Universidade do Minho

Escola de Engenharia

Departamento de Sistemas de Informação

Andreia Sofia Silva Moreira

Sistemas de informação para

gestão da comunicação em

projetos de industrialização

Projeto de Dissertação de Mestrado

Mestrado em Sistemas de Informação

Trabalho efetuado sob a orientação do

Professor Doutor Ricardo J. Machado

Guimarães, Março de 2016

2

Resumo

Os sistemas de informação são sistemas que reúnem e facultam informação re-

levante à organização, informação esta que será acessível e útil para aqueles que a que-

rem utilizar como gestores, funcionários e clientes. Estes sistemas são sociais e podem ou

não envolver computadores.

Assim, a gestão de sistemas de informação passa por saber gerir dentro da orga-

nização o seu sistema, sendo a atividade de planeamento de sistemas de informação

imprescindível no seu sucesso.

A realização das atividades em grupo, tal como a gestão de um projeto, tem como

objetivo utilizar os recursos disponíveis para produzir um produto ou serviço com

metodologias e prazos previamente definidos para entrega. A comunicação deve garantir

que isso aconteça mantendo a sintonia entre gestores, colaboradores, fornecedores e

clientes de forma a atender os critérios de qualidade. Devido a essa importância da

comunicação em projetos, gestores devem dedicar uma atenção especial a este aspeto,

tentando que nunca existam conflitos entre a equipa.

Aliar os sistemas de informação a uma boa comunicação dentro da organização

trará á organização vantagens competitivas relativamente às suas concorrentes e

prosperidade.

Palavras-chave: Projetos; Comunicação; Alinhamento; Sistemas de informação.

ii

3

Abstract

Information systems are systems that gather and provide information to the

organization, information that will be accessible and useful to those who want to use it as

managers, employees and customers. These systems are social and may or may not

involve computers.

Thus, the management of information systems involves being able to manage the

system within the organization, and the planning of information systems is essential to its

success.

The realization of group activities, such as the management of a project, aims to

use available resources to produce a product or service with methodologies and deadlines

previously defined for delivery. Communication should ensure that this happens by

keeping in line with managers, employees, suppliers and customers in order to meet the

quality criteria. Due to this importance of communication in projects, managers should

pay special attention to this aspect, trying to avoid conflicts between the team.

Aligning information systems to good communication within the organization will

bring the organization competitive advantages over its competitors and prosperity.

Keywords: Projects; Communication; Alignment; Information systems.

iii

4

Índice

Resumo ii

Abstract iii

Índice iv

Índice de figuras v

1 Introdução 6

1.1 Enquadramento e motivação 6

1.2 Objetivos 7

1.3 Metodologia de investigação 8

1.4 Estrutura do documento 8

2 Estado da arte

2.1 Informação 9

2.2 Organização como um sistema 10

2.3 Sistemas de informação 11

2.3.1 Alinhamento do negócio com o SI 13

2.3.2 Gestão de sistemas de informação 14

2.4 Processo de desenvolvimento de sistemas de informação 15

2.5 Planeamento de sistemas de informação 16

2.6 Comunicação na gestão de projetos 17

2.6.1 Importância da comunicação 18

2.6.2 O papel da comunicação na gestão de projetos industriais 19

2.7 Arquitetura do sistema de informação 20

3 Planeamento

3.1 Projeto P25 22

3.2 Plano de atividades 23

4 Conclusão 24

5 Referências 25

iv

5

Ìndice de figuras

Figura 1 – Organização como um sistema 11

Figura 2- Atividades de gestão de sistemas de informação 13

Figura 3- Mapa de conceitos de Gestão de Sistemas de Informação 15

Figura 4 – Consequências da falha da comunicação 17

Figura 5 – Ciclo de desenvolvimento da arquitetura do sistema de informação

21

Figura 6 - Conceito de "social management" 22

v

6

1- Introdução

Nesta primeira fase do documento pretende-se explicar em que consiste o mesmo,

começando por descrever o seu enquadramento e os objetivos, como também a motivação

para escolha deste mesmo tema.

Um dos principais objetivos deste estudo é a sua importância no futuro para que

possa ajudar as organizações a encontrar vantagens competitivas através de uma boa

comunicação e bons sistemas de informação.

Neste documento pretende-se fazer uma pesquisa bibliográfica, acompanhando

uma revisão de literatura relacionada com o tema da dissertação onde os principais pontos

a abordar são:

➢ a importância dos sistemas de informação;

➢ a importância da comunicação nas equipas de gestão de projeto;

➢ boas análises de requisitos para os sistemas de informação e o seu bom

planeamento.

1.1- Enquadramento e motivação

Atualmente as empresas deparam-se com uma grande concorrência e com uma

grande competitividade entre elas. A informatização e a crescente evolução tecnológica

fazem com que as que têm mais poder de compra se possam destacar das demais. Uma

organização com um bom sistema de informação atuará sempre melhor e mais

eficazmente que as outras que não estão tão desenvolvidas.

Como sabemos sistemas de informação não passam por ser apenas computadores

ou tecnologias, o sistema de informação de uma empresa é muito mais que isso. Passa

por todo o processo em que pessoas e máquinas trabalham em conjunto para recolher,

processar e transmitir informações relevantes aos seus utilizadores.

Pretende-se com este projeto realizar um estudo para poder promover a melhor

comunicação entre as equipas de projetos industriais e melhorar o seu sistema de

informação para que assim se possam reduzir os produtos com defeito ou ate colmatar

outro tipo de falhas, se todos estiverem em sintonia.

A minha motivação para desenvolver este estudo provém do facto de poder aliar

a minha licenciatura em Sociologia ao mestrado em Sistemas de Informação. Vinda de

7

uma área que em quase nada tem que ver com as tecnologias, aliar a comunicação como

vantagem competitiva para as empresas aos sistemas de informação é algo que poderá ser

muito importante no desenvolvimento e diferenciação de uma organização. Por isso,

penso possuir bases e recursos necessários ao sucesso de um projeto com este tipo de

objetivos.

A sociedade emergente é baseada em novas redes que fornecem novas

capacidades a uma velha informação e as fazem ultrapassar os seus limites, as redes de

comunicação são hoje em dia uma potência e a linguagem é um fator muito importante

neste tema, sendo a forma mais comum de comunicar, é através dela que nos ligamos ao

resto do mundo com que nos relacionamos.

Para além disto, hoje em dia, percebemos que uma organização que possui um

bom sistema de informação e boas linhas de comunicação tem muitas mais facilidades

em prosperar. A organização é assim como que um produto da comunicação.

1.2- Objetivos

Atualmente a preocupação com o sistema de informação da empresa tem

aumentado entre os gestores, pois foi-se percebendo que isso seria um fator de

diferenciação. Agora a informação não é apenas mais um recurso, tem um valor bastante

significativo nas empresas. A boa gestão e o aproveitamento da informação levam

diretamente a melhorias significativas na empresa, assim, os objetivos deste projeto são:

➢ Fazer ver a relevância que os sistemas de informação têm nas

organizações.

➢ Mostrar a importância da qualidade da informação.

➢ Exibir como a comunicação pode ser a chave para o sucesso.

8

1.3- Metodologia de investigação

A abordagem de investigação neste primeiro documento será de caráter

exploratório, sendo a junção de informação recolhida ao longo do tempo, sobretudo de

base bibliográfica. A metodologia escolhida está associada a este tipo de estudos.

Esta investigação resulta de uma reunião de pesquisa e recolha de informação,

assim sendo nada do que é aqui apresentado resulta do método dedutivo, não inclui uma

definição de hipóteses mas sim de uma certeza.

Posteriormente e ao longo da minha dissertação, este estudo visa produzir

conhecimento na área da comunicação na gestão de projetos de industrialização. A

abordagem será de caráter indutivo, uma vez que o objetivo é a recolha dos dados e a sua

análise de modo a produzir resultados com base neles. É imprescindível compreender o

problema e as necessidades da organização.

1.4- Estrutura do documento

Este documento está dividido em quatro capítulos: introdução, estado da arte,

planeamento e conclusão.

Na introdução é feita uma breve descrição do tema tratado no documento, a

explicação dos seus objetivos e a estrutura do documento em questão.

O segundo capitulo é dedicado ao estado da arte.

O terceiro capítulo é dedicado ao planeamento onde é descrita a abordagem

metodológica e o plano de atividades.

Por último é feita uma síntese do trabalho realizado.

9

2- Estado da arte

2.1- Informação

A informação resulta do processo de organização dos dados que origina uma

modificação no conhecimento de quem a recebe, é uma necessidade para o funcionamento

tático, estratégico e operacional de qualquer organização. A informação pode não ser

sempre precisa, nem chegar sempre ao seu emissor, como é o exemplo dos jornais na

televisão, por vezes temos a televisão ligada, o jornal está a passer mas isso não quer dizer

que estejamos atentos ao que se passa e ao que nos está a ser transmitido. (Amaral, 2000).

As empresas não estão todas ao mesmo nível de competitividade e sabemos que

algumas conseguem alcançar mais resultados pois estão melhor preparadas para enfrentar

os desafios de hoje, vivendo na “era da informação”, é extremamente importante que as

empresas tenham consciência de que para se destacarem se devem otimizar o mais

possível e para isso é necessário começar logo com a informação como ferramenta de

estratégia.

É necessário recolhe-la e organizá-la de forma a que todos os processos se tornem

mais rápidos e consequentemente mais eficientes. Existem critérios que nos poderão

ajudar a avaliar a qualidade de informação, tais como:

➢ Pertinência: a informação deve relacionar-se com os factos e estar

disponível para quem precisar dela.

➢ Oportunidade: a informação deve estar disponível para a pessoa

certa na hora certa.

➢ Exatidão: se a informação não for exata perde o seu interesse.

➢ Acessibilidade: a informação só é útil para quem tem acesso a ela,

por isso deve estar disponível para todos dentro de uma organização.

Alterar o seu SI de informação pode também ser uma estratégia. Deve analisar-se

o SI atual, recolher toda a sua informação e no futuro tentar reparar esses erros. O papel

do gestor de informação é aqui muito importante poise le deve analisar todo este processo

com muita perspicácia e qualidade para que possa fazer evoluir a organização. Porém o

gestor deve saber também que os seus colaboradores também terão de receber informação

de qualidade para poderem desempenhar melhor as suas tarefas.

10

Assim, percebemos como a informação traz vantagens competitivas, ou seja,

vantagens que permitem à organização destacar-se das outras. As organizações devem

administrar a informação de forma estratégica marcando pela diferença positiva. As

organizações são sistemas abertos que possuem relações com o seu meio envolvente, por

isso devem organizar as suas próprias informações e também as informações que captam

do seu meio envolvente.

A gestão moderna defende que as mais importantes decisões dentro da

organização devem ser baseadas no máximo de informação possível. Assim, quanto mais

importância tiver a informação para a organização e quanto mais rápido for o acesso a

esta informação mais depressa a organização irá alcançar os seus objetivos.

2.2- Organização como um sistema

Henry Mintzberg (1979) define organização como um sistema com 5 partes, o

centro de operações, a estratégia, a linha média, a tecno-estrutura e o staff de suporte. O

centro de operações obtém os inputs, transformam-nos em outputs e distribuem-nos. A

tecno-estrutura engloba os analistas que ajudam a standardizar o trabalho dentro da

organização, de forma a manter o controlo dos outputs.

Numa organização as decisões são tomadas a todos os níveis de gestão. A nível

operacional tomam-se as decisões com impacto no dia-a-dia, a nível intermédio tomam-

se as decisões de controlo de cada área para atingir s objetivos, a nível de topo tomam-se

as decisões de médio e longo prazo que afetam toda a organização.

Vivemos numa sociedade onde nas organizações é intensiva a utilização das

tecnologias de informação como instrumentos indispensáveis às comunicações pessoais,

ao trabalho e ao lazer.

11

A estrutura das organizações é representada pelo seu planeamento

organizacional, o planeamento de informações e o plano do diretor informático das

organizações. Para elaborar um planeamento de informações e de informática é

necessário fazer o planeamento organizacional. O valor da informação nas organizações

é ainda um assunto que não está completamente concretizado.

2.3- Sistemas de informação

Segundo Lucas (1987) um sistema de informação é “um conjunto organizado de

procedimentos que quando executados, produzem informação para apoio à tomada de

decisão e ao control das organizações”.

Assim, o sistema de informação de uma organização trata-se do conjunto das

relações informacionais que nela existem, e têm vindo a tomar um lugar vital nas

organizações, constituindo grande parte do seu sucesso. Um sistema de informação bem

Figura 1 – Organização como um sistema

12

gerido facilita o processamento de dados tornando-os acessíveis a todos os colaboradores

dentro de uma organização, este pode melhor ser representado como o conjunto de

pessoas e recursos que em conexão disponibilizam informação dentro de uma

organização.

A importância que as tecnologias têm ganho sobre as organizações dão-lhes um

papel de grande destaque perante outros recursos envolvidos no sistema, por isso muitas

vezes o sistema de informação é confundido com o sistema informático, o que não deve

acontecer visto que o sistema informático tem como recursos obrigatoriamente as

tecnologias e nos sistemas de informção isso não acontece. Esta situação é normalmente

explicada pelo facto de os sistemas de informação serem uma área nova e o facto de

envolverem elementos de natureza muito distinta. O grande objetivo dos sistemas de

informação a nível estratégico é que se utilize a informação de modo a suportar o negócio,

explorando assim oportunidades competitivas através dos sistemas de informação.

Hoje em dia os gestores já estão sensibilizados para a importância do planeamento

dos sistemas de informação como fator crucial na criação de valor acrescentado para a

empresa, quer pela ajuda que dá na conquista de novas oportunidades e criação de

vantagens competitivas, quer como ajuda no combate a determinadas ameaças.

Os sistemas de informação são um instrumento importante para a otimização da

comunicação e processo de tomada de decisão, pelo que é desejável que todo o processo

de decisão de comunicação sejam problemas sérios a ser levados em conta para a

eficiência e eficácia das organizações. Na caracterização dos principais benefícios

podemos apresentar os seguintes:

➢ Redução dos custos

➢ Aumento da produtividade da organização

➢ Redução do risco na tomada de decisão

➢ Melhoria da qualidade dos serviços

➢ Aumento da eficiência e eficácia

➢ Motivação dos recursos humanos.

Na atualidade, a maior parte dos gestores são atacados com informações

irrelevantes, em enormes quantidades e muito dispersas de várias fontes de informação,

estas informações vêm desde os colaboradores mais próximos, aos clientes e até

fornecedores, pelo que na maioria das vezes possuem uma visão distorcida da realidade,

o que leva à tomada de decisões sem a eficácia que é desejada.

Normalmente um sistema de informação tem os seguintes constituintes:

13

➢ Tecnologia de processo: computador.

➢ Tecnologia do produto: software que permite tanto o

funcionamento de todos os componentes do computador como a transformação

dos dados em informação.

➢ Produto: armazenado em bases de dados.

➢ Organização: forma como as pessoas se agrupam de modo a

executarem os procedimentos na recolha, seleção, tratamento, análise e ainda

produção de resultados.

➢ Pessoas: colaboradores da organização.

Assim, usar os sistemas de informação como estratégia refere-se ao modo como

se vai usar a informação e a tecnologia e como serão geridas as aplicações na perspetiva

de negócio. O ponto central consiste em alinhar a informação como suporte das

necessidades da organização e na identificação de oportunidades competitivas.

2.3.1 – Alinhamento do negócio com o sistema de informação

Durante os últimos anos os gestores procuraram corresponder os investimentos

em tecnologia com as reais necessidades da sua empresa, de maneira a que estes

investimentos tragam racionalização dos custos em investimento com tecnologias. Para

ir de encontro a esta ideia tem sido proposto o conceito de alinhamento entre as

necessidades e objetivos de negócio com as tecnologias de informação.

Figura 2- Atividades de gestão de informação

14

Os sistemas de informação e as tecnologias de informação têm sido usados como

um meio de influência para os negócios, como forma de otimizar as empresas e facilitação

da competitividade global.

O alinhamento das tecnologias de informação e dos negócios são um dos

principais objetivos dos gestores, pois possibilitam a identificação de novas

oportunidades de negócio e novas vantagens competitivas e apesar da maioria concordar

com o impacto positivo deste alinhamento ainda existem problemas que não permitem

este alinhamento tais como: problemas de comunicação, perda dos recursos ou do seu

comprometimento.

Este alinhamento pode ser encontrado nas organizações em vários níveis. O

primeiro nível passa pela integração operacional, para o qual há a necessidade de planos

operacionais de negócio e de tecnologias de informação e o segundo nível de alinhamento

mostra a ideia num nível de gestão mais alto, no qual esta integração ocorre por meio da

boa adequação da estratégia das tecnologias com o negócio. Assim, é reconhecida a

importância da informação aliada às tecnologias de informação mas também a

importância de desenvolver uma análise que permita determinar os principais requisitos

da organização.

2.3.2- Gestão de sistemas de informação

Gerir sistemas de informação é definido como um conjunto de atividades que

compõem a área funcional das organizações responsável pela gestão da informação e de

todos os outros recursos envolvidos no planeamento, desenvolvimento e exploração dos

seus sistemas de informação (Amaral, 1994).

O mapa de conceitos pretende ilustrar esta conceção da gestão de sistemas de

informação. Este domínio é amplo por envolver e interferer em todos os aspetos da

organização e complex porque sendo a informação uma caratcterística omnipresente de

toda a realidade organizacional, o conhecimento das suas necessidades de informação e

a conceção de um sistema que satisfaça necessidades.

A mudança é um conceito fundamental da gestão de sistemas de informação e a

sua maior motivação. Estar consciente da necessidade de mudança é a única attitude

razoável perante esta questão e gerir cuidadosamente essa mudança é a única via de

sucesso para as organizações.

15

2.4 – Processo de desenvolvimento de sistemas de informação

O processo de desenvolvimento de sistemas de informação deve ser cuidado e

deve sempre compreender estes processos:

➢ Compreensão do sistema organizacional: deve ter-se conhecimento

sobre o ambiente da organização, isto é, quem são os seus clientes e fornecedores,

qual a sua finalidade, quais as suas principais funções, sobre o que operam essas

funções, quais os seus orgãos e onde operam e a sua história passada.

➢ Compreensão do sistema de informação: analisar a situação atual

existente, identificar fronteiras do sistema e interações com outros sistemas,

criação de modelos mentais do sistema de informação e representação dos

modelos existentes.

Figura 3 - Mapa de conceitos de gestão de sistemas de informação

16

➢ Reformulação do sistema de informação: trata-se de redifinir o

sistema de informação, novos procedimentos e novos suportes a obter tecnologias

de informação.

➢ Obtenção do sistema informático: é necessário obter um sistema

informático que satisfaça todos os requisitos identificados, tenha qualidade, tenha

garantia e sobretudo, que tenha uma boa relação custo-benefício.

➢ Implementação de alterações: é necessária formação para se poder

lidar com as novas aquisições, experimentação das novas tecnologias e arranque

do funcionamento das mesmas.

Assim, este processo é dividido em fases de execução, onde cada

uma destas fases é composta por um conjunto de atividades e no final de

cada fase são sempre esperados resultados que ajudem ao

desenvolvimento do sistema.

2.5- Planeamento de sistemas de informação

O planeamento de sistemas de informação é a atividade onde se define o future

desejado para o seu sistema de informação, para o modo como este será suportado pelas

tecnologias de informação e para a forma de concretizar esse suporte.

A origem desta atividade é um imenso conjunto de fatores específicos de cada

organização pois num futuro próximo a eficácia dos sistemas de informação vão

influenciar o posicionamento competitivo das organizações.

Segundo Martin (1982) o principal resultado do planeamento de sistemas de

informação é a definição de uma arquitetura global para a informação da organização,

essa arquitetura é uma forma de garantir um controlo da consistência da informação.

A atividade de planeamento de sistemas de informação justifica-se pela procura

de uma racionalidade que nos parece óbvia, a de pensar antes de fazer, mas que nos mostra

a prática que é esquecida. O planeamento de sistemas de informação é considerado a

tarefa de gestão que trata da integração dos aspetos relacionados com o sistema de

informação no processo global de planeamento da organização, fornecendo um espaço

para serem equacionadas as questões de natureza estratégica relacionadas com as

tecnologias e a sua infraestrutura tecnológica (Galliers, 1987).

17

2.6 – Comunicação na gestão de projetos

A gestão da comunicação nos projetos serve para garantir a criação, a recolha e o

destino final das informações sobre o projeto de forma adequada. Esta gestão estabelece

ligações entre as pessoas e a informação que são necessárias para uma comunicação bem

sucedida.

O gestor deve sempre preocupar-se com a boa comunicação dentro da sua equipa

de projeto para que possam ser evitadas falhas na produção.

Infelizmente ainda é comum falhas de comunicação dentro de uma equipa.

Há situações em que os membros de uma equipa não têm boa relação pessoal ou

incompatibilidade de horários e estes fatores acabam por impedir que ocorrauma

integração para o bom andamento do projeto.

Sabendo que a boa comunicação traz bons benefícios a qualquer

organização, hoje em dia as organizações tentam melhorar os seus processos de

comunicação de forma abrangente com a atuação no alinhamento da estruturação

Figura 4 – Consequências da falha de comunicação

18

de uma comunicação interna, permitindo aos membros a informação e

envolvimento necessários na realização das estratégias.

O PMI (Project Management Institute) recomenda ao gestor de projetos as

seguintes ações para obter a melhor comunicação possível:

➢ Ser bom comunicador;

➢ Ser facultador de comunicação;

➢ Evitar bloqueadores de informação;

➢ Manter a equipa o mais próximo possível;

➢ Conduzir reuniões eficazes.

Assim, falhas na produção poderão ser facilmente colmatadas com base

nas boas relações da equipa.

2.6.1 – A importância da comunicação

A comunicação, tal como explica Deming (2000), é a transmissão de uma

mensagem entre o emissor e o recetor que tem de ser compreendida entre ambas as partes,

é algo que se deve reter e estabelece o bom espirito no trabalho.

A comunicação é fundamental para a gestão, é um fator essencial dentro da

organização e faz com que haja qualidade de vida no trabalho. O gestor deve ter a melhor

relação possível com a sua equipa, e quando esta linha de comunicação não existe entre

o gestor e restantes membros com certeza a produção terá problemas.

O papel do gestor deve passar por fornecer sempre algo aos seus colaboradores,

ou seja, comunicar com eles, passar-lhes as informações corretas e esperar que a partir

dessas informações os colaboradores tenham as atitudes e o rendimento esperados

(Drucker, 1954).

Para Peters (1987), na comunicação dentro da organização, podem e devem ser

tratados assuntos pessoais, por vezes os colaboradores têm problemas fora da organização

e é bastante positivo que o gestor mostre interesse em ajudar o membro com algum tipo

de problema. Os efeitos da má comunicação na gestão são diversos. A produtividade da

organização não será tão boa se não se tratar com dignidade e respeito os colaboradores,

os produtos sairão com defeito se não for correta a informação que se passa a quem é

responsável e para isso deve existir uma boa linha de comunicação e não haverá à-vontade

19

por parte dos membros para reportar algum conflito, o que não trará um bom espirito de

cooperação e se irá refletir na produção.

Portanto, a comunicação é essencial no sucesso de qualquer organização pois ela

pode prevenir o conflito e estimular o empenho.

A linguagem é a forma mais comum de comunicação existente na nossa

sociedade. É um código partilhado entre o emissor e o recetor onde ambos têm de ter

conhecimento sobre ele para poderem perceber a mensagem que pretende ser transmitida

(De Bono, 2010).

2.6.3- O papel da comunicação na gestão de projetos industriais

Há sempre formas de gerir e medir comunicação, um bom comunicador não tem

que falar muito, tem de conseguir que o recetor reaja. As pessoas têm sentimentos de

pertença quando são valorizadas e sentem-se mais motivadas a trabalhar.

A liderança numa equipa passa muito por uma comunicação não formal e as

pessoas aceitam uma mudança quando acham que será uma nova zona de conforto.

Comunicar sempre internamente e só depois externamente. Devem sempre existir

matrizes de comunicação na gestão da equipa de projetos, é necessário dar lugar à boa

comunicação.

A gestão de topo deve transmitir informações claras ao resto dos seus membros.

É necessário exigir da organização, sugerir ideias novas e criativas, motivar os seus

membros a fazer mais e melhor!

A estrutura da comunicação na gestão de projetos pode ser definida por três etapas

fundamentais que deverão compor um processo eficiente tais como:

➢ Identificação dos recetores: identificar quem receberá as

mensagens e a quem deverão responder. Gestores, colaboradores,

fornecedores e até mesmo clientes podem ser esses recetores que irão

constituir o grupo responsável pelo projeto.

➢ Meios de comunicação: definir as ferramentas que serão

utilizadas (e-mail, grupos fechados em redes sociais, ferramentas de

comunicação em software próprio, chats, etc.) na transmissão das

informações e o seu modelo personalizado (design, estrutura de escrita,

etc.) para se obter a máxima exatidão da compreensão tendo acesso a uma

informação de qualidade.

20

➢ Frequência da comunicação: consiste em apontar a

frequência necessária que as informações precisam ter para atender as

necessidades do grupo e projeto. Informação em grande quantidade pode

ser desnecessária e atrapalhar o desempenho, já quando em menores

quantidades pode não ser suficiente para uma produtividade adequada.

Para que um plano de comunicação na gestão de projetos seja eficaz é importante

eleger um profissional responsável para garantir que a estrutura da comunicação se

mantenha em perfeito funcionamento após a sua implantação para atender às

necessidades da equipa de projeto antes, durante e depois da conclusão das tarefas.

2.7- Arquitetura do Sistema de Informação

Os sistemas de informação têm permitido a obtenção de vantagens competitivas.

Para se desenvolver uma arquitetura da informação da organização é necessário fazer uma

utilização efetiva dos dados como um recurso da organização e planeamento estratégico

do SI. Um dos grandes prolemas dos gestores é o de tomarem decisões baseadas no

feeling ou sem informação viável ou pouco consistente.

Zachman (1987), identifica a necessidade de separar os dados do processo e da

tecnologia dentro do conceito de arquitetura de sistema de informação. Dados, processos

e tecnologias são considerados transversalmente nas organizações.

Hoje em dia, o mundo da competitividade das empresas está em constante

mudança e desenvolvimento sendo indispensável fazer o bom alinhamento entre o

negócio e as tecnologias de informação (TI), o que nem sempre pode ser tão fácil como

aparenta, uma vez que uma organização é composta por várias áreas de atuação

(contabilidade, recursos humanos, operacionais,…).

21

Figura 5 – Ciclo de desenvolvimento da arquitetura do sistema de informação

Para poder abranger todas estas áreas e assim colmatar certas falhas surgem as

arquiteturas do sistema, que proporcionam um melhor alinhamento entre as tecnologias

de informação e os objetivos da organização no seu todo, isto é, acaba por ser um

instrumento fulcral para alcançar melhores resultados à organização.

As arquiteturas organizacionais fornecem uma descrição de um sistema: estrutura

dos seus componentes, relacionamentos, princípios, diretrizes, aplicações, pessoas,

infraestruturas e dados, isto tudo, para facilitar a compreensão do sistema e da

organização. As mesmas preocupam-se com os objetivos do negócio da organização e

com a estratégia.

22

3- Planeamento

3.1 – Projeto P25

De acordo com o meu tema de dissertação fui inserida num projeto a desenvolver

na BOSCH tendo como nome P25 – igMIP: Integrated and Global Management of

Industrialization Projects, este projeto, em parceria com o departamento de comunicação,

surge por forma a colmatar falhas de comunicação nas equipas de projetos de

industrialização dentro da empresa.

O principal objetivo deste projeto é a criação de um software que posteriormente

irá ajudar as equipas a melhorar a sua comunicação, a criar reuniões mais eficazes e

reuniões em que só vai quem realmente for necessário ao tema que se irá tratar e onde os

membros poderão ter interações e partilhar informações pertinentes aos projetos.

O conceito de Social Project Management reconhece que as equipas de projetos

devem ir mais além daquela comunicação formal de projeto e sim criar relações informais

e pessoais para a boa gestão da equipa.

Este projeto quer tornar possível o contacto de toda a rede de colaboradores

dentro da empresa, fazer do projeto uma comunidade, este projeto foca-se nas

necessidades da empresa tentando chegar ao maior número de colaboradores.

Figura 6 - Conceito de "social management"

23

Fazendo com que a comunicação e a colaboração conduzam os projetos, fazendo

o alinhamento entre as pessoas e as ferramentas tecnológicas (neste caso o software a ser

desenvolvido).

3.2 – Plano de atividades

A dissertação irá decorrer em 6 fases, sendo elas as seguintes:

➢ 1ª fase: Estudo e enquadramento do tema

➢ 2ª fase: Revisão bibliográfica

➢ 3ª fase: Análise da situação atual

➢ 4ª fase: Elaboração das propostas de melhoria

➢ 5ª fase: Implementação das propostas

➢ 6ª fase: Discussão dos resultados

➢ 7ª fase: Escrita da dissertação

Assim, até agora o trabalho que foi desenvolvido encontra-se na 4ªfase,

elaboração das propostas de melhoria.

24

4- Conclusão

A necessidade da boa comunicação entre os colaboradores dentro das

organizações é uma realidade entre os envolvidos num projeto, porém muitos ainda não

percebem a importância de dar a devida importância à qualidade da comunicação.

Analisando a literatura estudada, podem-se perceber desvios entre a teoria e o que é

praticado no dia a dia de várias empresas.

A comunicação num projeto é tão importante que pode ser considerado o principal

problema para um gestor de projeto, pois o mesmo gasta uma grande parte do seu tempo

a comunicar com todos os envolvidos no projeto e as partes interessadas seja interna ou

externa.

Porém, os gestores de projeto, já percebem a importância do papel das

comunicações no bom relacionamento entre os integrantes de uma equipa de projetos e

no decorrer dos projetos, promovendo a familiarização com as boas práticas de integração

e o bom alinhamento entre as pessoas e as tecnologias de informação.

25

Referências

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