Sistema de informação nas Empresas

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Sistema de informação nas Empresas Livro Promocional...

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  • 1. Ceretech Sistemas de Informao nas Empresas Diolene Bernardo Sampaio
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  • 3. INTRODUO AO SISTEMA DE INFORMAO NAS EMPRESAS 1.1 INTRODUO AO SISTEMA DE INFORMAO Estamos vivendo em um mercado globalizado e em constante emulao, onde predomina uma competio econmica global em que todos esto disputando recursos, mercados e receitas. As organizaes esto cada vez mais internacionais (actuam em diversos pases) e necessitam de foras de trabalho para actuar nestes mercados, para isso existe a necessidade de se ter domnio de um conjunto de conhecimento sobre sistemas de informao. OS sistemas de informao enquanto assunto de gesto tm cerca de 30 anos de idade e a sua evoluo ao longo destes ltimos tem sido to dramtica como irregular e a importncia dos mesmos, dentro de mercados com caractersticas de mudana acelerada, de tal forma que dever suportar devidamente as suas necessidades de informao a todos os nveis de deciso, constituindo um elemento central no desenvolvimento da sua capacidade competitiva. 1.2 O CONCEITO DE SISTEMA Num contexto de desenvolvimento de uma economia global, fomentada pelo crescente desenvolvimento tecnolgico, o acesso informao e o seu controlo so extremamente importantes para as organizaes. Neste ambiente fortemente competitivo, os sistemas de informao desempenham um papel fundamental no processo de tomada de deciso das organizaes. No entanto, para compreender o conceito de sistema de informao necessrio comear por perceber o conceito de sistema. 1.2 A TEORIA GERAL DOS SISTEMAS A Teoria Geral dos Sistemas, desenvolvida em meados do sculo XX por Ludwing Von Bertalanffy, nasce da tentativa de encontrar um modelo conceptual que seja aplicvel s diferentes reas da cincia, fomentando uma maior unio e interligao entre estas. Esta teoria abrange a generalidade das cincias, quer elas sejam formais, naturais ou sociais, e vem contribuir de forma significativa para o estudo das organizaes e respectivos sistemas de informao. Segundo Bertalanffy (1973), um sistema , na sua essncia, um conjunto complexo de elementos em interaco. O mundo em que vivemos constitudo por sistemas. O ser humano um sistema. As organizaes empresarias e sociais so sistemas. O sistema de informao , naturalmente, um sistema. Nas organizaes os elementos do sistema (Organizacional) podem ser expressos atravs dos diferentes recursos humanos, materiais ou financeiros. Nos
  • 4. sistemas informticos, temos os seus componentes, que incluem hardware (parte fsica dos computadores), software (componente lgica) e peopleware (as pessoas, sem as quais no possvel obter os outputs do sistema informtico). A generalidade das definies de sistema salienta a importncia da existncia de um objectivo para o qual trabalham coordenadamente os diferentes elementos que o constituem. Filipe Gmez-Pallete Rivas expressa a essncia deste conceito dizendo que um sistema corresponde a um conjunto de elementos, relacionados entre si, actuando num determinado ambiente, tendo por finalidade alcanar objectivos comuns, e com capacidade de auto-controlo (Rivas, 1984). A capacidade de auto-controlo consiste na possibilidade de verificar se o sistema est ou no a atingir os seus objectivos, para efectuar eventuais correces para que os objectivos sejam atingidos. Por exemplo, quando um sistema informtico no produz os resultados desejados naturalmente necessrio efectuar correces no seu processamento. Apesar de eventualmente diferentes na sua essncia, os sistemas possuem um conjunto de caractersticas que, pela relevncia com que se expressam nas organizaes e respectivos sistemas de informao, julgamos conveniente descrever. SISTEMA DE INFORMAO NAS EMPRESAS 2.1 CARACTERISTICAS GERAIS DOS SISTEMAS Uma caracterstica importante dos sistemas interligao e cooperao entre os elementos que os constituem. Os diferentes elementos que constituem um sistema, na medida em que actuam de uma forma coordenada, permitem que o resultado da sua aco conjunta seja superior, em efeito, ao somatrio das suas aces individuais. A esta propriedade dos sistemas d-se o nome de sinergia. Como todos os sistemas esto incorporados em outros sistemas (metasistemas) e podem ser sempre divididos em sistemas menores (Subsistemas), o estudo de um sistema complexo, ou de grande dimenso, pode ser realizado analisando individualmente os subsistemas que o constituem e a sua respectiva interligao. Entenda-se por sistema complexo um sistema constitudo por um elevado nmero elementos, fortemente relacionados entre si. Esta caracterstica importante quando se efectua um trabalho de analise de sistemas de informao nas organizaes, na medida em que a diviso da organizao em sub-sistemas para obter uma viso global da organizao. Com o decorrer do tempo, os sistemas apresentam uma tendncia para o aumento da entropia. Tal como os seres humanos, as organizaes, nascem, desenvolvem-se e morrem. Quanto maior um sistema mais difcil e complexa a sua gesto, o que aumenta o risco de existncia de entropia, de deficincias de funcionamento, com o decorrer do tempo. Uma das
  • 5. funes do sistema de informao nas organizaes permitir a comunicao e diminuir a entropia. Como refere Bertalanffy (1973), a entropia a medida da desordem e por conseguinte a entropia negativa ou informao a medida da ordem ou da organizao. Sistemas abertos, por contraposio a sistemas fechados, so aqueles que apresentam uma forte interaco com o seu ambiente, atravs de intercmbios frequentes. Sofrem as consequncias das mutaes ambientais e provocam, em funo da sua prpria aco, alteraes no meio envolvente. Estes sistemas tm a propriedade de se adaptarem s mutaes externas de forma a manterem o seu equilbrio dinmico, designado de homeostase. As organizaes e respectivos sistemas de informao tm mecanismos de anlise do meio envolvente de forma a poderem adaptar-se s alteraes desse mesmo meio envolvente. Quando ocorrem alteraes no contexto de uma organizao, esta tende a adaptar-se ao novo contexto. Uma caracterstica geral dos sistemas, importante na informatizao das organizaes, o facto que quanto mais especializado for um sistema menor o seu grau de adaptao a circunstancias diferentes. Por exemplo, se uma aplicao informtica foi desenhada medida de acordo com os requisitos especficos de uma organizao, a adaptao desse software a organizaes diferentes poder ser uma tarefa relativamente difcil. Qualquer sistema em funcionamento constitudo por inputs (entradas), processamento e outputs (sadas). Os inputs correspondem entradas (de dados, materiais, etc) que o sistema recebe para poder operar. O processamento a parte do sistema que, mediante um determinado objectivo, transforma os inputs produzindo os outputs. Os outputs correspondem ao resultado final do processo de transformao, de processamento. Um sistema de informao funciona deste modo. Recebe dados, processa esses dados (manual ou informaticamente) e emite informao supostamente relevante para os utilizadores. Input Processamento Output Controlo Figura 1.1 Estrutura de um sistema
  • 6. O nvel de recursos necessrios manuteno de um sistema tende a ser directamente proporcional sua dimenso. Este aspecto, como aponta Edward Yourdon (1989) muito relevante na automatizao de sistemas de informao. Nem sempre, na avaliao dos custos inerentes utilizao de um sistema informtico, o custo de manuteno devidamente ponderado e, segundo Yourdon (1989), muitas organizaes utilizam mais de 50% dos seus recursos na manuteno de sistemas antigos. A manuteno de um sistema consiste em assegurar a sua eficincia adaptando-o a novos requisitos e corrigindo eventuais anomalias. 2.2 O SISTEMA ORGANIZACIONAL Uma organizao pode ser entendida como um sistema complexo, resultado de um vasto conjunto de motivaes econmicas e sociais distintas, associadas s pessoas que a constituem e que tm interesses na organizao (stakeholders). Os objectivos organizacionais so, por isso, resultado da integrao das eventuais diferentes perspectivas dos seus gestores e stakeholders. Devido sua importncia e carcter multifacetado, as organizaes so objecto de estudo da generalidade das cincias sociais. Uma empresa um caso particular de uma organizao social onde a perspectiva econmica assume especial relevncia. A gesto empresarial corresponde ao processo de utilizao e articulao dos recursos necessrios ou disponveis, para atingir objectivos especficos, num determinado contexto, e consiste fundamentalmente em quatro funes elementares e distintas: planear, organizar, dirigir e controlar. O planeamento dever permitir definir os objectivos da organizao e formular os planos de aco necessrios para a sua concretizao. Organizar implica a definio dos diferentes grupos, estrutura hierrquica e relaes de trabalho. Dirigir corresponde, fundamentalmente, aco de influenciar os membros da organizao para a realizao das tarefas que lhes esto atribudas, e a funo de controlo pretende verificar se as actividades organizacionais foram executadas