Sistema Hygia Web

MÓDULO AMBULATÓRIO

AGENDAMENTO, RECEPÇÃO E REGISTRO ATENDIMENTO

Prefeitura Municipal de Ribeirão Preto Secretaria da Saúde

Divisão de Informática

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Módulo Ambulatorial – Agendamento INTRODUÇÃO: O sistema HYGIAWEB possibilita a marcação de consultas, através do controle de agendas. Para cada horário da agenda de um profissional, existe um número previsto de pacientes a serem atendidos. O sistema controla os pacientes agendados, atendidos e faltantes. As agendas são definidas por dia da semana, horários, especialidade, tipo de atendimento. As etapas de criação da agenda de um profissional foram mostradas no treinamento de formatação de agenda . Neste curso mostraremos como realizar um agendamento (individual ou em grupo), como recepcionar e registrar o atendimento de um paciente. O HYGIAWEB não impõe a exigência de que haja um agendamento prévio para permitir o registro da recepção e do prontuário do paciente, mas atribui prioridades diferentes de atendimento para pacientes agendados ou não. Existe, também, o recurso para bloqueio de uma agenda a partir de uma determinada data e/ou horário, isso pode ser útil nos casos em que o cadastro de agendas é realizado para um período longo e só desejamos disponibilizar as de data mais próxima. Quando o profissional tem palestras, reuniões, etc., este horário pode ser registrado com zero vaga e a informado o motivo das vagas zeradas. O sistema ainda permite a reserva de horários para pacientes que estejam inscritos (no momento do agendamento) em determinado programa de saúde. O agendamento pode ser feito de forma centralizada, através de um número telefônico. Para isto, deve haver uma central de marcação de consultas, cujos usuários tenham permissão para realizar o agendamento em qualquer unidade de saúde. Como o sistema é on-line, as alterações são realizadas de forma instantânea, permitindo o acesso concorrente à agenda, sem risco de duplicidade de marcação. Nos atendimentos de emergência não existem agendamentos prévios. Neste caso, o sistema registra apenas a recepção ou entrada do paciente, na unidade de saúde. Quando o paciente ainda não está cadastrado no sistema, é realizado um cadastramento rápido (nome, sexo, data de nascimento e nome da mãe) através da página “Recepção de Urgência”, sendo o cadastro completo preenchido após o atendimento. AGENDAMENTO DO PACIENTE: A página que permite realizar o agendamento é acessada pelo link “Agendamento” na Tab “Ambulatório”. Entrar em Ambulatório → Agendamento

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Inicialmente precisamos informar o paciente para o qual se deseja realizar o agendamento. Isso é feito através dos mecanismos de busca do Paciente. Caso o paciente não esteja cadastrado, utilize o link “Cadastrar”. Neste caso, o sistema irá navegar para a página de cadastro do paciente levando o nome digitado para agilizar o cadastramento. Se você clicar em “OK” e o sistema encontrar nomes semelhantes, será apresentada uma lista com os possíveis indivíduos.

Escolhido o paciente, será apresentada a lista de agendamentos já existentes, para quaisquer Unidades de Saúde (L AGENDAMENTOS no Hygia velho). Essa lista é importante para evitar que sejam feitos agendamentos em duplicidade, permitindo dessa forma que mais pacientes sejam atendidos. Nesta lista é possível remover agendamentos do paciente ou re-imprimir o recibo do agendamento.

Selecionando a Especialidade “Odontologia Básica” e clicando no link de horário que aparece na agenda disponível para a Unidade/Especialidade ficaremos com a consulta agendada e a tela seguinte será apresentada.

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ENCAMINHAMENTO: Esta página também mostra os encaminhamentos ainda não agendados. Se você for agendar um encaminhamento é importante que use o link “Procurar Agenda” por dois motivos. Primeiro, para garantir que os dados usados para a seleção das agendas sejam exatamente os solicitados no encaminhamento e segundo, para garantir que o sistema faça a ligação entre o encaminhamento e o agendamento, retirando o encaminhamento da lista a agendar. PESQUISA AGENDA: Em seguida, forneça os argumentos de busca para a pesquisa da agenda. As restrições de busca podem ser feitas por Unidade de Saúde (escolha uma em particular ou selecione todas); por especialidade médica; por profissional (opcional) e por período (altere o período sugerido, se desejar). Em seguida, pressione o link “Mostrar Agenda”. RESTRIÇÃO DE ACESSO AS UNIDADES: A escolha da Unidade de Saúde está condicionada à lista de Unidades de Saúde onde o usuário do sistema tem permissão para agendar. Mesmo que você selecione a opção <Todas>, o sistema não irá mostrar as agendas de todas as Unidades de Saúde, mas somente das Unidades de Saúde onde o seu usuário pode agendar. LISTA DE ESPERA: Como já dissemos, para agendar o paciente, clique no horário desejado. Isso gera o agendamento, e ele é mostrado na tela. Caso não seja encontrada nenhuma agenda disponível, o pedido de agendamento pode ser colocado na lista de espera através do link “Colocar em fila de espera”. Pacientes nesta lista terão prioridade de agendamento, quando novas agendas forem abertas ou desbloqueadas. PROGRAMAS DE SAÚDE: Agendas podem ser criadas com reserva para pacientes inseridos em programas de saúde. Neste o caso o sistema mostra o nome do programa para o qual o horário está reservado, e, se for feita uma tentativa de agendar nesse horário um paciente que não esteja inscrito (ativo) nesse programa, o agendamento será rejeitado pelo Hygia. ESPECIALIDADES, AUTORIZAÇÃO PARA AGENDAMENTO: O sistema pode ser configurado para exigir uma autorização prévia para permitir o agendamento de pacientes em consultas de especialidades. As definições de quais especialidades exigirão autorização prévia é feita na página “Registro da Especialidade”, acessada pelo Módulo de Configuração Especialidade. Na tela que aparece clicamos na especialidade desejada e colocamos um “tick” no campo “Necessita autorização para agendamento”. A autorização é concedida na página de Detalhe do Encaminhamento, acessível através da página “Análise de Encaminhamentos”.

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GRUPOS DE PACIENTES Entrar em Ambulatório Grupos de Pacientes

É possível reunir pacientes em grupos para fins de Agendamento em Grupo. Os grupos de pacientes são organizados por Unidade de Saúde e só podem ser agendados na Unidade em que foram criados. A criação de um grupo é realizada pela página “Grupos de Pacientes”. Para criar um novo grupo clique em “Cadastro do grupo de pacientes”, informe o grupo, sua descrição e depois em “Salvar”.

Após a criação de um Grupo de Pacientes pode ser iniciada a inclusão dos pacientes nesse grupo através do link “Pacientes” da mesma tela “Grupos de Pacientes”.

Para inserir os pacientes no grupo clique em “Novo” na tela “Pacientes do Grupo”.

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Na tela seguinte, informe os pacientes que deseja inserir no grupo e clique em Salvar.

A inserção de um paciente em um grupo automaticamente o agenda em todas as consultas agendadas e ainda não realizadas desse grupo. A retirada de um paciente de um grupo automaticamente o retira de todas as consultas agendadas e ainda não realizadas desse grupo. AGENDAMENTO DE GRUPOS Entrar em Ambulatório Agendamento de Grupos

A pagina “Agendamento em grupo” realiza o agendamento de um grupo de pacientes para ser atendido por um ou mais profissionais. Esta página mostra apenas as agendas que foram cadastradas com a opção de agendamento de grupos, opção que é definida na criação da Agenda do Profissional. Inicialmente, é necessário informar o grupo de pacientes para o qual se deseja realizar o agendamento. Caso o grupo de pacientes não esteja cadastrado, utilize o link “Grupo de pacientes”. Se você escolheu um grupo de pacientes será apresentada uma lista de agendamentos já existentes para esse grupo. Essa lista é importante para evitar agendamentos em duplicidade. Na seqüência, forneça os argumentos de busca para a pesquisa da agenda. As restrições de busca podem ser feitas por especialidade, por profissional, por tipo de atendimento e por período. Em seguida, clique no link “Mostrar agenda”. Para agendar o grupo, clique no horário desejado. Com isso, o grupo fica automaticamente agendado e o novo agendamento é mostrado na tela. Mesmo que o agendamento seja feito em grupo, a recepção é registrada individualmente por paciente, permitindo o controle individual de presença.

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PACIENTES AGENDADOS: Entrar em Ambulatório → Pacientes Agendados

Esta página permite visualizar os pacientes agendados (análogo ao L AGENDADOS no Hygia velho) e, se for o caso, removê-los. Quando a página é mostrada pela primeira vez, traz todos os pacientes agendados para a data de hoje, na Unidade de Saúde onde está trabalhando o usuário do sistema. Se este usuário estiver associado a um Profissional dessa Unidade de Saúde, então a página mostrará inicialmente apenas os pacientes agendados para esse Profissional. Para listar pacientes agendados em outra Unidade de Saúde (à qual o usuário tenha acesso) ou somente os pacientes agendados para um determinado profissional, especialidade ou em outro período, é necessário fornecer os argumentos de busca. Informe os dados desejados e em seguida, pressione o link “Mostrar agenda”. Serão listados os nomes dos pacientes agendados, os profissionais, a especialidade, a data e a hora para a consulta, e se o atendimento será em grupo ou individual. Para desmarcar uma consulta, pressione o link “Remover” referente ao agendamento desejado. É importante ressaltar que não é permitido desmarcar um agendamento gerado por um encaminhamento. Será necessário editar o atendimento que gerou o encaminhamento e removê-lo. Só assim será possível desmarcar a consulta. IMPRIMIR AGENDA Entrar em Ambulatório → Imprimir Agenda

Quando a página é mostrada pela primeira vez, traz como padrão a data de hoje para visualização da agenda do dia, na Unidade de Saúde onde está trabalhando o usuário do sistema. Para listar pacientes agendados em outra Unidade de Saúde (à qual o usuário tenha acesso) ou os pacientes agendados para um dado profissional, ou em outra data, é necessário fornecer os argumentos de busca para a pesquisa dos registros. As restrições de busca podem ser feitas por Unidade de Saúde, por profissional e por data. Realizada a seleção para exibir o relatório, basta pressionar o link “Exibir relatório”.

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Módulo Ambulatorial – Recepção INTRODUÇÃO: Quando um paciente chega a uma unidade de saúde é necessário recepcioná-lo, ou seja: identificá-lo, saber o motivo da sua presença e encaminhá-lo para o atendimento. No Hygia, fazemos isso utilizando as transações de recepção. A recepção pode ser feita para atendimentos previamente agendados, por encaixe (sem agenda) e urgência/emergência. RECEPÇÃO DE URGÊNCIA: Registra a presença de um paciente na Unidade de Saúde para ser atendido em caso de urgência. Entrar em Ambulatório Recepção de Urgência

Inicialmente precisamos informar o paciente a recepcionar, isso é feito através dos mecanismos de busca. Caso o paciente não esteja cadastrado, utilize o botão “Novo”. Neste caso, o sistema irá para a página de cadastro do paciente levando o nome digitado. Devemos então cadastrar pelo menos a Data de Nascimento, o Sexo e o Nome da Mãe. Clicando em “OK”, se o sistema encontrar nomes semelhantes, será apresentada uma lista com os possíveis indivíduos. Identifique o paciente e clique no link do Nr. Hygia para selecioná-lo.

Uma vez identificado ou cadastrado o paciente, ele pode ser recepcionado para o tipo de atendimento e especialidade escolhidos pelo usuário, bastando para isso clicar no botão “Recepcionar”

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RECEPÇÃO: Registra a presença de um paciente na Unidade de Saúde para ser atendido em consulta agendada. Entrar em Ambulatório Recepção

Informe o nome do paciente, Caso o paciente não seja encontrado, será necessário cadastrá-lo, através do link “Cadastrar”. Este link somente estará disponível caso não tenha sido encontrado um paciente. Caso o paciente tenha sido encontrado, a página disponibiliza um link para a atualização do cadastro, link “Alterar”. Verifique se há consulta agendada para hoje, na Unidade de Saúde onde você está trabalhando. Caso não exista consulta agendada para hoje, mas seja necessário recepcionar o paciente, isto pode ser feito através do link “Recepcionar sem agenda”. Caso exista alguma consulta agendada para o mesmo paciente, em outra Unidade de Saúde, ela aparecerá sob o título "Agendamentos em outras Unidades de Saúde", mas não estará habilitada para recepção. Caso o paciente não tenha nenhuma consulta agendada, aparecerá a mensagem: "Não existem consultas agendadas" sob o título Agendamentos. Caso haja agendamentos para este paciente na Unidade de Saúde onde você está trabalhando, o horário da consulta vai aparecer como um link. Clicando nele, você fará a recepção do paciente para a consulta.

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No final da tela são apresentadas as últimas faltas (se houverem) do paciente a consultas agendadas. Pode ser útil informar ao paciente que o sistema registra as suas faltas, de forma a demonstrar que o desperdício de recursos decorrente das faltas não passa despercebido. Se o agendamento não for para hoje, ainda assim o sistema vai permitir a recepção, para o mesmo profissional e especialidade, mas vai considerar que está havendo uma antecipação da consulta e cancelará a agenda futura.

Após a confirmação recepção antecipada de agenda futura, o sistema apresenta a página a seguir, sendo necessária a confirmação da recepção.

Para recepcionar, pressione o link “Recepcionar”. Após a recepção o sistema retorna para a página de Recepção.

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RECEPÇÃO SEM AGENDA: Registra a presença de um paciente na Unidade de Saúde para ser atendido em consulta não agendada. Entrar em Ambulatório Recepção sem Agenda

Para recepcionar sem agenda, é preciso informar o Tipo de Atendimento e a Especialidade uma vez que o sistema não possui estas informações (não existe o agendamento). O sistema traz preenchidos os campos de Especialidade e Tipo de Atendimento com os valores padronizados em uma página da “Tab” Configurações (Opções). O sistema já traz a página preenchida com o convênio e plano de saúde padrão e deixa “Não Informado” as opções para informar o Programa de Saúde e o nome do Profissional que irá realizá-lo. Caso não seja informado o Profissional neste momento, ele deverá ser informado antes do registro do atendimento. A diferença entre a “Recepção de Urgência” e a “Recepção sem Agenda” é que na “Recepção de Urgência” você pode cadastrar um novo paciente sem precisar sair da página, enquanto que na “Recepção sem Agenda” para cadastrar um paciente o sistema navega para outra página. A idéia é usar a "Recepção de Urgência" quando ocorre uma urgência/emergência e a “Recepção sem Agenda" nos casos em que os pacientes não possuem agendamento, precisam ser atendidos e podemos realizar o cadastramento (se necessário) do paciente com uma quantidade maior de dados. RECEPÇÃO RETROATIVA: Utilize essa funcionalidade para registrar os atendimentos que já foram realizados e que por algum motivo ainda não foram lançados no sistema. A recepção retroativa pode ser realizada para pacientes que tiveram a consulta agendada (Com Agenda) ou que não tiveram consulta agendada (Sem Agenda). Selecione o paciente para visualizar os agendamentos. Procure pela data e horário o registro dessa agenda a ser lançada. Clique no link do horário para realizar o agendamento. Caso não exista o registro da agenda utilize o link “Recepcionar Retroativamente sem Agenda”.

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Entrar em Ambulatório Recepção Retroativa

Nesta página somente é permitido fazer lançamentos para datas anteriores ao dia de hoje, e por isso a recepção é considerada retroativa. O sistema permite configurar um prazo máximo para a realização de recepções retroativas. Caso seja feita uma tentativa de registrar uma recepção anterior ao limite, o sistema retornará uma mensagem de erro. FILA DE PRE-CONSULTA: Depois da recepção, a seqüência do registro do atendimento do paciente pode ser Fila de Triagem ou Fila de Atendimento, conforme a configuração do tipo de atendimento em sua Unidade de Saúde. Nessa página somente aparecerão os pacientes que tiverem no Tipo de Atendimento configurado a opção Ficha Padrão, caso contrário o paciente não será visualizado nessa página, indo direto para a Fila de Atendimento. A página também permite registrar a desistência do atendimento por parte do paciente, ou cancelar uma recepção feita por engano. Para registrar uma desistência ou um cancelamento, selecione a caixa à esquerda da linha onde aparece a recepção, e clique no link correspondente na última linha da página. Entrar em Ambulatório Fila de Pré-consulta

Para executar uma triagem selecione o link da coluna “Recepcionado em”, que mostra a data e hora da recepção. Será carregada a página que contém a Ficha Padrão para o preenchimento das informações e determinação da Prioridade de Atendimento.

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Vide abaixo um exemplo de uma Ficha de Triagem. Ao final da ficha existem dois botões. O botão “Registra Triagem” registra a triagem e salva. É a conclusão final da triagem. O botão “Salva para continuar depois” salva as informações preenchidas na página sem concluir a triagem.

Em situações em que a triagem é obrigatória, enquanto não for concluída a triagem o paciente não aparecerá na relação da página “Fila de Atendimento” para ser atendido pelo profissional. A prioridade atribuída ao atendimento do paciente ao registrar a triagem terá influência na ordem em que os pacientes vão aparecer na página da Fila de Atendimento, e deve ser corretamente atribuída. A ordem de prioridade é: Emergência, Urgência, Recepção com Agenda, Recepção sem Agenda. Na tela abaixo a ordem está por Recepção

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FILA DE ATENDIMENTO: Entrar em Ambulatório Fila Atendimento

Quando o paciente for para o consultório, o usuário deverá encaminhá-lo selecionando o link da coluna „Paciente/Grupo‟. Eventualmente o paciente presente pode desistir da consulta. Neste caso o usuário deverá selecionar o atendimento e clicar no botão “Desistiu do atendimento”. Caso a recepção tenha sido registrada por engano, o usuário deverá cancelar o atendimento utilizando o botão “Cancelar Atendimento”. Em situações que o atendimento é feito em grupo, enquanto não tiverem sido recepcionados todos os membros do grupo, o sistema informa a quantidade de pacientes que estão faltando passando o mouse na figura existente ao lado do nome do grupo. REGISTRO DE ATENDIMENTO: Entrar em Ambulatório Registro de Atendimento

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A lista de Atendimentos a Registrar aparece inicialmente em ordem decrescente de data e hora dos atendimentos. Essa é a ordem normal de registro, mas ela pode ser alterada, clicando no título das demais colunas, como Paciente ou Profissional. São comuns duas situações de registro de atendimento: Pelo próprio Profissional (em seu consultório) ou por um digitador (na área administrativa). Em ambos os casos, é muito provável que o registro seja feito para um Profissional de cada vez sendo que a página permite a seleção dos atendimentos a registrar de um único Profissional. Outros filtros são: a Especialidade, o período em que o atendimento ocorreu e/ou um Paciente. Existem duas formas de registrar um atendimento: Registro Completo ou Registro Expresso. Neste treinamento vamos estudar apenas como lançar os procedimentos realizados em uma consulta/atendimento. Para lançamento do(s) procedimento(s) realizado(s) em um atendimento devemos clicar no link do número que aparece a esquerda da tela na página “Registro de Atendimento”. Clicando no link o sistema vai para a página de “Lançamento dos Procedimentos”, a seguir:

Para lançarmos um procedimento podemos digitar o código e a quantidade e clicarmos em “Lançar procedimento” ou então podemos fazer a busca de um procedimento digitando partes da descrição do procedimento, clicamos “OK”, ao aparecer a lista escolhemos o procedimento desejado clicando sobre ele. A seguir informamos a quantidade e clicamos em “Lançar procedimento”. Repetimos a operação para todos os procedimentos realizados no atendimento. A medida em que vamos lançando os procedimentos eles vão aparecendo logo acima da área de lançamento dos procedimentos. Após o lançamento do atendimento a situação do atendimento que estava como “Presente” ou “Atendido” passa a constar como “Lançado”. Somente após o cadastramento dos procedimentos a situação passa para “Lançado”, o que possibilita um gerenciamento dos atendimentos que estão prontos para serem faturados e os atendimentos incompletos para efeito de faturamento. Nota: A situação dos atendimentos assume um dos seguintes valores: Presente: Quando o paciente é recepcionado e aguarda para ser atendido (na sala de espera). Desistente: Quando o paciente foi recepcionado e evadiu-se antes de ser atendido. Atendido: Quando foi registrado o atendimento do paciente, mas ainda não foi lançado nenhum procedimento. Lançado: Quando foi registrado o atendimento e também já foram lançados os procedimentos efetuados.

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ATENDIMENTOS REGISTRADOS: Esta página possibilita a visualização e atualização dos registros dos atendimentos. A seleção pode ser feita pela Unidade de Saúde, pela Especialidade, Profissional, Paciente ou o Período em que ocorreu o atendimento. Entrar em Ambulatório Atendimentos Registrados

A página mostra os Atendimentos que estejam em situação de “Lançado”. Clicando no número do atendimento iremos para a página de lançamento de procedimentos onde poderemos lançar novos procedimentos. ATENDIMENTOS DO PACIENTE: Esta página possibilita a visualização e atualização dos atendimentos realizados a um determinado paciente. O usuário deve informar o paciente e pode escolher o período que quiser para visualização dos atendimentos. Por padrão o sistema traz os atendimentos realizados no último ano. O usuário pode também selecionar os atendimentos que estão com determinado status no campo Situação (Desistente, Atendido ou Lançado) bastando para isso escolher a opção no controle “Mostrar apenas”. Entrar em Ambulatório Atendimentos do Paciente

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GERAR MAPA DIÁRIO: Esta página permite fazer a geração dos Mapas Diários que serão utilizados conforme a necessidade de cada unidade de saúde. Entrar em Ambulatório Gerar Mapa Diário

Para gerar mapas diários forneça a Unidade de Saúde, o Período para o qual deseja gerar, o Modelo e o Profissional (se desejar), depois utilize o link “Gerar Mapas”.

Os mapas são gerados a partir de Modelos cadastrados no Módulo de Configuração. Os Modelos são criados com uma Especialidade vinculada. Para cada Modelo devemos cadastrar os seus Procedimentos. Esses Procedimentos serão aqueles que constarão no mapa, assim que eles forem gerados. Posteriormente, esses mapas poderão ser usados para se fazer os lançamentos das quantidades através a transação “Lançar Mapa Diário”.

Para atualizar a lista de mapas diários basta utilizar o botão .Para fazer alguma alteração no mapa diário em relação ao modelo basta clicar no link 'Procedimentos' da linha correspondente. LANÇAR MAPA DIÁRIO: Através desta página podem ser registradas as quantidades de execuções de procedimentos não cadastradas via atendimento (transação “Registro de Atendimento”). Permite o registro do mapa de produção para os profissionais de nível médio e também alguns procedimentos da área de enfermagem. De uma maneira abrangente, portanto, pode-se dizer que esta página destina-se a registrar a execução de procedimentos secundários que não requerem uma identificação individual dos pacientes. Entretanto, nada impede que ela seja utilizada, em casos excepcionais, para cadastramento de outros procedimentos. Para que um procedimento possa ser lançado nesta página, ele precisa, em seu cadastro, ter permissão de ser lançado em Mapa Diário.

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Entrar em Ambulatório Lançar Mapa Diário

Para lançar um Mapa Diário é necessário que o seu modelo tenha sido previamente cadastrado no módulo de Configuração, e que o mapa tenha sido gerado para o dia em que se pretende lançar. A geração pode ser feita através do link “Gerar mapa diário”. Embora o nome da página seja Mapa Diário, nada impede que o lançamento de uma semana de trabalho ou mesmo de um mês seja feito em apenas um Mapa Diário, pois o faturamento não carrega a informação da data da execução dos procedimentos, mas apenas do mês de competência. Para registrar os procedimentos através de um Mapa, clique no seu número e o sistema apresentará uma página como a abaixo:

Nesta página podem ser preenchidas apenas as quantidades realizadas dos procedimentos previamente cadastrados no respectivo modelo de Mapa Diário. Digite a quantidade e clique em “Salvar”.