Sistema de Gestão da Qualidade · 2019. 8. 8. · 2.1 NBR ISO 9000:2005 - Sistema de Gestão da...

TCE/AM - Todos os Direitos Reservados

TCE - AM Tribunal de Contas do Estado do Amazonas

SSiisstteemmaa ddee GGeessttããoo ddaa QQuuaall iiddaaddee IISSOO 99000011::22000088

PPRROOCCEEDDIIMMEENNTTOO DDEE AAUUDDIITTOORRIIAA IINNTTEERRNNAA

SSiisstteemmaa GGeessttoorr ddaa QQuuaall iiddaaddee

PPAAII..TTCCEE--AAMM..000011 Revisão: 04

Elaborado e revisado por:

Comitê Gestor da Qualidade

Aprovado por:

Fernando Elias Prestes Gonçalves

Secretário-Geral de Administração

Data: 20/08/2016 Data: 25/08/2016

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04

Aprovado em: 25/08/2016

Página: 2 de 17


ÍNDICE

1. OBJETIVO E APLICAÇÃO .............................. ...................................................................................... 3

2. REFERENCIAS. ..................................................................................................................................... 3

3. DEFINIÇÕES .......................................................................................................................................... 3

4. PROCESSOS ......................................................................................................................................... 4

5. REGISTROS ......................................................................................................................................... 13

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04


Página: 3 de 17


1. OBJETIVO E APLICAÇÃO

1.1 – Objetivo

Este procedimento fornece diretrizes sobre a gestão de programa de auditoria, realização de auditorias de sistema de gestão da qualidade, como também orientação sobre a competência de auditores da qualidade do TCE-AM.

Dentro dos objetivos globais deste procedimento, é esperado que a auditoria seja baseada em objetivos, escopo e critério documentados e que a mesma retrate o grau de atendimento dos requisitos aplicáveis (clientes e legais) a partir da:

a) Determinação da extensão da conformidade do sistema de gestão do auditado, ou partes dele, com o critério de auditoria;

b) Avaliação da capacidade do sistema de gestão para assegurar a concordância com requisitos estatuários e regulamentares;

c) Avaliação da eficácia do sistema de gestão em atingir seus objetivos especificados;

d) Identificação de áreas do sistema de gestão para potencial melhoria.

e) Está mantido (prática atende ao planejado) e implementado eficazmente (metas x resultados dos indicadores).

1.2 - Aplicação

Aplica-se a todos os processos e áreas envolvidas pelo Sistema Gestão da Qualidade do TCE/AM.

2. REFERÊNCIAS

Na aplicação deste procedimento pode ser necessário consultar os seguintes documentos.

2.1 NBR ISO 9000:2005 - Sistema de Gestão da Qualidade/Fundamentos e vocabulários;

2.2 NBR ISO 9001:2008 - Sistema de Gestão da Qualidade/Requisitos;

2.3 NBR ISO 19011:2012 – Diretrizes para Realização de Auditoria do Sistema de Gestão da Qualidade.

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04


Página: 4 de 17


3. DEFINIÇÕES

3.1 TCE/AM: Tribunal de Contas do Estado do Amazonas;

3.2 SGQ: Sistema de Gestão da Qualidade.

3.3 Documentação : É a reunião e o registro de toda a classe de documentos, os quais podem ser modificados, obsoletados e/ou cancelados ao longo do tempo.

3.4 Auditoria: Processo sistemático, documentado e independente para obter evidências de auditoria e avaliá-las objetivamente para determinar a extensão na quais os critérios da auditoria são atendidos.

3.5 – Critério de auditoria: Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos, legislação aplicável.

3.6 – Evidência de auditoria: Registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos critérios de auditorias e verificáveis.

3.7 – Constatações de auditoria: Resultados da avaliação da evidência de auditoria coletada, comparada com os critérios de auditoria, podem indicar tanto conformidade quanto não-conformidade com o critério de auditoria ou oportunidades para melhoria.

3.8 – Conclusão de auditoria: Resultados de uma auditoria apresentados pela equipe de auditoria após levar em consideração os objetivos da auditoria e todas as constatações de auditoria.

3.9 – Auditor: Pessoa com a competência para realizar uma auditoria.

3.10 – Programa de auditoria: Conjunto de uma ou mais auditorias planejado para um período de tempo especifico e diferenciado a um propósito especifico.

3.11 – Plano de auditoria: Descrição das atividades e arranjos para uma auditoria.

3.12 – Escopo de auditoria: Abrangência e limites de uma auditoria.

3.13 – Competência: Atributos pessoais demonstrados e capacidade demonstrada para aplicar conhecimento e habilidades.

3.14 – Documento: Meio no qual está contido informações e/ou dados.

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04


Página: 5 de 17


4. PROCESSOS

4.1 Princípios da Auditoria

“A auditoria é caracterizada pela confiança em alguns princípios”. Dentre os princípios estão relacionados a auditores internos:

a) Conduta ética: o fundamento do profissionalismo. Confiança, integridade, confidencialidade e descrição são essenciais para auditar.

b) Apresentação justa: a obrigação de reportar com veracidade e exatidão. - Constatações de auditoria, conclusões de auditoria e relatórios de auditoria refletem verdadeiramente e com precisão as atividades da auditoria. Obstáculos significantes encontrados durante a auditoria e opiniões divergentes não resolvidas entre a equipe de auditoria e o auditado são relatados.

c) Devido cuidado profissional: a aplicação de diligência e julgamento na auditoria. - Auditores pratiquem o cuidado necessário considerando a importância da tarefa que eles executem e a confiança colocada neles pelos clientes de auditoria e outras partes interessadas. Ter a competência necessária é um fator importante.

d) Independência: a base para a imparcialidade da auditoria e objetividade das conclusões de auditoria. - Auditores são independentes da atividade a ser auditada e são livres de tendência e conflito de interesse.

- Auditores mantêm um estado de mente aberta ao longo do processo de auditoria para assegurar que as constatações e conclusões de auditoria serão baseadas somente nas evidências de auditoria.

e) Abordagem baseada em evidência: o método racional para alcançar conclusões de auditoria confiava e reproduzíveis em um processo sistemático de auditoria.

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04


Página: 6 de 17


- Evidência de auditoria é verificável. É baseada em amostras das informações disponíveis, uma vez que uma auditoria é realizada durante um período finito de tempo e com recursos finitos. O uso apropriado de amostragem está intimamente relacionado com a confiança que pode ser colocado nas conclusões de auditoria.

4.2 Elaboração do Programa de Auditoria

4.2.1 Este procedimento aplica-se aos processos do TCE – AM, tendo como base a Norma NBR ISO 9001:2008.

4.2.2 As auditorias internas estabelecidas no Programa Anual de Auditoria Interna, elaborado pelo Representante da Direção (no TCE, o RD é representado pelo Presidente do CGQ), devem ser planejadas levando em consideração a situação e a importância dos processos e áreas a serem auditadas, bem como os resultados de auditorias anteriores.

4.2.3 Será realizada no mínimo 1 (uma) auditoria interna anual contemplando os processos do TCE – AM.

4.2.4 O Programa de Auditoria Interna poderá ser alterado, conforme a necessidade.

4.3 Designação de Responsabilidades e Autoridade

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

AUTORIDADE DIRETA INDIRETA

Alta Direção ou Presidente do CGQ (RD)

X

� Aprovar Programa Anual de Auditoria Interna � Aprovar o Relatório de Auditoria Interna

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04


Página: 7 de 17


Auditor Líder da auditoria

X

� Elaborar o Programa de Auditoria com os auditores; � Preparar a documentação necessária para execução da

auditoria; � Identificar, armazenar, proteger, manter e disponibilizar

os registros da auditoria; � Selecionar servidores que irão compor a equipe auditora

bem como avaliar a manutenção da competência dos auditores.

� Controlar os registros da auditoria � Emitir o Relatório de Auditoria

Auditor Interno X

� Elaborar o Programa da Auditoria com o Auditor Líder; � Relatar ao Auditor Líder informações referentes à área

auditada para apoiá-lo na elaboração do Relatório de Auditoria;

� Executar a auditoria conforme programa; � Participar de cursos de atualização de auditores.

Auditado – servidores do setor auditado

X

� Estar disponível durante a auditoria, responder as questões quando solicitado e facilitar a coleta de evidências de auditoria;

� Compreender as Não Conformidades de sua área. � Assegurar que as ações sejam executadas, com

celeridade adequada, para eliminar as não-conformidades detectadas em suas causas.

Representante da Direção (Presidente do CGQ)

X

� Definir o Auditor Líder da auditoria � Realizar atividades de acompanhamento (verificação da

implementação e eficácia das ações solicitadas); � Relatar os resultados da auditoria na reunião de Análise

Crítica pela Alta Direção.

4.3.1 O fluxograma abaixo deve ser levado em consideração pelo RD (Presidente do CGQ), quando da escolha do Auditor Líder da Equipe, pois este deverá seguir as atividades descritas no mesmo a fim de garantir a eficácia da auditoria interna.

PAI.TCE-AM.001

Revisão:

Aprovado em

Página:


Revisão: 04

Aprovado em : 25/08/2016

Página: 8 de 17

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04


Página: 9 de 17


4.4 Seleção da Equipe da Auditoria Interna

4.4.1 Quando a auditoria for declarada viável, uma equipe da auditoria será selecionada, pelo auditor líder, levando em conta a competência necessária para alcançar os objetivos da auditoria.

4.4.2 Para pertencer ao grupo de auditores para avaliar o SGQ do TCE - AM deverão ser atendidos os seguintes critérios:

4.4.3 Além dos itens acima, o auditor deve ter independência da área/processo a ser

auditado na realização da auditoria interna.

Critérios AUDITOR INTERNO AUDITOR TERCEIRIZADO

AUDITOR LÍDER LÍDER / AUDITOR

Educação Nível médio completo Nível superior completo

Superior completo

Experiência profissional

6 meses de experiência profissional no TCE-AM

Em áreas afins do TCE-AM.

Experiência em auditorias externas.

Treinamento

• Leitura e Interpretação da Norma ISO 9001:2008

• Ferramentas da Qualidade

• Curso de Formação de Auditor Interno da Qualidade.

• Leitura e Interpretação da Norma ISO 9001:2008/20 horas.

• Ferramentas da Qualidade/16 horas

• Curso de Formação de Auditor Interno da Qualidade/20 horas.

• Curso de Auditor Líder,

com credenciamento no IRCA.

Habilidades • Facilidade de Comunicação Oral

• Facilidade de Comunicação Oral e Escrita

• Facilidade de Comunicação Oral e Escrita

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04


Página: 10 de 17


4.5 Preparação do Plano da Auditoria Interna

4.5.1 O líder da equipe da auditoria prepara um plano de auditoria, cujo mesmo fornece a base para um acordo de datas, entre o processo auditado (cliente da auditoria) e a equipe da auditoria.

4.5.2 A equipe da auditoria define horário com a área a ser auditada; a data de início e fim das atividades de auditoria deve ser registrada no Relatório.

4.5.3 O Plano de Auditoria deverá refletir o escopo, o critério de auditoria, processos auditados, itens do padrão normativo, datas e horários.

4.5.4. Os critérios da auditoria no escopo do TCE - AM são:

• Norma NBR ISO 9001:2008 aplicável ao escopo do TCE - AM; • Manual do Sistema de Gestão da Qualidade, Procedimentos e Instruções de Trabalho; • Normas externas aplicáveis e requisitos legais ao escopo dos processos.

4.6 Reunião de Trabalho do Líder com a Equipe da Au ditoria

4.6.1 O Líder da Equipe da Auditoria Interna deve identificar auditores internos com base em sua independência e competência, como também nas funções e responsabilidades exercidas na Instituição, a fim de evitar conflito de interesse nos processos auditados.

4.6.2 Ao identificar os membros que farão a composição da equipe, o Líder dever promover uma reunião com os mesmos para apresentar o Plano de Auditoria e efetuar eventuais ajustes no mesmo. Este também deve confirmar a disponibilidade dos auditores internos convidados a participar da auditoria interna em vias de realização.

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04


Página: 11 de 17


4.7 Documentos de Trabalho

4.7.1 Caso seja necessário análise crítica de documentos do sistema de gestão da qualidade, requerido por parte dos membros da equipe, o Auditor Líder da Equipe deve providenciar cópia dos documentos de trabalho.

4.7.2 Os auditores em treinamento serão monitorados por um auditor com experiência, a fim assegurar o registro de informações coletadas durante a auditoria.

4.7.3 Os documentos que envolvam informações confidenciais ou proprietárias sejam salvaguardados adequadamente a todo o momento, pelos membros da equipe da auditoria.

4.8 Reunião de Abertura

4.8.1 A cada início de Auditoria Interna, uma reunião de abertura deve ocorrer com os representantes das áreas ou responsável pelas funções ou processos a serem auditados com o propósito de:

a) confirmar o plano de auditoria; b) fornecer um pequeno resumo de como as atividades da auditoria serão empreendidas; c) fornecer oportunidades para o auditado fazer perguntas.

4.9 Coleta e Verificação de Informações

4.9.1 As informações pertinentes aos objetivos, escopo e critério da auditoria, inclusive informações relativas ás interfaces entre funções, atividades e processos, devem ser coletadas por amostragem apropriada.

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04


Página: 12 de 17


4.9.2 Somente as informações que são verificáveis podem ser evidências de auditoria. As evidências de auditoria devem ser registradas.

4.9.3 A evidência de auditoria é baseada em amostras das informações disponíveis. Desse modo há elementos de incerteza ao se auditar e, convém que aqueles que atuam baseados nas conclusões da auditoria estejam atentos sobre esta incerteza.

4.9.4 As evidências de auditoria são registros ou apresentações de fatos ou outras informações, pertinentes aos critérios da auditoria que serão verificados na execução da auditoria interna.

4.9.5 Para realização da auditoria são previstas as seguintes fases e fluxograma demonstrado abaixo:

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04


Página: 13 de 17


4.9.5 Para realização da auditoria são previstas as seguintes fases e fluxograma demonstrado abaixo:

4.9.6 Os métodos para coletar informações podem incluir entrevistas, observação de atividades, e análise critica de documentos.

4.10 Realização da Auditoria/Constatações de Audito ria

4.10.1 As evidências devem ser avaliadas de acordo com o critério de auditoria para gerar as constatações da auditoria. O Auditor Interno deve registrar constatações da auditoria, as quais indicarão tanto conformidade quanto não-conformidade com o critério de

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04


Página: 14 de 17


auditoria. Durante a auditoria, o auditor interno também poderá identificar oportunidades para a melhoria e esta será registrada no Relatório de Auditoria.

4.10.2 As não-conformidades devem ser registradas a partir das evidências de auditoria que as suportam.

4.11 Preparando as Conclusões da Auditoria

4.11.1 Ao final do Relatório de Auditoria o Auditor Líder da Equipe deve apresentar a conclusão da auditoria, apontando:

a) extensão da conformidade do sistema de gestão com o critério de auditoria;

b) a implementação eficaz, manutenção e melhoria do sistema de gestão, e

c) a capacidade do processo de manter a eficácia e melhoria contínua.

4.12 Conduzindo a Reunião de Encerramento

4.12.1 Ao final da auditoria interna, deve ser realizada uma reunião de encerramento, presidida pelo líder da equipe da auditoria, para apresentar as constatações e conclusões da auditoria de tal maneira que elas sejam compreendidas e reconhecidas pelo auditado, e para negociar, se apropriadas, apresentar um plano de ação corretiva e preventiva.

4.12.2 O Líder da Equipe da Auditoria é responsável pela preparação e conteúdo do relatório de auditoria. O Relatório da Auditoria deve se um registro completo, preciso, conciso e claro da auditoria e:

4.12.3 O Relatório da Auditoria deve ser datado, analisando criticamente e aprovado pelo Representante da Direção (representado pelo Presidente do CGQ).

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04


Página: 15 de 17


4.12.4 O relatório da auditoria é de propriedade do TCE-AM. Os membros da Equipe da Auditoria e todos os receptores do relatório respeitem e mantenham a confidencialidade do relatório.

4.12.5 O Relatório Final de Auditoria deverá conter os seguintes itens no seu conteúdo:

a) Introdução: escopo da auditoria, áreas auditadas, processos / atividades auditadas e período de realização da auditoria;

b) Objetivos da auditoria

c) Conclusão: ocorrências identificadas durante a auditoria: Registros de Não Conformidades, Oportunidades de Melhoria e observações.

d) Comentário associado ao PDCA relatando aderência do Sistema de Gestão em relação à Norma NBR ISO 9001.

e) Envolvidos no processo de auditoria: identificação do auditor líder e auditores da equipe e demais servidores envolvidos no processo.

4.13 Conduzindo Ações de Acompanhamento de Auditori a

4.13.1 As conclusões da auditoria podem indicar a necessidade de ações corretivas, preventivas ou de melhoria, se aplicável.

4.13.2 A administração responsável pela área que foi auditada deve assegurar que quaisquer correções e ações corretivas necessárias sejam executadas de acordo com Procedimento de Ação Corretiva e Preventiva, em tempo hábil, para eliminar não-conformidades detectadas e suas causas.

4.13.3 As atividades de acompanhamento serão executadas pelo Presidente do CGQ.

4.13.4 O resultado das auditorias internas deve ser apresentado nas reuniões de análise crítica do TCE - AM pelo Auditor Líder da auditoria e/ou pelo Representante da Direção (Presidente do CGQ).

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04


Página: 16 de 17


4.14 Avaliação do auditor

4.14.1 Manutenção e melhoria da competência de auditores do TCE - AM.

Os auditores devem manter sua competência, atualizando, sempre que necessário, os seus conhecimentos nos procedimentos e métodos de auditoria, por meio de treinamentos de atualização, conforme definido no Programa de Capacitação do TCE-AM.

4.14.2 Ao término da auditoria o auditor líder reúne-se com a equipe de auditores para o fechamento do relatório e envia-o aos interessados. O auditor líder também emite um Relatório de Avaliação dos Auditores a fim de dar continuidade ao desenvolvimento profissional contínuo e assegurado a manutenção do conhecimento, habilidades e atributos pessoais para desenvolver a atividade de auditoria.

4.14.3 O auditor interno que não atender aos critérios de manutenção da competência deverá realizar curso de reciclagem de Formação de Auditor Interno ou Curso de Ação Corretiva e Preventiva, conforme o caso e definição da Alta Direção.

4.14.4 O Auditor interno (quando servidor de outra Instituição pública ou terceirizado) ao identificar não-conformidade na auditoria interna ficará responsável pela emissão dos Registros de Não Conformidade do SGQ provenientes de auditoria. Também, este profissional deve seguirá seguir este Procedimento de Auditoria Interna, cabendo ainda a utilização dos formulários padronizados do TCE-AM.

4.15 Solicitação de Ações Corretivas e Preventivas

4.15.1 As solicitações de Ação Corretiva (SAC) e Preventiva (SAP) serão abertas em

acordo com a sistemática contida no documento: PACP.TCE-AM.001 PROCEDIMENTO

DE AÇÃO CORRETIVA E PREVENTIVA.

PAI.TCE-AM.001

Revisão: 04


Página: 17 de 17


5 CONTROLE DE REGISTROS

5.1 Fazem parte deste procedimento, os seguintes registros:

a) Programa Anual da Auditoria;

b) Plano de Auditoria;

c) Relatório Final de Auditoria.

d) Relatório de Avaliação dos Auditores Internos

e) Registro das Ocorrências (SAC e SAP) – Registro eletrônico no Sistema SA Strategic

Adviser | Enterprise , especificamente no Módulo: SA_Occurrence Manager.

CONTROLE DAS REVISÕES

Data da Revisão

Descrição

15/08/2011 Revisão 00 - Documento Original

06/08/2012 Revisão 01 – Alteração do RD.

20/04/2013 Revisão 02 – Exclusão do Anexo e alteração da Logo e nomenclatura. Inclusão do Item 4.15

20/01/2014 Revisão 03 – Alteração do RD e itens: 4.5.2 e 4.7.2

25/08/2016 Revisão 04 – Onde consta a figura do RD, foi inserido que o mesmo será representado pelo Presidente do CGQ.

Sistema de Gestão da Qualidade · 2019. 8. 8. · 2.1 NBR ISO 9000:2005 - Sistema de Gestão da...

Documents

Transcript of Sistema de Gestão da Qualidade · 2019. 8. 8. · 2.1 NBR ISO 9000:2005 - Sistema de Gestão da...