Sistema de Gestão Arquivística de Documentos · Assessoria de Informática Rua Quirino de...

Assessoria de Informática Rua Quirino de Andrade, 215 - 5º andar - CEP 01419-901 - São Paulo, SP

SIGAD Sistema de Gestão Arquivística de Documentos

MANUAL OPERACIONAL Usuário STCOM

Versão 1.1

2013


Sumário OBJETIVOS DO SISTEMA............................... ..........................................................1

GLOSSÁRIO.......................................... .....................................................................2

1. PERFIL DE USUÁRIO 1.1. Perfil de Usuário MASTER...................... ........................................................4 1.2. Perfil de Usuário VALIDADOR................... .....................................................4 1.3. Perfil de Usuário GESTOR...................... ........................................................4 1.4. Perfil de Usuário TRÂMITE ..................... ........................................................4 1.5. Perfil de Usuário STCOM ....................... .........................................................4 1.6. Perfil de Usuário CONSULTA .................... .....................................................4

2. ACESSO AO SISTEMA 2.1. Solicitação Para Alterar o Perfil de Usuário.. ................................................5 2.2. Validador Atende Solicitação de Alteração de P erfil de Usuário ................6 2.3. Autorizar e Definir Nível de Acesso na Área de Lota ção/Atuação do Usuário .....8 2.4. Sistema de Validação de Usuários - Opção Manut enção ............................8

3. COMPONENTES DAS TELAS DO SISTEMA 3.1. Cabeçalho ..................................... .................................................................10 3.2. Barra de Menu................................. ...............................................................10 3.3. Painel "Filtrar por".......................... ...............................................................10 3.4. Lista de Itens ................................ .................................................................11

4. SITUAÇÃO E STATUS DOS DOCUMENTOS 4.1. Situação do Documento ......................... ......................................................12 4.2. Status do Documento ........................... ........................................................13

5. TELAS DO SISTEMA 5.1. Detalhes do Documento ......................... ......................................................14 5.2. Home ou Página Inicial ........................ .........................................................15 5.3. Sistema Bloqueado ............................. ..........................................................16 5.4. Caixa de Entrada .............................. .............................................................17 5.5. Caixa de Saída ................................ ...............................................................18 5.6. Área de Trabalho .............................. .............................................................20 5.7. Pesquisa...................................... ...................................................................22 5.8. Cadastro

5.8.1. Documento Avulso ............................ .....................................................23 5.8.2. ProcessoExpediente.......................... .....................................................23

5.9. Comunicações 5.9.1. Protocolo ................................... ..............................................................24 5.9.2. Autuação de P/E............................. .........................................................24 5.9.3. Impressão de Capas .......................... .....................................................24 5.9.4. Postagem de Documento ....................... ................................................24

5.10. Malote 5.10.1. Enviar ..................................... ................................................................25 5.10.2. Receber.................................... ..............................................................26

5.11. Solicitação 5.11.1. Autuação de Processo/Expediente............ .............................................27


5.12.1. Configurações 5.12.1. Tipo de Documento.......................... .....................................................28 5.12.2. Classificação e Temporalidade.............. ..............................................28 5.12.3. Grupo de Trabalho .......................... ......................................................28 5.12.4. Autorização de Usuários .................... ..................................................28 5.12.5. Interessado Exteno ......................... ......................................................28 5.12.6. Parâmetros do Sistema ...................... ..................................................28 5.12.7. Lotações ................................... .............................................................29

5.13. Relatórios................................... ..................................................................30 5.13.1.Controle de Malote 5.13.2. Despesas de Correio 5.13.3. Documentos Arquivados na Área 5.13.4. Documentos Desentranhados 5.13.5. Histórico dos Trâmites Internos 5.13.6. Processos Encerrados na Unidade 5.13.7. Processos/Expedientes Autuados na Unidade 5.13.8. Relação de Remessa 5.13.9. Termo de Abertura e Encerramento

Assessoria de Informática Rua Quirino de Andrade, 215 - 5º andar - CEP 01419-901 - São Paulo, SP 1

Objetivos do Sistema O SIGAD - Sistema de Gestão Arquivística de Documentos tem como objetivos principais:

• Integrar os sistemas de protocolo de todas as unidades e padronizar as informações gerenciadas em toda a Unesp.

• Permitir a gestão de processos e expedientes desde a sua autuação até o seu arquivamento permanente ou descarte.

• Permitir a gestão de documentos avulsos internos à Unesp desde a sua criação até a sua incorporação em processos / expedientes, arquivamento ou descarte.

• Permitir a gestão de documentos avulsos externos à Unesp (alunos, fornecedores, etc) desde a sua recepção (protocolo) até a sua incorporação em um processo / expediente, arquivamento ou descarte.

• Permitir a gestão do andamento dos documentos / processos / expedientes e seus respectivos volumes entre as diversas Unidades da Unesp e respectivas Áreas Administrativas e Acadêmicas.

• Permitir o rastreamento dos documentos desde sua origem até seu arquivamento permanente ou descarte.

• Eliminar a duplicidade de trabalho do Setor de Protocolo e Expedição da Reitoria e das Seções Técnicas de Comunicação.

• Agregar funcionalidades relacionadas às atividades das Seções de Técnicas de Comunicações das Unidades e o Setor de Protocolo e Expedição da Reitoria que visam padronizar procedimentos.

A atual versão foi desenvolvida visando possibilitar a gestão de documentos convencionais ou em formato não digital, tais como os registrados em papel. Um documento digital corresponde à informação codificada em dígitos binários e acessíveis por meio de sistema computacional. Uma futura versão poderá contemplar a gestão de documentos digitais prevendo a sua captura, armazenamento, apresentação e gerenciamento.


Glossário Anexo Documento reunido a outro no trâmite em que foi indicado.

Assunto Descrição sucinta e concisa do conteúdo ou objeto de que trata o documento produzido ou recebido.

Destinatário Sigla da Unidade/Órgão Unesp ou nome da pessoa física ou jurídica, para a qual o documento foi encaminhado.

Identificador Identificação atribuída ao documento no ato do seu registro no sistema.

Remetente Sigla da Unidade/Órgão Unesp e do usuário, que enviou o documento.

Unidade Administrativa (UA) Compreende todas as áreas administrativas e acadêmicas da Reitoria, das Unidades Universitárias, Complementares, Auxiliares e Campus Experimentais que compõem a Unesp.

Grupo de Trabalho (GT) Para efeito do Sistema, compreendem os Comitês, Comissões, Grupos, e afins, subordinados a órgãos internos da Unesp, criados para atender objetivos específicos e que não constam da estrutura organizacional formal da Unesp.

Interessado Nome do Órgão Unesp, Funcionário, Aluno, Pessoa Física ou Jurídica (externas), que se caracterizem como diretamente interessados na condução do assunto objeto do documento.

Documento Avulso É o documento que não esta compreendido dentro de um processo ou expediente, tratando-se de ofícios, circulares, memorandos, convites, cartas, mensagens, formulários e outros.

Juntada de Documento Ato de anexar formalmente um documento ou folha contendo informações, despachos, etc a um Processo, Expediente ou outro Documento Avulso.

UA/GT de Procedência Corresponde a UA/GT de qualquer das Unidades da Unesp que produziu o documento (Processo/Expediente/Documento Avulso) que esta sendo registrado no sistema.

UA/GT de Cadastro Corresponde a UA/GT de qualquer das Unidades da Unesp que está registrando o recebimento de um documento (Processo/Expediente/Documento Avulso) que NÃO foi produzido pela área do usuário logado ou por qualquer outro órgão da Unesp.

Documento Principal Corresponde a Processo, Expediente ou Documento Avulso, produzido ou recebido, que após o cadastro e protocolo no sistema é encaminhado isoladamente a um órgão da Unesp, podendo receber a juntada de outro(s) documento(s) avulso(s). Nota: Para protocolo, ver definição de Protocolar.


Protocolar Registrar a entrada de documento no sistema atribuindo-se um número de identificação, nome ou sigla da unidade e data. Inicialmente, somente os tipos de documento CIRCULAR, MEMORANDO, OFÍCIO, OFÍCIO CIRCULAR e REQUERIMENTO serão protocolados pela Área de Comunicações da Unidade. Somente documentos protocolados dos tipos acima poderão tramitar como documento principal (ou isoladamente) pelas Unidades da Unesp. Os demais tipos, incluindo os tipos acima, poderão ser juntados a Documento Avulso protocolado ou a um Processo/Expediente. São dispensados de protocolo: - Processo e Expediente; - Qualquer tipo de documento avulso que for juntado a um Processo, Expediente ou a

outro Documento Avulso Protocolado; - Os tipos de documento indicados acima desde que encaminhados a Externo (Pessoa

Física ou Jurídica), Em Mãos ou Via Correios.

Caixa de Entrada Lista os documentos que foram encaminhados para a área do usuário e que estão pendentes de recebimento.

Caixa de Saída Lista os documentos que foram encaminhados pela área do usuário logado e que estão aguardando a geração de relação de remessa para serem encaminhados ou estão pendentes do recebimento pelo destinatário (Órgão Unesp ou Externo) ou aguardando procedimento de envio, Via Correios, pela STCOM local.

Área de Trabalho Lista os documentos que foram produzidos ou recebidos e que ainda se encontram na área do usuário. A Sigla das Unidades e das Áreas Administrativas e Acadêmicas é utilizada nas telas do sistema em substituição ao nome completo para reduzir o tamanho da coluna correspondente e permitir a inclusão de outras informações. O sistema oferece a descrição da Unidade e da Área pousando o cursor do mouse sobre a respectiva sigla.

Forma de Envio Corresponde à indicação de como o documento foi encaminhado para o Destino indicado no trâmite, conforme descrito a seguir: • Em Mãos : para entrega por portador autorizado pelo remetente.

Nota: No trâmite Em Mãos com destino Na Unidade do usuário ou para Outra Unidade da Unesp, a Relação de Remessa é opcional. Com destino Externo a Unesp, a Relação de Remessa é obrigatória. Trâmite Em Mãos fica imediatamente disponível para recebimento.

• Via Malote : para entrega em Outra Unidade da Unesp, através do Serviço de Malotes dos Correios centralizado na STCOM da Unidade ou Na Unidade por malote local (no caso de UA/GT muito distante da área remetente). Nota: No trâmite Via Malote, a Relação de Remessa é obrigatória.

• Via Correios : para entrega do documento a destino Externo a Unesp utilizando o Serviço de Postagem dos Correios através da STCOM da Unidade. Nota: No trâmite Via Correios, a Relação de Remessa não é obrigatória.

Volume de Documento Por convenção interna ao sistema, todos os documentos são tratados como VOLUME. Portanto, um Memorando, uma Carta, um Parecer, uma Ata, etc, são tratados como um Volume. Os Processos ou Expedientes poderão ter vários volumes.


1. PERFIL DE USUÁRIO Um perfil define as permissões ou funcionalidades que estarão disponíveis aos usuários do sistema. Os perfis disponíveis para o SIGAD estão descritos abaixo:

1.1. Perfil de Usuário MASTER O perfil MASTER define o usuário responsável pelo cadastramento dos usuários que atuarão no SIGAD utilizando o perfil VALIDADOR, descrito abaixo. O perfil Master é pertinente ao Portal de Sistemas e atribuído pela área de TI (Tecnologia da Informação) da Unesp, atendendo designação da área responsável pelo sistema.

1.2. Perfil de Usuário VALIDADOR O perfil VALIDADOR define o usuário responsável por receber as solicitações de acesso ao SIGAD encaminhadas pelos funcionários da sua unidade de lotação ou unidade local, através do Portal de Sistemas da Unesp. O perfil Validador é pertinente ao Portal de Sistemas e atribuído pelo Usuário Master do SIGAD. Somente funcionários das Áreas de Comunicações da Unesp poderão ser designados no perfil de Validador.

1.3. Perfil de Usuário GESTOR O perfil GESTOR define o usuário com acesso a todas as funcionalidades disponíveis no sistema, incluindo aquelas de âmbito institucional, ou seja, as que afetam todas as Áreas e Usuários do sistema simultaneamente. O perfil de Usuário GESTOR é pertinente ao SIGAD e de uso restrito. Será atribuído pela área de TI (Tecnologia da Informação) da Unesp, atendendo designação da área responsável pelo sistema.

1.4. Perfil de Usuário TRÂMITE O perfil TRÂMITE é pertinente ao SIGAD e atribuído pelo Validador, a partir de solicitação via Portal de Sistemas, aos funcionários que irão atuar junto ao SIGAD, nas diversas Unidades Administrativas (UA) da Unesp com permissão para receber, juntar e tramitar os documentos criados e/ou recebidos pelas respectivas unidades nas quais estão autorizados a atuar pelo SIGAD, bem como as demais funcionalidades, definidas no sistema, pertinentes a uma UA. Uma vez autorizado, um usuário com perfil TRÂMITE poderá atuar em mais de uma UA no sistema.

1.5. Perfil de Usuário STCOM O perfil STCOM é pertinente ao SIGAD e atribuído pelo Validador, a partir de solicitação, via Portal de Sistemas, dos funcionários que atuam nas Seções Técnicas de Comunicações (STCOM) e na Seção de Protocolo e Expedição da Reitoria. Alem das funcionalidades relativas ao perfil TRÂMITE, os usuários STCOM terão acesso às funcionalidades específicas das Áreas de Comunicações, tais como: Menu Comunicações, Menu Malote, Menu Configurações, etc.

1.6. Perfil de Usuário CONSULTA Todo funcionário com login no Portal de Sistemas da Unesp terá acesso ao SIGAD para a Consulta de Documentos. Se for do interesse de seu superior imediato poderá visualizar os documentos que lhe foram encaminhados e Registrar o Trâmite Interno. Para isso deverá acessar o Portal de Sistemas e solicitar acesso ao SIGAD. Em seguida um usuário STCOM de sua Unidade deverá validar seu perfil CONSULTA e autorizá-lo em sua UA/GT de lotação com o nível de acesso Somente Trâmite Interno.


2. ACESSO AO SISTEMA O acesso ao sistema deve ser realizado através do Portal de Sistemas da Unesp, conforme descrito a seguir.

Pré-requisito : estar inscrito no Cadastro de Funcionários da Unesp e possuir um Login de acesso. Se não possuir, ao acessar o Portal de Sistemas clicar na opção Criar login de acesso , e seguir as instruções para criar um login.

De posse do login, deverá retornar ao Portal de Sistemas e efetuar o Login de Acesso, informando Usuário e Senha. Em seguida, receberá a tela Sistemas da Unesp , conforme segue:

Na tela acima, cabe ao usuário selecionar Categoria, Unidade e Sistema: SIGAD - Sistema de Gestão Arquivística de Documentos e clicar no botão <ACESSAR> para receber a tela HOME (Página Inicial) do SIGAD, descrita no item 5.2.

2.1. Solicitação para Alterar o Perfil de Usuário

Inicialmente, todo usuário tem permissão de acesso ao SIGAD para Consulta de Documentos, conforme descrito no item 1.6 acima. Por determinação de seu superior imediato poderá visualizar os documentos que lhe foram encaminhados e registrar o Trâmite Interno. Para isso deverá seguir os passos a seguir. A alteração do perfil de usuário deve seguir os seguintes passos.

O usuário deve acessar o Portal de Sistemas e na tela Sistemas da Unesp , clicar na aba Solicitar Sistemas , resultando na tela a seguir:


Na tela acima, deverá informar a Categoria, a Unidade e o Sistema (SIGAD – SISTEMA DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS) e clicar no botão <SALVAR>. Nota : Para cada Categoria e Unidade a lista de sistemas poderá sofrer alteração.

Uma mensagem confirmando a solicitação é exibida na tela e um e-mail é enviado ao Validador da sua Unidade, que deverá analisar a solicitação, consultar a chefia da área de lotação do usuário solicitante e autorizar ou não o acesso com um dos perfis disponíveis: CONSULTA, TRÂMITE ou STCOM.

Cabe ao usuário aguardar mensagem do Validador Local, que será enviada no e-mail do Usuário solicitante (informado na tela acima), autorizando o acesso ao sistema com o perfil adequado.

2.2. Validador Atende Solicitação de Alteração de P erfil de Usuário

Após o usuário solicitante proceder como indicado no item anterior, o Validador Local do sistema recebe mensagem informando da solicitação de acesso ao sistema.

Cabe ao usuário Validador Local acessar o Portal de Sistemas, se logar e na tela abaixo, no campo Sistema, selecionar “SISTEMA DE APROVAÇÃO - VALIDADOR SISTEMA” e clicar no botão <ACESSAR>.


Em seguida, será enviada a tela “Menu Principal” do Sistema de Validação de Usuários do Portal de Sistemas da Unesp: Ao clicar em Solicitações , o Validador recebe a tela abaixo onde deve clicar em SIM para aprovar um dos perfis e NÃO para não aprovar todos os demais perfis. Se não agir dessa forma, os perfis não avaliados ficarão pendentes. Após avaliar e aprovar o perfil correspondente e negar os demais, o sistema de validação envia mensagem abaixo.


2.3. Autorizar e Definir Nível de Acesso na Área de Lotação/Atuação do Usuário

Após atribuir o perfil do usuário, cabe ao Validador se logar no SIGAD e utilizar o Menu Configurações, Opção Autorização de Usuários para autorizar o usuário a atuar na sua área de lotação/atuação utilizando os seguintes Níveis de Acesso:

Perfil do

Usuário TOTAL

STCOM X - -

TRÂMITE X X -

CONSULTA - - X

Nível de acesso TOTAL: Libera todas as funcionalidades de acordo com o perfil: STCOM e TRÂMITE. Não se aplica ao perfil CONSULTA.

Nível de acesso SOMENTE DOCUMENTOS: Para autorizar Usuário perfil TRÂMITE a registrar documento por outra área. Não permite acessar a Caixa de Entrada/Caixa de Saída/Área de Trabalho da outra Área. Ex.: A Seção de Compras (SC) esta autorizada a produzir Ofício pela Divisão de Administração (DA). Assim, por determinação do superior imediato, o funcionário Alberto (SC) terá nível de Acesso SOMENTE DOCUMENTOS na DA para registrar os ofícios produzidos pela SC em nome da DA. Nota : O Ofício DA deverá ser assinado pelo responsável da DA.

Nível de acesso SOMENTE TRÂMITE INTERNO: Para autorizar Usuário perfil CONSULTA a acessar a Área de Trabalho a fim de visualizar os documentos que lhe foram encaminhados e poder registrar o Trâmite Interno. O usuário verá apenas os documentos em que aparece como Usuário Atual. Não tem efeito nos demais perfis.

2.4. Sistema de Validação de Usuários - Opção Manut enção

Após a primeira validação de perfil junto ao Portal de Sistemas, as próximas alterações no perfil de um usuário poderão ser realizadas, pelo Usuário Validador, através do SISTEMA DE APROVAÇÃO - VALIDADOR SISTEMA, utilizando a opção Manutenção , onde será possível visualizar o perfil dos usuários do SIGAD de sua Unidade, e habilitar ou desabilitar o perfil de qualquer dos referidos usuários, conforme telas a seguir:

Tela para a Localização dos Usuários

Nível de Acesso na Área Somente Documentos

Somente Trâmite Interno


Tela com a Lista dos Usuários do Sistema Tela com os Perfis de um dos usuários selecionado pelo Validador para o qual poderá Habilitar (Aprovar ) ou Desabilitar (Cancelar ) perfis.


3. COMPONENTES DAS TELAS DO SISTEMA As telas do sistema se dividem em 4 partes, indicadas e descritas abaixo: - Cabeçalho - Barra de Menu - Painel "Filtrar Por" - Lista de Itens

3.1. Cabeçalho

Composto por 5 (cinco) itens:

• Sigla do sistema: SIGAD

• Unidade Nome da Unidade Universitária escolhida pelo usuário ao entrar no sistema.

• Usuário Nome do usuário que esta conectado no sistema.

• Cronômetro Regressivo Ao entrar no sistema, o cronômetro inicia a contagem regressiva a partir de 30 (trinta minutos). A contagem reinicia a cada movimentação do mouse. Ao final dos 30 minutos, sem movimentação, a conexão é encerrada e a tela de ACESSO AOS SISTEMAS da Unesp é exibida.

• Botão “Sair” A qualquer momento, ao clicar em Sair, a conexão é encerrada e a tela de ACESSO AOS SISTEMAS da Unesp é exibida novamente.

3.2. Barra de Menu

Localizada abaixo do cabeçalho, apresenta as opções de acordo com o perfil do usuário conectado.

3.3. Painel "Filtrar por" O painel "Filtrar por" é apresentado em várias telas, logo abaixo do cabeçalho. Seu objetivo é permitir a seleção dos documentos a partir dos campos disponíveis no painel.

Os campos podem ser utilizados isoladamente ou em conjunto. A utilização de mais campos contribui para o refinamento da pesquisa, reduzindo o número de documentos apresentados no painel "Lista de Itens", descrito a seguir. O botão <PESQUISAR> aciona a execução da pesquisa a partir dos campos indicados e o botão <LIMPAR FILTRO> reinicia os campos do painel "Filtrar por" e reinicia a Lista de Itens.


3.4. Lista de Itens

Lista ou tabela com os itens que resultaram de pesquisa realizada pelo sistema (como ao entrar na tela Caixa de Saída) ou que resultaram da pesquisa realizada por solicitação do usuário a partir do painel "Filtrar por", descrito acima. Na tela acima, o usuário poderá alterar o número de itens exibidos, clicando no ícone

e selecionando uma das opções disponíveis. Aumentando o número de itens por página, a quantidade de páginas a serem exibidas será reduzida. Poderá rolar as páginas, avançando ou retrocedendo, clicando nos botões com as setas

.

As colunas que apresentam o ícone ao lado , indicam que os dados daquela coluna podem ser classificados em ordem crescente ou decrescente, ao se clicar sobre o referido ícone.

As caixas de verificação ou Checkbox que aparecem como última coluna da tabela e no final da linha de cada item permitem a seleção de todos, de um ou de vários itens, sobre os quais ocorrerá a ação definida no botão existente abaixo das referidas caixas, por ex.:

OU .

Em algumas telas o botão permite ao usuário, a qualquer momento, atualizar os dados listados na Lista de Itens.

Nas telas com a coluna Ações , para cada item ou documento da lista são exibidos um ou mais ícones que permitem a execução de procedimentos específicos para o referido item. Ao pousar o mouse sobre os ícones, o sistema exibe o nome da funcionalidade atribuída ao mesmo, tais como:

Reverter, Detalhes, Editar, etc.

Ao lado de alguns campos aparece o ícone . Ao pousar o ponteiro do mouse sobre o ícone o sistema exibe texto explicativo sobre o preenchimento ou comportamento do

campo a que se refere, por ex.: .


4. SITUAÇÃO E STATUS DOS DOCUMENTOS À medida que os documentos são cadastrados no sistema, recebem a juntada de documentos, são enviados para outras áreas da Unesp, etc, tem a sua Situação e seu Status atualizados automaticamente pelo sistema.

O Status e a Situação dos documentos são apresentados nas seguintes telas: - Detalhes do Documento - Caixa de Entrada - Caixa de Saída - Pesquisa

4.1. Situação do Documento

A Situação indica a condição do documento - Processo, Expediente ou Documento Avulso (P/E/DA), podendo assumir os tipos abaixo:

- VOLUME ATIVO Aplica-se a todos os documentos: P/E/DA. Atribuída pelo sistema quando do cadastramento de um Documento Avulso ou Autuação de um Processo/Expediente. Indica que o documento não foi encerrado ou descartado.

- VOLUME ENCERRADO Aplica-se aos volumes de P/E/DA. Atribuída pelo sistema quando o usuário informa o encerramento de um Documento Avulso ou ocorre a autuação de um novo Volume de um Processo ou Expediente. Indica que o documento foi encerrado. A partir da data de encerramento, tem início a contagem dos prazos de Guarda ou Descarte definidos no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade. Um DA ou Volume de P/E encerrado não pode receber a juntada de documentos. Um DA ou Volume de P/E encerrado pode ter documentos desentranhados pela sua Área de Comunicações de Procedência.

- PROCESSO ENCERRADO Aplica-se apenas aos Processos. Um Expediente é incorporado ao Processo que esta vinculado. Atribuído pelo sistema quando o último volume de um Processo é encerrado. A partir da data de encerramento, tem início a contagem dos prazos de Guarda ou Descarte definidos no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade. Um Processo encerrado não pode receber a juntada de documentos. Um Processo encerrado pode ter documentos desentranhados pela sua Área de Comunicações de Procedência.

- VOLUME JUNTADO Aplica-se apenas aos Documentos Avulsos (DA) que são juntados a P/E/DA protocolado. Atribuído pelo sistema quando o DA é juntado a um P/E/DA protocolado. Um volume juntado a P/E só pode ser desentranhado pela Área de Comunicações de Procedência do P/E. Um volume juntado a um DA protocolado só pode ser desentranhado pela Área de Comunicações de Procedência do DA.


- VOLUME INCORPORADO Aplica-se a Processo ou Expediente (P/E) que é incorporado a outro Processo. Atribuído pelo sistema quando ocorre a Incorporação de P/E mais novo em outro Processo mais antigo ou a Reautuação de um Processo. Uma vez incorporado, o P/E incorporado não pode voltar a situação anterior.

- VOLUME DESCARTADO Aplica-se apenas aos documentos descartados. Atribuído pelo sistema quando um documento (P/E/DA) é descartado.

4.2. Status do Documento O Status indica o que esta ocorrendo com o documento (P/E/DA), podendo assumir um dos tipos abaixo:

- AGUARDANDO PROVIDÊNCIAS Atribuído pelo sistema aos documentos que, logo após o seu cadastro, não recebem um trâmite e permanecem na Área de Trabalho da área de cadastro.

- NA ÁREA DE TRABALHO Atribuído pelo sistema para indicar os documentos que foram cadastrados, encaminhados e recebidos pela área de destino e estão em sua Área de Trabalho aguardando providências.

- EM TRÂMITE Atribuído pelo sistema aos documentos que estão na Unidade da área destinatária aguardando o recebimento pelo(s) usuário(s) daquela área.

- PENDENTE MALOTE Atribuído pelo sistema ao documento que esta aguardando o envio por malote a outras Unidades da Unesp.

- PENDENTE RELAÇÃO DE REMESSA Atribuído pelo sistema ao documento cujo trâmite teve assinalada, pelo remetente, a opção de geração da Relação de Remessa ou quando o trâmite requer geração obrigatória da Relação de Remessa.

- PENDENTE STCOM Atribuído pelo sistema ao documento cujo destino for Externo e a forma de envio for “Via Correios”. Assim que a Área de Comunicações registrar os dados da postagem do documento, a sua Situação muda para "Volume Encerrado" e o Status para "Correio". Em se tratando de P/E, a situação permanece inalterada.

- PENDENTE RECEBIDO EXTERNO Atribuído pelo sistema ao documento enviado a Externo e "Em mãos" que esta aguardando a indicação, pela área remetente, da data que o documento foi recebido pelo destinatário Externo. Ao ser informada, o documento avulso passa a Situação de "Volume Encerrado" o Status para "Externo" e o documento sai da Caixa de Saída da área remetente. Em se tratando de P/E, a situação permanece inalterada.

- EXTERNO Atribuído pelo sistema ao documento que foi enviado para Pessoa Física ou Jurídica externa a Unesp, pela forma de envio "Em mãos".

- CORREIO Atribuído pelo sistema ao documento que foi enviado para Pessoa Física ou Jurídica externa a Unesp, pela forma de envio "Via Correios".

- ARQUIVADO Atribuído pelo sistema ao documento com registro de arquivamento na área.


5. TELAS DO SISTEMA

5.1. Detalhes do Documento

É exibida a partir do ícone "Detalhes", que o sistema oferece em várias telas na coluna Ações . A tela apresenta em 3 (três) abas, os Dados de referência, os documentos Juntados e os Trâmites do documento a que se refere, divididos em abas de mesmo nome, conforme abaixo:


5.2. HOME ou Página Inicial

É a tela de entrada no SIGAD. Contém informação atualizada sobre os documentos que estão na Caixa de Entrada e na Área de Trabalho da área do usuário logado:

Avisos - Informa a quantidade total de documentos a receber na Caixa de Entrada. - Informa a quantidade de documentos aguardando providências na Área de Trabalho

Pendências Aviso sobre a existência documentos com tempo de envio acima de 3 dias, para documentos “Em Trâmite”, ou acima de 5 dias, para documentos “Pendentes de Malote”, aguardando o recebimento. O Usuário deverá verificar o motivo do atraso e tomar as devidas providências para regularizar o recebimento, pois o sistema poderá bloquear o acesso as demais funcionalidades do menu, exceto a Caixa de Entrada, caso o recebimento não ocorra segundo o prazo máximo determinado pelos Gestores do sistema. Os links Caixa de Entrada e Área de Trabalho oferecem acesso às respectivas opções de menu. Nota : Para Usuário perfil CONSULTA, não são exibidos os Avisos e Pendências, pois o mesmo não tem acesso a Caixa de Entrada, Caixa de Saída e a Área de Trabalho com todos os documentos de sua área de lotação/atuação.


5.3. SISTEMA BLOQUEADO

5.3.1. Objetivo

Bloquear o acesso aos usuários autorizados de uma área a todas as opções do Menu Principal exceto o acesso à opção Caixa de Entrada, quando o prazo máximo para recebimento de qualquer um dos documentos com Status “Em Trâmite” for atingido.

5.3.2. Regras

- O prazo máximo para recebimento de documentos é definido pelos Gestores do sistema, em tela específica, afetando a todos os usuários de todas as unidades podendo ser alterada a qualquer momento, por decisão dos Gestores.

- O prazo máximo para recebimento do documento começa a contar a partir da data que o documento assume o Status “Em trâmite”.

- A demora na entrega do documento na área destinatária pode causar o bloqueio do sistema.

- Cabe ao usuário da área destinatária monitorar a coluna Status e solicitar providências junto ao remetente ou a sua Área de Comunicações para os documentos que aparecem listados em vermelho na sua Caixa de Entrada, com Status Em trâmite , conforme tela abaixo:

5.3.3. Campos, Ícones e Botões

Para acessar a Caixa de Entrada o usuário poderá clicar na opção correspondente do Menu Principal ou no link CAIXA DE ENTRADA existente na mensagem de bloqueio.


5.4. CAIXA DE ENTRADA Lista os documentos enviados para a área do usuário logado e que estão aguardando recebimento.

Regras - Qualquer usuário autorizado a receber documentos pela área poderá receber os

documentos que constam da lista apresentada.

- Somente os documentos com Status "Em trâmite" com o ícone "Receber" disponível podem ser recebidos.

- Os documentos, cuja forma de envio foi "Em mãos", após o prazo de 3 (três) dias da

data de envio serão apresentados em vermelho na lista e será liberado o ícone "Cobrar Recebimento" na Caixa de Saída da área remetente. Ao ser clicado pelo remetente, dispara e-mail solicitando o recebimento do documento pela área destinatária.

- Os documentos, cuja forma de envio foi "Via Malote", após o prazo de 5 (cinco) dias da

data de envio serão apresentados em vermelho na lista e será liberado o ícone "Cobrar Recebimento" na Caixa de Saída da área remetente. Ao ser clicado pelo remetente, dispara e-mail solicitando o recebimento do documento pela área destinatária.

Estão disponíveis as seguintes ações: 5.4.1. Receber Permite o recebimento do documento a que se refere. Após o recebimento, o documento vai para a tela Área de Trabalho. Uma vez recebido, o trâmite não pode ser revertido. 5.4.2. Detalhes Permite visualizar os Dados de Cadastro, os documentos Juntados e os Trâmites do documento. 5.4.3. Providências e Anexos Permite visualizar as informações registradas pelo remetente nos campos Providências e Anexos. 5.4.4. Recebimento simultâneo de vários documentos A última coluna, em conjunto com o botão RECEBER, permite selecionar vários documentos e recebê-los ao mesmo tempo.


5.5. CAIXA DE SAÍDA Lista os documentos (Processos, Expedientes e Documentos Avulsos) que foram encaminhados pela área do usuário logado para outras áreas da Unesp ou Externo que estão aguardando providências para o seu recebimento.

Divide-se em 2 (dois) painéis:

- Painel: Pendentes de Relação de Remessa Lista todos os documentos que estão aguardando a Geração de Relação de Remessa para serem enviados ao seu destino.

Aplica-se nas seguintes situações de Trâmite: - Envio de documentos na Unidade Com Relação de Remessa , por opção do usuário. - Envio de documentos Via Malote e - Envio de documentos a Externo - Em Mãos .

Nas situações acima, o documento será relacionado neste painel aguardando a geração de Relação de Remessa. Os documentos relacionados no painel acima, ao serem pesquisados, terão o Status “Pendente de Relação de Remessa”.

Para a geração da Relação de Remessa, cabe ao usuário utilizar a última coluna para selecionar um ou mais documentos e clicar no botão Gerar Remessa. Serão geradas Relações para os documentos selecionados, por unidade/órgão de destino. A numeração da Relação de Remessa é controlada pelo sistema, única para todas as Unidades da Unesp, reinicia a cada ano e a sua numeração não pode ser reutilizada.

Com a geração da Relação de Remessa, conforme descrito a acima, o documento passa para o painel “Documentos Enviados”.

- Painel: Documentos Enviados Lista todos os documentos que foram enviados a vários destinos, pela área do usuário logado, e que estão aguardando providências para o recebimento, conforme os seguintes Status:

. Pendente Recebido Externo Documento enviado a destinatário Externo - Em Mãos, com Relação de Remessa gerada pelo sistema que está aguardando o registro da data em que foi “Recebido” pelo destinatário.

. Pendente STCom. Documento enviado a destinatário Externo, Via Correios, que está aguardando a Área de Comunicações da Unidade da área remetente registrar os dados da Postagem do Documento.

. Pendente Malote. Documento enviado "Via Malote" e que esta aguardando os procedimentos relacionados ao envio por Malote até a recepção pela Área de Comunicações da Unidade de destino indicada no trâmite.

. Em Trâmite. Documento enviado "Em Mãos" pela área remetente ou "Via Malote" e cujo malote foi recebido pela STCOM da Unidade de Destino e o documento esta em vias de ser entregue.

Enquanto não forem recebidos pelas áreas de destino, o trâmite poderá ser revertido. Se enviado por Malote, após o envio do Malote com o documento o trâmite não poderá ser revertido. Para os documentos enviados e não recebidos pelo destinatário após o prazo de 3 dias (para envio Em Mãos) e após o prazo de 5 dias (para envio Via Malote), na coluna Ação, o sistema libera o ícone “Cobrar Recebimento” que dispara mensagem, cobrando o recebimento, para a conta de email da área de destino.


Nos painéis estão disponíveis as seguintes ações:

5.5.1. Reverter Permite reverter o trâmite. Ícone disponível enquanto a área destinatária não acusar o recebimento ou o documento enviado via Malote ainda estiver na STCOM da Unidade remetente. 5.5.2. Detalhes Permite visualizar os Dados de Cadastro, os documentos Juntados e os Trâmites do documento. 5.5.3. Providências e Anexos Permite visualizar as informações registradas pelo remetente nos campos Providências e Anexos. 5.5.4. Imprimir Relação de Remessa Disponível para os documentos encaminhados para uma área Na Unidade com Relação de Remessa, por opção do usuário, Via Malote ou a Externo - Em mãos. 5.5.5. Registrar Recebimento Externo Disponível para o documento enviado para Externo - Em Mãos. Com o retorno da Relação de Remessa assinada pelo destinatário, cabe ao usuário registrar a data do recebimento. 5.5.6. Cobrar Recebimento Disponível quando o prazo de recebimento pelo destinatário foi ultrapassado. Dispara email ao responsável pela área de destino solicitando o recebimento do documento. 5.5.7. Cobrar o recebimento simultâneo de vários do cumentos A última coluna, em conjunto com o botão COBRAR RECEBIMENTO, permite selecionar vários documentos e cobrar o recebimento de todos.


5.6. ÁREA DE TRABALHO Exibe todos os documentos que foram recebidos e que estão na área destinatária do documento, aguardando providências ou arquivados. Nessa tela poderão ser realizadas várias ações disponíveis, conforme o tipo de documento e o perfil do usuário, tais como:

5.6.1. Detalhes Ver os Dados de Cadastro, os Juntados e os Trâmites do documento.

5.6.2. Editar/Juntar/Tramitar Alterar Dados de Cadastro dos documentos da sua Unidade de Procedência, Juntar documentos e adicionar Trâmites aos documentos.

5.6.3. Tramitar Registrar o trâmite para o documento.

5.6.4. Registrar Trâmite Interno Registrar o trâmite do documento, dentro da sua área, para um outro usuário.

5.6.5. Arquivar Registrar o arquivamento e o desarquivamento do documento. Na pesquisa o documento é listado com o Status “Arquivado”.

5.6.6. Botão Trâmite em Lote A última coluna em conjunto como botão <Trâmite em Lote>, permite tramitar vários documentos, ao mesmo tempo, para o mesmo destinatário.

5.6.7. Mais Ações:

5.6.7.1. Gerar Cópia do Avulso Permite registrar as cópias do documento. Cada cópia recebe a indicação “c1”, “c2”, etc no final do campo Identificação. Exemplo: OF RUNESP/SG 123/2013c1. Todas as cópias recebem os mesmos dados de cadastro do original, incluindo o número de protocolo, e possuem controle em separado dos documentos juntados e respectivos trâmites.

5.6.7.2. Encerrar Avulso Informar o motivo e a data de encerramento de um documento avulso, a partir da qual começa a contar a sua temporalidade, de acordo com a sua classificação.

5.6.7.3. Excluir Avulso Excluir o documento avulso que não tenha documentos juntados e nem trâmites.

5.6.7.4. Reativar Avulso Informar a data e o motivo da reativação de um documento avulso, zerando a contagem da temporalidade. Com a reativação, o documento volta à Situação de "Volume Ativo".

5.6.7.5. Autuar Novo Volume Autuar novo volume a partir do último volume do Processo/Expediente selecionado.

5.6.7.6. Encerrar Processo Informar o motivo e a data de encerramento de um processo, a partir da qual começa a contar a sua temporalidade, de acordo com a sua classificação.

5.6.7.7. Excluir Proc/Exp Excluir Processo/Expediente recém autuado, sem trâmites ou documentos juntados.

5.6.7.8. Incorporar no Processo Incorporar Expediente ou Processo novo em Processo antigo. Todos os volumes do Processo/Expediente a ser incorporado devem estar na Área de Trabalho da STCOM. Iniciar selecionando o Processo/Expediente a ser incorporado.


5.6.7.9. Reativar Processo Reativar processo que estava encerrado, zerando a contagem para efeito da temporalidade.

5.6.7.10. Reautuar Processo Autuar novo processo incorporando o processo selecionado ao novo que será registrado com os dados do processo selecionado. O processo a ser reautuado deve ser de outra Unidade de Procedência e todos os seus volumes devem estar na Área de Trabalho da STCOM.

5.6.7.11. Registrar Cópia Registrar o fornecimento de cópia de documentos juntados a um Processo/Expediente.

5.6.7.12. Desentranhar Registrar o desentranhamento de documentos do volume de um Processo/Expediente. Somente a Área de Comunicações de procedência do ProcessoExpediente poderá desentranhar documentos.


5.7. PESQUISA Tela que exibe vários campos que podem ser utilizados, isoladamente ou em conjunto, para realizar pesquisa no banco de dados do Sistema. Todos os documentos cadastrados poderão ser pesquisados. Os que foram cadastrados como Confidencial somente serão exibidos para os Órgãos Unesp envolvidos nos trâmites.

Estão disponíveis as seguintes ações:

5.7.1. Detalhes Ver os Dados de Cadastro, os Juntados e os Trâmites do documento. Para usuário STCOM, a tela exibe o botão <CORRIGIR DADOS> que permite corrigir os dados de cadastro de Processos/Expedientes/Documentos Avulsos da sua Unidade de Procedência, juntar documentos se o documento estiver em sua Área de Trabalho e adicionar trâmite se o documento estiver na sua Área de Trabalho ou em uma das áreas de sua Unidade de Procedência. 5.7.2. Recuperar o Documento Disponível apenas para usuário STCOM. Permite recuperar um documento cuja Área Atual, registrada no sistema, não esta atualizada (está fisicamente em local diferente ao indicado no sistema) ou documentos que foram enviados a Externo e que retornaram. Ao confirmar a recuperação, o documento vai para a Área de Trabalho da STCOM do usuário logado. Em seguida, poderá adicionar um trâmite. Para o documento encaminhado, via Correios, a um órgão externo e que esteja retornando, a STCOM deverá recuperá-lo através desta ação, não havendo a necessidade de efetuar novo cadastro. Ao recuperá-lo, o documento passa ao Status de “Ativo” e vai para a sua Área de Trabalho de onde poderá ser encaminhado ao órgão de destino.


5.8. CADASTRO De uso exclusivo de usuários STCOM para o cadastro e protocolo de Documentos Avulsos dos tipos protocoláveis, indicados abaixo, e de Processos/Expedientes antigos da Unidade e/ou que não tramitaram pela Reitoria da Unesp.

5.8.1. Documento Avulso Tela destinada a usuário STCOM. Permite o cadastro e protocolo dos tipos de documento: CIRCULAR, OFÍCIO, OFÍCIO CIRCULAR, MEMORADO e REQUIRIMENTO produzidos pelas Áreas da Unidade do usuário STCOM ou de Unidade Complementar próxima, bem como os recebidos pela Área de Comunicações de Pessoa Física ou Jurídica.

A tela possui 3 (Três) painéis:

5.8.1.1. Painel: Cadastramento Tela para o preenchimento das informações necessárias para o registro dos documentos de tipo protocolável, indicados acima. A numeração seqüencial, por Tipo de Documento e por Órgão Unesp, é controlada pelo sistema e/ou poderá ser informada no ato do cadastramento. Todos os documentos cadastrados, exceto Processos e Expedientes, receberão o número de Protocolo. Formato: Sigla da Unidade, Número seqüencial, Ano. Ex: SJRP/IBILCE 2345/2013. 5.8.1.2. Painel: Juntar Documento Tela para realizar a Juntada de documentos ao documento principal. Poderão ser juntados documentos Novos ou que estão Localizados na Área de Trabalho do órgão Unesp que esta com o documento principal. Os documentos que não tramitaram com o principal, poderão ter a juntada excluída. 5.8.1.3. Painel: Trâmites do Documento Tela para informar os trâmites do documento principal.

O Destino poderá ser “Na Unidade” para órgãos internos, “Outras Unidades” para órgãos de outras unidades e “Externos” para pessoa física ou jurídica externa à Unidade.

A Forma de Envio poderá ser: • “Em mãos ” • “Via Malote ” • “Via Correios ”

Os trâmites que não foram finalizados (recebidos pelo órgão Unesp destinatário) poderão ser revertidos. Exceto o documento encaminhado Via Malote, cujo malote já tenha sido enviado.

Uma vez adicionado o trâmite, o documento principal sai da Área de Trabalho e vai para a Caixa de Entrada do Órgão de Destino, bem como aparece na Caixa de Saída do Órgão Remetente. Se a forma de envio for “Via Malote”, uma Relação de Remessa deverá ser emitida para acompanhar o documento.

O trâmite poderá ser assinalado como Confidencial, fazendo com que somente as áreas envolvidas visualizem a sua localização atual nas pesquisas realizadas pelo sistema. 5.8.2. Processo/Expediente Tela destinada a usuário STCOM. Permite a autuação de Processos e Expedientes antigos e/ou que não tramitaram pela Reitoria da Unesp. A tela possui os 3 (Três) painéis, nos moldes do Documento Avulso descrito acima.


5.9. COMUNICAÇÕES Menu disponível apenas para o usuário STCOM, com as opções a seguir: 5.9.1. Protocolo Tela lista todos os documentos protocolados pela Área de Comunicações do usuário logado. O painel “Filtrar por” permite selecionar os documentos por Tipo e Período de Protocolo. Permite alterar o número de protocolo dos documentos, mas não é possível alterar o Ano e a Data do Protocolo. No cabeçalho do painel “Documentos Protocolados” o sistema exibe o próximo número de protocolo disponível. 5.9.2. Autuação de P/E Tela utilizada pela STCOM no gerenciamento das solicitações de autuação de Processo/Expediente. Através da coluna Ações, o usuário STCOM poderá: • Ver Detalhes da solicitação , para aprovar, solicitar revisão ou reprovar. • Revisar , informando o motivo caso verifique alguma inconsistência. Neste caso, o

solicitante é informado na tela de Solicitação de Autuação de P/E, cujo Status muda para “Revisar” e o motivo pode ser observado clicando no ícone “Ver Motivo”. Cabe ao solicitante editar, corrigir a solicitação conforme solicitado e re-enviar.

• Reprovar a solicitação indicando o motivo. Nesse caso, a Solicitação de Autuação de Processo/Expediente será excluída do sistema não podendo ser re-utilizada.

• Aprovar a solicitação. Disponível após o recebimento da Solicitação na Caixa de Entrada. Após o recebimento, o sistema libera o ícone que ao ser clicado apresenta a tela de cadastramento com campos preenchidos a partir da solicitação, cabendo ao usuário STCOM informar as palavras-chave e Salvar. Ao salvar o sistema fornece o número do Processo/Expediente, efetua a Juntada da Solicitação ao P/E e adiciona o trâmite informado pelo solicitante na Solicitação.

5.9.3. Impressão de Capas Tela para o gerenciamento da impressão das capas dos Processos e Expedientes autuados pela STCOM. Somente a STCOM de Procedência poderá imprimir e re-imprimir as capas de um P/E. 5.9.4. Postagem de Documento Tela destinada ao acompanhamento dos documentos, cadastrados no sistema, enviados a Externos - Via Correio. Todos os documentos cuja forma de envio selecionada pelo órgão Unesp remetente for Via Correio, constarão nesta tela, aguardando as providências de envio por parte da STCOM. Uma vez providenciado o envio pelos Correios, cabe à STCOM utilizar as seguintes ações: 5.9.4.1. Dados da Postagem Para registrar o Tipo de Postagem, o Custo da Postagem e o Código de Rastreamento. Uma vez informado o Código de Rastreamento, o órgão remetente poderá acompanhar a entrega do documento, pelos Correios, através da Pesquisa na tela Detalhes do Documento, clicando no código exibido no campo Rastreamento. 5.9.4.2. Rastrear Faz acesso ao site dos Correios, para documentos com Código de Rastreamento fornecido pelos Correios, para acompanhar a entrega do documento.


5.10. MALOTE Possue as opções Enviar e Receber. A opção Enviar apresenta os documentos com forma de envio “Via Malote” e acompanhados de “Relação de Remessa”. São documentos que deverão ser colocados em malotes para entrega ao destinatário. A opção Receber apresenta os malotes e respectivos documentos que foram encaminhados à STCOM da Unidade que deverão ser recebidos e os documentos encaminhados, conforme descrito nos itens a seguir. 5.10.1. Opção: Enviar Os documentos assinalados para envio Via Malote constarão no painel superior da tela “Selecione as remessas para criar o malote ”. À medida que forem recepcionados pela STCOM devem ser assinalados na última coluna do painel.

Ao clicar no botão Gerar Malote , o sistema permite 3 (três) opções:

- Automática Na Reitoria, cria um malote para cada uma das Unidades de Destino dos documentos/remessas selecionadas. Nas demais Unidades, cria um malote para a Reitoria.

- Manual Cria um malote para os documentos/remessas selecionadas permitindo indicar uma Unidade Unesp ou Outro Local. Poderá gerar um malote vazio, bastante não selecionar documento ou remessa. Após a geração, poderão ser incluídos itens avulsos através da ação Adicionar Item ou documentos/remessas utilizando a opção a seguir.

- Adicionar no Malote Inclui os documentos/remessas selecionadas no malote indicado.

Após escolher uma das opções acima e clicar no botão Gerar Malote , transfere os documentos selecionados para o painel “Listagem de Malotes ”, atribuindo um número de Controle de Malote (sequencial, único para a Unesp, que reinicia anualmente).

No painel “Listagem de Malotes ”, para cada Controle de Malote, permite as seguintes ações:

- Editar Malote Permite editar o destino e informar o Número do Malote e o Lacre, antes do envio do malote.

- Adicionar Item Permite adicionar itens avulsos ao malote, tais como: volumes, envelopes, etc, e a indicação do destino de cada item avulso adicionado.

- Retirar Item Permite retirar itens do malote. Os documentos/remessas retirados retornam ao Painel superior. Os itens avulsos são eliminados, sendo necessário redigitar seus dados.

- Cancelar Malote Permite excluir o malote, fazendo retornar os documentos/remessas ao painel superior, se houverem. O número do Controle de Malote não é reaproveitado.

- Imprimir Controle de Malote A qualquer momento, permite gerar e imprimir o Controle de Malote.


- Reverter Envio Após o envio do malote, se o mesmo não foi despachado e/ou recebido, permite reveter o envio fazendo retornar ao painel Listagem de Malotes .

Uma vez concluída a montagem, com a indicação do Número do Malote e do seu Lacre através da ação Editar , o(s) malote(s) deve(m) ser selecionando(s) na última coluna e acionando o botão Enviar Malotes. 5.10.2. Opção Receber A tela Malotes a Receber/Recebidos exibe os malotes encaminhados à Unidade. À medida que os malotes forem recepcionados e conferidos os usuários autorizados da STCOM devem assinalar o seu recebimento utilizando a última coluna e o botão Receber Malotes . Em seguida os documentos devem ser encaminhados para os órgãos internos de destino que os deverão receber na Caixa de Entrada. Nota: Na 1ª. Fase de Implantação do SIGAD, exceto na Reitoria, nas Unidades Complementares ligadas à Reitoria e nos Campus Experimentais, que não inclui o Campus do Litoral Paulista, com o recebimento do(s) malote(s) os documentos serão automaticamente recebidos pelo Sistema, uma vez que as áreas locais não têm acesso ao SIGAD para efetuar o recebimento. Para os itens destinados a áreas da sua Unidade, o usuário STCOM poderá alterar o destino através do link Alterar que aparece ao lado de cada item do malote. A alteração promove a correção da Relação de Remessa, se houver, que acompanha o documento (poderá ser re-impressa). Para os malotes que são destinados a Outras Unidades e que passam pela Reitoria, que os centraliza e os encaminha às Unidades de Destino, os referidos malotes constarão da tela de Malotes a Receber do Setor de Protocolo e Expedição da Reitoria (SPE/Reitoria). Ao acusar o recebimento do malote, o sistema transfere as Remessas e os respectivos documentos para a tela Enviar . A partir dai, cabe ao usuário autorizado da SPE/Reitoria proceder como descrito no item 5.10.1 acima. Os malotes com itens avulsos (caixas, pacotes, pastas, etc) não constarão na tela Enviar e deverão ser adicionados nos respectivos malotes utilizando a ação Adicionar Item .


5.11. SOLICITAÇÃO 5.11.1. Autuação de Processo/Expediente Tela destinada a solicitação de autuação de novo Processo ou Expediente.

Cada solicitação gera uma Solicitação de Autuação de Processo/Expediente (SAPE), a ser impressa, que deverá ser enviada a STCOM que a juntará ao Processo/Expediente. As solicitações tem sua numeração controlada pelo sistema, por área solicitante, que se reinicia anualmente.

Uma Solicitação de Autuação de Processo/Expediente poderá ser cancelada, com a indicação do motivo. Ao ser cancelada ela é excluída do sistema e o seu número não poderá ser reutilizado.

Através do sistema, a STCOM recebe a informação de todas as Solicitações de Autuação P/E, e através dele responde a área solicitante caso verifique alguma inconsistência nos dados informados. Através do botão Motivo é possível verificar a correção solicitada. Uma vez efetuada a correção solicitada pela STCOM, cabe ao solicitante re-imprimir a solicitação e re-enviá-la.

Somente após o recebimento da Solicitação pela a STCOM será possível aprovar e proceder à autuação do novo Processo/Expediente. O ícone para Aprovar somente ficará disponível após o recebimento da Solicitação.

A coluna Status e os ícones na coluna Ações orientam ao solicitante quanto ao andamento da solicitação.

Para Processo de Adiantamento, seguir o seguinte padrão para o Assunto: Adiantamento para despesas com PEÇAS EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOS DE INFORMÁTICA - Valor R$ 2.500,00 - C/C BBRASIL Ag:01 23/Conta:01-024567-6.


5.12. CONFIGURAÇÕES Menu disponível apenas para o usuário STCOM e GESTOR, com as opções a seguir: 5.12.1. Tipo de Documento Tela de uso exclusivo dos Gestores do sistema para o cadastramento dos tipos de documentos produzidos e recebidos pelos órgãos da Unesp. Os tipos Ativos serão utilizados na tela de cadastro e na pesquisa estarão disponíveis os Ativos e os Inativos. Tipo utilizado no cadastramento não poderá ser excluído, mas poderá ser desabilitado. 5.12.2. Classificação e Temporalidade Tela de uso exclusivo dos Gestores do sistema para cadastrar e manter os itens do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade.

5.12.3. Grupo de Trabalho Tela a ser utilizada pelas STCOMs para o cadastramento de Grupos de Trabalho (áreas que não constam da estrutura da Unidade) e sua respectiva Vinculação Hierárquica e Unidade de Trâmite (Área que responde pelo Serviço de Malotes do Grupo de Trabalho). 5.12.4. Autorização de Usuários Tela a ser utilizada pelas STCOMs para autorizar os usuários do SIGAD de sua Unidade a atuar em uma ou mais Unidade Administrativa (UA) e/ou Grupo de Trabalho (GT). 5.12.5. Interessado Externo Tela a ser utilizada pelas STCOMs para adicionar novos Externos e editar e corrigir dados de Externos. 5.12.6. Parâmetros do Sistema Tela para cadastrar as informações básicas utilizadas pelo sistema, vinculadas às Unidades da Unesp, de acesso a usuários STCOM e GESTOR, conforme descrito abaixo: . Parâmetro UA STCOM - Usuário STCOM

Indicação da Seção Técnica de Comunicações dentre as UAs da Unidade. . Parâmetro ORDENADOR - Usuário STCOM

Indicação do responsável pelo Processo de Adiantamento Bancário junto ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.

. Parâmetro REITOR - Usuário GESTOR

Indicação do Reitor da Unesp, limitada a Unidade Reitoria. . Parâmetro DIAS DE BLOQUEIO - Usuário GESTOR

Indicação da quantidade de dias que um documento pode permanece na Caixa de Entrada com Status “Em Trâmite”, após o qual o sistema bloqueia o acesso às opções do menu, exceto o acesso a Caixa de Entrada.


5.12.7. Lotações Tela a ser utilizada pelas STCOMs para cadastrar a Sigla, o Email, informar a Unidade de Trâmite de cada UA e ativar ou desativar uma UA de sua unidade. A sigla utilizada pelo SIGAD não é fornecida pelos demais sistemas da Unesp, assim como o email a ser utilizado no envio da mensagem de cobrança pelo recebimento de documentos. As UnidadeS Administrativas que aparecem na tela são provenientes do Sistema de Recursos Humanos da Unesp, portanto o campo Nome não pode se editado. O campo “Unidade de Trâmite” corresponde à indicação da Área de Comunicações para a qual o sistema deve enviar os documentos encaminhados, Via Malote ou Via Correio, pela Unidade Administrativa a que se refere no painel Unidades Administrativas .


5.13. RELATÓRIOS 5.13.1. Controle de Malote - Usuário STCOM Permite re-imprimir um Controle de Malote, informado o seu número. 5.13.2. Despesas de Correio - Usuário STCOM Possível gerar relatório com as Despesas de Correio por Área e Tipo de Postagem no período informado. 5.13.3. Documentos Arquivados na Área - Usuário TRÂ MITE e STCOM Possível gerar o relatório filtrando por Lotação, Tipo de documento, Assunto e Palavra-chave. 5.13.4. Documentos Desentranhados - Usuário STCOM Possível gerar relatório dos Documentos Desentranhados no período informado. 5.13.5. Histórico dos Trâmites Internos - Usuário T RÂMITE e STCOM Possível gerar o relatório filtrando por Lotação, Data Inicial e Data Final. 5.13.6. Processos Encerrados na Unidade - Usuário S TCOM Possível gerar relatório dos Processos encerrados no período informado. 5.13.7. Processos/Expedientes Autuados na Unidade - Usuário STCOM Possível gerar relatório dos Processos/Expedientes autuados no período informado. 5.13.8. Relação de Remessa - Usuário TRÂMITE e STCO M Possível re-imprimir uma relação de remessa informando Número e Ano. 5.13.9. Termo de Abertura e Encerramento - Usuário STCOM Possível re-imprimir o Termo de Abertura e Encerramento de um Processo/Expediente.

Sistema de Gestão Arquivística de Documentos · Assessoria de Informática Rua Quirino de...

Documents

Transcript of Sistema de Gestão Arquivística de Documentos · Assessoria de Informática Rua Quirino de...