Sistema de Trilhas de Auditoria

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Sistema de

Trilhas de Auditoria

Público-Alvo

Gestores das Unidades

Pagadoras, dos Órgãos, da

Administração Pública Federal

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Trilhas de Auditoria de Pessoal

As Trilhas de Auditoria de Pessoal representam uma ferramenta/mecanismo que viabiliza a coleta de evidências por dados pré-existentes (cruzamento de informações contidas nas bases de dados da Previdência Social e do Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos - SIAPE) que demonstram situações de inconsistências cadastrais e/ou de pagamentos que se revelam incompatíveis com o ordenamento legal.

Situação Anterior

Falta de uma ferramenta que permita a automatização/integração de todas as ações e áreas envolvidas no processo de avaliação e regularização das inconsistências apontadas pelas Trilhas de Auditoria de Pessoal. Atualmente, o recebimento de justificativas por parte dos Gestores das UPAGs, em relação às inconsistências enviadas pela CGU, é feito por meio de planilhas Excel.

Situação Anterior

A emissão de análises sobre as justificativas informadas pelos Gestores das UPAGs são realizadas por meio de um sistema existente apenas na Intranet da CGU, isto é, de uso restrito aos servidores das Unidades de Controle Interno (UCI) da CGU (esse sistema foi utilizado como referência para definição do novo sistema). As UPAGs não tinham acesso a esse sistema. As informações prestadas pelas UPAGs eram inseridas no sistema por servidores da CGU;

Falta de informações gerenciais padronizadas, consolidadas e atualizadas.

Morosidade na obtenção do potencial retorno financeiro ao erário resultante da execução das Trilhas de Auditoria de Pessoal.

Novidade: Sistema Trilhas de Auditoria

A novidade agora é a disponibilização de um sistema WEB, que vem para aprimorar e agilizar a comunicação entre os Gestores das UPAGs e os Auditores da CGU, permitindo que todo o processo de apresentação de justificativas e providências adotadas em relação às possíveis inconsistências apresentadas pelas Trilhas de Auditoria de Pessoal seja mais célere, além de permitir a produção de informações gerenciais de forma mais rápida e eficiente..

Benefícios para os Gestores das UPAGs

Permitir o acompanhamento e o monitoramento mais eficientes das providências a cargo das Unidades Pagadoras (UPAGs), dos Órgãos, com vistas a analisar e regularizar as possíveis inconsistências apontadas pelas Trilhas de Auditoria de Pessoal.

Benefícios para a CGU

O sistema facilitará os trabalhos dos Gestores e Auditores da CGU, permitindo um acompanhamento e monitoramento mais eficientes tanto das providências a cargo das UPAGs quanto das análises dos auditores da CGU sobre as respostas informadas pelos gestores.

Disponibilização do Sistema em Produção

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• O sistema entrará em produção no dia 10/09/14.

• Para que possa haver acompanhamento efetivo das ocorrências Cadastrais e de Pagamentos, as trilhas serão geradas a cada semestre e os Gestores das UPAGs terão o prazo de 90 (noventa) dias para apresentar as justificativas para todas as possíveis inconsistências apresentadas, a partir da sua disponibilização no Sistema.

• Após esse prazo, a CGU emitirá Relatório de Auditoria consolidando os resultados e, se for o caso, emissão de recomendação, caso haja providências pendentes.

Informações sobre o Sistema

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Informações sobre o Sistema de Trilhas de Auditoria, assim como seu link de acesso e manuais disponíveis, podem ser consultadas no Portal da CGU, por meio da Seção: Controle Interno

http://www.cgu.gov.br/ControleInterno/



Acesso ao Sistema

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Somente os Gestores das UPAGs previamente autorizados e cadastrados, poderão registrar seus posicionamentos (justificativas) sobre as possíveis inconsistências encontradas durante a execução das Trilhas de Auditoria de Pessoal.

Acesso ao Sistema

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Se você, servidor de UPAG, ainda não possui cadastro, no Sistema, solicite o seu cadastramento por intermédio da seção: “Ainda não sou Cadastrado no Sistema”.

Procedimento: Envio de e-mail para:[email protected], com as informações solicitadas. O e-mail deve ser enviado pelos Gestores das Unidades de Recursos Humanos, que deveram designar servidores de sua unidade para ter acesso ao Sistema.

mailto:[email protected]

Acesso ao Sistema

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• Inicialmente será dado uma carga de Usuários Externos;

• A carga de Usuários Externos tem como origem os usuários cadastrados por meio do Formulário Eletrônico divulgado no Comunica Web do Siape (não esta mais disponível);

• Ficará a cargo dos Gestores das Unidades de Recursos Humanos a manutenção da relação de servidores que devem ter acesso ao sistema. Qualquer alteração deve ser solicitada/comunicada por meio do e-mail: [email protected]


Acesso ao Sistema

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• Os Usuários que já realizaram seu cadastro por meio do Formulário Eletrônico, a partir da disponibilização do Sistema em produção, deverão realizar o seguinte procedimento:

Clicar no link: “Recuperar Senha”, da seção: “JÁ SOU

CADASTRADO”

Acesso ao Sistema

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Informar seu CPF e clicar no botão: Enviar

Usuário receberá um e-mail do destinatário: [email protected], informando uma Senha Temporária que deverá ser alterada no seu Primeiro Acesso ao Sistema.


Acesso ao Sistema

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Acesso ao Sistema

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Novos cadastros receberão um e-mail do destinatário: [email protected], informando uma Senha Temporária que deverá ser alterada no seu Primeiro Acesso ao Sistema.


Acesso ao Sistema

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Login no Sistema

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O Sistema deverá ser acessado através do seguinte link:

https://trilhasauditoria.cgu.gov.br/trilhaauditoria Por padrão, a opção “Usuário Externo” já vem selecionada. O usuário deverá informar o seu CPF no campo “USUÁRIO” e sua senha no campo “SENHA” e clicar no botão “Enviar” ou acionar a tecla “Enter” para acessar o Sistema.

https://trilhasauditoria.cgu.gov.br/trilhaauditoria

Login no Sistema

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Caso seja seu Primeiro Acesso, inicialmente deve ser informada a Senha Temporária que foi enviada para seu e-mail e o Sistema lhe direcionará para um Tela de Alteração de Senha.

Login no Sistema

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Durante o processo de Login, o Sistema validará os dados informados. Se a autenticação for negativa, o Sistema exibirá a seguinte mensagem de erro “Usuário e/ou senha inválidos”. Caso a autenticação seja positiva, o Sistema exibirá sua Página Inicial, conforme exibido no próximo slide.

Visão Geral do Sistema

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O Sistema é composto pelos seguintes PERFIS DE USUÁRIO:

• Usuários Interno – pertencentes as Unidades de Controle Interno (UCI) da CGU:

• Administrador;• Gestor CGU;• Auditor CGU.

• Usuários Externo – pertencentes às UPAGs dos Órgãos

• Gestor UPAG;• Gestor UPAG Consulta.


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Administrador

Esse perfil será concedido para servidores específicos da DP/SFC/CGU - que terão o papel de gerenciar/executar todas as funcionalidades do sistema, exceto a de “Justificar Inconsistências” que é uma funcionalidade específica do Perfil Gestor UPAG. O papel principal desse perfil será executar ações relacionadas a cadastros (parametrizações) e concessão de acessos.


Gestor CGU

Servidores da CGU que exercem funções e/ou cargos comissionados (chefes, coordenadores e diretores). Esse tipo de usuário terá permissões mais amplas que o Perfil Auditor CGU, como por exemplo: Aprovar/Reprovar Solicitações de Alteração de Justificativas e acesso a todas as informações relacionadas às respectivas UCIs sob sua supervisão.

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Auditor CGU

Servidores da CGU que atuam diretamente nas Análises das Justificativas informadas (concluídas) pelos Gestores das UPAGs, de acordo com sua UCI de atuação.

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Gestor UPAG

Receberam esse perfil, os servidores lotados nas UPAGs dos Órgãos Jurisdicionados à CGU e Órgãos Vinculados às CISET (Setoriais do Controle Interno) que aderirem ao uso do Sistema. Usuários com este perfil atuaram diretamente na Emissão de Justificativas, no Acompanhamento e Monitoramento da regularização das Inconsistências detectadas para sua Unidade, e se necessário, na Solicitação de Alteração de Justificativas.

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Gestor UPAG Consulta

Esse perfil que será concedido aos servidores lotados nas UPAGs dos Órgãos Jurisdicionados à CGU e órgãos vinculados às CISET (Setoriais do Controle Interno) que aderirem ao uso do Sistema. A diferença entre esse perfil e o perfil Gestor UPAG é que os usuários com esse perfil poderão apenas consultar as inconsistências e suas respectivas justificativas. Não poderão emitir ou solicitar alteração de justificativas. Este perfil também poderá ser utilizado pelas Auditorias Internas de órgãos da Administração Indireta.

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Cada usuário será associado a um tipo de Perfil e terá permissões específicas (acessos) dentro do sistema. A visibilidade das inconsistências dependerá da vinculação de cada usuário a sua respectiva UPAG de atuação.

Observação: Alguns usuários poderão estar associado a mais de uma UPAG, de acordo com sua função/papel dentro de seu Órgão.

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Visão Geral do SistemaVinculação de UPAGs x UCI

• As inconsistências são geradas por Órgãos/UPAGs;

• É importante frisar que existe uma vinculação entre UPAG e UCI. Cada UCI pode atuar em uma ou em várias UPAGs;

• As informações disponíveis nos filtros e na geração de consultas/relatórios estarão diretamente associadas às UPAGs de atuação de cada usuário.

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Vinculação de UPAGs x UCI


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As Principais FUNCIONALIDADES do Sistema de Trilhas de Auditorias envolvem:

• Justificar Inconsistências: O Sistema permite que os Gestores das UPAGs registrem as JUSTIFICATIVAS para as inconsistências encontradas pela CGU, por meio da execução das Trilhas de Auditoria de Pessoal. É possível pesquisar as inconsistências por diversos filtros, definir uma justificativa e anexar documentos que justifiquem a regularização da inconsistência apontada.

• Analisar Justificativas: O Sistema permite a ANÁLISE das Justificativas apresentadas pelas UPAGs para as inconsistências. Será possível definir se a Justificativa da UPAG foi aceita ou não por meio do uso de pareceres e o registro de uma Justificativa para a conclusão da análise em questão.

• Solicitar Alteração de Justificativa: O Sistema permite que o Gestor UPAG faça uma Solicitação de Alteração de uma Justificativa, que por algum motivo específico precise ser alterada, podendo essa solicitação ser aprovada ou não pelo Gestor da CGU.


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• Analisar Solicitação de Alteração: O Sistema permite que o Gestor CGU analise e posteriormente aprove ou reprove uma Solicitação de Alteração de Justificativa, encaminhada por um usuário que tenha o perfil Gestor UPAG.

• Emitir Relatórios: O Sistema permite a emissão de relatórios de acordo com parâmetros/filtros informados.

• Exportar Resultados de Pesquisas/Consultas: O Sistema permite a exportação dos resultados das pesquisas/consultas realizadas no sistema para um formato compatível com Planilha Eletrônica Excel (formato CSV).

• Impressão de relatórios: O Sistema permite a impressão de todos os relatórios e consultas contidos no sistema.

Menu do Sistema

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O MENU do Sistema é composto pelas seguintes opções:

• Cadastro - apresentado apenas para os Administradores do Sistema, possuindo Submenus relacionados a todos os cadastros e parametrizações existentes no sistema, como por exemplo: Cadastro de Trilhas, Usuários, Pareceres e Vinculação de UPAGs e UCI.

• Inconsistência – Essa opção possui os seguintes submenus:

Justificar: apresentado apenas para os Gestores UPAGs;

Analisar Justificativa: apresentado para todos os perfis, exceto para os Gestores UPAGs;

Analisar Solicitação de Alteração: apresentado apenas para os Gestores CGU.

Menu do Sistema

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• Relatórios: apresentado para todos os perfis do sistema, possuindo um total de 4 opções de relatórios. Perceba que cada relatório exibirá somente as informações de acordo com o acesso concedido para cada usuário, isto é, os relatórios serão gerados com base na(s) sua (s) UPAG(s) de atuação, associadas durante o processo de cadastramento de usuários.

Menu do Sistema

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• Pergunta e Respostas Frequentes: conjunto de perguntas e respostas com o objetivo de esclarecer dúvidas relacionadas ao sistema, conforme exibido no próximo slide.

Menu do Sistema

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• Meu Perfil: Disponibiliza os submenus “Ver Meu Perfil” e “Alterar Senha”.

Ver Meu Perfil - essa funcionalidade permite ao usuário visualizar os dados do seu perfil, conforme figura exibida no próximo slide;

Alterar Senha – essa funcionalidade permite ao usuário alterar sua senha de acesso ao Sistema, conforme figura exibida nos próximos slides.

• Página Inicial: Essa opção retorna a página inicial do sistema quando acionada.

Visão do Ciclo de Vida das Inconsistências

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Cada INCONSISTÊNCIA poderá se enquadrar nas seguintes SITUAÇÕES de acordo com o fluxo de execução do sistema:

Visão do Ciclo de Vida das Inconsistências

44Fluxo – Visão do Ciclo de Vida das Inconsistências

Visão Geraldo

Processo

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46Fluxo – Visão Geral do Processo

Detalhamento das Principais Funcionalidades do Sistema

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A seguir serão apresentadas as principais funcionalidades do sistema que serão utilizadas pelo Perfil: Gestor UPAG, dentre elas:

• Justificar Inconsistências;• Emitir Relatórios.

Obs.: O sistema permite que seja feito Justificativas de Inconsistências em Lote, ver mais detalhes no Manual do Sistema (Usuário Externo), disponível na Tela de Login do Sistema e no Portal da CGU.

Justificar Inconsistências

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A funcionalidade “Justificar Inconsistências” pode ser acessada através do Menu Inconsistência Justificar. Essa funcionalidade permite que as seguintes ações sejam executadas: • Pesquisar Inconsistências;• Justificar Inconsistência;• Detalhar Inconsistência;• Solicitar Alteração de Justificativa.

Justificar Inconsistências

Pesquisar Inconsistências

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Essa ação, independentemente das opções de filtro que o sistema oferece e o propósito do usuário que a efetuou, sempre trará como “Resultado da Pesquisa”, uma relação de servidores alinhados por Código da Trilha, Competência, Órgão, UPAGs, Matrícula e Nome do Servidor, em que cada linha corresponde a uma inconsistência encontrada, sendo que a quantidade de registros a ser apresentada dependerá dos filtros aplicados e de sua UPAG(s) de atuação.


A coluna “Ação” do quadro “Resultado da Pesquisa”, permitirá ao Gestor UPAG realizar as seguintes ações:

• Justificar uma Inconsistência (possível quando a situação da inconsistência seja: Justificativa Pendente ou Justificativa em Andamento);

• Detalhar uma Inconsistência (visualizar dados da Inconsistência, sendo que as informações apresentadas variam de acordo com a situação da inconsistência);

• Solicitar Alteração da Justificativa (possível quando a situação da inconsistência for: Justificativa Concluída, Análise em Andamento e Análise Concluída).

Justificar Inconsistência

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Ao clicar no ícone “Justificar” , localizado na coluna “Ação” do quadro Resultado da Pesquisa, o Gestor UPAG poderá informar uma Justificativa para uma inconsistência. O Sistema exibirá a tela “Justificar Inconsistência”, que é composta por duas partes (quadrantes):

1. Dados da Inconsistência: neste quadro são apresentados os dados referentes a inconsistência, que possibilitará ao Gestor UPAG identificar a possível não conformidade identificada durante a execução das Trilhas de Auditoria de Pessoal;

2. Justificativa da Inconsistência: é por meio deste quadro que o Gestor UPAG, ao preencher os seus campos, realizará o procedimento de Justificar uma Inconsistência.


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Gestores das UPAGs deverão informar no quadrante: “Justificativa da Inconsistência”, as seguintes informações:

Parecer (códigos de 1 a 6, veja próximo slide); Valor a Devolver (este campo torna-se visível e deve ser

preenchido pelo usuário somente quando a opção selecionada no campo “Parecer” for código 2 ou 4);

Valor Mensal Pago (campo também associado aos pareceres 2 ou 4 e seu preenchimento não é obrigatório);

Valor Mensal após Acerto (campo também associado aos pareceres 2 ou 4 e seu preenchimento não é obrigatório);

Justificativa (campo Justificativa); Realizar upload de arquivos caso julgue necessário (Opção:

Anexar Arquivo).


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Lista de Pareceres Possíveis

CÓDIGO DESCRIÇÃO

1 ATENDIDO TOTAL, FALHA FORMAL.

2 ATENDIDO TOTAL, COM R$ A DEVOLVER.

3 ATENDIDO PARCIAL, FALHA FORMAL.

4 ATENDIDO PARCIAL, COM R$ A DEVOLVER.

5 NÃO CONCORDO.

6 ATENDIMENTO DEPENDE DE AÇÃO DA SEGEP/MP.


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Após emitir sua Justificativa, o Gestor UPAG possui 4 opções disponíveis (botões), sendo elas:

Voltar: o sistema retornará à tela anterior sem salvar as informações preenchidas pelo usuário;

Imprimir: o sistema exibirá um arquivo .PDF para impressão com o conteúdo exibido na tela;

Salvar: o sistema salva as informações preenchidas pelo usuário, mas ainda não conclui a justificativa (Situação: Justificativa em Andamento);

Concluir Justificativa: o sistema salva as informações preenchidas pelo usuário, avalia se todos os campos obrigatórios foram preenchidos e conclui a justificativa (Situação: Justificativa Concluída).

Detalhar Inconsistência

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Ação que demonstra, apenas para consulta e impressão, os Dados da Inconsistência e mais 2 partes (quadrantes): Justificativa da Inconsistência e Análise da CGU, a depender da Situação em que a Inconsistência se encontra no momento que está ação esta sendo executada. Por exemplo: O quadrante “Análise da CGU” somente estará disponível para o Gestor UPAG a partir do momento que a inconsistência em questão estiver na Situação: Análise Concluída.

Apresenta também um Histórico de Alteração de Justificativas de uma Inconsistência, quando aplicável.

Solicitar Alteração de Justificativa


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Essa ação permite ao usuário Solicitar a Alteração da Justificativa de uma Inconsistência que já esteja com sua justificativa concluída.

Para acessar essa funcionalidade o usuário deve clicar no ícone “Solicitar Alteração de Justificativa” , localizado na coluna “Ação” do quadro que exibe o Resultado da Pesquisa da Tela: “Pesquisar Inconsistências”.

Ao clicar nesse ícone, o sistema exibirá a Tela “Solicitar Alteração da Justificativa da Inconsistência”, conforme demonstrado no próximo slide.


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O usuário deverá informar o Motivo da Solicitação na tela em questão e clicar no botão “Enviar”.

Solicitar Alteração de Justificativa• O Sistema enviará um e-mail para o Gestor CGU da UCI

responsável pelas análises das inconsistências da(s) UPAG(s) do Usuário Solicitante, informando sobre a Solicitação de Alteração;

• O Sistema alterará a Situação da Inconsistência para “Aguardando Aprovação de Alteração” até que o Gestor CGU aprove ou rejeite a Solicitação;

• Se o Gestor CGU aprovar a solicitação, o Sistema alterará a Situação da Inconsistência para “Justificativa em Andamento” e permitirá que o Gestor UPAG faça as alterações necessárias e conclua a justificativa novamente;

• Caso o Gestor CGU rejeite a solicitação, o Sistema alterará a Situação da Inconsistência para a Situação Anterior à Solicitação de Alteração;

• Seja qual for a decisão do Gestor CGU, o sistema enviará um e-mail ao usuário solicitante informando sobre a decisão.

Emitir Relatórios

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O sistema disponibilizará nesta primeira etapa 4 relatórios, sendo eles:

Relação das Quantidades e Valores com Base nas Respostas dos Órgãos;

Resumo de Pareceres Emitidos;

Relação das Inconsistências - Visão Detalhada;

Análise da CGU com Base nas Inconsistências Respondidas pelas UPAGs.

Relação das Quantidades e Valores com Base nas Respostas dos Órgãos

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Finalidade Principal: fornece ao usuário um apanhado geral sobre o quantitativo e valores de inconsistências encaminhadas aos órgãos e suas respectivas respostas (visão de momento do quantitativo e percentual de inconsistências respondidas pelos Gestores das UPAGs) e valores envolvidos (devolução ao erário);

Tipo de Relatório: este relatório permite que sejam gerados 4 tipos de agrupamentos: por Trilhas, Órgão/Todos, Órgão/Somente Órgãos Jurisdição da CGU e UPAG;

Colunas Chaves: “Quantidade de Inconsistências encaminhadas aos órgãos” e “% de Inconsistências justificadas”.

Relação das Quantidades e Valores com Base nas Respostas dos Órgãos

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• Após preencher os filtros de pesquisa que achar necessário, o usuário deve clicar no botão “Gerar”. Para limpar o resultado da pesquisa e os valores informados nos filtros, o usuário deve clicar no botão “Limpar”.

• O usuário pode visualizar o significado de cada coluna exibida no relatório parando o mouse em cima da coluna. Além da visualização dos dados do relatório na tela, o usuário pode clicar nas seguintes opções:

• Imprimir: ao usuário clicar neste botão, o sistema gera o relatório em PDF e disponibiliza para download/impressão;

• Exportar: ao usuário clicar neste botão, o sistema exporta o relatório para o formato CSV e disponibiliza para download/impressão.

Resumo de Pareceres Emitidos

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Finalidade Principal: fornece ao usuário um apanhado geral sobre o quantitativo de inconsistências justificadas e analisadas distribuídos pelos Tipos de Pareceres;

Parecer Tipo Justificativa: são os pareceres utilizados pelo Gestor UPAG durante a emissão de Justificativas (1 a 6);

Parecer Tipo Análise: são os pareceres utilizados pela CGU durante a Análise de uma Justificativa (1 a 5);

Tipo de Relatório: este relatório permite que sejam gerados 4 tipos de agrupamentos: por Trilha/Órgão, Trilha/UPAG, Órgão e UPAG;

Colunas Chaves: “Total de Inconsistências Justificadas”, “Parecer Justificativa”, “Total de Inconsistências Analisadas” e “Parecer Análise”.

Relação das Inconsistências - Visão Detalhada

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Finalidade Principal: fornecer uma visão detalhada de cada inconsistência, apresentando dados gerados durante a execução das trilhas no seu maior detalhamento (contemplando dados dos Servidores envolvidos nos resultados das Trilhas) e dados informados pelos usuários do sistema durante o processo de emissão de justificativas e análises (por exemplo: Pareceres e Justificativas);

Filtros: apesar deste relatório não possuir formas de agrupamento, ele é o que disponibiliza a maior quantidade de filtros, possibilitando a geração de informação de acordo com a necessidade do usuário;

Colunas Chaves: “Parecer UPAG”, “Parecer CGU”, “Justificativa UPAG” , “Justificativa CGU” e “Situação”.

Análise da CGU com Base nas Inconsistências Respondidas pelas UPAGs

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Finalidade Principal: o enfoque deste relatório são as análises emitidas pela CGU versus a quantidades de inconsistências respondidas pelas UPAGs. O relatório apresenta um percentual de inconsistências com análises concluídas pela CGU em relação ao total de inconsistências que possuem justificativas concluídas pelos Gestores das UPAGs;

Tipo de Relatório: este relatório permite que sejam gerados 4 tipos de agrupamentos: por Trilhas, Órgão/Todos, Órgão/Somente Órgãos Jurisdição da CGU e UPAG;

Colunas Chaves: “Quantidade de Inconsistências Respondidas pelos Órgãos”, “Quantidade de Inconsistências Analisadas pela CGU”, “Total de Análises Pendentes em Relação às Inconsistências Respondidas pelos Órgãos” e “% de Inconsistências Analisadas”.

Sistema de Trilhas de Auditoria

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