Sistema de Informação na Empresa

SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA

EMPRESA

Prof.º Esp. Adeíldo Telles

GOVERNO DO ESTADO DO AMAPÁUNIVERSIDADE DO ESTADO DO AMAPÁ

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SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA EMPRESA

1. Introdução

2. Objetivos de aprendizagem

3. Dados, Informação e Sistemas de Informação

4. Tipos de Sistemas de Informação na

Organização

5. Estabelecimento de um Sistema de Informação

6. Conclusão

7. ReferênciasProfº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

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1. INTRODUÇÃO

A atuação administrativa tem como apoio no

uso de informações, que se tornam a base no

processo de tomada de decisão.

Com isso, todos aqueles que tomam decisões

devem ter informações úteis a respeito do

desempenho da organização, caso desejam

planejar, dar suporte e tomar ações adequadas.

Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

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2. OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM

Entender a importância dos sistemas de

informação e suas características;

Conhecer os diversos tipos de sistemas de

informação;

Conhecer o conceito e as características básicas

dos sistemas de informações;

Aprender as etapas de desenvolvimento e

implementação de um sistema.Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

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3. DADOS, INFORMAÇÃO E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO


DADOS – “Dado é a expressão em estado bruto e

não interpretada de um fato”. (MANAS, 1999, p.

64.)

INFORMAÇÃO – Conjuntos de dados

significativos e úteis aos seres humanos

(LAUDON; LAUDON, 2004).

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Características de uma informação útil, segundo SILVA (2005):

Ser compreensível;

Ser confiável;Ser relevante;Se completa;Ser concisa;Ser oportuna;

Ter qualidade.

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Figura 1 – Dados e Informação.Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 8.

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“...um conjunto de componentes inter-

relacionados que coleta (ou recupera),

processa, armazena e distribui informações

destinadas a apoiar a tomada de decisões

e o controle em uma organização”.

(LAUDON; LAUDON, 2004, p. 7)

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Por que utilizar um Sistema de Informação?

Expansão para outros lugares;

Oferecimento de novos produtos e serviços;

Reorganização de fluxo de tarefas e

trabalho;

Transformação do modo de conduzir os

negócios;

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Por que utilizar um Sistema de Informação?

Otimização dos fluxos de informação e

conhecimento;

Produtividade dos funcionários;

Qualidade e aceleração no processo de

decisão;

Minimizar burocracia.

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Figura 2 – Funções de um sistema de informação.Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 8.

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ORGANIZAÇÕES TECNOLOGIA

ADMINISTRAÇÃO

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Figura 3 – Sistemas de informação são mais do que apenas computadores.Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 11.

Pessoas: Gerentes, trabalhadores do conhecimento,

trabalhadores de dados, trabalhadores de produção ou de

serviços;

Estrutura: Organograma, grupos de especialistas, produtos,

geografia.

Funções: Vendas e marketing, Fabricação e produção,

Finanças, Contabilidade, Recursos humanos.

Responsabilidades: Perceber os desafios presentes no ambiente; Estabelecer estratégias na organização; Alocar recursos humanos e financeiros.

Tarefa: Entender a lógica das situações enfrentadas pela organização;Formular planos de ação para solucionar problemas da organização;

Hardware;Software; Armazenamento;Tecnologias de comunicações.

4. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO

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Figura 4 – Arquitetura de informação e infraestrutura de tecnologia de informação.Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 27.


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Figura 5 – Tipos de sistemas de informação.Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 40.

Dão suporte aos gerentes organizacionais no acompanhamento de atividades e transações elementares da organização.

O principal propósito de sistemas nesse nível é responder questões de rotina:

- Quantas peça existem no estoque?- O que aconteceu com o pagamento do Sr. José?- Qual o tamanho da folha de pagamento este mês?

Para responder esses tipos de questões a informação deve ser facilmente acessível, atual e precisa.

Exemplos de sistemas a nível operacional: - Sistema para armazenar depósitos bancários a partir de máquinas automáticas; - Sistema para acompanhar o número de horas trabalhadas por dia pelos empregados de chão de fábrica.

Dão suporte aos knowledge workers e data workers de uma organização;

O propósito dos Sistemas a Nível de Conhecimento é ajudar a empresa a integrar novos conhecimentos nos negócios e auxiliar a organização a controlar o fluxo de papéis;

São as aplicações que mais crescem nos negócios atuais.

São projetados para servir o monitoramento, controle, tomada de decisão e atividades administrativas dos gerentes middle.

Fornecem relatórios periódicos ao invés de informações instantâneas sobre as operações

Esses sistemas frequentemente respondem questões “o que .. se”:

Qual seria o impacto nos cronogramas de produção se dobrássemos as vendas no mês de dezembro?

O que poderia acontecer ao nosso retorno de investimento se o cronograma da fábrica fosse atrasado por seis meses?

Respostas a essas questões exigem novos dados de fora da organização assim como dados internos que não podem ser obtidos dos sistemas a nível operacional.

São projetados para apoiar as atividades de planejamento de longo alcance dos gerentes sênior;

Seu principal interesse é conciliar alterações no ambiente externo com a capacidade organizacional existente.

Esses sistemas frequentemente respondem questões:- Quais serão os níveis de emprego em 5 anos?- Que produtos deveriam ser produzidos em 5 anos?- Quais são as tendências de custo industrial a longo prazo e aonde nossa firma se encaixa?

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Nível Operacional:SPT (Sistemas de Processamento de Transações)

Nível de Conhecimento STC (Sistemas de Trabalhadores do

Conhecimento)SAE (Sistemas de Automação de Escritório)

Nível AdministrativoSIG (Sistemas de Informações Gerenciais)SAD (Sistemas de Apoio a Decisão)

Nível Estratégico SAE (Sistemas de Apoio Executivo)

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TPS - SISTEMAS DE PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÕES

Sistemas básicos que servem para o nível operacional da organização;

Realiza e grava as transações de rotina diárias necessárias para conduzir o negócio;

Exemplos: pedidos de venda; sistema de reserva de hotel; informações de clientes (para agências públicas); folha de pagamento; cadastro de empregados.

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No nível operacional, tarefas, recursos e objetivos são pré-definidos e altamente estruturados;

Exemplo: Decisão para autorizar crédito a um cliente é feita por um supervisor de nível baixo de acordo com um critério pré-definido (decisão programada). Tudo que deve ser determinado é se o cliente atende os critérios.

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Existem 5 categorias funcionais de TPS: Vendas/Marketing; Fabricação/Produção; Finanças/Contabilidade; Recursos Humanos; Outros tipos - únicos para uma particular indústria.

Todas as organizações têm esses 5 tipos de TPS (mesmo que os sistemas sejam manuais);

Esses sistemas são centrais para o negócio (sem eles a organização não sobrevive).

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Características importantes dos TPS:TPS estendem os limites entre as

organizações e seus ambientes;Os TPS são os principais produtores de

informação para os outros tipos de sistemaOs TPS fornecem tanto avaliações do

desempenho organizacional atual quanto do passado;

TPS pode ser visto como “sistema organizacional de processamento de mensagem”.

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KWS - SISTEMAS DE TRABALHO DE CONHECIMENTO

KWS servem as necessidades de informação ao nível de conhecimento da organização;

KWS auxiliam os knowledge workers; Knowledge worker:

Pessoa com formação universitária em profissão reconhecida como engenheiro, médico, advogado e cientista;

Seu trabalho consiste principalmente em criar nova informação e conhecimento.

KWS (Knowledge worker system): Promove a criação de novo conhecimento e garante

que novas tecnologias sejam integradas apropriadamente nos negócios.

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OAS - SISTEMAS DE AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO OAS servem as necessidades de informação ao

nível de conhecimento da organização OAS ajudam principalmente os data workers. Data workers:

Pessoa com formação avançada menos formal como secretária, contador, escriturário e administrador;

Seu trabalho consiste principalmente em processar ao invés de criar nova informação e conhecimento.

OAS (Office Automation System): Aplicações de tecnologia de informação projetadas

para aumentar a produtividade dos data workers no escritório, apoiando as atividades de coordenação e comunicação.

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OAS - SISTEMAS DE AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO

Exemplos: sistemas que manuseiam e gerenciam:Documentos (através de processadores de

textos, publicações dektop);Cronogramas (através de calendários

eletrônicas);Comunicação (através de e-mail, voip,

videoconferência).

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Figura 6 – Os sistemas de informações e as funções gerencias.Fonte: SILVA, 2005, p. 337.

Informações importantes (obtidas

do ambiente externo)

Alta GerênciaEstabelece políticas,

objetivos e estratégias de longo prazo, e toma decisões

estratégicas.

Média GerênciaFormula objetivos e planos táticos e operacionais, para implementar as estratégias,

e toma decisões operacionais.

Gerência OperacionalImplementa os objetivos e planos operacionais, toma decisões de curto prazo e lida com as atividades do

dia-a-dia.

Informações publicas (distribuição ao

ambiente externo)


MIS - SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

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“Sistema de Informação Gerencial é o processo

de transformação de dados em informações de

qualidade, que permite aos gerentes tomar

decisões, resolver problemas e conduzir as suas

funções/operações eficientes e eficazmente”

(SILVA, 2005, p.338)


MIS - SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

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SIG servem as necessidades de informação ao

nível de gerenciamento da organização;

Fornecem relatórios diários ou mensais e em

alguns casos, acesso on-line ao desempenho da

organização e a registros históricos;

São orientados quase que exclusivamente a

eventos internos;


MIS - SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS CARACTERÍSTICAS DO MIS

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Servem principalmente as funções de

planejamento, controle e tomada de decisão no

nível gerencial;

Usualmente servem aos gerentes interessados em

resultados semanais, mensais ou anuais e não em

atividades diárias;



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Trata de questões estruturadas que são bem

conhecidas antecipadamente;

São geralmente inflexíveis e com baixa

capacidade analítica.



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SIG dependem dos SPT para obter seus dados;

SIG resume e relata as operações básicas da

empresa;

Os dados de transações básicas dos SPT são

comprimidos e usualmente apresentados em

longos relatórios produzidos regularmente.


MIS - SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS EXEMPLO DE RELAÇÃO COM O SIG

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Figura 7 – Como os sistemas de informações gerenciais adquirem seus dados do SPT da empresa.Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 45.

4. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA ORGANIZAÇÃOMIS - SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

EXEMPLO DE RELAÇÃO COM O SIG

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Figura 8 – Exemplo de relatório produzido pelo SIG da Figura 07.Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 45.

4. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA ORGANIZAÇÃOMIS - SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

EXEMPLO DE RELATÓRIO DO SIG

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DSS - SISTEMAS DE SUPORTE À DECISÃO

DSS servem as necessidades de informação ao

nível de gerenciamento da organização;

DSS ajuda os gerentes a tomar decisões que são

semiestruturadas, únicas, que mudam

rapidamente e que não são facilmente

especificadas com antecedência;

DSS devem rodar diversas vezes em um dia afim

de corresponder às mudanças de condições;

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DSS têm maior poder analítico do que outros

sistemas: são construídos com uma variedade de

modelos de análise de dados;

DSS são projetados para que os usuários possam

trabalhar diretamente com ele (user-friendly);

DSS são interativos, o usuário pode alterar

suposições e incluir novos dados.

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DSS - SISTEMAS DE SUPORTE À DECISÃOCARACTERÍSTICAS DOS DSS

Oferece aos usuários flexibilidade, adaptabilidade e

uma resposta rápida;

Permite ao usuários iniciar e controlar a entrada e a

saída;

Opera com pouco ou nenhum auxílio de programador

profissional;

Forma apoio para decisões e problemas cujas soluções

não podem ser especificadas antecipadamente;

Usa sofisticadas ferramentas de modelagem e análise.

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Figura 09 – Sistema de Apoio à Decisão para cálculo de transporte.Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 46.

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ESS - SISTEMAS DE SUPORTE EXECUTIVO

ESS servem as necessidades de informação ao

nível de estratégico da organização;

ESS direcionam tomadas de decisão não

estruturadas através de gráficos e comunicações

avançadas;

ESS são projetados para incorporar dados sobre

eventos externos tais como novas leis de tributos

e competidores, mas também desenham

informação resumida de MIS e DSS internos;

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ESS filtram, comprimem e rastreiam dados

críticos enfatizando a redução de tempo e esforço

exigido para obter informação útil para os

executivos;

ESS têm baixa capacidade analítica, empregando

porém os softwares gráficos mais avançados e

podendo emitir gráficos e dados a partir de várias

fontes imediatamente para o executivo sênior;

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ESS não são projetados para resolver problemas

específicos, eles fornecem uma generalizada

capacidade de computação e telecomunicação

que pode ser aplicada a problemas que se

alteram;

ESS incorporam interfaces gráficas fáceis de usar

porque o gerente sênior usualmente não têm

experiência com sistema de informação baseado

em computador.

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Figura 10 – Os seis tipos mais importantes de sistemas de informação.Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 41.

SISTEMA DESCRIÇÃO NÍVEL ORGANIZACIONAL

Processamento de Pedidos

Registrar, Processar e Acompanhar Pedidos

Operacional

Análise de MercadoIdentificar Clientes e

MercadosConhecimento

Análise de Preços Determinar Preços Gerencial

Tendências de VendasPreparar Previsões a cada

cinco anosEstratégico

Principais funções dos sistemas: Gestão de vendas, pesquisa de mercado, promoção, definição de preços, novos produtos.

Principais aplicações dos sistemas: Sistemas de acompanhamento de pedidos, sistema de pesquisa de mercado, sistema de estabelecimento de preços.


Controle de Maquinário Controle de Equipamentos Operacional

Projeto Assistido por Computador (CAD)

Projeto de Novos Produtos Conhecimento

Planejamento de Produção

Decidir quantidade e Programar Produção de Produtos Gerencial

Localização de Instalações

Decisão de onde instalar fábricas Estratégico

Principais funções dos sistemas: Estabelecimento de metas de produção, compras, expedição, recepção, engenharia, operações.

Principais aplicações dos sistemas: Sistemas de planejamento de recursos, de controle de pedidos de compra, de engenharia, de controle de qualidade.SISTEMA DESCRIÇÃO NÍVEL ORGANIZACIONAL

Contas a ReceberAcompanha as Contas a

ReceberOperacional

Análise de CarteiraProjeta a Carteira de

Investimentos da EmpresaConhecimento

OrçamentoPrepara Orçamentos de

Curto PrazoGerencial

Planejamento de Lucros

Planeja Lucros de Longo Prazo

Estratégico

Principais funções dos sistemas: Orçamento, livro-caixa, cobrança, contabilidade de custos.

Principais aplicações dos sistemas: Livro-caixa, contas a receber, contas a pagar, orçamento, sistemas de gestão financeira.


Contas a ReceberAcompanha as Contas a

ReceberOperacional

Análise de CarteiraProjeta a Carteira de

Investimentos da EmpresaConhecimento

OrçamentoPrepara Orçamentos de

Curto PrazoGerencial

Planejamento de Lucros

Planeja Lucros de Longo Prazo

Estratégico

Principais funções dos sistemas: Registros de pessoal, benefícios, remuneração, relações trabalhistas, treinamento.

Principais aplicações dos sistemas: Folha de pagamentos, registros de funcionários, sistemas de benefícios, sistemas de planos de carreira, sistemas de treinamento de pessoal.

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Tabela 1 – Características dos sistemas de processamentos de informação.Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 42.

Tipo doSistema

Informação de Input

ProcessamentoInformação de

OutputUsuários

SAEDados agregados; externos e internos

Gráficos; simulações; interativos.

Projeções; respostas às pesquisas.

Gerentes seniores

SADBaixo volume de dados; modelos

analíticos.

Interativo, simulações,

análises.

Relatórios especiais; análise

de decisões respostas às pesquisas.

Profissionais; assessores da

gerência.

SIG

Resumo de dados de

transação, alto volume de

dados; modelos simples.

Relatórios, modelos

simples, análise baixo nível.

Sumários e relatórios de

exceções.Gerentes médios

STCEspecificação de projeto; base de conhecimento.

Modelagem; simulação.

Modelos; gráficos.Profissionais;

pessoal técnico.

SAEDocumentos; cronogramas.

Documentos; gerenciamento;

cronograma, comunicação.

Documentos; cronogramas; mail.

Trabalhadores de escritório.

SPTTransações;

eventos.

Listagem; atualização; classificação.

Relatórios detalhados; listas;

sumários.

Pessoal de operação;

supervisores.

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Figura 11 – Inter-relacionamentos entre sistemas.Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 47.


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5. ESTABELECIMENTO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO


“Um sistema formal é necessário porque as

empresas ou organizações não podem dar-se

ao luxo de cometer erros durante esse

processo”. (NORTON, 1996, p. 421)

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Planejamento

Estabelecimento dos objetivos;

Identificação de problemas;

Análise dos problemas;

Alocação de recursos.

“... quanto mais amplo o estágio do

planejamento, maior a probabilidade de sucesso

do SIG.” (SILVA, 2005, p. 339)


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Projeto

Definir a estrutura do sistema;

Criação de protótipo;

Incluir os usuários finais na equipe do projeto;

Balancear os custos em tempo e dinheiro com a

relevância da informação;

Prover treinamento e documentação escrita

para todos os usuários do sistemas.


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Implementação

Implementação direta;

Implementação paralela;

Implementação modular;

Implementação periódica;

Testes e avaliações.


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6. CONCLUSÃO

Diante das necessidades gerenciais de uma organização

(monitoramento, controle, tomada de decisões), pôde-se

perceber a importância dos sistemas de informação para uma

organização. Importante ressaltar que os tipos de sistemas

existentes na organização, contribuem com o bom andamento

dos processos que circundam os níveis da mesma.

Assim, um Sistema de Informação ao ser estabelecido

em uma organização – respeitando suas etapas de

planejamento, projeto e implantação – pode então, contribuir

através de suas características significativas, tornando uma

gerência mais capacitada para tomar decisões.

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7. REFERENCIAS

LAUDON, K.C.; LAUDON, J.P. Sistemas de Informação

Gerenciais: administrando a empresa digital . 5ª ed.

São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2004.

MANAS, A.V. Administração de Sistemas de

Informação: como organizar a empresa por meio dos

sistemas de informação. 2ª ed. São Paulo: Érica, 1999.

NORTON, Peter. Introdução à Informática. São Paulo:

Pearson Education do Brasil, 1996.

SILVA, Reinaldo Oliveira da. Teorias da Administração.

São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2005.

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Business

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