ações dos concorrentes, assim como idéias e influencias de clientes e
funcionários apresentaram séries bimodais como pouco utilizados e muito
utilizados. Por fim a intuição nesta pesquisa foi o elemento de menos
importância para a tomada de decisão.
4.4 Características do controle interno
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Diversos aspectos concernentes ao controle interno foram levantados com a
finalidade de verificar a aproximação do departamento de contabilidade aos
estágios do modelo de Kaplan e Cooper (1998). Nesse sentido foi aplicado um
questionário contendo 24 questões onde foram classificadas as escalas
consideradas como predominantes de acordo com a maioria das respostas.
Nunca Raramente Frequentemente Sempre 1 2 3 4
Figura 1 – Escala utilizada para as variáveis do bloco C Fonte: Questionário da pesquisa adaptado de Rocha (2009) e Silva et al., (2011).
Pela escala 4, foram consideradas dez questões que se enquadraram nos
critérios que sempre acontecem na rotina do departamento, consolidando
assim o estágio IV do modelo de Kaplan e Cooper (1998).
De acordo com as respostas obtidas pelo questionário constatou-se que os
dados do sistema informatizado são utilizados intensivamente, dessa forma as
informações gerenciais são elaboradas a partir dos dados do sistema
integrado, onde os relatórios financeiros são gerados automaticamente pelos
sistemas. Nesse sentido Padoveze (2004), assinala a necessidade de
constantes avaliações sobre os sistemas de controle gerencial e financeiro de
modo que sejam acompanhados de freqüentes ajustes que porventura sejam
necessários.
Ainda de acordo com a escala 4, os relatórios financeiros apresentam
detalhadamente as contas de resultados: Receitas, Despesas e Custos. Em
conseqüência é responsabilidade do departamento de contabilidade alocar
todos os custos a centro de custos individualizados por departamento, bem
como as receitas permitindo assim uma análise de resultado dos centros de
lucros. Já o fechamento dos relatórios gerenciais possui freqüência mensal.
Alem de existir um controle de custo individualizado por área de forma a
mensurar a rentabilidade por departamento, conforme os dados coletados é
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realizado um controle do material de escritório utilizado na execução das
rotinas diárias. Assim a composição do quarto estágio do modelo de Kaplan e
Cooper (1998) também está presente no controle de custos da empresa
pesquisada.
Em resultados intercalados pelas escalas 3 e 4, ficou constatado que o
departamento utiliza informações gerenciais para a tomada de decisões, já os
dados existentes nos sistemas informatizados atendem aos requisitos legais
onde cumpre os padrões necessários para a realização de auditoria interna.
Nesta mesma classificação está enquadrada como item, a utilização de
relatórios financeiros para a tomada de decisão, já em relação aos critérios
para a alocação de custos são os mesmos para todos os departamentos.
Em relação aos dados contidos na escala 3, nota-se que na rotina do
departamento são freqüentes a elaboração de planilhas de controles, onde os
sistemas de controle gerenciais são adequados a geração de relatórios
financeiros. Também é freqüente o controle das informações de custos em
planilhas ou sistemas independentes não integrados.
Pela escala 3 constata-se ainda imediatismo para a solução dos problemas
ocasionados por erros ou falhas no processo de escrituração fiscal, pessoal e
contábil. Pelas respostas obtidas o planejamento estratégico mantêm em
freqüência uma sistemática atualizada frente a rotina do departamento de
contabilidade, fazendo o devidos controles orçamentários onde as informações
dispostas no sistema são utilizadas para a avaliação dos desempenhos
operacional e estratégico concomitantemente.
Acerca destas observações a empresa objeto da pesquisa diminui os riscos de
perda de produtividade, onde Lima e Silva (2007) explanam sobre a
importância do controle gerencial pautado sobre os resultados, de maneira a
suprimir a freqüência de erros na rotina contábil. Poucos itens se enquadraram
nas escalas 1 e 2 respectivamente onde informam não apresentar muitos erros
nas informações gerenciais disponíveis nas planilhas de controles. Já em
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relação aos dados disponíveis nos sistemas informatizados são considerados
confiáveis pois nunca ou raramente sofrem variações.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Apesar do pequeno número de respondentes nesta pesquisa, pela abordagem
qualitativa dos dados, foi possível investigar o gerenciamento e o controle do
departamento de contabilidade. Foi pautado, portanto a alocação das
características profissionais dos seus colaboradores, apresentando
correspondência da formação acadêmica dos entrevistados com o cargo em
que ocupam.
Em um estágio de amadurecimento mais avançado, a empresa objeto de
análise desta pesquisa considera as atividades informatizadas no
departamento de contabilidade como requisito crucial para o seu desempenho
operacional e estratégico. Para tal verificação foi necessária a análise dos
controles gerenciais existentes no departamento, bem como as características
presentes no seu controle interno.
Pela rotina gerencial ficou evidenciada maior necessidade de integração do
sistema de informações fiscais diante dos demais sistemas. A importância da
integração completa dos sistemas ficou assinalada pela totalidade das
respostas com freqüência de utilização dos relatórios informatizados, assim
como pelos relatórios integrados.
Pelas características pesquisadas em relação ao controle interno foram
levantados diversos aspectos visando à aproximação do departamento de
contabilidade aos estágios do modelo de Kaplan e Cooper (1998). As
responsabilidades do setor dentro da empresa objeto desta pesquisa vão além
da apresentação dos relatórios de despesas detalhadas, pois participam
efetivamente dos controles operacionais e estratégicos dada a alocação dos
custos e produção de análise de resultados aos centros de lucros com
freqüência mensal.
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Apesar da parte fiscal ainda ser realizada de forma manual, o estágio IV do
modelo de Kaplan e Cooper, k4 foi constatado no departamento de
contabilidade da empresa objeto desta pesquisa pela geração automática dos
relatórios financeiros, onde em tendência visa integrar os controles gerenciais
das áreas administrativa, financeira, contábil, fiscal e pessoal. Outra evidencia
do quarto estágio do modelo se verifica pela busca em aprimorar os sistemas
de informações gerenciais de maneira que ofereça informações fidedignas pela
eficiência dos controles informatizados.
A utilização do modelo de quatro estágios de Kaplan e Cooper (1998) se
configura como um importante balizador da eficiência das empresas através
informatização dos seus controles. Assim considerando a complexidade das
informações a serem prestadas em um mercado cada vez mais concorrencial,
sugere-se que este instrumento seja aplicado as diversas empresas de outros
segmentos, levantando os seus pontos fortes e fracos de forma a tangenciar
seu desempenho relacionando-os também aos fatores externos.
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